Die Entwicklung neuer Projekte und der dazugehörige Pitch gehören bei vielen zu den festen Aufgaben in ihrem Arbeitsalltag. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihnen die perfekte Projektvorstellung gelingt und welche Tipps Sie beachten sollten, um auf der Suche nach Unterstützern für Ihr Projekt erfolgreich zu sein.
Was ist eine Projektvorstellung?
Unter Projektvorstellungen versteht man im Allgemeinen das Präsentieren der Idee durch den/die Projektverantwortliche:n mithilfe digitaler Medien und Folien. Zentral geht es darum, die Vision der zukünftigen Projekte attraktiv darzustellen und mit der Präsentation andere Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte sowie Kundinnen und Kunden zu überzeugen. Die beschriebene Idee und das Thema sollen bestmöglich verkauft werden, hierfür ist eine gute Vorbereitung vom Meeting vorteilhaft.
Projektbeschreibung
Der erste Schritt der Vorbereitung ist die detaillierte Beschreibung des Projekts, um jedem Zuhörenden den Inhalt verständlich machen zu können. Die Projektbeschreibung dient der Entwicklung strukturierter und übersichtlicher Aufgaben und Ziele. Ein übersichtlicher Aufbau von Ihrem Projekt entsteht unter der Analyse von Chancen und Risiken, der Evaluation von Zielen und dem Budget. Hier finden Sie eine Checkliste für die Vorbereitungen von ihrem Projekt:
- Projektname
- Beginn
- Geplantes Ende
- Projektleitung und Ansprechpartner:in
- Ziel des Projekts
- Geplanter Projektverlauf
- Budget und benötigte Materialien/Ressourcen
- Chancen, Risiken und eventuelle Risikomaßnahmen
TimeTrack als Web-basiertes Tool kann Ihnen eine große Hilfe sein. Mit der elektronischen Zeiterfassung per App, der Projektauswertung für bessere Planung und mit hilfreichen Soll-Ist-Vergleichen wird in Ihrer Projektplanung schnell ersichtlich, ob der ursprüngliche Plan dem echten Aufwand entspricht. Zusätzlich wird der Projektgewinn ausgerechnet für eine effiziente Budgetüberwachung, die sehr schnell und einfach ist.
Tipps zur Projektpräsentation
Im Nachfolgenden finden Sie einige Tipps die Ihnen bei der Ausführung Ihres Jobs der Präsentierung von einem Projekt helfen.
Auf die Vorbereitung kommt es an
Bereiten Sie die Inhalte und die Durchführung der Präsentation detailliert vor, denn eine gute Organisation steht in Verbindung zu Ihrer Überzeugungskraft. Sie können dann auch entspannt auf alle Nachfragen reagieren, ohne dass man in der Präsentation den roten Faden verliert. Üben Sie die Vorstellung und repräsentieren Sie Souveränität und Kompetenz.
Anpassung an das Publikum
Ob mit den Grundlagen zu beginnen ist oder ob Vorkenntnisse vorhanden sind, hängt von dem Publikum ihrer Präsentation ab. Passen Sie ebenfalls Ihre Sprache sowie die Verwendung von Fremdwörtern und Fachbegriffen an. Damit gewährleisten Sie Ihrem Publikum ein bestmögliches Verständnis und verschaffen sich einen Vorteil.
Die „richtige“ Präsentation
Grundlegend gilt es, jenes Präsentationsmedium zu wählen, mit dem man sich am meisten Wohl fühlt und welches die technische Ausstattung unterstützt. Wer entspannt präsentiert, ist überzeugend.
Das gewisse Etwas
Stellen Sie ebenfalls ihre eigene Überzeugung vom Projekt dar und zeigen Sie, dass das Vorhaben auch Ihre eigenen Erwartungen und Wünsche erfüllt. Nutzen Sie gerne Erzählungen und Emotionen und überzeugen Sie ihr Gegenüber mit Authentizität und Persönlichkeit. Achten Sie dennoch darauf, eher minimalistisch und ohne Ablenkungen zu präsentieren, damit das Publikum der Idee folgen kann.
Nur das Wesentliche
Seien Sie konkret und vermeiden Sie überflüssige Erklärungen. Es gilt, auf den Punkt zu kommen – lediglich mit dem Notwendigem und relevanten Details. Lassen Sie irreführenden Informationen beiseite, die das Konzentrationsvermögen erschöpfen. Nutzen Sie auch gerne Beispiele, um zu zeigen, was man unbedingt wissen muss und überlegen Sie sich genau, welche Botschaft rübergebracht werden soll.
Kurz und bündig
Präsentieren Sie nicht mehr als 10 Minuten, trotz Ihrer Begeisterung für das Thema. Ein Türöffner in den ersten 2 Minuten ist fast zwingend notwendig, weil das Publikum Ihnen zu dieser Zeit die größte Aufmerksamkeit schenkt.
Wenn Sie diese Tipps verinnerlichen, verfügen Sie schon über die wichtigsten Grundlagen.
Die Projektvorstellung und ihre Gliederung
Wie die Präsentierung von einem Projekt gegliedert werden soll, können Sie in den nachfolgenden Tipps zur Durchführung erfahren.
1. Finden Sie eine gute Begründung für Projekt
Es ist von Vorteil bei der Vorstellung Ihrer Lösungen von Problemen nicht beim Beginn der kleinsten Details anzufangen, sondern direkt anzusprechen, warum und wofür das Projekt sinnvoll ist. Das Publikum soll nicht auf die Suche nach dem Grund von Projekten gehen. Es ist an Ihnen, Ihren Kollegen die Antwort auf diese Frage am besten direkt am Beginn zu liefern.
2. Beschreiben Sie die primäre Zielgruppe deutlich
Wenn sie im Inhalt die primäre Zielgruppe beschreiben, werden Sie möglichst konkret. Im Fall eines Fachbuchs ist es für ihre Präsentation vorteilhaft, nicht nur vom Fachbereich zu sprechen, sondern von Personen mit der exakten Ausrichtung ihrer Sparte oder von Personen mit einem gewissen Kenntnisstand.
3. Setzen Sie ein Statement
Wie eben schon angemerkt, schenkt das Publikum zu Beginn der Präsentation dem Inhalt am meisten Aufmerksamkeit. Wecken Sie genau hier das Interesse für ihr Projekt mit einem Statement. Gerne können sie auch persönlich werden oder Anekdoten erzählen.
4. Kommen Sie auf den Punkt
Bleiben Sie dennoch eher bei Daten und Fakten und lassen Sie die Finger von reißerischen Sprüchen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche in ihrer Präsentation und nutzen Sie keine Werbeslogans. Zeigen Sie dem Publikum anstatt dessen, dass Sie auch in dessen Kompetenz beim Verständnis vom Thema und der Auswahl eines Projekts vertrauen.
5. Stellen Sie die Einzigartigkeit dar
Warum soll genau ihr Projekt umgesetzt werden? Bieten sie dem Publikum eine seriöse Analyse dieser Frage, um dem Meeting unangenehme Rückfragen zu ersparen. Der Nutzen für die Zielgruppe und die Einzigartigkeit ihres Vorhabens gehören zentral in die Präsentation.
6. Präsentieren Sie Resultate
Steigern Sie nicht nur die Erwartungen von Ihrem Publikum, sondern bringen Sie auch Ihre Ergebnisse in der Präsentation auf den Punkt.
7. Lernen Sie aus Ihren Fehlern
Ein Fehlermanagement steht nicht für Schwäche, sondern für Stärke. Beeindrucken Sie das Publikum und überzeugen Sie es mit dem Mut, zu Ihren Fehlern zu stehen und aus diesen eine innovative Fehlerkultur in jedem Projekt zu integrieren.
8. Bereiten Sie Unterlagen vor
Lassen Sie sich nicht von der Kürze einer Präsentation Ihres Projekts beirren. Obwohl das Präsentieren kurz und bündig sein soll, besteht bei dem Interesse des Publikums der Bedarf nach weiteren Informationen. Halten Sie Broschüren und Berichte bereit, um der Projektpräsentation einen außerordentlichen Abschluss zu verpassen.
Ein Projektleiter muss in der Startphase eines Vorhabens den Projektplan entwickeln mit einem allgemeinen Ablauf und Budget, dem Vorschlag für ein Team, der Risikobewertung und einzelnen Teilschritten. Um darüber einen Überblick zu haben und für die Präsentation weiterführende Unterlagen zu erstellen, können digitale Tools wie TimeTrack von Vorteil sein.
Projektvorstellung – ein Beispiel
Die Präsentierung vom Projekt kann der erfolgreiche Start für Ihr Vorhaben sein. Hier finden Sie ein Beispiel, wie man es richtig macht, zum Beispiel bei der Präsentation einer Buchidee beim Verlag.
- Titel und Untertitel als Arbeitstitel
- Zielgruppe und Fachgebiet bestimmen
- Kontext und Entstehungszusammenhang erläutern
- Inhaltsangaben für das Manuskript erarbeiten
- Konkurrenzsituation darstellen
- Technisches und Ausstattung
- Zeitplanung und Umfang festlegen
- Besonderheiten des Projektes
- Marketing und Vertrieb
Hilfe durch digitale Tools wie TimeTrack
Für die Zuhörenden und Investierenden sind Daten und Fakten enorm wichtig. TimeTrack kann diese liefern und weiterführende Unterlagen aus Berichten erstellen. Auch eine Projektzeitauswertung und die Überwachung von Budgets ist möglich. Mit TimeTrack können Sie Ihre Projektziele, darunter das Projektbudget und die Projektdauer mit nur wenigen Klicks definieren.
Mit all dem können Sie Zeitpläne und Strukturpläne, verfügbaren Ressourcen und Kosten zu beachten, um die Kommunikation und die Dokumentation zu perfektionieren. Steigern Sie Ihre Produktivität sowie die Ihres Teams und setzen Sie ihre anderen Assets effektiv ein. Versuchen Sie unsere unverbindliche 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst.
Zusammenfassung
Die Beiträge einer Projektpräsentation können für Ihre Arbeit wegführend sein. Halten Sie die Tipps und Tricks dieses Artikels ein und verschaffen Sie sich damit einen großen Vorteil, um sich mit Ihrem Projekt von der Konkurrenz abzuheben.
