Worauf kommt es in einem erfolgreichen Unternehmen an? Die meisten von Ihnen werden jetzt folgendes sagen: hoher Profit, eine gute Geschäftskultur, effizientes Projektmanagement, eine gute Beziehung zum Klienten und eine gute Reputation. Diese Unternehmensziele finden sich von Startups bis zu jahrhundertealten Familienunternehmen.
New Work, ein mittlerweile gängiger Oberbegriff für die Transformation der Arbeitswelt, sieht einen gemeinsamen Nenner in der Verfolgung all dieser Ziele: Transparenz. Warum das Konzept damit Recht hat und wie Sie Ihr Unternehmen transparenter gestalten können, erfahren Sie hier:
Transparenz ist entscheidend für die Zielverfolgung jedes Unternehmens
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Das gilt nicht unbedingt für gute Beziehungen. Vertrauen ist echtes Gold wert. Vor allem in Unternehmen. Um einander zu vertrauen, ist es jedoch wichtig, offen und ehrlich zu kommunizieren. Transparente Kommunikation ermöglicht wiederum agiles Reagieren auf die stetigen Veränderungen, denen alle Organisationen der modernen Welt ausgesetzt sind.
Viele junge Unternehmen setzen deswegen auf New Work Arbeitsmodelle und damit auf Souveränität und Empowerment. Die vier Säulen, auf denen New Work fußt lauten Flexibilität, agiles Arbeiten, wertebasiertes Arbeiten und Enthierarchisierung und Selbstorganisation. Mit der Freiheit, die dem Modell zugrunde liegt, geht Verantwortung einher. Sie fordert und fördert Engagement und Motivation der Mitarbeitenden und sieht darin Unternehmensprofit und andere wesentliche Unternehmensziele verfolgt. Der Zieldurchführung zugrunde liegt eine transparente Unternehmensstruktur.
Was ist der Vorteil von Transparenz?
Welche Vorteile Transparenz genau für die Verfolgung der Unternehmensziel birgt, lässt sich am besten an einigen Kernzielen darstellen.
Gute Geschäftskultur
Die Voraussetzungen für selbstorganisiertes Arbeiten sind Vertrauen und Transparenz. Nur wenn Vertrauen besteht, sind Unternehmen bereit, ihre Daten offenzulegen. Transparenz fördert gegenseitiges Vertrauen der Mitarbeitenden und umgekehrt fördert ihr gegenseitiges Vertrauen ihre Offenheit.
Wie geht es Ihnen? Wie geht es dem Projekt? Wie geht es dem Unternehmen? Nur, wenn diese Fragen ehrlich beantwortet werden, ist es dem Team möglich, entsprechend zu reagieren. Nur durch gegenseitiges Vertrauen und Offenheit ist es möglich, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es dem Unternehmen geht.
Profit durch Mitarbeiterzufriedenheit
Die Verkaufszahlen spiegeln am eindeutigsten wider, wie es dem Unternehmen geht. Sie geben auch ein Bild davon, wie gut die Arbeit erledigt wurde. Wenn die Arbeit von Menschen erledigt wurde, ist die Arbeitsqualität also direkt auf die Kompetenz der Mitarbeitenden zurückzuführen.
Qualitative Arbeit sieht die New Work Bewegung in selbstständigem, selbstorganisiertem und kontrollfreiem Arbeiten. Nach dem Motto: „Jeder macht das am besten, was er gerne tut“, wird den Mitarbeitenden das Vertrauen entgegengebracht, selbst zu entscheiden, wie sie ihre Arbeit erledigen. Oft auch wann und wo. Die Teammitglieder sollen ihr Potenzial selber ergründen und einschätzen, wie sie am besten arbeiten. Ohne Vertrauen ist das natürlich nicht zu denken. Und was hängt nochmal eng mit Vertrauen zusammen? Richtig: Transparenz. Wenn jede*r Arbeitsort und -Zeit im Kalender einsehen kann, wird das Bewusstsein für das Team gestärkt. Außerdem kann es durch diese offene Kommunikation der Arbeitsweise voneinander lernen.
Ein frei gestaltbares Arbeitsleben erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Generell sind Angestellte zufriedener, motivierter und untereinander loyaler, wenn sie in einer vertrauensvollen, offenen Arbeitsatmosphäre arbeiten. Und nur zufriedene Mitarbeitende sind gute Mitarbeitende. Das ist sogar wissenschaftlich belegt. Profit zieht ein Unternehmen also nicht nur aus hohen Verkaufszahlen, sondern gewissermaßen unmittelbar aus der Zufriedenheit seiner Angestellten.
Effizienz
Wie hängen nun Effizienz und Transparenz miteinander zusammen? Hier lässt sich ein Netz spannen: Die Effizienz der Arbeitsprozesse im Unternehmen hängt ganz unmittelbar von der Effizienz seiner Mitarbeiter*Innen ab. Die wiederum ist eng mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter*Innen verknüpft, dessen Grundlage eine gewisse Transparenz des Unternehmens ist. Um Arbeitsprozesse effizient zu gestalten, wird aus dem Potenzial der Mitarbeitenden geschöpft. Mit Ressourcen sollte im effizienten Arbeits- und Projektmanagement allerdings immer sparsam umgegangen werden. Vor allem zeitliche Ressourcen lassen sich einfach durch transparentes Management sparen. Können Mitarbeitende auf die Unternehmensdaten offen zugreifen, werden zeitliche Kosten der Kommunikation gespart. Statt etwa Terminpläne erfragen zu müssen, ermöglicht eine transparente Unternehmensstruktur die Einsicht in Terminkalender aller Mitarbeitenden.
Wenn Projektplanung, -fortschritt, -ergebnisse, kurzum: das gesamte Projektmanagement transparent ist, wird seine Effizienz enorm gesteigert. Auch hier wird vor allem an zeitlichen Ressourcen gespart. Für diese transparenten Strukturen braucht es natürlich entsprechende Methoden. Abhilfe schaffen hier Softwares wie TimeTrack, mit denen sich einzelne Projektprozesse transparent gestalten lassen.
Gute Beziehung zum Klienten
Wie schon gesagt: Vertrauen ist Gold wert, wenn es um Beziehungen geht. Die Beziehung zwischen Auftragnehmer und Klient ist da keine Ausnahme. Klienten trauen dem Unternehmen mehr, wenn es transparent ist. Sie vertrauen dem Unternehmen ihren Auftrag an, also wollen sie auch, dass vertrauensvoll damit umgegangen wird. Klienten erwarten eine offene Kommunikation des Projektstatus ihres Produkts.
Trotz durchlässiger Grenzen braucht Transparenz in Unternehmen klare Strukturen und Regeln. Werden diese verletzt, schürt das nicht nur Stress und Missgunst unter den Kollegen, sondern auch beim Auftraggeber. Ein Klient traut einem transparenten Unternehmen mehr.
Reputation / Image
Das Image eines Unternehmens ist umso besser, je stimmiger es in sich ist. Ein Image kann nur wirken, wenn es von den Mitarbeitenden verkörpert und getragen wird. Um eine Identifikation mit dem Unternehmen möglich zu machen, ist es wichtig, seine Werte von Anfang an klar und transparent zu kommunizieren. Aller Anfang ist der Bewerbungsprozess. Viele Unternehmen mit New Work Modellen entscheiden sich deswegen dazu, genaues Recruiting durchzuführen. Sie filtern hier schon aus, welches Personal menschlich und welches rein fachlich passt. Passen würde trifft es oft noch genauer, denn einige Unternehmen stellen die menschliche Passung vor die fachliche.
Um die Wichtigkeit der Kongruenz eines Images zu unterstreichen, ein Beispiel aus holokratischen Unternehmen: hier werden manchmal erst Arbeitsplätze, oder Rollen, nach menschlicher Eignung geschaffen. Traditionelle Stellenpläne gibt es in diesem Fall nicht. Die Reputation einer Organisation steigt, wenn sie klare Werte vertritt. Ein Garant dafür ist deren interne und externe Kommunikation.
Wie setzen Sie Transparenz richtig in Ihrem Unternehmen um?
New Work ist transparent, aber Transparenz ist nicht nur New Work. Sie müssen nicht Ihre komplette Unternehmensstruktur umkrempeln, um transparent zu arbeiten. Die Frage nach Transparenz ist nicht mit „Ganz oder gar nicht“ zu beantworten. So energisch, wie in den letzten Jahren Modelle für eine neue Arbeitswelt entworfen wurden, können Sie sich zurücklehnen und von dem Outcome profitieren.
Welche Bereiche Ihres Unternehmens lassen sich transparenter gestalten? Die für sie geeignete Transparenz kann von offen einsehbaren Terminkalendern über gläserne Meeting-Räume, bis hin zu transparentem Vergütungsmanagement reichen. Entwickeln Sie eine Transparenzstrategie, in der Sie festlegen, was Sie in ihrem Unternehmen offenlegen wollen. Totale Transparenz muss nicht das Ziel sein. Das Ginge allein aus Datenschutzgründen nicht. Seien Sie verschwiegen wo sie es sein wollen. Doch verschleiern Sie nicht unnötig. Mit ein paar einfachen Methoden können Sie Ihre Transparenz und ihren Unternehmenserfolg schon erhöhen.
Methoden zur Verbesserung Ihrer Transparenz
Offene Kommunikation
Ganz generell: Seien Sie offen. Eine offene, transparente Grundhaltung kann ungemein zu dem Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Oben haben Sie gesehen, welche unternehmerischen Ziele entscheidend von Transparenz profitieren.
Geheimniskrämerei mag keiner. Legen Sie ihre Unternehmensstrategie offen, statt misstrauen zu schüren. Nur, wenn Angestellte wissen, worauf das Unternehmen hinarbeitet und wie es seine Ziele erreichen will, können sie sich mit ihm identifizieren. Nur so kann das Wir-Gefühl gesteigert und Herausforderungen mit vereinten Kräften effizient gemeistert werden.
Projektverfolgung
Machen Sie die Projektverfolgung transparent. Alle Mitarbeitenden profitieren von dem Wissen um den Stand des Projektes. Herrscht hier Transparenz, liegt direkt vor den Augen, was im Projekt gut und schlecht gelaufen ist und wo. Transparente Projekte zeigen direkt auf, wo man bei einer Verbesserung ansetzen muss.
Wo befindet sich das Projekt zeitlich? Wie viel Zeit bleibt bis zum Projektabschluss? Wie viele finanzielle Ressourcen sind schon erschöpft? An welcher Aufgabe arbeitet das Projektteam gerade? Softwares wie die TimeTrack App ermöglichen diese Transparenz. Mitarbeitende können den Status des Projektes in Echtzeit akkurat verfolgen.
Zeitverfolgung
Je freier sich die Arbeitszeit der modernen Arbeitswelt gestalten lässt, umso wichtiger ist es, sie im Blick zu haben. Die eigene Arbeitszeit im Blick zu haben, ist bei freien Arbeitszeiten genauso wichtig wie die vertrauensvolle, transparente Kommunikation der Arbeitszeit an den Arbeitgeber. TimeTrack hat dafür ein Arbeitszeiterfassungstool entwickelt. Die Arbeitszeiten werden von dem Arbeitnehmer selbstständig und vertrauensvoll erfasst und ebenso vertrauensvoll und offen an den Arbeitgeber kommuniziert.
Berichte
Indem kontinuierlich protokolliert und dokumentiert wird, ist die Entscheidungsfindung und Projektverfolgung transparent nachvollziehbar. Egal ob das den Bewerbungs- oder Kündigungsprozess betrifft. Oder die Gehaltsverhandlungen. So schafft es ein Unternehmen, dass alle Mitarbeiter*Innen stets im Bilde sind und dieses Bild nach außen verkörpern können.
Besonders gut geeignet sind Projektberichte. Mit TimeTrack lassen sich essenzielle Projektberichte durch die vorherige transparente Projektverfolgung unkompliziert erstellen.
TimeTrack – Projektberichte
Feedback Runden
Organisieren Sie Feedback Runden! Konstruktive Kritik ist nun einmal konstruktiv. Lassen sie sich und die Mitarbeitenden untereinander Feedback geben. Davon können Sie und das Unternehmen nur profitieren. Das Vertrauen wächst auf allen Seiten, wenn auch Fehler eingestanden werden. Sich verletzlich zu zeigen beweist schließlich Mut und schafft Anerkennung und Respekt.
Mögliche Feedback Formate sind gut organisierte Meetings, regelmäßige interne Infoveranstaltungen mit Möglichkeiten zum direkten Austausch oder regelmäßige Mitarbeiterbefragungen.
Fazit
Der Profit, der sich durch Transparenz erwirtschaften lässt, ist nicht nur finanzieller Natur. Transparenz schafft gute Beziehungen in einem Unternehmen. Man kann sie sich wie das Öl vorstellen, dass das Zahnrad einer Maschine am Laufen hält. Eine transparente Kommunikation ermöglicht das perfekte Ineinandergreifen von Arbeitsschritten. Weiß ein Rädchen um die Struktur des anderen, können beide perfekt ineinandergreifen und von ihrer Unterschiedlichkeit profitieren. Sie führen genauso eine gute Beziehung zueinander, wie Mitarbeitende in einer transparenten Unternehmensstruktur.
Das Potenzial einer jeden Organisation lässt sich durch Transparenz erhöhen. Sie schafft Vertrauen, aber auch Selbstermächtigung und das Gefühl von Selbstwirksamkeit durch das Bewusstsein, eine Rolle in einem großen Ganzen einzunehmen.
Wenn Sie sehen wollen, wie transparentes Projektmanagement auch ihr Unternehmen ölt, bedienen Sie sich an den Tools, die TimeTrack dafür bereithält. Probieren Sie jetzt die zweiwöchige Testversion!
Sitzen Sie gerade im Home-Office? Herzlichen Glückwunsch, Sie können sich als Teil einer riesigen und wachsenden Gemeinschaft fühlen. Seit der Corona – Krise erfährt das Arbeitsmodell der Remote Work einen rasanten Aufschwung. Höchste Zeit zu klären, was Remote Work eigentlich bedeutet. Welche Vor- und Nachteile birgt das Arbeitsmodell? Wie können Sie einschätzen, ob Remote Work zu Ihrem Unternehmen passt? Das erfahren Sie hier.
Doch was bedeutet eigentlich Remote Work? Remote Work, Home-Office, Telearbeit, Fernarbeit – alles das Gleiche? Das Cambridge Dictionary definiert Remote Work als die Tätigkeit eines Angestellten, der zu Hause oder an einem anderen Ort arbeitet, der nicht der reguläre Arbeitsplatz einer Organisation ist. Es bezeichnet also mobiles Arbeiten an ortsungebundener Arbeit. Diese Arbeit kann verschiedene Formen annehmen.
Verschiedene Formen von Remote Work
Homeoffice durch die Corona Krise
Die Covid-Maßnahmen haben viele Unternehmen gezwungen, auf Remote Work umzusteigen. Ob sie wollten oder nicht, wurden Arbeitnehmer nach Hause geschickt. Unfreiwillig mussten Unternehmen Strukturen schaffen, die das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen. Die in nicht wenigen Fällen erstmalige Einführung des Arbeitsmodells stellte viele Unternehmen vor große organisatorische und technische Herausforderungen. Anderen wurden die Augen geöffnet. Sie bemerkten, wie gut oder teilweise besser das neue Modell zu ihnen passt.
Digital Nomads: Fernarbeit an fernen Orten
Digital Nomads sind die echten Remote Worker. Während Home-Office derzeit als Übergangslösung genutzt wird, sind andere Arbeitsformen darauf ausgelegt, von überall aus erledigt werden zu können. Hier kommt man fast gänzlich ohne menschliche Interaktion aus. Alles, was ein Fernarbeitender braucht, ist ein Laptop und eine stabile Internetverbindung.
Sie können sich nun das stereotypische Bild des Laptops am Strand von Bali vorstellen. 2020/21 konnten natürlich nicht viele Arbeitnehmer von den geografischen Freiheiten profitieren, die Remote Work bietet. Das Bild passt trotzdem. Dem Arbeitgeber ist es egal, wo die Arbeit entsteht. Die Hauptsache ist, dass das Ergebnis stimmt.
Freelancer
Freelancer arbeiten ebenfalls von sämtlichen Orten aus. Während Digital Nomads ihren Arbeitsplatz völlig frei wählen können, müssen sich Freelancer mitunter nach den Bedingungen des Auftraggebenden richten. Das Arbeitsergebnis steht auch hier im Vordergrund. Manchmal muss das aber auch in Zusammenarbeit mit einem an einen Ort gebundenes Team entstehen. Oder die Alleinarbeit muss an einem bestimmten Ort stattfinden. Je nach Branche und Tätigkeit müssen außerdem manchmal doch Rücksprachen in Person gehalten und Meetings wahrgenommen werden.
Remote Work als Unternehmenskultur
Viele vor allem jüngere Unternehmen entscheiden sich von vornherein für Remote Work als ihr Arbeitsmodell. Projekte werden ausschließlich online geplant, durchgeführt und abgeschlossen. Genauso verhält es sich mit Meetings und sämtlicher Kommunikation.
Die Pros und Kontras von Remote Work
Gleich unter der Definition im Cambridge Dictionary folgt die beispielhafte Verwendung des Ausdrucks Remote Work; Eine der größten Herausforderungen von Remote Work sei effektives Management. Damit sei schon der größte und schwerwiegendste Nachteil des Arbeitsmodells genannt. Doch der ist nicht unumgänglich. Remote Work muss keine Einbußen in Punkto Effektivität bedeuten. Im Gegenteil. Unter den richtigen Bedingungen kann Fernarbeit sehr effektiv gestaltet werden. Welche Vorteile birgt Remote Work also? Und welche Herausforderungen sind unumgänglich?
Vorteile
Bessere Work-Life Balance durch freie Arbeitseinteilung
Das Plus an Freiheit und Flexibilität, welches Remote Work bietet, sind nicht nur für Millennials wichtige Komponenten. Von flexibler Arbeitseinteilung kann jeder profitieren. Von der Flexibilisierung der Arbeitswelt erhoffen sich viele mehr persönliche Zufriedenheit. Im Job und im Privatleben.
Familienfreundlichkeit
Die räumliche Flexibilität ist eine Komponente der Remote Work, die sie zu einem familienfreundlichen Arbeitsmodell macht. Wenn Arbeit von überall aus erledigt werden kann, kann man Fernbeziehungen vermeiden. Auch pflegebedürftige Familienmitglieder können sich über die Möglichkeit zur Fernarbeit freuen.
Effizienz
Das Arbeiten on remote setzt bestimmte Strukturen voraus. Sind die gegeben, lässt sich die Arbeit wunderbar effektiv gestalten. Oft ist alles, was man dafür braucht ein Breitband Internet und eine gute Projektmanagement Software.
Wege, Zeit und Energie werden gespart, in dem Teammitglieder sich vor dem Bildschirm treffen. So sind räumliche Distanzen schnell überwunden. Und ganz ehrlich: Wie viele Meetings könnten einfach durch eine E-Mail ersetzt werden?! Auch eine Präsentation ist leicht durch das Teilen des eigenen Bildschirms ersetzt.
Neue Recruiting Möglichkeiten
Ortsunabhängige Arbeit birgt Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Arbeitnehmern stehen mehr Jobs zur Verfügung als wenn sie an einen Ort gebunden wären. Auf der anderen Seite sind Arbeitgeber nicht auf die Fachkräfte ihres geografischen Umfelds beschränkt. Sie können sich aus dem Kompetenz-Pool der ganzen Welt bedienen. Das bedeutet zum einen, die Möglichkeit zu haben, für eine Stelle genau die eine richtige Besetzung zu finden. Zum anderen heißt das, sich aus aller Welt ein Team zusammenstellen zu können. Und dass Teams von heterogenen Mitgliedern profitieren, sollte mittlerweile Konsens sein.
Produktivität / Konzentration
Je nach Arbeitsumfeld kann Remote Work die Konzentration und somit die Produktivität erheblich erhöhen. Am Schreibtisch zu Hause wird man schließlich nicht von geschwätzigen Kollegen abgelenkt. Das Home-Office ist außerdem in der Regel ruhiger als ein Großraumbüro. Das monotone Rauschen der Wellen auf Bali trägt natürlich auch erheblich zur Konzentration bei. Wobei es da wiederum schlecht mit Internet aussehen könnte. Spaß beiseite. Es ist möglich, seine Konzentration und Produktivität erheblich zu verbessern, wenn man nicht in einem Büro arbeitet. Man kann seinen Arbeitsplatz ganz nach seinen Bedürfnissen gestalten und ist nicht auf die Standardausrüstung des Unternehmens angewiesen.
Nachteile
Es gibt allerdings gute Gründe, warum Büros so ausgestattet sind wie sie es sind und nicht jedes Unternehmen Remote Work zu seinem Standard macht.
Die Autonomie, die in Remote Work steckt, birgt neben der genannten Vorteile auch einige – teilweise schwerwiegende – Nachteile. Freiheit ging schließlich schon immer mit Verantwortung einher.
Weniger Produktivität durch autonome Arbeitseinteilung
Die Freiheit stellt einem gerne mal ein Bein. So schön es sein kann, sich die Arbeitszeit frei einzuteilen, so schwer mag es sein, sie produktiv zu gestalten. Zeitmanagement ist keine leichte Aufgabe. Es bedarf einigen Know Hows und Übung, seine Arbeitszeit möglichst produktiv zu gestalten. Wann sind Sie am produktivsten? Und wo? Auch wenn es verlockend klingt… Sind Sie wirklich produktiv am Strand? Oder nicht doch abgelenkt von dem Angebot, jederzeit ins Meer zu springen? Sind Sie wirklich produktiv auf dem gemütlichen Sofa oder verlockt, ein Mittagsschläfchen mehr zu machen?
Vor allem das Home-Office birgt diesbezüglich große Herausforderungen. Man ist am produktivsten, wenn einer Tätigkeit ein bestimmter Kontext zugewiesen wird. Wenn am gleichen Ort gearbeitet wird, an dem auch geschlafen und gegessen wird, gibt es immense Produktivitätseinbußen. Über den Ort hinaus spielen auch andere Kontexte eine Rolle in der Produktivität. Mag der Schlafanzug noch so gemütlich sein, er sollte niemals bei der Arbeit getragen werden. Schließlich verbinden wir ihn mit einem Gefühl der Müdigkeit und Ruhe und nicht Produktivität.
Schlechte Arbeitsbedingungen im Home-Office
Über die eigene Arbeitseinteilung und -gestaltung hinaus, birgt das Home-Office weitere Schwierigkeiten. Selbst wenn man sich zu festen Zeiten in angemessener Arbeitskleidung an den Schreibtisch setzt, ist nicht garantiert, dass die umgebenden Faktoren stimmen. Haben Sie eine schlechte Internetverbindung zu Hause? Haben Sie Kinder, die sich tagsüber zu Hause aufhalten? Wohnen Sie an einer lauten Straße? Haben Sie einen ungemütlichen Stuhl? Um diese Fragen zu verneinen muss oft ein organisatorischer, technischer oder finanzieller Mehraufwand betrieben werden. Firmenbüros sind auf Arbeiten ausgelegt, die eigene Wohnung nicht unbedingt. Der entfallende Pendelverkehr mag gesundheitsfördernd sein, doch bei einem schlechten Arbeitsstuhl sind Verspannungen vorprogrammiert. Der wegfallende Ortswechsel mag ihr Stresslevel senken. Unvorhersehbare Unterbrechungen durch Familienmitglieder können es rasant wieder heben.
Beeinträchtigtes Teamwork durch fehlende Kommunikation
Mithilfe moderner Technologien lassen sich Informationen digital in Echtzeit übermitteln. Aber was ist mit Information, die keine E-Mail oder Bildschirmübertragung bedarf? Ein Team zeichnet schließlich auch ein Zusammengehörigkeitsgefühl aus. Der soziale Faktor von Arbeit ist nicht zu missachten. Mitarbeite müssen sich kennen, um gut miteinander arbeiten zu können. Kennen sie nur ihre Arbeit haben sie ein zu abstraktes Bild des Teams und fühlen sich mitunter nicht verantwortlich. Ein Teamgefühl lässt sich wunderbar durch die Koexistenz im Büro herstellen. Oder durch kleine, sich zufällig ergebende Gespräche im Flur.
Sind die technischen Möglichkeiten der Remote Work zudem nicht ganz ausgefeilt, verlangsamt die Fernarbeit die Kommunikation und die Prozesse des Teamworks.
Passt Remote Work zu Ihrem Unternehmen?
Die Vor- und Nachteile, die Remote Work den Arbeitnehmern bietet, bestimmen in gewissem Maße den Nutzen des Modells für ein Unternehmen. In Ihren Überlegungen sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Bietet ihr Unternehmen die technischen Möglichkeiten zur Fernarbeit?
- Auf welcher Weise muss in ihrem Unternehmen kommuniziert werden?
- Wie garantieren Sie produktives und effizientes Arbeiten?
- Wie garantieren sie erfolgreiches Teamwork?
Bedarf an Remote Work in verschiedenen Branchen steigt
Mit der Welt verändert sich die Arbeitswelt. Mit der Arbeitswelt verändern sich die Arbeitsmodelle. Es poppen immer mehr Branchen, Bereiche und Phänomene auf, die Remote Work verlangen. Jobs, die online zu erledigen sind, sind prädestiniert für Remote Work. Gemeint ist Webdesign, das Vermarkten von Bildern und Videos, Texterstellung oder Programmieraufgaben. Doch mit fortschreitender Digitalisierung der Arbeitsbereiche wird das bald immer mehr Berufsfelder betreffen. Auch der Dienstleistungsbereich wird zukünftig von Remote Work profitieren. Etwa psychische und medizinische Beratung findet teilweise schon online statt.
Fazit
Das Hauptmerkmal der Remote Work liegt in ihrer Flexibilität. Damit ist ihr größter Vorteil und Nachteil in gleichem Maße genannt. So schön es klingen mag, Arbeit zeitlich und räumlich frei zu gestalten, so verantwortungsvoll ist die Aufgabe. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen einen teilweise hohen Mehraufwand betreiben, um produktive Arbeitsbedingungen zu schaffen.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird Remote Work in immer mehr Bereichen möglich und attraktiv. Mit dem Bedarf an Remote Work steigt auch die Ausarbeitung der Strukturen, die das Arbeitsmodell möglich und effizient machen. Da die Grundlage von Effizienz meist Zeitmanagement ist, setzen Apps wie TimeTrack genau da an. Probieren Sie aus, wie gut sie ihre Produktivität mit einer App im Blick behalten können.
Im Projektmanagement lohnt es sich oft, von alten Trampelpfaden abzuweichen und neue Wege zu erkunden. Das gilt auch für Projektmanagement Tools. Warum alt nicht immer altbewährt heißt und moderne Projekte moderne Projektmanagement Softwares verlangen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Excel im Projektmanagement
Man muss Ihnen wahrscheinlich nicht erklären, wie Microsoft Excel funktioniert. Das MS Office Tool ist eines der meistgenutzten Softwareprogramme für viele Lebens- und Arbeitsbereiche. Auch im Projektmanagement ist die Nutzung der Software oft eine gängige und intuitive Lösung. Wie Excel im Projektmanagement genutzt werden kann und wo die Software an ihre Grenzen stößt, lässt sich im Folgenden sehen. Die gute Nachricht vorab: An den Grenzen von Excel fangen die Möglichkeiten anderer Tools erst an.
Obwohl es kein spezielles Projektmanagement-Tool ist, nutzen viele Unternehmer und Freelancer Excel gut und gerne genau dafür. Es mag die Macht der Gewohnheit sein, die Benutzer nicht vom vertrauten Umgang mit Excel auf ein dezidiertes Projektmanagement-Tool wechseln lässt. Das einfache Eingeben in Zeilen zum Erstellen von simplen Tabellen und Übersichten ist altbekannt und altbewährt. Übersichtliche Check- und Aufgabenlisten sind mit Excel zuverlässig und hilfreich erstellt. In der Anfangsphase eines Projektes lassen sich mit Excel genauso schnell Aufgabenlisten erstellen, wie sich zum Abschluss eines Projektes Checklisten abhaken lassen. Als Liste lassen sich darüber hinaus Arbeitszeiten erfassen. In Excel abgetragen, lassen sich die Arbeitsstunden speichern und Arbeitgeber*Innen am Ende des Monats vorlegen.
Darüber hinaus werden die Excel typischen Tabellen für ihre Kalkulationsfunktion und die Möglichkeit der Datenfilterung, der Analyse von Details und der Visualisierung genutzt. Neben Tabellen und Listen lassen sich Gantt Charts, Diagramme und Grafiken erstellen, die etwa der Visualisierung von Arbeitsergebnissen und dem Reporting dienen können. Die jeweils relevanten Excel Outputs lassen sich Kolleg*Innen einfach zur Verfügung stellen.
Grundsätzlich ist Excel also eine solide Software zur grundständigen Begleitung von Projekten. Die Vorteile der Software liegen dabei ganz klar in Ihrer Einfachheit. Excel wird seit jeher für die Unkompliziertheit seiner Darstellungsmöglichkeiten geschätzt. Vielseitig und flexibel einsetzbar begleitet und unterstützt es Projekte verschiedenster Branchen.
Die Nachteile von Excel
Einfachheit
Mit Einfachheit liefert uns Excel gleichzeitig seine größte Stärke und Schwäche. Bei unkomplizierten Aufgaben leistet die Software gute Dienste. Steigen die Anforderungen eines Projektes, sinkt jedoch ihre Leistungsfähigkeit. Während sie kleine und einfache Projekte gut begleiten kann, kommt sie bei komplexeren an ihre Grenzen.
Fehleranfälligkeit
Etwa das scheinbar kleine Projekt der Arbeitszeiterfassung wird durch Excel sehr fehleranfällig. Die manuelle Tabellenanpassung erfordert eine manuelle Überprüfung, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Reproduzierte Ungenauigkeiten bei gerundeten oder geschätzten Arbeitszeiten werden auf die Dauer zu Fehlern.
Unübersichtlichkeit
Zudem ist die Zeiterfassung sowohl für Arbeitgeber*Innen als auch den/ die Verfasser*In selbst teilweise schwer nachzuverfolgen. Vor allem bei der gleichzeitigen Arbeit in mehreren Projekten verliert man schnell den Überblick. Excel stiehlt Zeit. Das bezieht sich leider nicht nur auf die Arbeitszeiterfassung. Auch bei Multiprojektansichten wird es schnell unübersichtlich bei Excel. Zeit- und Budget Ressourcen mehrerer Projekte lassen sich nur schwer gleichzeitig und in Echtzeit abbilden. Dabei ist es genau das, was komplexere Projekte verlangen: Den ständigen, aktuellen Überblick über den Status des Projektes.
Komplexe Projekte verlange zudem nach effizienter Teamarbeit. Das bedeutet zu großen Teilen, auch gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten und die Arbeitsprozesse zu kommunizieren. Außer über eine spezielle Cloud Einrichtung ist das mit Excel nicht oder nur unter einem bestimmten Mehraufwand möglich. Schade, dabei ist genau das in Zeiten des Home-Office so wichtig.
Aufwändigkeit
Das Sparen von Anschaffungskosten resultiert bei Verwendung von Excel im Projektmanagement oft in anderen Kosten. Vorerst kostet es Zeit und nicht selten Nerven. Ganz schnell wird daraus echtes Geld. Der Aufwand, sich Excel nützlich zu machen, lohnt sich im Rahmen kleiner Projekte und wenig Mitarbeitender. Mit wachsender Projektkomplexität wächst jedoch auch die Unrentabilität von Excel und man begegnet immer mehr Herausforderungen. Sicher doch, Herausforderungen lassen Sie, Ihr Team oder Ihr Projekt wachsen. Dass diese Herausforderungen von Seiten Ihrer Projektmanagement Software kommen müssen, ist zu bezweifeln. Da Herausforderungen im Projektverlauf gerne auf einmal aus allen Richtungen gleichzeitig kommen können, verfügt man besser über ein Tool, das einem den Rücken freihält und den Überblick behalten lässt.
Was genau muss also ein Tool für erfolgreiches Projektmanagement können? Die einfachste Antwort darauf wäre wohl: Helfen, Projektphasen zu überblicken und zu kontrollieren, um eine effiziente Projektdurchführung zu ermöglichen.
Vorteile von Projektmanagement Tools wie TimeTrack
Softwares wie TimeTrack setzen genau da an. Sie schaffen Überblick und ermöglichen Kontrolle eines Projekts. Sie helfen, „on track“ zu bleiben, stets den aktuellen Status des Projekts und des eigenen Investments zu verfolgen.
Detaillierte Projektplanung und -verfolgung
In der Projektplanung eines erfolgreichen Projektes ist es essentiell, über einen guten Projektplan zu verfügen. Er liegt schließlich der Projektdurchführung und Projektverfolgung über die Dauer des gesamten Projektes zu Grunde. Dauer, Budget, Aufgaben und Kosten des Projektes können zu Beginn des Projektes mit TimeTrack geplant und über die gesamte Dauer des Projektes verfolgt werden. Mit Excel ist so eine Planung grundsätzlich auch möglich, doch wirklich nicht praktisch. Während Excel Tabellen diese Komponenten eigenständig abbilden können, ermöglicht TimeTrack eine Gegenüberstellung der Ressourcen. Projektfortschritte können dann mit Aktivierung der Projektverfolgung überblickt werden. Soll/ Ist Vergleiche deuten nicht nur auf den Stand eines Projektes hin, sondern auch auf seine Effizienz.
TimeTrack – Projektverfolgung
Genaue Arbeitszeiterfassung
Während der Projektdurchführung ist Projektcontrolling nicht zu unterschätzen. Das ständige Überwachen aller Prozesse im Projekt erspart Zeit und Geld an allen Enden. Angefangen bei den Arbeitszeiten. Während die Arbeitszeiterfassung mit Excel fehleranfällig ist, bietet TimeTrack mit einer digitalen Stoppuhr eine sekundengenaue Zeiterfassung. Die eigenen Arbeitszeiten werden nicht händisch in Tabellen eingetragen, sondern per Tastendruck Sekundengenau erfasst. Die Unübersichtlichkeit der Multiprojektarbeit, mit der man in der Arbeit mit Excel konfrontiert ist, umgeht man bei TimeTrack durch einfaches Wechseln zwischen vorab angelegten Projekten. So wird dynamisches Arbeiten in mehreren Projekten möglich und der eigene Arbeitsaufwand immer im Blick.
Bessere Kommunikation und Teamarbeit
Neben den Vorteilen für die Einzelarbeit birgt das Tool auch Vorzüge für die Teamarbeit. Die Diversität und Heterogenität von Projektteams stellen eine der Herausforderungen dar, die ein Projekt erstarken lassen. Das erfolgreiche Management vielseitiger Denk- und Arbeitsweisen ist wiederum eine Herausforderung, die gerne von einem kompetenten Tool übernommen werden sollte. Um die einzelnen Arbeitsschritte der Mitarbeitenden zu koordinieren und ihren Fortschritt zu verfolgen, hat TimeTrack Lösungen parat. Jedem Projekt können Mitarbeitende mit verschiedenen Berechtigungen zugewiesen werden. So behält jede*r den Überblick über die individuellen Aufgabenbereiche und einzelne Fortschritte können von Projektleitender*Innen eingesehen werden.
Zentral für erfolgreiches Teamwork und Projektmanagement ist nun einmal die gute Kommunikation der einzelnen Arbeitsschritte. Wie gesagt: Vor allem in Zeiten des Home-Office. Im Gegensatz zu Excel liefert TimeTrack hier ab.
Übersichtliche Auswertungen und Berichte
Weiterhin essentiell für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist ihr regelmäßiges Auswerten. Das passiert am besten in Form von Berichten. TimeTrack ermöglicht flexibel gestaltetes Berichtswesen. Mit Excel lassen sich manuell die gewünschten Projektberichte erstellen. Ein unnötiger Zeitaufwand, der mit TimeTrack zu umgehen ist. Mit Such- und Filtermöglichkeiten lässt sich bequem auswählen, für welchen Kunden, Mitarbeitende, Tätigkeit oder welches Projekt ein Bericht erstellt werden soll. Richtig: der Bericht wird durch nur einen Klick erstellt. Die Einfachheit der Berichterstellung ist aber nicht, wie man vielleicht erwarten könnte, der Qualität abtrünnig.
TimeTrack hat erkannt, dass Kommunikation im Projektmanagement das A und O ist. Und zwar nicht nur am Anfang und Ende des Projekts. Werden alle Schritte ständig im Blick behalten, wird es möglich, rechtzeitig Schieflagen in Zeit oder Budget zu erkennen und gegen sie zu wirken. TimeTrack ermöglicht mit seinen verschiedenen Tools, den Stand des Projekts zu jedem Zeitpunkt einzusehen und zu berichten. So erspart sich das Projekt viel Zeit und Geld – Ressourcen welche die Arbeit mit Excel zuhauf fordert.
Erinnern Sie sich noch warum? Hier kommt eine zusammenfassende Gegenüberstellung der Vorteile eines Projektmanagement Tools wie TimeTrack gegenüber Excel:
- Steigerung der Effizienz
- Projektstatus Updates in Echtzeit
- Leichtes Teammanagement
- Kommunikation von Arbeitsschritten in Echtzeit
- Nachverfolgung der Ressourcenverteilung
Fazit
Der Mehraufwand, den Excel benötigt, um den Anforderungen modernen Projektmanagements gerecht zu werden, bedeutet also nicht unbedingt einen Mehrwert. Zumindest nicht gegenüber Projektmanagement Softwares wie TimeTrack.
So altbewährt wie Excel in manchen Bereichen sein mag, so veraltet ist es hinsichtlich modernen Projektmanagements. Moderne Projekte verlangen neben Zeit- und Kosteneffizienz die Möglichkeit einer Durchführung auf Distanz. Die Möglichkeit zur Kommunikation von Ergebnissen aus effizienter Teamarbeit muss genauso gegeben sein wie die Echtzeitverfolgung des Projektstands.
Am Ende ist Zeit immer noch Geld. Excel frisst Zeit, die einem moderne Projektmanagement Softwares wie TimeTrack durch effiziente Lösungen der Echtzeit Projektverfolgung schenken.
Wenn Sie oder Ihr Unternehmen nach zeitgemäßen Lösungen für effizientes Projektmanagement suchen, bietet TimeTrack Ihnen flexible und präzise Tools für Ihren Bedarf. Testen Sie es jetzt 14 Tage lang kostenlos!
Das magische Dreieck des Projektmanagements ist das vielleicht wichtigste Konzept in der Geschichte des Projektmanagements. Wer auch immer es sich hat einfallen lassen, hätte genauso gut das Rad erfinden können.
Nun ja, fast zumindest. Doch ohne das magische Dreieck käme im Projektmanagement gar nichts ins Rollen – zumindest nicht lange. Denn nur wer die drei Komponenten des Dreiecks im Auge behält und kontrolliert hat eine vielversprechende Zukunft.
Worum geht es genau? Wie Menschen Luft und Nahrung brauchen, lebt ein Projekt von einigen Grundsätzen.
- Kosten – die finanziellen Grenzen eines Projektes, auch Budget genannt
- Qualität – oder eben das Ziel, der Anspruch den ein Projekt erreichen muss
- Zeit – der gegebene Zeitraum mit dem das Projekt arbeiten kann
Zusammen ergibt sich ein klares Bild. Der Erfolg eines Projekts ist vom Zusammenspiel des Budgets, der Deadline und der Ziele abhängig. Als Projektmanager kann man die eine Variable gegen die andere abwägen, wird hierbei jedoch immer Effekte hervorrufen. Schauen wir uns die Elemente etwas genauer an.
Kosten
Die Kosten eines Projektes können sich aus vielen Elementen zusammensetzen. Dies können Ressourcen, also zum Beispiel Mitarbeiter oder Gegenstände sein. Zudem gibt es externe Kosten, die auf ein Projekt zukommen.
In manchen Fällen sind Kosten fix und können nicht geändert werden. In anderen Fällen kann man nach Bedarf oder in der Not an einigen Stellen die Kosten variieren. So können Projekte an denen Freiberufler beteiligt sind plötzlich deutlich teurer werden, wenn diese mehr als gedacht eingesetzt werden müssen. Dies kann für beide Seiten kritisch werden, denn so werden die Beziehungen auf ein neues Level ausgereizt. Es ist gut, wenn man hierbei einen kühlen Kopf behält; zum Beispiel mit unseren Methoden für Projektmanagement im Homeoffice. Doch es bedarf noch einiges mehr, um das Magische Dreieck des Projektmanagements zu meistern.
Um die Kosten eines Projektes zu meistern, müssen Projektleiter*innen ein Budget und eine Einschätzung vor Projektstart ablegen. Hierbei kommen mehrere Aspekte zum Einsatz:
- Gesammelte Daten von bisherigen Projekten, mit denen eine belegbare Einschätzung möglich wird
- Die Kosten verschiedener Ressourcen pro Einheit festzustellen. So kann bei Bedarf skaliert und die Einschätzung angepasst werden.
- Die niedrigsten und höchsten möglichen und erwarteten Werte.
Qualität
Die zweite Komponente im Dreieck des Projektmanagements. Dies bezeichnet hier den Aufwand. Alle Schritte, die benötigt werden, um die erwartete Qualität zu erreichen. Das Ausmaß dieser Schritte zu kontrollieren und zu verstehen ist von maximaler Bedeutung. Ein einfaches Beispiel: Nach einer Projektzeit von zehn Tagen kommt ein Stakeholder mit einer weiteren Aufgabe auf einen zu, die wiederum zehn Tage dauert. Hierdurch werden die Zeit und die Kosten beeinflusst.
Häufig ist es genau dieser Umgang mit den Stakeholdern, die den Aufwand kontrollieren. Beteiligte, Auftraggeber oder Vorgesetzte – manchmal auch das eigene Team – haben bestimmte Vorstellungen. Schon hat man Flusen im Kopf und sich zu viel vorgenommen. Um dies immer in Griff zu haben, kann man mehrere Methoden einsetzen. Hier muss man genau wissen was man braucht, um Projekte im Team zu bewältigen.
Zeit
Die Zeit des Projektmanagement Dreiecks bezeichnet die gesamte Dauer bis ein Projekt beendet ist. Zeitmanagement ist direkt mit dem Management verschiedener Aufgaben verbunden – und wann man sie abzuschließen gedenkt.
Hierfür müssen Projektleiter Aufgaben identifizieren und benennen. Es gibt Aufgaben, die Sie nacheinander bearbeiten müssen, weil sie aufeinander aufbauen. Andere Aufgaben müssen Sie gleichzeitig bearbeiten. Diese müssen zum Beispiel ein gemeinsamen Endzeitpunkt haben. Für das Planen und Überblicken einzelner Aufgaben nutzen viele Projektmanager die eine häufig gelobte Art zu arbeiten: Die Kanban Methode.
Zeitmanagement hat mehrere Aspekte. Hier werden die grundlegenden vorgestellt:
- Den Zeitrahmen planen
- Alle Aktivitäten, die bis zum Ende des Projektes geschehen müssen zu erkennen und festzulegen
- Die sinnvollste Reihenfolge der Aufgaben festzulegen
- Alle benötigten Ressourcen zu erkennen (dies fällt auf die Zeit zurück, da z.B. ein unerkannter, plötzlicher Mangel an Ressourcen die Dauer eines Projektes beeinflussen kann)
- Die Dauer jeder Aufgabe einzuschätzen
- Während des Projektes den Fortschritt mit der Planung abzugleichen und im Blick zu behalten
Manchmal kann die Dauer eines Projektes klar gegliedert sein und sich an Milestones oder Zwischenzielen festmachen. In anderen Projekten ist die Dauer des Projektes flexibler. Doch genauso wie das Budget erschöpft werden kann, haben auch Projektdauern ihre Grenzen.
Um diese zu im Blick – und gebührendem Abstand – zu behalten, nutzen Projektmanager häufig dedizierte Software. Zeiterfassungssoftware von TimeTrack bietet Ihnen online Projektzeiterfassung und somit stets eine einfache, übersichtliche Erfassung von Projekten.
So meistern Sie das Projektmanagement-Dreieck
Um im Projektmanagement das magische Dreieck zu meistern, bedarf es also eine genaue Überwachung der drei Aspekte. Es ist ein Geben und Nehmen, das die Projektleitung meistern muss. Hierbei müssen Variablen die geändert werden können so angepasst werden, dass die, die es nicht können erhalten bleiben.
Die Anforderungen können sich schnell widersprechen. Ein Projekt muss in Lichtgeschwindigkeit fertig gestellt werden, allerdings auch mit einem winzigen Budget. In jedem Fall sollen Zeit, Kosten und Qualität perfekt übereinander liegen. Um hier den Überblick zu behalten, können die Zusammenspiele der einzelnen Faktoren genauer betrachtet werden.
Kosten und Zeit
Die Beziehung zwischen Zeit und Geld kennen wir alle aus den einfachsten Merksätzen: Zeit ist Geld. Man kann diese Beziehung mit Beispielen aus dem täglichen Leben untermalen.
Wir alle bezahlen zum Beispiel mehr Geld für eine Expresslieferung bei Bestellungen im Internet. Weniger Zeit resultiert in höheren Kosten. Genau so funktioniert es auch im Projektmanagement. Konflikte zwischen Zeit und Geld ergeben sich besonders häufig wenn man sie am wenigsten braucht: Am Ende eines Projektes. Zeit ist knapp und das Budget verbraucht – und dazu stehen alle unter Stress.
Die Entscheidungen werden also empfindlicher. Plötzlich steht die Frage im Raum: können wir mehr Geld ausgeben, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten? Denn nur so kann plötzlich die Deadline eingehalten werden. Die Alternative ist, die Deadline zu verschieben.
Qualität und Zeit
Projekte können häufig besonders detaillierte oder aufwändige Prozesse und Produkte enthalten. Nicht zuletzt wurde das Projekt vermutlich ins Leben gerufen, um ein besonders ambitioniertes Ziel zu erreichen. Hier müssen alle Teile des Projektes besonders genau geplant sein. Alle Teile des Teams müssen sich der Aufgabe bewusst sein und wissen, wie sie gegebenenfalls zu reagieren haben.
Das magische Dreieck im Projektmanagement verlangt hier einiges ab. Gerne hängt plötzlich viel an einer Stelle. So werden zum Beispiel Flaschenhälse aufgezeigt: Besonders bei komplexen Aufgaben kann es dazu kommen, dass zum Beispiel ein hochspezialisierter Teil des Projektes seine Arbeit plötzlich anpassen muss.
Kleine Änderungen haben große Auswirkungen, und plötzlich hängt ein großer Teil des Projektes im Schatten des kleinen Kopfes, der gerade zur Arbeit antritt.
Wer hier gut vorbereitet sein möchte, sucht sich eine unserer 12 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden. Denn genau in solchen Momenten können Konflikte auftreten. Nun stehen sich plötzlich die geplante Deadline und die erwartete Qualität gegenüber.
Genauer gesagt, die Planung des Projektes und die Ausführung des Projektes messen sich – willkommen im Projektmanagement. Das Team muss nun schnell und gut zusammenarbeiten und alle Alternativen ausloten. Dann können – und müssen – Sie eine gute und rasche Entscheidung treffen.
Qualität und Kosten
Wenn das Budget ausläuft können Probleme entstehen. Man sieht alle geplanten Arbeitsschritte und die noch zur Verfügung stehenden Ressourcen. Hier ist es erneut eine Aufgabe der Projektleitung: Senkt man die Kosten und damit die Qualität, um das Projekt innerhalb des Budgets zu beenden? Oder steht die Qualität an erster Stelle und man muss das Budget erhöhen?
Die Konstante Entscheidung
In jeder Situation müssen Sie eine Entscheidung treffen. Hierbei müssen Sie jedes Mal ein Aspekt des magischen Dreiecks des Projektmanagement über den anderen stellen. Die Projektleitung muss hier alles mit dem Auftraggebenden und den Teammitgliedern abstimmen. Immerhin wollen Sie den größtmöglichen Erfolg erreichen und jede Entscheidung klar belegen. Denn Verantwortung gehört dazu – und keiner der drei Faktoren funktioniert für sich alleine.
Neben dem Dreieck kann das Projektmanagement sich an anderen Faktoren orientieren. Weichere Faktoren, Soft Factors, wie die individuelle Motivation von Teammitgliedern und soziale Erwartungen an Kollegen spielen eine große Rolle. Diese internen Faktoren können genau so große Auswirkungen auf das Projekt haben wie die drei Elemente des Projektmanagement Dreiecks.
Noch alles im Kopf?
- Das magische Dreieck des Projektmanagement besteht aus Kosten, Zeit und Qualität
- Kosten sind die finanziellen Grenzen eines Projektes
- Qualität sind alle zu erreichenden Anforderungen
- Zeit ist der gegebene Zeitraum des Projektes
- Jede Komponente beeinflusst die anderen
- Projektzeiterfassung ist eine hilfreiche Unterstützung
Um die Relevanz von Projekten gut zu untermalen, ist eine Projektzeterfassung optimal. Mit ihr haben Projektleitungen eine übersichtliche Projektverfolgung. Systeme wie TimeTrack bieten zudem eine umfassende Projektauswertung, ein Zentrales Berechtigungssystem und die Projekterfassung per Stempeluhr.
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Welche Angaben muss ein Stundenzettel beinhalten?
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer lückenlos zu dokumentieren. Die Arbeitszeiterfassung bzw. der Stundenzettel hat jedenfalls den Anfang und das Ende der Arbeitszeit sowie die täglichen Ruhepausen zu enthalten. Nur wenn der Arbeitnehmer feste Arbeitszeiten hat und es tatsächlich zu keiner Abweichung von vereinbaren Arbeitszeiten kommt, ist keine tägliche Dokumentation notwendig.
- Hinweis: Arbeitnehmer im Homeoffice können lediglich Aufzeichnungen über die Dauer der täglichen Arbeitszeit führen.
Wie lang muss der Arbeitgeber die Stundenzettel aufbewahren?
Es soll zwischen arbeitsrechtlichen und abgabenrechtlichen Aufbewahrungsfristen unterschieden werden.
Kürzere arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen, nationalen Arbeitszeitgesetz. Im Folgenden liegt der Fokus auf der Zeiterfassung in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Diese Fristen sind bei einer eventuellen Betriebsüberprüfung durch das Arbeitsinspektorat zu beachten. Einem Arbeitsinspektor müssen bspw. in Österreich nur die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten 12 Monate vorgelegt werden.
Bei einer nachträglichen Berechnung der Sozialversicherbeiträge und Lohnsteuer (sog. Aufrollung) sind allerdings längere Fristen zu beachten. Abgabenrechtlich gelten daher längere Aufbewahrungsfristen, weil Angaben auf Stundenzettel für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung relevant sein könnten.
- Hinweis: Unternehmer haben im Endeffekt die längeren abgabenrechtlichen Fristen zu beachten
Aufbewahrungsfristen im DACH-Raum zusammengefasst:
| Aufbewahrungsfrist arbeitsrechtlich | Aufbewahrungsfrist abgabenrechtlich (Sozialversicherung – und Lohnsteuerrechtlich) | |
| Österreich | 1 Jahr | SV-rechtlich: 5 Jahre LSt-rechtlich: 7 Jahre |
| Deutschland | 2 Jahre | Grundsätzlich 6 Jahre bzw. 10 Jahre bei Überstundenaufzeichnungen |
| Schweiz | 5 Jahre | 10 Jahre |
Wer haftet für unrichtige bzw. unvollständige Arbeitszeiterfassung?
Es ist immer der Arbeitgeber für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Auch wenn er dem Arbeitnehmer die Arbeitszeiterfassung überlässt, muss der Arbeitgeber die Aufzeichnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und haftet bei fehlenden oder unrichtigen Unterlagen.
Verschiedene Methoden der Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiten können manuell in ein Arbeitszeitkonto eingetragen werden, dabei notiert der Arbeitnehmer seine Arbeitsstunden in eine Excel- oder selbst erstellten Tabelle. Bei dieser Methode entstehen einige Probleme: für die Aufbewahrung der manuell erstellten Stundenzettel benötigt der Arbeitgeber nicht nur viel Platz, sondern hat außerdem dafür zu sorgen, dass solche handschriftlich geführten Stundenzettel nicht verloren gehen.
Praktischer und verlässlicher sind spezielle digitale Softwarelösungen, die das Arbeitszeitkonto auf Basis der eingetragenen Arbeitszeiten täglich und automatisch auf den neuen Stand bringt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Digitale Softwarelösungen haben außerdem den Vorteil, dass erfasste Arbeitszeiten immer und unkompliziert zugreifbar sind.
Mit TimeTrack ist Ihre Arbeitszeiterfassung immer aktuell und griffbereit
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Teamwork ist in der heutigen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Im Projektmanagement ist effizientes Teamwork oft der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Obwohl einzelne Personen ihre Aufgaben bestimmt leichter organisieren bzw. überblicken, ist Teamarbeit langfristig die bessere Arbeitsweise für Unternehmen. Teams sind vielfältig, da Mitglieder oft verschiedene Hintergründe, Ausbildungen und Erfahrungen haben. Daraus ergibt sich ein diverses und breites Know-How im Team, das sowohl die Projektplanung, als auch die Projektdurchführung verbessern kann.
Obwohl Teamwork viele Vorteile mit sich bringt, hat es natürlich auch seine Herausforderungen: Wie überwältigen Sie komplexe Aufgaben im Team? Wie koordinieren Sie Teammitglieder am besten? Wie überblicken Sie Projektfortschritte? Vor einigen Monaten wurden viele Teams ins Homeoffice geschickt: wie verwalten Sie Ihre Projekte von zuhause aus? Mit der richtigen Strategie wird Ihr Team jede Hürde mit Leichtigkeit überwältigen und Ihre Projekte meistern.
Projektziele festlegen
Um Projekte effizient durchzuführen, brauchen Teams konkrete Projektziele. Diese helfen dabei, Projektfortschritte zu verfolgen und Erfolge bzw. Misserfolge zu evaluieren. Darüber hinaus geben sie allen Mitarbeitern den Leitfaden, den sie brauchen, um Aufgaben richtig und zeitgerecht zu erledigen.
Sobald die groben Projektziele kommuniziert wurden, sollten sie schriftlich festgelegt werden, damit Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Definieren Sie außerdem im Vorfeld Projekt-Meilensteine, Deadlines für bestimmte Aufgaben und vereinbaren Sie Meetings, um projektrelevante Themen zu besprechen. Während der Projektdurchführung kann es nämlich immer zu Komplikationen kommen, die das Know-How von mehreren Teammitgliedern erfordern.
Aufgaben genau definieren und zuteilen
Sobald die groben Projektziele kommuniziert wurden, sollte die Projektausführung konkretisiert werden. Dabei werden alle Aufgaben, die im Rahmen des Projekts ausgeführt werden, den Teammitgliedern zugeteilt. Bei der Zuteilung ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben verstanden haben und den gesetzten Deadlines nachkommen können. Für die Projektplanung sollte sich jedes Team ausreichend Zeit nehmen und genau evaluieren, welche Aufgaben den Input von mehreren Teammitgliedern benötigen. Damit gibt man auch dem Team genug Freiraum, um sich den Workload einzuteilen.
Deadlines für Projekt-Meilensteine erstellen
Projekte laufen nicht immer wie geplant. Gerade deshalb, sollte jeder Projektplan Deadlines für Projekt-Meilensteine beinhalten, damit das gesamte Projekt nicht wegen schlechtem Zeitmanagement scheitert. Die Aufgaben, die während der gesamten Projektdurchführung zu erledigen sind, sollten in unterschiedliche Blöcke aufgeteilt werden. Um sicherzustellen, dass alle Tätigkeiten zeitgerecht erledigt werden, sollten für jeden Block Deadlines festgelegt werden, an die sich jedes Teammitglied halten kann.
Regelmäßige Teambesprechungen
Während der Projektdurchführung ist es wichtig regelmäßige Teambesprechungen zu halten. Dadurch bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Arbeitsfortschritte zu teilen, Fragen zu stellen und auf Probleme hinzuweisen, falls es Abweichungen vom Projektplan gibt. Außerdem behalten Teammitglieder durch regelmäßige Meetings einen guten Überblick über alle erreichten Projekt-Meilensteine und brauchen ihre Kollegen nicht extra kontaktieren, um Auskunft zu erhalten. Teambesprechungen sind eine wichtige Komponente im Projektmanagement, da sie Transparenz im Team schaffen und den Workflow erleichtern.
Kommunikation – das A und O für gutes Teamwork
Kommunikation findet allerdings nicht nur in den Teambesprechungen statt. Mitarbeiter sollten ihre Teamkollegen jederzeit im Arbeitsalltag erreichen können, um projektrelevante Themen zu besprechen. Gerade in der Zeit des Homeoffice, sollten Teams öfters als sonst miteinander kommunizieren, damit jeder und jede nicht nur den Überblick bewahrt, sondern auch motiviert und fokussiert bleibt. Dabei können viele Tools helfen, wie Slack, Skype, Zoom oder Microsoft Teams.
Projektfortschritte visualisieren
Kommunikation ist wichtig, aber Projektfortschritte sollten auch visuell dargestellt werden, damit Mitarbeiter Ihren Arbeitsaufwand besser verfolgen können. Für die Projektverwaltung bietet eine Zeiterfassungssoftware, wie TimeTrack Diagramme an, wo angezeigt wird, wie viel Zeit und Geld in bestimmte Aufgaben hineinfließt. Zudem bekommen Sie Zugriff auf Soll-Ist Vergleiche, die den tatsächlichen Aufwand vom Team mit dem geplanten Aufwand vergleicht und die Effizienz bzw. Rentabilität des Projektes berechnet.
Hinweis: Finden Sie das passende Zeiterfassungs-Tool. TimeTrack hat viele verschiedene Funktionen, sodass die Software in jeder Branche einsatzbereit ist. Wer allerdings auf der Suche nach einem Tool sucht, dass sich auf eine einzige Branche spezialisiert, wie zum Beispiel eine Bauprojektmanagement Software, kann diese einfach einmal testen und selbst entscheiden, was besser zum eigenen Unternehmen passt!
TimeTrack lässt sich auch gut mit agilen Projektmanagement-Methoden wie Kanban verbinden. Wer sich für Kanban oder Scum interessiert, findet gute Guides für Einsteiger um sich mit der Materie auseinander zu setzen.
Arbeitsmethoden der Mitarbeiter erkennen
In der Teamarbeit, kann man im Vergleich zur Einzelarbeit nicht alles selbst steuern. Jedes Team hat Mitarbeiter mit unterschiedlichen Denkweisen, Strategien und Arbeitsmethoden. Der Trick im Teamwork ist es frühzeitig die Arbeitsweisen seiner Kollegen zu erkennen. Manche Kollegen arbeiten schneller und oberflächlicher, andere sind dafür langsamer, aber genauer. Manche Kollegen erledigen den Großteil ihrer To-do Liste am Vormittag, andere sind am Nachmittag produktiver. Wer sein Team gut kennt, kann Aufgaben effizienter einteilen und bessere Ergebnisse erwarten.
Noch mehr Teambesprechungen
Man kann es nicht oft genug sagen, deswegen erwähnen wir es ein zweites Mal: Kommunikation ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Viele Teams nehmen diesen Punkt nicht ernst genug und haben eine Besprechung am Anfang des Projekts, ein Meeting kurz bevor man dem Kunden den aktuellen Projektstatus schickt und eine Endbesprechung, um die Effizienz des Projekts zu evaluieren. Das Ergebnis? Viele internen Deadlines werden nicht eingehalten, da Projekt-Meilensteine nicht besprochen werden, kleine Abweichungen zum ursprünglichen Projektplan werden ignoriert, weshalb Budgetüberschüsse entstehen und zwei Wochen vor Projektende müssen Überstunden gemacht werden, damit der Projektbericht rechtzeitig fertig wird. Teams, die fast täglich kommunizieren behalten stets den genauen Überblick über jeden Schritt im Projekt und sparen sich Probleme und stressige Situationen. Gerade im Homeoffice sind tägliche Videoanrufe wichtig, da sie Mitarbeiter zusätzlich motivieren.
Teamwork im Projektmanagement: Fazit
Obwohl Teamwork nicht immer einfach ist, greifen immer mehr Unternehmen zur Teamarbeit, um Projekte durchzuführen, da die Vorteile immer deutlicher werden: Mitarbeiter, die Teil eines Teams sind, scheinen glücklicher, motivierter und produktiver zu sein. Teams geben Mitarbeitern ein Zugehörigkeitsgefühl, was gerade im Homeoffice fehlt. Zudem wird in Teams der Input und das Know-How jedes einzelnen Mitgliedes gefördert, geschätzt und in die Projektplanung miteinbezogen. Dadurch bleiben Projektpläne realistisch und Teams brauchen sich keine großen Sorgen über Abweichungen machen. Zu guter letzt steigt mit Teams auch die Qualität des Projektmanagement und der Projektergebnisse. Die laufende Kommunikation zwischen Teammitgliedern ermöglicht eine kontinuierliche Evaluierung und Reflexion über Projekt-Meilensteine bzw. Ergebnisse und interne Deadlines garantieren die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben. Solange das Projektziel vor dem Projektstart genau kommuniziert wird und auch während der Projektdurchführung immer wieder erwähnt wird, kann man dem Sprichwort „zwei Köpfe immer besser sind als einer“ nur recht geben. Sie wollen mehr zum Thema Teamwork im Projektmanagement lernen? Wir haben eine Bücherliste zum Thema Projektmanagement für Sie erstellt, in der es genügend Nachschlagewerke gibt, um sich in das Themengebiet reinzulesen.