In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Szenarien vor, in denen Sie Workflows effektiv einsetzen können. Die vorgestellten Beispiele sind jedoch bei Weitem nicht erschöpfend – mit etwas Kreativität lassen sich Workflows für nahezu jeden Prozess in Ihrem Unternehmen anpassen. Erfahren Sie, wie Workflows Ihre Abläufe optimieren und Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.
Mehr zu Workflow allgemein erfahren Sie hier.
Hier folgt die schriftliche Erklärung Schritt für Schritt
Der Trigger für diesen Workflow ist periodisch, weil der Workflow unter der Woche zu einer bestimmten Zeit, z.B. um 9 Uhr, kontrollieren soll, wer sich noch nicht eingestempelt hat, und daraus eine Liste generieren soll, die Vorgesetzte erhalten.
Als Aktion soll „Sende Mail an“ definiert werden. Dabei können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben oder einen oder mehrere Benutzer auswählen, die die E-Mail erhalten sollen. Der Betreff ist bei E-Mails notwendig, der Inhalt muss jedoch nicht unbedingt angegeben werden.
Die Liste mit Benutzern wird als Anhang an diese E-Mail übermittelt. Sie müssen also einen Anhang definieren. Für den neuen Anhang wählen Sie in diesem Fall den Typ „Benutzerliste“ aus, wo Sie nach bestimmten Benutzern (in diesem Fall: die um 9 Uhr noch nicht eingestempelt sind) filtern. Dabei müssen Sie Filter anlegen, wie „Ist eingestempelt“ > „Nein“ und „Ist abwesend“ > „Nein“ (somit werden Benutzer ausgeschlossen, die an diesem Tag eine eingetragene Abwesenheit haben). Somit haben wir die Benutzer gefiltert und bekommen dann eine Liste der Benutzer, die um 9 Uhr nicht eingestempelt sind und nicht abwesend sind.
Der Trigger für diesen Workflow ist periodisch. Dabei können Sie selbst entscheiden, wie oft der Workflow ausgeführt werden soll. Im Beispiel wird der Workflow jeden Sonntag neue Anwesenheiten für die kommende Woche erstellen. Dies können Sie selbst einstellen.
Als Aktion soll „Anwesenheiten aus Arbeitszeitmodellen erstellen“ definiert werden. Danach entscheiden Sie, für welche Mitarbeiter die Anwesenheiten erstellt werden sollen. Sie können Mitarbeiter unterschiedlich filtern oder einfach Mitarbeiter auswählen.
Bei „Von“ und „Bis“ entscheiden Sie, für welchen Zeitraum der Workflow Anwesenheiten erstellt – ob für eine Woche oder einen Monat usw. Bei dem Offset-Parameter definieren Sie, ob der vordefinierte Zeitraum in Zukunft, Vergangenheit oder Gegenwart liegen soll. Im Beispiel soll der Workflow jeden Sonntag für die kommende Woche Anwesenheiten erstellen.
Sehr oft gilt die Abwesenheit „Homeoffice“ als nicht genehmigungspflichtig. Jedoch möchten Teamleiter oder Geschäftsführer darüber benachrichtigt werden, wenn diese Abwesenheit erstellt wird. Mithilfe eines Workflows kann eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt werden, wenn jemand die Abwesenheit „Homeoffice“ beantragt.
Der Trigger für diesen Workflow ist „Änderung eines Datentyps“. Dabei definieren Sie, welchen Datentyp und bei welchem Ereignis geändert werden soll. Im Beispiel wird der Workflow bei jeder Erstellung einer Abwesenheit entsprechend ausgeführt. Da es sich aber nur um eine Abwesenheit „Homeoffice“ handelt, soll der Workflow limitiert ausgeführt werden. Dabei definieren wir die Regel, wo die Abwesenheitsart angegeben ist – Homeoffice.
Als Aktion soll „Sende E-Mail an“ definiert werden. Danach geben Sie die E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie Benutzer aus, die eine E-Mail bekommen sollen. Die Betreffzeile sollte unbedingt ausgefüllt werden. Das Ausfüllen des Inhalts ist Ihnen überlassen.
Auf ähnliche Art und Weise können weitere Anwendungsfälle mit Workflows abgedeckt werden.
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