Die RACI Matrix: So funktioniert es!
Inhaltsverzeichnis
Wie erlangt man Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten von bestehenden und neuen Prozessen? Wie können Aufgaben eindeutig an die Mitarbeiter/-innen kommuniziert werden? Diese und viel mehr Fragen über die Verantwortlichkeiten im Projekt beantwortet die RACI Methode. Mit der RACI Matrix können Sie den Überblick behalten, wenn viele Personen an einem Projekt arbeiten. Wie sie jetzt Transparenz und Eindeutigkeit schaffen, erfahren Sie in diesem Beitrag!
RACI Definition
RACI Matrix – wofür steht das eigentlich? Das Akronym vom Projektmanagement Tool RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Die Zuständigkeiten in einem Projekt sollen so verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert dargestellt werden.
Per Definition ist die RACI Matrix also ein Tool, das in der Praxis die Kommunikation und die Verteilung der Rollen vereinfachen soll. Eine Person kann so direkte Verantwortung für ein Projekt erhalten.
Die RACI Methode kann auch als Standard RACI Matrix oder als RAM bezeichnet werden. Der Begriff RAM steht für Responsibility Assignment Matrix – also für eine Matrix zur Darstellung, welche Aufgabe anfällt und welche Mitarbeiter/-innen genau für diese Aufgabenbereiche die Verantwortlichkeiten im Unternehmen tragen.
Zweck der RACI Matrix
Die RACI Matrix ist zum Beispiel von Nutzen, wenn Personen in den Urlaub gehen und die Durchführung der Aufgabe im Projekt für den Urlaubszeitraum unbedingt sichergestellt werden muss.
Es ist also ein perfektes Hilfsmittel, um zu vermeiden, dass eine Aufgabe gar nicht erledigt wird oder auch um sicherzustellen, dass sich Berater für Aufgaben und Projekte direkt Verantwortlichkeiten übernehmen. Es gibt viele verschiedene Erfolgsfaktoren im Projektmanagement und eine gute Vorbereitung gehört dazu.
Der Aufbau der Matrix
Der Aufbau der RACI Matrix richtet sich nach den Buchstaben R, A, C und I des Begriffs.
R esponsible – welche MitarbeiterInnen tragen die Verantwortung für die Arbeit?
MitarbeiterInnen werden im Projektmanagement die Rollen der Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben übertragen. Dabei müssen sie nicht alles alleine durchführen, sondern an der Durchführung können bei einem großen Umfang ebenfalls andere Personen beteiligt sein.
A ccountable – sind diese Mitarbeitenden rechenschaftspflichtige Personen?
Eine rechenschaftspflichtige Person ist für die Aktivitäten des Projekts unverzichtbar. Das bedeutet, dass die Beteiligten in dieser Rolle über eine bestimmte Expertise und nützliche Informationen verfügen. Neben vielen Vorteilen in der Durchführung durch rechenschaftspflichtige Bearbeiter bzw. eine Accountable-Person, stellt das auch positive Ergebnisse im Projekt sicher.
C onsulted – verfügen die veranwortlichen MitarbeiterInnen über genug Informationen und Expertise zur Durchführung der Aufgabe?
Ein reibungsloser Ablauf von Projekten und in diesem Vorgang zielführende Ergebnisse erzielen – dafür können Berater wirklich wichtig sein. Ihre Aktivitäten bestehen darin, dass die Responsible-Person bzw. die Verantwortlichen ihre Expertise aufsuchen und konsultieren. Die Rolle einer Consulted-Person trägt also maßgeblich zum Ergebnis der Projekte bei.
I nformed – welche Personen und Beteiligten müssen über das Ergebnis eine ständige Aktualisierung erhalten?
Die Responsible-Person hat im Vorgang des Projekts alle notwendigen Personen zu informieren, wie zum Beispiel den ProjektmanagerInnen eines Teams Übersicht über die Aufgaben zu bieten. Um das Informed-Sein zu gewährleisten, muss in Informationspflicht (müssen andere informieren) und Informationsrecht (dürfen Informationen einholen) unterschieden werden.
Anwendung
Die RACI Matrix ist also aufgebaut wie eine Tabelle oder auch wie ein Diagramm mit einer horizontalen und vertikalen Verteilung. Die verschiedenen Zeilen enthalten die Aufgaben eines Teams. Die Spalten hingegen bieten eine Übersicht über die Personen und deren Zuständigkeiten. Jede Person erhält also eine Spalte und zu jeder Aufgabe im Projekt wird ihr dann eine bestimmte Rolle in der Matrix zugeordnet.
