Was bedeutet DIN 69901?
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) gibt regelmäßig Standards heraus und vor, die im Falle des DIN 69901 vor allem rund um das Thema Projektmanagement die wichtigsten Grundlagen, Prozesse, Prozessmodelle, Methoden, Daten, Datenmodelle und Begriffsdefinitionen zu diesem Themenschwerpunkt beschreiben.
Die 5 Teile der DIN 69901:
Der Name des Haupttitels Projektmanagement. Projektmanagementsysteme ist Programm – jene sogenannte Normenreihe ist in die folgenden fünf Unterpunkte gegliedert. All diese heißen DIN 69901 und unterscheiden sich bloß in der letzten Zahl, welche anschließend an einen Bindestrich angehängt wird.
- Grundlagen
- Prozessmodell
- Methoden
- Daten, Datenmodell
- Begriffe
1. Grundlagen des DIN 69901-1
Das erste Normblatt ist um die 10 Seiten lang und beschäftigt sich eingehend mit den Eigenarten sämtlicher Projektmanagementsysteme.
Was ist ein Projektmanagementsystem?
Meist werden darunter Systeme verstanden, die eigene Richtlinien und organisatorische Richtlinien haben. Auch ihre einzelnen Prozesse, jede einzelne Norm, die Strukturen und eigene Planungsmethoden und ihr Controlling ist dabei von Bedeutung. Dafür eignet es sich, ein eigenes Projektmanagement-Handbuch anzulegen.
Insider-Tipp: Das Projektmanagement Handbuch
Auf der TimeTrack Homepage finden Sie das ultimative Projektmanagement Handbuch. Dies ist ein ausführlicher Guide für Teamleiter:innen, in dem Sie in 10 Kapiteln alles über das Projektmanagement erfahren.
Damit Sie Ihre Projekte so erfolgreich wie möglich bestreiten können, lohnt sich ein Blick in das Handbuch, da hier zahlreiche Definitionen unterschiedlicher Projektmanagementsysteme und viele durch Norm festgelegte Kategorien des Projektmanagements erklärt werden. Zentral für ein besseres Verständnis sind natürlich die Begriffe der DIN Norm 66901.
2. Prozessmodell im DIN 69901-2
Der zweite Teil ist der mit dem intensivsten Umfang. Auf stolzen 59 Seiten geht es rund um das Thema Projektmanagementprozesse. Diese sind fester Kern eines jeden Projektmanagementsystems.
Das deutsche Institut für Normung meint hier vor allem Prozesse, die sich auf einzelne Projekte beziehen. Grundsätzlich ist der zweite Teil in elf Prozessuntergruppen und in die jeweiligen fünf Phasen des Projektmanagements gegliedert.
3. Methoden im DIN 69901-3
In diesem Text werden vor allem die wesentlichen Anwendungsbereiche und ihre Zwecke genannt – aber nicht genau, wie die Methoden für die Projekte eingesetzt werden.
Auf etwa insgesamt 9 Seiten geht es im dritten Teil um die Auflistung folgender Methoden:
- Die wichtigsten Formen der Aufwandsschätzung
- Projektcontrolling
- Projektvergleiche
- Projektstrukturierung
Bei all diesen Bereichen wird nicht nur auf ihren Zweck für das Projektmanagement eingegangen, sie behandeln auch „Allgemeines“, die Beschreibung und den jeweiligen Anwendungsbereich.
4. Datenmodell im DIN 69901-4
Wie sehen die wichtigsten Datenmodelle im Projektmanagement aus? Das beschreibt der vierte Teil der Norm. Von Feldtabellen, UML-Diagrammen oder Ressourcenstammdaten ist hier die Rede. Vor allem sollen folgende Tätigkeiten einwandfrei ausgeführt werden können:
- Die Archivierung von Projektmanagementdaten, die unabhängig von Software beziehungsweise Betriebssystem stattfinden kann
- Falls verschiedene Softwares verwendet werden, gibt es Konventionen, wie Projektmanagementdaten zwischen diesen unterschiedlichen Software-Produkten ohne Verlust übertragen werden können
- Einführende Erläuterungen und normative Verweisungen im Bezug auf die Produkt- und Ergebnisplanung
- Einwandfreies Termin- und Auftragsmanagement
- Reporting und Kostenmanagement
Der vierte Teil umfasst um die 49 Seiten.
5. Begriffe im DIN 69901-5
Insgesamt 110 Begriffe aus dem Projektmanagement definiert Teil 5 der DIN 69901 auf 20 Seiten, die sich rundum mit dem Know-How verschiedener Projektmanagementsysteme befassen. Der Normtext fasst die bisher auf mehrere Normen verteilten Begriffe zusammen. Dabei wurde die Zahl der genormten Begriffe insgesamt stark reduziert, z.B. entfielen nahezu alle Begriffe der ehemaligen DIN 69903 „Kosten und Leistung: Begriffe“. Die Begriffe der Netzplantechnik sind in der Norm DIN 69900-2009-1 „Projektmanagement – Netzplantechnik; Beschreibungen und Begriffe“ enthalten.
Die 110 wichtigsten Begriffe im Projektmanagement
Im letzten Teil der DIN 69901 geht es im fünften Teil um die wichtigsten Begriffe des Projektmanagement. Auf etwa 20 Seiten werden 110 Begriffe und Definitionen genannt, die gewisse Teile des Projektmanagements umfassen. Alle enthaltenen Begriffsdefinitionen sind genormt – und da dies auch mit starken Standardisierungen verbunden ist, wurden diese auf ein Minimum reduziert.
Falls Ihnen DIN 69903 „Kosten und Leistung“ noch etwas sagt – diese Begriffe sind beispielsweise entfallen. Für Projekte aller Art lohnt es sich aber noch. Standardbegriffe wie „Iso 21500“ zu kennen. Das ist ebenso eine standardisierte Norm, die im Teil „Leitfaden zum Projektmanagement“ Begriffe, Grundlagen, Prozesse und Prozessmodelle im Projektmanagement beschreibt.
Ist es sinnvoll, die Begriffe der DIN 69901 zu kennen?
Das sind die Vorteile, wenn Sie sich intensiv mit DIN 69901 befasst haben:
- Sie können in der Branche mitreden
- Sie verfügen über das nötige Know-How und können es auch benennen
- Es beschreibt Grundlagen, die zum Allgemeinwissen im Projektmanagement dazugehören
- Grundbegriffe sind ein guter gemeinsamer, um sich auch innerhalb Ihres Unternehmens klarer verständigen zu können
- Die Modelle sind zwar auf deutsch und für den deutschen Markt gemacht, haben aber oft internationale Standards zum Ursprung
- Nur wer die Norm beziehungsweise Normenreihe kennt, kann auch davon abweichen!
- Sie haben keine Schwierigkeiten mit Begriffen wie „Iso 21500“, denn das kann oft unprofessionell wirken.
Unterstützung durch eine Projektmanagement Software
In dem Projektmanagement Handbuch finden Sie alles zum Thema Projektmanagement einfach erklärt, oder bekommen die sogenannten 5 Phasen des Projektmanagements auf intuitive Art und Weise näher gebracht. Diese bestehen zum Beispiel aus:
- Initiierung
- Planung
- Projektdurchführung
- Projektverfolgung und Überwachung
- Projektabschluss
Zur weiteren Unterstützung in Ihrem Arbeitsalltag testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack, die natürlich auch noch besser wirkt, wenn Sie sich mit den typischen Begriffen der Projektmanagementsysteme gut auskennen.
