Jeder von uns kennt diese kleinen Dinge, die uns im Alltag oder eben auch auf der Arbeit die Zeit klauen. Diese Zeitfresser können sowohl von Ihrem Umfeld ausgehen, als auch durch Ihre eigene Arbeitsweise entstehen. Sie müssen sich aber nicht mit diesen Situationen abfinden, sondern Sie können diese mit einigen Tricks auch einfach umgehen oder zumindest unter Kontrolle halten. Wie bereits erwähnt sind einige Zeitfresser durchaus individuell und benötigen daher auch eine eigene Strategie. Trotzdem möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag eine Hilfestellung geben, damit es Ihnen leichter fällt, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen.
Was verstehen wir unter Zeitfressern?
Wahrscheinlich wissen Sie zwar schon, was mit dem Begriff „Zeitfresser“ gemeint ist, dennoch hier noch einmal eine kurze Definition: Unter Zeitfressern definieren wir meist unproduktive Gewohnheiten oder Tätigkeiten, die wir unbewusst und unbeabsichtigt ausführen und die somit Zeit in Anspruch nehmen, die eigentlich für andere Aufgaben benötigt wird. Sie basieren meist auf dem Wunsch nach Ablenkung, insbesondere bei eintönigen Aufgaben, und können diese leider auch kurzfristig wirklich abwechslungsreicher gestalten. Letzten Endes führen sie es allerdings nur zu Stress, da die „verlorene“ Zeit wieder nachgeholt werden muss und sich die Arbeit natürlich nicht von alleine erledigt hat.
Wie erkennen Sie Ihre Zeitfresser?
Sie selbst können am besten feststellen, wo Ihnen die meiste Zeit unnötigerweise verloren geht. Um diese Situationen herauszufiltern, können Sie verschiedene Methoden bzw. Ansätze nutzen.
Eine Möglichkeit wäre es, eine konkrete Liste mit Aufgaben, Projekten und wichtigen Erledigungen zu erstellen. Anschließend halten Sie bei der Abarbeitung dieser Liste jede Ablenkung und Unterbrechung mit den zugehörigen Gründen fest, um sich einen genauen Überblick zu erschaffen. Damit fällt es Ihnen garantiert leichter die eigenen Zeitfresser ausfindig zu machen und Sie haben einen Anhaltspunkt, um Ihre Zeitfresser besser bekämpfen können.
Im Arbeitsalltag, können wir Ihnen TimeTrack ans Herz legen. Hierbei handelt es sich um eine Zeiterfassungssoftware, die vor allem mit der Projektverfolgung arbeitet. In der App können Projekte mit einzelnen Arbeitsschritten und auch Meilensteinen angelegt werden, die dann automatisch verfolgt werden. Mit Hilfe der Verfolgung lässt sich schnell feststellen, an welchen Stellen Zeit verloren gegangen ist und wo Sie bei der Bekämpfung von Zeitfressern ansetzen müssen. Die App hilft Ihnen also allgemein dabei, Ihre Arbeitsschritte zu kontrollieren und zu überprüfen, sowie zusätzlich effektiver zu arbeiten.
TimeTrack – Projektverfolgung
Typisch Zeitfresser und was Sie gegen diese tun können
1. Smartphone
In der heutigen Zeit ist das Handy wahrscheinlich unser größter Zeitfresser. Wir haben es rund um die Uhr bei uns und vor allem beobachten wir es auch immer aus den Augenwinkeln. Sobald es aufleuchtet und eine WhatsApp-Nachricht oder ein Anruf reinkommt, sind wir abgelenkt und können uns nicht mehr auf unsere eigentliche Tätigkeit konzentrieren.
Legen Sie das Handy während der Arbeit bewusst zur Seite oder machen es aus, um nicht gestört zu werden. Nach der Arbeit haben Sie noch genügend Zeit es zu nutzen und zudem müssen Sie kein schlechtes Gewissen haben, weil Ihnen Zeit verloren geht.
2. E-Mail
Besonders bei der Arbeit ist neben dem Handy auch das Lesen von E-Mails ein richtiger Zeit-Dieb. Wir landen leider immer wieder ungewollt in diversen Verteilern, die uns nicht betreffen oder werden mit unzähligen Spam-Mails belästigt.
Um das zu umgehen, sollten Sie sich gegebenenfalls eine zweite Mail-Adresse für die wichtigen Kontakte zulegen und zusätzlich natürlich auf Viren- und Spamfilter zurückgreifen. Legen Sie ansonsten am besten feste Zeiten fest, an denen Sie die Mails checken. Beispielsweise eignet sich dafür der Beginn des Arbeitstages und dann noch einmal am Ende des Tages.
3. Multitasking
Auch wenn das Talent zum Multitasking bewundernswert ist, so sollten Sie auf den Einsatz hiervon am Arbeitsplatz verzichten, solange es nicht notwendig ist. Wer nämlich zu viele Aufgaben auf einmal bewältigen möchte, muss sich auf jede dieser gedanklich konzentrieren und kann so schnell abschweifen.
Nehmen Sie sich lieber eine Aufgabe nach der anderen vor und setzten Sie Prioritäten. Das spart Zeit und Sie können sich sicher sein, dass Sie alles gewissenhaft erledigt haben.
4. Perfektionismus
Perfektionismus kann oft sehr hilfreich sein, allerdings sollten Sie darauf achten, diesen nicht an der falschen Stelle durchsetzen zu wollen. Hängen Sie sich nicht an Aufgaben auf, bei denen es gar nicht nötig ist. So etwas kann schnell frustrieren und Ihnen kostbare Zeit stehlen.
Überlegen Sie also bei jeder Aufgabe, ob Ihr Perfektionismus hier angebracht ist oder ob es sich um einen klassischen Fall handelt, in dem sich die Arbeit quasi von alleine erledigt.
5. Soziale Medien und Co.
In einen Topf zu werfen mit E-Mails und dem Smartphone sind Internet und die Sozialen Medien. Einmal kurz auf Instagram oder auf einer Newsseite gelandet und schon vergeht die Zeit gefühlt dreimal so schnell.
Natürlich dürfen Sie Ihre Zeit im Internet verbringen, aber stellen Sie sich am besten einen Timer, um diese nicht aus den Augen zu verlieren und vor allem, erledigen Sie zuerst die wichtigen Aufgaben!
6. Termin-Verwirrungen
Besonders ungünstig ist es, wenn Termine mit Freunden, Bekannten oder auf der Arbeit verschoben werden oder ausfallen. Aber auch wenn die Termine einfach nicht klar festgelegt wurden, kann das zu Verwirrungen und Wartezeiten führen.
Versuchen Sie also, alle Termine klar zu vereinbaren und in einem Kalender festzuhalten. Versichern Sie sich vor dem Termin noch einmal beim Partner, ob dieser auch stattfindet. Sollen Sie selber einen Termin nicht einhalten können, dann sagen Sie rechtzeitig Bescheid, um auch dem anderen keine Zeit zu klauen.
7. Anrufe
Störend ist auch, wenn regelmäßig Ihr Telefon klingelt und Sie Ihre Arbeit bzw. Aufgabe unterbrechen müssen.
Vereinbaren Sie lieber einen Rückruf oder lasse Sie gleich den Anrufbeantworter das Gespräch annehmen. Führen Sie zuerst lieber die momentane Aufgabe zu Ende, um sich anschließend ohne Stress dem Telefonat zu widmen.
8. Prokrastination
Prokrastination oder einfach gesagt, Aufschieberitis. Jeder von uns schiebt gerne mal unangenehme Aufgaben vor sich her und vergeudet somit seine eigene Zeit. Zudem befassen Sie sich gedanklich viel länger damit, als dann wenn Sie die Aufgabe sofort erledigen würden.
Erledigen Sie die weniger angenehmen Aufgaben lieber als Erstes oder arbeiten Sie diese Schritt für Schritt ab. Das wird bei Ihnen im Anschluss direkt einen Motivation-Schub auslösen.
9. Planlosigkeit
Ohne Struktur vernachlässigen wir schnell mal wichtige Dinge, weil wir diese einfach in dem Moment nicht im Kopf haben.
Setzen Sie sich Tagesziele und überdenken Sie vorher, welche Schritte bei jeder Aufgabe gemacht werden müssen. Fertigen Sie am besten eine Liste an, dann müssen Sie nur einen Blick auf diese werfen, um zu sehen was als nächstes ansteht.
10. Fernsehen und Podcast
Seit dem Aufkommen von Streamingdienste wie Netflix, Spotify & Co. hat sich unser Medienkonsum noch einmal erhöht.
Um sich nicht die Zeit von diesen Medien stehlen zu lassen und diese trotzdem zu genießen, empfehlen wir Ihnen, selektiver fernzuschauen und auch zu hören.
11. Keine Hilfe annehmen
Es ist zwar lobenswert, wenn Sie alles alleine erledigen möchten, aber Sie sollten auch wissen, wann es ok ist, Hilfe anzunehmen oder auch aktiv nach dieser zu fragen.
Wenden Sie sich auch mal an Familienmitglieder, Freunde oder Mitarbeiter und bitten Sie um Hilfe bei Problemen. Gemeinsam klappt auch alles gleich doppelt so schnell.
12. Unordnung
Wenn sie zu viele Sachen um sich herum liegen haben, dann kann das Ihre Konzentration beeinflussen, da Unordnung die meisten Menschen im Geiste beschäftigt.
Schaffen Sie also ein geordnetes Arbeitsumfeld, dann arbeitet es sich viel einfacher.
13. Helfersyndrom
Jemand kommt und bittet Sie darum, eine Aufgabe zu übernehmen. Natürlich sagen Sie da ja, denn Sie möchten ja helfen.
Lernen Sie auch mal „Nein“ zu sagen und sich auf Ihre eigenen Aufgaben zu konzentrieren. Helfen können Sie im Anschluss immer noch.
14. Aufgaben nicht zu Ende führen
Manchmal zerteilen Sie eine Aufgabe in viel zu kleine Teilbereiche und zögern damit die Dauer der Erledigung zu lange hinaus.
Meistens ist es effizienter, eine Aufgabe als Block zu erledigen. Danach versprechen wir Ihnen den erwarteten Motivationsschub, wie schon beim Punkt der Prokrastination.
3 schnelle Tipps, um Zeitdieben keine Chance zu geben
Pakete und Pausen
Vor allem unter Zeitdruck neigen wir dazu, uns noch leichter ablenken zu lassen, um dem Druck zu entgehen. Um keine Überstunden die Aufgaben nicht unnötig auszudehnen, sollten Sie sich konkrete zeitliche Limits setzen, in denen Sie sich auch nicht ablenken lassen. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, die erste Aufgabe in 20 Minuten zu erledigen und die zweite in 15 Minuten zu schaffen und das wöchentliche Telefonat mit der Mutter soll heute mal nur 15 Minuten dauern, anstatt der üblichen zwei Stunden. Auch auf beruflicher Basis können Sie sich Grenzen setzen. Beispielsweise indem Sie sich vornehmen, mehr anzuhäufen. Diese Grenzen helfen dabei, Zeit für Pausen einzuräumen, in denen Sie Stress abbauen können.
