Mehrstufige Abwesenheitsgenehmigung
Mehrstufige Genehmigung definieren
TimeTrack erlaubt es Ihnen, eine mehrstufige Genehmigung einzurichten.
Dabei können Sie definieren, ob die Genehmigung 2- oder 3-stufig sein soll. Um mehrstufige Genehmigung einzuschalten, wählen Sie die Anzahl der Stufen unter Einstellungen – Arbeitszeiterfassung – Abwesenheiten aus.
Genehmigungsregeln und erlaubte Zustandsübergänge
Wenn Sie zum Beispiel eine 3-stufige Genehmigung definieren, müssen Sie dann in den Genehmigungsregeln einen Erstprüfer, einen Zweitprüfer und einen Genehmiger anlegen.
Um zu definieren, wer als Erstprüfer, als Zweitprüfer und als Genehmiger gilt, gehen Sie zu Genehmigungen. Dort können Genehmigungsregeln erstellt werden. Anhand der Genehmigungsregeln legen Sie fest, wer Abwesenheitsanträge genehmigen darf und welchen Status dabei ausgewählt werden kann.
Nehmen wir an, eine 3-stufige Genehmigung ist eingeschaltet. Fügen Sie dann für den Erstprüfer in der Genehmigungsregel erlaubte Zustandsübergänge hinzu, wie „Ausstehend – Geprüft (1)“ für die erste Prüfung und „Ausstehend – Abgelehnt“ für die Ablehnung des Abwesenheitsantrags.
Für den Zweitprüfer fügen Sie folgende erlaubte Zustandsübergänge hinzu: „Geprüft (1) – Geprüft (2)“ und „Geprüft (1) – Abgelehnt„. Für den Genehmiger müssen folgende Zustandsübergänge erstellt werden: „Geprüft (2) – Genehmigt“ und „Geprüft (2) – Abgelehnt„.
Wenn Sie eine 2-stufige Genehmigung definiert haben, wird der Zweitprüfer ausgelassen, und der Abwesenheitsantrag geht nach der Prüfung direkt an den Genehmiger.
Abwesenheitsanträge prüfen/genehmigen
Um den Status der Abwesenheitsanträge zu ändern, gehen Sie unter Arbeitszeiterfassung – Urlaub / Abwesenheit – Anträge und wechseln Sie zur Genehmigeransicht. Dort können Sie unter Aktionen den Status der Anträge auf die vordefinierten Zustandsübergänge ändern.
Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge
Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge sind mit Genehmigungsregeln verbunden: Wer prüfen/genehmigen darf, erhält auch eine Benachrichtigung darüber.
Wenn die mehrstufige Genehmigung aktiviert ist und erlaubte Zustandsübergänge angelegt sind, erhält der Erstprüfer die Benachrichtigung über den erstellten Abwesenheitsantrag zuerst. Nach der ersten Prüfung erhält dann der Zweitprüfer die Benachrichtigung. Und danach bekommt der Genehmiger die Benachrichtigung über den Abwesenheitsantrag, der seine Genehmigung erfordert.
Somit kann der Abwesenheitsantrag von allen dafür zuständigen Personen geprüft und genehmigt werden.
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