Der Deming Kreis, auch Deming Rad, Shewhart Cycle, oder PDCA Zyklus genannt, ist eine Methode um besser zu lernen bzw. zu arbeiten. Der Deming Zyklus besteht aus vier Elementen, welche kontinuierlich aufeinander folgen. PDCA heißt der Kreis übrigens, da dies die Anfangsbuchstaben der vier Phasen des Zyklus sind: Plan Do Check Act. Was es mit diesem Begriff alles auf sich hat und wie man den PDCA Zyklus am besten anwendet wird Ihnen nach dem Lesen dieses Artikels klar sein!
Die Entstehung vom Deming Kreis
Erfunden wurde der Deming Kreis vom amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart. Dieser publizierte 1939 ein Buch, in dem er zum e
rsten Mal von einer systematischer Kontrolle der Produktionsprozesse schreibt. William Edwards Deming überarbeitete dieses Buch und stellte die Produktionskontrolle in einem Kreis dar. Darum wird Herr Deming auch als „Vater des Verbesserungsprozesses“ gesehen und nicht Herr Shewhart. So entstand also der Demingkreis, wie wir ihn heute kennen!
Wozu wird der Deming Kreis gebraucht?
Beim Deming Kreis geht es um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess von Tätigkeiten. So wird der Erfolg des gesamten Prozesses gesteigert, was generell ein Schlüssel zum Erfolg einer Firma ist. Es handelt sich beim Demingkreis also um ein Tool des Qualitätsmanagements, bei dem die Verbesserung von allmöglichen Prozessen als Ziel steht.
Demingkreis gegenüber weiteren Prozessverbesserungen
Von allen möglichen Arten der Qualitätssicherung ist der PDCA Zyklus die Beste. Das liegt daran, dass beim PDCA Zyklus das gesamte Team an der Prozessverbesserung beteiligt ist. So kann ein Unternehmen garantieren, dass einerseits auch die korrekten Anpassungen gemacht werden und andererseits diese auch in Zukunft umgesetzt werden. Schlussendlich führt das Umsetzen der neuen Prozesse zu glücklicheren Mitarbeiter:innen, sowie zufriedeneren Kunden bzw. Kundinnen.
TimeTrack unterstützt in der Planung
Beim Umsetzen von PDCA und einer Qualitätsverbesserung ist es sinnvoll mit zusätzlichen Tools zu arbeiten, welche Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen unter die Arme greift. Ein solches Tool ist TimeTrack, welches Ihnen hilft, bei der Planung am Ball zu bleiben.
Mit TimeTrack können Sie Projekte, Unterprojekte, und einzelne Aufgaben ganz leicht in der App eintragen. Diese werden dann automatisch verfolgt und sind als Berichte und Analysen einsehbar.
Durch die Kombination der Aufgabenplanung und des Projektcontrolling von TimeTrack haben Sie optimale Aussichten, um zu einem erfolgreichen Resultat zu kommen. Durch die Übersicht aller bisherig geleisteten Projekttätigkeiten und dem gleichzeitigen Überblick der Aufgaben, können Sie mit dem PDCA Zyklus bzw. Demingkreis die Prozesse stets verbessern.
TimeTrack – Aufgabenplanung
Des weiteren nimmt Ihnen TimeTrack einen Haufen Arbeit ab, wie zum Beispiel den Dienstplan zu erstellen, und Sie fokussieren aufs Wesentliche. So sind Sie immer im Bilde und bleiben informiert!
Die PDCA Methode einfach erklärt
Der PDCA Zyklus ist keine Hexensache und ist im Prinzip ganz leicht zu verstehen. Die folgenden Paragraphen erklären die einzelnen Phasen in Detail und zeigen auf, worauf geachtet werden sollte. Dann klappt das ganz bestimmt mit Plan Do Check Act!
Das Ziel des PDCA Zyklus ist es, einen neuen Standart für alle Mitarbeiter:innen zu definieren. Dieser neue Standart ist wiederum Ausgangspunkt vom nächsten PDCA Zyklus. Es kommt also zu einer Wiederholung der Phasen und schlussendlich erneut zu einer Optimierung. Die Vorgehensweise bleibt jedoch immer dieselbe.
Die vier Phasen zur Implementierung vom Deming Kreis
Jetzt ist die Definition von Plan Do Check Act klar und das Konzept dahinter auch. Nun geht es ans Eingemachte: Erfahren Sie nun alles über den PDCA Kreislauf und das Konzept hinter jedem Schritt. So handeln Sie schlussendlich richtig und das Unternehmen profitiert drastisch vom korrekten Umsetzen von einem spezifischen Prozess.
Phase 1: Plan
Beim ersten Schritt geht es ums Planen. Die jetzige Situation wird analysiert und es wird notiert, was verändert werden muss. Sie stellen also einen sogenannten Soll Ist Vergleich auf, bei dem Sie die Soll-Situation mit der Ist-Situation gegenüberstellen. Danach entwickeln Sie Maßnahmen, welche zur gewünschten Optimierung führen werden.
Phase 2: Do
Im nächsten Schritt geht es ums Handeln. Die geplante Methode wird umgesetzt, eine Verbesserung wird erhofft.
Phase 3: Check
Bei der Check Phase handelt es sich ums Kontrollieren der implementierten Verbesserung. Wurde das Resultat erreicht, welches beim Planen erhofft wurde? Wenn nicht, was waren die Probleme?
Phase 4: Act
Der Verbesserungsprozess endet mit der Act-Phase, in der basierend auf dem Plan und entsprechenden Check, Anpassungen im Prozess vorgenommen werden. Wurde das gewünschte Ziel erreicht, dann ist ein Zyklus abgeschlossen. Wurde das Ziel nicht erreicht, dann ist nun der Ausgangspunkt für einen neuen PDCA Zyklus.
Der PDCA Zyklus in mehr Detail
Selbstverständlich ist der PDCA Zyklus in gewissen Branchen effektiver als in anderen. Anwendung kann Plan Do Check Act jedoch in praktisch allen Unternehmen finden. Bei der Herstellung von allmöglichen Produkten kann dieses Konzept zum Gebrauch kommen, jedoch ist es auch ein Verbesserungsprozess bei Firmen, welche eine Dienstleistung anbieten.
Vorteile vom Deming Kreis
Der PDCA Zyklus hat einige Vorteile gegenüber einer anderen Fehler Ursache Analyse. So ist der PDCA Zyklus unglaublich einfach anzuwenden. Die vier Schritte zur Verbesserung geben ein simples Grundgerüst, welches jedoch nach Belieben angepasst werden kann. Wegen diesem Gerüst benötigt der PDCA Zyklus per Definition auch wenig Erklärung und kann in der Regel direkt umgesetzt werden. PDCA ist die Basis vom faktenorientierten Qualitätsmanagement und ähnelt sehr dem DMAIC Zyklus.
Ein weiterer Vorteil des Deming Kreises ist die Kreisform der Methode. Da man nach Ende eines Zyklus wieder am Anfang eines neuen Zyklus ist, befindet sich ein Unternehmen in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dieser führt zu besseren Resultaten.
Der PDCA Zyklus als statistisches Tool
Schlussendlich ermöglicht der PDCA Zyklus einen statistischen Einblick in gewisse Vorgehensweisen, was der einfacheren Analyse dieser dient. Im Englischen spricht man hierzu von einem „Statistical Process Control.“ Statistiker:innen können genaue Auswertungen der erzielten Resultate vornehmen und dessen Ursprünge auch bestens zurückverfolgen. Um die Zurückverfolgung besonders einfach und zeitsparend zu gestalten, verwenden viele Unternehmer:innen dafür die Projektüberwachung von TimeTrack.
TimeTrack – Projektverfolgung
Nachteile vom PDCA Kreis
Der größte Vorteil vom PDCA Zyklus ist auch sein größter Nachteil! Da der Zyklus extrem genau und detailliert ist, lässt er keine schnellen Veränderungen zu. So muss man jede Anpassung zuerst planen, diese umsetzen, und dann noch einem rigorosen Check unterziehen.
Außerdem muss der Plan, welcher in den vier Phasen umgesetzt wird, immer auf lange Sicht aufgestellt werden. Darum sollte das Planen auch immer vom gesamten Projektteam ausgeführt werden, damit Erfolge gefeiert werden können!
Fazit
Nun ist klar, wie das mit dem Begriff „PDCA“ auf sich hat. Stellen Sie also Ihren eigenen Plan auf, setzen Sie diesen um, Checken Sie die Resultate, und Handeln Sie entsprechend!
Ganz egal ob Ihre Firma mit Produkten arbeitet, einen Service anbietet, oder sonstig tätig ist: Mit dem PDCA Zyklus verbessern Sie bestimmt Ihre Arbeitsschritte. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass der PDCA Zyklus auch für firmeninterne Vorhaben angewandt werden kann. Verbessern Sie damit Ihren Onboarding Prozess oder stellen Sie eine neue Norm für Mitarbeiter-Transfer auf. Die Möglichkeiten zur Verbesserung sind wirklich endlos!
Im unternehmerischen Bereich sowie auch im Privatleben: Jede Handlung, die wir ausführen, ist mit gewissen Risiken und Chancen verbunden.
