Als Projektmanager wird man in seiner Berufslaufbahn öfter diverse Projekte zu verwirklichen haben. Am Anfang all dieser steht immer die Projektplanung. Bei vielen fällt diese leider meist viel zu grob aus und wichtige Faktoren werden nicht beachtet, wodurch es schnell chaotisch werden kann. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen unter die Arme greifen und Ihnen helfen, Ihr nächstes Projekt gewissenhaft zu planen und erfolgreich durchzuführen.
Was ist ein Projekt?
Zuerst einmal sollten wir genau definieren was ein „Projekt“ ist. Ein Projekt wird ins Leben gerufen, um ein bestimmtes Ziel in einem festgelegten Zeitrahmen zu erreichen. Hierbei handelt es sich meist um ein einmaliges Vorhaben, für dessen Verwirklichung sich in einem Unternehmen eine Personengruppe zusammenfindet, beziehungsweise diese zusammengestellt wird. Da ein Projekt nicht im Rahmen der üblichen Organisation eines Betriebs stattfindet, wird die Hierarchie während der Umsetzungsphase innerhalb der Gruppe verändert. Damit ist gemeint, dass für die Dauer des Projekts, der Projektleiter an oberster Stelle steht, auch wenn Sie dieser Person im normalen Arbeitsalltag vielleicht nicht untergeordnet sind. Außerdem können während dieser Zeit Kollegen aus anderen Abteilungen oder auch externe Mitarbeiter für die Mitarbeit an dem Projekt herangezogen werden.
Für ein Projekt werden zudem begrenzte Ressourcen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt. Dem Projektleiter werden also ein bestimmtes Kapital, ein Zeitraum, die Mitarbeiter oder auch technische Möglichkeiten für die Umsetzung zur Verfügung gestellt. Damit diese Ressourcen auch verantwortungsvoll genutzt werden, steht die Projektplanung bei jedem Projekt an erster Stelle.
Warum die Planung nicht zu kurz kommen sollte
Die Planung eines Projekts ist ein schrittweise erfolgender Prozess, der vom magischen Dreieck abhängig ist. Dieser beginnt bereits in der Phase der Projektdefinition und wird im Laufe des Projekts immer detaillierter und durch die hinzukommenden Informationen unter Umständen sogar größer. Es geht auch darum, einen Kompromiss zu finden zwischen dem, was geplant werden soll und dem, was tatsächlich planbar ist.
TimeTrack – das magische Dreieck
Vor der Planung
Um überhaupt mit der Planung eines Projekts anzufangen, muss erst einmal das Ziel des Projekts festgelegt werden und geprüft werden, ob dieses durchführbar ist. Der erste Schritt ist demnach die Definition des Projektziels. Sobald Sie dieses festgelegt haben, folgt die Durchführung einer Machbarkeitsstudie. Der Sinn einer Machbarkeitsstudie ist es, verschiedene Lösungsansätze für ein Projekt auf Ihre Durchführbarkeit zu untersuchen. Mit ihrer Hilfe werden Risiken wie Fehlinvestitionen festgestellt und die Erfolgsaussichten abgeschätzt. In den Begriff der „Machbarkeit“ fällt die technische, wirtschaftliche, politische, juristische, organisatorische und ressourcenbezogene Machbarkeit. Methodisch durchgeführt wird die Studie mit Hilfe von technisch-wissenschaftlichen Analysen, Recherchen, Simulationen oder Expertenbefragungen. Wichtig hierbei ist, dass zu Beginn der Studie die Kriterien genau festgelegt werden, nach denen die Machbarkeit des Untersuchungsgegenstands beurteilt wird.
Als nächster Schritt sollte eine Umfeldanalyse, oder auch Stakeholderanalyse genannt, durchgeführt werden. Sie dient dazu, Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren auf das Projekt zu ermitteln, damit diese im Auge behalten werden können und im Problemfall schnell gehandelt werden kann. Sie zeigt also Spannungsfelder und mögliche Schwierigkeiten auf, um festzustellen, an welchen Stellen Abhängigkeiten bestehen, durch welche der Projekterfolg gefährdet werden könnte.
Als letzten Schritt vor Beginn der genauen Projektplanung sollten Sie, soweit möglich, eine Nutzwertanalyse durchführen. Diese hilft, ähnlich wie die Machbarkeitsstudie, verschiedene Handlungen zu bewerten. Die Methode wird gerne verwendet, wenn keine konkreten Zahlen und Fakten für ein Projekt vorliegen, sondern der Fokus eher auf subjektiven Einflüssen liegt. Die Analyse beinhaltet mehrere Schritte, in denen die verschiedenen Entscheidungsvarianten durch eigendefinierte Bewertungsmaßstäbe geprüft werden.
Die Planung eines Projektes
Nachdem zu Beginn geprüft wurde, ob das Projekt umsetzbar ist, kann im nächsten Schritt mit der eigentlichen Planung begonnen werden.
Projektstrukturplan
Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, müssen zuerst die Leistungsaufgaben definiert werden. Anschließend werden Arbeitspakete erstellt, denn diese entlasten den Projektleiter und helfen dabei, die Arbeit aufzuteilen. Das Gesamtprojekt wird hierfür in verschiedene sogenannte Pakete aufgeteilt. Der im Anschluss erstellte Projektstrukturplan dient dazu, den Leistungsumfang, Teilaufgaben und die Arbeitspakete eines Projekts zu gliedern. Er definiert den vollständigen Leistungsumfang und gibt gleichzeitig einen Überblick über alle Aufgaben des Projektmanagements, wie die Planung, Steuermodule, die Überwachung, etc. Die Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans hilft also bei der Effizienzsteigerung, da alle Elemente in die gleiche Systematik eingeordnet werden.
Um den Projektstrukturplan zu erstellen, sollten Sie in sechs Schritten vorgehen.
- Erstellen Sie eine Auflistung der Aufgaben des Projektes (beispielsweise mit Hilfe von Brainstorming).
- Clustern Sie die Aufgaben (beispielsweise nach Themengebieten).
- Bündeln Sie die anstehenden Aufgaben in logische Arbeitspakete.
- Teilen Sie die Verantwortlichkeiten unter Ihren Mitarbeiter auf.
- Definieren Sie einen Zeitplan für die einzelnen Arbeitspakete. Legen Sie einen Start- und Endtermin fest.
- Definieren Sie sogenannte Meilensteine, die die Erreichung eines Ziels kennzeichnen.
- Erstellen Sie eine Dokumentation des Gesamtplans.
Ablaufplanung
Bei der Ablaufplanung wird entschieden, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Arbeitspakete bearbeitet werden sollen. Um diese Aufteilung richtig vorzunehmen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.
- Welche Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste begonnen werden kann?
- Ist eine der Aufgaben die Voraussetzung für eine andere?
- Welche Vorgänge können nur nacheinander oder welche können parallel durchgeführt werden?
Um diese Fragen beantworten zu können, sollte eine detaillierte Beschreibung der Arbeitspakete erstellt werden. In dieser sollte vom Verantwortlichen des jeweiligen Pakets, die Tätigkeiten, die erwarteten Ergebnisse, das Budget und der Zeitraum für die Fertigstellung festgelegt werden. Achten Sie darauf, dass die Beschreibung auf einem Formular festgehalten wird und dieses Formular für jedes der Pakete einheitlich gestaltet ist.
Terminplan
Nachdem Sie die grobe Reihenfolge gegliedert haben, können Sie sich nun an die genaue Terminplanung machen. Um diese umsetzen zu können, gibt es verschiedene Methoden, auf die Sie zurückgreifen können.
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Die Vorgangsliste
Die Vorgangsliste ist die Methode mit dem vergleichsweise geringsten Aufwand und eignet sich daher am besten für einfache und überschaubare Projekte. Hierbei wird die ungefähre Terminplanung, bzw. die voraussichtliche Dauer der einzelnen Arbeitspakete geschätzt und tabellarisch festgehalten. Anschließend werden immer die Vorgänge notiert, welche vorausgehen und nachfolgen müssen, wodurch sich eine Vorgangsliste ergibt, in der jedes Arbeitspaket identifizierbar ist.
Da die Schätzung der Dauer vor allem bei neuen Aufgaben sehr schwierig ist, sollten Sie sich an ein paar Schätzregeln orientieren.
- Gehen Sie von normalen Bedingungen
- Schätzen Sie für jedes einzelne Arbeitspaket individuell.
- Setzen Sie sich wegen der Terminvorgaben nicht unter Druck.
- Beziehen Sie alle Aufgaben ein und überspringen nicht die, die Ihnen unwichtig erscheinen.
- Holen Sie sich Rat von Experten und schätzen Sie gemeinsam im Team.
- Planen Sie Zeit für unvorhergesehene Schwierigkeiten
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Das Balkendiagramm
Das Balkendiagramm eignet sich für Projekte mit wenigen Vorgängen und ist im Gegensatz zur Vorrangliste übersichtlicher. Mit Hilfe eines horizontalen Balkens wird der Zeitablauf eines Arbeitspakets gezeigt. Jedes Arbeitspaket wird daher von einem eigenen Balken repräsentiert. Das Balkendiagramm dient demnach vor allem der grafischen, visualisierten Darstellung der Projektphasen. Im Balkenplan besteht außerdem die Möglichkeit, die Meilensteine des Projekts einzubauen. Die Meilensteine sind essenzielle Ereignisse in einem Projekt, deren Verzögerung häufig negative Auswirkungen auf die weitere Terminplanung des Projektes nach sich zieht. Durch sie werden Verschiebungen transparent und die Auswirkungen für alle Beteiligten auf einen Blick erkennbar. Ein Balkendiagramm lässt sich beispielsweise mit Excel oder MS-Project erstellen, je nachdem welches Programm Sie bevorzugen. Für den gesamten Projektmanagement Prozess ist Excel allerdings höchstwahrscheinlich nicht ausreichend.
