In der heutigen Arbeitswelt gehört Zeit zur kostbarsten Ressource von Unternehmen. Arbeitnehmer haben allerdings oft Schwierigkeiten damit, den Überblick über ihre Arbeitszeit zu behalten. Woran liegt das und wie kann man dieses Problem am besten lösen? Ein Arbeitszeitrechner kann Ihnen da unter die Arme greifen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Arbeitszeit richtig berechnen und dokumentieren.
Was gilt als Arbeitszeit?
Unter Arbeitszeit ist die Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende, ohne Ruhepausen, zu verstehen. Kurze Arbeitsunterbrechung von bis zu 15 Minuten (Bildschirmpausen, Toilettenpausen sowie kurze Kaffeepausen) zählen grundsätzlich auch zur Arbeitszeit. Bereitschaftsdienste zählen ebenfalls zu Arbeitszeiten, da sich der Arbeitnehmer im Rahmen des Bereitschaftsdienstes an seinem Arbeitsplatz befindet und jederzeit zur Arbeit herangezogen werden kann.
Anders ist es bei der Rufbereitschaft. Hier muss der Arbeitnehmer lediglich per Telefon erreichbar sein und kann seinen Aufenthaltsort frei wählen. Die Rufbereitschaft gehört somit nicht zur Arbeitszeit. Dasselbe gilt für die Zeit, die der Arbeitnehmer für den Weg zwischen seiner Wohnung und dem Arbeitsplatz benötigt. Diese zählt ebenfalls nicht zur Arbeitszeit.
Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschloss am 13.09.2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland.
Unternehmen müssen ein System einführen, das
- lückenlos
- systematisch
- objektiv
- zugänglich
- und zuverlässig ist.
Das Urteil des BAG zur Arbeitszeiterfassung ist eine Erweiterung des EuGH-Urteils.
Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 verpflichtet Arbeitgeber innerhalb der EU, ein einfaches und verlässliches System einzurichten, das die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer garantiert. Wir haben die wichtigsten Infos für Sie zusammenfasst:
- In Deutschland sollen Arbeitgeber künftig den kompletten Arbeitstag ihrer Arbeitnehmer dokumentieren, Arbeitsbeginn- und Arbeitsende sowie Pausen inkludiert.
- In Österreich sind alle Arbeitgeber bereits zur umfassenden Zeiterfassung verpflichtet. Die jetzige Rechtslage in Österreich ist EU-konform.
- In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber bereits verpflichtend. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber allerdings auf die Aufzeichnung verzichten. Hier ist anzumerken, dass die Schweiz kein EU-Mitgliedsstaat ist und deswegen nicht unmittelbar vom EuGH-Urteil betroffen ist
Um Ihre Arbeitszeiten richtig zu erfassen und gesetzeskonform aufzuzeichnen, stehen Ihnen einige Methoden zur Verfügung. Für Einzelunternehmer kann die Selbstberechnung der Arbeitszeiten vorteilhaft sein. Wir weisen allerdings darauf hin, dass die Zeiterfassung per Zeiterfassungssystem einfacher und übersichtlicher ist. Dank der elektronischen Zeiterfassung mit TimeTrack müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen, ob sie das Arbeitszeiterfassung Gesetz befolgen – TimeTrack kümmert sich um alles.
Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die verschiedenen Zeiterfassungs-Methoden ein.
Arbeitspausen
Ruhepausen gehören in der Regel nicht zur offiziellen Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Sind daher unbezahlt. Zudem ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter regelmäßige Pausen machen. Die Regelungen zur genauen Dauer von Arbeitszeiten sind länderspezifisch. Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst:
Pausen in Deutschland
In Deutschland müssen Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Hierbei dürfen auch zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden. Die Pause muss allerdings mindestens 15 Minuten dauern, um als Arbeitspause zu gelten.
Sollte der Arbeitnehmer mehr als neun Stunden arbeiten, sieht das Arbeitszeitgesetz eine Pause von mindestens 45 Minuten vor.
Pausen in Österreich
In Österreich gilt ähnliches. Arbeitnehmer müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine unbezahlte Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Es dürfen auch in Österreich zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden.
Pausen in der Schweiz
In der Schweiz gelten folgende Regelungen bei einer Arbeitszeit von…
- 5,5 Stunden ist eine Pause von 15 Minuten zu machen,
- mehr als 7 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten zu machen,
- mehr als 9 Stunden ist eine Pause von 60 Minuten zu machen.
Pausen, die über 30 Minuten dauern, können auch in der Schweiz aufgeteilt werden.
Warum man bei der Arbeit Pausen halten sollte
Es gibt mehrere Gründe, warum man bei der Arbeit Pausen machen sollte. Jeder davon bringt seine eigenen Vorteile. Der erste scheint sehr schnell ersichtlich: Ihr Hirn braucht eine Pause. Vor allem die Bereiche, die mit Logik arbeiten und konstant fokussiert sind lassen mit der Zeit an Konzentration nach. Fehler werden häufiger, die Produktivität sinkt. Nach einer kurzen Pause kommt man erfrischt und mit neuen Kapazitäten an den Arbeitsplatz. Durchzuarbeiten ist eine destruktive, kurzfristige Lösung, die nach wenigen Stunden Ihre Leistungen minimiert. Ausgeruht machen Sie das mehr als wett.
Zudem werden Pausen genutzt, um die Gedanken von den kleinen Arbeitsschritten frei zu machen. Das Projekt, der Fortschritt findet wieder Platz im Kopf. Ein guter Zeitpunkt, um zu strukturieren und planen, während man sich einen Kaffee holt. Hierbei können gleich die Beine etwas gestreckt werden.
Fast alle Menschen bewegen sich viel zu wenig. In diesem Kontext ist es für mentale und physische Gesundheit schnell ein riesiger Unterscheid ob man sich bewegt oder nicht. Selbst fünf Minuten auf den Beinen zu sein macht hierbei sehr viel aus. Sie halten Ihren Körper gesünder und regen Ihren Kreislauf an. Ihr Körper und Gehirn werden frisch durchblutet und mit Sauerstoff versorgt. Nach einigen Schritten und einer kurzen Pause sind sie frisch zurück an der Arbeit.
Achten Sie auf Fallstricke
Während Pausen generell wichtig und fördernd sind, sollten sie dennoch strukturiert bleiben. Wer sich von der Arbeit entfernt läuft Gefahr, sich abzulenken. Ein paar Minuten extra am Handy oder ein überraschend langes Gespräch mit Teammitgliedern – und schon sinkt die Produktivität. Aus Pausen werden so Probleme. Zudem können Pausen nicht nur Sie ablenken. Auch Ihre Mitarbeiter*innen werden von Gesprächen und anderen Störungen schnell unterbrochen.
