Stillstand bedeutet für Unternehmen immer das Risiko, von Konkurrenten überholt zu werden. Unternehmen sollten stets bemüht sein, über aktuelle Entwicklungen ihres Marktes Bescheid zu wissen, und sich diesen im besten Fall anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Statt in alten Positionen zu verharren, lässt eine dynamische Grundhaltung Unternehmen wachsen.
Dynamische und mobile Grundhaltungen sind wichtig. Die Zeit schreitet voran und manchmal scheint es, als ob sie immer schneller vergehen würde. Technische Neuerungen springen so mannigfaltig und rasant aus dem Boden wie neue Ansätze zu Projektmanagement Methoden. Natürlich können und sollten Unternehmen, um erfolgreich zu sein, nicht auf jeden Trend aufspringen. Wandel und Entwicklung sollten immer organisch passieren. Eine dynamische Grundhaltung zu haben bedeutet vor allem, sein Unternehmen als Organisation zu kennen und mit Blick auf den sich bewegenden Markt zu wissen, welchen ihrer Bereiche eine Entwicklung guttun würde.
In den 1950er Jahren schon, haben Professoren der Harvard Uni genau dafür eine Analyse Strategie entwickelt. Mit der von ihnen entwickelten SWOT Analyse sollen Unternehmen langfristig ihre wirtschaftliche Existenz absichern können. Was in den 50er Jahren galt, gilt auch heute noch: Wer in Richtung Zukunft gehen will, muss Vergangenheit und Gegenwart verstehen. Deshalb waren und bleiben SWOT Analysen ein gutes Tool zur Orientierungshilfe in turbulenten Zeiten des Projektmanagements.
Dieser Artikel stellt Ihnen die SWOT Analyse grundständig vor. Was kann diese Methode aus den 50er Jahren für heutige Unternehmen leisten? Wo sind ihre Grenzen und wie lassen sich diese kompensieren? Hier kommen die Antworten.
Die SWOT Strategie: Definition
Die SWOT Analyse ist eine Analysemethode, die Unternehmen helfen kann, ihre Zukunft besser einschätzen zu können und zukunftsorientiert strategisch wertvolle Entscheidungen zu treffen. Die Unternehmensanalyse besteht grundsätzlich in der Untersuchung und Bewertung der Merkmale eines Unternehmens. Dazu bedient sich die SWOT Analyse aus 4 Kategorien, deren Anfangsbuchstaben das SWOT Anagramm darstellen.
Die vier Kategorien sind:
1. Strengths (Stärken)
Über welche Stärken verfügt die Organisation?
2. Weaknesses (Schwächen)
Welche Schwächen bestehen in der Organsiation?
3. Opportunities (Möglichkeiten)
Welche Möglichkeiten bestehen für das Unternehmen?
4. Threats (Risiken)
Welchen Risiken begegnet das Unternehmen?
Auf der Basis dieser vier Kategorien werden Strategien und Zukunftsperspektiven für das Unternehmen entwickelt.
Der Aufbau einer SWOT Matrix
Das SWOT Grundgerüst stellt die SWOT Matrix dar. In einer Tabelle werden die vier Kategorien nach ihren Perspektiven sortiert. Im Anbetracht der Strategischen Planung sieht die SWOT Analyse den Blick in das Unternehmen für genauso wichtig wie den Blick ins Unternehmensumfeld. So gliedert sich die Matrix in genau diese Perspektiven.
Die Unternehmensanalyse
In der Unternehmensanalyse werden die internen Faktoren, die zum Befinden des Unternehmens beitragen fokussiert.
Die Kategorien, die hier betrachtet werden, sind:
- Stärken
- Schwächen
Unternehmen sollten sich also mit Blick auf ihre Organisation fragen:
- Was sind unsere Stärken?
- Welche Stärken wollen wir ausbauen?
Und:
- Wo liegen unsere Schwächen?
- Welche Schwächen wollen wir überwinden?
Beispiele – Unternehmensanalyse
Der Unternehmensstandort
- Ist der Standort des Unternehmens von Vor- oder Nachteil für unsere Branche?
Die Teamgröße
- Ist die Größe unserer Teams angemessen für unsere Unternehmensziele?
Die Skills und Kompetenzen der Mitarbeiter
- Sind unsere Mitarbeiter gut ausgebildet? Verfügen sie über die notwenigen Kompetenzen um eine Quelle für den Unternehmenserfolg zu sein?
Die Innovation der Produkte
- Sind unsere Produkte innovativ? Oder sind sie überholt und veraltet?
Die Effizienz Geschäftsabläufe
- Wie effizient laufen unsere Geschäftsabläufe?
Die Umfeldanalyse
Neben der Analyse des Unternehmens, sieht die SWOT Analyse die Analyse des Unternehmensumfelds als notwendig, um strategisch wertvolle Entscheidungen zu treffen.
Externe Faktoren des Unternehmens werden nach diesen Kategorien untersucht:
- Chancen
- Risiken
Unternehmen sollten sich also mit Blick auf ihre Organisation fragen:
- Welche Chancen bietet uns unser Umfeld/ unser Markt?
- Welche dieser Chancen können wir strategisch nutzen?
Und:
- Mit welchen Risiken konfrontiert uns das Unternehmensumfeld?
- Welche Risiken können und wollen wir als Unternehmen reduzieren?
Beispiele – Umfeldsanalyse
Die Entwicklung von Markt und Konkurrenz
- Wie entwickelt sich unser Markt? Stellt die Marktentwicklung eine Chance für unseren Unternehmenserfolg dar oder birgt sie Risiken?
Technische Entwicklungen und Neuerungen
- Welche technischen Entwicklungen entstehen auf dem Markt? Können wir diese für unser Unternehmen nutzen oder bedrohen uns diese?
Gesetzgebende Entwicklungen
- Ist unser Unternehmen so aufgestellt, dass es an gesetzgebende Entwicklungen angepasst ist? Oder bedrohen uns kommende rechtliche Entwicklungen?
Gesellschaftstrends
- Welche Trends kommen nicht nur aus unserer Branche, sondern auch aus der Gesellschaft? Können wir von diesen profitieren? Oder bedrohen sie unsere Unternehmensidee?
Ordnung der Relevanz gesammelter Faktoren
Nachdem Unternehmen eine Unternehmens- und Umfeldanalyse nach den SWOT Kategorien vollzogen haben, geht es an die Ordnung der gesammelten Punkte. Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken sollten nun in der Matrix nach Wichtigkeit sortiert werden. So entsteht Schritt für Schritt ein strukturierter Blick auf das Befinden der Organisation.
Steht die Matrix, können nun verschiedene Maßnahmen und Strategien zur Rettung des Unternehmenserfolgs abgeleitet werden.
Entwicklung einer Strategie
Die Faktoren der SWOT Matrix werden von Kennzahlen und Daten untermauert, die nun als Grundlade einer Strategieplanung dienen.
Das Unternehmen sollte sich fragen:
Was müssen wir tun, um mögliche Risiken zu vermeiden und die attraktivsten Chancen zu nutzen, um erfolgreich im Wettbewerb zu sein?
Mit belastbaren Zahlen, Daten und Fakten finden nun Markt-, Kunden-, Wettbewerbs- und Umfeldanalysen statt.
Spezifisch heißt das, Matching-Strategien anzuwenden. Gematcht werden vor allem Stärken mit Chancen. Fragen Sie sich, welche Unternehmensstärken genutzt werden können, um konkrete, sich bietende Chancen zu nutzen? Es könnte zum Beispiel die Stärke der Innovationskraft des Unternehmens genutzt werden, um neue Zielgruppen für das Unternehmen zu gewinnen.
Einschätzung der Vor- und Nachteile der SWOT Analyse
Die SWOT Analyse birgt, so wie jede Methode, ihre Vor- und Nachteile. Mit ihnen verhält es sich so, wie mit den Stärken und Schwächen des Unternehmens. Weiß man über sie Bescheid, kann man mit ihnen umgehen und die Strategie bestmöglich nutzen.
Vorteile
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Adaptierbarkeit
Die SWOT Analyse ist als Basis einer Strategieplanung in fast allen Bereichen anzuwenden. Branchenübergreifend kann die Analysemethode großen Nutzen für Unternehmen jeglicher Größe darstellen.
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Ein Frühwarnsystem entwickeln
Die SWOT Analyse ist ein diagnostisches Tool, das als Frühwarnsystem für Organisationen dienen kann. Indem in dem Unternehmen ein Bewusstsein für die Stärken und Schwächen mit Blick auf das Unternehmensumfeld besteht, ist es möglich, Risikofaktoren zu erkennen. Kennt man den Feind, ist er auch zu bekämpfen. Manchmal sogar, bevor er zu einer ernsthaften Bedrohung wird. Risiken können schnell abgewendet und neutralisiert werden.
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Entwicklungsmöglichkeiten
Statt nur Risiken zu signalisieren, kann die SWOT Analyse auch Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen. Mit Selbstbewusstsein, über Stärken zu verfügen, liegt der Sprung auf die Entwicklung des Umfelds nicht mehr fern. SWOT Analysen schaffen solch ein Selbstbewusstsein und verhelfen Unternehmen somit zu einer dynamischen und agilen Grundhaltung. Statt sich gegenüber unaufhaltsamen Entwicklungen wie der Digitalisierung zu verschließen, bahnen sie einen Weg zu ihnen.
Nachteile: Herausforderungen und Alternativen
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Risiken und Chancen müssen als solche erkannt werden
Bevor die SWOT Analyse zu ganzer Wirkung kommen kann, müssen Risiken und Chancen erst einmal als solche erkannt werden. Was ist ein Risiko? Was eine Chance? Diese Fragen sind manchmal nicht so einfach zu beantworten. Wichtige aktuelle Entwicklungen sind oft nicht einfach in die eine oder andere Kategorie einzuordnen. Je komplexer Phänomene sind, desto schwieriger ist es, sie eindeutig zuzuordnen. Es sollte demnach überlegt werden, welche Teile einer Entwicklung für das eigene Unternehmen risiko- oder chancebehaftet sind.
Die Themen Globalisierung und Digitalisierung zum Beispiel sind so umfangreich, dass man sich wirklich gut auskennen muss, um sie einzuschätzen. Zudem können Dinge, die vorerst als Risiko gesehen werden, wie etwa die Digitalisierung, mit genauerer Betrachtung zur Chance werden. Ein Risiko ist nur eines, wenn das Unternehmen eine Entwicklung nicht zu nutzen weiß.
Kreativität
Die Konnotation der Begriffe richtig zu erkennen, verlangt den Unternehmen einigen Aufwand ab. Die Art der externen Entwicklung zu verstehen und zu nutzen, bedarf viel Energie und Kreativität. Die Ableitung effizienter Maßnahmen und Strategien passiert nur durch einen kreativen unternehmerischen Prozess.
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Stärken und Schwächen im Rückblick identifizieren, Chancen und Risiken antizipieren
Was geschehen ist, ist geschehen. Was die aktuellen Stärken und Schwächen des Unternehmens sind, lässt sich aufgrund signifikanter Kennzahlen und Zusammenhängen relativ einfach benennen. Produktivität lässt sich sogar in Kennzahlen messen. Doch was ist mit der Zukunft? Chancen und Risiken sind Ereignisse, die sich nur antizipieren lassen. Die SWOT Analyse mag ergeben, dass die Unternehmensstärken genutzt werden können, um eine sich extern auftuende Chance zu nutzen. Doch ist die erkannte Entwicklung wirklich eine Chance, oder doch ein Risiko? Die Betrachtung von Entwicklungen und das Matching von Stärken und Chancen geht stets mit einiger Unsicherheit einher.
Experten Einschätzung
Um möglichst valide Einschätzungen darüber zu erhalten, wie sich das Unternehmensumfeld entwickelt, sind Experten gefragt. Auch, wenn das eine zusätzliche Belastung der Unternehmensressourcen darstellen kann, hat der Blick auf die Vorteile der SWOT Analyse gezeigt, dass sich dieses Investment lohnen könnte.
Ein weiterer Ansatz zur Umgehung dieser Herausforderung: Gehen Sie Risiken ein. Wann sind Rahmen des Projektmanagements Dinge schon wirklich sicher? Eine Chance könnte sich zum Risiko entwickeln. Ein vielversprechender Mitarbeiter zur Enttäuschung. Ein Budget überschritten und so weiter. Aus Fehlern lernt man schließlich dazu; aus ihnen resultiert Kompetenz. Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Und im Notfall hilft immer noch die Expertise im Risikomanagement.
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Aufwendige Organisation ist gefragt
Um SWOT Analysen zu objektiven und validen Einschätzungen werden zu lassen, ist eine sehr aufwendige und genaue Projektorganisation gefragt. Für eine erfolgreiche SWOT Analyse müssen stets alle analytisch relevanten Daten abrufbereit sein. Soll-Ist-Vergleiche müssen kontinuierlich geführt werden. Nur so erhält man nutzbare Kenndaten. Das kann mit einem immensen Aufwand verbunden sein. Und doch ist er notwendig, um die Objektivität der Daten und folglich der Analyse sicherzustellen.
Unterstützung von Projektmanagement Tools
Statt Vorgänge im Unternehmen in der SWOT Analyse zu rekapitulieren, sollten alle Vorgänge im Unternehmen digitalisiert und automatisiert als Datenbasis vorliegen. Projektmanagement Tools wie TimeTrack erfassen während des Projektverlaufs automatisiert alle Projektdaten. Die Projekte laufen parallel, Mitarbeiter arbeiten parallel an ihnen und unterschiedlichste Ressourcen werden parallel genutzt und bereichert. Mit TimeTrack sind alle diese Abläufe gleichzeitig erfassbar und zurückzuverfolgen.
Automatisierte Projektberichte geben Ihnen einen validen Einblick in den Erfolg ihrer Projekte. Für die Objektivität der SWOT Daten ist TimeTrack also die beste Stütze.
TimeTrack – Projektbericht
Fazit
SWOT Analysen liefern objektive Einschätzungen des Unternehmenserfolgs und wie er sich entwickeln könnte. Mit dem richtigen Tool lassen sich die Chancen, die SWOT Analysen Unternehmen bietet optimal nutzen und den Unternehmenserfolg sichern. TimeTrack unterstützt Unternehmen demnach bei SWOT Analysen, durch das Behalten des Überblicks über interne Arbeitsprozesse und verschafft Transparenz gegenüber der Produktivität der Mitarbeiter. Eine dynamische Grundhaltung, die zur Innovation anregt, kann nur bestehen, wenn man über ein verlässliches Tool verfügt, das einem den Rücken freihält, um die Entwicklungen der eigenen Branche für den Unternehmenserfolg zu nutzen. Probieren Sie TimeTrack jetzt einfach in der kostenlosen, zweiwöchigen Probeversion aus!
Die Euphorie gegenüber einem neuen Projekt lässt Projektmanager öfter einmal den Kopf verlieren. Statt Projekte mit kühlem Kopf und klarem Geist anzugehen, wird oft der zweite Schritt vor dem ersten gemacht. Bevor ein Projektplan steht, gehen sie planlos in die Projektarbeit hinein. Die Projektdurchführung wird angefangen, noch bevor feststeht, wohin die Reise gehen und wie sie aussehen soll.
Um zu vermeiden sich selbst ein Bein zu stellen, hilft ein altbewährtes Mittel: Die Projektplanung. Was Ihnen nun offensichtlich und essenziell erscheinen mag, wird leider in der Praxis oft zu wenig fokussiert oder gar komplett vergessen.
Jeder Projektmanager, der ihm zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt hat, sollte sich bereit machen für ein Comeback des Projektplans. So viel sei vorab gesagt: Der Prozess der Projektplanung ist ein Geschenk für enthusiastische und euphorische Projektmanager. Und Vorfreude ist schließlich immer noch die schönste Freude. In der Planung liegt die ganze Kraft des Projekts. Wie Sie ihre Projektziele mit einem guten Projektplan erreichen und warum, erfahren Sie hier.
Projektplan: Nutzen und Methoden
Den Grundstein eines erfolgreichen Projektes bildet sein Projektplan. Mit ihm fängt jedes Projektmanagement an. Er muss stehen, bevor es an die weitere Projektdurchführung geht. Wie gut der Projektplan gestaltet ist, entscheidet maßgeblich über den Verlauf und Erfolg eines Projektes. Es lohnt sich also, einen genauen Blick auf den Projektplanungsprozess zu werfen. Was steckt hinter dem Projektplan? Welches Potenzial steckt in ihm?
Warum Projektplanung?
Überall im Projektmanagement gilt: Organisation ist alles. Ein gut organisierter Ablauf ist wichtig für alle Projektmitarbeiter. Projektleiter haben die Verantwortung, alle Schritte der Projektdurchführung für die Projektbeteiligten nachvollziehbar zu machen und sie mitunter zu rechtfertigen. Gegenüber verschiedener Teams, Stakeholdern und Kunden sollte das Projektmanagement transparent kommuniziert werden. Alle in den Projektprozess Involvierten sollten ein gleiches Verständnis des vorliegenden Projektes haben.
Gegenüber Kunden dient ein transparenter Projektplan als Rechtfertigung aller Aktivitäten im Projektmanagement. Er sagt aus, welchen Umfang das Projekt hat und welche Ressourcen dafür wie verwendet werden.
Für Projektleiter ist der Projektplan ein wichtiges Tool zum Monitoring der Projektmanagementprozesse. Ist das Projekt auf dem richtigen Weg? Wurde bis hierhin richtig kalkuliert? Wo befinden wir uns auf dem Weg zum Ziel? Die Antworten kann man nicht wissen, wenn man nicht einen transparenten Projektplan hat, nach dem man sich richten kann.
An der großen Bedeutung der Projektplanung zeigt sich, dass es sich um einen ganz eigenen Prozess im Projektmanagement handelt. Mit der Planung der Projektdauer und des Budgets ist ein Projektplan nicht getan. Der Projektplanungsprozess folgt seinen ganz eigenen Abläufen.
Was ist ein Projektplan?
Der Projektplan lässt sich als Leitfaden der Projektdurchführung verstehen. Er veranschaulicht alle Schritte und Teilschritte, die im Projekt gegangen werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Er umfasst alle Tätigkeiten und Aktivitäten, die getan werden müssen, um sich von einem Punkt im Projekt zum nächsten zu bewegen.
Am Anfang ist der Plan. Doch da bleibt er nicht. Ein Leitfaden entsteht am Anfang des Projektmanagementprozesses und begleitet dann das Projekt und verläuft parallel zu ihm. Der Projektplan ist also wie ein treuer Begleiter des Projektmanagements zu verstehen. Noch vor dem eigentlichen Projektbeginn erstellt, begleitet er das Projekt als Stütze, die sich im Projektverlauf kontinuierlich an Veränderungen anpasst. So gut wie die erste Projektplanung auch ist, so wichtig ist es, dass sie nicht in Stein gemeißelt ist. Die einzige Konstante ist Veränderung. Mit diesem Wissen müssen Projektpläne geführt werden. Projektpläne sind also gewissermaßen eine Mischung aus Wegweiser und Wegbegleiter im Projektmanagement.
Welche Informationen enthält ein Projektplan?
Ein Projektplan lässt sich auf mehreren Ebenen betrachten. Im ganz Allgemeinen lässt sich sagen, das folgende Aspekte in einem Projektplan stecken sollten:
1. Die Definition von Projektzielen
Das Ende ist der Anfang. Wie sollte die Projektplanung überhaupt losgehen, wenn nicht in Vornherein klar ist, wo sie hinführen soll? Die genaue Definition von Projektzielen steht am Anfang jeder Projektplanung. Zielfindungsmethoden wie die SMART Formel bieten gute Möglichkeiten, von Anfang an eine klare Richtung in der Projektplanung anzugeben.
2. Die Einteilung in Projektphasen
Es dient der generellen Übersicht, die Komplexität eines Projekts in mehrere Projektphasen einzuteilen. Wenn jede Projektphase als einzelnes kleines Projekt gesehen wird, werden ihre einzelnen Anforderungen klar ersichtlich. So ist eine präzisere Planung möglich. Je nach Komplexität des Projektes steckt hinter jeder Projektphase nochmal eine eigene Projektplanung mit Definition von eigenen Zielen, Aktivitäten und Etappen.
3. Aktivitäten, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten der Projektphasen
Ist das Projekt in einzelne Phasen unterteilt, werden ihnen Aktivitäten zugeordnet. Es sollte stets klar sein, was in einer Projektetappe erreicht werden soll und welche Aktivitäten dahinführen. Die Tätigkeiten werden klar in Verantwortungsbereiche aufgeteilt. Jede Aktivität und Tätigkeit müssen verantwortungsvoll ausgeführt werden.
4. Budget und Deadlines
Zeit, Kosten und Lesitung/Qualität sind das Magische Dreieck im Projektmanagement. Der Projektplan enthält deshalb alle wichtigen Finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen. Ein Rahmen begrenzt die Möglichkeiten eines Projektes. Damit ermöglicht er erst strukturierte, organisiertes und somit effizientes und erfolgreiches Projektmanagement.
Quelle: TimeTrack
5. Maßnahmen zur Überprüfung der Effizienz der Projektarbeit
Wie oben schon erwähnt, sollte der Projektplan als Wegweiser und Wegbegleiter des Projektmanagements verstanden werden. Zum Projektbeginn definiert, soll er über den weiteren Verlauf des Projektes seine Validität überprüfen. Die Produktivität des Projektplans und der Projektarbeit kann durch verschiedene Methoden bemessen werden. Um kontinuierlich die Frage zu beantworten, ob die gesetzten Ziele mit der aktuellen Projektplanung erreicht werden können, nutzen viele erfolgreiche Unternehmen die Methode der Objectives and Key results (OKR’s).
An diesen Punkten sollte klar werden, dass das wichtigste Charakteristikum von Projektplänen ihre Lebendigkeit sein sollte. Sie sollten adaptierbar, anpassungsfähig, dynamisch und transparent sein, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.
Ein Argument gegen Projektpläne ist oft, dass sie Teams vor Selbstoptimierung zurückhalten würden. Das tun sie sicher, wenn sie in Stein gemeißelt sind. Sind Projektpläne zu starr für die aktuelle Schnelllebigkeit der Branchen, stehen sie der Optimierung der Teams und der Arbeitsprozesse im Weg. Sind sie jedoch adaptiv und dynamisch, wachsen Team und Organisation an der Projektplanung. Der Wegbegleiter wird so zum Motivator.
Wie wird ein Projektplan aufgebaut?
Nun wird es praktisch. Wie wird ein guter Projektplan aufgebaut? Bevor genauer geplant wird, sollten mit allen Projektbeteiligten ein paar essenzielle Fragen an das Projekt besprochen werden. In einem Projektbriefing sollten sich die Mitarbeiter gleichermaßen über das Projekt bewusst werden.
Die grobe Projektplanung
Die Antworten auf diese fünf W-Fragen stellen auch schon den groben Projektplan dar.
1. Warum?
Was sind die strategischen Ziele des Projekts?
2. Was?
Welche Aktivitäten finden im Projekt statt? Welche Ausgaben werden getätigt? Was wird genommen, was geleistet?
3. Wann?
Welcher zeitlichen Einteilung folgen die Aktivitäten? Welche Deadlines stehen an?
4. Wie?
Welchen Prozess verfolgen die Projektteams? Welche Projektmanagementmethode wird angewendet?
5. Wer?
Wer sind Kunden und Stakeholder? Welche Ansprüche und Forderungen gehen von Ihnen aus? Welche Rolle spielen sie im Projektprozess?
Die genaue Projektplanung
Wenn diese Fragen den Projektmitarbeitern bewusst sind, kann es an die genaue Projektplanung gehen. Projektmanagement ist vergleichbar mit einem großen Bild. Zoomt man hinein, ergibt sich ein detaillierteres Bild. Die Komplexität des Projektes entscheidet nun darüber, wie tief man in das Bild reinzoomen kann. Für komplexe Projekte braucht das Projektmanagement eben nicht nur einen groben Projektplan, sondern sogar mehrere genaue Projektpläne, um das Bild des Projektmanagements klar zu sehen. Die Planmöglichkeiten sind wahrscheinlich unerschöpflich und je nach Branche etwas unterschiedlich. Ein Crashkurs in Projektplanung kann Licht ins Dunkel bringen.
Hier haben wir einige geläufige Pläne der genauen Projektplanung aufgeführt, denen je nach Komplexität noch andere Pläne folgen können.
1. Projektstrukturplan
Im Projektstrukturplan dient der Gliederung des Leistungsumfangs, der Teilaufgaben und der Arbeitspakete. Er gibt einen Überblick über den vollständigen Leistungsumfang des Projektes, sowie die Aufgaben des Projektmanagements, seine Planung, die Steuerelemente, die Überwachung, etc. Zuerst werden die Leistungsaufgaben definiert. Zur Aufteilung der Arbeit werden dann Arbeitspakete erstellt. Durch diese klare Struktur wird die Effizienz der Projektarbeit gesteigert.
2. Ablaufplan
In welcher Reihenfolge die Arbeitspakete bearbeitet werden sollen wird im Ablaufplan festgelegt. Gewissenhaft sollte dazu geplant werden, welche Aufgabe vor einer anderen abgeschlossen werden sollte. Oft ist der Abschluss einer Aufgabe die Voraussetzung für eine andere. Um einen Ablaufplan zu erstellen müssen die Arbeitspakete deshalb genau definiert werden. Die im Paket erwarteten Ergebnisse sollten dazu genauso erfasst werden wie die Tätigkeiten, das Budget und die zeitlichen Ressourcen.
3. Kostenplan
Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittekosten und sonstige Kosten müssen im Kostenplan enthalten sein. Er sollte immer mit dem Projektbudget gespiegelt werden und kontinuierlich geführt werden. Soll-Ist-Vergleiche anzustellen empfiehlt sich vor allem bezüglich der Kostenplanung.
4. Ressourcenplan
Der Kostenplan ist ein Teil des Ressourcenplans, schöpft ihn aber nicht vollständig aus. Effizientes Projektmanagement bedeutet, gemäß der zur Verfügung stehenden Ressourcen das Projektziel zu erreichen. Zeitliche, finanziell, personelle und sonstige Ressourcen sollten so eingesetzt werden, dass sie als Treibstoff für die Mitarbeiter dienen. Und Mitarbeiter so, dass sie die Ressourcen würdigen. Ein Ressourcenplan sollte stets abbilden, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verfügbar sind. Sind sie es nicht, fehlt dem Team und somit dem Projekt der Treibstoff. Das bedeutet unmittelbar das Ende des Projektes. Der Ressourcenplan ist deshalb einer der wichtigsten Bestandteile der Projektplanung.
Projektplanung mit TimeTrack
Ob grobe oder genaue Projektplanung: Projektplanung hat es in sich. Und kein Weg führt an ihr vorbei. Das ist auch gut so. Der Projektplan ist der beste Freund des Projektmanagers. Wie gesagt: Er dient als Wegweiser und Wegbegleiter. Wenn es einmal nicht so läuft wie geplant, kann der Blick auf den Projektplan auch schon einmal gar nicht freundlich anmuten. Dann ist es am besten, wenn Sie direkt ein klares Bild des aktuellen Projektstandes bekommen. Statt Excel zu verwenden, raten wir Ihnen an dieser Stelle, sich Unterstützung von einer Projektmanagement Software zu holen.
Die Projektmanagement App TimeTrack begleihttps:/www.timetrackapp.com/blog/warum-sie-beim-projektmanagement-auf-excel-verzichten-solltentet Ihr Projektmanagement von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss. TimeTrack hat der Projektplanung dabei besondere Wichtigkeit eingeräumt.
1. Am Anfang steht der Plan
Zu Projektbeginn können mit TimeTrack die Projektpläne erstellt werden. Festgelegt wird je nach grober oder genauer Projektplanung zum Beispiel:
- Planziel
- Projektdauer
- Projektbudget
- Tätigkeiten
Am besten wird dazu jede Projektausgabe und jede andere Leistung einzeln geplant.
2. Projektfortschritte überblicken
Nachdem in der Software der grobe oder genaue Projektplan erfasst wurde, wird die Projektverfolgung aktiviert. Hier übernimmt der Projektplan die Rolle des konstruktiven Wegbegleiters. Im Laufe der Projektdurchführung kann nun gesehen werden, welche Ressourcen in welchen Bereichen zu welchem Maß beansprucht werden. In Echtzeit können nun alle berechtigten Projektmitarbeiter das Projekt verfolgen, beobachten und bewerten. Der Soll-Ist Zustand und der Projektfortschritt wird kontinuierlich aktualisiert. TimeTrack bietet somit einen transparenten Blick auf die Projektplanung der effiziente Projektarbeit ermöglicht.
TimeTrack – Projektverfolgung
3. Mit Projektberichten Projektcontrolling verbessern
Der aktuelle Projektstatus kann mit TimeTrack nicht nur eingesehen, sondern auch berichtet werden. Um sicher gehen zu können, dass die Projektdurchführung erfolgreich ist, sollten sogar regelmäßig Projektauswertungen gemacht werden. Natürlich entscheidet sich je nach Aufgaben- und Tätigkeitsbereich, welche Information zur Auswertung wichtig ist. Deshalb gibt es in der Software Filtermöglichkeiten und Suchoptionen zur benutzerdefinierten Berichtserstattung. Je nach Zweck können so für Kunden und Mitarbeiter aus dem gleichen Projekt automatisch individuelle Berichte erstellt werden. Diese können anschließend als PDF oder Excel exportiert werden.
4. Verantwortlichkeiten planen
TimeTrack bietet eine Möglichkeit, Projekte individuell zu betrachten. So können nicht nur Berichte je nach Verwendungszweck erstellt werden, sondern auch Mitarbeiter gezielt ihren Projekten zugewiesen werden. So ist sichergestellt, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf Projekt- und Kundendaten haben, die diese benötigen und dazu berechtigt sind. Kundendaten und Klarsicht werden so geschützt. Die Projektsichtbarkeit wird so verbessert, dass sie sich perfekt an die verantwortlichen Benutzerprofile anpasst.
Fazit
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Projektplanung für erfolgreiches Projektmanagement bereithält. Auch wenn es anfangs unüberschaubar wirken mag, kann der Projektplan zum besten Freund des Projektmanagers werden.
Um dieses Potenzial zu nutzen, sollten Projektmanagement Softwares wie TimeTrack zu Hilfe gezogen werden. Mit der Unterstützung von TimeTrack leitet Sie Ihr Projektplan von der Startlinie bis ins Ziel eines durch und durch erfolgreichen Projektes. Probieren Sie es doch gleich in der zweiwöchigen Probeversion aus!
Wir wissen ganz genau wie überwältigend es sein kann etwas Neues auszuprobieren. Mit der richtigen Hilfestellung wird der Umstieg auf eine neue Arbeitsweise jedoch zum Kinderspiel. Wenn Sie und Ihr Unternehmen sich dazu entschlossen haben auf eine moderne Zeiterfassung Lösung umzusteigen, sollte die Einführung des Systems in Ihrem Betrieb nicht zur Hürde werden. Deshalb haben wir uns als Ziel gesetzt, TimeTrack so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Um den Anfang mit TimeTrack noch besser zu gestalten, haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst. Wenn Sie dieser Anleitung folgen, können Sie das Tool optimal nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen und auf Ihren Betrieb abstimmen. Legen wir gleich los.
Schritt 1: Benutzer anlegen
Benutzerprofil einrichten
Die Benutzerprofile aller Mitarbeiter*innen definieren Sie unter Datenverwaltung > Benutzer. Als erstes legen Sie die Daten Ihrer Benutzer an, wählen ihre jeweilige Funktion aus (Teamleiter, Admin, normaler Benutzer etc.) und speichern das Ganze. Zu jedem Benutzer fügen Sie ein Passwort hinzu. Wir empfehlen Ihnen einfach ein Passwort für alle Benutzer anzulegen, da jeder Benutzer, sobald er bzw. sie Zugriff zum Profil hat, ein eigenes Passwort setzen muss.
TimeTrack – Benutzerprofil
Arbeitszeitmodell hinzufügen
Sie können bzw. sollten für jeden Nutzer ein Arbeitszeitmodell anlegen. Das machen Sie direkt im Benutzerprofil unter Arbeitszeiterfassung > Einstellungen anzeigen. Arbeitszeitmodelle speichern die Dienstverhältnisse aller Mitarbeiter*innen und schaffen einen genauen Überblick über ihre Arbeitsstunden. Das Arbeitszeitmodell ist insbesondere für den Urlaubsanspruch und den Stundenzettel der Mitarbeiter*innen wichtig. Der Urlaubsanspruch wird immer abhängig vom aktuellsten Arbeitszeitmodell berechnet. Der Stundenzettel zieht wiederum die Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell und kann dadurch die Ist-Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter*in berechnen.
TimeTrack – Arbeitszeitmodell anlegen
Wichtig: Präzisieren Sie bei jedem Benutzer, ob der Stundenzettel anhand der Arbeits- oder Projektzeiten erstellt wird. Bei TimeTrack wird nämlich zwischen den gesetzlichen Arbeitszeiten/ Anwesenheiten und Projektzeiten unterschieden. (Wenn Sie nur an den Projektzeiten interessiert sind, müssen Mitarbeiter*innen Ihre Arbeitszeiten unter dem Menüpunkt Projektzeiterfassung erfassen. Wenn Sie allerdings nur an den gesetzlichen Arbeitszeiten bzw. den Anwesenheiten der Mitarbeiter*innen interessiert sind, dann benötigen die Mitarbeiter nur die Stempeluhr, die sich im Menü Arbeitszeiterfassung befindet.)
Beim Anlegen eines neuen Arbeitszeitmodells sollten Sie auf folgende Punkte achten:
- Gilt ab – hier definieren Sie in der Theorie wann Mitarbeiter*innen dem Unternehmen beigetreten sind. Ansonsten werden Ihnen die Minusstunden der letzten Monate angezeigt es sein denn Sie tragen alle vergangenen Arbeitszeiten nachträglich ein. Außerdem können Sie mehrere Arbeitszeitmodelle für einen Mitarbeiter anlegen, indem Sie den Zeitraum optional durch das Feld Gültig bis festlegen. Das System übernimmt automatisch, an dem neuen Gültigkeitstag, das nachfolgende Arbeitszeitmodell was hinterlegt wurde, und berücksichtigt alle Änderungen im Vergleich zum alten Modell, wie zB. den Urlaubsanspruch usw.
- Wochenplan mit den Soll-Arbeitsstunden ausfüllen
- Urlaubsanspruch berechnen – je nachdem ob sich Ihr Betrieb in Österreich, Deutschland oder in der Schweiz befindet steht Mitarbeiter*innen ein anderer gesetzlicher Urlaubsanspruch zu
- Sie haben die Möglichkeit jedes Arbeitszeitmodell als Vorlage zu speichern – das ist besonders von Vorteil wenn viele Benutzer das gleiche Modell haben
TimeTrack – Arbeitszeitmodell hinzufügen
Feiertagsplan und Pausenregelung wählen
Je nachdem in welchem Land bzw. Bundesland sich Benutzer*innen aufhalten, gelten andere Feiertage. Sie können ganz einfach direkt im Benutzerprofil den richtigen Feiertagsplan für die Nutzer hinzufügen. Das gleiche gilt für die Pausenregelung. Diese kann individuell erstellt werden und je nach Mitarbeiter*innen unterschiedlich zugewiesen werden. Im Gegensatz zu den Feiertagsplänen, unterscheidet sich die Pausenregelung nicht zwischen den Bundesländern.
Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Pausen- und Arbeitszeitregelung oder Feiertage
TimeTrack – Pausenregelung und Feiertagsplan definieren
Urlaubs- und Stundenkorrektur vornehmen
Mit der Stundenkorrektur von TimeTrack können Sie Überstunden vom letzten Jahr in das aktuelle Jahr übertragen. Gehen Sie dazu zu Arbeitszeiterfassung > Anwesenheiten > Stundenübersicht. Sie können auch eine Urlaubskorrektur anlegen. Somit übertragen Sie Urlaubstage, die nicht in Anspruch genommen worden sind, ins aktuelle Jahr. Außerdem können Sie hier zusätzliche Urlaubstage, welcher ein/e Mitarbeiter*in als Bonus bekommt, eintragen. Gehen Sie hierfür zu Arbeitszeiterfassung > Urlaub/Abwesenheit > Urlaubsübersicht.
Benutzerrechte festlegen
Sie haben die Möglichkeit für alle Mitarbeiter*innen bis zu 60 Berechtigungen individuell zu verteilen und so ganz genau zu definieren, welcher Mitarbeiter*innen welche Benutzerrechte haben.
Wichtig sind vor allem die folgenden 4 Benutzerrechte:
- Wer darf Abwesenheiten genehmigen
- Wer darf Einträge bearbeiten
- Wer darf Kosten und Beträge sehen
- Wer darf neue Kunden/ Projekte/Benutzer usw. anlegen und bearbeiten
TimeTrack – Benutzerrechte festlegen
Benutzer einladen
Sobald die Benutzer*innen eine Einladung per E-Mail bekommen haben, müssen sie ein eigenes Passwort eingeben und können mit TimeTrack starten.
Schritt 2: Kunden anlegen
Sie können Kunden manuell anlegen, indem Sie die Kundendaten direkt ins System eintragen. Sie können Ihre Kundendaten allerdings auch ganz einfach importieren. Das machen Sie über Einstellungen > Datenimport. Einfach die CSV Datei hochladen und die Daten werden automatisch von TimeTrack übernommen. Wir haben Vorlagen für Sie erstellen, die Ihnen zeigen, wie Sie am besten Ihre Kundendaten dokumentieren, damit Sie von TimeTrack problemlos übernommen werden können.
TimeTrack – Datenimport für Kunden
Hier geht’s zur Datenimport Anleitung.
Wenn Sie TimeTrack mit einem System, das Sie bereits nutzen, verbinden wollen, können Sie von dort auch ganz einfach Ihre Kundendaten übertragen. Wir bieten momentan eine Schnittstelle zu Systemen wie lexoffice, easybill und sevDesk an.
Schritt 3: Allgemeine Tätigkeiten anlegen
Sie können Tätigkeiten genauso wie Kunden manuell anlegen oder importieren. Zu Tätigkeiten zählen Ihre täglichen Aufgabenbereiche wie Meetings, Buchhaltung, Kundengespräche, Website Optimierung etc. Definieren Sie diese im Vorfeld, damit Benutzer*innen ihre Arbeitszeit ganz einfach auf den richtig Aufgabenbereich buchen können. So bleiben die Tätigkeiten einheitlich was nicht nur die Zeiterfassung für Mitarbeiter*innen vereinfacht, sondern auch die Projektauswertung übersichtlicher macht.
Schritt 4: Projekte anlegen
Das gleiche gilt für Ihre Projektdaten. Sie können Ihre Projekte manuell erstellen oder importieren. Wichtig bei der manuellen Projekteintragung:
- Kunden auswählen
- Projektnamen definieren
- Projekt Stundensatz festlegen
- Die Basisdaten erstmal speichern
- Projekt erneut öffnen
- Sie können das Projekt an die zuständigen Benutzer zuweisen. Dadurch können Mitarbeiter*innen nur auf die Projekte Zeit buchen, die ihnen zugewiesen wurden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert Fehler und verschafft einen besseren Überblick.
- Grobe Projektplanung – definieren Sie vorerst die Projektdauer und das Projektbudget.
TimeTrack – Projektanlegung
Die Projektplanung wird zwischen der groben Planung und detaillierten Planung unterscheidet. In der groben Projektplanung definieren Sie die allgemeine Projektdauer, sowie das gesamte Budget. Bei der detaillierten Projektplanung gehen Sie, wie der Name schon sagt, mehr in die Tiefe. Hier können Sie folgendes machen:
- Tätigkeiten definieren, die Möglichkeit besteht auch hier die Tätigkeiten zu importieren
- Tätigkeiten planen – für jede einzelne Tätigkeit, die Sie im Rahmen des Projektes erledigen möchten, können Sie sowohl eine Dauer als auch ein Budget setzen
- Sie werden auf eine Checkbox stoßen, die konfiguriert, ob nur Tätigkeiten, die im Rahmen der Projektplanung vordefiniert wurden, bei der Zeiterfassung verwendet werden dürfen. Diese werden dann auch nur zur Auswahl stehen.
- Ausgaben planen
- Wenn Sie alles ausgefüllt haben, speichern Sie das Ganze
Schritt 5: Abwesenheiten anpassen
TimeTrack bietet Ihnen bereits einige Abwesenheitsarten an. Falls eine Abwesenheit nicht vorhanden ist, die Sie im Arbeitsalltag benötigen, haben Sie die Möglichkeit individuelle Abwesenheiten anzulegen.
Zum Beispiel, Homeoffice oder Weiterbildung.
Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten > Neuer Abwesenheitstyp. Zwei Punkte sind bei der Erstellung neuer Abwesenheitsarten wichtig:
- Achten Sie darauf, ob die Abwesenheit ein Urlaubstag ist
- Achten Sie darauf, ob die Abwesenheit Stundenabbau benötigt
Schritt 6: Unternehmensstruktur anlegen
Für jene Betriebe, die mehrere Standorte haben oder mit Abteilungen arbeiten, empfehlen wir eine Unternehmensstruktur zu erstellen. Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Unternehmensstruktur. Anschließend gehen Sie folgendermaßen vor:
- Neuen Standort anlegen
- Abteilungen anlegen, Teamleiter definieren und Mitarbeiter*innen zuweisen.
Das ermöglicht Ihnen, dass Sie die eingetragenen Daten Ihrer Mitarbeiter Abteilungs- oder Standortspezifisch einsehen und auswerten können.
TimeTrack – Unternehmensstruktur
Schritt 7: Demo Daten löschen
Nachdem Sie erfolgreich alle genannten Schritte gemeistert haben, können schlussendlich die von uns zur Verfügung gestellten Demo Daten einfach entfernt werden. Diese Demo Daten sollen Ihnen zunächst ein Gefühl für die Software und die einzelnen Module verschaffen. Das Löschen ist auf zweierlei Wege möglich:
- Klicken Sie auf das blaue Fragezeichen, welches sich in der rechten, unteren Ecke befindet. Das aufgehende Fenster, beinhaltet das Kästchen „Demo Daten entfernen“.
- Anderenfalls können Sie diese Löschen über Einstellungen > Allgemein > Allgemein > Demo Daten entfernen.
Nun können Sie unverfälscht in Ihre erfassten Daten einsehen und auf exakte Analysen zugreifen.
Der Bonus Schritt – die Terminal Funktion
Mit der TimeTrack Terminal App können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung vollständig automatisieren. Einfach auf ein Android Tablet Ihrer Wahl die App herunterladen und das Gerät an die Wand befestigen. Mitarbeiter können mit NFC/RFID Tags (Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort, direkt auf dem Tablet ein- und ausstempeln. Das beste daran ist, dass das Terminal direkt mit unserer Web und Mobilen App verbunden ist. Alle Stempelungen sind sofort ersichtlich. So bleibt alles einfach und übersichtlich für alle Unternehmen, die die stationäre Zeiterfassung bevorzugen.
Wie alles schrittweise konfiguriert wird, finden Sie in unserer Anleitung zur TimeTrack Terminal App.
Um Ihnen weiter Unterstützung auf Ihrer Zeiterfassungsreise bereitstellen zu können, bieten wir Ihnen weiters Erklärungsvideos und Support via E-Mail, Chat und Telefon an.
Projektarbeit bedeutet oft, dass ihr Ende ihr Anfang ist. Damit ist nicht nur die Unerschöpflichkeit mancher Projekte gemeint, sondern auch das Vorgehen in der Projektplanung. Jede Projektverfolgung fängt mit der Formulierung von Projektzielen an. Statt den Fokus von Anfang an auf das Projektziel zu richten, überlegen viele Projektmanager jedoch zuerst, welche Wege sie gehen können. Welche Methoden zur Erreichung der Projektziele angewandt werden sollten, lässt sich aber erst mit der Formulierung guter Projektziele entscheiden. Schon Lao-Tse sagte „Nur wer das Ziel kennt, findet den Weg“. Das gilt auch für die genaue Projektplanung. Ist man sich des Ziels bewusst, lässt sich eine Route finden, die einen strammen Schrittes zum Ziel führt – ohne unnötige Wege zu gehen.
Doch was bedeuten „gute“ Projektziele? – Lesen Sie hier, welche Antwort die SMART Regel liefert und wie sie sowohl Stütze wie Leitfaden im Zielfindungsprozess sein kann. Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der Zielfindungsmethode und wie Sie mit der SMART Regel den Zielfindungsprozess optimieren.
Was steckt hinter der SMART Regel?
Die SMART Regel ist ein Ansatz zur Zielsetzung. Wenn am Anfang der Projektplanung Ziele definiert werden müssen, liefert die SMART Regel ein Hilfsmittel, um Ziele möglichst scharf zu zeichnen und ein möglichst genaues Bild vor Augen zu haben. Dieses Bild sollte für alle Projektbeteiligten von Kunde bis Projektleiter gleich aussehen und gleich gut verständlich sein. Nur indem die Zielbilder unter den Beteiligten kongruent sind, kann auf sie hingearbeitet werden.
Die SMART Regel entstammt der Zielsetzungstheorie der Arbeitspsychologen Dr. Edwin Locke und Dr. Gary Latham von 1990. Die Psychologen sagen, dass jedes Handeln durch das Setzen von Zielen erst möglich gemacht wird. Ziele steuern, wie wir unsere Fähigkeiten und Fertigkeiten einsetzen und unsere Vorstellungen und unser Wissen auf die Handlungsergebnisse ausrichten. Motivation ist der Zustand, der Personen veranlasst, aufgrund ihrer Beweggründe zu handeln. Ziele sind Beweggründe und deshalb der Ursprung von Motivation. Die Definition von Zielen bestimmt also über die Motivation von Mitarbeitern. Wie sollte also je ein Projekt verfolgt werden, ohne ein definiertes Ziel vor Augen zu haben?
Zur Definierung von Zielen sagen Locke und Latham:
- Je spezifischer ein Ziel, desto größer die Motivation.
- Je schwieriger ein Ziel, desto motivierender ist es.
Mit der SMART Regel legen sie Kriterien zur Definition von Zielen fest.
Das SMARTe Akronym
SMART ist ein Akronym für fünf Kriterien, nach denen gute Projektziele definiert werden sollten. So sollten Projektziele aussehen, um die Motivation, den Fokus und die Effizienz in der Projektverfolgung zu steigern.
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Spezifisch
Ziele spezifisch zu formulieren, bedeutet, sie so konkret und präzise wie möglich zu formulieren. Alle Projektbeteiligten sollten beim Anblick des formulierten Ziels ein gleiches Bild vor Augen haben. Allgemeine, vage Zielformulierungen führen ins Nichts. Zu Spezifizierung helfen Konkretisierungen im Umfang des Ziels.
Beispiel
Ungünstig: „Eine verbesserte Mitarbeitergesundheit“
Spezifisch: „Das psychische und physische Wohlbefinden der Mitarbeiter wird innerhalb eines Jahres um mindestens 30% steigen.“
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Messbar
Um Handlungen dem Ziel entsprechend zu gestalten, sollten Ziele messbar gemacht werden. Ein Mengengerüst sollte ermöglichen, dass mithilfe eines messbaren Kriteriums der Erfolg der Zielverfolgung abgebildet werden kann. Vage Formulierungen wie „hoch“ und „niedrig“ sollten durch konkrete Zahlen ersetzt werden.
Beispiel
Ungünstig: „Die Krankschreibungen sollen weniger werden.“
Messbar: „Die Krankschreibungen sollen im kommenden Jahr durchschnittlich zwei Tage weniger betragen.“
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Akzeptiert
Um zur Ziel- und Projektverfolgung zu motivieren, müssen Ziele auch akzeptiert werden. Dafür müssen sie so formuliert werden, dass sie auf den Projektbeteiligten attraktiv wirken. Für ein Ziel, das zu viel Anstrengung oder einen fehlenden oder nicht akzeptierten Wert suggeriert, werden Mitarbeiter keine Motivation aufbringen. Teamführung bedeutet eben auch, die Projektziele nachvollziehbar und attraktiv gegenüber dem Team zu machen.
Beispiel
Ungünstig: „Um die Mitarbeitergesundheit zu erhöhen wird die Kantine ausschließlich vegetarisches Essen anbieten.“
Akzeptierbar: „Zur Steigerung der Mitarbeitergesundheit wird die Kantine nach neusten Forschungsergebnissen zu moderner und gesunder Ernährung ausgerichtet.“
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Realistisch
Motivation hat keine Grenzen, Projektressourcen leider schon. Projektziele sollten deshalb immer realistisch formuliert werden. Arbeitsflow kann nur entstehen, wenn Ziele so abgesteckt sind, dass man sie mit den verfügbaren Ressourcen erreichen kann. Erfolgreich Projekte abzuschließen bedeutet, die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Ressourcen des Teams optimal zu nutzen. Zu viel zu wollen bedeutet zu wenig zu bekommen. Erscheint den Projektmitarbeitern das Ziel unrealistisch, fällt es ihnen schwer, Motivation aufzubringen und ihre Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Ziele realistisch zu formulieren bedeutet allerdings nicht, sie nicht herausfordernd zu gestalten. Locke und Latham sagten schließlich, dass schwierige Ziele motivationssteigernd sind. Realistisch und herausfordernd steht sich keineswegs im Weg.
Beispiel
Ungünstig: „500% Gewinnmaximierung gegenüber dem letzten Abschluss.“
Realistisch: „50% Gewinnmaximierung gegenüber dem letzten Abschluss.“
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Terminierbar
Die Terminierbarkeit von Projektzielen meint die zeitliche Eingrenzung des zu erreichenden Ziels. Sie geht mit der Spezifizierung des Ziels einher. Ist ein zeitlicher Rahmen gesteckt wir dein Ziel spezifischer. Wenn ein klarer Rahmen gesetzt ist, arbeiten Mitarbeiter motivierter und effizienter zur Zielverfolgung. Das betrifft sowohl persönliche, personelle, finanzielle wie zeitliche Ressourcen.
Beispiel
Ungünstig: „Im Laufe des nächsten Jahres soll das neue Ernährungskonzept eingeführt sein.“
Terminiert: „Bis zum 23.12.2021 soll das neue Ernährungskonzept eingeführt sein.“
Vorteile und Nachteile der SMART Formel im Projektmanagement
Die SMART Regel kann sehr Effizienzsteigernd und gewinnbringend für Projektverfolgungen sein. Um von SMARTen Zielen zu profitieren ist an manchen Stellen Durchhaltevermögen gefragt. Um ein ganzheitliches Bild der Zielfindungsmethode zu bekommen, sehen Sie hier alle Vor- und Nachteile auf einen Blick.
Vorteile der SMART Formel
Die Vorteile der SMART Formel liegen in all dem, was sie beabsichtigt zu erreichen. Locke und Latham stellten sie auf, um Projektarbeit motivierter und damit angenehmer zu gestalten. Mit dem Aufstellen und Folgen der SMART Formel erhofften sie sich folgende Vorteile:
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Eine gesteigerte Motivation
Ziele sind der Ursprung von Motivation. Je spezifischer sie formuliert sind, desto motivierender sind sie.
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Effiziente und effektive Arbeitseinteilung
Indem der genaue Umfang von Zielen geklärt ist, wird die Projektplanung erleichtert. Genau genommen wird sie so erst möglich. Eine an ein SMARTes Ziel angepasste Projektplanung ermöglicht eine gesteigerte Effizienz. Klar abgesteckte Handlungsräume sind der Motor für Effizientes und effektives Arbeiten. Effektives Arbeiten ist durch die SMART Formel zudem ermöglicht, da die einzelnen Schritte stets am Projektziel gespiegelt und ihre Effektivität gemessen werden kann.
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Ein gesteigerter Fokus
Sind Projektziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar, definieren sie Mitarbeitern einen klaren Handlungsraum. Dieser wiederum ermöglicht es den Projektmitarbeitern, ihren Fokus voll und ganz auf ihre Arbeit zu legen. Dieser Fokus ist ein wichtiger Bestandteil, um in einen Arbeitsflow zu kommen.
Nachteile der SMART Formel
Wird der Zielfindungsprozess der Projektplanung vorangestellt und die SMART Regel angewendet, steht einer erfolgreichen Projektdurchführung nichts mehr im Weg. Leider lassen sich in der Umsetzung oft doch einige Knackpunkte finden, an denen die Erfolgshoffnung zum Misserfolg wird.
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Herausforderung der Messbarkeit
Jedes der SMART Kriterien birgt seine Herausforderungen. Oft ist es jedoch die Messbarkeit, die die größte Herausforderung darstellt. Welche quantitativen Werte können genutzt werden, um die Realisierbarkeit von Zielen zu überprüfen? Führen Sie sich die Frage nach dem Messen der Qualität der Arbeit eines HR-Teams vor Augen. Diese Qualität kann man schlechter als Stückzahlen in einer Fabrik berechnen. Es gibt jedoch immer Wege, die Produktivität messbar zu machen. Auch wenn dafür oft das Arbeiten mit neueren Methoden notwendig ist.
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Werteverschiebungen bezüglich der Kriterien
Idealerweise harmonieren die fünf SMARTen Kriterien miteinander. Leider gibt es allerdings oft Werteverschiebungen bezüglich der Kriterien. Wenn ein Kriterium Projektleitern wichtiger erscheint als ein anderes, ist die Umsetzbarkeit des Ziels mitunter nicht mehr gegeben. Die Kriterien Akzeptanz bzw. Attraktivität und Realisierbarkeit stehen zum Beispiel oft in Konkurrenz zueinander, da die Erwartungen manchmal zu hoch sind, als dass sie noch realistisch wären.
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Förderung von Mittelmäßigkeit
Ein Argument, welches öfter gegen die SMART Regel verwendet wird, ist dass sie Mittelmäßigkeit fördern würde. Vor allem, indem Ziele realisierbar, akzeptabel und terminierbar gemacht werden sollen, würde eine Angepasstheit entstehen, die großartigen Projekten im Weg stehen würde.
Dieses Argument ist jedoch zu verwerfen. Mit der klaren Zielsetzung durch SMART wird schließlich die wichtigste Komponente für erfolgreiche Projektarbeit gefördert: Motivation. „The sky is the limit“ gilt nicht in der Zieldefinierung. Ziele müssen, so haben es die Psychologen Locke und Latham herausgefunden, klar definiert sein um Aktivität, Motivation und Kreativität zu ermöglichen. Sie haben jedoch auch gesagt, dass ein Ziel umso motivierender ist, je schwieriger es ist.
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Aufwändige Durchführung
Allgemein lässt sich sagen, dass die korrekte Durchführung der SMART Formel aufwendig ist. Und nur wenn sie korrekt durchgeführt wird, kann sie einen effektiven Grundstein der Projektarbeit darstellen.
Der Zielfindungsprozess im Projektmanagement – wie sich die SMART Methode einbinden lässt
Um die SMART Regel auch smart umzusetzen, braucht es einen konkreten Plan, der stringent verfolgt werden sollte. Um die Hürde vor der aufwändigen Durchführung der SMART Regel zu nehmen können Sie einfach fünf Schritte befolgen.
1. Schritt: Entscheiden Sie sich für ein grobes Ziel
Was wollen Sie erreichen? Machen Sie sich eine Idee davon, wo ihr Projekt hinführen soll. Sammeln Sie dazu mit Ihren Mitarbeitern Punkte (z.B. In einer Mind Map) und sprechen Sie über ihre unterschiedlichen Zielvorstellungen.
2. Schritt: Überprüfen Sie das Ziel auf die SMART Kriterien
Wenn Sie ein grobes Ziel vor Augen haben, geht es im nächsten Schritt an seine Konkretisierung. Formulieren Sie das Ziel spezifischer, messbarer, akzeptierter, realistischer und terminierbarer als sie es im ersten Schritten taten.
3. Schritt: Projektplan erstellen
Erstellen Sie einen Plan, wie Sie das SMART definierte Ziel erreichen wollen. Sammeln sie dazu Aktivitäten; verteilen Sie Verantwortlichkeiten und planen Sie die zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcenverteilung.
4. Schritt: Schreiten Sie zur Tat
Lenken sie nun Maßnahmen zur Zielverfolgung ein. Motivieren Sie ihre Mitarbeiter, sich mit vollem Einsatz der Projektverfolgung zu widmen.
5. Schritt: Überprüfung der Zielverfolgung
Während der Projektdurchführung sollten Sie nun regelmäßig überprüfen, wo sie sich auf dem Weg der Zielverfolgung befinden. Kontinuierliche Soll-Ist-Vergleiche sind eine wichtige Maßnahme zur Überprüfung des Projekterfolgs. Statt bei Projektabschluss böse zu erwachen, wird Ihnen das Verfolgen der Ressourcenverteilung im Projektverlauf später danken. Projektmanagement Apps wie TimeTrack können Projekte dabei großartig unterstützen.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Aller Anfang ist schwer, doch die SMART Regel setzt schon am Anfang der Projektdurchführung ein Ziel fest, dessen Erreichen eine große motivierende Wirkung auf Projektmitarbeiter hat. Ziele sind der Ursprung aller Motivation. Doch Motivation führt ins Nichts, wenn sie nicht geleitet wird. Um SMART zu arbeiten, ist neben der Zielformulierung eine gute Projektarbeit gefragt. TimeTrack unterstützt Sie in der erfolgreichen und effizienten Verfolgung SMARTer Ziele. Bleiben Sie stets „on track“, wo Sie sich auf dem Weg zur Zielverfolgung befinden und laden Sie sich die zweiwöchige Probeversion von TimeTrack herunter.
Feedback sorgt dafür, dass die Leistung von Unternehmen, sowie auch die von Einzelpersonen erheblich verbessert wird. Genau aus diesem Grund, sollte eine offene Feedback-Kultur in allen Unternehmen vertreten sein. Wie genau Sie diese Form der Rückmeldung in Ihrem Betrieb etablieren und wie Feedback am besten überbracht wird, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Feedback-Kultur
Bei einem Feedback unterscheiden wir im Groben zwischen zwei verschiedene Arten. Die eine Art ist Feedback ein positives in Form von Lob bzw. Bestätigung der Arbeit/Person/etc. und auf der anderen Seite steht das negatives Feedback oder eben auch Kritik. Beide Formen haben Ihre Vor- und Nachteile, die einem persönlich weiterhelfen können. Kritik beispielsweise führt dazu, dass man die eigenen Fehler reflektiert und nach Lösungen sucht, um beim nächsten Mal besser vorzugehen. Das Selbstreflektieren hilft außerdem, über sich hinauszuwachsen und sich weiterzuentwickeln, anstatt auf der Stelle zu stehen. Wobei positives Feedback natürlich auch durchaus motivierend wirkt und neue Ideen zu Tage bringen kann. Wichtig ist vor allem, dass sich jeder bewusst ist, dass keiner fehlerfrei ist und das Feedback als Ansporn und Hilfestellung sieht und nicht als Angriff. Feedback ist auch in Bezug auf das Miteinander in einem Unternehmen sehr hilfreich, denn eine Feedback-Kultur kann ein Aufruf sein, mutig zu werden. Den Kollegen offenes Feedback zu geben und auch anzunehmen, erfordert manchmal viel Mut. Die Feedback-Kultur steht also für eine wertegeleitete Arbeitsatmosphäre und das Feedback selber soll immer dem Vorankommen und dem persönlichen Wachstum der Mitarbeiter dienen. Diese Ehrlichkeit wird von den meisten demnach auch sehr geschätzt und sorgt für ein vertrautes und respektvolles Arbeitsverhältnis, welches wiederum die Bindung zum Unternehmen verstärkt. Eine Feedbackkultur ist also geprägt von gegenseitigem Vertrauen unter allen Zusammenarbeitenden, von hierarchieübergreifender Kommunikation und besteht aus regelmäßigen Rückmeldungen über die Arbeitsweise, Leistung und die Wirkung auf Außenstehende.
Die Vorteile
Eine Feedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren bringt viele verschiedene Vorteile mit sich. Feedback weiterzugeben hilft dabei, neue Entwicklungschancen zu entdecken und das nicht nur auf unternehmerischer Ebene, sondern auch auf der persönlichen Ebene. Außerdem sorgt passendes Feedback für die Weiterentwicklung des Teams, denn es zeigt Schwächen auf, kann aber umgekehrt auch als Bestätigung wirken, dass man gemeinsam auf dem richtigen Weg ist. Es sorgt zudem für Orientierung und schafft Vertrauen, sowie psychologische Sicherheit, aus der eine effektive Zusammenarbeit und eine starke Teamleistung entstehen können. Durch Feedback wird außerdem Stress abgebaut und das führt zu gesünderen und zufriedeneren Mitarbeitenden.
Durch die Beobachtungen, die wir vornehmen, um Feedback geben zu können, erfahren wir außerdem die Fähigkeit des Reflektierens und die Fähigkeit, aus uns selber zu lernen. Die Anpassungsfähigkeit wächst ebenso, da wir permanent lernen, unsere Stärken ausbauen und uns verbessern. Die Verbesserung steht vor allem in direktem Zusammenhang damit, dass wir neue Denkanstöße finden und so die Basis für neue Innovationen bilden. Aber nicht nur neue Ideen können durch Feedback zustande kommen, sondern auch die bereits vorhandenen Arbeitsprozesse simplifiziert und effektiver gestaltet werden.
Feedbackmethoden
Um Ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, gibt es verschiedene Methoden, wie dies am besten gelingt. Damit Sie eine Vorstellung haben, wie diese angewendet werden, haben wir Ihnen hier einige der beliebtesten Methoden zusammengefasst.
90-Grad Feedback mit Perspektivwechsel
Das 90-Grad-Feedback ist grob gesehen ein Gespräch unter vier Augen, bei dem die Beurteilung aus zwei Perspektiven erfolgt. Mittlerweile erfolgt diese Form des Feedbacks aber auch meist schriftlich. Hierbei geh es darum, dass der Mitarbeiter oder Vorgesetzte, je nach Variante, sein Gegenüber beurteilt und dieses sich anschließend selbst einschätzt. Dadurch lassen sich unterschiedliche Wahrnehmungen im Führungsverhalten und in der Leistungsbewertung aufdecken und die Ergebnisse lassen sich anschließend als Grundlage für Mitarbeitergespräche oder auch Bewertungen nutzen. Bei der Variante der Vorgesetztenbeurteilung ist es zudem wichtig, mehrere Stimmen einzuholen, um die Befragung anonym zu halten.
360-Grad: das Rundum-Feedback
Das 360-Grad-Feedback ist um einiges umfangreicher als das 90-Grad Feedback, da es bei dieser Methode um die Bewertung der Kompetenzen auf Managementebene geht. Hier werden mittels Fragebogen all jene befragt, mit denen die Führungskraft zusammenarbeitet. Zu beachten ist hierbei, dass das Feedback nicht von der Beziehung der Feedbackgeber zum Feedbacknehmer beeinflusst wird und auch sollte der Führungsstil außen vorgehalten werden. Der Fokus sollte eher auf dem konkreten Verhalten liegen. Das 360-Grad-Feedback dient der Erstellung eines umfangreichen Bildes über die Arbeitsweise der Führungskraft. Außerdem ist die Bewertung durch die große Anzahl an Befragten objektiver gehalten.
Die Befragung kann im Übrigen auch im Kundenkreis durchgeführt werden, um die Außenwirkung des Unternehmens sowie die Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu verbessern und eine neue Perspektive zu bekommen.
Feedbackgespräch vs. Feedbackbogen
Nicht nur der Vorgesetzte sollte seinem Team bzw. den Mitarbeitern regelmäßige Rückmeldungen geben, sondern auch er selber sollte offen sein Feedback annehmen. Diese Gespräche finden allerdings sehr selten im direkten Austausch statt, da der Großteil der Mitarbeiter sich davor scheut, dem Chef die wahre Einschätzung und die Gründe, aus denen sie eventuell unzufrieden sind, ins Gesicht zu sagen. Um dieses Problem zu umgehen, ist ein beliebtes Mittel die Erstellung eines Feedbackbogens. Diese Methode wird wie gesagt vor allem angewendet, wenn sich das Feedback an den Chef richtet oder auch um die Meinung von Kunden und Partnern über das Unternehmen zu erfahren.
Das Gespräch
- Sie können den passenden Zeitpunkt für das Feedbackgespräch wählen.
- Die Mitarbeiter können rechtzeitig über das anstehende Gespräch informiert werden.
- Beide Seiten können sich vorbereiten und haben genügend Zeit dafür.
- Achten Sie darauf, dass Ihr Tonfall stets freundlich und neutral ist.
- Bleiben Sie sachlich und werden Sie niemals persönlich bei der Kritik.
- Sorgen Sie dafür, dass am Ende des Gesprächs mindestens ein zukünftiges Ziel beschlossen wurde.
Der Feedbackbogen
- Sie können schnell verschiedene Meinungen abrufen, zum Beispiel für kurzfristige Projekte.
- Negatives Feedback lässt sich am besten schriftlich und anonym festhalten. Dennoch sollte die Kritik stets konstruktiv sein.
- Der Feedbackbogen ist jederzeit ausfüllbar und kann daher auch öfter durchgeführt werden bzw. regelmäßiger.
- Der Aufbau des Fragebogens ist für qualitativ verwertbare Antworten wichtig.
Der Ablauf
Prinzipiell lässt sich der Ablauf bis zum Austausch des Feedbacks in 5 Schritte unterteilen, die wir Ihnen in folgendem Absatz näher bringen möchten.
1. Beobachtung
An erster Stelle steht die Beobachtung. Damit Sie passendes Feedback geben können, müssen Sie schließlich zuerst wissen, wie die Vorgänge im Unternehmen ablaufen und wie sich die Mitarbeiter verhalten. Achten Sie also darauf, was im Team passiert, was noch nicht rund läuft, wo Probleme auftauchen und natürlich auch welche Vorgänge bereits optimal ablaufen.
2. Vorbereitung
Überlegen Sie sich genau, welche Punkte Sie im Gespräch oder im Feedbackbogen ansprechen möchten und was Sie gerne verändern möchten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den richtigen Tonfall wählen und auch die Wortwahl passend ist, um die Mitarbeiter zu erreichen und Veränderungen anzustoßen.
3. Feedbackgespräch
An dritter Stelle steht nun die Durchführung des Gesprächs oder Feedbackbogens an, bei dem die Beobachtungen angesprochen werden und das Veränderungspotenzial erläutert wird. Gehen Sie sicher, dass am Ende auch alle verstanden haben, worum es geht und welche Ziele als nächstes anstehen. Vergewissern Sie sich also, dass allen die weiteren Schritte bekannt sind.
4. Neue Ziele
Ziel des Feedbacks ist es auch, neue Handlungsaufforderungen zu terminieren. Analysieren Sie also, was zu verbessern oder auszubauen ist, und definieren Sie die Ziele.
5. Nachverfolgung
Beschäftigen Sie sich damit, ob die Ziele erreicht werden und wenn ja, in welchem Zeitraum diese umgesetzt werden können. Damit schließt sich quasi ein Kreis und wir landen wieder bei Schritt eins der Beobachtung.
Dieser Kreislauf sorgt dafür, dass das Management die Chance hat, regelmäßiges Feedback an die Mitarbeiter weiterzugeben. Damit lassen sich Projekte, Kooperationen und die Kommunikation innerhalb einer Abteilung stufenweise verbessern und neue Ziele erschaffen. Durch die neuen Beobachtungen und der Hilfe eines Soll-Ist-Vergleichs lassen sich auch die Arbeitsvorgänge im Unternehmen generell Schritt für Schritt verbessern. Zudem wird durch das regelmäßige Feedback ein wenig von der „Gefährlichkeit“ herausgenommen, schließlich werden Feedbackgespräche bislang oft gefürchtet, aber durch die Feedback-Kultur zum Normalzustand, an den alle gewöhnt werden.
Wie gestaltet man das Feedback am besten?
Egal, ob Sie das Feedback persönlich geben oder schriftlich, sollten Sie sich zuvor immer einen Plan machen, wie Sie dieses gestalten wollen. Auch hierfür gibt es bestimmte Methoden und um Ihnen ein paar Ideen zu bieten, haben wir Ihnen hier drei dieser erläutert.
Fünf-Finger-Methode
Die Fünf-Finger-Methode soll dabei helfen, Punkte zu finden, die man im Feedback anbringen will. Dazu dienen einem, wie der Name schon sagt, die fünf Finger unserer Hand. Das Feedback wird somit in fünf Aspekte unterteilt, die jeweils einem Finger zugeordnet werden.
Der Daumen, bildlich gesprochen ein erhobener Daumen, steht für das Lob. Hier erwähnen Sie, was Ihnen an der Arbeit, etc. besonders positiv aufgefallen ist. Der Zeigefinger hat eine deutende Aufgabe und soll darauf hinweisen, was einem Neues aufgefallen ist, oder auch, was man genauer betrachten sollte. Der Mittelfinger, wie man sich schon denken kann, steht für die Beobachtungen, die Sie gestört oder genervt haben und die verbessert werden müssen. Der Ringfinger ist wiederum positiv belastet, er zeigt, was Ihnen gefallen hat und so beibehalten werden soll. Zu guter Letzt weist der kleine Finger darauf hin, welche Punkte im Projekt, der Arbeit. etc. – wie er selber – zu kurz gekommen sind und noch genauer ausgearbeitet werden sollten.
Das Feedback kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Wichtig ist nur, dass zu jedem der einzelnen Finger etwas gesagt oder geschrieben wird.
Sandwich-Methode
Die Sandwich-Methode hilft oftmals dabei, negatives Feedback so zu formulieren, dass sich der Feedback-Empfänger nicht angegriffen fühlt. Um das zu erreichen, wird die negative Kritik in der Mitte platziert und von Lob angeführt und auch beendet. Der Feedbackgeber lobt also zuerst, kommt anschließend zum eigentlichen Thema, der Kritik, und beendet das Feedback abermals mit einem Lob. Dadurch soll das negative Feedback einfacher akzeptiert werden und das Gespräch ein gutes Gefühl hinterlassen. Diese Methode kann einerseits auch genau zu diesem Erfolg führen und die Kritik wird bemerkt, aber nicht als Angriff aufgenommen oder aber sie bewirkt genau das das Gegenteil und die Kritik geht einfach unter.
Sie können sich also durchaus der Sandwich-Methode bedienen, achten Sie aber darauf, dass sie klare und konkrete Worte wählen, damit Ihre Intention erkannt wird. Sprechen Sie negative Punkte direkt an, aber schwächen Sie ein Lob auch nicht unnötig mit Kritik ab.
Feedback-Briefe
Diese Methode eignet sich sowohl für einzelne Personen, aber auch für größere Gruppen, beispielsweise wenn die Mitarbeiter sich untereinander bewerten sollen. Ziel ist es, dass sich die Teilnehmer gegenseitig Feedback geben. Dazu wird der Name der gewünschten Person/en auf einen Zettel geschrieben und verteilt. Anschließend schreibt jeder dieser/diesen Person/en einen kurzen Brief, auf dem Fragen beantwortet werden sollen, um ein umfassendes Feedback geben zu können. Diese Fragen sind beispielsweise, was Ihnen besonders gefällt, was Sie sich vom Empfänger des Briefs wünschen oder von Ihm erwarten oder auch was dieser verbessern könnte. So werden viele Anregungen gesammelt und bieten dem Empfänger eine Möglichkeit, sich mit diesen auseinander zu setzten.
Feedback-Checkliste
- Machen Sie sich vorher Gedanken, was Sie ansprechen möchten und halten Sie die Punkte am besten schriftlich fest.
- Überlegen Sie sich eine Kernbotschaft, die bei Ihrem Gegenüber ankommen soll.
- Feedback soll den Arbeitsprozess von allen Seiten beleuchten und deshalb sollten Sie nicht nur mit Kritik, sondern auch mit Lob und positiven Beobachtungen arbeiten.
- Formulieren Sie Ihre Sätze aus der Ich-Perspektive und nutzen Sie Phrasen wie „Ich empfinde/Auf mich wirkt es so“ etc., da Feedback immer subjektiv ist und dies auch aus der Formulierung hervor gehen sollte.
- Geben Sie möglichst nur Feedback ohne Wertung und bleiben Sie so konkret wie möglich.
- Beschreiben Sie auch die Auswirkungen, um verständlich zu machen, warum Sie etwas stört und es geändert werden sollte.
- Jede Geschichte hat zwei Seiten, deshalb sollten Sie auch hinterfragen, wie Ihr Gegenüber die Situation, die Sie kritisieren, empfindet oder empfunden hat.
- Fragen Sie nach Feedback! Man muss nicht immer auf Feedback warten, denn jedem kann Feedback weiterhelfen und daher sollten Sie auch aktiv nach diesem fragen.
- Überlegen Sie sich Problemlösungen, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen und formulieren Sie Ihre zukünftigen Erwartungen.
Fazit
Eine offene Feedbackkultur ist ein Entwicklungsprozess, der von der obersten Führungsebene initiiert und vorgelebt wird. Um Feedback geben zu können, müssen Projekte regelmäßig verfolgt werden, damit jeder über die aktuellen Schritte informiert ist. Am besten funktioniert das mit unserer TimeTrack-App, in der Sie einfach Projekte erstellen und diese verfolgen können. Testen Sie gerne die 14-tägige Testversion kostenlos und entdecken die Möglichkeiten der App.
“Communication is key” schon im Privatleben lässt uns die Kommunikation oft an unsere Grenzen stoßen. Auf Sie verzichten können wir trotzdem nicht. Die richtige Kommunikation führt zu gefestigten Entscheidungen, langfristigen Lösungen und nebenbei auch noch zu einem stärkeren “Wir Gefühl”.
Was macht Teams aus?
Um zu erläutern wie tiefgehend der Zusammenhang zwischen der Teamdynamik und einer erfolgreichen Kommunikation ist schauen wir uns doch zunächst noch einmal die Kernmerkmale von „Teams“ an.
• Teams bestehen aus mehreren Personen, die interagieren.
• Die Personen sind voneinander abhängig.
• Ein gemeinsames Ziel wird verfolgt.
• Die Mitglieder haben ein Wir-Gefühl.
• Personen werden durch andere und durch sich selbst als Gruppe wahrgenommen.
Wieso Kommunikation so wichtig ist
Was ist es eigentlich, weshalb wir so viel Wert auf eine gelungene Kommunikation legen? Kommunikation hat eine prägnante Schlüsselfunktion, die sie so unverzichtbar macht. So einfach es auch klingen mag ist Kommunikation die transparenteste und schnellste Art und Weise wie wir relevante Informationen empfangen und weitergeben können. Die richtige Kommunikation schafft es Problemen entgegenzuwirken oder sie im besten Fall gar nicht erst entstehen zu lassen. Wenn es wieder mal ein anstrengender Tag war und die Nerven blank liegen, dann sind es manchmal die kleinen Dinge, die uns durch den stressigen Alltag bringen. Das Gespräch mit den Lieblingskollegen, die kleine Kaffeepause
oder das gemeinsame meckern über Vorgesetzte. Das alles verdeutlicht die Power, die hinter dem so gerne verwendeten Wort “Kommunikation” steht. Es ist viel mehr als ein Alltagsgegenstand auch, wenn es so alltäglich ist.
In welchen Aspekten zeigt sich eine gelungene Kommunikation?
Zu den Aspekten an denen sich eine gelungene Kommunikation feststellen lässt, zählen folgende:
- Motivation
- Fehlerquote
- Informationsaustausch
- Produktivität
- “Wir-Gefühl”
- Karrieremöglichkeiten
- Zufriedenheit
- Employer Branding
- Konfliktmanagement
- Stresslevel
- Effizienz
Motivation
Bereitsein der Einzelarbeit spielt die eigene Motivation eine enorme Rolle und kann leicht auf der Strecke bleiben. Wenn Sie sich dazu jedoch noch in einem Team befinden, dessen Grundlage maßgeblich auf der Motivation jeder eingebundenen Person sowie der Gruppenbereitschaft aufbaut, dann wird die eigentliche Relevanz schnell sichtbar. Durch eine erfolgreiche und vor allem beständige Kommunikation lassen sich Hierarchien brechen, welche ohne Sie zu zwischenmenschlichen Problemen und Machtspielen führen würden. Mobbing könnte beginnen und die Motivation als Folge dessen leiden.
Auch Lob und Anerkennung sind ein klassisches Beispiel, um die Motivation etwas anzukurbeln. Ob die eigenen Kompetenzen von dem Projektleiter oder eines anderen Teammitglied kommt, ist nicht der entscheidende Punkt. Das wichtigste ist, dass Ihre Leistung verbalisiert wird und ihnen durch ein Gespräch mitgeteilt wird. Wer nur darüber nachdenkt, was für großartige Kompetenzen sein Team mit sich bringt, der ist sich meist nicht im Klaren darüber welche Auswirkungen das für die Kollegen haben könnte. Durch Lob und Anerkennung bildet sich Sicherheit und Sicherheit führt zu neuer Motivation sich weiterzuentwickeln. Das alles kann allerdings nur geschehen, wenn Sie sich mitteilen.
Konfliktmanagement
Konflikte gehören zum Berufsalltag genauso mit dazu wie im Privatleben. Gäbe es Sie nicht so würden wir uns wahrscheinlich schnell langweilen und die Chance auf eine individuelle Entwicklung bleibt aus. Es muss also nicht immer alles perfekt laufen und wir dürfe nun auch ruhig mal mit den anderen Kollegen streiten. Das spricht für einen Diskurs, regt neue Gedankengänge an und bringt neue Kompetenzen zum Vorschein. Das Team diskutiert und wächst an der erreichten Einigung. Das alles lässt sich nicht nur durch Kommunikation verbessern, sondern ist schlichtweg nur durch diese Umsetzbar. Ohne einen ehrlichen Austausch aufmerksames zuhören und die Offenheit für Kritik finden sich einzelne Teammitglieder*innen nicht vor neuen Lösungsmöglichkeiten, sondern irreführenden Streitmustern wieder. Wer jetzt kein solides Stressmanagement hat, scheitert im Diskurs und verliert an Ansehen im Team. Die Leistung fällt ab und die Motivation aller beteiligten leidet im Nachhinein enorm!
Die Klassiker der gescheiterten Kommunikation
Während es in der Theorie noch so einfach umzusetzen klingt, stehen Millionen von Teams täglich vor einer gescheiterten Kommunikation. Das hat zum einen mit dem steigenden Anforderungsniveau zu tun zum anderen fehlt es an vielen Stellen auch an Transparenz und Wissen. Der Arbeitstag wird schnell mal stressig und Informationen müssen möglichst schnell von A nach B kommuniziert werden. Dazu kommt noch die Anforderung einer möglichst hohen Qualität. Und neben all dem besitzt jedes Teammitglied auch private Sorgen und Probleme.
Es lassen sich also eine Reihe von Kommunikationsgefährdens Aspekten für das „typische“ Team sammeln:
Welche Aspekte zum Scheitern führen
- Unklare Formulierung der Anweisungen
- Anweisungen werden falsch verstanden
- Missverständnisse
- Informationen werden fehlinterpretiert
- Es ist nicht klar, wer was macht • Fehlender Informationsfluss zwischen den Instanzen
- Unzureichender Informationsfluss zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten
- Es werden keine Absprachen getroffen
- Mangel an Transparenz und Konsequenz auf der Führungsebene
Kommunikation als Prozess
Unter Kommunikation fällt nicht nur die Botschaft die gehört wird, sondern ebenso die internen Erwartungen und Ideen, die ihr gegenüber gerne kommuniziert hätte. Die Vorstellung darüber welche Konsequenzen die ausgesprochenen Worte mit sich bringen und die realen Reaktionen, die auf Basis der Wortwahl auf einen zukommen. Schon Schulz von Thun befasste sich mit der Beschreibung des Senders und Empfängers und was wir eigentlich durch einen Austausch generieren wollen.
Oft geht es um das „Wir Gefühl”, die Chance eine Inspiration zu sein und das Selbstwertgefühl durch Anerkennung zu stärken. Teammitglieder*innen wollen eingebunden sein, mitreden können und als eine individuelle Person mitten im Großen „Wir” gesehen werden. Um das zu ermöglichen, legen Unternehmen viel Wert auf das richtige Onboarding der neuen Mitglieder und geben sich größte Mühe die Teams auch langfristig durch spannende Teambuildingmaßnahmen zu neuen Kommunikationswegen anzuleiten. Besonders die Führungsebene trägt hier eine große Verantwortung.
Der richtige Start (Onboarding)
Onboarding bezeichnet die “Einarbeitungsphase” von neuen Personen in einem Unternehmen. Das Performance-Management greift hier als zuständige Abteilung und kommuniziert bereits vor Arbeitsantritt welche Anforderungen an die neu zu vergebener Stelle bestehen.
Der Onboarding Prozess dient in voranschreitender Phase auch zum Herstellen erster Kontakte. Gerade bei alt eingestandenen Teams ist es nicht immer leicht sich zu integrieren, Anschluss zu finden oder gar Anerkennung zu generieren. Weshalb grade in den ersten 90 Tagen besonders darauf geachtet werden sollte, möglichst transparent mit meiden Seiten umzugehen und den Neuzuwachs langsam, aber sicher an das neue Klima zu gewöhnen.
Prinzipiell steht der Verbesserung durch spätere Teambuildingmaßnehmen nichts im Wege, trotzdem lohnt es sich bereits im Onboarding Prozess empathisch auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter*innen und den eigenen Zielvorstellungen einzugehen um die Zusammenarbeit nicht an fehlgeschlagener Kommunikation scheitern zu lassen.
Teambuilding vs Teambonding
Wer bereits ein bestehendes Team erstellt hat oder sich einem bereits existenten angeschlossen hat dem sind Teambuilding – und Team Bonding Methoden sicher schon bekannt. Die Organisation beider Konzepte lässt sich mittlerweile gut durch digitale Projekterfassungstools wie TimeTrack organisieren und ist sowohl in Präsenz als auch in der Remote Version durchführbar.
Teambonding
Der Grundlegende Unterschied beider Konzepte ist, dass sich Team Bonding Events primär außerhalb der Arbeitszeiten abspielen und mehr der Festigung privater Beziehungen dienen. Typische Beispiele für gemeinsame Team Bonding Maßnahmen wären Kneipentouren, Zoobesuche, Kaffeepausen oder Weinverkostungen.
Teambuilding
Teambuildingmethoden konzentrieren sich ausschließlich auf die Förderung der Fertigkeiten die speziell für das Team in dieser bestimmten Branche nötig sind. Soziale Beziehungen sollen auch hier gefördert werden, der Fokus ist allerdings ein anderer. Die klassischen Probleme der Kommunikation im Team lassen sich deswegen mehr den Teambuilding zuordnen. Die Produktivität, Motivation und die Effizienz sollen erhöht werden während Kommunikationsprobleme, Fehlerquote und Organisationsprobleme vermindert werden sollen. Mögliche Beispiele wären “Icebreaker Games”, Krimievents, Workshops, Kochkurse oder Talentwettbewerbe!
Mitarbeitergespräche
Regelmäßige Mitarbeitergespräche bauen auf drei Elementen auf, “Kritik, Lob und Anerkennung”. Feedback muss konstruktiv, ehrlich und transparent genug sein, um zu einer tatsächlichen Verbesserung der Kommunikation im Team zu führen.
Die Mitarbeitergespräche sollten auch immer eine Chance zum Fragen stellen sein. Mitarbeiter*innen haben in einem Vier- Augen Gespräch die Möglichkeit Fragen zu stellen und Sorgen zu kommunizieren. Das Vertrauen zum Unternehmen soll gestärkt werden.
Die goldenen Regeln der Gesprächsführung
• Empathisch sein
• Aufmerksam zuhören
• Fundierte Komplimente anstatt oberflächliches Lob
• Genug Zeit
• Verständnis
• Keine Hierarchie
• Transparenz
Fazit
Nichts ist so abdingbar für viele weiter folgenden Probleme wie die Kommunikation. Sie fängt in uns an und wird dann mit der Realität verglichen. Kommunikation ist leicht durch zu wenig Transparenz oder instabilen Aussagen zu gefährden. Kommunikation kann durch eine empathische Gesprächsführung oder aktives Zuhören deutlich verbessert werden. Auch Produktivität und Motivation sind die Früchte einer erfolgreichen Kommunikation und lassen sich am besten über Projekterfassungstool wie Time Track erfassen. Probieren Sie die kostenfreie Probeversion die ersten 14 Tage noch heute und fangen Sie an!