Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Das neue BAG Urteil beschloss das Ende manueller und unzuverlässiger Dokumentation von Arbeitszeiten. Warum das nicht so ist, was die Arbeitszeiterfassung mit Mitarbeiterzufriedenheit zu tun hat und welche Vorteile die Einführung einer Zeiterfassungssoftware noch so mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel oder in unserem kostenlosen E-Book.
Die 4 verschiedenen Arten der Zeiterfassung
Die Zeiterfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter/-innen im Unternehmen beschreibt das exakte Protokollieren und die Dokumentation aller Arbeitsstunden. Durch die Auswertungen von jedem einzelnen individuellen Zeitaufwand können dann Entgeltabrechnungen erstellt werden, die den rechtlichen Anforderungen gerecht werden.
Eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung ist für Organisationen unverzichtbar. Dabei existieren verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung.
Vertrauensarbeitszeit
Laut der Vertrauensarbeitzeit zählt allein die Produktivität, weshalb auf Zeiterfassungssysteme verzichtet wird. Bei dieser Methode steht die Aufgabenerfüllung und nicht unbedingt die zeitliche Anwesenheit der Mitarbeiter/-innen im Fokus steht. Seit dem BAG Urteil ist diese Methode jedoch nicht mehr zulässig.
Das Verhältnis zwischen Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmern sowie den Unternehmen basierte auf Vertrauen und auf eine exakte Erfassung und Überwachung wurde bewusst verzichtet. Diese Methode kann jedoch zu einigen Nachteile führen, wie zum Beispiel in Hinsicht auf die Überstunden und die Bedürfnisse der Mitarbeiter/-innen.
Stundenzettel
Die Zeiterfassung der Arbeitszeit per Stundenzettel ist eine weitere beliebte Methode. Mit Stundenzetteln wird die Erfassung und Überwachung der Arbeitszeiten durch Arbeitgeber/-innen einfach sichergestellt.
Bei der Zeiterfassung mit Stundenzetteln ist es wichtig, dass diese regelmäßig von Mitarbeitenden an deren Vorgesetzte weitergegeben werden.
Mit einem analogen Stundenzettel und dessen Daten im Betrieb zu arbeiten ist jedoch nicht zukunftsorientiert, da diese mit Hilfe von Programmen unter hohem Aufwand und anderer Software verarbeitet werden müssen. Das sorgt vor allem in der Buchhaltung der Unternehmen für stundenlangen Arbeitsaufwand, da das Übertragen der Daten sehr zeitaufwendig und ineffizient ist.
Hardware
Fast jeder kennt sie aus Film und Fernsehen – die fast schon bedrohlich wirkende Stechuhr direkt am Eingang des Ort des Arbeitseinsatzes. Ganz so ist es allerdings nicht, obwohl die festen Terminals zwar noch die gleiche Rolle wie schon vor einigen Jahren haben.
Hardware-Lösungen dienen der einfachen Organisation der Zeiterfassung und reduzieren den Aufwand. Heute sind diese Terminals oft mit Software verbunden und helfen beim protokollieren von jedem Einsatz der Mitarbeiter/-innen. Auch bei Überstunden sind sie eine verlässliche Möglichkeit der Erfassung aller Informationen.
Die Hardware ist transparent und als Stempeluhr nicht leicht zu manipulieren. Mitarbeitenden im Außendienst müssen allerdings andere Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, damit auch sie ihre Daten der Arbeitszeiten an ihre Arbeitgeber/-innen übermitteln können.
Mobile Lösungen
Ein Zeiterfassungssystem per App ist die Zukunft! Mitarbeiter/-innen können eine moderne und digitale Stechuhr nutzen. Arbeitgeber/-innen erhalten die Arbeitszeit in Echtzeit und können die Zeiterfassung im Unternehmen transparent nachvollziehen.
TimeTrack bietet neben der WebApp und Terminal App für jene, die eine stationäre Lösung bevorzugen, eine mobile Zeiterfassung App. Diese erleichtert den Arbeitsalltag für Mitarbeiter/-innen, die ihre Arbeitszeit remote erfassen oder die im Außendienst sind. Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten werden in der Zeiterfassung automatisch berücksichtigt und so wird Zuverlässigkeit für Arbeitnehmer/-innen und das Unternehmen geschaffen.
Das bringt Arbeitszeiterfassung: Vorteile für jedes Unternehmen
Arbeitszeiterfassung schafft nicht nur Arbeitnehmenden Vorteile wie eine objektive Dokumentation ihrer Leistung am Arbeitsplatz, sondern auch erhöhte Transparenz, Effizienz und Abrechnung für Arbeitgeber/-innen.
3 Arbeitszeiterfassung Vorteile für den Arbeitgeber
Ihr Unternehmen investiert nicht nur in die Zeiterfassung, sondern profitiert auch definitiv davon. Diese Vorteile zeigen Ihnen genau, worauf es bei der Zeiterfassung durch Arbeitgeber/-innen wirklich ankommt.
Zeiterfassung bietet Transparenz und Sicherheit
Sichern Sie sich und Ihr Unternehmen rechtlich mit der Erfassung jeder einzelnen Arbeitszeit ab! Es ergibt Sinn die Arbeit von Mitarbeitenden zeitlich zu erfassen, um die Arbeitszeit und Pausenzeit nachweisen zu können. So können Sie die Anforderungen des Arbeitnehmerschutzes und das Arbeitsgesetz transparent einhalten.
Zeiterfassung führt zu einer besseren Einsatzplanung und zu optimalen Arbeitszeiten
Zeiterfassungssysteme wie TimeTrack ermöglichen es Ihrem Unternehmen, die Arbeitszeiten optimal zu planen. Mit einem Überblick über die Über- und Minusstunden und Gesamtarbeitszeit finden Sie genau heraus, wo Veränderungsbedarf ist und welche Mitarbeiter/-innen noch Luft haben oder Hilfe benötigen. Um Unternehmen noch mehr Zeit zu sparen, bietet TimeTrack eine automatische Dienstplanung an. Bei dieser werden die Mitarbeiter Ihren Wünschen entsprechend passenden Schichten zugeteilt.
TimeTrack Arbeitszeiterfassung
Einfache Abrechnungen und Prozesse durch digitale Zeiterfassung
Unternehmer/-innen entlasten mit der Einführung der rechtlich konformen Zeiterfassung ebenfalls Ihre Lohnbuchhaltung. Mitarbeiter/-innen können so die minutengenaue Arbeitszeit direkt übermitteln und es müssen keine weiteren Bearbeitungsschritte vorgenommen werden. Der Verwaltungsaufwand im Unternehmen wird also auf ein sehr effizientes Ausmaß reduziert.
3 Arbeitszeiterfassung Vorteile für den Arbeitnehmer
Viele Mitarbeitende sind skeptisch, wenn es nun nach dem BAG Urteil schlagartig zu einer Veränderung in der Zeiterfassung kommt. Nach einem zweiten Blick darauf, erkennt man jedoch, dass davon die Mitarbeiterkommunikation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen sich verbessern.
Einfache Planung der individuellen Arbeitszeit macht glücklich
Es gibt viele Gründe für die Einführung der Zeiterfassung gegenüber Arbeitnehmer/innen. Haben Mitarbeitende individuelle Wünsche im Dienstplan, sollten diese auch berücksichtigt werden, wenn Sie zufriedene Arbeitnehmer/-innen haben wollen. Die digitale Arbeitszeiterfassung ist ein Instrument, mit dem diesem Ziel nichts mehr im Weg steht!
Jederzeit Einsicht über die eigene Arbeitszeit ohne Nachfragen bei Verantwortlichen!
Mitarbeiter/-innen wollen wissen, wie viele Urlaubstage noch übrig sind? Können Überstunden abgebaut werden? Mit einer transparenten Zeiterfassung ist das alles direkt einzusehen. Bei klaren Regelungen und einer guten Kommunikation im Team können das Zeitkonto und die Ansprüche der Mitarbeiter/-innen immer ausgeglichen sein.
