Seien wir ehrlich, die meisten Unternehmen denken, dass Abwesenheitsmanagement Zeitverschwendung ist. Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen Excel-Tabellen, um es einfach und bequem zu halten. Excel-Tabellen können in der Tat die Arbeit kurzfristig erledigen, besonders wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind. Aber würden Sie sich auch wirklich die Mühe machen, eine Excel-Tabelle täglich auszufüllen, um mit allen An- und Abwesenheiten aller Mitarbeiter mitzuhalten?

Ich bin mir sicher, dass die meisten unter uns es nicht tun, weil es ärgerlich und eigentlich nicht hilfreich ist. Wenn man bedenkt, wie viele Informationen man auf einer Excel-Tabelle hätte, wenn man regelmäßig alle Daten eintragen würde, sind viele schnell überfordert.

Was tun Sie also, wenn Ihr Unternehmen langsam größer wird? Sie werden damit beginnen müssen Teams und den Workload jedes Mitarbeiters zu verwalten. Wie werden Ihre Teams mit ihrer Arbeit und ihrem Fortschritt Schritt halten, wenn sie nicht einmal wissen, wer was und vor allem wann getan hat?

Was passiert, wenn plötzlich ein Teammitglied, das Sie brauchen, im Urlaub ist und alle die Information versäumt haben? Um all diese Szenarien zu vermeiden, sollten Sie auf jeden Fall die Einführung des Abwesenheitsmanagements in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen. Es hilft Ihnen nicht nur, alles und jeden zu managen, sondern Ihre Mitarbeiter haben auch gleich einen besseren Überblick über ihre eigenen Abwesenheiten und Urlaubsansprüche.

Ihr Erfolg mit Excel Tabellen ist beschränkt

Sobald Sie ein Unternehmen mit einer wachsenden Anzahl von Mitarbeitern haben, werden Excel-Tabellen nicht mehr ausreichen. Die Daten wären ungenau und die Teamleiter würden den Überblick über ihre einzelnen Teammitglieder verlieren. Dies kann zu einem Verlust von Geld und vor allem Produktivität führen. Und das wollen wir nicht, nicht wahr?

Verwenden Sie stattdessen ein Zeiterfassungssystem

Unternehmen sollten die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware in Betracht ziehen, die die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter erfasst. Dies wird zu mehr Transparenz in den Teams und höherer Produktivität führen. Teamleiter können die Arbeitsbelastung ihrer Teammitglieder bewältigen und schnell handeln, wenn ein Mitarbeiter vor einem wichtigen Termin krank wird. Was wäre, wenn Sie die Informationen nicht am selben Tag erhalten hätten, weil Sie die E-Mail nicht gesehen oder die Notiz vom Frontoffice nicht erhalten hätten? Wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware integrieren, bei der Mitarbeiter jeden Morgen einchecken und ihre Abwesenheiten regelmäßig eintragen, wissen Sie genau, wer da ist und wer nicht. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, eine alternative Lösung zu finden, um die Frist einzuhalten.

Auch die Mitarbeiter profitieren vom Abwesenheitsmanagement

Jeder Mitarbeiter möchte seinen Urlaubsanspruch wissen. Stellen Sie sich nun vor, alle Informationen dazu wären in einer Excel-Tabelle. Das erste Problem, das auftreten würde, ist, wie aktuell die Tabelle ist. Ist es die neueste Version oder nicht? Mitarbeiter würden anfangen die Personalabteilung ständig zu kontaktieren, um nach ihrem Urlaubsanspruch zu fragen und um zu überprüfen ob vergangene Abwesenheiten korrekt erfasst wurden oder nicht.

Wäre es nicht einfacher, alles in einer Software zu haben, wo jeder auf sein eigenes Konto zugreifen und sich selbst umsehen kann? In der Tat. Es ist auch zeitsparend und die Personalabteilung kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Planen Sie Ihre Teams richtig ein

Wenn Sie die richtige Plattform nutzen, können Sie auch die Anzahl der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt planen. Daher können Sie vor der Genehmigung von Urlaubsreisen Ihren Kalender daraufhin überprüfen, ob sich die Anfrage mit anderen Teammitgliedern überschneidet. Auf diese Weise werden Sie nie Probleme mit Ihren Ressourcen haben, denn Sie werden alle Schichten im Voraus planen, so dass jeder, den Sie brauchen, bei der Arbeit ist.

Sie sollten sich überlegen, von Ihren Excel-Tabellen zu einem Zeiterfassungssystem zu wechseln. Es verbessert nicht nur Ihren Überblick, sondern auch die Produktivität Ihres Teams.

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Richten Sie es in wenigen Minuten ein und behalten Sie den Überblick über alle Abwesenheiten. So wissen Sie welche Mitarbeiter heute am Arbeitsplatz sind und welche Mitarbeiter im Urlaub oder auf Krankenstand sind.

Sie können nur dann über genügend Ressourcen verfügen, wenn Sie vorher richtig planen. Sind Sie bereit, es auszuprobieren? Erfahren Sie mehr über TimeTrack.