Ist eine der ersten Ihrer Projektphasen abgeschlossen – nämlich die der Projektfindung und -definition, geht es darum, die Projektkontrolle zu behalten und für eine optimale Projektüberwachung zu sorgen.
Natürlich geht es bei dieser Form der Überwachung Ihrer Projekte auch um die entstandenen Kosten und die Verbesserung einzelner Abläufe. Doch was genau ist eine Projektüberwachung?
Definition Projektüberwachung – Was ist das?
Die Projektüberwachung – auch oft das Projektcontrolling genannt – kann man am Besten als eine Reihe an Prozessen und Methoden beschreiben, die die Sicherung eines erfolgreichen Projekts zum Ziel haben.
Mit der richtigen Projektüberwachung können Sie sichergehen, dass es möglichst nicht zu Abweichungen bei den Projektzielen kommt und ihr Team als auch Ihre Kunden bzw. Kundinnen nach Abschluss des Projekts nach wie vor zufrieden sind.
Faktoren für ein „erfolgreiches Projekt“ variieren je nach Projektziel
Was ein „erfolgreiches Projekt“ definiert, hängt immer von Einzelfall ab. Faktoren dafür können aber zum Beispiel sein:
- Ein kosteneffizient abgeschlossenes Projekt
- Ein Projekt mit geringer und zügiger Projektlaufzeit
- Ein reibungsloser Projektablauf
- Ein zufriedenes Team in Ihrem als auch in dem Unternehmen Ihres Kunden/ Ihrer Kundin
- Ein exakt eingehaltener Projektauftrag, der vielleicht sogar auch Erwartungen übersteigt
Diese regelmäßigen Methoden geben dem Projektcontrolling Struktur:
Am besten funktioniert eine reibungslose Projektüberwachung, wenn diese aus sich regelmäßig wiederholenden Maßnahmen zusammensetzt. Denn so kann sie alle Unternehmen dabei unterstützen, die für das Projektcontrolling notwendigen Informationen zu sammeln. Unter anderem sind diese:
- Die Projektergebnisse
- Die Vorteile und Chancen, aber auch die Risiken des Projekts
- Die Kostenanalyse
- Die Qualität des Gesamtprojekts
Teilbereiche der Projektüberwachung
- Strategische und methodologische Planung
- Zeitmanagement und Zeitplanung
- Optimierung Ihres Projektmanagements
- Kostenanalyse
- Risikomanagement
Selbstverständlich sind diese Tools auch von Team zu Team unterschiedlich und bedürfen stets einer individuellen Überprüfung und Überwachung. Je nach Branche ist in der Praxis dafür ein Profi wie ein/e Projektmanager:in verantwortlich. Manchmal steht so einem Projektmanagement auch eine Controllingabteilung zur Seite – das ist oft bei größeren Unternehmen so.
Was sind die Aufgaben beim Projektcontrolling?
Für die reibungslose Steuerung und den optimalen Verlauf einer Projektsteuerung bedarf es natürlich von Anfang an – also bereits bei der Planung – großer Qualität. Ist man dann nach Erstellung von einem Plan bereits mitten in der Projektsteuerung an sich, geht es darum, schnell Lösungen finden zu können.
Was macht ein/e Projektcontroller:in genau?
Ein/e typische/r Projektmanager:in sammelt im Rahmen einer Projektsteuerung so viele Informationen, Berichte und Daten (z.B. Kosten, Leistungen, Arbeitsstunden) wie möglich, und analysiert diese anhand bewährter Tools. Er/Sie ist für den reibungslosen Verlauf des Projekts zuständig und seine Berichte über die Projektziele und gelieferten Leistungen vom Projekt helfen bei dem einwandfreien Projektmanagement kommender Projekte Ihres Unternehmens.
Projektziele richtig verstehen
Im Projektmanagement ist es wichtig, nicht nur das eigene Projekt zu kennen, sondern sich genauestens über die Projektziele bewusst zu werden. Diese Ziele sind nicht immer unmittelbar mit den Kosten, also mit ihrer monetären Effizienz verbunden, sondern richten sich manchmal auch an den Ruf Ihres Unternehmens, wenn es beispielsweise um ein Projekt geht, dass beabsichtigt, das Image von Unternehmen zu verbessern. Diese Projektziele müssen auch der Projektsteuerung bzw. dem Team vom Projektmanagement bewusst sein, damit die Überwachung von Ihrem Projekt einwandfrei ablaufen kann.
Braucht es eine Software für die Projektüberwachung?
Gerade in Zeiten, wo Home-Office bereits ein wichtiger Standard geworden ist, bedarf es sicherlich digitaler Instrumente, um alle Grundpfeiler des Projektcontrollings optimal im Blick behalten zu können. Selbstverständlich gibt es dafür im Internet bereits Software, doch nicht jede ist gleich gut.
Dank Softwares die Projektsteuerung für alle vereinfachen
Mit einer Software wie beispielsweise der intelligenten TimeTrack Software lassen sich viele Abläufe der Arbeit extrem übersichtlich darstellen und erfassen. Das ist wichtig, weil nicht nur die Projektmanager:innen für den reibungslosen Ablauf Ihres Projekts verantwortlich sind, sondern natürlich das Projektteam es so einfach wie möglich haben muss, wichtige Kenndaten des Projekts unkompliziert übertragen zu können.
Projektverfolgung – TimeTrack
3 Unterformen des Projektcontrollings
Beim Projektmanagement müssen oft auch unterschiedlichste Entscheidungen getroffen werden. Zum Beispiel müssen Sie sich fragen, welche Instrumente Sie in Ihrer Firma verwenden wollen und welche Möglichkeiten Sie beim Bau eines idealen Projektcontrollings zur Verfügung haben. Hier sind drei typische Tools des Projektmanagements, die Sie kennen sollten:
1. Was sind Kennzahlen beim Controlling von einem Projekt?
Kennzahlen werden häufig in diese drei Kennzahlen unterkategorisiert:
- Rentabilität
- Liquidität
- Finanzierung
Rentabilitätskennzahlen
Rentabilitätskennzahlen beschreiben, wie rentabel etwas ist, also als wie lohnenswert bestimmte Instrumente beschrieben werden können. Dabei wird gerne unterschieden zwischen:
- der Rentabilität des Gesamtkapitals
- der Rentabilität Ihres Eigenkapitals
- und der Rentabilität Ihres Gewinns oder Ihres Umsatzes
Liquiditätskennzahlen
Liquiditätskennzahlen zeigen an, in welchem Maße fällige Zahlungsleistungen auch abgedeckt werden können. Typische Kennzahlen sind dafür:
- sogenannte Cashflow Kennzahlen
- Die Angabe der Liquidität im 1., 2. und 3. GradLiquidität 1. Grades = Cash only Ratio = (Flüssige Mittel : Kurzfristige Verbindlichkeiten)Liquidität 2. Grades = Quick Ratio = (Flüssige Mittel + Kurzfristige Forderungen : Kurzfristige Verbindlichkeiten)Liquidität 3. Grades = Current Ratio = (Flüssige Mittel + Kurzfristige Forderungen + Vorräte : Kurzfristige Verbindlichkeiten)
- Net Working Capital
Finanzierungskennzahlen
Finanzierungskennzahlen beschreiben, wie groß das Eigenkapital, das Fremdkapital oder andere Faktoren wie beispielsweise der Verschuldungsgrad sind.
Natürlich gibt es noch weitere wichtige Unterkennzahlen, dazu zählen zum Beispiel:
- Kennzahlen von Debitoren
- Kennzahlen von Kreditoren
- Umschlagshäufigkeit
- Verfügung und Anlagedeckung
- Kapitalumschlag
- Vorratsquote
- Market Value und Economic Value
2. Was ist ein Projektcontrolling Regelkreis?
Die Steuerung bzw. Projektüberwachung funktioniert in einem sich immer durchlaufendem Management Regelkreis, bestehend aus:
Zielsetzung → Planung → Erfassung der Daten → Soll-Ist-Vergleich → Abweichungen analysieren → Gegensteuern → Erfolgskontrolle → Zielsetzung usw.
Nachdem für die Projektorganisation die relevante Erstellung einer Zielsetzung und eine Analyse der Planung (samt Berücksichtigung all der Schwierigkeiten, die sich einem in den Weg stellen könnten) passiert ist, kann eine Liste der Soll-Daten erstellt werden, um die künftigen Berichte der tatsächlich folgenden Ist-Daten damit abgleichen zu können. Das ist die Erfassung der Daten.
Daten übersichtlich an einem Punkt sammeln
Mit dieser Methode kann bereits in der ersten Phase der Projektplanung für einen möglichst idealen Projektverlauf gesorgt werden und Abweichungen können durch solche Lösungen möglichst vermieden werden.
Etwaigen Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich aktiv entgegensteuern
Bei dem darauf folgendem Soll Ist Vergleich können durch die Dokumentation der erhobenen Soll-Daten nun die Aktivitäten der tatsächlichen Ist-Daten auf einen Blick auf Schwierigkeiten und etwaige Lösungen abgeglichen werden. Analysieren Sie im nächsten Schritt die Abweichungen! Nur so können Sie bei Ihren Projekten gegensteuern.
Die Erfolgskontrolle unterstützt Sie auch bei der Optimierung Ihrer nächsten Projektziele
Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist die Erfolgskontrolle. Sehen Sie sich auch rückwirkend Ihren Projektverlauf an. Wie erging es den Kunden (und ggf. seinem Produkt?), was ist der aktuelle Status? Gleicht das Ergebnis dem Entwurf? Wurden alle Termine, also die Projektdauer, eingehalten? Gibt es für das nächste Mal neue Tools, welche Sie im Rahmen Ihrer nächsten Projektplanung an Ort und Stelle neu ausprobieren können? Sammeln Sie alle diese Informationen!
Ist das getan, beginnt der Regelkreis Ihrer Projektsteuerung von vorne.
3. Was ist Multiprojektcontrollling?
Sie haben bereits gelernt, dass ein Projekt allein bereits über viele Faktoren verfügt, die die Qualität des Projektabschlusses beeinflussen können. Doch heutzutage ist es natürlich selten der Fall, dass Ihre Firma sich nur um ein Projekt zur gleichen Zeit beschäftigt.