Biorhythmus
Nutzen Sie Ihre individuelle Produktivität aus und passen Sie Ihre Arbeit an Ihren persönlichen Biorhythmus an. Wir alle neigen dazu produktivere Tageszeiten zu haben und zu anderen Zeiten wiederum in eine kleine Gedankenpause abzudriften. Versuchen Sie also, die mühseligsten Aufgaben an den Zeitpunkt des Tages zu legen, an denen Ihr Energielevel am höchsten ist, damit Sie den Zeitfressern Stand halten können.
Ablenkung verbannen
Für viele ist es schwer, bei der Arbeit wirklich fokussiert zu bleiben. Oft erledigen wir Aufgaben nur halbherzig und brauchen wesentlich mehr Zeit, da uns Fernseher, Nachrichten oder Anrufe immer wieder ablenken und zu Unterbrechungen führen. Falls Sie doch unbedingt Unterhaltung nebenbei benötigen, versuchen Sie es einmal mit Musik. Schnelle Musik kann einerseits die Handlungsprozesse beschleunigen und ruhige Musik hat die Eigenschaft, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Generell sollten Sie darauf achten, eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu schaffen und sämtliche Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld zu verbannen. Diesen kleinen Zeitdieben können Sie sich in Ihren Pausen immer noch widmen.
Fazit
Auch wenn Zeitdiebe dafür bekannt sind, sich eher unbemerkt in unser Arbeitsleben einzuschleichen, hoffen wir, dass wir mit Ihnen mit diesem Beitrag dabei helfen konnten, sie leichter aufzuspüren und dass Sie nun wissen, wie Sie mit diesen umgehen können. Testen Sie gerne unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und lassen Sie sich von der App dabei helfen, Ihre ganz persönlichen Zeitfresser ausfindig zu machen.
Bloß keine Fehler machen – Das mögen sich viele Mitarbeitende in Zentraleuropa immer noch denken. Dabei ist diese Denkweise andernorts längst überholt. In den USA wird schon länger von einer positiven Fehlerkultur profitiert. Auch in Deutschland und Europa ziehen zeitgenössische Organisationskulturen nach. Statt fehlerfreies Arbeiten zu predigen und bei Nichterfüllung urteilend oder sogar mit Entlassung zu drohen, ist eine positive Fehlerkultur auf dem Vormarsch. Zu Recht. Fehler passieren in der Projektarbeit öfter als einem lieb ist. Warum nicht gleich mit Ihnen kalkulieren, mit ihnen umgehen und sie sogar für sich nutzen?
Aus Fehlern lernt man. Lesen Sie hier, was eine positive Fehlerkultur ausmacht und wie man mit Fehlern umgehen kann, um eine positive Fehlerkultur zu einer positiven Organisationskultur zu führen.
Was bedeutet Fehlerkultur?
Fehler bezeichnet man Ereignisse, die unerwünscht auftreten. Das sieht jede Organisations- und Fehlerkultur so. Fehler können auf jeder Projektebene an allen Ecken und Enden in großem wie kleinen Umfang auftreten. Es kann sich sowohl um ein Dokument mit Rechtschreibfehlern handeln als auch das Verpassen einer Deadline oder die falsche Planung von Ressourcen. Alle Fehler sind unerwünscht und führen regelmäßig zur Verzögerung der Verkomplizierung des Projektablaufs.
Fehlerursachen sind mindestens so mannigfaltig wie die Fehlerauswirkungen. Fehler können durch individuelle Unkenntnis oder Nachlässigkeit, durch organisationale Falschplanung oder viele andere Faktoren verursacht werden.
Kultur bezeichnet im engeren Sinne alles vom Menschen Gemachte. Sie umfasst alles was der Mensch entwickelt, was er zum Üblichen macht. Kurz gesagt bezeichnet Kultur den Umgang mit Dingen. Organisationskultur meint also, wie eine Organisation mit Dingen umgeht. Kultur ist demnach das, was für die Organisationsmitglieder, also die Mitarbeitenden, spürbar wird. Es ist die besondere Art, wie mit Problemen umgegangen wird. Unabhängig davon, dass sie eigentlich nicht vorgesehen sind.
Definition Fehlerkultur
Fehlerkultur bedeutet demnach im engeren Sinne den Umgang mit Fehlern, also den Umgang der Organisation mit den Folgen unerwünscht auftretender Ereignisse.
Wie einleitend schon kurz beschrieben, ist es oft Gang und Gebe, Fehler zu verurteilen. Die Folgehandlungen sind dann allein auf das Beheben der Fehler ausgerichtet. Es gibt aber auch andere Ansätze, in denen Fehlern offen und größtenteils wertfrei bis positiv entgegengetreten wird. Die Lösungsorientierten Folgehandlungen sind darauf ausgerichtet, die Fehler zu verstehen, statt sie nur zu beheben. Der Fokus ist dann darauf gerichtet, aus den Fehlern für folgende Projekte zu lernen.
Die drei Säulen der Fehlerkultur
Wie eine Organisation mit Fehlern umgeht, lässt sich gut an den Drei Säulen der Fehlerkultur sehen.
1. Normen und Werte
Um die Fehlerkultur einer Organisation zu verstehen, sollte man sich folgende Fragen betreffend ihrer Normen und Werte stellen:
Was ist das Anspruchsniveau der Mitarbeiter*Innen einer Organisation bezüglich Fehler? Welche Normen und Werte vertreten die Mitarbeiter*Innen bezüglich Fehler, Fehlerrisiken und Fehlerfolgen?
2. Kompetenzen
Die Kompetenzen der Organisation und ihrer Mitglieder betreffend lässt sich fragen: Über welche Kompetenzen verfügen die Mitarbeiter*Innen, mit Fehlern umzugehen? Über welche mentalen, emotionalen, sozialen und methodischen Kompetenzen verfügen sie?
3. Instrumentarien
Um ein Bild über die Instrumentarien der Organisationskultur gegenüber Fehlern zu bekommen, wird generell danach gefragt, welche Instrumentarien, also welches Werkzeug ein Unternehmen oder eine Organisation bereithält, um mit Fehlern umzugehen. Welche Werkzeuge sollen das innovative Lernen ermöglichen? Natürlich braucht es zum innovativen Lernen aus Fehlern in erster Linie Motivation und Kompetenzen. Doch das bleibt wirkungslos, wenn es an professionellem, sachlichem, methodischen Handwerkszeug fehlt. Das Angebot an Instrumentarien zur Fehlerkultur regelt die Möglichkeiten des Umgangs der einzelnen Mitarbeiter mit den Fehlern in ihrer Organisation.
Die Qualitäten einer positiven Fehlerkultur
Der Umgang mit Fehlern kann sich je nachdem, wie die drei Säulen der Fehlerkultur aufgebaut sind, unterschiedlich äußern. In einer negativen Fehlerkultur werden Fehler negativ konnotiert. Sie werden verurteilt und ihr Auftreten ist oft mit Sanktionen verbunden. Mitarbeitende einer solchen Fehlerkultur haben folglich Angst, Fehler zu machen und sind entsprechend gehemmt, offen, motiviert und kreativ an ihre Aufgaben zu treten.
In einer positiven Fehlerkultur wird im Gegensatz dazu offen an Fehler herangetreten. Eine positive Fehlerkultur ist eine offene Fehlerkultur. Fehler sind und bleiben auch hier unerwünschte Ereignisse. Statt sie zu sanktionieren, wird ihnen jedoch wertfrei bis positiv begegnet. Sie werden als Chance zu Lernen und Wachstum gesehen.
Statt zu fragen, wer den Fehler verursacht hat, wird hier eher gefragt welche Umstände zum Fehler führen konnten. Die Fehlerursachen zu verstehen, ermöglicht eine konstruktive Fehlerprävention. Mitarbeitende eines Unternehmens mit einer positiven Fehlerkultur arbeiten zudem frei und kreativ, wenn sie keine Sanktionen aufgrund ihrer Fehler zu befürchten haben. Fehler sind in einer positiven Fehlerkultur also erlaubt. Das Ziel der Fehlererkennung neben der Fehlerprävention ist es, Lösungen zu finden. Führungskräfte treiben eine positive Fehlerkultur voran, indem sie transparent und vertraulich kommunizieren, selbst Rollenmodelle darstellen und eine positive Haltung gegenüber Fehlern honorieren.
Fehlerprävention und Fehlermanagement
Fehler an sich lassen sich meistens nicht vermeiden. Jede Handlung kann potenziell fehlerhaft verlaufen. So wie jede Handlung zu Konsequenzen führt, führt auch jeder Fehler zu entsprechenden – unerwünschten – Konsequenzen.
Im Umgang mit Fehlern unterscheiden die Psychologen Nina Keith und Michael zwischen Fehlerprävention und Fehlermanagement unterschiedliche Grundgedanken und Mindsets.
Fehlerprävention
Um zu vermeiden, dass Fehler überhaupt eintreten, setzen Unternehmen Maßnahmen zur Fehlerprävention ein. Mit verschiedenen Strategien setzen sie alles daran, Fehler vorzubeugen. Der Glaube, der hier dahintersteckt, ist der, dass Fehler per se etwas Schlechtes sind. Das Mindset lautet folglich: Fehler können und müssen vermieden werden.
Wie wir alle wissen, ähnelt das einer utopischen Vorstellung. Wenn nun also trotz aller Präventionsmaßnahmen – mit hoher Wahrscheinlichkeit – doch Fehler eintreten, wird sein Ausmaß als größer wahrgenommen als es eigentlich ist oder es mit einer anderen Einstellung gegenüber Fehlern wäre.
Fehlermanagement
Die vorteilhaftere Einstellung gegenüber Fehlern bietet in den meisten Branchen die des Fehlermanagements. Fehlermanagement ist geprägt von dem Glaube, dass Fehler unvermeidbar sind. Zwar sind sie potenziell negativ, doch sie können zu etwas Gutem führen. Das Mindset lautet also: Fehler können passieren, wir müssen nur mit Ihnen umgehen.
Fehlermanagement in der positiven Fehlerkultur
Das Fehlermanagement ist ein wichtiger Bestandteil einer positiven Fehlerkultur. Ist die Einstellung vorherrschend, dass Fehler zum Arbeitsprozess dazu gehören, werden diese sogar einkalkuliert und ihr Auftreten und Beheben kann in den Projektverlauf eingeplant werden. Moderne Projektplanung rechnet mit Fehlern und bindet sie von Anfang an mit ein. Diese Grundhaltung ermöglicht es Mitarbeitenden, zu ihren Fehlern zu stehen. So können Fehler entsprechend schnell entdeckt werden, Schadensbegrenzung beizeiten betrieben werden und negative Kettenreaktionen aufgehalten werden.
Eine positive Fehlerkultur führt so zu weniger Schuldzuweisungen im Betrieb, einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation zwischen Kolleg*Innen und Führungskräften und damit zu einem vertrauensvollen und angenehmen Betriebsklima. Fehlermanagement ist also ein System, mit Fehlern umzugehen. Es fördert einen offenen Umgang mit Fehlern, um sie in der Zukunft zu verhindern. Jedes aktive Fehlermanagement sollte aus einem System der Fehlererkennung, Fehlerdiagnose, Fehlerbewertung und dem Einleiten angemessener Gegenmaßnahmen bestehen. Aktives Fehlermanagement wird mit zum Beispiel mit der Lessons Learned Methode betrieben.
So lernen Sie aus Fehlern: 4 Praxistipps
Statt gegen Fehler zu arbeiten, kann man sie also auch für sich nutzen. Um von ihnen lernen zu können, ist eine positive Fehlerkultur die Voraussetzung. Die Innovationskraft, die in Fehlern liegt, entfaltet sich jedoch nur, wenn die Führungskräfte einer Organisation eine positive Grundhaltung gegenüber Fehlern propagieren. Mitarbeiter*Innen arbeiten motivierter in einem vertrauensvollen, wertschätzenden Klima, dass durch Arbeitgeber*Innen, die eine positive Fehlerkultur betreiben wollen geschaffen wird. Der Umsatz der Fehlerkultur erfordert methodisches Wissen und psychologisches Feingefühl. Mit diesen vier Praxistipps gelingt es.
- Sorgen Sie für einen Überblick:
An erster Stelle steht immer die Analyse der Fehlerkultur in der Organisation. Welche Fehler werden generell gemacht? Welche Prozesse im Projekt oder welche Projekte im Unternehmen sind fehlerhaft? Wie werden Fehler im Team oder den Abteilungen erfasst? Wie zufrieden sind Teams und Mitarbeiter*Innen? Das Ergebnis auf diese Fragen zeigt sich sowohl in harten wie weichen Fakten: In Fehlerquoten und den motivationalen Komponenten der Fehler. Ein Tipp hier: gehen Sie systematisch und anonym vor.
- Schaffen Sie Transparenz:
Mit Fehlern umzugehen, bedeutet sowohl auf einer sachlichen/ fachlichen Ebene, wie auf einer emotionalen Ebene mit ihnen umzugehen. Indem Sie Transparenz schaffen, vermeiden Sie Missverständnisse, wenn es an das Aufarbeiten eines Fehlers geht. Das bedeutet: Definieren Sie genau, was Fehler sind, und welcher Natur sie sind, und was nicht. Indem Transparenz geschaffen wird, gehen Sie auf mehreren Ebenen gut mit Fehlern um.
- Streichen Sie die negative Kontierung aus dem Wort Fehler
An welche Emotionen denkt man bei dem Wort Fehler? An Schuldgefühle? Scham? Unzulänglichkeit? Wut? Vielleicht sogar Selbsthass und Angst? In unserer Gesellschaft sind Fehler negativ belastet. Aber das müssen sie nicht sein. Natürlich sind und bleiben Fehler Rückschläge auf dem Weg zum Ziel. Das sind sie per Definition. Doch den Umgang mit Ihnen haben wir selbst in der Hand. Statt sich in Scham und Schuld zu wälzen, können wir stattdessen den Fokus auf eine Zielorientierte Lösungsfindung richten. Negative Emotionen hindern uns nur daran, einen kühlen Kopf zu bewahren und die Fehler bedacht und genau zu studieren, um aus ihnen zu lernen. Generell lautet ein Tipp: Betrachten Sie Fehler sachlich statt emotional. Jedem Mitarbeiter sollte in einer positiven Fehlerkultur klar gemacht werden, dass der Fehler das Problem ist, nicht der Mitarbeiter.
- Bestärken Sie Mitarbeiter, über Fehler zu reden:
Über Fehler reden fällt vielen schwer, da sie oft als Zeichen von Schwäche und Unzulänglichkeit gelten. Wenn man im Fehlermanagement nicht nur über die gegenwärtigen Fehler, sondern auch über die vergangene Zeit, die eventuell zu dem Fehler führte redet, und diese genau analysiert, führt das oft zu Zurückhaltung bei den Mitarbeiter*Innen. Um Maßnahmen für die Zukunft ableiten zu können, muss das Tabu gebrochen werden. Die Tabuhaltung lässt sich verändern durch einen offenen, respektvollen Umgang im persönlichen Dialog. Wenn jede*r sich ernst genommen und gesehen fühlt, einen vertrauten Umgang spürt, fällt es leicht, sich zu öffnen, und offen zu kommunizieren.
Eine offene Fehlerkultur bedeutet, Fehler aus der Grauzone ins Licht zu rücken. Das Umdenken der Mitarbeiter muss durch Führungsrollen initiiert, vorangetrieben und vorgelebt werden. Seien Sie ein Vorbild, indem Sie selbst positiv mit Ihren Fehlern umgehen, sie kommunizieren und Lösungsstrategien aus ihnen entwickeln.
Fazit
Eine positive Fehlerkultur ermöglicht es, Fehler frühzeitig zu erkennen, ihnen entgegenzuwirken, sie zu beheben und aus ihnen zu Lernen. Der Wille zum Fehlermanagement resultiert schließlich in langfristigem Lernen, langfristiger Leistung, Innovation und Proaktivität.
Die Grundlage für die Umsetzung einer positiven Fehlerkultur ist Transparenz. Machen Sie mit einer Projektmanagement App wie TimeTrack die Prozesse ihres Unternehmens transparent. Durch transparente Prozesse wird es leicht gemacht, Fehler frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Indem auch das Entgegenwirken transparent gestaltet wird, wird eine Grundlage zum innovativen Lernen geboten.
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Seit Beginn der Pandemie hat Homeoffice im ganzen DACH-Raum enorm an Bedeutung gewonnen. Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern die Möglichkeit an, im Homeoffice zu arbeiten, um einen Beitrag zur Bekämpfung der COVID 19 Pandemie zu leisten und ihre Arbeitnehmer zu schützen. Hier ein Überblick der wichtigsten rechtlichen Vorgaben in Bezug auf Homeoffice.
Homeoffice Regelung in Deutschland
Nach der Corona-Arbeitsschutzverordnung sind Arbeitgeber verpflichtet, Homeoffice anzubieten. Nur wenn wichtige betriebliche Gründe gegen Homeoffice sprechen, hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung im Betrieb zu erbringen. Eine Pflicht für den Arbeitnehmer, Homeoffice tatsächlich zu nutzten, ist laut der Verordnung nicht vorgesehen. Soweit Homeoffice dem Arbeitnehmer aber zumutbar ist, soll er das Angebot auch annehmen.
Wichtige Vorgaben der Corona-Arbeitsschutzverordnung im Überblick:
- Wenn keine betrieblichen Gründe entgegenstehen, muss der Arbeitgeber Homeoffice anbieten;
- Es gibt keine Verpflichtungen seitens des Arbeitnehmers, das Homeoffice zu nutzen;
- Wenn kein Homeoffice möglich ist, hat der Arbeitgeber die Arbeitsstätte so zu gestalten, dass eine Ansteckung mit COVID-19 möglichst vermieden wird;
- Betriebliche Treffen sind nur dann erlaubt, wenn sie unbedingt notwendig sind;
- Bei mehr als 10 Arbeitnehmern sollen möglichst kleine Arbeitsgruppen gebildet werden und soweit möglich, soll zeitversetzt gearbeitet werden;
- Der Arbeitgeber hat medizinische Gesichtsmasken (OP Masken) zur Verfügung zu stellen.
Arbeitnehmer haben für jeden Homeoffice-Tag einen Anspruch auf eine nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt fünf Euro pro Tag, maximal jedoch € 600 pro Jahr. Mit der Homeoffice-Pauschale sollen vor allem die im Zusammenhang mit Homeoffice anfallenden Mehrkosten, daher erhöhte Heiz-, Strom- und Wasserkosten abgegolten werden.
Homeoffice Regelung in Österreich
Am 1. April 2021 ist in Österreich ein lang erwartetes Homeoffice-Gesetz in Kraft getreten, das Arbeitgebern und Arbeitnehmern mehr Flexibilität und Planbarkeit sowie steuerrechtliche Vorteile bringt.
Homeoffice-Gesetz sieht weiterhin keine Homeoffice-Pflicht vor und beruht daher auf Freiwilligkeit. Weder der Arbeitgeber kann einseitig Homeoffice anordnen noch hat der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Andere Vorgaben gelten allerdings für COVID-19-Risikogruppen. Gehört der Arbeitnehmer zur Risikogruppe laut der COVID- 19-Risikogruppe-Verordnung, hat er einen Anspruch auf Erbringung seiner Arbeitsleistung in Homeoffice oder auf eine geeignete Gestaltung der Arbeitsstätte, um eine Ansteckung mit COVID-19 mit größtmöglicher Sicherheit auszuschließen.
Wichtige Eckpunkte des österreichischen Homeoffice-Gesetzes:
- Schriftliche Vereinbarung: Homeoffice-Bedingungen und Auflösungsvorgaben sind schriftlich zu vereinbaren. Unter Einhaltung einer einmonatigen Frist kann die Vereinbarung von beiden Seiten aus wichtigem Grund – etwa bei einem Wohnungswechsel des Arbeitnehmers oder bei betrieblichen Erfordernissen – gekündigt werden.
- Homeoffice nur in einer Wohnung möglich: Arbeit im Homeoffice liegt nur dann vor, wenn ein Arbeitnehmer Arbeitsleistungen in seiner Wohnung erbringt. Der Begriff „Wohnung“ erfasst aber nicht nur den Hauptwohnsitz sondern auch eine Wohnung an einem Nebenwohnsitz oder etwa die Wohnung des Lebensgefährten. Zu beachten ist, dass die Arbeit in Kaffeehäusern, Bibliotheken, Hotelzimmern oder im öffentlichen Raum steuerrechtlich kein Homeoffice-Tag darstellt.
- Arbeitsmittel und Büromaterialien: der Arbeitgeber muss auch im Homeoffice dem Arbeitnehmer alle nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Wenn der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsmittel inklusive Internet-Verbindung im Homeoffice verwendet, hat er Anspruch auf einen Aufwandsersatz. Der Arbeitgeber kann auch weitere anfallende Kosten (Strom, Heizung, Arbeitsmöbel) übernehmen.
- Homeoffice-Pauschale: Vollständige Homeoffice-Tage sind besonders aus steuerlicher Sicht ausschlaggebend: Für den Arbeitgeber besteht pro Arbeitnehmer in den Jahren 2021 bis 2023 die Möglichkeit, bis zu drei Euro pro Homeoffice-Tag – maximal jedoch 300 Euro pro Kalenderjahr – eine nicht steuerbare Homeoffice- Pauschale zu erhalten. Wird die Pauschale nicht ausgeschöpft, können Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in den Arbeitnehmerveranlagungen 2021 bis 2023 geltend machen.
- Werbungskosten für die Homeoffice-Einrichtung: bislang waren Ausgaben für Einrichtungsgegenstände nur dann steuerrechtlich abzugsfähig, wenn ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorlag. Mit der Neuregelung können künftig Arbeitnehmer, die sich zu Hause einen eigenen Arbeitsplatz für das Arbeiten im Homeoffice einrichten, zusätzlich bis zu 300 Euro als Werbungskosten steuerlich absetzen. Für die steuerliche Absetzbarkeit muss kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegen. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Mobiliar nicht verfallen, können Teile des 300-Euro-Rahmens für 2021 ins Jahr 2020 vorgezogen werden.
- Unfälle im Homeoffice bleiben durch die Unfallversicherung gedeckt: Unfälle im Homeoffice im Zusammenhang mit der ausgeübten Beschäftigung gelten als Arbeitsunfälle. Außerhalb der eigenen vier Wände, des Nebenwohnsitzes oder der Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten, gilt diese Unfallversicherung daher grundsätzlich nicht. Die Unfallversicherung greift wiederum dann, wenn man Kinder vom Homeoffice in die Schule bzw. den Kindergarten bringt.
- Arbeitszeitvorschriften und Arbeitsruhe sind einzuhalten: Sämtliche Rechtsvorschriften bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsruhe sowie individuelle vertragliche Arbeitszeit- Vereinbarungen sind auch bei der Arbeit im Homeoffice anzuwenden.
Homeoffice Regelung in der Schweiz
Die Schweizer Covid-19-Verordnung 3 sieht ebenfalls vor, dass Arbeitgeber vermehrt Homeoffice anbieten sollen und insbesondere besonders gefährdete Personen am Arbeitsplatz zu schützen haben. Homeoffice ist immer dort anzubieten, “wo dies aufgrund der Art der Aktivität möglich und mit verhältnismäßigem Aufwand umsetzbar ist”.
Der Arbeitgeber muss auch im Homeoffice dem Arbeitnehmer alle nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, ist aber zu keinen Auslagenentschädigungen wie für Strom-, Internet- oder Mietkosten verpflichtet.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice in Deutschland
Im Homeoffice sind dieselben Arbeitszeiterfassungsregeln wie bei Arbeit im Betrieb zu beachten.
Nach der aktuellen Gesetzeslage in Deutschland ist der Arbeitgeber jedenfalls verpflichtet, die Arbeitsstunden, die über acht Stunden täglich hinausgehen, zu dokumentieren. Entsprechende gesetzliche Regelung sieht der § 16 Arbeitszeitgesetz vor. Demzufolge gibt es in Deutschland aufgrund der nationalen Gesetze keine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit. Diese Regeln gelten auch für Homeoffice.
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) allerdings entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber innerhalb der EU zu einer vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichten müssen. Somit müssen EU-Mitgliedstaaten dafür sorgen, dass künftig geleistete Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Sämtliche Arbeitsstunden – also nicht nur Überstunden bzw. Arbeitsstunden der dem Mindestlohngesetz unterliegenden Arbeitnehmer – müssen künftig genau aufgezeichnet werden.
Aber ab wann gilt generelle Aufzeichnungspflicht? Eine Frist zur Umsetzung des Urteils hat der Europäische Gerichtshof nicht gesetzt. Wann sich in Deutschland die Gesetzeslage ändern wird, steht noch nicht fest. Das Arbeitsgericht Emden hat aber bereits in seiner zweiten Entscheidung zum Thema Arbeitszeiterfassung bestätigt, dass der Arbeitsgeber bereits jetzt Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer – auch bei Arbeit im Homeoffice – lückenlos zu erfassen hat. Diese Entscheidung zeigt, dass eine fehlende Aufzeichnung und Kontrolle der Arbeitszeit schon jetzt mit nicht unerheblichen Risiken behaftet ist.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice in Österreich und der Schweiz
Auch im Homeoffice sind Arbeitszeiten genau aufzuzeichnen bzw. alle Arbeitszeitbestimmungen einzuhalten. Aus den Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen gemäß Arbeitszeitgesetz folgende Informationen klar ersichtlich sein:
- Beginn und Ende jeder Arbeitsphase
- Dauer und Lage jeder Ruhepause, sowie
- Ruhe– und Ersatzruhetage.
Bei überwiegender Tätigkeit im Homeoffice besteht nach österreichischem Recht (§ 26 Abs 3 AZG) die Möglichkeit, statt vollkommener Zeiterfassung in Österreich lediglich Saldenaufzeichnungen über geleistete Arbeitszeit zu führen. Solche Saldoaufzeichnungen müssen nur das Ausmaß der täglich geleisteten Arbeitszeit enthalten. Ob solche vereinfachten Saldoaufzeichnungen nach der bereits erwähnten EuGH-Entscheidung weiterhin zulässig sein werden, ist noch nicht abschließend geklärt. Mit bloßen Saldenaufzeichnungen lässt sich insbesondere die Einhaltung der Ruhezeiten schwer garantieren. Deshalb wurden zuletzt unionsrechtliche Bedenken gegenüber § 26 Abs 3 AZG geäußert.
Zeiterfassung im Homeoffice mit TimeTrack
TimeTrack – Stundenzettel
Ein webbasiertes Zeiterfassungssystem wie TimeTrack unterstützt Ihre Mitarbeiter bei Zeiterfassung im Homeoffice. TimeTrack ist orts- und zeitunabhängig und eignet sich perfekt für Erfassung flexibler Arbeitsformen wie Homeoffice. Mit TimeTrack stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice die gesetzlichen Arbeits-und Ruhezeiten einhalten und haben allfällige Mehr- und Überstunden stets im Überblick.
Um Homeoffice Tage im TimeTrack System zu erfassen, legen Sie zunächst einen neuen Abwesenheitstyp an (Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten). Dieser wird folglich Homeoffice benannt und ihm zusätzlich ein Kürzel (z.B, Home/HO) und eine Farbe zugewiesen. Abschließend wählen Sie im Dropdown Menü „Zählt als“ 1 Tag und aktivieren Sie die Option „Zählt als Stundenabbau„, bevor Sie dies speichern. Nun kann der Benutzer über die Abwesenheitsanträge, einen Homeoffice Antrag stellen. Die Homeoffice Tage werden im Stundenzettel vermerkt und die Jahressumme unter Stundenübersicht angezeigt. Testen Sie doch jetzt die Zweiwöchige Probeversion von TimeTrack!
Risiken gehören zum Leben und genauso zu Projekten. Der Begriff „Risiko“ lässt einen im ersten Moment erstmal schlucken, da man ihn schnell mit etwas Negativem verbindet. Das muss aber nicht sein, denn es gibt viele Wege, mit Risiken umzugehen oder diese als Chance zu nutzen. Welche Möglichkeiten Sie haben und auf welche Risiken Sie gefasst sein sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näherbringen.
Was sind Risiken?
Der Begriff „Risiko“ wird in verschiedensten Fachgebieten sowie auch im Alltag verwendet und bezieht sich auf die Möglichkeit, dass Ereignisse eintreten, die nachteilige Auswirkungen auf eine Aufgabe, ein Projekt oder Ähnliches haben.
Risiken gehören zum Arbeitsleben und vor allem zu Projekten quasi wie die Luft zum Atmen. Trotzdem werden Risiken gerne mal ausgeblendet und ignoriert, denn was man nicht weiß, macht einen nicht heiß. Das Problem hierbei ist nur, dass diese Risiken dann, falls sie doch eintreten, eine größere Auswirkung haben, als wenn man diese von Anfang an mit einplant. Denn wenn man sich schon bereits vor Eintritt der Risiken mit den potenziellen Gefahren auseinandersetzt, lassen sich Maßnahmen schaffen, die die negativen Auswirkungen eingrenzen können.
Risikomanagement
Das Risikomanagement in Projekten macht es sich zur Aufgabe, die Risiken zu analysieren und zu bewerten, um anschließend Strategien zu entwickeln, wie man mit diesen umgehen sollte. Organisatorisch wird hier oftmals auf einen Risikobeauftragten oder auch einen Risikomanager zurückgegriffen. Deren Aufgabe wäre es, die Risiken des Projektes zu überwachen und zu hinterfragen. Sie arbeiten quasi als eine Art Frühwarnsystem des Projektes und sollen als Unterstützer verstanden werden. Dennoch sollten die anderen Projektteammitglieder sich nicht einfach zurücklehnen und auf den Risikobeauftragten vertrauen, sondern auch selbst die Augen offen halten, ob alles nach dem geplanten Schema läuft.
Wie Sie Risiken erkennen
Um gegen Risiken vorzugehen, müssen diese erst einmal festgestellt werden. Dazu verwendet man eine Risikoanalyse, bei der mittels verschiedener Methoden versucht wird, möglichst viele Projektrisiken im Voraus zu erkennen. Bevor man diese Analyse starten kann, sollten bereits möglichst viele Details zum Projektplan, in Form von Planungsunterlagen und Zielvorgaben, vorliegen.
Um die Risiken übersichtlicher zu gestalten, unterscheidet man zwischen internen und externen Risiken. Während die internen Risiken quasi all jene einschließen, die vom Projektteam gesteuert werden, so geht es bei den externen Risiken um äußere Einflüsse, wie Umwelteinflüsse, Politik, Wettbewerbsbedingungen, etc. Zudem unterscheiden wir noch zwischen den fachlichen, kaufmännischen, planerischen und den Umfeld-Risiken. Diese möglichen Probleme werden im Absatz zu den typischen Risiken noch einmal genauer erläutert.
Methoden zur Risikofindung
· Mitarbeiterbefragung
Sinnvoll ist es, jene bei der Risikofeststellung mit einzubeziehen, welche die einzelnen Arbeitspakete später fachlich betreuen. Diese Mitarbeiter sind meist Experten auf ihrem Gebiet und wissen daher womit zu rechnen ist, sprich, ob die Ressourcen genügen oder ob die Qualität gehalten werden kann. Veranstalten Sie für die Befragung am Besten einen Workshop, bei dem gemeinsam die Risiken herausgearbeitet und gesammelt werden können.
· Expertenbefragung
Die Expertenbefragung ist der Mitarbeiterbefragung sehr ähnlich, nur werden hierbei interne oder externe Berater hinzugezogen. Diese Berater können Ihnen entweder während des gesamten Projekts zur Seite stehen oder zum Abschluss der Planung die Pläne kritisch begutachten und Verbesserungsvorschläge einbringen. Interne und externe Berater haben verschiedenste Vor- und Nachteile. Externer Berater sind beispielweise unvoreingenommen und sehen das Projekt mit ganz anderen Augen, wohingegen interne Berater das Unternehmen und seine Struktur bereits kennen und somit anders vorgehen.
· Studium von technischen Unterlagen, Projektplänen und Projektdokumenten
Solange Pläne vorhanden sind, ist es wichtig, diese genauestens zu studieren. Fragen Sie sich, ob alles seine Richtigkeit hat, ob alle geplanten Ressourcen ausreichen und die Ziele eingehalten werden können. Die Dokumentenanalyse zielt auf Risiken ab, welche sich durch Verträge mit Kunden, Dienstleistern und Subunternehmern ergeben können.
· Checklisten und interne Datenbanken
Checklisten sind in jeder Lebenslage gern genutzt, also auch am Arbeitsplatz. Gerade bei sich wiederholenden Arbeitspaketen oder Prozessen machen Checklisten Sinn. In diese Checklisten fließen immer wieder neue Erfahrungswerte ein und so werden Sie bei jeder Anwendung optimiert. Bei vielen Fachbereichen können Sie sogar auf ganze Bücher zurückgreifen, um bereits bekannte Risiken und Erfahrungen in Ihr Risikomanagement mit einzubeziehen.
· TimeTrack
TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, die Ihnen dabei helfen kann, ein Projekt genauestens zu verfolgen. Dazu wird das Projekt in der App angelegt und anschließend die automatische Verfolgung gestartet. So können Sie auch zusätzlichen Projektmitarbeitern und wichtigen Stakeholdern den Zugriff gestatten, damit diese ebenfalls immer auf dem aktuellen Stand sind. Durch die Projektverfolgung können Sie stets überprüfen, ob Termine eingehalten werden und alle Meilensteine rechtzeitig erreicht wurden. Außerdem können Sie in der App direkt eine Soll/Ist-Analyse starten, damit Ihnen keine Abweichungen entgehen und die Risiken rechtzeitig festgestellt werden können.
TimeTrack – Projektverfolgung
Zudem können Sie noch auf die Rechtsnormanalyse, Vor-Ort-Analyse und Stakeholder-Analyse zurückgreifen, um auf Projektrisiken vorbereitet zu sein. Zwar lassen sich Risiken nie vollständig vermeiden, dennoch kann die intensive Auseinandersetzung mit diesen den Umgang erleichtern.
Damit Sie die kritischen Projektrisiken identifizieren können, müssen Sie die gesammelten Risiken in einem nächsten Schritt bewerten. Diese Bewertung erfolgt mit Hilfe der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen auf das Projekt. Anschließend halten Sie diese Bewertung am besten in einer übersichtlichen Tabelle fest.
Welche Maßnahmen können Sie gegen diese Risiken ergreifen?
Grob gesagt, können Sie sich zwischen vier Varianten entscheiden. Sie können die Risiken vermeiden, Risiken vermindern, sie in Kauf nehmen oder sie abgeben.
1. Risiko vermeiden
Darunter verstehen wir, dass die Gefahr eines Risikos eliminiert wird oder die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos auf Null reduziert wird. Eine Möglichkeit, um dieses Ergebnis zu erzielen ist die, die Aktivität, die das Risiko birgt, nicht auszuführen. Das gelingt durch Planungsänderung oder indem Sie den Teil des Produktes, der große Risiken mit sich bringt, weglassen. Zwar klingt diese Variante für viele wie die beste Strategie, jedoch müssen Sie beachten, dass Risiken zu vermeiden eventuell auch bedeutet, dass Sie gleichzeitig potenzielle Gewinne verlieren. Ein Großteil der Risiken kann schon zu Beginn des Projektes durch klar formulierte Projektziele, umfassende Informationsbeschaffung, klare Kommunikation und das Einbeziehen der relevanten Stakeholder, eliminiert werden.
2. Risiken vermindern
Bei dieser Strategie soll die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkung des Risikos reduziert werden. Hierbei können die Maßnahmen entweder auf die Ursache des Risikos, also die ursachenbezogene Risikoverminderung, oder direkt auf das Risiko, sprich wirkungsbezogene Risikoverminderung, angewendet werden.
Ursachenbezogenen Maßnahmen sind beispielsweise Coaching-Maßnahmen für den Projektleiter oder intensivere Tests der Software zu einem früheren Zeitpunkt des Projektes. Wirkungsbezogenen Maßnahmen auf der anderen Seite sind zum Beispiel spezielle Sicherheitssysteme, die im Ernstfall sofort bestimmte Anlagenteile abschalten (Schadenvorsorge) oder Sprinklersysteme in Gebäuden, die Schadensbegrenzung betreiben.
3. Risiken übertragen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Risiken zu übertragen, dann geben Sie damit die Verantwortung für das Risiko und dessen Konsequenzen sowie die Verminderungsmaßnahmen an Dritte ab. Diese Strategie ist dann sinnvoll, wenn mit direkten finanziellen Auswirkungen zu rechnen ist. In so einem Fall kann die Verantwortung an einen Unterlieferanten abgegeben werden oder eine Versicherung abgeschlossen werden.
4. Risiken selber tragen
Die letzte Strategie ist schlicht und einfach, die Risiken selber zu tragen. Am sinnvollsten ist das, wenn die Maßnahmen, um diese zu vermeiden/vermindern, teurer kämen als der mögliche Schaden kosten würde, wenn er eintritt. Auch gibt es die Möglichkeit, dass die Maßnahmen selber zu viele Folgerisiken generieren würden und deshalb nicht in Frage kommen. Die Risiken aktiv selber zu tragen bedeutet, dass ein Notfallplan ausarbeitet werden muss. Sollten Sie die Risiken passiv selber tragen, dann wird gar nichts zusätzlich geplant und der Schaden einfach in Kauf genommen.
Welche Strategie sollten Sie wählen?
Bei der Wahl der Risiko-Bewältigungsstrategie kommt es zum einen auf die Art des Risikos an und zum anderen auf die Rahmenbedingungen denen Ihr Projekt ausgesetzt ist. Natürlich hängt es auch von den Möglichkeiten ab, die Ihnen zur Verfügung stehen, und Ihrer persönlichen Risikobereitschaft und der Risikotoleranz.
Typische Risiken
Wir können Ihnen natürlich nicht alle der möglichen Risiken eines Projekts aufzählen, dennoch können wir Ihnen einige Beispiele nennen, die Ihnen dabei helfen können, einen Blick für diese zu entwickeln.
Management-Unterstützung
- Dem Projektteam wurde zu wenig Macht erteilt, um Projektziele durchzusetzen.
- Mitglieder der Führungsebene sind gegen das Projekt oder es herrschen Unstimmigkeiten über dessen Inhalt.
- Es gab einen Mitarbeiterwechsel im Management.
Projektumfang
- Der Projektumfang wurde nicht ausreichend definiert.
- Es kam zu ungenauen Schätzungen der Ressourcen oder des Budgets.
- Ausweitungen oder Änderungen im Projekt ändern den Projektumfang.
Kostenmanagement
- Die Kostenschätzungen sind ungenau.
- Es gab Schwankungen im Wechselkurs.
Änderungsmanagement
- Zu viele Änderungen verkomplizieren das Projekt und lenken von Schlüsselressourcen ab.
- Die Änderungswünsche führen zu Konflikten bei Stakeholdern.
- Die Änderungsanträge widersprechen den Anforderungen.
Stakeholder
- Die Stakeholder beteiligen sich nicht an der Projektkommunikation.
- Die Stakeholder haben ungenaue Erwartungen.
- Es gibt Konflikte zwischen den Stakeholdern.
Kommunikation
- Es gab Missverständnisse bei den Anforderungen.
- Es wird zu viel oder auch zu wenig kommuniziert.
- Die betroffenen Personen wurden nicht über die Abläufe informiert.
Ressourcen und Projektteam
- Es stehen nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung.
- Die Mitarbeiter müssen erst eingearbeitet werden oder haben zu wenig Training.
- Es fehlt die Motivation im Projekt.
Technisches
- Die technologischen Komponenten weisen Sicherheitslücken auf.
- Die technologischen Komponenten können technisch schwer oder gar nicht aktuell gehalten werden.
- Die Systeme neigen zu technischen Fehlern oder Ausfällen.
Anforderungen
- Die Anforderungen des Projekts passen nicht zu existierenden Systemen.
- Die Anforderungen sind zu vage formuliert oder können unterschiedlich interpretiert werden.
- Die Anforderungen sind von geringer Qualität.
Beschaffung
- Die Lieferanten und das Projektteam haben unterschiedliche Preisvorstellungen.
- Die Lieferanten starten eine Aufgabe/Lieferung zu spät.
- Die Komponenten oder Leistungen von Lieferanten entsprechen nicht der gewünschten Qualität.
Macht und Befugnis
- Das Projektteam hat nicht die Autorität, bestimmte Aufgaben durch- und umzusetzen.
- Es ist unklar, wer die Autorität hat, ein Projektziel durchzusetzen.
Organisation
- Das Projekt passt nicht zur Unternehmenskultur.
- Es findet eine Umstrukturierung im Unternehmen statt.
Externe Risiken
- Äußere Einflüsse, wie zum Beispiel das Rechtssystem, Naturkatastrophen oder technische Neuheiten, haben Einfluss auf das Projekt.
Projektmanagement
- Der Projektmanagement-Prozess wurde nicht eingehalten.
- Das Projektmanagement hat gefehlt oder es wurde nicht ausreichend gehandelt.
- Es kam zu Fehlern bei den Projektmanagement-Methoden.
Markterfolg
- Das Produkt verkauft sich schlecht.
- Es gibt rechtliche Anforderungen, die dem Produkt fehlen, oder es birgt Gefahren für seinen Nutzer.
- Das Produkt hat Qualitätsmängel und beeinflusst die Marke negativ.
Fazit
Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten Sie einen Blick für die typischen Projektrisiken entwickeln und wissen nun, wie Sie am besten mit diesen umgehen können. Merken Sie sich dennoch, dass jedes Risiko durchaus auch Positives bewirken kann, denn jedes Risiko beinhaltet immer eine Chance. Versuchen Sie also in erster Linie, diese Chance zu nutzen und somit aus dem bewussten oder ohnehin unabdingbaren Eingehen eines Risikos einen Mehrwert zu gewinnen. Sollten Sie Hilfe dabei brauchen, diese Chance zu nutzen, dann testen Sie gerne unsere 14-tägige kostenlose Testversion von TimeTrack.
Immer wieder hören wir Bewertungen wie „Schau mal, das ist so eine gute Qualität“ oder „Naja, an der Qualität wurde hier aber gespart.“. Die Frage hierbei ist, was ist Qualität überhaupt und wie, bzw. an welchen Punkten, ist diese zu bewerten? Auch in Unternehmen steht diese Frage stets im Raum und um die gewünschte Qualität zu erzielen, wird hier großen Wert auf den Bereich des Qualitätsmanagements gelegt. Welche Aufgaben in dieses hineinfallen und wer für diese Aufgaben verantwortlich ist, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näher bringen.
Was ist Qualität?
An erster Stelle steht die Erklärung des Begriffs „Qualität“. Qualität ist schwer eindeutig zu definieren, da es sich hier um einen sehr weitgefächerten Begriff handelt. Um sich einer einheitliche Definition anzunähern, werden laufend Normen und Standards, beispielsweise ISO, erarbeitet. Dabei handelt es sich einfach gesagt um einheitliche Richtlinien, die objektiv messbar sind. Auf diese Weise lässt sich prüfen, ob bei Produkten oder auch Tätigkeiten ein gewisser Standard, eine bestimmte Qualität erreicht oder auch eingehalten wird. Im Alltag unterscheiden wir auch zwischen der subjektiven und objektiven Qualität:
Subjektive Qualität
Umgangssprachlich wird „Qualität“ wertend eingesetzt. Wir sprechen also von „guter“ oder „schlechter“ Qualität, wobei die Wertung in dieser Hinsicht eine Meinungsfrage ist und somit von der Person abhängig ist, die die Aussage tätigt. Die eigenen Qualitätsziele, die sich ein Unternehmen setzt, sind zum Beispiel subjektiv.
Objektive Qualität
Auf der anderen Seite steht die objektive Qualität. Qualität stammt vom lateinischen „Qualitas“ ab und bedeutet „Beschaffenheit“. Die Bedeutung ist also in diesem Fall völlig wertfrei und fragt einfach nach bestimmten objektiven Merkmalen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung aufweist. Unter diese Merkmale fallen beispielsweise die Haltbarkeit oder Sicherheit eines Produktes. Um diese Qualitätskriterien zu messen, wurden allgemeingültige, gesetzliche Qualitätsstandards definiert, an die wir und andere Personen und Organisationen sich halten sollen.
Unter Qualität verstehen wir also einen bestimmten Zustand, der eben leider nicht immer klar definierbar oder messbar ist. Wichtig ist also, dass gemeinsam eine Basis geschaffen werden muss, mit deren Hilfe wir die Qualität eines Prozesses oder Guts messbar machen. Zu beachten ist außerdem, dass die Qualität auch im Wandel der Zeit steht, sich also das Verständnis von Qualität und die Anforderungen an diese stetig verändern. Besonders dadurch, dass der Markt immer weiter wächst, wird es für Unternehmen immer schwieriger, Kunden zu gewinnen und besonders, diese zu halten.
Was ist Qualitätsmanagement?
Um in einem Unternehmen eine bestimmte Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu erreichen, gibt es das Qualitätsmanagement. In das Qualitätsmanagement fällt die Planung, Lenkung, Kontrolle und Verbesserung der Prozesse und Abläufe. Ziel ist allerdings nicht immer die bestmögliche Qualität, sondern auch ein „Billigproduzent“ kann erfolgreiches Qualitätsmanagement einsetzen. Sie definieren ihr Ziel dann nicht als die bestmögliche Qualität, sondern als das Erreichen eines selbst gesteckten Qualitätsgrades. Die ISO 9001 (keine Sorge, die Erklärung zu dieser Organisation folgt noch) und das Qualitätsmanagement sind also was die Zielsetzung angeht recht flexibel.
Beim Qualitätsmanagement handelt es sich um das älteste Managementsystem, welches sich im Zuge der Industrialisierung entwickelt hat. Auslöser dafür war, dass nicht nur die Qualität des Endproduktes überprüft werden sollte, sondern auch schon in den Produktionsschritten sichergestellt werden sollte, welches Endergebnis erzielt wird. Das Qualitätsmanagement hat sich zudem in den letzten Jahren immer weiter entwickelt und zahlreiche Werkzeuge wurden gefunden, um den Verbesserungsprozess zu unterstützen. Das Qualitätsmanagement steht also dafür, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Es ist demnach ein Steuerungselement von einem zukunftsorientierten Unternehmen.
Was ist ISO 9001?
Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme und legt Anforderungen fest, an denen die Qualität messbar ist. Ziel ist es, dass die Organisationen sich an diese halten, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen und alle relevanten und rechtlichen Anforderungen erfüllen. ISO 9001 ist im Übrigen unabhängig von Art, Größe und Produkt und somit auf alle Organisationen anwendbar. Wenn jede der Anforderungen erfüllt wird, dann wird dies mit einem Zertifikat bestätigt.
Es besteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, sich an die festgelegten Normen der International Organization for Standardisation (ISO) zu halten, dennoch ist ein Bestehen am Markt ohne diese heutzutage kaum möglich. Viele große Betriebe akzeptieren beispielsweise nur die Zulieferer, die ein Managementsystem gemäß den die ISO 9001 Anforderungen betreiben.
Außer der ISO gibt es noch zwei weitere große internationale Normenorganisationen, nämlich die ITU (spezialisiert auf Telekommunikation) und IEC (spezialisiert auf Elektro- und Informationstechnik).
Was bedeutet 9001?
In die Gruppe der 9000er Normfamilie fallen die drei Einzelnormen ISO 9000, 9001 sowie 9004. In der ISO 9000 werden die Grundlagen und Begriffe eines Qualitätsmanagementsystems aufgezeigt und erläutert. Außerdem werden hier die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements aufgezeigt. Unter ISO 9001 sind die Anforderungen, die an ein Qualitätsmanagementsystem gestellt werden, gelistet und sie ist somit Grundlage für die Zertifizierung von Unternehmen. Ebenso werden hier Anforderungen an die normgerechte Dokumentation des Systems beschrieben. Die ISO 9004 ist ein zusätzlicher Leitfaden, der die Leistungsfähigkeit, Wirksamkeit sowie Effizienz des Qualitätsmanagementsystems im Fokus hat.
Die vier Grundsätze der ISO 9001
1. Kundenorientierung
Das Unternehmen bzw. die Organisation überwacht und überprüft alle Prozessschritte, um den Kundenanforderungen zu entsprechen oder diese im besten Fall zu übertreffen. Ziel ist es, neue Ansätze zu finden, um sich auf den Kunden auszurichten.
2. Prozessorientierung
Mit Prozessorientierung ist eine unternehmerische Grundhaltung gemeint, bei der sämtliche betriebliche Tätigkeiten als Kombination einzelner oder verschiedener Prozesse angesehen werden.
3. Kontinuierliche Verbesserung
Das Ziel der stetigen Verbesserung ist die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Dazu werden alle Vorgänge im Unternehmen regelmäßig analysiert, sowie idealerweise verbessert.
4. Risikomanagement
Die Qualitätsmanagementnorm zeigt die Wichtigkeit von Risiken und Chancen in Verbindung mit dem prozessorientierten Ansatz auf. Da potenzielle Risiken und Chancen beim Aufbau, der Implementierung und der laufenden Betreuung immer berücksichtigt werden, kann das risikobasierte Denken als Vorbeugungsmaßnahme verstanden werden.
Im Fokus des Qualitätsmanagements liegt, egal in welchen Bereichen es eingesetzt wird, die Strukturierung und laufende Verbesserung der Abläufe im Unternehmen und das Ziel diese auf messbare Standards zu bringen. Einfach gesagt, soll gezieltes Qualitätsmanagement dabei helfen, effizienter zu werden und Abläufe messbar zu machen. Dadurch wird die Arbeit im Idealfall einfacher, schneller und gut geregelt. Gleichzeitig wird der Kommunikationsaufwand verringert und die Effizienz geht nach oben.
Der Kreislauf des Qualitätsmanagement
Wie bereits mehrfach erwähnt, wird bei dem Qualitätsmanagement großer Wert darauf gelegt, die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und diese Erfahrungen bei den folgenden Planungen einzusetzen, so dass ein Regelkreis entsteht. Die 4 Punkte des Kreises sind:
- Qualitätsplanung: In diesem Schritt wird ein Istzustand ermittelt und die Rahmenbedingungen für das Qualitätsmanagement werden festgelegt. Anschließend werden die Konzepte und Abläufe erarbeitet.
- Qualitätslenkung: Hierbei handelt es sich um die Planphase, in der die gewonnenen Ergebnisse umgesetzt werden.
- Qualitätssicherung: Hier werden die qualitativen und quantitativen Qualitätsinformationen ausgewertet.
- Qualitätsgewinn: Informationen, die aus der vorigen Phase gewonnenen wurden, werden nun für Strukturverbesserungsmaßnahmen und die Prozessoptimierung eingesetzt. Letztlich werden die Erfolge und Ergebnisse kommuniziert.
Wer ist für das Qualitätsmanagement zuständig?
In größeren mittelständischen und großen Unternehmen trifft man oft auf einen Qualitätsmanager. Dieser arbeitet eng mit dem Qualitätsmanagementbeauftragten des Unternehmens zusammen und kümmert sich um die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems oder um die internen Schulungen und Fortbildungen der Mitarbeiter. Beim Qualitätsbeauftragen handelt es sich um einen Mitarbeiter, an den einige Anforderungen und Aufgaben des Qualitätsmanagements herangetragen werden. Er benötigt also eine große Anzahl an Fähigkeiten und sollte beispielsweise komplexe Gesetzestexte verstehen und vorgeschriebene Rechtsnormen analysieren und umsetzen können. Der Qualitätsmanager selber sollte dazu in der Lage sein, mit Menschen aus verschiedenen Abteilungen zu kommunizieren und diese auch zu verstehen. Gemeinsam legen sie die im Unternehmen zu erreichenden Qualitätsziele, die im Umgang mit Qualitätsmanagement-Tools und Qualitätsmanagement-Strategien erfüllt werden sollen, fest.
Qualitätsmanagement im Projekt
Der Ansatz des ISO 9001 umfasst unter anderem auch das Projekt- und Produktcontrolling, womit eine Verbindung zwischen Projekt- und Qualitätsmanagement besteht. Das Projektcontrolling soll die Projektziele durch folgende Instrumente sicherstellen:
- Soll-/Ist-Vergleiche
- Feststellung der Abweichung
- Bewertung der Konsequenzen
- Vorschlagen der Korrekturmaßnahmen
- Mitwirkung an der Maßnahmenplanung und der Kontrolle der Durchführung
Alle oben erwähnte Instrumente fallen zugleich in den Aufgabenbereich des Projektmanagers. Er kontrolliert also, ob die notwendigen Instrumente für eine strukturierte Projektabwicklung auch angewendet werden, wodurch sich auch hier das Projekt- und Qualitätsmanagement überschneiden. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass die Qualitätssicherungs-Vorgaben eingehalten werden und dauerhaft sichergestellt sind. In größeren Unternehmen gibt es als Unterstützung noch zusätzliche Quality Gates, die das bestehende Qualitätsmanagement und Controlling im Unternehmen erweitern.
Diese Quality Gates sind quasi Prüfungs-Schranken, die sich erst überwinden lassen, wenn das zuvor festgelegte Ergebnis dieser Projektphase erfüllt ist und die inhaltliche Qualität dieser stimmt. Damit lassen sich Fehlerquellen reduzieren und es wird Transparenz über die gesamte Produktionskette geschaffen.
Mit Hilfe der standardisierten Prozesse und Methoden stellt das Qualitätsmanagement dem Projektmanagement die Qualitätsstandards bereit, auf deren Basis Projekte gleicher Größe und gleichen Umfangs wiederkehrend abgewickelt werden können. Dadurch sind die Ergebnisse, aber auch die Probleme vergleichbar. Zusätzlich werden transparente Vorgaben geschaffen, die den Projekterfolg sichern und am Ende eine hohe Produktqualität gewährleisten.
Wichtig für das Projektmanagement ist allerdings, dass sich Projekt- und Qualitätsmanager kontinuierlich austauschen und miteinander interagieren. Das zentrale Qualitätsmanagement definiert dabei die Qualitätsstandards, während die Projektverantwortlichen die Anwendung und Einhaltung der Qualitätsnormen und Qualitätsstandards garantieren müssen. Das Projektmanagement muss also in das Qualitätsmanagement des Unternehmens miteinbezogen werden.
Quick Tipps – Drei Qualitätsmanagementmethoden
Ursachen-Wirkungsdiagramm
Das Ursache-Wirkungsdiagramm ist auch unter den Namen „Fischgrät-Diagramm oder „Ishikawa-Diagramm“ bekannt. Hierbei handelt es sich um eine einfache Technik der Problemanalyse, die im Qualitätsmanagement angewendet wird. Bei dieser Methode werden Ursache und Wirkung voneinander getrennt, damit Ursachen (Einflüsse), die zu einer bestimmten Wirkung (Problem) führen, in Haupt- und Nebenursachen zerlegt werden können. So lassen sich die Ursachen übersichtlich und graphisch strukturieren, wodurch der Qualitätsbeauftrage negative und auch positive Einflussgrößen identifizieren und mit Hilfe des Diagramms ihre Abhängigkeiten zur Zielgröße darstellen kann. Das Problem wird als „Kopf des Fisches“ beschrieben und die Enden der Fischgräten werden mit den Faktoren Mensch, Maschine, Methode, Material und Milieu beschriftet.
Netzplan
Die nächste Methode ist die des Netzplans, welcher auch als Werkzeug im Projektmanagement zum Einsatz kommt. Er ermöglicht eine gut überschaubare Darstellung der zeitlichen Verknüpfung der Maßnahmen, die zur Verwirklichung des Ziels geplant sind. Dazu wird das Projekt in einzelne Aufgaben und Aktivitäten gegliedert, um es detailliert zu zerlegen und so einen Strukturplan zu erstellen. Die einzelnen Aktivitäten werden dann in einer Vorgangsliste chronologisch geordnet. Aus dieser Vorgangsliste sind die Anordnungsbeziehungen zwischen den Teilaufgaben und jeder Aktivität mit Anfangs- und Endterminen, ersichtlich.
Affinitätsdiagramm
Das Affinitätsdiagramm hilft bei der Bearbeitung potenzieller Probleme, insbesondere, wenn eine Vielzahl schwer überschaubarer und ungeordneter Informationen vorliegt. Affinität bedeutet, dass die z.B. mittels Brainstorming gesammelten Daten verglichen und in Gruppen gegliedert werden. Anschließend werden diese Elemente in Bezug auf ihre Bedeutung im Projekt zusammengefügt. Die so entstandenen Gruppen (Cluster) werden mit Oberbegriffen versehen und hinsichtlich ihrer Relevanz bewertet, so dass ein strukturierter Pool von Fakten bzw. Ideen entsteht.
TimeTrack als Hilfsmittel
Da Projektmanagement und Qualitätsmanagement eng verbunden sind, bieten sich Software Tools wie TimeTrack an. Mit Hilfe dieser Zeiterfassungssoftware, können Sie nämlich ganz einfach detaillierte Projektpläne anlegen und die App startet automatisch die Projektverfolgung. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind und wissen, ob Zeitpläne eingehalten und alle Meilensteine erreicht wurden. TimeTrack kann Ihnen zudem einen Soll/Ist- Vergleich bzw. eine Soll/Ist- Analyse erstellen, welche auch besonders gern im Qualitätsmanagement genutzt wird. Im Qualitätsmanagement arbeiten wir auf die Soll-Qualität (was der Kunde erwartet) hin und müssen hier immer unsere Ist-Qualität (was gemessen oder festgestellt wird) hinzuziehen, um Abweichungen zu bemerken und diese Qualitätsdefizite, Fehler oder Mängel zu beseitigen. Oft liegen diese Abweichungen in fehlerhaften oder fehleranfälligen Prozessen begründet und diese können Sie mit TimeTrack immer im Auge behalten. Nicht zu vergessen ist auch, dass Zeit ebenfalls ein wichtiger Indikator für die Qualität ist. Auch Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten können mittels des Tools einfach erfasst werden und so auf die Produktivität (und damit die Arbeitsqualität) schließen. Damit lernen Sie auch Ihre Schwachstellen kennen, bzw. erkennen Stellen, an denen es Verbesserungspotenzial gibt, sodass Ihre Arbeitsprozesse verbessert und effizienter gestaltet werden können.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Wie Sie festgestellt haben werden, deckt das Qualitätsmanagement einen sehr weitgefächerten Bereich in einem Unternehmen ab. Zudem hat es eine bedeutende Aufgabe dabei, dem Betrieb zu Erfolg zu verhelfen und seinen Fortbestand zu sichern. Wir hoffen, mit diesem Artikel haben Sie einen Einblick in die Bedeutung und auch in die Methodik und Aufgaben des Qualitätsmanagements bekommen und können diese Informationen in Ihrem Betrieb anwenden. Testen Sie auch gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack und holen Sie sich Unterstützung bei Ihrer Projektverfolgung, etc.
Warum Projekte erfolgreich absolviert werden, hängt von sehr vielen Faktoren ab. Gut gesetzte Projektziele sind ebenso wichtige Komponenten des Projekterfolgs wie ein gutes Teamwork oder die richtig gewählte Projektmanagement Methode. Ein Aspekt, der an allen anderen Faktoren beteiligt ist und dennoch oft nicht ausreichend betrachtet wird, ist die Projektorganisation.
Damit die Arbeits- und Projektstruktur und die Zuständigkeiten auf allen Projektebenen klar sind, müssen Projekte gut organisiert sein. Was gute Projektorganisation bedeutet, entscheidet sich von Projekt zu Projekt. Jedes Projekt bringt seine eigenen Anforderungen mit sich auf die mit unterschiedlichen Formen der Projektorganisation geantwortet werden kann. Erfahren Sie hier, warum die Projektorganisation für alle Projekte wichtig ist und welche Formen sich für Ihre Projekte anbieten.
Was ist eine Projektorganisation?
Der Wortstamm von Projektorganisation lässt vermuten, mit welchen Themen wir uns beschäftigen müssen, um das Konzept zu verstehen und erfolgreich zu implementieren. Mit Projekten und Organisation.
Ein Projekt liegt nur dann vor, wenn es gewisse Eigenschaften erfüllt. Projekte sind einmalig und zeitlich, personell und finanziell abgesteckt. Sie unterscheiden sich von anderen, wiederkehrenden Aufgaben des Unternehmens und verfolgen ein definiertes Ziel. Innerhalb eines Projektes allokieren Unternehmen ihre Mitarbeiter und andere Ressourcen zu Projekten in einem zeitlich definierten Rahmen. Damit wollen sie Synergien und Kompetenzen nutzen, den Koordinationsaufwand verringern, Entscheidungen verbessern oder beschleunigen, Flexibilität erhöhen, und vieles mehr.
Der Begriff der Projektorganisation lässt vermuten, dass sie sich ausschließlich auf den Aufbau eines Projektes beschränkt. Genau darin liegt ein weitverbreiteter Irrtum. Eigentlich besteht die Projektorganisation neben der Vorbereitung von Projekten auch in der Entscheidungshoheit und Weisungsbefugnis, der Zielverantwortung und der Garantie des planmäßigen Ablaufs für die Dauer des Projektes.
Die DIN 69901 definiert Projektorganisation als „die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der Aufbau und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.“
Aufgaben in der Projektorganisation
Bei der erfolgreichen Projektorganisation gilt es verschiedene Aufgaben auszuarbeiten, um so den Projektablauf zu gestalten:
Projektdesign
Da die Projektorganisation immer im größeren Kontext des Unternehmens gesehen werden muss ist es essenziell, beim Projektdesign die Wechselwirkungen zwischen der Unternehmens– und Projektorganisation zu verstehen und soweit möglich effizient zu nutzen. Entsprechend der bestehenden Voraussetzungen wird der Projektablauf gestaltet und die Stellung der Projektgruppe und der Projektleiter definiert.
Projektplanung
Die Projektplanung legt die Rahmenbedingungen des Projektes fest und umfasst Aufgaben wie die Zuteilung von Personal und Sachmitteln, sowie die Planung von Terminen und Kosten. Die erfolgreiche Projektplanung ist der Grundstein jedes erfolgreichen Projektes.
Projektvorgaben
Wenn Design und Planung abgeschlossen sind, müssen die Projektvorgaben definiert und an alle Beteiligten kommuniziert werden. Das übergeordnete Ziel der Projektorganisation ist, die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten möglichst zielführend und effizient zu gestalten. Durch eine klare Verteilung der Verantwortungen, Regeln der Zusammenarbeit und die Bestimmung des Informations– und Kommunikationssystems können viele Probleme in der Projektabwicklung vorgebeugt werden.
Rollen in der Projektorganisation
Um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten ihre Aufgaben erfüllen, ist es unabdingbar die Rollen klar zu definieren. In der Projektorganisation hat sich eine Teilung der Kompetenzen in drei grobe Bereiche etabliert.
1. Der Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss ist das höchste Entscheidungsgremium und trifft bei Uneinigkeiten letztendlich die Entscheidungen. Projekterfolg oder Misserfolg stellt er fest und ist dafür verantwortlich, das Projekt, falls es nötig ist, abzubrechen.
2. Die Projektleitung (Projekt Management Office – PMO)
Das PMO ist für das operative Management des Projektes zuständig. Außerdem ist es für die Leitung des Projektteams zuständig
3. Das Projektteam
Das Projektteam, welches dem PMO untergeordnet ist, führt die eigentliche Projektarbeit aus. Hier wird kalkuliert, entworfen, konzeptualisiert, ausgeführt etc. Je nachdem um welche Art von Projekt es sich in welcher Art von Unternehmen handelt.
Diese Aufteilung ist lediglich eine grobe Stütze und sollte wie schon im letzten Abschnitt beschrieben auf die bestehenden Strukturen des Unternehmens sowie die Komplexität des Projektes angepasst und erweitert werden.
Formen der Projektorganisation
Es ist zu betonen, dass es nicht die eine, „richtige“ Form der Projektorganisation gibt. Sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis gibt es unterschiedliche Ansätze der Projektorganisation die ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen diesen drei Ansätzen:
- Stabs- oder Stabslinienorganisation
- Autonome bzw. reine Projektorganisation
- Matrix Projektorganisation
Diese drei Strukturformen sind für die unternehmensinterne Projektorganisation geeignet. Unternehmensintern bedeutet, dass Mitarbeitern aus einem oder verschiedenen Bereichen des Unternehmens vorübergehend an einem gemeinsamen Projekt zusammenarbeiten.
Stabsorganisation bzw. Stabslinienorganisation
Bei der Stablinienorganisation hat der Projektleiter weder Weisungsbefugnis noch Zielverantwortung. Er ist lediglich beratend und koordinierend tätig und auf der Hierarchiestufe zwischen Unternehmensleitung und den einzelnen Abteilungen in einer sogenannten Stablinie eingegliedert. Somit bleibt die Weisungsbefugnis unverändert in der Linie der Abteilungsleiter und es ist keine organisatorische Anpassung der Stammorganisation notwendig. Es entsteht dadurch eine sehr hohe Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung. Aufgrund der geringen Anpassung der Organisation ist die Stabslinienorganisation eher für kleine, unkritische Projekte geeignet. Es ist bei dieser Form unbedingt notwendig, dass sowohl die Geschäftsführung als auch Abteilungsleiter*In für die Beratung der Projektleiter*In empfänglich sind, da sonst schnell ein hohes Risiko für den Erfolg des Projektes entstehen kann.
Vorteile Staborganisation
- Hohe Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung
Da der Projektleiter als Stablinie in die Organisationsstruktur eingeführt wird, ist ihre organisatorische Anpassung nicht notwendig. Die Struktur kann schnell implementiert werden. Dies ermöglicht eine sehr flexible Zuteilung der Ressourcen was wiederum, wenn richtig eingesetzt, zu einer optimalen Auslastung der Projektressourcen führen kann.
- Einfacher Wissensaustausch
Durch die koordinierende Funktion des Projektleiters ist ein einfacher Wissensaustausch für die bestehenden Abteilungen möglich. Das ist ein enormer Vorteil, da für den Wissensaustausch andernfalls sehr viel Zeit beansprucht werden kann. Die Kommunikation ist mit dieser Projektorganisation vereinfacht.
Nachteile Staborganisation
- Hoher Koordinationsaufwand
Aufgrund der „eingesetzten“ Projektleiter kann ein hoher Koordinationsaufwand zwischen Projektleiter, Abteilungsleiter und Geschäftsführung entstehen. Alle beteiligten Entscheider sind mit diesem Mehraufwand konfrontiert, der alle beteiligten Nerven strapazieren kann.
- Keine operative Entscheidungsgewalt des Projektleiters
Da der Projektleiter lediglich beratend tätig ist, hat er bei fehlendem buy-in der Geschäftsführung wenige Möglichkeiten etwas durchzusetzen. Daher ist Vertrauen und Wertschätzung für die Projektleitung enorm wichtig. Ohne dieses funktioniert die Staborganisation nicht.
- Geringe Identifikation mit dem Projekt
Ein weiterer potenzieller Stolperstein könnte eine geringe Identifikation mit dem Projekt sein. Wird ein Projekt durch einen externen Projektleiter geleitet, kann es passieren, dass keine Identifikation und somit auch keine Motivation und kein Verantwortungsgefühl entsteht.
Das wiederum kann dazu führen, dass sich die Abteilung überlastet fühlt, wenn das Projekt dann als Mehrarbeit auf die bestehenden Aufgaben addiert wird.
Autonome Projektorganisation
Die stärkste Abgrenzung zur Stammorganisation hat die autonome Projektorganisation. Sie wird auch reine Projektorganisation genannt. Diese Projektorganisation findet vor allem in sehr großen, essenziell strategischen und teuren Projekten Verwendung.
Ihre Autonomie betrifft einige Bereiche. Um sich vollständig auf die Projektarbeit konzentrieren zu können, werden die Projektbeteiligten in der autonomen, oder auch „reinen“ Projektorganisation von ihren täglichen Aufgaben in ihren Abteilungen gelöst. So wird ihnen die vollständige Konzentration auf die anspruchsvolle und komplexe Projektarbeit ermöglicht.
Was die Rollen dieser Organisationsform betrifft, hat der Projektleiter die vollkommene Weisungsbefugnis. Damit trägt er auch die volle Verantwortung für die Zielerreichung. Er kümmert sich also sowohl um das Aufgabenmanagement der Projekte wie auch über Urlaubsplanungen und –Regelungen und Entlassungen.
Vorteile Autonome Projektorganisation
- Befugnisse und Zuständigkeiten sind eindeutig
Dadurch, dass die Zuständigkeiten in dieser Projektorganisation klar verteilt sind, sind auch die Befugnisse eindeutig. So gibt es weniger Missverständnisse bezüglich der Verantwortlichkeiten und die Kommunikation ist vereinfacht.
- Keine Interessenskonflikte
Im Gegensatz zur Staborganisation ist es bei einer autonomen Projektorganisation wahrscheinlicher, dass sich die Projektbeteiligten in hohem Maße mit ihrer Arbeit identifizieren. Sie sind alle an einer Aufgabe beteiligt, in der die Verantwortlichkeiten klar gesetzt sind. Durch diese klare Vertielung kommt es auch zu weniger Interessenskonflikten und jeder kann produktiv seiner Arbeit nachgehen.
Nachteile Autonome Projektorganisation
- Ungleichmäßige Auslastung
Ein großer Nachteil der autonomen Projektorganisation besteht darin, dass es oft zu Leerläufen kommen kann. Die Mitarbeiter sind unregelmäßig ausgelastet. Je nach Projektlage wird ihre Arbeitskraft gebraucht oder eben nicht.
- Eventuelle Probleme bei der Rückkehr in die Stammorganisation
Die Ausgliederung der Projektarbeit in der reinen Projektorganisation hat den großen Vorteil, dass sich Mitarbeitende ganz auf das Projekt konzentrieren können. Der Nachteil dieser zweiseitigen Medaille ist, dass die Rückkehr in die Stammorganisation erschwert werden könnte. Die Aufgabenlage könnte sich in beidem sehr unterscheiden.
Matrix-Projektorganisation
Im Gegensatz zur reinen Projektorganisation, wird der Matrix Projektorganisation eher die geteilte Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zuteil. Die Mitarbeiter bleiben im Unternehmensalltag behaftet und pendeln zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft hin und her. Die Projekte, die mit dieser Organisationsform geführt werden, sind natürlich ebenfalls wichtig. Sie sind jedoch meist nicht essenziell für die Entscheidung über den Unternehmenserfolg.
Während in der autonomen Form der Projektleiter alle Befugnisse zugesprochen bekommt, behalten die Abteilungsleiter hier die disziplinarische Befugnis. Sie sind verantwortlich für die Zuordnung von Aufgaben zu Mitarbeitern.
Der Projektleiter bekommt allerdings die volle Zielverantwortung. Auch, wenn er die Aufgaben seinen Teammitgliedern nicht zuordnet, betreut er die Ausführung der Arbeit des Teams.
Vorteile Matrix Projektorganisation
- Ressourcen können flexibel eingesetzt werden
Im Gegensatz zur autonomen Projektorganisation können die Ressourcen in der Matrix Organisation flexibel eingesetzt werden. Damit kommt es nie zum Leerlauf.
- Keine Konflikte bei der Rückkehr
Es ist unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter, die in einer Matrix Projektorganisation gearbeitet haben bei ihrer Rückkehr in das tägliche Geschäft Probleme haben werden. Sie verlassen es nie ganz und wechseln stets hin und her zwischen Projekt- und Unternehmensalltag.
Nachteile Matrix Projektorganisation
- Hoher Kommunikationsbedarf
Indem Mitarbeiter in der Projektarbeit und mit einem Fuß noch im Unternehmensalltag stehen, wird Ihnen ein hohes Maß an Koordinations- und Kommunikationskompetenz abverlangt.
- Überlastungen sind möglich.
Dass es kein Leerlauf in der Matrix Projektorganisation gibt ist gleichzeitig ein Vor- und Nachteil. Es kann vor Unterforderung schützen aber nicht immer vor Überlastung. Werden Ressourcen kontinuierlich möglichst effektiv eingesetzt, wird oft vergessen, dass das zu einer Überlastung – vor allem der Mitarbeiter – führen kann.
Wie wirkt sich die Projektorganisation auf den Projekterfolg aus?
Welche Gewichtung die Vor- und Nachteile jeder Projektorganisation einnehmen, hängt von den Projektzielen, Unternehmenszielen und natürlich der gegebenen Unternehmensstruktur ab. Diese Faktoren entscheiden darüber, welche Projektorganisation das Projekt zum Erfolg führen kann.
Welche Projektorganisation Sie auch als die für sich am Besten geeignete wählen: Jede der Formen bringt ihr eigenes Konfliktpotenzial mit sich. Konflikte lassen sich mit gutem Konfliktmanagement jedoch schnell bewältigen. Oft stellen einstige Konflikte im Nachhinein sogar Chancen dar. Lessons Learned ist eine der Methoden, mit denen sich Konflikte gut nutzen lassen. Ein Lösungsansatz, der fast allen Konfliktmanagement Methoden zugrunde liegt, ist der der Transparenz. Die meisten Konflikte lassen sich entschärfen, oder gar vorbeugen, indem sich das Team um eine kontinuierliche und transparente Kommunikation bemüht. Kommunikation bedeutet im Rahmen der Projektarbeit bei weitem nicht nur das Reden der Mitarbeiter über ihre Projekterfahrungen. Neben dem verbalen Austausch ist es von hoher Wichtigkeit, dass die Teammitglieder gegenseitig über ihre Arbeitsfortschritte informiert sind.
Die Lösung dafür bietet die richtige Projektmanagement Software. In einer Software zur Projektzeiterfassung wie TimeTrack wird der Fortschritt der Projektarbeit jedes Mitarbeiters automatisiert festgehalten. Die dazu befugten Mitarbeiter können stets den aktuellen Stand der Projektarbeit ihrer Kollegen, sowie den Projektstand allgemein einsehen. Die Transparenz der Teamarbeit ist somit gewährleistet und die interne Kommunikation sichergestellt.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Mit der Projektorganisation verhält es sich wie mit vielen Dingen in der Projektarbeit. Es gibt kein eindeutiges richtig oder falsch. Kein besser oder schlechter. Projekte und ihre Anforderungen sind so individuell zu betrachten wie die hier vorgestellten Lösungsansätze in den unterschiedlichen Formen der Projektorganisation.
Was alle Organisationsformen gemein haben, ist ihr jeweiliges Bedürfnis nach einer klaren Aufgabenstruktur. Damit einher geht ein Bedürfnis, nach Transparenz der Aufgaben. Nur, wenn die Mitarbeiter gegenseitige Einsicht in ihren Arbeitsfortschritt haben, lassen sich die Zuständigkeiten gut koordinieren und anpassen. Eine gute Unterstützung hierfür stellt TimeTrack dar. Die Software zur Projektzeiterfassung erfasst die Arbeitsfortschritte der Mitarbeiter automatisiert und bildet sie ab.
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