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Der Netzplan
Der Netzplan stellt, wie die vorherigen Methoden, die Dauer von Vorgängen innerhalb des Projekts dar und wird für komplexere Projekte mit mehreren Arbeitspaketen verwendet. Die zeitliche Anordnung und die logischen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen werden als Kästen (oder auch Knoten genannt), also graphisch oder tabellarisch, dargestellt. Im Vergleich zum zu Beginn erstellten Projektstrukturplan, berücksichtigt der Netzplan jetzt auch den zeitlichen Ablauf und die Anordnungsabhängigkeiten. Außerdem werden hierbei Risiken bzw. kritische Pfade miteinbezogen.
Ressourcenplanung
Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Um das zu erreichen, bedienen wir uns der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Hier geht es darum, dass Sie für laufende und künftige Projekte wissen, was Sie an Ressourcen benötigen. Durch die richtige Planung lassen sich auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen und werden nicht überlastet. Unter Ressourcen verstehen wir Personal, Material, Betriebsmittel (wie Computer, Fahrzeuge, etc.) und sonstige Leistungen (bspw. externe Dienstleistungen). Sie sollten also wissen, wie viel dieser Ressourcen benötigt wird und auch sicherstellen, dass die benötigten Kapazitäten zum geplanten Zeitpunkt auch wirklich zur Verfügung stehen. Besonders sollten Sie hierbei auf die Personalplanung achten. Sprich, Sie sollten zuerst den Bedarf an Tagen/Stunden ermitteln, an denen Sie bestimmte Qualifikationen (bspw. Elektriker, Mechaniker, …) benötigen und anschließend Urlaubs-, Ferien- und Feiertage oder andere absehbare Ausfalltage berücksichtigen, um sicher zu gehen, dass auch genügend Mitarbeiter vorhanden sind.
Budget und Kostenplanung
Mit Hilfe der Ressourcenplanung haben Sie die Basis für die Budget- und Kostenberechnung geschaffen. In diese Rechnung fallen die Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittelkosten und zusätzliche Kosten (bspw. Leihgebühr für Maschinen, etc.). Der Großteil der Preise für Materialien und Zukaufteile sollte Ihnen bereits bekannt sein. Für den Bezug interner Leistungen können Sie auf bereits existierende Verrechnungspreise zurückgreifen, um im Anschluss mit den Zahlen das Projektbudget zu ermitteln.
TimeTrack: die digitale Planungshilfe
Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihres Projekts benötigen, greifen Sie gerne auf unsere Zeiterfassungssoftware TimeTrack zurück. Hier können Sie ein neues Projekt anlegen und gleich einen Projektplan hinzufügen. Dieser kann grob, aber auch genauer ausfallen und Sie können die Tätigkeiten, Aufgaben und Kosten hier auf einen Blick festhalten. Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, aktiviert TimeTrack eine Projektverfolgung, mit deren Hilfe Sie immer wissen, wie weit Sie im aktuellen Projekt voranschreiten. Dazu wird die „Top Down“-Methode verwendet, bei der Sie ein Projekt und die Tätigkeit auswählen und Sie anschließend die Fortschritte, sowie die Zeiteinträge dieser sehen können. Damit Ihre Mitarbeiter ebenfalls auf das Projekt zugreifen und mitarbeiten können, ermöglicht TimeTrack es Ihnen, Berechtigungen für diese zu erteilen. Abschließend können Sie eine Projektauswertung erstellen lassen und bekommen einen übersichtlichen Projektbericht. Somit schaffen Sie mehr Transparenz.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Bei der Umsetzung eines Projekts muss also viel beachtet werden und man sollte die Planung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Falls Sie demnächst vor so einer Aufgabe stehen, gehen Sie Schritt für Schritt die hier erwähnten Planungspunkte durch oder greifen Sie gerne auf TimeTrack zurück, dann kann nichts mehr schief gehen.
Ordnung ist das halbe Leben. Was in den eigenen vier Wänden gilt, erweist sich auch am Arbeitsplatz als richtig. Die Vorstellungen von Ordnung können sehr stark variieren. Dennoch würden die meisten wohl sagen, dass ein gewisses Maß an Ordnung vorausgesetzt ist, um sich zu Hause wohlzufühlen. Warum sollte es am Arbeitsplatz anders sein? Dort verbringen wir schließlich ungefähr die Hälfte unseres wachen Lebens. Noch dazu muss der Arbeitsplatz mehr Anforderungen erfüllen als das traute Heim. Er sollte einem das richtige Maß an Gemütlichkeit, aber auch Produktivität und Effizienz bieten.
Das Stichwort heißt Büroorganisation. So trocken wie das erstmal klingen mag: Die Organisation des Büroalltags ist die Grundvoraussetzung für produktive und kreative Arbeitsprozesse. Projekte verlaufen schlichtweg besser, wenn sich ihnen keine Papierstapel in den Weg stellen. Unordnung ist ein großer Zeit- und Energiefresser. Und noch dazu ein so unnötiger. Mit ein paar einfachen Büroorganisation Tipps gestalten Sie Ihren Büroalltag effizienter und schaffen freie Bahn für kreative und effiziente Projekte.
Was ist Büroorganisation?
Die Büroorganisation wird definiert durch Ihr Ziel, das Büro so ordentlich zu halten, dass dem reibungslosen Ablauf von Arbeits- und Projektprozessen nichts im Weg steht. Oder besser: Damit die Projektprozesse erst richtig Fahrt aufnehmen können. In Unternehmen sollten Büros so organisiert sein, dass die Mitarbeiter sowohl einzeln als auch im Team produktiv, effizient und transparent arbeiten können.
Das gleiche gilt für Selbstständige. Auch Sie arbeiten an irgendeinem Punkt immer mit anderen zusammen. So wie ein Teil der Arbeit von Angestellten alleine erarbeitet werden muss, arbeiten auch Selbstständige nur bis zu einem gewissen Punkt für sich alleine. Zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen auch Sie mit andren arbeiten. Selbst, wenn das nur bedeutet, dass Sie Ihre Ergebnisse kommunizieren müssen.
Zentrale Schaltstellen für die Produktivität sind:
1. Die Struktur des physischen Arbeitsplatzes
An erster Stelle das Offensichtliche. Die Organisation des Büros beginnt bei einem ordentlichen physischen Arbeitsplatz. Er soll möglichst wenig Ablenkung von der Arbeit darstellen und damit die Effizienz steigern.
Ordnung und Organisation des Schreibtischs
Alle Materialien, die für den Büroalltag gebraucht werden, sollten sich an einem dafür vorgesehenen Ort befinden. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist wichtig, um schnell auf die benötigten Materialien zugreifen zu können. So trivial wie es klingt: Klebezettel, Stifte und Textmarker müssen griffbereit sein, wenn spontan ein wichtiger Anruf reingeflattert kommt.
Ordnung und Organisation von Dokumenten
Büromanagement bedeutet unter anderem die Organisation der Ablage. Dazu gehören eine Schreibtischablage und Ordner, die je nach Wichtigkeit und Kategorie geordnet und sortiert werden.
Es ist wichtig, ein System für die eigene Dokumentenablage zu haben. Während sich in der Schreibtischablage nur tagesrelevante Dokumente befinden sollten, sammeln sich in den Ordnern gut sortiert und verstaut andere Projektrelevante Dokumente. Stets zu wissen, wo sich welche Dokumente befinden erspart das große Suchen in Zettelbergen. Es unterstützt die eigene Effizienz und schafft die Grundlage für jegliche Form der Rekapitulation von Projektverläufen auch noch nach Projektabschluss.
2. Das Management von Prozessen
Über die Organisation der Ablage hinaus, heißt Büroorganisation auch Büromanagement. Und damit die reibungslose Steuerung von Abläufen innerhalb eines Büros oder eines Teams.
Koordination
Mit der Koordination ist erneut der zeitliche Aspekt der Büroorganisation angesprochen. Im Arbeitsalltag stehen viele Meetings an, ein guter Meetingplan geht mit einer guten Raumkoordination und effizienter Zeitplanung einher. Zur Büroorganisation gehört, dass der Arbeitsalltag für alle Angestellten so gestaltet wird, dass das Maximum aus der zur Verfügung stehenden Zeit herausgeholt wird. Vor allem bei moderneren Arbeitszeitmodellen wie der Gleitzeit spielt eine gute Koordination im Büro eine große Rolle.
Kommunikation
Einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Projektes ist ein gutes Team. Die Grundlage für ein gutes Team wiederum ist eine gute Teamkommunikation.
Damit ist neben der Möglichkeit miteinander zu sprechen die Kommunikation von Arbeitsschritten gemeint. Tatsächlich gewinnt die Kommunikation einzelner Arbeitsschritte in der schnelllebigen Projektwelt immer mehr an Bedeutung. Für die einzelnen Teammitglieder und die Projektleiter ist es wichtig, stets über den Projektstaus Bescheid zu wissen, um die eigene Arbeit entsprechend anzupassen. Hierfür ist es wichtig, ein System zu haben durch welches diese Prozesse transparent gemacht werden können. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für Softwares, die das ermöglichen.
3. Die Struktur des digitalen Arbeitsplatzes
Was für den physischen Arbeitsplatz gilt, gilt ebenso gut für den digitalen. Immer mehr Prozesse in Unternehmen werden digitalisiert und automatisiert. Das hat einen guten Grund. Vor allem die Transparenz von Arbeitsprozessen profitiert von digitalen Lösungen und kann dem Projekt zu mehr Effizienz verhelfen.
Ordnung und Organisation des Desktops
Das System von Schreibtischablage und Ordnern lässt sich eins zu eins auf den digitalen Desktop übertragen. Auch hier muss Ordnung herrschen.
Organisation von Dokumenten in Cloud Systemen
Vor allem in der Projektarbeit spielt die Verwendung von Cloud Systemen eine große Rolle. Eine gute Büroorganisation beinhaltet eben auch die Zugänglichkeit benötigter Unterlagen. In Cloud Systemen können die Mitarbeiter eines Projektes jederzeit und von vielen Endgeräten aus auf diese digitalen Unterlagen zugreifen. Tatsächlich ersetzen Cloud Systeme immer mehr die physische Ordnung von Dokumenten in Aktenschränken und Ablagen. Das papierlose Büro fordert dabei genauso viel Ordnung wie das materielle. Es muss genauso nach Projektrelevanz, Zuständigkeiten und anderen relevanten Punkten sortiert sein.