Dank der einfachen Gestaltung ist TimeTrack sehr einfach zu bedienen und kann im Handumdrehen in Ihrem Unternehmen implementiert werden! Das TimeTrack Support Team steht Ihnen bei der Planung als auch Implementierung von TimeTrack stets beiseite.
Fazit
Die DIN 69901 wirkt auf den ersten Blick vielleicht nicht ganz übersichtlich, aber wir sind zuversichtlich, dass Sie mit einer kurzen Einführung in eines der Standardwerke des deutschen Instituts für Normung (DIN) nun besser verstehen, worum es im DIN 66901 und seinen Unterformen wirklich geht.
Inhaltsverzeichnis
- Dienstplanung im Gesundheitswesen?
- Was gehört alles zur Dienstplanung im Gesundheitswesen?
- 6 Tipps zum erfolgreichen und konfliktfreien Dienstplan
- Tipps zur optimalen Dienstplanung
- Dienstplan von TimeTrack
Die Dienstplanung im Gesundheitswesen ist ein herausfordernder Bereich, der gleichzeitig große Chancen durch die fortschreitende Digitalisierung besitzt. Diese kann die Mitarbeiterzufriedenheit der Ärzte und Ärztinnen steigern und eine gerechte Dienstplanung bei gleichzeitiger Kosteneffizienz gewährleisten. Gerade im Gesundheitssektor muss die Ressource des Personals so gut wie möglich geschont werden, um noch weitere Engpässe zu vermeiden.
Dienstplanung im Gesundheitswesen
Das Personal ist die wichtigste Ressource im Gesundheitswesen und muss bedarfsorientiert sowie nachhaltig geplant werden. Als Teil des Workforce-Management gehört die Planung der Dienste zur Personalplanung und weist jedem einzelnen Mitarbeiter:innen je nach dessen Qualifikation einen Arbeitsort und eine Arbeitszeit zu.
Die derzeitige Gesellschaftsstruktur und der Mangel an qualifiziertem Personal sorgt für große Herausforderungen, gerade in Deutschland. Der Personalbedarf muss langfristig geplant und bedarfsgerecht sein, um weiteren Krisen vorzubeugen. Hier helfen für optimale Vorhersagen Analysen der Dienstpläne aus der Vergangenheit durch digitale Tools wie TimeTrack.
Was gehört alles zur Dienstplanung im Gesundheitswesen?
- Stundenkonto der Mitarbeiter mit lückenloser Zeiterfassung überblicken
- Selbstplanung: Wünsche und Arbeitszeitmodelle berücksichtigen
- Schichtplanung nach Arbeitsorten und Tätigkeiten
- Abwesenheiten stets überblicken
Das oberste Gebot ist also, den Überblick zu behalten. In jeder Schicht muss verschiedenes Expertenwissen verfügbar sein, um eine optimale Patientenversorgung zur Verfügung zu stellen. Danach ist die Personaleinsatzplanung zu schreiben. Hilfreich sind übersichtliche Darstellungen unter Berücksichtigung verschiedener Qualifikationen und der Anwesenheiten aller Mitarbeiter. gesundheitswesen gesundheitswesen
Digitale Tools können von Vorteil sein, egal ob in einer Physiotherapie-Praxis oder in Kliniken, egal ob die Planung für eine Assistenz oder Ärztinnen sowie Ärzte erfolgt.
Ausnahmesituationen, die den Plan ins Wanken bringen
Die Gestaltung der Schichtplanung wird oft durch hohe Krankenstände und einen Personalmangel erschwert.
Mitarbeiter aus dem Urlaub zu holen ist keinem Unternehmen erlaubt. Dies gilt auch für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, außer die Arbeitnehmer sind damit explizit einverstanden. Wenn die Dienstplan Aushangfrist nicht eingehalten wird, kann es zu einem Problem werden. Um das jedoch zu vermeiden, ist sie bestenfalls mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten für die Mitarbeiter zu veröffentlichen. Wichtig ist außerdem, dass der Dienstplan aus Datenschutzgründen nicht kopiert und Arbeitszeiten nicht an Dritte weitergegeben werden.
Der Rahmendienstplan als Hoffnungsschimmer
Ist der Rahmendienstplan die Lösung des Problems? Er steckt allgemeine und abstrakte Kriterien ab, wie Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten. Anschließend findet erst die Planung des konkreten Personaleinsatzes statt. Für die Samariterstiftung legt der Rahmendienstplan nach Personalaussagen eine enorm positive Auswirkung auf die Zufriedenheit der Angestellten durch die Berücksichtigung ihrer Wünsche nah.
6 Tipps zum erfolgreichen und konfliktfreien Dienstplan
Folgen Sie den folgenden 6 Tipps zur Dienstplanung, um den Einsatzplan optimal zu gestalten und die Schichtplanung in der Pflege und in Praxen zum Erfolg zu führen:
1.Verfügbarkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen
2.Urlaubstage im Blick behalten
3.Arbeitsfreie Tage nicht vergessen
4.Arbeitsbereiche und Standorte direkt zuweisen
5.Arbeitszeitmodelle beachten
6.Rahmendienstpläne erstellen
Diese 6 Tipps berücksichtigt der digitale Dienstplan von TimeTrack automatisch für Sie! Falls Sie einem ihrer Mitarbeiter eine Schicht zuteilen, die seinem Arbeitsbereich nicht entspricht, erhalten Sie von TimeTrack automatisch eine Warnung.
Tipps zur optimalen Dienstplanung im Gesundheitswesen
Eine optimale Mitarbeiterplanung bedeutet in erster Linie, dass sie mitarbeiterorientiert und kosteneffizient ist. Die Vorteile können also Folgende sein:
- Mitarbeiterzufriedenheit steigt
- weniger Kapazitätsengpässe
- flexibles Arbeiten
- Schichten planen nach der „inneren Uhr“ des Biorhythmus
Außerdem führen Sie Schulungen über den Umgang mit der Dienstplanung für Führungskräfte und das Personal zu mehr Sicherheit im Umgang mit dieser, was zu weniger Konflikten führt. krankenhaus krankenhaus
Wissen schafft Handlungssicherheit
Wer über Wissen über seine Umwelt verfügt, fühlt sich wohl, ist leistungsbereit und erfolgreicher. Ungewissheiten über zukünftige Arbeitszeiten bremsen die Motivation und ein geringer oder sogar fehlender Einfluss von den Mitarbeiter auf die Schichtplanung im Unternehmen führt zu Depression, Motivationsverlust und Resignation.
Eine langfristige und zuverlässige Planung der Arbeitszeiten in Arztpraxen und Krankenhäusern kann Arbeitnehmer aktiv mit einbeziehen in die Planung ihrer Dienste und dem entgegenwirken.
Qualität durch Mitarbeiterzufriedenheit und Fairness sichern
Eine Work-Life-Balance auf Knopfdruck? Das ist eher schwierig, dennoch gilt Glück als Triebwerk für Arbeitszufriedenheit. Wer glücklich ist, ist auch erfolgreich.
Der Unsicherheit durch kurzfristige und unzuverlässige Dienstplanung sowie gelähmter Funktionsfähigkeit wirkt eine gewissenhafte und rechtzeitige Planung entgegen. Die Arbeitszeiten für Mitarbeiter in einer Pflegeeinrichtung und im Krankenhaus definieren auch deren Privatleben. Deren Einfluss darf nicht unterschätzt werden. Mit TimeTrack können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten angeben, welche daraufhin bei der Dienstplanung beachtet werden können.
