Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und bringt viele neue Möglichkeiten mit sich. Vor allem während der Corona-Pandemie, konnten viele einen Einblick in die Vorteile der virtuellen Welt erhaschen. Universitätsvorlesungen konnten über Zoom-Meetings abgehalten werden oder auch das Homeoffice hat sich immer mehr etabliert. Besonders für Projekte öffnen sich mit der Zusammenstellung von virtuellen Teams völlig neue Türen und das, wortwörtlich, in die ganze Welt. Was Sie dabei beachten sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näher bringen.
Was sind virtuelle Teams?
Ein Team ist ein Zusammenschluss von mehreren Personen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, eine Aufgabe zu lösen haben oder ein bestimmtes Ergebnis erzielen wollen. In einem Unternehmen redet man hierbei auch oft von Arbeitsgruppen. Diese bestehen aus mehreren, mindestens zwei, Mitarbeitern, die gegenseitig mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in Abhängigkeit stehen. Je nach ihrer Funktion arbeiten diese Teammitglieder mehr oder weniger intensiv zusammen, um ihre Ziele zu erreichen. Zudem leisten sie nicht nur die Arbeit, sondern organisieren sich meist auch selbst.
„Virtuelle Teams“ leiten sich davon ab, dass sie nicht real greifbar sind. Der Begriff wird oftmals in der Informatik benutzt und steht für eine von einem Computer geschaffene, künstliche Umgebung, man könnte sagen, virtuelle Welten sind quasi Fabelwelten. Virtuelle Teams machen sich dabei die Möglichkeit zu Nutze, unabhängig von Zeit und Raum, eine gemeinsame Aufgabe zu lösen. Die Basis dafür sind elektronische Medien, wie Email, Audio- oder Video-Chat Programme, durch die die Teammitglieder online kommunizieren können. Wie erwähnt ist der Vorteil hierbei, dass sich die Mitarbeiter weder im selben Raum noch in derselben Zeitzone befinden müssen. Zudem können auf diese Art auch Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten und Kooperationen werden erleichtert. Durch die weitgefächerten Möglichkeiten kann im Vergleich zu einem herkömmlichen Team, bei einem Projekt ein neues Level von Produktivität und Kreativität erreichen, da zum Beispiel rund um die Uhr gearbeitet werden kann.
Was bedeuten virtuelle Teams für das Unternehmen?
Leider kann man nicht von heut auf morgen plötzlich auf virtuelle Teamarbeit umsteigen. Auch hier müssen bestimmte Vorkehrungen getroffen werden, zum Beispiel benötigt es einen Kulturwandel des Unternehmens. Um erfolgreich mit dem Konzept des virtuellen Teams zu arbeiten, muss sich das Unternehmen mit den organisatorischen Voraussetzungen auseinandersetzen und die technischen, organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Auch die Mitarbeiter und vor allem die künftigen Teammitglieder müssen auf diesen Wandel vorbereitet werden.
Die Führungskräfte sind dabei der wesentliche Schlüsselfaktor zum Erfolg eines virtuellen Teams und sollten besonderen Wert auf den Vertrauensaufbau und Vertrauenserhalt im Team legen. Genauso zur erfolgreichen Teamführung zählen die klare Rollen- und Aufgabenverteilung, sowie die Motivation der Teammitglieder. Eine kompetente Teamleitung ist also das A und O, wenn es um das organisatorische Umfeld der virtuellen Teamarbeit geht.
Arten von virtuellen Teams
Bei der Zusammenstellung von virtuellen Teams sollte darauf geachtet werden, um welchen Team-Typ es sich handelt und es sollte auf den Charakter der individuellen Mitglieder Rücksicht genommen werden, damit dieses Team erfolgreich arbeiten kann. Im Allgemeinen unterscheiden wir hierbei zwischen Projektteams und Serviceteams.
Projektteams
Projektteams haben das Ziel, einen bestimmten Auftrag zu bearbeiten, der meist von jemandem stammt, der selbst nicht im Team mitarbeitet. Die Teilnehmer kommen dafür für einen festgelegten Zeitraum zusammen, um in dieser Projektzeit auf die Fähigkeiten der anderen Arbeitskräfte des Unternehmens zurückzugreifen, ohne diese jedoch in die Projektgruppe integrieren zu müssen. Anschließend werden regelmäßige Teammeetings durchgeführt, bei denen die Aufgaben jedes Einzelnen besprochen werden, damit die Mitglieder weiter individuell oder in kleineren Untergruppen an den Teilaufgaben arbeiten können. Der Vorteil von virtuellen Teams ist, dass das Wissen der Gruppe auf den gewünschten Stand erweitert wird und es gleichzeitig leichter ist, Mitglieder zusammenzufinden, die die notwendigen Erfahrungen und Wissensbereiche mitbringen.
Serviceteams
Serviceteams sollten unabhängig von ihrem Standort und der Zeitzone für alle Teammitglieder schnell zu erreichen sein. Sie haben die Aufgabe, bei der Lösung eines Problems zu helfen oder eine Auskunft zu geben und die Projektteams aus der Ferne zu unterstützen. Ein beliebtes Beispiel hierfür ist zum Beispiel ein IT-Support-Team, welches nur diese eine Funktion hat, den Unternehmen bei technischen Problemen unter die Arme zu greifen. Die Arbeit eines Serviceteams ist im Normalfall auch nicht nur auf ein einzelnes Unternehmen oder einen Ort zugeschnitten, sondern kann für mehrere Firmen, Abteilungen und Länder gleichzeitig zuständig sein. Die Serviceteammitglieder müssen nicht direkt zusammen arbeiten, da jeder sich um seine eigenen Aufgaben kümmert und darauf geschult ist, eigenständig und virtuell zu arbeiten.
Die Vor- und Nachteile von virtuellen Teams
Vorteile
Personal
Positiv für die Unternehmen ist, dass diese Personal einsparen können. Schließlich werden nicht an jedem Standort Spezialisten vor Ort benötigt, sondern diese können unkompliziert mehrfach eingesetzt werden, beziehungsweise je nach Notwendigkeit einem Standort zugewiesen werden.
Betriebskosten
Da die Mitarbeiter meist von Zuhause aus arbeiten können, spart sich das Unternehmen die Kosten für Büroräume, Strom, Wasser und Heizung. Beziehungsweise fallen die Kosten um einiges geringer aus, da die Mitarbeiter nur eingeschränkt im Büro anwesend sind.
Mitarbeiterbindung
Durch die flexiblen Arbeitszeiten haben die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten, ihre Familie und den Beruf miteinander zu vereinbaren und werden somit gewillt sein, sich langfristig an das Unternehmen zu binden.
Arbeitsweg
Durch die Möglichkeit online zu arbeiten, fallen lange Arbeitswege und das Pendeln für die Mitarbeiter weg. Außerdem können Sie sich sicher sein, dass Ihre Arbeitskollegen nicht im Stau steckenbleiben oder anderweitig Zeit verloren geht. Ein weiter Vorteil ist, dass Geld für Sprit oder andere Transportmöglichkeiten, das gespart werden kann.
Flexibilität
Die Flexibilität ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihr Privatleben um den Job herum zu gestalten. Arzttermine, Sportstunden oder andere Verpflichtungen lassen sich gut zwischendurch erledigen.
Gesundheit
Dadurch, dass die Teams sich online treffen, ist das Krankheitsrisiko geringer, denn die Gefahr, dass sich die Kollegen untereinander anstecken, ist schon einmal eliminiert. Vor allem während der Corona-Pandemie ist uns allen klar geworden, wie wichtig der Punkt der Gesundheit ist.
Individualität
Nicht nur die Mitarbeiter virtueller Teams an sich sind sehr individuell und haben verschiedenste Stärken und Talente. Sie können auch Ihren Arbeitsplatz individuell nach ihrem eigenen Geschmack gestalten, was wiederum den Wohlfühlfaktor und damit auch die Motivation erhöht.
Konzentration
Zuhause ist es um einiges leiser als in einem Großraumbüro, in dem man dauernd die Telefonate des Büronachbarn mithören muss oder jemand hektisch umher wirbelt. Wenn die passenden Voraussetzungen zu Hause vorliegen, ermöglicht einem die Arbeit im virtuellen Team, sich besser zu konzentrieren und effektiver zu arbeiten.
Arbeitsmotivation
Wie mehrfach erwähnt sind virtuelle Teams in ihrer Arbeitszeit flexibler als andere. Auch diese großen Handlungs- und Entscheidungsspielräume steigern die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter.
Nachteile (bzw. mögliche Schwierigkeiten)
Technische Voraussetzungen
Wie sie sich wahrscheinlich schon dachten, sind funktionierende virtuelle Teams an hohe technische Voraussetzungen geknüpft. Dazu zählen Highspeed-Internet, gute Telefon- und Videokonferenzverbindungen, passende Hardware, etc. Sollte es zu technischen Problemen kommen, so sollte außerdem immer eine hauseigene IT-Abteilung erreichbar sein.
Zu beachten ist hierbei auch, dass nicht alle Teammitglieder dieselbe technische Ausstattung bei sich zu Hause besitzen werden. Rechnen Sie also damit, dass Ihr Unternehmen einige Geräte bzw. ein gewissen Budget für Arbeitsmaterialien bereitstellen sollte oder erkundigen Sie sich schon bei der Auswahl der Mitglieder nach deren zur Verfügung stehenden Ressourcen.
Zeitliche Probleme
Der Vorteil, dass die Geschäftspartner oder auch Kollegen sich in verschiedenen Zeitzonen aufhalten können, bringt gleichzeitig auch die Problematik mit sich, dass es schwer sein kann, durch die teilweise sehr große Zeitverschiebung die Termine zu koordinieren. Schließlich gehen die einen schlafen, während die anderen aufwachen und trotzdem müssen am Ende gemeinsame Ergebnisse geliefert werden.
Organisatorische Probleme
Teams haben generell einen hohen Kommunikationsbedarf, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind und jede Entwicklungen verfolgt und kontrolliert werden kann. Das ist bei virtuellen Teams nicht anders. Wenn die Organisation schief geht, weil klare Zuständigkeiten und Ziele fehlen, wird nicht miteinander, sondern aneinander vorbei gearbeitet und die gewünschten Ergebnisse bleiben aus.
Gefühlter Kontrollverlust
Einigen Vorgesetzten fällt die Vorstellung schwer, ihre Kontrolle abgeben zu müssen. Virtuell haben sie schließlich nicht die Möglichkeit immer mal wieder ins Büro zu kommen und ihren Angestellten auf die Finger zu schauen. Sie müssen darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit wie erwartet und im gewünschten Zeitrahmen erledigen.
Soziale Isolation
Virtuelle Teams bedeuten die Abwesenheit von physischer Präsenz, wodurch es leider schwer ist, die weiteren Kollegen kennenzulernen. Das kann für Arbeitnehmer, die den direkten Austausch brauchen, ein Problem werden.
Individuelle Skills
Mitarbeiter virtueller Teams benötigen sehr gute Selbstorganisation, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Handlungskompetenzen. Teammitglieder aus unterschiedlichen Nationen haben schließlich auch Erfahrungen mit unterschiedlichen Unternehmenskulturen, was sich auf die Zusammenarbeit und die Kommunikation auswirkt.
Wie führen Sie ein virtuelles Team?
Welche Vor- und Nachteile ein virtuelles Team mit sich bringt, haben wir zuvor schon erläutert. Nun bleibt noch Ihnen näher zu bringen, wie Sie ein virtuelles Team effektiv führen und wie Sie die besten Ergebnisse mit diesem erzielen.
Die Auswahl des Teams
Um ein funktionierendes Team zusammenzustellen, müssen auch die Mitglieder untereinander zusammen passen und gemeinsam agieren können. Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit der passenden Zusammenstellung, nur weil die Teammitglieder sich kaum direkt treffen werden. Besonders bei dieser Teamkonstellation ist regelmäßiger Kontakt und dass alle an einem Strang ziehen, wichtig, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Nutzen Sie helfende Programme
Während die Kommunikation meist über E-Mails, Telefonate oder per Videochat stattfindet, lassen sich Arbeitsdateien besser auf anderen Wegen untereinander teilen. Dazu gibt es Programme auf denen gemeinsame Projekte und Ideen festgehalten werden können und andere Teammitglieder diese abrufen und aktualisieren können. Weit verbreitet ist hierfür beispielsweise Google Docs, an denen Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und Änderungen vornehmen können.
Mindestens genauso hilfreich ist hierbei die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Mit dieser lässt sich im Programm direkt ein Projekt anlegen und genauestens verfolgen. Als Teamführer können Sie entscheiden, welche Projektmitarbeiter auf welche Bereiche den Zugriff erhalten und inwieweit diese in der App agieren können. Allgemein eignet sich TimeTrack ausgezeichnet dafür, den Projektverlauf zu verfolgen und festzustellen, ob alle Zeitpläne und Meilensteine eingehalten werden können.
TimeTrack – Projektverfolgung
Achten Sie auf die Struktur
Durch die Tatsache, dass an unterschiedlichen Orten gearbeitet wird, kann es schnell passieren, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben vor Augen hat und das große Ganze aus dem Sichtfeld verschwindet. Um das zu verhindern, sollten Sie den virtuellen Teams genaue Strukturen geben. So können Fragen und Probleme gemeinsam diskutiert werden und niemand bleibt am Ende außen vor. Setzen Sie am besten feste Zeiten an, zu denen das gesamte Team virtuell zusammen kommt und über die Abläufe sprechen kann. Dabei sollte jedem die Möglichkeit geboten werden, seinen Fortschritt zu präsentieren und gezeigt werden, wie die Teilstücke künftig zusammengefügt werden.
Arbeiten Sie mit Feedback
Im Alltag besteht ein Großteil der Kommunikation aus Körpersprache, Mimik und Gestik, was bei virtuellen Teams leider schnell verloren gehen kann. Daher ist es wichtig, auch mit regelmäßigen Videocalls zu arbeiten, um über Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten zu sprechen und um auch mal kritische Anmerkungen an einzelne Mitglieder, natürlich im privaten Vier-Augen-Gespräch, zu überbringen.
Schaffen Sie klare Ziele
Wichtig in jedem Projekt ist es, dass klare Zielvorgaben festgelegt werden, an denen man sich orientieren kann. Hierbei muss auch jedem einzelnen klar sein, wie er dazu beiträgt, dieses Ziel zu erreichen.
Vergessen Sie nicht den persönlichen Austausch
Jedes Projekt lebt auch von einem gewissen Vertrauen zwischen den Teammitgliedern und dieses kann sich nicht aus dem Nichts entwickeln. Um dieses Vertrauen aufzubauen, ist es entscheidend, dass die räumliche Distanz durch gemeinsame Aktivitäten, wie z.B. eine virtuelle Kaffeepause, überwunden wird. Soweit es möglich ist, können auch physische Treffen organisiert werden. Dazu eignen sich beispielsweise Weihnachtsfeiern und gemeinsame Ausflüge, die Raum für Privatgespräche bieten und das Zusammenhörigkeitsgefühl stärken.
Welche Chancen eröffnen sich durch virtuelle Teamführung?
Virtuelle Teams bieten Chancen sowohl für die Seite des Unternehmens als auch für die einzelnen Teammitglieder. Diese Form der Teamführung bietet allen die Möglichkeit, ihre Agilität und Flexibilität weiter auszubauen und die eigene Kreativität durch die Vernetzung mit Experten anzuregen. Durch das erhöhte Selbstführungslevel und die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird zudem die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert und sie werden dem Unternehmen motivierter zur Seite stehen. Die Unternehmen haben durch den Einsatz virtueller Teams die Chance die Diversität ihres Teams zu erhöhen, einen größeren Ressourcenpool zu nutzen oder auch die Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Wenn all diese Chancen sinnvoll genutzt werden, dann wird dies natürlich auch zu einer Steigerung des Umsatzes führen.
Checkliste – diese 7 Punkten sollten Sie beachten
Zwar wurden diese Punkte alle bereits in diesem Beitrag erwähnt, allerdings schadet es nicht, sie noch einmal in Form einer Checkliste aufzuzählen, damit Sie diese auch ja nicht vergessen.
- Wählen sie die richtigen Mitarbeiter und achten Sie darauf, dass Experten auf jedem Gebiet vorhanden sind und die Gruppe untereinander von sich lernen kann.
- Achten Sie darauf, dass die Technik funktioniert und eine einwandfreie Internetverbindung besteht.
- Vergewissern Sie sich, dass jedem Teammitglied seine Aufgaben und die Ziele des Projekts bekannt sind.
- Bauen Sie genügend Vertrauen zu Ihren Teammitgliedern auf und vermitteln Sie ihnen, dass diese bei jedem Problem auf Sie zukommen können.
- Versuchen Sie hin und wieder auch einmal ein persönliches Treffen zu organisieren oder virtuelle private Treffen zu veranstalten, um das Team zu stärken.
- Halten Sie regelmäßig Videocalls ab, um alle Teammitglieder über die Fortschritte zu informieren oder Probleme zu besprechen.
- Vergessen Sie nicht, Feedback zu geben, an dem sich Ihre Mitarbeiter orientieren können.
Fazit
Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen die Vorteile und Risiken von virtuellen Teams näher bringen und Sie wissen nun worauf Sie achten sollten. Wenn Sie mit Ihrem virtuellen Team an den nächsten Projektstart gehen, dann testen Sie gratis gerne die 14-tägige Testversion der TimeTrackApp.
„Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“. Was Aristoteles schon wusste, weiß mittlerweile endlich auch der Großteil der Unternehmenswelt. Kein Projekterfolg ohne Team! Und dabei bezeichnet „Team“ eben nicht (ausschließlich) die Ansammlung vieler Spezialisten, sondern das Einheitsgefühl einer Ansammlung kompetenter Mitarbeiter*Innen.
Das dieses Gefühl je nach Projektorganisation nicht von Projektbeginn an besteht, versteht sich von selbst. Projektleitende sollten aber ebenfalls verstehen, dass ein Teamgefühl immer entstehen kann. Und zwar mit Methoden der Teamentwicklung. Lesen Sie hier, was Teamentwicklung umfasst, warum sie so wichtig für den Projekterfolg ist und welche konkreten Teamentwicklungsmaßnahmen für ihr Team und Projekt wichtig sein könnten.
Was bedeutet Teamentwicklung?
Für jedes Unternehmen ist es wichtig, die Bedeutung von Teamentwicklung zu begreifen. Und damit, was Teamentwicklung genau bezeichnet, welche Ziele sie anstrebt und in welche Phasen sie aufgebaut ist.
Teamentwicklung Definition
Teamentwicklung bezeichnet den Aufbau einer verbesserten Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter*Innen. In unterschiedlichen Phasen formt sich die Zusammenarbeit eines Teams, das auf ein bestimmtes Ziel hinarbeitet.
Generell läuft dieser Teamentwicklungsprozess unbewusst und automatisch ab. Das Team organsiert sich nach seinem Zusammenschluss aus verschiedenen Mitarbeiter*Innen selbst und intuitiv. Von dieser intuitiven Teamentwicklung lässt sich eine aktive und geordnete Teamentwicklung unterscheiden. Nach der intuitiven und passiven Teamentwicklung steuern Teams oft an ihren gesetzten Zielen vorbei. Durchläuft ein Team jedoch einen aktiven und geordneten Teamentwicklungsprozess, kann strukturiert an den Abläufen, Beziehungen und Dynamiken im Team gearbeitet und die Wirkkraft des Teams optimiert werden.
Ziele der Teamentwicklung
Die Teamentwicklung verfolgt Ziele, die sich generell in zwei Kategorien unterteilen lassen:
1. Zwischenmenschliche Ziele
Förderung eines Teamgefühls
Verschiedene Methoden der Teamentwicklung haben primär das Ziel, ein Teamgefühl zu fördern. Die Mitarbeitenden sollen ein Gefühl für sich und ihre Kolleg*Innen als wirksame Einheit bekommen. Das wirkt sehr motivierend auf die Kolleg*Innen. Statt als Ansammlung kompetenter Individuen wird das Agieren als Team gefördert und entwickelt.
Beziehungen verbessern
Ein weiteres Ziel der Teamentwicklung ist es, die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Eine konfliktfreie und zielorientierte Zusammenarbeit in einer positiven und anregenden Atmosphäre zu entwickeln.
Genau genommen geht dieses Ziel der Förderung eines Teamgefühls voran. Nur wenn die Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden von einem vertrauensvollen, offenen und respektvollen Umgang geprägt sind, kann ein Gefühl der Verbundenheit entstehen. Und damit ein Einheitsgefühl. Eine offene Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg.
2. Betriebswirtschaftliche Ziele
Erhöhung der Leistung
Der U.S. Amerikanische Management Experte Patrick Lencioni hat Leistungsoptimierung als Ziel der Teamentwicklung in Beziehung gesetzt mit fünf Erfolgsmerkmalen eines Teams.
Die Erhöhung der Leistung sieht Lencioni gewährleistet durch:
- Vertrauen zwischen den Teammitgliedern
- Konstruktive Auseinandersetzungen zwischen den Mitarbeiter*Innen (und erfolgreiches Konfliktmanagement)
- Verbindliches Arbeiten im Team
- Zeigen von Verantwortungsbewusstsein im Team
- Fokus auf Resultate
Es ist unschwer zu erkennen, dass das große betriebswirtschaftliche Ziel der Leistungsoptimierung durch Teamentwicklung im engen Zusammenhang mit seinen zwischenmenschlichen Zielen steht. Die fünf Erfolgsmerkmale eines Teams sind direkt auf zwischenmenschliche Dynamiken in einem Team zurückzuführen. Das Teamgefühl schwebt über allen Erfolgsfaktoren eines leistungsstarken Teams. Es ermöglicht die Steigerung der Effektivität und Effizienz einzelner Teammitglieder, sowie der gesamten Gruppe.
Aufbau der Teamentwicklung: Die 5 Phasen nach Tuckman
Der U.S.-Amerikanische Psychologe und Organisationsberater Bruce Tuckman hat 1965 ein Phasenmodell entwickelt, nach dem sich Teams entwickeln. Tuckman hat erkannt, dass jedes Team als Organisation wie ein Organismus und damit als lebendes Ganzes gesehen werden muss. Der Organismus durchläuft bestimmte Lebenszyklen, die er mit den fünf Phasen der Teamentwicklung beschreibt.
1. Forming – Die Findungsphase
In dieser ersten Phase des Teamentwicklungsprozesses lernen sich die Teammitglieder kennen. Sie tasten sich gewissermaßen ab. In dem sie einander noch nicht kennen, nähern sie sich langsam aneinander an, testen ihre gegenseitigen Reaktionen auf Handlungen aus. Da sie sich noch nicht einschätzen können halten sich die Mitarbeiter*Innen meist eher zurück und bedeckt.
2. Stroming – Die Konfliktphase
Nach der ersten Phase des Kennenlernens treten oft Konflikte auf. Oft fragen sich die Kolleg*Innen, welchen Status sie in der Gruppe einnehmen, wie viel Macht sie haben und ähnliches. Natürlich werden diese Konflikte selten offen ausgetragen. Oft ist es den Teammitgliedern nicht einmal bewusst. Obwohl diese inneren Konflikte die Beziehungen zu den Kolleg*Innen beeinflussen, treten sie höchstens auf einer sachlichen Ebene in den Vordergrund. Auf der sachlichen Ebene werden dann meist Ziele und Prozesse diskutiert. Dahinter liegen dann eben meist Fragen nach Macht und Status. Blickt man auf die große Kraft des Einheitsgefühls für ein erfolgreiches Team, ist schnell zu bemerken, dass diese Phase des Stormings sehr herausfordernd für ein Team sein kann. Statt sich als Einheit zu fühlen, revalieren die Kolleg*Innen hier oft (unbewusst) gegeneinander.
3. Norming – Die Regelungsphase
Natürlich legen sich irgendwann diese Fragen um Macht und Status. Offen oder verdeckt lösen sich diese Konflikte und das Team beruhigt sich. Eine Akzeptanz der ausgeloteten Verhältnisse tritt ein. Mit der Akzeptanz entsteht der erste Anflug eines Teamgefühls. Man kennt sich nun ein gutes Stück mehr, nachdem man diese erste konflikthafte Phase des Storming überstanden hat, entsteht ein Norming. Normen, die das vom Team akzeptable Verhalten, Leistungsansprüche oder generell den gemeinsamen Umgang betreffen, entwickeln sich.
4. Performing – Die Leistungsphase
Um performen zu können, sind diese ersten Schritte der internen Koordinationsprobleme und deren Lösung wichtig. Erst jetzt kann das Team zu einer geordneten Arbeitsweise übergehen und leistungsstark als Team agieren.
5. Adjourning – Die Auflösungsphase
Theoretisch existiert diese letzte Phase der Auflösung des Teams nicht immer. Praktisch ist jedoch bekannt, dass sich so gut wie jedes Team, vor allem aber Projektteam irgendwann einmal auflöst. Projekte sind per Definition zeitlich begrenzte Vorhaben. Je nach Projektorganisation ist demnach auch der Zusammenschluss aus Mitarbeitenden zu einem Projektteam zeitlich begrenzt.
Schon vor Projektende kann die gut erkennbare Ziellinie sich auf das Team und das Teamgefühl auswirken. Die Anbahnung des Ungewissen kann zu Leistungseinbußen durch fehlende Motivation, Stress und Sorgen führen. Die Abnahme der Leistung kann in den finalen Projektphasen problematisch werden. Ist man sich ihrer jedoch bewusst, kann mit einer offenen und motivierenden Kommunikation entgegengewirkt werden.
Wege zu einer gesunden Teamentwicklung
Die Phasen, die Tuckman beschreibt, durchläuft (fast) jedes Team. Das ist erstmal weder gut noch schlecht. Wie sich gezeigt hat, bieten einzelne Phasen jedoch ein hohes Konfliktpotenzial und Herausforderungen für das Team. Um diese zu meistern, ist Teamleitern geraten, sich mit einer Ordnung des Teamentwicklungsprozesses vertraut zu machen.
Teamleiter sollten sich der Phasen der Teamentwicklung genauso bewusst sein, wie über deren Kontrolle. Konkret heißt das: Teams müssen geführt werden. Die Teamführung leistet einen immensen Beitrag zu dem Wir-Gefühl, das Teams brauchen. Teambuilding ist eine wichtige Maßnahme davon. Wakeboarden und After-Work Beers leisten einen Beitrag zur Teamentwicklung. Sind aber lange noch nicht alles. Eine angeleitete Teamentwicklung umfasst alle Maßnahmen die bezüglich der Verbesserung der allgemeinen Zusammenarbeit eines Teams getroffen werden. Damit ist die Teamentwicklung eng verbunden mit der Personalentwicklung und Mitarbeiterführung. Führungskräfte müssen auf verschiedenen Ebenen Voraussetzungen schaffen, damit der Zusammenschluss aus Mitarbeiter*Innen sich zu einem Team entwickeln kann.
Gesunde Grundlagen schaffen
Wie soll ein Team wirkungsvoll handeln, wenn es auf unsicherem Boden steht? Teamleiter sollten für stabile, klare und verlässliche Rahmenbedingungen sorgen, unter denen das Team arbeiten kann. Sollte es unter schlechten Rahmenbedingungen überhaupt entstanden sein, ist es schwer sich vorzustellen, dass ein Wir-Gefühl unter unstabilen Rahmenbedingungen lange bestehen bleibt. Was dem Team garantiert werden sollte sind:
- Klare, erreichbare Ziele
- Transparente, sinnvolle und faire Zuständigkeitsbereiche
- Organsierte und strukturierte Arbeitsabläufe
- Transparente und angemessene Führung
- Wertschätzender Umgang
- Eine positive Fehlerkultur
Coaching für eine positive Teamentwicklung
Damit ein Team sich gut entwickelt, muss es die Teamleitung von Anfang an begleiten. Oft ist es sinnvoll, sich bei diesem Prozess von externen Berater*Innen begleiten zu lassen.
Vor allem, da der Prozess Teamentwicklung mitunter emotional stark aufgeladen sein kann, kann die neutrale und professionelle Beratung eines Coaches große Unterstützung bieten.
Coach und Managementebene bzw. Teamleitung oder HR-Abteilung erstellen in Zusammenarbeit ein Konzept der Teamentwicklung, das den speziellen Bedürfnissen gerecht werden kann. Ein Coach berücksichtigt die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder, doch auch die Philosophie des Unternehmens, seine Ziele und Werte. Aus dem Repertoire der Methoden der Teamentwicklungsmaßnahmen bedient sich ein Coach durch einen kompetenten Umgang.
Das Repertoire der Teamentwicklungsmaßnahmen eines Coaches umfasst meist dieses Angebot:
- Theoretisch orientierte Teamentwicklungsmethoden
Damit sind Seminare, Tagungen und Workshops gemeint, in denen die Theorie der Teamentwicklung erklärt und eine innere Haltung trainiert wird. Methodische Spiele werden hier verwendet. Sie umfassen das Üben von Feedbacktechniken; Kommunikationstechniken usw.
- Praktisch orientiere Teamentwicklungsmaßnahmen
Das sind die Methoden der Teamentwicklung die wahrscheinlich jedem direkt in den Kopf kommen bei dem Wort Teambuilding. Gemeint ist die Stärkung des Teamgeistes durch gemeinsame körperliche und spielerische Erfahrungen im Team. Gemeinsame Ausflüge in Hochseilgärten, Kajakfahrten und andere Aktivitäten die außerhalb des normalen Arbeitsumfelds Teamgeist verlangen.
Fazit
Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Kompetenz seiner Mitarbeiter*Innen. Die Mitarbeitenden nicht als isolierte Kräfte, sondern als dynamische und kraftvolle Einheit zu verstehen potenziert ihre Leistung. Der Teamzusammenhalt und das Wir-Gefühl im Team sorgt für ein harmonisches Team, was Höchstleistungen durch ein motivierendes Umfeld abliefern kann.
Jedes Team durchläuft eine Entwicklung. Teamentwicklung ist immer auf die eine oder andere Weise gegeben. Damit sie aber kontrolliert abläuft und das Team sich möglichst gut auf seine Ziele, die Ziele des Projekts oder des Unternehmens ausrichtet, ist die professionelle Teamentwicklung unter der Anleitung eines Coaches oft sinnvoll.
Damit ihr Team seine Kompetenzen gezielt nutzen und einsetzen kann und keine Energie an die Hintergrundplanung verloren geht, eignet sich eine Zeiterfassungssoftware als Unterstützung der Teamentwicklung. Probieren Sie TimeTrack in der zweiwöchigen Probeversion jetzt aus!
Die Urlaubsseason hat längst begonnen und jeder Arbeitnehmer freut sich auf den hart erarbeiteten Jahresurlaub oder mindestens auf ein paar freie Tage, um den stressigen Arbeitsalltag mindestens für eine kurze Zeit zu verdrängen. Wenn es um das Urlaubsrecht geht, gibt es viele offene Fragen. Wir werden versuchen, in diesem Beitrag Antworten auf diese Fragen zu liefern.
Was versteht man unter Urlaubsrecht?
Das Urlaubsrecht ist im deutschen Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Gemäß BUrlG hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Urlaubsanspruch ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestanzahl an Tagen, an denen Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung zu erbringen hat und trotzdem sein Entgelt ungekürzt weiter vom Arbeitgeber ausbezahlt bekommt. Dabei handelt sich also um bezahlte Freizeit, die der Arbeitnehmer zu Erholungszwecken nutzen soll. Das Bundesurlaubsgesetz sieht ausdrücklich vor, dass der Arbeitnehmer während des Urlaubs keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit ausüben darf (§ 8 BUrlG). Arbeitnehmer sollen den Urlaub daher tatsächlich nur für die Erholung nutzen.
Bundesurlaubsgesetz enthält Mindestvorschriften in Bezug auf Erholungsurlaub in Deutschland. Abweichungen von den Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes sind grundsätzlich nur zugunsten des Arbeitnehmers zulässig. So kann dem Arbeitnehmer beispielsweise eine Verlängerung des jährlichen Urlaubs durch eine einzelvertragliche Regelung, Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung zugesichert werden. Für den Arbeitnehmer nachteilige Abweichungen vom BUrlG sind nur durch Tarifverträge möglich, wobei das Urlaubsausmaß auch durch diese nicht verkürzt werden kann.
Urlaubsrecht: Das Recht jedes Arbeitnehmers
Manche Arbeitnehmer sind im Ungewissen, ob sie tatsächlich einen Anspruch auf einen bezahlten Urlaub haben. Das Bundesurlaubsgesetz gibt auf diese Frage eine klare Antwort: „Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Urlaub“ (§ 1 BurlG).
Jede Person, die in einem Arbeitsverhältnis steht, hat demnach einen Anspruch auf einen Erholungsurlaub und zwar unabhängig davon, ob diese Person vollzeit- oder nur teilzeitbeschäftigt ist. Selbst Minijobber, Ferienmitarbeiter sowie Praktikanten (mit Ausnahmen von Pflichtpraktikanten) haben ein Urlaubsrecht.
Urlaubsanspruch: Anzahl der Urlaubstage
Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt in Deutschland 24 Werktage, wobei auch Samstag als Werktag gilt. 24 Urlaubstage gebühren daher nur bei einer Sechs-Tage-Arbeitswoche. Wer weniger Tage pro Woche arbeitet, erhält einen entsprechenden anteiligen Anspruch, zum Beispiel bei einer 5-Tage-Woche 20 Urlaubstage oder bei einer 3-Tage-Woche 12 Urlaubstage, sodass sich für jeden Arbeitnehmer insgesamt mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr ergeben.
Der volle Urlaubsanspruch von 24 Tagen entsteht erst im zweiten Beschäftigungsjahr. Im ersten Arbeitsjahr entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten kein Urlaub nehmen kann. Bevor die Wartezeit von sechs Monaten erreicht ist, steht dem Arbeitnehmer für jeden vollen Monat der Beschäftigung ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Bei einem jährlichen Anspruch auf volle 24 Urlaubstage kann der Arbeitnehmer nach zwei Beschäftigungsmonaten daher 4 Tage Urlaub beantragen.
Smarte Zeiterfassungstools können Ihren bei der Berechnung der offenen bzw. bereits verbrauchten Urlaubstagen behilflich sein, um nicht bei jedem Urlaubsantrag das Urlaubsausmaß des betroffenen Mitarbeiters vom Beginn an auszurechnen. Der TimeTrack Urlaubskalender verschafft Ihnen jederzeit eine schnelle Übersicht Ihrer verfügbaren Ressourcen und dokumentiert übersichtlich Urlaubstage und spart so ihre kostbare Zeit.
TimeTrack – Urlaubsübersicht
Zeitliche Festsetzung des Urlaubs
Der Arbeitnehmer darf grundsätzlich nicht einseitig Urlaub nehmen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben sich vielmehr auf den genauen Zeitpunkt des Urlaubs zu einigen, wobei bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs jedenfalls die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Die Wünsche des Arbeitnehmers können nur dann unberücksichtigt bleiben, wenn dringliche betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer dagegensprechen.
Dringliche betriebliche Gründe für Verweigerung des Urlaubswunsches liegen etwa dann vor, wenn ein Personalmangel in einer besonders auftragsstarken Zeit droht. Im Handel ist es etwa vor Weihnachten oft schwer Urlaub zu bekommen, weil Weihnachtszeit umsatzstärkste Zeit des gesamten Jahres ist und somit das gesamte Personal ihren Beitrag zu leisten hat, um hohes Kundenaufkommen zu bewältigen.
Bei der vorrangigen Berücksichtigung der Urlaubswünsche anderer Arbeitskollegen kommt es auf die sozialen Gesichtspunkte an. Der häufigste Fall sind Mitarbeiter mit Kindern. Innerhalb der Ferien sind Arbeitnehmer mit Kindern bei der Urlaubsvergabe vorrangig zu berücksichtigen und werden deswegen kinderlosen Arbeitnehmern vorgezogen. Im Anschluss an Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder der Rehabilitation kann dem Arbeitnehmer der Urlaub aber nicht aus betrieblichen oder sozialen Gründen verweigert werden.
Arbeitnehmer haben außerdem ein Recht auf einen zusammenhängenden Urlaub. Würde der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur an einzelnen Tagen Urlaub gewähren, wäre das Erholungsziel nicht erreicht. Um für einen längeren Zeitraum frei zu haben und sich wirklich zu erholen bzw. zu regenerieren, muss ein Teil des Urlaubs daher an mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen gewährt werden (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BurlG).
Urlaubsplanung: Rechte des Arbeitgebers
Auf die individuelle Verteilung des Urlaubs sollte der Vorgesetzte in der Regel keinen Einfluss haben. Er darf die Mitarbeiter also nicht zu kürzeren Urlaubsphasen verpflichten bzw. überreden. Da der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass der Betrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann und für die Urlaubsverwaltung zuständig ist, ist es im meisten Betrieben nicht möglich, allen Mitarbeitern gleichzeitig frei zu geben. Dadurch kann die Urlaubsplanung leider schnell zu einem Streitthema im Unternehmen werden, wenn jeder versucht, seine Wünsche ohne Kompromisse durchzusetzen. Um alle Mitarbeiter möglichst zufriedenzustellen, hat bei der Verteilung der Urlaubstermine immer der Arbeitgeber das letzte Wort.
Die Urlaubsplanung ist also die Sache des Arbeitgebers und Vorgesetzten, weil diese für den reibungslosen Betriebsablauf verantwortlich sind. Sie bestimmen auch über die Urlaubsvertretung und bestimmen daher, wer in der Abwesenheit eines Kollegen dessen Aufgaben übernimmt.
TimeTrack hat eine kostenlose Excel– und PDF Urlaubsplaner-Vorlage vorbereitet, um die Urlaubsplanung der Mitarbeiter zu erleichtern.
Der Arbeitgeber kann außerdem auch die Betriebsferien anordnen und somit alle Arbeitnehmer gleichzeitig in den Urlaub schicken. Solche Betriebsferien dürfen nur rund 40 Prozent der gesamten Urlaubszeit dauern. Ein Überschreiten dieser zeitlichen Grenze wäre unzulässig. Der Arbeitnehmer muss die Freiheit haben, über 60 Prozent seiner Urlaubszeit frei zu entscheiden.
Urlaubsantrag: Jeder Urlaub muss genehmigt werden
Dem Angestellten ist es nicht erlaubt, ohne Ankündigung in die Ferien zu fahren. Will der Arbeitnehmer Urlaub nehmen, dann hat sein Urlaubsrecht mittels eines Urlaubsantrags einzufordern. Erst wenn der Arbeitgeber den gestellten Urlaubsantrag genehmigt hat, hat der Arbeitnehmer das grüne Licht, in den Urlaub zu fahren.
In kleineren Betrieben reicht oft schon eine mündliche Absprache. Große Betriebe haben für die Urlaubsanträge entsprechende Formulare, die ausgefüllt und formal mit einer Unterschrift genehmigt werden müssen.
In vielen Unternehmen ist der Genehmigungsprozess für Urlaubstage unorganisiert und unübersichtlich. Um einen besseren Ablauf des Genehmigungsprozesses zu ermöglichen, hat TimeTrack für Sie eine kostenlose Excel und PDF Urlaubsantrag-Vorlage erstellt, mit der Sie flexibel Ihre Urlaubstage beantragen und genehmigen können.
TimeTrack – Urlaubsantrag Vorlage
Sonderformen des Urlaubs
Bei Vorliegen einer Ausnahmesituation im Leben eines Arbeitnehmers kann ein sogenannter Sonderurlaub genehmigt werden. Der Sonderurlaub ermöglicht dem Arbeitnehmer in besonders schwierigen oder auch erfreulichen Lebenssituationen kurze Zeit zum Durchatmen. Der Sonderurlaub gebührt neben dem jährlichen Urlaubsanspruch.
Die Rechtsgrundlage für den Anspruch auf Sonderurlaub bildet § 616 BGB. Da der Gesetzestext keine Gründe ausdrücklich nennt, orientieren sich die meisten Arbeitgeber an die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst genannten Anlässe für Sonderurlaub. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt werden.
Sonderurlaub wird oft bei Vorliegen folgender Gründe gewährt:
- Geburt des eigenen Kindes
- Eigene Hochzeit oder Hochzeit eigener Kinder
- Tod des Ehepartners bzw. eingetragenen Lebenspartners
- aus betrieblichen Gründen erforderlicher Umzug in eine andere Stadt
- 25-jähriges und 40-jähriges Firmenjubiläum
- schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen
- schwere Erkrankung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat
Verfall des Urlaubs: Bis wann muss der Urlaub verbraucht werden?
Der Jahresurlaub muss gemäß Bundesurlaubsgesetz im laufenden Urlaubsjahr verbraucht werden, ansonsten verfällt er. Das Ansammeln von Urlaub ist also nicht unbegrenzt möglich. Nur wenn der Arbeitnehmer einen berechtigten Übertragungsgrund hat, kann er den Urlaub in das nächste Jahr übertragen. Liegt ein Übertragungsgrund vor, kann der Urlaubsanspruch bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden.
Übertragungsgründe liegen etwa dann vor, wenn dringende betriebliche Gründe (z.B. Großaufträge) oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (z.B. Krankheit oder Mutterschutz) dies rechtfertigen. Wird der Resturlaub aus dem Vorjahr nicht bis zum 31. März des Folgejahres verbraucht, verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber auf den Urlaubsverfall ausdrücklich hinweist und die Möglichkeit zum Urlaub gegeben hat.
Urlaub und andere Abwesenheiten mit TimeTrack verwalten
TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, mit deren Hilfe Sie die Übersicht über offene und verbrauchte Urlaubstage behalten können. In der App können Sie direkt Urlaubsanträge stellen, die von den Vorgesetzten anschließend mit nur mit einem Klick genehmigt werden können. Zudem kann jeder Benutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens oder Projekts auch sehen, wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen bzw. offen sind. Dem Arbeitgeber hilft dies vor allem dabei, wenn er nach einer geeigneten Urlaubsvertretung sucht, da er hier auf einen Blick sieht, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit abwesend sind.
Auch andere Abwesenheitsarten können Sie mit nur ein paar Klicks erfassen: egal ob es sich um Krankenstand, Zeitausgleich, Mutterschutz oder etwa Homeoffice handelt. Sie können auch jederzeit weitere Abwesenheitstypen manuell hinzufügen. Bei einer neuen Abwesenheit muss definiert werden, ob Sie als regulärer Urlaubstag oder als Stundenabbau zählt. Bei einem regulären Urlaubstag wird die Abwesenheit vom regulären Jahresurlaubsanspruchs abgezogen. Beim Stundenabbau beansprucht man einen Zeitausgleich. So können Mitarbeiter jederzeit auf ihre Präsenzzeiten zugreifen und sie verlieren nie den Überblick über ihre Arbeitsstunden.
Fazit
Auch wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen rund um das Thema Urlaub anfangs vielleicht unklar scheinen mögen, hoffen wir, Ihnen die betreffenden Regelungen und die Grundzüge des Urlaubsanspruch und Urlaubantrags näher gebracht zu haben. Damit der Genehmigungsprozess vereinfacht wird, stehen Ihnen diverse Software Tools zu Verfügung.
TimeTrack erleichtert Ihnen bürokratische Prozesse zum Thema Urlaub, wie durch die Urlaubsübersicht, Urlaubsgenehmigung und den Urlaubsplaner. Überzeugen Sie sich einfach selbst! Versuchen Sie es doch jetzt mit dem 14-tägigen kostenlosen Probeabo bei TimeTrack.
In der schnelllebigen Arbeitswelt von heute steht der Gedanke der Prozessoptimierung und Produktivität im Fokus. Dies kommt auch all jenen zu Gute die auf eine gesunde Work-Life-Balance aus sind und deshalb mit zeitlich geringen Input den bestmöglichen Output erzielen wollen. Aus genau diesem Grund ist das projektbezogene Arbeiten in den letzten Jahren so beliebt geworden. Natürlich ist dies keine Neuerfindung, da einige Branchen, durch den im Vordergrund stehenden Dienstleistungsbezug, bereits seit Jahren ihre Arbeitsverrichtung an den jeweiligen Kunden orientieren und somit ein Kunde ein Projekt darstellt.
Um allen involvierten Parteien des Prozesses fair zu begegnen, ist auch die Transparenz zu einem zentralen Unternehmenswert geworden, was in der Folge auch den Abrechnungsprozess vereinfacht. Dank der Digitalisierung sind nun einige Software-Systeme verfügbar, die genau dahingehend Unternehmen unterstützen. Diese Systeme sind flexibel gestaltet und stellen somit verschiedene Möglichkeiten zur Projektzeiterfassung zur Verfügung. Außerdem helfen sie den Arbeitenden indem sie stets einen Überblick über den Projektprozess bereithalten und Berichte und Analysen zur Verfügung stellen. Die Software von TimeTrack konnte sich jedoch gegenüber der Konkurrenz als Testsieger im PC-Magazin-Vergleich beweisen, anhand dessen wir Ihnen die verschiedenen Methoden der Projektzeiterfassung vorstellen wollen, damit Sie die für Sie richtige Wahl für Ihr Unternehmen und die jeweiligen Projekte treffen können.
Damit das System steht aufschlussreiche Informationen parat hält, werden die Projektzeit mit der Tätigkeit prinzipiell immer auf den jeweiligen Kunden und Projekt gebucht. Die Zeitaufwände werden dadurch automatisch vermerkt und in die Wochenansicht, Berichte und Analysen aufgenommen. Bereits begonnen Projekte werden Ihnen durch das System vorgeschlagen, sodass Sie einfach dort fortsetzen können, wo Sie aufgehört haben.
Projektzeiterfassung via manuelle Zeiteinträge
Die herkömmlichste Methode ist wohl die Projektzeiterfassung mittels manuellen Zeiteintrages via Browser. Dabei wird von der Web-App auf einem PC oder Mac Gebrauch gemacht. Um einen manuellen Zeiteintrag zu erstellen gehen Sie im Seitenmenü auf Projektzeiterfassung > Neuer Zeiteintrag. Dafür wird Kunde, Projekt, Tätigkeit, Stundensatz, Start- und Endzeit, sowie gegebenenfalls Pausen vermerkt. Zusätzlich kann dem Eintrag auch Tags und Notizen angehängt werden. Diese Vorgehensweise ist optimal, wenn Projektzeiten im Nachhinein vermerkt werden sollen.
TimeTrack – manuelle Zeiteinträge
Projektzeiterfassung via Browser-Projektstempeluhr
Die genauste Methode für eine klassische Bürosituation ist wohl die Projektzeiterfassung mittels Projektstempeluhr via Browser. Mittels zwei Klicks auf die Stempeluhr dokumentieren Sie ganz einfach Ihre Projekt und Tätigkeit. Der Zeiteintrag wird automatisch gespeichert und in die bestehenden Daten aufgenommen.
Besonders geeignet ist dies für klassische Bürojobs, sowie alle Jobs die mit Hilfe eines Laptops, PCs oder Macs verrichtet werden.
TimeTrack – Projektstempeluhr via Browser
Projektzeiterfassung via App-Projektstempeluhr
Branchen und Projekte sind flexibel und so sollten es auch die Methoden für die Projektzeiterfassung sein. Im klassischen Bürojob ist es zwar eher die Regel, dass die Mitarbeiter in einer Zentrale hinter einem Bildschirm sitzen. Allerdings sind Außendienste und flexibles Arbeiten wichtige Bestandteile heutiger Unternehmenskulturen und dieser Trend ist gekommen um zu bleiben. TimeTrack bietet auch über die mobile App, verfügbar für sowohl iOS als auch Android, eine intelligente Projektstempeluhr an. Dadurch können Projektaufwände mit nur zwei Klicks vermerkt werden. Dies ist nicht nur schnell und unkompliziert, sondern unterstützt, durch den hohen Grad an Flexibilität, Mitarbeiter dabei ihre Projektzeiten auch unterwegs zu erfassen. Um in puncto Flexibilität noch eins drauf zu legen bietet TimeTrack außerdem eine offline Projektzeiterfassung an. Die Daten werden im Nachhinein automatisch synchronisiert. Einfach Smartphone raus, Timer starten und ran ans Projekt – unkomplizierter könnte es kaum sein!
Diese Methode bietet sich für alle im Außendienst Arbeitenden an, was zum Beispiel typisch für die Branchen Handwerk, Bauwesen, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienst und Dienstleister im Allgemeinen ist.
TimeTrack – Stempeluhr via App
Projektzeiterfassung via Chrome Extension & Add-Ons
Um die Erfassung der Projektzeiten noch handlicher zu gestalten, kann diese jetzt auch über Browser Erweiterungen und Add-Ons erfolgen werden. Dazu muss die Browser Extension herunterladen werden und in den TimeTrack Account einloggen. Danach können Sie direkt über den Browser Ihre Projekt-Stempeluhr starten. Hierfür können Sie einer der vorgeschlagenen Projektstempeluhren betätigen oder mit einem Klick in den weißen Balken ein neues Projekt, mit Tätigkeit und Kundenzugehörigkeit definieren.
Dies bietet sich wiederum für alle Büromitarbeiter, die hauptsächlich an einem Laptop, PC oder Mac arbeiten.
TimeTrack – Extension
Projektzeiterfassung via QR Code
Um Ihren Mitarbeitern die Projektzeiterfassung noch weiter zu vereinfachen, kann seit Neustem auch ein QR Code Scanner zur Dokumentation mit einbezogen werden. Dazu muss einfach extern mit Hilfe eines QR-Code Generators ein Code erstellt werden, dem ein Projekt mit Kunde und Tätigkeit hinterlegt wird (Format: Kunde##Projekt##Tätigkeit). Bei Scannen des Codes wird die Projektstempeluhr automatisch gestartet und bei Abschluss nach erneutem Scannen im System vermerkt. Den Mitarbeitern muss bloß ein Ausdruck des Codes mitgegeben werden oder der Code vor Ort in Form eines Stickers oder Schildes ausgewiesen sein. So müssen sich die Arbeitenden nicht weiter mit der Projektzeiterfassung beschäftigen und können sich voll und ganz auf die Arbeitsverrichtung konzentrieren.
Diese Methode findet besonders Anklang bei den Unternehmen der Branchen Bauwesen, Gebäudereinigung, Handwerk, Sicherheitsdienste und Dienstleistung.
Fazit
Manuelle Zeiteinträge, Browser-Stempeluhr, App-Stempeluhr, Chrome Extension/ Add-Ons oder doch QR-Code Scanner? Die Qual der Wahl liegt nun bei Ihnen, aber schlussendlich kennen Sie Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Branche und des jeweiligen Projektes am besten! Aber da Probieren doch bekanntlich über Studieren geht, vergewissern Sie sich doch selbst welche Methode am Besten zu Ihnen passt. Mit dem 14-tägigen kostenlosen Probeabo von TimeTrack können Sie genau das versuchen und in die Welt der Projektzeiterfassung hineinschnuppern. Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Wofür auch immer Sie sich im Endeffekt entscheiden – wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrer Zeiterfassungsreise und hoffen Sie unterstützen zu können!
Früher oder später wird so gut wie jeder im Leben einmal mit einer Kündigung konfrontiert, egal ob man diese selber ausspricht oder empfängt. Um eine Kündigung zu rechtfertigen, gibt es verschiedene Kündigungsgründe laut deutschem Recht. Auf die Gängigsten möchten wir in diesem Artikel eingehen und Ihnen zeigen, wie Sie am besten mit einer Kündigung umgehen und welche Dinge Sie beachten sollten, um auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Die Kündigung
Unter einer Kündigung versteht man die Erklärung eines Arbeitgebers oder Arbeitnehmers, dass das Arbeitsverhältnis sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt beendet werden soll. Zudem unterscheidet man zwei verschiedene Arten von Kündigungen, nämlich die ordentliche und die außerordentliche, genannt auch auch fristlose, Kündigung. Der größte Unterschied ist hierbei, dass bei einer fristlosen Kündigung die Beendigung des Arbeitsvertrags mit sofortiger Wirkung in Kraft tritt. Wenn das Arbeitsverhältnis hingegen in der Zukunft beendet werden soll, sprich nach Ablauf der Kündigungsfrist, dann sprechen wir von einer ordentlichen Kündigung.
Arbeitsrechtliches zur Kündigung
1. Kündigungstermin
Unter Kündigungstermin verstehen wir den Zeitpunkt, an dem das Arbeitsverhältnis beendet sein soll. Dies ist also der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses und nicht der Tag, an dem die Kündigung ausgesprochen wurde.
2. Kündigungsfrist
Im deutschen Recht sieht der Gesetzgeber im Allgemeinen eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Monatsende für den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber muss sich im Regelfall nach der Beschäftigungsdauer des betroffenen Mitarbeiters richten.
3. Gültigkeit
Eine Kündigung wird erst bei Zustellung gültig. Eine schriftliche Kündigung wird daher erst mit Eingang beim Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer wirksam. Erst ab Eingang bzw. Zustellung des Kündigungsschreibens beginnt auch die Kündigungsfrist zu laufen. Bei einer mündlicher Kündigung beginnt die Kündigungsfrist sofort zu laufen, allerdings haben Sie keinen schriftlichen Nachweis für den Kündigungsausspruch.
4. Ausnahmefall der einvernehmlichen Auflösung
Bei einer einvernehmlichen Auflösung einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, das Dienstverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beenden. Es handelt sich hierbei also nicht um eine Kündigung im rechtlichen Sinne, weshalb keine Fristen oder Termine beachtet werden müssen. Die Zustimmung zur Vertragsauflösung ist schließlich für beide Seiten freiwillig.
5. Form der Kündigung
Zwar sieht das Gesetz keine bestimmte Kündigungsform vor, jedoch kann diese im Kollektiv- oder Dienstvertrag geregelt werden. Prinzipiell wird jedoch immer zu einer schriftlichen Kündigung geraten, da diese als Beweis dient und den Empfang bestätigt.
6. Angabe des Kündigungsgrundes
Laut deutschem Recht ist die Angabe eines Kündigungsgrundes unumgänglich. Dies soll zum Schutz des Arbeitnehmers dienen, da das Arbeitsverhältnis prinzipiell eine lebensunterhaltserhaltende Einkommensquelle darstellt.
Ohne Vorliegen eines Kündigungsgrundes wird die Kündigung unwirksam und das Arbeitsverhältnis besteht weiter fort. Dadurch ist der Arbeitgeber weiterhin zur Auszahlung des Arbeitslohnes verpflichtet, was zu hohen Nachzahlungen an den Arbeitnehmer und an die Sozialversicherungsträger führen kann.
7. Kündigungsschutz
Die Aufgabe des Kündigungsschutzes im Arbeitsrecht ist es, sicherzustellen, dass Arbeitgeber nur wirksam kündigen können, wenn sie sich dabei an formale Vorschriften, zulässige Kündigungsgründe und an die gesetzlichen Kündigungsfristen halten. Das bedeutet natürlich trotzdem nicht, dass Arbeitnehmer vor jeder Kündigung geschützt wären, sondern nur, dass diese geregelt stattfinden. Ausgenommen vom Kündigungsschutz sind aber leitende Angestellte, Geschäftsführer, Vorstände und Organe, sowie freie Mitarbeiter.
Zudem unterscheiden wir zwei Formen im Kündigungsschutz, nämlich den allgemeinen Kündigungsschutz, der für Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit oder in Minijobs gilt, und den besonderen Kündigungsschutz. Dieser soll Arbeitnehmer, die eben besonders schutzbedürftig sind, schützen. Dazu zählen beispielsweise Schwangere, Zugehörige zum Kreis der begünstigten Behinderten oder Betriebsratsmitglieder.
Zu Auszubildenden bleibt anzumerken, dass diese vom allgemeinen Kündigungsschutz ausgenommen sind, aber über das Berufsbildungsgesetz (BBiG) geschützt werden.
Warum benötigen Sie einen Kündigungsgrund?
Der Kündigungsgrund spielt eine bedeutende Rolle dabei, eine Kündigung zu rechtfertigen. Der Kündigungsgrund ist also stets sorgfältig zu hinterfragen. Trotzdem ist zu beachten, dass der genannte Grund nur eine von mehreren Wirksamkeitsvoraussetzungen einer Kündigung ist und es zahlreiche weitere Umstände gibt, die bei der Wirksamkeit eine Rolle spielen.
Der entscheidende Maßstab, ob die Kündigung gerechtfertigt ist oder nicht, ist jedoch nicht bei jeder der Kündigungsarten gleichgesetzt. Eine fristlose Kündigung ist die folgenschwerste Maßnahme eines Arbeitgebers oder Arbeitnehmers und daher spielt der Kündigungsgrund hier die zentrale Rolle. Eine fristlose Kündigung erfordert also einen weitaus schwerwiegenderen Grund als z.B. die ordentliche Kündigung eines Mitarbeiters innerhalb der Probezeit. Aber auch ordentliche Kündigungen bedürfen eines erheblichen Grundes, der die Kündigung „sozial rechtfertigt“. Wenn es zu einer ordentlichen Kündigung außerhalb des Kündigungsschutzes kommen sollte, so ist die Rechtfertigung über den Grund nicht notwendig.
Kündigungsgründe – Arbeitgeber
Eine wirksame Kündigung benötigt, wie bereits erwähnt, auch einen berechtigten Kündigungsgrund. Laut Kündigungsschutzgesetz gibt es daher verschiedene Begründungen, die in verschiedenen Situationen greifen:
Die verhaltensbedingte Kündigung
Ein besonders schwerwiegender Kündigungsgrund ist die verhaltensbedingte Kündigung. Hier liegt der Grund beim Arbeitnehmer selbst, ist also selbst verschuldet. Diese Form der Kündigung greift vor allem dann, wenn sich der Arbeitnehmer vertragswidrig verhält oder seinen vereinbarten Leistungen nicht nachkommt. Dazu zählt beispielsweise dauerhaftes Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung oder eine unerlaubte Nebentätigkeit. Genauso können ausländerfeindliche, rechtsradikale oder rassistische Meinungsäußerungen, Mobbing und tätliche Angriffe zur Kündigung führen. Außerdem zählen das Verbreiten von Geschäftsgeheimnissen und unternehmensinternen Informationen oder die Ausführung einer Nebentätigkeit trotz Arbeitsunfähigkeit als Gründe für diese Kündigungsform. Meist muss jedoch vor der Kündigung eine Abmahnung ausgesprochen werden und erst im Wiederholungsfall wird die Kündigung rechtswirksam.
Die personenbedingte Kündigung
Wie der Name schon vermuten lässt, ist der Grund für die personenbedingten Kündigung der Arbeitnehmer selbst. Gerechtfertigt ist sie dann, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise Vereinbarungen, die im Arbeitsvertrag getroffen wurden, nicht mehr erfüllen kann oder auch einfach nicht erfüllt hat. Auch eine Erkrankung kann eine Begründung für eine personenbedingte Kündigung sein, wenn keine baldige Besserung zu erwarten ist, oder ein Alkohol- oder Drogenproblem vorliegt, bei dem der Arbeitnehmer eine Therapie verweigert. Sollte keine Arbeitserlaubnis oder ein Beschäftigungsverbot vorliegen, kann der Arbeitnehmer ebenso gekündigt werden und auch das Verlieren der Fahrerlaubnis, bei einem Beruf, in dem diese notwendig ist, kann als Begründung gelten. Bevor allerding eine Kündigung dieser Art durchgesetzt wird, sollte noch geprüft werden, ob eine eventuelle Versetzung des Mitarbeiters auf einen anderen freien Arbeitsplatz oder eine Umschulung helfen könnte, ihn weiter zu beschäftigen. Erst wenn das nicht geht, werden diese Kündigungsgründe wirksam.
Die betriebsbedingte Kündigung
Die betriebsbedingte Kündigung gilt bei Kündigungen, deren Ursache nicht beim Mitarbeiter sondern im Unternehmen zu finden ist. Zu den häufigsten Gründen zählen Personalabbau oder Entlassungen aus wirtschaftlichen Gründen. Im Arbeitsrecht spricht man hier auch von betrieblichen Erfordernissen, die jedoch an hohe Anforderungen geknüpft sind. Eine betriebsbedingte Kündigung kann nur dann erfolgen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass es keine andere Möglichkeit gibt, außer der den Mitarbeiter zu entlassen. Dies kann beispielsweise durch Schließung einer ganzen Abteilung, eines Betriebsteils oder gar wegen Insolvenz des Unternehmens gerechtfertigt werden. Auch Auftragsrückgang oder Absatzschwierigkeiten, Betriebsänderungen, Rationalisierungsmaßnahmen oder auch Fremdvergabe von Arbeiten können Gründe dafür sein. Hauptsächlich sind also finanzielle Schwierigkeiten der Grund für betriebsbedingte Kündigungen.
Die krankheitsbedingte Kündigung
Die krankheitsbedingte Kündigung ist quasi eine Unterform der personenbedingten Kündigung. Sie gehört zwar zu den seltenen Kündigungsgründen, da sie nur unter erschwerten Bedingungen möglich ist, kommt aber dennoch vor. Damit ein Mitarbeiter krankheitsbedingt gekündigt werden kann, muss einer dieser Gründe zutreffen: häufige Kurzerkrankungen, lang andauernde Krankheit, dauerhafte Arbeitsunfähigkeit oder krankheitsbedingte Leistungsminderung. Voraussetzung ist aber auch hier eine negative Prognose, sprich es ist in nächster Zukunft nicht damit zu rechnen, dass der Arbeitnehmer wieder voll einsatzbereit ist und seine arbeitsvertraglichen Pflichten erfüllen kann. Zudem muss eine „erhebliche Beeinträchtigung des Betriebsablaufs“ vorliegen oder der Arbeitnehmer eine unzumutbare wirtschaftliche Belastung für den Arbeitgeber darstellen. Auch muss zuerst geprüft werden, ob der betroffene Mitarbeiter noch in einem anderen Bereich weiterbeschäftigt werden kann, bevor er gekündigt wird. Noch zu erwähnen ist hier natürlich, dass weiter auf den Sonderkündigungsschutz geachtet werden muss, der zum Beispiel für begünstigte Behinderte oder schwangere Mitarbeiter gilt.
Die fristlose Kündigung
Der letzte Grund und das letzte Mittel für den Arbeitgeber ist die fristlose Kündigung. Sie wird auch als außerordentliche Kündigung bezeichnet, da hierbei das Arbeitsverhältnis ohne jede Kündigungsfrist sofort beendet wird und nicht wie bei den anderen Fällen diese Frist eingehalten werden muss. Um diese Kündigungsform zu rechtfertigen, muss Einiges vorgefallen sein. Dazu zählen erheblichen Pflichtverstöße des Arbeitnehmers, wie sich krank zu melden, wenn der Urlaub nicht bewilligt wurde oder private Internetnutzung trotz ausdrücklichen Verbots. Aber auch strafbare Handlungen wie Diebstahl am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung von Kollegen oder die grobe Beleidigung eines Vorgesetzten, zählen zu Gründen für eine fristlose Kündigung. Zudem muss das Verhalten des Mitarbeiters vorsätzlich oder wenigstens fahrlässig gewesen sein und es dürfen keine Umstände vorliegen, die sein Verhalten rechtfertigen. Dennoch wird in den meisten Fällen erst eine Abmahnung ausgesprochen, denn das sofortige Beenden des Arbeitsverhältnisses ist nur dann möglich, wenn eine weitere Zusammenarbeit absolut unzumutbar wäre.
Kündigungsgründe – Arbeitnehmer
Als Arbeitnehmer müssen Sie Ihre Kündigung zwar nicht so genau begründen wie ein Arbeitnehmer, dennoch möchten wir kurz auf einige der häufigsten Gründe eingehen, aus denen Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen.
Stillstand
Viele Angestellte haben Angst, dass sie sich im Unternehmen nicht mehr weiterentwickeln können und irgendwann unterfordert sind. Langeweile und Unsicherheit machen auf Dauer unglücklich und führen daher oft zu einer Kündigung, da sich die Arbeitnehmer neue Herausforderungen wünschen.
Fehlende Klarheit
Oft wird viel geredet, aber nur wenig davon auch umgesetzt, was die Mitarbeiter auf Dauer frustrieren kann. Vor allem diejenigen, die Ideen haben und vorankommen wollen, müssen oft zurückstecken. Aus diesem Grund spielen viele von ihnen mit dem Gedanken, das Unternehmen zu verlassen, wenn sie ihre Ziele in einem anderen Betrieb als leichter zu erreichen sehen, selbst wenn die Bezahlung geringer wäre.
Überarbeitung
Die Mitarbeiter, die ihre Arbeit gut machen und motiviert bei der Sache sind, kriegen meist immer mehr und mehr Arbeit zugeschoben und fühlen sich schnell ausgenutzt, wenn andere Kollegen weniger gefordert werden. Solche Situationen können zu Unzufriedenheit führen und im schlimmsten Fall zu einem Burn-out.
Familiäre Gründe
Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise vor kurzem Nachwuchs bekommen haben, so kann das sehr gut ein Grund für ihn sein, zu kündigen. Schließlich wünschen sich viele mehr Zeit mit ihrer Familie und die Arbeitsstelle passt vielleicht nicht unbedingt in die neue Lebenssituation. Aber auch unglücklichere Fälle, wie ein schwerer Krankheitsfall der Pflege benötigt, können zum Verlassen des Unternehmens führen.
Betriebsklima
Der zweithäufigste Kündigungsgrund hängt mit der Chemie zwischen den Kollegen im Unternehmen zusammen. Wenn diese nicht mehr stimmt, führt das zu dauerhafter schlechter Laune und mieser Stimmung. Da das für niemanden motivierend ist, ruft es oft dazu auf, eine andere Stelle zu finden.
Fehlende Feedbackkultur
Viele Arbeitnehmer legen großen Wert auf eine starke Feedbackkultur und regelmäßige Mitarbeitergespräche. Ihnen ist also wichtig Lob zu erhalten, aber auch auf Fehler hingewiesen zu werden und offen mit den anderen Kollegen zu kommunizieren. Sollte diese Form der Kommunikation fehlen, dann wird auch die Motivation im Unternehmen sinken und das hilft keinem der Beteiligten weiter.
Wie verhalten Sie sich bei einer Kündigung richtig?
Wenn man über keinen besonderen Kündigungsschutz verfügt, dann kann man leider immer gekündigt werden. Wichtig ist zu wissen, wie Sie sich in diesem Fall verhalten sollten.
Erst einmal sollten Sie wissen, dass Ihr Einverständnis nicht notwendig ist für die Wirksamkeit der Kündigung. Die Kündigung ist dann wirksam, wenn sie Ihnen mitgeteilt wird, egal ob dies schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgt. Im Kollektivvertrag kann beispielsweise aber auch verlangt werden, dass die Kündigung per Einschreiben zugestellt wird.
Einer der wichtigsten Punkte ist, dass Sie nichts unterschreiben. Einige Arbeitgeber verlangen zum Beispiel, dass noch in der Kündigungsfrist der gesamte Urlaub verbraucht werden muss, um sich die Ausbezahlung der Urlaubsersatzleistung zu ersparen, wozu diese Sie aber nicht zwingen können. Lassen Sie sich also nicht überrumpeln und stimmen Sie nicht ungewollt irgendwelchen Kündigungsmaßnahmen zu.
Sollten Sie sich während des Kündigungsgesprächs unwohl fühlen oder generell einfach unsicher sein, ob alles korrekt abläuft, dann unterbrechen Sie das Gespräch besser und ziehen, wenn in Ihrem Unternehmen vorhanden, den Betriebsrat hinzu. Dieser fungiert quasi als Ihr Anwalt und kann Ihnen in solchen Situationen weiterhelfen. Außerdem kann er Ihnen bei einer möglichen Anfechtung zur Seite stehen. Lassen Sie sich die Kündigung außerdem unbedingt schriftlich geben und gehen Sie nach dem Gespräch nicht einfach nach Hause, wenn Sie nicht schriftlich dazu aufgefordert wurden. Das könnte Ihnen der Arbeitgeber nämlich als Arbeitsverweigerung auslegen und die Kündigung in eine fristlose Entlassung umwandeln. Zusätzlich zur schriftlichen Kündigung, lassen Sie sich bestenfalls immer ein Arbeitszeugnis ausstellen, das Sie bei späteren Arbeitgebern vorweisen können.
Zu guter Letzt, könnte der Arbeitnehmer sich auf sein Recht einer Kündigungsschutzklage berufen. Die Kündigung muss dafür innerhalb einer Frist von 3 Wochen vor dem Arbeitsgericht angefochten werden. Damit kann um den Arbeitsplatz oder eine Abfindung bei Kündigung gekämpft werden. Voraussetzung ist allerdings, dass der anfechtende Arbeitnehmer unter Kündigungsschutz steht.
Fazit
Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen weiterhelfen und Sie wissen nun wie Sie einerseits Ihre Kündigung begründen können und des Weiteren wie Sie mit einer empfangenen Kündigung umgehen sollten. Last but not least empfehlen wir Ihnen noch die Nutzung unserer Time-Track-App. Mit ihr wird Ihnen die Arbeit garantiert erleichtert und gut planbar. Vielleicht muss es so dann gar nicht dazu kommen, dass Sie an eine Kündigung denken. Testen Sie also gerne unsere 14-Tägige Testversion!
Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema. Nicht nur Projektzeiten müssen kontinuierlich erfasst und verfolgt werden, sondern auch Arbeitszeiten. Arbeitsstunden manuell zu erfassen, ist ein Verfahren, was immer weniger Anwendung findet. Zu Recht. Und das spätestens seit dem EuGH Urteil 2019, welches Unternehmen verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem Arbeitszeiten genau dokumentiert und nachvollzieht werden können.
Dieses System finden manche Unternehmen in dem guten alten Microsoft Programm Excel. Ist Excel aber wirklich (noch) gut oder nur alt? Die Antworten finden Sie hier. Wir stellen Ihnen den Nutzen von Excel zur Zeiterfassung vor und zeigen Ihnen, warum oft andere Softwares mehr Sinn ergeben und Zweck erfüllend sein könnte.
Arbeitszeit dokumentieren mit Excel
Viele Unternehmen benutzen Excel zur Zeiterfassung, weil es die intuitivste Methode ist. Im Microsoft Package inkludiert, leistet Excel für viele Rechenaufgaben vieler Projekte gute Arbeit. So auch zur Dokumentation, Summierung und Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter*Innen.
So funktioniert die Dokumentation der Arbeitszeit mit Excel: Die analoge, händische Erfassung der Arbeitszeit geht in manchen Fällen dem Einpflegen in einer Excel Tabelle voran. In handschriftlich erstellten Stundenzetteln dokumentieren Mitarbeitende ihre geleisteten Arbeitsstunden. Eine verantwortliche und geschulte Person im Unternehmen kann eine Vorlage in Excel erstellen, in welche die in Tabellenform die gesammelten Arbeitsstunden zusammengetragen werden. Hier werden die Arbeitsstunden der Beschäftigten dann manuell eingetragen. Der Arbeitszeitrechner Excel bietet die Grundlage der Daten die nun an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Hier werden die erfassten Daten überprüft und gegebenenfalls korrigiert und die Arbeitszeiten anschließend abgerechnet.
Eine große Unterstützung bei diesem ganzen Prozess können Excel Vorlagen bieten. Time Track ist als Zeiterfassungssoftware ein Profi in der systematischen Erfassung von Arbeitsstunden. Die Software bietet kostenlose Vorlagen für Stundenzettel, aber auch Urlaubskalender, Abwesenheitskalender und viele weitere Anwendungen.
Die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel
Die Verwendung von Excel ist eine relativ alte Methode der Arbeitszeiterfassung. Aber macht sie sich auch bewährt? Ein Blick auf die Vor- und Nachteile.
Vorteile von Excel
- Kostenlose Arbeitszeiterfassung mit Excel
Das Microsoft Package, in dem Excel enthalten ist, kostet ein Unternehmen zwar etwas, jedoch sind die Anschaffungskosten relativ gering. Vor allem, wenn man den Umfang des Nutzungsbereichs der Software Excel ansieht.
- Flexibler Einsatz der Zahlenberechnung mit Excel
Excel bietet sich zur Arbeitszeiterfassung an. Damit ist sein Anwendungsbereich aber noch nicht erschöpft. Im Projektalltag gibt es mannigfaltige Möglichkeiten, die Software der Zahlenberechnung zu nutzen.
- Umfangreiche Möglichkeiten
Allein im Bereich der Arbeitszeit bietet Excel einige Möglichkeiten, organisiert die Zeit von Mitarbeiter*innen zu verwalten. Wie die TimeTrack Vorlagen zeigen, können Unternehmen mit Hilfe von Vorlagen von den Arbeitsstunden über Abwesenheiten bis hin zu Urlaubsverwaltung mit Excel Tabellen planen.
Nachteile von Excel
- Hohe Fehleranfälligkeit
Excel ist digital, jedoch nicht automatisiert. Die Arbeitszeiten werden in Excel manuell eingetragen. Das heißt leider, dass sich bei der Dokumentation der Arbeitszeit schnell Fehler einschleichen können. Eigenständig von Mitarbeiter*innen erfasst, werden Arbeitszeiten oft gerundet oder geschätzt. Die Formeln in den Excel Vorlagen sind schnell einmal falsch eingegeben oder werden aus versehen gelöscht. Beim Eintragen der Stundenzahlen kann gerne mal ein Komma verrutschen, eine Zahl gelöscht, eine Null vergessen oder ähnliches. Die Fehleranfälligkeit eines nicht automatisierten Programmes wie Excel kann zu frappierenden Konsequenzen führen. Die Frage ist, ob Excel tatsächlich so viel weniger Fehleranfällig wie handgeschriebene Zettel ist.
- Komplexe Anforderungen an Excel nur mit Ressourcenaufwand zu beantworten
Ja, Excel ist eigentlich eine sehr intuitive Lösung der Arbeitssummenberechnung. Schließlich kennen die meisten Berufstätigen das Programm schon seit ihrer Schulzeit. Dieses oft angebrachte Argument ist allerdings nur valide, wenn man sich auf die grundlegendsten Anwendungen der App bezieht. Will man komplexere Dinge mit der Software erreichen, braucht man schnell Fachkräfte zu deren Bewältigung. Wie können die Stundenzettel der Kolleg*Innen eingesehen werden? Wie sehe ich als Mitarbeiter*In tagesaktuell, ob ich meinen Wochensoll erreicht habe? Wie kann ich als Arbeitgeber*In auch während des laufenden Monats sehen, wie es um die Arbeitsleistung meiner Mitarbeiter*Innen aussieht, ohne auf deren Stundenzettel am Ende des Monats warten zu müssen? Um diese Fragen mit Excel zu beantworten, braucht es Excel Profis, die geschult sein müssen. Eventuell wiegen diese Schulungen der Kostengünstigkeit des Programms gleich auf. Damit Excel praktisch wird, muss mitunter viel Geld fließen.
- Intransparente Vorgänge sind schädlich für das Unternehmen
Arbeitszeterfassung mit Excel bedeutet, dass jede*R in seinem Kämmerchen arbeitet. Jede*R führt bis zum Monatsende seine*N eigenen Stundenzettel, der am Ende des Monats mit den anderen gesammelt der Buchhaltung überliefert wird. Die Richtigkeit der Einträge ist bis zu diesem Punkt nicht überprüfbar. Damit ist das Verfahren risikobehaftet. Die Intransparenz, die somit zwischen den Mitarbeitenden untereinander sowie den Vorgesetzten herrscht, kann zu Misstrauen führen. Einem guten Arbeitsklima schadet das genauso wie der Effizienz des Vorgangs und des Unternehmens.
Warum Excel veraltet ist
Nach dieser Gegenüberstellung lässt sich resümieren, dass Altes sich wohl nicht immer bewährt. Zumindest zur Arbeitszeiterfassung sind die Möglichkeiten mit Excel begrenzt und mitunter nicht ausreichend. Vor allem mit Blick auf moderne Arbeitszeitmodelle lässt sich das feststellen. Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von den verschiedensten Modellen der Arbeitszeiten. Excel kann auf diese individuellen Bedürfnisse nicht gut eingehen. Warum Excel nicht mehr ausreicht, können Sie in unserem kostenlosen E-Book entdecken.
Softwares, die speziell der Arbeitszeiterfassung dienen, sind Excel um einiges Voraus. Die Software TimeTrack deckt alle Bedürfnisse, die man intuitiv meint, mit Excel beantworten zu können und liefert noch mehr. Wenn man genau hinsieht, dient Excel eigentlich nur der Zeit Dokumentation, nicht aber der wirklichen Erfassung, da man die Arbeitsstunden noch manuell eintragen muss. Mit TimeTrack müssen Sie das nicht. Die App erfasst Arbeitszeiten automatisiert, genau und transparent. Von der Erfassung über die Dokumentation bis hin zur Auswertung und dem Reporting: TimeTrack kann all das.
TimeTrack – Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack
TimeTrack ist die optimale Möglichkeit, um effizient Zeit zu erfassen. Die App erfasst gesetzestreu, automatisiert, genau, transparent, kostengünstig und flexibel branchenübergreifend die Arbeitszeiten von Mitarbeiter*Innen und Selbstständigen.
Im Gegensatz zu Excel, überprüft die App die Korrektheit der Einträge und wendet damit einen Mehraufwand ab. Fehler werden schnell erkannt und gemeldet, sodass sie zu keinen weiteren Komplikationen führen können. Das automatisierte System der Arbeitszeiterfassung erfüllt damit genau die Anforderungen, die an DACH Unternehmen seit dem EuGH Urteil 2019 gestellt werden. Sämtliche Arbeitsstunden müssen lückenlos und systematisch erfasst werden. Damit sind sowohl Anfangs- und End-, als auch Pausenzeiten gemeint. Das Urteil ist jetzt schon wirksam. Dass Unternehmen trotz seiner hohen Fehleranfälligkeit weiter Excel zur Stundenerfassung nutzen, ist mit Blick auf die Gesetzeslage fast unvertretbar. Der Wechsel zu einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack ist demnach dringend zu raten.
Wie Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack funktioniert
Trotz seiner vielseitigen Möglichkeiten ist das Tool zur Arbeitszeiterfassung noch leichter als Excel zu bedienen. Und dabei viel effizienter und intuitiver.
Mitarbeiter*innen wird eine digitale Stempeluhr für Desktop oder Smartphone zur Verfügung gestellt. Immer wenn Mitarbeiter*Innen anfangen oder aufhören zu arbeiten, betätigen sie einfach den grünen oder roten Knopf auf der Schaltfläche der App. Die Arbeitszeit wird somit automatisiert und sekundengenau erfasst. Keine Lücken entstehen. Zeitgleich zur Erfassung, wird die Arbeitszeit im Hintergrund schon dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt können Mitarbeiter*Innen, Vorgesetzte oder andere Befugte die geleistete Arbeitszeit, Überstunden oder andere Projektzeiten einsehen.
TimeTrack – Stundenzettel
Das Tool zur Zeiterfassung überprüft automatisiert die Einträge auf ihre Korrektheit, erkennt und meldet eventuell fehlerhafte Einträge. Die erfassten Arbeitszeiten werden kontinuierlich zentral gespeichert. So können sie stets eingesehen und berichtet werden. TimeTrack ermöglicht es, jederzeit Reports über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen. In dem Zeiterfassungssystem von TimeTrack fallen für Mitarbeiter*Innen Arbeitsschritte weg, die in Excel noch existent sind. Somit bietet TimeTrack ein für alle Seiten höchst effizientes Tool.
Fazit
Excel frisst Zeit und Energie, die TimeTrack durch effiziente Lösungen der Echtzeit Zeiterfassung und Projektverfolgung ihrem Unternehmen schenkt. Transparente Abläufe sind heutzutage mindestens genauso wichtig wie Gesetzestreue. TimeTrack ermöglicht beides.
Darüber hinaus kann TimeTrack flexibel auf verschiedene Arbeitszeitmodelle reagieren und ist damit das geeignete Tool für Unternehmen, die auf dem schnelllebigen, digitalisierten Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Probieren Sie in der kostenlosen zweiwöchigen Probeversion aus, welche Vorteile TimeTrack gegenüber Excel bietet!