Büroorganisation Tipps
Sie sehen: Zu Büroorganisation gehört mehr als nur die Ordnung der Schreibtischmaterialien. Kurz gesagt, zählt alles zu ihr, was durch Ordnung am physischen und digitalen Arbeitsplatz zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag beitragen kann.
Egal ob Angestellter oder Selbstständiger; Egal ob Mitarbeiter im Großraumbüro oder Remote Arbeitender: Einen Arbeitsplatz hat jeder Arbeitnehmer. Damit besteht für jeden die Notwendigkeit, sein Büro – seinen Arbeitsplatz – zu organisieren.
Hier kommen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit etwas Organisation effizienter gestalten können. Sehen Sie die folgenden Tipps als Büroorganisation Checkliste. Wenn Sie die konsequent abarbeiten, sind bald alle Zettelberge und andere Stolpersteine von Ihrem Arbeitsplatz verbannt.
Organisation des physischen Arbeitsplatzes
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Verbannen Sie alles Private und alle Ablenkungen von Ihrem Arbeitsplatz
Lassen Sie bei der Arbeit kein Radio laufen und die Tageszeitung nicht liegen. Auch Ihr privates Handy gehört nicht auf den Schreibtisch!
Dinge, die Sie nicht für Ihre Arbeit benötigen haben nichts am Arbeitsplatz zu suchen. Man arbeitet viel effizienter, wenn man einem räumlichen Kontext eine Aufgabe zuweist und den Kontext nicht mit Aufgaben mehrerer Lebensbereiche vermischt.
Um sich ganz auf die Arbeit zu konzentrieren, sollten sich die Bilder Ihrer Liebsten also auf ein Minimum beschränken. Ein paar wenige könnten jedoch auch Ihre Motivation zu besserer Arbeit ankurbeln.
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Finden Sie ein Ordnungssystem, was zu Ihnen passt
Ordnung ist die Devise. Doch jeder hat eine Ordnung, die am besten zu ihm passt. Dem einen dient ein Rollcontainer voller Papier, Stiften und Büromaterialien, um seine Gedanken zu Papier zu bringen und den Kollegen zum Beispiel Skizzen aufzuzeichnen. Der andere ist schon komplett auf das papierlose Büro umgestiegen und stopft den Rollcontainer nur mit seinen Snacks zu. Der sollte den Container vielleicht lieber ganz weglassen. Um seine eigene Ordnung zu finden, sollte man in einem ersten Schritt herausfinden, wie man am besten arbeitet. Welches System kann Ihrer eigenen Effizienz dienen?
Organisation des digitalen Arbeitsplatzes
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Ordnen Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz
Auch Ihr digitaler Arbeitsplatz muss so organisiert sein, dass er Ihrer Effizienz dient. Da ein Großteil der heutigen Projektarbeit digital abläuft, sollte er auch der Effizienz des Teams und des Projekts dienen. Für Remote Worker ist der digitale oft der einzige Arbeitsplatz.
Haben Sie stets den Überblick darüber, an welchem Ort sich private und öffentliche Ordner befinden. Ordnen Sie, was das Zeug hält. Dokumente, Aufgaben, Kommunikation, alles soll seinen eigenen digitalen Platz haben.
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Organisieren und managen Sie mit Softwares
Die Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsplätzen kann eine Herausforderung darstellen. Früher hieß „Kommunikation“ noch „Telefon“ und „Ordner“ waren in einem Schrank versammelt. Jetzt gibt es unterschiedliche Kommunikationskanäle und Ordner befinden sich in verschiedenen Clouds oder sind doch privat abgespeichert? Digitalisierung kann verwirren.
Die digitale Transformation unterwandert immer mehr Branchen. Viele Prozesse, wie die Arbeitszeiterfassung werden mittlerweile sogar gesetzlich zur Digitalisierung gezwungen.
Softwares und bestimmte Projektmanagement Tools unterstützen Sie in dem Management aller möglichen Projektbereiche. Sie bringen Ordnung und Struktur in Ihr Zeitmanagement, Ihr Abrechnungssystem und Ihr Aufgabenmanagement. Ein paar kleine Tipps können beim Onboarding dieser neuen Tools unterstützen.
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Nutzen Sie Softwares zum Zeitmanagement und der Arbeitszeiterfassung!
Der tiefere Sinn hinter Büroorganisation steckt in einer gesteigerten Effizienz der eigenen Arbeit. Da Zeit einer der Hauptfaktoren für effizientes Arbeiten ist, kann es sinnvoll sein, sich vor allem im Zeitmanagement die Unterstützung von einer Software wie TimeTrack zu holen.
TimeTrack – Projektauswertung
TimeTrack ist in erster Linie eine Zeiterfassungssoftware. Sie ermöglicht die projektübergreifende Erfassung der eigenen Arbeitszeit und damit die Kontrolle der eigenen Effizienz.
Darüber hinaus lassen sich mit TimeTrack auch die Projektzeiten erfassen. Wo befindet sich mein Projekt? Wie viele zeitliche und finanzielle Ressourcen bleiben noch? Das wichtigste an der Büroorganisation ist schließlich, einen Überblick zu haben. Mit TimeTrack schaffen Sie sich einen Überblick über die eigenen Aufgaben, die eigene Effizienz und das gesamte Projekt. Probieren Sie es doch einfach selber aus mit der zweiwöchigen Probeversion der Software!
Fazit: Die positiven Outcomes guter Büroorganisation
Egal ob sich Ihr Arbeitsplatz im Großraumbüro eines Unternehmens oder im Home-Office befindet, für jeden ist Ordnung die Devise.
Die positiven Outcomes, die Sie sich von einer guten Büroorganisation erhoffen können sind:
- Effizienz
Wenn alles seinen Platz hat, sparen Sie sich Zeit, um Dinge zu suchen und können sich der wichtigen Arbeit widmen.
- gesteigerte Produktivität
Zur Büroorganisation gehört auch die Organisation von Bereichen. Wenn Sie alles Private von Ihrem Arbeitsplatz verbannen und alles Arbeitsrelevante ordnen, wird Ihre Produktivität maximal gesteigert.
- gesteigerte Motivation
Sind erstmal die richtigen Arbeitsbedingungen organisiert, steht Ihrem Arbeitsflow nichts mehr im Weg. Spaß an der Arbeit fängt bei einem Organsierten Arbeitsumfeld an. Ist das erstmal geschaffen, steht dem Anstieg Ihrer Motivation nichts mehr im Weg. Kein Papierstapel und keine nervige Excel Tabelle.
- verbesserte Kommunikation
Man arbeitet einfach besser zusammen, wenn jeder im Team weiß, wo sich für ihn relevante Unterlagen befinden. Ob analog oder digital. Mit der richtigen Büroorganisation kommuniziert das Team ganz natürlich über synchronisierte Unterlagen in Cloud Systemen oder Softwares.
Büroorganisation ist schlichtweg die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Wie ein ordentliches Zuhause der persönliche Ruhepol ist, mobilisiert ein organisierter Arbeitsplatz Energie für dynamische und kreative Arbeitsprozesse. Die beste Nachricht ist, dass es mittlerweile viele Projektmanagement Tools gibt, die Sie in der Büroorganisation unterstützen können. TimeTrack ist das Tool der Wahl, um Ihr Zeitmanagement auf Vordermann zu bringen. Probieren Sie es aus!
Während sich viele Beiträge damit beschäftigen, wie man sich bei einem Bewerbungsgespräch präsentieren sollte, möchten wir in diesem für Sie die andere Seite beleuchten. Sprich, wir zeigen Ihnen wie Sie ein Bewerbungsgespräch am besten aufbauen und worauf Sie als Einstellender bei Ihren Bewerbern achten sollten.
Das Bewerbungsgespräch ist einer der wichtigsten Punkte im Recruiting Prozess und sollte deshalb sorgfältig durchdacht und geplant sein, damit Ihnen die Auswahl der geeigneten Bewerber später leichter fällt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, auf welche Arten Sie das Gespräch führen können und wie es aufgebaut sein sollte. Ganz zum Schluss verraten wir Ihnen auch, welche Fragen sich für Ihr Interview eignen und gerne verwendet werden.
Arten von Bewerbungsgesprächen
Das klassische Interview
Das klassische Interview ist die Form von Interview, wie wir sie uns vorstellen und in Filmen etc. regelmäßig präsentiert bekommen. Bei diesem Jobinterview findet das Gespräch im Büro des Personalrecruiters statt. Anwesend sind hierbei der Bewerber und ein bis drei weitere Gesprächspartner, die das Interview mit ihm führen. Der Gesprächsführer ist natürlich der Personalrecruiter und diese Form von Gesprächen kann bis zu einer Stunde andauern. Wie lange Sie das Interview führen, liegt selbstverständlich in Ihrer Hand und auch wenn Sie es kürzer halten, kann dies genügend Erkenntnisse zur Beurteilung der Bewerber mit sich bringen. Durch das persönliche Gespräch können Sie sich ein gutes Bild Ihres Gegenübers machen und Ihn besser einschätzen. Außerdem können Sie individuelle Fragen einbauen und auch auf spontane Aussagen oder Auffälligkeiten der Person einzugehen.
Das Gruppeninterview
Einige Human Resources Leiter bevorzugen es, wenn mehrere Bewerber im Gespräch anwesend sind. Bei einem Gruppeninterview findet die Unterhaltung also gemeinsam mit anderen Bewerbern statt, die sich alle auf dieselbe Stelle bewerben. Durch die Anwesenheit von Konkurrenten sollen die Bewerber bewusst mehr Druck ausgesetzt werden. Hierbei können Sie gut die Teamfähigkeit der Anwesenden beurteilen oder sehen, bei wem diese noch auszubauen wäre. Zusätzlich besteht in diesem Szenario außerdem die Möglichkeit, die Gruppe gemeinsam vor eine Aufgabe zu stellen und sie gegenseitig die jeweiligen Stärken erkennen zu lassen, mit deren Hilfe sie das gewünschte Ergebnis erzielen können.