Den Gesamtüberblick nicht verlieren durch strategisches Multiprojektcontrolling
Viel eher ist es der Fall, dass innerhalb Ihres Unternehmens am Bau von mehren Projekten gleichzeitig gearbeitet wird. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nicht nur über einzelne Projektmanager:innen verfügen, sondern auch den Gesamtüberblick nicht verlieren.
Projektcontrolling gemeinsam im Team meistern
Projektmanagement ist natürlich oft die Sache eines/einer bestimmten Projektleiter:in, und doch bleibt es eine Teamarbeit! Denn auch ein/e Projektmanager:in ist auf die Daten des Teams angewiesen, wenn es um den Bau eines reibungslosen Projektablaufs geht.
Wenn das Team zusammenarbeitet, hat dies viele Vorteile für den idealen Projektabschluss.
Projektüberwachung ist so vielfältig wie Ihre Projektarten
Projekt ist nicht gleich Projekt – diese sind immer sehr unterschiedlich. Deswegen ist es hilfreich, auch bei dem Bau einer Projektbeschreibung viel Wert auf Qualität zu legen. Der Erfahrung nach ist jede E-Mail und jede noch so kleine Auflistung im Bereich der Kosten oder der geplanten Arbeitszeit wichtig – und auch dafür wiederum ist es hilfreich, wenn Ihr Team wirklich gut zusammenarbeitet.
Mit TimeTrack als Team Projekte effizient meistern
Gerade mit einer Software wie der TimeTrack App können Sie sichergehen, dass Ihr Team eine einheitliche Plattform hat, auf der Sie alles finden können und sich zugänglich einen Überblick machen können, wie ein bestimmtes Projekt gerade abläuft.
Alle Projektziele im Blick behalten
Auch Tools wie eine Dienstplanerstellung und Dienstplangestaltung sind bei TimeTrack implementiert. Aber vor allem die Projektplanung und Projektverfolgung wird Ihnen bei TimeTrack sehr übersichtlich und einfach gemacht, weil Sie sowohl grobe als auch genaue Projektpläne erstellen können und Faktoren wie die Projektdauer oder die Kosten auf einem Blick festhalten können.
Projektziele einfach definieren – Mit TimeTrack
Fazit
Ein ideales Projektmanagement ist immer mit der richtigen Überwachung von Ihrem Projekt verbunden, das sich auch dadurch auszeichnet, dass Sie im Rahmen der Projektsteuerung stets alle Daten ordentlich sammeln.
Dafür eignen sich immer auch intelligente Tools, so wie die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack, eine Website mit der Sie stets alle wichtigen Faktoren Ihrer Projektsteuerung im Blick haben.
Für die Schichtplanung in der Produktion gibt es verschiedene Methoden und Lösungen. Besonders in Bereichen wie der Industrie und der Fertigung ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Arbeitsplatz besetzt ist.
Was ist wichtig bei der Schichtplanung in der Produktion?
In der Produktion wird hauptsächlich mit Maschinen gearbeitet. Dazu zählt die Überwachung dieser Maschinen, die Steuerung und Bedienung, Montage, Sortierung und Reinigung. Wichtig ist also, dass bei der Produktionsplanung darauf geachtet wird, dass die Geräte rund um die Uhr besetzt sind und stets ein zuständige:r Mitarbeiter:in anwesend ist.
Zusätzlich stellt aber auch die Qualitätskontrolle & Überwachung einen wichtigen Aufgabenbereich in der Produktion dar. Darunter fallen nicht nur die Überwachung und Kontrolle der Maschinen, sondern auch die Qualitätssicherung und die Bestands- sowie Fehlerkontrolle.
Schwierig ist es hier oftmals, genügend Mitarbeiter:innen nach Personalbedarf einzuteilen und auch die Nachtschichten zu besetzen. Außerdem muss der Dienstplaner flexibel sein, damit stets eine bedarfsgerechte Personalverfügbarkeit vorhanden ist. Programme wie TimeTrack können bei der Umsetzung der Schichtplanung helfen, im Auge zu behalten, welche Mitarbeiter:innen wann verfügbar sind und die Kommunikation untereinander zu vereinfachen. Denn besonders die schnelle und unkomplizierte Kommunikation und der Austausch von Informationen ist ein bedeutendes Thema in Branchen wie der Produktion. In TimeTrack können beispielsweise sofort Mitarbeiter:innenausfälle, Krankheiten und Urlaube eingetragen werden und andere Schichtarbeiter:innen können sich für einen Schichttausch melden und einspringen. Bei Planänderungen kann der Admin in TimeTrack schnell mit nur einem Klick alle Benutzer:innen benachrichtigen.
TimeTrack – Benutzer:innen benachrichtigen
Die Schichtplanung in der Produktion
Da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen der Aufträge oder zu Mitarbeiterausfällen kommt, muss in vielen Unternehmen die Kapazitätsplanung fast wöchentlich bis täglich angepasst werden. Absatzbedingte Schwankungen in der Produktion bedingen nämlich auch Schwankungen im Personalbedarf. Es gibt viele Lösungen zur Einsatzplanung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, doch nicht alle haben sich bewährt. Die Arbeitszeiterfassung mit Excel stößt hier schnell an ihre Grenzen und ist daher nicht sehr hilfreich. Dafür greifen Sie besser auf eine Software zurück, die Ihnen bei der Erstellung eines Dienstplans hilft.
Schichtplanung mit TimeTrack
Empfehlenswert ist dafür unsere Software TimeTrack und ihr Schichtplaner. Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitsbereiche für Ihre Standorte festzulegen und für diese auch genauere Unterbereiche definieren. Das dient dazu, die Detailplanung für Ihren Produktionsbetrieb zu verfeinern. Weiters haben Sie die Möglichkeit, jedem/jeder Mitarbeiter:in einen oder mehrere Arbeitsbereich zu zuweisen und zu definieren, wo jemand eingesetzt werden kann. In der Unterkategorie „Skills“ lassen sich zudem weitere Qualifikationen und Daten der Angestellten vormerken, die im Dienst nützlich sein könnten und bei Bedarf zum Einsatz kommen können.
Skills mit TimeTrack definieren
Wenn Sie eine neue Schicht anlegen, wählen Sie den Arbeitsbereich aus, fügen bestimmte Skills hinzu und geben den Personaleinsatzplanung an. Zusätzlich wird die Dauer sowie der Tag der Schicht zusammen mit der Länge und dem Zeitpunkt der Pause festlegt.
Die erstellte Schichtplanung können Sie anschließend ganz einfach in bestimmten Intervallen wiederholen. Das geht sowohl täglich, wöchentlich, monatlich als auch jährlich und kann mit der Funktion “Endet” einfach gestoppt werden. So ersparen Sie es sich, jeden Tag denselben Schichtplan einzutragen!
TimeTrack warnt Sie außerdem automatisch vor, wenn sich Fehler in Ihre Schichtplanung einschleichen. Sollte also ein Planungsirrtum passieren, weist die Software Sie umgehend durch folgende Warnungen darauf hin: Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell, Feiertage oder Abwesenheiten (z.B.: Urlaub oder Krankenstand). So macht das System deutlich, dass der/die Mitarbeiter:in nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist.
Auch bei der Kalenderansicht bietet Ihnen die Software von TimeTrack die Möglichkeit Filter zu setzen. So kann zum Beispiel separat oder gemeinsam nach Frühschichten und Spätschichten gefiltert und zugeteilt werden.
Welche Schichtmodelle gibt es in der Industrie?
Schichtmodelle fassen die verschiedenen Lösungen zusammen, Dienste einzuteilen. Dabei orientieren sie sich an den Anforderungen des Betriebs und der Branche und weisen je nach Anspruch Vor- und Nachteile auf. Die Dauer einer Schicht ist im Dienstvertrag geregelt, dauert aber in der Regel acht Stunden.
Schichtmodelle werden vor allem in Betrieben angewendet, in denen die Arbeitsleistung nicht nur zu regulären Tagesarbeitszeiten erbracht werden muss. Dazu zählen beispielsweise der Pflegedienst in Krankenhäusern und eben das Produktionsgewerbe bzw. die Industrie. Diese profitieren von den Möglichkeiten der Schichtmodelle, da so der Betrieb rund um die Uhr am Laufen gehalten werden kann.
Bevor Sie Ihre Schichtplanung erstellen können, ist der erste Schritt also, sich für eines der Schichtmodelle zu entscheiden. Hier ist ausschlaggebend, wie es in Ihrem Produktionsbetrieb abläuft und ob rund um die Uhr gearbeitet wird bzw. wie viele Arbeitsstunden belegt werden müssen.
Prinzipiell unterscheiden wir zwischen drei bis vier Schichtarten: der Früh-, Spät- und Nachtschicht, wobei es teilweise auch sogenannte Zwischenschichten gibt.
Das vollkontinuierliche Schichtmodell
Beim vollkontinuierlichen Schichtmodell wird 24 Stunden am Tag an allen Wochentagen gearbeitet. Der Dienstplan besteht zumeist aus der Frühschicht, einer Spätschicht und einer Nachtschicht. In Ausnahmefällen gibt es zudem eine weitere Tagschicht.
Das teilkontinuierliche Schichtmodell
Im Unterschied zum vollkontinuierlichen Modell ist bei diesem Modell das Wochenende frei. Aus diesem Grund laufen die Schichten nur an fünf Tagen die Woche rund um die Uhr.
Eine alternative Variante zu der teilkontinuierlichen Form sind Arbeitsschichten ohne Nachtarbeit. Hier ist das Unternehmen also an sieben Tagen der Woche aktiv, aber in der Nacht wird nicht gearbeitet. Zu diesen Fällen zählt beispielsweise der Einzelhandel am Flughafen, Sicherheitsdienste, Callcenter oder der Mietwagenverleih.
Modell nach Schichtanzahl
Zusätzlich zu den vorherigen Varianten gibt es auch Zweischichtbetriebe mit unterschiedlichen Tagschichten, die dem teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtarbeit entsprechen. Hierbei muss beachtet werden, dass aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Höchstarbeitszeit keine Nachschicht stattfinden kann.
