TimeTrack bietet Ihnen die Möglichkeit, die Struktur Ihres Unternehmens präzise abzubilden. Mit unserem Tool können Sie mehrere Standorte, Abteilungen und Unterabteilungen anlegen. Zusätzlich ermöglicht TimeTrack die Erstellung von Teams sowie die Zuweisung von Teamleitern und -mitarbeitern. Diese Funktionen fördern eine bessere Differenzierung und Strukturierung Ihrer Mitarbeiter, was zu einer effizienteren (Projekt-)Zeiterfassung beiträgt.
Hier folgt die schriftliche Erklärung Schritt für Schritt, wie Sie Unternehmensstruktur und Teams in TimeTrack einstellen können
In TimeTrack haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teams zu organisieren, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter abzubilden. Teams repräsentieren übergeordnete Gruppen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die es Ihnen ermöglichen, geleistete Arbeit als Teamleistung auszuwerten. Solange die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einem Team zugeordnet sind, werden ihre Arbeitsstunden in den Auswertungen entsprechend berücksichtigt. Wenn ein Mitarbeiter aus einem Team entfernt wird, werden seine Stunden in den Teamauswertungen nicht mehr angezeigt.
Um ein Team anzulegen, muss zuerst die Teamleiter-Funktion für ausgewählte Mitarbeiter aktiviert werden. Dies können Sie im Benutzerprofil eines Mitarbeiters unter Datenverwaltung > Benutzer vornehmen.
Im nächsten Schritt haben Sie als Administrator oder Teamleiter die Möglichkeit, Teams anzulegen.
Als Administrator können Sie neue Teams unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Teams > Team hinzufügen erstellen. Dabei definieren Sie einen Teamleiter, fügen Teammitglieder hinzu und vergeben einen Namen für das Team.
Als Teamleiter erscheint der Menüpunkt „Team“ unter „Datenverwaltung“ für Sie. Dort können nur die Teams eingesehen werden, von denen Sie als Teamleiter fungieren. Wenn Sie unter Datenverwaltung > Team ein neues Team hinzufügen, werden Mitarbeiter zunächst zu diesem Team eingeladen. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link, über den sie die Einladung annehmen können. Erst nach der Annahme der Einladung werden die Mitarbeiter dem Team hinzugefügt.
In TimeTrack haben Sie die Möglichkeit, die Struktur Ihres Unternehmens zu definieren. Starten Sie, indem Sie Standorte und Abteilungen unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Unternehmensstruktur aktivieren, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Abteilungen zu ordnen. Nach Aktivierung dieser Einstellung erscheint neben dem Feld „Suche nach Benutzer“ das Eingabefeld „Abteilung auswählen“, das Ihnen an verschiedenen Stellen in unserer Software ermöglicht, Daten effizienter auszuwerten.
Um Ihre Unternehmensstruktur abzubilden, gehen Sie zuerst zu Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Unternehmensstruktur, um einen neuen Standort anzulegen. Anschließend können Sie diesem Standort Abteilungen und Unterabteilungen hinzufügen. Dabei gibt es keine Begrenzung, und Sie können so viele Unterabteilungen erstellen, wie in Ihrem Unternehmen erforderlich sind.
Jede Abteilung verfügt über einen Leiter und Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter kann nur einer Abteilung zugeordnet sein.
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