Zeiterfassung führt zu mehr Fairness!
Mitarbeiter/-innen, die regelmäßig Mehrarbeit ausüben, möchten auch dementsprechend bezahlt werden. Überstunden abbauen, zusätzliches Gehalt oder mehr Urlaubstage – eine Entscheidung darüber kann bestmöglich getroffen werden, wenn allen Beteiligten exakte Daten über die Geschehnisse vorliegen. Jeder kann so innerhalb des Unternehmens gleich behandelt werden. Zu einer Benachteiligung einzelner kommt es hierbei nicht.
Praktische Tipps zur Arbeitszeiterfassung
Wenn Sie sich für die Einführung der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter/-innen entscheiden, dann finden Sie hier einige Tipps dazu.
Online Zeiterfassung ist zukunftsorientiert
Eine Arbeitszeiterfassung in Excel ist zwar digital, aber dennoch nicht optimal. Derzeitig gibt es schon viele weitere Möglichkeiten der Online–Zeiterfassung, die das Arbeitsleben aller Mitarbeiter/-innen Ihres Unternehmens deutlich erleichtern kann!
Eine vernetzte Zeiterfassung ermöglicht es ebenfalls Mitarbeiter/-innen, die dauerhaft remote arbeiten oder sich aus anderen Gründen nicht im Büro aufhalten, ihre Arbeitsstunden transparent nachzuvollziehen. Das kann dann ebenfalls Urlaubszeiten und Krankentage betreffen. Mit einem online Überblick wird ebenfalls die Arbeit der Buchhaltung erleichtert.
Mobile Zeiterfassung mit TimeTrack
Cloudbasierte Software – TimeTrack
TimeTrack kann all das und sogar noch viel mehr! Hinterlegen Sie in unserem Software-Tool ganz schnell und einfach individuelle Arbeitszeitmodelle und tägliche Arbeitszeiten. Mitarbeiter/-innen erfassen dann die tatsächliche Arbeitszeit per digitaler Stempeluhr und überträgt diese automatisch in den Stundenzettel.
Die elektronische Zeiterfassung ist jederzeit und überall möglich. TimeTrack kann Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden sogar eine GPS–Funktion bieten, die den genauen Standort Ihrer Mitarbeitenden bestimmt. Dabei wird natürlich immer die gesetzlich vorgeschriebene Pausenregelung zum Schutz ihrer Angestellten eingehalten.
Fazit
Zeiterfassung ist unverzichtbar! Starten Sie nicht mit einer Zwischenlösung, sondern handeln Sie zukunftsorientiert. Testen Sie doch gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst davon, wie einfach Zeiterfassung und Mitarbeiterplanung wirklich ist!
Unter dem Facility Management, welches auch als die Gebäudeverwaltung bekannt ist, versteht man die Instandhaltung und Ausführung verschiedener Dienstleistungen rund um Immobilien.
Diese Art von Management besonders für Unternehmen, die anstreben, Kosten so tief wie möglich zu halten, ohne dabei die Qualität innerhalb des Unternehmens zu verringern, wichtig. Neben Personalkosten sind die Gebäudekosten und die Verwaltung der Anlagen der nächstgroße Kostenpunkt für einen Betrieb.
Facility Management Definition: Was ist das?
Das Facility Management befasst sich mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien.
Je nach Kontext meint man hiermit die Verwaltung von Bürogebäuden, Wohnhäusern, Gebäuden der Öffentlichkeit oder die Hausverwaltung, wobei sich der Einsatzbereich vom Facility Manager/-in unterscheidet.
Typische Aufgaben von Facility Manager/-innen sind folgende:
- Das Besorgen der Putzmaschinen
- Die Rentabilität der Immobilie
- Die Wartung und Instandhaltung der Klimaanlage oder der Belüftung etc.
Facility Manager/-innen befassen sich mit einer Vielzahl an Themen, die alle Bereiche der Gebäudeverwaltung umfassen.
Bei der Definition des Facility Managements unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten von Immobilienverwaltung.
Strategisches Facility Management
Schon während der Planung des Gebäude und dessen Erbauung beginnt das strategische Facility Management. Dieses legt konkret die Grundlagen für die spätere Nutzung der Immobilien fest. Außerdem wird mit dem strategischen FM die ausführende Ebene gesteuert und die Kontrolle ausgeübt. Behalten Sie mit der Verfolgung des Bauzeitplans ganz genau den Überblick und planen Sie das Facility Management darum.
Operatives Facility Management
Das operative Facility Management beschäftigt sich mit der Endnutzung der Immobilien. Somit beginnt das Facility Management sich nur um das operative Management zu kümmern, wenn das Gebäude in Gebrauch ist. Als Synonym für operatives Facility Management wird auch der Begriff Gebäudemanagement gebraucht.
Die holistische Gebäudeverwaltung
In dem Facility Management (FM) kümmert man sich um Support-Prozesse sowie Aktivitäten, die zur Unterstützung vom operativen oder strategischen Management eines Unternehmen gehören. Die Aktivitäten der Facility Management Branche betreffen nämlich nicht nur die Infrastruktur vom Gebäude, sondern auch die Personen, die sich in diesem Betrieb befinden.
Die Aufgaben umfassen unter anderem auch die Gebäudeinstandhaltung, die Verwaltung der Betriebsräume, die Reinigung vom Gebäude, die Sicherheit der Immobilie, die allgemeine Postverwaltung, den Empfang, und vieles mehr.
Die häufigsten Probleme beim Facility Management
Erfolgreiches Facilitymanagement ermöglicht Ihnen und weiteren Personen im Management Störfaktoren zu beheben. Zwei solche Faktoren stechen bei Reinigungsfirmen besonders heraus und können mit gutem Facility Management umgangen werden.
Übersichtliche Planung der Mitarbeiter
So ist es zum Beispiel stets mühsam, das Reinigungspersonal passend einzuteilen. Generell kann es unglaublich aufwändig sein, einen guten Dienstplan zu schreiben, da alle Mitarbeiter/-innen eigene Wünsche haben, aber doch zu jeder Zeit genügend Personen eingeteilt sein müssen. Besonders mühsam ist dies, wenn mehrere Einrichtungen geputzt werden müssen und sich Mitarbeiter/-innen von einem Bereich zum nächsten, bzw. von einer Immobilie zur nächsten bewegen müssen.
Dokumentation der erledigten Arbeit
Außerdem ist es zwingend, dass Eigentümern bewiesen werden kann, dass eine Immobilie gereinigt wurde. Normalerweise wurde beim Portier eine Unterschrift hinterlegt, zusammen mit einem Bericht des getätigten Einsatzes. Wenn im Gebäude kein Portier vorhanden ist, dann wird oft mit Ein-/Ausstempeln gearbeitet oder sogar mit GPS-Tracking. All diese Optionen sind jedoch sehr aufwändig und nicht passend zur Bewirtschaftung von größeren oder mehreren Immobilien. Im Folgenden sollen bewährte Lösungen für diese Probleme erläutert werden.
Optimierung der Arbeitsprozesse im Facility Management
Genau hier kommt es gelegen, mit einer Software zu arbeiten, die gewisse Management-Aufgaben übernimmt und Ihnen bzw. dem Facility Management die Planung bedeutend einfacher gestalten. Eine solche Software ist TimeTrack, die beide der oben angesprochenen Probleme löst.
Einfache Terminplanung mit TimeTrack
Mit TimeTrack können Sie den Dienstplan automatisch erstellen lassen. Die Software teilt die verfügbaren Mitarbeiter/-innen passend den Gebäuden zu, die gereinigt werden müssen. Die jeweiligen Mitarbeiter/-innen können dann individuell auf die Software zugreifen, in dieser sehen wo sie wann eingeteilt sind, und ihren Fortschritt direkt dokumentieren.
