Egal ob Jungspund oder alter Hase im Projektmanagement, alle Projekteiter machen Fehler. Verschiedene Projektmanagement Methoden versuchen auf immer neue Weisen, die Fehler, die Projektmanagement Aufgaben bereit halten zu vermeiden.
Agiles Projektmanagement entstand aus dem Ansatz heraus, die Fehler von traditionellem Projektmanagement auszuradieren. Da auch agiles Projektmanagement nicht vor allen Fehlern gefeit ist, hat sich hybrides Projektmanagement etabliert. Nach dem Motto „Das Beste aus zwei Welten“, will die hybride Management Methode die Arbeitsweisen aus traditionellem und agilem Projektmanagement fusionieren.
Irren ist menschlich. Das kann man genauso gut auf Projekte und Projektmanagement übertragen. Fehlerfreies Arbeiten ist utopisch und sollte deswegen nicht der oberste Anspruch von Projektleitern sein. Interessanterweise sind es oft die gleichen Fehler, die sich ins Projektmanagement einschleichen. Manchmal bleibt es bei kleinen Fehlern, die auf das Verbesserungspotenzial in der Projektarbeit hinweisen. Manchmal jedoch machen sie aus fehlerhaften Projekten wahre Krisenprojekte.
Dieser Artikel soll einen Überblick über die fehleranfälligen Stellen im Projektmanagement geben. Sind potenzielle Gefahrenstellen bekannt, können Sie schneller umgangen werden. Lesen Sie hier, wie man gängige Fehler vermeiden oder wenigstens ausbessern kann.
Fehlerquellen: Woran Projektleiter häufig scheitern
Auf welche Fehlerquellen müssen Projektmanager achten, um Projekte erfolgreich abzuschließen? Jede Projektphase hält ihre ganz eigenen Tücken für Projektmanager bereit. Von Projektplanung über Projektdurchführung bis hin zum Projektabschluss wird immer neues Fehlerpotenzial bereitgestellt. Werfen wir einen Blick auf die Schwachstellen der einzelnen Projektphasen und ihr Verbesserungspotenzial.
Projektplanung
Die ersten Fehler können sich schon in der Projektplanung einschleichen. Am Anfang des Projektes schon Fehler zu machen, kann besonders fatal für den weiteren Projektverlauf werden. Alle Schwierigkeiten, die im Laufe eines Projektes auf sein Team zukommen, sind nur dann leicht zu umgehen, wenn das Projekt auf dem soliden Fundament einer guten Projektplanung steht.
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Unrealistische Projektziele
Ein Fehler, der sich schnell einschleicht, ist das Setzen unklarer und unrealistischer Ziele. Projektmanager können sehr euphorisch sein in ihrer Planung zum Erreichen ihrer Projektziele. Dabei bleiben öfter einmal die verfügbaren zeitlichen, finanziellen oder personellen Ressourcen aus dem Blick. Projektziele und einzelne Projektetappen nicht gemäß den verfügbaren Ressourcen zu planen, kann ein fundamentaler Fehler sein der später mitunter kaum ausgebessert werden kann. Fehlen Ressourcen, fehlt dem Projekt der Treibstoff.
Lösung: Ausreichend Flexibilität kann helfen
Dieser Fehler kommt sowohl in agilem wie traditionellem Projektmanagement vor. Agiles Projektmanagement verfügt jedoch über eine Ansicht, von der traditionelles Projektmanagement profitieren kann. Agile Ansätze planen Fehler ein. Die Projekte sind deswegen von Anfang an nicht starr, sondern eben agil geplant. Genug Flexibilität kann unrealistischen Projektzielen gut entgegenwirken. Statt von Anfang an starr zu planen, sehen agile Projektmanagement Ressourcen und Rollen sich im Laufe des Projektes adaptieren. Fehler passieren, wie allein dieser Artikel zeigt, ein Projekt braucht nur eine gewisse Flexibilität, um sie auszubügeln.
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Falsche Personalentscheidungen
Vor allem im traditionellen Projektmanagement spielen Personalentscheidungen eine große Rolle. Ist eine Person einmal für eine Stelle besetzt, bekommt sie einen Vertrag, der sie relativ längerfristig an die Stelle und das Projekt bindet. Ist das Einstellungsverfahren einmal beendet, die Person eingestellt und hat das Onboarding durchlaufen, können sich Personalentscheidungen immer noch als falsch herausstellen. Bis zu diesem Punkt kann schon einige Zeit ins Land gestrichen sein, die nun an anderen Ecken fehlt. Falsche Personalentscheidungen schädigen das Projekt langfristig, da sie Ressourcen ziehen. Diesen Fehler zu beheben kostet abermals Zeit, Geld und Energie.
Lösung: Falsche Personalentscheidungen durch ein gutes Einstellungsverfahren vorbeugen
Durch ein entsprechendes, mitunter aufwendiges Einstellungsverfahren kann genau die richtige Besetzung für eine Tätigkeit gefunden werden. Das klingt so offensichtlich, und doch besteht das Einstellungsverfahren einiger Unternehmen nur in einem schriftlichen Bewerbungsverfahren und einem einmaligen Interview. Um das perfekt Bewerbungsgespräch zu gestalten, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Einige Personalmanager berufen sich in Einstellungsverfahren auf ihre langjährige Praxis und Menschenkenntnis. Dass der erste Eindruck, von dem diese Personaler ausgehen aber höchst anfällig für falsche Schlüsse ist, bedenken sie dabei nicht. Ein ganzer Wissenschaftszweig der Arbeitspsychologie beschäftigt sich mit Eignungsdiagnostik. Allein, indem sich Personaler für die Implementierung einiger bekannter und wissenschaftlich bewährter Fragebögen entscheiden, beugen sie fundamental falsche Personalentscheidungen vor.
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Rollen im Projekt nicht von Anfang an klar definiert
So, wie Projektziele von Anfang an klar, aber nicht starr geplant werden müssen, sollten auch Projektrollen klar definiert werden. Im traditionellen Projektmanagement plant man klar mit verfügbaren Ressourcen. Das Personal ist eine davon. Mitarbeiter können nur effizient arbeiten, wenn sie wissen, welche Rollen und damit welche Verantwortlichkeiten ihnen zukommen. Indem den Mitarbeitern ihre Verantwortlichkeiten von Anfang an nicht klar kommuniziert werden, fehlt ihnen eine Perspektive ihrer Zuständigkeiten. Da mit so einem Mangel auch eine mangelnde Motivation einhergeht, wird mit einer fehlenden Rollendefinition oft schon am Anfang der Wind aus den Segeln des Projektes genommen.
Lösung: Rollen grundsätzlich definieren
Abhilfe können Projektmanager durch ein gutes Onboarding schaffen. Wenn Mitarbeiter von Anfang an gut in das Unternehmen eingegliedert und betreut werden, schaffen sie es besser, ihre Rolle zu begreifen. Damit fühlen sie sich verantwortlicher und motivierter.
In agilem Projektmanagement werden Rollen sozusagen geplant nicht geplant. Die Rollen sind flexibel angedacht. Jeder Mitarbeiter springt je nach Projektstand in eine andere Verantwortlichkeit. Jeder Rolle zugrunde liegt ein hohes Identifikationsgefühl zum gesamten Projekt, Team und Unternehmen. Diese hohe Identifikation ist gewissermaßen die Definition jeder Rolle in agilen Projekten. Damit haben agile Projekte eine klare Rollendefinition. Verantwortlichkeiten sind schließlich geklärt.
Projektdurchführung
Auch in der Projektdurchführung finden traditionelle, agile und hybride Projektmanagement Methoden ihre Stolpersteine. Manchmal hängen sie mit Fehlern aus der Projektplanung zusammen. Oft entstehen Fehler jedoch einfach auf dem Weg und erschweren den weiteren Gang der Dinge.
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Mangelhafte Kommunikation
Kommunikation ist eines der wichtigsten, wenn nicht sogar der wichtigste Faktor für erfolgreiches Teamwork. Und effektive Teamführung ist der Schlüssel zum Projekterfolg.
Fehler in der Planung und Durchführung der Kommunikationskultur eines Projektes schaden ihm. Und das meist unnötig. Die Kommunikation im Team sollte stets transparent und kontinuierlich gepflegt werden. Nur so können Projektleiter ein Gefühl für das Befinden ihres Teams bekommen. Besteht keine offene Kommunikationskultur, bekommt die Projektleitung meist keinen oder nur einen schlechten Eindruck davon, wie es seinem Team und damit dem Projekt geht. Dass es dem Projekt schlecht geht, sieht er dann mitunter erst wenn es zu spät ist.
Lösung: Vertrauen, Transparenz und Kommunikation fördern
Herrscht eine vertrauensvolle Atmosphäre im Team, fühlen sich seine Mitglieder in der Lage, transparent ihre Anliegen zu formulieren. Der Einblick in das Befinden des Teams ist ein wichtiger Indikator für das Befinden des gesamten Projektes. Der Projektleiter kann eine vertrauensvolle Atmosphäre kreieren, indem er seinen Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung entgegenbringt. Generell liefert er mit seiner eigenen Art der Kommunikation ein Beispiel für seine Mitarbeiter.
Projektabschluss
Gerade wenn man denkt, alles sei geschafft, das Projekt glatt über die Bühne gelaufen, schleichen sich doch noch einige Fehler in den Projektabschluss ein. Die meisten Fehler, die vermeintlich hier entstehen, haben ihren Ursprung jedoch schon in den vorangegangenen Projektphasen.