Das Telefoninterview
Vor allem während der derzeit herrschenden COVID-19-Pandemie sind Interviews vor Ort eher schwer durchzuführen. Deswegen und im Allgemeinen werden Telefoninterviews immer beliebter. Diese werden wie jedes Interview zu einem festen Termin geführt und die Beteiligten sollten sich an einem möglichst ruhigen Ort befinden. Prinzipiell orientiert sich das Telefoninterview am klassischen Bewerbungsgespräch, nur müssen Sie hierbei eben auf die Gestik und Mimik verzichten. Als kleinen Tipp kann man trotzdem viel lächeln, denn ob man es glaubt oder nicht, das hört man bzw. merkt man auch durch das Telefon. Wenn Sie jedoch nicht auf die Körpersprache verzichten möchten, dann sollten Sie vielleicht auf Plattformen wie Skype oder Zoom zurückgreifen, um einen Video-Chat zu nutzen.
Das Stressinterview
Das Stressinterview zählt, wie der Name vermuten lässt, zu den schwierigsten Bewerbungsgesprächen für Bewerber. Hier werden, ähnlich wie beim Gruppeninterview, die Bewerber gezielt unter Druck gesetzt und aus dem Konzept gebracht. Erreicht wird dieser Druck durch kritische Fragen zum Lebenslauf oder andere Fragen, die den Bewerber verunsichern sollen und so aufzeigen können, wie dieser mit der Situation umgeht. Sie können hier also sehr gut beobachten, wie Kandidaten mit dem Druck umgehen und wie selbstbewusst sie ihren Standpunkt vertreten.
Das Essens-Interview
Diese Form des Interviews wird eher seltener angewendet, wird aber vor allem von Führungskräften beim Recruiting gerne genutzt. Das Ambiente wirkt bei diesem Gespräch deutlich lockerer, dennoch sollte Sie auf Manieren und andere Stolperfallen achten. Besonders der Umgang des Bewerbers mit Kellnern und dem Personal kann Ihnen viel über dessen Eigenschaften verraten.
Das strukturierte Interview
Diese Form des Interviews hat den Vorteil, dass sich einfacher Vergleiche anstellen lassen, um so eine objektive Auswahl abzuleiten. Das strukturierte Interview kann in jeder Form des Recruiting Interviews verwendet werden. Ziel hierbei ist es, dass jedes Interview den gleichen Ablauf hat. Sprich, es hat die gleiche Struktur und jedem Kandidaten werden dieselben Fragen gestellt. Anschließend lassen sich die Unterschiede zwischen den einzelnen Bewerbern besser feststellen und bewerten. Das strukturierte Interview wird meist bei Bewerbern angewendet, die sich kaum in den Qualifikationen unterscheiden.
Die Gesprächsphasen
Ein Bewerbungsgespräch sollte stets gut geplant sein. Ähnlich wie beim Mitarbeitergespräch durchlaufen Sie bei einem Bewerbungsgespräch verschiedene Gesprächsphasen. Die erste dieser Phasen ist normalerweise die Smalltalk-Phase. Hierbei geht es um den ersten Eindruck und sie soll beiden Seiten dabei helfen das Eis zu brechen und offener ins Gespräch hineinzugehen. Achten Sie hierbei auf die Haltung des Bewerbers und die Körpersprache, denn mit Hilfe dieser können Sie erfahren, ob er sich auf das Gespräch gefreut hat und ob er motiviert ist. Von Vorteil ist es für Sie außerdem, wenn der Bewerber seine Unterlagen selber mitbringt, da Sie diese dann nicht extra heraussuchen müssen und so merken, dass er vorbereitet ist.
Anschließend führt der Smalltalk in die Phase des Kennenlernens. Hier sind zuerst Sie, als Gastgeber, an der Reihe sich vorzustellen. Sollten andere Personen Ihres Unternehmens ebenfalls anwesend sein, vergessen Sie nicht, diese auch vorzustellen und auf deren Funktion einzugehen. Sollten Sie nicht geplant haben, den Bewerber auf Herz und Nieren bezüglich seines Wissens über Ihr Unternehmen zu prüfen, dann geben Sie ihm gerne während des Kennenlernens ebenfalls einen Einblick in die Basic-Facts über dieses und gehen Sie auch auf Details der ausgeschriebenen Stelle ein.
Als nächstes folgt die Selbstpräsentation des Bewerbers. Hier sollten Sie den Bewerber bitten, etwas über sich zu erzählen und Sie können zusätzlich auf seine Präsentationsfähigkeit achten. Achten Sie darauf, was der Kandidat in seiner Vorstellung alles erwähnt. Idealerweise sollte er seinen Werdegang, sprich Ausbildung etc. erläutern, auf seine Erfolge eingehen und erläutern, welchen Bezug er zu dieser Stelle hat.
Nachdem Sie sich die Selbstpräsentation angehört haben, sollten Sie dem Kandidaten die Möglichkeit bieten, Rückfragen zu stellen. Achten Sie darauf, welche Rückfragen der Bewerber stellt, hierdurch erfahren Sie weiteres über sein Interesse an dem Job und ob er sich gut vorbereitet hat.
Nachdem alle offenen Fragen sowohl von Ihrer Seite als auch von Bewerberseite geklärt sind, ist nur noch die Verabschiedung offen. Hier bleibt eigentlich nicht mehr viel zu sagen, teilen Sie dem Kandidaten noch mit, wann etwa Sie sich mit Ihrer Entscheidung, bezüglich der Stellenvergabe bei ihm zurückmelden und verabschieden sich dann voneinander.
Worauf sollten Sie bei den Bewerbern achten?
Die Optik
Hiermit ist nicht das Aussehen des Bewerbers an sich gemeint, sondern ob er gepflegt auftritt. Fettflecken oder andere Flecken auf Hemd oder Kleid sind natürlich nicht wünschenswert und auch die Unterlagen sollten sauber, sortiert und neu sein. Welche Kleidung jemand beim Bewerbungsgespräch trägt, kann unternehmensabhängig sein, aber sauber und adrett sollte sie allemal sein.
Die Unterlagen
Um gleich bei den Unterlagen zu bleiben, nicht nur die Optik dieser sollte fehlerlos sein. Wichtig ist vor allem, dass sie vollständig sind. Zu den Wichtigsten zählt der Lebenslauf, das Bewerbungsschreiben selbst, die Zeugnisse und möglicherweise unternehmensintern gewünschte Unterlagen.
Das Bewerbungsgespräch
Noch vor dem Bewerbungsgespräch, sollten Sie auf Fehler im Bewerbungsschreiben achten. Grammatikfehler oder Rechtschreibfehler hinterlassen einen sehr schlechten Eindruck. Natürlich kann jedem ein Tippfehler passieren, aber sollten Ihnen mehrere auffallen, dann sollten Sie hinterfragen, ob Sie diesen Kandidaten überhaupt einladen möchten. Überprüfen Sie auch, ob direkt auf Ihre ausgeschriebene Stelle eingegangen wird oder ob es sich um ein Standardschreiben handelt, das wahrscheinlich an mehrere Unternehmen gesendet wurde.
Der Lebenslauf
Der Lebenslauf ist einer der interessantesten Punkte. Hier gilt es, auf Zeitlücken im Lebenslauf und auch auf das Foto zu achten. Das Foto sollte kein Ausschnitt aus einem Urlaubsfoto oder ein Automatenbild sein, sondern bestenfalls ein Foto eines professionelles Shootings. Ein nicht eindeutig zu bewertender Punkt ist die Auflistung der Hobbys, denn einige Recruiter interpretieren in eine längere Aufzählung hinein, dass die Freizeit einem Kandidaten zu wichtig ist bzw. sie zu viel Zeit einnimmt. Auf der anderen Seite können Sie durch Hobbys vieles über die Persönlichkeit des Bewerbers erfahren.
Das Zeugnis
Ein Zeugnis sagt nicht immer viel aus. Ein Zeugnis mit lauter Einsen ist immer beeindruckend, das heißt aber nicht, dass die Person sich deshalb besser für eine Stelle eignet als andere. Sollte sich jemand direkt nach der Ausbildung oder dem Studium bei Ihnen bewerben, dann können Sie vielleicht mehr Wert auf die Noten legen. Sollte jemand schon länger im Berufsleben tätig sein, dann sollten Sie eher auf die Erfahrungen des Bewerbers achten.
Das Verhalten
Achten Sie auf das Verhalten des Bewerbers. Wie selbstbewusst tritt er auf? Lässt er sich von den Fragen verunsichern? Ein bisschen Nervosität schadet nicht, das kann sogar zeigen, dass er sich sehr für diese Stelle interessiert. Dennoch sollte die Nervosität nicht die Überhand gewinnen. Der Kandidat sollte immer aufmerksam zuhören und Sie keinesfalls unterbrechen. Außerdem sollte er ein freundliches Auftreten haben und auch lächeln. Achten Sie also auf die Körpersprache, ob diese offen oder abweisend wirkt und ob er Blickkontakt hält.
Wie präsentieren Sie Ihr eigenes Unternehmen?
Natürlich geht es nicht nur darum, wie der Bewerber sich selber darstellt, sondern unabhängig davon, möchten Sie ja auch Ihr Unternehmen attraktiv darstellen. Wecken Sie als die Emotionen der Bewerber, indem Sie ihnen vor Augen führen, was Ihren Betrieb ausmacht. Zeigen Sie gerne engagierte Mitarbeiter, zufriedene Kunden oder auch Ihre Produkte, um Erfahrung, Verlässlichkeit oder andere Merkmale, für die Sie stehen, zu vermitteln.
Ihre Aussagen werden zudem greifbarer, wenn Sie Ihre Botschaften mit Gegenständen untermauern. Sollten Sie während des Gesprächs beispielsweise über eines Ihrer Produkte sprechen, dann zeigen Sie es auch, wenn möglich. Das erzeugt besonderen Eindruck und bleibt auch den Bewerbern besser im Gedächtnis.
Sie können auch persönliche Geschichten aus Ihrem Arbeitsalltag erzählen, um eine menschliche Facette zu zeigen, denn das weckt Sympathien. Je mehr der Kandidat von Ihnen erfährt, desto eher wird er sich auch Ihnen öffnen und Sie erfahren mehr.
Beliebte Fragen für Vorstellungsgespräche
Zuletzt möchten wir Ihnen noch einige Fragen mit auf den Weg geben, die in Bewerbungsgesprächen gerne verwendet werden.