Terminplan von TimeTrack
Detaillierte Notizen zum Auftrag hinzufügen
Außerdem können im Terminplan relevante Notizen zum anstehenden Objekt eingetragen werden, welche die allgemeine Kommunikation um ein vielfaches erleichtern. Nach dem Putzauftrag kann das Facility Management Team in Echtzeit den Fortschritt und die Leistungen sehen, welche vom Personal hinterlegt wurde. Auch hier können wieder Notizen hinterlassen werden, sodass die gesamte Kommunikation an einem Ort dokumentiert ist!
Transparenter Arbeitsnachweis für Kunden
Daran anschließend ermöglicht die Unterschrift-Funktion von TimeTrack, die es ermöglich, Unterschriften zu fotografieren und in der App zu hinterlegen. Berechtigte Personen haben Zugriff auf die fotografierten Unterschriften und können, nachdem diese hochgeladen wurden, sich gleich von der erledigten Leistung überzeugen. Dies ist besonders wichtig für Kunden der Unternehmen.
Das Gebäudemanagement erfolgt so bedeutend einfacher und direkter, da die Kommunikation transparenter ist. Mit TimeTrack ist das Facility Management ganz nahe am eigentlichen Geschehen und kann via der Software Anpassungen leicht und dynamisch vornehmen!
Aufgaben im Facility Management
Weitere Aufgaben kommen auf Facility Manager/-innen zu, wenn sie sich die Pflege der Menschen innerhalb der jeweiligen Gebäude, sowie deren Instandhaltung, zum Ziel setzen. Die folgenden Punkte umfassen nicht das Kerngeschäft vom Facility Management, sind aber doch für die jeweiligen Prozesse der Managementstelle von Bedeutung.
- Entwickeln von Wartungsplänen und die Koordination der Agenda: Jegliche Projekte, die sich mit der Immobilie befassen, laufen über das FM. Dazu gehört die Sanierung, der Umbau, die technische Optimierung und weiteres.
- Die Administration der Immobilie: Hierbei ist die Rede von den Gebäudeplänen, der Gebäude-Versicherung, der Dokumentation von Prüfberichten, etc.
- Schlussendlich gehört zu den zentralen Dienstleistungen vom FM auch das Tagesgeschäft, wie zum Beispiel die Organisation und Einplanung von Reinigungskräften, den Kontakt zu Gebäudebesitzern oder etwaigen Mietern im Gebäude, und die generelle Kontrolle der Immobilien.
Den Überblick über all diese Aufgaben zu behalten und gleichzeitig eine transparente und zuverlässige Arbeitsweise aufrecht zu erhalten kann mit den falschen Mitteln sehr zeitaufwendig sein. Deshalb lohnt es sich, eine einfach zu bedienende Software zu verwenden. Mit einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann man nicht nur alle anstehenden Termine des Gebäudemanagements übersichtlich darstellen, sondern auch Mitarbeiter einplanen, Verfügbarkeiten definieren, Rechnungen erstellen und viel mehr!
Überzeugen Sie sich selbst von der Software und erstellen Sie sich ein kostenloses Testkonto!
Fazit
Die moderne Hausverwaltung bedarf Planung, um die aktuelle Instandhaltung sowie die zukünftige Werterhaltung zu garantieren. Bauen Sie das Facility Management gezielt in die Unternehmensstrategie ein, machen Sie eine Analyse über die gesparten Kosten mit funktionierendem FM, und unterschätzen Sie nicht deren Bedeutung!
Wir sind uns sicher, dass Sie die Nutzung von Ihrem Arbeitsplatz verbessern können, wenn Sie die Facility richtig bewirtschaften! Setzen Sie sich und Ihrem Facility Management ein Ziel: Was wollen Sie erreichen? Welche Kosten wollen Sie gezielt sparen? Welchen Prozess brauchen Sie dafür? Kehren Sie jederzeit zu diesem Artikel zurück, wenn Sie Unklarheiten haben!
Den Namen Parkinson kennen Sie vielleicht auch von anderen Phänomenen, allerdings handelt es sich in diesem Artikel um den Historiker Cyril Northcote Parkinson, der für sein sogenanntes „Parkinsonsche Gesetz“ bekannt wurde.
Fest steht – der Arbeitsplatz ist ein echter Zeitfresser. Wenn Ihnen also demnächst einmal von dem parkinsonschen Gesetz erzählt, können Sie mitreden: Und die jeweilige Person auch besänftigen, denn es gibt glücklicherweise Lösungen dafür, sich ständig nur an Deadlines zu richten und alle Aufgaben aufzuschieben. Und natürlich auch Softwares wie zum Beispiel TimeTrack, die Ihnen dabei helfen können.
Das Parkinsonsche Gesetz: Definition
Das Parkinsonsche Gesetz wird ganz treffend von Parkinson selbst wie folgt in seinem Essay beschrieben:
(Die) Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Masse, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist).
Bedeutet das etwa, dass man für eine Arbeit genauso lange braucht, wie man auch Zeit dafür hat? Auf eine Art und Weise ja, andererseits kann es auch bedeuten, dass man Aufgaben aufschiebt und erst kurz vor der Deadline angeht.
Beim „Parkinson Law“ geht es im Grund um die Tatsache, dass Menschen für bestimmte Aufgaben länger Zeit brauchen, wenn sie auch länger Zeit dafür haben. Er spricht damit natürlich auch gerade die britische Verwaltung und andere klischeehaft als langsam geltende Bürokratien und Betriebe an.
Doch auch wenn man nicht in der britischen Bürokratie arbeitet, kommt einem die These, dass man länger braucht, wenn man länger Zeit hat, leider doch sehr bekannt vor. Mindestens einmal hat bestimmt jede Person eine Aufgabe, für die sie lange Zeit hatte, aufgeschoben und erst wenige Stunden vor der Deadline erledigt.
Humorvoll formuliert, aber voller Wahrheit: Das „Parkinsonsche Gesetz“
Trotzdem hat man dann sicher einiges an Zeit dafür aufgewandt, sich dafür zu entscheiden, diese Aufgabe aufzuschieben. Und das ist natürlich auch eines der zentralen Probleme am Aufschieben: Man wendet viel Energie und inneren Stress dafür auf, die Aufgabe aufzuschieben anstatt sie einfach zu erledigen.
Doch es gibt noch andere Abschnitte, die hier zitiert werden sollen, die sich nun auch auf Kolleg/-innen und die Angestellten im näheren Umfeld beziehen:
„Angestellte Personen schaffen sich gegenseitig Arbeit.“
„Jede angestellte Person wünscht, die Zahl der unter sich stehen Personen, nicht jedoch die Zahl der Rival/-innen zu vergrößern.“
Menschen in einem Unternehmen stehen immer in bestimmten Konstellationen und Beziehungen zueinander. Dieses Verhältnis ist aber nicht immer verhältnismäßig – oft machen manche Menschen ganz viel, andere Kollegen bzw. Kolleginnen in der Tendenz viel weniger.
Auch dieses Maß spielt eine Rolle bei der parkinsonschen Idee, dass wir selten den einfachsten, schnellsten und/oder effektivsten Weg zur Organisation und Vollendung unserer Arbeit und Aufgaben wählen.
Das Parkinsonsche Gesetz heute im Berufsalltag
Selbstverständlich ist das Parkinsonsche Gesetz eigentlich Satire, doch steckt immer noch viel Wahrheit in einem Funken Humor. So ist es auch heute noch so, dass wir Deadlines hinterher arbeiten und die ein oder andere Erledigung in einem unverhältnismäßigen Maße in die Länge ziehen.
Hier sind zwei aktuelle Beispiele, die auch jetzt ihre Gültigkeit haben:
Beispiel 1: Das nicht enden wollende Meeting
Ein Beispiel dafür ist das Meeting: Kennen Sie das, Sie sitzen im Meeting und haben das Gefühl, dass gerade „nichts dabei rumkommt“ und gegen Ende erst ein Urteil gefällt wird? Nicht umsonst gibt es im Sillicon Valley sogenannte Pizza-Meetings: Ist die Pizza aufgegessen, ist das Meeting auch beendet: Alle wichtigen Mails, Themen, Lehrsätze müssen also in dieser kurzen Zeit schnell besprochen werden.
Beispiel 2: Immer „9 to 5“, egal wie viel es zu tun gibt
Wir leben in einer Arbeitswelt, in der man meistens zu festgelegten Arbeitszeiten ins Büro kommt. Allerdings wissen wir alle, dass es immer mal wieder Phasen gibt, in denen es viele Projekte, Deadlines und Jobs gibt, und dann mal wieder Phasen, in denen wir kaum etwas zu tun haben.
Tipp: Zeit, die man zur Verfügung hat, auch für produktive Pausen nutzen
Eine gängige Methode ist es, den ganzen Tag vor dem Computer zu sitzen und beschäftigt zu wirken – und sich auch mal für eine Aufgabe länger Zeit zu nehmen, damit man am Arbeitsplatz verschnaufen kann – weil man genau weiß, dass es nicht gern gesehen ist, das man den Arbeitsplatz früher verlässt als nötig.
Genau diese Arbeitskultur befeuert das Parkinsonsche Gesetz – eine Arbeits-Philosophie, die die meisten eigentlich ablehnen, aber bestimmt schonmal mehr oder weniger bewusst einmal selbst so ausgeführt haben.
Aufschieben macht jede/-r: Fluch und Segen zugleich
Und natürlich ist es gut, sich auch für seine Aufgaben Zeit zu nehmen – allerdings bedeutet das auch, dass man mehr Zeit auf der Arbeit verbringt und weniger Alltag genießen kann. Außerdem werden oft schnelle Arbeitnehmer/-innen nicht belohnt, sondern bekommen oft mehr Aufgaben als die, die sich ihre Zeit ausdehnen. Deshalb ist es wichtig und sogar gesetzlich verpflichtend, Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Das BAG beschloss in seinem Urteil am 19. September die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland.
Parkinsonsches Gesetz: Gibt es eine Lösung?
Wenn Sie sich jetzt denken, dass die Lösung vielleicht sein könnte, sich selbst knappere Limits zu setzen, dann haben Sie gewissermaßen Recht!
Zeitmanagement ist ein heikles Unterfangen, bei dem man als Arbeitnehmer/-in selber viel in der Hand haben kann. Menschen können sich, auch wenn sie sich nicht immer leicht tun, ihre eigenen Deadlines setzen und sich fest vornehmen, diese und jene Aufgabe auf der Arbeit zu erledigen. Zum Schluss ist alles, worauf man selbst Einfluss hat, immer von der temporären Komponente vom Zeitmanagement umschlossen.
Eigene, knappere Limits setzen
Probieren Sie es im Arbeits-Alltag doch einmal aus und lassen Sie alles beiseite, was Sie ablenkt. Und dann versuchen Sie, als wäre es ein kleiner Wettbewerb gegen Sie selbst, eine Aufgabe, die Sie nicht mögen, so SCHNELL wie möglich zu erledigen.
Lassen Sie einmal die Qualität außen vor, und Sie werden wahrscheinlich erstaunt feststellen, dass sie gar nicht so schlecht sein wird wie anfangs erwartet.
Beispiel Arbeitszeit
Parkinsons These lässt sich auch am Beispiel vieler Berufe erklären – sei es in der Marine, als Doktor oder im Empfang: Müssen Sie etwas rechtzeitig in den Briefkasten werfen, verlieren Sie den Anspruch auf eine bestimmte Tätigkeit oder müssen Sie mehrere Jobs unter einen Schirm bekommen?
Haben Sie schon einmal von dem Goal Gradient gehört? Dieser besagt, dass der Aufwand immer umgekehrt zur verbleibenden Zeit steigt, den man für eine bestimmte Aufgabe hat.
Mit Zeitmanagement-Software effektiver arbeiten
Dem parkinsonschen Gesetz kann man auch gerecht werden, indem man versucht, die meisten „langweiligen“, bürokratischen Arbeitsabläufe zu vereinfachen, beispielsweise indem man auf eine einheitliche und unkomplizierte Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack setzt.
TimeTrack Stundenzettel
Hier kann nicht nur die Zeit aller arbeitenden Leute im Prinzip kinderleicht erfasst werden und Aufgaben verteilt werden, es gibt auch einen Online-Stundenzettel, bei dem Mitarbeiter/-innen Arbeitszeiten überblicken bzw. verwalten können.
Hier können alle Kollegen und Kolleginnen ihre Ist- und Soll-Stunden eintragen. Dieser Überblick trägt gerne auch zum Erfolg bei, und in Folge dessen steht den Arbeitnehmer/-innen dann auch mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung.
Da das ganze online als auch mobil verfügbar ist, ist TimeTrack auch unterwegs an Ihrer Seite.
Parkinsonsches Gesetz: Ordnung wahren und zielstrebig arbeiten
Im Benutzerprofil kann eingestellt werden, dass der PDF Stundenzettel aus Projektzeiten erstellt wird. Daraus folgt, dass alle projektbasierten Zeiteinträge im Stundenzettel des Mitarbeiters angezeigt werden. Das hilft auch, das parkinsonsche Gesetz im Arbeitsalltag zu berücksichtigen.
Damit Sie Parkinsons Gesetz und somit auch die Grundsätze des parkinsonschen Gesetzes nicht vergessen und vernachlässigen, helfen solche Tools auf TimeTrack wie der Stundenzettel ungemein. Aber auch Methoden wie das Pomodoro Prinzip, die 5s-Methode oder die ABC-Analyse können hilfreich sein.
Fazit
Der Mann voller Humor -Parkinson – verstarb mit 83 im Jahre 1993. Er hinterließ uns einen besonderen Denkanstoß, der viele wertvolle Tipps enthält. Das Parkinsonsche Gesetz ist immer noch aktuell und kann aber Wenn Sie dem Ziel näher kommen wollen, Aufgaben schneller zu erledigen, können Sie es ja einmal mit der 14-tägigen Testversion von TimeTrack probieren, damit Sie Ihr nächstes Projekt immer genauestens im Auge haben.
Die Personalbedarfsplanung umfasst viele Teilgebiete und ist eine Grundlage für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Der Stellenbesetzungsplan ist ein Instrument im Personalmanagement. Welche Informationen Sie alle beachten müssen und was das für Auswirkungen auf den Stellenplan hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Stellenbesetzungsplan Definition
Der Stellenbesetzungsplan stellt die tatsächlich besetzten Stellen in Ihrem Unternehmen dar. Die Planung der Besetzung von Stellen dient der betrieblichen Personalplanung.
Es gibt einen Unterschied zum Stellenplan, welcher den Bedarf jeder Stelle und den Bedarf an Personal angibt und ebenfalls eines der Instrumente der Personalplanung ist.
Das Organigramm vom Stellenplan zeigt also das geplante Soll an und der Besetzungsplan gibt die Ist-Situation wieder. Darüber hinaus ist in dessen Organigramm ebenfalls ersichtlich, welche Mitarbeiter/-innen auf einer genauen Stelle sitzen und welche Vollmachten sie haben.
Die Personalplanung kann bei diesem Instrument darüber hinaus natürlich auch eine Angabe über zusätzliche Daten, wie das Alter, machen.
Inhalt und Funktion vom Stellenbesetzungsplan
Der Stellenbesetzungsplan soll auf Grundlage vom Stellenplan eine einzelne Stelle exakten Mitarbeiter/-innen mit ihrem Namen zuordnen. Verglichen mit dem Stellenplan von der Organisation lässt sich dann herausfinden, ob es eine Differenz in der Personalplanung gibt.
Dieser Unterschied in der Personalplanung kann zwei verschiedenen Formen annehmen. Die eine kann zu einem Personalbeschaffungsbedarf führen, wenn im Stellenplan mehr Stellen mit einer Stellenplanung vorhanden sind und diese besetzt werden müssen.
Ebenso kann die Differenz einen Personalüberhang angeben. Dann muss die Planung ebenfalls angepasst werden und die Organisation muss je nach Stellenbeschreibung dann einige Stellen abbauen. Das ist ein Mittel der Personalplanung, um das Unternehmen mit dem Personalmanagement profitabel arbeiten zu lassen.
Instrumente der Personalplanung
Das Personalmanagement kümmert sich um die Personalplanung und somit auch um die Planung einzelner Stellen als Instrument der Personalwirtschaft.
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Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung ist eines der Instrumente der Personalplanung und beschreibt die Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Aus der Stellenbeschreibung ergeben sich dann die Anforderungen an einzelne Mitarbeiter/-innen, die bestimmte Stellen in der Organisation besetzen sollen.
Für die Angaben einer einzelnen Stelle, kann sich in der Stellenbeschreibung an verschiedenen Dingen orientiert werden. Dazu gehören die Bezeichnung, die Stelle im Organisationsgefüge, Hierarchien, Ziele, Hauptaufgaben, Vollmachten, Stellvertreter und besondere Qualifikationen.
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Stellenplan
Eines der hier bereits genannten Instrumente ist der Stellenplan. Er zeigt den Bedarf an Stellen in der ganzen Organisation an, unabhängig davon, ob eine Stelle zur Zeit besetzt ist oder nicht. Ein Stellenplan beinhaltet also immer alle Stellen und so schafft es das Personalmanagement mit seinem Organigramm den gesamten Leistungszusammenhang in einem Unternehmen darzustellen.
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Stellenbesetzungsplan
Der Besetzungsplan basiert auf dem Stellenplan und hilft bei der Personalbedarfsplanung.
Die Personalbedarfsplanung lässt sich in der cloudbasierten Software von TimeTrack ganz einfach nachvollziehen und macht ihre Instrumente so stärker. Der Mitarbeiterbericht macht es den Administratoren des Programms ganz leicht, eine klare Übersicht zu gewinnen und einen Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen. Stundendifferenzen können mit der jeweiligen Personalsituation abgeglichen werden und die Qualifikationen und Kompetenzen jeder einzelnen Stelle sind sehr übersichtlich dargestellt.
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Anforderungsprofil
Die Personalplanung ordnet jeder Stelle auch ein Anforderungsprofil zu. Das dient dem Personalmanagement dazu herauszufinden, ob Bewerber/-innen oder Stelleninhaber/-innen ihrer Stelle gerecht werden. Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass das Anforderungsprofil auch wirklich immer die Stelle und nicht die dazugehörige Person meint.
Auch diese Merkmale der einzelnen Stellen und Stellenbeschreibung können nach einem Abgleich in TimeTrack hinterlegt werden und Ihre Personaleinsatzplanung mit einem Arbeitsplan um vieles vereinfachen.
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Qualifikationsprofil
Jede einzelne Stelle erhält in der qualitativen Personalbedarfsplanung ebenfalls ein Qualifikationsprofil. In diesem ist genau festgehalten, welche Fähigkeiten und Belastungen die Stelle beinhaltet.
Darunter lassen sich also das Leistungspotential, die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft einzelner Mitarbeiter/-innen verstehen, welche sich natürlich bei verschiedenen Stellen auch in der Stellenbeschreibung unterscheiden.
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Laufbahnplan
Der Laufbahnplan dient in der Stellenbeschreibung als eines der Instrumente dazu, jede einzelne Stelle und jede Position aufzuführen, welche Mitarbeiter/-innen bei einem Aufstieg im Unternehmen durchlaufen sollen. Besonders praktisch ist hierfür ein Rahmendienstplan.
Das dient nicht nur der Organisation der Hierarchie, es können auch Nachfolgepläne leichter realisiert werden und es ist umso einfacher eine Stelle neu zu besetzen, sollte sie kurzfristig frei sein. Mit Angaben über die Stelle und die zugehörigen Personen als Stellenbeschreibung kann der Stellenplan leichter erstellt werden.
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Personalstatistiken
Statistiken dienen immer der Übersicht und der Gewinnung von Informationen. Daher ist dies auch eines der wichtigsten Instrumente.
Anhaben über Altersstruktur, Qualifikationsstruktur, Fehlzeiten und Personalkosten können bei der weiteren Planung, wie im Stellenplan, oder bei der gesamten Orientierung der Unternehmensziele und der Kapazitätsplanung sehr hilfreich sein.
Stellenbesetzungsplan – Beispiel
Der Stellenbesetzungsplan gibt die aktuelle Ist-Situation in Bezug auf die Stellen im Unternehmen wider.
In diesem Plan sind sämtliche Stellen vermerkt und allen können noch weitere Angaben hinzugefügt werden, damit die Planung einen erheblichen Mehrwert für das Personalmanagement im Unternehmen hat. Zu diesen Beschreibungen gehören dann Name, Alter, Vollmacht, Eintrittsdatum und die Lohngruppe.
Auf einen Blick ist so jede relevante Information für eine einzelne Stelle direkt ersichtlich und schon ist auch klar, warum der Besetzungsplan mit dieser kurzen Stellenbeschreibung ein so wichtiges Instrument ist.
Hier finden Sie ein Beispiel, wie diese kurze Stellenbeschreibung im Organigramm aussehen kann:
- Kimm, Maria
- Geb. 02.08.1988
- Handlungsvollmacht
- Eintritt am 01.04.2020
- Lohngruppe 5.
Den Stellenbesetzungsplan mit einer Software einfach umsetzen
Softwares können dabei helfen komplexe Sachverhalte besser auszuwerten und sind somit für das Personalmanagement ein wichtiges Instrument der Planung. Die Auswertung in Echtzeit durch zukunftsorientierte Softwarelösungen bieten Überblick und schaffen es, genaue Angaben zu bieten.
Der Besetzungsplan der Ist-Situation kann mit Angaben über Name, Berechtigungen, Wochenstunden und Positionen schnell digital erstellt werden und der Führungsebene schnell benötigte Angaben bereitstellen.
Timetrack als Retter in der Not
Die Instrumente der Personalabteilung sind breit gefächert, aber eins steht fest: eine professionelle Software ist unverzichtbar. TimeTrack kann den Arbeitsalltag enorm erleichtern und bietet Ihnen und Ihren Mitarbeiter/-innen viele Vorteile.
Die App bietet die ideale Lösung zur gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung. Mit Features, wie einer elektronischen Arbeitszeiterfassung per digitaler Stempeluhr und individuellen Arbeitszeitmodellen für alle Mitarbeiter/-innen schafft TimeTrack die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dazu kommen noch viele weitere Benefits, wie eine intuitive Bedienung und ein einfaches Menü.
Besetzen Sie ganz einfach Stellen mit den vordefinierten Qualifikationen und Kompetenzen. Ebenfalls können Sie automatische Dienstpläne erstellen lassen, die alle individuellen Wünsche berücksichtigen und erheblich zur Work-Life-Balance beitragen.
Der intelligente Dienstplan von TimeTrack
Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung
Mit diesen vielen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung ist es ebenfalls möglich, auf Knopfdruck digitale Stundenzettel für jede/n einzelne/n Mitarbeiter/-in zu erstellen. Diese Stundenzettel sind sowohl rechtskonform und berücksichtigen ebenfalls alle individuellen Pausen- und Abwesenheitszeiten.
Mit dem Unterschied zwischen Projektzeiten und Arbeitszeiten, ist es möglich, bessere Arbeitspläne zu gestalten. Durch die perfekte Übersicht aller benötigten Wochenstunden für Ihre Projekte, können Sie automatisierte Dienstpläne erstellen und Ihre Projekte zielführend beenden.
Fazit
Wenn Sie wirklich herausfinden möchten, wie die aktuelle Ist-Situation der Personalplanung aussieht, dann ist ein Stellenbesetzungsplan einfach unverzichtbar.
Machen Sie es sich einfach und suchen Sie sich Softwares und Tools, die Ihnen dabei helfen! Testen Sie gerne unsere ganz unverbindliche, 14-tägige Probeversion von TimeTrack.
Neue Mitarbeiter/-innen zu finden ist gar nicht so einfach, besser ist es zu vermeiden, dass die alten Mitarbeitenden überhaupt gehen. Was Sie dafür brauchen, heißt Employee Retention Management. Wofür genau sie steht und was sie bedeutet können Sie in diesem Artikel erfahren.
Eins soll allerdings vorweg genommen werden: Mit einem erfolgreichen Retention Management kann ein Unternehmen Zeit, Geld und andere Ressourcen sparen.
Retention Management: Definition
Retention Management steht zunächst einmal für die professionelle Mitarbeiterbindung der Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens durch gezielte Maßnahmen.
Der Inhalt eben dieser Maßnahmen muss zunächst ausgearbeitet und dann ebenso realisiert werden, um diesen Zweck der Bindung zu erfüllen.
Warum sollten Sie Retention Management verwenden?
Zunächst stellt sich hier einmal die Frage, warum eine Retention Strategie so wichtig ist und die Maßnahmen umgesetzt werden müssen. Die Antwort auf die Frage, warum kein Unternehmen auf die Ausarbeitung eines Retention Management verzichten sollte, ist ganz einfach. Der Unternehmenserfolg hängt davon ab und während des Fachkräftemangels wird die Bedeutung einer Mitarbeiterbindung nur umso wichtiger.
- Arbeitnehmer/-innen an ein Unternehmen zu binden spart Kosten, da Personal nicht immer ersetzt werden muss und eine neue Rekrutierung kostspielig ist.
- Die Zufriedenheit eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin wirkt nach außen und so können Sie aus Unternehmenssicht gemeinsam mit der HR Abteilung eine Employer Brand aufbauen. Das kann man zum Beispiel schon durch die Berücksichtigung von Wünschen im Schichtplan erreichen, wie es mit TimeTrack ganz einfach möglich wird.
- Zufriedene Arbeitskräfte erbringen mehr Leistung, auch dadurch dass eine Work-Life-Balance gegeben ist. Mit Anreizen machen Sie sich also zu attraktiven Arbeitgeber/-innen und müssen dabei nicht nur Budgets erhöhen, sondern auch Kosten einsparen.
- Auf dem Arbeitsmarkt gibt es in der Praxis nicht immer die Mitarbeiter/-innen mit den richtigen Qualifikationen und so lohnt es sich, die Fachkräfte durch die Arbeitgeber/-innen im Unternehmen zu halten.
Schichtplanung mit TimeTrack
Zielsetzung im Retention Management
Das Retention Management dient also der Formulierung einer Strategie mit dem Ziel der Bindung der Mitarbeiter/-innen an das Unternehmen.
Führungskräfte sollen die Arbeitskräfte zur Zufriedenheit stellen und kooperativ bei der Gestaltung eines wirtschaftlich stabilen Arbeitsalltags sein.
Aus dem Ziel vom Retention Management ergeben sich also viele Vorteile für den Arbeitgeber eines Unternehmens. Die Fluktuation sinkt und der Wettbewerbsvorteil steigt als starker Faktor auf dem Markt.
Die Besetzung kritischer Stellen und Funktionen ist erfolgreich und eine Position wird durch die Prozesse häufiger intern besetzt. Das reduziert die Kosten aus eigener Hand durch wenig Rekrutierung und Einarbeitung in eine neue Rolle.
Voraussetzungen für Mitarbeiterretention-Programme
Was braucht es also alles, um die Mitarbeiterbindung langfristig und auch nachhaltig zu erhöhen? Es gibt sehr viele verschiedene Maßnahmen, die einer Lösung dienen und die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Neben monetären Anreizen zählen auch andere Benefits dazu. Das können profiterhöhende Transparenz, agile Strukturen, Anerkennung und Mitarbeiterorientierung sowie andere Trends sein.
Was ist Customer Retention Management?
Retention Marketing bzw. Customer Retention Management ist etwas völlig anderes. Die Maßnahmen des Retention Marketing betreffen die Bindung von Kundinnen und Kunden an ein Unternehmen. Es gibt also einen signifikanten Unterschied zwischen der Retention im HR und der Retention im Marketing.
Der Unterschied liegt also darin, dass der Inhalt in ganzheitlich kundenzentrierten Lösungen und Programmen liegt.
Mit Zahlen und Daten sollen die Kunden langfristig an das Unternehmen gebunden werden und es soll durch Branding ebenfalls zu einer Identifikation mit diesem Unternehmen kommen.
Eine echte Hilfe stellt die Retention Rate dar, denn mit ihr kann ein Unternehmen genau berechnen, wie erfolgreich die Maßnahmen waren. Damit wird die Prozentzahl der Käufer/-innen ermittelt, die dem Unternehmen in einem gewissen Zeitintervall treu blieben.
Das Retention Management und seine Maßnahmen
Das Retention Management soll Mitarbeiter/-innen in Schlüsselpositionen und leistungstragende Fachkräfte an da Unternehmen binden.
Hierfür gibt es in der HR-Welt nicht nur eine Retention-Strategie, sondern viele verschiedene Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.
Die Grundvoraussetzung zu einer guten Bindung ist allerdings die dauerhafte Wertschätzung und Förderung der Mitarbeiter/-innen.
3-Punkte-Plan
Mit dem 3-Punkte-Plan können Sie strategisch vorgehen und weitere Maßnahmen identifizieren.
- Analyse: Bewerten Sie den Job Ihrer Mitarbeiter/-innen und betrachten Sie dabei das Austrittsrisiko, das Engpassrisiko und das Qualitätsrisiko.
- Umsetzung: Mit diesen Infos der Analyse können Sie einen Maßnahmenplan entwickeln und fest definierte Ziele aufstellen.
- Bewertung: Überdenken Sie den Erfolg der Maßnahmen und bewerten Sie Ihr individuelles Retention Management im Unternehmen. Bei einer hohen Fluktuations-Retention-Rate sollten sie erneut bei Punkt 1 beginnen.
4 Tipps zur Bindung der Mitarbeiter/-innen ans Unternehmen
Daraus ergeben sich also einige Ratschläge und Ideen, die Ihr Fachwissen ergänzen können.
Mitarbeitergespräche sind Nummer 1 im Retention Management
- Am Beginn sollte immer eine Analyse des Ist-Zustands stattfinden. Hierfür können Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbefragungen sehr hilfreich sein. Die Antworten unverzichtbarer Mitarbeitergruppen sollten hierbei höher gewichtet werden.
- Entwickeln Sie eine messbare Strategie anhand von Kennzahlen. Nur wer Soll- und Ist-Zustand vergleichen kann, weiß auch ob die Maßnahmen wirklich zu dem gewünschten Ziel führen.
- Wählen Sie die Retention-Management-Maßnahmen in Bezug auf die Mitarbeiter/-innen von Ihrem Unternehmen aus. Nicht alle Maßnahmen passen zu der individuellen Zusammensetzung der Angestellten eines Betriebs. Betrachten Sie auch hierfür die Art des Problems der Bindung von Mitarbeiter/-innen sowie die Position und Qualifikation der einzelnen Angestellten.
- Überprüfen Sie die Maßnahmen wieder mit Mitarbeiterbefragungen, denn nur so können Sie ihre Ziele verfolgen. Behalten Sie dabei auch immer den Unternehmenserfolg im Blick, denn nur weil sich Mitarbeitende wohlfühlen, müssen die Umsätze noch lange nicht steigen.
Die Phasen vom Retention Management
Aus dieser Strategie ergeben sich sechs Phasen des Retention Managements in einem Unternehmen.
- AnalyseZunächst sollten die Stärken und Schwächen vom Unternehmen aufgedeckt sowie Risiken entdeckt werden.
- Die Formulierung guter ZieleDie Zielformulierung soll den Fokus der individuell aufs Unternehmen abgestimmten Maßnahmen festhalten.
- Ausarbeitung einer StrategieOrientieren Sie die Maßnahmen an deren Effektivität, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit, um die Mitarbeiter/-innen langfristig im Unternehmen zu halten.
- Organisatorische VorbereitungDie Retention-Strategie sollte sich ohne Probleme in die Unternehmensstrategie einfügen, damit sie allgemeine Akzeptanz findet.
- Umsetzung der MaßnahmenBestimmen Sie Verantwortliche, die eine Umsetzung in ihre Hand nehmen und sich darauf konzentrieren können.
- EvaluationEhemals erfolgreiche Maßnahmen können sich auch ändern, je nach der Situation auf dem Arbeitsmarkt. So sollte ihr Unternehmen die Maßnahmen fortlaufend bewerten.
Definition „Managementinstrumente“
Es gibt verschiedene Arten der Instrumente zur Mitarbeiterbindung. Hier stellen wir Ihnen das Wichtigste vor.
Die Arten der Mitarbeiterbindung
Um geeignete Instrumente finden zu können, müssen Sie zunächst die verschiedenen Arten der Mitarbeiterbindung kennen.
Die affektive Bindung steht für Dankbarkeit und Wertschätzung des Unternehmens durch seine Mitarbeiter/-innen. Es entsteht eine Identifikation mit jeweiligen Arbeitgeber/-innen.
Bei einer normativen Mitarbeiterbindung fühlen sich die Angestellten moralisch verpflichtet, wie zum Beispiel häufig die Mitarbeiter/-innen eines Familienbetriebs.
Eine kalkulative Bindung entsteht, wenn eine Kosten-Nutzen-Abwägung geschieht. Dann beginnen die Mitarbeiter/-innen damit, sich mit anderen Stellenangeboten zu beschäftigen.
Mitarbeiter/-innen können ebenfalls eine qualifikationsorientierte Bindung haben, bei der sie sich Herausforderungen und Aufstiegschancen wünschen.
Die Mitarbeiterbindung einschätzen können
Ebenfalls gibt es verschiedene Indikatoren, anhand derer die Bindung zu den Angestellten eingeschätzt werden kann.
- Bewerten Sie die Mitarbeiterempfehlung! Nur zufriedene Mitarbeiter/-innen empfehlen das Unternehmen bei Bekannten weiter.
- Mit der Berechnung der durchschnittlichen Betriebszugehörigkeit pro Jahr können Sie die Stabilität ihres Unternehmens und die Wirkung der Maßnahmen bewerten.
- Betrachten Sie die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens. So können Sie herausfinden, wie stark der Personalwechsel wirklich ist.
- Bewerten Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter/-innen. Diese fehlen nicht immer aus Krankheit, sondern auch bei zunehmendem Stress und Unzufriedenheit.
- Achten Sie auf Verbesserungsvorschläge. Auch wenn keine direkte Umsetzung möglich ist, behalten Sie die Problematiken im Hinterkopf.
Best Practices
Um die Bindung zu den eigenen Mitarbeiter/-innen zu erhöhen, gibt es spezifische Maßnahmen. Flexible Arbeitszeiten und Remote Work gehören zu den wichtigsten, denn so steigt die Work-Life-Balance.
Wichtig sind außerdem Maßnahmen zur Gesundheitsförderung und ein gutes Betriebsklima ebenso. Anerkennung, Wertschätzung und Weiterentwicklung tragen zu einer hohen Mitarbeitermotivation bei. Auch Feedback und Teambuilding der Mitarbeitergruppen sind nichts, dass Sie vernachlässigen sollten.
Andere Hilfsmittel
Nutzen Sie also die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter/-innen! Bei TimeTrack können Sie beispielsweise Skills angeben und die Qualifikationen der Angestellten nutzen, ohne sie dabei auszunutzen. Ebenfalls ist es sehr einfach bei der Erstellung des automatischen Dienstplans die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Automatischer Dienstplan von TimeTrack
So werden die Arbeitszeiten zu einem Freizeit-Garant, denn die Wünsche der Mitarbeiter/-innen werden berücksichtigt, ohne dass das Unternehmen Abstriche machen muss. Schichtwünsche und Schichttäusche werden so ohne Probleme ermöglicht.
Fazit
Die Bindung der Mitarbeiter/-innen an Ihr Unternehmen ist mit einer gezielten Strategie gar nicht so schwierig. Wie so oft im Unternehmensalltag gilt es erst einmal eine Ist-Analyse durchzuführen und definierbare Ziele festzulegen.
Halten Sie sich an die Tipps und Tricks dieses Artikels, dann steht glücklichen Mitarbeiter/-innen in Ihrem Betrieb nichts mehr im Weg.
Hinter dem eher trockenen deutschen Begriff Personalverwaltung verbirgt sich eine spannende Arbeitsabteilung, die viel Verantwortung trägt und zur positiven Entwicklung von einem Unternehmen beiträgt.
Die Tätigkeiten der Personalverwaltung sind über die Jahre immer vielfältiger geworden. Umso wichtiger, dass jede Person im Unternehmen viel über die Personalverwaltung weiß – denn immerhin muss quasi jede/r Mitarbeiter/-in einmal durch die HR-Abteilung durch.
In Zeiten der Digitalisierung ist es meist selbstverständlich, Bewerbungen per Mail zu verschicken. Ebenso wichtig ist es, dass das Personalmanagement der Personalverwaltung diese Daten auch digital verarbeiten kann und auf Software wie zum Beispiel TimeTrack setzt.
Definition Personalverwaltung: Was ist das genau?
Ein Unternehmen ist nur so gut und erfolgreich wie seine Mitarbeiter/-innen. Und nicht alle Mitarbeiter/-innen arbeiten gleich gut miteinander. Sie merken schnell: Diese Mitarbeiter/-innen und Teamkonstellationen auszusuchen und zu verwalten, das ist doch ein eigener Job, oder?
Vollkommen richtig! Es ist gut, dass die Personalwirtschaft und die Aufgaben der Personalverwaltung (zum Beispiel die Projektüberwachung) über die Jahre an Aufmerksamkeit gewonnen haben und innerhalb der Unternehmen immer wichtiger werden.
Summe aller administrativen personalbezogenen Maßnahmen
Das Wirtschaftslexikon von Gabler nennt Personalverwaltung die „Summe aller administrativen und transaktionalen personalbezogenen Maßnahmen sowie Personalprozesse in einer Organisation“.
Das heißt, dass die Personalverwaltung bzw. HR nicht nur für administrative Aufgaben wie das Führen einer Personalakte steht, sondern auch für ein gutes Arbeitsklima innerhalb des bestehenden Unternehmens sorgen kann – sei es durch Events oder Belohnungen (immer in Absprache mit der Führungsetage).
Als Person, die in der Personalverwaltung arbeitet, müssen Sie viel im Blick behalten. Das fängt bei Personalveränderungen an und hört bei rechtlichen Vorgaben auf: Seit der DSGVO ist Datenschutz (insbesondere eine Datenschutzerklärung; z.B. ein NDA) ein wichtiges Thema. Zu den Hauptaufgaben zählen also auch die Auswahl und Abwicklung der Personendaten, in Rücksicht auf die neuesten rechtlichen Richtlinien.
Personalverwaltung hat viele verschiedene Formen
Doch die Personalverwaltung kann sehr unterschiedlich ausfallen. Ein Faktor ist natürlich die Größe eines Unternehmens, allerdings auch, wie oft neue Leute gesucht werden: Das unterscheidet ein Unternehmen für studentische Minijobs auf Messen und einen beliebten, begehrten Konzern.
Formalitäten (Daten, E-Mail, Verwaltung) effizient regeln
Natürlich macht auch die Digitalisierung in vielen Behörden und Unternehmensabteilungen nicht halt, und hat zum Vorteil, dass HR Prozesse beschleunigt werden können. Zeitmanagement-Produkte wie die Zeiterfassungssoftware TimeTrack bieten einen erheblichen Vorteil: Alle Funktionen und Prozesse können nun digital schneller gelöst werden. So bleibt mehr Zeit für die Kernthemen der HR: Gute, sympathische und kompetente Mitarbeiter/-innen zu finden.
Einfache Zeiterfassung per Laptop, Terminal oder Smartphone
Dazu zählen gesetzliche Regelungen aus Arbeits- oder Sozialrecht, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen aber auch die individualrechtlichen Arbeitsverträge der Mitarbeiter.
Die wichtigsten Aufgaben in der Personalverwaltung
Die Aufgaben des Personalwesens haben viel mit Daten, Lohn, Leistungen, Personaldaten und der Wirtschaftlichkeit gewisser Abteilungen oder sogar einzelner Mitarbeiter/-innen zu tun.
Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit?
So geht es viel um das Bearbeiten von Urlaubsanträgen, Krankschreibungen, Lohnauszahlungen, dem Halten von einer Personalakte für alle Mitarbeiter/-innen, das Ausschreiben einer Stelle, einer groben Zeiterfassung der unterschiedlichen Bereiche und dem Beschleunigen typischer HR Prozesse.
Sie sehen: Personalverwaltung ist ihrer Form immer anders, alle Prozesse können in einem anderen Unternehmen andere sein: jede Personalstatistik ist anders!
Trotzdem sollen an dieser Stelle die Kernbereiche kurz angerissen werden.
Personaladministration ist nicht gleich Personaladministration
Hier eine kleine Übersicht, quasi ein Inhaltsverzeichnis der wichtigen Funktionen und Aufgaben der Personalverwaltung:
- Eine (digitale) Personalakte anlegen und verwalten
- Zeiterfassung im Blick behalten
- Neue Stellen ausschreiben und die Bewerbungen auf jede Stelle verwalten
- Eine Personalstatistik führen
- Anträge wie Urlaubs- und Weiterbildungsanträge gewähren/überprüfen: Urlaubsverwaltung
- Krankschreibungen managen
- Transparenz halten und ein offenes Ohr für Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens haben, um proaktiv für einen besseren Arbeitsplatz sorgen zu können
- Mit Behörden (z.B. für die Sozialversicherung) in Kontakt treten
- On- und Offboarding verwalten
- Lohn verwalten, überweisen und diese Daten vertraulich behandeln
- Bei Fehlzeiten Gespräche zwischen Chefetage und den jeweiligen Teammitgliedern organisieren
- Sich für Get-togethers und sonstige Teamevents aussprechen, um einen guten Zusammenhalt zu wahren
Aufgaben und Ziele effizient managen
Als Personalverwaltung hat man immer mit vielen vertraulichen Informationen zu tun – ständig geht es um Daten wie den Lebenslauf, das Gehalt und auch für die Einstellung nicht relevante Kriterien wie die Herkunft, persönliche Präferenzen, Krankheiten oder den Beziehungsstatus: Diese Informationen sollten keine Auswirkungen auf die Einstellung haben, trotzdem ist es manchmal wichtig, diese Infos in die digitale Personalakte einzutragen.
Auf dieser Basis muss man der HR also vertrauen, dass sie Themen wie Personalveränderungen, Personalzugänge und sonstige Entwicklungen von und unter Mitarbeitern vertraulich behandeln.
Wie schafft man es aber, als Mensch so vertraulich und fehlerfrei wie möglich zu arbeiten und Vereinbarungen und Personalakten und jedes Detail eines noch so vermeintlich unwichtigen Formulars sicher zu verstauen? Daten lassen sich immer noch am besten digital aufbewahren: Digitalisierung darf auf keinem Fall in der HR-Abteilung halt machen.
Die 3 wichtigsten Ziele der Personalverwaltung
Daten, Personal, Effizienz: Die Personalverwaltung behandelt viele der wichtigsten Inhalte eines Unternehmens.
Damit diese nicht zu Routineaufgaben werden, sondern immer noch vor allem den Arbeitnehmern Vorteile bieten, gilt es auf diese drei Ziele in der HR besonders zu achten:
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Reibungslosen Ablauf gewährleisten
Wo sind die Personaldaten hin? Wo ist nochmal diese Nachricht, wer hatte mit den Behörden Kontakt?
Im Bereich der Personalverwaltung ist die Form und Professionalität enorm wichtig, damit sich niemand benachteiligt fühlt. Vergessen Sie nicht: Sehen Sie Bewerber/-innen und Mitarbeiter/-innen stets als Kunden bzw. Kundinnen.
Wenn Sie in der Personalverwaltung nicht reibungslos arbeiten, kann dies eine negative Auswirkung auf den Ruf des Unternehmens haben – und letztlich können dann auch Sie gefeuert werden – von der Führungsetage eben.
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Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen steigern
Wenn die Personalverwaltung die eigenen Aufgaben fehlerfrei und effizient erfüllt, trägt sie dazu bei, das große Ziel des Personalmanagements zu erfüllen: nämlich eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen – oder im besten Falle natürlich einfach zu wahren.
Eine reibungslose Zusammenarbeit intern ist natürlich auch Aufgabe der Personalverwaltung. Wie reagieren die Menschen untereinander – freuen sich Mitarbeiter/-innen um die Gehaltserhöhung eines Mitarbeiters? Das tun sie, wenn zum Beispiel für Räume des Zusammenkommens gesorgt wird – und für die Planung solcher Spaces ist die Personalverwaltung verantwortlich.
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Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber sichern
Warum sollten Mitarbeiter/-innen im Unternehmen bleiben, wenn sie andernorts zum Beispiel andere Vorteile wie größere Obstkörbe, schönere Arbeitsplätze und selbstverständlich eine bessere Bezahlung erwarten können?
Studien zeigen immer wieder, dass vor allem ein gutes Teamklima Leute davon abhält, Job zu wechseln. Es geht also gar nicht um die Produkte in der Büroküche, sondern darum, wie die Verhältnisse eines jeden Mitarbeiters zusammen sind. Und da das Personalmanagement die richtigen Leute auswählt, ist es auch Aufgabe der HR, die Loyalität der Teams gegenüber dem Arbeitgeber zu sichern.
Welche Software ist die beste für die Personalverwaltung?
Daten, Daten, Daten: In der Personalverwaltung hatte man bereits vor der Digitalisierung sehr viel mit Daten wie zum Beispiel der Zeiterfassung zu tun.
Personalführung durch eine einheitliche Software intuitiv gestalten
Eine Software – ein einheitlicher Inhalt: Gerade im Bereich der Personalverwaltung kann man schnell durch die ein oder andere Funktion einer praktischen Software wie TimeTrack viele Dinge vereinfachen.
Der Dienstplan von TimeTrack
Alle Projektziele im Blick behalten
Spannende Tools wie die Dienstplanerstellung bzw. die Dienstplangestaltung sind bei TimeTrack implementiert. Die Projektdauer oder die Kosten eines Projekts können Sie auf einem Blick einsehen – und auch genaueste Projektpläne lassen sich kinderleicht erstellen.
Fazit
Eine ideale Personalverwaltung ist immer mit dem richtigen Tool verbunden, das sich auch dadurch auszeichnet, dass Sie im Rahmen der Projektsteuerung stets alle Daten ordentlich sammeln, verwalten und auch vertraulich sichern können.