Die X-Achse ist also dafür da, die Teammitglieder aufzulisten und auf der Y-Achse wird jede einzelne Aufgabe ebenso festgehalten. Anschließend werden die Felder mit den Rollen gefüllt. So nimmt das RACI Diagramm schnell Form an.
Das RACI-Schema mit TimeTrack aufsetzen
Wie soll das Ganze jetzt in der Praxis funktionieren? Das ist gar nicht so schwierig, denn TimeTrack kann Ihnen bei der Umsetzung weiterhelfen. Mit unserem Projektcontrolling-Feature können Sie kinderleicht Projektverantwortliche und Beteiligte definieren. Anschließend können Sie mit dem Diagramm Projektaufgaben sammeln, Bearbeiter definieren und Aufgaben zuweisen. Schon steht einem erfolgreichen Projekt nichts mehr im Weg!
Wann ist die Methode geeignet?
Die RACI Methode und die Verwendung ihrer Begriffe sind genau dann geeignet, wenn große Projekte mit mehreren Beteiligten anstehen. Bei kleineren Projekten besteht die Gefahr, dass das RACI Verfahren die Gegebenheiten nur unnötig komplizierter macht und die Prozesse bzw. Vorhaben dadurch verlangsamt werden. Empfehlenswert ist die RACI Matrix also, wenn mehrere Verantwortlichkeiten klar getrennt werden müssen. Dann bietet diese Technik einen sinnvollen Ansatz.
Vorteile der RACI Matrix
Die verschiedenen Varianten der RACI Matrix bieten dem Projektmanagement eines Unternehmens diverse Vorteile. Hier haben wir einige davon für Sie zusammengetragen:
- Simpel
Die Matrix ist einfach und es sind keine großen Software-Voraussetzungen dafür notwendig. Sie können sogar einfach ein Whiteboard zur Hilfe nehmen oder eine Pinnwand mit Post-Its füllen, die Ihren Mitarbeitenden immer einen Überblick geben. - Klar
Verantwortlichkeiten und Rollen sind von Beginn an klar definiert und Projektrisiken können so minimiert werden. - Nachvollziehbar
Die Kommunikation und Informationswege sind quasi vorgeschrieben. - Eigenverantwortung
Durch die klaren Definitionen können die Mitarbeitenden Verantwortung übernehmen und kennen ihre Aufgabenbereiche.
Nachteile der RACI Matrix
Natürlich hat die Verwendung der Matrix auch Nachteile, denn sie kann auch an ihre Grenzen stoßen.
- Je größer, umso unübersichtlicher
Bei einer großen Zahl an Beteiligten bietet die Tabelle nicht mehr direkt eine klare Übersicht durch die Darstellung in langen Zeilen und Spalten. - Lückenhaft
Wenn die einzelnen Aufgaben noch viele Unteraufgaben besitzen, werden diese in der Matrix nicht erfasst. - Unvollständig
Auch bei Informationsrecht und Informationspflicht ist nicht direkt geklärt, wer vor der Aufgabe steht und zuständig ist, die Informationen weiterzugeben.
Fazit
Die Anwendung der RACI Matrix hat für ein Unternehmen wirklich viele Vorteile, aber ist nicht immer praktikabel. Wenn Sie sich für die Anwendung dieser Methode entscheiden, dann ist es vorteilhaft, die Ergebnisse direkt in eine digitale Aufgabenplanung zu übertragen und so kann jeder Mitarbeitende sehen, welches Projekt grade Priorität hat.
Nutzen Sie hierfür gerne die vielen Vorteile von TimeTrack und entdecken Sie unsere zahlreichen Features – überzeugen Sie sich jetzt selbst mit der kostenlosen Probeversion!
Zeit will gut geplant sein. Als junge Mutter und studierte Philosophin beschäftige ich mich mit der Bedeutung von Zeit und welchen Einfluss diese auf unseren Arbeitsalltag hat. Um die perfekte Work-Life-Balance zu finden, schreibe ich gerne über die Themen der Arbeitspsychologie und des Projektmanagements. Denn gerade die Perspektive aus den Geisteswissenschaften kann für Sie von großem Vorteil sein!