Einen Betrieb rund um die Uhr zu betreiben, ist nur im Dreischicht-Modus möglich. In diesem Fall handelt es sich um das vollkontinuierliche Schichtmodell, wobei hier eher Varianten anderer Schichtmodelle, wie des Vier- oder Fünfschichtbetriebs, empfohlen werden, da nur dann die gesetzlich geregelten Arbeitszeiten pro Woche eingehalten werden können.
Vor- und Nachteile von Schichtmodellen in der Produktion
Schichtmodelle sind in Branchen wie der Industrie und Herstellung alternativlos. Trotzdem bieten sie für Unternehmen nicht nur Vorteile, denn für Mitarbeiter:innen stellen Schicht- und besonders Nachtarbeiten eine erhöhte Belastung dar. Trotzdem sehen viele von ihnen in dieser Arbeitszeitgestaltung aber auch eine Reihe persönlicher Vorteile.
Vorteile für den Arbeitgeber:innen
- Erweiterte oder kontinuierliche Betriebszeiten erhöhen die Herstellung.
- Die Betriebszeiten bieten eine effizientere Ausnutzung der Produktionsanlagen als die klassische 40-Stunden Woche.
Nachteile für den/die Arbeitgeber:innen
- Die Planung und Organisation beansprucht einen erheblichen Aufwand.
- Probleme bei der Koordination können zu unzufriedenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Konflikten führen.
- Nachtarbeit und Sonntagsarbeit verursachen zusätzliche Kosten, da hier Zuschläge gezahlt werden müssen.
- Das klassische Schichtsystem ist vergleichsweise unflexibel.
Vorteile für den/die Arbeitnehmer:innen
- Durch die tariflichen Zulagen für Nacht- und Wochenendarbeit bietet dieses Arbeitsmodell attraktive Verdienstmöglichkeiten.
- Manche Mitarbeiter:innen schätzen Schichtpläne, die unter der Woche Tagesfreizeit ermöglichen.
Nachteile für den/die Arbeitnehmer:innen
- Schichtarbeit und Nachtarbeit bringen den biologischen Rhythmus, durch die Schwankungen der Arbeitszeiten durcheinander und können zu Schlafstörungen und gesundheitlichen Problemen der Mitarbeiter:innen führen.
- Der zyklische Wechsel der Arbeitszeiten ist nicht einfach mit dem Wunsch nach einem regelmäßigen Familien- und Freizeitalltag zu kombinieren und beeinflusst die Work Life Balance der Mitarbeiter:innen negativ.
Gesetzliche Einschränkungen bei der Schichtarbeit in der Industrie
Das Arbeitszeitgesetz macht auch keine Ausnahmen Unternehmen die in Schichten arbeiten, deshalb müssen einige Dinge berücksichtigt werden. Dazu zählen auch Sonderregelungen, die in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge festgehalten wurden.
Die Arbeitszeit
Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten. Diese darf allerdings auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt nicht mehr als acht Stunden täglich gearbeitet wurde.
Pausen und Ruhezeiten
Das Personal hat ein Recht auf Ruhepausen, bei sechs bis neun Arbeitsstunden sind das 30 Minuten Pause. Über neun Stunden steht den Mitarbeitern eine Pause von 45 Minuten zu, die in Zeitabschnitten von jeweils mindestens 15 Minuten gehalten werden können. Außerdem muss zwischen den Schichten eine Ruhezeit von elf Stunden eingehalten werden. Der Vorteil von einem Tool wie TimeTrack ist, dass unser System Sie sofort warnt, wenn einer Ihrer Mitarbeiter:innen zu lange arbeiteten, beispielsweise bei zu vielen Schichtfolgen oder die Pausenregelung nicht eingehalten wurde.
Zuverlässige Warnungen in TimeTracks Dienstplan
Nachtschichten
Sollte Einsatzplanung des Produktions-Unternehmens auch eine Nachtschicht enthalten, dann gelten dieselben Gesetze. Darüber hinaus ist zu beachten, dass nach durchschnittlich mehr als acht Stunden Nachtarbeit, die Mitarbeiter:innen die geleisteten Überstunden innerhalb von vier Wochen wieder ausgleichen müssen. Um die Gesundheit der Produktionsmitarbeiter zu gewährleisten, sind die Nachtarbeitnehmer berechtigt, sich regelmäßig arbeitsmedizinisch untersuchen zu lassen.
Weiters muss bei Entscheidungen rund um die Schichtplanung in der Produktion der Betriebsrat mit einbezogen werden. Dazu zählt die Planung zur Einführung der Modelle und die Ausführung.
Fazit
Wir hoffen, dieser Beitrag konnte Ihnen neue Ansätze für Ihre Schichtplanung liefern und Sie wissen nun worauf zu achten ist. Zur Unterstützung testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp. Diese kann Ihnen nicht nur bei der Erstellung des Plans helfen, sondern bietet Ihnen auch Hilfsstellung bei der Projektplanung und Verfolgung sowie bei der digitalen Zeiterfassung. Testen Sie sich also gerne durch unsere zahlreichen Tools.
Der Erfolg von Organisationen wird an dessen Projekten und deren Ergebnissen gemessen. PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methode mit einem Best Practice Ansatz, um Innovation und Veränderungen in komplexen oder simplen Umgebungen zu bewirken und geplante Ziele effizient zu erreichen.
Prince2 Projektmanagement- Was ist das eigentlich?
Der Best Practice Ansatz PRINCE2 wurde in Großbritannien entwickelt und ist international in Behörden und privaten Unternehmen anerkannt. Die Methode ist sozusagen der Nachfolger von PRINCE, dem Regierungsstandard für IT Projekte.
PRINCE2 und sein Framework führen zu beeindruckenden Ergebnissen der Vorhaben unter der Einhaltung vieler Details von den Projektmanager:innen. Es ist für jedes Unternehmen, jedes Projekt und jede Branche geeignet und basiert auf Transparenz, Kontrolle und Kommunikation. Grundlage dafür sind überschaubare Phasen und verschiedene Teilsequenzen, in welche ein Projekt gegliedert wird.
Definition von Prince2
Die Abkürzung steht für „Projects in Controlled Environments„, also für Projekte in kontrollierten Umgebungen. PRINCE2 ist die aktuelle und allgemein anerkannte Version des Frameworks.
Die Methode funktioniert mit sieben Prinzipien, Prozessen und Themen. Allgemein gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn die Endprodukte in festgelegter Zeit, Qualität und Budget erstellt sind.
Schlüsselrollen von Prince2
Bei PRINCE2 sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert. Es gibt die drei Führungsrollen der Projektleiter:in, Teamleiter:in und des Projektvorstands. Unterstützende Rollen sind Senior User:innen, Senior Lieferant:innen, das Team zur Projektsicherung sowie ein Team zur Projektunterstützung.
Projektmanagement Skills für Führungskräfte
Strategisches Wissen und qualitative Kompetenzen sind die zwei Bereiche, die eine Führungsrolle übernehmen muss. Welchen Einfluss diese Skills für die Auswahl von Mitgliedern des PRINCE2 Projektteams hat und warum es sich lohnt, Soft Skills nicht zu unterschätzen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Zertifizierung und Ausbildung nach Prince2
Für Teammitglieder und Führungspersonal gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zertifizierung nach PRINCE2.
- Foundation: Für Projektmitarbeiter:innen mit dem Ziel des Verständnisses von PRINCE2 Technik, Begriffen, Grundprinzipien, Themen und Prozessen sowie deren Zusammenspiel
- Practitioner: Für Projektleiter:innen, hauptsächlich für maßgenaue Anpassung der PRINCE2 Grundprinzipien auf einzelne Projekte und Beurteilung von Produkten, Themen und Prozessen
- Agile Foundation: Grundlagenkenntnisse über PRINCE2 sowie agile Management-Methoden als Vorbereitung auf Kombination dieser
- Agile Practitioner: Für Projektmanagement Spezialisten und Spezialistinnen und Senior Projektmanager:innen, um PRINCE2 Prozesse auf agile Vorhaben zu übertragen
Die PRINCE2 Projektmanagement Methode – Basics
PRINCE2 kennzeichnet sich durch Kontrolle vom Start des Projekts bis zu seinem Ende. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie eine klare Organisation strukturieren Projekte zielführend. Dennoch gibt es flexible Entscheidungsmomente für die ständige Anpassung an die Projektumgebung. Hierzu gibt es regelmäßige Fortschrittskontrollen mit automatischen Korrekturen durch das Management bei Abweichungen vom eigentlichen Plan. In diesen komplexen Umwelten nicht die Übersicht zu verlieren, ist eine der Hauptaufgaben für den/die Projektmanager:in. TimeTrack kann einfache Hilfe sein und Arbeitsaufwände sowie Budgets nach verschiedenen Kriterien gefiltert darstellen.
PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methode, der jede Art von Projekten mit unterschiedlichstem Volumen zugeteilt werden kann. Es basiert auf nahtloser Kommunikation zwischen Stakeholdern und Rest des Unternehmens. Kurz gesagt gibt es bei PRINCE2 7 Themen, 7 Grundprinzipien, 7 Prozesse in ständiger Anpassung an die Projektumgebung.
- Stark an Ergebnis und Qualität orientiert
- ohne Orientierung an Soft Skills und Zwischenmenschlichen Standards
- für jede Größe an Projekten
- 7-7-7: sieben Grundprinzipien, sieben Themen, sieben Prozesse
- Zieldefinition des Endproduktes
- Produkte strukturiert planen
- Teilprojekte definieren für Nutzen und Beschaffenheit
- Produktflussdiagramm und sequentieller Bezug zwischen den Produkten
- anschießend Risikoanalyse und Terminplanung unter Abhängigkeit verschiedener Aufgaben
- Änderungen in einer Offene-Punkte-Liste festhalten
- Kosten, Nutzen und Risiken analysieren für Unternehmen, Anwender und Lieferanten
- Auswirkungen nach den Toleranzgrenzen bewerten
- Entscheidung vom Lenkungsausschuss, wenn Grenzen überschritten
- eventuell Änderung der Produktbeschreibung
- Beschaffenheit in Prüfungssitzungen anhand der Qualitätskriterien bewerten
- Prüfungsvorgaben und Ergebnisse dokumentieren in Protokoll
Prince2 Projektmanagement Grundprinzipien
Die Prinzipien sind das Fundament von PRINCE2 für alle Beteiligten und stehen dafür, warum etwas durchgeführt wird. Sie sind unveränderlich, bieten aber genug Spielraum und garantieren ihre Anwendung in jeder Organisation für jedes Projekt.