- Warum sind Sie der beste Kandidat für diesen Job?
- Haben Sie Kenntnisse von bestimmten Programmen bzw. Tools und wenn ja, welche sind Ihnen vertraut?
- Wie erklären Sie diese Lücke in Ihrem Lebenslauf?
- Was würden Sie persönlich als Ihre Stärken und Schwächen bezeichnen?
- Mit welchen Hindernissen hatten Sie in Ihrem Arbeitsleben bereits zu kämpfen? Wie konnten Sie diese überwinden?
- Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben?
- Wo sehen Sie sich in fünf oder zehn Jahren, welche Ziele möchten Sie bis dahin erreicht haben?
- Wie gehen Sie mit Kritik um?
- Was denken Sie: Was erwarten unsere Kunden als nächsten Schritt von unserem Unternehmen?
- Würden Sie sagen, Sie arbeiten lieber alleine oder im Team?
- Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit mit anderen Menschen besonders aus?
- Warum haben Sie sich für diese Stelle beworben?
- Wären Sie bereit, für die ausgeschriebene Stelle umzuziehen?
- Wie kam es zu Ihrem Jobwechsel, welche Gründe gab es für Sie, Ihren alten Job aufgegeben?
- Was stört Sie am meisten an anderen Menschen und wie gehen Sie damit um?
- Wie gestalten Sie Ihre Freizeit? Haben Sie bestimmte Hobbys?
- Welches sind für Sie die entscheidenden Aspekte im Hinblick auf den Arbeitsalltag rund um die Stelle, die wir anbieten?
- Wie motivieren Sie sich?
- Was war Ihr bisher letzter oder größter Misserfolg? Wie haben Sie sich verhalten? Was war das Ergebnis?
- Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, was ist Ihnen wichtiger: Einen Termin einzuhalten oder auf die Sorgfalt zu achten?
Achtung! Es gibt auch Fragen, die Sie auf keinen Fall stellen sollten. Dazu zählen Fragen zu geplanten Schwangerschaften, der Sexualität des Bewerbers, der Religionszugehörigkeit oder der politischen Gesinnung.
Fazit
Wenn Sie sich an unserem Artikel orientieren, steht einem gut durchgeplanten Bewerbungsgespräch nichts mehr im Wege. Sollten Sie zusätzlich Hilfe beim Zeitmanagement während des Vorstellungsgesprächs benötigen, greifen Sie gerne auf unsere TimeTrackApp zurück. Sie hilft Ihnen, bei der Zeiterfassung diverser Arbeitsprozesse und Projekte und unterstützt Sie dadurch, den Überblick zu behalten.
Was ist Prokrastination?
Die Bezeichnung Prokrastination kennen wir umgangssprachlich auch unter dem Namen „Aufschieberitis„, wobei die Wissenschaft natürlich auf ersteren Begriff zurückgreift. Mit Prokrastination ist ein krankhaftes Aufschiebeverhalten gemeint, mit dessen Hilfe wir versuchen, Pflichten und unangenehmen Angelegenheiten aus dem Weg zu gehen. Meistens handelt es sich bei diesen Aufgaben um komplexere, viel Konzentration und Aufmerksamkeit fordernde Erledigungen, wie beispielsweise Hausarbeiten an der Universität oder arbeitsspezifische Aufträge.
Warum neigen wir dazu, Aufgaben aufzuschieben?
Oftmals ist es einfach nur eine Frage der eigenen Persönlichkeit, ob man Aufgaben schnell erledigt oder sie lieber vor sich herschiebt, bis es zu spät ist. Möglicherweise haben wir aber auch einfach nur ein schlechtes Zeitmanagement und müssen lernen effizienter zu planen. Schlechtes zeitliches Handling gepaart mit Stress führt dazu einige Dinge auf der Seite liegen zu lassen. Auch wenn der Wille da ist, tappen viele von uns immer wieder in die Prokrastinationsfalle und Aufgaben werden immer wieder nach hinten verschoben. Weitläufig sind zwei Arten von Prokrastinationstypen bekannt. Zum einen gibt es da den Erregungsaufschieber, der den Druck kurz vor Schluss unbedingt benötigt, um kreativ zu werden, und den Vermeidungsaufschieber, der, wie der Name schon sagt, Aufgaben aufschiebt, um diese zu vermeiden, was meist auf Grund von Versagensängsten passiert.
Falls Sie bei sich selbst vermuten, Sie wären einfach nur faul und vermeiden deshalb Aufgaben, so bietet die Forschung Ihnen eine gute Ausrede. Der Hauptgrund für die Prokrastination liegt nämlich in unserem Gehirn und lässt sich nicht so einfach steuern. Bei einer Studie fiel auf, dass es zwischen Personen, die angaben, ihre Aufgaben gerne schnell zu erledigen und denen, die eher als Aufschieber galten, im Gehirn deutliche Unterschiede gab. Die Aufschieberitis-Betroffenen hatten nämlich eine vergrößerte Amygdala, also ein größeres Gefühlszentrum in ihrem Gehirn. Dieser Teil des Hirns ist außerdem zuständig für das Einschätzen und Wiedererkennen von Situationen. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass von Prokrastination Betroffene sich einfach zu viele Gedanken über mögliche Konsequenzen machen und anschließend aus Furcht vor diesen zögern, etwas zu tun und es aufschieben.
Also auch wenn man bei dem Aufschieben von Arbeiten meist sofort an einfache Faulheit oder an eine schlechte Angewohnheit denkt, so kann Prokrastination auch pathologisch und krankhaft sein und sollte in diesem Fall ernst genommen werden. Als Folge davon kann es beispielsweise zum Scheitern im Beruf oder beim Studium führen und manch ein Fall muss sogar ärztlich behandelt werden. So etwas geht zum Beispiel in der Prokrastinationsambulanz im deutschen Münster. Bei krankhaftem Aufschieben handelt es sich eben, wie schon erwähnt, nicht nur einfach um eine Willensschwäche. Die Ursache sollte man hingegen eher in der Selbststeuerung suchen, denn Menschen, die an Prokrastination leiden, setzen ihre Prioritäten oft falsch und planen unvorteilhaft. Des Weiteren sind die Ursachen auch als Symptom bei anderen psychischen Krankheiten zu finden, wie bei einer Depression oder einer Angststörung. Gründe für die Prokrastination könnten einigen Studien zufolge sogar bis in die Kindheit zurückreichen, denn wer als Kind ständig von den Eltern zu mehr Leistung getrieben wurde, versucht hiergegen jetzt durch das Aufschieben bewusst oder auch unbewusst zu rebellieren. Dem Leiter der Prokrastinationsambulanz Professor Rist zufolge, sind besonders empfindliche Menschen anfällig für das Prokrastinieren.
Formen von Prokrastination
Stefan Förster ist Professor an der Universität Münster und bezeichnet Prokrastination als eine tiefgreifende Arbeitsstörung, die man in unterschiedliche Verhaltensformen unterteilen kann. Er unterscheidet in die Pathologische, Administrative, Akademische und Funktionale Prokrastination.
Die Pathologische Prokrastination äußert sich als Zwang, sich einer bewussten Kontrolle und Steuerung zu entziehen. Dazu kommen meist Schlafstörungen, depressiven Belastungen und ein merkliches Aufmerksamkeitsdefizit. Diese Form der Prokrastination erfordert eine professionelle Behandlung durch Mentaltechniken, Entspannungsmethoden oder energetische Heilung.
Die Administrative Prokrastination bezieht sich vor allem auf das Vermeiden von behördlichen Erledigungen und kann meist durch ein Verhaltens-Coaching und Mentaltechniken zur Stärkung des Selbstwertes behandelt werden.
Von der Akademische Prokrastination sind vorwiegend Menschen betroffen, die für die Erledigung ihrer Aufgaben viel Zeit zur Verfügung haben. Zur Behandlung dieser eignen sich diverse Hilfestellungen wie z.B. die Prokrastinationsambulanz, Arbeitsgruppen, technische und organisatorische Hilfsmittel oder Apps.
Als letztes gibt es noch die Funktionale Prokrastination, die im Aufschieben einen strategisch-taktierenden Prozess sieht, mit dem sie Hoffnung auf eine Verbesserung der eigenen Handlungsposition verbindet.
Die positive Seite der Aufschieberitis
Zu jeder Meinung gibt es bekanntlich aber auch eine Gegenmeinung. Eine Reihe von Wissenschaftlern beispielsweise plädiert mittlerweile dafür, dass das Aufschieben nicht immer etwas Negatives ist, sondern sogar ein Gewinn sein kann. Der Professor für Management und Psychologie der Whartin School Adam Grant hat beispielsweise mit Hilfe eines Experiments festgestellt, dass eine Versuchsgruppe von Studenten, die eine Aufgabe bekam und zuerst eine Runde Karten spielen sollte, also zur Prokrastination gezwungen wurde, kreativere Ergebnisse lieferte als die Gruppe der Studenten, die sofort beginnen sollte. Grant ist also der Meinung, man solle sich die Zeit nehmen, die man braucht, und Aufschieben bedeute, sich Zeit zu nehmen und unterschiedliche Lösungswege in Betracht zu ziehen.
Ein weiterer Professor, John Perry, der an der Stanford University unterrichtet, hat ebenfalls einen positiven Zugang zu dem Thema. Laut ihm erledigt man, während man Aufträge aufschiebt, in der Zwischenzeit andere Dinge, weshalb er diese Form als strukturierte Prokrastination beschreibt. Zudem meint er, wir würden klarere Prioritäten setzen, wenn wir weniger Zeit zur Verfügung hätten und damit ersparen wir uns eine Reihe unnötiger Umwege. Dinge nicht immer sofort zu erledigen, kann also auch Vorteile mit sich bringen.