Zudem können Pausen den Arbeitsfluss unterbrechen. Gerade in Unternehmen, die Pausenzeiten vorgeben passiert dies häufiger. Während Zeiten von voller Konzentration muss Pause gemacht werden. Die akute Motivation und Progression werden unterbrochen. Man kann diese Gefahren jedoch gut umgehen.
Als Arbeitgeber müssen Sie verstehen da Pausen nützlich und sinnvoll sind. Es kann auf den ersten Blick nachteilhaft wirken, Mitarbeiter*innen für einige Zeit unproduktiv herumstehen zu lassen. Überarbeitete Mitarbeiter*innen sind jedoch eine deutlich größere Belastung.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter*innen
Zudem ist es sinnvoll, Mitarbeiter*innen selbst Raum für Pausen zu geben. Einige Arbeitsplätze setzen auf klare Pausenzeiten. Dies macht vor allem Sinn, wenn alle im Team auf einmal arbeiten müssen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, sollte es immer möglich sein, die eigenen Pausen flexibler planen zu können. So können Arbeitsfluss und Motivation aufrechterhalten werden. Hierbei ist es jedoch sinnvoll, einen Missbrauch dieser Möglichkeiten auszuschließen. Im Idealfall können Sie Ihren Mitarbeiter*innen vertrauen.
Es hilft sogar häufig, Mitarbeiter*innen aktiv darauf hinzuweisen Pausen zu machen. In solchen Fällen ist es wahrscheinlicher, dass jene diese auch antreten. Es scheint offensichtlich zu sein, wird aber doch häufig vergessen. Einige Mitarbeiter*innen arbeiten am Limit, um Ihre Ziele zu erreichen. Wie beschrieben, ist dies nicht nachhaltig. Ihre Mitarbeiter*innen bieten Ihnen deutlich mehr Produktivität, wenn sie an Pausen erinnert werden. Zudem hilft dies, die Grenzen zwischen Management und Mitarbeiter*innen aufzubrechen. Häufig kann man so zeigen, dass Produktivität im nachhaltigen Sinne im eigenen Interesse liegt. Es ist angenehm, als Mitarbeiter*in auf diese Weise Verständnis entgegengebracht zu bekommen.
Es gibt also viele Möglichkeiten, Pausen bei der Arbeit zu gestalten. Menschen sind individuell und brauchen gegebenenfalls Raum für optimale Lösungen. Es lohnt sich diese zu finden, denn so können Motivation und Produktivität weiter hochgehalten werden.
Arbeitszeit selbst berechnen
Tägliche Arbeitszeit berechnen
Zur Berechnung der täglichen Arbeitszeit gilt folgende Formel:
Beispiel: Wenn in Ihrem Arbeitszeitmodell eine Soll-Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden geregelt ist und Sie an 5 Tagen pro Woche arbeiten müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 7 Stunden und 42 Minuten.
Sie können die Formel auch benutzen, wenn Sie Teilzeit oder geringfügig arbeiten. Wenn Ihr Arbeitszeitmodell beispielsweise vorgibt, dass Sie 20 Stunden die Woche arbeiten müssen und diese Stunden auf 4 fixe Tage aufgeteilt werden müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 5 Stunden pro Arbeitstag.
Ein Kinderspiel, nicht wahr?
Monatliche Arbeitszeit richtig berechnen
Um die monatliche Arbeitszeit zu berechnen, müssen Sie erstmal die Wochenanzahl pro Monat ausrechnen. Hierfür nehmen Sie die Anzahl der Wochen pro Jahr (=52) und dividieren sie durch die Anzahl der Monate (=12). Daraus ergibt sich eine Wochenanzahl von 4,33. Nun können Sie mit der folgenden Formel arbeiten:
Beispiel 1: Wenn Sie eine 38,5h-Arbeitswoche haben, ergibt sich eine monatliche Arbeitszeit von knapp 167 Stunden (38,5 x 4,33 = 166,7).
Beispiel 2: Wenn Sie im Rahmen Ihres Arbeitszeitmodells nur 20 Stunden die Woche arbeiten müssen, beträgt Ihre monatliche Arbeitszeit 87 Stunden (20 x 4,33).
Einfache Zeiterfassung mit Excel Tabellen
Ihr Kopf raucht schon vor lauter Formeln und Regelungen? Sie sind nicht allein. Viele Unternehmer entscheiden sich dafür Excel Tabellen für ihre tägliche Zeiterfassung zu verwenden, anstatt sich mit diesen ganzen Formeln auseinander zu setzen. Grund dafür ist, dass die Selbstberechnung von Arbeitszeiten definitiv viel Zeit in Anspruch nimmt und die Excel-Tabelle eine naheliegende Alternative sein kann. Zudem sind die Anschaffungskosten für Excel meist gering, wird es doch im Unternehmen eh bereits genutzt.
Mit unseren Excel-Vorlagen können Sie ganz einfach und schnell Ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die hinterlegten Formeln summieren automatisch die Monats-Arbeitsstunden – so brauchen Sie sich keine Gedanken darüber machen. Im besten Fall haben Sie jemanden im Team der Excel-versiert ist und Tabellen gegebenenfalls an Ihre Anforderungen anpasst. Jedes Unternehmen arbeitet etwas unterschiedlich – und Vorlagen können nur der größte gemeinsame Nenner bleiben.
Wenn Sie mit Excel Arbeitszeit berechen möchten, gibt es jedoch auch einige Probleme. Arbeitszeiten werden häufig gesammelt, z.B. am Ende der Woche, von handschriftlichen Notizen in die Tabellen eingetragen. Die erfassten Arbeitzeiten sind häufig geschätzt oder gerundet gewesen, Übertragungsfehler kommen auch gerne vor. Wer so über Monate hinweg richtig seine Arbeitszeiten berechnen möchte, kann sich auf einige Ungenauigkeiten gefasst machen. Zudem gibt es aufgrund des Datenschutzes klare Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln in jeder Form.
Denn als Arbeitgeber können Sie nicht einsehen, wie genau die Arbietszeiten erfasst – oder ob sie im Nachhinein bearbeitet wurden. Korrekturen oder Änderungen blieben bei Excel nämlich verborgen. Wer sich am Ende der Woche noch ein paar Stunden gut schreiben lässt, kann das einfach tun.
Unser Tipp
Eine Excel-Tabelle macht für die Zeiterfassung so lange Sinn, wie Sie Ihre Arbeitszeiten gut überblicken können. Sobald Sie in einem Team arbeiten, wo Sie die Arbeitszeiten von mehreren Teammitgliedern verfolgen möchten, würden wir Ihnen raten auf eine andere Methode der Zeiterfassung zu wechseln. Bei vielen Daten verliert man nämlich schnell den Überblick und Sie müssten täglich sicher stellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eingetragen haben. In kleinen, Excelversierten kreisen kann derartige Zeiterfassung durchaus funktionieren, bedeutet allerdings auch einen gewissen Zeitaufwand. Erstellen der Vorlagen, Eintragen der Arbeitszeiten, Weiterleiten der Tabellen, Rückfragen und Korrekturen, Rechnungen erstellen… Jeder dieser Schritte ist aufwändig und fehleranfällig.