Die Bewertung und Analyse – also eine ordentliche Risiko- und Chancenberichterstattung sind unabdingbar für die positive Entwicklung von Ihrem Management und der positiven Entfaltung Ihrer Geschäftsführung.
Eine Chancen- und Risikoanalyse betreiben Sie auf irgendeiner Weise vielleicht sogar schon intuitiv. Wenn Sie sich vor Durchführung eines Projektes fragen, was die Vor- und Nachteile der geplanten Ausführung seien können, sind Sie schon nah dran.
Wenn Sie ein professionelles Chancenmanagementsystem etablieren, werden Sie darin selbst für Ihr Unternehmen eine Chance erkennen. So können Sie der der Risikobewältigung aktiv entgegen wirken und sich vor allem auf das Erkennen der Chancen eines Projektes konzentrieren.
Chancenmanagement Definition
Was also genau ist unter Chancen- und Risikomanagement überhaupt zu verstehen?
In der gängigen Fachliteratur der Betriebswissenschaft werden das Chancen- als auch Risikomanagement meist auf einmal genannt. Tatsächlich ist es eher unüblich, nur das eine von beidem zu betreiben.
Beim Risikomanagement sollen vor allem – wie der Name sagt – Risiken früh erkannt werden, damit die Geschäftsentwicklung nicht beeinträchtigt wird. Eine Maßnahme zur Bewältigung dieser potentiellen Gefahren ist unter anderem die Risikoberichterstattung.
Beim Chancenmanagement wird im Unternehmen eine andere Perspektive eingenommen. Die frühzeitige Erkennung von Chancen kann mindestens genauso zur positiven Weiterentwicklung eines Konzerns beitragen wie die der Gefahrenminimierung.
Unter einer Chance versteht man oft eine positiv unerwartete Potentialgelegenheit, die bei Gelingen beziehungsweise Eintreten beispielsweise eine Rufverbesserung des Unternehmens oder eine Ertragssteigerung bedeuten kann.
Das Anwendungsmodell des Chancenmanagements
Das Chancen- und Risikomanagement beginnt zwar in der Theorie, nimmt aber immer ein echtes Projekt in den Fokus, das ein Unternehmen umzusetzen plant. Die Chancen und Risiken, die herausgearbeitet werden, sollten also zielgerichtet sein auf den tatsächlichen und spezifischen Fall. Dabei hilft ein Anwendungsmodell.
Zur besseren Steuerung von Ihrem Chancen- und Risikomanagementsystem ist ein aktueller Lagebericht (oder eine zielgenaue Prognose für beispielsweise einen Launch Ihres Projektes in 1-2 Jahren) für Ihr Berichtswesen ideal.
Auch Ihr Team wird das sicher zu schätzen wissen. Für die Chancen- und Risikobewertung ist es wichtig, als Projektteam ein gemeinsames Ziel zu kennen und es zum Bestandteil der Firmenkultur zu machen, gemeinsam Projekte einmal von vorne bis hinten durchzudenken und zu verfolgen. Die praktische Projektzeiterfassung von TimeTrack ermöglicht genau das. Die Berichte und Analysen für Projekte zeigen Ihnen visuell an, welche Tätigkeiten wann verrichtet wurden und werden automatisch aktualisiert. Die Berichte können Sie für Meetings als CSV oder Excel exportieren oder drucken.
Berichte und Analysen – TimeTrack
Unterschiede und Parallelen zwischen Risiko- und Chancenmanagement
Worauf achtet man bei dem einen, worauf bei dem anderen eher? Insbesondere wichtig sind die zwei verschiedenen Blickwinkel und mentalen Perspektiven, die eingenommen werden sollen/müssen. Das soll hier näher ausgeführt werden.
Gemeinsamkeiten
Der grundsätzliche Verlauf beim Risiko- und Chancenmanagement ist derselbe, die Rahmenbedingungen ähneln sich sehr. Außerdem ist es bei beiden wichtig, dass die Bewertung der Risiken und Chancen auch in andere Management- und Controlling Systeme des Unternehmens integriert wird.
Chancen- und Risikomanagement umfasst eine umfassende und möglichst realistische Bewertung, für die im gesamten Projektverlauf vor allem das Controlling eine Rolle spielen sollte.
Unterschiede
Während es beim Risikomanagement um die Minimierung der Risiken geht, versteht sich das Chancenmanagementsystem auf eine Maximierung der Chancen. Allein diese zwei unterschiedlichen Blickwinkel der Methoden haben Auswirkungen auf die Ziele vom Management und nehmen damit auch Einfluss auf die Stimmung im Team.
Wenn Sie die Dinge positiv formulieren, ist es gut möglich, dass Ihr Team angstbefreiter und motivierter arbeiten kann, als wenn es immer nur darum geht, Risiken aus dem Weg zu räumen. Selbstverständlich ist es wichtig, große Komplikationen – also Risiken – aus dem Weg zu räumen. Dennoch dürfen Sie nie vergessen, dass es ganz normal und beinahe unvermeidbar ist, dass mal etwas schief geht.
Doch vielleicht lässt sich ein anbahnendes Risiko durch das richtige Risikomanagement vermeiden. Als Menschen sind wir fähig, aus bereits getanen Fehlern zu lernen und diese das nächste Mal zu erkennen, bevor sie passieren.
Erfolgreich Chancenmanagement einführen
Was könnte also eine Möglichkeit sein, diese besondere Form der Projektfrüherkennung auch in Ihrem Unternehmen zu etablieren?
Bevor Sie handeln, sollten Sie sich fragen, wie Sie diese Prozesse etablieren ohne Ihrem Team zusätzliche Arbeit aufzulasten, sondern sie eben genau zu entlasten. Erklären Sie Ihrem Team, dass das Chancen- und Risikomanagement im besten Falle dazu beitragen wird, dass Sie effektiver arbeiten können und räumen Sie so Ungewissheit aus dem Weg.
Kommunikationsförderndes Management
Es geht hier nicht nur um Kontrolle und unzählige Berichte – sondern auch darum, sich durch das Erkennen gewisser Chancen proaktiv für ein Projekt einsetzen zu können. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter:innen ein Projekt auch mal in eine Richtung lenken können, in der auch die ganz speziellen Talente und Leidenschaften des Projektteams gut keimen und gedeihen können.
Chancen und Risiken sicher einschätzen: Ein Gewinn für das gesamte Team
Die Maßnahmen, die Sie und Ihr Team also im Zusammenhang des richtigen Management zum Thema Chancen und Risiken beachten können, sind also hilfreich für Ihre Projektteams als auch für das Unternehmen selber. Denn so behalten Sie aktiv die Weiterentwicklungschancen Ihres Teams als auch von Ihrem Management im Blick. Risiken und Chancen im Blick zu behalten schärft die Wahrnehmung – auch im Bezug auf das aktuelle Weltgeschehen.
Chancenmanagement mit TimeTrack
Vielleicht haben Sie bereits Maßnahmen des Chancen- und Risikomanagement etabliert, aber nun stellt sich die Frage, wie Sie diese auch in der Praxis mit Ihren bereits bestehenden anderen Managementsystemen kombinieren?
Risikominimierende Projektverfolgung
Mit einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack haben Sie natürlich zuerst einmal die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder:innen festhalten zu lassen. So können Sie im Projektcontrolling nachvollziehen, ob das Projekt realistisch geplant war oder doch zu viele Arbeitsstunden investiert werden mussten, als dass es sich gelohnt hätte.
Übersichtliches Projektcontrolling
Denn eine besonders tolle Funktion, um den Überblick innerhalb bestimmter Projekte zu behalten, ist die Erstellung verschiedener Projekte oder sogar eines Projektplans. Wie detailliert dieser ausfällt, ist Ihre Entscheidung. Sie können beispielsweise Kosten, Aufgaben und die genauen Tätigkeiten in der digitalen App festhalten und somit Ihre Chancen- oder Risikoanalyse bestens integrieren.
Projektverfolgung – TimeTrack
Auf der anderen Seite können Sie, wenn Sie nun ein Projekt angelegt haben, via TimeTrack auch eine Projektverfolgung aktivieren, die Sie über den Fortschritt innerhalb eines Projektes in Kenntnis setzen kann. Risiken und jede Chance können somit auch schriftlich – und vor allem digital – festgehalten werden.
Das hat für Sie den Vorteil, dass Ihr gesamtes Team auch beispielsweise im Home Office auf die Auflistung von Chancen und jedem möglichen Risiko eines Projekts hat.
Fazit
Einer der wichtigen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ist also die Implementierung eines Risikos- und Chancenmanagements. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht nur die Risiken sondern auch die Chancen im Blick behalten, können Sie Ihr Projektmanagement auf eine neue Ebene bringen, die sich sehen lassen kann.
Natürlich helfen dabei allumfassende Apps wie die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Wenn Sie Lust haben, TimeTrack auszuprobieren, empfehlen wir die zweiwöchige Probeversion. Überzeugen Sie sich gerne selbst und probieren Sie in der 14-tägigen Probeversion aus, welche Benefits TimeTrack ihrem Projektmanagement liefern kann!