Behandlung von Prokrastination
Wie bei anderen physischen oder psychischen Krankheiten gibt es auch verschiedene Behandlungsmöglichkeiten für Aufschieberitis, wie beispielsweise die Prokrastinations-Therapie. In der Ambulanz in Münster hat man sich auf verschiedene Behandlungen für dieses Problem spezialisiert, so arbeiten die Experten hier mit den Patienten Strukturen für ein sinnvolles Arbeitsverhalten heraus. Die Betroffenen lernen ihre Ziele zu definieren und wie sie mit Ablenkung und Störgefühlen umgehen sollten. Das lernen sie vor allem in Gruppenübungen und durch Methoden der Psychotherapie. Professor Gollwitzer von der Universität Konstanz sieht die Gruppenübungen als wichtigsten Schritt für die Selbsterkenntnis, denn den meisten Teilnehmern ist ihr Problem zu Beginn peinlich. In einer Gruppe hingegen realisieren sie, dass sie nicht als einzige dieses Problem haben und dadurch steigert sich ihre Motivation, etwas verändern zu wollen.
Tipps und Tricks gegen Prokrastination
Ich hoffe das Wort „Therapie“ hat Sie nun nicht zu sehr erschreckt, denn ich kann Ihnen Entwarnung geben: Nicht jede Form von Prokrastination oder Aufschieberitis muss mit ärztlicher Hilfe behandelt werden, ich würde sogar sagen, der Großteil von Ihnen kann dieses Problem ganz alleine unter Kontrolle bringen und dabei werden Ihnen diese Tipps von uns auf jeden Fall weiterhelfen!
Starten Sie sofort!
Leichter gesagt als getan, aber der erste Tipp lautet, sofort mit der Aufgabe zu beginnen. Vielen fehlt dazu leider oftmals die Motivation, aber wenn Sie schwierige Aufgaben sofort erledigen, dann fühlen Sie sich später umso besser und motivierter, weil der Druck von Ihnen abfällt. Für sich und auch für andere Motivation aufzubringen kann oftmals schwierig fallen, ist aber dringend notwendig. Vor allem in einem Arbeitskontext darf die Mitarbeitermotivation nicht vernachlässigt werden.
Nehmen Sie sich Zeit!
Auch wenn es verwirrend klingt, so ist dieser Tipp kein Widerspruch. Es geht bei diesem Punkt nicht darum, dass Sie die Aufgabe später beginnen, sondern darum, dass Sie genügend Zeit einplanen! Wenn Ihnen genug Zeit zur Verfügung steht, dann fällt es Ihnen auch einfacher wirklich loszulegen.
Suchen Sie den Grund!
Prokrastination ist meist eine Gewohnheitssache und läuft daher automatisch ab. Um dieses Verhalten zu umgehen, sollten Sie sich also bewusst zu machen, was Sie gerade tun und dagegen steuern. Beispielsweise können Sie Ihr Verhalten eine Zeitlang schriftlich dokumentieren, um sich Ihre „Fehler“ bzw. Gewohnheiten vor Augen zu führen.
Planen Sie richtig!
Versuchen Sie sich selber zu überlisten und übergehen Sie die Gewohnheit der Prokrastination und planen Ihren Tag voraus. Vergessen Sie dabei aber nicht, sich auch Freizeit zu nehmen und Aufgaben, die Ihnen Spaß machen, einzuplanen. Am nächsten Tag können Sie die Liste dann Schritt für Schritt abarbeiten. Je genauer Sie bei der Planung sind, umso weniger laufen Sie Gefahr, von Ihren Plänen abzuweichen.
Setzen Sie sich nicht unter Druck!
Vermeiden Sie es, sich selbst zu sagen „Du musst“, „Du sollst“, oder „Mach jetzt!“, denn dann werden Sie erst recht das Verlangen haben, zu flüchten. Ändern Sie stattdessen den Mechanismus und machen Sie sich bewusst, dass Sie theoretisch eine Wahl haben.
Setzen Sie Prioritäten!
Entscheiden Sie, welche Aufgaben für Sie wirklich wichtig und dringend sind und was noch Zeit hat, um erledigt zu werden.
Bleiben Sie organisiert!
Um nicht in Aufgaben zu versinken, kann es Ihnen helfen, Aufgaben zu zerlegen, mit To-Do-Listen oder Mindmaps zu arbeiten, um den Überblick zu behalten. Zeitmanagement Methoden sind vielseitig und so ist für jeden eine passende Technik dabei.
Zweifeln Sie nicht an sich selbst!
Vermeiden Sie es, an sich selbst zu zweifeln! Denn Zweifel führen dazu, dass wir denken, ein Problem wäre unüberwindbar, was uns wiederum dazu verleitet, dieses Problem umgehen zu wollen. Genau das ist aber falsch! Gehen Sie lieber etappenweise vor und meistern Sie die Aufgabe Schritt für Schritt.
Loben Sie sich!
Anschließend an den vorherigen Tipp ist es wichtig, dass Sie sich selbst loben. Sie haben schwierige Aufgaben gemeistert und verdienen es, Anerkennung dafür zu bekommen! Wenn Sie sich selbst loben, wird es Sie motivieren und sie werden sich später höhere Ziele zumuten. Durch die positiven Gedanken kann sich sogar Ihre Leistungskraft verbessern.
Vermeiden Sie Unterbrechungen!
Vermeiden Sie es, E-Mails sofort zu lesen oder sich von Ihrem Handy ablenken zu lassen. Solche unfreiwilligen Pausen sind nämlich die größten Zeitfresser und es wird Ihnen schwerfallen, anschließend wieder in die Arbeit hineinzufinden.
Achten Sie auf sich selbst!
Vernachlässigen Sie nicht Ihren eigenen Körper und Ihre Psyche! Suchen Sie sich in den Arbeitspausen eine gute Ablenkung, schauen Sie ins Grüne und hören beispielsweise Ihre Lieblingslieder, denn diese können ein großartiger Motivator sein. Falls Sie die Musik nicht in Ihrer Konzentration stört, können Sie diese auch leise während der Arbeit laufen lassen. Achten Sie außerdem auf Ihren Körper und ernähren Sie sich richtig! Denn wem Energie fehlt, dem gelingt es auch schlechter, mit der Arbeit zu beginnen.
Machen Sie Sport!
Wie erwähnt können Stress, Ängste und sogar Depressionen eine Ursache für Prokrastination sein. Sport ist eine beliebte Möglichkeit, Stress abzubauen und Ärger zu minimieren. Außerdem bekommen wir bei körperlichen Aktivitäten den Kopf frei und schaffen so Platz für neue Gedankenansätze.
Machen Sie Ihre Ziele bekannt!
Auch wenn es zuerst widersprüchlich klingt, weil Druck ein Grund für Prokrastination ist, so kann er trotzdem helfen, die Aufschieberitis zu umgehen. Seine Ziele anderen mitzuteilen, ist zwar kein Erfolgsgarant, zeigt aber, wie sehr man hinter einer Sache steht und man ist motivierter. Außerdem hilft es, wenn die Ziele durch andere geprüft werden.
Falls die Wiederholung des Wortes Prokrastination Sie nun so sehr gestresst hat, dass Sie erst recht daran denken, Aufgaben aufzuschieben, dann lassen Sie uns Ihnen helfen. Versuchen Sie es doch mit dem kostenlosen Probeabo für unsere TimeTrackApp. Diese hilft Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement und hindert Sie daran Ihre Aufgaben zu umgehen!
Wir sind stolz verkünden zu dürfen, dass TimeTrack in einem umfangreichen Vergleich von Arbeitszeiterfassung Cloud-Tools, durchgeführt durch das PC-Magazin, mit dem Testurteil „Sehr gut“ als Testsieger abschneiden konnte.
Die renommierten IT-Spezialisten das PC-Magazin hat sechs Cloud-basierte Arbeitszeiterfassungstools im Vergleich gegenübergestellt. Wert wurde dabei neben dem Funktionsumfang vor allem auf die leichte Bedienbarkeit gelegt. Außerdem sollte eine Exportmöglichkeit mindestens per CSV- oder XLS-Datei geboten sein, um eine unkomplizierte Weiterverwendung der erfassten Daten zu bieten. Darüber hinaus prognostiziert der Experte Heiko Bauer allgemein einen aufsteigenden Trend für Zeiterfassungstools.
Zeiterfassung wird durch Gesetz immer wichtiger
“Wir haben genug Zeit, wenn sie nur richtig verwenden.“ – Viele von uns bemängeln, dass sie zu wenig Zeit haben, doch wie bereits Johann Wolfgang von Goethe bemerkte fehlt es uns selten an der Zeit per se, sondern am richtigen Zeitmanagement. Effizienz wurde in den letzten Jahren zum Hauptziel egal ob auf privater Ebene oder am Arbeitsplatz. Durch die Schnelllebigkeit verfielen erfolgreiche Geschäftsläute dem Burnout, jedoch kann Effizienz auch durchaus ein gesundes Bestreben darstellen, denn wer effizient seine Verbindlichkeiten verrichtet, hat mehr Zeit für sich. Hier ist die Rede von der begehrten Work-Life-Balance. Doch für ein gutes Zeitmanagement bedarf es zunächst einer Zeiterfassung zum Zwecke des Überblicks. Ohne zu Wissen wohin die Zeit fließt, wird es nahezu unmöglich, diese zu optimieren.
Zeiterfassung ist nicht nur förderlich sondern auch notwendig am Arbeitsplatz! Das Urteil vom 14.05.2019 des Europäischen Gerichtshofs beschloss, dass alle europäischen Unternehmen verpflichtet sind lückenlos Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Dadurch soll vor allem Arbeitnehmern Schutz geboten werden, dass die Arbeitszeit und deren Vergütung im rechtlichen Sinne erfolgen.
Dies mag vielleicht anfangs lästig erscheinen. Sobald jedoch die Software richtig ins Unternehmensgeschehen implementiert wurde, können viele Vorteile daraus gezogen worden. Diese variieren je nach Branche und Unternehmensart, digitale Zeiterfassung kann aber in jeder Firma eingeführt werden und bei Arbeitsprozessen unterstützen.
Auch der Tech-Experte Heiko Bauer meint „um die lückenlose Arbeitszeiterfassung kommt mittelfristig kein Unternehmen herum“ und fordert auf nicht lange mit der Implementierung von Zeiterfassungssoftwares zu warten. Die Tools sind nämlich schnell eingerichtet und die laufenden Gebühren überschaubar, so dass es sich nicht lohnt mit den Konsequenzen für Verstöße zu spekulieren. Weiters rät er dazu Testabo-Möglichkeiten auszunützen, um die testen zu können was wirklich die passende Wahl für ihr Unternehmen ist.
Auch Rechtsanwalt Dr. Lutz Schmidt LL.M. rät dazu bereits jetzt an Board der digitalen Arbeitszeiterfassung zu springen. Die Nichteinhaltung der Richtlinie stellt nämlich eine Verletzung bestehender Arbeitsverträge dar und Schadensersatzansprüche und Bußgelder drohen. Zwar ist ein Gesetzesentwurf zur Ausgestaltung der Spielräume im deutschen Arbeitszeitgesetz angekündigt, trotzdem wirkt das Urteil bereits jetzt unmittelbar.
TimeTrack gewinnt als Cloud-Zeiterfassungs-Tool
Das PC-Magazin analysierte die Softwares hinsichtlich den Kriterien: Funktionen (max. 50 Punkten), Apps (max. 10 Punkte), Sicherheit und Datenschutz (max. 15 Punkten), Support (max. 10 Punkte) und Bedienung + Website (max. 15 Punkte).
TimeTrack konnte mit 91 von 100 Punkten sowohl in der Gesamtbewertung des PC-Magazins-Testurteils als auch im Preis/Leistung mit dem Testurteil „Sehr Gut“ hervorgehen und landet somit auf Platz 1. Überzeugen konnte das Tool vor allem in Puncto Funktionen und Support. Im Zuge dessen fielen vor allem die Erklärungsvideos für den Onboarding Prozess positiv auf. Das resultierende Fazit beschreibt unsere Software als „Durchdachtes Programm mit interessanten Funktionen und Terminal-App für beliebige Android-Tablets.„. Hervorgehoben wurde weiters die Koppelungsmöglichkeit mit dem Rechnungstool lexoffice, um die erfassten Zeiten in Rechnungen übergeleitet präzisieren zu können.
Cloud-Zeiterfassung Vergleichstabelle aus dem PC Magazin
Funktionen
In Puncto Funktionen konnte TimeTrack mit 48 von 50 Punkten überzeugen. Diese herausragende Punktezahl konnte durch folgende angebotenen Funktionen erreicht werden: optionale Projektzeiterfassung, individuelle Dashboards, anpassbare Rechtsverwaltung, Abwesenheitsverwaltung/ Abwesenheit genehmigen, externe Kalenderintegration der Abwesenheitsverwaltung, GPS-basierte Einträge, nachträgliche Änderung möglich/ Änderung gekennzeichnet oder genehmigungspflichtig, detailliert anpassbare Berichte, grafische Übersichten, Export CVS/XLS, direkte Anbindung an Online-Rechnungsanwendung möglich und Optionales Hardware-Terminal. Zwei Abzugspunkte hat TimeTrack in der Bewertung dennoch erhalten, da die Software momentan noch keine Terminplanungsmöglichkeit bereitstellt. Dies ist aber ein Feature auf das Benutzer nicht mehr lange warten müssen, da dies der nächste Punkt auf der Agenda ist. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten im Beitrag.
TimeTrack – Berichte und Analysen
Im Gegensatz zur Konkurrenz unterscheidet die Software von TimeTrack die Zeiteinträge in Arbeitszeit und Projektzeit. So können konkretere Analysen Projekt spezifisch erstellt werden, was die Transparenz im Unternehmen verstärkt und den Optimierungsprozess vereinfacht. Die Projektverfolgung stellt eine Unterstützung in jedem zeitlichen Abschnitt dar, wodurch das Projektmanagement erheblich vereinfacht wird. Die automatische Projektauswertung hilft Ihnen nicht nur bei der Prozessoptimierung, sondern stellt al Key Performance Indicator auch einen hervorragenden Motivator dar.
Support
Support wird bei TimeTrack groß geschrieben und schneidet auch im Vergleich mit 10 von 10 Punkten mit Abstand am Besten ab. Hilfe wird Interessenten und Benutzern nämlich durch sämtliche Kanäle zur Verfügung gestellt: per Telefon, Life-Chat, E-Mail, Kontaktformular, Tutorials, Webinare, FAQs und Video-Tutorials. Durch das breite Angebot, ist für jeden Benutzer eine einfache Möglichkeit zur Unterstützung gegeben.
Die nächsten Etappen für TimeTrack
TimeTrack ruht sich aber nicht auf seinen Lorbeeren aus, denn wir arbeiten ständig daran unsere Applikation laufend zu verbessern. Als nächste Etappen wird die Implementierung der Funktionen Terminplanung und Schichtplanung angepeilt. Mit der Termin-Funktion soll ihr TimeTrack Konto Ihnen nun auch ermöglichen ihre Termine im Überblick zu behalten und anstehende, zu delegierende Aufgaben zu vermerken. Mit der Funktion für automatisch generierte Schichtbelegung gilt TimeTrack als Pionier und konnte so das De-minimis Förderungsprogramm überzeugen. Dank der Beihilfen aus EU-Mitteln, können wir nun bald den zeitintensiven Task der Arbeitseinteilung vereinfachen. Darüber hinaus soll in der App bald ein Dashboard zur Verfügung stehen, das den aktuellen Status der Arbeitszeiten der Mitarbeiter überblickt. So wird in Kürze klar wer gerade eingestempelt oder in Pause ist. Durch die Neuerungen wird die Software noch umfassender und erlaubt uns Sie in Ihren Planungsprozessen zu unterstützen.
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In der Realität der Projektarbeit geht es meist bunt zu. Die vielfältigen und komplexen Anforderungen, mit denen man sich oft konfrontiert sieht, verlangen nach spezifischeren Lösungen. Sie werden es wissen: Es gibt oft nicht die eine richtige problemlösende Methode.
Die Kombi macht’s. Der Hybrid aus vielen Methoden wird vielen Anforderungen viel eher gerecht als das ein einzelnes, isoliert betrachtetes Managementsystem oder eine Methode es könnte. Die Antwort auf viele Fragen in der Projektarbeit heißt deswegen immer öfter: Hybrides Projektmanagement. Erfahren Sie hier, was hinter diesem Management System steckt und wie sie davon profitieren können.
Was ist hybrides Projektmanagement?
Hybrides Projektmanagement ist die Kombination aus mindestens zwei Management Systemen in der Projektarbeit. Damit ist sowohl der Hybrid aus einzelnen Elementen verschiedener Management Systeme oder ganzen Management Methoden gemeint.
Das Ziel hybrider Lösung ist dabei stets, die Stärken unterschiedlicher Projektmanagement Ansätze bestmöglich für das Projekt zu nutzen. Eintönigkeit ist nicht nur langweilig, sondern weckt auch oft nicht das Potenzial, was in einem Projekt steckt. So die Hybrid-Idee. Hybride Management Systeme können sein:
Kombinationen aus…
- traditionellem & agilem Projektmanagement
- traditionellen & agilen Projektmanagement Elementen
- traditionellen & traditionellen Projektmanagement Elementen
- agilen & agilen Projektmanagement Elementen
aber auch:
- agiles & traditionelles & agiles Projektmanagement
Sie sehen schon: oft steht hybrides Projektmanagement als Synonym für die Vereinigung traditioneller mit agilen Projektmanagement Methoden. Lassen Sie uns also zum besseren Verständnis von Hybridem Projektmanagement seinen bekanntesten Vertreter ansehen.
Der Klassiker unter den Hybriden:
Die Kombination von traditionellen mit agilen Projektmanagement-Methoden
Immer mehr Projektmanager wenden sich ab von der Idee eines Projektmanagement Systems mit rein traditionellen Techniken. Sie bereichern Ihr traditionelles Projektmanagement immer häufiger um Methoden und Techniken aus dem Bereich des agilen Managements. Genau dieses Vorgehen meint Hybrides Projektmanagement. Warum ist diese Kombination immer gefragter? Was kann die Kombination aus beidem besser erzielen als das alleinstehende System? Dafür lohnt sich ein Verständnis der Grundprinzipien beider Management Systeme.
Traditionelles Projektmanagement: Die strenge Zielverfolgung
Traditionelles/ klassisches oder konventionelles Projektmanagement ist ganz klar durch seine Strenge definiert. Das Management System, das noch in den meisten großen Unternehmen vorherrscht, entstammt der Arbeitsphilosophie des 20. Jahrhunderts. Die Definition klarer Projektziele verlangte einen klaren und strengen Projektplan. Die einzelnen Schritte von Projektanfang über -Verlauf bis hin zum Projektabschluss werden im traditionellen Projektmanagement vorab genau kalkuliert. Die einzelnen Projektphasen werden traditionell nacheinander bearbeitet.
TimeTrack – die 5 Projektphasen
Schritt 1: Projektinitiierung
Schritt 2: Projektplanung
Schritt 3: Projektumsetzung
Schritt 4: Projektsteuerung
Schritt 5: Projektabschluss
Zur effizienten und erfolgreichen Zielverfolgung sieht das traditionelle Projektmanagement die Aufteilung des Projektteams in klaren, hierarchisch geordneten Rollen vor. Der Projektmitarbeiter folgt den Anweisungen und Wünschen des Projekt Management Office (PMO). Das ist dem Projektleiter untergestellt, welcher nach den Wünschen des Stakeholders das Projekt leitet. Das Management System ist gekennzeichnet durch seine systematische, strukturierte und strenge Natur. Entsprechend geregelt sind die Methoden, Techniken und Vorgehen des traditionellen Projektmanagements. Das Wasserfallmodell, was die lineare Vorgehensweise in traditionellen Projektmanagement Methoden beschreibt, ist eine davon.
Der Vorteil traditionellen Projektmanagements: Seine Struktur
Der Vorteil traditionellen Managements liegt in seiner Struktur. Um ein Ziel zu verfolgen, braucht man schließlich immer einen Plan. Ist der Plan erstmal aufgestellt, hilft er den Mitarbeitern, sich im Projektverlauf zu orientieren. Klar abgesteckte Aufgabenbereiche und definierte zeitliche Abläufe erleichtern den Mitarbeitern die Strukturierung ihrer Arbeit und erhöhen ihre Produktivität.
