fn der heutigen Arbeitswelt müssen Unternehmer täglich viele Hürden überwinden. Zum Glück gibt es immer mehr Hilfsmittel, inbesondere Apps, die einem unter die Arme greifen und nicht nur viel Zeit sondern auch Nerven sparen. Gerade Kleinunternehmer können von diesen nützlichen Apps profitieren, um ihre Ergebnisse und Leistungsfähigkeiten zu steigern, da es diese oft schwieriger haben, als Geschäftsführer von größeren Unternehmen. Die folgende Liste enthält 19 Apps, die jeder Geschäftsführer haben sollte:
1. TimeTrack
Kategorie: Zeiterfassung App
Preis: ab 4 Euro pro Benutzer/ Monat
Mit dieser Zeiterfassung App können Kleinunternehmer ihre Projekte einfach und genau planen, Projektaufwände erfassen und Projektfortschritte verfolgen. Anhand der integrierten Projektberichte wird der Überblick über alle projektbezogenen Tätigkeiten und Ausgaben bewahrt und das Projekt läuft genauso ab, wie geplant. Die App signalisiert Budgetüberschüsse frühzeitig, sodass sich der gesamte Arbeitsprozess bereits während der Projektdurchführung optimieren lässt, falls es einen Verbesserungsbedarf gibt. Damit das Ganze noch flexibler ist, gibt es eine benutzerfreundliche und intuitive mobile App, so kann alles auch unterwegs gemacht werden.
2. Google Drive
Kategorie: Filehosting-App
Preis: kostenlos
Google Drive ist der perfekte Ort, um seine Dokumente sicher zu speichern. Die Dateien befinden sich in der Cloud, sodass das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten einfacher wird. Das ist gerade in Teams ein großer Vorteil, da man sich Unmengen von E-Mails spart und immer Zugriff auf die aktuellste Version der Datei hat. Zudem kann man auch gemütlich von zuhause aus auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten. Google Drive ist ein kostenloses Must-have Tool!
3. Google Analytics
Kategorie: Analytics-App
Preis: kostenlos
Google Analytics ist ein einfaches Tool, mit dem Unternehmer die Herkunft ihrer Website-Besucher identifizieren, die durchschnittliche Verweildauer auf verschiedensten Seiten messen und den Erfolg von Werbekampagnen evaluieren können. Zudem können Berichte erstellt werden, um tagesaktuelle Status oder Fortschritte über längere Perioden zu überblicken. So lassen sich Schlüsse ziehen, ob bestimmte Strategien bzw. Kampagnen erfolgreich waren oder ob es noch Verbesserungspotenzial gibt. Unternehmer können ganz einfach darauf zugreifen, da es für jedes Gerät (Tablet und Smartphone) optimiert wurde.
4. SnapADDY
Kategorie: Visitenkarten Scanner App
Preis: kostenlos
Wer viele Visitenkarten am Arbeitstisch liegen hat, sollte kurz aufhören zum Scrollen. SnapADDY ist eine App für iOS und Android, mit der Unternehmer einfach und schnell all ihre Visitenkarten scannen können. Die App erkennt die wichtigsten Kontaktdaten wie Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und speichert den Kontakt direkt am Smartphone. Mit dem Tool müssen Unternehmer sich nie wieder Gedanken darüber machen, wo sie eine bestimmte Visitenkarte hingelegt haben. Zudem kann man SnapADDY mit bestimmten CRM-Systemen (Salesforce oder Pipedrive) koppeln kann und wichtige Kontaktdaten direkt importieren, wenn man auf die Premium-Version für 5 Euro pro Monat umsteigt.
5. Trello
Kategorie: Projektmanagement Software
Preis: kostenlose Version und Premium-Version ab $9.99 pro Benutzer/ Monat
Mit Trello können Kleinunternehmer einfach und schnell Aufgaben erstellen, organisieren und verfolgen. Mal abgesehen davon, dass Trello gut als Tool für die To-do Liste benützt werden kann, bietet es sich als gutes Tool an um ein Team zu verwalten, da Tätigkeiten, Arbeitsabläufe und Deadlines zentral gespeichert werden und somit für alle Teammitglieder verfügbar ist. Anstatt privat per E-Mail zu kommunizieren oder Meetings zu halten, um bestimmte Projektinhalte zu besprechen, können alle Informationen in Trello eingetragen werden. Zusammengefasst kann man mit der Software den gesamten Arbeitsprozess zentral verwalten und effizient arbeiten.
6. Todoist
Kategorie: Aufgabenmanagement App
Preis: kostenlos
Aus Chaos Ordnung machen, darum geht es bei Todoist. Kleinunternehmer können mit dem kostenlosen Tool ganz einfach alle geplanten Aufgaben in eine To-do Liste umwandeln und damit direkt in den Arbeitstag starten. Aufgaben können nach Prioritäten geordnet und mit anderen Mitarbeitern geteilt werden. Wer seine Effizienz messen möchte, kann direkt in der App den Produkvititätsverlauf der letzten Woche visualisieren. Egal wo man sich gerade befindet, man kann per Laptop, Tablet oder Smartphone neue Tätigkeiten erstellen oder erledigte Aktivitäten von seiner bereits erstellten Liste streichen. Die kostenlose Version ist zwar auf 80 Projekte limitiert, reicht allerdings für den Anfang völlig aus.
7. Evernote
Kategorie: Organisations-App
Preis: kostenlose Version und Premium-Version ab 6,99 Euro pro Monat
Evernote ist der ideale Begleiter von Unternehmern, die ihre Notizen einfach organisieren möchten. Egal ob To-do Listen, Notizen oder Erinnerungen, Evernote ist der Ort, um Ideen und Aufgaben zu speichern. Die kostenlose bzw. Premium Version ist sehr gut für Kleinunternehmer geeignet, da man gut Aufgaben und Projekte verwalten kann. Zudem ist das Tool auf Geräten wie Tablets und Smartphones verfügbar. Die Business Version ist eher für Teams geeignet, da man Notizen, Termine, Mettings und Projektinformationen mit Mitarbeitern teilen kann und somit die Zusammenarbeit drastisch erleichtert.
8. 1Password
Kategorie: Passwortmanagement App
Preis: ab $3.99 pro Benutzer/ Monat
Das Tool ist der einfachste und sicherste Weg seine Passwörter zu speichern. Unternehmer, die sich viele verschiedene Passwörter merken müssen, können sich voll und ganz auf 1Password verlassen und sich auf andere Dinge konzentrieren. Die App speichert alle Informationen sicher, damit sich kein Geschäftsführer mehr Gedanken über seine Passwörter machen muss. Wer sich von den Vorteilen der Tools selbst überzeugen will, kann mit dem 30-tägigen kostenlosen Testzugang starten.
9. Linkedin
Kategorie: Soziales Netzwerk
Preis: kostenlose und Premium-Version
Linkedin wird heutzutage in der Arbeitswelt immer mehr eingesetzt. Das Soziale Netzwerk bringt viele unterschiedliche Vorteile: zum einen können Unternehmer sich mit anderen Unternehmen in Verbindung setzten, Kontakte zu knüpfen und das eigene Netzwerk zu erweitern. Linkedin-Nutzer können Profilen folgen, um Neuigkeiten aus den unterschiedlichsten Branchen mitzubekommen. Darüber hinaus bietet sich das Tool sehr gut als Kommunikationsplattform an. Unternehmer können ganz einfach über ihr Smartphone, Tablet oder Laptop auf ihr Profil zugreifen und Nachrichten senden.
10. Xing
Kategorie: Soziales Netzwerk
Preis: kostenlose Version und Premium-Version
Ähnlich wie Linkedin, ist auch Xing eine bekannte Plattform mit der man Kontakte knüpfen und kommunizieren kann. Zudem wird Xing von vielen Nutzern auch für die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern verwendet, was für viele Unternehmer, die Stellen zu vergeben haben, interessant sein könnte. Das Tool ermöglicht es die qualifiziertesten Mitarbeiter zu finden, da jeder Benutzer bei der Erstellung seines Profiles dazu aufgefordert wird, sehr detaillierte Angaben über Berufserfahrungen und Qualifikationen zu hinterlassen. Xing ist daher ein tolles Portal für Unternehmen, die auf der Suche nach neuen Verbindungen sind.
11. Slack
Kategorie: Kommunikationssoftware
Preis: kostenlos
Mit Slack können Unternehmer Kanäle und Chats erstellen, um mit Kollegen zu kommunizieren und betriebsinterne Informationen bzw. Daten auszutauschen. Viele Unternehmen nutzen das Tool, um die Kommunikation im Teams zu verbessern und transparenter zu arbeiten. Darüber hinaus sind Audio- und Video-Anrufe möglich, wenn ein Gespräch zu komplex ist, um es schriftlich zu führen. Slack ist grundsätzlich ein kostenloses Tool. Je nachdem, welche Funktionen für den Unternehmer wichtig sind, können Premium-Versionen gekauft werden. Hierfür beginnt der Preis bei 6,25 Euro pro Monat.
12. Microsoft Teams
Kategorie: Kommunikationssoftware
Preis: kostenlos
Microsoft Teams bietet ähnliche Funktionen wie Slack an. Unternehmer können ebenfalls Nachrichten über verschiedene Kanäle und Chats austauschen. Außerdem können Teams erstellt werden, um genau zu definieren welche Kollegen an bestimmten Gesprächen teilnehmen sollten. Auch bei Microsoft Teams können Videokonferenzen geführt werden. Zusätzlich kann man in der Software wichtige Dokumente und Dateien speichern, so sind alle betriebsrelevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert.
13. Dropbox
Kategorie: Filehosting-App
Preis: kostenlos (Basis-Version)
Die meisten Unternehmer arbeiten bereits mit Dropbox. Der größte Vorteil des Tools ist, dass man ganz einfach und schnell Dateien, wie Fotos oder Videos und Dokumente in der Cloud speichern kann und von verschiedenen Geräten darauf zugreifen kann (Tablet, Laptop oder Smartphone). Unternehmer brauchen sich keine Sorgen machen, dass Daten verloren gehen: Dropbox arbeitet sicher und nimmt ihnen keinen Speicherplatz weg. Die Standard-Version von Dropbox ist kostenlos. Wer mehr Speicherplatz für seine Dateien benötigt, kann auf die Premium bzw. Business Versionen umsteigen.
14. Adobe Scan
Kategorie: Scanner App
Preis: kostenlos
Adobe Scan ist die ideale App für Unternehmer, die einen Scanner in der Tasche brauchen. Einfach Smartphone oder Tablet rausholen und mit der kostenlosen App Dokumente in eine PDF-Dateien umwandeln. Mit Adobe Scan kann man ganz einfach Visitenkarten, Dokumente oder Formulare abfotografieren und daraus eine PDF-Datei erstellen. Danach einfach in die E-Mail anhängen und abschicken.
15. Zoho CRM
Kategorie: CRM-Software
Preis: kostenlose und Premium-Versionen
Zoho ist das perfekte CRM Tool für Kleinunternehmer. Im Vergleich zu seinen Konkurrenten hat Zoho schon in seinem Standard-Paket eine Vielzahl an wichtigen Funktionen: Dashboards, Berichte, Dateiablagen, Verkaufsprognosen, E-Mail Sammler, benutzerdefinierte E-Mail Vorlagen etc. Zudem ist die Software sehr benutzerfreundlich und intuitiv, was gerade in der Implementierungsphase ein großer Pluspunkt ist. Ein weiterer Vorteil von Zoho ist die große Anzahl an Integrationen: das Tool lässt sich mit unterschiedlichsten Programmen koppeln und bietet selbst viele verschiedene Produkte an, sodass für jeden Unternehmer was dabei ist.
16. Calendly
Kategorie: Scheduling App
Preis: kostenlose und Premium-Versionen
Mit Calendly können Kleinunternehmer ihre Meeting-Planung automatisieren, sodass sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Das Tool lässt sich einfach und schnell mit dem persönlichen Kalender koppeln. Dadurch wird bei der Terminplanung ganz genau die Verfügbarkeit geprüft, um Meetings richtig zu vereinbaren. Calendly hat verschiedenste Funktionen integriert um sicher zu stellen, dass unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt werden, nicht zu viele Meetings am selben Tag stattfinden, Zeitpuffer zwischen Terminen miteinbezogen werden, Benachrichtigungen verschickt werden, falls es zu Änderungen kommt und keine Last-Minute Meetings erstellt werden. Die Basis-Version von Calendly ist kostenlos und für Einsteiger in die Meeting-Planung definitiv ausreichend. Wer mit der Terminplanung täglich zu kämpfen hat und komplexere Ansprüche hat, sollte auf die Premium-Versionen upgraden. Diese fangen bei einem Preis von $8 pro Benutzer/ Monat an.
17. Headspace
Kategorie: Meditations-App
Preis: 12,99 Euro pro Benutzer/ Monat
Auch Headspace sollte eine Must-have App für Geschäftsführer sein, da sich ein guter mentaler Zustand von Unternehmern genauso stark auf ihre Produktivität auswirkt, wie die Benutzung einer Produktivitäts-App. Headspace hilft dabei in wenigen Minuten eine stressvolle Situation auszublenden, in Ruhe darüber zu reflektieren, damit gute Entscheidungen getroffen werden. Unternehmer, die einen vollen Terminkalender haben, können sich die angeleiteten Kurz-Meditationen anhören, um den Arbeitstag stressfrei zu halten.
18. Handelsblatt
Kategorie: Wirtschaftsnachrichten
Preis: unterschiedliche Abo-Pakete
Mit den tagesaktuellen Nachrichten mithalten, ohne dabei Zeit zu verlieren: mit der Handelsblatt App entgehen einem keine Informationen, egal wo man gerade ist. Unternehmer können direkt mit ihren Tablets oder Smartphone auf die Themen zugreifen, die sie interessieren.
19. Manager Magazin
Kategorie: Wirtschaftsnachrichten
Preis: unterschiedliche Abo-Pakete
Auch mit dem Manager Magazin bleiben Unternehmer stets informiert. Die Wirtschaftszeitung gibt Lesern den perfekten Einblick in die aktuelle Situation der Weltwirtschaft, sowie andere globale Nachrichten. Wer gerne unterwegs bzw. am Weg zur Arbeit die Nachrichten liest, kann sich einfach die Manager Magazin App auf dem Tablet oder Smartphone herunterladen. Alternativ, kann bei einem Abonnement die gedruckte Version per Post zugeschickt werden.
Obwohl sich viele Unternehmer täglich mit Projektmanagement auseinander setzen, haben viele immer noch Probleme damit diese Disziplin zu meistern. Haben auch Sie Schwierigkeiten damit Ihre Projekte zu planen, Ihr Team zu verwalten oder Ihre Projektziele in konkrete Tätigkeiten zu organisieren? Keine Sorge, mit dem richtigen Tool werden Sie die Hürden des Projektmanagement überwinden.
Mit dem richtigen Tool können auch Sie zum Projektmanagement-Profi werden und Ihre Projekte so planen, dass es keine Abweichungen gibt, Ihr Team so verwalten, dass es effizient arbeitet und gut kommuniziert und Ihre Aufgaben so formulieren, dass das Projekt garantiert ein voller Erfolg wird.
Nun stellt sich die Frage: wo finden Sie dieses Tool? Es gibt viele Projektmanagement Software am Markt. Nach genauer Beobachtung, können wir sagen, dass eines besonders heraus sticht: Trello. Ein simples Tool, dass Ihnen genau den Überblick verschafft, den Sie brauchen. Probieren Sie es aus und werden Sie zu einem Projektmanagement-Gladiator.
Was ist Trello?
Trello ist eine digitale Pinnwand, für die Sie Listen erstellen und sogenannte „Karten“ hinzufügen. Jede dieser Karten kann ein Projekt, einen Auftrag, eine Aufgabe oder eine Aktivität darstellen. Sobald Sie Ihre Aufgaben in Karten übersetzt haben, können Sie diese nach Prioritäten ordnen. Dabei können Sie Karten jederzeit verschieben – so bleiben Sie flexibel, falls sich Ihre Prioritäten ändern.
Zusammengefasst, hilft Trello Ihrem Team den Überblick zu behalten und flexibel zu arbeiten. Sie können jederzeit sehen, woran gearbeitet wird und den Projektstatus entnehmen. Anstatt privat per E-Mail zu kommunizieren oder Meetings zu halten, um bestimmte Projektinhalte zu besprechen, können Sie all diese Informationen in Trello eintragen und jederzeit darauf zurückkommen. So speichern Sie wichtige Einzelheiten an einem zentralen Ort und können sich vergewissern, dass Ihnen keine wichtigen Informationen entwischen.
In anderen Worten, Trello bietet Ihnen einen einfachen Weg an, Ihr Projektmanagement zu verbessern. Zudem wird es häufig als das berühmte Kanban-Board für die agile Projektmanagement-Methode Kanban genutzt. Wie genau das passiert, erklären wir in unserem Kanban Guide für Einsteiger.
4 Schritte, um Trello zu verstehen
Um sich mit einem Tool anzufreunden, muss man es testen. Damit Sie sich Zeit sparen, haben wir für Sie ein Testaccount angelegt und die wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst:
Schritt 1: Team erstellen
Wenn Sie ein Trello Account anlegen, müssen Sie zu aller erst ein Team erstellen. Dabei entscheiden Sie, ob das Team nur ein paar Kollegen, eine ganze Abteilung oder das gesamte Unternehmen beinhaltet. Sie können mehrere Teams erstellen.
Schritt 2: Boards hinzufügen
Der nächste Schritt ist innerhalb der Teams ein Board zu erstellen. Dieses Board ist wie eine digitale Pinnwand zu sehen, die Sie mit Post-its verwalten. Anstatt mit Zetteln zu arbeiten, erstellen Sie Karten, die Sie jederzeit verschieben und archivieren können.
Was Trello so flexibel macht ist, dass Sie das Board sehr flexibel verwenden können. Manche Teams verwenden die Pinnwand, um Arbeitsabläufe darzustellen, andere erstellen To-do-Listen, um ihre Aufgaben und die ihrer Kollegen zu überblicken. Sie können das Board allerdings auch benützen, um Projektfortschritte zu verfolgen. Wie Sie die Pinnwand verwenden, ist völlig und ganz Ihnen überlassen.
Darüberhinaus können Sie jedem Board Mitglieder zuweisen. Hierfür müssen Sie nur eine Einladung an den betroffenen Mitarbeiter schicken und sobald diese akzeptiert wird, hat Ihr Kollege bereits Zugriff auf das Board.
Schritt 3: Listen anlegen
Trello benützt Listen, um Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren. Wie bereits erwähnt, können Sie frei entscheiden, ob Sie mit den Listen lieber Arbeitsabläufe darstellen möchten und Ihre Aufgaben auf drei Kolonnen unterteilen möchten: To-do; in Bearbeitung; Fertig oder zum Beispiel wöchentliche To-do Listen erstellen möchten und dann mit Farben kennzeichnen, ob Aufgaben in Bearbeitung sind oder bereits erledigt wurden.
Sie können Ihre Aufgaben so organisieren, wie es für Ihren Arbeitsalltag am meisten Sinn macht.
Schritt 4: Karten hinzufügen
Mit den Karten bilden Sie die einzelnen Aufgaben bzw. Aktivitäten an denen Sie arbeiten werden, ab. Jede Karte bietet folgende Funktionen an, um Ihren Workflow so effizient wie möglich zu gestalten:
- Beschreibungen helfen dabei Aufgaben für Kollegen genauer zu definieren, damit es zu keinen Missverständnissen kommt
- Kommentare sind Anmerkungen für Kollegen, um wichtige Informationen zu kommunizieren
- Mitglieder können erstellt werden, damit das Team Bescheid weiß wer an welcher Aufgabe arbeitet
- Deadlines können gesetzt werden, um keine offiziellen Fristen zu verpassen
- Checklisten können angehängt werden, um Aufgaben in einzelne Schritte zu unterteilen – so werden Fortschritte übersichtlicher
- Farb-Labels werden benutzt, um Aufgaben zu markieren (Farb-Code, um Fortschritte zu verfolgen oder um Aufgaben übersichtlicher zu gruppieren)
- Dokumente oder Bilder werden angehängt, um relevante Dateien zu speichern
Sie können außerdem in jeder Karte direkt mit Kollegen sprechen indem Sie „@“ und den Namen des Mitarbeiter eingeben. So sparen Sie sich externe Kommunikationskanäle und können Ihre Konversationen gleich in den betroffenen Aufgaben speichern. Benachrichtigungen informieren Sie über Neuigkeiten aus den Aufgaben, in denen Sie Mitglied sind, sodass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
Häufige Fehler
Natürlich können Sie Trello so nutzen, wie es Ihnen und Ihrem Team am besten passt. Wir haben allerdings ein paar häufige Fehler für Sie zusammengefasst, die Sie vermeiden sollten, um das Meiste aus dem Tool herauszuholen.
Trello als Tool für Ihre To-do Liste nutzen
Trello ist ein gutes Tool, um Ihre täglichen Aufgaben zu verwalten. Die Plattform sollte allerdings nicht zu Ihrer persönlichen To-do Liste werden. Der Fokus beim Tool liegt darauf Ihr gesamtes Team besser zu managen, indem Sie jederzeit auf die Aufgaben Ihrer Kollegen zugreifen können, mit Ihnen kommunizieren können und gemeinsam schneller Ihre Projekte durchführen. Wenn Sie Trello nur dafür verwenden, um Ihre eigenen Aufgaben zu verwalten, können Sie genauso gut einen Zettel nehmen und dort Ihre Arbeit verwalten. Lassen Sie sich die hilfreichen Funktionen von Trello nicht entgehen, indem Sie sich nur auf die To-do Liste konzentrieren.
Ungenaue Karten
Um Ihr Projekt erfolgreich zu managen, sollten Sie sich die Zeit nehmen Ihre Aufgaben genau zu definieren und organisieren. Größere Aufgaben sollten in kleine, spezifische Aufgaben unterteilt werden, damit Teammitglieder auch wirklich was mit den einzelnen Karten anfangen können. Viele Unternehmer planen Tätigkeiten nur grob, und hängen viele kleine Checklisten an, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Bei Trello ist diese Methode eher unübersichtlich, da Sie auf dem ersten Blick auf Ihre digitale Pinnwand nicht entnehmen können, wie weit Ihre Kollegen jetzt in gewissen Bereichen sind und Sie verlieren unnötige Zeit indem Sie in jede Karte hineinschauen und aus den Kommentaren die Fortschritte entnehmen müssen.
Dabei verlieren Sie genau den Vorteil, den Ihnen Trello bieten will: einen schnellen und guten Überblick über Ihre Projekte und Ihr Team.
Abweichungen vom Projektplan
Obwohl Trello ein sehr flexibles Projektmanagement Tool ist, darf man nicht vergessen, dass es keine sehr umfangreiche Plattform ist und dementsprechend auch die Verfolgung der Projektfortschritte limitiert ist. Sie bekommen zwar einen guten Überblick über den aktuellen Projektstatus, sowie über die einzelnen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, allerdings lässt sich Ihre Performance nicht evaluieren. In anderen Worten, Sie können keinen Schluss darüber ziehen, ob Sie effizient arbeiten oder nicht. Dies führt uns zum nächsten Punkt: die Notwendigkeit von Zeiterfassungssystemen.
Trello in Kombination mit TimeTrack
Um beurteilen zu können, ob Sie effizient arbeiten oder nicht, müssen Sie regelmäßige Auswertungen machen und Ihre Arbeit evaluieren. Hierbei empfehlen wir Ihnen auf eine Methode umzusteigen, die Sie bestimmt schon einmal gehört haben: die Projektzeiterfassung. Diese bildet nämlich die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement. Mit der Projektzeiterfassung, verfolgen Sie genau wie viel Zeit und Geld in die einzelnen Aufgaben, an denen Sie arbeiten, hineinfließt, sodass Sie genau messen können, wie rentabel Ihre Projekte und wie effizient Ihre Arbeitsweise tatsächlich ist.
Wie bereits schon erwähnt wurde, ist Trello ein gutes Tool, um Ihren Projektstatus anzusehen und die wichtigen Informationen zu den Aufgaben, an die Ihre Mitarbeiter arbeiten zu entnehmen. Wenn Sie aber ein Projektmanagement-Profi werden möchten, muss Ihre Projektdurchführung nicht nur erfolgreich, sondern auch effizient sein. Und genau hier kommt die folgende Kombination ins Spiel: Trello in Verbindung mit TimeTrack.
Phase 1: Planen Sie zunächst Ihr Projektbudget und Ihre Projektdauer in der Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Definieren Sie dabei alle Tätigkeiten, die Sie innerhalb des Projektes durchführen werden. Dabei können Sie für jede einzelne Aufgabe die Dauer und das Budget planen. Sobald Sie den Projektplan fertig erstellt haben, wechseln Sie auf Trello.
Phase 2: Nun können Sie alle Tätigkeiten, die Sie in TimeTrack geplant haben in Trello hinzufügen, Mitarbeitern zuweisen, Anmerkungen und Deadlines hinzufügen. Außerdem gehen wir davon aus, dass Sie in Trello die Kanban-Methode verwenden und Ihre Aufgaben in den folgenden 3 Kolonnen ordnen: To-do; in Bearbeitung; Fertig.
Danach beginnen Sie ganz einfach mit der Projektdurchführung.
Phase 3: Sobald Sie mit einer neuen Aufgabe beginnen, schieben Sie in Trello die jeweilige Karte in die „in Bearbeitung“ Kolonne und starten in TimeTrack die digitale Projekt-Stempeluhr. So können Ihre Kollegen in Trello sehen an welchen Aufgaben Sie gerade arbeiten, während Sie in TimeTrack Ihren Zeitaufwand für diese Aktivität berechnen.
Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, stoppen Sie die Stempeluhr in TimeTrack. Der Zeiteintrag wird automatisch gespeichert. Nun können Sie wieder auf Trello umsteigen und dort den aktuellen Status der Aufgabe eintragen.
Phase 4: Während Sie in Trello immer wieder auf den aktuellen Projektstatus zugreifen können, verfolgen Sie mit TimeTrack, wie rentabel Ihr Projekt und Ihre Tätigkeiten bis dato sind. Das ermöglicht Ihnen bereits während der Projektdurchführung Ihren Arbeitsprozess zu verbessern, um Abweichungen zum ursprünglichen Projektplan möglichst gering zu halten. Außerdem können Sie jederzeit Projektberichte erstellen, um Ihre Projektfortschritte noch besser zu visualisieren. Die Berichte können ganz einfach exportiert werden und in Trello’s Karten hinzugefügt werden.
Wie Sie sehen können ist Trello ein sehr einfaches Tool, das sich leicht mit anderen Software ergänzen lässt. Es spricht also nichts dagegen es einfach einmal auszuprobieren: Sie können nur gewinnen!
Trello Alternativen
Ein Tool, das für ein Team funktioniert, ist nicht unbedingt die perfekte Lösung für ein anderes. Obwohl Trello ein tolles Projektmanagement Tool ist, ist es nicht das einzige am Markt. Es gibt einige Software, die ähnliche oder sogar mehr Funktionen anbieten. Wir benützen Trello, weil es zu uns passt und wir es leicht in unsere tägliche Arbeit integrieren konnten.
Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Lösung für Ihr Team zu finden, haben wir die 10 besten Projektmanagement Software für Sie ausgesucht und die wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst. Ansonsten empfehlen wir Ihnen immer, sich für einen Testaccount anzumelden und das Tool direkt selbst auszuprobieren – wenn Sie die Zeit dazu haben. Wenn Sie nicht nur nach einer Software suchen, sondern auch mehr zum Thema Projektmanagement lesen möchten: wir haben eine Liste mit den besten 27 Projektmanagement Büchern für Sie erstellt! Es ist für jeden was dabei: egal ob Sie ein Anfänger in dem Gebiet oder bereits ein fortgeschrittener Projektmanager sind.
Kanban für Anfänger – der komplette Guide
Diese Einführung für Kanban hilft Ihnen das volle Potential der Kanban-Methode zu erfassen und für Ihre Organisation zu nutzen. Mit Kanban können Sie ihren Workflow mit Leichtigkeit im Griff behalten!
Schnellere und bessere Arbeit
Kanban ist ein beliebtes Framework mit dem Projektleitende die Ziele ihres Teams schneller erreichen. Alle einzelnen Arbeitsschritte werden auf einem Kanban-Board gezeigt und erlauben jedem Teammitglied einen konstanten Überblick über den Status, die Erfolge und die Aufgaben des Teams. Kanban erfordert demnach genaue Kommunikation über die Auslastung und aktuellen Arbeitsschritte der Mitglieder Ihres Teams.
Was Toyota von Supermärkten lernte
Kanban ist heute eine weltweit beliebte Arbeitsmethode für Teams aus jeder Branche. Seine Ursprünge reichen über 50 Jahre zurück. Ende der 1940er Jahre begann der Automobilriese Toyota seine Produktion an das System von japanischen Supermärkten anzugleichen. Schon lange befüllten diese ihre Regale nämlich nach einem bestimmten Prinzip.
Supermärkte hatten schon damals angepasst viele Lebensmittel im Lager wie Konsumenten normalerweise kauften – und deckten so ihr Angebot genau an den Bedarf. Da Lagerungen und Lieferketten so möglichst an das Konsumentenverhalten der Kunden angeglichen war, konnten übermäßige Lagerungen sowie eine Unterversorgung umgangen wurden.
Toyota hatte bisher nach dem Push-Prinzip Produkte vorproduziert und sie dann auf dem Markt gestoßen („pushed“). Als Toyota sich nun ebenfalls von der Nachfrage der Kunden ziehen (Pull-Prinzip) lassen wollte, konnten sie damit ihre eigenen Lagersysteme entlasten. Um Details über die Nachfrage und Lagerstände zwischen den Fabriken, Lagerstätten und Zulieferern kommunizieren zu können, wurden Fabrikarbeiter angewiesen ein Kärtchen (oder japanisch: „Kanban“) zwischen den Teams herumzureichen. Wenn etwas in der Produktionsstraße aufgebraucht war, erreichte das Lager ein Kanban mit Informationen zu der Art und Menge der benötigten Teile. Im Lager waren diese in vorgefertigten Lieferungen schon bereitgestellt und wurden zu den Fertigungen transportiert. Zeitgleich wurde wiederum ein Kanban vom Lager an den Zulieferer übermittelt, welcher wiederum eine neue Sendung der benötigten Teile vorbereitet hatte.
Die Kanban-Methode
Obwohl die Signalübertragung natürlich seit 1940 geändert wurde, steht das „just in time“ oder JIT-Prinzip immer noch im Zentrum der Betriebswirtschaft und löste die Vorproduktion von Gütern ab. Es wurde zur Basis des Lean Manufacturing und gibt Herstellern seitdem einen Weg überschüssigen verbrauch zu minimieren ohne Produktivität einschränken zu müssen. Das Ziel: Für Kunden entsteht ein Mehrwert ohne zusätzliche Kosten.
Kanban hat bis Anfang des 21. Jahrhunderts die Grenzen der Automobilindustrie verlassen und findet sich heute – abgewandelt und erweitert – erfolgreich in vielen Projektbezogenen Bereichen wieder. Was wir heute als die Kanban-Methode kennen entwickelte sich Anfang 2007.
Das Kanban-Board
Sie können Ihr Kanban-System mit dem möglichst einfachen Kanban-Board beginnen: Teilen Sie ein Board – ob digital oder physisch – in drei Spalten auf: „To Do“, „In Arbeit“ und „Beendet“ (oder deutungsgleiche Begriffe). Jede Spalte steht also für einen Schritt Ihres Arbeitsprozesses. Nun können Sie alle Aufgaben in die betreffenden Spalten eintragen – als sogenannte Karten.
Einige Teams präferieren physische Boards, die meisten wählen aufgrund der hohen Flexibilität und des einfachen Zugriffs allerdings schnell Digitale. Das Kanban-Board wächst in jedem Fall schnell zur Mitte des Teams und benötigt einiges an Transparenz und Kollaboration – sowie eine konstante Auseinandersetzung mit dem Board – ob durch Auswertung oder Aktualisierung. Die Default-Anwendung für digitale Boards ist mittlerweile häufig Trello, eine Art digitale Pinnwand. Für neue Anwender bieten wir einen Guide der die genaue Nutzung erklärt.
Die Kanban-Karten auf dem Board
Im Japanischen steht Kanban wortwörtlich für „visuelles Signal“. Jeder Arbeitsschritt wird visuell auf einer Karte festgehalten. Sie enthält neben der Tätigkeit an sich gerne auch die nötigsten Details. So kann das Team jederzeit sehen wer für diese Aufgabe verantwortlich ist, woraus die Aufgabe (in Kurzform) besteht oder wie lange die Aufgabe vermutlich dauern wird (wobei Erwartung mit Erfahrung abgeglichen wird).
Allgemein bietet es sich an, Ihre Aufgaben in möglichst kleine Schritte aufzuteilen, um alles übersichtlich zu gestalten. Nun können Sie gemeinsam die Arbeitsprozesse überblicken, diskutieren und auswerten. Wo gibt es Arbeitsstau? Welche Art der Aufgaben bleibt zurück? Wie weit sind Sie im Projekt? Dies sind die grundlegenden Funktion von Kanban. Sie werden jedoch von einigen wichtigen Prinzipien begleitet.
Prinzipien und Praktiken
Projekte im Team zu bewältigen ist immer eine besondere Aufgabe, bei der bestimmte Gewohnheiten helfen können. Kanban ist grundsätzlich sehr flexibel einsetzbar. Es zielt darauf ab die Aufmerksamkeit und Produktivität des Teams auf Relevantes zu lenken. Vor allem sind eine visuelle Übersicht, eine klare Priorisierung der Arbeitsschritte und das Erkennen von Optimierungsmöglichkeiten das gewünschte Ziel. Vor allem in Organisationen, in denen sich Prioritäten schnell ändern oder überlappen bietet Kanban eine Übersicht und Chance zur Zusammenarbeit. Zudem kann die Dauer für einzelne Karten für bessere künftige Planbarkeit gemessen werden. Einige Prinzipien und Praktiken müssen jedoch durch das gesamte Projekt beachtet werden, um Kanban effektiv zu nutzen.
Einer der Pioniere der Kanban Methode ist David J. Anderson. Er hat als Führungskraft 30 Jahre lang kraftvolle Software für Microsoft, Motorola oder Sprint produziert indem er die Zusammenarbeit seiner Teams durch agile Methoden wie Kanban lenkte. Als Autor erklärt er die mittlerweile gängigsten Prinzipien und Praktiken mit denen Kanban erfolgreich wird. Hierbei erklären Prinzipien die Idee von Kanban während Praktiken bestimmte Umsetzungen sind.
Prinzipien
Prinzip 1: Weitermachen wie bisher
Kanban ist kein Arbeitssystem, das auf Ihre Prozesse gestülpt wird. Seine Flexibilität erlaubt es sich an Ihre Systeme und Workflows anzupassen und dabei erfolgreiche Prozesse zu behalten. Hierbei kann Kanban Probleme und Verzögerungen für alle sichtbar aufzeigen – und Verbesserung ermöglichen.
Alle können großteils weitermachen wie bisher – es gibt keinen Kulturschock oder Frust. Natürlich erfordert Kanban eine visuelle Dokumentation der Tätigkeiten, hat allerdings auf die Arbeitsweise an sich mit Absicht keinen Einfluss.
Prinzip 2: Kleine, aber Stete Schritte
Die Kanban-Methode zielt darauf ab kleine, konstante Verbesserungen zu ermöglichen, anstatt alles durcheinander zu bringen. Große Änderungen treffen häufig auf Widerstand – vor allem, wenn Änderungen nur von wenigen Personen intransparent verstanden und beschlossen werden. Mit Kanban können Stolpersteine gemeinsam entdeckt, besprochen und bearbeitet werden. So werden früh erkannte Änderungen subtiler, sinnvoller und besser akzeptiert.
Prinzip 3: Erhalt des Status Quo – die Rollen und die Aufgaben
Existierende Rollen, Aufgaben und Pflichten sind generell aus gutem Grund vorhanden. Die meisten Prozesse bleiben also wie sie sind. Mit Kanban können Sie Handlungsbedarf jedoch genau erkennen. Kanban soll nachvollziehbare Verbesserungen ermöglichen, so das Ihre Teammitglieder Änderungen verstehen und gemeinsam tragen.
Prinzip 4: Alle haben Führungsrollen
Fortschritt entsteht in einem Team am besten wenn alle Mitglieder eines Teams das Optimum auch anstreben. Der Ansporn sich zu verbessern und Vorschläge und Ideen einzubringen sollte von Führungskräften und Teammitgliedern gleichermaßen kommen.
Praktiken
Praktik 1: Visualisieren Sie ihre Arbeit
Wie bereits erklärt steht diese Praktik in Zentrum von Kanban. Jede Spalte des Boards zeigt einen Schritt des Arbeitsprozesses, jede Karte eine Aufgabe.
In dem Moment, in dem man eine neue Aufgabe beginnt, schiebt man sie aus der linken „To-Do“ Zeile in die mittlere „in Bearbeitung“ – und in die rechte Zeile „Abgeschlossen“ sobald sie beendet ist. Dies ist das Grundprinzip von Übersicht, Auswertung und Transparenz, welche die Kanban-Methode so erfolgreich machen kann.
Praktik 2: Begrenzen Sie Ihre Arbeit
Eine der Hauptfunktionen von Kanban ist zu erkennen, wie viele Arbeitsschritte gleichzeitig sinnvoll erfolgen können. Sie verwenden die Kanban Methode nur, wenn Sie die Arbeit limitieren. Das Ziel hierbei ist es, einzelnen Schritte genug Raum zu lassen. Wenn zwischendurch ein neuer Fokus auftritt oder das Team Multitasking betreibt leidet damit der Arbeitsschritt.
Praktik 3: Die Prozesse managen – und nicht die Teammitglieder
Um Schaden zu vermeiden sollten Sie klar etablieren wie viele Schritte in einer Phase auf einmal bearbeitet werden können. Vermeiden Sie zu viele Karten in einer Spalte. Ihre Mitarbeiter sollen die Arbeitsprozesse möglichst effektiv lösen – die Aufgaben sind der Star der Show.
Anstatt Personal mit neuen Aufgaben einzudecken, um jedes Quäntchen Auslastung zu erreichen, geht es bei Kanban Prozesse möglichst zu optimieren. Aufgaben sollen so schnell und gut wie möglich bearbeitet werden – und so Geld und Zeit sparen.
Praktik 4: Verdeutlichung
Ihr Team muss genau verstehen wie Kanban funktioniert und was die genauen Prozesse sind. Unsicherheit oder Unwille wird zum Blockieren der Methode führen. Dies können Sie vermeiden, indem das Team von Anfang an klar mit einbezogen wird: Es kann Fragen stellen, Feedback an die Einführung geben und Wünsche äußern.
Praktik 5: Interagieren und kritisieren Sie
Das gleiche gilt für jeden Teil der Arbeit. Agile Unternehmen brauchen Feedback-Systeme durch die erfasst werden kann wie gut sich Teammitglieder auf Änderungen einstellen und mit denen Wissen gesammelt werden kann. Ein Beispiel hierfür ist das tägliche Stand-Up Meeting, bei dem jedes Teammitglied morgens vor dem Board beschreibt, welche Arbeit gestern erledigt wurden und was heute passiert.
Feedback-Meetings sollte es auf jeder Ebene regelmäßig geben. Als Führungskraft sollten Sie die eigene Wirkung auf Ihre Teammitglieder erkennen und steuern können. Überhaupt kann der Vorteil von Kanban (Engpässe erkennen, Überblick behalten) nur genutzt werden wenn diese kommuniziert werden. Tägliche, 10 – 15-minütige Stand-Up Meetings sind der beste Weg dafür.
Praktik 6: Zusammen schneller werden
Rückmeldungen sind also ein wichtiger Bestandteil von Kanban. Vor allem müssen diese auch in Verbesserungen resultieren. Zusammen mit einer möglichst klar definierten und geteilten Vision kann Feedback also schnell passgenau umgesetzt werden. Zusammen sind sie effektiv.
Teams mit einem gemeinsamen Verständnis von den eigenen Zielen, Prozessen und Risiken haben eine gute Chance ein Problem zu einer sinnvollen Verbesserung werden zu lassen.
Die Vorteile von Kanban
Heutzutage nutzen viele Arten von Organisationen die Kanban-Methode, um agile Arbeitsmethoden gegen chaotische Prozesse einzutauschen. Wie bisher beschrieben können Sie mit Kanban viel erreichen. Doch was genau sind die typischen Vorteile?
Sie können Ihre Arbeitszeiten mit Daten belegen
Kanban erlaubt es Ihnen die Vielzahl an Aufgaben und Schritten Ihres Teams zu strukturieren und einschätzen zu können. Sie erkennen die Dauer einer Aufgabe und wie viele Aufgaben gleichzeitig sinnvoll sind. Um die Daten auszuwerten macht es Sinn, sie genau zu erfassen.
Mit TimeTrack sammeln, speichern und überblicken sie schnell wer an einer Aufgabe gearbeitet hat, wie lange sie dauerte und welches Budget dabei verbraucht wurde. Mit Ihren Teammitgliedern haben sie so eine wachsende Kartei an Einträgen, welche Sie jederzeit von Smartphone, Laptop oder Tablet aus einsehen und besprechen können. Genau wie Kanban helfen kann, um voneinander Feedback einzuholen und Verbesserungen zu erreichen, sollten Ihre Projektdaten klar dokumentiert und ausgewertet werden.
Bessere Planbarkeit
Bei Kanban fokussiert sich das Team nur auf die nächste Aufgabe. Sobald eine Aufgabe beendet ist wird diese durch eine Neue aus dem Stapel (Backlog) ersetzt. Der oder die Projektleitende kann die Aufgaben im Backlog neu ordnen und priorisieren, ohne dabei das Team mit einbeziehen zu müssen – es bleibt weiterhin ungestört und fokussiert. Solange die projektleitende Person die wichtigste Aufgabe an die Spitze des Backlogs stellt, arbeitet das Team mit maximaler Effizienz und Wertsteigerung für Ihre Organisation. Die Führung hat einen klaren Überblick und das Team kann fokussiert arbeiten.
Zudem kann das Team häufig eine erhöhte Motivation aufweisen. Wenn eine Auswahl der priorisierten Aufgaben bereitsteht, können Teammitglieder selber Entscheiden welche Aufgabe bearbeitet wird.
Visualisierte Daten
Ein Ziel von Kanban ist es die Effektivität eines Teams mit jedem Neubeginn zu erhöhen. Das Kanban-Board und Anwendungen wie TimeTrack ermöglichen es den Gesamtfortschritt, die Erfolge und die genaue Dauer und Kosten einzelner Schritte visuell zu greifen.
Kanban ist überall Anwendbar
Ob in der Buchhaltung oder Produktentwicklung – Kanban passt zur aktuellen Arbeitsweise Ihres Unternehmens und erwartet keine drastischen Änderungen. Im Gegenteil – es fördert schrittweise und natürliche Änderungen, die gut zu Ihrem System passen. Und: Die Überschrift ist wörtlich zu nehmen. Denn während es klare Gewohnheiten gibt die das Homeoffice angenehmer machen, kann auch Teamwork von daheim mit Kanban funktionieren. Mit digitalen Boards wie Trello können alle Teammitglieder jederzeit auf Funktionen von Kanban zugreifen.
Kanban vs. Scrum
Kanban und Scrum sind beides beliebte agile Projektmanagement-Methoden. Beide haben Überschneidungen, können jedoch jeweils in bestimmten Situationen sinnvoller sein. Dennoch können beide auch kombiniert eingesetzt werden und schließen sich in keiner Weise aus.
Gemeinsamkeiten
- Agilität
- Pull-Logik, d.h. Teammitglieder wählen ihre Aufgaben aus einem Backlog
- Teams erhalten mehr Verantwortung
- Begrenzter Umfang des Work in Progress
- Transparente Prozesse
- Regelmäßige, sich selbst optimierende Prozessabläufe
Unterschiede
Scrum hat ein umfassenderes Regelwerk, Kanban bietet vor allem den Vorteil der Visualisierung und Strukturierung der Arbeitsweise. Es lässt sich jedoch bei Bedarf auch reduzieren und mit anderen Systemen nutzen – wenn Sie zum Beispiel nur das Board nutzen möchten.
Kanban
- Wenig feste Regeln
- Für Projekte, Routineaufgaben und Einzelpersonen geeignet
- Ab einer gewissen Größe sollte Kanban gegebenenfalls in kleinere Einheiten aufgeteilt werden
- Konstante Auseinandersetzung mit dem Kanban-Board
- Die Rollen sind großteils locker oder schon etabliert
- Priorisierung im Backlog ist optional
Scrum
- Komplexere Regeln
- Erst ab einem Team von drei Personen sinnvoll anwendbar
- Es eignet sich nur für Projekte, weniger für normale Routineaufgaben
- Das Scrum-Board wird regelmäßig neu aufgesetzt (nach jedem Sprint)
- Feste Rollen, wie den Product Owner, Scrum Master, das Team
- Das Backlog wird immer priorisiert
Kanban kurz zusammengefasst
Mit Kanban kann das Aufgabenmanagement in Projekten übersichtlicher und schneller werden. Die Arbeitsprozesse werden transparenter und die Motivation Ihrer Teammitglieder steigt durch deren höhere Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten. Arbeitsschritte zu visualisieren, die Work in Progress zu limitieren, Prozesse zu bereinigen und gemeinsames Streben nach Verbesserung können Ihr Team zu ungekanntem Potential wachsen lassen. Zusammen mit regelmäßigem Feedback können Sie die volle Kraft von Kanban nutzen.
Zusätzlich ist das flexible Kanban-System ein guter Einstieg in agile Arbeitsmethoden solange sich das Team mit einer gewissen Selbstorganisation befassen mag. Durch den Einsatz von TimeTrack können die von Kanban aufgezeigten Daten gesammelt und visualisiert werden und ermöglichen eine standortübergreifende Auswertung.
Kanban umzusetzen ist keine kleine Aufgabe. Mit dem Wissen dieses Artikels können Sie jedoch schnell und effektiv von Kaban profitieren:
- Physische und digitale Kanban-Boards visualisieren Ihre Arbeit
- Kanban kann einfach umgesetzt werden – nutzen Sie es mit Ihren jetzigen Prozessen
- Limitierte Work in Progress führt zu höherer Effizienz
- Kanban’s Prinzipien und Praktiken bieten eine Entwicklung zur Agilität, bei der bestehende Prozesse weiter angewendet werden können
Wen Sie Ihr Wissen zum Thema Kanban und agiles Projektmanagement im Allgemeinen vertiefen möchten, sollten Sie sich in unserer Bücherliste zum Thema Projektmanagement umschauen – da ist viel Lektüre dabei, durch die Sie tieferen Einblick in die Welt des agilen Projektmanagements bekommen.
Wenn Sie Ihre Projekte besser verwalten möchten und nach einem Tool suchen, das Ihnen dabei helfen soll, sind Sie bei uns genau richtig: wir haben 10 Projektmanagement Software für Sie getestet und das Wichtigste zu jedem Tool zusammengefasst.
TimeTrack
Wer die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter erfasst kennt diese Software vielleicht schon. TimeTrack ist zwar eigentlich eine Zeiterfassungssoftware, hat aber viele Funktionen, die Teams und Unternehmen beim Projektmanagement unterstützt. Mitarbeiter können ganz einfach Projekte anlegen, sie bis ins letzte Detail planen und die genauen Fortschritte während der Projektdurchführung verfolgen. Gleichzeitig kann die Performance des Teams einfach evaluiert werden, da TimeTrack mit einer integrierten Projekt-Stempeluhr den genauen Zeitaufwand erfasst, der auf einzelne Aufgaben draufgeht.
Damit der Workflow übersichtlich bleibt, können Projekte ganz einfach in Projektberichten ausgewertet werden. So braucht man sich keine Gedanken über Budgetüberschreitungen machen und kann genau überblicken, welche Mitarbeiter an welchen Aufgaben arbeiten.
TimeTrack kombiniert Zeiterfassung mit Projektmanagement, um die Projektdurchführung so effizient wie möglich zu gestalten. Es ist ein interessantes Tool, da nicht nur der Projekterfolg garantiert ist, sondern man auch viel über die eigene Performance erfährt und dadurch zukünftige Projekte effizienter gestalten kann.
Kosten:
- Standard Paket: €5.00 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), 14-Tage lang kostenloser Testzugang und gut geeignet für Unternehmen, die ihre täglichen Arbeitszeiten und Projektaufwände erfassen möchten, Urlaubstage effizient planen und verwalten möchten, sowie Ausgaben verfolgen wollen.
- Premium Paket: €9.00 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), 14-Tage lang kostenloser Testzugang und gut geeignet für Teams, die täglich nicht nur ihre Projektaufwände verfolgen möchten, sondern auch Projektfortschritte genau überwachen möchten.
- Gold Paket: €11.00 pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung), 14-Tage lang kostenloser Testzugang und gut geeignet für Teams, die zusätzlich ihre Projekte abrechnen und Rechnungen ohne externe Systeme erstellen möchten.
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Asana
Wer dieses Tool noch nicht getestet hat, hat mindestens schon einmal davon gehört. Asana gehört zu den bekanntesten Projektmanagement Software und eignet sich gut für Teams, die ihre Projekte und Aufgaben zentral verwalten möchten. Wer gerne mit To-do-Listen arbeitet, kann ganz einfach eine direkt im Tool erstellen und Deadlines hinzufügen. Außerdem können Kommentare hinterlassen werden und Teammitglieder hinzufügen. Dadurch bleibt der Arbeitsprozess koordiniert und transparent.
Um den Überblick über Projekte zu behalten und Projektfortschritte zu verfolgen, bietet Asana mehrere Ansichtsformen an: Listen, Dashboards, Zeitleisten, sowie Kalender. Es ist für jeden was dabei. Sobald man sich für eins entschieden hat, kann man genau verfolgen, welche Aufgaben des Projektes auf der To-do-Liste stehen, in Bearbeitung sind und welche bereits erledigt wurden.
Wie man sehen kann macht es Asana einem echt leicht, Projekte und Aufgaben zu verfolgen. Darauf legt das Tool auch seinen Fokus – auf die Verfolgung. Wer seine Performance evaluieren möchte, sollte sich eventuell noch ein bisschen umschauen.
Kosten:
- Basic Plan: kostenlos und gut geeignet für Einzelpersonen und Team, die sich zum ersten Mal mit Projektmanagement auseinander setzen.
- Premium Plan: €10.99 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), 30-Tage lang kostenloser Testzugang und gut geeignet für Teams, die täglich ihre Projektaufwände verfolgen möchten.
- Business Plan: €24.99 pro Benutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung), 30-Tage lang kostenloser Testzugang und gut geeignet für Teams, die ihre Projektfortschritte und Arbeitsprozesse verbessern möchten.
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Basecamp
Basecamp ist eine Projektmanagement Software, die Teams und Projekte organisiert. Man bekommt relativ schnell ein gutes Gefühl für das Tool. Grund dafür ist der tolle Onboarding-Prozess. Kurz nach der Registrierung, wird ein Einführungsvideo abgespielt, welches einem in nur 2 Minuten einen guten Überblick über die wichtigsten Funktionen verschafft.
Mit Basecamp kann man ganz einfach Team-Dashboards erstellen und dort Team-spezifische Informationen und Daten aufbewahren, wie zum Beispiel:
- Wichtige Nachrichten, die an das gesamte Team gehen
- To-dos von Teammitgliedern
- Dokumente und Dateien
Zudem gibt es für jedes Team einen gemeinsam Kalender und einen Chatroom, damit ist eine einfache interne Kommunikation garantiert.
Für Projekte können Dashboards erstellt werden – So behält man einen besseren Überblick über einzelne Projekte, da Dokumente, Informationen und Konversationen projektspezifisch geordnet sind. Und wer seine Kunden in die Projektverfolgung integrieren möchte, kann diese ganz einfach dazu einladen. Der Kunde kann sich über seinen erstellten Account in Basecamp einloggen und auf Projekte zugreifen. Er sieht dabei nur die Informationen, die für ihn freigeschalten sind. So kann man sich zusätzliche Meetings, Telefongespräche und E-Mails sparen.
Kosten:
- Basecamp Personal: kostenlos, limitiert sich auf 3 Projekte und 20 Benutzer, gut geeignet für Freelancer und Einzelunternehmer.
- Basecamp Business: $99 pro Monat, unlimitierte Benutzeranzahl und gut für Teams sowie größere Unternehmen.
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Wrike
Wrike ist ein weiteres Projektmanagement Tool, das die Produktivität von Teams und Unternehmen steigert. Mit Wrike kann man Projekte einfach planen, Aufgaben verfolgen und sogar Berichte erstellen, um Arbeitsfortschritte zu evaluieren. Zudem kann man seine Arbeitszeiten erfassen, Projektausgaben eintragen, sowie projektrelevante Dokumente und Dateien zur Genehmigung hochladen.
Wrike sorgt dafür, dass die Arbeit im Team reibungslos verläuft und transparent bleibt.
Kosten:
- Basic: kostenlos, limitiert sich auf 5 Benutzer, mit einfachem Taskmanagement.
- Professional: $9.80 pro Benutzer/ Monat für bis zu 15 Benutzer, am besten geeignet für Unternehmer, die ihre Projekte genau planen möchten um ihr Team zentral verwalten möchten.
- Business: $24.80 pro Benutzer/ Monat für bis zu 200 Benutzer, am besten geeignet für Unternehmer, die ihren gesamten Arbeitsprozess überwachen, ihre Arbeitszeiten verfolgen und Berichte erstellen möchten.
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Trello
Auch mit Trello kann man Aufgaben erstellen, organisieren und verfolgen. Das Tool fördert die Interaktion zwischen Teammitgliedern: jeder kann Aufgabenkarten einfach hinzufügen und bearbeiten. Zudem kann man:
- Aufgaben an Kollegen delegieren
- Arbeitsabläufe anpassen (Aufgabenkarten lassen sich ganz einfach hin und her verschieben)
- To-do-Listen und Dokumente anhängen
- Kommentare und Markierungen hinterlassen
- Fristen hinzufügen
Trello ist zwar nicht so umfangreich, wie manch andere Tools, allerdings erfüllt es absolut seinen Zweck. Wer nach Auswertungen sucht, sollte sich nach einer anderen Software umschauen, alle anderen: Trello probieren!
Kosten:
- Basic: kostenlos, unlimitierte Karten, limitiert auf 10 Team-Boards, 10 MB pro Dateianhang.
- Business Class: $9.99 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), 250 MB pro Dateianhang, unbegrenzte Teamboards und breiterer Funktionsumfang.
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Monday.com
Monday.com ist eine sehr flexible Projektmanagement Software, die Teams dazu motiviert schnell und produktiv zu arbeiten. Man kann Informationen eintragen und per Drag-and-Drop verschieben, um schnell Projekte zu erstellen. Um den Arbeitsprozess zu verbessern, können Zeitpläne, Aufgaben und Mitarbeiter, bestimmten Projekten zugeordnet werden. Zudem sind verschiedene Dashboards und Automatisierungen verfügbar, um den gesamten Projektmanagement Prozess zu vereinfachen.
Monday.com sammelt alle erfassten Daten und erstellt draus Berichte und Auswertungen. So wird langfristig der Arbeitsprozess optimiert und alle verfügbaren Ressourcen werden kontinuierlich im Auge behalten – der beste Weg, um Budgetüberschreitungen zu umgehen. Um den Einstieg und die tägliche Arbeit mit Monday.com zu erleichtern, stehen verschiedene Integrationen, wie Dropbox, Slack, Mailchimp und GoogleDrive zur Verfügung.
Kosten:
- Basic: €39 pro Monat, limitiert sich auf 5 Benutzer, mit einfachem Taskmanagement.
- Standard: €49 pro Monat, limitiert sich auf 5 Benutzer, erweiterter Funktionsumfang: Kalenderansicht, integrierte Formulare, Workload in Timelines visualieren etc.
- Pro: €79 pro Monat, limitiert sich auf 5 Benutzer, erweiterter Funktionsumfang: Zeiterfassung, bessere Berichte und Analysen, unbegrenzt Boards mit Gästen teilen etc.
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Paymo
Paymo ist ein Projektmanagement Tool, das einige hilfreiche Funktionen für den Arbeitsalltag anbietet:
- Umfangreiches Task Management
- Projektplanung und Zeiterfassung (mit Timer)
- Ausgabenerfassung
- Budgetmanagement
- Rechnungsstellung
- Gantt Diagramme
Paymo deckt im Vergleich zu anderen Tools mehrere Bereiche des Projektmanagements ab. Die Software fokussiert sich nicht nur auf das Taskmanagement von Teams und auf die Verfolgung von Projekten, sondern legt auch Wert auf die Auswertung von der durchschnittlichen Performance, sowie wie viel Zeit und Geld in den ganzen Arbeitsprozess fließt. Wer also seine Ressourcen genauso überblicken möchte, wie seine erledigten Aufgaben, sollte sich Paymo einmal genauer anschauen.
Kosten:
- Small Office: $8.95 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), am besten geeignet für kleine und mittlere Unternehmen.
- Business: $14.24 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), am besten geeignet für größere Teams, inkludiert nämlich Mitarbeiter Zeitplanung für Mitarbeiter, Gantt Diagramme etc.
Es gibt für beide Pläne einen 15-Tage kostenlosen Testzugang, bei dem alle Funktionen verfügbar sind.
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Zoho Projects
Zoho Projects deckt so ziemlich alle wichtigen Funktionen ab, die eine Projektmanagement Software haben sollte. Das Tool bewältigt komplexe Projektanforderungen und zeigt Aufgaben im Kanban- und im traditionellen Stil an. Wer Projektfortschritte überblicken möchte und Termine verfolgen möchte: Zoho Projects hat mit seinen Gantt Diagrammen vorgesorgt! Es gibt außerdem eine Reihe von Integration mit anderen Diensten, sowohl mit Zoho’s eigenen Apps als auch mit denen von Google und Microsoft.
Zudem ist eine Zeiterfassung Funktion integriert, die zwar ein Zeiterfassungssystem nicht ersetzt, allerdings die Arbeit erledigt. Um die interne Kommunikation zu erleichtern, und von Tools, wie Slack oder E-Mail abzuweichen, hat Zoho Projects integrierte Chatrooms, damit Teamkollegen einfach und schnell Projektinhalte besprechen können.
Kosten:
- Standard: €2,5 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), am besten für 6-10 Benutzer, limitiert auf 10 Projekte.
- Express: €3 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), am besten für 12-50 Benutzer, unlimitierte Projekte, größerer Datenspeicher, Gantt Diagramme etc.
- Premium: €5 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), am besten für 15-100 Benutzer, unlimitierte Projekte, genaue Projektverfolgung, Aufgabenautomatisierung etc.
Es gibt für alle Pläne einen 10-Tage kostenlosen Testzugang, bei dem alle Funktionen verfügbar sind.
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Teamwork
Teamwork ist ein weiteres Projektmanagement Tool, das die Zusammenarbeit im Team vereinfacht und verbessert. Man kann Projekte anlegen, Mitarbeitern delegieren und Aufgaben erstellen, um Projektfortschritte zu verfolgen. Damit der Workflow ideal bleibt, können zudem projektrelevante Dokumente und Dateien direkt auf Teamwork hochgeladen werden. So sind alle notwendigen Informationen an einem zentralen Ort gesichert.
Teamwork geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es direkt im System Rechnungen für Kunden zu erstellen. So kann man ganz einfach Projektaufwände und Ausgaben in Rechnungen umwandeln. Weiters kann Teamwork ganz einfach mit anderen Systemen gekoppelt werden. Die Liste an Integrationen ist relativ lang, was die Implementierung der Software noch angenehmer für Unternehmen macht.
Alles in einem ist Teamwork ein sehr flexibles Tool und bietet zu einem fairen Preis umfangreiche Funktionen an. Wer nicht viel braucht, kann die Software auch gratis nutzen.
Kosten:
- Free: kostenlos, begrenzt auf 2 Projekte und 5 Benutzer, einfaches Projektmanagement,
- Pro: $9 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), ab 5 Benutzern geeignet, begrenzt auf 300 Projekte, erweitertes Projektmanagement, Integrationen etc.
- Premium: $15 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), ab 5 Benutzern geeignet, begrenzt auf 600 Projekte, breiter Funktionsumfang, mehr Templates, mehr Integrationen etc.
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Teamgantt
Teamgantt ist das Tool für jede Firmengröße. Man kann Projekte und Aufgaben managen, Kalender mit Terminen und Deadlines füllen, im Chatroom mit Teammitgliedern kommunizieren, wichtige Dateien hochladen, seine Arbeitszeiten erfassen und Projektfortschritte in Diagrammen täglich verfolgen. Wer also seine Produktivität steigern möchte, kann mit Teamgantt nicht viel falsch machen.
Im Vergleich zu den anderen Software, ist Teamgantt etwas teurer, hat dementsprechend aber auch viel an Funktionen zu bieten. Wer nicht viel braucht, kann die Software auch gratis nutzen. Alle anderen können sich die Feature-Liste jedes Plans genauer anschauen, um zu entscheiden was am besten zum eigenen Unternehmen passt.
Kosten:
- Free: kostenlos, begrenzt auf 1 Projekt und 3 Benutzer, einfaches Projektmanagement,
- Standard Team: $19.90 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), geeignet ab 5 Benutzern, Chatrooms, Erinnerungen, Projektverfolgung, Gastbenutzer verfügbar etc.
- Advanced Team: $24.45 pro Benutzer/ Monat (bei jährlicher Zahlung), geeignet ab 5 Benutzern, Zeiterfassung, Berichte, Budgetverfolgung etc.
Es gibt für beide Pläne einen 15-Tage kostenlosen Testzugang, bei dem alle Funktionen verfügbar sind.
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factro
Auch mit Factro sind Unternehmen gut aufgehoben. Um Projekte zu planen und zu organisieren, erstellt man einfach Projektkarten für die man Aufgaben hinzufügen kann. Daraufhin wird jeder Aufgabe ein Status zugeteilt, damit der Arbeitsfortschritt verfolgt werden kann. Man kann für jede Aufgabe eine detaillierte Beschreibung hinzufügen und Kommentare bzw. Anmerkungen hinterlassen. Um Aufgaben bestmöglichst zu strukturieren, wird empfohlen Deadlines zu setzen. So können Mitarbeiter Prioritäten in ihren To-do-Listen setzen.
Es ist für jeden was dabei – Factro stellt mehrere Pakete mit verschiedensten Funktionen zur Verfügung:
Kosten:
- Basic Cloud: kostenlos, limitiert auf 10 Benutzer, inkludiert Strukturbaum, Aufgabenliste, Kanban Board, Checklisten etc.
- Team Cloud: €7.99 pro Benutzer/ Monat, ab 3 Benutzern, erweiterter Funktionsumfang: Projektfreigabe, Benutzerrechte und Bearbeitungszugriffe.
- Business Cloud: €19.99 pro Benutzer/ Monat, ab 3 Benutzern, erweiterter Funktionsumfang: Gantt Diagramm, Benutzer- und Kundenverwaltung, Vorlagen für Projekte etc.
- Professional Cloud: €29.99 pro Benutzer/ Monat, ab 3 Benutzern, erweiterter Funktionsumfang: Leistungserfassung, Controlling, Kalenderfunktions etc.
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Fazit
Sind Sie bereits loszulegen? Sie haben keine Zeit mehr zu verlieren! Wer Projekte durchführt, sollte sie auch verfolgen. Einfach ein Tool auswählen, anmelden und die Testphase starten!
Alle Projektmanagement Software die genannt wurden, helfen Ihnen dabei das Tool so gut wie möglich in Ihr Unternehmen zu integrieren. Es ist für jeden was dabei. Sie müssen nur das erste Projekt anlegen und schon geht alles wie von allein!
Wenn Sie mehr zum Thema Projektmanagement lesen möchten: wir haben eine Bücherliste für Sie erstellt, die unterschiedliche Inhalte und Aspekte zum Thema Projektmanagement beschreiben und besprechen. Die Lektüren, die Sie dort finden basieren viel auf theoretischen Ansätzen, sind allerdings auch voller Praxisbeispiele. Wer also zum Projektmanagement-Profi werden möchten und nicht nur nach einer Software sucht, sollte sich die Liste nicht entgehen lassen.
Bei besonderen Anlässen behält der Arbeitnehmer trotz seiner Abwesenheit den Anspruch auf das volle Entgelt. Die Gründe für eine bezahlte Abwesenheit bzw. Sonderurlaub des Arbeitnehmers sind vielfältig – Hochzeit, Kindesgeburt oder ein Todesfall in der Familie. Arbeitnehmern steht ein Sonderurlaub in besonders erfreulichen oder schwierigen Lebenssituationen zu. Dieser ist bezahlt und wird unabhängig vom jährlichen Urlaubsanspruch gewährleistet.
Arbeitsverhinderungsgründe, die zu einer bezahlten Abwesenheit berechtigen
Die meisten Arbeitsausfälle im DACH-Raum sind urlaubs- oder krankheitsbedingt. Es gibt allerdings noch eine Fülle von Verhinderungsgründen, die den Arbeitnehmer berechtigen, bei vollen Entgeltfortzahlung von der Arbeit fernzubleiben. Dabei handelt es sich um besondere Situationen, die den Arbeitnehmer oft in einen physischen Ausnahmezustand versetzen. Um mit der außerordentlichen Situation zurecht zu kommen, wird dem Arbeitnehmer auf Antrag Freiraum gegeben.
Gesetzlich wird allgemein geregelt, dass Arbeitsverhinderungsgründe nur wichtige, die Person des Arbeitnehmers treffende, Gründe sind. Der Lohnfortzahlungsanspruch besteht außerdem nur für eine verhältnismäßig kurze Zeit. Erst die Tarif– bzw. Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen oder Einzelarbeitsverträge bestimmen konkrete Dienstverhinderungsgründe sowie die genaue Dauer der bezahlten Freizeit.
Die klassischen Gründe für eine bezahlte Abwesenheit sind:
- Eigene Hochzeit oder Hochzeit eigener Kinder,
- Geburt des eigenen Kindes (gilt für den Vater),
- Todesfall von nahen Angehörigen,
- Dringende Arztbesuche, wenn sie außerhalb der Arbeitszeit nicht möglich sind,
- Umzug,
- Erfüllung öffentlicher Pflichten als Zeugen, Schöffen oder Geschworene,
- Faktische Verhinderungen (Hochwasser, Schneechaos, etc.).
Je nach Anlassfall, sehen der Großteil der Regelungen ein bis drei freie Tage vor. Zudem sind Verhinderungsgründe, wie ein Krankenstand zu melden und bei Aufforderung des Arbeitgebers entsprechend nachzuweisen.
Keine Dienstverhinderungsgründe sind etwa Ablegung einer Jagdprüfung (wenn dies einem Hobby dient), Aufsuchen der Gewerkschaft wegen einer Auskunft oder ein Termin beim Anwalt (weil solche Termine auch außerhalb der Arbeitszeit möglich sind).
Bezahlte Abwesenheit in Deutschland – gesetzliche Regelung
Die Rechtsgrundlage für den Anspruch auf Sonderurlaub bildet § 616 BGB. Nach dem Wortlaut des § 616 Satz 1 BGB bleibt der Entgeltsanspruch des Arbeitnehmers immer dann erhalten, wenn der Arbeitnehmer “für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist.”
Da der Gesetzestext keine Gründe ausdrücklich nennt, orientieren sich die meisten Arbeitgeber an die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst genannten Anlässe für Sonderurlaub. Auch durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts wurden mehrere Ausnahmesituationen wiederholt als Fälle der bezahlten Abwesenheit anerkannt.
Fälle der bezahlten Abwesenheit lassen sich wie folgt unterteilten:
- familiäre Ereignisse, bei denen die Anwesenheit des Mitarbeiters als unbedingt erforderlich angesehen wird (Hochzeit, Kindesgeburt, Beerdigung von nahen Angehörigen, etc.),
- persönliche Unglücksfälle, wie zum Beispiel ein Brand in der Wohnung oder ein Verkehrsunfall,
- öffentliche Verpflichtungen (Tätigkeiten als ehrenamtlicher Richter, Schöffe, im Katastrophenschutz oder bei der freiwilligen Feuerwehr),
- sonstige Verhinderungsgründe: Freistellung zur Stellensuche, Freistellung aus religiösen Gründen oder Freistellung zur Wahrnehmung von Gerichtsterminen.
Es sind auch andere Fälle denkbar, in denen Arbeitnehmer einen Anspruch auf den Sonderurlaub geltend machen können. Es gibt keine abschließende Liste aller Arbeitsverhinderungsgründe. Es wird daher in jedem Einzelfall zu prüfen sein, ob ein Fall der bezahlten Abwesenheit konkret vorliegt.
Bezahlte Abwesenheit in Österreich – gesetzliche Regelung
Seit dem 01.07.2018 gelten in Österreich sowohl für Angestellte als auch Arbeiter dieselben Regelungen hinsichtlich der Dienstverhinderung. Für Angestellte findet sich eine entsprechende Bestimmung im § 8 Abs 3 Angestelltengesetz und für Arbeiter im § 1154b Abs 5 Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch. Beide Bestimmungen regeln einen Anspruch auf Entgeltsfortzahlung, wenn der Arbeitnehmer durch „wichtige, seine Person betreffende Gründe ohne sein Verschulden während einer verhältnismäßig kurzen Zeit an der Leistung seiner Dienste verhindert wird“.
Auch in Österreich wird erst in den Kollektivverträgen konkretisiert, bei welchen Verhinderungsgründen und in welchem Ausmaß Freizeit zu gewähren ist. In den meisten Fällen geht es um Todesfälle im Familienbereich, Hochzeit, Geburt, Wohnungswechsel, Behördengänge und Arztbesuche. Verschiedene Kollektivverträge schreiben für denselben Verhinderungsfall oft eine unterschiedliche Anzahl von freien Tagen vor. Es ist daher immer auf den im konkreten Fall anwendbaren KV abzustellen.
Zu beachten ist, dass Arbeitsverhinderungen tunlichst außerhalb der Arbeitszeit anzusetzen sind. Es ist im Einzelfall zu beurteilen, ob tatsächlich ein unverschuldeter Verhinderungsfall vorliegt oder nicht.
Kurzabsenzen in der Schweiz – gesetzliche Regelung
Art. 329 OR sieht vor, dass dem Arbeitnehmer „innerhalb der Arbeitszeit die üblichen freien Stunden und Tage“ zu gewähren sind. Die Parteien müssen außerdem bei der Bestimmung dieser „außerordentlichen Freizeit aufeinander Rücksicht nehmen“.
Welche Verhinderungsgründe zur außerordentlichen Freizeit berechtigen, ergibt sich aus dem Gesetz, Einzelvereinbarung oder betrieblicher Übung. Art. 329 Abs. 3 OR sieht etwa ausdrücklich die Freizeit für die Stellensuche vor. Auch Gesamtarbeitsverträge konkretisieren oft bestimmte Verhinderungsgründe, die zu außerordentlicher, bezahlter Abwesenheit berechtigen. Klassische Fälle sind die Kindesgeburt oder die Hochzeit eigener Kinder sowie Todesfälle naher Verwandter. Vertraglich wird auch festgelegt, wieviel Freizeit pro Anlassfall gewährt wird.
Eine Lohnfortzahlung sieht das Gesetz gemäß Art. 324a OR nur dann vor, wenn für den Arbeitnehmer die Arbeitsleistung unzumutbar ist, der Grund hierfür in seiner Person liegt und den Arbeitnehmer kein Verschulden trifft.
Arbeitszeiterfassungssystem – behalten Sie über alle Abwesenheiten Überblick
Richtiges Arbeitszeiterfassungssystem kann Ihnen helfen, alle Abwesenheitsarten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Führungskräfte können so mit wenig Aufwand alle Abwesenheiten verwalten und behalten immer den Überblick über die Fehlzeiten der Mitarbeiter. Sie können die Abwesenheitsverwaltung von TimeTrack für 14 Tage kostenlos testen.
Wer mit vielen Projekten zu kämpfen hat, weiß, dass Projekte phasenweise durchgeführt werden. Obwohl viele Unternehmer meinen Sie verfolgen keinen standardisierten Prozess für Ihre Projektdurchführungen, durchlaufen die meisten dieselben Phasen. Wir haben die 5 wichtigsten Phasen des Projektmanagement Prozess für Sie zusammengefasst:
Der Projektmanagement Prozess in 5 Phasen
Phase 1 – Die Projektinitiierung
Während der Projektinitiierung werden wesentliche Informationen kommuniziert und offene Fragen besprochen. Gleichzeitig werden grobe Projektziele gesetzt, damit alle Beteiligten einen klaren Leitfaden haben. Auf diesem Weg können alle von Anfang an, so effizient wie möglich arbeiten. Es kann außerdem von großem Vorteil sein während der Phase 1 eine erste interne Deadline anzusetzen, damit bestimmte Meilensteine zeitnah erreicht werden.
Phase 2 – Die Projektplanung
Während Phase 2 geben Sie Ihrem Projekt eine Struktur, indem Sie einen konkreten Projektplan erstellen. Dieser Plan bildet während der gesamten Projektdurchführung, die Grundlage Ihres Projektes. Damit Sie sich bei der Projektplanung leichter tun, haben wir einige Schritte für Sie zusammengefasst, an denen Sie sich orientieren können:
1. Aufgaben und Vorgänge festlegen
Bevor Sie mit Ihrem Projekt loslegen, empfehlen wir Ihnen alle Aufgaben, die Sie erledigen möchten im Vorhinein zu definieren. Am besten unterteilen Sie größere Ziele auf kleinere Aufgaben, da Teammitglieder so konkrete Anweisen befolgen können und weniger Missverständnisse entstehen können.
2. Stakeholderansprüche kommunizieren
Dieser Schritt sollte während der gesamten Projektdurchführung mehrmals wiederholt werden. In den meisten Fällen stehen nämlich nur vereinzelte Personen in direktem Kontakt zu allen Stakeholdern. Damit maximale Transparenz zwischen dem gesamten Team herrscht und alle Informationen zeitgerecht und richtig weitergeleitet werden, empfehlen wir regelmäßige Meetings, bei dem Teammitglieder ein kurzes Briefing darüber bekommen, was Stakeholder vom Projekt genau erwarten.
3. Ressourcen richtig zuteilen
Sobald die Projektziele definiert und die Stakeholderansprüche kommuniziert wurden, wird es Zeit sich Gedanken über die Ressourcenverteilung zu machen. Beachten Sie dabei, dass Ihr Budget, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Zeit limitiert ist.
4. Kosten schätzen und planen
Analysieren Sie Ihr Budget und notieren Sie sich alle erwarteten Ausgaben. Selbstverständlich kann es während der Projektdurchführung zu gewissen Abweichungen führen. Es ist allerdings immer gut eine grobe Einschätzung der Kosten zu haben, damit eine Richtlinie hat und das Budget gut im Auge behalten kann, sodass Überschreitungen so gut wie möglich vermieden werden können.
5. Rollen definieren und zuteilen
Ein weiterer hilfreicher Schritt in der Projektplanung ist es, Teammitgliedern Rollen zu verteilen und ihnen bestimmte Aufgaben zu geben. Überlegen Sie sich welcher Kollege ein Experte oder eine Expertin in bestimmten Felder ist und teilen Sie dieser Person gezielte Aufgaben zu. Damit stellen Sie einerseits sicher, dass die zuständige Person weiß, was zu tun ist und Sie können sich darauf verlassen, dass die Aufgabe schnellstmöglichst erledigt wird.
6. Risikomanagement planen
Leider kann man nicht immer alles planen. Bei den meisten Projekten, gibt es Situationen, mit denen man einfach nicht rechnen konnte. Aus diesem Grund ist es gut, bereits während der Projektplanung extra Zeit oder Geld miteinzuberechnen, damit kein Stress einsteht, sobald etwas unerwartetes auftretet.
7. Interne Deadlines festlegen
Um Meilensteine zeitgerecht zu erreichen, entscheiden sich viele Teams dazu interne Deadlines festzulegen. Diese Deadlines haben eine motivierende Wirkung, da sie Teammitgliedern dabei helfen, Aufgaben schneller zu erledigen und weniger zu prokrastinieren.
Phase 3 – Projektdurchführung
Sobald Sie mit der Projektplanung abgeschlossen haben, können Sie mit Phase 3 beginnen. In dieser Phase geht es um die Durchführung des Projektes. Dabei koordinieren Sie die verschiedenen Aufgaben, die im Rahmen des Projektes erledigt werden müssen, sowie alle Mitarbeiter, die daran arbeiten.
Während der Projektdurchführung ist es wichtig regelmäßig mit seinem Team zu kommunizieren und Fortschritte zu evaluieren. Sollten Sie merken, dass es zu Abweichungen vom ursprünglichen Plan kommt, bearbeiten Sie diesen einfach. Vergessen Sie dabei nicht die Änderungen beim nächsten gemeinsamen Meeting hervorzuheben bzw. auch interne Deadlines zu verschieben.
Erinnern Sie sich daran: Sie erstellen keinen Plan, damit er perfekt ist, sondern damit er Sie zum Projekterfolg begleitet. Wenn Sie Mitten im Projekt merken, dass Sie sich verschätzt haben oder gewisse Dinge nicht so ausgefallen sind, wie gewünscht, ist es mehr als in Ordnung den Plan einfach an die neue Situation anzupassen.
Je öfters Sie Projektpläne erstellen, desto öfters werden Sie an die erlebten Abweichungen bzw. Probleme zurückdenken und von Anfang an in das Projekt miteinberechnen.
Phase 4 – Projektverfolgung und Überwachung
In dieser Projektmanagement Phase geht es um die Überwachung des Projektfortschrittes. Während dieser Phase achten Sie darauf, dass alles nach Plan läuft, Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, interne Deadlines eingehalten werden und das Budget dabei nicht überschritten wird.
Eine gute Methode, um den Überblick zu behalten ist den Arbeitsprozess zu evaluieren und Auswertungen zu erstellen. So können Fortschritte in Meetings besprochen werden und eventuell noch während der Projektdurchführung optimiert. Man muss nicht erst nach den Projekt darauf aufmerksam machen, was hätte besser laufen können.
Indem man regelmäßig den Arbeitsprozess evaluiert, können offene Fragen, eventuelle Probleme angesprochen werden und Prioritäten gesetzt werden. Wenn in gewisse Aufgaben viel mehr Aufwand reingeht, als es Output mit sich bringt, hat man die Möglichkeit die Notwendigkeit bestimmter Tätigkeiten zu überdenken.
Phase 5 – Projektabschluss
Auch die letzte Phase ist wichtig für den Projektmanagement Prozess, da es das Projektende markiert. Hier wird geklärt, ob der Auftraggeber zufrieden mit dem Projekt ist. Oft wird das in einem Meeting zwischen Projektleiter und Stakeholdern besprochen. Das Feedback leitet der Projektleiter anschließend an sein Team weiter. Im Rahmen des Teams gibt es dann oft eine Abschlussbesprechung, bei der die größten Hindernisse angesprochen werden und in wiefern der Arbeitsprozess verbessert werden kann. Im Anschluss wird das gesamte Projekte mit dem ursprünglichen Plan verglichen, um Erfolge und Misserfolge hervorzuheben und in ein Projektabschlussbericht zusammengefasst.
Wie Sie sehen können ist der Projektmanagement Prozess grundsätzlich einfach. Dennoch, gibt es einige wichtige Phasen, die zu beachten sind. Obwohl einige Phasen wichtiger als andere erscheinen können, sollte man allen prinzipiell den selben Stellenwert geben, da Sie alle zum Gesamtprozess beisteuern, um Ihren Projekterfolg zu garantieren.
Der Projektmanagement Prozess ist nur ein Bruchteil von dem was Sie über Projektmanagement wissen sollten. Um Ihr Wissen zu vertiefen und mehr zu dem Thema zu erfahren, haben wir eine Bücherliste mit einer Fülle von Nachschlagewerken und Lektüren erstellt, die auf die Grundkonzepte des Projektmanagements eingeht. Wenn Sie bereits ein erfahrener Projektmanager sind, haben wir auch für Sie interessante Bücher herausgesucht. Es ist also für jeden der sich in das Thema Projektmanagement vertiefen möchte, ein Buch dabei!