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Fehlendes oder Lückenhaftes Monitoring
Fehlendes Monitoring ist definitiv ein Fehler, der sich oft unbemerkt aus vorherigen Projektphasen bis an die Ziellinie schleppt, um dann herauszuspringen.
Ein Soll-Ist-Vergleich sollte während des gesamten Projektes im Blick gehalten werden. Die Auswertung wird doch erst am Ende des Projektes gemacht? Nicht wirklich. Eigentlich sollte das Projekt kontinuierlich ausgewertet werden. Hier ein erneuter Hinweis auf die Wichtigkeit von Kommunikation. Wird es das nicht, fallen fatale Probleme und Schieflagen der Ressourcen erst dann auf, wenn es zu spät ist. Wie sollen denn Richtung Projektabschluss Ressourcen kompensiert werden, die schon am Anfang des Projektes falsch geplant wurden?
TimeTrack – Soll-Ist-Vergleich
Lösung: TimeTrack – Monitoring über den gesamten Projektverlauf hinweg
TimeTrack hat die Wichtigkeit der Kommunikation in der Projektarbeit erkannt und ein Tool entwickelt, mit dem das ganze Projektteam transparent arbeiten kann. Während des gesamten Projektes erfasst die Zeiterfassungssoftware TimeTrack den Soll- und Ist-Zustand der eingeplanten Ressourcen. Indem alle Befugten die Zahlen des Projektstands einsehen können, gibt es beim Projektabschluss kein böses Erwachen.
Fazit
Jeder macht Fehler, und das ist auch gut so. Aus Fehlern lernt man schließlich. Es ist dennoch ratsam, die Fehler auf ein Minimum zu beschränken und auf eine Art, die noch ausgebessert werden kann. In den letzten Jahren haben sich deswegen immer mehr Projektmanagement Softwares entwickelt, die fatale Fehler wie fehlendes Monitoring abwenden können. Durch automatisierte Prozesse wird erfolgreiches Projektmanagement und konstruktives Fehlermanagement erst möglich.
Managen Sie Ihr Team und automatisieren Sie das Projektcontrolling mit TimeTrack! Probieren Sie es jetzt gleich in der zweiwöchigen Probeversion aus!
Viele haben sie vage mit dem Bild einer veralteten Stechuhr im Kopf. Manche bereits schon in Verbindung mit digitalen Tools. Doch spätestens seit dem EuGH Urteil vom 14.05.2019 ist sie bei jedem Unternehmen präsent und mit modernen Systemen konnotiert. Die Arbeitszeiterfassung! Dabei handelt es sich um die Aufzeichnung der Arbeitszeit der Angestellten. Die Arbeitszeit ist die vertraglich festgelegt Arbeitspflicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Mittels der konkreten Erfassung der Arbeitszeit wird sichergestellt, dass sich beiden Parteien an die Vertragsvereinbarung halten. Laut dem Urteil des europäischen Gerichtshofs, sind alle Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten nun zur Arbeitszeiterfassung ihrer Angestellten, unterstützt durch ein verlässliches, transparentes und objektives System, verpflichtet.
Dank der Digitalisierung sind nun einige Software-Systeme verfügbar, die genau dahingehend Unternehmen unterstützen. Diese Systeme sind flexibel gestaltet und stellen somit verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. Die Software von TimeTrack konnte sich jedoch gegenüber der Konkurrenz als Testsieger im PC-Magazin-Vergleich beweisen, anhand dessen wir Ihnen die verschiedenen Zeiterfassungsmethoden vorstellen wollen, damit Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.
Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr
Die beliebteste Methode für eine klassische Bürosituation ist wohl die Zeiterfassung mittels Stempeluhr via Browser. Mittels der Stempeluhr erfassen Sie ganz einfach Ihre Präsenzzeiten, indem Sie beim Kommen und Gehen in der Web App ein- und ausstempeln. So behalten Sie den perfekten Überblick über Ihre Arbeitszeit. Die Software zeigt durch die integrierte Stempeluhr im Menü sogar, wie lange Sie heute schon in der Arbeit waren und wie viele Stunden noch bis zu Feierabend offen stehen. Die Einträge werden automatisch im Benutzerprofil hinterlegt.
TimeTrack – Stempeluhr via Browser
Zeiterfassung via manuelle Zeiteinträge
Obwohl moderne Arbeitszeitmodelle immer mehr auf Flexibilität und individuelle Gestaltung setzen, arbeiten viele Mitarbeiter noch immer lieber nach fixen Zeiten. Deshalb stellt TimeTrack auch die Möglichkeit für manuelle Zeiteinträge zur Verfügung. Hierbei können die Mitarbeiter einfach den Arbeitsstart und -ende, sowie die Pausenzeit, vermerken. Zusätzlich kann dem Anwesenheitseintrag eine Notiz hinzugefügt werden, um eventuelle Anmerkungen dem Eintrag anzuhängen. Dieses System mag vielleicht an ein einfaches Excel-System erinnern, jedoch profitiert man hierbei durch die einfachere Dokumentation und die automatische Erstellung der Stundenzettel.
TimeTrack – manuelle Zeiteinträge
Zeiterfassung via Stempeluhr-App
Unternehmensstrukturen sind flexibel und so sollten es auch Zeiterfassungsmethoden sein. Im klassischen Bürojob ist es zwar eher die Regel, dass die Mitarbeiter in einer Zentrale hinter einen Bildschirm sitzen. Allerdings sind Außendienste und flexibles Arbeiten wichtige Bestandteile heutiger Unternehmenskulturen und dieser Trend ist gekommen um zu bleiben. TimeTrack bietet auch über die mobile App eine intelligente Stempeluhr an, die das Kommen und Gehen der Angestellten mit nur zwei Klicks pro Tag vermerkt. Dies ist nicht nur schnell und unkompliziert, sondern unterstützt, durch den hohen Grad an Flexibilität, Mitarbeiter dabei ihre Arbeitszeit auch unterwegs zu erfassen. Zusätzlich können durch die integrierte GPS Funktion die genauen Standorte den Arbeitszeiteinträgen hinterlegt werden. Um in puncto Flexibilität noch eins drauf zu legen bietet TimeTrack außerdem eine offline Arbeitszeiterfassung an. Einfach Smartphone raus, Timer starten und der Arbeitstag kann beginnen – unkomplizierter könnte es kaum sein!
TimeTrack – Stempeluhr via App
Zeiterfassung via stationärem Terminal
Diese Methode findet besonders Anklang in der Bau-, Büro-, Handels-, Produktions- und Dienstleisterbranche: Die Terminal App. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Arbeitszeiterfassung vollständig zu automatisieren. Dazu müssen Sie einfach die TimeTrack App auf ein Android Tablet Ihrer Wahl herunterladen und das Gerät an die Wand befestigen. Um Sie schrittweise im Konfigurationsprozess zu unterstützen, haben wir einen Blog-Beitrag als Guide verfasst. Die Optionen auf dem Tablet ein- und aufzustempeln könnten vielfältiger nicht sein und sind demnach individuell an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassbar. So kann mittels NFC/RFID Tags (über Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort gestempelt werden. Das Terminal ist direkt mit unserer Web und Mobilen App verbunden, somit sind alle Stempelungen sind sofort ersichtlich. Dadurch bleibt alles einfach und übersichtlich.
TimeTrack – stationäres Terminal
Zeiterfassung via automatischen Schichtplaner
Wir freuen uns die Schichtplaner-Funktion für unser Zeiterfassungssystem ankündigen zu können! Unser Entwicklerteam läuft derzeit auf Hochtouren, um Ihnen diese weitere Zeiterfassungsmethode sobald wie möglich zur Verfügung zu stellen. Das künftige Tool wird natürlich die Arbeitszeiten wieder hinsichtlich der rechtlichen Grundlagen prüfen und Ihnen Zeit- und Energieaufwand im Arbeitsalltag abnehmen. Damit Sie nicht das neuste Update verpassen, werden wir Sie über unsere Website und unsere Social Media Kanälen informieren!
Fazit
Browser-Stempeluhr, manuelle Zeiteinträge, Stempeluhr-App, stationäres Terminal oder doch Schichtplaner? Die Qual der Wahl liegt nun bei Ihnen, aber schlussendlich kennen Sie Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Branche und des Teams am Besten! Aber da Probieren doch bekanntlich über Studieren geht, vergewissern Sie sich doch selbst welche Methode am Besten zu Ihnen passt. Mit dem 14-tägigen kostenlosen Probeabo von TimeTrack können Sie genau das versuchen und in die Welt der Arbeitszeiterfassung hineinschnuppern. Sie können über die wichtigsten Vorteilen der digitalen Zeiterfassung in unserem kostenlosen E-Book auch mehr erfahren. Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Wofür auch immer Sie sich im Endeffekt entscheiden – wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrer Zeiterfassungsreise und hoffen Sie unterstützen zu können!
Digitale Tools haben uns bereits geholfen den Arbeitsalltag erheblich zu vereinfachen. Dennoch benötigen manche Prozesse noch etwas zusätzlichen Aufwand und die Verarbeitung erfolgt noch nicht lückenlos. Man wünscht sich, dass die Copy-Paste Tastenfunktion universal anwendbar sein würde.
TimeTrack weiß wie energie- und nervenaufwendig die manuelle Datenübertragung sein kann und bemüht sich deshalb hier den Nutzern bestmöglich unter die Arme zu greifen. Durch Partnerschaften mit anderen Software-Tools für den Arbeitsalltag, können TimeTrack und entsprechende Partner-Anwendungen gekoppelt werden. So können die Daten in die jeweiligen Tools transferiert werden, welche dann auf andere Bereiche, wie zum Beispiel Rechnungsstellung oder Buchhaltung spezialisiert sind.
Der Nutzen aus Partner-Anwendungen
Die Digitalisierung hat bereits die meisten Bereiche unseres Alltags erobert – so auch (oder vor allem) die Arbeitswelt. Für viele Daten die ursprünglich umständlich manuell erfasst wurden, gibt es nun praktische digitale Lösungen. Weiter vereinfacht kann dies nur noch werden durch eine Kopplung zwischen den einzelnen Tools. Darunter versteht man die Verknüpfung von verschiedenen Systemen, Anwendungen oder Softwaremodulen. Der Leitgedanke hierbei ist der freie Datenfluss der sowohl Zeit spart, als auch Fehlerquellen minimiert. Durch die Verknüpfung kann auf erfasste Daten ganz einfach in einem anderen System zugegriffen werden.
TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, durch die sowohl Arbeits- als auch Projektzeiten ganz einfach erfasst werden kann. Jeder Zeiteintrag kann auf einen Kunden, ein Projekt und/ oder eine Tätigkeit gebucht werden. Damit kann verfolgt werden, wohin die Arbeitszeit fließt. Zusätzlich können alle Ausgaben, die im Laufe eines Projektes anfallen (Material, Spesen, Kilometergeld), mit nur ein paar Klicks erfasst werden und später zur Rechnung hinzufügt. All diese erfassten Daten können aber auch in andere Softwares exportiert werden, die beispielsweise auf Rechnungsstellung oder Buchhaltung spezialisiert sind. Der Datenaustausch stellt das lückenlose, rasche und exakte Arbeiten sicher.
TimeTracks Partnerschaften
Die durch TimeTrack erfassten Arbeits- und Projektzeiteinträge sind besonders relevant für die Buchhaltung, Rechnungsstellung und –übermittlung an Kunden. Um diesen Vorgang zu optimieren, haben wir uns bemüht Partnerschaften mit relevanten Unternehmen in der Branche herzustellen.
Die Buchhaltungssoftware lexoffice automatisiert vollständig Ihre Buchhaltung und Lohnabrechnung. Rechnungen können ganz einfach erstellt und direkt an Kunden gesendet werden. Gleichzeitig umfasst die Software Online-Banking, damit Sie Ihre Konten einfach nebeneinander stellen können und keine einzelnen Kontoauszüge bzw. Belege miteinander vergleichen müssen. So sparen Sie sich nicht nur Unmengen an Zeit, sondern behalten auch einen besseren Überblick!
Die Koppelung von TimeTrack und lexoffice erleichtert die Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Gleichzeitig werden, durch die Datenübertragung, Fehler minimiert. Die in lexoffice angelegten Kunden können ganz einfach in TimeTrack importiert und dort alle angefallenen Projektzeiten für diese Kunden erfasset werden. So dokumentieren Sie ganz genau wieviel Zeit und Geld in einzelne Kunden investieret werden. Die Daten können in TimeTrack in eine Rechnung umwandelt und nach lexoffice zur Überarbeitung gesendet werden. Sobald die Rechnung in lexoffice fertig erstellt ist, können Sie diese direkt Ihren Kunden zuschicken.
Die Applikation sevDesk umfasst ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltungssoftware. Angebote und Rechnungen können ganz einfach erstellet und direkt an Kunden gesendet werden. Die Software inkludiert zusätzlich eine automatische Belegerkennung und Online-Banking. So können Konten einfach nebeneinander gestellt werden und das Vergleichen von einzelnen Kontoauszügen bzw. Belegen kann vermieden werden. Mit sevDesk bleibt die Buchhaltung übersichtlich und die Rechnungsstellung professionell.
Mit der Koppelung von TimeTrack und sevDesk können Projekt- und Arbeitszeiten ganz einfach in Rechnungen umgewandelt und abgerechnet werden. Bereits in sevDesk angelegte Kunden können in TimeTrack importiert werden. Anschließend können mit der Software alle angefallenen Projektzeiten erfasst werden. So kann ganz genau dokumentiert werden wieviel Zeit und Geld in einzelne Kunden investiert wird. Die erfassten Daten können in TimeTrack in eine provisorische Rechnung umwandelt und nach sevDesk exportiert werden. Sobald die Rechnung in sevDesk fertig erstellt ist, kann diese direkt den Kunden zugeschickt werden.
Die Rechnungssoftware easybill unterschützt bei der professionellen Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen. Anschließend können diese direkt an Kunden gesendet werden. Die Software beachtet dabei steuerliche formale Richtlinien. So wird Unmengen an Zeit gespart und die gesetzliche Zulässigkeit überprüft. Darüber hinaus beinhaltet die Applikation eine Schnittstelle für Steuerberater, was die Buchführung vereinfacht.
Die Koppelung von TimeTrack und easybill ermöglicht eine lückenlose Erfassung und Abrechnung von Projekt- bzw. Arbeitszeiten. Die angelegten Kunden können mit nur einem Klick in TimeTrack importiert. Danach können ganz einfach die angefallen Projektzeiten für diese Kunden in TiemTrack erfasst werden. So wird exakt dokumentiert wieviel Zeit und Geld für einzelne Kunden aufgewendet wird. Die Daten, die mit TimeTrack erfasst worden sind, lassen sich ebenfalls mit nur ein paar Klicks in eine provisorische Rechnung umwandeln. Anschließend kann diese nach easybill zur weiteren Überarbeitung exportiert werden. Sobald die Rechnung in easybill finalisiert ist, ist diese versandbereit für die Kunden.
QuickBooks ist eine amerikanische Buchhaltungssoftware, mit der Sie Ausgaben verfolgen, Rechnungen versenden und vieles mehr. Egal, ob es sich um eine große oder kleine Aufgabe handelt – QuickBooks hat es im Griff. Erstellen Sie mühelos professionelle Rechnungen und senden Sie diese direkt an Ihre Kunden.
Mit der Verknüpfung von TimeTrack und QuickBooks können Projekt- und Arbeitsstunden ganz einfach in Rechnungen umwandelt und abgerechnet werden. Importieren Sie einfach Ihre Kunden, die Sie bereits in QuickBooks angelegt haben, in TimeTrack und erfassen Sie dort alle Projektstunden. Auf diese Weise dokumentieren Sie genau, wie viel Zeit und Geld Sie in die einzelnen Kunden investieren. Die erfassten Daten können Sie in TimeTrack ganz einfach in eine vorläufige Rechnung umwandeln und diese zur Fertigstellung nach QuickBooks exportieren. Sobald die Rechnung in QuickBooks fertig ist, können Sie sie direkt an Ihre Kunden versenden.
Wie kann man TimeTracks Partner werden?
Wir sind stetig darum bemüht unseren Usern den Arbeitsalltag zu erleichtern. „Wir schenken Ihnen Zeit.“ – Dies ist nicht nur unser Slogan, sondern auch unsere Firmenmission! Deshalb sind wir ständig auf der Suche nach neuen Partnersoftwares, um den freien Datenfluss in den Arbeitsprozessen zu maximieren. Unsere User erfahren über die Neuvernetzung mittels Platzierung auf unserer Partnerliste, Ankündigung über unsere Social Media Kanäle und unseren Newsletters. Weiters wird mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung der Kopplungsvorgang erleichtert. Wenn Ihre Software Arbeits- und Projektzeiten als Schlüsseldaten verwendet und Sie Interesse an einer Partnerschaft haben, freuen wir uns wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen. Zusammen können wir den Arbeitsalltag reibungsfreier gestalten!
Neugierig geworden? Vielleicht schon User einer unserer Partnersoftwares? Überzeugen Sie sich jetzt doch selbst von TimeTrack mit einem kostenlosen 14 tägigen Probeabo. Wir freuen uns über Ihr Vertrauen und darauf, Sie auf Ihrer Zeiterfassungsreise begleiten zu dürfen.
Wenn es in einem Unternehmen zur Umsetzung eines Projekts kommt, wird aus verschiedenen Mitarbeitern ein Team zusammengestellt. An erster Stelle steht hierbei die Wahl eines Projektleiters, der im weiteren Verlauf die Verantwortung für alle während des Projekts zu erledigenden Aufgaben übernimmt. Wie genau ein Projektleiter bzw. Projektmanager arbeitet und welche Aufgaben ihm bevorstehen, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag näherbringen.
Verschiedene Rollen im Projektmanagement
Projekte sind sehr vielschichtig und benötigen daher verschiedene Mitarbeiter, die sich auf die diversen Aspekte der Arbeitsbereiche spezialisieren. Daher wird in der Projektplanung mit verschiedenen Projektrollen gearbeitet. Diese müssen aber nicht immer von unterschiedlichen Personen eingenommen werden, vor allem in kleineren Unternehmen werden den Mitarbeitern gerne auch mehrere Rollen zugeteilt. Diese Zuteilung findet in der Definitionsphase des Projekts statt und es wird zwischen den folgenden Rollen unterschieden:
- Projektleiter
- Auftraggeber,
- Teilprojektleiter
- Qualitätsmanager
- Produktkaufmann
- Controller
- Lenkungskreismitglied
- Generellen Projektmitarbeitern
Was verstehen wir unter Führung im Projektmanagement?
Die Führung des Projekts, sprich die Rolle des Projektleiters bzw. Projektmanagers, ist die Grundaufgabe im Projektmanagement. Wenn wir von Führung sprechen, dann meinen wir das Anleiten von Mitarbeiten, um das geplante Projektziel zu erreichen. Diese Aufgabe erfordert spezielle persönliche Qualifikationen und Führungskompetenzen. Dazu zählt unter anderem die Koordinierung und Motivation der Projektgruppen, damit es nicht zu Konflikten und dadurch zu Einbußen der Produktivität kommt. Der Projektleiter ist für die Zeit des Projekts und im Rahmen des Projekts der Vorgesetzte der Projektmitarbeiter. Ihm fehlen aber trotzdem die Führungsinstrumente wie die Erteilung von Abmahnungen, Verwarnungen, Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Kündigungen, etc.
Unter den Begriff Führungsinstrumente fallen jene Mittel und Verfahren, die zur Beeinflussung des Mitarbeiterverhaltens eingesetzt werden können. Also Mittel wie Anweisungen, die Erteilung von Aufträgen, die Erteilung von Vollmächten, das Treffen von Zielvereinbarungen, die Kontrolle von Ergebnissen und die Beurteilung der Leistungen der Mitarbeiter. Außerdem fallen Feedback-, Kritik-, und Entwicklungsgespräche, sowie Personalaustausch und, last but not least, die Kommunikation unter diese Führungsmittel.
Das Profil eines guten Projektleiters
Da der Projektleiter viele verschiedene Aufgaben erfüllen muss, sollte er auch ein gewisses Profil mit sich bringen. Die wichtigsten Punkte sind hierbei natürlich, dass er eine fachliche Kompetenz und Führungskompetenz besitzt. Zudem ist die soziale Kompetenz von großer Bedeutung, da diese auch die Motivationsfähigkeit und das Durchsetzungsvermögen beeinflussen. Als Projektleiter sollten Sie außerdem über eine gewisse Eigeninitiative verfügen und sowohl kreativ als auch wirtschaftlich und unternehmerisch denken können. Sollten Sie diese Qualifikationen mit sich bringen, dann steht einem Erfolg als Projektleiter nicht mehr viel im Wege.
Aufgaben eines Projektleiters
Ein Projektleiter sollte also, wie oben gezeigt, ein Allrounder sein, denn um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, benötigt dieser nicht nur fachliche Kompetenz, sondern sollte auch über ein unternehmerisches Denken verfügen. Auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten sollten nicht außer Acht gelassen werden, denn Empathie und Fingerspitzengefühl bei der Auswahl der Teammitglieder sind ebenso wichtig. Da von einem Projektleiter eine hohe Anzahl unterschiedlicher Aufgaben erwartet wird, möchten wir Ihnen hier einen kurzen Überblick geben, was Sie in dieser Führungsposition erwartet.
Vor dem Projekt
Bevor Sie mit der Planung und Umsetzung des Projekts beginnen, sollten Sie eine Projektmanagementmethode auswählen, deren Verwendung Sie für dieses am effizientesten halten. Anschließend können Sie mit der Erstellung eines Projektsteckbriefs beginnen und das Projekt klären, damit Sie zur Analyse des geplanten Projekts kommen können. Hierbei ist wichtig, dass Sie ein genaues Projektziel definieren, die Stakeholder analysieren und Sie sich ausreichend über mögliche Risiken des Projekts informieren. Um diese im Laufe des Projekts dann zu vermeiden, sollte eine Bestimmung von Risikoverantwortlichen stattfinden, die im Ausnahmezustand mit den Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung der Risiken vertraut sind. Diese können selbstverständlich erst gewählt werden, nachdem Sie sich generell mit der Wahl der Mitglieder für Ihr Team auseinandergesetzt haben. Hierbei sollten Sie auf die fachliche Qualifikationen der jeweiligen Kandidaten achten, aber auch deren Soft Skills nicht ignorieren.
Nachdem Sie Ihr Team zusammengestellt haben, können Sie den Teilnehmern, die bereits zu Beginn genannten Rollen zuteilen. Im Anschluss daran sollten Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich über die Rahmenbedingungen, den von Ihnen erstellten Projektstrukturplan, die verschiedenen Projektphasen und Meilensteine informieren. Um diese Informationen immer kompakt beieinander zu haben, empfehlen wir Ihnen die Erstellung eines Handbuchs, in dem jeder Mitarbeiter die Regeln, Pläne, etc. nachschlagen kann.
Während des Projekts
Wenn Sie nach all den Vorbereitungen mit der Umsetzung des Projekts begonnen haben, dann liegt es in Ihrer Verantwortung, regelmäßig die Kosten, Meilensteine und Termine zu überwachen, damit keine Abweichungen vom Plan auftreten. Selbstverständlich sind Sie außerdem nach wie vor der Ansprechpartner für das gesamte Team und Sie übernehmen deren Führung und Betreuung. Auch die Stakeholder liegen weiterhin in Ihrem Aufgabenbereich, so wie die Kommunikation mit dem Management, damit auch dieses stets auf dem neusten Stand über die aktuellen Entwicklungen des Projekts ist.
Sie sind also generell dafür verantwortlich zu beobachten, wie sich das Projekt entwickelt, ob alles nach Plan läuft, alle Richtlinien eingehalten werden, das Budget eingehalten wird und keine Risiken auftreten und außerdem die Motivation und Unterstützung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Den Fortschritt des Projekts dokumentieren Sie am besten regelmäßig mit TimeTrack. Hier können Sie Ihre Werte eintragen und auch einen sogenannten Soll-Ist-Vergleich anlegen, um zu sehen, ob sich Ihre Kalkulationen bewahrheiten und alles plangemäß durchgeführt wird.
TimeTrack – Projektverfolgung Sol-Ist-Vergleiche
Projektabschluss
Zum Ende des Projekts ist es Ihre Aufgabe eine Abschlusskalkulation zu erstellen und einen ausführlichen Bericht anzufertigen. So ein Abschlussbericht wird Ihnen in TimeTrack ebenfalls automatisch nach der Fertigstellung eines Projekts erstellt. Anschließend bleibt Ihnen nur noch, das Projekt ordnungsgemäß zu archivieren und die Projektabnahme durchzuführen. Sollte das geschafft sein, danken Sie Ihrem Team und vielleicht organisieren Sie als Belohnung für die viele Arbeit ja noch eine kleine Projektabschlussparty.
Das Team
Da die Zusammenstellung des Projektteams eben auch in den Aufgabenbereich des Projektmanagers bzw. des Projektleiters fällt, möchten wir Ihnen hier noch einmal einige Punkte aufführen, auf die Sie achten sollten bzw. Ihnen zeigen, welche Fragen Sie sich stellen sollten, um die passende Teamkonstellation zu finden.
- Welche fachlichen Qualifikationen sollten die Teammitglieder mitbringen bzw. welche werden benötigt?
- Welche weiteren Qualifikationsmerkmale wären von Vorteil für das Projekt?
- Welche Bereiche der Organisation sollen / müssen vertreten sein?
- Liegen für das Projektteam besondere Kriterien vor? Muss z.B. eine Geschlechter-Quote erfüllt werden?
- Welche Bedeutung haben die soziale Fähigkeiten der Teammitglieder (Umgang mit Störungen, Kooperationsfähigkeit, Stressbelastbarkeit, …)?
- Liegen sonstige spezifische Kriterien vor, die von den Stakeholdern, also den betroffenen / beteiligten Organisationen oder vom Projekttyp vorgegeben werden?
Führungsstile im Projektmanagement
Seit jeher wird mit verschiedenen Führungsstilen gearbeitet, die durch die Einstellung zum Projektteam unbewusst entschieden werden bzw. auch vom Charakter der Führungsperson abhängen können. Ein misstrauischer Projektleiter, der gerne die Kontrolle behält, wird beispielsweise eher zum autoritären Führungsstil tendieren, während ein Projektleiter mit kooperativem Führungsstil die Projektmitarbeiter gerne in die Entscheidungen miteinbezieht. Prinzipiell unterscheiden wir zwischen fünf verschiedenen Stilen. Diese sind der autoritäre, kooperative, demokratische, situative und authentische Führungsstil. Finden Sie heraus welcher Führungsstil genau zu Ihnen passt.
Autoritärer Führungsstil
Ein Projektleiter mit einem autoritären Führungsstil lässt keine Kritik an seinen Handlungen zu und zeichnet sich dadurch aus, dass er das Projektteam durch exakte Anweisungen und Kontrolle anführt. Das heißt im Umkehrschluss, dass das unternehmerischen Denken und Handeln, die Mitverantwortung und Kreativität der Mitarbeiter keinen Platz unter diesem Führungsstil hat.
Der Vorteil jedoch ist, dass dieser Stil ein Gefühl von Sicherheit bei den Mitarbeitern schafft und ihnen insbesondere bei Krisensituationen Rückhalt bietet, weil hier eine rasche Umsetzung ohne Diskussionen garantiert ist. Projektleiter, die auf den autoritären Führungsstil zurückgreifen, werden langfristig eher Mitarbeiter in ihrem Team haben, die Verantwortung scheuen und lieber klaren Anweisungen bekommen.
Kooperativer Führungsstil
Der kooperative Führungsstil zeichnet sich quasi durch eine Zusammenarbeit aus, denn die Teammitglieder werden auch in Planungs- und Entscheidungsprozesse miteingebunden. Diese Mitverantwortung erhalten sie bereits bei der Festlegung der Ziele und Inhalte des Projekts. Auch im weiteren Verlauf werden die Kollegen in Entscheidungen integriert. Dadurch haben diese die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich kreativ mit einzubringen.
Diese Führungsmethode wirkt sich positiv auf die Motivation aus, da sich das Team gut zusammenfindet und jeder die Prozesse kontinuierlich nachverfolgen und verbessern kann. Das Team ist daher aber auch auf ein optimales Zusammenspiel der Mitglieder angewiesen und aus diesem Grund muss der Projektleiter sein Augenmerk vor allem auf die Kommunikations- und Dialogfähigkeit innerhalb des Teams legen.
Demokratischer Führungsstil
Der demokratische Führungsstil setzt darauf, dass Inhalte und Prozesse durch Gruppendiskussionen gemeinsam beschlossen werden. Die Zusammenarbeit wird durch die Berücksichtigung persönlicher und fachlicher Vorzüge der jeweiligen Teammitglieder gefördert. Der Projektleiter mit diesem Stil zeichnet sich dadurch aus, dass er zwar die Vorschläge präsentiert, aber auf die Entscheidungsfähigkeit der Gruppe vertraut.
Diese Methode führt zu einer hohen Interaktion innerhalb der Gruppe und stärkt somit die Motivation und Gruppenmoral. Das wiederum führt dazu, dass die Leistungsqualität hoch ist, wobei leider durch die teilweise langwierigen Diskussionen bei der Geschwindigkeit und Effizienz noch Luft nach oben ist.
Situativer Führungsstil
Es gibt aber auch Führungskräfte, die der Meinung sind, dass es keinen „wahren“ Führungsstil gibt, sondern nur den, der sich am besten in der bestimmten Situation eignet. Sie handeln also situativ, also je nach Situation eben autoritär, kooperativ oder demokratisch. So lassen sich zum Beispiel im Verlauf des Projekts zu den diversen Phasen verschiedene Führungsstile zuordnen.
In der Planungsphase eignet sich der kooperative Führungsstil am besten, denn es geht darum, eine kreative Lösung für die Aufgaben im Projekt zu finden. Der autoritäre Führungsstil hingegen kann dort zum Einsatz kommen, wo es um Effizienz geht und lange Diskussionen hinderlich wären.
Authentischer Führungsstil
Unter dem authentischen Führungsstil verstehen wir eine Führung, die auf Werten basiert. Sprich, die Führungskraft handelt nach klaren Wertvorstellungen wie zum Beispiel Toleranz, Respekt, Akzeptanz, Vertrauen, Innovation, etc. Die Führungskräfte handeln hierbei also nicht wirklich „klassisch“ nach den geforderten Eigenschaften einer Führungskraft, sondern authentisch.
Um authentisch zu sein, muss die Führungskraft natürlich hinter den eigenen Aussagen und Handlungen stehen, also ihre eigenen Werte vertreten. Die durch diesen Stil übermittelten Botschaften sind für die Mitarbeiter daher sehr glaubwürdig, was sich positiv auf die Motivation und das Engagement auswirkt.
Checkliste
Diese Liste soll dazu dienen, dass Sie sich schnell noch einmal die wichtigsten Punkte ins Gedächtnis rufen und abhaken können, ob Sie alles vor der Umsetzung des Projekts bedacht haben.
- Sie haben als Projektleitung die nötigen Freiräume und Befugnisse bekommen, um wichtige Entscheidungen treffen zu können.
- Sie haben bereits die Erwartungen an alle Beteiligten festgelegt und jeder ist sich seinen Aufgaben bewusst.
- Der Termin- und der Budgetrahmen sind definiert und er ist allen bekannt.
- Alle betroffenen Bereiche und Entscheidungsträger sind über das Projekt informiert und bedarfsgemäß in die Projektarbeit integriert.
- Alle Projektbeteiligten stehen hinter dem Projekt und sind sich der Wichtigkeit von diesem bewusst.
- Sie haben einen Plan gemacht, wie Fortschritte und Erfolge gemessen werden sollen (beispielsweise mit der Soll/Ist-Analyse).
- Mögliche Risiken und deren Lösungen wurden erörtert.
- Es gibt mögliche Alternativlösungen bei Konflikten oder Änderungen der Rahmenbedingungen.
- Es wurde ein Kommunikationskonzept
- Es gibt eine bestehende Finanzplanung, in der auch Reserven zur Verfügung stehen.
- Die Hilfsmittel, Materialien und Werkzeuge für die Projektdurchführung sind definiert und stehen zur Verfügung.
- Das Projekt ist für alle verständlich dokumentiert (bspw. in einem Handbuch).
- Jedes Projektteammitglied wurde über seine Rolle und seine Aufgaben aufgeklärt.
- Sie und das gesamte Team gehen positiv und motiviert in das Projekt hinein.
- Die Projektmitarbeiter wurden einander vorgestellt und es herrschen keine persönlichen Spannungen.
- Regelmäßige Meetings und Schulungen sind eingeplant.
Fazit
Wenn Sie die Checkliste abgehakt und sich auch den Rest des Artikels zu Herzen genommen haben, dann steht Ihrer erfolgreichen Führung durch das Projekt nichts mehr im Wege. Um das Projekt effektiv zu dokumentieren, holen Sie sich ruhig die kostenlose Testversion von TimeTrack und lassen sich damit ein wenig Arbeit abnehmen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Projekt!
Das Projektteam ist das Herz eines jeden Projekts. Ohne eine gute Führung aber, kann es das Projekt nicht mit der nötigen Energie versorgen. Ein Team entwickelt sein volles Potenzial nur unter einer guten Anleitung.
Was genau sind aber die Aufgaben eines Teamleiters? Was bedeutet es wirklich, ein Team zu führen? Gibt es einen bestimmten Führungsstil, der das Team und das Projekt schnell und effizient zum Ziel führt? Über welche Führungskompetenzen müssen Teamleiter verfügen?
Es gibt schon einige gute Artikel über die Passung von verschiedenen Führungsstilen mit Projekt- und Unternehmensformen. Gewisse Aufgaben sollte jedoch jeder Teamleiter erfüllen, um gutes Teammanagement zu entwickeln und zu pflegen. Hier kommt ein Überblick über die Aufgaben, die der Teamführung während des Projektes begegnen und wie sie zu meistern sind.
Was bedeutet Teamführung?
Nach dem Führungsforscher Reinhard Baumgarten ist Führung definiert als „eine zielbezogene, interpersonelle Verhaltensbeeinflussung mit Hilfe von Kommunikationsprozessen“. Im Zentrum dieser Definition stehen die Aspekte der Zielbezogenheit, der Verhaltensbeeinflussung und der Kommunikation.
Egal in welchem Stadium sich das Projekt befindet: Das Ziel sollte niemals aus dem Blick gelassen werden. Um ein Ziel zu erreichen ist es notwendig, dass sich das Team so verhält, dass der Weg dahin möglichst produktiv und effizient verläuft. Auch das zu ermöglichen ist die Aufgabe der Teamleitung. Das Trio wird vervollständigt durch Kommunikation. Die Teamführung ist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Teammitgliedern und der Organisation. Sie steht stellvertretend für die Interessen des Teams und kommuniziert dem Team zurück, was auf einer höheren Ebene entschieden und verhandelt wird.
Beim genaueren Hinsehen erkennt man, dass dieses Trio aus Zielorientierung, Verhaltensbeeinflussung und Kommunikation in den Aufgaben zu jedem Stadium des Projektverlaufs auftritt. In jedem Fall sieht man schnell, dass zur Teamleitung mehr dazu gehört als nur strategisches Wissen. Ein Team zu leiten, es anzuführen bedeutet, ihm zu Stärke zu verhelfen, um effiziente und produktive Arbeit zu ermöglichen.
Teamführung bedeutet Aufgabenorientierung genauso wie Mitarbeiterorientierung. Die Definition der Rolle der Mitarbeiter und die Konzentration auf die Zielerreichung sollten Hand in Hand gehen mit dem Interesse an den Belangen und Wohlbefinden der Mitarbeiter, mit ihrer Unterstützung und Wertschätzung.
Aufgaben der Teamführung und wie sie zu meistern sind
In den unterschiedlichen Projektphasen stellen sich dem Projektteam unterschiedliche Aufgaben. Der Teamleiter ist stets auch der Teammanager, der diese Aufgaben überblickt, sie koordiniert und ihre reibungslose Bewältigung ermöglicht. Dabei lässt er das Befinden seines Teams nie aus seinem Blickfeld. Das Team ist schließlich die treibende Kraft des Projektes.
1. Teamführung in der Projektplanung
Schon in der Planung eines Projektes fängt die Verantwortung der Teamführung an.
Aufgabenorientierung
Aufgabe Aufgabenorganisation
Bevor das Projekt richtig startet, müssen die bestehenden Aufgaben gut verteilt werden. Die wichtigste Aufgabe des Teammanagers ist es hier, die Aufgabenverteilung fair, kompetenzgerecht und sinnvoll zu verteilen. Die einzelnen Mitarbeiter kommen mit verschiedenen Kompetenzen und Kapazitäten. Diese Faktoren müssen genauso wie die Verfügbarkeiten der Teammitglieder unbedingt berücksichtigt werden. Hier setzen Teamleiter das Fundament für die kommende, möglichst reibungslose, Projektarbeit. Das Fundament ist nur stabil, wenn Aufgaben so verteilt werden, dass ihre Anforderungen die Fähigkeiten der Mitarbeiter weder übersteigen, noch unterschreiten.
Neben der Passung von Tätigkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Schaffung einer Teamstruktur, müssen die Aufgaben natürlich auch organisiert werden. Das Projekt und seine Aufgaben geplant werden.
- Tipp: Um stets einen Überblick über die Organisation der Aufgaben und Zuständigkeiten im Projekt zu haben, eignen sich Projektmanagement – Apps. Eine Vielzahl von Softwares, wie zum Beispiel TimeTrack, bieten auf Grundlage verschiedener Methoden Möglichkeiten ein Projekt von Anfang an gut zu planen.
Mitarbeiterorientierung
Aufgabe Mitarbeitermotivation
Die Aufgabe der Teamführung gegenüber ihren Mitarbeitern besteht in der Projektplanung vorrangig darin, Motivation zu schaffen. Der Einzelne soll so wie das gesamte Team dazu motiviert werden, all seine verfügbaren Ressourcen in das anstehende Projekt fließen zu lassen. Vor allem heißt das, bei der intrinsischen Motivation anzusetzen. In dieser Projektphase gilt es, den Mitarbeitern bewusst zu machen, was sie mit ihrer Arbeit erreichen. Damit ist weniger die monetäre Vergütung ihrer Arbeit gemeint, sondern die Möglichkeit zur Befriedigung ihrer individuellen inneren Werte und Ziele. Den Mitarbeitern sollte in der Projektplanung der Spaß und die Sinnhaftigkeit der Arbeit verdeutlicht werden.
Zwei der wichtigsten Faktoren für mehr Mitarbeitermotivation sind Wertschätzung und das Gefühl der Teilhabe an wichtigen Entscheidungen. Ziehen Sie also von Anfang an Ihr Team in die Entscheidungsfindungsprozesse mit ein. So geben Sie ihnen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, indem sie ihre Meinung zu wichtigen Entscheidungen kommunizieren dürfen und sogar sollen. Schon der Psychologe Abraham Maslow zeigte in seiner berühmten Bedürfnispyramide, dass diese zwei Faktoren Voraussetzungen für Leistungssteigerung und gesteigerte Performance sind.
- Tipp: Lesen Sie sich in Möglichkeiten der Mitarbeitermotivation ein. Sowohl für Motivation im Büro, wie Motivation im Home-Office gibt es hilfreiche Tipps, die das Arbeitsleben auf allen beteiligten Seiten motivierter und damit freudiger gestalten lassen.
Das Team trägt das Projekt, es ist wichtig, ihm die Sinnhaftigkeit seiner Arbeit von Anfang an zu kommunizieren, um seinen maximalen Input zu erwarten.
Aufgabe Teambuilding
Bei dem Wort Teambuilding denkt man schnell an Outdoor – Aktivitäten, die dem Team zu mehr Zusammengehörigkeitsgefühl verhelfen sollen. Oft fehlt dem Team die Motivation für solche Aktivitäten, die ihm doch eigentlich nur guttun sollen. Zu oft aber enden sie darin, dass alle im Regen stehen bleiben.
Die Idee hinter Teambuilding ist eine essenzielle Aufgabe des Teamleiters. Sie wird verständlicher, wenn man sie unter dem Begriff Teamentwicklung vorstellt. Der Teamleiter sollte zu Beginn eines Projektes sein Team aufbauen, es entwickeln. Ein Team wird vor allem durch ein Zusammengehörigkeitsgefühl gekennzeichnet. Fühlen sich die einzelnen Mitarbeiter, die zusammen an einem Projekt arbeiten nicht einander verbunden, sind sie nur eine Ansammlung von Mitarbeitern, die den gleichen Arbeitgeber haben. Ein Team aber sind Mitarbeiter, die sich durch ein gemeinsames Ziel verbunden und füreinander verantwortlich fühlen. Den Zusammenhalt im Team zu stärken lohnt sich für den Teameiter. Die Gesamtleistung wird optimiert und das Arbeitsklima profitiert von dem Teamgefühl.
Durch ein starkes Teamgefühl identifizieren sich die Mitarbeiter stärker mit dem Projekt. Sie fühlen sich ihm gegenüber verantwortlich. Diese Identifikation spornt zu höheren Leistungen an. Sie ist ein Faktor für intrinsische Motivation, eine der wichtigsten Voraussetzungen für hohe Leistungsbereitschaft.
Außerdem ist das Gemeinschaftsgefühl im Team förderlich für entstehende Konflikte und deren Kommunikation. Indem ein starkes Teamgefühl besteht, zeigen die Teammitglieder ein großes Interesse an einer respektvollen und damit effektiven Konfliktbewältigung.
- Tipp: Ein Teambuilding – Tipp ist natürlich die Outdoor – Aktivität. Laden Sie Ihr Team ruhig in den Hochseilgarten ein. Die Idee hinter diesem Tipp ist, durch gemeinsame Aktivitäten – vor allem das gemeinsame Meistern von Herausforderungen – ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erleben. Diese Herausforderungen können natürlich auch andere sein. Wichtig ist dabei nur, dass Sie außerhalb des Büros gemeistert werden. In einem Raum, der nicht der Arbeit gewidmet ist, lassen sich ganz andere, private, Schnittstellen und Gemeinsamkeiten feststellen. Diese Verbindung auf privater Ebene kann die berufliche Verbindung stärken.
2. Teamführung in der Projektdurchführung
Aufgabenorientierung
Aufgabe Kontrolle/ Monitoring
Nachdem das Projekt geplant, die Aufgaben gut verteilt und die Verantwortlichkeiten organisiert wurden, liegt es an der Teamführung, die Prozesse ins Laufen zu bringen und sie zu kontrollieren.
Laufen die Prozesse so ab, wie geplant? Ergeben Aufgabenverteilung und Projektplanung Sinn, so wie sie organisiert wurden? Das sind Fragen, die sich die Projektleitung während der gesamten Projektdurchführung immer wieder stellen sollte. Es ist wichtig, Schieflagen im Projekt früh genug zu erkennen um ihnen entsprechend zeitnah wirkungsvoll entgegenwirken zu können. Deswegen muss das Teammanagement auch darin bestehen, Methoden zu finden, die laufenden Prozesse abzubilden. Monitoring gibt einen Einblick über die bestehenden und verbleibenden Ressourcen. Sie können viel Aufschluss über das Befinden des Projektes liefern.
Wenn sich im Monitoring solche Schieflagen aufzeigen sollten, ist das nicht immer ein Indiz für eine falsche Projektplanung. Während der einzelnen Projektetappen können sich immer unerwartete Konflikte auftun. Die Aufgabe der Teamleitung ist es dabei nur, stets klaren Kopf zu bewahren, Konflikte zu entdecken und Ihnen entgegenzuwirken. Mit einem guten Monitoring passiert das fast automatisch.
- Tipp: Um während der Projektdurchführung immer auf dem neuesten Stand der Ressourcenverteilung zu sein, sollte jede Teamführung über Projektmanagement Softwares verfügen. In Apps wie TimeTrack werden Soll- und Ist- Zustände im Projekt sekundengenau und transparent abgebildet. Mit dieser Methode erwartet Sie beim Projektabschluss kein blaues Wunder und sie können Ihrem Team gegenüber Verantwortung zeigen, indem Sie anbahnende Schwierigkeiten im Sande verlaufen lassen.
TimeTrack – Soll-Ist-Vergleich Ihrer Projekte
Mitarbeiterorientierung
Aufgabe Konfliktmanagement
So wie sich während der Projektdurchführung Schieflagen in der Verteilung der Ressourcen ergeben können, wächst auch innerhalb des Teams manchmal Konfliktpotenzial heran.
Ähnlich, wie Monitoring des Projektstands eine Aufgabe des Teamleiters ist, ist auch das Monitoring des Befindens des Teams seine Aufgabe. Wem wollen wir etwas vor machen? Probleme und Konflikte treten immer an irgendeinem Punkt im Projekt auf. Probleme lassen sich oft nicht vermeiden, dass sie dem Projekt langfristig schaden hingegen schon. Konfliktmanagement ist demnach eine sehr wichtige Aufgabe der Teamführung. Dabei werden vom Teammanager nicht nur strategische, sondern auch soziale Kompetenzen gefordert. Er muss oft als Mediator fungieren und die Bedürfnisse und Befindlichkeiten aller am Konflikt Beteiligten berücksichtigen.
- Tipp: Bleiben Sie als Teamleiter immer offen und agieren Sie stets respektvoll. Vor allem bei Teamkonflikten ist es wichtig, dass die Teammitglieder sich von Ihnen verstanden und respektiert fühlen. Hören Sie sich alle Standpunkte an und versuchen Sie eine faire Lösung zu finden. Indem Sie die Lösung transparent kommunizieren geben Sie Ihrem Team wiederum einen Vertrauensvorschuss, der Ihnen in Form von Offenheit entlohnt wird. So bekommt Ihr Team das Gefühl, sich bei Schwierigkeiten sofort an Sie wenden zu können. So sind Sie stets im Bilde und können Probleme abwehren bevor sie bedrohlich werden.
3. Teamführung im Projektabschluss
Aufgabenorientierung und Mitarbeiterorientierung
Aufgabe Reporting und Auswertung
Jeder macht Fehler, und das ist auch gut so. Aus Fehlern lernt man. Hat man es als Teamleitung bis zum Projektabschluss geschafft, alle Prozesse inklusive Konflikte und Fehler abzubilden, ist man nun an dem Punkt angekommen, an dem man auswerten darf. Um aus Fehlern lernen zu können, ist es wichtig, sie offen zu legen. Vor allem gegenüber den Mitarbeitern. Alles relevante muss kommuniziert werden, um in kommenden Projekten vor eventuellen Problemen gewappnet zu sein.
- Tipp: Das Reporting der Projektergebnisse lässt sich ebenso wie das Monitoring am besten in einer Projektmanagement – App wie TimeTrack erledigen. Alles was bis dato im Projekt passierte, lässt sich hier in einem Projektbericht automatisiert zusammenfassen. Das für die Teamleitung ebenso relevante Reporting ist das Reporting vor dem Team. Stellen Sie dem Team so transparent wie möglich die Ergebnisse des Projekts vor und werten Sie diese gemeinsam aus. Die gemeinsame Auswertung, wie das Projekt verlaufen ist verleiht ihnen als Team Kraft für alles Kommende.
Hier ist der Punkt, an dem Sie außerdem Ihre Wertschätzung zeigen sollten. Wenn Sie Ihr Team bis zum Projektabschluss gebracht haben, haben Sie einiges zusammen geschafft. Kommunizieren Sie, dass Sie das nur gemeinsam schaffen konnten. Das Gefühl, an etwas Großem mitgewirkt zu haben wird die einzelnen Mitglieder Ihres Teams glücklich stimmen und motivieren, sich auch zukünftig für Sie einzusetzen.
Fazit
Mit einer guten Teamführung ist die Voraussetzung für effektives Arbeiten im Team geschaffen. Ihre Aufgabe ist es, stets Aufgaben- und Mitarbeiterorientiert vor dem Team zu stehen. Einer der wichtigsten Punkte ist dabei, alle Vorgänge im Projekt im Blick zu behalten. Zeitliche-, finanzielle- und Leistungsressourcen zu überblicken gelingt am besten mit der Unterstützung von TimeTrack. Die Zeiterfassungssoftware lässt Sie von Projektplanung über -Durchführung bis Projektabschluss immer den Überblick über das Projekt behalten. Probieren Sie es aus in der zweiwöchigen Probeversion!
Produktivität ist neben Effizienz eines der Hot Topics, die für Unternehmen wahrscheinlich nie an Relevanz verlieren. Die Profitabilität des Unternehmens hängt schließlich eng mit diesen zwei Faktoren zusammen. Das war schon immer so. Unternehmen sind auf die Produktivität ihrer Mitarbeiter angewiesen. Durch neue Arbeits- und Arbeitszeitmodelle rundum Agilität und New Work gewinnt das Thema neue Aufmerksamkeit.
Bleiben die klassischen Methoden zur Verbesserung der Produktivität bestehen? Wir liefern den Durchblick. Wie erhöhen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Arbeitsproduktivität in Ihrem Unternehmen? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um als Projektleiter und Mitarbeiter Ihr Unternehmen gemeinsam zu mehr Produktivität zu führen.
Was versteht man unter Produktivität?
Es hat wohl jeder ein individuelles Verständnis von Produktivität. Wörter wie Leistung, Performance und Effizienz werden oft synonym wie Produktivität verwendet.
Was die wenigsten wissen: Das Konstrukt Produktivität lässt sich auf eine einfache Arbeitsproduktivitätsformel herunterbrechen. Sie bezieht sich auf das Verhältnis von Einsatz und Ergebnis, auf Input und Outcome. Die Arbeitsproduktivität ist zum Beispiel hoch, wenn ein hochwertiger Outcome das Resultat eines niedrigen Inputs ist. Einfach mehr zu arbeiten erhöht also schon mal nicht die Arbeitsproduktivität.
Die 3 Grundvoraussetzungen für ein produktives Arbeitsleben
Ein paar grundlegende Dinge müssen Arbeitgebern und -Nehmern klar sein, bevor Sie entsprechende Maßnahmen zum Leistungsmanagement ergreifen.
1. Passung von Person und Tätigkeit
Die wichtigste Voraussetzung dafür, überhaupt produktiv zu arbeiten ist, dass die Person zu der Tätigkeit passt, die sie ausführt. Nur, wenn die Merkmale des Mitarbeiters und die Merkmale der Tätigkeit zueinander passen, kann Leistung erbracht werden. Recruiter und Arbeitnehmer sollten sich von Anfang an bewusst sein, dass die Anforderungen der Aufgabe stets den Fähigkeiten und Fertigkeiten des Arbeitnehmers entsprechen müssen. Hohe Anforderungen gegenüber geringen Fähigkeiten und zu niedrige Anforderungen bei hohen Fähigkeiten haben ein gemeinsames Resultat. Beides führt zu Stress und Unproduktivität. Während Überforderung eher in Angst resultiert; wandelt sich Unterforderung schnell in Langeweile. Beides macht produktives Arbeiten unmöglich.
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Flow-Erleben
Die goldene Mitte zwischen Über- und Unterforderung bedeutet eine Passung zwischen Person und Tätigkeit. Das Ergebnis dieser Balance ist Flow-Erleben. Im Flow geht eine Person voll und ganz in ihrer Tätigkeit auf, konzentriert sich in höchstem Maße und vergisst dabei Raum und Zeit. Dieser angenehme Zustand, der vom Psychologen Mihály Csíkszentmihályi erforscht wurde, befähigt zu maximaler Produktivität. Der Arbeitende kann seinen Fähigkeiten freien Lauf lassen. Seine Produktivität eben „flowen“ lassen.
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Take-Home-Message:
1. Produktivität beginnt bereits im Recruiting-Prozess.
2. Anforderungen und Fähigkeiten von Tätigkeit und Arbeitnehmer müssen passen, nur dann ist produktives Arbeiten grundsätzlich möglich.
3. Erleben von Flow ist ein Prädiktor für hohe Produktivität.
2. Intrinsische Motivation für eine Tätigkeit
Neben der beschriebenen Passung von Person und Tätigkeit hat Flow eine weitere wichtige Voraussetzung: intrinsische Motivation. Intrinsische Motivation ist die wirkungsvollste Arbeitsmotivation, da sie an der Emotionalität des Arbeitnehmers ansetzt. Sie entsteht, wenn sich persönliche Ziele, Projekte und Anliegen, Bedürfnisse und Wünsche mit denen des Unternehmens überschneiden. Ist das gegeben, hat der Mensch Spaß an der Arbeit und kann Raum und Zeit vergessen. Über das Nötigste hinaus zu arbeiten, also wirklich produktiv zu werden, setzt das voraus. Mitarbeiter sollten als Individuen das Gefühl haben, mit ihrer Arbeit etwas zu tun, von dem sie persönlich überzeugt sind.
Extrinsische Motivation, wie etwa monetäre Vergütung, wirkt bei Weitem nicht so motivierend auf Mitarbeiter wie intrinsische. Fühlen sich Mitarbeiter emotional an ein Projekt gebunden, entwickeln sie eine tiefe und kontinuierliche Arbeitsmotivation zu einer Steigerung der eigenen Leistung.
TimeTrack – intrinsische und extrinsische Motivation
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Take-Home-Message:
Finden Sie Möglichkeiten, Ihre oder die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter intrinsisch zu verankern, um ihre Performance zu erhöhen.
3. Performance Management entlang der Leistungskurve
Produktivität ist “Alles Kopf Sache“? Das mag man nach den eben erläuterten Voraussetzungen für Produktivität vermuten. Das stimmt leider nur bis zu einem gewissen Punkt. Und zwar dem der Leistungskurve: Die Leistungsbereitschaft gemäß unserem Biorhythmus. Der Antrieb des Menschen resultiert aus einem komplexen Zusammenspiel organsicher, nervöser und innerphysischer Prozesse, die sich am Tagesrhythmus orientieren. Je nach Tages- und Nachtzeit ist der menschliche Organismus bereit, Energie zu liefern. Nach unserem Biorhythmus zu arbeiten bedeutet, unsere Leistungsbereitschaft effizient am Tag orientiert zu managen. Arbeiten wir zu Zeiten, in denen der Körper auf Ruhe und Energiesparen eingestellt ist, erzielen wir nicht die gleichen Ergebnisse, die wir bei gleichen Aufgaben zu einer Zeit hoher Energieverfügbarkeit erreichen würden. Der Input hat bei unterschiedlichen Leistungszeitpunkten also einen anderen Outcome. Die Qualität der Arbeit unterscheidet sich.
Die Leistungskurve steigt von 7-9 Uhr auf ihr Maximum, sinkt aber ab 12 Uhr ins „Mittagstief“ ab. Bis 15/16 Uhr steigt unsere Leistungsbereitschaft ins „Nachmittagshoch“, wo wir allerdings nicht so viel Energie haben wie am Morgen. Ab 17 Uhr sinkt unsere Performance bis in die Nacht stetig nach unten.
Arbeitszeiten anhand der Leistungskurve zu planen, heißt gewissermaßen auch Flow-Erleben. In jedem Fall ist es wahres Performance Management. Man passt die Anforderungen seiner Tätigkeiten an die Fähigkeiten seines Organismus an.
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Take-Home-Message:
1. Arbeitet man zu Zeiten, in denen der Körper leistungsbereit ist, wird Produktivität quasi geschenkt.
2. Die produktivsten Arbeitszeiten sind zwischen 9 und 12 Uhr.
Performance Management
Die 4 Tipps für Arbeitgeber
Arbeitsproduktivität ist kein Hexenwerk. Angestellte sind in erster Linie Menschen, deren Bedürfnisse von vorgesetzten Menschen verstanden werden müssen. Schaffen Sie Ihren Mitarbeitern Bedingungen, die ihren menschlichen und fachlichen Bedürfnissen gerecht werden. In so einem Kontext können Sie ihre Leistung erst richtig entfalten. Und die Arbeitsproduktivität zu ihren und Ihren Gunsten erhöhen.
1. Spaß an der Arbeit fördern
Ein wahrer Leistungs-Booster ist die intrinsische Motivation von Mitarbeitern. Schaffen Sie Ihren Mitarbeitern intrinsische Anreize, jeden Tag aufs Neue motiviert ins Büro zu kommen und ihre beste Performance abzuliefern.
Wie Sie das genau machen? Viele Start-Ups setzen auf Juice-Bars und After Work Get-Togethers. Langfristig macht das aber nur Sinn, wenn Sie diese Anreize intrinsisch verankern. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, mit der sich ihre Mitarbeiter identifizieren können. Dann haben Mitarbeiter Spaß daran, alles was Sie leisten können produktiv in das Unternehmen zu investieren.
2. Transparente Kommunikation fördern
Um den Mitarbeiter motiviert und folglich produktiv arbeiten zu lassen, ist es wichtig, dass Arbeitgeber Ihnen gegenüber transparent sind. Nur wenn die Mitarbeiter wissen, womit genau sie es in ihrer Arbeit zu tun haben, kann eine gewisse Identifikation mit ihr stattfinden. Das gilt auf Makro-, wie auf Mikroebene. Im Idealfall können sich die Mitarbeiter genauso gut mit dem Image des Unternehmens wie mit den einzelnen Entscheidungen der Teamleiter identifizieren.
Kommunizieren Sie oft wie möglich mit Ihren Mitarbeitern. Kommunizieren Sie Ihre Entscheidungen, indem Sie Teammeetings einberufen. Nur, wenn die Mitarbeiter Ihre Entscheidungen verstehen, können sie ihnen gerecht handeln. Da sind wir wieder beim Flow-Erleben. Es entsteht nur, wenn man weiß, wohin die Reise geht. Und nur, wenn man sich mit dem Ziel der Reise identifizieren kann. Transparenz wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation, Arbeitsproduktivität und schließlich auf den Profit des Unternehmens aus.
3. Wertschätzung zeigen
Produktiv zu arbeiten heißt auch, sich sicher zu fühlen in der eigenen Arbeitsweise. Angestellte brauchen die Bestätigung, mit ihrer Leistung auf dem richtigen Weg zu sein und damit einen wertvollen Beitrag für das Unternehmen zu leisten. Wenn Ihre Mitarbeiter gute Arbeit leisten, sollten Sie Ihnen das zeigen. Die Gewissheit, gute Arbeit zu leisten, motiviert zu selbstsicherer und produktiver Arbeit. Kommunizieren Sie Ihre Wertschätzung in Teammeetings und persönlichen Gesprächen. Ab und an können Sie die sicherlich auch durch kleine extra Vergütungen oder ein Entgegenkommen in der Urlaubsplanung ausdrücken. Die Berücksichtigung und Unterstützung persönlicher Lebenslagen ist die beste Form, Wertschätzung zu spiegeln.
4. Die Strukturierung der Arbeit durch Management-Tools unterstützen
Die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter zu erhöhen, heißt, sie zu unterstützen. Denken Sie neben den generellen Bedürfnissen Ihrer Angestellten auch an ihre täglichen Herausforderungen. Das Leistungsmanagement betrifft auch ganz einfach die Strukturierung der Arbeitszeit und die Optimierung von Arbeitsprozessen. Egal wie intrinsisch motiviert, wie Feuer und Flamme Mitarbeiter auch sind: Wenn die technischen und organisatorischen Bedingungen für produktive Arbeit nicht gegeben sind, erlischt diese Flamme der Motivation ganz schnell.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Tools zur Verfügung, mit denen ihrer Motivation und Performance nichts mehr im Weg stehen kann! Oft finden sich Arbeitnehmer vor einem riesigen Berg an Aufgaben wieder, ohne einen Plan oder eine Struktur zu haben, wie Sie diesen angehen sollen. Es gibt viele hilfreiche Tipps, die Büroorganisation einfach zu meistern. Eine der größten Hilfestellungen sind Projektmanagement-Softwares. Die Zeitmanagement App TimeTrack ist ein gutes Beispiel für ein Tool, das Mitarbeitern zu mehr Struktur hilft. Projektzeiten können mit der App einfach erfasst, kontrolliert und protokolliert werden. Durch die Automatisierung dieser Arbeitsprozesse steht der Performance in den Bereichen, die es benötigen nichts mehr im Weg.
TimeTrack – Berichte und Analysen von Projekten
Die 4 Tipps für Arbeitnehmer
Sie sehen, dass der Arbeitgeber einiges tun kann, um die Produktivität seiner Angestellten zu erhöhen. Der Wille zu produktivem Arbeiten fängt jedoch meist bei einem selbst an. Das gilt natürlich vor allem für Selbstständige, Freiberufler oder Remote Arbeitende. Bei ihnen gelten spezielle Maßnahmen zur Steigerung der Motivation und Produktivität. Um die eigene Produktivität und Performance zu managen, kommen hier vier essenzielle Tipps.
1. Struktur schaffen und Ablenkungen minimieren
Um seine Energie produktiv in die Arbeit einfließen zu lassen, ist Struktur alles. Die Flamme der Motivation kann bei fehlender Struktur entweder erlöschen oder sich in ein tosendes Feuer wandeln. Motivation muss gezielt eingesetzt werden. Holen Sie sich dafür selbstständig die Unterstützung von Projektmanagement-Tools, um Ihre Aufgaben im Überblick zu haben. Machen Sie sich Pläne, wann Sie welche Aufgaben erledigen. Und das wichtigste: verfolgen Sie diese. Die Kanban-Methode etwa bewährt sich für viele Arbeitnehmer.
Die Notwendigkeit von Struktur bezieht sich auch auf den Arbeitsplatz. Halten Sie Ihren Schreibtisch ordentlich und minimieren Sie Ablenkungen in Ihrer Arbeitszeit. Widmen Sie sich nur der Aufgabe, die gerade auf Ihrem Plan steht. Verbannen Sie dafür alles Irrelevante von Ihrem Arbeitsplatz. Damit sind auch alle privaten Gegenstände gemeint. Die haben bei produktiver Arbeit einfach Nichts zu suchen.
2. Zeitmanagement Methoden entwickeln
Ein Kennzeichen vom Flow-Erleben ist die klare Definition von Anfangs- und Endzustand der Tätigkeit. Ein hilfreicher Tipp kann es also sein, sich die tagesrelevanten Aufgaben in Zeitabschnitte einzuteilen.
Es gibt einige Techniken, die sich dafür bewährt haben. Die wohl bekannteste und auch unter Studenten sehr prominente ist die Pomodoro-Technik. Pomodori sind 25-Minuten Abschnitte, nach denen die Arbeitszeit aufgeteilt wird. Stellen Sie sich alle 25 Minuten einen Wecker, um dann eine kurze Pause einzulegen und wieder weiter zu arbeiten. Ihre Produktivität wird steigen! In dem Wissen, dass die Arbeitszeit ein klares Ende hat gibt man doch gerne Vollgas.
3. Multitasking vermeiden
Um produktiv zu sein und Flow erleben zu können, dürfen Sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Ihr sollte Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit gewidmet sein. Nur so werden Sie Raum und Zeit um sich herum vergessen und Ihre ganze Produktivität in die Aufgabe fließen lassen können. Der Rat ist eindeutig: Vermeiden Sie Multitasking. Tatsächlich gibt es dieses gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben gar nicht. Beim sogenannten Multitasking springt die Aufmerksamkeit nur sehr schnell zwischen Aufgaben hin und her. Dieses schnelle Springen der Aufmerksamkeit bedeutet vor allem Energieverlust. Diese Energie fehlt schließlich für eine produktive Arbeitsweise. Statt wie erhofft mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sinkt die Konzentration rapide und Fehler schleichen sich ein.
4. Ausgleich schaffen
Für die Steigerung der Arbeitsproduktivität ist die optimale Gestaltung der Arbeitszeit ein wichtiger Faktor. Fast genauso wichtig für die eigene Produktivität sind die Pausen zwischen der Arbeit. Der wichtigste Tipp vorneweg: machen Sie Pausen. Mehr arbeiten heißt nicht, besser zu arbeiten. Stress führt zu Überforderung und schließlich zur Unfähigkeit, überhaupt zu arbeiten. Damit ist nun wirklich niemandem geholfen.
Suchen Sie sich einen Ausgleich zur Arbeit, mit dem Sie Ihre Produktivität steigern können. Sehen Sie arbeitsfreie Zeit als regenerative Pausen. Fläzen Sie sich nach getaner Arbeit zum Beispiel nicht einfach auf die Couch, sondern gehen Sie einer Freizeitbeschäftigung nach, die Sie glücklich macht. Sport eignet sich wunderbar, um den Kopf frei zu kriegen, nicht an die Arbeit zu denken und tagelanges Sitzen zu kompensieren. Wenn Sie Acht auf Ihr psychisches und physisches Wohlbefinden geben, ist der Motor für mehr Produktivität wie neu geölt.
Fazit
Um die Produktivität zu erhöhen, müssen die Bedürfnisse der Mitarbeiter ins Zentrum der Betrachtung gerückt werden. Denjenigen, die Leistung erbringen sollen müssen die besten Bedingungen dafür geschaffen werden.
Produktives Arbeiten hilft Arbeitnehmern und Arbeitnehmern in gleichem Maße. Gesteigerte Produktivität bedeutet mehr Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen. Produktives Arbeiten bedeutet für Arbeitnehmer stressfreieres Arbeiten.
Die besten Begleiter für Produktivitätssteigerung in Unternehmen sind Management-Tools. Tools wie TimeTrack helfen nicht nur dabei, die Produktivität durch die Strukturierung von Arbeitsprozessen zu optimieren. Sie bilden sie auch ab. Probieren Sie es doch einfach in der zweiwöchigen Probeversion selbst aus!