Excel wird oft – ohne dass es hinterfragt wird – zum Status Quo und einer eigenen Zeitinvestition. Schwankende Auslastungen oder starke Anpassung an den Kunden führen zu Individualfällen die einzeln berechnet werden müssen. Gerade in einer Zeit, in der flexible Arbeitszeiten immer mehr zu einem Wettbewerbsfaktor für Unternehmen werden. Hinter der Fassaden wird es schlicht sehr teuer auf diese Weise Arbeitszeit zu berechnen. Warum Excel nicht mehr ausreicht, entdecken Sie in unserem kostenlosen E-Book.
Die Alternative: ein Zeiterfassungssystem
Wenn Sie nach einer kompakten und gleichzeitig ausführlichen bzw. übersichtlichen Zeiterfassungs-Methode suchen, sind Sie bei einem Zeiterfassungssystem genau richtig. Gute Zeiterfassungssoftware bietet oft einen deutlichen Mehrwert. Nutzerspezifisch können Arbeitszeiten über eine vorgefertigte Maske von Ihnen eingetragen werden. Dies funktioniert über Mac und PC, Smartphone oder Tablet.
Eine Software macht Sie auf Unregelmäßigkeiten oder Fehler aufmerksam. Sie werden erinnert, wenn Ihre Einträge inkompatibel sind, oder das Ein- und Ausbuchen vergessen wird. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit richtig berechnen wollen, geschieht dies automatisch auf Basis der individuellen Voreinstellungen der Software. Fehler, Korrekturen, Rücksprachen, Auswertungen – all diese manuellen Schritte entfallen vollkommen. Mit TimeTrack kommen Sie der Arbeitszeiterfassung Pflicht nach.
Zudem können Sie Korrekturen jederzeit vornehmen und dabei den Überblick behalten: Alle Änderungen und Eintragungen werden dokumentiert. So können viele Diskussionen gespart und Frustration vermieden werden. Die Fakten liegen transparent bereit.
Zeiterfassungssysteme wie TimeTrack bleiben flexibel für individuelle und betriebliche Änderungen. Die Umstellung auf Homeoffice, neue Arbeitszeitvereinbarungen, gesetzliche Vorgaben oder Urlaubsregelungen werden einfach übernommen. Dies gilt auch für Regelungen wie das Mobile-Arbeit-Gesetz. Bei dynamischen Übergängen zwischen Arbeitsschritten, Projekten oder Kunden kann man zudem mit die Stoppuhrfunktion die Arbeitszeit berechnen. Beim Beenden eines Arbeitsschritten aktivieren Sie die Uhr – und bald wird das mauelle Eintragen von Arbeitszeiten zur Notlösung.
Die Vorteile im Überblick:
- Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
- Zeitdokumentation flexibel zur Arbeitssituation – ob mit Mac, PC, Smartphone, Tablet oder Terminal
- Automatische und übertragbare Stundenabrechnungen und Auswertungen
- Aktuelle KPIs zur Unternehmenssteuerung
- Überprüfte gesetzliche und Unternehmensspezifische Vorgaben
- Automatische Weiterleitung an die Buchhaltung
- Reduzierte Kosten durch weniger Personalaufwand und Administration
- Projekt- und Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
- Von überall aktuell einsehbar
Arbeitszeiterfassung muss nämlich nicht kompliziert sein. Sie müssen nur die Lösung finden, die am besten zu Ihnen passt. Anstatt selber zu rechnen und sich mit Formeln auseinander zu setzen, oder mit Excel-Tabellen zu kämpfen, können Sie zur digitalen Zeiterfassungslösung TimeTrack greifen. Mit TimeTrack müssen Sie sich keine Formeln merken oder Gedanken darüber machen, ob Sie Ihre Pausen richtig einhalten. Darum kümmern wir uns. Sie müssen nur zwei mal Klicken, um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende zu markieren.
Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz verpflichtend. Arbeitszeiten müssen daher bis auf wenige Ausnahmen vollständig und systematisch dokumentiert werden. Was müssen Schweizer Unternehmen zum Thema Arbeitszeitaufzeichnung wissen? Hier ein Überblick der wichtigsten gesetzlichen Regelungen.
Grundregel: systematische und vollständige Arbeitszeiterfassung
Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet grundsätzlich alle Arbeitgeber, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer komplett zu dokumentieren. Denn nur mit einer systematischen Arbeitszeiterfassung kann überprüft werden, ob das Unternehmen arbeitszeitrechtliche Bestimmungen befolgt. Aus den Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen folgende Informationen klar ersichtlich sein:
- Beginn und Ende jeder Arbeitsphase,
- Dauer und Lage jeder Ruhepause, die länger als 30 Minuten gedauert hat, sowie
- Ruhe– und Ersatzruhetage.
Aus den Arbeitszeitaufzeichnungen muss daher für jeden Mitarbeiter genaue tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit bzw. Ausgleichszeit eindeutig ableitbar sein.
Das Unternehmen ist für die Einhaltung des Arbeitsgesetzes verantwortlich und hat die Aufzeichnungsunterlagen der letzten fünf Jahre im Fall einer Kontrolle durch die zuständigen Organe der Arbeitsinspektion vorzulegen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann zwar auf den Arbeitnehmer übertragen werden, was in der Praxis oft geschieht, der Verantwortliche für allfällige Verstöße gegen das Arbeitsgesetz bleibt aber immer der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber sollte daher die Arbeitszeitaufzeichnungen seiner Angestellten in regelmäßigen Abständen kontrollieren, um sicherzustellen, dass Arbeitszeiterfassung systematisch und vollständig erfolgt ist.
Vereinfachte Arbeitszeiterfassung
In bestimmten Fällen kann sich die Dokumentation der Arbeitszeit lediglich auf die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden beschränken. Dabei ist nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Bei Nacht- bzw. Feiertagsarbeit muss aber auch bei dieser Art der Arbeitszeiterfassung Anfangs- und Endzeit dokumentiert werden.
Die vereinfachte Version der Arbeitszeiterfassung steht nur jenen Arbeitnehmenden zur Verfügung, die ihre Arbeitszeiten zu mindestens 25% selbständig gestalten können. Um von dieser Regelung Gebrauch zu machen, bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und der Arbeitnehmervertretung bzw. einer Zustimmung der Mehrheit der Arbeitnehmer. Hat das Unternehmen weniger als 50 Arbeitnehmer, ist auch eine individuelle Vereinbarung mit dem betroffenen Arbeitnehmer möglich.
Verzicht auf Arbeitszeitauszeichnung für Gutverdiener
Bei Gutverdienern ist ein gänzlicher Verzicht auf Arbeitszeiterfassung möglich, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ gegeben sind:
- der Arbeitnehmer verdient mehr als CHF 120.000,- brutto im Jahr und verfügt über eine hohe Autonomie bei Einteilung seiner Arbeitszeit (selbständige Gestaltung zu mindestens 50 % der Arbeitszeit),
- Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und Gewerkschaft als Rechtsgrundlage, und
- individuelle Verzichtserklärung des betroffenen Arbeitnehmers.
Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht
Auf einige Berufs- und Angestelltengruppen finden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen und somit auch die Erfassungspflicht keine Anwendung.
Branchenabhängige Ausnahmen von Erfassungspflicht
Folgende Berufsgruppen sind von der generellen Arbeitszeiterfassungspflicht nach dem Arbeitsgesetz ausgenommen:
- Arbeitnehmer in der Landwirtschaft
- Arbeitnehmer im Luftverkehr
- Handelsreisende
- Künstler
- Geistliche
Top-Manager
Angestellte im Top-Management – sogenannte „Arbeitnehmende mit einer höheren leitenden Tätigkeit“ – müssen ihre Arbeitszeiten nicht erfassen, weil Arbeitszeitbestimmungen für Top-Manager nicht gelten. Zu den Top-Managern gehören nur Personen, die an wesentlichen Entscheidungen im Unternehmen beteiligt sind. Diese Angestellte müssen arbeitsrechtlich nicht besonders geschützt werden, weil sie ihre Arbeitszeiten weitgehend selbständig einteilen können.
Vorgaben an das System der Arbeitszeiterfassung
Gesetzlich wird keine bestimme Erfassungsform vorgegeben. Zeiterfassung kann daher mittels manueller Aufzeichnung, Excel-Dokumentation oder mit Hilfe modernen Zeiterfassungssystemen erfolgen. Eine manuelle Erfassung mit einer Excel- oder sonst selbst erstellten Tabelle kann allerdings leicht manipuliert werden und verursacht außerdem eine Menge Mehraufwand für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Eine webbasierte Zeiterfassungssoftware ermöglicht Unternehmen hingegen eine unkomplizierte und effiziente Arbeitszeiterfassung. Mit TimeTrack können Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone einfach digital erfassen.
Jetzt TimeTrack für 14 Tage kostenlos testen!
Wann wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur Pflicht? Erster Arbeitgeber wegen Verstoßes gegen Aufzeichnungspflicht verurteilt!
Es ist bereits ein Jahr vergangen, seitdem das bekannte EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung gefällt wurde. Danach müssen die EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber dazu verpflichten, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer lückenlos und systematisch zu erfassen. Der deutsche Gesetzgeber hat allerdings noch keinen Schritt in Richtung Umsetzung dieses Urteils in das nationale Recht gesetzt. Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, ob eine Umsetzung des EuGH-Urteils durch den Gesetzgeber abzuwarten ist oder sie bereits jetzt zur umfassenden Zeitaufzeichnung verpflichtet sind.
Das Arbeitsgericht Emden hat nunmehr zu dieser Frage Stellung genommen. Mit Urteil vom 20. Februar 2020 (Az. 2 Ca 94/19) hat es entschieden, dass Arbeitgeber bereits jetzt unmittelbar zur Einrichtung eines „objektiven, verlässigen und zugänglichen Zeiterfassungssystems“ verpflichtet sind, ohne dass dafür eine Umsetzung des EuGH-Urteils ins deutsche Recht erforderlich ist. Eine generelle Aufzeichnungspflicht ergibt sich unmittelbar aus geltendem EU-Recht – und zwar jetzt schon!
Streitfall – Hintergrunde der Entscheidung:
Im Rechtsstreit machte der klagende Arbeitgeber Zahlungsansprüche für nicht vergütete Überstunden geltend und konnte seine Überstundenleistung mittels Vorlage von Eigenaufzeichnungen belegen.
Dem gegenüber legte der beklagte Arbeitgeber als Nachweis lediglich das Bautagebuch vor, welches zwar Arbeitsbeginn und Arbeitsende dokumentierte, aber nach Ansicht des Gerichts kein objektives und verlässliches Arbeitszeiterfassungssystem darstellte. Die Einträge in das Bautagebuch waren nach Meinung des Gerichts ungeeignet, zu belegen, welche Arbeiten der beklagte Arbeitgeber dem Kläger zugewiesen hat und an welchen Tagen dieser den Weisungen konkret nachgekommen ist. Das Gericht entschied, dass der Arbeitgeber gegen seine Verpflichtung zur umfassenden Arbeitszeitaufzeichnung gemäß Art. 31 Abs. 2 GRCh (Grundrechte-Charta) verstoßen hat.
Entscheidung: Arbeitszeitaufzeichnung ab sofort Pflicht
Das Urteil macht deutlich, dass Arbeitgeber schon jetzt mit der lückenlosen Arbeitszeiterfassung beginnen sollen. Um sich rechtskonform zu verhalten, sollen Arbeitgeber bereits jetzt ein verlässliches Systems zur Arbeitszeiterfassung einrichten.
Unternehmen, die kein Aufzeichnungssystem einführen, sondern auf ein neues Gesetz warten, gehen bewusst das Risiko ein, später vor Gericht zu unterliegen.
Gesetzliche Vorgaben an das Erfassungssystem
Laut dem EuGH-Urteil müssen Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Wie genau das Erfassungssystem zu gestalten ist, gibt der EuGH nicht vor und überlässt den einzelnen Staaten die Entscheidung, welche Aufzeichnungsform sie als geeignet zulassen.
Bis jetzt konnte die Arbeitszeit auch manuell erfasst werden, etwa mittels einer Excel-Tabelle oder etwa auch mittels einer digitalen Zeiterfassung-Software. Eine manuelle Dokumentation der Arbeitszeit mit einer Excel-Tabelle kann allerdings leicht manipuliert werden und verursacht unnötigen Mehraufwand für Mitarbeiter und Unternehmen.
Mehr als 1500 Kunden, die TimeTrack täglich benützen, sind sich einig, dass digitale Zeiterfassung die effizienteste Art der Arbeitszeiterfassung ist.
Mit TimeTrack halten Sie bereits jetzt alle gesetzlichen Vorgaben ein
Mit TimeTrack können Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone gesetzeskonform erfassen.