Im Laufe eines Arbeitstages wird man mit einer Menge an Aufgaben konfrontiert und gerät so schnell mal unter Zeitdruck und Stress. Um dieses Problem zu umgehen, gibt es verschiedenste Zeitmanagement-Methoden und eine von diesen ist die Ivy Lee-Methode. Wenn Sie sich nun fragen, was genau das ist, warum sie so viel wert ist und wie die Ivy Lee-Methode funktioniert, dann lesen Sie jetzt weiter. Genau diese Fragen werden wir nämlich im Inhalt dieses Blogposts beantworten.
Was ist die Ivy Lee-Methode?
Die Methode entstand zwar bereits vor mehr als 100 Jahren, aber sie konnte sich bis heute durchsetzen. Denn selbst die technologischen Veränderungen auf der Welt haben ihre Nützlichkeit nicht geschmälert und die Ivy Lee-Methode funktioniert nach wie vor.
Die Ivy Lee-Methode basiert auf einem simplen To-do-Listen Konzept und hilft Ihnen dabei stets den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten, Prioritäten zu setzen und das Wichtigste zuerst zu erledigen. Das wiederum hilft der Steigerung Ihrer Produktivität und das ohne viel Aufwand.
Die Geschichte der Ivy Lee-Methode
Die Geschichte und der Name der Ivy Lee-Methode gehen – wer hätte es gedacht – auf den Unternehmensberater Ivy Lee zurück. Dieser wurde 1918 von einem der reichsten Männer des 20. Jahrhunderts, nämlich dem Stahlunternehmer Charles M. Schwab, als Berater angeheuert, um diesem bei der Steigerung der Produktivität in seinem Unternehmen zu helfen.
Sein Ziel war es von Ivy Lee zu erfahren, wie er in einem gleichen Zeitraum mehr schaffen könnte. Daraufhin bat Ivy Lee den Unternehmer um 15 Minuten mit ihm und seinem Team. Sie sollten diese seine Methoden, Technik und Ideen testen und wenn diese funktionierten, sollte Schwab ihm nach drei Monaten so viel bezahlen, wie er für angemessen hielt.
Siehe da, drei Monate später überreichte Charles M. Schwab Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar, weshalb die Methode auch als 25.000 Dollar Methode bekannt ist. Diese Summe war für damalige Verhältnisse unvorstellbar hoch und ein wahres Vermögen, aber der Unternehmer sagte später, dass dies die beste und gewinnbringendste Lektion in seinem Leben gewesen sei und daher jeden Dollar wert.
Wie funktioniert die Ivy Lee-Methode?
Auch wenn die Tatsache, dass Charles M. Schwab 25.000 Dollar für diese Methode gezahlt hat, vermuten lässt, dass diese Methode kompliziert ist und viel Arbeit bedeutet, so ist die Ivy Lee-Methode eigentlich ganz simpel und deshalb so effizient. Vorausgesetzt, sie wird jeden Tag konsequent anwendet.
Bevor Sie mit der eigentlichen Planungsroutine nach Ivy Lee beginnen können, müssen Sie Ihre Ziele festlegen, denn diese sind später die Leitplanken für die täglichen Schritte.
Die sechs Planungsschritte der Ivy Lee-Methode
Erstellen Sie eine Aufgabenliste
Setzen Sie sich jeden Abend hin und schreiben Sie sich sechs Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag bearbeiten möchten. Sie können natürlich auch mehr oder weniger Aufgaben wählen, allerdings waren es in der ursprünglichen Ivy Lee-Methode sechs. Sollten Sie zum Beispiel ausschließlich große Aufgaben auf der Liste haben, für die Sie viel Zeit benötigen, schreiben Sie sich nur drei auf. Wenn es allerdings nur kleine Aufgaben sind, können Sie die Liste auch einfach erweitern.
Testen Sie einfach ein paar Tage lang, wie viele Aufgaben Sie schaffen und richten Sie Ihre Planung danach. Behalten Sie außerdem immer Ihre Ziele im Blick und erledigen Sie vorrangig die Aufgaben, die Sie diesen Zielen näherbringen.
Um Ihre Aufgabenliste immer griffbereit und übersichtlich zur Hand zu haben, empfehlen wir Ihnen die Nutzung unserer Software zur Arbeitszeiterfassung. Hier können Sie einen Aufgabenplan erstellen und jede Aufgabe genau definieren. Sollten Sie den Plan nicht für Ihre persönliche Planung verwenden, haben Sie sogar die Möglichkeit Aufgaben an andere Mitarbeiter:innen zu delegieren.
Zusätzlich hilft TimeTrack natürlich auch bei der Zeitverfolgung und so sehen Sie immer, wie lange Sie für die Bearbeitung der verschiedenen Aufgaben benötigt haben. Das hilft auch dabei, eventuelle Störungen und Ablenkungen ausfindig zu machen.
Priorisieren Sie die Aufgaben
Als Nächstes priorisieren Sie Ihre Aufgaben und schreiben die wichtigste an den Beginn der Liste und die unwichtigste ans Ende. Dringende Aufgaben, die eine akute Deadline haben, kommen also weit nach oben auf die Liste. Dasselbe gilt für jene Aufgaben mit dem größten Einfluss auf Ihre Ziele.
Setzen Sie die Ziele um
Wichtig ist, dass Sie Ihre Liste am nächsten Tag genauso umsetzen, wie Sie sie am Abend zuvor formuliert haben. Überlegen Sie auch nicht, ob Sie noch etwas tauschen oder ändern könnten, sondern setzten Sie sich an Ihren Schreibtisch und fangen mit der Aufgabe an, die ganz oben auf deiner Liste steht. Vermeiden Sie Störungen so gut es geht und arbeiten Sie die Aufgabe bis zum Ende ab, bevor Sie sich der nächsten widmen.
Überprüfen und aktualisieren Sie die Liste
Ein Arbeitstag läuft nicht immer wie geplant ab und die Dinge können sich anders entwickeln als gedacht. Aus diesem Grund sieht die Ivy Lee-Methode auch eine Überprüfung der Liste vor. Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, überprüfen Sie also Ihre Liste auf folgende Punkte:
- Prüfen Sie, ob die Aufgaben darauf immer noch die sechs wichtigsten sind. Sollte dies nicht so sein und Sie möchten Ihren To-dos eine neue Aufgabe hinzufügen, streichen Sie dafür eine andere, sodass weiterhin nicht mehr als sechs Aufgaben auf der Liste stehen.
- Überprüfen Sie, ob die Prioritäten noch stimmen. Wenn beispielsweise am Nachmittag ein Kundentermin ansteht und Sie die Präsentation für diesen davor noch fertig machen wollten, aber nun erfahren, dass der Kundentermin vorverlegt wurde, dann rückt auch die Erstellung der Präsentation in der Tagesplanung und so auch auf der Liste Ihrer To-dos nach vorne.
Zurück zum Anfang
Nun fangen Sie wieder von vorne an und bearbeiten die Aufgabe, die nun an erster Stelle Ihrer To-do-Liste steht. Auch hier gilt es wieder Störungen zu vermeiden.
Die Liste für den nächsten Tag
Mit dem letzten Punkt endet und beginnt der Kreislauf wieder. Setzten Sie sich hin und schreiben Sie Ihre To-do-Liste mit den Aufgaben für den nächsten Tag auf.
Vorteile der Ivy Lee-Methode
Die Planungsmethode von Ivy Lee bringt eine ganze Menge an Vorteilen mit sich. Und diese möchten wir Ihnen hier darlegen:
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Fokus
Multitasking ist nicht immer die beste Strategie, denn wer versucht, alles gleichzeitig zu machen, schafft dabei am Ende meist weniger und die Ergebnisse fallen obendrein schlechter aus. Die Ivy Lee-Methode hingegen hilft Ihnen dabei, Ihre Konzentration gezielt auf eine Aufgabe nach der anderen zu richten und diese erfolgreich zu beenden.
So bekommt jedes Projekt die Aufmerksamkeit, die es benötigt, um die besten Leistungen zu erreichen. Zudem hilft der Fokus Ihnen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
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Priorität
Viel zu schaffen, bringt Sie Ihren Zielen nicht näher, wenn die Energie an den falschen Stellen investiert wird. Leider passiert genau das sehr oft und die wirklich wichtigen Dinge bleiben unerledigt.
Der Vorteil der Ivy Lee-Methode ist hier, dass gezielt und vor allem wiederholt die Prioritäten gesetzt werden. So werden die wichtigsten Aufgaben als erstes angepackt und abgeschlossen.
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Effizienz
Jeder kennt es, dass Ablenkungen und auch Multitasking oft dazu führen, dass viel gearbeitet, aber leider wenig geleistet wird. Denn immer ein bisschen hier, ein bisschen da lässt den Tag wie im Flug vergehen, ohne dass irgendetwas wirklich vorangegangen ist.
Die Ivy Lee-Methode hilft dabei, die Zeit auch effizient zu nutzen und die fördert die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Das heißt aber nicht, dass Sie auf Ruhephasen verzichten müssen. Diese sollten aber am besten zwischen den einzelnen Aufgaben stattfinden und Sie nicht von Ihren Erledigungen abhalten.
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Organisation
Auf dem Schreibtisch stapeln sich Aufgaben und Ordner, die ganze Zeit trudeln neue E-Mails und Nachrichten ein, die To-do-Listen werden immer länger und das Chaos wird zu einem Problem, weil bei der Organisation Fehlanzeige herrscht.