Der Wunsch für konsequente und vorausschauende Dienstpläne muss berücksichtigt werden, trotz unvorhersehbarer Änderungen, die an der Tagesordnung sind. Selbstbestimmung durch in Entscheidungen berücksichtigte Wünsche motiviert! Auch ein mehrjähriges Fairnesskonto für den Dienstplan der Arbeitnehmer im Krankenhaus, um die Feiertagsarbeit von Fachkräften zu regeln, kann von Vorteil sein.
Digitalisierung der Dienstplanung Gesundheitswesen
Die Automatisierung der komplexen Planung im Arbeitszeitmanagement, der Bedarfsermittlung sowie Einsatzplanung und Managementanalysen sind die Vorzüge digitaler Lösungen.
Auch wenn die Planung vom Personaleinsatz analog funktioniert, kann der digitale Weg einfacher, fehlerfreier und zeiteffizienter im Arbeitsalltag sein. Eine einfache Bedienung ist der Schlüssel zur Akzeptanz, auch bei Angestellten, die vor allem Software-Lösungen weniger respektieren.
In der digitalen Schichtplanung können zum Beispiel medizinische Fachangestellte einzelnen Behandlungszimmer oder Ärzte zugewiesen werden, auch nach der Berücksichtigung des Qualifikationsmanagements.
Vorteile von digitalen Tools für den Dienstplan
Digitale Tools bieten also viele Vorteile, wie die TimeTrack Zeiterfassung per Stempeluhr. Zukünftig soll auch ein intelligenter Algorithmus völlig automatisiert jedem seine bestmögliche Schicht zuteilen, unter Berücksichtigung der Abwesenheiten und Wünsche. Auch ein schnelles und umkompliziertes Tauschen „per Hand“ ist möglich, ohne Entwicklung komplett neuer Schichtpläne.
TimeTrack und der Dienstplan
Mit unserer WebApp können Sie:
- Arbeitsbereiche und Standorte planen
- Skills der Mitarbeiter:innen verwalten
- Arbeitszeiten planen
- Dienste einfach tauschen
TimeTrack warnt Sie zuverlässig bei Planungsirrtümen. Verschiedene Dienstplanansichten bieten Übersicht und das cloudbasierte Tool bietet eine schnelle Information der Mitarbeiter über Änderungen. Für die Angestellten gibt es individuell anpassbare Standorte und Arbeitsbereiche. Arbeitnehmer können Sie nach Skills und Verfügbarkeiten filtern für eine genaue Planung.
Zum digitalen Schichtplan mit TimeTrack
Langsam aber sicher wird die digitale Zeiterfassung zur Pflicht. Mithilfe von TimeTrack erledigen Sie Ihre Dienstplanung und Schichtplanung mithilfe einer praktischen Schichtwiederholung bei gleichzeitiger Übersicht und Einfachheit. Mit dem einfachen Layout und unserem informationsreichen Mitarbeiterhandbuch ist die Software auch für Einsteiger geeignet. dienstpläne dienstpläne
In dem digitalen Schichtplaner können Sie alle Arbeitsbereiche und Skills anlegen sowie den Mitarbeitenden manuell Schichten zuteilen. Die automatische Schichtbelegung erstellt zukünftig mit einem einzigen Klick einen übersichtlichen und akkuraten Schichtplan für alle Arbeitsbereiche.
Implementierung
Mithilfe der Softskills des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin zur Implementierung sollten Schulungen für alle Arbeitnehmer stattfinden. Verständnis für die Mitarbeitenden bei der Einführung eines neuen Tools ist als qualitative Kompetenz des Zwischenmenschlichen Bereichs für die Management Skills zentral. Hierzu gehören:
- soziale Kompetenz: Kooperation und Kommunikation, Fairness und Empathie
- personale Kompetenz: Selbstbewusstsein, Wertehaltungen, Bedürfnisse und Motive
- methodische Kompetenz: Expertise und Flexibilität
Statt nur über technisches Knowhow zu verfügen, bringen die Soft Skills einer Management Position Projekte entscheidend voran. Lesen Sie für weitere Tipps unseren Guide zur Personaleinsatzplanung!
Fazit
Eine effektive Personaleinsatzplanung kann die Produktivität steigern, die Arbeitsbelastung reduzieren, kurze Wartezeiten für Patienten sichern, zu Mitarbeiterzufriedenheit und einer Work-Life-Balance führen sowie vordergründig eine gewisse Qualität der Behandlung und Pflege sichern. Holen sie sich die Hilfe einer unterstützenden Software wie TimeTrack und erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag bei der Verteilung Ihrer Arbeitsplätze!
In vielen Branchen soll bald die tägliche Arbeitszeit sofort und digital erfasst werden. Dies geht aus dem neuen Gesetzesentwurf zu „Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“ hervor. Von neuen Regelungen betroffen sind aber viele Betriebe, selbst wenn sie keine Minijobber beschäftigen.
Ist minutengenaue Zeiterfassung Pflicht?
Gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie sind Arbeitgeber verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Dies dient dazu, die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, Ruhezeiten und Überstunden zu überprüfen. Die minutengenaue Zeiterfassung ermöglicht eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten und erleichtert die Kontrolle und Durchsetzung der gesetzlichen Bestimmungen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber dieser Pflicht nachkommen, um sowohl die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen als auch eventuelle arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden.
Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll die Erfassung der Arbeitszeit stets elektronisch, sofort und manipulationssicher erfolgen. Künftig sollen nach dem Mindestlohngesetz („MiLoG“) Beginn der täglichen Arbeitszeit jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufgezeichnet und elektronisch aufbewahrt werden. Die geplante Regelung wird in § 17 MiLoG eingefügt und soll bereits ab Oktober 2022 gelten.
Unverändert bleibt die Aufbewahrungsfrist. Die Aufzeichnungen der Arbeitszeit sind zwei Jahre lang aufzubewahren.
Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung – aktuelle Regelung
Im Jahr 2015 wurde in Deutschland besondere Arbeitszeiterfassungspflicht für Minijobber und bestimmte Branchen eingeführt, die besonders von Schwarzarbeit bedroht sind. Die Zeiterfassung minimiert seither die Missbrauchsgefahr für betroffene Mitarbeiter. Denn nur mit den genauen Aufzeichnungen kann überprüft werden, ob für die erbrachte Arbeit die entsprechende Entlohnung ausbezahlt wurde.
Nach dem geltenden Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten. Arbeitszeiten müssen daher schon jetzt täglich erfasst werden, allerdings nicht notwendigerweise digital und sofort: Papierform ist derzeit noch erlaubt. Die betroffenen Betriebe haben sieben Tage Zeit, um die erbrachten Arbeitsstunden in ihre Aufzeichnungen nachzutragen.
In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass auch das EU-Recht eine umfassende Aufzeichnungspflicht vorsieht. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) alle Arbeitgeber innerhalb der EU zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Somit müssen laut dem EuGH-Urteil sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Der EuGH überlässt es den Mitgliedstaaten, rechtliche Grundlagen dafür zu schaffen, dass die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer systematisch erfasst wird. Der EuGH äußert sich aber nicht über die Form der Zeiterfassung, gibt aber vor, dass die benutzten Erfassungssysteme objektiv, verlässlich und zugänglich sein müssen.
Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
- In Deutschland wurde die Einführung der elektronischen Zeiterfassungspflicht für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern bereits im Jahr 2019 beschlossen. Seitdem müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen und dokumentieren.
- In Österreich trat die verpflichtende elektronische Stundenerfassung für Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern am 1. April 2019 in Kraft. Kleine Unternehmen mit weniger als 25 Mitarbeitern sind von dieser Regelung vorerst ausgenommen.