Durch die Dokumentation und akribische Kontrolle der Projektprozesse ist es mit traditionellen Methoden außerdem möglich, einen genauen Einblick in den Projektverlauf zu bekommen und Schieflagen aufzudecken.
Der Nachteil traditionellen Projektmanagements: Seine Starrheit
Wie gesagt: Ein strukturierter Plan ist essenziell zur Zielverfolgung. Das traditionelle Projektmanagement klammert sich aber manchmal etwas zu fest an seinen Plan. Dafür fehlt ihm die Umsicht für Veränderungen. Im Leben kommt immer alles anders als gedacht und geplant. Eine gewisse Flexibilität ist also auch in der Projektarbeit von Nöten. Was gerade noch als guter Plan zur Zielverfolgung schien kann sich schon im nächsten Moment als schwierig erweisen.
In der starren Einteilung in Projektphasen und Rollen fehlt jedoch oft die Kapazität, Schieflagen früh genug aufzudecken. Die Starrheit des Modells erlaubt kein Mitdenken für das „große Ganze“, vor allem seitens der Mitarbeiter.
Agiles Projektmanagement: Der adaptive Weg zum flexiblen Ziel
Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement ist agiles Projektmanagement vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet. Die relativ neue Richtung des Projektmanagements ist aus den Anforderungen unserer immer schnelllebigeren Welt entstanden. So schnell wie sich der Markt verändert, verändern sich die Produkt- und Projektziele. Aus dieser Beobachtung heraus entwickelte sich in den letzten Jahrzehnten zunehmend die Idee eines Managements, was dieser Schnelllebigkeit gerecht werden kann. Die Idee eines Management Systems, das sich schnell und agil an sich verändernde Projektziele adaptieren kann. Ein Management mit agilen Methoden.
Das Buzzword „Agilität“ lässt sich weniger als einheitliche Management Strategie, sondern eher als grundlegendes Prinzip vieler agiler Ansätze verstehen. Ihnen allen gemein sind die Werte Flexibilität in der Projektarbeit und Kunden- und Teamorientierung. Die Projektplanung findet eher im großen Rahmen in detaillierten kleinen Schritten statt und bleibt adaptiv. Die Planung der Zielverfolgung wird im agilen Management als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden.
Zur Verdeutlichung eine Darstellung der Projektphasen nach der agilen Methode Scrum:
TimeTrack – die Scrum Methode
Das Projekt ist auch mit der Scrum Methode strukturiert. Doch es ist nicht linear wie die klassischen Modelle, sondern iterativ. Das Projekt wird in einzelne Phasen eingegliedert, „Sprints“, nach denen Zwischenergebnisse entstehen. Diese Sprints wiederholen sich und liefern so immer wieder neue Einsichten in den Projektstand, die den nächsten Sprint ermöglichen.
Statt bis zum Projektabschluss zu warten, werden schon die Zwischenergebnisse transparent an den Kunden weitergeleitet, sodass das Projekt Schritt für Schritt an das Ziel adaptiert werden kann, Wünsche adaptiert und das Produkt verbessert werden kann.
Entscheidend für agiles Projektmanagement ist außerdem die Agilität der Rollen. Die Rollen- und Aufgabenverteilung ist nicht so starr gegliedert wie in klassischen Modellen. Dadurch herrscht ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit aber auch Eigenverantwortung. Die Planung im groben Rahmen ermöglicht den Projektmitarbeitenden ebenfalls einen Blick auf den Stand des Projektes und erlaubt eigenmotiviertes Empowerment.
Falls Ihnen die Scrum Methode nicht genug ist, dann ist die Scrumban Methode möglicherweise die ideale Lösung für Sie!
Der Vorteil agilen Projektmanagements: Seine Flexibilität
Gegenüber der Unvorhersehbarkeit der Realität und der Schnelllebigkeit der Projektanforderungen hat agiles Projektmanagement einen klaren Vorteil: Flexibilität. Durch seine flexiblen und agilen Methoden ist es möglich, in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden eine bestmögliche Lösung zu finden. Diese Flexibilität ermächtigt Mitarbeiter außerdem zu mehr Eigenverantwortung und schärft ihre Motivation und Produktivität.
Der Nachteil agilen Projektmanagements: Seine Freiheit
Die Flexibilität und Freiheit, die agiles Projektmanagement bietet, geht mit einem hohen Maß an Verantwortung und Commitment einher. Für den Erfolg agiler Projekte müssen alle Projektbeteiligten sich zu dem Projekt und dem Prozess bekennen und sich mit ihm identifizieren. Nur, indem jedes Glied des Projekts mitdenkt und, so die Idee, aktiv und agil bleibt, ist der Erfolg solcher Projekte zu erreichen.
Hybrid traditionell und agil: Das Beste aus beiden Welten
Beide Management Systeme haben ihre Stärken und Schwächen. Warum sollte man nicht die Stärken beider nutzen? Ersetzt man die Schwächen des einen durch die Stärken des anderen, kann ein Hybrid entstehen, der die Komplexität der modernen Projekte abfangen kann.
So unterschiedlich, wie die beiden Management Systeme sind: zwischen ihnen ist keine unüberbrückbare Distanz. Hybrides Projektmanagement kann Brücken schlagen und den Weg in ein hoch effizientes und erfolgreiches Projektmanagement ebnen. Auch wenn der Trend immer mehr Richtung Agilität im Projektmanagement geht, merkt man: Die Mischung macht‘s. Sehr selten entschieden sich Unternehmen für eine rein agile Ausrichtung. Es bleibt vorzugsweise bei agilen Lösungen in einzelnen Projekten und Abteilungen. Die Unternehmen der Gegenwart sind jedoch hybride Organisationen.
Traditionell bedeutet nicht immer veraltet und agil nicht „Zukunftsmusik“ oder Uneindeutigkeit. Die Frage sollte immer sein: Wie lauten die Rahmenbedingungen und Ziele des Projekts? Je nachdem sollte sich für eine oder eben die Kombination aus mehreren Projektmanagement Methoden entschieden werden.
Hybrides Projektmanagement auf dem Vormarsch: Das inklusive Management System
„Es kommt drauf an“, sollte der Satz sein, nachdem sich für ein Management System oder Management Methoden entscheiden wird. Traditionelles Management ist mehr und mehr gezwungen, sein System von agilen Techniken würzen zu lassen. Die Realität sieht nun einmal so aus, dass im Laufe des Projektes alles anders läuft als geplant. Die Projektleitung muss Wege finden, das Projekt an die Realität anzupassen. Am besten tut sie das natürlich mit möglichst flexiblen Methoden.
Ein traditionell durchgeführtes Projekt könnte zum Beispiel einen Vorgang wie die Softwareentwicklung oder die Kommunikation agil gestalten. Es könnte ein agiles Ritual wie ein „Daily Scrum“ – der tägliche Check-In mit den Mitarbeitern übernommen werden. Es könnten aber auch einfach mehr Rücksprachen gemäß der transparenten Kommunikation in klassischen Projekten gehalten werden.
Hybrides Projektmanagement ermöglicht individuelle Problemlösungen durch die Kombination verschiedener Methoden und ist damit Branchen- und Projektübergreifend anwendbar. Alle Projekte haben verschiedene Aufgaben, denen ein Management System alleine nicht gerecht werden kann. Die Kombination verschiedener Systeme kann extrem hilfreich sein.
Scheuklappen-Denken hat dem Projektverlauf noch nie geholfen. Eine Öffnung hin zu agilen Methoden verlangt Mut, den akribischen Projektplan loszulassen. Doch Offenheit gegenüber dem Wandel ist das, was zeitgenössischen Unternehmen Erfolg bringt. Und wie gesagt: Die Frage lautet nicht „Entweder, oder..?“, sondern: „Wie kann ich von den Stärken mehrere Management Systeme profitieren?“.
Probleme im Hybriden Projektmanagement durch eine schwere Prozesskoordination
Ist die Brücke zwischen zwei Welten erst einmal gebaut, kann man von beiden gut profitieren. Die Brücke zu bauen kann wiederum ein herausfordernder Prozess sein.
Die Verantwortlichkeit der Verbindung der Systeme liegt in der Kompetenz der Projektverantwortlichen. Unterschiedliche Management Systeme zu koordinieren bedeutet immer einen Mehraufwand in der Organisation. Nur eine umfangreiche Vorabanalyse der Probleme und Anforderungen des Projektes kann den Anforderungen hybriden Projektmanagements gerecht werden. Nur so kann ihr maximales Potenzial genutzt werden.
Mit Projektmanagement Tools behalten Sie den Überblick über Ihre Management Systeme
Da es auch während des Projektverlaufes schwierig sein kann, alles im Blick zu behalten ist es wichtig, sich von einer Projektmanagement Software unterstützen zu lassen.
Die Aufteilung der Projektphasen und Rollen unterschiedet sich maßgeblich in den beiden vorgestellten Management Systemen. Dennoch weisen beide dem Prozess und der Rollenverteilung eine große Bedeutsamkeit im Projektprozess zu. Egal, welche Mischung aus traditionell und agil die richtige für ein Projekt sein mag: Der Projektstand darf nie außer Acht gelassen werden.
Die Verwendung einer Projektmanagement Software wie TimeTrack kann dabei helfen, aufseiten der Projektleitung und der Angestellten mehr Bewusstsein über den Stand des Projektes zu schaffen. Je Eigenverantwortlicher die Mitarbeiter sind, umso wichtiger ist es, ihnen ein Tool bereitzustellen, mit dem sie ihre Produktivität messen können. TimeTrack zeichnet die Arbeitsaktivität der Mitarbeiter Projektweise auf und ermöglicht ihnen so die Agilität in verschiedenen Aufgaben- und Projektbereichen. Indem der ganze Projektverlauf automatisiert aufgezeichnet wird, lassen sich jederzeit- am Ende eines Sprints oder eines ganzen Projekts- strukturierte Berichte erstellen.
TimeTrack – Berichte und Analysen
TimeTrack ist deshalb der beste Partner für Hybrides Projektmanagement. Warum sich für eins entscheiden, wenn man beides haben kann? Probieren sie ihre integrative Lösung des Hybriden Projektmanagements mit der Unterstützung von TimeTrack aus. Zum Beispiel erstmal in der zweiwöchigen Probeversion.