Mit der Ivy Lee-Methode behalten Sie automatisch den Überblick über jede einzelne Aufgabe. Außerdem wird die Organisation der Aufgaben zur Gewohnheit, da Sie sich jeden Abend und auch zwischen den To-dos mit den anstehenden Herausforderungen beschäftigen und immer wissen, was als Nächstes kommt.
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Motivation
Dadurch, dass ständig neue Arbeit aufkommt oder Sie Ihre Aufgaben einfach nicht erledigen können, kann es im Laufe des Arbeitstags schnell passieren, dass einem der ständige Stress zu Kopf steigt, Sie mit allem überfordert sind und Ihre Motivation schwindet.
Die Ivy Lee-Methode setzt aber auch hier mit Ihrer Technik an, denn durch das Erledigen der anspruchsvollsten Aufgaben oder jene mit der obersten Priorität, bekommen Sie eine Bestätigung, dass Sie auf einem guten Weg sind und wirklich etwas geleistet haben, das zum Erfolg (Ihrem persönlichen und dem des Unternehmens) beiträgt und Ihnen zudem einen ordentlichen Motivationsschub gibt.
Fazit
Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Beitrag einen besseren Einblick in diese Zeitmanagement-Methode geben und Sie können diese in Zukunft erfolgreich in Ihrem Unternehmen anwenden. Damit Ihnen die Umsetzung noch leichter fällt, testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrack-App und lernen Sie die verschiedenen Features wie die Projektverfolgung, Zeiterfassung und auch die Aufgabenplanung kennen.
Die New Work und ein kooperativer Führungsstil hängen maßgeblich zusammen. Was sind die Vorteile einer engen Zusammenarbeit der Führungskräfte und Mitarbeiter:innen? Hier erfahren Sie mehr zur Theorie und Praxis dieser Management Methode der Führung von Ihrem Unternehmen.
Was ist ein kooperativer Führungsstil?
Die Definition vom kooperativen Führungsstil ist leicht: Er basiert auf Zusammenarbeit, Kooperation und Teamarbeit der Führungskräfte und Mitarbeiter:innen auf Grundlage der gegenseitigen Wertschätzung. Gemeint ist also die Grundhaltung der Führungskraft gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als eine zielgerichtete Einflussnahme zum Erreichen eines gemeinsamen Ziels.
Der kooperative Führungsstil basiert auf Offenheit und einem positivem Betriebsklima. Ideen, Meinungen und Kritik können einfach mit den Vorgesetzten durch gegenseitigen Respekt und Anerkennung der Qualifikationen besprochen werden. Dadurch entsteht eine transparente Entscheidungsfindung, die Verantwortung besser teilen lässt und das Bewusstsein dafür schärft. Aus diesen Gründen ist ein kooperativer Führungsstil auch ein demokratischer.
All diese Feinheiten führen zu einer hohen Mitarbeitermotivation. Dies hat zahlreiche Vorteile, einige Beispiele sind die Bereitschaft für Überstunden, der persönliche Einsatz für Projekte und Identifikation mit diesen Vorhaben, weil in ihnen ein Sinn gesehen wird. Eine erhöhte Mitarbeitermotivation führt also zu einer Steigerung der Projektleistung und vom Projekterfolg.
Kooperativer Führungsstil: Merkmale
Wie funktioniert nun also ein kooperativer Führungsstil? Die Basis bildet das Miteinander, Respekt und eine freundliche Atmosphäre. Die Mitbestimmung der Mitarbeiter:innen bei jedem Prozess und eine freie Meinungsäußerung sind erwünscht und sogar unverzichtbar. Das alles kann mit mehr Autonomie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährleistet werden, erfordert aber ein hohes Maß an Transparenz sowie Koordination durch die Führungskraft. Die ganze Zeit über besteht eine enge Zusammenarbeit in Projekten, Ideen und Umsetzung.
Die geteilte Verantwortung ist eines der Merkmale vom kooperativen Führungsstil. Hierfür ist gegenseitiger Respekt notwendig und der bzw. die Vorgesetzte hat die Rolle der Vermittler:in der Ähnlichkeiten der Werte und Ziele im Unternehmen. Ziel ist dann, dass die einzelnen Kompetenzen sich bestmöglich für optimale Ergebnisse in der Arbeit ergänzen.
Dies alles kann nicht ohne die volle Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter:innen stattfinden, welche stark von ausreichender Mitarbeitermotivation und hoher Zufriedenheit abhängig ist. Eine offene Feedbackkultur für konstruktive Kritik gegenüber Führungskraft und Mitarbeiter:innen kann genauso dazu beitragen, wie in der Regel auch eine positive Fehlerkultur.
Nutzen aus Ihren Fehlern zu ziehen ist nicht immer leicht, bringt jedoch entscheidende Vorteile mit sich. Denken Sie daran, wieviel Mehraufwand ein Fehler kosten kann und ein optimierter Lessons Learned Prozess hilft dabei aus Fehlern zu lernen und sie in Zukunft zu vermeiden.
Ein kooperativer Führungsstil hat viele Merkmale und umfasst viele Themen. Nachfolgend werden die 4 Wichtigsten kurz erläutert.
1. Stets respektvoller Umgang miteinander
Das gesamte Betriebsklima sollte durch einen wertschätzenden Umgang miteinander geprägt sein. Denn erst dies ermöglicht eine gegenseitige und hierarchieübergreifende konstruktive Kritik.
2. Führung durch Interaktion mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Die gemeinsame Entscheidungen und das bewusste Delegieren von Aufgaben an die Mitarbeiter:innen sind die sehr wichtige Eigenschaften von diesem Führungsstil. Kritik und Impulse sowie Ideen im Zuge der Mitarbeiterführung sollten angenommen und einbezogen werden, um dem Inhalt des kooperativen Führungsstils gerecht zu werden.
3. Implementieren Sie eine offene Gesprächskultur
Es ist nicht notwendig, Angst davor haben zu müssen, dass Kritik der Vorgesetzten geäußert wird. Feedback kann auch als Hilfe für eine moderne Fehlerkultur mit dem Ziel zu lernen und Steigerung der Effizienz verstanden werden. Mit TimeTracks Projektzeiterfassung können Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter:innen immer klar überblicken. Die automatisch erstellten Soll-Ist-Vergleiche visualisieren die geleistete Arbeit und das zu erreichende Projektziel, wodurch Sie immer sehen, wie der Projektfortschritt ausschaut.
4. Teamarbeit statt Zwang
Das Auslassen vom Delegieren ist im kooperativen Führungsstil nicht möglich. Verstehen Sie es daher die Aufgaben eher zu übertragen und damit Ihre Mitarbeiter:innen in ihrer Entwicklung zu fördern und wertzuschätzen.
Unterschied zwischen dem autoritären und kooperativen Führungsstil
Um den kooperativen Führungsstil zu verstehen, muss man wissen, dass es unter den verschiedenen Führungsansätzen noch weitere Führungsstile gibt.
Der autoritäre Führungsstil
Einer dieser Führungsstile ist das autoritäre Führen. Die Führungskraft gibt den Mitarbeiter:innen dort Anweisungen und diese müssen akzeptiert und ausgeführt werden. Im autoritären Führungsstil gibt es zwischen den Mitarbeiter:innen ein starkes Hierarchiegefälle und die Vorgesetzten stehen mit ihren Entscheidungen starr über den Angestellten. Es gibt keine gemeinsamen Entscheidungsfindung und kein Feedbacksystem sowie keine Konsensfindung.
Der kooperative Führungsstil
Zum Vergleich versteht sich die kooperative Führung dadurch, dass sich sowohl Führungskraft als auch die Mitarbeiter:innen die Verantwortung teilen. Das führt zu erhöhter Arbeitszufriedenheit und Motivation.
Der Laissez-faire Führungsstil
Einer der bekanntesten Führungsstile ist weiterhin der Laissez-faire Führungsstil. In diesem überträgt die Führungskraft ihren Mitarbeiter:innen die Aufgaben und definiert Zielvorgaben. Die Ausführung der Geschäfte im Unternehmen erfolgt jedoch vollkommen selbstständig.
Weitere Führungsstile sind auch der partizipative und karitative Führungsstil.
Kooperative Führung umsetzen
Kooperative Führung bedeutet, dass die Mitarbeiter :innen teilweise Entscheidungen von ihrer Führungskraft befolgen müssen, aber auch einen großen Handlungsspielraum, hohe Verantwortung und Eigeninitiative erhalten.
In diesem Führungsstil ist ein Kontrollverlust unwahrscheinlich, da Entscheidungen und Eingriffe immer noch von der Führungskraft kommen. Eine positive Führung ist die Voraussetzung dafür. Starre Hierarchien und alleinige Entscheidungsfindung durch die Führungskräfte sind allerdings eher hinderlich, wie auch das fehlende Feedback
Es wäre ein Fehler anzunehmen, dass die Führungskraft hierarchisch höher gestellt wäre oder aber dass keine Hierarchie besteht. Vorgesetzte können eher als Mitglied des Teams mit besonderen Aufgaben verstanden, das diese ebenfalls verteilen kann.
Kooperativer Führungsstil – Beispiele
Im kooperativen Führungsstil gibt es viele Unterscheidungen und diese Beispiele sollen verdeutlichen, wie er benutzt werden kann.
1. Rollenvergabe
Das Festlegen von Rollen, um Verantwortung schnell und einfach zu teilen, kann wahre Wunder wirken. Hierfür werden die Rollen gemeinsam festgelegt, um Vertrauen zu zeigen und die Mitarbeiter :innen aktiv zu befähigen.
- Verantwortung abgeben durch Rollenverteilung
- Eigeninitiative fördern durch definierte Aufträge und Leistungskennzahlen
Das sogenannte Role Model Canvas ist flexibel anwendbar und kein strikt abzuarbeitendes Formular, um Zuständigkeitsbereiche zu klären.
2. OKR
Der OKR Zyklus sind nicht so kompliziert, wie angenommen. Die gemeinsame Findung von Zielen durch das Festlegen von Objectives und Key Results findet dazu statt, um zu definieren, was erreicht werden soll und wie es erreicht wird.
- Gemeinsames Ermitteln und Verfolgen klarer Ziele
- Ziele und Kennzahlen klar kennzeichnen und nachvollziehbar machen, Lösungen gemeinsam finden
- Erwartungen abgleichen und Kommunikation fördern
- Abstimmung und Transparenz aufrecht erhalten
OKR sind ein flexibles Framework zur Zieldefinition und zur strategischen Ausrichtung im Unternehmen. Die Methode kann aber auch in Abteilungen, Teams oder auch fürs Selbstmanagement verwendet werden.
3. Daily
Ein Daily steht für kurze Teamrunden zu Beginn des Arbeitstages, um Vergangenes, aktuelle Herausforderungen und Unterstützung zu besprechen.
- Kurze Runden des Teams um Aufgaben, Erfolge und Probleme zu besprechen
- Genaue Aufteilungen der Redezeit
- Führungskräfte können dort Aufträge und Verantwortung aufteilen und koordinieren
- Überblick und Stimmung analysieren
Ein Daily kann dem Informationsaustauschs dienen, um einen aktuellen Überblick über den Projektstand zu schaffen. Um zeitliche-, finanzielle- und Leistungsressourcen nicht aus dem Auge zu verlieren, können Sie sich Unterstützung von TimeTrack holen als perfektes Tool von der Projektplanung über -Durchführung bis hin zum Projektabschluss.
4. Krisengespräche
Konflikte sind unvermeidbar und die Führungskraft kann als Mediator und objektiver Vermittler dienen, um sie aus der Welt zu schaffen.
- Festlegen welche Eigenschaften man sich vom Gegenüber wünscht, welches verhalten nicht optimal ist, was die Personen beibehalten sollen
- Intentionen ergründen und nicht nur oberflächliche Reibereien aufklären
Interessen sind selten wirklich unvereinbar und die Aufgabe des Konfliktmanagements ist es, mit Maßnahmen und Lösungswegen aus dem Konflikt heraus zu leiten. Lesen Sie mehr über erfolgreiches Konfliktmanagement in unserem Blog-Artikel!
Kooperativer Führungsstil Vor- und Nachteile
So wie alle Führungsstile, gibt es auch im kooperativen Führungsstil Vor- und Nachteile. Hier finden Sie diese in einer kurzen Übersicht.
Vorteile
- Teamarbeit wird gefördert durch Respekt
- Freundlichkeit führt zu gutem Arbeitsklima
- Kreativität und Eigeninitiative der Mitarbeiter:innen fördern
- Offene Kommunikation führt zu gesteigerter Motivation der Mitarbeiter:innen
- Aktive Beteiligung der Mitarbeiter:innen an der Entscheidungsfindung
- Wenige Fehlentscheidungen durch Diskussionen mit qualifiziertem Personal
- Konstruktiver Konfliktumgang
- Starke Partizipation und Empowerment sind Motivation für die Mitarbeiter :innen
Nachteile
- Entscheidungsfindung kann unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen
- Interne Spannungen durch Vielzahl von Meinungen
- Führungsstil bedarf bei Vorgesetzten hohes Maß an Geduld
- Durchsetzungsvermögen gefordert, wenn Endlosdiskussionen im Nichts verlaufen
- Zu viel Verantwortung kann Mitarbeiter :innen überfordern
- Frage nach Verantwortung von gemeinsamer Entscheidungsfindung muss geklärt werden
Der kooperativer Führungsstil in der Praxis der New Work
Das Arbeiten im kooperativen Führungsstil ist zukunftsorientiert und definiert sich unter anderem durch den Weg von autoritären Hierarchien hin zu dem Fokus auf Ähnlichkeiten.
Dieser Führungsstil ist flexibel und wandelbar. Damit wird agiles Arbeiten sehr leicht möglich. Es gibt kein top-down Management mehr, sondern die kooperative Führung beurteilt eine Situation und Lösungswege kompetent und gemeinsam. Mitarbeiter:innen werden dafür als hoch qualifizierte Arbeitskräfte anerkannt, denn diese sind außerdem durch aktuelle Entwicklungen auch immer seltener bereit dazu, Entscheidungen von Autoritäten zu akzeptieren.
Die Digitalisierung verändert die Führungsstile. Mitarbeiter:innen sowie Führungskräfte müssen flexibler sein für die Schnelllebigkeit der Digitalisierung, indem sie auf enge Teamarbeit setzen.
Viele Meinungen und Kompetenzen können im Fall von neuen Problemen besser reagieren. Der kooperative Führungsstil ist also ein New Work Ansatz – ein Führungsstil der sich an Globalisierung und Digitalisierung bzw. Wandel der Arbeitswelt anpasst.
Er ist eine moderne und zukunftsorientierte Managementmethode, die gegenüber dem autoritären Führungsstil klar besteht. Die Mitarbeiter:innen und deren Respekt sowie die Anerkennung ihrer Qualifikationen sind der entscheidende Faktor für den Erfolg eines Vorhabens.
Tools zur Ergänzung vom kooperativen Führungsstil
Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel, dessen Geschwindigkeit rasant zunimmt. Assistenzsysteme, digitalisierte Arbeitsformen und innovative Geschäftsprozesse können Gestaltungsspielräume eröffnen und Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend unterstützen. Informations- und Kommunikationstechnologien bieten viele Vorteile und Fähigkeiten, um auf den Wandel in der Gesellschaft und in der Arbeitswelt zu reagieren, indem sie neue Modelle und Organisationstrukturen für Ihr Unternehmen schaffen.
Mobile Services ermöglichen Ihnen ebenfalls Ihre Arbeit nicht mehr zeit- und ortsgebunden auszuüben. Digitale Plattformen sind also der Schlüssel dazu, um die Kommunikation sowie Transparenz im Unternehmen zu steigern und die Motivation Ihrer Mitarbeiter :innen aufrecht zu erhalten.
TimeTrack als cloudbasierte Software bietet viele hilfreiche Anwendungen für Ihre Mitarbeiter :innen und ebenfalls für Sie als Führungskraft. Es ist von Vorteil, die Arbeitszeiten entweder vollautomatisch oder per Klick und Geofencing erstellen zu können. Automatisch verfasste Stundenzettel unter der Berücksichtigung von Feiertagen, Abwesenheiten und verschiedenen Arbeitszeitmodellen können Ihre Buchhaltung schnell und effizient unterstützen. Mit der Projektzeiterfassung können Sie Ihre Vorhaben mobil in einer App erfassen und machen somit Projekte, Geschäfte und Budgets durch Echtzeitberichte einfach planbar. Die Projektaufwände und Ausgaben können Sie ebenfalls schnell und sicher in Rechnungen umwandeln. Eine mobile Ausgabenerfassung kann Belege in Papierform direkt umgehen und digital ersetzen.
Kooperativ führen lernen
Einen Führungsstil in der Praxis umzusetzen, ist nicht immer einfach. Methoden, Verhaltensweisen können erlernt werden, dafür sind allerdings alte Muster abzulegen. Als Führungskraft muss man lernen, sich zurück zu nehmen und Mitarbeiter:innen Freiheiten zu lassen. Ebenfalls ist eine kooperative Haltung niemals verkehrt und hier enorm wichtig. Das ist nicht so leicht zu erlernen, gerade weil alte Einstellungen und Meinungen erst Zeit brauchen aus dem weg geschafft zu werden.
Als Führungskraft das eigene Mindset hinterfragen
Hinterfragen Sie sich selbst und kommen Sie somit dem Erfolg eines kooperativen Führungsstils einen Schritt näher. Hierzu können Sie sich fragen, welche Charakteristika Sie an Ihren Mitarbeiter:innen schätzen und welche für Ihre Zielvorstellungen sogar unverzichtbar sind. Auch können Sie überlegen, ob sogar fas gesamte Unternehmen etwas von Ihren Mitarbeiter:innen lernen kann und Sie werden sehen, wie schnell eine Person unersetzlich wird. Jetzt gilt es eine Strategie zu definieren, wie diese Eigenschaften bestmöglich genutzt werden können, um Erfolg zu erzielen.
Als Führungskraft ist es entscheidend, die Stärken und Eigenschaften aller Mitarbeiter:innen zu kennen und diese für den gesamten Unternehmenserfolg zu nutzen.
