Zeitmanagement ist ein Thema, welches uns schon das ganze Leben begleitet und begleiten wird. Es beginnt damit, dass wir uns selber Lernpläne für die Schule und Universität erstellen, um den Lernstoff durchzubekommen und verschlimmert sich im Arbeitsleben, wo man sich tagtäglich mit den unterschiedlichsten Projekten und Aufgaben auseinander setzen muss.
Zeitmanagement betrifft aber nicht nur unser Arbeitsleben, sondern auch in unserer Freizeit müssen wir richtig planen, um nicht ungewollt in Stress zu geraten. Früher oder später muss sich also jeder von uns mit Zeitmanagement auseinandersetzten und um Ihnen dabei zu helfen, haben wir diesen Blogbeitrag verfasst.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement hilft uns dabei, unsere verfügbare Zeit effizient zu nutzen. Um das eigene Zeitmanagement zu verbessern, benötigen Sie allerdings zuerst einmal, ironischerweise, Zeit – und Durchhaltevermögen. Es gibt verschiedene Zeitmanagement Methoden, die Sie einmal konsequent anwenden sollten, um herauszufinden, ob die jeweilige Methode für Sie passend ist. Auch wenn Sie damit anfangs einiges an Zeit verbrauchen, so hilft dieses Vorgehen Ihnen später dabei, den Arbeitsprozess enorm zu beschleunigen.
Häufig hilft Ihnen auch eine Kombination mehrerer Methoden weiter. Sobald Sie Ihr Zeitmanagement beherrschen, werden Sie merken, dass Sie produktiver sind, Ihr Stress reduziert wird, Sie mehr Freizeit haben und generell Ihre Work-Life-Balance die Waage findet.
Häufige Fehler
Um zu lernen wie Sie Ihre Zeit richtig einteilen und nutzen können, sollten Sie zuerst darauf achten, dass Sie die häufigsten Fehler, die zu ungewolltem Stress und Chaos führen, vermeiden.
1. Falsche Prioritäten
Der erste Fehler ist es, seine Prioritäten falsch zu setzten. Nicht alles, was Sie sich vornehmen, ist gleich wichtig. Auch wenn man die Floskel „man muss Prioritäten setzten“ zu genüge hört, so fällt es vielen schwer, dies auch wirklich zu tun und die Prioritäten zu erkennen. Die Ivy Lee Methode ist dazu eine der bewährtesten Methoden.
2. Das Ziel fehlt
Vielen fehlt auch das „Ziel“ ihres Auftrags. Worauf möchten Sie hinaus? Definieren Sie ein Ziel bevor Sie sich mit etwas beschäftigen, um auch einen Mehrwert daraus ziehen zu können. Sollte Ihnen der Mehrwert dieser Tätigkeit fehlen, dann sollte diese auch schnell ans Ende der Prioritäten-Liste rutschen.
3. Fehlende Planung
Leider neigen wir oft dazu, auf Planung verzichten zu wollen oder diese abzukürzen, um Zeit zu sparen. Dabei ist oft das Gegenteil der Fall. Je genauer wir nämlich im Vorhinein planen, desto weniger Zeit benötigen wir im Endeffekt bei der Ausführung der Tätigkeit. Außerdem lassen sich viele Fehler durch gute Planung schnell und einfach vermeiden.
4. Chaotisches System
Sie kommen vom Einkauf einer Kaffeemaschine zurück, knüllen die Rechnung aus Gewohnheit zusammen und lassen sie in der Hosentasche verschwinden. Eine Woche später ist die Maschine kaputt und Sie möchten diese zurück bringen. Das Problem ist nur, Sie finden die Rechnung nicht mehr. Sie wühlen Sie sich durch fünf Hosen und finden stattdessen zehn Rechnungen von kleinen Einkäufen wie Müsliriegel, Milch, etc. Lernen Sie also die unwichtigen Dinge wegzuwerfen und Dinge, die Sie noch brauchen könnten, sorgfältig abzuheften. Das spart Zeit und Nerven bei einer unnötigen Suche.
5. Sie übernehmen sich
Ob im Job oder in der Freizeit, viele Menschen nehmen sich einfach zu viel vor. Das führt meist dazu, dass Aufgaben und Projekte zu kurz kommen und so nur halbherzig erledigt werden können. Dadurch, dass Sie vieles beginnen, aber nicht sinnvoll zum Abschluss bringen, vergeuden Sie wertvolle Zeit und Energie, die Sie besser hätten nutzen können.
6. Übertriebener Perfektionismus
Auch wenn Perfektionismus oftmals positiv klingt, so kann er sich einem auch sehr in den Weg stellen. Achten Sie darauf, dass Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten und sich nicht an Kleinigkeiten aufhängen, während Sie schon längst andere sinnvolle Aufgaben hätten erledigen können.
7. Prokrastination
„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen!“, diesen Spruch sollten wir uns öfter wieder ins Gedächtnis rufen. Aufgaben aufzuschieben, kostet uns nämlich wertvolle Energie und bremst uns bei anderen Erledigungen ein. Unbeliebte Aufgaben behalten wir uns nämlich dennoch die ganze Zeit im Hinterkopf und damit stressen sie uns unterbewusst. Erledigen Sie also unbeliebte Aufgaben zu Beginn des Tages, dann haben Sie mehr Energie für die restlichen Aufgaben und den Kopf frei.
8. Zu optimistische Planung
Dieser Punkt schließt sich quasi an den Punkt an, in dem ich darauf hingewiesen habe, dass man sich nicht übernehmen sollte. Viele neigen dazu, zu optimistisch zu planen und gehen davon aus, dass sie mehr Aufgaben in einem gewissen Zeitraum erledigen können, als eigentlich der Fall ist. Planen Sie also ruhig großzügig, um Aufgaben gewissenhaft erledigen zu können und nicht in unnötigen Zeitdruck zu geraten.
Zeitmanagement Methoden
Die oben genannten Fehler zu vermeiden, ist der erste Schritt zu einem guten und funktionierenden Zeitmanagement. Wie bereits erwähnt, gibt es weiters verschiedene Zeitmanagement Methoden, die Ihnen bei Ihrer Planung weiterhelfen können. Die bekanntesten sind beispielsweise:
Die Pomodoro-Technik
Das Pomodoro Prinzip ist sehr einfach und gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden. Sie eignet sich vor allem für Menschen, die alleine an einem Arbeitsschritt arbeiten, wie Studenten oder Selbstständige. Bei dieser Methode beginnen Sie damit, dass Sie alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben. Anschließend starten Sie einen Timer mit 25 Minuten und arbeiten während dieser Zeit an den Aufgaben. Sobald die 25 Minuten abgelaufen sind, haken Sie die erledigten Aufgaben ab und machen eine 5-Minuten Pause. Anschließend starten Sie erneut mit den 25 Minuten. Diesen Vorgang wiederholen Sie so oft, bis Sie mit Ihren Aufgaben fertig sind. Diese 25 Minuten-Abschnitte bezeichnet man als „Pomodori“. Nach vier „Pomodori“ machen Sie eine längere Pause von etwa 15-20 Minuten.
Der Vorteil dieser Methode ist es, dass Sie ein besseres Zeitgefühl bekommen und gleichzeitig Ihre Konzentrationsfähigkeit durch die begrenzten Arbeitszeiten und gezielten Pausen steigern.
Die SMART-Methode
TimeTrack – SMART-Methode
Die SMART-Methode ist dafür bekannt, Unternehmern dabei zu helfen, Ziele leichter umzusetzen, Prioritäten zu setzen und ihre Mitarbeiter zu motivieren. Formuliert werden die Ziele nach dem „SMART“-Prinzip, sprich die Ziele müssen: (S)pezifisch, (M)essbar, (A)ttraktiv, (R)ealistisch und (T)erminiert sein. Unkonkrete, unrealistische Ziele ohne Deadline hingegen werden nämlich keine guten Ergebnisse erzielen, weshalb Sie auf die SMART-Methode zurückgreifen sollten, um sich selber und Ihre Mitarbeiter zu motivieren.
Tipps und Tricks
Wenn Sie sich nicht gleich in eine der Methoden stürzen möchten, dann gibt es hilfreiche Tipps und Tricks, die Sie sofort anwenden können um Ihr Zeitmanagement auf das nächste Level zu bringen.
Tipp 1: To-Do-Liste
Um Aufgaben ordentlich zu organisieren, sollten Sie sich eine To-Do-Liste erstellen. Diese können Sie sowohl per Hand führen als auch am Computer schreiben. Am besten lesen sich diese Listen, wenn Sie auch sorgfältig gestaltet werden. Vorteilhaft ist, wenn Sie mehrere Spalten bilden und sich darin die Aktivität, deren Priorität, das Zeitlimit, etc. notieren. Anschließend können Sie die Liste Schritt für Schritt abarbeiten. Eine digitale Zeiterfassung kann Ihnen da schnell unter die Arme greifen. Wenn Sie genau erfassen wo Ihre Zeit hinfließt, werden Sie sich bei der Erstellung der zukünftigen To-Do Listen um einiges leichter tun.
Tipp 2: Prioritäten setzten
Um Prioritäten zu setzen, müssen Sie sich immer vor Augen führen, welche der Aufgaben am dringendsten erledigt werden muss. Beispielsweise die, deren Deadline am nächsten ist oder die den größten Umsatz bringt. Diese Aufgaben sollten Sie sich zuerst vornehmen und die anderen Punkte auf der To-Do-Liste hinten anstellen. Sobald die dringendsten Aufgaben abgearbeitet sind, können Sie sich den folgenden auch viel entspannter widmen.
Tipp 3: Zerteilen Sie die Arbeit!
Zu große Aufgaben setzten uns häufig unter Druck und wir schieben diese deshalb vor uns her. Denn wie das Sprichwort schon sagt, bei zu großen Anforderungen sehen wir oft „den Wald vor lauter Bäumen nicht“ und verzweifeln schon, bevor wir überhaupt angefangen haben. Deswegen ist es ratsam sich große Projekte in kleine Häppchen einzuteilen. So fällt es Ihnen leichter, mit der Aufgabe zu beginnen und die einzelnen kleinen Erfolge motivieren Sie umso mehr dazu, weiter zu machen. Mit dieser Strategie ist das Ziel schneller erreicht als Sie glauben!
Tipp 4: Achten Sie auf Ihren Körper!
Jeder Mensch hat einen eigenen Biorhythmus, von dem abhängt, wie und wann er am besten arbeiten kann. Bei einigen ist das früh am Morgen, während andere erst abends richtig in Gang kommen. Finden Sie also für sich heraus, wann Sie am produktivsten arbeiten können und stellen Sie sicher, dass Sie sich in diesen Zeiten ungestört den wichtigen Aufgaben widmen können. In Ihren Leistungstiefs kümmern Sie sich um Routinen und unwichtigere Aufgaben, so können sie auch diese trotzdem produktiv nutzen.
Tipp 5: Ähnlichkeiten
Wenn Sie gleichartige Aufgaben haben, sorgen Sie dafür, dass Sie diese nacheinander erledigen können. So kommen Sie in einen Flow und können schneller arbeiten. Beispielsweise zählen dazu Telefonate, E-Mails oder andere Aufgaben, die man gut in einem Block erledigen kann.
Tipp 6: Gutes Equipment
Achten Sie darauf, dass die Tools, die Sie für Ihre Aufgaben benötigen, funktionieren. Ein Drucker, der immer wieder Schwierigkeiten bereitet oder ein Computer, der sich aufhängt führt nur zu unnötigem Stress und Frustration. Kümmern Sie sich also darum, dass alles einwandfrei funktioniert, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
Tipp 7: Monotasking
Das Gegenteil von Multitasking. Beim Multitasking werden mehrere Aktivitäten parallel zueinander ausgeführt und das setzt uns Stress aus und führt zu Flüchtigkeitsfehlern. Konzentrieren Sie sich bestenfalls nur auf die eine Aufgabe, die gerade zu erledigen ist und machen Sie nicht mehrere Dinge nebeneinander.
Tipp 8: Zeitdiebe vermeiden
Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen und jede Art von Zeitfressern für die Zeit, in der Sie sich Ihren Aufgaben widmen. Suchen Sie sich also ein geeignetes Umfeld, in dem Sie nicht abgelenkt werden und legen Sie Ihr Handy bestenfalls ganz beiseite. Achten Sie auch darauf, dass Sie sich bei Recherchen und anderen Aktivitäten nicht im Internet verirren und Ihr Ziel aus den Augen verlieren.
Tipp 9: Nicht aufschieben
Wie bereits zuvor erwähnt, sollten Sie Aufgaben, die Ihnen schwerfallen, keinesfalls aufschieben. Erledigen Sie diese lieber gleich zu Beginn, denn wenn Sie diese geschafft haben, sind Sie weniger gestresst und können zudem mit einem Erfolgserlebnis an die nächsten Punkte der To-Do-List herangehen.
Tipp 10: Holen Sie sich Hilfe!
Der letzte Punkt ist wohl der wichtigste Punkt dieses Beitrags. Erlauben Sie sich selber, sich auch Hilfe zu holen. Sei es durch Arbeitsteilung mit Kollegen oder auch nur Unterstützung durch Nachfragen, wenn einem etwas unklar erscheint. All das spart uns Zeit und hilft uns trotzdem unser Ziel zu erreichen.
Fazit
Ergänzend zum letzten Tipp ist zu sagen: Nicht nur menschliche Kontakte können uns beim Zeitmanagement helfen! Unsere TimeTrackApp hat sich genau auf dieses Thema spezialisiert und hilft Unternehmen dabei, Ihre Zeit bewusst und effizient zu planen. Wenn Sie nun zusätzlich zu den oben genannten Tipps noch die Hilfe unserer App in Anspruch nehmen möchten, dann holen Sie sich gerne das kostenlose 14-tägige Testprogramm!
Als Leiter eines Unternehmens eignet man sich mit der Zeit, bewusst oder auch unbewusst, einen eigenen Führungsstil an. Diese Führungsstile orientieren sich dennoch meist an bereits existierenden, klar definierten Arten von Führungsstilen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die bekanntesten dieser Stile erläutern und Ihnen dabei helfen, den Stil zu finden, der am Besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
Zu Beginn möchten wir Ihnen gerne erläutern, was genau wir unter dem Begriff “Führungsstil” verstehen. Dieser beschreibt die Art und Weise, wie eine Person in Führungsposition, also beispielsweise der Leiter eines Unternehmens, sich gegenüber seinen Angestellten verhält. Dieser Stil hängt meist direkt mit dem Charakter des Vorgesetzten zusammen und passt sich gleichzeitig an das Unternehmen und dessen Werte an. Der Führungsstil ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements und beeinflusst das Verhältnis zu den Mitarbeitern und Angestellten und wirkt sich auf das Arbeitsklima aus. Die allgemein definierten Führungsstile sind quasi „ideale“, das heißt, sie sind nur selten in genau dieser Form zu finden und eher in abgewandelten Verhaltensweisen bemerkbar. Die verschiedenen Stile verschmelzen oft durch diverse Einflussfaktoren, wie durch Qualifikationen, Ansprüche, Erfahrungen, Charakter und Mitarbeiterkompetenz. Als Chef sind Sie also im Grunde nicht in der Lage, den Stil einfach auszuwählen, denn dieser hängt sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Unternehmen ab.
Die Führungsstile
Im Folgenden erhalten Sie einen Blick auf die bekanntesten Führungsstile und wodurch sich diese definieren. Die bekanntesten Theorien zu den Führungsstilen stammen von dem deutschen Soziologen Max Weber und dem Sozialpsychologen Kurt Lewin.
Der autokratische Führungsstil (Max Weber)
Ein Autokrat ist quasi ein Alleinherrscher und genau dadurch zeichnet sich auch sein Führungsstil aus. Ein Chef mit autokratischem Führungsstil neigt dazu, alleine Entscheidungen zu treffen und diese unabhängig von der Meinung anderer durchzusetzten. Es herrscht also eine strenge Hierarchie im Unternehmen und den Anweisungen des Chefs ist Folge zu leisten.
Besonders vorteilhaft ist diese Form des Führungsstils, wenn wir uns in Situationen befinden, in denen schnell entschieden werden muss. Außerdem wirkt dieser Stil auf die Angestellten oftmals entlastend, da ihnen die Verantwortung abgenommen wird und die Entscheidungen vom Chef getroffen werden.
Negativ wirkt sich dieser Stil auf Angestellte aus, die kreativ sind und sich gerne bei Problemlösungen mit einbringen möchten, denn diese Chance wird ihnen bei diesem Führungsstil nicht geboten und sie müssen ihre eigene Meinung zurückhalten. Sollte der Vorgesetzte außerdem einmal ausfallen, kann es schnell zu Chaos im Unternehmen kommen.
Der patriarchalische Führungsstil (Max Weber)
Der patriarchalische Führungsstil ist dem autokratischen Führungsstil sehr ähnlich, denn auch hier ist der Chef der „Alleinherrscher“. Der Unterschied hierbei ist, dass der Chef immer das Verantwortungsgefühl und die Fürsorge seinen Angestellten gegenüber im Hinterkopf behält. Seine Position wird legitimiert durch seinen Alters-, Wissens- und Erfahrungsvorsprung.
Der Vorteil hierbei ist wieder die klaren Vorgaben, die den Angestellten die Entscheidungen und den Druck von den Schultern nehmen. Dennoch ist auch hier wieder die Kreativität der Angestellten eingeschränkt.
Der charismatische Führungsstil (Max Weber)
Das Charisma im Lebensumkreis gut ankommt ist kein Geheimnis. Denn Menschen mit Charisma strahlen eine Energie aus, die andere Menschen mühelos motiviert. Chefs mit diesem Führungsstil haben meist ein großes Selbstbewusstsein und können auf Grund ihrer Redegewandtheit sehr überzeugend sein.
Positiv hierbei ist, dass die Angestellten selbst motiviert sind, für die Arbeit Opfer zu bringen. Negativ muss man allerdings anmerken, dass sich die Mitarbeiter hierdurch leichter mitreißen und dadurch unter Umständen ausbeuten lassen.
Der bürokratische Führungsstil (Max Weber)
Der bürokratische Führungsstil ist personenunabhängig, denn er dient lediglich dem Überbrücken einer begrenzten Zeit und wird früher oder später ausgetauscht. Die Führungskraft hält sich an klare Richtlinien, Vorschriften und Dienstanweisungen, die schriftlich fixiert sind, und hat kein wirkliches Mitspracherecht.
Der Vorteil ist, dass hier keine einzelne Person die Macht hat, sondern das Unternehmen durch festgesetzte Strukturen geführt wird. Somit ist das Verhältnis im Unternehmen fairer, da nicht nach persönlicher Sympathien beziehungsweise Antipathien gehandelt werden kann. Leider lassen diese Strikturen und Regelungen wenig Flexibilität zu und somit werden vor allem Krisensituationen zu noch größeren Herausforderungen. Auch die Eigeninitiative und Selbstständigkeit des Teams hat hier deswegen keinen Platz und die Motivation sinkt.
Der autoritäre oder hierarchische Führungsstil (Kurt Lewin)
Dieser von Lewin definierte Führungsstil ist mit dem autokratischen Stil von Weber zu vergleichen. Die Führungsperson gibt hier die Anweisungen vor und diese haben erfüllt zu werden. Kritik ist nicht erwünscht und die Lösungswege werden vom Chef klar vorgegeben. Die Mitarbeiter stehen auch hier im Hintergrund und auf ihre Probleme wird keine Rücksicht gelegt, weil der Erfolg des Projekts an erster Stelle steht.
Der Vorteil dieses Führungsstils ist wieder die Tatsache, dass schnelle Entscheidungen getroffen werden können und alles klar geregelt und kontrolliert wird. Der Nachteil ist, dass die ganze Last auf den Schultern einer Person liegt und falls sich diese überfordert fühlt, kann es schnell zu Fehlentscheidungen kommen und ins Chaos führen.
Der demokratische oder kooperative Führungsstil (Kurt Lewin)
Der demokratische/kooperative Führungsstil zeigt sich durch die Zusammenarbeit im Unternehmen. Es findet also ein stetiger Austausch zwischen Chef und Mitarbeitern statt. Es herrscht auch ein Mitspracherecht, wenn es um Aufgaben und Verantwortung geht, was sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt. Da offen kommuniziert wird, ist auch konstruktive Kritik seitens der Angestellten möglich.
Positiv ist, dass bei diesem Führungsstil Eigeninitiative und Kreativität gefördert werden. Außerdem teilt sich die Verantwortung im Unternehmen auf und somit kann im Ausnahmefall (wie beispielsweise bei einem Krankheitsfall im Team) schneller und besser reagiert werden. Zusätzlich identifizieren sich die Mitarbeiter durch ihre Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten, mehr mit dem Unternehmen. Ein Nachteil allerdings ist, dass ein Entscheidungsprozess sehr langwierig ausfallen kann, dadurch, dass das ganze Team eingebunden wird.
Der Laissez-faire-Führungsstil (Kurt Lewin)
Den Begriff „Laissez-faire“ kennen viele wahrscheinlich aus der Kindererziehung. Dieser bedeutet wörtlich „machen lassen“, wie sich vermuten lässt, haben also die Mitarbeiter unter diesem Führungsstil einige Handlungsfreiheiten. Sie haben die Möglichkeit, ihre Aufgaben selbst zu gestalten und der Vorgesetzte greift kaum bis gar nicht ein. Dafür sind die Mitarbeiter aber auch bei Problemen auf sich alleine gestellt.
Die Mitarbeiter können sich vorteilhafterweise komplett frei entfalten und ihre Kreativität ausleben und sich selbstverwirklichen. Auf der anderen Seite können durch den Mangel an Strukturen schnell chaotische Zustände ausbrechen. Bei diesem Führungsstil kommt es sehr auf die Gruppendynamik an.
Welcher Führungsstil ist der Beste und welcher passt zu Ihnen?
Welcher dieser Führungsstile der Beste ist, lässt sich nicht beantworten. Wie Sie gemerkt haben, hat nämlich jeder dieser Stile jeweils seine eigenen Vor- und Nachteile. Einzig wichtig ist, dass zu den Führungsaufgaben das „Fördern und Fordern“ zählt, genauso wie das Beste aus den Angestellten und Mitarbeitern herauszuholen und diese zu motivieren. Um das zu erreichen, sollten Sie auf jeden Fall eine gute Menschenkenntnis und das richtige Fingerspitzengefühl besitzen.
Das beste Ergebnis erzielen Sie meist durch ein Zusammenspiel aus „Zuckerbrot und Peitsche“, also quasi einer Mischung der verschiedenen Führungsstile.
Nach der Erläuterung der Führungsstile haben Sie vielleicht schon eine Ahnung in welche dieser Ideen Sie persönlich hineinpassen. Trotzdem müssen Sie zuerst noch Ihre eigene Persönlichkeitsstruktur unter die Lupe nehmen, um das passende Ergebnis festzustellen. Sie können nicht einfach den Führungsstil wählen, der Ihnen am besten gefällt, denn wenn Sie sich auf Grund Ihrer Wahl ständig verstellen müssten, würden Sie früher oder später daran scheitern.
Um genauer festzustellen zu welchem Führungstyp Sie tendieren, haben wir Ihnen einen kleinen Selfcheck erstellt.
Selfcheck
Nehmen Sie sich einen Zettel zur Hand und notieren Sie sich, wie viele der sechs Aussagen jeder Kategorie auf Sie zutreffen. Die Kategorie, bei der sie sich mit den meisten Aussagen identifizieren können, ist der Führungsstil, der am Besten zu Ihnen passt. Sollten mehrere Kategorien dieselbe Anzahl an übereinstimmenden Aussagen haben, so ist Ihr Stil eine Mischung dieser Führungsstile.
Kategorie 1
- Ihre Meinung ist die richtige und muss deshalb auch durchgesetzt werden.
- Die Meinung anderer akzeptieren Sie nur ungern.
- Der Erfolg eines Projekts ist wichtig und sollte nicht durch Zwischenmenschliches gestört werden.
- Ihre Angestellten folgen jeder Ihrer Anweisungen aufs Wort.
- Sie gehen mit sich selbst hart in die Kritik und mit anderen genauso.
- Sie setzen sehr hohe Ziele für sich und andere.
Kategorie 2
- Sie handeln situationsbezogen und besprechen die Lösung zusammen mit den Mitarbeitern.
- Die zwischenmenschlichen Faktoren sind in Ihrem Unternehmen wichtig.
- Sie betreiben aktives Konfliktmanagement und sehen Konflikte als Chancen.
- Sie haben klare Ziele und sind gut organisiert.
- Sie legen Wert auf die Meinung anderer und holen sich Inspiration von ihnen.
- Sie berücksichtigen auch die Ziele der Mitarbeiter und nicht nur des Unternehmens.
Kategorie 3
- Sie lehnen Verantwortung ab.
- Sie arbeiten mit einem festen Regelwerk und wollen dieses nicht verändern.
- Sie betrachten alles distanziert und bilden sich selten eine eigene Meinung.
- Sie handeln nur unter Zugzwang.
- Sie haben Angst, Fehler selbst zu begehen und vermeiden deshalb Konflikte.
- Sie sind mehr Stabsstelle als Entscheidungsinstanz.
Kategorie 4
- Sie vertrauen Ihrem Team voll und ganz und sind der Meinung Ihr Team sind die Experten.
- Sie lassen Ihre Mitarbeiter selbstständig arbeiten.
- In Ihrem Unternehmen fühlt sich jeder wohl und bringt sich mit ein.
- Sie stehen Ihren Mitarbeitern immer mit einem Rat zur Seite.
- In Ihrem Unternehmen fehlt es an klassischer Rollenverteilung.
- Es fällt Ihnen schwer, sich an veränderte Situationen anzupassen.
Auflösung
Kategorie 1: Autoritärer Führungsstil
Kategorie 2: Kooperativer Führungsstil
Kategorie 3: Bürokratischer Führungsstil
Kategorie 4: Laissez-Faire Führungsstil
Fazit
Nachdem Sie nun Ihr Ergebnis kennen, steht es Ihnen frei, erneut hochzuscrollen und sich die Eigenschaften, der auf Sie zutreffenden Führungsstile, erneut durchzulesen. Außerdem können Sie hier die kostenfreie Version unserer TimeTrack App testen und mit ihrer Hilfe Ihr Zeitmanagement auf den neusten Stand zu bringen, um all Ihre Termine im Auge zu behalten. Denn einer der wichtigsten Punkte einer guten Unternehmensführung ist das effiziente Nutzen der zur Verfügung stehenden Zeit.
Die Modelle, nach denen Arbeit und Arbeitszeit gestaltet wird, sind in den letzten Jahren immer bunter und vielfältiger geworden. Neben den klassischen 9-to-5 Arbeitszeitmodellen mit 40 Norm-Arbeitsstunden in der Woche haben sich etliche weitere, flexiblere Modelle etabliert.
Arbeitgeber scheinen heutzutage vor allem attraktiv für Bewerber, wenn sie flexible Arbeitszeitmodelle anbieten. Bewerber versprechen sich von flexibel gestaltbarer Arbeitszeit vor allem eine gute Work-Life-Balance. Einer guten Balance zwischen Arbeits- und Privatleben. Klassische Vollzeit Arbeitsmodelle scheinen ihr Ablaufdatum überschritten zu haben. Die neuen, attraktiven Modelle lauten Gleitzeit, Vertrauensarbeit und Zeitkonten Arbeit. Was genau hinter diesen Modellen und ihrer Attraktivität steckt, erfahren Sie hier.
Was steckt hinter dem Trend flexibler Arbeitszeitmodelle?
Die Attraktivität flexibler Arbeitsmodelle erkennen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Arbeitgeber erhoffen sich durch die Einführung flexibler Modelle eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und schon im Recruiting Prozess eine gesteigerte Attraktivität.
Arbeitnehmer erhoffen sich im Gegensatz zu traditionellen 9-to-5 Jobs mehr Raum für Kreativität in der Arbeits- und Freizeitgestaltung. Kurz gesagt: Eine bessere Work-Life-Balance. Einige Erklärungen für dieses Bedürfnis und warum die Work-Life-Balance nicht immer alles hält was sie verspricht, erfahren Sie weiter unten. Aber erstmal: Was sind sie denn nun, diese flexiblen Modelle?
Verschiedene Arbeitsmodelle
Arbeitszeitmodelle unterscheiden sich in ihrer Verteilung der Arbeitszeit. Die unterschiedlichen Formen und Zwischenformen reichen von starr vorgegebenen Arbeitszeiten bis komplett flexibel gestaltbarer Arbeitseinteilung. Was die prominentesten Vertreter kennzeichnet sehen Sie hier.
Starre Arbeitszeitmodelle
In starren Arbeitszeitmodellen wissen Arbeitnehmer ganz genau, wann sie arbeiten müssen. Und Arbeitnehmer können sich darauf verlassen, dass ihre Angestellten in diesem Zeitraum arbeiten. Nach dieser festgelegten Voll- oder Teilarbeitszeit beginnt die Freizeit.
Vollzeitarbeit:
Der Arbeitsvertrag sieht hier fest vor, dass in fünf Arbeitstagen 38 bis 40 Stunden gearbeitet werden.
Teilzeitarbeit:
Ebenso klassisch wie die Vollzeitarbeit, wird auch hier im Vertrag eine bestimmte, aber reduzierte Wochenarbeitszeit aufgestellt. Die Arbeit wird dann auf fünf oder weniger Tage verteilt.
Schichtarbeit:
Eine Stelle, die rund um die Uhr besetzt sein muss, wird in Schichten von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt. Mehrere Arbeitnehmer teilen sich in Früh-, Spät- und Nachtschicht nacheinander einen Arbeitsplatz. Das Modell findet vor allem in Fabriken und Krankenhäusern Anwendung. Im Gegensatz zu 9-to-5 Jobs reicht die Schichtarbeit oft in Zeiten hinein, in denen der Mensch normalerweise schläft. Die negativen gesundheitlichen Auswirkungen von Schichtarbeit sind nicht zu unterschätzen.
Vor- und Nachteile von starren Arbeitsmodellen
Der Vorteil dieser Arbeitszeitmodelle liegt ganz klar in ihrer Struktur. Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen ganz klar, wann gearbeitet wird, also in welchen Zeitraum Aufgaben fallen können. Der Nachteil dieser Modelle besteht ebenfalls in der Struktur.
Es ist egal, ob dem Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt genug Aufgaben vorliegen, um seine Arbeitszeit zu füllen. Er sitzt sie ab. Und wenn die Aufgaben den Tag nicht ganz füllen, arbeitet er sie eben ganz langsam ab. Die Effizienz der Arbeit erleidet in diesen Modellen oft Einbußen.
Zusätzlich interferieren diese Modelle nicht selten mit dem Privatleben. Wann die Kinder in die Kita müssen, Arzttermine oder andere Verpflichtungen anstehen wird in starren Modellen nicht berücksichtigt. Arbeitszeit ist Arbeitszeit.
Flexible Arbeitszeitmodelle
Anders sieht es da bei flexiblen Arbeitszeitmodellen aus. Natürlich wird auch hier in der Arbeitszeit gearbeitet. Arbeitnehmer überlassen ihren Mitarbeitern bei der Verteilung dieser Arbeitszeit mehr Flexibilität. Mit der fortschreitenden Individualisierung der Gesellschaft wächst auch das Bedürfnis nach individualisierbaren Arbeitsmodellen.
Und so entsteht ein regelrechter Boom an Arbeitsmodellen, die den Anforderungen individueller Ansprüche ans Leben gerecht werden. In den meisten Fällen heißt das, dass den modernen Arbeitnehmern finanzielle Leistungen nicht mehr ausreichen. Sie wollen einen Job, der vor allem mit dem Privatleben vereinbar ist. So haben sich verschiedene Arbeitszeitmodelle entwickelt, die ein unterschiedlich hohes Maß an Flexibilität versprechen.
Minijob:
Ein Minijob – auch geringfügige Beschäftigung genannt- bezeichnet ein Arbeitszeitmodell bei dem das Bruttoentgelt am Monatsende 450€ nicht überschreiten darf. Gewissermaßen befindet es sich an der Schnittstelle zwischen starren und flexiblen Arbeitszeitmodellen. In welchen Zeiten diese 450€ erreicht werden, kann vertraglich konkret oder flexibel festgehalten werden.
Gleitzeit:
Die Gleitzeit ist das wohl am meisten etablierte flexible Arbeitszeitmodell. Sie ist definiert durch eine feste Kernarbeitszeit, die umrandet ist von flexiblen Arbeitszeiten.
Mit der Kernarbeitszeit stellt der Arbeitgeber sicher, dass alle benötigten Angestellten zu einem bestimmten „Kernzeitraum“ im Büro anwesend sind. In diese Zeit werden entsprechend wichtiger Absprachen und Termine gelegt, für die die Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter erforderlich ist. Vor und nach dieser Zeit liegen die Gleitphasen. Während dieser Zeit arbeiten die Mitarbeiter so wie es ihnen passt.
Remote Work:
Gerade in Zeiten der Covid-19 Pandemie konnte das Modell der Remote Work an Popularität gewinnen. Fern von einem festen Arbeitsplatz arbeiten Mitarbeiter von ihren Computern, von wo sie wollen, wann sie wollen. Selbstständige und Angestellte arbeiten von verschiedensten Standorten aus zusammen an einem Projekt für ein Unternehmen. Durch ein solches Angebot bieten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern absolute geografische und zeitliche Flexibilität.
Arbeitszeitkonten:
Das Modell von Arbeitszeitkonten wird definiert durch eine wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit, die auf ein Zeitkonto „eingezahlt“ wird. Mit diesem sehr flexiblen Modell sind Mitarbeiter in der Lage, ihre Arbeitszeit nach Aufträgen und privaten Verpflichtungen zu richten. Die tägliche, wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit kann dabei variieren. Wird zu viel gearbeitet, wird diese Zeit gutgeschrieben, der Arbeitnehmer bekommt sogenannte „Ausgleichsstunden“.
Kurzzeitkonten entsprechen Gleitzeitmodellen. Der Ausgleichszeitraum umfasst weniger als ein Jahr. Bei Langzeitkonten können die Ausgleichsstunden sogar über Jahre hinweg gespart werden und viel später in Anspruch genommen werden. Beispielhaft kann man sagen: In der Woche müssen 40 Stunden gearbeitet werden, doch es ist egal, wie und wann diese Stunden zusammenkommen. Nachgewiesen werden müssen sie trotzdem.
Arbeit auf Abruf:
Arbeit auf Abruf bedeutet: Wann immer Bedarf nach Arbeit herrscht, ruft die Organisation den Arbeitnehmer zur Arbeit. Für Arbeitgeber ist dieses Modell vor allem interessant, um eine schwankende Auftragslage zu managen. Arbeitnehmer werden je nach Bedarf eingesetzt und entsprechend bezahlt. Um sie nicht in völliger Unsicherheit zu lassen, werden aber meist tägliche oder mindestens wöchentliche Mindestarbeitszeiten vereinbart.
Vertrauensarbeit:
Wie es der Name sagt: Vertrauensarbeit basiert auf Vertrauen. In diesem Modell will der Arbeitgeber gute Ergebnisse seiner Angestellten bekommen. In diesem Anspruch setzt er auf die Kompetenz seiner Mitarbeiter und vertraut Ihnen, die für sie beste Zeiteinteilung zur Erreichung des Ziels zu erkennen. Die Arbeitnehmer selbst bestimmen, wann ihr Arbeitstag anfängt und aufhört. Sie sind verantwortlich dafür, dass ihre Aufgaben ihrem und dem Anspruch des Auftraggebers entsprechend erledigt werden.
Eine bestimmte Anzahl an Stunden wird dennoch im Arbeitsvertrag festgehalten. Die muss aber nicht nachgewiesen werden. Wie es der Name sagt: Die Arbeit beruht ausschließlich auf einem hohen Maß an Vertrauen. Und damit an Selbstdisziplin. Das Modell der Vertrauensarbeit ist das flexibelste aller vorgestellten Modelle. Und stellt am deutlichsten das Prinzip dar, was allen flexiblen Arbeitsmodellen zugrunde liegt: Flexibilität erfordert Vertrauen und Selbststrukturierung.
Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitszeitmodellen
Flexibilität als Ressource
Ein Modell wie das der Vertrauensarbeit oder der Remote Work klingt nach dem Ideal eines jeden Arbeitnehmers. Die Arbeit kann er sich vollkommen frei einteilen. Es ist egal, wann ein Arzttermin dazwischenkommt, das Kind von der Kita geholt werden muss oder ob die Sonne einfach zu schön scheint um den Tag am Schreibtisch zu verbringen: gearbeitet werden kann wann anders. Der Arbeitnehmer erhofft sich durch ein so flexibles Modell, die Anforderungen des privaten mit denen des beruflichen Lebens in Einklang zu bringen.
Flexible Arbeitszeitmodelle können besser als starre Modelle auf die individuellen Lebensumstände und -Ansprüche von Arbeitnehmern eingehen. Zusätzlich lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle eher an den Arbeitsumfang adaptieren und so die Effizienz der Arbeit steigern. Wenn umfangreiche Arbeitsaufgaben anfallen, werden diese mit höchster Effizienz abgearbeitet. Wenn keine Arbeit anfällt, müssen sich die Mitarbeiter nicht unnötig im Büro aufhalten und können stattdessen in anderen Bereichen des Lebens Energie sammeln für ihre Arbeitskraft. Arbeitgeber erhoffen sich somit mehr Produktivität ihrer Angestellten.
Flexibilität bedeutet Eigenverantwortung
Die Möglichkeit zur flexiblen Einteilung der Arbeitszeit geht allerdings mit einem hohen Maß an Verantwortung und Selbstdisziplin einher. Nur mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung können Arbeitgeber und -nehmer von den Vorteilen flexibler Arbeitszeitgestaltung profitieren. Es ist so leicht, die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem verschwimmen zu lassen und in einem privaten Raum nicht die Produktivität zu erlangen, die man es im Office würde. Der Arbeitnehmer muss stets dafür sorgen, optimale Bedingungen für seine optimale Effizienz zu schaffen.
Risiken flexibler Modelle
Indem die Arbeit in flexiblen Modellen entgrenzt wird, besteht die Gefahr, 24/7 zu arbeiten. Das mag schön klingen für Menschen, die sich zu 100% durch ihre Abriet definieren. Doch gesund ist das nicht. Wenn man nie genau weiß, wann man sich ausruhen darf (siehe Arbeit auf Abruf), ist man auch immer abrufbereit. Ist das Handy über Nacht an, schläft man schlechter. Man arbeitet also insgesamt länger als es die eigentliche Arbeitszeit vorsieht und findet keine eindeutige Grenze zwischen privatem und beruflichem Leben.
Studien haben ergeben, dass der Großteil der Menschen mit sehr flexiblen Arbeitszeitmodellen über körperliche und psychische Belastungen berichtet. Zudem gibt der Großteil an, nicht zufrieden zu sein mit der Work-Life-Balance. Es wurde sogar herausgefunden, dass mit der Steigerung der Erreichbarkeit auch die Arbeit-Familie-Konflikte steigen. Diese wiederum hängen stark mit emotionaler Erschöpfung zusammen.
Work-Life-Balance
An dieser Stelle ist es sinnvoll nochmal auf das Hauptkriterium für flexible Arbeitszeitmodelle zu blicken: Die Work-Life-Balance. Was bedeutet das eigentlich? Der Begriff ist etwas irreführend.
Erstens haben Menschen ein unterschiedliches Bedürfnis nach privater und beruflicher Beanspruchung. Diese eine, für alle richtige „Balance“ gibt es nicht. Zum anderen haben wir nur ein Leben, indem die Arbeit eine bedeutende Rolle spielt. Was ein Leben braucht ist Arbeit und Erholungserfahrungen. Jeder Arbeitnehmer hat ein ganz individuelles Bedürfnis an solchen Erholungserfahrungen. Ein flexibles Arbeitszeitmodell kann dem also sehr entgegen kommen.
Um die Produktivität seiner Mitarbeiter zu steigern, hilft es sie nicht zu stressen. Soll heißen: Sie möglichst wenig Konflikte zwischen den Anforderungen von privatem und beruflichen Leben erleben zu lassen. Um das zu garantieren sind flexible Arbeitszeitmodelle eine gute Lösung. Aber nur, wenn auch in diese flexiblen Modelle eine gewisse Struktur gebracht wird.
Einen „Flow“, das Erleben optimaler Beanspruchung und damit optimale Produktivität erreichen Mitarbeiter nur durch eine gewisse Struktur. Eine Hauptvoraussetzung für dieses Flowerleben ist ein klar abgesteckter Aufgabenzeitraum. Wie lässt sich aber ein richtiges Maß an Struktur und Flexibilität finden?
Wichtig ist hierbei: Sie haben nichts gewonnen, wenn Sie kompetente Mitarbeiter mit flexiblen Modellen locken und sie dann komplett sich selbst überlassen. Flexibilität ist allseits geschätzt. Für die perfekte Performanz jedoch braucht es immer ein gewisses Maß an Struktur.
Flexible Arbeitszeitmodelle mithilfe einer Zeiterfassungssoftware strukturieren
Lassen Sie ihre Mitarbeiter nicht alleine bei ihrer Arbeitseinteilung. Es hilft der eigenen Produktivität ungemein, wenn man sich über den Rahmen und den Fortschritt der Arbeit bewusst ist.
Mit Zeiterfassungssoftwares wie TimeTrack liefern sie ihren Mitarbeitern ein Tool, dass ihnen zu mehr Struktur und effizienterer Arbeit verhilft. TimeTrack bietet die Möglichkeit, flexible Arbeitszeitmodelle in Arbeitszeitkonten abzubilden. Sie müssen sich nur der Soll-Arbeitszeit bewusst sein. Der Mitarbeiter arbeitet und TimeTrack automatisiert die Arbeitszeitverwaltung und läuft nebenbei mit. Bei Gleitzeit oder Arbeitszeitkonten weiß also jeder, wie viele Arbeitsstunden schon angefallen sind.
Da Sollstunden auch bei „traditionell“ Teil- und Vollzeitbeschäftigten eine Rolle spielen funktioniert das Prinzip auch hier. Über die Angabe von Wochensollstunden lassen sich auch die Arbeitszeiten dieser Arbeitnehmer exakt erfassen. Sollstunden werden direkt auf verschiedene Wochentage aufgeteilt und alle Über- und Unterstunden werden direkt von TimeTrack erfasst.
Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sich an die vertraglichen Vereinbarungen halten. Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetz (Alle Arbeitgeber der EU müssen, die die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters protokollieren und nachweisen können), unterliegt schließlich Ihrer Verantwortung. Die Aufgabe der Arbeitszeiterfassung ist darin definiert, sowohl tatsächliche Arbeitszeiten als auch die Plandaten zu erfassen. Die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten müssen stets mit den vorab vereinbarten Arbeitszeiten verglichen werden. Gerade die flexibleren Arbeitszeitmodelle benötigen ein System, das auf Ihre Individualität eingeht.
Fazit
Statt überfordert von der Freiheit zu sein, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, bringen Sie mit einem Tool wie TimeTrack Struktur in Ihr Work-Life. Nur mit diesem gewissen Maß an Struktur schaffen Ihre Mitarbeiter ihr perfektes Maß an Arbeit und Erholungserfahrungen zu erlangen und zu leben. Nur so nutzen Sie das volle Potenzial, welches flexible Arbeitszeitmodelle zu bieten haben. Probieren Sie am besten gleich die kostenlose Probeversion von TimeTrack aus!
Aller Anfang ist schwer? Das muss nicht sein. Das Onboarding eines neuen Tools kann sich anfühlen wie das „Willkommen“ im Flug in den Urlaub. Onboarding beschreibt den strukturierten und systematischen Prozess der neuen Einführung von Neuem im Unternehmen. Seien es neue Mitarbeitende oder neue Tools.
Für beide gilt: Sie sollen einen Mehrwert für das Projekt oder Unternehmen darstellen. Sonst hätte man sich ja schließlich nicht für sie entschieden. Und doch ist die Einführung von Neuem in bestehenden Strukturen oft mit Bauchschmerzen seitens der Angestellten verbunden. Das ist nur verständlich, wenn sich dem Tool-Onboarding seitens der Projektleitung nicht im benötigten Maß gewidmet wird.
Wenn Sie ein paar grundlegende Dinge im Onboarding Prozess beachten, wird auch Ihr Team schnell die Urlaubsgefühle bemerken, die ihm das neue Tool schenkt. Schließlich soll ein (Management-) Tool entlasten und nicht belasten. Mit ein paar einfachen Schritten heißt es schnell aus allen Mündern ihres Teams freudig: „Welcome on Board!“
Warum ist ein guter Onboarding Prozess wichtig?
Die wichtigste Kraft eines jeden erfolgreichen Projektes ist das Team. Das Team treibt das Projekt voran. Ein gutes Management Tool oder eine neue Software, soll im besten Fall Treibstoff für effizientere Arbeit der Mitarbeiter sein. Das Augenmerk beim Onboarding sollte also stets auf dem Projektteam liegen. Seine Arbeit sollte bei jedem Schritt der Einführung eines neuen Tools mitgedacht werden. Die Mitarbeiter, die mit dem neuen Tool arbeiten sollen, müssen dabei unterstützt werden, das Potenzial des Tools zu erkennen und zu nutzen. Es muss ihm leicht gemacht werden, das neue Tool in seine Projektarbeit zu implementieren.
Damit ein Projekt -und im Endeffekt das Unternehmen- effizienter und profitabler wird, ist die Einführung einer neuen Strategie oder eines neuen Tools nicht das Allheilmittel. Die profitable und effiziente Umsetzung der neuen Idee steht und fällt mit dem Team.
Welche Schwierigkeiten kann das Onboarding bereiten?
Wie gesagt: Das Team steht im Mittelpunkt. Auch bei Überlegungen über mögliche Schwierigkeiten sollten Sie sich erstmal in die Position Ihrer Mitarbeiter hineinversetzen. Die Aussicht auf eine Umstrukturierung des bisherigen Arbeitsalltags kann in vielerlei Hinsicht verwirren. Die Vorteile eines neuen Tools gegenüber der bisherigen Handhabung sind möglicherweise nicht direkt erkenntlich. Sie könnten Sorgen um einen nicht tragbaren Zeitaufwand begegnen.
Ein zentrales Charakteristikum moderner Tools ist ihre digitale und automatisierte Natur. Einige Mitarbeiter sind möglicherweise nicht auf die Digitalisierung Ihrer Arbeit vorbereitet. Die Digitalisierung eines Unternehmens muss bedacht durchgeführt werden. Generell ist der Unwille für Veränderungen jeglicher Art nicht zu unterschätzen.
Je nachdem, wo Sie sich mit dem Projekt befinden und wie das Projekt verläuft, könnte sich den Mitarbeitern die Dringlichkeit eines neuen Tools nicht sofort erschließen. Veränderungen werden nicht immer gerne gesehen. Wenn der alltägliche Arbeitsprozess gut verlief, warum sollte sich daran etwas verändern?
Wie kann das Tool Ihrem Projekt dienen?
Das ist die wohl wichtigste Frage, die Sie sich als Projektleiter oder Manager fragen müssen. Wenn sich der Vorteil eines neuen Tools für ihr Team nicht erschließt, ist es dann überhaupt von Vorteil für das Projekt?
Jedes Tool soll dem Team dienen. Ihre Aufgabe als Manager ist es, Probleme zu erkennen und Methoden zu finden, die diese lösen. Das heißt unter anderem, sich an die Mitarbeiter zu wenden und zu sehen, mit welchen Problemen diese sich konfrontiert sehen. Es gibt viele Ebenen, auf denen Probleme entstehen und durch neue Tools beseitigt werden können. Wo genau liegen die Probleme Ihres Teams?
Noch vor dem eigentlichen Onboarding sollten Sie sich also bewusst machen, wie genau das neue Tool die Projektarbeit unterstützen soll. Selbst wenn Sie sich schon sicher sind, welches Tool Sie zur Effizienzsteigerung der Projektarbeit einführen wollen, gilt: Beziehen Sie die Mitarbeiter in Ihre Entscheidungsfindung mit ein. Das Tool soll ihrer Arbeit dienen. In Form von Interviews und diverser Check-Ins können Sie Probleme und Bedürfnisse des Teams in der täglichen und allgemeinen Projektarbeit identifizieren.
Einige Fragen, die Sie sich und Ihren Mitarbeitern stellen könnten sind zum Beispiel:
- Wo geht im Projektverlauf Zeit verloren?
- Welche Prozesse sind unpraktisch gestaltet?
- Was hindert das Team an konzentrierter und effizienter Arbeit?
- Wie lässt sich im Team besser kommunizieren?
Und ganz allgemein:
- Was könnte Ihrem Team zu mehr Effizienz verhelfen?
- Welche Prozesse könnten durch Automatisierung beschleunigt werden?
Kurz und knapp: Wo liegen die Probleme in der Projektarbeit?
Wenn Sie nun eine genaue Idee davon haben, welche Art von Tool dem Projekt dienen kann, beginnt der Entscheidungsprozess. Auch hier sollten Sie die Mitarbeiter mitdenken. Welche Vor- und Nachteile bieten die jeweiligen Tools? Wie funktionieren sie genau? Das kann in Entscheidungsfindungssitzungen mit ausgewählten Mitarbeitern besprochen werden.
Die Leitung muss die neue Idee stark vertreten
Wurde sich selbstbewusst für ein neues Tool entschieden, kann das Onboarding beginnen. Der Entscheidungsfindungsprozess hat im besten Fall schon viele Einblicke in die Funktionsweise des Tools gegeben. Die Aufgabe des Onboarding Beauftragten ist es nun aber weiter, das zu implementierende Tool wirklich kennenzulernen.
Wie in einem Einstellungsprozess selten ein kurzes Interview ausreicht, um Kompetenzen abzuklopfen, muss auch ein neues Tool vor seiner Einstellung umfangreich geprüft werden. Wenn Sie es Ihrem Team vorstellen noch bevor Sie das Tool ausreichend geprüft haben, könnte es sich als nutzlos erweisen. Wenn Sie es dann wieder verwerfen müssen, haben Sie noch bevor Sie von den Vorzügen eines Tools profitieren konnten Ressourcen vergeudet.
Nehmen Sie sich dazu wieder die oben genannten Fragen zur Hand. Kann das Tool Ihre Anforderungen wirklich erfüllen? Ist es auch praktisch im Umgang? Werden die Mitarbeiter in der Lage sein, es zu benutzen und vor allem: es sich nützlich zu machen? Setzen Sie mit dem neuen Tool Strukturen auf, die durchdacht, einheitlich und nachhaltig sind. Strukturen, mit denen ihr Team nicht nur umgehen kann, sondern seine Arbeit erheblich erleichtern kann. Arbeiten Sie sich gründlich in das Tool ein und stehen Sie hinter dieser neuen Idee. Nur, wenn Sie wirklich überzeugt sind von den Vorteilen, die Ihnen diese Veränderung der bisherigen Arbeitsweise bringt, kann es auch ihr Team sein.
Präsentieren Sie das Tool ihrem Team
Erst, wenn Sie das Tool so aufgesetzt haben, dass Sie voll und ganz hinter ihm stehen, fangen Sie an, es ihren Mitarbeitern zu präsentieren. Richtig: Sie fangen an.
Man spricht von einem Onboarding-Prozess, weil die Einführung einer neuen Idee nicht mit einer Präsentation getan ist. So wie das Onboarding eines neuen Mitarbeiters nicht mit dem Öffnen der Bürotür abgeschlossen ist, muss auch ein neues Tool in alle Bereiche gründlich eingeführt werden.
Am Anfang des eigentlichen Onboardings steht eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter. Hier sollten Sie Ihre Überzeugung, warum das Tool das richtige für Ihr Team ist möglichst enthusiastisch vortragen. In dem vorangegangenen Prozess haben Sie erkannt, welchen Problemen sich Ihre Mitarbeiter konfrontiert sehen. Holen Sie sie ab, indem Sie die Antworten präsentieren, die ihnen das neue Tool auf ihre Probleme und Fragen liefert. Zeigen Sie ihnen die Vorteile, die das Tool gegenüber dem bisherigen Arbeitsalltag birgt.
Das wichtigste ist auch hier das Team: Bleiben Sie offen für Fragen und nehmen Sie diese mit in den weiteren Prozess. Machen Sie das Tool schrittweise begreifbarer und nützlicher.
Arbeiten Sie das Team ein
Lassen Sie Ihr Team beim Onboarding eines neuen Tools nie aus dem Blick! Sein Sie sich stets bewusst darüber, wie es ihm mit dem neuen Tool geht. Nach einer ersten Einführung des Tools geht es darum, es in regelmäßigen Schulungen Schritt für Schritt weiter in die Projektarbeit einzugliedern. Erklären Sie hier genau, wie das Tool funktioniert und lassen Sie ihre Mitarbeiter sich einarbeiten. Bleiben Sie im engen Kontakt mit Ihrem Team. Behalten Sie im Blick, wie es ihm mit der neuen Unterstützung geht und ob es das als solches erkennt. Manche mögen Schwierigkeiten haben, ihre bestehenden Arbeitsweisen umzukrempeln. Helfen Sie ihnen durch Coachings, sich das Tool verständlich zu machen.
Neben umfangreicheren Schulungen können auch regelmäßige, kürzere Check-ins dabei helfen, ein Bild davon zu kriegen, wie es dem Team mit dem neuen Tool geht. Egal, wie begeistert Sie von dem Potenzial eines Tools sind: Es erstickt im Keim, wenn es nicht genährt und getragen wird. Das Tool kann dem Projekt nur dienen, wenn es auch von allen Mitarbeitern verstanden und entsprechend genutzt wird.
Machen Sie sich in Check-Ins ein Bild davon, ob das Tool auch wirklich genutzt wird wie Sie es geplant haben. Wird es das nicht, sollten Sie sich fragen warum und Ihre Onboarding Strategie überdenken. Das wichtigste bleibt: Bleiben Sie am Ball. Vielleicht wurden die Vorteile der neuen Arbeitsweise noch nicht erkannt? Präsentieren Sie sie erneut. Wurde die Funktionsweise des Tools nicht verstanden? Schulen Sie erneut.
Onboarding ist ein Prozess
Es dauert mitunter einige Zeit, bis ein neues Tool nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt wird. Doch es wird sich lohnen. Die Mitarbeiter tragen das Projekt. Ihre Zufriedenheit ist sein wahres Potenzial. Nur wenn Sie wirklich abgeholt werden, sich mit dem Tool und damit der neuen Arbeitsweise identifizieren können, tragen sie motiviert das Projekt weiter. Sie führen ein neues Tool ein, damit es der Arbeit Ihrer Mitarbeiter dient, es die Prozesse in ihrem Projekt oder Unternehmen effizienter und leichter gestaltet.
Dass Sie mit diesem Vorhaben einigen Turbulenzen begegnen können, liegt vor allem an den Schwierigkeiten, denen sich einige Geister mit jeder Form der Veränderung konfrontiert sehen. Wenn Sie von der neuen Idee begeistert bleiben, bleibt es bei den kleinen Turbulenzen am Anfang des Flugs. Als Team meistern Sie den Onboarding Prozess gemeinsam am besten. Alleine ist Ihr Team beim Onboarding Prozess niemals. Auch von Seiten der Software selbst können Sie auf Unterstützung zählen. TimeTrack hilft als Tool zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung bei dem Onboarding in Ihrem Unternehmen. Die leichte Bedienung und das übersichtliche Interface beschleunigen das Onboarding ganz intuitiv. Und verhelfen zu einer (fast) ganz automatischen Automatisierung. Probieren Sie es in der zweiwöchigen Probeversion aus!
Warum ist Zeiterfassung wichtig? Ganz einfach: weil gutes Zeitmanagement die Grundlage jeder guten Projektabsolvierung ist. Nur wenn die Zeit im Blick behalten wird, wissen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wo sich das Projekt befindet. Wie viel Arbeit ist schon getan, was ist noch zu tun? Wie viel zeitlichen Aufwand benötigen die einzelnen Aufgaben? Wie kann man Budgetverteilung effizienter planen? Das sind alles Fragen rund um das Thema Zeiterfassung.
Nicht zuletzt ist es die aufgebrachte Zeit, die darüber entscheidet, wie Arbeit entlohnt wird. Das hat der Europäische Gerichtshof als so wichtig anerkannt, dass er 2019 in einem Urteil beschloss, alle Unternehmen in der DACH-Region zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu verpflichten. Spätestens jetzt sollte man sich also mit dem Thema auseinandersetzen. Doch es wird sich lohnen. Eine systematische und digitale Zeiterfassung wird Ihrem Unternehmen ganz neue Möglichkeiten bieten. Eine digitale Zeiterfassung App kann Ihnen zu effektivem Management verhelfen. (Fast) egal aus welcher Branche Sie kommen. Wie genau? Das erklären wir Ihnen hier.
Digitale Zeiterfassung für Ihre Branche
Zeiterfassung für Baustellen
Es ist Ende des Monats und Sie versuchen, die Projekt- und Arbeitszeiten Ihrer Bauaufträge zusammenzutragen. Wahrscheinlich finden Sie sich inmitten eines unübersichtlichen Zettel-Berges wieder. Zeiterfassung ist in der Baubranche ein leidiges Thema. Ihre Mitarbeiter auf dem Bau halten Ihre Arbeitsprozesse einfach schriftlich fest und übermitteln Sie Ihnen am Ende des Monats. Das betrifft die Arbeitszeiterfassung genauso wie die Aufgabenerledigung.
So einfach wie es ist, so fehleranfällig ist dieses System der Arbeitserfassung. Am Ende des Monats haben sich in den Arbeitszeiten Fehler eingeschlichen. Selten wird auf die Erfassung wirklich genauer Arbeitszeiten geachtet. Die Bauarbeiter bekommen nicht den Gehalt, den Sie verdienen und Sie als Bauleiter bekommen keinen realitätsgetreuen Eindruck vom Projektstatus. Wo wurde wieviel an einem Bauprojekt gearbeitet? An welchem Punkt befindet sich das Projekt? Wieviele zeitliche und finanzielle Ressourcen wurden verbraucht? Wie viel steht noch zur Verfügung?
Am Ende des Monats haben weder Sie noch die Bauarbeiter einen Eindruck davon, was wirklich im Monat erarbeitet wurde. Das ist mehr als schade. Schließlich hat Arbeit einen Wert der gemäß entlohnt werden soll. Außerdem hilft die Übersichtlichkeit der Projekte dem effizienteren Arbeiten. Hier kommt ein Lösungsvorschlag, der Sie nie wieder vor einem unübersichtlichen Zettel-berg verzweifeln lässt.
Stellen Sie sich folgendes vor: Einer Ihrer Bauarbeiter kommt an der Baustelle an und holt sein Handy raus und klickt auf einen grünen Knopf auf dem Bildschirm und beginnt seine Arbeit. Wenn er seinen Arbeitstag beendet hat, holt er wieder das Handy heraus und drückt auf einen roten Knopf. Genauso wie zu seinen Pausenzeiten. Das macht er jeden Tag. Am Ende des Monats liegen Ihnen alle Arbeitszeiten protokolliert und digital vor. Aber nicht nur das! Sie können auch sehen, wo die Arbeit vollbracht wurde. Und das nicht nur am Ende des Monats, sondern während der gesamten Projektlaufzeit.
Was diesem Gedankenspiel zugrunde liegt ist TimeTrack. Als digitales Zeiterfassungstool begleitet Sie das Projekt automatisiert im Hintergrund und vereinfacht viele, zurzeit zu kompliziert ablaufende Prozesse. Arbeitszeit wird nicht mehr gerundet und vergessen. Sie wird sekundengenau erfasst, gespeichert und protokolliert. Und das alles mit einem altbewährten System: der Projekt – Stempeluhr. Nur eben digitalisiert und automatisiert per Smartphone oder Terminal App. Dabei erfasst die Stempeluhr zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch die Arbeitsorte. Dank einer integrierten GPS-Funktion wird der Live-Standort der Mitarbeitenden hinterlegt, sodass das Kommen und Gehen der Arbeitenden im Blick behalten wird.
Sie sehen, die Anwendung von TimeTrack kann einige Prozesse erheblich erleichtern. Da die Daten in Echtzeit ans Büro übertragen werden, haben Sie allzeit den Überblick über den aktuellen Status der Baustellen. Natürlich sind so eventuelle ans Projekt anschließende Berichte und Auswertungen schneller und einfacher erstellt. Die Gruppenleiterfunktion, Projektverfolgung und Urlaubsverwaltung sind weitere Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Baustellen.
Zeiterfassung fürs Handwerk
Ihre Hände sind Ihr Kapital. Doch so gut Sie Ihre Arbeit mit den Händen erledigen – für die Erfassung Ihrer Arbeit ist die händische Variante selten die Beste. Dabei ist auch das ein wichtiger Teil ihrer Arbeit. Schließlich ist es der Leistungsnachweis, mit dem Sie Ihren Auftrag geldlich machen. Dieser Leistungsnachweis nimmt nicht selten die Form verdreckter, unleserlicher Zettel mit handschriftlichen Notizen zu Arbeitszeiten und Aufgaben an. Vielleicht ist es aber auch nur der Anruf im Büro, um da zu melden, welche Aufgaben erledigt wurden. Beide Fälle rauben Zeit und Nerven da sie unnötige und mühselige Mehrarbeit verlangen. Wo befinden sich die Zettel nochmal? Was steht da genau drauf? Habe ich schon angerufen, um mich vom Projekt abzumelden? Eine modernere Lösung des Leistungsnachweises bietet TimeTrack. Auf dem Smartphone können Sie als mobil Arbeitender einfach Ihre Arbeit festhalten.
Das sieht wie folgt aus: Sie beenden gerade Auftrag A und zücken ihr Handy, auf dem sie in der mobilen App von TimeTrack mit einem Klick vermerken, dass sie den Auftragsort verlassen. Als Sie den heute antraten, haben Sie ebenfalls in die App geklickt. Was in der Zwischenzeit passiert ist: Die App hat automatisch ihre Arbeitszeit und den Einsatzort ans Büro weitergeleitet. Die Projekt-Stempeluhr und die GPS-Funktion ermöglichten Ihnen nun, einfach direkt zum nächsten Auftrag zu fahren. Die Rücksprache mit dem Büro hält gewissermaßen die App für Sie.
TimeTrack Berichte und Analysen für Handwerker
Auch das Büro wird durch die minimierten Anrufe natürlich entlastet. In Echtzeit wird hier verfolgt, welcher Mitarbeitende sich wo und wie lange befindet. Außerdem kann sich hier umso effizienter den Leistungsnachweisen gewidmet werden, die mit der App genau wie möglich erfasst werden. Projektdokumentation heißt bei TimeTrack neben Zeit- und Ortserfassung auch die Möglichkeit zum Anhängen von Bildern und Dokumenten zu einzelnen Projekten. Fügen Sie ein Foto des fertigen Produkts oder einer Rechnung von Materialkosten an und behalten Sie einen besseren Überblick über den Auftrag.
Ein weiteres praktisches Tool für das Büro: Tätigkeiten und Projekte können im System vordefiniert werden. Handwerker müssen bei der Zeiterfassung nur noch auswählen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von TimeTrack für das Handwerk.
Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure
Architekturbüros stehen häufig vor der Aufgabe, den Überblick über die Ressourcen vieler einzelner Projekte für verschiedene Kunden gleichzeitig zu behalten. Es passiert schneller als man denkt, dass der Überblick über Arbeitszeiten und Projektfortschritte verloren geht. Kleine Fehler schleichen sich ein, die sich leider manchmal erst beim Projektabschluss bemerkbar machen. Dann ist es aber meist zu spät.
Was hier gebraucht wird ist ein Tool, welches einfach aber exakt Projektzeiten erfasst. Und diese stets transparent macht. Neben der Projekt- und Ressourcenplanung, muss gewährleistet sein, dass diese jederzeit im Blick bleiben. TimeTrack ist eine solche Lösung. Wie es der Name schon sagt: Sie bleiben „on track“, auf dem neusten Stand Ihrer Projekte. Nach Auswahl von Kunde, Projekt und Tätigkeit erfassen Sie mit der digitalen Stempeluhr Ihre Arbeitszeit. Egal wie schnell Sie zwischen Kundenbetreuung, Planung oder Baustellenbesuchen hin und her switchen: TimeTrack erfasst jede Sekunde Ihrer Arbeit. Und der Ihrer Mitarbeitenden. Sobald sich etwas auf der Baustelle tut sehen Sie das durch entsprechende Einträge der Mitarbeitenden in der Software.
Indem mit der Web Zeiterfassung so genau protokolliert wird, können Sie ganz einfach Projektfortschritte einsehen und auswerten. Und am Projektende Berichte erstellen. Beziehungsweise: erstellen lassen. Time Track läuft automatisch im Hintergrund, während Sie sich der Planung und Ausführung Ihrer Projekte widmen können. Statt vor einem haufen Fehlern stehen sie mit TimeTrack beim Projektabschluss vor exakter, Projektzeiterfassung, einer übersichtlichen Projektdokumentation und Auswertung und einer klaren Übersicht aller Aufträge. Mit der digitalen Zeiterfassung für Architekten bringen Sie Ihre Projekte und Arbeitsprozesse auf die nächste Stufe.
Zeiterfassung für Reinigungsfirmen
Als Reinigungsfirma haben Sie täglich verschiedene Aufträge bei Kunden. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden zu den Aufträgen senden, ist es wichtig zu wissen, welcher Mitarbeitende sich bei welcher Adresse zur Reinigung welches Bereiches befindet. Wie sonst sollen Sie am Ende einen Überblick davon haben, wieviel Zeit für welchen Auftrag aufgewendet wurde?
Zeiteinträge dienen schließlich als Leistungsnachweise, die den Kunden in Rechnung gestellt werden. Die altbewährte Stempeluhr ist eine wunderbare Lösung, um Leistung in Form von Arbeitszeiten zu erfassen. Leider ist die nicht so mobil wie Ihre Branche es verlangt. Gute Nachricht! Die Stempeluhr von TimeTrack ist es! Und sie kann sogar noch mehr als nur Zeit stempeln. Neben der sekundengenauen Erfassung der Arbeitszeiten aller Reinigungskräfte gleichzeitig, wird durch die GPS-Funktion auch der Standortnachweis erfasst. So behalten Sie Ihre Kolonne immer im Blick.
Der Ablauf ist in drei Schritten getan:
- Kunden und Gebäude auswählen
- Tätigkeit definieren
- Arbeitszeit buchen
Ab jetzt läuft alles automatisch im Hintergrund ab. In der Firma wird Ihnen in Echtzeit der Zugriff auf die Daten und der aktuelle Überblick über alle Tätigkeiten und Gebäude gewährt. Als Teamleiter haben Sie mit einer speziellen Funktion außerdem die Möglichkeit die Korrektheit der Stundenzettel stets zu überprüfen. Die Daten der Mitarbeitenden können Sie hier nachbearbeiten und verwalten. Sie behalten den Überblick, während die Mitarbeitenden sich voll und ganz der Arbeit widmen und zu einem glänzenden Image Ihrer Firma beitragen können.
Um all das, was während des gesamten Auftrages so feinsäuberlich dokumentiert wurde, auszuwerten, können Sie durch die aufgezeichneten Daten unkompliziert umfassende Berichte und Auswertungen erstellen. Dazu müssen Sie einfach entsprechende Filter adaptieren. Die mobile Zeiterfassung für Gebäudereiniger erleichtert Ihnen demnach nicht nur die Arbeit, sondern verschafft Ihnen einen genauen Überblick über Ihre Reinigungsaufträge.
Zeiterfassung für Dienstleister
Im Dienstleistungssektor ist gutes Projektmanagement von zentraler Bedeutung. Wenn Sie auf dem Weg zu einem Kunden und einem Projekt sind, ist es wichtig, dass Sie die Ziele, die sie sich für dieses Projekt gesetzt haben, möglichst gut im Blick haben. Nur so können Sie diese gut verfolgen. Wie bei jeder effektiven Projektverfolgung schafft die Grundlage dafür gutes Zeitmanagement.
Um eine makellose Projektdurchführung zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Projektzeiten regelmäßig dokumentieren und auswerten. Nur so stellen Sie sicher, dass Projektdauer und Budget auch eingehalten werden. Jede noch so clevere und präzise Projektplanung führt ins Nichts, wenn der Plan nicht eingehalten wird. So machen Sie Ihr Projekt rentabel, wenn Sie stets den Überblick über Ihre Ressourcen behalten. Für genau diesen Bedarf stellt TimeTrack die ideale Lösung. Mit der Projektverfolgungsfunktion behalten Sie stets den Überblick über Soll und Ist-Zustand Ihres Projektes und Ihrer Arbeit. So werden Sie optimal in der Einhaltung all Ihrer Pläne unterstützt. Von Projektplanung über -Verfolgung und -Dokumentation bis hin zur Projektauswertung und Projektberichterstattung.
Wie das genau funktioniert? Sowohl mit der Web App als auch mit der mobilen App für Unterwegs können Sie einfach Ihre Arbeitszeiten und Projektzeiten erfassen und einsehen. Sobald Sie die digitale Stempeluhr auf Ihrem Endgerät aktivieren, wird Zeit und Ort Ihrer Arbeit live erfasst. Für letzteres sorgt die GPS-Funktion. Automatisiert werden diese Daten an die Zentrale übertragen, so dass hier eine klare Übersicht davon herrscht, welcher Mitarbeitende sich wo befindet. Mit nur einem weiteren Klick können Sie das Ende Ihrer Arbeitszeit vermerken. Jede Arbeitszeit für jedes Projekt überall und immer. Auch Pausenzeiten und Urlaubszeiten erfasst die App.
Und für all das müssen Sie nicht einmal online sein. Wenn irgendwo im Nirgendwo Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit gebraucht wird, können Sie mit der mobilen App auch offline Zeit erfassen. Und Ihre Aufmerksamkeit dahin lenken, wo Sie gerade wirklich gebraucht wird. Da nicht nur Arbeitszeit abzurechnen ist, können Sie mit TimeTrack ganz einfach auch Reisekosten und Ausgaben verfolgen. Vermerken Sie schnell und unkompliziert Kilometergeld und Spesen, um diese schnellstmöglich verrechnen zu können. Wie das genau funktioniert und wieviel mehr Vorteile auf Sie mit TimeTrack warten, erfahren Sie auf der Website für Unternehmen. Sichern Sie sich da außerdem einen kostenlosen Probezugang!
Zeiterfassung fürs Büro/ Angestellte
Als Büromitarbeiter sollten Sie folgende Situation kennen: Sie kommen morgens ins Büro und beginnen mit dem Stempeln der Stempeluhr Ihren Arbeitstag. Dann setzen Sie sich an den Schreibtisch, um To-Do Listen zu erstellen oder abzuarbeiten. Über den Tag verteilt sammeln sich Schritte auf Ihrer Schrittuhr, da Sie andauernd Absprache mit Ihren Teammitarbeitenden halten. Außerdem sammeln sich Papierhaufen auf Ihrem Schreibtisch, weil Sie sich all das notieren. Den Tag beenden Sie mit dem wiederholten Stempeln der Stempeluhr.
Es ist wichtig, dass Sie ganz genau verfolgen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe auf Ihrer To-Do Liste verwenden. Wieviel Zeit geht für welches Projekt drauf? Es wäre sicherlich auch gut zu sehen, wieviel Zeit Ihre Kolleg*Innen für ihre Aufgaben aufwenden. Oder an welchem Punkt im Projektverlauf die sich gerade befinden.
Wie gut, dass TimeTrack eine Projekt-Stempeluhr entwickelt hat. Damit kann man ganz genau festhalten, wie viel Zeit von Ihnen und den Teammitgliedern in welches Projekt floss. Und diese Stempeluhr kann mehr. Sie überprüft auf die Gesetzeskonformität der Arbeits- und Pausenzeiten und Überstunden und erstellt präzise und korrekte Stundenzettel. Und bleibt dabei ganz flexibel. Angestellte können sich aussuchen, ob Sie Ihre Arbeitszeiten am Smartphone oder am PC im Büro erfassen wollen.
Über die Funktion der Zeiterfassung hinaus, lassen sich im Anschluss des Projektes die Projektforstschritte einsehen und evaluieren. So lässt sich die Rentabilität der Projekte überprüfen. Entspricht der investierte Arbeitsaufwand dem Projektplan? Das können Sie mit der TimeTrack Projektverfolgung jederzeit einsehen und auswerten. TimeTrack ermöglicht also nicht nur die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung für Ihre Firma, sondern ermöglicht zusätzlich ein übersichtliches Projektmanagement von Projektplanung über Projektverfolgung, bis hin zur Projektauswertung. Machen Sie also den nächsten Schritt und testen Sie die digitale Zeiterfassung fürs Büro.
Fazit
Sie sehen: So präzise und korrekt, wie TimeTrack Zeit erfasst und Projekte unterstützt, so flexibel ist es in Unternehmen verschiedenster Branchen zu implementieren. Die Grundlage eines guten Projektverlaufs ist gutes Zeitmanagement. Nur so behalten Sie ihre Ressourcen im Blick und das Projekt bleibt rentabel. Überlassen Sie ihr Zeitmanagement der App, die sich darauf spezialisiert hat: TimeTrack.
Mitarbeitergespräch. Während vielen Unternehmensleitern und auch Angestellten bei diesem Wort ein kalter Schauer den Rücken hinabrinnt, so sollten wir uns einmal genauer auf die Vorteile, die dieses Gespräch mit sich bringen kann, konzentrieren.
Mitarbeitergespräche finden üblicherweise ein- bis zweimal im Jahr statt und sind ein Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und seinem Angestellten, welches die Möglichkeit gibt, Probleme zu erläutern, die Angestellten zu motivieren und auch folgende Änderungen im Unternehmen anzukündigen bzw. vorzunehmen. Also auch wenn sie zuerst lästig klingen, liegt die Durchführung dieses Gesprächs im Interesse aller Beteiligten. Schließlich möchten nicht nur Sie, dass die Mitarbeiter motivierter arbeiten, sondern auch ihre Angestellten möchten die Möglichkeit der Weiterentwicklung und des Lernens nutzen, um im Unternehmen voran zu kommen.
Damit Sie bei Ihrem nächsten Mitarbeitergespräch nach so langem Corona-Abstand nicht ins kalte Wasser geworfen werden, haben wir Ihnen hier für das Gespräch eine einfache Checkliste zusammengestellt. Wenn sie diesem Leitfaden folgen, ist der Erfolg also quasi schon vorprogrammiert.
1 – Bereiten Sie sich vor!
Wie in jeder Lebenslage ist es am besten, gut vorbereitet in die Situation hineinzugehen. Dies gilt für Sie und auch für Ihre Mitarbeiter. Ein spontan angekündigtes Gespräch würde den Mitarbeiter nur überrumpeln und er würde sich wohlmöglich auch unfair behandelt fühlen. Legen Sie mit Ihren Mitarbeitern einen genauen Tag und Uhrzeit fest, um beiden Parteien die Möglichkeit der Vorbereitung zu geben und somit keine Fragen oder Feedbackpunkte am Ende offenbleiben. Bestenfalls geben Sie Ihrem Angestellten schon eine Hilfsstellung, indem Sie ihm sagen, worum es in dem Gespräch gehen soll, damit dieser sich ebenfalls ausführliche Gedanken dazu machen kann.
Hilfreich für Sie als Chef ist es, wenn Sie sich selber eine Liste mit den wichtigsten Daten erstellen, die Sie mit dem Mitarbeiter besprechen müssen. Diese Liste hilft Ihnen auch, das Gespräch zu strukturieren und nicht zu sehr abzuschweifen. Analysieren Sie hierfür, was Ihnen in den vorherigen Arbeitsmonaten aufgefallen ist. Hierzu zählen die aktuellen Arbeitsaufgaben des Mitarbeiters, welche Erfolge er erzielt hat, welche Ziele noch zu erreichen sind und wie zufrieden Sie mit seiner Leistung sind.
Nicht außer Acht lassen sollte man aber dennoch die Kritikpunkte an der Arbeit und was zukünftig zu ändern oder zu verbessern wäre. Rufen Sie sich während des Gesprächs immer die Frage nach dem Ziel dieser Unterhaltung ins Gedächtnis. Bleiben Sie bei Ihrer Strategie und bedenken Sie auch die möglichen Reaktionen ihres Gesprächspartners. Fragen Sie sich zudem, welche Meinungsverschiedenheiten auftreten könnten und wie Sie nach dem Gespräch verbleiben möchten.
Damit Sie in etwa eine Idee haben, wie Sie ihre Fragen formulieren können, haben wir Ihnen hier ein paar Beispielfragen aufgelistet:
- Was ist derzeit Ihre Aufgabe im Unternehmen?
- An welchem Projekt sind die momentan beteiligt?
- Wie läuft die Arbeit an Ihrem Projekt?
- Gibt es etwas, worüber Sie mit mir reden möchten?
- Gibt es Probleme in unserem Unternehmen, auf die Sie mich gerne aufmerksam machen würden?
- Was gibt Ihnen die Motivation in diesem Job?
- Wo sehen sie Ihre Talente und wo würden sich gerne weiterentwickeln?
- Sind Sie mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
- Haben Sie Vorschläge für mich als Vorgesetzten?
Wichtig ist, nicht zu vergessen, dass jedem Mitarbeiter individuelle Fragen gestellt werden sollten. Nur so erfahren Sie mehr über ihre Angestellten und können einen Einblick in den Arbeitsalltag dieser gewinnen. Außerdem sollte dieses Gespräch niemals in einen Monolog übergehen, achten Sie also darauf, dass alle Beteiligten genug Zeit zum Reden haben.
2 – Die richtige Gesprächsatmosphäre
Wichtig ist es während dem Gespräch eine angenehme Atmosphäre zu vermitteln und deshalb sollten Sie darauf achten, dass die Umgebung ruhig und entspannt ist. Ein Café in dem die Kellner vorbei wuseln oder der Schreibtisch mitten im lauten Großraumbüro sind also verständlicherweise nicht die besten Orte, um unter vier Augen über die Zukunft des Unternehmens und der Mitarbeiter zu sprechen. Ziehen Sie sich also lieber in ihr privates Büro oder einen geeigneten Besprechungsraum zurück, um der Hektik zu entgehen und in Ruhe die derzeitige Lage zu besprechen.
Wichtig ist es, dass faire Sitzverhältnisse herrschen. Am angenehmsten ist es für die Beteiligten, einen Tisch zwischen sich zu haben. Dieser dient einerseits praktischen Gründen, wie beispielsweise der Möglichkeit Notizen anzufertigen, vermittelt aber auch gleichzeitig ein Gefühl von Schutz und Sicherheit. Zusätzlich können Sie hier auch durch bereitgestellte Getränke oder kleine Speisen Ihre Wertschätzung für den Kollegen und seine Arbeit ausdrücken. Achten Sie außerdem darauf, sich nicht frontal gegenüberzusitzen. Wählen sie lieber einen Eckplatz um die Situation zu entspannen und nicht so bedrohlich zu wirken. Außerdem haben während des Gesprächs keine Unterbrechungen oder Störungen durch andere Mitarbeiter, E-Mails, etc. stattzufinden, die die Konzentration und Gesprächsatmosphäre stören könnten.
3 – Seien Sie transparent!
Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter genau, wie Sie zu Ihren Kritikpunkten oder zu Ihrem Lob gekommen sind. Erklären Sie ihm nachvollziehbar, warum Sie sich diese Meinung über ihn gebildet haben und geben Sie ihm ebenfalls die Möglichkeit sich zu erklären, damit ein Austausch stattfinden kann. Durch die Transparenz ist es für Ihren Angestellten einfacher, das Urteil und die mögliche Kritik zu akzeptieren und daran zu arbeiten. Wichtig ist auch, dass Sie seine Sozialkompetenzen mit einbeziehen und den Mitarbeiter als Gesamtbild betrachten. Die Berücksichtigung des persönlichen Aspekts lockert Ihr Meinungsurteil noch einmal auf und hebt es von den sturen Zahlen und Fakten der restlichen Bewertung ab.
4 – Ausgewogenheiten
Ihr Mitarbeitergespräch sollte auf keinen Fall nur aus Kritik bestehen! Lassen Sie auch die Stärken und positiven Errungenschaften der Arbeitnehmer mit einfließen und loben Sie auch, wenn etwas gut gemacht wurde. Die richtige Balance zwischen positiven und negativen Feedbackpunkten zu finden ist wichtig, um den Mitarbeiter nicht demotiviert aus dem Gespräch gehen zu lassen und ihm trotzdem Verbesserungsvorschläge mit auf den Weg zu geben. Außerdem sollten Sie auch Informationen für eine mögliche Weiterbildung Ihrer Angestellten bereitstellen und Sie in der Hinsicht beraten.
5 – Die richtigen Wortwahl
Achten Sie darauf, wie sie Ihr Feedback formulieren. Die Wahl Ihrer Worte kann ganz unterschiedliche Reaktionen bei Ihrem Gegenüber hervorrufen, weshalb Sie auf gewissen Feinheiten und deren Wirkung achten sollten. So können Sie gleich in erster Linie Missverständnisse vermeiden, die durch unklare Ansprachen entstehen. Wählen Sie also klare Aussagen und auch Zeitangaben und vermeiden Sie Worte wie: demnächst, ein paar, ungefähr, wahrscheinlich und andere Worte, die einen zu großen Interpretationsspielraum zulassen. Sollten Sie bei Ihrem Feedback zum Beispiel die falschen Worte bei der Kritik wählen, so kann dies schnell zu Missverständnissen und Verletzungen des Gegenübers führen. Wählen Sie beschreibende Worte für ein Verhalten bzw. eine bestimmte Situation und keine wertenden Worte, die sich auf die gesamte Person des Gegenübers beziehen. Sinnvoll wäre es, den Kritikteil des Gesprächs generell mit der „Ich“-Botschaft zu führen statt die „Du“-Botschaft zu verwenden. Damit gemeint ist, dass Sie eher die Formulierung: „Ich habe festgestellt, dass ich Sie wenig mit Ihren Teammitgliedern arbeiten sehe.“ wählen sollten, statt: „Sie arbeiten immer nur alleine an Projekten.“.
6 – Seien Sie überzeugend!
Nur weil Sie der Vorgesetzter sind, sollten Sie nicht einfach Ihre Machtposition ausnutzen und Ihre Mitarbeiter überreden bzw. manipulieren. Stattdessen sollten Sie ihre Angestellten überzeugen und offen für Vorschläge und Kompromisse in das Gespräch hineingehen. Wenn die Mitarbeiter Ihre Offenheit wahrnehmen, sind auch sie bereit zuzuhören und sich auf Ihre Visionen einzulassen. Geben Sie auch Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, seine Bedenken zu äußern und analysieren Sie mit ihm gemeinsam den Sachverhalt. Hat der Mitarbeiter das Gefühl seinen Teil dazu beigetragen zu haben und ein Mitspracherecht zu besitzen, so wird er gleich viel motivierter an der Umsetzung der Ziele arbeiten.
7 – Beide Seiten sind Gewinner
Versuchen Sie eine Win-Win-Situation aus dem Gespräch herauszuholen. Keiner der Beteiligten soll sich als Verlierer des Gesprächs sehen, auch wenn eventuell viel Kritik oder Verbesserungswüsche geäußert wurden. Selbst dann, wenn es streng genommen einen „Verlierer“ gäbe, versuchen Sie ihm das Gefühl zu vermitteln, das Mitarbeitergespräch als Gewinner zu verlassen um die Motivation aufrecht zu erhalten.
Fazit
Um es Ihnen zum Abschluss noch einmal schnell und einfach in Ihr Gedächtnis zu rufen, hier ist zusammengefasst, worauf Sie bei einem Mitarbeitergespräch genau achten sollten:
Dos
- Seien Sie vorbereitet und geben ihrem Angestellten genauso Zeit für seine Vorbereitung
- Wählen Sie eine entspannte, aber passende Atmosphäre für das Gespräch
- Seien Sie transparent und erläutern Sie genau, wie Sie zu ihrem Urteil kommen
- Geben Sie sowohl Lob als auch Kritik an ihren Mitarbeiter weiter
- Achten Sie auf die richtige Formulierung, vor allem bei Kritik um Missverständnisse zu vermeiden
- Überzeugen Sie ihre Mitarbeiter von Ihren Visionen
- Erstreben Sie eine Win-Win-Situation
Wenn Sie sich an diese Tipps halten und sich an unserem Leitfaden orientieren, wird Ihr nächstes Mitarbeitergespräch garantiert ein Erfolg und Sie in Ihrer Arbeit um einiges weiterbringen. Da auch die Planung und Durchführung eines Mitarbeitergesprächs viel Zeit und Aufwand erfordert, empfehle ich Ihnen, auf unsere Software TimeTrack zurückzugreifen. Diese hilft Ihnen, Ihre Zeit effizient zu planen, so dass kein Projekt vernachlässigt wird und gleichzeitig auch ein passender Zeitraum für das Mitarbeitergespräch gefunden wird.