Um Projekte erfolgreich umzusetzen, gibt es verschiedene Projektmanagement-Modelle, auf die Sie zurückgreifen können. Leider ist es nicht immer einfach, sich für die richtige, also die für Ihr Projekt am besten geeignete, Methode zu entscheiden. Um Ihnen die Wahl etwas zu erleichtern, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag eine der klassischen Methoden vorstellen, nämlich das Wasserfallmodell. Außerdem zeigen wir Ihnen die Unterschiede zwischen diesem Modell und agilen Projektmanagement-Methoden, damit Sie wissen worauf Sie achten sollten.
Was ist das Wasserfallmodell?
Das Wasserfallmodell im Projektmanagement ist ein sequenzieller, linearer Prozess, der aus mehreren separaten Phasen besteht. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass keine Phase beginnt, bevor die vorhergehende Phase abgeschlossen wurde. Das heißt auch, dass jeder Abschluss einer Phase endgültig ist und man im Laufe des Prozesses nicht zu einer früheren Stufe zurückkehren kann, es sei denn, man beginnt wieder bei Phase eins. Das klingt zwar sehr strikt, aber das Wasserfallmodell ist ein Klassiker und aufgrund des Ursprungs dieses Modells ist es nicht anders möglich.
Die Wasserfall-Methode stammt aus Branchen wie der Fertigung und dem Bauwesen, wo die Projektphasen sequenziell in ihrer vorgegebenen Reihenfolge ablaufen müssen, um sehr komplexe und hochstrukturierte Prozesse einzuhalten. Ansonsten kann es später zu Änderungen kommen, die in diesem Bereich schnell sehr teuer werden. Der Fokus der Baubranche liegt daher auf dem korrekten Endprodukt, weshalb genauestens Step-by-Step gearbeitet wird, um unnötige Änderungen möglichst zu vermeiden.
Da keiner der Schritte wiederholt werden kann, ist die genaue Planung im Wasserfallsystem ein absolutes Muss. Die Anforderungen eines Projekts müssen daher im Voraus klar formuliert werden und jeder Projektbeteiligte muss sich seiner Rolle und seiner Aufgaben im Projekt bewusst sein.
Zudem müssen alle Informationen sorgfältig dokumentiert und für jedes Mitglied des Teams schnell abrufbar sein. Dazu eignet sich beispielsweise eine Software wie die TimeTrackApp. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit ein Projekt anzulegen und die einzelnen Schritte zu planen. Anschließend kann der Projektleiter Befugnisse erteilen, damit die weiteren Projektmitglieder auf diese Informationen zugreifen und diese gegebenenfalls bearbeiten können.
TimeTrack – Projektverfolgung
Die fünf Phasen des Wasserfallmodells
1. Erfassung und Dokumentation der Anforderungen
So gut wie jedes Projekt beginnt mit einer ausführlichen Analysephase. Hier ist es Ihre Aufgabe umfassende Informationen über die Anforderungen des Projekts zu sammeln. Dafür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: von Gesprächen über Umfragen und Studien bis hin zu interaktivem Brainstorming. In dieser Phase werden auch Machbarkeitsstudien durchgeführt, um die Anforderungen des Projekts genau zu definieren. Die Machbarkeitsstudie hilft die Kosten, den Ertrag und die Realisierbarkeit einzuschätzen.
Anschließend sollte ein Lastenheft erstellt werden, in dem sich die grobe Beschreibung der Anforderungen, ein Projektplan und die Projektkalkulation befinden, sowie gegebenenfalls auch ein Angebot für den Auftraggeber.
Im Anschluss folgt eine detaillierte Anforderungsdefinition, die eine Ist-Analyse und ein Soll-Konzept beinhaltet. Die Ist-Analyse hilft dabei, den Problembereich zu skizzieren, während das Soll-Konzept definiert, welche Funktionen und Eigenschaften das Software-Produkt bieten muss, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Zu Beginn des Projekts werden also sämtliche Projektanforderungen klar definiert und können so auch verständlich an Ihr Projektteam weitergeben werden.
2. Entwurf
In der Entwurf-Phase kann Ihr Team damit beginnen, ein konkretes Lösungskonzept mit Hilfe der zuvor ermittelten Anforderungen, Aufgaben und Strategien zu entwerfen. Software-Entwickler erarbeiten in dieser Phase die Software-Architektur und einen detaillierten Bauplan der Software. Dazu zählen beispielsweise die Programmiersprache oder auch die Hardwareanforderungen. Als Ergebnis dieser Phase entsteht ein Entwurfsdokument mit Software-Bauplan.
3. Umsetzung
Die dritte Phase beschäftigt sich nun mir der Programmierung des Systems. Dazu werden die Informationen aus der vorherigen Phase verwendet und ein funktionales Produkt wird erstellt, beispielsweise die Beta-Version einer Software. In diese Phase fallen außerdem die Fehlersuche und der Modultest.
4. Prüfung
Sobald das System programmiert wurde, kann mit dem Testen des Produkts begonnen werden. Hierbei wird methodisch nach Problemen gesucht, um diese zu dokumentieren. In dieser Phase können auch schwerwiegende Probleme auftauchen, die möglicherweise dazu führen können, dass Sie in die erste Phase zurückkehren müssen. Sollte das Produkt die Beta-Testphase aber erfolgreich absolvieren, so ist es bereit für den Release.
5. Betrieb und Nachbearbeitung
Nach einer erfolgreichen Testphase kann nun das Produkt in Betrieb genommen und an die Kunden ausgeliefert werden. Egal wie gründlich Sie ihr Produkt getestet haben, meistens wird Ihr Kunde bei der Verwendung des fertigen Produkts trotzdem Probleme entdecken. Bevor Sie das Projekt also abschließen können, müssen Sie diese Probleme angehen und beheben, um die volle Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Die Vor- und Nachteile des Wasserfallmodells
Vorteile
- Es gibt klare Vorgaben, die dazu führen, dass ein gemeinsames Verständnis vom Endprodukt herrscht.
- Die Struktur ist einfach und besteht aus einzeln abgetrennten Bereichen und Zwischenzielen.
- Der Arbeitsumfang und die Kosten können aufgrund des direkten Zusammenhangs schon zu Beginn gut abgeschätzt werden.
- Die Planung und Kontrolle sind einfach, dank der genauen Dokumentation.
- Der Auftraggeber ist nur am Anfang involviert und muss sich danach nicht mit den einzelnen Schritten auseinandersetzen.
Nachteile
- Das Modell bietet wenig Flexibilität und kaum Spielraum für nachträgliche Anpassungen.
- Eine klare Abgrenzung der Phasen lässt sich bei komplexeren Projekten nicht durchführen.
- Die verschiedenen Phasen laufen selten reibungslos nacheinander ab und daher ist es meistens nötig, bestimmte Abschnitte mehrmals zu durchlaufen.
- Da die Projekte schon vor Beginn des Prozesses geplant werden, kommt es sehr wahrscheinlich zu Änderungen, die mit erhöhten Kosten und mit mehr Zeitaufwand verbunden sind, weil der Prozess mehrmals durchlaufen werden muss.
- Eventuelle Fehler fallen erst in den späteren Phasen der Entwicklung auf.
- Wie das Produkt beim Endnutzer ankommt und ob es überhaupt akzeptiert wird, kann man erst nach der Implementierung überprüfen.
Agiles Projektmanagement vs. Wasserfallmodell
Auf der anderen Seite gibt es neben dem Wasserfallmodell auch agile Modelle im Projektmanagement. Diese nähern sich schrittweise der Lösung an und verbessern das Produkt kontinuierlich im Laufe des Prozesses. Während bei der Wasserfall-Methode jeder Teilabschnitt zuerst abgeschlossen wird, bevor der nächste beginnt, ist der Übergang bei den agilen Methoden fließend und einzelne Schritte können teilweise sogar parallel stattfinden. Zwischenergebnisse können dabei die Basis für den folgenden Arbeitsschritt darstellen, sprich es ist nahezu immer möglich Änderungen vorzunehmen.
Die agile Umsetzung erfolgt zudem in sogenannten Sprints, also in festgelegten Zeiteinheiten, die meist 2–4 Wochen umfassen. Bevor mit den Sprints begonnen werden kann, werden die Zielsetzungen festgelegt. Jede der einzelnen Phasen beinhaltet Konzeption, Umsetzung, Testung und Dokumentation für das umzusetzende Teilprodukt, für jeden Sprint können daher Prioritäten neu gesetzt werden. Anschließend wird der erreichte Zwischenstand evaluiert.
Agile Methoden sind also im Gegensatz zur Wasserfall-Methode sehr flexibel und sind daher auch anpassungsfähiger, wenn es um Änderungsanforderungen seitens des Auftraggebers während der Entwicklungszeit geht. Agile Methoden eignen sich demnach vor allem für Projekte mit einer längeren Laufzeit, da bei diesen davon auszugehen ist, dass sich Rahmenbedingungen, Umsetzungswünsche und Prioritäten im Laufe des Projekts ändern. Auch wenn das Projekt zu Anfang noch nicht ganz klar umrissen werden kann oder soll und sich die finale Zielsetzung erst während des Projektverlaufs ergibt, sollten Sie auf eine agile Methode zurückgreifen.
Wann sollten Sie die Wasserfall-Methode wählen?
- Das Leistungsspektrum ist bekannt und einfach bis aufwendig
- Die Projektlaufzeit ist kurz
- Der Projektumfang ist klar definiert
- Es sind genügend Details zu den Anforderungen bekannt
- Die Stakeholder sind eher homogen
- Es sind wenig bis keine Änderungsanforderungen zu erwarten
- Der Auftraggeber möchte kaum im Prozess integriert sein
Wann sollten Sie eine agile Methode wählen?
- Das Leistungsspektrum ist eher unbekannt und komplex
- Die Projektlaufzeit ist lang
- Der Umfang ist variabel
- Es sind viele Änderungsanforderungen zu erwarten
- Die Stakeholder haben unterschiedliche Vorstellungen
- Der Auftraggeber möchte involviert werden
Grundsätzlich sollte für jedes Projekt und in jedem Unternehmen individuell entschieden werden, welche Methode am besten für die jeweiligen Anforderungen geeignet ist. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass im Projektmanagement häufig eine Kombination aus dem Wasserfall- und dem agilen Modell am effizientesten zum Ziel führt. Hierbei wird ein langfristiger Plan aufgestellt, der sich an der Denkweise des Wasserfall-Modells orientiert, wobei aber die einzelnen Phasen hingegen nicht so starr voneinander getrennt werden. Überschneidungen und Reviews sind also zugelassen. Zudem ist es möglich, während der einzelnen Phasen Sprints einzubauen, die gewisse Teilaufgaben abschließen. So kann eine gesunde Mischung aus Planungssicherheit und Flexibilität erreicht werden, um das Projekt erfolgreich durchführen zu können.
Das Scrum-Wasserfallmodell
Um den Problemen des Wasserfall-Modells entgegenzutreten, werden gerne zahlreiche agile Vorgehensweisen für das Projektmanagement eingesetzt, die sich vor allem durch ihre hohe Flexibilität auszeichnen. Eine der beliebtesten und eine besonders erfolgreiche Variante hierfür ist das Scrum-Modell. Im Gegensatz zum Wasserfall-Modell wird das Projekt eben nicht anhand eines langfristigen Plans durchgeführt, sondern mit Hilfe sogenannter Sprints. Diese sind kurze Bearbeitungszyklen, in denen jeweils ein oder mehrere Themenbereiche bearbeitet, getestet und abgeschlossen werden. Optimalerweise dauert dieser Prozess ein bis vier Wochen.
Mit Hilfe von sogenannten User Stories, also einzelnen Funktionen und Anwendungsfällen, die sich an die Bedürfnisse des späteren Nutzers anpassen, lassen sich die Anforderungen an das Projekt und damit auch die potentiellen Aufgaben für das ausführende Team erörtern. User Stories werden im Vorfeld des Projekts gesammelt und priorisiert, damit zu Beginn eines Sprints das Team anhand der erstellten Anforderungs-Liste eine realistische Anzahl an Aufgaben wählen kann, um sich anschließend um deren Durchführung zu kümmern. Dabei dominiert auch innerhalb eines Sprints die flexible Herangehensweise.
Anschließend kommen die Scrums ins Spiel. Hierbei handelt es sich um tägliche, kurze Meetings, bei denen die Erfolge des vergangenen Tages bilanziert und die nächsten Schritte besprochen werden. So kann weiterhin maximale Anpassungsfähigkeit gewährleistet werden.
Durch die agile Projektmanagement-Methode der Scrum-Vorgehensweise werden zwar die zentralen Probleme des starren Wasserfall-Modells gelöst, trotzdem ergeben sich dadurch einige anderweitige Nachteile. Beispielsweise ergeben sich für den Auftraggeber bei der Planungssicherheit gewisse Einschränkungen durch die eigenständige Arbeitsweise des ausführenden Teams. Da es vergleichsweise schwierig abzuschätzen ist, welches Ergebnis am Ende einiger Sprints zu erwarten ist, ist es generell problematisch, den Erfolg des gesamten Projekts zu messen.
Rollen der Scrum-Methode
Um die Scrum-Methode erfolgreich anzuwenden, benötigt es verschiedene Rollen. Dazu zählen der Product Owner, der die Definition und Priorisierung der fachlichen Anforderungen übernimmt und der Scrum Master, dessen Aufgabe das Management der Prozesse und das Beseitigen von Hindernissen ist. Außerdem braucht es natürlich noch das Entwicklungsteam, welches für die Projektentwicklung und Lieferung der definierten Produkteigenschaften zuständig ist.
Fazit
Hoffentlich konnten Sie sich mit Hilfe unseres Beitrags nun einen guten Überblick über die Vor- und Nachteile der Wasserfallmethodik, sowie auch der anderen Projektmanagementmethoden schaffen. Welches Vorgehensmodell das Richtige für Ihr Projekt ist, muss natürlich immer individuell entschieden werden. Zusätzlich möchten wir Ihnen noch die Anwendung der kostenlose 14-tägigen Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack ans Herz legen. Die App bringt viele Projektmanagement Tools mit sich und wird Ihnen Ihre Arbeit garantiert erleichtern.
Die Arbeitszufriedenheit ist einer der Schlüsselfaktoren des Erfolgs eines Unternehmens. Hier finden Sie eine Definition und Erklärungen, sowie Tipps zum Messen der Arbeitszufriedenheit und Tricks für engagierte Mitarbeiter und ein positives Unternehmensklima.
Was versteht man unter Arbeitszufriedenheit?
In der Organisationspsychologie wird die Arbeitszufriedenheit bzw. Job Satisfaction als subjektive positive Einstellung beschrieben, mit welcher ein Arbeitnehmer seiner Arbeit sowie dessen Aufgaben gegenübertritt. Gegenteilig ist die Arbeitsunzufriedenheit, also die individuelle negative Bewertung seiner allgemeinen und spezifischen Arbeitssituation.
Entscheidend für dieses persönliche Urteil sind Erwartungshaltungen und Erfahrungen. So führt die Enttäuschung von hohen Forderungen eines Arbeitgebers dazu, dass der Mitarbeiter unzufrieden ist.
Warum ist es wichtig Arbeitszufriedenheit zu beachten?
Individuelle Unzufriedenheit kann zu zahlreichen negativen Effekten führen, wie hohe Fehl- und Krankheitszeiten sowie starke Mitarbeiterfluktuation. Die Arbeitsunzufriedenheit beeinflusst auch immer das Verhalten des Einzelnen innerhalb der Corporate Culture und somit auch das allgemeine Arbeitsklima. Leistungsbereitschaft und ein positives Unternehmensklima haben also positive Effekte für einen Betrieb und Arbeitgeber.
Zwei Modelle zur Beurteilung der Arbeitszufriedenheit
Um zu einem besseren Verständnis der Arbeitszufriedenheit zu gelangen, können zwei bekannte Modelle mittels der Abstraktion von komplizierten Situationen helfen.
Modell nach Herzberg
Die Zwei-Faktoren-Theorie der Hygiene- und Motivationsfaktoren von Frederik Herzberg benennt explizit die zur Arbeitsunzufriedenheit führenden Ursachen, die in zwei Formen unterteilt werden.
Hygienefaktoren
Diese betreffen Gegebenheiten der Betriebspolitik, des sozialen Miteinanders, der physischen Arbeitsbedingungen sowie Sozialleistungen, welche als selbstverständlich angenommen werden. Eine positive Ausprägung der Hygienefaktoren führt nicht zu Arbeitszufriedenheit, sondern vermeidet lediglich Unzufriedenheit am Arbeitsplatz. Bedeutend sind:
- Adäquate Arbeitsbedingungen (Ausstattung und Tools)
- Mitarbeitermanagement auf Augenhöhe
- Teamgeist, Hilfsbereitschaft und Kollegialität
- Arbeitsplatzsicherheit und Kündigungsschutz
- Angemessenes Lohnniveau sowie geldwerte Vorteile
Motivationsfaktoren
Sie ergänzen die Hygienefaktoren, können deren Fehlen jedoch nur bedingt bis gar nicht ausgleichen. Ein Fehlen der Motivationsfaktoren ist jedoch nicht gleich als Ursache für Unzufriedenheit. Wichtig ist, dass die Kombination positiver Ausprägungen beider Grundlagen zu Arbeitszufriedenheit führen kann. Zu beachten sind hierbei:
- Wertschätzung und Anerkennung der Person und ihrer Arbeit
- Interessante und herausfordernde (nicht überfordernde) Aufgaben
- Karrieremöglichkeiten, Förderung und Verantwortungsübernahme
- Individuelle Erfolgserlebnisse und Erfahrungen
- Selbstbestimmung und Selbstverantwortung
- Angemessenes Gehalt
Modell nach Bruggemann
Agnes Bruggemann ist eine Arbeitspsychologin und entwarf das sogenannte Züricher Modell, das einen qualitativen Soll-Ist-Vergleich der Erwartungen eines Mitarbeiters mit seinen tatsächlichen Möglichkeiten am Arbeitsplatz vornimmt. Diese sechs Formen der Arbeitszufriedenheit und -unzufriedenheit helfen zu einer besseren Einschätzung individueller Bedürfnisbefriedigung.
- Progressive Arbeitszufriedenheit: Bei einem positiv ausfallenden Vergleich von Hoffnung und Realität entsteht progressive Arbeitszufriedenheit. Die Bedürfnisse des Angestellten stimmen mit der Situation überein und bleiben unverändert.
- Stabilisierte Arbeitszufriedenheit: Im Falle der stabilisierten Arbeitszufriedenheit fällt der Vergleich ebenfalls positiv aus, jedoch stagniert das Anspruchsniveau des Mitarbeiters.
- Resignative Arbeitszufriedenheit: Ist das Vergleichsergebnis negativ, führt das zu sinkenden Ansprüchen und resignative Arbeitszufriedenheit entsteht. Das individuelle Gleichgewicht zwischen Erwartungen und den Gegebenheiten stimmt wieder überein.
- Pseudo-Arbeitszufriedenheit: Pseudo-Arbeitszufriedenheit entsteht bei einem negativen Vergleich und einem stagnierenden Anspruchsniveau. Der Arbeitnehmer beschönigt die Arbeitssituation und verfälscht somit seine Wahrnehmung.
- Fixierte Arbeitsunzufriedenheit: Die fixierte Arbeitsunzufriedenheit resultiert aus einem negativen Vergleichsergebnis der Möglichkeiten und Ansprüche. Der Arbeitnehmer resigniert und nimmt die Situation hin. Alles bleibt unverändert.
- Konstruktive Arbeitsunzufriedenheit: Eine aktive Reaktion des Arbeitnehmers wird hervorgerufen, wenn das Vergleichsergebnis negativ ist. Dies führt entweder zu einem Arbeitsplatzwechsel oder der Mitarbeiter entwickelt den Wunsch nach Fort- und Weiterbildungen.
Job Satisfaction der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen
Stichworte zur optimalen Ausbildung der Arbeitszufriedenheit sind Work, Life und Fun. Sie stehen in enger Beziehung zueinander. Es gilt neben der Arbeit, bei der auch Spaß gewünscht ist, sein Privatleben bestmöglich ausleben zu können.
Work-Life-Balance und Work-Fun-Balance – zwei wesentliche Faktoren
Zu beachten ist hier zunächst die altbekannte Work-Life-Balance. Diese besagt, dass auch vor den Hintergrund einer Arbeits- und Lebenswelt, die sich ständig im Wandel befindet, Arbeit und Privates eng miteinander verbunden sind.
Viele Mitarbeiter wünschen sich einen Arbeitsplatz, der in der Freizeit noch genügend Raum für Familie, Freunde und Hobbys ermöglicht. Die verschiedenen Wünsche lassen sich individuell in Mitarbeitergesprächen feststellen und zum Beispiel durch kurze Arbeitszeiten bei gleichem Aufgabenniveau oder flexible Modelle des Homeoffice bzw. Remote Arbeitens sicherstellen.
Neu hinzugekommen und bedeutend ist der Begriff der sogenannten Work-Fun-Balance. Sie umschreibt den Zeitanteil der Arbeit, der dem Mitarbeiter am Arbeitsplatz Spaß macht. Bei mehr Spaß und guter Bezahlung ist der Mitarbeiter zufrieden.
Festgestellt werden, ob hier eine richtige Balance besteht, kann mittels eines Direktvergleichs zwischen interessanten, ermutigenden Aufgaben sowie notwendiger Routinetätigkeiten. Bei einer Diskrepanz davon können neue Inhalte, Priorisierungen und Zeitmanagement sowie optimale Rahmenbedingungen zu einer Verbesserung beitragen.
Das psychologische Phänomen der Zufriedenheit
Laut ihrer Definition kann insbesondere die Mitarbeiterzufriedenheit und die Zufriedenheit im Allgemeinen als die Einstellung eines Menschen etwas anderem gegenüber verstanden werden. Wir alle sind individuell und ebenso komplex gestaltet sich die Zufriedenheit als ein Resultat unserer individuellen Persönlichkeiten. Dieses komplexe Phänomen der Psychologie des Menschen hängt stark von der Umwelt eines Menschen ab und so kann die offene Kommunikation am Arbeitsplatz zu einem zufriedenen Mitarbeiter verhelfen.
Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsmotivation
Die Arbeitszufriedenheit beinhaltet die Motivation von einem Mitarbeiter, weswegen ein Vergleich dieser nur bedingt notwendig ist. Vielmehr besteht ein tiefer Zusammenhang. Fehlt diese, hat es einen schlechten Einfluss auf das Zufriedenheitslevel aufgrund der negativen Resonanz. Mitarbeiter sind so schneller unzufrieden und es besteht die Möglichkeit, dass dieser häufiger ausfällt. Genau genommen ist die Korrelation der Motivationen und Anreize der Mitarbeiter zu beachten. Motivierte Mitarbeiter erzielen ein besseres Ergebnis durch qualitativ wertvolle Arbeit.
Tipps zur Mitarbeitermotivation
Motivierte Mitarbeiter beeinflussen ein positives Unternehmensklima und die Arbeitszufriedenheit steigt. Ratschläge zur Mitarbeitermotivation betreffen häufig die Wertschätzung unter Kollegen, sinnstiftende Tätigkeiten mit einem angemessenen Anspruchsniveau, Transparenz der Prozesse, die Identifikation mit Projekten und individueller Einflussnahme.
TimeTrack als Hilfsmittel
Die Zeiterfassungssoftware TimeTrack ist ein ideales Tool, um Arbeitgebern Überblick über Strukturen und Prozesse des Unternehmens zu erlangen. Es hilft, Beziehungen zwischen einzelnen Gegebenheiten offen darzustellen und eröffnet so Raum für Veränderungen. Zielsetzung, Zielverfolgung, Transparenz und somit auch ein Überblick über all dies sind nur einige der Vorteile.
Unzufriedenheit von Mitarbeitern
Nach den Ergebnissen einer Studie von Gazioglu und Tansel aus dem Jahr 2006 in Großbritannien reflektieren Mitarbeiter mit höheren Berufsabschlüssen und anderen Qualifikationen zunehmend, was zu negativen Einschätzungen führen kann.
Allgemein kann über die Arbeitszufriedenheit gesagt werden, dass Männer deutlich häufiger negativ von ihrer Situation überzeugt sind, Frauen sind eher zufrieden. Gesundheitliche Probleme eines Mitarbeiters sowie lange Arbeitszeiten verstärken diese Vorgänge weiterhin.
Zudem sind Gewerkschaftler öfter von negativen Urteilen betroffen, als Nicht-Gewerkschaftler. Eine höhere Vergütung und das Gefühl, einen sicheren Arbeitsplatz zu haben, wie die Studie ebenfalls feststellte, können diesen Vorgängen positiv entgegenwirken.
Die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter
Im Allgemeinen ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht leicht zu messen, da die Arbeitszufriedenheit ein Konstrukt mit vielen Einflussfaktoren ist. Hierzu zählen unter anderem individuelle soziale, physische und psychische Signifikanten. Faktoren für abnehmende Arbeitszufriedenheit sind hohe Fehlzeiten, Krankheitsfälle und Fluktuation von Mitarbeitern. Mitarbeitergespräche und -befragungen beeinflussen jedoch negative Entwicklungen.
Kommunikation mit den Mitarbeitern
Um als Arbeitgeber Wissen über den Status der Arbeitszufriedenheit zu erlangen, sind Mitarbeiterbefragungen ein ideales Mittel zum Vergleich verschiedener Wahrnehmungen. Diese sollten anonym sein, um ehrliche Antworten zu garantieren und Raum für Anmerkungen bieten.
Individuelle Mitarbeitergespräche stellen sich oftmals schwierig dar, können aber im Einzelfall weiterhelfen und ein positives Ergebnis erzielen. Um jedoch ein Fauxpas zu vermeiden, gibt es verschiedene Faktoren, welche in Mitarbeitergesprächen zu beachten sind.
Arbeitszufriedenheit im Unternehmen steigern
Wenn man nicht möchte, dass ein Arbeitnehmer ausfällt, sind für dessen Arbeitszufriedenheit Gestaltungsmöglichkeiten sowie Einflussnahme auf die eigene Arbeit wichtig. Dies macht einen Mitarbeiter durch Erfolgserlebnisse zufrieden. Die Höhe der Vergütung ist für mehr Arbeitszufriedenheit auch zu beachten, ebenso wie Respekt und Anerkennung von Vorgesetzten ihren Mitarbeitern gegenüber.
Allgemeine Faktoren
Es gibt also eine Reihe von Signifikanten, die im Arbeitsalltag vom Arbeitgeber zu beachten sind, um das Arbeitsleben der Mitarbeiter optimal zu gestalten. Hierzu zählen Dinge wie die Autonomie der Mitarbeiter, Transparenz in den Unternehmensprozessen, Arbeitsplatzsicherheit, Respekt im Umgang, Geldvorteile und angemessene Bezahlungen sowie die Gesundheit der Mitarbeiter. Jedoch sind alle Arbeitnehmer individuell und ebenso subjektiv sind auch deren Wünsche. Die Faktoren können deshalb unterschiedliche Ausprägungen annehmen.
Bedürfnisse am Beispiel von Singles
Es gibt viele unterschiedliche Gruppen, in die Mitarbeiter eingeteilt werden können. Eine davon sind Singles. Kostenfreie Fitnesskurse, Obstangebote und Ähnliches können ebenfalls die Motivation beeinflussen, wie ein angemessenes Anspruchsniveau der Arbeit. Wenn jemand gerne auf Reisen geht oder weit von der Familie entfernt arbeitet, verhelfen flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice zu höherer Arbeitszufriedenheit. Dies hilft auch bei der Vereinbarkeit von Hobby und Beruf. Wenn eine Person jedoch mit der Work-Life-Balance zufrieden ist, hilft es, die Work-Fun-Balance sowie die Vergütung zu beachten.
Bedürfnisse am Beispiel von Müttern und Vätern
Eine weitere Gruppe stellen Eltern dar. Diese wünschen sich im Job zunächst die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei angemessenem Gehalt. Wenn dies gegeben ist, ist bei allen Mitarbeitern die individuelle Gesundheit von enormer Bedeutung und sollte bestmöglich sichergestellt werden. Fitnesskurse und inspirierende Tätigkeiten und die Anerkennung der privaten Tätigkeiten können sowohl die Work-Life-Balance sowie Work-Fun-Balance erhöhen.
Fazit
In den vergleichenden Beispielen wird ersichtlich, dass es auch in verschiedenen Personengruppen die gleichen Schlüsselindikatoren gibt. Mitarbeiterzufriedenheit ist ein komplexes Thema der Arbeitspsychologie und eine enge Definition ist sehr schwierig. Ihr kommt eine Rolle von großer Bedeutung im nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens zu, die von vielen Faktoren abhängt. Die Effizienz, Produktivität und Loyalität eines Mitarbeiters sind positive Effekte hoher Zufriedenheit. In der kostenlosen 14-tägigen Testversion von TimeTrack können Sie ein Hilfsmittel kennenlernen, um den Überblick zu behalten und um ihren Mitarbeitern ein optimales Umfeld zu gestalten.
Wenn Sie ein Projekt beginnen, dann startet auch immer ein neues Abenteuer. Mit jedem Projekt kommt neuer Aufwand auf Sie zu, neue Hürden, die es zu bewältigen gilt. Nicht immer verläuft das Projektmanagement reibungsfrei. Prozesse stauen sich auf, besonders am Anfang werden Sie mit Informationen und neuen Ideen überflutet, und dies kann zu Stress, Verzögerungen und generellem Chaos führen.
Es gibt viele Möglichkeiten dies zu umgehen und eine davon ist das Project Management Office (=PMO). Bei einem Project Management Office handelt es sich um eine Zweigstelle in einem Unternehmen, welches für die reibungslose Abfolge der Projekte in Ihrem Portfolio beiseite steht. Der folgende Beitrag stellt Ihnen das Konzept des PMO vor und hält für sie Tipps und Tricks zur erfolgreichen Implementierung parat. Mit diesem Know-How läuft die Koordination Ihres nächsten Projektes wie im Handumdrehen!
Was steckt hinter dem Begriff Project Management Office?
Ein Projektmanagement Office bzw. Project Management Office (kurz: PMO) ist ein Organ in der klassischen Unternehmensstruktur, welches als Dienstleister für verschiedene Projekte zuständig ist. Wir sprechen von einem Team, welches in ein Unternehmen eingebettet ist, und an verschiedenen Ecken und Enden der Projekte des Unternehmens unterstützt. Sein Aufgabenbereich beinhaltet zum Beispiel Reporting, Training, und Analyse; in kurz, das PMO erbringt Dienstleistungen für verschiedene Projekte. Das Team des Projektmanagement Office unterstützt also die Projekte eines Unternehmens, besonders in administrativen Angelegenheiten. Ein PMO wird von einem PMO Manager geführt, welcher direkt an die Unternehmensführung Bericht erstattet. Dazu aber später mehr!
Ein PMO lohnt sich besonders dann für ein Unternehmen, wenn dieses mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten muss. Ein PMO wird die Arbeiten eines Unternehmens besser strukturieren, sowie die Erfolge oder Misserfolge von verschiedenen Projekten vergleichen. Je grösser ein Unternehmen ist und je umfangreicher sein Portfolio, desto mehr Sinn macht es ein Projektmanagement Office zu gründen, dass in den täglichen Arbeiten zur Seite steht.
Wie ist das PMO im Unternehmen implementiert?
Wie bereits erwähnt ist das PMO ein Organ eines Unternehmens. Es kann einem Department zugeteilt sein oder über den einzelnen Departments eines Unternehmens stehen. So kann ein PMO zum Beispiel dem Marketing-Departement angehören und sich nur die Projekte von dieser Abteilung kümmern.
Ist das Project Management Office direkt der Unternehmensführung zugeteilt, dann sprechen wir von einem strategischen PMO (sPMO). Da jedes PMO in erster Linie die Mission und Vision des Unternehmens umsetzt, kann eine derartige Nähe durchaus Sinn machen. Ob jedoch ein sPMO in einem Unternehmen nötig ist, ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der Anzahl parallel-laufender Projekte und der Komplexität dieser Projekte. So ist es logischerweise nicht sehr sinnvoll, wenn für ein Projekt nur zwei Mitarbeiter eingeteilt sind, diesem noch ein Project Management Office überzuordnen.
Steht das PMO den einzelnen Departementen eines Unternehmen zur Seite, dann sprechen wir nur von einem (klassischen) „PMO“. In unserem Artikel sprechen wir generell nur von PMO, denn die Funktion der beiden Organe (also ein sPMO oder ein PMO) ist grundsätzlich dieselbe. Der einzige Unterschied liegt in der Positionierung im Unternehmen. Schauen wir uns im nächsten Schritt nun die treffenden Aufgaben eines PMO an.
Die Aufgaben des PMO
Generell gibt es keine klassischen, universellen Aufgaben für PMOs, sondern nur eine Auflistung dieser, welche je nach Office und Projekt angewendet werden können. Und gleich hier sehen wir auch den Knackpunkt bei jedem PMO: „angewendet werden können“. Nur weil ein PMO gewisse Aufgaben übernehmen kann, heißt das noch lange nicht, dass dies auch gut ist für die Ausführung des Projekts. Es gilt, individuell für Unternehmen (oder sogar Projekt, wenn dies möglich ist) den Aufgabenbereich des PMOs zu bestimmen. Generell kann gesagt werden, dass ein PMO die verschiedenen Projekte leitend, mit gewissen Vorgaben und Unterstützung, assistiert. Eine resultierende Konsequenz ist die natürliche Steigerung der Erfolgsfaktoren in einem Projekt.
Worum kümmert sich ein PMO?
In den folgenden Paragraphen wollen wir auf die verschiedenen Aufgabenbereiche eines PMO in etwas mehr Detail eingehen. Dies sind selbstverständlich nur Beispiele. Im echten Leben kann ein PMO mehr oder weniger Tätigkeiten übernehmen, je nachdem was das Unternehmen benötigt. Generell kann gesagt werden, dass ein Projekt Management Office unterstützende Aufgaben übernimmt.
Einheitliches Reporting
Ein PMO kann für das Reporting von verschiedenen Projekten verantwortlich sein. Es übernimmt die Zusammenstellung der Erfahrungen und entlastet somit die Mitarbeiter im Projekt, welche sich nun voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Projektstrategie/Administrative Aufgaben
Das PMO übernimmt die Planung, sowie die Priorisierung der anstehenden Projekte. Außerdem kann ein PMO die verschiedenen Vorhaben auf einer administrativen Basis unterstützen. Oft ist es der Fall, dass Mitarbeiter eines Unternehmens ihre täglichen Arbeiten neben der Projektarbeit übernehmen müssen. Ein PMO übernimmt die Administration hinter dem Tagesgeschehen und lässt die Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Effizienzsteigerung
Ein Projektmanagement Office gibt die Standards, die Prozesse und die Richtlinien für einen Erfolg vor. Somit ist klar, dass durch ein PMO auch einheitliche Ziele vorliegen, welche eingehalten werden müssen. Schon nur durch das Vorhandensein dieser Messgrößen wird die Effizienz in einem Projekt gesteigert.
Wie kann dies Ihre Projekte unterstützen?
Selbstverständlich gibt es zahlreiche positive Punkte, welche ein PMO Ihrem Unternehmen bringt. Deshalb möchten wir Ihnen noch drei der wichtigsten und wertvollsten Vorzüge vorstellen.
Standardisierung der Projekte
Ein PMO gibt Ihren Projekten vor, wie diese zu arbeiten haben und übernimmt im besten Fall auch noch gleich die Auswertung der Arbeit. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kampagnen ein Erfolg waren und welche weniger. Sie sparen sich somit viel Zeit und auch Aufwand, um den Sie ohne PMO nicht herumkämen.
Problemerkennung
„Vier Augen sehen mehr als zwei.“ Dasselbe Prinzip trifft auch auf ein PMO zu. Durch die Implementierung haben Sie automatisch eine weitere Instanz, die Acht auf das Projekte gibt, diese unterstützt, aber auch hinterfragt. Dies führt dazu, dass Probleme schneller erkannt werden und diese oft auch effizienter gelöst werden können.
Schnelle Entscheidungsfällung
Wenn Sie ein Project Management Office in Ihren Betrieb einführen, dann übernimmt dieses oft auch eine gewisse Entscheidungskompetenz. Somit werden nicht nur Ihre Manager und Mitarbeiter entlastet, sondern die Projekte werden auch schneller fertig.
Die Rolle des PMO Manager
Schauen wir uns nun an, wer ein PMO leitet und was für eine Person dies sein sollte. Es ist, wie bei praktisch allen Organen eines Unternehmens, von äusserster Wichtigkeit, dass die Führung des PMO zum Unternehmen passt. Wir gehen auf die/den PMO Manager nun in etwas Detail ein.
Die Aufgaben des PMO Managers
Ein PMO ist nur so gut, wie sein Manager. Stimmt natürlich nicht ganz, aber wie gut Ihr Manager ist, wirkt sich selbstverständlich direkt auf die Qualität Ihres gesamten Projektmanagement Offices aus. Somit ist es sicherlich sinnvoll, sich bei der Auswahl des PMO Managers etwas mehr Zeit zu lassen.
Stellen Sie einen PMO Manager am besten vor der Gründung des ganzen Projektmanagement Office ein. So kann sich die Führungsperson direkt ins Office einbeziehen und es von Grunde auf mit aufbauen. Selbstverständlich sind die Kompetenzen eines PMO Managers auch auf ein Unternehmen individuell abgestimmt. Zur Führung im Projektmanagement gibt es noch unzählige, weitere Aspekte, die Zentral sein können für das PMO eines PMO.
Was macht einen guten PMO Manager aus?
Die genauen Aufgaben des PMO Managers, gemeinsam mit den passenden Kompetenzen, schauen wir uns nun an. Die wichtigsten Eigenschaften, die die Person mitbringen sollte, wenn sie die Stelle Antritt haben wir Ihnen folgend aufgelistet. Weitere finden Sie in unserem Beitrag zu den zentralen Projektmanagement Skills.
Erfahrung im Projektmanagement
Wie bei vielen anderen Berufen ist auch diese Stelle eine, bei der Sie umso besser geeignet sind, je mehr Erfahrung Sie mitbringen. Vor allem spezifische Erfahrung im Projektmanagement oder in einer Führungsposition ist für die Stelle besonders wertvoll. Somit ist klar, dass Ihr PMO Manager Einiges an professionellem Können auf dem Buckel haben sollte, bevor Sie sie/ihn für diese Position anstellen.
Talent für Organisation und Überblick
Es ist unmöglich ein PMO zu leiten, ohne selbst eine aufgeräumte Person zu sein. Ihr PMO Manager sollte ein Organisationstalent haben und auch in stressigen Situationen nicht das Ziel aus den Augen verlieren. Wenn nicht alles perfekt läuft, dann müssen Sie Ihrem PMO Manager vertrauen können die Kampagnen nach Gewicht zu Ende zu bringen.
Soziale Kompetenzen & Durchsetzungsvermögen
Zusätzlich zu einem Organisationstalent sollte Ihr PMO Manager hohe soziale Kompetenzen vorweisen, um Ihre Mitarbeiter perfekt zu führen, sowie ein gewisses Durchsetzungsvermögen. So sind Sie beruhigt im Wissen, dass Ihr Manager es zu Stande bringt Ihren Wunsch fertigzustellen und das auch noch rechtzeitig!
TimeTrack als Unterstützung des PMO
Softwaretools können eine umfassende Unterstützung im Projektmanagement bieten. Diese digitalen Lösungen helfen bei der Dokumentation, Verfolgung, Analyse und Abrechnung enorm und sind meist einfach handzuhaben und ins Unternehmen zu implementieren. Eine solche Lösung bietet TimeTrack.
Warum TimeTrack zur Hilfe nehmen?
TimeTrack kann Ihnen und Ihren Projekten weiterhelfen und Aufwand übernehmen. Angefangen bei der Zeiterfassung, und somit der Aufwand-Erfassung für Ihre verschiedenen Vorhaben, können Sie TimeTrack zur Unterstützung herbei nehmen. Sie können auch die Erfolgsauswertung Ihrer Projekte mit TimeTrack unterstützen. Das Ergebnis ist, dass Ihr PMO Sie und Ihre Kampagnen perfekt unterstützt, ohne dabei zu viel Aufwand betreiben zu müssen! Sie schlagen also zwei Fliegen mit einer Klappe!
Zeiterfassung mit TimeTrack
Zur Zeiterfassung mit TimeTrack möchten wir Ihnen noch ein paar Punkte mit auf den Weg geben. So ist es möglich, mit TimeTrack spezifische Zeit pro Projekt einzuteilen. Sie sehen direkt, wer, wann, wofür gearbeitet hat! So können Sie mit wenigen Klicks detaillierte Einsicht in Ihre Projekte erhalten. Sie sehen zum Beispiel wieviel Aufwand in Ihr Projekten investiert wurde und können dies nach Mitarbeiter oder Abteilung filtern. Sie vergleichen auch Arbeitsstunden mit geleisteten Aufgaben und können somit weitere Projekte besser planen!
Wo kann TimeTrack Ihrem PMO am besten helfen?
In Zusammenarbeit mit Ihrem PMO setzen Sie TimeTrack gezielt ein. So überlassen Sie einen Großteil der administrativen Aufgaben Ihrer Projekte dem PMO und unterstützen dieses gleich noch mit TimeTrack. Als Konsequenz erhalten Sie ein Unternehmensorgan, welches mit wenigen Mitarbeitern auskommt, und Ihnen trotzdem weitläufig unter die Arme greift. Sie sparen also doppelt an Kosten!
Fazit
Wir hoffen, dass wir Ihnen die wichtigsten Punkte des PMO nähergebracht haben und Sie nun die positiven Aspekte eines solchen Organs für Ihr Unternehmen entdeckt haben. Ob und wie Sie ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen einbauen ist selbstverständlich sehr individuell. Überlegen Sie sich, ob Sie ein Organ von diesem Ausmaß nötig haben, wenn Sie nicht allzu viele Projekte gleichzeitig laufen haben. Falls Sie jedoch das Gefühl haben, dass Sie mit Ihren Projekten teilweise Unterwasser stehen oder den Überblick verlieren, dann kann die Implementation eines PMO definitiv sinnvoll sein!
Als abschließende Worte möchten wir Ihnen noch auf den Weg geben, dass Sie TimeTrack auch ohne PMO benutzen können. Der angebotene Service erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Projekte, lässt Sie direkt Mitarbeiter einteilen, hilft bei der Abwesenheitsverwaltung und vielem mehr. Ihnen wird mit dem Tool die Organisation Ihrer Projekte bedeutend leichter fallen.
Sollten Sie ein PMO implementieren wollen, dann unterstützt Sie TimeTrack auch hierbei. Sie werden das Organ nicht nur schneller implementiert haben, sondern Ihren Mitarbeitern wird der Umstieg auch leichter fallen. Wir laden Sie ein, sich selbst zu überzeugen! Testen Sie unseren Software für 14 Tage kostenlos aus!
Inhaltsverzeichnis
Planen, berechnen, messen, koordinieren und kontrollieren. Das sind die Hauptaufgaben eines Projektleiters in nahezu jeder Branche, insbesondere in einer GmbH. Welche Keyfacts, Kompetenzen und Tool Sie unterstützen können, sowie von zahlreichen Tipps und Tricks erfahren Sie in diesem Beitrag.
Projektleiter – Definition
Ein Projektleiter ist dafür verantwortlich, ein Projekt von der Planung bis zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Zu seinen Hauptaufgaben zählen die Definition von Zielen, die Festlegung des Budgets und die Planung des Zeitrahmens. Er stellt das Team zusammen, koordiniert es und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben verstehen. Der Projektleiter überwacht den Fortschritt, motiviert das Team und hält eine klare Kommunikation mit allen Stakeholdern aufrecht, um die Ziele des Projekts fristgerecht und im Budgetrahmen zu erreichen.
Projektleiter sind dafür da, Projekte innerhalb der gewünschten Richtlinien und Ziele zeitnah und innerhalb des geplanten Budgets zur gewünschten Qualität umzusetzen. Projektleiter werden in verschiedenen Unternehmen vielfaltiger Bereiche benötigt, einschließlich solcher mit Sitz in Frankfurt am Main.
Hierzu zählt die Entwicklung von Konzepten und deren technische sowie organisatorische Ausführung. Der Auftrag und das Projektziel sollen mithilfe von einem Team erfüllt werden, wofür Zeitpläne und Strukturpläne von Notwendigkeit sind. Bei der Entwicklung dieser Pläne sind die verfügbaren Ressourcen und auch die noch entstehenden Kosten zu beachten. Ebenfalls ist der Projektleiter verantwortlich für eine einwandfreie Kommunikation und die Dokumentation vom Projekt.
Projektleiter versus Projektmanager
Wichtig zu beachten ist der Unterschied vom Projektleiter zum Projektmanager, denn diese zwei Begriffe können nur schwer synonym füreinander verwendet werden. Die DIN-Normen vom Projektmanagement stellen allerdings keine klaren Abgrenzungen auf. Allgemein kann allerdings gesagt werden, dass die Aufgaben des Projektleiters eher in seinen Führungskompetenzen liegen und die des Projektmanagers im praktischen Steuern und Organisieren.
Keyfacts zur Position des Projektleiters
Projektleiter und Mitarbeiter im Projektmanagement arbeiten laut Vertrag ca. 39 Stunden in der Woche. Für den Projektleiter kommen im Allgemeinen bis zu zehn zusätzliche Arbeitsstunden hinzu, bei einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 74 000 € für seine Aufgaben.
Werdegang und Chancen
Die Kompetenzen vom Projektleiter sind zahlreich und seine Aufgaben und Ziele haben hohe Anforderungen.
Qualifikation
Es gibt keine explizite Ausbildung zum Projektleiter. Die Übernahme der Aufgaben des Projektleiters basiert eher auf langjähriger Berufserfahrung und somit kann ein Projektmitarbeiter irgendwann Teilprojekte übernehmen und schlussendlich aufsteigen. Von großem Vorteil ist jedoch ein Studium in den Bereichen der Wirtschaftswissenschaften, der Informationstechnik, des Bauwesens oder des Maschinenbaus. Bewerber für die Position des Projektleiters sollten möglichst aus dem jeweiligen Fachbereich der ausgeschriebenen Stelle kommen und passende Qualifikationen mitbringen.
Weiterbildung
Zu den Möglichkeiten der Weiterbildung vom Projektleiter zählt das Projektmanagement. Hier gibt es Services, die Schulungen und Seminare anbieten. Zum Beispiel zur Einführung in das Projektmanagement zu Beginn und nach einiger Berufserfahrung im Lean-Management, aber auch die Führungskompetenzen können in entsprechenden Weiterbildungen geschult werden.
Aufgaben und Tätigkeiten des Projektleiters
Kurz gesagt, sind die Aufgaben des Projektleiters planen, berechnen, messen, koordinieren, kontrollieren und kommunizieren. Wie es sich im Engeren mit diesen verhält, erfahren Sie hier.
Tätigkeitsbeschreibung
Der Projektleiter sorgt mit seinen Fähigkeiten und der Steuerung für ein erfolgreiches Projekt, im besten Fall genau im Rahmen der Planung.
Startphase
Zu Beginn wird der Projektplan entwickelt mit allen Terminen, dem allgemeinen Ablauf und dem Budget. Es gilt die Teams richtig zusammenzustellen oder zu übernehmen und anschließend anzuleiten. Hierzu zählt auch ein erfolgreiches Kick-Off Meeting. Dieses erfordert eine richtige Vorbereitung zum Projektstart, damit alle Mitarbeiter und die Stakeholder von Beginn an richtig informiert und motiviert werden. Wichtig für das Projekt in der Startphase ist auch die Risikobewertung, Teilschritte und die Planung von Verantwortung und Aufgaben im Team.
Projektdurchführung
Ist die Planung erst einmal gemacht, geht es an die Projektdurchführung. Für ein erfolgreiches Projekt sind einige Dinge und Umstände zu beachten, in deren Rahmen der Projektleiter die gewünschten Ziele erreichen kann.
- Überwachung des Budgets
- Einhaltung der Termine
- Konfliktmanagement
- Mitarbeitermotivation
- Kommunikation
- Vorgaben und Richtlinien
- Dokumentation
Abschlussphase
Im Endspurt des Projekts sind leider einige Flüchtigkeitsfehler möglich. Diese lassen sich aber durch einige Tipps vermeiden und führen zu einem sauberen Projektabschluss. Zum Abschluss zählen formale Aspekte der Nachkalkulation, des Abschlussberichtes und der Projektpräsentation. Aber auch die Arbeit der Mitarbeiter, vom Projektleiter und den Stakeholdern sollte einen sozialen Abschluss finden dürfen.
TimeTrack als optimales Tool
Bei all dieser Umsetzung der Aufgabe eines Projekts kann ein Projektzeiterfassungssystem wie TimeTrack eine echte Hilfe sein bei der Projektdokumentation, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektcontrolling. Softwarelösungen stellen mit umfassenden Services für Projektleiter eine wunderbare Unterstützung im Arbeitsalltag dar. Viele Unternehmen im Raum Frankfurt am Main nutzen TimeTrack, was die Bedeutung des Mains für lokale Geschäfte unterstreicht.
In der Projektplanung wird je nach grobem oder genauem Projektplan festgelegt, welche Tätigkeiten und Projektabschnitte mit welchen finanziellen und zeitlichen Aufwänden verbunden sind. Im Verlaufe des Projektes werden dann die Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten gebucht. Die Software verfügt über eine Projektstempeluhr, mit der alle Zeiten sekundengenau per Web-App, Smartphone, Mac oder PC erfasst werden. Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten können über die gleichen Medien direkt in den zugehörigen Projekten hinterlegt werden.
TimeTrack – Projektverfolgung
Stärken des Projektleiters
Die erfolgreiche Projektleitung hat viele Anforderungen an zahlreiche Fähigkeiten, welches das fachliche Know-how perfekt ergänzen.
Fachkompetenz
Der Projektleiter charakterisiert sich durch Kenntnisse fachlicher Details der Branche und der Ressourcen vom Unternehmen. Bei fehlendem Wissen helfen daher Services eines Beraters aus dem jeweiligen Bereich. Zur Fachkompetenz gehört es, Fehler zu erkennen und alternative Lösungswege zu finden. Fachwissen ist schon in der Planung von Vorteil, um Dauer, Verantwortlichkeiten und Kosten für das Unternehmen richtig einzuschätzen.
Managerkompetenz
Zu den Fähigkeiten des Projektleiters gehört auch immer die Rolle eines Managers fest dazu. Der Leiter muss planen und sein Team steuern und auch Tools zur Kontrolle der Abläufe und Ergebnisse kennen. Es ist seine Aufgabe, die Rahmenbedingungen und Abläufe für selbstständig arbeitende Mitarbeiter festzulegen. Diese Fähigkeiten fallen unter die vom Projektmanagement. Initiieren, Definieren, Planen, Durchführen, Steuern und Bewerten tragen als Aufgaben vom Projektmanager zusammen zum Erfolg des Projekts bei.
Führungskompetenz
Der Projektleiter übernimmt in der Regel ein eigenes Team, welches er anleiten muss. Soft Skills der Kommunikation, Offenheit, Empathie, aber auch Durchsetzungsvermögen sind von Vorteil. Er trägt die Rolle der Verantwortung und ist zuständig für eine gute Teamführung ohne Konflikte. Diese ist die Grundlage für die vertrauensvolle und gut organisierte Zusammenarbeit des Projekts. Projektgruppen können hierarchiefrei und hierarchisch geführt werden. Diese Verteilung der Kompetenz kann auch im Laufe eines Projekts noch angepasst werden.
- Hierarchiefrei: Der Vorteil eines Projekts ohne bzw. mit sehr flachen Hierarchien liegt in dem didaktischen Ansatz vom Projektleiter. Er ist Moderator und Navigation für ein Team, das die Verantwortung gleich verteilt trägt.
- Hierarchisch: In Projekten mit einer ausgeprägten Hierarchie wird die Verantwortung durch den Projektleiter an die Teammitglieder in verschiedenem Maß weiterverteilt.
Ein großer Bestandteil der Führungskompetenz ist außerdem die soziale Kompetenz.
Soziale Kompetenz
Führung und Mitarbeiter können mehr Zeit einnehmen als das eigentliche Projekt. Hierzu zählen eine hohe Mitarbeitermotivation, deren Stärken zu erkennen und zu fördern, Konflikte zu lösen sowie eine außerordentliche Kommunikationsfähigkeit.
Unternehmerische Kompetenz
Der Bereich, in welchem ein Projektleiter tätig ist, sind den Aufgaben eines Geschäftsführers ähnlich. Daher umfasst seine Tätigkeit auch Budgets planen, wirtschaften, Risikomanagement und Marketing. Projektleiter sind also etwa ein Unternehmer innerhalb vom Unternehmen.
Was, wenn das Projekt einen chaotischen Verlauf nimmt?
Fehler können häufig überall im Unternehmen gemacht werden. Wichtig ist, Fehler schon im Vorhinein zu vermeiden, die Konfliktlösung und alternative Lösungswege erfolgreich umzusetzen.
Häufige Fehler und Lösungsansätze
Erste Fehler können schon in der Projektplanung auftauchen, weswegen eine solide Projektplanung das Fundament ist. Unrealistischen Projektzielen kann mit ausreichend Flexibilität entgegengewirkt werden. Falsche Personalentscheidungen schädigen häufig das Projekt. Ein gutes Einstellungsverfahren benötigt wichtige Eckpunkte und schafft es, falschen Schlüssen vorzubeugen. Wenn Projektrollen der einzelnen Mitarbeiter nicht von Beginn an klar definiert werden, kann dies zu ineffizienter Arbeit und mangelnder Motivation führen. Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter müssen also von Beginn vom Projektleiter klar sein. Mangelhafter Kommunikation kann durch Vertrauen und Transparenz entgegengewirkt werden. Fehlendes oder lückenhaftes Monitoring kristallisiert sich oft erst zum Ende eines Projektes heraus. Softwarelösungen wie TimeTrack können über den gesamten Projektverlauf hinweg Transparenz schaffen.
Tipps und Tricks bei gleichzeitigen Projekten
Beim Multiprojektmanagement (MPM) geht es um die gleichzeitige Planung und Steuerung mehrerer auch voneinander unabhängiger Projekte. Die Komplexität dieser Vorhaben muss auch von den Fähigkeiten des Projektleiters abgedeckt werden. Um den Überblick zu behalten, muss ein gutes Monitoring sichergestellt sein. Ebenfalls muss der Projektleiter viele Prozesse gleichzeitig kommunizieren. Dies muss also klar und deutlich geschehen. Oftmals werden die Abhängigkeiten verschiedener, vermeintlich unabhängiger Projekte nicht erkannt und daher die Prioritäten falsch gesetzt oder verfügbare Mittel nicht richtig verteilt. Bei einer Analyse der Abhängigkeiten verschiedener Projekte voneinander, dem Verständnis von Synergien, ausreichender Bewertung und Priorisierung von Projekten steht deren Erfolg fast nichts mehr im Wege.
Fazit
Der Projektleiter trägt viel Verantwortung und ist zuständig für das Gelingen oder Scheitern eines Projekts. Projektmanagement Softwaretools wie TimeTrack tragen dazu bei, den Überblick zu behalten und sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und eventuelle Konflikte oder Fehler zu konzentrieren. Überzeugen Sie sich doch jetzt selbst und versuchen Sie doch die kostenfreie 14-tägige Probeversion von TimeTrack! Noch nie war die Position des Projektleiters so leicht!
Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von wesentlicher Bedeutung. Der Arbeitgeber erfüllt durch die regelmäßige Aufzeichnung seine gesetzliche Pflicht und behält die Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer. Auf der anderen Seite können die Mitarbeiter immer einen Nachweis über ihre Arbeitsstunden erbringen und einsehen, wie sie ihre zeitlichen Ressourcen investieren und diese gegebenenfalls anpassen. Eine vollständige Arbeitszeiterfassung trägt so der Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz bei und garantiert, dass sich die beiden Partien an die Vertragsvereinbarung halten. Hier ein Überblick der gesetzlichen Regelungen und deren Umsetzungsmöglichkeiten rund um Thema Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten.
Sind Stundenaufzeichnungen Pflicht?
Die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden ist in der Regel verpflichtend. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen und zu dokumentieren. Dies dient der Überwachung der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften, wie beispielsweise der maximalen Arbeitszeit, Ruhepausen und Überstundenregelungen.
Für wen gilt Aufzeichnungspflicht?
Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit gilt in der Regel für alle Arbeitgeber. Es spielt keine Rolle, ob es sich um kleine oder große Unternehmen handelt. Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer zu erfassen und entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung bezieht sich sowohl auf Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte.
Wer ist auf Stundenaufzeichnungspflicht befreit?
Beispielsweise sind Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte oder Außendienstmitarbeitende von der Pflicht zur Stundenaufzeichnung ausgenommen.
Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Allgemeine gesetzliche Regelung gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeiten bzw. verpflichtende Ruhepausen und enthält außerdem auch eine Bestimmung betreffend die Arbeitszeiterfassung. § 16 mit dem Titel „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ regelt Folgendes:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Laut dem Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber also lediglich zur Erfassung von Mehrstunden verpflichtet. Demnach müssen also alle Arbeitsstunden, die über das gesetzlich vorgesehene Maß hinausgehen (d.h. über acht Stunden täglich), dokumentiert werden. Diese gesetzliche Bestimmung sollten die Arbeitgeber jedoch mit Vorsicht genießen. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Unternehmen die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer, und nicht nur die Überstunden, systematisch erfassen müssen. Wie der Gesetzesgeber dieses Urteil konkret in das nationale Recht umsetzen wird, bleibt noch abzuwarten.
Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Spezialgesetze Mindestlohngesetz und Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
Die umfassende Dokumentationspflicht gilt nicht nur für die Aufzeichnung der Mehrstunden, sondern auch für die Minijobber, d.h. geringfügig Beschäftigte, sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Die Arbeitszeiterfassung ist für diese Wirtschaftsbereiche wegen der großen Missbrauchsgefahr verpflichtend.
Im Zuge der Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes laut Mindestlohngesetz sind auch umfassende Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber festgelegt worden. Um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede geleistete Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht für Minijobber die Pflicht, die Arbeitszeiten lückenlos zu notieren.
Laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist außerdem für folgende Branchen eine vollständige Arbeitszeitaufzeichnung notwendig:
- das Baugewerbe
- Gaststätten und Herbergen
- Speditions-, Transport und Logistikbereich
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Messebau
- Fleischwirtschaft
- Zustelldienste
Zudem gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Entleiher, die Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem dieser Wirtschaftszweige beschäftigen.
Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Welche Daten müssen die Aufzeichnungen enthalten
Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen folgende Informationen beinhalten:
- den Beginn der täglichen Arbeitszeit
- das Ende der täglichen Arbeitszeit
- die Dauer der Arbeitszeit in Stunden bzw. Minuten
Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen laut dem Gesetz nicht aufgezeichnet werden. Es ist allerdings zu empfehlen, die Pausenzeit auch aufzuzeichnen, damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar ist.
Die genaue Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein. Der Arbeitnehmer hat also eine Woche Zeit, um die erbrachten Arbeitsstunden genau zu notieren. Die Aufzeichnungen muss der Arbeitgeber zwei Jahre lang aufbewahren.
Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung
Von der verpflichtenden Arbeitszeitaufzeichnung sind gemäß Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) alle Mitarbeiter befreit, die ein Arbeitsentgelt von mehr als 2.958 Euro brutto monatlich beziehen (Stand 2021). Ist der Arbeitnehmer bereits 12 Monate für den Arbeitgeber tätig, so gilt der niedrigere Stellenwert von 2.000 Euro brutto monatlich. Hat der Arbeitnehmer daher nachweislich mehr als 2.000 Euro brutto in den letzten 12 Monaten verdient, müssen keine Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß (MiLoDokV) geführt werden.
Man darf aber das bereits erwähnte EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 nicht aus den Augen verlieren. Demnach sind bereits jetzt alle Arbeitgeber innerhalb der EU verpflichtet, ein verlässliches und leicht zugängliches System einzurichten, mit dem gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfasst wird. Trotz fehlendem Gesetz haben deutsche Unternehmen eine klare Handlungsempfehlung.
Form der Arbeitszeitaufzeichnungen
Es bestehen keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Erfassung der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können die Aufzeichnungen in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Gesetzlich ist lediglich vorgegeben, welche Daten die Notizen enthalten müssen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht jedoch die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen. Es sind außerdem keine Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers auf den Aufzeichnungen erforderlich.
Die gleiche Verpflichtung hat nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG, § 19 Abs. 1 Satz 2 AEntG und § 17c Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) jeder Entleiher, der von einem Verleiher überlassene Arbeitnehmer tätig werden lässt, unabhängig davon, ob er seinen Sitz im Inland oder im Ausland hat.
§ 6 Abs. 1 GSA Fleisch regelt die Auszeichnungspflicht für die Betriebe der Fleischwirtschaft. Demnach haben die betroffenen Unternehmen die Arbeitszeit elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung elektronisch aufzubewahren.
Manuelle Zeiterfassungen: Manuelle Erfassung gehört eher zur veralteten Methode
Typische Beispiele für manuelle Zeiterfassungssysteme sind Stempeluhren, Niederschriften und Excel Tabellen. Mit Excel erfasst man Arbeitszeiten manuell und digital durch das Eintragen in Excel–Tabellen. Arbeitnehmer sind angewiesen, ihre Arbeitszeiten täglich einzutragen. Aus verschiedenen Gründen ist vom Excel System abzuraten. Zum einen ist es ein sehr aufwendiges System. Wenn wirklich alle Pausen und Mehrarbeitszeiten minutengenau erfasst werden sollen, wie es das Gesetz fordert, geht mehr Zeit durch das Eintragen verloren, als es nötig ist. Zum anderen ist es ein unübersichtliches System. Die Auswirkungen zeigen sich spät aber umso gravierender bei der Abrechnung der Arbeitszeit.
Niederschriften und Stempeluhren sind ebenso aufwendige Systeme. Bei ihnen könnte es außerdem an der Gesetzkonformität scheitern. Arbeitszeiten müssen nachgewiesen werden können. Das wird schwierig bei analogen Stempeluhren. Diese Nachweise auf Papier können genauso schnell verloren gehen wie Niederschriften auf Papier.
TimeTrack – Digitale Stempeluhr
Automatisierte Arbeitszeiterfassung: Automatisch, praktisch, gut
Im modernen Zeitalter digitalisieren sich die Branchen immer mehr. Auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen viele Möglichkeiten der Digitalisierung offen. Digitale Systeme nutzen sehr oft ähnliche und gut bewährte analoge Methoden. Im Erfassungssystem eingetragene Daten werden dabei digital transformiert und automatisiert. Das Erfassungssystem ist somit „zuverlässig, zugänglich und objektiv“, wie das laut der EuGH-Judikatur bereits jetzt vorausgesetzt wird.
Mit TimeTrack Arbeitszeiten praktisch und zuverlässig aufzeichnen
Das Zeiterfassungssystem TimeTrack rückt das altbewährte System des Stundenzettels in ihr Zentrum. Es kann nicht einfacher sein: Wenn die Arbeit aufgenommen wird, wird eingestempelt; wenn die Arbeit beendet wird, wird ausgestempelt. TimeTrack erfasst so die Arbeitszeiten sekundengenau. Statt tatsächlich zu ein- und aufzustempeln, drückt der Mitarbeiter einen Knopf in seiner Smartphone- oder Desktop-App. Die per Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten werden automatisiert gespeichert und jedem, der die Berechtigung dazu hat, zugänglich gemacht. Jederzeit und überall!
TimeTrack – Arbeitszeiterfassung
Mit der TimeTrack können sie sogar einen automatischer Pausenabzug einstellen, wenn Sie immer zu gleichen Zeit Pause machen und sich keinen Gedanken darüber machen wollen, ob Sie Ihre Pausenzeit bereits eingetragen haben.
Wenn Sie eine Übersicht über offene und verbrauchte Urlaubstage behalten wollen, können sie auch Ihre Urlaubsverwaltung mit TimeTrack einfach erledigen. Mit der digitalen Urlaubsverwaltung sparen Sie sich die manuelle Berechnung von Urlaubstagen. Weiters können Mitarbeiter anhand eines Urlaubskalenders im Auge behalten, welche Kollegen abwesend sind, um Ihren Arbeitsaufwand besser aufzuteilen.
Fazit
Indem ein Gesetz Arbeitnehmer schützen will, eröffnet es Möglichkeiten für eine verbesserte Unternehmenskultur. Die Mitarbeiter und die Mitarbeitermotivation sollten immer im Zentrum eines Unternehmens stehen. Sie sind es schließlich, die die Maschine am Laufen halten. Arbeitszeit gesetzkonform zu erfassen heißt seit dem EuGH-Urteil von 2019, transparent, objektiv und zugänglich zu arbeiten. Das sind Grundsätze, von denen Unternehmen nur profitieren können. Gesetzkonform Arbeitszeit erfassen heißt organisiert und dynamisch zu erfassen.
Vertragliche Vereinbarungen können besser eingehalten werden und vor allem können alle Parteien Leistungen besser nachvollziehen und sie anpassen und verteilen. Das Arbeitszeiterfassungssystem von TimeTrack ermöglicht all das. Probieren Sie es doch jetzt aus mit der zweiwöchigen Probeversion und vereinfachen Sie sich die Auszeichnungspflicht der Arbeitszeit!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Effizienzsteigerung und warum ist sie wichtig?
- Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz
- Wie lässt sich die Effizienz der Mitarbeiter nachhaltig steigern?
Effizient, effizienter, am Effizientesten – oft und gerade im Büro oder Berufsleben fällt dieser Begriff der Effizienz. Es scheint gerade das große Ziel zu sein, „effizienter zu arbeiten“, doch: Was heißt das überhaupt? Und wie lassen sich die Maßnahmen einer effizienten Prozessoptimierung ideal in die Firmenstruktur von einem Unternehmen implementieren?
Natürlich hat man nicht immer den besten Tag – manchmal fühlt es sich so an, als müsste man sich ins Büro beinahe quälen. Doch es gibt zahlreiche Möglichkeiten, diesem Problem entgegenzusteuern. Wie man das Arbeitsleben so gestalten kann, dass jede*r gerne zur Arbeit geht – erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wann ist ein Unternehmen effizient?
Unter Effizienzsteigerung verstehen wohl die Meisten intuitiv Folgendes:
Wenn man Dinge effizienter tut, tut man sie nicht nur besser, sondern auch schneller. Alles in allem erledigt man eine Aufgabe also umso schneller und besser, je effizienter man sie angeht. Doch wie kann die Steigerung der Effizienz gelingen?
Wie erkennt man eine Effizienzsteigerung und warum ist sie wichtig?
Eine Effizienzsteigerung hat zu aller Erst mit den eigenen festgelegten Zielen zu tun. Man muss zuerst sein eigenes Ziel kennen, um zu wissen, auf welche Wege es erreicht werden kann.
Schafft man es, dieses Ziel auf eine schnellere, entspanntere, schönere und anders herum formuliert weniger stressige, weniger beanspruchende und weniger nervenzehrende Art und Weise zu erreichen, dann spricht man von einer gesteigerten Effizienz.
Warum eine Effizienzsteigerung von Vorteil ist, erklärt sich fast von selbst: Wer möchte schon für eine Aufgabe mehrere Tage brauchen, wenn man diese vielleicht auf einem anderen Wege auch in viel kürzerer Zeit erledigen kann? Per Definition ist Effizienz bereits etwas sehr Sinnvolles, weil man entweder mehr in weniger Zeit erledigt und deswegen schneller Erfolgssteigerungen erlebt, oder eben weil man die gewonnene Zeit auch für größere Ruhephasen nutzen und somit für eine Stressreduktion sorgen kann.
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz
Während die Begriffe Effektivität und Effizient sowie ihre zugehörigen Adjektive effektiv und effizient im Alltag oft synonym verwendet werden, gibt es einen kleinen Unterschied:
- Effektivität: „Die richtigen Dinge tun“ – wichtigster Faktor zum Ergebnis: Das tatsächliche Ergebnis
- Effizienz: „Die Dinge richtig tun“ – wichtigster Faktor zum Ergebnis: Der zum Ergebnis betriebene Aufwand
Solange ein angestrebtes Ziel in der Art und Weise, wie man es sich vorgestellt hat, erreicht wird, war man effektiv. Das heißt aber noch nicht, dass man dabei auch effizient war: Wenn das Ziel beispielsweise ist, ein leckeres Team-Essen zu kochen, bin ich effektiv, wenn es allen schmeckt, aber erst effizient, wenn ich dafür nicht lange gebraucht habe, die Küche halbwegs sauber geblieben ist und es vielleicht auch nicht viel gekostet hat.
Wie berechnet man eine Effizienzsteigerung?
Die Steigerung der Effizienz setzt sich aus dem Ergebnis und den für das Erreichen des Ergebnisses betriebenen Aufwand zusammen.
Aufwand / Ergebnis = je kleiner die Prozentzahl, desto höher die Effizienz
Das ist auch intuitiv einleuchtend: Je weniger ich Aufwand betreiben muss, um zu meinem optimalen Ergebnis zu kommen, desto höher ist meine Effizienz.
Wie lässt sich die Effizienz der Mitarbeiter nachhaltig steigern?
Sie sind neugierig geworden, wie 10 solcher Ansätze für eine optimale Effizienzsteigerung aussehen könnten?
Hier sind 10 Tipps, wie sie die Effizienz ihres Teams optimieren können:
1. Nur sinnvolle Aufgaben erteilen: Welche Projekte lohnen sich wirklich?
Eine der besten Methoden, um die besten Maßnahmen des effizienten Arbeitens in den Vordergrund zu stellen, setzt an, bevor überhaupt gearbeitet wird: Denn es geht bei der Prozessoptimierung eines Unternehmens nicht nur um die effektive Ausführung gewisser Projekte und Aufgaben, sondern es geht auch darum, möglichst genau festlegen zu können, welche Aufgaben das Unternehmen überhaupt in eine zielführende Richtung gehen.
Gerade Mitarbeiter, die entweder erst seit sehr Kurzem oder sehr Langem in einem Unternehmen arbeiten, sind dafür anfällig, ihre Aufgaben einerseits nicht konkret einschätzen zu können, oder sie sind bereits so routiniert in ihrem Büroalltag, dass sie lieber alles sehr langsam angehen und möglicherweise oft nicht den schnellsten, schlausten und damit effektivsten Arbeitsweg einzuschlagen.
Die richtige Formulierung macht den Unterschied
Als Unternehmen kann man sich daher fragen, ob die Aufgaben für Ihre Mitarbeiter überhaupt ordentlich formuliert worden sind und ob diese dabei helfen, kurz- und längerfristige Unternehmensziele zu erzielen. Vielleicht überlegen Sie sich auch einen Workflow, bei dem diese Aufgaben möglichst produktiv übermittelt werden können.
Braucht es dafür ausführliche Meetings oder lassen sich diese auch beispielsweise wöchentlich schriftlich formulieren?
2. Sehr genaue Projektziele und Aufgabenstellungen definieren
Organisation ist alles: Sind einmal die genauen Aufgaben gefunden, ist es dabei noch nicht getan: Die Art und Weise, wie diese Projektziele und Aufgabenstellungen formuliert werden, hat enorm viel mit dessen effizienter Umsetzung zu tun. Eine Effizienzsteigerung kann vor allem dann erfolgen, wenn die Aufgaben so gestellt werden, dass sie für Ihre Mitarbeiter zwar knapp und übersichtlich formuliert werden, aber auch so logisch beschrieben werden, dass die Abläufe für jeden klar sind.
Das Ziel einer Aufgabe immer mitformulieren
Was auch bei einer Effizienzsteigerung hilft, ist es den Grund für diese Aufgabe deutlich ersichtlich zu machen. Warum müssen Ihre Mitarbeiter das tun? Was ist das gemeinsame Ziel? Was sind die Aussichten, was kann darauf folgen?
Falls Sie mit Kunden beispielsweise im B2B-Bereich zusammenarbeiten, die für Sie und Ihr Team Aufgaben formulieren, kann es sehr hilfreich sein, diese auch genau durchzulesen und zu hinterfragen, bevor sie diese an Ihr Team weiterleiten.
3. Die richtigen Leute für die richtige Aufgabe: Effizienz beginnt im Recruiting
Auch Sie selbst haben sich zwischen vielen Berufen für einen entschieden, den Sie hoffentlich als für Sie passend beschreiben würden. Daher verstehen Sie vielleicht sofort intuitiv, warum es wichtig ist, die passenden Leute für die richtigen Positionen zu besetzen, damit sich eine Effizienzsteigerung auch wirklich erzielen lässt.
Haben Ihre Mitarbeiter auch wirklich das gleiche Ziel wie Sie? Brennen sie, für das, was sie tun?
Das Recruiting ist eine der zentralsten Schnittstellen in Ihrem Unternehmen, die Ihre Prozesse und Methoden genauso kennen muss wie Sie selbst, um das Unternehmen auch wirklich effizient verbessern zu können. Wer gibt dem Unternehmen einen Mehrwert, und wer erzeugt mehr Kosten als Nutzen?
4. Kosteneffiziente Unternehmensstrukturen
Doch nicht nur in der Recruitingphase können Sie eine Effizienzsteigerung für Ihr Unternehmen erzielen – auch bereits bestehende Unternehmensstrukturen können auf ihre (Kosten-)Effizienz geprüft werden.
Lohnt sich die Lage Ihres Firmensitzes, lohnt sich die Größe des Standortes? Oder könnten Sie durch einen Umzug, der zwar auf den ersten Blick lästig erscheint, Prozesse effizienter gestalten? Prüfen Sie außerdem Ihre Abonnements als Firmenchef*in – welche Programme nutzen Sie im Unternehmen wirklich? Gibt es günstigere Programme für ähnliche Prozesse?
Kosteneffizienz ist mehr als nur Sparsamkeit
Doch das effiziente Kostenwirtschaften bedeutet nicht zwingend die absolute Sparsamkeit – es geht darum, das Geld möglichst gut einzusetzen. Bieten Sie beispielsweise eine Sportmitgliedschaft für Ihr Team an, die aber kaum einer nutzt? Dann könnten Sie sich überlegen, was besser zu Ihren Mitarbeiter passen könnte – vielleicht ist das ein einmonatiger Teamlunch oder ein bezahlter Unternehmensfeiertag, an dem Sie einen Ausflug planen.
5. Vorfreude auf Teamevents: Intrinsische Motivationen stärken die Effizienz
Effizienz bedeutet auch, Dinge schneller zu erledigen und somit mehr Zeit zu haben. Wenn Sie Ihr Team dazu motivieren, effizienter zu arbeiten, ist schnell ein freier Tag gewonnen, den sie als Teambuilding-Maßnahme und als Belohnung nach einem gemeinsam festgelegtem Teamziel nutzen können. Doch ein Teamevent gilt es gut zu planen. Hier sind einige Vorschläge:
Teamevents, die Ihr Team begeistern können, könnten zum Beispiel sein:
- Ein Besuch in der Karaoke-Bar
- Einen Abend kegeln oder bowlen
- Einen Vortrag von einem geladenen Gast genießen, z.B. von einem Fachexperten
- Eine gemeinsame Fortbildung in Ihrem Spezialgebiet
- Ein Tag, an dem Sie sich zusammen ehrenamtlich verpflichten
- Eine gemeinsame Firmenfeier im Büro, z.B. eine Mottoparty
- Ein Ausflug in einen Klettergarten
- Ein Ausflug auf eine Messe in Ihrem Spezialgebiet
Eine gelungene Abwechslung zum Arbeitsalltag ist nicht nur für ein effektives Teambuilding, sondern gibt oft den nötigen Schwung, um bei kommenden Aufgaben dann doppelt anzupacken.
6. Den Überblick behalten: Professionelle Tools implementieren
Wenn Sie sich fragen, warum Sie überhaupt eine Effizienzsteigerung erzielen möchten, könnte Ihnen der Gedanke kommen, dass Sie vor allem mehr Zeit haben möchten. Bevor Sie sich auf ein subjektives Empfinden verlassen müssen, ist es hilfreich, sich mit professionellen Tools zu befassen, die als Tracking-Instrument dienen können.
Effizienter arbeiten mit der TimeTrack App
Mit TimeTrack´s Projektverfolgung erreichen Sie einen verbesserten, effizienten Workflow, behalten einen Überblick und können so die Prozesse, Ziele und Angaben zum Budget optimieren. Die Softwarelösung managet nicht nur die Projektzeiterfassung, sondern auch die Dokumentation, Planung und Durchführung diverser Projekte bis zu ihrem Controlling bzw. Abschluss.
Aktivitäten wie beispielsweise bestimmte Tätigkeiten oder Zwischenschritte lassen sich mit TimeTrack entspannt und deutlich ersichtlich festlegen. Natürlich spielt aber auch der Einsatz einer digitalen Stempeluhr eine große Rolle, mit der sich auf dem PC oder sogar auf dem Smartphone entspannt die Aufzeichnung der Arbeitszeiträume starten oder stoppen lässt.
TimeTrack – Berichte & Analysen
7. Pausen ernst nehmen – auch als Arbeitgeber*in
Es ist wichtig, als Unternehmen auf Pausenzeiten ein Auge zu haben, da nach Pausen meist doppelt so produktiv gearbeitet wird wie kurz vor der Pausenzeit. In der Pause haben die zuvor erarbeiteten Themen den nötigen Spielraum, um nochmals florieren zu können. Doch auch die effiziente Organisation macht macht bei einer Pausenplanung unmittelbar einen großen Unterschied. So bietet eine Pause an der frischen Luft dabei deutlich mehr Effizienzsteigerung als eine im Büro interne verbrachte Ruhepause.
Nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Pausenzeiten festhalten
Mit einem online Zeitmanagement-Tool wie der TimeTrack-App lassen sich natürlich nicht nur die Arbeits-, sondern auch die Pausenzeiten der jeweiligen Mitarbeiter überblicken. Wenn Sie als Arbeitgeber auch die Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter ansprechen, zeigt dies, dass Ihnen die für die seelische sowohl physische Gesundheit ihrer Arbeitnehmer relevanten Themen grundsätzlich am Herzen liegen. Dabei profitiert häufig das Unternehmen bzw. verbessern Sie nicht nur den Ruf Ihres Unternehmens nach außen, sondern die Produktivität der Personen lässt sich dabei tatsächlich steigern: Beide Seiten spielen hier also eine relevante Rolle.
TimeTrack – Arbeits- und Pausenübersicht
8. Ablenkungen und Unterbrechungen minimieren
Sowohl in der Pause als auch während produktiver Arbeitsphasen ist es wichtig, die lästigen und alt-bekannten Ablenkungen und Unterbrechungen effizient zu minimieren. Im Jahre 2021 kommt man um Social Media Plattformen nicht herum, und auch bei deren Benutzung stellt sich die Frage, wie man diese so effizient nutzen kann, dass man zwar alle Vorteile wie die Vernetzung und Inspiration mit und durch andere User zwar genießen, aber man nicht die Nachteile zu spüren bekommt.
Wahrscheinlich kennt heutzutage jeder die typischen Zeitdiebe am Arbeitsplatz, und es fällt oft nicht leicht, Kontrolle über Ablenkungen wie das verlockende Smartphone zu gewinnen.
9. Die richtige Ausstattung im Büro als auch im Home Office
Eine optimale Arbeitsausstattung, die in ihrer Definition auch die Atmosphäre des Arbeitsplatzes mit einschließt, ist wohl 2021 wichtiger denn je: Noch nie waren wir so vielen Ablenkungen ausgesetzt. Damit ist natürlich nicht nur das Smartphone, Tablet oder der Computer gemeint: Häufig arbeiten Menschen im Home Office in einem sehr reizintensivem Umfeld. Gerade in einem privaten Umfeld führt eine persönliche Unordnung dazu, dass die Gedanken beim äußerlichen Wirrwarr hängenbleiben. Dabei sollten Ihre Teammitglieder Ihre volle Aufmerksamkeit auf Ihre täglichen Aufgaben richten können.
Ebenso störend ist auch ein schmerzender Rücken oder diverse Verspannungen im Hals-Nacken-Bereich, dessen Ursache häufiger mal der Schreibtischstuhl oder -Tisch sind. Auch die Bildschirmhelligkeit kann eine Rolle spielen. Nicht nur spezielle Blaulicht-Apps für den Computer könnten ein toller Hinweis für ihre Mitarbeiter sein, sondern auch Tipps zum korrekten Sitzen oder Stehen am Arbeitsplatz.
Pflanzen und stimulierende Düfte haben oft eine sehr beruhigende Wirkung, und auch ein angenehmes Licht am Arbeitsplatz kann bei einer Effizienzsteigerung helfen.
10. Go Green: Nachhaltige Effizienz ist ein relevantes Thema
Nicht erst seit 2021 ist Nachhaltigkeit nicht nur für Kunden, sondern auch für Unternehmen ein wichtiges Thema, welches tatsächlich mehr mit einer Effizienzsteigerung und auch Prozessoptimierung zu tun hat, als die meisten wissen oder vermuten. Wer schneller Aufgaben am PC erledigt – der spart auf lange Sicht gesehen Strom, wer deutliche Ziele formuliert, kann im besten Falle den Briefverkehr kurz halten – was auf den ersten Blick nach Kleinkrämerei klingt, hat langfristig einen großen Effekt auf unseren Planeten. Das Thema Nachhaltigkeit ist also nicht nur im Bereich der Produktion interessant, sondern auch im typischen Büroalltag kann Nachhaltigkeit etwas im Bereich der Effizienz verbessern. Außerdem ist die Nachhaltigkeit ein tolles Tool, um Effizienz an einem Beispiel deutlich zu machen.
Fazit
Wenn Sie effizient sein wollen, müssen Sie das nicht gleich mit dem Begriff „sparsam“ gleichsetzen: Eine Effizienzsteigerung wird vielmehr dadurch erzielt, als dass man seine Kräfte an den passenden Stellen optimal einsetzt und ohne große Ablenkungen und Verwirrungen zum festgelegten Ziel kommt.
Um nicht den Überblick zu verlieren, lohnt sich eine strukturierte Herangehensweise immer. Empfehlenswert hierfür ist es Ihrem Arbeitsteam eine feste Struktur anzubieten, die es übernehmen kann. Als Unterstützung hierbei dient das Zeiterfassungstool TimeTrack, mit dem Sie ihre Projekte von Anfang bis Ende im Überblick behalten können. Außerdem können Sie genauestens festhalten, wie lange für gewisse Projekte gebraucht wurde – und nur durch eine konkrete Dokumentation der Zeit lässt sich feststellen, ob es auch wirklich schneller und somit effizienter ging als beim letzten Mal. Überzeugen Sie sich doch jetzt selbst mit der 14-tägigen kostenlosen Probeversion der TimeTrack App und fördern Sie so Ihre Effizienzsteigerung!