1. Dauerhafte geschäftliche Rechtfertigung für das Projekt
- Nutzen und Wirtschaftlichkeit sind die zwei leitenden Faktoren für ein Projekt der PRINCE2 Methode
- Zweck muss Kosten und Risiken überwiegen
- Business Case muss berechtigt und dokumentiert sein
2. Erfahrungslernen
- PRINCE2 Projektmanagement basiert auf Erfahrungen, dem Lernen aus Fehlern und deren Dokumentation
- Lektionen aus vorhergehenden Phasen des PRINCE2 Projekt berücksichtigen
3. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
- Rollen werden je nach Organisationsstruktur definiert und sind fest in die Prozesse eingebunden
- Zu Beginn klare Erwartungen an Stakeholder festlegen
- Hierzu zählen: Auftraggeber:innen, Projektleiter:innen, Projektteams, Kundinnen und Kunden sowie Lieferant:innen
4. Phasen steuern das Projekt
- Gliederung in kontrollierbare Projektphasen ermöglicht es Projekte mit unterschiedlichem Projektgröße zu bewältigen und zu steuern
- Periodische Reviews der Überprüfung durch Projektmanager und Vorstand trennt eine Projektphase von nächster
- Ständige Beobachtung der Risiken als Frühwarnsystem
5. Management by Exception
- Fixe Kennzahlen leiten das Projekt sowie Abweichungstoleranzen, die den Befugnissen von Projektleiter:innen Handlungsspielraum eröffnen
- Eingreifen des Vorstandes ist begrenzt
- Bei Eskalation durch Ausnahmen schreitet Lenkungsausschuss ein bzw. der Projektmanager kommuniziert Probleme
6. Produktorientiertes Handeln
- Endergebnisse bzw. Spezialistenprodukte von Projekt und einzelnen Projektphasen stehen bei PRINCE2 Methode im Mittelpunkt
- PRINCE2 Projekt konzentriert sich auf Beschaffenheit der Endprodukte
- 26 Dokumente mit dem Fokus auf deren Qualitätsmanagement
7. Flexible Umsetzung je nach Projektumgebung
- PRINCE2 passt Projekte flexibel an Projektumgebung, Priorität, Risiken und Rahmenbedingungen an
- Projektmanager muss Vorgehensweise auf Bedürfnisse anpassen für optimale Ziele im Rahmen der Methoden
- nicht immer alle Projektrollen und Management-Produkte notwendig
Prince2 Themen im Projektmanagement
Was durchgeführt wird, halten die Themen fest. Sie sind die Arbeitsdimensionen, die dauerhaft beobachtet und erledigt werden müssen und umfassen verschiedene Wissensbereiche mit notwendigen den Informationen für das Management. Die Aufgabenstellungen können an das jeweilige PRINCE2 Projekt angepasst werden.
1. Business Case
- Wirtschaftliche Rechtfertigung für Projekt ist Basis für die Feststellung eines Nutzens und immer notwendig und muss laufend überwacht werden
- Feststellung über Durchführbarkeit eines Projekts
- Offenbart, wie durch PRINCE2 eine Idee zu nutzenbringender Investition wird mit fortlaufend überarbeiteter Orientierung an Unternehmenszielen
- dauerhafte Aktualisierung durch Projektmanager:in sowie Grundlage für Evaluation nach jeder Phase
2. Projekt-Organisation
- Organisation bei PRINCE2 definiert Aufgaben und Kompetenzen einzelner Beteiligten klar
- Schlüsselrollen: eine Rolle können mehrere Personen bzw. eine Person kann mehrere Rollen übernehmen
- Zuordnung ist befristet für Projektlaufzeit
3. Projektplan, Phasenplan sowie Teamplan (eventuell Ausnahmeplan)
- Gutes Konzept birgt Scheitern vor
- Planung wird vom Projektplan zum Teamplan immer detaillierter und Zeithorizont genauer, auch durch die Aktualisierung nach jeder Phase
- Stellen Qualität sicher auch durch Kommunikation und Information der Mitarbeiter:innen
- Maxime für Steuern einer Phase nach PRINCE2
- Projektplan für Lenkungsausschuss
- Phasenplan für Projektmanager:in
- Teamplan für Teamleiter:in
- Ausnahmepläne können alle der drei Pläne ersetzen
4. Risikoanalyse
- Aufdecken, Bewerten und Kontrollieren möglicher Risiken
- Gegenmaßnahmen für potenzielle Risiken definieren und führen eines Risikoprotokolls
- Hauptrisiken in PRINCE2 Business Case übernehmen um Unsicherheiten vorzubeugen
5. Qualitätsmanagement
- Qualitätskontrollsystem wird definiert und implementiert
- sicherstellen, dass Anforderungen erfüllt und Funktionen vom Endprodukt gewährleistet werden
- Soll-Ist-Vergleich bis zum Projektabschluss per Qualitätsprotokoll anhand von vier Bereichen:
- Qualitätsmanagementsystem
- Qualitätssicherungsfunktion
- Qualitätsmanagementstrategie
- Qualitätssteuerung
- Kommunikation der Qualitätsmerkmale und Umsetzungsmaßnahmen
6. Klarer Umgang mit Änderungen im Projektplan
- Konfigurationsmanagement stellt sicher, dass Versionen und Status von einzelnen Produkten zurückverfolgbar ist
- ermöglicht, immer an aktueller Version zu arbeiten
- Bei Änderungsbedarf der Planung entscheidet der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin oder das Änderungsgremium vor deren Implementierung
- Änderungen durch:
- allgemeine Probleme
- Änderungsanträge
- Qualitätsmängel
7. Fortschrittsüberwachung
- Ständige Überwachung der Durchführbarkeit von Projekten
- Konzeption freigeben, adaptieren oder Eskalation erfolgt (Gründe meist in Umwelten zu suchen)
- Entscheidungsprozess der Planung, des Soll-Ist-Vergleichs und der Eskalation sowie über Fortführung
Automatische Soll-Ist-Vergleiche mit TimeTracks Projektverfolgung
Prince2 Prozesse leicht erklärt
Das PRINCE2 Projektmanagement ist ein prozessbasierter Ansatz zum Managen der Produktlieferung von Organisationen. Wie ein Projekt durchgeführt wird, definiert die PRINCE2 Methode in abzuarbeitenden Punkten. Diese offenbaren die Resultate der Projektziele. Die PRINCE2 Prozesse verlangen also von dem Projektmanager bzw. der Projektmanagerin die einzelnen Projektphasen innerhalb von Budget und Zeit zu beenden. Hierzu können die Prozesse von Projektmanager:innen angepasst werden, damit Projektteams optimal arbeiten können und die Ressourcen bestmöglich verwenden.
1. Starting up a project
Der Start von Projekt stellt fest, ob ein PRINCE2 Projekt und seine Produkte machbar sind. Hierzu ist die Genehmigung des Mandats vom Projektantrag notwendig sowie die geschäftliche Rechtfertigung folgt. Dieser PRINCE2 Prozess soll Voraussetzungen für Initiierung sicherstellen. Von dem/der Projektleiter:in muss der Projektbericht mit der Formulierung des Projektvorschlags und Geschäftsfalls, der Vergabe von Rollen, erste Planungen von Vorgehensweisen, Lösungsansätze, benötigten Ressourcen und Veranschlagungen zur Implementierung erstellt werden.
2. Initiating a Project
Dieser PRINCE2 Prozess schafft solide Grundlagen für die Initiierung durch Organisation und klare Definitionen der Arbeit und des Budgets. Mit dem Überblick über die Aktivitäten des gesamten PRINCE2 Projektmanagements bis zur Lieferung der Produkte ist der Prozess die Grundlage für das klar kommunizierte Vorhaben an alle Projekt-Beteiligten. Das umfasst ebenfalls den Projektplan mit Leistungszielen von Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiken und Nutzen. Auch die ständige Bearbeitung des Nutzenrevisionsplans und Business Case dürfen nicht vernachlässigt werden. Management Produkte und Kommunikationkanäle sind außerdem klar zu definieren. Hilfreich ist hierbei der OKR Zyklus.
3. Directing a project
Dem Vorstand vom Projekt wird es mit diesem PRINCE2 Prozess ermöglicht, für das gesamte PRINCE2 Projekt Verantwortung zu tragen. Der Lenkungsausschuss gibt somit die Richtung vor und ist eine Instanz zur Kontrolle in entscheidenden Momenten. Er gibt Freigaben zur Intiierungsphase sowie zur Planung und ist an der fortlaufenden Überwachung vom Nutzen in allen Phasen beteiligt, bis zum Projektabschluss.
4. Controlling a stage
Dieser PRINCE2 Prozess sichert die Organisation, Überwachung, Qualitätsprüfung und Arbeitsübergabe vom Projektmanager an das Team und den Teamleiter bzw. die Teamleiterin. Um den Erfolg zu kontrollieren, werden offene Punkte bearbeitet, Fortschritte an die Stakeholder kommuniziert und eventuell Korrekturmaßnahmen vorgenommen, um innerhalb der Toleranzgrenzen zu bleiben. An den Projektvorstand durch Projektmanager:innen gelieferte Statusberichte sind im Bedarfsfall maßgeblich für Änderungen.
5. Managing Product Delivery
Dieser Prozess der PRINCE2 Methode soll Produktlieferung sicherstellen und eine Steuerung sowie Kontrolle zwischen Projektmanager:innen und Teamleiter:innen in der Projektarbeit gewährleisten. Planung und Erwartungen an das Produkt garantieren Arbeitspläne für jeweilige Arbeitspakete, welche durch den Lenkungsausschuss eine Genehmigung erhielten. Das Management der Produkte ist für das Team Übergabe, Durchführung und Berichterstattung an, sowie die Abnahme der Produkte durch Projektmanager und Projektmanagerinnen.
