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Effiziente Verwaltung von Freelancern/Dienstleistern in TimeTrack
Leistungsnachweis für externe Mitarbeiter
Mit TimeTrack erfassen externe Mitarbeiter (freie Mitarbeiter, Freelancer, Agenturmitarbeitende oder Praktikanten) ihre Projektzeiten und Ausgaben direkt im System. Durch die klare Abgrenzung von internen/externen Nutzer, Tätigkeiten sowie transparente Dokumentation reduziert TimeTrack zusätzlich Missklassifizierungsrisiken (Scheinselbstständigkeit). Die automatisch generierten Leistungsnachweise liefern eine vollständige, revisionssichere Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden und entstandenen Kosten. Die exakte Performance-Erfassung unterstützt Unternehmen dabei, vertragliche Vereinbarungen einzuhalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Genehmigungsverfahren für Zeiten
Der integrierte Genehmigungsprozess ermöglicht eine klare und nachvollziehbare Prüfung aller eingereichten Zeiten und Ausgaben. Projektleiter oder ein definierter Genehmiger können Arbeitsstunden bestätigen oder inklusive Begründung ablehnen. Flexible Genehmigungsregeln sorgen dafür, dass z. B. bis zu 40 Stunden pro Woche automatisch freigegeben werden, während darüber hinausgehende Einträge eine explizite Bestätigung erfordern.
Zusätzliche Funktionen:
- Automatische Benachrichtigungen, wenn Zeitkontingente überschritten werden
- Klare Workflows für Freigabe/Zurückweisung
- Transparente Kommunikation zwischen Externen und Projektverantwortlichen
- Minimierung von Abweichungen durch Regelkonformität und nachvollziehbare Entscheidungswege
Rechnungsstellung für externe Kräfte
Alle bestätigten Stunden und Ausgaben werden automatisch in den Leistungsnachweis eingebunden und können direkt zur Rechnungserstellung genutzt werden. Externe Mitarbeiter können ihre Rechnungen mit nur wenigen Klicks mit ihren erfassten Zeiten abgleichen.
Vorteile:
- Automatischer Abgleich von Rechnung und Leistungsnachweis
- Minimierte Fehlerquote dank digitaler Dokumentation
- Schnelle Weitergabe an Finance/Accounting
- Einfache Exportmöglichkeiten für Buchhaltungssysteme
So behalten sowohl Unternehmen als auch externe Dienstleister jederzeit volle Kostenkontrolle und Transparenz.
Abwesenheitsverwaltung für externe Mitarbeiter
Auch externe Kräfte können ihre Abwesenheiten wie Krankheitstage, Urlaub oder projektfreie Zeiten in TimeTrack erfassen. Diese werden ebenfalls in Genehmigungsprozesse eingebunden und fließen in Performance-Analysen ein.
Features:
- Übersichtliche Kalenderansicht
- Individuell definierbare Abwesenheitsarten
- Automatisierte Abwesenheitsgenehmigung nach Regeln
- Einfache Abstimmung mit Projektleitern und Teams
Datenexport für SAP & weitere Systeme
TimeTrack bietet umfangreiche Exportfunktionen, um Zeiten, Leistungsdaten und Abwesenheiten schnell und korrekt in SAP, ERP-Systeme oder externe Abrechnungstools zu übernehmen.
Exportierbar sind unter anderem:
- Arbeitszeiten
- Projekt-Performance-Daten
- Ausgaben & Kostenstellen
- Abwesenheiten
- Leistungsnachweise für Accounting
Berechtigungen & Datenschutz
Ein fein steuerbares Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Mitarbeitertyp nur die Informationen sieht, die für ihn relevant sind.
Beispiele:
- Freelancer können ausschließlich ihre eigenen Zeiten, Ausgaben und Abwesenheiten sehen.
- Projektleiter sehen nur die Daten ihrer Projekte bzw. ihrer externen Kräfte.
- Admins oder Abteilungsleiter haben vollständige Rechte, um Daten aller externen Mitarbeiter einzusehen und zu verwalten.
Zusätzlich gewährleistet TimeTrack ein hohes Maß an Datenschutz, Einhaltung von DSGVO-Richtlinien und eine sichere, vertrauliche Verarbeitung aller Personaldaten.
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