Sie erhalten schnell und einfach einen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:
- Ihre Mitarbeiter erfassen mit ein Paar Klicks gesamte Arbeitszeit
- Sie hinterlegen individuelle Arbeitszeitmodelle
- Aktuelle Daten zu Anwesenheit, Urlaub, Krankenstand und Überstunden der Mitarbeiter können Sie und ihre Mitarbeiter jederzeit am Stunden- und Urlaubskonto abrufen
- Der Stundenzettel wird automatisch erstellt und Sie können diesen an die Lohnverrechnung weiterleiten.
Wollen Sie mühelos und sicher alle gesetzlichen Vorgaben im DACH-Raum einhalten bzw. bei Kontrollen leicht und übersichtlich Aufzeichnungen nachweisen. Jetzt TimeTrack für 14 Tage kostenlos testen!
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) alle Arbeitgeber innerhalb EU zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Somit müssen laut dem EuGH-Urteil sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Systematische Arbeitszeiterfassung wird künftig in Deutschland zur Pflicht.
Das EuGH-Urteil dient in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer. Nach Ansicht des EuGH lässt sich nur so sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten und geleistete Überstunden bezahlt werden.
Der EuGH überlässt es den Mitgliedstaaten, rechtliche Grundlagen dafür zu schaffen, dass die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer systematisch erfasst wird. Der EuGH äußert sich nicht über die Form der Zeiterfassung, gibt aber vor, dass die benutzte Erfassungssysteme objektiv, verläßlich und zugänglich sein müssen.
Hintergrund des EuGH-Urteils
Dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vorausgegangen war ein Rechtsstreit zwischen einem spanischen Gewerkschaftsverband und der spanischen Niederlassung einer deutschen Bank.
Streitgegenstand war die Einführung einer generellen Arbeitszeiterfassung. Die Gewerkschaft argumentierte, dass die beklagte deutsche Bank ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen müsse, damit die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit überprüft werden könne. Zumal das spanische Recht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vorsah, legte der Nationale Gerichtshof Spaniens den Fall dem EuGH vor.
Der EuGH entschied, dass alle Arbeitgeber in der Europäischen Union zur kompletten Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet sind. In seiner Entscheidung stützte sich der EuGH auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie sowie EU-Grundrechte-Charta.
Folgen des EuGH-Urteils für die Arbeitszeiterfassung im DACH-Region
Das EuGH-Urteil richtet sich an die Mitgliedstaaten der EU. Die Gesetzgebungen einzelner EU-Staaten müssen dafür Sorge tragen, dass EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung in das nationale Recht umgesetzt wird.
Rechtslage in Deutschland
Die Umsetzung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung hat große Auswirkungen auf den Arbeitsalltag in Deutschland, weil bisher für die meisten Betriebe eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit gesetzlich nicht vorgeschrieben war. Unternehmen waren lediglich verpflichtet, Aufzeichnungen über geleistete Überstunden zu führen. Außerdem gab es vereinzelt branchenabhängige Verpflichtungen zur Erfassung der Arbeitszeit sowie Aufzeichnungspflicht für sogenannte Minijobber (geringfügig Beschäftigte).
Mit dem EuGH-Urteil sind nun Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer vollständig und systematisch zu dokumentieren. Das gilt auch für Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice. Unter die Pflicht der Arbeitszeiterfassung fallen auch dienstliche Telefonate oder das Schreiben von E-Mails nach Dienstschluss und am Wochenende.
Eine Frist zur Umsetzung des Urteils hat der Europäische Gerichtshof nicht gesetzt. Wann sich in Deutschland die Gesetzeslage ändern wird, steht noch nicht fest. Die erstinstanzlichen Gerichte in Deutschland (etwa Arbeitsgericht Emden vom 20. Februar 2020 – 2 Ca 94/19) sehen allerdings bereits jetzt unbedingten Handlungsbedarf beim Arbeitgeber. Nach Ansicht des Arbeitsgerichts Emden sind alle Arbeitgeber jetzt schon verpflichtet, Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer lückenlos zu erfassen. Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Einrichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich nach Auffassung des Arbeitsgerichts Emden aus einer unmittelbaren Anwendung von Art. 31 Abs. 2 Grundrechte-Charta (diese Bestimmung besagt, dass „jeder Arbeitnehmer das Grundrecht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten hat“) in jedem EU-Mitgliedsstaat. Einer Umsetzung des EuGH-Urteils in das deutsche Recht bedarf es nach Ansicht des Gerichts Emden nicht.
Arbeitsgerichte warten daher nicht auf den Gesetzgeber! Das erstinstanzliche Urteil macht deutlich, dass umfassende Arbeitszeiterfassung bereits jetzt für alle Arbeitgeber Pflicht ist. Unternehmen, die kein Aufzeichnungssystem einführen, sondern auf ein neues Gesetz warten, gehen bewusst das Risiko ein, später vor Gericht zu unterliegen.
Rechtslage in Österreich
Die Zeiterfassung in Österreich ist Pflicht für Arbeitgeber. Das österreichische Arbeitszeitgesetz sieht unter anderem vor, dass tägliche Arbeitszeit – Beginn, Ende und Pausen – dokumentiert werden muss.
Es gibt allerdings einige Sonderregelungen, etwa für Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbständig einteilen können oder für Home-Office. Diese Vorgaben könnten sich möglicherweise durch die neue EuGH-Judikatur ändern.
Rechtslage in der Schweiz
In der Schweiz besteht für den Arbeitgeber nach dem Arbeitsgesetz eine umfassende Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, tägliche sowie wöchentliche Arbeitszeit samt täglichen Pausen und Ruhetagen zu dokumentieren.
Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle Arbeitnehmer. Es gibt allerdings Ausnahmeregelungen für Außendienstmitarbeiter und Arbeitnehmer in einer höheren leitenden Stellung. Weniger strenge Regeln bei der Zeiterfassung gelten zudem für Arbeitnehmer, die über gewisse Freiheiten bei der Arbeitszeitgestaltung verfügen.
Die Schweiz ist kein EU-Land und ist vom EuGH-Urteil nicht betroffen. In der Schweiz sind daher keine Gesetzesänderungen hinsichtlich Aufzeichnungspflicht zu erwarten.
Gesetzliche Vorgaben an das Erfassungssystem
Laut dem EuGH-Urteil müssen Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Wie genau das Erfassungssystem zu gestalten ist, gibt der EuGH nicht vor. Das Ziel ist aber klar: die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer muss geschützt werden und Überforderung ist zu vermeiden. Ein objektives, verlässliches und zugängliches System bedeutet im Detail:
- “objektiv”: es muss genau geregelt sein, wann die Arbeitszeit beginnt, endet und wann sie unterbrochen wird (Pausen und Ruhezeit).
- “verlässlich” bedeutet, dass die Daten richtig erfasst, auf dem aktuellen Stand und möglichst sicher vor Manipulation geschützt sein müssen. Wenn die Daten einmal erfasst sind, darf es nicht möglich sein, sie einfach zu verändern.
- Mit “zugänglich” ist gemeint, dass das System einsehbar sein muss, damit zuständige Behörden bzw. Betriebsräte die Arbeitszeiten nachprüfen können.
Bis dato kann die Arbeitszeit auch händisch erfasst werden, etwa mittels einer Excel-Tabelle oder auch mittels einer digitalen Zeiterfassung-Software. Eine händische Erfassung mit einer Excel-Tabelle kann allerdings leicht manipuliert werden. Es ist daher fraglich, inwieweit eine Excel-Zeiterfassung tatsächlich die Kriterien eines verlässlichen Zeiterfassungssystems erfüllt. Eine manuelle Arbeitszeiterfassung verursacht außerdem eine Menge Mehraufwand für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Mehr als 1500 Kunden, die TimeTrack täglich im Einsatz haben, sind sich einig, dass digitale Arbeitszeiterfassung die effizienteste Art der Arbeitszeiterfassung ist.
Mit TimeTrack halten Sie bereits jetzt alle gesetzlichen Vorgaben ein
Mit TimeTrack können Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone digital erfassen.
Sie erhalten schnell und einfach einen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:
- Ihre Mitarbeiter erfassen mit ein paar Klicks gesamte Arbeitszeit
- Sie hinterlegen individuelle Arbeitszeitmodelle
- Aktuelle Daten zu Anwesenheit, Urlaub, Krankenstand und Überstunden der Mitarbeiter können Sie und ihre Mitarbeiter jederzeit am Stunden- und Urlaubskonto abrufen
- Der Stundenzettel wird automatisch erstellt und Sie können diesen an die Lohnverrechnung weiterleiten.
Wollen Sie mühelos und sicher alle gesetzlichen Vorgaben im DACH-Raum einhalten bzw. bei Kontrollen leicht und übersichtlich Aufzeichnungen nachweisen. Jetzt TimeTrack für 14 Tage kostenlos testen!
Unternehmer arbeiten für gewöhnlich an vielen Projekten, wodurch schnell ein hoher Zeitdruck entstehen kann. Um die Arbeit zeitgerecht zu erledigen, entscheiden sich viele dazu, Überstunden zu machen. So sehr Überstunden auch ein Projekt retten können, sollten sie nicht zum Alltag werden, da es sowohl in Deutschland, als auch in Österreich und in der Schweiz Höchstgrenzen für die Arbeitszeit gibt. Wir haben die wichtigsten Informationen zum Thema Arbeitszeit für Sie zusammengefasst.
Maximale Arbeitszeit in Deutschland
Höchstarbeitzeit
In Deutschland bildet das Arbeitszeitgesetz den gesetzlichen Rahmen für die Gestaltung der Arbeitszeiten. Die gesetzliche Höchstarbeitszeit beträgt laut dem Arbeitszeitgesetz 8 Stunden pro Tag. Wenn an sechs Werktagen gearbeitet wird, ergibt sich eine gesamte wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden.
Es kann vorübergehend zu einer Überschreitung der 48-Stunden Grenze kommen. Pro Woche darf die Überschreitung nur zwölf Stunden betragen, immer jeweils zwei Stunden pro Arbeitstag. Diese Überstunden müssen in einem vorgeschriebenen Zeitraum von sechs Kalendermonaten bzw. 24 Wochen abgebaut werden.
Ruhepause und Ruhezeit
Arbeitnehmer müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Es dürfen auch zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden. Die Pause muss aber mindestens 15 Minuten dauern, um als Arbeitspause zu gelten. Übersteigt die Arbeitszeit neun Stunden, sieht das Arbeitszeitgesetz eine Pausenzeit von mindestens 45 Minuten vor.
Weiters muss der Arbeitnehmer zwischen zwei Arbeitstagen seine Arbeitszeit für mindestens elf Stunden unterbrechen. Je nach Branche gibt es Ausnahmen von dieser Regelungen.
Sonntags- und Feiertagsarbeit
Arbeitnehmer dürfen an Sonn- und Feiertagen normalerweise nicht arbeiten. Manche Branchen sind von dieser Regelung ausgenommen (z.B. Polizei, Rettungsdienste, Feuerwehr, etc.). Sollte am Sonntag oder an einem Feiertag gearbeitet werden, müssen für die betroffenen Arbeitnehmer mindestens 15 Sonntage jährlich arbeitsfrei bleiben. Für die Arbeit am Sonntag oder Feiertag ist außerdem ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren.
Nachtarbeit
Mit Nachtarbeit ist die Arbeitszeit von 23 bis 6 Uhr gemeint. Der Arbeitnehmer muss in diesen Zeitraum mindestens zwei Arbeitsstunden erbringen. Ein Arbeitnehmer gilt als Nachtarbeiternehmer, wenn er mindestens 48 Nachtschichten pro Jahr geleistet hat.
Maximale Arbeitszeit in Österreich
Höchstarbeitzeit
In Österreich gilt seit 01.09.2018 folgende Regelung:
- Tägliche Höchstarbeitszeit: 12 Arbeitsstunden pro Tag
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 60 Arbeitsstunden pro Woche
Dauerhaft dürfen Arbeitnehmer im Viermonatsschnitt allerdings nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten.
Ruhepause und Ruhezeit
Arbeitnehmer müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine unbezahlte Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Es dürfen auch zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden.
Nach dem Arbeitstag ist dem Arbeitnehmer eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zu gewährleisten. Der Kollektivvertrag kann die Ruhezeit auf mindestens 8 Stunden verkürzen (branchenabhängig).
Sonntags- und Feiertagsarbeit
Das Arbeitsruhegesetz in Österreich sieht vor, dass Mitarbeiter am Sonntag und Feiertag nicht arbeiten. Arbeitnehmer dürfen während der Wochenendruhe nur beschäftigt sein, wenn es das Arbeitsruhegesetz erlaubt (z.B. für Reinungs- oder Instandhaltungsarbeiten), dies im Kollektivvertrag geregelt oder durch den Dienstvertrag oder Betriebsvereinbarung erlaubt wurde. Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmer also nur am Sonntag nur dann beschäftigen, wenn ein vereinbarter Ausnahmefall vorliegt. Ähnliches gilt für die Feiertagsruhe.
Nachtarbeit
In Österreich ist jene Person ein Nachtarbeitnehmer, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Der Arbeitnehmer muss während der Nacht (zwischen 22 und 5 Uhr) mindestens drei Stunden arbeiten
- und regelmäßig bzw. 48 Nachtschichten im Kalenderjahr erledigt haben.
Maximale Arbeitszeit in der Schweiz
Höchstarbeitszeit
In der Schweiz beträgt die wöchentliche Höchstarbeitzeit 45 bis 50 Stunden pro Woche (branchenabhängig). Diese kann in Ausnahmefällen überschritten werden.
Von Überstunden spricht man wenn die vertraglich festgelegte Normalarbeitszeit überschritten wird. Diese sind zu leisten, wenn es für das Unternehmen notwendig ist und Ruhepausen eingehalten werden. Weiters müssen sie mit einem Zuschlag von mindestens 25% kompensiert werden.
Überzeit sind wiederum Überstunden, die die gesetzliche Höchstarbeitszeit übersteigen. Wenn Überzeit geleistet werden, dürfen diese maximal zwei Stunden pro Tag betragen und mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25% entschädigt werden. Die Überzeit darf im Kalenderjahr nicht mehr als 170 Stunden (bei einer wöchentlicher Arbeitszeit von 45 Stunden) bzw. 140 Stunden (bei 50 Stunden) betragen.
Ruhepause und Ruhezeit
In der Schweiz bestimmt das Arbeitsgesetz folgendes:
- bei einer täglichen Arbeitszeit von 5,5 Stunden ist eine unbezahlte Pause von 15 Minuten zu machen,
- bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden ist eine unbezahlte Pause von 30 Minuten zu machen,
- bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine unbezahlte Pause von 60 Minuten zu machen.
Pausen, die über 30 Minuten dauern, können aufgeteilt werden.
Jeder Arbeitnehmer hat außerdem ein Recht auf mindestens 11 Stunden Ruhezeit. Der Arbeitgeber kann die Ruhezeit einmal pro Woche bis auf maximal 8 Stunden reduzieren.
Sonntags- und Feiertagsarbeit
Vorübergehende Sonntagsarbeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an maximal 6 Sonntagen pro Jahr arbeiten muss. In Fällen wie diesen erhält der Arbeitnehmer sowohl einen Zuschlag von 50% als auch eine Zeitkompensation. Sonntagsarbeit, die bis zu 5 Stunden dauert, ist durch Freizeit von gleicher Dauer auszugleichen. Sonntagsarbeit, die über 5 Stunden dauert, muss durch einen Ersatzruhetag (24 Stunden) kompensiert werden. Vom Bundesrecht anerkannte Feiertage sind Sonntagen gleichgestellt.
Nachtarbeit
Unter Nachtarbeit versteht man die Arbeitszeit, die zwischen 23 und 6 Uhr geleistet wird. Wer 25 Nächte pro Kalenderjahr arbeitet, gilt in der Schweiz als regelmäßiger Nachtarbeitnehmer. Wiederkehrende Nachtarbeit ermöglicht einen Anspruch auf einen Zeitzuschlag von mindestens 10 %.
Automatisierte Arbeitszeiterfassung
Mit einer automatischen Arbeitszeiterfassung können Sie ganz einfach Ihre täglichen Arbeitszeiten verfolgen und somit die Grenzen der maximalen Arbeitszeit in Ihrem Land einhalten. Definieren Sie Ihre Soll-Stunden und überblicken Sie alle Überstunden. Alle Arbeitszeiten werden von TimeTrack gespeichert und sind für Sie in der Stundenübersicht einsehbar. Sie können auch Pausenregelungen hinzufügen, um sicher zu gehen, dass Arbeitnehmer regelmäßig Pausen einlegen und ausgeruht sind. Sollte jemand an einem Sonntag oder an einem Feiertag arbeiten, kann man auch Zuschläge hinzufügen, um Überstunden richtig zu verrechnen. Testen Sie jetzt TimeTrack 14 Tage kostenlos und überlassen Sie uns die Arbeitszeiterfassung.
Der Begriff “Homeoffice” ist seit Beginn 2020 weltweit ein großes Thema. Viele Unternehmen haben sich aufgrund der Corona-Krise dazu entschieden, ihre Mitarbeiter von zuhause arbeiten zu lassen. So soll die Gesundheit aller Angestellten geschützt und der Betrieb aufrecht erhalten werden. Zusätzliche Motivationen bietet das geplante Gesetz zum Recht auf Homeoffice. Aus dem Homeoffice zu arbeiten bringt jedoch neue Herausforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Die Corona-Krise und mehrere Lockdowns haben nicht nur unser Soziales-, sondern auch unser Arbeitsleben stark eingeschränkt. Für viele Firmen ist das Home Office die einzige Möglichkeit den Betrieb weiterzuführen. Bei einigen stellt sich der Übergang ins Homeoffice jedoch einfacher da als bei anderen.
Um das Homeoffice so angenehm wie möglich zu gestalten, müssen Unternehmen einige Regeln aufstellen. Hier erfahren Sie wie Ihre Mitarbeiter außerhalb des regulären Arbeitsplatzes weiterhin produktiv arbeiten können und wie TimeTrack bei der Zeiterfassung im Homeoffice behilflich ist.
Überprüfen Sie ob Homeoffice zu Ihrer Unternehmenskultur passt
Nicht jedes Unternehmen ist für das Homeoffice gemacht. Ihre Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle müssen in Einklang gebracht werden. Viele Branchen werden mit der Telearbeit nicht erfolgreich sein und müssen sich eine andere Arbeitsmethode überlegen. Einige Restaurants ändern zum Beispiel den Fokus auf Liefer- und Abholservice. Andere Betriebe ermöglichen durch elaborierte Sicherheitskonzepte die Sicherheit der Mitarbeiter am geteilten Arbeitsplatz. Hier ist Brainstorming und Planung unabkömmlich – und die beste Lösung ist oft nur auf dem zweiten Blick erkennbar.
Kommunizieren Sie mehr als normalerweise
Beim Homeoffice müssen Sie den Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und den Umgang mit sensiblen Daten managen. Damit der Arbeitsprozess im Homeoffice reibungslos verlaufen kann, müssen alle Angestellten maximal informiert werden – und wissen an wen Sie sich wenden können.
Auch wenn die Kommunikation nun anders läuft als sonst: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen brauchen weiterhin Führung und Orientierung. Gerade im Homeoffice wird Feedback regelmäßiger und strukturierter benötigt als bei Zusammenarbeit vor Ort. Regelmäßige Gespräche, ehrliches Interesse und Diskussionen über persönliche Weiterentwicklung verbinden Ihre Mitarbeiter und MItarbeiterinnen auch weiterhin mit Ihrem Unternehmen.
Vermitteln Sie ein Gemeinschaftsgefühl
Gemeinschaftsgefühl und Teamwork sind in jedem Betrieb eine Herausforderung mit vielen Lösungen. Im Homeoffice schaut einem niemand über die Schulter und man trifft sich nicht zum Kaffee. Die größte Herausforderung für Führungskräfte ist es, ihren Mitarbeitern zu vertrauen und währenddessen den Notwendigen Ein- und Überblick zu haben. Durch transparente, offene Kommunikation und regelmäßige Meetings können Angestellte trotz physischer Abwesenheit motiviert und strukturiert bleiben. So können Verluste in der Produktivität effektiv vermieden werden – und alle sich miteinander austauschen.
Planen Sie tägliche Status-Meetings
Es ist wichtig eine Routine im Homeoffice zu schaffen. Zudem bringen schwierige Terminabstimmungen oder unklare Kommunikationsstrukturen Frustration und Reibung – durch die Kosten entstehen. Kümmern Sie sich also um Ihr Management:
Hierfür eignen sich tägliche Status-Meetings. Wir empfehlen 2 – 3 Meetings am Tag, z.B. ein Meeting zur Tagesplanung bei Arbeitsbeginn, ein kurzes Statusupdate am frühen Nachmittag, sowie ein Resumé vor Feierabend. Dies ersetzt und strukturiert die Kommunikation die im Büro oft nebenbei passiert. Natürlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, wie viele Konferenzen notwendig sind. Denken Sie daran das mehr Kommunikation fast immer besser ist und Missverständnisse vermeidet!
Leistungs – und Zeiterfassung im Homeoffice
Im Home Office gelten für Sie die selben Regeln wie am früheren Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeiten auch im Homeoffice täglich dokumentiert werden. Nach wie vor sind händisch ausgefüllte Stundenzettel in Deutschland die weitverbreitetste Art der Zeiterfassung. Zeiterfassung im Homeoffice ist per Stundenzettel (oder als digitale Erweiterung in Excel) jedoch häufig problematisch.
Stolpersteine treten vor allem auf wenn Mitarbeiter Ihre Zeiten und Fortschritte an mehreren Orten erfassen müssen; z.B. von Zuhause, dem Büro, oder von Reisen. Klassische Vorlagen von Stundenzetteln oder Excel-Tabellen sind hier schnell kaum noch anwendbar, wurden sie vergessen, ist der Laptop gerade leer – oder die Verbindung schlecht.
Zudem werden Arbeitszeiten teils nach Gefühl für den ganzen Tag eingetragen, sind ungenau, nicht absolut nachvollziehbar und am Ende schlicht unübersichtlich. Als Resultat finden Arbeitgeber ungenaue Dokumentation, Übertragungsfehler, fehlerhafte Lohnabrechnungen oder gar Dispute und Forderungsklagen um geleistete Stunden und deren Bezahlung.
Elektronische Zeiterfassung im Homeoffice auf dem Vormarsch
Aufwändige und fehleranfällige Stundenzettel und Excel war einmal: Aufgrund des erhöhten Bedarfs sich mit dem Thema durch Covid-19 auseinanderzusetzen, schwenken viele Arbeitgeber auf eine digitale Zeiterfassung im Homeoffice um. Diese hat einige Vorteile:
Strukturiert und Nachvollziehbar
Eine webbasierte Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack ermöglicht es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten einfach zu dokumentieren. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin geben über digitale Stempeluhren an wann sie arbeiten, Pause machen oder in den Feierabend gehen. Für Arbeitgeber wird so alles übersichtlich und nachvollziehbar dokumentiert, für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen werden Privat- und Arbeitsleben klar getrennt. Die Zeiterfassung im Büro als auch Homeoffice bleibt bestehen und zeigt sich zudem deutlich einfacher, funktionaler und übersichtlicher als früher.
Online Stundenzettel für Mitarbeiter
Mit dabei: EuGH-Arbeitszeiterfassungspflicht & Homeoffice-Gesetz
Spätestens seit dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung sind Arbeitgeber künftig EU-weit zu neuen Aufgaben verpflichtet. Sie müssen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und MItarbeiterinnen systematisch und lückenlos erfassen – und Regeln zur Aufbewahrung kennen. Es gibt zudem mehrere gültige gesetzliche Regelungen: Mit Mindestlohn bezahlte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen minutengenau Arbeitszeit und Pausen erfassen. All diese Regelungen können mit einer webbasierten Zeiterfassungssoftware deutlich einfacher eingehalten – und im Zweifel nachgewiesen werden. Somit ist man immer auf der sicheren Seite und profitiert zudem von Funktionen wie Projektzeiterfassung, Projektplanungen oder Ausgabenerfassung.
Projektübersicht
Jede bearbeitete Aufgabe kann in TimeTrack zusammen mit dem verbundenen Zeitaufwand eingetragen werden. Hierdurch hat jede Firma einen zentralen Überblick über alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter, obwohl alle von unterschiedlichen Orten arbeiten. So einfach geht’s.
Mit TimeTrack können Sie Ihre Arbeitszeiten richtig dokumentieren und Ihren Projektaufwand im Homeoffice verfolgen. So brauchen Sie sich trotz Lockdown weder Gedanken über die Einhaltung Ihrer Arbeitszeiten, noch über Ihre Projekte machen.
Vertrauensbasis durch Transparenz
Wie Mitarbeiter sich im Homeoffice fühlen und performen hängt davon ab welche Maßnahmen bzw. Regelungen Unternehmen setzen. Hier herrscht oft noch unmut zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Die einen fürchten verminderte Performance, die anderen fühlen sich zuhause erst Recht verpflichtet mehr zu arbeiten – und kommen nicht zur Ruhe. Hier herrscht einiges an Konfliktpotential und Frust. TimeTrack unterstützt Sie bei der Umstellung und macht sie so angenehm wie möglich. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können klar einsehen wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden, Stunden fehlen und Überstunden bereitstehen.
Das Resultat ist ein deutlich entspannter Arbeitsalltag für alle Beteiligten. Vertrauen, Kommunikation, Klarheit und ein gutes Gefühl im Homeoffice geben Platz für den Fokus auf das Wichtigste: Das tägliche Kerngeschäft.
Einfache Umsetzung
Ob per App fürs Handy oder den PC – oder über Ihren Browser von jedem anderen Gerät: Daten wie Arbeitszeiten und Projektfortschritte können Sie bequem von überall eintragen und überblicken.
Kurzfristig ist Wandel schwer. Langfristig erkennen viele Beteiligte allerdings die höhere Arbeitszufriedenheit und verbesserte Work-Life-Balance. Nutzen Sie die Chance als Arbeitgeber!
Die Gesetze zur Zeiterfassung im Homeoffice sind mit klassischen Zeiterfassungsmethoden nur schwer zu meistern. Mit Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann der Arbeitsalltag deutlich transparenter, strukturierter, kostengünstiger und vor allem einfacher vonstatten gehen – sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen und ohne große Hürden.
Richten Sie TimeTrack in weniger als 5 Minuten ein – und behalten Sie den perfekten Überblick über Ihre Leistung. Testen Sie TimeTrack 14 Tage kostenlos!
Bleiben Sie gesund!
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte unseres Artikels – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerberater.