Gutes Projektmanagement sollte Spuren hinterlassen. Eindruck zu machen, sollte auf verschiedene Weisen das Ziel guten Projektmanagements sein. Mit der Führung des Projektmanagements „Eindruck zu schinden“ und herauszuragen ist ein sehr gutes Ziel für gute Leistung. Was dieses Ziel bedingt ist jedoch auch die Überzeugung der Wichtigkeit einen möglichst validen Eindruck der Projektarbeit zu bekommen.
Das Stichwort lautet hier Projektdokumentation. Ein zu Unrecht wenig und oft nur als leidig betrachtetes Thema. Die Wichtigkeit der Projektdokumentation sollte allen Projektschaffenden offensichtlich sein. Nur, indem alle Vorgänge im Projekt ausreichend dokumentiert werden, können sie als Grundlage für Evaluationen, Entscheidungen, anknüpfende Prozesse und Rechtliches dienen.
Lesen Sie hier, welche Benefits eine gute Projektdokumentation für Ihr Unternehmen darstellen kann und warum der Aufwand dafür nicht so groß und leidig ist wie man im ersten Moment denken mag.
Projektdokumentation Definition
Bei der Projektdokumentation handelt es sich um alle Dokumente, die für ein Projekt selbst erstellt werden. Von der Projektinitiierung, Projektplanung über die Durchführung bis hin zum Projektabschluss lässt sich die Projektdokumentation als Gedächtniscontainer aller Vorgänge im Projektverlauf verstehen. Finanzielle, Zeitliche und personale Budgets und Ressourcen sowie deren Verbrauch werden mit der Projektdokumentation protokolliert und verfolgt.
Damit erfüllt die Projektdokumentation gleich mehrere wichtige Funktionen. Sie dient sowohl als Protokoll für den Projektverlauf, als auch als valide Grundlage für Entscheidungen, Änderungen, Maßnahmen, Verwaltung und andere Vorgänge während des Projektverlaufs. Nur mit einer ausführlichen, zuverlässigen uns validen Projektdokumentation ist es möglich, datenbasiert zu arbeiten.
Ihre Wichtigkeit scheint offensichtlich und dennoch wird die Projektdokumentation in der Projektarbeit oft vernachlässigt gegenüber der thematischen Fokussierung. Oft kommt ihr erst nachträglich, an das Projekt anschließend Aufmerksamkeit zu. Dabei ist der Projektabschluss und die Nachbereitung der Zeitpunkt, an dem die Projektdokumentation konsolidiert werden kann und an dem von ihr profitiert werden kann. Für eine nachträgliche Dokumentation ist es dabei jedoch zu spät. Nachträglich kann die Projektdokumentation nur schlecht erfolgen. Sie sollte während des gesamten Projektverlaufs parallel zur Projektarbeit und allen Vorgängen laufen.
Deswegen empfiehlt sich eine Softwarelösung wie TimeTrack zur Projektdokumentation. So ist es möglich, alle Vorgänge und Prozesse im Projekt parallel zu deren Verlauf automatisiert zu erfassen. Weiter unten im Artikel lesen Sie mehr zu der Verwendung einer Software für diese Zwecke.
Inhalte, Aufgaben und Ziele der Projektdokumentation
Projektdokumentation ist von Anfang bis Ende der Projektarbeit essenziell. Je nach Projektabschnitt unterscheiden sich die Inhalte, Aufgaben und Ziele, die sie damit erreichen will. Um spezielle Ziele zu verfolgen, unterscheidet sich der Aufbau und der Detaillierungsgrad der Dokumentation in der jeweiligen Projektphase.
Projektdokumentation während der Projektplanung
Die Projektplanung bietet die Grundlage für die kommende Projektdurchführung. Während in einer groben Projektplanung nur Dauer und Budget des Projekts festgelegt werden, schließt der genaue Projektplan zusätzlich die Aufgaben und die Projektausgaben bzw. die einzelnen Kosten mit ein. Auf Basis dieser Festlegung startet das Projekt.
Die Projektdokumentation im Rahmen der Projektplanung beschränkt sich auf das Protokollieren der Entscheidungen für die Gestalt des Projektplans. Natürlich hat das Dokumentationspotenzial keine Grenzen. Sie können auch die Entscheidungsfindung für die inhaltliche Ausgestaltung des Projektplans dokumentieren. Warum muss die Projektplanung nun dokumentiert werden?
Ziel: Zurückverfolgen von Fehlern
Der Projektplan liefert mit Zeit-und Budgetplanungen die Grundlage für alles Kommende im Projekt. Dokumentiert man seine Entscheidungsfindungen hier schon gut, ist es beim späteren Auswerten des Projekterfolgs leichter zu erkennen, ob Schieflagen im Verlauf des Projekts schon mit der Planung zu tun haben könnten. Die Methode Lessons Learned, die darauf abzielt, aus den Fehlern der einzelnen Projekte für Zukünftige zu lernen, würde nicht bestehen wären die Entwickler nicht überzeugt von der Projektdokumentation.
Projektdokumentation während der Projektdurchführung
Projektdokumentation während der Projektdurchführung bezieht sich vor allem auf die Aufgaben des Projektcontrolling und die Projektzeiterfassung. Genau genommen ist die Projektzeiterfassung die Grundlage für das Projektcontrolling. Alle Aufwände, die auf Kunden, Projekte, Tätigkeiten oder Mitarbeitende gebucht werden, werden hier dokumentiert.
Anhand der erfassten Projektzeiten können Sie die Projektfortschritte messen. Es ist stets wichtig im Blick zu haben, wie sich im Laufe des Projektes die Ressourcenausschöpfung verteilt. Die Projektdokumentation während der Projektdurchführung sollte also auf jeden Fall jegliche Leistungen, Projektzeiten, Aktivitäten und Ressourcennutzung beinhalten.
Ziel: Leistungsnachweis
Die Projektdokumentation schließt zu großen Teilen auch die Arbeitszeiterfassung ein. Was die meisten damit verbinden, ist der Nachweis über die geleistete Arbeitszeit. Genau darauf zielt die Projekt- bzw. Arbeitszeitdokumentation ab. Bezahlung und Lohn basieren schließlich stets auf der Abmachung eines bestimmten Leistungsumfangs. Außer in einigen moderneren Ansätzen von Arbeitszeitmodellen basieren die meisten Arbeitszeitmodelle auf der Festlegung eines zu erbringenden Solls bezüglich der Arbeitszeit. Die Projektdokumentation bietet die Grundlage für den Leistungsnachweis, indem Arbeitszeiten während des Projektverlaufs dokumentiert werden.
Ziel: Leistungsbeurteilung
Daten, die während der Projektdurchführung gesammelt werden, dienen auch als wunderbare Grundlage für Leistungsbeurteilungen. Indem Projektzeiten und jegliche Aufwände dokumentiert werden, werden auch Daten über die Effizienz und die Leistung der Angestellten geliefert. Leistung kann so datenbasiert beurteilt werden. Anhand der vorliegenden Dokumentation kann die Performance auch besprochen und ausgewertet werden. Das bezieht sich nicht nur auf Mitarbeitende sondern auf das gesamte Team oder die Projektleitung. Je nach Blinkwinkel lässt sich Leistung betrachten und beurteilen.
Ziel: Budget Überschreitungen eindämmen
Indem im Laufe des Projektes laufend dokumentiert wird, welche Ressourcen genutzt werden, lassen sich laufende Soll-Ist Vergleiche anstellen. Schon während des Projektes kann man so entdecken, welche Projekte effizient und welche weniger effizient ablaufen. Wir zeiteffizient gearbeitet? Wirtschaften wir noch im Rahmen unserer zeitlichen und finanziellen Ressourcen? Schieflagen können mit der Projektdokumentation im Projektverlauf früh erkannt und ihnen entgegengewirkt werden. Budgetüberschreitungen werden so effektiv eingedämmt.
Projektdokumentation während des Projektabschlusses
Beim Projektabschluss geht es vor allem darum, die bisher gesammelten Daten der Projektdokumentation zusammenzufügen und das Projekt auszuwerten. Auf der bisherigen Dokumentation basierend lassen sich Projektberichte erstellen, die für verschiedene Zwecke als Diskussionsgrundlage dienen können.
Ziel: Die Projektauswertung
Was lief gut? Was lief schlecht? Eindeutige Erfolge und Misserfolge sind offensichtlich. Eine gute Projektdokumentation kann jedoch eine solide Grundlage für eine differenzierte Meinung über den Erfolgsgehalt des Projekts darstellen. Vor allem für einzelne Bereiche und Tätigkeiten. Wird von Anfang an gut dokumentiert, lässt sich spätestens im Anschluss an das Projekt sagen, wo effizient und wo weniger effizient gearbeitet wurde. Die Produktivität von Mitarbeitenden, Abteilungen und Projektabschnitten lässt sich spätestens jetzt auswerten. Spätestens jetzt kann man aus seinen Fehlern lernen und Verbesserungsansätze überlegen.
Allgemeine Ziele der Projektdokumentation
Einige Ziele sind jedoch global auf alle Phasen anzuwenden. Die größte Absicht, die eine Projektdokumentation stets verfolgt, ist die Verschriftlichung und Datenzusammenstellung für eine spätere Konsultation der Daten. Die Projektdokumentation in jeder Phase zielt darauf ab, eine valide Grundlage für künftige Entscheidungen bezogen auf die jeweilige Phase zu sein. Was ist in der Projektplanung, dem Projektverlauf und im Projektabschluss zu verbessern? Die Daten der Projektdokumentation können hier die erwünschten Antworten liefern. Außerdem dient das Sammeln der ganzen Projektdaten dazu, den Kunden und Stakeholdern einen guten Einblick in den Projektverlauf zu geben. Sie kann eine Grundlage für weitere Finanzierungen sein.
Beispiel Projektdokumentation
Um zu verdeutlichen, wie genau eine Projektdokumentation aussehen kann kommt hier ein Beispiel das helfen kann. Die Projektdokumentation von Initiierung bis Projektabschluss durchzuführen und die besonderen Ziele der einzelnen Projektphasen zu berücksichtigen kann sehr aufwendig sein. Deswegen lohnt es sich meist, sich die Unterstützung einer geeigneten Software zu holen.
Das Kernziel der Projektdokumentation ist es, die Abläufe zu dokumentieren einen Eindruck über die Effizienz und den Erfolg des Projekts zu haben. Im besten Fall schon während des Projekts, spätestens aber zum Projektabschluss. Eine App die sich auf Projektzeiterfassung spezialisiert hat ist deshalb das erste Mittel der Wahl.
Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack
Wie sämtliche Projektzeiten, erfasst TimeTrack auch die Arbeitszeit. Damit das möglichst präzise passiert, hat TimeTrack eine digitale Stempeluhr eingeführt. Wie früher analog können Mitarbeiter*Innen sich mit dem Tool beim Kommen und Gehen ein- und ausstempeln. Und das Sekundengenau. Die Arbeitszeit wird so präzise und zuverlässig abgespeichert und in die Sammlung und Gegenüberstellungen der restlichen Projektzeiten eingeführt. Getane und verbleibende Arbeitszeiten -und damit Leistungsraum für das Projekt- werden unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells, der Pausenregelung, und Feiertagen erstellt. Ohne Datenverlust oder Aufwand, der über ein paar Klicks hinausgeht können Stundenzettel und Abrechnungen erstellt werden. Und das sogar mit Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle.
TimeTrack – Anwesenheiten
Projektzeiterfassung mit TimeTrack
TimeTrack ist eine App der Projektzeiterfassung. Damit dient sie der Projektdokumentation von Projektplanung über Projektdurchführung und Projektcontrolling bis hin zum Projektabschluss.
In der Projektplanung wird je nach grobem oder genauem Projektplan festgelegt, welche Tätigkeiten und Projektabschnitte mit welchen finanziellen und zeitlichen Aufwänden besetzt werden. Im Verlaufe des Projektes werden dann die Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten gebucht. Die Software verfügt über eine Projektstempeluhr, mit der alle Zeiten sekundengenau per Web-App, Smartphone, Mac oder PC erfasst werden. Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten können über die gleichen Medien direkt in den zugehörigen Projekten hinterlegt werden.
TimeTrack – Berichte und Analysen
Projektauswertung mit TimeTrack
Die über den Projektverlauf gesammelten Einträge können stets nach Belieben gefiltert und ausgewertet werden. Schon während des Projektverlaufs macht das Sinn. Bei TimeTrack definieren Sie mit einem Klick den gewünschten Zeitraum, filtern nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter*In, Abteilung oder sogar Notizen und lassen sich automatisch einen individuellen und detaillierten Bericht erstellen.
Die zuvor zuverlässig gesammelten Projektzeiten und Aufwände werden genauso zuverlässig in einen aussagekräftigen Report umgewandelt. Arbeitsstunden, Aufgaben und andere Leistungen lassen sich so gut überblicken.
TimeTrack – Projektverfolgung
Projektabrechnung und Leistungsnachweise mit TimeTrack
Die erfassten Projektzeiten dienen nicht nur als Grundlage für eine inhaltliche Auswertung des Projekts, sondern auch für die Erstellung professioneller Rechnungen und anderer Leistungsnachweise. Dazu wählen Sie in der App einfach einen Kunden aus und TimeTrack sucht alle Leistungen heraus, die für diesen Kunden erbracht wurden. Die Suche kann verfeinert werden, indem spezifische und kleinere Zeiträume ausgewählt werden oder im Suchfeld nach einem bestimmten Projekt gesucht wird.
Außerdem können Rechnungen sowie Leistungsnachweise geordnet werden. Welche schon bezahlt und welche noch offen sind ist so immer schnell und übersichtlich einzusehen.
TimeTrack – Rechnungsstellung
Fazit
Der Projektdokumentation kommt zu Unrecht wenig Aufmerksamkeit im Projektverlauf zu. Der Name mag Komplikationen und unangenehmen Aufwand suggerieren. Wer mit Projektdokumentation manuelle Aufzeichnungen und Excel Tabellen verbindet, ist nicht im Hier und Jetzt angekommen. Spezielle Apps zur Projektzeiterfassung automatisieren die Projektdokumentation und ermöglichen eine Effizienz und Leichtigkeit der Dokumentation, die anders nie gegeben wäre.
TimeTrack lässt Unternehmen als App zur Projektzeiterfassung nur von den Vorteilen der Projektdokumentation profitieren. Automatisiert, unkompliziert, sicher und zuverlässig werden alle Vorgänge im Projekt von Planung bis Abschluss dokumentiert. Darüber hinaus erstellt TimeTrack datenbasierte Auswertungen die als Grundlage für weitere Projekte dienen können. Projektdokumentation war noch nie so einfach und effizient wie mit TimeTrack. Probieren Sie es doch einfach mal aus mit der zweiwöchigen Probeversion!
Noch vor einigen Jahren waren in vielen Unternehmen nur fixe Arbeitszeitmodelle erlaubt. Für alle Arbeitnehmern eines Unternehmens galten daher dieselben Arbeitszeiten und die Anwesenheit am Arbeitsplatz galt zugleich als effektive Arbeitszeit.
In den letzten Jahren – und nicht zuletzt wegen Corona-Krise – hat sich der Trend entwickelt, dass immer mehr Arbeitgeber eine Arbeitszeitflexibilisierung befürworten. Es gibt viele Möglichkeiten Arbeitszeit flexibel zu gestalten. In diesem Betrag erfahren Sie mehr über verschiedene Modelle der Arbeitszeitflexibilisierung.
Arbeitszeitflexibilisierung: Definition
Arbeitszeitflexibilisierung ist jede Veränderung der üblichen Lage, Dauer oder Verteilung der Arbeitszeit. Dazu zählen nicht nur andauernde, sondern auch vorübergehende Veränderungen der Arbeitszeit. Ziel dieser Veränderungen sind auf der einen Seite die Anpassung der Arbeitszeiten an saison- oder anders bedingte Schwankungen der Auftragslage. Andererseits wollen immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mehr Freiheit bei der Arbeitszeiteinteilung geben. So können mit der Arbeitszeitflexibilisierung auch individuelle Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter besser berücksichtigt werden.
Arbeitszeitgestaltung: Überblick über verschiedene Arbeitszeitmodelle
Die Arbeitszeitflexibilisierung kann mit unterschiedlichen Modellen umgesetzt werden. Bei der Umsetzung muss der Arbeitgeber weiterhin das Arbeitszeitgesetz beachten. Auch bei flexibler Arbeitszeit sind daher die Grenzen der zulässigen täglichen Arbeitszeit zu beachten und die Ruhepausen und -zeiten genau einzuhalten. Außerdem gilt auch hier die Pflicht der Arbeitszeiterfassung entsprechend dem einschlägigen EuGH-Urteil zum Thema Zeiterfassung. Das gewählte Modell der flexiblen Arbeitszeit muss zudem im Rahmen einer Betriebsvereinbarung genau geregelt sein.
Hier erhalten Sie einen Überblick über die bestehenden, verschiedenen Modelle:
Gleitzeit
Beim Gleitzeitmodell gibt es keine fixe Regelung der Arbeitszeit. Dem Arbeitnehmer wird ein größerer Spielraum bei der Gestaltung seiner Arbeitszeit gegeben. So können Arbeitnehmer innerhalb eines definierten Zeitrahmens entscheiden, wann sie in die Arbeit kommen bzw. die Arbeit wieder verlassen.
Teilzeit
Von Teilzeitarbeit spricht man, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig kürzer arbeitet als der vergleichbare Vollzeitbeschäftigte. Dabei handelt es sich also um reduzierte Wochenarbeitszeit.
Vertrauensarbeitszeit
Bei diesem Modell stehen dem Arbeitgeber gute Ergebnisse seiner Angestellten im Vordergrund, wobei dem Arbeitnehmer die Zeiteinteilung überlassen wird. Ähnlich wie bei Gleitzeit entscheiden die Arbeitnehmer selbst, wann ihr Arbeitstag anfängt und aufhört, übernehmen aber auch die Verantwortung, dass ihre Aufgaben rechtszeitig und ordnungsgemäß erledigt werden.
Remote Work
Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie hat Remote Work an Popularität gewonnen. Hier erledigen Arbeitnehmer einen Teil der Arbeit am Arbeitsplatz und den Rest zu Hause im Homeoffice. Ein solches Angebot bietet Arbeitnehmern absolute geografische und zeitliche Flexibilität.
Jobsharing
Ein weiteres Modell zur Arbeitszeitflexibilisierung ist Job-Sharing. Bei Jobsharing besetzen zwei oder mehrere Arbeitnehmer eine Vollzeitstelle. Der Arbeitgeber muss mit jedem Jobsharer einen Arbeitsvertrag abschließen und darf ihn grundsätzlich nicht automatisch kündigen, wenn der andere Jobsharer das Unternehmen verlässt.
Arbeit auf Aufruf
Arbeitnehmer können ihre Arbeit auch entsprechend dem Arbeitsanfall erbringen. Der Arbeitsvertrag muss eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festlegen. Dabei muss der Arbeitgeber jedenfalls eine Abruffrist von vier Kalendertagen einhalten, andernfalls kann der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung ohne rechtliche Konsequenzen verweigern.
Lebensarbeitszeit
Die Lebensarbeitszeit wird oft genutzt, um etwa auf ein Sabbatical hinzuarbeiten. Geleistete Überstunden werden langfristig auf einem Zeitkonto gespeichert, sodass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, diese hinterher in größeren Blöcken „abzufeiern“. Dieses Modell muss schriftlich vereinbart werden. Während der späteren Freistellungsphase bleibt das Dienstverhältnis aufrecht und die in der ersten Phase geleistete Überstunden werden weiterhin während Freistellungsphase als laufendes Entgelt ausbezahlt.
Flexibilisierung der Arbeitszeit
Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Die Arbeitnehmer schätzen die flexible Arbeitszeitmodelle als Instrument einer gewissen Zeitautonomie. Arbeit und Privatleben lassen sich bei flexibler Arbeitszeitgestaltung viel leichter vereinbaren. Die gewonnene Flexibilität gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, selbst über eigene Arbeitszeit zu entscheiden und den eigenen Arbeitstag nach eigenen Bedürfnissen und tatsächlicher Auftragslage mitzugestalten, was für die Mehrheit der Arbeitnehmer zusätzlich motivierend ist. Als Folge der Einführung von flexiblen Arbeitszeiten ist auch meist ein Überstundenrückgang, was ein klarer Vorteil für den Arbeitgeber ist. Ein weiterer Punkt ist, dass flexibles Arbeiten immer mehr zu einem Faktor im Employer Branding wird. Künftige Arbeitnehmer bevorzugen Arbeitgeber, die Möglichkeiten bieten, die eigenen Bedürfnisse in die Planung einzubringen und werden bei der Jobauswahl klar präferiert.
Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitgeber
Flexible Arbeitszeit tatsächlich umzusetzen, bedeutet für viele Arbeitgeber eine enorme Herausforderung: Unternehmen müssen gleichzeitig die aktuelle Auftragslage, die gesetzliche Bestimmungen und unterschiedlichste Interessen der Arbeitnehmer im Planungsprozess berücksichtigen. Außerdem muss die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Arbeitnehmern sowie unter Arbeitskollegen gut organisiert werden, damit der Betrieb auch bei Abwesenheit einzelner Arbeitnehmer fortgeführt werden kann.
Bei der flexiblen Arbeitszeitmodellen müssen die Arbeitnehmer ein hohes Maß an Verantwortung und Selbstdisziplin aufweisen. Etwa bei Remote Work muss jeder Arbeitnehmer die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem klar ziehen, um auch in einem privaten Raum die Produktivität zu erlangen, die am Arbeitsplatz selbstverständlich ist. Der Arbeitnehmer selbst muss also für die optimale Bedingungen für seine Produktivität sorgen.
Besitzt man als Arbeitnehmer ein hohes Maß an Verantwortung, besteht auf der anderen Seite die Gefahr, 24/7 zu arbeiten. Viele Studie belegen, dass der Großteil der Menschen mit sehr flexiblen Arbeitszeitmodellen über körperliche und psychische Belastungen berichten. Mit der ununterbrochenen Erreichbarkeit über Firmenhandy können daher auch die Arbeit-Familie-Konflikte steigen.
Flexible Arbeitszeitmodelle mithilfe von Zeiterfassungssoftwares verwalten
Gerade flexible Arbeitszeiten müssen genau verfolgt werden. Um der Flexibilität die nötige Transparenz zu geben, ist eine digitale Arbeitszeiterfassung zu empfehlen. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Jede Branche bzw. jedes Unternehmen hat verschiedene Arbeitszeitmodelle, die es zu verwalten gilt. Eine digitale Arbeitszeiterfassung kann hier zu mehr Übersichtlichkeit führen – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Denn so erhalten alle Beteiligten einen Überblick über erbrachte oder angesparte Stunden sowie über eingehaltene Pausen. An- und Abwesenheiten (Urlaub oder Karenzen) sind sicher dokumentiert, sodass diese bei der Personalplanung berücksichtigt werden können.
Mit der Zeiterfassungssoftware TimeTrack stellen Sie ihren Mitarbeitern ein Tool zur Verfügung, dass ihnen sämtliche Arbeit rund um die Arbeitszeitverfolgung erspart. TimeTrack bietet die Möglichkeit, flexible Arbeitszeitmodelle in Arbeitszeitkonten abzubilden. Die Mitarbeiter müssen nur die automatische Stempeluhr betätigen und TimeTrack automatisiert die Arbeitszeiterfassung.
TimeTrack – Anwesenheiten Stempeluhr
Sie als Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sich an die vertraglichen Vereinbarungen halten. Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (alle Arbeitgeber müssen gemäß dem EuGH Urteil zur Zeiterfassung die sämtlichen Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer protokollieren und nachweisen können) unterliegt schließlich der Verantwortung des Arbeitgebers. Gerade die flexibleren Arbeitszeitmodelle benötigen daher ein System, das Ihnen zur mehr Übersichtlichkeit und Transparenz verhilft.
Fazit
Statt überfordert von der Freiheit zu sein, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, bringen Sie mit einem Tool wie TimeTrack Struktur in Ihre Work Life Balance. Nur mit diesem gewissen Maß an Struktur schaffen Ihre Mitarbeiter ihr perfektes Maß an Arbeit und Freizeit zu erlangen. Nur so nutzen Sie das volle Potenzial, welches flexible Arbeitszeitmodelle zu bieten haben. Probieren Sie am besten gleich die kostenlose Probeversion von TimeTrack aus!
Wenn nach einer Kündigung eine Stelle im Unternehmen frei wird, dann ist es die Aufgabe der Personalabteilung oder des Chefs einen neuen Mitarbeiter für diese zu finden. Aber wie genau läuft der Bewerbungsprozess ab und was für Punkte sollten Sie während des Prozesses beachten? Wie Sie die Suche mit Erfolg abschließen und wie das Recruiting abläuft, möchten wir Ihnen in folgendem Artikel Schritt für Schritt erläutern.
Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?
Das Wort „Prozess“ deutet schon an, dass etwas im Gange ist und in diesem Fall ist es die Bewerbung. Der Bewerbungsprozess lässt sich in unterschiedliche Phasen unterteilen, diese wiederum sind abhängig von der Unternehmensgröße und der ausgeschriebenen Position. Generell wächst der Umfang des Bewerbungsprozesses, je höher in der Hierarchie die ausgeschriebene Stelle steht.
Der Ablauf des Bewerbungsprozesses
1. Stellenanzeige
Zu Beginn des Recruitingprozesses steht das Ausschreiben und Veröffentlichen der Stellenanzeige auf den relevanten Karriereseiten und Social Media. In der Stellenanzeige sollten Sie die wichtigsten Eckpunkte, die der Bewerber über die zu besetzende Stelle wissen sollte, erwähnen. Dazu zählen in erster Linie der Beruf, die erwarteten Qualifikationen und Anforderungen an den Kandidaten. In der Anzeige verzichten Sie am besten auf einen Fließtext und fassen stattdessen die Fakten in kurzen Stichpunkten zusammen. Um den Job attraktiv zu gestalten, erwähnen Sie unbedingt auch die Mitarbeitervorteile, wie eventuell gratis Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel, etc., um dem Kandidaten einen Mehrwert zu bieten.
2. Bewerbungseingang
Dank Ihrer überzeugenden Stellenausschreibung werden sich im nächsten Schritt zahlreiche Kandidaten bei Ihnen bewerben wollen. Damit ihnen das auch schnell und einfach gelingt, sollten Sie dafür sorgen, dass der Bewerber mit nur wenigen Klicks bei der Online-Bewerbung seine Unterlagen einsenden kann. Am besten werden die Bewerber dazu auf eine Seite weitergeleitet, auf der sie ein übersichtliches Bewerbungsformular vorfinden, auf dem sie nicht unnötig viele Felder ausfüllen müssen. Alternativ können Sie auch eine eigene E-Mail-Adresse für Bewerbungen erstellen, um die Übersicht zu behalten.
Um den Prozess beiden Seiten zu vereinfachen, können Sie zudem ein CV-Parsing-Tool nutzen. Dieses bietet den Kandidaten die Möglichkeit, ihren Lebenslauf, das Anschreiben und gegebenenfalls weitere Dokumente hochzuladen. Sie als Recruiter haben dadurch den Vorteil, dass Sie die Details zum Bewerber direkt einsehen können.
Tipp: Sollte das Stellenangebot nicht passend für den Kandidaten sein, bieten Sie auf Ihrer Seite die Möglichkeit für Initiativbewerbungen an. So können Sie schnell auf einen Bewerberpool zurückgreifen, wenn eine passende Stelle frei wird.
3. Bewerberverwaltung
Nachdem Sie die Bewerbungen erhalten haben, können Sie damit beginnen, die Bewerber zu beurteilen und über die nächsten Schritte zu informieren. Damit sich Ihre Bewerber sicher sein können, dass ihre Unterlagen bei Ihnen angekommen sind, können Sie automatische E-Mails zur Eingangsbestätigung der Online-Bewerbung veranlassen. Durch solche automatischen Emails zu Einladungen, Absagen oder Zusagen können Sie sich die Verwaltung erleichtern.
4. Bewerberauswahl
Nachdem Sie sich mit den Bewerbungsunterlagen auseinandergesetzt haben und diese mit Ihren Kollegen besprochen haben, müssen Sie entscheiden, welche der Kandidaten Sie zu einem Gespräch einladen möchten. Zuerst prüfen Sie vorzugsweise alle Bewerbungen auf Formalitäten. Gibt es Rechtschreibfehler, falsch geschriebene Ansprechpartner, unvollständige Angaben oder fehlende Qualifikationen? Dann können Sie diese Kandidaten meist sofort aussortieren. Anschließend ist die genauere Prüfung der Unterlagen an der Reihe, damit Sie die Bewerber in verschiedene Kategorien einteilen können. Dazu werden die Bewerber in drei Gruppen unterteilt:
- A-Bewerber
Potenzielle Kandidaten für die Stelle, deren Profil absolut mit der Ausschreibung übereinstimmt und die sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können.
- B-Bewerber
Kandidaten, die eine hohe Übereinstimmung mit der Ausschreibung aufweisen und nachrücken können.
- C-Bewerber
Kandidaten, deren Profil zu geringe Übereinstimmung mit der Ausschreibung aufweist und die daher weniger bis gar nicht infrage kommen.
5. Vorstellungsgespräch
Wer mit seinen Bewerbungsunterlagen Ihr Interesse geweckt hat, sollte zunächst zu einem Telefoninterview eingeladen werden. Dieser Zwischenschritt hat den Vorteil, dass er Zeit und Geld spart und Sie sich ein besseres Bild vom Bewerber machen können.
Der Bewerber selber hat ebenfalls den Vorteil, dass für ihn der Aufwand geringer ist und er meist nicht so nervös ist. Der Recruiter kann sich bei diesem Gespräch viel besser auf die Stimme und den Inhalt konzentrieren und dieses bewerten. Der Nachteil ist, dass hierbei natürlich auf Gestik und Mimik verzichtet werden muss, allerdings hat das Telefoninterview meist genug Aussagekraft, um eine mögliche Eignung oder gegenseitige Sympathien zu bestimmen.
In der zweiten Auswahlrunde geht es dann ins persönliche Bewerbungsgespräch. Die meiste Vorbereitung wird hier zwar vom Kandidaten erwartet, aber auch Sie sollten dieses Gespräch nicht auf die leichte Schulter nehmen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie ähnlich wie beim Mitarbeitergespräch, gut vorbereitet sind. Achten Sie darauf die richtigen Fragen zur Stelle zu haben und auch dem Kandidaten Antworten auf seine Fragen geben können. Wie das Vorstellungsgespräch gestaltet wird, ist ganz Ihnen überlassen. Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Interviewarten:
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Das klassische Vorstellungsgespräch
Dieser Interviewtyp ist genau die Art des Vorstellungsgesprächs, wie es uns meist in den Medien vermittelt wird. Das Gespräch findet hierbei im Büro des Chefs statt und neben dem Kandidaten sind vielleicht noch ein bis drei weitere Gesprächspartner anwesend.
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Das Gruppeninterview
Manchmal wird eine Gesprächssituation gewählt, bei der nicht nur ein Kandidat, sondern auch noch andere Bewerber anwesend sind. Diese Situation soll bewusst zu mehr Druck führen und die Teamfähigkeit testen.
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Das Telefoninterview
Statt vor Ort beim Unternehmen werden heute zunehmend vorab Telefoninterviews geführt. Dafür wird ein fester Termin vereinbart und ein ruhiger Ort gewählt, an dem Sie ungestört reden können. Weitere Varianten dieses Interviewtyps wären das Vorstellungsgespräch per Skype oder Zoom.
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Das Stressinterview
Bei einem Stressinterview werden die Kandidaten gezielt unter Druck gesetzt und aus dem Konzept gebracht. Hierbei wird getestet wie der Bewerber mit stressigen Situationen umgeht und ob er es schafft, professionell und ruhig zu bleiben.
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Das Bewerbungsessen
Das Bewerbungsessen ist ein eher seltener Interviewtyp, der aber gerade bei Führungskräften gerne genutzt wird. Auch wenn die Atmosphäre locker wirkt, wird hier alles genauestens beobachtet.
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Das strukturierte Interview
Um die größtmögliche Vergleichbarkeit und eine objektive Auswahl herzustellen, wählen manche Arbeitgeber das sogenannte strukturierte Interview. Hier läuft jedes Interview mit jedem Kandidaten genau gleich ab. Sprich, gleicher Ablauf, gleiche Struktur und dieselben Fragen. Dadurch wird es leichter, später die Unterschiede zwischen den einzelnen Bewerbern zu sehen.
5. Das Assessment-Center
Das Assessment-Center kommt nicht in jedem Bewerbungsprozess vor, kann aber durchaus hilfreich sein, vor allem in größeren Konzernen. Ein Assessment-Center besteht aus mehreren Runden, die bis zu drei Tage dauern und deren Zweck es ist, den Kandidaten besser kennenzulernen. Dabei werden Situationen nachgestellt, die dem Arbeitsalltag oder beruflichen Problemstellungen entsprechen. Das Assessment-Center ist demnach meist eine Kombination aus verschiedenen Tests, Übungen, Plan- und Rollenspielen.
- Selbstpräsentation
Im ersten Schritt schildert jeder der Bewerber seinen bisherigen beruflichen Werdegang und seine größten Erfolgen sowie persönliche Stärken.
- Übungen
Anschließend fallen Übungen wie die Postkorbübung, Intelligenz– und Konzentrationstests an.
- Rollenspiele
Auf die Übungen folgen Gruppendiskussionen und Fallstudien anhand von Wirtschaftsthemen, bei denen Teamgeist und Problemlösungskompetenz auf die Probe gestellt werden.
- Feedback
Zuletzt folgt die Feedbackrunde mit den Beobachtern, bei der die Kandidaten durch eine gute Selbsteinschätzung überzeugen sollen. Sie punkten, wenn Sie kritisch auf Dinge eingehen, die besser hätten laufen können, aber auch die Dinge nennen, die geglückt sind.
6. Einstellung / Onboarding
Nachdem Vorstellungsgespräch kommt der entscheidende Moment, in dem Sie eine finale Entscheidung treffen müssen. Dazu besprechen Sie sich am besten mit allen, die auch am Bewerbungsprozess beteiligt waren, um sich für den perfekten Kandidaten zu entscheiden.
Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, ist es an der Zeit den Vertrag zu unterschreiben. Anschließend folgt der erste Tag des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Hier gilt es die Hürde zu überwinden, dass dieser sich in Ihrem Unternehmen wohl fühlt und so lange wie möglich im Unternehmen bestehen bleibt. Um ihm den Einstieg so angenehm wie möglich zu gestalten, stellen Sie ihm am besten einen persönlichen Mentor zur Verfügung, der ihn auf seinem Weg begleitet. Dieser sollte den neuen Mitarbeiter bestmöglich einarbeiten und ihm auf noch offene Fragen eine Antwort geben können. Damit der Kandidat sich im neuen Job wohlfühlt, ist es eine gute Idee, eine kleine Vorstellungsrunde mit allen Mitarbeitern zu organisieren.
Ein kurzer Blick in den Ablauf des Bewerbungsgesprächs
Vor dem Gespräch
Damit sich der Kandidat beim Gespräch gut aufgehoben fühlt und für den Fall, dass Sie mehrere Bewerber eingeladen haben, sorgen Sie dafür, die Wartezeit angenehm zu gestalten. Dazu zählen beispielsweise ein gemütlicher Warteraum und das Bereitstellen von Getränken und Snacks. Wichtig ist, dass sich der Kandidat nicht wie ein lästiger Besucher, sondern wie ein potenzieller neuer Mitarbeiter fühlt.
Small Talk
Die erste Phase des Vorstellungsgesprächs beinhaltet die Begrüßung und einen kurzen Smalltalk. Falls Sie nicht der einzige aus dem Unternehmen sind, der das Gespräch führt oder noch andere Kandidaten anwesend sind, vergessen Sie nicht, auch diese vorzustellen. Sollte es sich um Ihre Kollegen handeln, so erwähnen Sie am besten auch deren Funktion im Unternehmen, damit der Bewerber weiß, mit wem er es zu tun hat.
Kennenlernen
Nachdem die Atmosphäre gelockert ist und jeder sich vom anderen einen ersten Eindruck machen konnte, ist es an der Zeit, gezielt Fragen zu stellen. Diese Fragerunde ist die Basis jedes Vorstellungsgespräch und hilft dabei zu erfahren, wer der Bewerber ist und welche Motivation er hat. Bitten Sie Ihn also, etwas über sich zu erzählen, welche Fähigkeiten er mit sich bringt, warum er sich beworben hat und wie sein bisheriger Werdegang war. Versuchen Sie außerdem, dem Kandidaten ein gutes Gefühl zu vermitteln und ihm die Nervosität zu nehmen.
Selbstvorstellung
Nach der Vorstellung des Bewerbers sind Sie damit an der Reihe, Ihr Unternehmen und die zu besetzende Position vorzustellen. Reden Sie kurz über die Kultur des Unternehmens und die Arbeitsabläufe sowie Anforderungen an den Job.
Rückfragen
Nachdem sich beide Seiten präsentiert haben, sollten Sie dem Bewerber noch einmal die Möglichkeit bieten Fragen zu stellen. Das hilft dem Kandidaten Unklarheiten zu klären und Sie können anhand der Qualität solcher Rückfragen noch etwas über den Besucher erfahren.
Der Abschluss
Im letzten Abschnitt des Gesprächs sollten Sie sich für den Besuch und das angenehme Gespräch bedanken, um sich dann förmlich zu verabschieden. Klären Sie den Bewerber zudem auf, wie es im Bewerbungsprozess üblicherweise weitergeht, also ob ein weiteres Gespräch folgt oder wer ihm weiter als Kontakt dient.
10 Tipps – Darauf sollten Sie bei Ihren Bewerbern achten
- Achten Sie darauf, ob die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten übersichtlich und strukturiert sind.
- Prüfen Sie den Lebenslauf, sowie die früheren Jobs und Erfahrung der Bewerber genau, denn hier können Sie schnell erfahren, ob der Kandidat für die Position fachlich in Frage kommt.
- Hat der Kandidat Zeugnisse und ein Anschreiben mitgesendet? Dann schauen Sie auch diese genau an, um mehr Informationen über ihn zu bekommen.
- Achten Sie darauf, dass die Bewerbung keine Fehler enthält.
- Gibt es auffällige Lücken im Lebenslauf? Versuchen Sie die Gründe dafür zu erfahren. Im Idealfall hat der Kandidat diese bereits im Motivationsschreiben erläutert.
- Hat der Bewerber sich bemüht und ein individuelles Anschreiben gewählt oder nur eine standardisierte Vorlage aus dem Internet benutzt?
- Machen Sie einen „Profil-Check“ des Bewerbers in den sozialen Medien und prüfen Sie, ob sein Auftreten professionell ist.
- Achten Sie beim Bewerbungsgespräch auch auf die Soft Skills, wie Neugierde, Innovationskraft oder Anpassungsfähigkeit des Bewerbers.
- Hat der Kandidat ein Bewerbungsvideo oder eine andere kreative Methode gewählt? Dann verleihen Sie Ihm ruhig einen Pluspunkt.
- Achten Sie auf den Schreibstil der Bewerbung, auch dieser kann Ihnen viel über den Absender verraten.
Fazit
Wir hoffen mit diesem Artikel konnten wir Ihnen einen guten Überblick über den Ablauf eines Bewerbungsprozesses geben. Sollten Sie in Zukunft Hilfe bei anderen Projekten benötigen, nutzen Sie gerne die 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Hier haben Sie die Möglichkeit ein Projekt anzulegen und dieses automatisch verfolgen zu lassen. Die App wird bestimmt auch Ihrem neuen Mitarbeiter dabei helfen, sich schnell in die Projektarbeit einzufinden.
Ein Augenarztbesuch oder ein Termin zur Vorsorgeuntersuchung: die Arzttermine sind oft unvermeidbar. Doch was passiert, wenn der Arzt ausgerechnet während der Arbeitszeit aufgesucht werden soll? Ob der Arbeitgeber zur Entgeltsfortzahlung verpflichtet ist, hängt oft von der Dringlichkeit des Arztbesuchs oder vom Arbeitszeitmodell des betroffenen Mitarbeiters ab. Nähere Details zum Thema „Arztbesuch während der Arbeitszeit“ finden Sie in diesem Beitrag.
Gesetzliche Regelung: Wann gehört ein Arztbesuch zur Arbeitszeit
Wie die Arbeitsbesuche in der Arbeitszeit zu behandeln sind, ist oft in den Tarifverträgen geregelt. Findet sich im einschlägigen Tarifvertrag keine Regelung, ist die Bestimmung des § 616 BGB anwendbar. § 616 BGB sieht vor, dass „der zur Dienstleistung Verpflichtete des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig wird, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.“
Ein Arzttermin zählt demnach jedenfalls dann zur Arbeitszeit – oder besser gesagt zur bezahlten Abwesenheit vom Arbeitsplatz – , wenn er dringend und nur innerhalb der Arbeitszeit möglich ist. Es kommt also auf die Dringlichkeit des Arztbesuches an! Einen generellen Anspruch für eine bezahlte Freistellung zum Zweck eines Arztbesuches haben die Mitarbeiter nicht. Wenn der Arzttermin also nicht dringend ist und auch außerhalb der Arbeitszeiten wahrgenommen werden kann, hat der Arbeitnehmer anstehende Arztbesuche in seiner Freizeit zu planen. Arbeitnehmer müssen sich ja aufgrund ihrer Rücksichtnahmepflichten darum bemühen, den Schaden (d.h. den Arbeitsausfall) möglichst zu vermeiden bzw. gering zu halten. Erst wenn Arbeitsausfall unvermeidbar ist, haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine bezahlte Freistellung.
In welchen Fällen muss der Arbeitgeber das Entgelt weiterzahlen?
Ausgehend von der älteren Judikatur des Bundesarbeitsgerichts muss die Notwendigkeit des Arztbesuchs gegeben sein, damit der Arbeitgeber überhaupt zur Entgeltsvorzahlung verpflichtet werden kann.
Eine Notwendigkeit des Arztbesuchs liegt in folgenden Fällen vor:
1. Arztbesuch nur zu einer bestimmten Uhrzeit:
Es gibt eine Vielzahl von Arztbesuchen, die nur zu einer bestimmten Uhrzeit möglich sind. Dies ist etwa bei einer morgendlichen Blutabnahme der Fall, zu welcher der Patient nüchtern erscheinen muss. Dementsprechend kann der Termin nur am frühen Morgen wahrgenommen werden und berechtigt zu einer bezahlten Freistellung.
2. Ordinationszeiten entsprechen der Arbeitszeiten:
Ordiniert der Vertrauensarzt nur während der Arbeitszeit des betroffenen Mitarbeiters, hat der Arbeitnehmer ebenfalls einen Anspruch auf bezahlte Freistellung. Dies gilt sogar auch dann, wenn für die Behandlung keine besondere Dringlichkeit besteht. Der Arbeitgeber darf vom Arbeitnehmer nicht verlangen, dass er einen anderen Arzt mit anderen Arbeitszeiten aufsucht.
3. Die medizinische Notwendigkeit:
Ist der Arbeitnehmer in einem schlechten körperlichen Zustand, sodass ein Arztbesuch umgehend erforderlich ist, hat der Arbeitgeber diesen Mitarbeiter bezahlt freizustellen. Dies ist etwa bei starken Zahnschmerzen, hohem Fieber oder einem Unfall der Fall. Bei starken Schmerzen wird der Arbeitnehmer allerdings in der Regel arbeitsunfähig sind und Krankenstandnehmen, sodass in solchen Fällen die Regelung des § 616 BGB von den Vorschriften des Entgeltsfortzahlungsgesetzes verdrängt wird.
4. Mutter-Kind-Pass Untersuchungen:
Schwangere Arbeitnehmerinnen können nach Mutterschutzgesetz auch während Arbeitszeit Mutter-Kind-Pass Untersuchungen wahrnehmen.
Arztbesuch: Freistellung auch für die Wegzeit
Zur Entgeltzahlung gehört nicht nur die Zeit des Arztbesuchs, sondern auch die Zeit für den Hin- und Rückweg. Dabei hat der Arbeitnehmer die schnellste Route zu wählen bzw. versuchen, je weniger Zeit für den Weg zu investieren. Tarifverträge können auch abweichende Regelungen enthalten.
Arztbesuche bei einer Teilzeit-Beschäftigung
Teilzeitbeschäftigte haben normalerweise mehr Freizeit als Vollzeitbeschäftigte und somit auch genug Gelegenheit, Arztbesuche auch außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen. Teilzeitbeschäftigte können somit nur in Ausnahmefällen eine Freistellung für einen Arztbesuch bekommen. Denn je mehr Freizeit ein Arbeitnehmer hat, desto mehr ist ihm auch zumutbar, Termine jeglicher Art außerhalb der Arbeitszeiten zu planen. Treten aber akute gesundheitliche Probleme auf, so muss der Arbeitgeber auch bei Arbeitnehmern in Teilzeit den Arztbesuch während der Arbeitszeit akzeptieren und das Entgelt weiterzahlen.
Arztbesuch bei Gleitzeit
Wer in Gleitzeit arbeitet, ist flexibel. Diese Flexibilität gibt dem Arbeitnehmer viele Vorteile, aber verpflichtet den Arbeitnehmer auch dazu, private Angelegenheiten wie Arztbesuche außerhalb der Arbeitszeit zu erledigen. Nur wenn ein medizinisch dringender Arztbesuch in die Kernarbeitszeit fällt, ist eine bezahlte Freistellung während Arbeitszeit auch bei Gleitzeit denkbar.
Was gilt bei regelmäßigen Behandlungen?
Die regelmäßige Physiotherapie oder Termine beim Psychotherapeuten: bei regelmäßigen Behandlungen gelten andere Regel. Wenn der Arbeitnehmer auf Dauer zur bestimmten Uhrzeit einen Arztbesuch absolvieren muss, ist der Arbeitgeber nicht zur Entgeltsfortzahlung verpflichtet. In diesem Fall macht es Sinn, die Lage der Arbeitszeit zu ändern. Denn – je regelmäßiger die Arzttermine sind, desto mehr muss sich der Arbeitnehmer darum bemühen, diese außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen.
Arztbesuche von kranken Angehörigen
Ein Feststellunganspruch für Arztbesuche der kranken Angehörige gibt es nur bei dringender Notwendigkeit. Hier gelten die gleiche Regel wie für den eigenen Arztbesuch. Die Arbeitnehmer haben daher die Arzttermine der kranken Angehörigen möglichst in ihre Freizeit zu legen.
Arztbesuch: Arbeitgeber rechtszeitig informieren
Ist ein Arztbesuch während der Arbeitszeit unvermeidbar, soll der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden. Dies gilt auch bei Arbeit im Homeoffice! Arbeitgeber haben weiters das Recht, eine ärztliche Bestätigung über den konkreten Arztbesuch zu verlangen. Diese sollte folgende Informationen enthalten:
- Name des Mitarbeiters
- Arbeitszeit des Arbeitnehmers
- Tatsächliche Uhrzeit der vorgenommenen Behandlung
- Gegeben Falls eine Erklärung des Arztes, dass die Behandlung nur während der Arbeitszeit möglich war.
Fazit
Arzttermine sind Privatsache und sollen grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit vereinbart werden. Nur bei akuter Dringlichkeit kann der Arzttermin ausnahmsweise auch während der Arbeitszeit stattfinden, wobei der Arbeitgeber das ungekürzte Entgelt weiterzuzahlen hat.
Arztbesuche mit TimeTrack digital verfolgen
Mit TimeTrack können Sie jede Abwesenheit vom Arbeitsplatz digital verfolgen. Im TimeTrack können Arztbesuche als Abwesenheitstyp angelegt werden. Dabei können Arztbesuche entweder als Teil der Arbeitszeit oder als eine Abwesenheit mit Stundenabbau erfasst werden, abhängig davon, ob ein Arbeitsbesuch zur Arbeitszeit zählt oder nicht. TimeTrack erleichtert Ihnen bürokratische Prozesse rund um Arbeitszeit und Abwesenheiten vom Arbeitsplatz.
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Zu einem erfolgreichen Teammanagement gehört bei weitem nicht nur, die Aufgaben und Arbeitspakete gut zu koordinieren. Die Teamführung sollte sich bewusst sein: Auch wenn die Teamorganisation ein wichtiger Bestandteil des Teammanagements ist, so hält sie das Team jedoch nicht integral zusammen.
Die wichtigste Komponente eines erfolgreichen Teams ist immer die Kommunikation. Egal wie kompetent die Mitarbeiter*Innen sind, wie gut die Aufgabenpakete koordiniert sind und welch technische Modernität ein Team an den Tag legt: Den scheinbar kleinen doch bedeutend großen Unterschied zu wirklich erfolgreichen Teams wird immer der Teamzusammenhalt durch eine gute Kommunikation machen. Kommunikation im Team ist so wichtig, weil sie garantiert, dass Kolleg*Innen einen Einblick in und ein Verständnis von ihrer gegenseitigen Arbeit haben. Das schafft eine höhere Identifikation mit dem Team, dem Projekt und dem Unternehmen und spornt Mitarbeiter*Innen zu mehr Motivation und Leistung an.
Eine weitere wichtige Komponente der Kommunikation ist Feedback im Team. Wenn einem Team Kommunikation wichtig ist, sollte es ebenso darauf bedacht sein, sich regelmäßig Feedback zu geben. Eine positive und offene Feedbackkultur kann Mitarbeitenden helfen, ihre Leistung besser einzuschätzen, sie anzupassen und motivierter zu arbeiten. Teamleiter*Innen wiederum haben die Möglichkeit, ihre Anliegen konstruktiv an die Mitarbeiter*innen zu bringen. Somit sind Feedbackgespräche eine wichtige Komponente der Positive Leadership.
Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen sind ein Muss in jedem erfolgreichen Team. Hier erfahren Sie, welche Benefits Sie sich für sich, ihr Team und ihr Unternehmen von Feedbackgesprächen erhoffen können. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Feedbackgespräche ideal in ihr Unternehmen integrieren und führen und mit welchen Tipps das ganz einfach geht.
Der Leitfaden für erfolgreiche Feedbackgespräche
Um eine positive Feedbackkultur zu pflegen ist es wichtig, regelmäßige und gute Feedbackgespräche in sein Unternehmen zu integrieren. An erster Stelle ist es dafür wichtig zu wissen, was ein Feedbackgespräch überhaupt ausmacht und welche Benefits Sie sich von Ihnen erhoffen können.
Was macht Feedbackgespräche aus?
Die Definition eines Feedbackgespräches ist klassischerweise ein Gespräch zwischen einem Angestellten und einem/ einer Vorgesetzten. Meist sind Feedbackgespräche dazu angedacht, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden spiegeln können, wie sie die vergangene Zusammenarbeit wahrgenommen haben. Meist haben auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu der vergangenen Zusammenarbeit zu äußern.
Die geleistete Arbeit kann so gemeinsam eingeschätzt, evaluiert und diskutiert werden. Das gemeinsame Sprechen über die Arbeit, über Leistungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern wird so zum Werkzeug der Leistungsoptimierung.
Indem beide Parteien in einem Feedbackgespräch die Möglichkeit haben, über Erfolge und Misserfolge, über Kritik– und Glanzpunkte und über Verbesserungs– und Ausbauungspotenziale zu sprechen, handeln sie gemeinsam die zukünftige Zusammenarbeit aus. Damit arbeiten sie gemeinsam an einer Optimierung von Prozessen und an dem Finden von Lösungen.
Das wichtigste dabei ist die beidseitige Involvierung im Prozess. Indem beide Parteien zu Wort kommen, wird auch der aus dem Feedbackgespräch resultierende Wandel beiden gerecht. Und von beiden gelebt. Die Identifikation mit den (neuen) Aufgaben wird höher und die Arbeitsprozesse werden motivierter angegangen. Eine wichtige Grundlage sollte bei Feedbackgesprächen immer sein, Faktenbasiert zu argumentieren. Die Produktivität des/ der Angestellten kann nur bewertet werden, wenn sie auch vorher adäquat erfasst und gemessen wurde.
Benefits, von denen sie mit einem Feedbackgespräch profitieren können
Wichtige Feedbackgespräch-Benefits, auf die sie sich freuen können, haben wir hier zusammengetragen. Sowohl Mitarbeiter*innen, als auch Vorgesetzte können in Feedbackgesprächen…
1. Ihre Selbstwahrnehmung darstellen
Feedbackgespräche sind die optimale Gelegenheit, alles, was sich über die letzte Zeit an Eindrücken gesammelt hat, loszuwerden. Vorgesetzte haben so die Möglichkeit, von den Erfahrungen des Daily Business ihrer Mitarbeitenden zu erfahren. So bekommen sie einen guten und validen Eindruck der Arbeit ihres Unternehmens, das sie meist nur „von oben“ betrachten. Mitarbeitende wiederum haben die Gelegenheit, Dinge gerade zu rücken, ein Verständnis ihrer Arbeit zu vermitteln und damit ein persönliches Verständnis zu gewinnen, was die Zusammenarbeit positiv beeinflusst.
2. Alte Ziele überprüfen und neue Ziele formulieren
Ein Feedbackgespräch ist der ideale Anlass für eine „Bestandsaufnahme“ des Projektes/ des Teams/ der eigenen Rolle oder sonstiger Prozesse. Statt blind weiterzuarbeiten, bietet sich hier die ideale Gelegenheit, gesetzte Ziele zu hinterfragen. Die Prozesse in Unternehmen und Projekten sind dynamisch, so wie die Teams selbst. Positionen werden besetzt und Mitarbeiter*Innen erfüllen bestimmte Rollen. In Stein gemeißelt sollten sie nie sein. Die einzige Konstante ist die Veränderung, sagte schon Heraklit. Mit Feedbackgesprächen hat ihr Team die Chance, dynamisch alte Ziele zu überprüfen und neue zu formulieren. Sowohl persönliche wie unternehmerische Ziele sind damit gemeint.
3. Anliegen vorbringen
Ein weiterer Vorteil von Feedbackgesprächen ist es, die Möglichkeit zu haben, Anliegen vorzubringen. Egal wie gut die alltägliche Kommunikation im Team ist, grundlegende Anliegen gehen im täglichen Geschäft doch leicht unter. Zwischen Tür und Angel ist eben selten Platz für die Thematisierung großer Anliegen. Diesen Platz schaffen Feedbackgespräche. Sie sind genau der richtige Raum für Mitarbeiter*Innen, ihre Anliegen der letzten Zeit vorzubringen. Für Vorgesetzte gilt das Gleiche. Die über die jüngste Zeit gesammelten Eindrücke der Arbeit der/ des Mitarbeitenden können hier gesammelt und sortiert vorgetragen werden.
4. Eine Einschätzung der eigenen Leistungen bekommen
Ein Feedbackgespräch ist zudem die optimale Gelegenheit, eine Einschätzung der eigenen Leistungen zu bekommen. Damit ist natürlich in erster Linie die Arbeit des/ der Mitarbeiter*In gemeint. Stimmt die Einschätzung der eigenen Leistung mit der des/ der Vorgesetzten überein? Erfüllt meine Arbeit meinen Leistungsanspruch und den meiner Vorgesetzten? Diese Fragen der Mitarbeiter können in eine Feedbackgespräch genauso gut beantwortet werden wie die Frage nach der Leistung der Führungsperson. Auch die Leistung und Qualität der Führungskraft kann hinterfragt du in Feedbackgesprächen ermittelt werden.
5. Erfolg kontrollieren
Indem ein Feedbackgespräch als Bestandsaufnahme der bisherigen Zusammenarbeit dient, dient sie gleichermaßen als Erfolgskontrolle. Über „Weiter so!“, oder das Einschlagen eines anderen Weges kann nach einem konstruktiven Feedbackgespräch entschieden werden. Und damit meist noch, bevor es zu spät ist und das Projekt oder die Zusammenarbeit schon kollabiert ist.
6. Motivation schaffen
Schlussendlich ist der größte Vorteil von Feedbackgesprächen das Schaffen neuer Motivation. Durch die gegenseitige Spiegelung der Wahrnehmung der Zusammenarbeit fühlen sich beide Parteien motivierter, die Zukunft zu gestalten. Vor allem da ein Feedbackgespräch dazu da ist, die jeweiligen und gemeinsamen Bedürfnisse der Zusammenarbeit offenzulegen. Gemäß der eigenen Wünsche kann nach einem Feedbackgespräch ein neues Kapitel aufgeschlagen werden, welches die Mitarbeiter*Innen tatkräftig, dynamisch und motiviert angehen können.
Struktur Feedbackgespräch
Feedbackgespräche können sehr unterschiedlich aussehen. Doch eine gewisse Struktur sollte ihnen zugrunde liegen. Nur so ist es möglich, dass alle beteiligten Parteien wissen, worauf sie sich einstellen können und sich entsprechend vorbereiten. Der/ die Vorgesetzte ist für die Planung, Koordination und die Durchführung des Feedbackgesprächs verantwortlich. Er/ Sie sollte sich an einer bestimmten Struktur orientieren, an der sich wie an einem roten Faden durch das Gespräch gehangelt werden kann.
Grundsätzlich ist ein Feedbackgespräch in 3 Phasen aufgebaut.
1. Analyse und Feedback
In dieser ersten Phase des Feedbackgesprächs haben Mitarbeiter*In und Vorgesetzte*R die Möglichkeit, die bisherige (oder seit dem letzten Gespräch vergangene) Leistung zu analysieren. Anhand von Daten und Kennzahlen können Vorgesetze aktuelle Arbeitsaufgaben auf bisherige Erfolge oder Misserfolge untersuchen und darstellen. Wurden Ziele erreicht? Gibt es Kritikpunkte? Wie zufriedenstellend ist die Arbeit gewesen? Diese Fragen können in dieser ersten Phase beispielhaft angebracht werden.
2. Planung und Ziele
Wie geht es weiter? Dieser Frage kann sich im zweiten Teil des Feedbackgesprächs gewidmet werden. Welche Veränderungen streben Mitarbeiter*In und Vorgesetzte*R an? Betreffen die Veränderungen die persönliche Rolle oder die Ausrichtung des Unternehmens? Wie und welche Aufgaben können demnächst geplant und angegangen werden? In dieser Phase des Feedbackgesprächs geht es darum, Ziele zu formulieren. Damit diese schon so konkret und konstruktiv wie möglich formuliert werden, ist es wichtig, dass sich beide Parteien schon in der Vorbereitung zum Gespräch Gedanken um diese Punkte machen. Im Gespräch können Planung und Zielsetzung erfolgen, doch schon vorher muss ein Bewusstsein für diese vorhanden sein.
3. Perspektive und Entwicklung
In dieser letzten Phase des Feedbackgesprächs, können Perspektiven und Entwicklungswünsche angesprochen werden. Hier kann es persönlich werden. Wie möchte sich der/ die Mitarbeiter*In (beruflich) entwickeln? Welche Entwicklungsoptionen stellen sich im Unternehmen oder Team? Eine gute Führungskraft zeichnet unter anderem aus, dass sie sich für die persönliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden interessiert und einsetzt. Mögliche Maßnahmen zur Personalentwicklung können hier besprochen werden. Nur ein*e glückliche*r Mitarbeiter*In ist schließlich ein*e gute*e Mitarbeiter*in.
Der richtige Zeitpunkt: Wann Feedbackgespräche Sinn machen
Der alte Spruch „Zeit ist Geld“, gilt auch für Feedbackgespräche. Je nachdem, wann Feedbackgespräche platziert werden, haben sie eine andere Wirkkraft auf die Zusammenarbeit. Ist der Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch gut gewählt, kann es seine optimale Wirkung entfalten.
In jedem Fall aber sollten Feedbackgespräche regelmäßig eingeplant und zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Mit einem festen Turnus ist das Feedbackgespräch bei jedem Mitarbeitenden eingeplant. So können sich die Mitarbeitenden stets gut vorbereiten. Ist der Zeitpunkt eines Feedbackgesprächs bekannt, arbeiten Mitarbeiter*Innen bewusster, oder nehmen ihre Arbeit bewusster wahr. Würden sie nicht wissen, dass bald dein Feedbackgespräch ansteht, würden sie ihre Arbeit nicht so stark auf Qualität überprüfen. Genauso wenig wie die Zusammenarbeit mit Kolleg*Innen und Vorgesetzten.
Das Feedbackgespräch nach der Probezeit
Eine wirkungsvolle Platzierung eines Feedbackgesprächs bietet sich nach der Probezeit an. In einem Feedbackgespräch geht es schließlich um die Evaluierung der bisherigen und die Planung der zukünftigen Zusammenarbeit. Am Ende einer Probezeit sollte genau das besprochen werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können hier bewusst entscheiden, ob und wie sie die zukünftige Zusammenarbeit gestalten wollen.
Es ist nicht nur zu empfehlen, sondern dringend zu raten, nach der Probezeit ein ausführliches Feedbackgespräch zu führen. Neben den gängigen Vorteilen, die ein Feedbackgespräch bringen kann, bietet sich hier zudem die erstmalige Möglichkeit, einander Vertrauen entgegenzubringen. Zum anderen bietet sich hier die erste Möglichkeit, einander zu zeigen, wie man sich gegenseitig wahrnimmt. Das Feedbackgespräch am Ende der Probezeit bietet damit die Möglichkeit, eine vertrauensvolle Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen.
So führen Sie Feedbackgespräche: Ein Guide mit Tipps und Tricks
Damit Sie optimal in ihre kommenden Feedbackgespräche gehen können, haben wir Ihnen hier einen kleinen Guide zusammengestellt. Mit diesen Fragen, Tipps und Tricks können Sie und Ihr Unternehmen optimal von den Feedbackgesprächen profitieren.
Fragenkatalog
Am besten sind sie vorbereitet, wenn sie diese Fragen schon vor dem eigentlichen Gespräch, während der Arbeitszeit und der Gesprächsvorbereitung im Kopf haben. Je nach Phase des Feedbackgesprächs unterscheiden sich die Eignung von Fragen. Diese Fragen eignen sich für die jeweiligen Phasen.
1. Fragen für Analyse und Feedback
- Welche Herausforderungen wurden wie (gut) bewältigt?
- Was wurde erreicht? Welche Erfolge und Ergebnisse wurden eingesammelt?
- Welche Projekte wurden wie gut abgeschlossen?
- Wie hat der/ die Mitarbeiter*In seine Aufgaben erledigt?
- Wie produktiv war der/ die Mitarbeiter*In?
2. Fragen für Planung und Zielbesprechung
- Wie laufen die Prozesse der Zusammenarbeit?
- Welche Arbeitsschritte könnten verbessert werden?
- Was läuft gut und sollte weiterhin fokussiert werden?
- Worin sollte zukünftig investiert werden?
- Generell: Wo stehen wir und wo wollen wir hin?
3. Fragen für die Abklärung von Perspektiven und Entwicklungen
- Wie wird die aktuelle Rolle im Unternehmen wahrgenommen?
- Gibt es den Wunsch nach Veränderung von Aufgaben oder Abläufen?
- Wie kann die Arbeit des/ der Mitarbeitenden effektiver gestaltet werden?
- Wie können die Fähigkeiten des/der Mitarbeitenden optimal gefordert und gefördert werden?
- Wie könnte man die Fertigkeiten des/ der Mitarbeitenden nützlich ausbauen?
Vorbereitung ist alles
Abgesehen von den Fragen, die ein gutes Feedbackgespräch ausmachen, gibt es noch weitere Tipps, wie sie das Feedbackgespräch effektiv nutzen können. Im Feedbackgespräch sind Vorbereitungen alles. Es bringt wenig, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber erst kurz vor dem Gespräch darüber Gedanken machen, was sie sagen wollen.
Im besten Fall sollte schon während des Arbeitsprozesses kontinuierlich ausgewertet werden, wie die Arbeit empfunden wird. Die Methode Lessons Learned sieht zum Beispiel vor, schon während des Arbeitsprozesses ein Log zu führen, in dem alle negativen Auffälligkeiten im Arbeitsprozess aufgeführt werden. Wenn Mitarbeiter*Innen positive wie negative Dinge gleich notieren, kann ein solches Log eine gute Grundlage für ein Feedbackgespräch werden.
Protokoll über die eigene Wahrnehmung von Prozessen zu führen, ist fortlaufend von Bedeutung. Nach den Feedbackgesprächen und im weiteren Verlauf der Arbeit kann so gesehen werden, was sich nun tatsächlich verändert und verbessert hat.
Leistungen und Erfolge quantifizieren
Argumente, die im Feedbackgespräch wie aus der Luft gegriffen wirken, werden nicht sonderlich ernst genommen. Deshalb ist es vor allem auf Arbeitgeberseite wichtig, einen Maßstab zu haben, an dem die Leistung des Mitarbeitenden gemessen wird. Leistungen und Erfolge sollten deshalb immer quantifiziert werden. Produktivität kann mit verschiedenen Methoden gemessen werden. Erfolge sind meist recht objektiv zu messen. Viele Projektmanagementsoftwares bieten dazu die idealen Werkzeuge.
Die Zeiterfassungssoftware TimeTrack bildet die aktuellen Projekterfolge in Echtzeit ab. Ein andauernder Soll-Ist-Vergleich der verfügbaren Ressourcen lässt schon früh im Projekt vermuten, wie erfolgreich es enden wird. Spätestens mit der Projektauswertung am Ende, in der TimeTrack automatisch alle Prozesse des Projektes abbildet, kann über Erfolg oder Misserfolg entschieden werden.
TimeTrack – Projektverfolgung
Eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann zudem dabei helfen, Feedbackgespräche vorzubereiten, indem es transparent alle Vorgänge im Projekt und alle Vorgänge des Mitarbeitenden aufzeichnet.
Fazit
Der Grundstein einer positiven Feedbackkultur ist das regelmäßige Feedbackgespräch. Für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer ist es ein wichtiges Tool, die Arbeitsprozesse im Unternehmen und der Zusammenarbeit auszuwerten und zu verbessern. TimeTrack kann ihre Feedbackgespräche unterstützen, indem es Ihnen Fakten und Daten liefert, auf denen ihr Feedback an Mitarbeitende aufbauen kann. Probieren Sie es jetzt in der zweiwöchigen Probeversion aus!
Bevor ein Projekt beginnt, sollten erst einmal alle Mitglieder informiert und vor allem motiviert werden! Am einfachsten geschieht das mit Hilfe eines Kick-Off-Meetings. Was genau darunter verstanden wird und wie Sie ein erfolgreiches erstes Meeting planen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten.
Was ist ein Kick-Off-Meeting?
Unter einem Kick-off-Meeting (=Startveranstaltung bzw. Auftaktveranstaltung) verstehen wir ein Treffen, welches zu Anfang eines neuen Projekts stattfindet und somit den Beginn einleitet. Zeitlich gesehen liegt es nach der allgemeinen Projektplanung, aber vor dem eigentlichen Projektstart. An der Kick-off-Veranstaltung nehmen im Idealfall alle Mitglieder des Projektteams, gegebenenfalls auch der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder teil.
Es gibt jedoch auch Projektmanagement-Leitfäden, die kein Kick-off-Meeting vorsehen, da es darin nicht für notwendig gehalten wird. Diese Veranstaltungen werden vor allem bei Unternehmen und Organisationen angewendet, bei denen Projektarbeit nicht zum Arbeitsalltag gehört. Es dient dazu, inhaltliche, personelle und organisatorische Rahmenbedingungen des Projekts zu klären und durch einen gut organisierten Start das Projekt auf den richtigen Weg bringen.
Ziele des Kick-Off-Meetings
Ein Kick-Off-Meeting hat viele verschiedene Ziele, die im Großen und Ganzen vor allem dem gemeinschaftlichen Start in das neue Projekt dienen. Die Motivation der Mitarbeiter soll gefördert werden und Unterstützung im Teilnehmer- und Stakeholder-Kreis gewonnen werden. Hervorzuheben ist auch der informative Charakter, da die Beteiligten bei diesem Treffen alle auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden sollen, um ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Die Kernthemen hierbei sind das Projektziel, die Unternehmensstrategie, die Vision und Bedeutung des Projekts und die Rahmenbedingungen. Zudem sollten auch die Methodik, die Arbeitsweise und die Rolleneinteilung der Mitarbeiter in dem Meeting Platz finden.
Wer sollte am Meeting teilnehmen?
Um den Zweck des Meetings vollständig zu nutzen, sollten alle wichtigen Parteien daran teilnehmen. Dazu zählen sämtliche Projektbeteiligte, wie der Projektleiter, andere Führungskräfte und die einzelnen Teammitglieder. Zusätzlich sollten auch die eigene Geschäftsführung und Vertreter wichtiger Stakeholdergruppen anwesend sein. Da ohne den Auftraggeber ein entscheidender Faktor des Projekts fehlen würde, ist es besonders wichtig, einen Termin zu finden, zu dem dessen Teilnahme möglich ist. Er sollte zumindest eine kurze Ansprache an die Beteiligten richten, um die Wichtigkeit des Projekts zu betonen.
Wie bereiten Sie sich auf das Meeting vor?
Ein Kick-Off-Meeting benötigt eine umfangreiche Planung, denn nicht nur das Treffen als solches muss organisiert werden, sondern auch das Projekt sollte bereits ausgearbeitet sein, damit das Meeting seine Ziele erfüllen kann. Damit das Treffen ein Erfolg wird, sollten Sie zuvor diese Punkte ausgearbeitet haben:
- Legen Sie das Meeting-Ziel und die Inhalte fest. Fragen Sie sich, was Sie mit dem Treffen erreichen und kommunizieren möchten.
- Stellen Sie eine Teilnehmerliste zusammen und fragen Sie sich, wer nicht fehlen darf. Achten Sie auch darauf, rechtzeitige Kontakt mit Stakeholdern und Co aufzunehmen.
- Überlegen Sie sich, welche Themen Sie ansprechen möchten und wie viel Zeit diese einnehmen dürfen.
- Erstellen Sie einen Ablaufplan des Meetings und senden Sie diesen an alle Teilnehmer.
- Organisieren Sie Räumlichkeiten, die sich für Gespräche in einer großen Runde eignen.
- Sorgen Sie dafür, dass die benötigte Ausstattung für die Präsentation vorhanden und natürlich auch funktionstüchtig ist.
- Fertigen Sie Meeting-Protokolle an, damit die Ergebnisse des Meetings darin festgehalten werden können.
Wie Sie sehen, ist auch eine Kick-Off-Veranstaltung mit Arbeit verbunden, planen Sie also die Vorbereitungszeit in die gesamte Planung ein. Das Meeting ist von großer Bedeutung für die Wahrnehmung und Unterstützung des Projekts und sollte daher sorgfältig angelegt werden.
Der Ablauf der Kick-Off Veranstaltung
Einstieg in das Kick Off Meeting
Am Beginn des Meetings steht die Begrüßung durch den Gastgeber, also durch den Projektleiter. Präsentieren Sie sich Ihren Mitarbeitern und den Stakeholdern als Ansprechperson und vor allem auch als Führungskraft. Um Ihre Stellung im Unternehmen bzw. in Ihrem Projektteam entsprechend zu vermitteln, gilt es zu aller erst, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Die Aufmerksamkeit des Publikums wird nämlich zu Anfang auf Ihrer äußeren Erscheinung liegen. Während der ersten Sätze Ihrer Rede nimmt das Publikum also Ihre Gesten und Mimik wahr, bewertet Ihre Kleidung und versucht sich ein Bild davon zu machen, was Sie wohl für ein Mensch sind. Tragen Sie daher an diesem Meeting-Tag besser förmliche Kleidung, um Ihre Autorität auszudrücken.
Im Anschluss starten Sie Ihre Rede am besten mit leichten einleitenden Worten. Kurze Anekdoten, die Sie bei den Vorbereitungen des Meetings oder bei der Anreise erlebt haben, eignen sich gut als Einstieg. Kurz gesagt, sollten Sie den Beginn mit ein bis zwei Minuten Smalltalk füllen.
Vorstellung von der Kick Off Meeting Agenda
Sobald der lockere Einstieg abgehakt ist und Sie die Aufmerksamkeit Ihres Projektteams haben, können Sie die Agenda vorstellen. Diese sollte folgendermaßen aussehen:
· Begrüßung und Vorstellung
· Keynote des Auftraggebers
· Informationen zu Inhalt, Zeit, Geld, Risiko und Qualität
· Das Modell der Zusammenarbeit
· Die Vorstellung der Teilprojekte
· Nächste Schritte
· Offene Diskussion mit Fragen und Antworten
Sollten keine Fragen zum Ablauf mehr offen sein, dann können Sie das Wort an den Auftraggeber des Projekts oder an ein Mitglied der Geschäftsleitung übergeben.
Einleitende Rede des Auftraggebers des Projektes
Sie als Projektleiter sollten alle wichtigen Informationen zum Projekt bereits vorliegen haben und im besten Fall schon optimistisch gestimmt sein. Um auch Ihr Projektteam genauso zu motivieren, können Sie Ihren Auftraggeber bitten, eine einleitende Rede für das Kick-off-Meeting vorzubereiten. Die Teilnehmer eines Kick-off-Meetings nur mit Zahlen und Fakten zu konfrontieren, lässt keine Bindung zum Projekt entstehen. Um die Mitarbeiter zu motivieren und beeistern, müssen positive Emotionen rübergebracht werden.
Der Auftraggeber sollte also auf jeden Fall die Kernbotschaft des Projekts in den Mittelpunkt stellen, aber auch auf Emotionen setzen. Bestenfalls wird den Zuhörern das Gefühl vermittelt, an einem besonderen und einmaligen Vorhaben mitwirken zu dürfen. In der Ansprache können also auch Themen, wie persönliches Engagement, Optimismus und der Zusammenhalt des Teams aufgegriffen werden, um den Eifer des Teams anzuregen und dafür zu sorgen, dass dieses auch in schwierigen Phasen des Projektes nicht aufgeben wird. Er soll, kurz gesagt, das Team motivieren und seine Wertschätzung ausdrücken.
Die Vorstellung des Projektteams
Da bei einer Projektarbeit die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen, sollten diese erst einmal miteinander bekannt gemacht werden. Schließlich müssen diese in nächster Zeit eng zusammen arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit einer E-Mail Adresse oder Telefonnummer zu kommunizieren.
Da auch von Beginn an klar sein sollte, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist, sollten Sie dies klar kommunizieren. Stellen Sie dem Team vor, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Die Rollenverteilung zu erklären, beugt im Laufe des Projekts Missverständnissen und Streit über Kompetenzen vor.
Inhalte des Kick-off-Meetings
Beim Kick-off-Meeting werden die Teammitglieder auf das Projekt eingestimmt und vorbereitet. Damit im Vorfeld schon jeder gut informiert ist, gibt es einige Punkte die während des Meetings auf jeden Fall angesprochen werden sollten. Beachten Sie aber, dass es bei einem Kick-off-Meeting um eine erste Weichenstellung für das Projekt und noch nicht um die Detailarbeit geht. Es soll sich also noch keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Arbeitspakete entspinnen.
1. Projektinhalt
Das wichtigste am Projekt ist selbstverständlich der Inhalt. Sorgen Sie also dafür, dass jedem Teammitglied klar ist, welche Aufgaben zum Auftrag gehören und welche nicht und vor allem, welches Ziel das Projekt verfolgt.
2. Zeit, Geld, Qualität und Risiko
Informieren Sie das Team über den aktuellen Planungsstand und skizzieren Sie die nächsten Schritte für das gesamte Team. Erläutern Sie die geplante Zeitspanne des Projekts, welche Qualität erwartet wird, welche Meilensteine vor ihnen liegen, welche Risiken bestehen und das geplante Budget und die Ressourcen.
3. Berichtswesen
Halten Sie fest welche Berichte erstellt werden müssen und an wen diese gesendet werden.
4. Vorgehensmodell
Legen Sie fest, ob es sich bei dem Projekt um ein traditionelles oder agiles Vorgehen handelt.
5. Restriktionen
Erläutern Sie die gesetzlichen Auflagen, die das Projekt einschränken könnten und welche Schnittstellen bedient werden müssen. Achten Sie auch darauf, ob Abhängigkeiten zu anderen Projekten bestehen.
6. Anreizsysteme
Vielleicht ist es Ihnen möglich, ein Belohnungssystem zu etablieren, mit dem Sie dafür sorgen können, dass besonders motivierte und fähige Mitarbeiter verantwortungsvolle Aufgaben erhalten.
7. Wettbewerb ausloben
Möglicherweise könnten Sie einen Wettbewerb implementieren. Wer entwirft das attraktivste Projekt-Logo und wer kreiert den besten Projekt-Slogan?
8. Namensfindung
Eine gute Aktivität für das Kick-off-Meeting ist es, sich gemeinsam einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise regen Sie eine erste Interaktion aller Beteiligten an und steigern damit die Motivation und Leistungsbereitschaft des Teams. Apple beispielsweise nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger.
9. Kommunikationswege
Bei Projektarbeit ist es oft schwer, wenn nicht sogar unmöglich, dass alle Beteiligten zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten. Daher sollte bereits zu Beginn geklärt werden, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Dazu eignen sich beispielsweise Telefonkonferenzen, E-Mail-Verteiler oder Video-Calls.
Frage-Antwort-Runde
Am Ende des Kick-Off-Meetings sollte eine Frage-Antwort-Runde stehen. Falls möglich können Sie hier noch einmal im Team eventuelle Unklarheiten aufklären und strittige Themen ausdiskutieren. Wahrscheinlich werden Ihnen auch viele Fragen rund um die Ressourcen, wie Zeit und Geld, gestellt. Den Fragestellern ist in der Regel wichtig, herauszufinden, wie die Projektleitung bei einem Terminverzug agiert. Verweisen Sie hier am besten auf den Projektstrukturplan und motivieren Sie Ihr Team, diesen Plan so detailliert wie möglich zu entwickeln. Er liefert die Basis für Kosten und Zeitpläne und zeigt Ihnen, was wirklich wichtig im Projekt ist und was nicht. In solchen Fällen sollte zudem ein gutes Risikomanagement vorhanden sein, versuchen Sie also auch, Verantwortliche für diesen Bereich zu finden. Grundsätzlich gilt: Vermitteln Sie Ihrem Team, dem Auftraggeber und den Stakeholdern, dass Sie alle Fragen ernst nehmen und sich um die Antworten kümmern werden.
Tipp: Bereiten Sie sich auf Projektgegner vor
Leider gibt es immer Teilnehmer, die dem Projekt negativ gegenüberstehen und dieses zum Scheitern bringen wollen. Besonders das erste Treffen bietet diesen Projektgegnern eine ideale Bühne, um auch andere auf Ihre Seite zu ziehen. Rechnen Sie also damit, dass Projektgegner auftauchen werden und provokative Fragen stellen. Bereiten Sie sich ausreichend vor, um diesen die Stirn zu bieten und eruieren Sie im Vorfeld die Einstellungen der einflussreichsten Stakeholder zu dem Projekt. Legen Sie sich Argumenten, Zahlen, Daten und Fakten zurecht und bleiben Sie stets ruhig und gelassen. So können Sie auch im letzten Teil des Kick-off-Meetings brenzlige Situationen entschärfen.
Typische Fehler des Kick-Offs
Durch das Kick-Off-Meeting werden die Erwartungen des Projektteams und der Kunden geprägt. Leider schleichen sich hier immer mal wieder Fehler ein, die sich negativ auf die Prognosen des Projekts auswirken. Versuchen Sie also diese typischen Fehler zu vermeiden:
Schlechte Motivationsrede
Wie im Ablauf schon erwähnt, ist es wichtig, mit Hilfe der Reden das gesamte Team und die Zuhörer zu motivieren. Schlechte Vorbereitung kombiniert mit lustlosem Auftreten und gelangweilte Mimik und Haltung ist hier also der größte Fehler, den Sie machen können. Sie vermitteln dadurch, dass Ihre Prioritäten woanders liegen und schaden damit Ihrer eigenen Karriere, den Mitarbeitern und nicht zuletzt natürlich dem Projekt.
Gespielte Motivation
Um die Mitarbeiter zu motivieren, müssen auch Sie als Führungskraft selbst davon überzeugt sein. Ihre Rede kann noch so flammend sein, aber letztlich müssen Sie auf diese auch Taten folgen lassen. Vergessen Sie daher nicht, die Inhalte des Kick-off-Meetings im weiteren Projektverlauf umzusetzen.
Einseitige Kommunikation
Zwar hat der Projektmanager viel Redeanteil beim Kick-Off-Meeting, dennoch ist es wichtig, auch die weiteren Projektbeteiligten mit einzubinden. Besonders geeignet sind dafür natürlich die Vorstellungsrunde und das Feedback am Ende. Bieten Sie den Teilnehmern Platz für eine Selbstpräsentation.
Durchdachte Mitarbeiterauswahl
In jedem Team gibt es Mitarbeiter, die Bedenken äußern werden. Gut ist, wenn es sich hierbei um kluge Köpfe handelt, die wichtige Hinweise geben, um unnötige Kosten oder erhöhten Zeitaufwand zu verhindern. Sie sollten allerdings Mitarbeiter in Ihrem Team vermeiden, die neuen Dingen grundsätzlich skeptisch gegenüberstehen. Versuchen Sie diese Mitarbeiter rechtzeitig auf Ihre Seite zu ziehen und für Ihr Projekt zu gewinnen. Informieren Sie sie mit ehrlicher Begeisterung, worum es in dem Projekt geht und welche Rollen ihnen dabei zufallen. Am besten eignen sich dafür allerdings Einzelgespräche.
TimeTrack als Hilfstool
In dem Beitrag haben wir regelmäßig den Projektplan erwähnt, das Budget, Meilensteine, etc. Zudem haben Sie festgestellt, dass das Projekt zum Zeitpunkt des Kick-Off-Meetings noch gar nicht bis ins Kleinste detailliert geplant und präsentiert werden muss. Um Ihre Teammitglieder trotzdem immer auf dem neusten Stand der Projektplanung und später auch des generellen Verlaufs zu halten, eignet sich die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Sie können hier in der App jederzeit ein neues Projekt mit sämtlichen Details anlegen und dieses später automatisch verfolgen lassen. Der Vorteil ist, dass Sie als Projektleiter entscheiden können, welchen Mitgliedern Sie den Zugriff auf diese Daten gestatten und wer während des Projekts auch Änderungen vornehmen darf. TimeTrack sorgt also dafür, dass jeder in Ihrem Projektteam stets auf demselben und natürlich auch aktuellsten Stand ist.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Wir hoffen mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihres Kick-Off-Meetings helfen, oder Sie motivieren, dieses bei Ihrem nächsten Projekt anzuwenden. Testen Sie auch gerne unsere kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack um all Ihre Projekte im Blick zu haben.