6. Managing Stage Boundaries
Das Management der Phasenübergänge verbindet in der PRINCE2 Projektmanagementmethode einzelne Phasen durch die Planung der folgenden, die Aktualisierung des Projektplans und des Geschäftsfalls, die Dokumentation vom Abschluss der Phase und die Erstellung von einem Ausnahmeplan. Eine Überprüfung von Qualität und Einhaltung des Projektplans nach jeder Phase verwalten die PRINCE2 Prozessgrenzen. Hiernach wird entschieden, ob ein Projekt eingestellt wird. Lenkungsausschuss und Projektmanager:innen beurteilen dafür Phase und Qualität vom Produkt um das PRINCE2 Projekt weiterhin zu rechtfertigen und Risiken zu beurteilen. Der Prozess wird Ausführung kurz vor Ende einer Phase ausgeführt und die Lessons Learned werden von den Projektmanagern und Projektmanagerinnen dokumentiert, um die kommende Arbeit zu optimieren. Die Starterlaubnis für die folgende Projektphase gibt der Lenkungsausschuss.
7. Closing a Project
Der PRINCE2 Prozess zum Projektabschluss definiert das Ende der Arbeit am Projekt durch die Abnahme des Endprodukts, die Dokumentation und die Übergabe vom Nutzenrevisionsplan sowie die Erstellung des Abschlussberichts. Es ist ein klares Ende durch die Auslieferung der Produkte an den Kunden. Projektmanager:innen tragen die Verantwortung für die Aktivitäten im Rahmen des Projektabschlusses. Besonders praktisch ist hierfür TimeTracks Berichtswesen, welche all Ihre aufgezeichneten Projektzeiten automatisch in übersichtliche Berichte umwandelt.
TimeTracks innovatives Berichtswesen
Dokumente des PRINCE2 Projektmanagements
Es müssen nicht immer alle 26 Produkte angewendet werden. Diese sollten je nach der Umgebung angepasst werden, denn sonst entstünde Mehrarbeit durch eine zu große Komplexität.
- Projektbeschreibung
- Projektleitdokument
- Geschäftsfall
- Konfigurationsdatensatz
- Konfigurationsmanagementstrategie
- Projektstrukturplan (Produktstrukturplan, Teamplan, Phasenplan)
- Arbeitspaket
- Kommunikationsmanagementstrategie
- Produktbeschreibung
- Qualitätsmanagement-Strategie
- Qualitätsliste
- Risikomanagement-Strategie
- Risikoliste
- Projektstatusbericht
- Produktstatusbericht
- Teamstatusbericht
- Ausnahmebericht
- Spezifikationsabweichung
- Phasenabschlussbericht
- Projekttagebuch
- Liste der Offenen Punkte
- Report der Offenen Punkte
- Projektabschlussbericht
- Erfahrungsprotokoll
- Erfahrungsbericht
- Nutzenrevisionsplan
Anpassung an die Projektumgebung
„Projects in Controlled Environments“ – Das ist der Leitfaden für PRINCE2 um flexibel zu arbeiten. Abwandlung der 7 Themen und Prozesse möglich, die Prinzipien sind beizubehalten. Die PRINCE2 Methode ist also für alle Projektarten national, global, in jeder Branche ob öffentlich oder privat, unabhängig vom Unternehmensbereich geeignet. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin PRINCE2 optimal an jeweiligen situativen Kontext anpassen kann. Projekte und eine Navigation nach PRINCE2 erfordern Erfahrung und Schulungen, um die Prinzipien bestmöglich einzuhalten und Produkte optimal zu erstellen.
Warum ist Prince2 für Ihr Vorhaben sinnvoll?
Die Integration von PRINCE2 und dessen Prinzipien in eine Organisation bringen folgende Vorteile mit sich:
- Projekte mit flexiblen Rahmenbedingungen und unterschiedlicher Komplexität
- Toleranzgrenzen geben Spielraum und Planabweichungen sind schnell ersichtlich
- Fehlermanagement und Lektionen beugen gleichen Fehlern im Verlauf zukünftiger Vorhaben vor
- Jede/r Mitarbeiter:in während des gesamten Projekts ist zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsort und hat genauen Arbeitsauftrag
- Dauerhafte geschäftliche Rechtfertigung macht Nutzen immer nachvollziehbar
- Transparenz und Kommunikation aller Stakeholder. Projektmanager und Projektbeteiligten
Zeiteffizienz und Kosteneffizienz resultieren aus den Charakteristika der PRINCE2 Methode bei korrekter Anwendung durch qualifizierte Projektmanager und Projektmanagerinnen.
Erfolgsfaktoren im Prince2 Projektmanagement
Ein erfolgreiches Projektmanagement spannt sich an den drei Faktoren von Zeit, Kosten und Qualität auf. Wenn diese sich nicht synchronisieren, werden Ziele oftmals nicht erreicht. Gründe hierfür sind eine mangelhafte Projektkommunikation, schlechte Projektvorbereitung und Planung, mangelnde Ressourcenverfügbarkeit, zu optimistische Annahmen sowie unklare Rollenverteilungen.
Der Erfolg Ihrer Vorhaben kann durch folgende Faktoren positiv beeinflusst werden:
- Klar definierte Ziele
- Rückhalt durch die Führungsebene
- Stakeholder Management
- Risiko- und Konfliktmanagement
- Funktionierendes Teamwork
- Kommunikation
- Erfahrene Projektleitung
Projektziele im Prince2 Projektmanagement richtig definieren
Die Definition ambitionierter, aber nicht überfordernder Projektziele ist eines der Schlüsselmomente von Innvovation und Fortentwicklung Ihres Unternehmens. Mithilfe des OKR-Zyklus, einem flexiblen Framework zur Zieldefinition, verfügen Sie über ein wichtiges Werkzeug zur strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens per „Objectives and Key Results“.
Unterstützung durch eine Projektmanagement Software
Um Ihre Vorhaben besser verfolgen und Arbeitszeiten auszuwerten, können Ihnen als Projektmanager:innen und Projektleiter:innen cloudbasierte Softwares wie TimeTrack einen entscheidenden Vorteil bieten. Die Web-App können Sie von überall verwenden und somit jederzeit Ihren individuellen Projektplan verfolgen, auswerten und abrechnen.
Hierfür bietet sich auch die elektronische Stempeluhr von TimeTrack an, welche sogar Projekte und Tätigkeiten vorschlägt, an welchen Sie zuletzt arbeiteten. Der Zeiteinträge werden von der Stempeluhr automatisch gespeichert und es gibt einen schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Projekten. So können Sie Arbeitszeiten und Projektaufwände einfach und klar nachvollziehen. Probieren Sie unsere 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst!
Fazit
Projektmanager:innen können durch die komplexen Anforderungen der PRINCE2 Projektmanagement Methode vor Herausforderungen gestellt werden. Um die sieben Prinzipien, Themen und Prozesse einhalten zu könne, ist ein guter Überblick über Arbeitszeiten und den Projektverlauf notwendig. Holen Sie sich Hilfe durch TimeTrack und verschaffen Sie sich als Projektmanager:in somit mehr Zeit für andere Angelegenheiten, die Ihre Aufmerksamkeit verlangen.
Ein Prozess hat viele Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um die Ziele Ihres Unternehmens bzw. die Ihrer Kundinnen und Kunden zu erreichen. Wie Sie mit dem Six Sigma DMAIC Zyklus erfolgreich sind und welche Vorlagen Sie einhalten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
DMAIC Zyklus
Der DMAIC Zyklus ist das Qualitätsmanagement mittels des Verfolgens von Six Sigma. DMAIC ist die Abkürzung für die fünf Phasen der Prozessabfolge. Die einzelnen Anfangsbuchstaben stehen für „Define„, „Measure„, „Analyse„, „Improve“ und „Control„. Der Zyklus verwendet Werkzeuge zum Verbessern der betrieblichen Prozesse und dient der besseren Erfüllung von Kundenwünschen durch Effektivität und Effizienz.
Ähnlich zum DMAIX Zyklus ist PDCA. „Plan, Do, Check, Act“ ist die Basis vom faktenorientierten Qualitätsmanagement. DMAIC kann dennoch von PDCA unterschieden werden:
Der PDCA Zyklus:
- hat 4 Phasen
- ist vielschichtig und Arbeitsschritte wiederholen sich
- ist leicht umzusetzen
Der DMAIC Zyklus hingegen ist vielschichtiger. Denn dieser…
- besteht aus 5 Phasen
- hat einen sequenziellen und übersichtlichen Verlauf
- ist anspruchsvolle Projektorganisation und benötigt Schulung
- charakterisiert sich durch Zwischenziele einzelner Phasen
Der DMAIC Zyklus ist also mehr für Projekte geeignet, durch die Analyse der Grundursachen eines Problems. Hingegen eignet sich der PDCA Zyklus eher für die Definition vom Problem.
DMAIC steht also für die Planung von Projekt in einzelnen Schritten von dessen Beginn bis zum Abschluss. Der Six Sigma DMAIC Zyklus umfasst 5 Phasen mit 12 Schritten.
Definition
Der DMAIC Zyklus dient der Prozessoptimierung zum Verbessern von bestehenden Produkten durch die Zusammenfassung bekannter Vorgehensweisen zu einem systematischen Ansatz zum Qualitätsmanagement. Kennzeichnend sind dafür folgenden Vorlagen:
- Definieren
- Messen
- Analysieren
- Verbessern
- Steuern
DMAIC Prozesse im Management
DMAIC Zyklus steht für das Verbessern von Qualität und Effizienz der Produkte, Dienstleistungen sowie internen Prozessen. Somit können dessen Werkzeuge vielfältig eingesetzt werden.
Die Einsetzung von DMAIC im Qualitätsmanagement
- Mehrarbeit und Fehler werden vermieden
- Einbindung der Kundenerwartungen für Erfüllung der Bedürfnisse
- Einbindung der Zulieferer für optimales Lieferantenmanagement
Die Einsetzung von DMAIC im Projektmanagement
- Neue Möglichkeiten und Werkzeuge für das Projektmanagement
- Konzeptioneller Rahmen zur dauerhaften Verbesserung der Leistungsmerkmale
Ein PMO kann ebenfalls dazu verhelfen, die Arbeiten von Ihrem Unternehmen besser zu strukturieren. Das Akronym steht für Project Management Office; also ein Team, das unterstützende Aufgaben zur Standardisierung, Problemlösung und zur schnellen Entscheidungsfindung übernimmt.
Six Sigma und DMAIC
Six Sigma ist ein strategisches Verfahren zur Prozessverbesserung in einem Unternehmen unter Anwendung statistischer und analytischer Methoden.
Lean Six Sigma steigert die Effizienz und Qualität der Unternehmensprozesse und somit auch Produkte, indem Probleme genau beschrieben, eine Problemlösung identifiziert und Verbesserungen nachhaltig gestaltet werden.
DMAIC ist der Kernprozess von Six Sigma und fasst bekannte Vorgehensweisen zusammen. Werkzeuge werden über die Phasengrenzen hinweg miteinander verknüpft und ein Projekt kann somit chronologisch strukturiert werden. DMAIC Zyklus ist also Arbeitsmittel von Six Sigma, kann aber auch losgelöst davon funktionieren.
Für Projektleiter:innen ist diese Weise der Durchführung eine große Hilfe, da ein erfolgreiches Projekt auf Steuerung und Planung basiert. Die Managementkompetenz ist maßgeblich für Planung, Initiieren, Steuerung und Kontrolle bis hin zum Ergebnis. Dazu zählt auch die dauerhafte Optimierung der Prozesse.
Um den Überblick nicht zu verlieren, gibt es digitale Tools wie TimeTrack, die Sie die Schlüsselfaktoren wie Arbeitszeiten und Budgets dank der Projektverfolgung nicht aus den Augen verlieren lassen. Sie können ebenfalls Berichte gefiltert nach Kundinnen und Kunden, Projekten, Tätigkeiten, Kosten und Mitarbeiter:innen erstellen.
Die fünf Six Sigma Phasen
Der DMAIC Zyklus umfasst fünf Phasen und 12 Schritte, dessen Ablauf beizubehalten ist. Er kann in Abhängigkeit zum Budget wiederholt werden.
1. Define-Phase
Um festzulegen, was das Problem ist, ist das Ziel der Define-Phase die Beschreibung der Probleme und dessen Priorität zur Lösung für das Unternehmen sowie das Aufstellen des Teams zur Optimierung. In der Planungsphase wird das Projekt detailliert geplant und Problemfelder erfasst.
Schritt 1: Projektauswahl und Projektumfang von Six-Sigma Projekt
- Werte des Unternehmens mit Chancen und Möglichkeiten bestimmen
- Projekte definieren, Umfang festlegen und Stellenwert bestimmen
Schritt 2: Definieren vom Fehler
- Der Fehler hat sein Fundament in Kundenwunsch oder aber auch Problem für den Kunden/ die Kundin
- Anforderungen an die Qualität des Prozesses neu definieren durch Qualitätskriterien
Probleme, Vorschläge zur Verbesserung und Kennzahlen müssen im Projekt-Charter dokumentiert werden, um dem Team den Überblick zu erleichtern.
2. Measure-Phase
Das Messen dient der Definition des Fehlers sowie der Leistungsmerkmale des Prozesses. Mit einem geeigneten Messsystem soll festgelegt werden, welchen Umfang das Problem hat und wie die Ziele zur Verbesserung gesetzt werden. Die Measure Phase dient der Vorbereitung der Umsetzung eines Problems per Soll-Ist-Vergleich.
Schritt 3: Bestimmung und Analyse des Messsystems
- Zahlen, Daten und Fakten dienen der Beurteilung vom Prozess
- zur Ermittlung der Einflüsse und Ausgangslage
Schritt 4: Basisleistung
- Aktuelle Leistungsmerkmale des Prozesses bestimmen
- Process Mapping von einem Prozess erstellen, um Teilprozesse ersichtlich zu machen
Schritt 5: Aktueller Output definiert Ziele
- Leistung des Prozesses als Wert, also die Prozessfähigkeit, bestimmt Ziele zur Verbesserung
Ziel ist es Kennzahlen zu entwickeln, die den Sollzustand beschreiben. Hierzu dienen statistische Methoden.
3. Analyse-Phase
Um herauszufinden, was die Hauptursachen für das Problem sind, versucht die Analyse-Phase die Messsysteme und die Six Sigma Methoden zu überprüfen. Die dritte Phase dient der Findung von Problemlösungen, die den gewünschten Sollzustand gewährleisten.
Schritt 6: Mögliche Ursachen suchen
- Herausfinden, warum nicht die gewünschten Ergebnisse aufkommen
Schritt 7: Grundursache ermitteln
- Grundursachen mit Daten kennzeichnen, um sie nachvollziehbar zu machen
Wenn Ansätze gefunden sind und eine Problemlösung definiert ist, kann die Grundursache in der Praxis behoben werden.
4. Improve-Phase
Ziele der Verbesserungsphase sind es, herauszufinden, ob eine Lösung entwickelt werden kann, die Projektziele erreichbar macht sowie praktisch umsetzbare Maßnahmen zu ermitteln.
Schritt 8: Optimale Lösung ermitteln
- Optimale Lösung definiert sich durch: voraussichtliche Prozessleistung, Kosten, Anforderungen und Risiken
Schritt 9: Präferierte Lösung testen
- Pilotversuch testet vorgeschlagene Lösungen und stellt Risiken fest
- Prognosen über Kosten und Einsparungen für den Business Case
In der Improve-Phase sind Handlungsanweisungen zu entwickeln. Die erfolgversprechendsten werden getestet und ausgewählte Lösungen später implementiert.
5. Control-Phase
Die Control -Phase dient der Nachhaltigkeit der Verbesserungsbemühungen. Lösungen sollen also hier implementiert und sichergestellt werden, um Anderen mit ähnlichen Problemen zu helfen. Ziel der Control Phase ist es, die Maßnahmen zu überprüfen und dauerhafte Lösungen zu garantieren.
Schritt 10: Messsystem sichern und analysieren
- Kontrollplan mit Verantwortlichkeiten für Maßnahmen der Korrektur erstellen
- Grundursachen und operative Verwaltung festlegen
- Feste Kontrollzeiträume definieren
Schritt 11: Verbesserung implementieren und nachweisen
- Umsetzungsplan erstellen mit Projektdefinition, Projektorganisation, Projektplan, Ressourcen, Budget, Risikomanagement, Kommunikationskanälen und Trainingsanforderungen
Schritt 12: Dokumentation und Übergabe vom Projekt
- Projektdokumentation, damit man die Nachvollziehbarkeiten gewährleisten kann
- Gründe für Veränderungen und Implementierung der Lösungen sowie deren Nutzen dokumentieren
Wenn die Umsetzung zu den gewünschten Zielen führt, kann ein Projekt zum Abschluss gebracht werden. Bei Misserfolg können Sie den gesamten Zyklus und die einzelnen Schritte erneut durchlaufen, bis der Kunde bzw. die Kundin zufrieden ist und keine Fragen mehr offen sind.
Ein Six Sigma Anwendungsbeispiel
Um alle Phasen und Prozesse nachvollziehbar zu machen, folgt ein kurzes Beispiel zur Optimierung der Verpackungsgröße:
- Kundenbeschwerden zur Größe der Verpackung sollen minimiert werden
- Image des Unternehmens aufbessern durch Nachhaltigkeit und Einbeziehung der Kundenwünsche
- Messgröße können also anhand der Verpackung in Bezug zum Produkt quantifiziert werden sowie am Anteil nachhaltiger Rohstoffe, die Sie in dem Verpackungsmaterial verwenden
- Der Istzustand beträgt 50 cm3 anstatt des Sollzustands von 45 cm3 an Verpackungsmaterial
- Der Istzustand beträgt 0 % anstatt den 30 % Recyclinganteil im Sollzustand
- Qualitätsmerkmale sind schnell zu ermitteln und eine Umsetzung kann direkt starten
Der Einsatz von TimeTrack und Six Sigma
Six Sigma dient als Verbesserungssystem für Qualität der Effizienz in internen Prozessen. TimeTrack kann einen Überblick über Kennzahlen und stattfindende Prozesse bieten. Sie können Arbeitszeiten mit der digitalen Stempeluhr erfassen und nachvollziehen. Diese können den Projektaufwand erfassen, Projekte auswerten und Projektabrechnungen erstellen. Fortschritte und Überschreitungen der Ressourcen eines Projekts sind leicht nachvollziehbar und mit der Projektauswertung können Sie die passenden Berichte für Ihre Bedürfnisse erstellen.
Projektverfolgung mit TimeTrack
In der Measure-Phase im Six Sigma DMAIC Zyklus kann durch TimeTrack für ihr Unternehmen Zahlen, Daten und Fakten bereitstellen. Leistungen werden mit TimeTrack kontinuierlich gemessen und kontrolliert, was die Grundlage für Six Sigma ist. Der DMAIC Zyklus kann in Zusammenarbeit mit TimeTrack „Define Measure Analyse Improve und Control“ erleichtern und helfen, einen Prozess effektiver und effizienter zu gestalten. Überzeugen Sie sich selbst und probieren Sie unsere 14-tägige Testversion.
Fazit
Der Six Sigma DMAIC Zyklus ist umfangreich. Nehmen Sie deswegen eine Schulung in Anspruch, um die Werkzeuge und die Methoden bestmöglich anzuwenden. Denn dies hilft Ihnen dabei, Ihren Kunden und Kundinnen den bestmöglichen Service zu bieten und den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig zu sichern.
Bei Projekten gibt es zahlreiche Unterschiede, welche in der Projekttypen divergieren. Je nachdem, was Sie für ein Vorhaben bewältigen, nennt sich das Projekt anders und auch die Maßnahmen unterscheiden sich. Dieser Blog-Artikel bringt Ihnen das Akzeptanzprojekt näher, beschreibt diese und klärt mögliche Unklarheiten. So können Sie in Zukunft Ihre Projekte perfekt definieren und alle Mitarbeiter:innen wissen, wovon gesprochen wird!
Was sind Akzeptanzprojekte?