Lernen Sie nicht nur sich, sondern auch Ihren Angestellten zu vertrauen und entwickeln Sie sich damit weiter. Diese Fähigkeit ist gut für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte und hilft Ihnen dabei, Probleme gemeinsam und gründlich aufklären.
Überstürzen Sie bloß nichts, denn kooperative Führung braucht Zeit, um sich entfalten zu können.
Wann ist der kooperative Führungsstil sinnvoll?
Die heutige Zeit des steten Wandels und der schnellen Veränderungen verlangen fast schon nach fortwährender Kooperation. Mitarbeiter:innen benötigen mehr Verantwortung um optimal und schnell handeln zu können. Es ist an den Führungskräften, diese aktiv mit einzubinden. Kooperation ist weiterhin der größte Hebel für den Erfolg des Unternehmens. Wenn Abläufe, Prozesse, Strukturen, Projekte und die Unternehmenskultur aufeinander abgestimmt sind, können Sie diese als Basis von Ähnlichkeiten nutzen.
In Zeiten der Pandemie gilt weiterhin, dass kooperative Führung genau dann gut funktioniert, wenn Gegenseitigkeit gegeben ist. Die geführten Mitarbeiter:innen müssen die Aufgabendelegation akzeptieren und die Führungskräfte müssen Feedback konstruktiv aufnehmen. In Krisensituationen muss sich die Führung auf die Mitarbeiter:innen verlassen können und eine Entscheidungsfindung nicht alleine übernehmen. Kooperative Problemlösungen auf Augenhöhe machen das möglich. In der Remote Work bedeutet der Führungsstil, die Mitarbeiter: innen eher bei der Arbeit zu unterstützen, da keine Führung perse stattfindet. So kann auch ohne Anwesenheitspflicht ein Teamgedanke verstärkt und Gemeinsamkeiten gefunden werden
Zusammenfassung
Der kooperative Führungsstil bedeutet Kommunikation auf Augenhöhe und geteilte Verantwortung. Dies kann Ihnen als Führungskraft und auch Ihren Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen viele Dinge im Arbeitsalltag erleichtern. Die Nutzung von praktischen Software-Tools fördert unter anderem auch die kooperative Führung und bringt Transparenz trotz minimiertem Kommunikationsaufwand ins Unternehmen.
Um Projekte zeitgemäß und entsprechend des Zeitraums von Kunde oder Kundin fertigzustellen, bedarf es Planung. Es kann dabei sinnvoll sein, Arbeitsschritte Ihres Projektes klar zu unterteilen und definieren und in die Arbeitsvorbereitung zu investieren. Neben dem Projektstrukturplan, einem weiteren Dokument im Projektmanagement, kann Ihnen ein Arbeitsplan helfen, Vorgänge erfolgreich zu bearbeiten. Dieser Beitrag erläutert wie Sie den perfekten Arbeitsplan erstellen.
Damit die Fertigung eines Projekts im passenden Zeitplan verläuft, kann ein Arbeitszeitplan als Instrument dienen. Dabei geht es um weit mehr als nur die Planung der Arbeitszeiten. Ein Arbeitsplan beschreibt die wirtschaftliche und auch technische Reihenfolge der Arbeitsvorgänge. Als solcher ist er Teil der Arbeitsplanung und der Arbeitsvorbereitung.
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan enthält viele Funktionen, welche Unternehmen beim Überblicken Ihrer Arbeit helfen. Per Definition stellt er die Reihenfolge der zu bearbeitenden Teile, sowie die dazugehörigen Mittel und Zeit Ihres Projektes dar. In einem Satz zeigt der Arbeitsplan also auf, wann etwas wie umgesetzt wird! Schlussendlich ist das Ziel des Arbeitsplanes das Projekt zu rationalisieren und Kosten zu sparen.
Arbeitspläne werden oft in der Produktion und Fertigung eines Produktes eingesetzt, aber auch in allen anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter:innen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen. Branchen, in denen Arbeitspläne regelmäßig eingesetzt werden, sind Maschinenbau, Elektrotechnik oder in der Restaurantküche.
Unterschied zwischen Arbeitsplan und Fertigungsplan
Oft wird parallel zum Arbeitsplan auch noch der Fertigungsplan erwähnt. Dieser ist eine Unterform des Arbeitsplanes, bei dem jedoch weit mehr vom Unternehmen vorausgeschrieben wird als beim eigentlichen Arbeitsplan. Der Betrieb gibt also die genauen Arbeitsschritte vor. Ein Arbeitsplan wird jedoch individuell, von einer entsprechenden Person auf ein Projekt erstellt und ist somit oft genauer als ein Plan zur Fertigung. Der Arbeitsplan liefert die Grundlage für den Fertigungsplan.
Wie Sie den idealen Arbeitsplan schreiben
Wenn Sie einen passenden Arbeitsplan erstellt haben, dann handelt es sich um ein Umschreiben der Arbeitsvorgänge. Sie haben nämlich für ein gewisses Projekt die ideale Vorgehensweise definiert. Außerdem ist klar, wie viele Mitarbeiter:innen für das Projekt nötig sind und wie viel die Vorgänge kosten werden. Sollten Sie mit ähnlichen Arbeitsvorgängen konfrontiert sein, dann können Sie vom ursprünglichen Arbeitsplan ausgehen und diesen nur noch anpassen.
Der Arbeitsplan als Unterstützung des HR
Weitere Vorteile entstehen für verschiedene Abteilungen der Firma, welche Nutzen aus dem Arbeitsplan als Werkzeug ziehen können. Besonders bei der Personalplanung, also beim Aufstellen von Zeitplan, Dienstplan und Arbeitszeit, kann ein Arbeitsplan aushelfen. So kann Ihre HR-Abteilung also in die verschiedenen Arbeitspläne einsehen und die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen mit den benötigten Arbeitskräften der anstehenden Produktion abgleichen und Arbeitszeiten einteilen.
Die Personaleinsatzplanung verläuft automatisch einfacher als schriftlich, wodurch alle Beteiligten glücklicher sind. Ihre Mitarbeiter:innen werden Ihnen danken, denn der Überblick über die Schichten wird verständlicher! Auch wird der Arbeitsablauf klarer und der Zeitplan simpler.
Mit TimeTrack den perfekten Arbeitsplan erstellen
Schlussendlich ist es vorteilhaft, wenn Sie den erstellten Arbeitsplan mit einem passenden Tool kombinieren, welches Ihnen in Echtzeit die Funde digital darstellt. TimeTrack kann Ihnen als solches unter die Arme greifen. Mit TimeTrack können Sie sowohl Dienstpläne, Aufgabenpläne als auch Terminpläne erstellen. Im Dienstplan können Sie Schichten Ihrer Mitarbeitenden definieren. Im Terminplan können Sie Termine für externe Kunden bzw. Kundinnen überblicken, wohingegen Sie im Aufgabenplan intern Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden planen können.
Aufgabenplan – TimeTrack
Wie ist der Arbeitsplan aufgebaut?
Damit ein Arbeitsplan Ihnen weiterhilft, muss er detaillierte Angaben zu verschiedenen Punkten haben. Die folgenden Paragraphen erklären Ihnen, was es zu einem erfolgreichen Instrument braucht.
Das Produkt im Zentrum
Zentral ist, dass Sie das Projekt genauestens definieren, bei dem es sich in dem entsprechenden Arbeitsablauf handelt. Schreiben Sie das Produkt auf, um das es im Plan geht, und teilen Sie diesem Sachen wie Artikelnummer, Abteilung, etc. zu.
Das Material im Blick behalten
Definieren Sie, welche Werkstoffe notwendig sind, um das Produkt fertig zu stellen. Auch hier hilft es, wenn Sie genau arbeiten und zum Beispiel die Marken der Werkstoffe genauestens notieren.
Die Arbeitsvorgänge definieren
Unterteilen Sie hier die gesamte Arbeit in kleinere Teilschritte. Wenn der gesamte Arbeitsvorgang eine Produktherstellung ist, dann schreiben Sie in diesem Schritt die einzelnen Teilprodukte auf, welche notwendig sind, um ein einzelnes fertiges Produkt reif für den Verkauf zu machen.
Den Arbeitsplatz bestimmen
In diesem Schritt wird bestimmt, an welchem Ort, also wo gearbeitet wird. Hat Ihr Unternehmen mehrere Produktionsstätten, dann bestimmen Sie die Zutreffende in diesem Abschnitt.
Die Werkzeuge auswählen
Als Nächstes definieren Sie, wie die Arbeit absolviert werden soll. Was brauchen Ihre Mitarbeiter:innen, um erfolgreich ein Produkt fertigzustellen? Sind die notwendigen Werkzeuge vorhanden?
Die Produktionsdauer evaluieren
Als letzter Schritt wird bestimmt, wie lange die einzelnen Arbeitsschritte dauern werden. Das erlaubt Ihnen auch, die gesamte Projektdauer zu definieren. Bei diesem Schritt sind Sie am meisten extern beeinflusst, da Ihre Kunden auch bezüglich Deadline etwas einzuwenden haben.
Die Erstellung der Arbeitspläne
Es gibt verschiedene Tipps und Tricks, um den Prozess der Durchführung verschiedener Arten von Arbeitsplänen einfacher zu gestalten. Je nach Thema, Aufgaben, Tätigkeiten der Firma sowie generelle Verfügbarkeit kann die Erstellung des Arbeitsplans viel Zeit beanspruchen. Sparen Sie sich die langwierigen Vorgänge mit der Zeit und profitieren Sie von den folgenden Vorschlägen.
Neuplanung der Arbeitsschritte
Wenn Sie zu einem Produkt das erste Mal einen Arbeitsplan erstellen, dann werden Sie dafür am meisten Zeit aufwenden müssen. Für einen Neuplan müssen Sie die notwendigen Daten noch ermitteln. Dieses wird am besten im Team oder gar gemeinsam mit Ihren Kunden bzw. Kundinnen gemacht. So haben Sie die genausten Informationen zum entsprechenden Produkt und wissen, dass Sie den Arbeitsplan akkurat aufgestellt haben.
Ähnlichkeitsplanung
Bei einem Ähnlichkeitsplan greifen Sie auf bereits erstellte Pläne zurück. Diesen ändern Sie entsprechend für das neue Projekt ab und planen nach einer Vorlage. So sparen Sie sich einen Haufen Arbeit und bereiten sich bestens auf das neue Projekt vor.
Wiederholplanung von Arbeitsplänen
Auch hierbei können Sie von einer Vorlage profitieren. Auf einen Wiederholplan können Sie nur zugreifen, wenn das neue Projekt mit dem alten Projekt 1:1 übereinstimmt. Darum ist es auch sehr wichtig, dass Sie alte Arbeitspläne passend benennen und archivieren.
Vier Tipps zum perfekten Arbeitsplan
Wenn Sie jedes Beispiel in der folgenden Liste beherrschen, dann haben Sie die perfekte Grundlage, um die Arbeitsvorbereitung gekonnt zu absolvieren.
Den Plan zielgerecht angehen
Bevor Sie anfangen, das Projekt zu planen, klären Sie nochmal, was genau mit dem Projekt erreicht werden soll. Geht es Ihnen darum ein Produkt herzustellen oder wollen Sie die Prozesse innerhalb des Unternehmens optimieren? Für die jeweiligen Pläne werden Sie ganz anders vorgehen müssen.
So konkret wie möglich bleiben
Damit Ihr Arbeitsplan auch hilft, muss dieser so genau wie möglich sein. Notieren Sie konkret die einzelnen Schritte, lassen Sie keine Details aus und denken Sie stets daran, dass alles, was nicht notiert ist, vergessen ist!
Verständlichkeit priorisieren
Wichtig ist, dass der Arbeitsplan nicht nur für Sie verständlich ist, sondern auch für Ihre Mitarbeiter:innen. Erstellen Sie ihn deswegen gemeinsam im Team oder lassen Sie den Arbeitsplan Probelesen. Sie stellen damit sicher, dass der Plan stimmt, bevor dieser ans ganze Unternehmen veröffentlicht wird.
Realistische und logische Schlüsse ziehen
Nachdem Sie den Plan fertig erstellt haben, unterziehen Sie diesen einer Logik-Kontrolle. Die einzelnen Schritte müssen von jedem und jeder Mitarbeiter:in in der zugeteilten Zeit absolviert werden können. Generell muss die Zeit, die Sie dem gesamten Plan zuordnen, realistisch sein. Nur so können Sie den Arbeitsplan auch für Unternehmensentscheidungen gebrauchen und auf diesen jederzeit zurückgreifen.
Arbeitsplan mit Excel erstellen
Wenn Sie, zum Beispiel, Microsoft Excel brauchen, um Ihre Arbeitspläne aufzustellen, dann müssen Sie alle einzelnen Datenpunkte manuell in die verschiedenen Files eintragen. Außerdem werden Sie Mühe haben, die Informationen auf Excel mit anderen Programmen Ihres Unternehmens zu kombinieren. Auf Dauer werden Sie sehr viel Zeit verlieren, wenn Sie mit einer manuellen Software arbeiten.
Arbeitsplan mit TimeTrack erstellen
Es ist also sinnvoll, auf ein anderes Programm zurückzugreifen. TimeTrack erlaubt es Ihnen, nicht nur die Daten betreffend des Arbeitsplans und Projekt abzurufen, sondern auch den einzelnen Projekten die Mitarbeiter:innen gleich zuzuteilen. Außerdem können Sie das Budget jedes einzelnen Projektschrittes automatisch verfolgen lassen und die Zeiterfassung nach Projekt wird einfacher.
Abschließend ist es noch wichtig zu erwähnen, dass Sie ab einer gewissen Größe eines Unterfangens ein passendes Programm wählen sollten, um sich Hilfe bei der Planung zu holen. Es gibt hierfür mehrere Möglichkeiten, eines der erwähnten Beispiele ist TimeTrack.
Fazit
Und schon haben Sie Ihren eigenen Arbeitsplan erstellt. Erfreuen Sie sich daran, dass Sie in Zukunft besser auf Aufgaben vorbereitet sind und diese genauer bearbeiten können, bekannte Prozesse zu optimieren und finanzielle Mittel zu sparen. Schlussendlich werden Sie sich daran erfreuen, dass Sie Kosten und Zeit sparen und doch effizienter arbeiten und somit Erfolge steigern!
Was eine To-do-Liste ist, wissen die meisten. Auf der anderen Seite gibt es aber auch die Not-to-do-Liste und genau diese möchten wir Ihnen heute näher bringen. Diese Liste hilft bei der Suche nach Aufgaben, die nur Zeit von Ihrem Konto fressen und bringen weitere Vorteile mit sich, die Ihnen sowohl im Berufsleben als auch im Alltag unter die Arme greifen können. Wie Sie die Liste erstellen, was auf dieser drinnen stehen sollte und welchen Zweck sie erfüllt, möchten wir Ihnen in folgendem Beitrag verraten.
Was ist eine Not to do Liste?
Die klassische To-do-Liste ist wohl den meisten bereits ein Begriff und gehört im Leben vieler zum Arbeitsalltag oder hilft ihnen auch bei der privaten Organisation. Das Gegenpart zu dieser Liste ist im Grunde die Not-to-do-Liste, welche noch nicht so weit verbreitet ist.
Diese kann Ihre To-do-Liste ergänzen oder sie auch komplett ersetzen. Der Sinn der Not-to-do-Liste ist der, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern, verschlanken und verbessern soll. Prinzipiell beinhaltet die Liste genau das, was Sie denken, nämlich alles, was sie heute nicht erledigen wollen. Sind Aufträge also unwichtig oder nicht wichtig genug, dann schreiben Sie diese auf Ihre Not-to-do-Liste. Dadurch können Sie Ressourcen schonen, Zeit und Energie sparen und bei Ihrer Arbeit Prioritäten setzen.
Vorteile einer Not to do-Liste
Dass eine Not-to-do-Liste viele Vorteile mit sich bringt, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings gibt es einige Menschen, die besonders von solch einer Liste profitieren. Dazu zählen alle, die Probleme mit dem Zeitmanagement haben und sich häufig in Details verstricken. Manch einem fällt es vielleicht auch nur schwer die Priorität der verschiedenen Aufgaben zu bestimmen und herauszufinden welche unbedingt zu erledigen sind. Genau für diesen Fall gibt es dann die Not-to-do-Liste. Diese funktioniert übrigens sowohl in einem Unternehmen, bei der Arbeit als auch im Alltag.
Die Not-to-do-Liste hilft Ihnen so vor allem bei Ihrem Zeitmanagement und dabei, Platz für Ihre wichtigen Termine und To dos zu schaffen. Gründe für die Nutzung sind, dass die Liste dabei hilft, sogenannte Zeitfresser zu eliminieren und mit mehr Produktivität ans Werk zu gehen – wie gesagt, Ihr Zeitmanagement wird verbessert und Sie entwickeln mehr Bewusstsein für Ihre Arbeit.
Zudem kann mithilfe dieser Methode auch die interne Abstimmung mit Kollegen verbessert werden, was wiederum zu besseren Beziehungen am Arbeitsplatz führt und die Freude sowie Motivation der Mitarbeiter:innen steigert. Das wird nicht nur Sie, sondern auch Ihre/n Arbeitgeber:in freuen.
Unsere Zeiterfassungssoftware TimeTrack kann Ihnen tatsächlich auf mehrere Arten bei der Erstellung Ihrer Not-to-do-Liste helfen. Einerseits unterstützt die App Sie bei der Zeiterfassung und Aufgabenplanung sowie dem gesamten Zeitmanagement, was, im Gegenteil zu Programmen wie Excel, auch wenig Zeit in Anspruch nimmt. Andererseits haben Sie den Überblick über jede einzelne Aufgabe und können dadurch genau Ihre Zeitfresser und andere Aufträge identifizieren, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und daher lieber zu Ihren Not-to-dos zählen sollten.
Wie schreibe ich eine Not-to-do-Liste?
Mit den folgenden sechs Schritten möchten wir Ihnen dabei helfen, mit dem Konzept Ihrer Liste zu beginnen und aufzeigen, welche Fragen Sie sich stellen sollten oder welche Aspekte Sie bedenken müssen. Am besten öffnen Sie für Ihren ersten Entwurf ein Word Dokument oder nehmen sich Stift und Papier sowie einen roten und einen grünen Marker.