- In der Schweiz gibt es derzeit keine landesweite Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Allerdings können einzelne Kantone oder Branchen spezifische Vorschriften haben, daher ist es ratsam, lokale Gesetze und Bestimmungen zu überprüfen.
Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung alle Arbeitnehmer, mit Ausnahme von leitenden Angestellten. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht jede Führungskraft automatisch als leitende Angestellte gilt. Die genaue Einordnung sollte im Einzelfall geprüft werden.
Welche Branchen sind betroffen?
Pflicht zur umfassenden Arbeitszeitauszeichnung betrifft folgende Branchen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Fleischwirtschaft
- Speditions-, Transport- und Logistikbereich
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Messebau
- Zeitungszustellung, Paketdienste
- Personenbeförderungsgewerbe
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Es ist zu beachten, dass immer der/die Arbeitgeber für die Führung von Stundenaufzeichnungen ihrer Mitarbeiter zuständig sind. Wenn die Stunden gar nicht, unvollständig oder nicht mindestens zwei Jahre aufzeichnet bzw. aufbewahrt sind, drohen dem/der Arbeitgeber hohe Bußgelder.
Bessere Kontrolle durch Digitalisierung
Die neuen Anforderungen sollen in erster Linie dem Bürokratieabbau durch Digitalisierung sowie der Verhinderung von Manipulationen bei der Arbeitszeitaufzeichnung dienen. Durch digitale und sofortige Arbeitszeitaufzeichnung können künftig Kontrollen effektiver durchgeführt und auch Arbeitgeber auf Dauer entlastet werden.
Wird die Arbeitszeiterfassung digital gemacht, werden außerdem Manipulationen der Aufzeichnungen besser verhindert. Digitale Arbeitszeiterfassung schützt am besten vor inhaltlich falschen oder nachträglich geänderten Eingaben durch den/die Arbeitgeber oder seine/ihre Mitarbeiter. Durch digitale Arbeitszeiterfassung muss verhindert werden, dass die Aufzeichnung durch den/die Arbeitgeber so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt der Aufzeichnung nicht mehr feststellbar sei. Erfasste Daten dürften daher nicht ohne entsprechenden Hinweis überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.
TimeTrack – Digitale Stempeluhr
Mit TimeTrack die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ab sofort digital erfassen
Zeiterfassung per Stempeluhr (Browser und Mobile App)
Mit TimeTrack können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone unkompliziert erfassen. Dabei können alle Änderungen der bereits erfassten Arbeitszeiten nachverfolgt werden.
Mitarbeiter haben Zugriff auf eine digitale Stempeluhr für Desktop oder Smartphone. Immer wenn Mitarbeiter anfangen oder aufhören zu arbeiten, betätigen sie einfach den grünen oder roten Knopf auf der Schaltfläche der App. Die Arbeitszeit wird somit automatisiert und sekundengenau erfasst. Dabei entstehen keine Lücken. Zeitgleich zur Erfassung, wird die Arbeitszeit im Hintergrund schon dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt können Mitarbeiter, Vorgesetzte oder andere Befugte die geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden dank TimeTracks Stundenzettel einsehen.
TimeTrack überprüft automatisch die Einträge aller Mitarbeiter auf ihre Korrektheit, erkennt und meldet eventuell fehlerhafte Einträge. Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral gespeichert und können stets eingesehen und berichtet werden.
TimeTrack – Stempeluhr via Browser
Zeiterfassung via manuelle Zeiteinträge
Doch die Stempeluhr ist nicht die einzige Methode, wie Sie mit TimeTrack Arbeitszeiten erfassen können. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Branche und Ihres Teams, können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung per manuellen Zeiteinträgen erledigen. Hierbei können die Mitarbeiter einfach den Arbeitsstart und -ende, sowie die Pausenzeit, vermerken. Dieses System mag vielleicht an ein einfaches Excel-System erinnern, jedoch profitieren Sie hierbei von der einfacheren bzw. übersichtlicheren Dokumentation und der automatischen Erstellung von Stundenzetteln.
Stationäre Zeiterfassung per Terminal
Weiters können Sie die Terminal App nutzen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen Ihre Arbeitszeiterfassung vollständig zu automatisieren und findet besonders Anklang in der Bau-, Büro-, Handels-, Produktions- und Dienstleisterbranche. So kann mittels NFC/RFID Tags (über Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort gestempelt werden und alle Zeiteinträge werden zentral in der Web App gespeichert, damit Sie den Überblick bewahren.
TimeTrack ermöglicht es Ihnen außerdem, jederzeit Reports über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen. Mit TimeTrack fallen für Mitarbeiter:innen Arbeitsschritte weg, die in nicht digitalen Zeiterfassungsarten noch existent sind. Somit bietet TimeTrack ein für alle Seiten höchst effizientes Tool und ist gleichzeitig gesetzeskonform.
Finden Sie jetzt heraus welche Zeiterfassung für Ihrem Unternehmen passt und legen Sie gleich ein kostenloses Testkonto an, um die Zeiterfassungsmethode Ihrer Wahl direkt auszuprobieren!
Der erste Eindruck zählt. Das Onboarding hat oftmals einen exakten Ablauf und festgelegte Prozesse. Doch was ist mit dem letzten Eindruck? Wird er unterbewertet? Lesen Sie in diesem Beitrag alles über den Offboarding Prozess und lernen Sie, worauf am meisten geachtet werden muss.
Definition von Offboarding
Das Offboarding bietet den Rahmen für einen professionellen und organisierten Austritt mit einer positiven Atmosphäre, zunächst unabhängig davon, welcher Grund zum Ende des Arbeitsverhältnisses führte. Es ist grundlegend eine Disziplin der HR-Abteilung unter Einbezug des Personalverantwortlichen und der IT. Dies hat Gründe der Neubesetzung, der Koordination des beteiligten Teams und der technischen Vorgänge, die in Ihrem Unternehmen ausgelöst werden.
Das Gegenstück zum Offboarding ist das Onboarding, welcher den Start von neuen Mitarbeiter:innen bezeichnet. Wie auch das Offboarding sollte man beim Onboarding viele verschiedene Faktoren beachten, um dieses ideal zu gestalten. Doch nun zurück zum Offboarding.
Gründe für das Offboarding
Es gibt verschiedene Gründe für den Austritt einer Arbeitskraft aus dem Unternehmen oder für das Aufheben eines Arbeitsverhältnisses seitens des Personalmanagements. Trennung in der Probezeit, befristete Arbeitsverhältnisse, eine einvernehmende Kündigung, Fehlverhalten oder Ruhestand – es gibt viele Kündigungsgründe. Das Offboarding sollte dennoch immer professionell erfolgen, auch wenn die technischen und emotionalen Prozesse während eines Offboardings manchmal überfordernd sein können.
Technische Prozesse in einem Offboarding
Der technische Part betrifft das Personalmanagement, die Buchhaltung und die IT. Diese bearbeiten Themen rund um Schlüssel, Ausweise, Zugangsdaten, Firmenwagen, technische Geräte, Arbeitszeugnis und finanzielle Ansprüche.
Emotionen im Offboarding
Die emotionale Bindung von einem/einer Mitarbeiter:in zu Ihrem Unternehmen und auch an die Kollegen und Kolleginnen erfordert Offenheit und Ehrlichkeit von beiden Seiten während des Offboardings. Emotionen werden meistens durch die Kollegen und Kolleginnen ausgelöst, denn der Einfluss des Einzelnen auf die anderen Mitarbeiter:innen und den/die Arbeitgeber:in oder das gesamte Unternehmen kann sehr stark sein.
Der Offboarding Prozess in der Praxis
Der Prozess beginnt mit einer schriftlichen Kündigung. Mit dem letzten Arbeitstag beziehungsweise mit Abschluss aller formalen Notwendigkeiten endet das Offboarding. Wie bei jedem guten Prozess muss auch beim Offboarding die genaue Zuständigkeit der einzelnen Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen geklärt werden.
Hier finden Sie einen allgemeinen Überblick zu einem standardisierten Offboarding Prozess:
- Kündigung
- Kommunikation des Beginns vom Offboarding an die Personalabteilung und das Team
- Übergabe
- Nachfolge suchen
- Kommunikation an Kunden und Kundinnen
- Kommunikation an Buchhaltung wegen beidseitiger finanzieller Ansprüche
- Konstruktives Offboarding-Gespräch mit dem/der Mitarbeiter:in
- Formalitäten klären und Übergabe von Firmeneigentum
- Verabschiedung angemessen feiern
- Eventuell einander auf sozialen Netzwerken folgen und in Kontakt bleiben
Essenziell für den Erfolg sind ein Gespräch über Austritt, Wissensübergabe, ehrliche Kommunikation, Dokumentation, Verabschiedung und Bearbeitung der Zugangsrechte. Das Offboarding und die zugehörigen Maßnahmen sind situationsabhängig und je nach dem eintretenden Fall zu perfektionieren.
Beispiele für Offboarding Prozesse
Je nachdem, wie der Kündigungsgrund lautet, bedarf es einer angepassten Vorgangsweise. Es gibt verschiedene Tipps für das Offboarding. Hier finden Sie zwei verschiedene Szenarien:
Szenario A: Mitarbeiter:in aus Kostengründen kündigen
Sie müssen eine/n Mitarbeiter:in aus Kostengründen entlassen. Besonders wichtig ist hier, ehrlich zu sein und eventuell eine Outplacement Beratung bereitzustellen. Diese hilft dem/der Arbeitnehmer:in während des Offboarding Prozesses bei der Neuorientierung und Bewerbung. Selbstverständlich müssen andere Maßnahmen, wie die Übergabe firmeneigener Gegenstände oder die angemessene Verabschiedung auch hier berücksichtigt werden.
Szenario B: Mitarbeiter:in geht in Rente
Ein/e Arbeitnehmer:in ist dabei, in die Rente überzugehen und ist mit dem Gedanken „nicht mehr gebraucht zu werden“ überfordert sein. Feiern Sie den Abschied richtig und zeigen Sie Wertschätzung für das Arbeitsleben Ihres Mitarbeiters beziehungsweise Ihrer Mitarbeiterin. Auch hier kann Kontakt gepflegt und zum Beispiel zu Firmenfeiern geladen werden.
Konstruktive Gespräche beim Offboarding Prozess
Tipps für gute Mitarbeitergespräche und für ein erfolgreiches Feedback sind Offenheit und Ehrlichkeit vom Arbeitgeber und der Mitarbeitenden. Mitarbeitergespräche im Allgemeinen dienen der Motivation und bieten Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.
Das Gespräch beim Offboarding sollte gut vorbereitet sein und vom direkten Vorgesetzten oder einem HR Mitarbeiter durchgeführt werden. Zeigen Sie Wertschätzung und sprechen Sie Aufforderung zur Ehrlichkeit aus, denn es hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeugnis. So können Sie ein konstruktives Feedback einholen. Neue Erkenntnisse durch das Feedbackgespräch bieten die Möglichkeit, Fehler in Zukunft zu vermeiden.
Wenn Sie jemanden zu einem Offboarding Gespräch eingeladen haben, können Sie sich in der Vorbereitung an diesen Fragen orientieren:
- Was ist der Kündigungsgrund?
- Sind Sie dennoch mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
- Gibt es Probleme in unserem Unternehmen, auf die Sie mich gerne aufmerksam machen würden?
- Was raubt Ihnen die Motivation in diesem Job?
- Haben Sie Vorschläge für mich als Vorgesetzten?
- Was könnte das Unternehmen allgemein besser machen?
- z.B.: Start im Unternehmen, People and Culture, Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Führungsstil
Checkliste zum Offboarding Prozess
Es gibt explizite Aufgaben, die man bei Offboarding erfüllen muss. Zuständigkeiten sind klar abzustecken und ein definierter Inhalt der Aufgaben von dem/der Mitarbeitender:in bietet den Rahmen für koordinierte Handlungen der Kollegen und Kolleginnen. Hier finden Sie eine Checkliste für den Vorgesetzten, das HR und den/die scheidende:n Mitarbeiter:in.
Für den Vorgesetzten
- Kommunikation an den/die Mitarbeiter:in
- Offboarding Gespräch
- Personalabteilung informieren
- Neubesetzung suchen und Stellenprofil mit HR prüfen
- Transfer von Know-How sicherstellen: Kunden und Kundinnen und Projekte übergeben beziehungsweise die Betroffenen informieren
- Angemessener Abschied
- Evtl. Kontakt pflegen
Für die Personalabteilung
- Kündigungsbestätigung erstellen
- Bei Kündigung durch das Unternehmen Rechtskräftigkeit prüfen
- Arbeitszeugnis übersenden
- Neubesetzung der Stelle starten und Stellenprofil durch Personalverantwortliche prüfen
- Verträge und finanzielle Ansprüche in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung prüfen
- Technisches Offboarding: Zugänge sperren, E-Mails weiterleiten bzw. E-Mail-Adresse löschen
- Rücknahme von Firmeneigentum
Für den/die Mitarbeiter:in
- Übergabe- und Abschlussgespräche, auch Übergabe von Kunden
- Arbeitszeugnis erhalten
- Rückgabe von Firmeneigentum
Schwierigkeiten beim Offboarding
Spontane Veränderungen in der Einplanung von Mitarbeitern stellen das Personalmanagement und das Unternehmen oftmals vor Herausforderungen. Ein strukturiertes Exit Management kann bei Fluktuation von Personal im Unternehmen vorbereiten und Abläufe standardisieren. Somit kann man mit Änderungen effizient umgehen und immer gewappnet sein.
Des Weiteren kann die Präsenz von dem Unternehmen in sozialen Netzwerken und auf Websites durch scheidende Mitarbeiter:innen beeinflusst werden. Kollegen und Kolleginnen verabschieden sich nicht immer konfliktfrei. Entscheidend hierfür sind der Grund, warum der/die Mitarbeiter:in geht. Ganze egal welche Position belegt wurde, ein professioneller letzten Eindruck wird immer sehr wertgeschätzt.
Fehler beim Offboarding Prozess
Grundlegend kann erst einmal festgehalten werden, dass der/die Mitarbeiter:in im Offboarding nicht aus dem Auge verloren werden darf, wenn Arbeitsgebiete umverteilt und die Einsatzplanungen neu gestaltet werden müssen. Ebenfalls können Fehler aus Datenschutz-Gründen schnell relevant werden. Hier finden Sie einige typische Fehler vom Offboarding.
- Austritt zu spät geplant
- Keine Offboarding Checkliste und keine Maßnahmen vorbereitet
- Transfer von Wissen des Kollegen/ der Kollegin findet nicht statt, Know-How geht verloren
- Rechte von Zugriff, Zutritt und Nutzung von Endgeräte zu Arbeitsbeginn nicht festgehalten
- Zugänge und Email-Adressen wurden nicht gesperrt (Interna des Unternehmens werden öffentlich)
- Keine Rücksprache bezüglich Feedback zum Unternehmen
- Emotionaler Prozess vernachlässigt
- Kein Art von Abschied im Unternehmen gestaltet
- Arbeitszeugnis vom HR zu spät und unpersönlich ohne Einbezug von Mitarbeiter:in und Vorgesetzten
Nehmen Sie sich deshalb die davor erläuterten Tipps eines gut strukturierten Ablaufs vom Offboarding sowie die Checkliste zu Herzen, denn ehemalige Mitarbeiter:innen sind auch immer Botschafter der Arbeitgebermarke.
Vorteile eines digitalen Offboardings
Offboarding Tasks können in digitalen Prozessen erledigt werden. Das ist gerade für administrative Aufgaben von Vorteil, weil Ende des Arbeitsverhältnisses auch oft überraschend kommt und somit weniger fehleranfällig ist.
Ein guter Eindruck bleibt länger bestehen und digitale Prozesse führen zu einer qualitativ besseren Übergabe. Das Wissen wird bei einer guten Struktur bestmöglich weitergegeben.
Ein gutes Exit-Management und die Realisierung mittels einer Software kann finanzielle Verluste minimieren. Diese Software kann kann für Ihr HR-Team eine große Bedeutung haben und ist in der Praxis sehr wertvoll. Zum Beispiel bieten sie die Möglichkeit, automatisierte Einladungen zu Gesprächen per E-Mail zu versenden. Eine Toggle Navigation kann dabei als Inhaltsverzeichnis immer wieder eingeblendet werden, um den Stand vom Offboarding einzusehen.
Wie TimeTrack Ihnen beim Offboarding helfen kann
TimeTrack als cloudbasierte Software zur Projektzeiterfassung bietet auch für das Offboarding viele Vorteile. Dank der intuitiven Bedienung und des Zugriffs von überall aus, ist es ein einfaches Tool auch für Einsteiger:innen. Auch bei einem Offboarding bewährt sich TimeTrack als die ideale Lösung. Die Zugänge einzelner Mitarbeiter:innen müssen nicht gelöscht, sondern können auch nur für einen gewissen Zeitraum deaktiviert werden. Statt stundenlang nach den Daten von Mitarbeiter:innen zu suchen, kann man mithilfe von praktischen Filterfunktionen die gewünschten Arbeitszeiten oder Projektzeiten mit wenigen Klicks finden. Probieren Sie unsere 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst.
Zusammenfassung
Der Eintritt und Austritt aus dem Unternehmen, sind gleich zu bewerten. So hat ein organisiertes Exit Management die Funktionen einer stärkeren Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen und des höheren Engagements der Arbeitnehmer:innen.
Es ist immer vorteilhaft, einen guten und professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Ehrlichkeit und Kommunikation haben einen hohen Stellenwert für die Verabschiedung eines Mitarbeitenden. Transparenz und Feedback sind im Offboarding von großer Bedeutung. Es sind also Ihre Soft Skills gefragt, um sich in die Mitarbeiter:innen hinein zu versetzen. Verlieren Sie die Checkliste von Ihrem individualisierten Offboarding nicht aus den Augen, um den Offboarding Prozess ideal zu gestalten.
Der Dienstplan: Er regelt unterschiedliche Arbeitszeiten und passt sich im besten Falle immer an die Situation und Pläne Ihrer Arbeitnehmer:innen an. Ihn zu erstellen ist nicht immer leicht – denn auch die Aushangfrist gehört dazu.
Wie sehr im Voraus sollten Sie eigentlich einen Dienstplan aushängen? Nicht zu früh, um eine Dienstplanänderung vorzubeugen – aber auch nicht zu spät, damit jeder die Ankündigung und den aktuellen Status des Dienstplans im Kopf behalten kann.
Wie früh muss man einen Dienstplan bekannt geben?
Bevor die Frage, wann ein Dienstplan veröffentlicht werden sollte, geklärt wird, lohnt es sich vorerst die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
Schichtwünsche der Arbeitnehmer:innen in Betracht ziehen
Bevor es darum geht, die Arbeitszeiten zu verteilen und zur Veröffentlichung freizugeben, müssen Ihre Arbeitnehmer:innen erstmal Ihre Wünsche für Ihre Schichten abgeben. Wer übernimmt zum Beispiel den Spätdienst?
Nehmen Sie Rücksicht darauf, dass das Abgeben der Wunschzeiten nicht sofort erfolgen kann. Geben Sie Ihren Arbeitnehmer:innen Zeit, sich unter einander absprechen zu können. Dann sparen Sie sich eventuell auch Arbeit an etwaigen Überschneidungen.
Zeitsparende Dienstplanerstellung
In großen Unternehmen besetzen meist qualifizierte Mitarbeiter:innen die Position des Dienstplaners bzw. der Dienstplanerin. Dies ist jedoch in kleineren Unternehmen eher selten der Fall, da häufig der/die Arbeitgeber:in selbst die Dienste einteilt. Diese unterschätzen jedoch oft die Zeit, die es in Anspruch nimmt, einen Dienstplan zu erstellen.
Wie viel Zeit sollte man sich also für die Dienstplanerstellung einplanen? Die Antwort darauf ist kurz: Umso schneller, desto besser. Die Dienstplanerstellung per Hand oder mit Excel dauert häufig stundenlang geht mit strapazierten Nerven und verlorener Zeit Hand in Hand. Software-Lösungen wie TimeTrack bewährten sich als die ideale Lösung für die Dienstplanerstellung.
In TimeTrack können Ihre Mitarbeiter:innen Verfügbarkeiten erstellen, welche automatisch bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Teilen Sie Ihre Angestellten schnell und einfach nach Arbeitsbereichen und Skills ein und sparen Sie sich Zeit!
TimeTrack – Verfügbarkeiten wiederholen
Veröffentlichung des Dienstplans
Gehen Sie sicher, dass jede Arbeitsleistung zum Anmelden eingetragen worden ist, damit Sie alle Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einhalten können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die einzelnen Unterpunkte im Arbeitsvertrag bzw. der unterschiedlichen Arbeitsverträge kennen und über die jeweiligen Rechte Bescheid wissen.
In der Praxis hat es sich bewährt, Dienstpläne mindestens 4 Tage früher bekannt zu geben. Grundsätzlich gilt: Umso früher, desto besser. Bewahren Sie bei der Veröffentlichung der Dienstpläne Kontinuität und steigern Sie somit die Mitarbeiterzufriedenheit. Sehr praktisch ist die Bekanntgabe von Dienstplänen in TimeTrack: Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit mit nur einem Klick über den Dienstplan.
TimeTrack – Mitarbeiter:innen über den Dienstplan benachrichtigen
Was muss bei der Bekanntgabe von Dienstplänen beachtet werden?
Regelungen zum Datenschutz
Natürlich möchten Sie Ihre Dienstpläne nicht in der Weltgeschichte verbreiten – auf der anderen Seite können Sie aber auch nicht nur die Zeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen an jede Person einzeln verschicken. Finden Sie also einen Mittelweg, indem Sie den Dienstplan immer an alle beteiligten Kollegen und Kolleginnen verschickt wird.
Durch eine digitale Bekanntgabe wird auch eine eventuelle Dienstplanänderung erleichtert. Am Besten verschicken Sie ihn digital – nicht immer sind alle Mitarbeiter:innen regelmäßig an der Dienststätte, um die Diensteinteilung einzusehen.
Verbreitung der Dienstpläne
Je nach Betrieb und der entsprechenden Betriebsvereinbarung gibt es unterschiedliche Teams und Aufgabenbereiche. Wenn Sie beispielsweise nur für spezielle Veranstaltungen Hilfskräfte buchen, schicken Sie den Dienstplan nur an diese. Wenn dabei aber auch Personen Ihres Kernteams involviert sind, müssen Sie ihn besser an alle schicken. Auch das ist also in jeder Situationslage und auf jeder Arbeit zu Recht unterschiedlich.
Wann ist ein Dienstplan bindend?
Behalten Sie einen Überblick über Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz oder den Arbeitsvertrag, die ein oder andere Betriebsvereinbarung, damit Sie allen rechtlichen Umständen gewappnet sind. Je nach Form des angebotenen Diensts sind Dienstpläne unterschiedlich bindend.
Änderungen in einem Dienstplan
Wenn Änderungen im genehmigten Dienstplan entstehen, ist es wichtig, nicht für noch größere Verwirrung und Komplikationen zu sorgen. Daher ist es sinnvoll, Änderungen wie zum Beispiel Schichttausche übersichtlich umändern zu können.
Besonders gut geht das mit einer Software wie der TimeTrack App. Gerade wenn es öfters Änderungen gibt – aktuell zum Beispiel durch die Corona-Pandemie oder sonstige Krankheitsfälle bedingt – wäre es gut, dieses anstehende Problem durch digitale und intelligente Dienstpläne in den Griff zu bekommen.
Analog aushängen oder digital verschicken?
Aus gutem Grund hängen heutzutage die wenigsten Betriebe noch einen analogen Dienstplan aus. Gerade in Zeiten des Home Office gab es hierzu kaum mehr die Möglichkeit. Viele stiegen auf die digitale Dienstplanung um, was sich als die richtige Entscheidung bewährt hat.
Die digitale Version der Regelung der Arbeitszeiten hat außerdem zum Vorteil, dass Sie als Chef nicht nur Umweltressourcen wie Papier einsparen und mit Hilfe digitaler Tools das Arbeitsumfeld übersichtlich halten, sondern Sie auch allen Umständen – zum Beispiel Schichtwechsel – besser gewappnet sind.
Zeit sparen mit intelligenten Tools zur Dienstplanerstellung
Wenn Sie einen Schichtplan möglichst einfach erstellen wollen, kommen Sie an intelligenten digitalen Tools nicht vorbei. Die TimeTrack App kann beispielsweise zwischen unterschiedlichen Standorten und Arbeitsbereichen unterscheiden, um Ihnen das Einteilen so leicht wie möglich zu machen.
Mit innovativen Filtern wie der Skills-Funktion können Sie jedes Teammitglied optimal für die passenden Arbeitsbereiche einteilen.
Richtige Kommunikation im Team ist der Schlüssel zum Erfolg – und das zeitige Verschicken eines Dienstplans ist Teil einer solchen Kommunikation. Wenn Mitarbeiter:innen die gesuchte Information schnell finden, steigt zurecht Arbeitszufriedenheit.
TimeTrack – Dienste anlegen
Fazit: Einheitlich planen
Einen Dienstplan zu erstellen kann bei vielen Arbeitnehmer:innen aufwendig werden – umso besser also, wenn Sie über die Tipps und Tricks zum Thema Aushangfrist Ihrer Dienstpläne Bescheid wissen.
Obwohl es nicht zwingend ein richtig und falsch in diesem Thema gibt, ist der wichtigste Tipp die Kontinuität! Sagen Sie neuen Teammitgliedern früh genug, wann und wie Sie selber ihre Schichtwünsche abzugeben haben und wann Sie diese final einteilen.
Konsistent und konsequent: Bei der Aushangfrist regelmäßig bleiben
So entsteht eine Regelmäßigkeit, an die sich alle gewöhnen können. Bleiben Sie dabei digital, um bei eventuellen Änderungen angenehm flexibel bleiben zu können, wie zum Beispiel mit der TimeTrack App.
Sie sind neugierig geworden? Dann möchten wir Ihnen die Anwendung der kostenlose 14-tägigen Testversion ans Herz legen. Die App bringt viele Projektmanagement-Tools mit sich und wird Ihnen Ihre Arbeit garantiert erleichtern. Legen Sie jetzt damit los, eine gute Übersicht in Ihre Projekte zu Einheit zu bringen!
Was ist ein Dienstplan? Und was muss man beim Dienstplan beachten? Die Antworten zu diesen Fragen und Näheres zum Dienstplan sowie auch hilfreiche Tipps und Tricks erfahren Sie in diesem Beitrag.
Dienstplan – Definition
Kurz gesagt ist ein Dienstplan ein Planungsinstrument, welches Mitarbeiter:innen zeitlich und räumlich einteilt. Der quantitative und qualitative Gebrauch der Arbeitskräfte wird so definiert. Mit passend geregelten Dienstplänen stellen Sie sicher, dass die Ziele eines Unternehmens erreicht werden können. Mit einer übersichtlichen Ansicht der geplanten Dienste kann mangelnde Arbeitskraft erkannt und im Handumdrehen ergänzt werden. Doch damit ein Dienstplan auch umsetzbar ist, muss er vor allem verständlich formuliert sein. Beispielsweise plagen sich viele Mitarbeiter:innen mit unklaren Abkürzungen, welche schnell zu Missverständnissen führen und somit ultimativ zu einem Risiko für das ganze Projekt werden.
Warum ist der Dienstplan so wichtig?
Ein Dienstplan bringt zahlreiche Vorteile im Rahmen einer Planung. Einerseits werden mit den Dienstplänen die Schichten der Mitarbeiter:innen geplant. So wissen Arbeitnehmer:innen, wann und wo sie eingeteilt sind, wie lange ihre Schicht dauert oder wann sie keinen Einsatz haben. Für die Arbeitgeber:innen ist ein Dienstplan jedoch von ebenso großer Relevanz. So steht und fällt mit dem Dienstplan auch die Planung der zu bearbeitenden Projekte. Der Dienstplan dient als allgemeine Übersicht einer Firma dazu, wie und wann an was gearbeitet wird.
Aufgrund der großen Bedeutung von Dienstplänen ist es wichtig diese richtig zu planen. Viele Unternehmen greifen hierfür auf Software-Lösungen. Mit TimeTrack wird Ihre Dienstplanung zu einem Kinderspiel! TimeTrack ermöglicht nicht nur die Schichtplanung, sondern auch das Erstellen von Verfügbarkeiten, welche automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt werden.
TimeTrack – Verfügbarkeiten erstellen
Worauf muss man beim Dienstplan achten?
Viele Anforderungen kommen Ihnen bei der Dienstplanerstellung entgegen. Besonders wichtig ist es die Arbeitszeitmodelle und Ruhezeiten Ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen und sich an das Arbeitszeitgesetz zu halten.
Kriterien für einen guten Dienstplan
Egal auf welche Art Sie einen Dienstplan erstellen, ob auf Excel, händisch oder mit einer Software –Achten Sie auf die folgenden Kriterien um möglichst effizient zu planen.
Ziele des Unternehmens
Dienstpläne müssen die Ziele des Unternehmens widerspiegeln. Haben Sie genügend Mitarbeiter eingeplant? Sind die Mitarbeiter für die geplanten Schichten genügend qualifiziert? Haben Sie genügend Mitarbeiter als Back-Up bereit, damit diese einspringen könnten, falls das notwendig sein sollte? Vergessen Sie außerdem nicht auf die aus dem Dienstplan resultierenden Kosten, denn wenn diese aus dem Ruder laufen, bringt Ihnen auch ein perfekter Dienstplan nichts!
Gesetzliche Legalität
Wenn Sie Ihren Dienstplan nicht innerhalb der Regelungen der Gesetze planen, dann werden Sie sehr rasch sehr viele Probleme bekommen. Das Arbeitszeitgesetz ist zentral, denn es schreibt nicht nur die maximale Arbeitszeit, sondern auch Überstundenregelungen und fällige Ruhezeiten vor. Bei der Dienstplanung müssen außerdem die Sonntagsarbeit und die Feiertagsarbeit berücksichtigt werden. Des Weiteren sollte gegebenenfalls auch das Mindestlohngesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz oder das Mutterschutzgesetz beachtet werden.
Einhalten der Mitarbeiterverträge
Ihre Mitarbeiter:innen dürfen nur so viel bzw. so wenig arbeiten, wie der entsprechende Vertrag vorgibt. Arbeitszeiten müssen also dem jeweiligen Vertrag angepasst werden. Es gibt hierbei Überschneidungen mit der gesetzlichen Legalität, wie zum Beispiel das Verbot der Nachtarbeit bei Minderjährigen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstplan diese Vertragsregelungen berücksichtigt.
Akzeptanz der Mitarbeiter:innen
Je nach Möglichkeit sollten die Wünsche Ihrer Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden. Der Dienstplan wird dadurch eher von den Mitarbeitenden akzeptiert, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt.
Einhalten der arbeitswirtschaftlichen Kriterien
Hierbei handelt es sich einerseits um einen moralischen Aspekt, andererseits auch um einen Aspekt, welcher für Unternehmenserfolg wichtig ist. Arbeitswirtschaftliche Kriterien sind anerkannte Funde der Dienstplanerstellung, welche zu höheren Effizienz der Mitarbeitern führt. Ein Beispiel für einen solchen Fund ist, dass eine Frühschicht, welche einer Spätschicht folgt, zu gesundheitlichen Folgen der Mitarbeiter:innen führt. Dienstpläne sollten zwingend solche arbeitswirtschaftliche Kriterien einhalten.
Flexible Planung mit Spielraum
Wenn Sie bei der Dienstplanung rigid waren und keinen Spielraum eingeplant haben, dann ist spontanes Ausfallen von Arbeitskräften ein großes Problem für den anstehenden Dienst. Sind Sie jedoch flexibel und die Belegschaft kann ersetzt werden, so sind Sie noch im Spiel. Robuste Planung führt zu größerem Erfolg!
Frühe Bekanntgabe
Publizieren Sie Ihren Dienstplan so früh wie möglich! Schicken Sie schon anfangs Monat eine E-Mail mit einer provisorischen Planung für den folgenden Monat oder publizieren Sie die Schichten in einer Online App. Oft wird auch Excel gebraucht um Schichtpläne darzustellen, jedoch kann dies bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern unübersichtlich werden.
Bei früher Bekanntgabe geben Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit ihr privates Leben besser zu planen. So wird eine positive Work-Life-Balance in den Mittelpunkt gestellt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.
Strategien zur Erstellung des Dienstplans
Wenn Sie Dienstpläne erstellen, dann gibt es einige Strategien, wie Sie zum größten Erfolg kommen. Solche Strategien dienen bei manueller Dienstplanerstellung. TimeTrack hilft Ihnen bei der Implementation von verschiedenen Strategien.
Erstellung auf Basis des letzten Dienstplans
Viele Unternehmer passen einen bestehenden Dienstplan an aktuelle Gegebenheiten an. Neben der aufwändigen Schreibarbeit hat diese Methode auch zum Nachteil, dass die langfristige Planung schlecht erfolgt und sehr fehleranfällig und unübersichtlich ist.
Erstellung auf Basis der Mitarbeiterwünsche
Am glücklichsten werden Ihre Mitarbeiter:innen, wenn Sie deren Wünsche berücksichtigen. Problematisch wird es hierbei nur, wenn alle gleichzeitig frei haben möchten oder in den Urlaub fahren möchten. Wenn Sie basierend auf Wünschen planen, dann müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie die beliebten Schichten fair verteilen! Je nach Arbeitsbereichen ist diese Strategie nur begrenzt anzuwenden.
Dienstplan wird von Mitarbeiter:innen erstellt
Mitarbeiter:innen den Dienstplan selbst erstellen lassen ist keine gute Strategie. Nicht nur aufgrund von mangelndem Know-How sondern auch aufgrund von Vernachlässigung unbeliebter oder notwendiger Schichten birgt diese Strategie viele Risiken.
Software-Lösungen
Schlussendlich werden Sie zum größten Erfolg kommen, wenn Sie die oben genannten Strategien kombinieren. Benutzen Sie TimeTrack, um Schichten unter Berücksichtigung von sowohl dem Arbeitszeitmodell, den angegebenen Verfügbarkeiten und anstehenden Abwesenheiten wie Urlaub zu planen. TimeTrack informiert Sie mithilfe von Warnungen über überlappende Schichten. Überzeugen Sie sich mit unserer kostenlosen 14-tägigen Probeversion selbst!
Weitere Tipps beim Dienstplan erstellen
Um garantiert zum besten Plan zu kommen nennen die folgenden drei Abschnitte noch ein paar Tipps, welche die Planung der Arbeit zu einem wahren Vergnügen machen. Lesen Sie weitere Tipps zur Dienstplangestaltung.
Die Mitarbeiter:innen berücksichtigen
Seien Sie konstant mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt und holen Sie sich Rückmeldungen zu den Dienstplänen. Niemand möchte am eigenen Geburtstag arbeiten. Alle möchten am Freitag Nachmittag frei haben. Positive Work-Life-Balance der Mitarbeiter ist zentral und kann nur mit konstantem Feedback erreicht werden.
Die Zeit im Auge behalten
Zeit ist Geld. Überstunden sind teuer! Bei schlechter Planung werden Ihre Mitarbeiter:innen zu Überzeit gezwungen sein. Definieren Sie Ihre Ziele und die dafür benötigten Ressourcen genau bevor Sie mit der Dienstplanung beginnen.
Die Kunden nicht auslassen
Lassen Sie Daten über Ihre Kunden in die Planung einfließen. Wann ist der Betrieb stark beschäftigt und wann nicht? Stellen Sie sicher, dass Sie dies bei der Personaleinsatzplanung im Hinterkopf behalten, um Ihren Kunden den besten Service liefern zu können.
TimeTrack als Assistent
TimeTrack ist Ihnen eine enorme Hilfe bei der Dienstplanung. Da die App sehr einfach und intuitiv gehalten ist, ist sie sehr einfach zu bedienen. Mit den In-App Video-Erklärungen lernen Sie jedes unserer Features genau kennen und können schnell einen Dienstplan erstellen. Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeitenden mit nur einem Klick über den neu erstellen Dienstplan. Diese bekommen daraufhin automatisch eine E-Mail zugeschickt, was die Kommunikation erheblich erleichtert. Mithilfe der zahlreichen Filteroptionen können Sie in TimeTrack nicht nur nach Mitarbeiter:innen, sondern auch Skills oder Arbeitsbereichen filtern.
TimeTrack – Dienstplan
Fazit
Folgen Sie den oben genannten Tipps und gestalten Sie sich die Planung einfach – mit TimeTrack. Mit TimeTrack können Sie Schichten definieren, um schneller zu einem funktionierenden Schichtplan zu kommen. Durch die automatische Berücksichtigung von dem Arbeitszeitmodell und der Gesetzeskonformität sparen Sie mit TimeTrack viel Zeit. Verschwenden Sie keine Zeit und probieren Sie die kostenlose Test-Version noch heute!