Akzeptanzprojekte sind eine Untergruppe der verschiedenen Projektarten. Insgesamt unterscheidet man zwischen vier verschiedenen Projektarten. Diese sind namentlich die Standardprojekte (z.b. IT Projekte), Potentialprojekte, Pionierprojekte und Akzeptanzprojekte. Dieser Artikel befasst sich mit Letzteren, welche sich auf der kulturellen Ebene eines Unternehmens abspielen.
Bei Akzeptanzprojekten geht es also um das Vorhaben einer kulturelle Veränderung innerhalb eines Unternehmens. Diese Veränderung zeigt sich in einer Verhaltensänderung der betroffenen Personen. Es handelt sich um die Verbesserung innerhalb des Unternehmens durch Kommunikation der Erfahrungswerte. Dabei können zum Beispiel standardisierte Prozesse angepasst werden.
Kurzer Exkurs: Das Standardprojekt
Von Standardprojekten wird dann gesprochen, wenn alle einzelnen Schritte in einem Projekt nach vorgegebenen Standards durchgeführt werden, zum Beispiel IT Projekte. Diese werden vom Projektmanagement vorgegeben und sind oft bereits vor der Projektbeschreibung klar.
Akzeptanzprojekte ähneln den Standardprojekten, da bei beiden auf bereits bekannte Informationen zurückgegriffen werden kann. Methoden und Hilfsmittel, zum Beispiel Softwares oder Apps kommen dabei zum Einsatz.
Weitere Projektarten
Damit Sie zwischen den verschiedenen Projekten unterscheiden können, stellen die nächsten Paragraphen auch die anderen Projektarten und deren Projektgegenstand kurz vor. So sind Sie bestens über die Kriterien der Projektklassifizierung informiert und können diese ideal in Ihr Unternehmen implementieren.
Standardprojekte
Standardprojekte verändern die strukturellen Grundlagen nur punktuell. Ein Beispiel hierfür sind Projekte wie Kundenaufträge, die bereits Routine geworden sind und bei denen nur minimale Veränderungen stattfinden.
Potentialprojekte
Potentialprojekte sind auch als Change-Projekte bekannt. Diese Projekte sind meist nicht sehr aufwendig, bieten aber dafür neue Chancen und Herausforderungen für Ihr Unternehmen, weshalb sie sehr stark verbreitet sind.
Pionierprojekte
Pionierprojekte werden auch Pilotprojekte genannt und haben schwerwiegende Veränderungen im Fokus. Das beste Beispiel dafür ist die Neuausrichtung einer Firma oder die Fusion von zwei Firmen.
Beispiel eines Akzeptanzprojekts
Bei jedem Projekt muss analysiert werden, ob dieses positiv oder negativ für das Unternehmen ist, bzw. war. Im vorigen Paragraph wurde erwähnt, dass bei Akzeptanzprojekten die kulturellen Veränderungen im Mittelpunkt stehen. Diese kulturellen Veränderungen zeigen sich in Anpassungen des Verhaltens von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sowie den jeweiligen Vorgesetzten.
Wie der Name schon sagt, ist also die Akzeptanz absolut zentral bei dieser Projektart. Damit ist selbstverständlich die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen von der Projektleitung gemeint. Mit einer solchen Projektart wird der Dialog gefördert und besseres Feedback implementiert. Aber wie funktioniert das denn genau?
Einführung eines Leistungsbeurteilungssystems
Als Beispiel für ein solches Projekt nehmen wir die Einführung von einem Leistungsbeurteilungssystem. Ein solches dient zur Analyse, ob die Mitarbeiter:innen „gut genug“ arbeiten. Damit die Beurteilung für alle fair durchgeführt wird, muss ein einheitliches System her. Sonst wäre eine solche Beurteilung an Komplexität kaum zu übertreffen! Einschätzungen von Menschen, mit denen man täglich arbeitet, ohne codierte Unterstützung, ist nämlich praktisch unmöglich.
TimeTrack ist die perfekte Lösung
Wird ein System eingeführt, mit dem die Leistungen der Projektmitarbeiter:innen untersucht werden können, dann führt das langfristig zu höherem Projekterfolg. Nun kann nämlich anhand von Daten und Fakten die Kommunikation mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gesucht werden. Dieser Erfolg wird im Vorfeld vom Projekt definiert und im Hilfsmittel eingetragen. Nun kann während der Durchführung der Projekte die Arbeit ausgewertet werden und Sie können bedeutend besser Maßnahmen im Projektmanagement treffen. Wie Ihnen TimeTrack als solches System helfen kann und wie die Software am besten zur Anwendung kommt wird weiter unten im Artikel erklärt.
Projekte mit TimeTrack planen
Überblick Akzeptanzprojekt
Bei Management von Akzeptanz ist die Auswertung eines Prozesses gemeint, welche auf Basis von vorgegebenen Kennzahlen als positiv oder negativ angesehen wird. Bei traditionellen Projekten, wie bei beispielweise Produktentwicklungen, handelt es sich bei Akzeptanzmanagement um Marktanalyse. So kann eine typische Frage sein, was auf dem Markt fehlt und was sich dementsprechend die Kunden erhoffen. Auf Basis dieser Forschung wird schlussendlich ein Produkt entwickelt und verkauft. Dieses Produkt wird von den Kunden und Kundinnen akzeptiert, denn es wurde schließlich nach deren Wünschen konzipiert.
Dementsprechend kann nun die Brücke zu den Projekten geschlagen werden. Zentral ist die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen betreffend neuen Prozessen. Nach Akzeptanzprojekten sollten Ihre Mitarbeiter:innen zufriedener sein als zuvor. Diese Zufriedenheit muss verstanden werden, genau wie die Wünsche der Kunden verstanden werden müssen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen mit der Neuerung auch glücklich sind!
Mögliche Risiken eines Akzeptanzprojekts
Eine jede Veränderung ist mit Risiken verbunden. Bei Projektarten, bei denen die Akzeptanz im Vordergrund steht, ist die Ablehnung der Veränderung das wohl größte Risiko. Darum ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erklären, warum Sie Prozesse und Projekte anpassen. Schließlich handelt es sich bei solchen Projekten oft um eine Verbesserung am Arbeitsplatz für alle Beteiligten!
Risiken von Akzeptanzprojekten bewältigen
Um solche Risiken zu minimieren kann es sinnvoll sein, dass Sie sich vor der Einführung des Projektes Verbündete suchen. Diese sollten aus allen Bereichen des Unternehmens kommen. So haben Sie Unterstützung innerhalb der Mitarbeiterkreise. Wenn es schlussendlich um die Einführung einer Veränderung geht, werden sich einige Personen sträuben. Diese werden jedoch innerhalb der Arbeitsgruppen diskutieren und dort auf Ihre Verbündeten treffen, welche die Veränderungsängstlichen vom aktuellen Projekt überzeugen.
Risikoanalyse durchführen
Selbstverständlich sollten Sie innerhalb Ihres Unternehmens eine Risikoanalyse durchführen, bevor Sie die Planung der Projekte überhaupt beginnen. So können Sie auch Ihre Verbündeten zur dementsprechenden Situation informieren und die Durchführung des Projektes wird schlussendlich reibungsloser verlaufen.
Softwares als Lösung zur Bewältigung eines Akzeptanzprojekts
Softwares wie TimeTrack erlauben es ihren Benutzern nicht nur Ihre Arbeitszeit, sondern auch ihre Projektzeit aufzuzeichnen. Besonders praktisch ist dies beim Projektmanagement. Mit TimeTrack kann man seine Projektzeiten mittels Knopfdruck aufzeichnen. Daraufhin erfolgt, bei Aktivierung der Projektverfolgung, eine Aktualisierung des bisherigen Projektfortschritts. TimeTrack vereinfacht auch die Organisation bei mehreren Projekten dank der Funktion „Suche“.
Automatische Projektverfolgung
Mit der Projektverfolgung können Sie Projekte auf einen Blick verstehen und vergleichen, die Projektarten sind hierbei egal. Wenn Sie mit TimeTrack zusammenarbeiten, dann können Sie von Projektplanung bis Abschluss genauesten verfolgen, wie es sich die Kennzahlen mit den wirklichen Zahlen des Projekts verhält. Sie, und auch Ihre Mitarbeiter:innen, haben also aktuelle Information zu jeder Tätigkeit.
Projektverfolgung mit TimeTrack
Praktisches Projektcontrolling
Beim Projektmanagement ist es von höchster Wichtigkeit, dass Sie zwischen Projekten vergleichen können. Nur so werden Sie zukünftige Projekte besser bewältigen als vergangene Projekte. Außerdem können Sie nur mit Vergleichen unterscheiden, ob Sie ein Projekt nun als gut kennzeichnen, dieses also akzeptieren, oder eben nicht. Mit TimeTrack wird dieser mühsame Vergleich von der App übernommen. Ihre Mitarbeiter:innen tragen Zeit und Budget in die Software ein und sofort kann auf ein Blick gesehen werden, wie das Projekt zur Zeit läuft. So haben Sie auch laufend die Möglichkeit, gewisse Anpassungen an die Maßnahmen vorzunehmen.
Einfache Projektauswertung mit TimeTrack
Schlussendlich werden Sie mit TimeTrack genauere Auswertungen tätigen können. Dies lässt Sie Prozesse besser anpassen, Ihre Mitarbeiter genauer bewerten, und diese auch mit Projektmanagement Skills bedeutend besser führen. Dank TimeTracks Projektmanagement haargenau, wer wie arbeitet und wo gewisse Mitarbeiter:innen potenziell noch Unterstützung brauchen. Dementsprechend machen Sie beim Projektmanagement riesige Schritte nach vorne und Sie können die Erfolgsfaktoren Ihrer Projekte genauer verstehen.
Fazit
Nun ist klar, wie zwischen den verschiedenen Projektarten unterschieden werden kann, welche Maßnahmen bei der Klassifizierung zu treffen sind und was bei Akzeptanzproblemen als Lösungsansatz gilt. Bauen Sie dieses Wissen in Ihre nächste Planung ein und besprechen Sie intern, ob Sie nicht ein gewisses Projekt brauchen, damit Ihr Unternehmen noch profitabler wird! Vielleicht sind ja schon bald Change Projekte in der Pipeline, die Ihre Organisation fördern.