Was ist Ihnen wichtig?
An erster Stelle fragen Sie sich, was für Sie wichtig ist. Damit ist nicht gemeint, was Sie unter Druck setzt oder dringend ist, sondern jene Sachen, denen Sie die meiste Bedeutung zuschreiben. Suchen Sie dafür die Antwort auf Fragen wie: Worauf kommt es mir im Leben an? Was hat mich im vergangenen Jahr beeinflusst? Was gibt mir Energie?
Anschließend schreiben Sie diese Punkte auf und markieren die sieben wichtigsten mit der grünen Farbe.
Wofür möchten Sie mehr Zeit haben?
Im zweiten dieser Schritte geht es um Ihre persönlichen Bedürfnisse und Wünsche. Nehmen wir an, Sie wünschen sich mehr Bewegung, dann wäre eine Möglichkeit zum Beispiel, auf ein Event, dass Ihnen nicht so wichtig ist, zu verzichten und stattdessen spazieren zu gehen.
Nachdem Sie die Wünsche festgehalten haben, markieren Sie die wichtigsten drei mit der gleichen Farbe wie zuvor.
Was möchten Sie erreichen?
Um auf etwas hinzuarbeiten und Klarheit zu gewinnen, muss man seine Ziele kennen. Das hat auch den Vorteil, dass Ihnen so Entscheidungen leichter fallen werden. Die Not-to-do-Liste schließt zwar einige Optionen aus, lässt aber gleichzeitig viele weitere offen. Deshalb ist es einfacher, sich konkrete Ziele zu setzten, da so die übrigen wegfallen.
Auch hier gilt wieder: Die drei wichtigsten Ziele werden mit dem grünen Marker markiert.
Was machen Sie nur, weil es erwartet wird?
Nun wird es etwas komplizierter, denn Sie müssen sich mit Ihren oder auch fremden Erwartungen auseinandersetzen. Das Ziel ist es, Antworten auf die Frage: „Was sind typische Tätigkeiten, die ich nur mache, weil ich dazu nicht „Nein“ sage – obwohl ich ablehnen könnte und eigentlich auch möchte? zu finden.
Die Beispiele, die sie hier aufschreiben, werden jetzt mit dem roten Marker markiert.
Was hält Sie auf?
Hier geht es um unbequeme Wahrheiten. Fragen Sie sich, warum Sie oft länger brauchen und wo Ihre Fehler oder Probleme liegen. Schweifen Sie vielleicht ab? Oder halten sich mit unnötigen Details auf? Mögliche Erklärungen könnten hier sein, dass Sie den Aufwand unterschätzen, abschweifen, sich in Details verlieren oder Ihren Pausenbedarf ignorieren.
Diese Schritte werden ebenfalls mit dem roten Marker hervorgehoben.
Was lassen Sie von jetzt an sein?
Bis hierhin haben Sie nur Ihre Ideen zusammengefasst, jetzt geht es an die eigentliche Erstellung Ihrer Not-to-do-Liste. Alles, was Sie nun schriftlich festhalten, werden Sie in Zukunft auch nicht mehr machen. Betrachten Sie zunächst noch einmal die grünen Stellen, also die Dinge, die Ihnen wichtig sind, Bedürfnisse und Ziele. Die rot markierten Stellen hingegen sind die Punkte, auf die Sie verzichten könnten. Zum Schluss stellen Sie sich noch einmal die Frage: Will und kann ich das wirklich?
Jetzt schreiben Sie die Punkte auf, auf die Sie von nun an verzichten und voilá: Sie haben Ihre Not-to-do-Liste! Die Liste mit Ihren Wünschen etc. können Sie zum Beispiel an Ihre Wand hängen. So haben Sie immer im Blick, was Sie durch den Verzicht auf die Punkte der Not-to-do-Liste alles schaffen können und sehen quasi Ihre Belohnung immer vor sich.
Was sollte auf Ihrer Not-to-do-Liste stehen?
Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Beispiele und Anregungen geben, welche Dinge und Vorhaben speziell auf Ihrer Liste stehen sollten. Grob gesagt können Sie auf Ihrer Not-to-do-Liste kleinere Tagesaufgaben festhalten, die Sie gerne verschieben, abgeben oder einfach ignorieren würden. Natürlich nur, wenn die Dringlichkeit nicht hoch ist und andere Aufgaben Priorität haben. Auch unschöne Verhaltensweisen und Gewohnheiten, die man unbedingt vermeiden will, gehören auf Ihre Liste.
Delegierbare Aufgaben
Im Berufsleben gilt weitreichend das sogenannte PARETO-Prinzip, sprich, dass nur 20% der Aufgaben auf unserer To-Do-Liste 80% unseres Erfolgs ausmachen. Vereinfacht bedeutet das, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind, auch nicht die hoch priorisierten. Auf Ihrer To-Do-Liste sollten sich also nur die wichtigen 20% befinden, während die restlichen 80% zusammen mit jenen Aufgaben, die Sie an Ihre Mitarbeiter:innen delegieren wollen, auf der Not-to-do-Liste landen.
Unwichtige Emails, Telefonate und Nachrichten
Jeden Tag landen viele verschiedene Emails, Nachrichten und Briefe auf unserer E-Mail-Adresse und in unseren Postfächern. Statt all diese sofort zu beantworten, sollten Sie diese zuerst selektieren und den Fokus nur auf die Bearbeitung der wichtigsten E-Mails beschränken.
Meiden Sie es außerdem, mehrmals täglich die Mails zu checken und legen Sie lieber ein bis zwei bestimmten Zeiten am Tag fest, an denen Sie Ihr Postfach oder auch Social Media-Nachrichten abrufen. E-Mails, die später bearbeitet werden können, landen erstmal auf der Not to do-Liste.
Nicht priorisierte Aufgaben
Nicht jede Aufgabe, die uns aufgetragen wird, muss sofort bearbeitet werden. Erst, wenn diese priorisiert wurde, wird sie auf der To-Do-Liste aufgenommen. Nicht priorisierte (die Nice-To-Does) kommen auf die Not-To-Do-Liste und werden später in Angriff genommen.
Auch ist es sinnvoll, alle neu eingehenden Aufgaben mit ähnlichen Aufgaben zu einem Arbeitsblock zusammenzufassen und geschlossen abzuarbeiten. Gesammelt werden sie in einem Eingangskorb und mehrmals täglich nach Prioritäten sortiert.
Aufschieberitis
Hierbei geht es eher darum, was nicht auf die Not-To-Do-Liste gehört. Unangenehme Aufgaben gehören nämlich stattdessen oben auf die To-Do-Liste, auch wenn man sie gerne auf die Not-to-do-Liste verbannen möchte.
Prokrastinieren raubt sehr viel Energie und letztlich müssen die unliebsamen Aufgabe sowieso erledigt werden. Der Vorteil: Wenn diese Aufgaben erledigt sind, haben Sie mehr Motivation für den Tag und oft geht es dann auch leichter als gedacht, wenn man erst einmal angefangen hat.
Perfektionismus
Gerne werden Aufgaben auf die Not-To-Do-Liste geschoben, weil wir glauben, sie nicht (perfekt) erledigen zu können und wir sie daher gar nicht erst anfangen möchten. In diesem Fall ist der Verzicht auf Perfektion sogar besser.
Sehen Sie diese Aufgaben lieber als eine Art Entwurf an und teilen Sie diese in mehrere Teile. Anschließend haben Sie immer noch die Möglichkeit, etwas zu ändern und eventuelle Korrekturen und Erweiterungen zu bearbeiten.
Aufgaben mit unklare Zielen
Ziele wirken als große Gradmesser für die Priorisierung unserer Aufgaben. Überlegen Sie, was Sie erreichen möchten, wie Sie diese Dinge im Leben erreichen und dem Ziel näher kommen. Nur wenn Sie diese Frage beantworten können, lassen sich die Aufgaben richtig einordnen und unwichtige aussortieren. Verabschieden Sie sich also von den Aufgaben mit unklaren Zielen, da diese Dinge letztlich nur Ihre Zeit verschwenden.
Das Auslassen von Pausen
Auf Ihrer Not-to-do-Liste sollte auf jeden Fall der Punkt stehen: „Die Pausen durcharbeiten.“, denn Auszeiten im Arbeitsalltag sind sehr wichtig, damit Sie nicht Gefahr laufen, auszubrennen. Pausen sind da, um zu regenerieren und sich von Stress zu befreien.
Für die richtige Balance eignet sich beispielsweise auch die Anwendung der Pomodoro-Technik oder 60/60/20. Pomodoro baut darauf auf, dass man in vier Zeitblöcken von 25 Minuten + einer Pause von 5 Minuten arbeiten soll. In den Pausen können Sie sich bewegen und die Gedanken weg von der Arbeit lenken, das fördert auch später wieder die Konzentration.
Fazit
Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement helfen und Sie dabei unterstützen, Grenzen in Ihrem Unternehmen zu ziehen, um die Zeit besser im Blick zu haben und ein Gefühl für die wichtigen Aufgaben zu entwickeln. Wenn Sie Hilfe bei der Identifizierung Ihrer Zeitdiebe benötigen testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack.