Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten einen Dienstplan zu erstellen. Viele Arbeitgeber tun sich bei der Entscheidung zwischen einer händischer Dienstplanerstellung mit Papier und Stift, jener mit Excel oder mit einer Software-Lösung schwer – Dabei ist es doch so einfach! In diesem Beitrag verraten wir Ihnen 6 Tipps zur Dienstplangestaltung und wie Sie Ihren individuellen Dienstplan am einfachsten und schnellsten erstellen können.
Vorteile eines Dienstplans
Eine gute Dienstplangestaltung ist essenziell für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Wieso? Je übersichtlicher der Dienstplan ist, desto weniger Zeit muss im Privatleben aufgewandt werden, um die Schichten und Arbeitszeiten überblicken zu können. Weitere Faktoren und Aspekte, die die Mitarbeiterzufriedenheit direkt beeinflussen, sind auch unmittelbar vor der Dienstplangestaltung zu beachten.
Ein guter Dienstplan steigert die Zufriedenheit Ihres Teams
Je mehr der gewünschten Schichten Ihre Mitarbeiter:innen bekommen, desto zufriedener sind sie. So lassen sich auch Konflikte untereinander vermeiden.
Doch auch als Chef:in können Sie bereits bei der Dienstplanung dafür sorgen, dass Sie die Arbeitszeit bestens im Blick haben und alle Bedürfnisse Ihres Personals und die Vorgaben für Ihren Betrieb erfüllen können.
Ein Dienstplan ist unersetzbar
Sehen Sie es mal so – Wie wäre es denn ohne einen Dienstplan? Im Prinzip ist der Dienstplan eine der Anforderungen für einen reibungslosen Ablauf im Betrieben. Damit verpasste Arbeitszeiten nicht zum dauerhaften Thema werden, lohnt es sich in einen guten Dienstplan zu investieren.
Wer erstellt den Dienstplan?
Legen Sie im Betrieb immer eine feste Ansprechperson für die Dienstplangestaltung fest. Gerade bei Krankheit, Urlaubsplanung und anderen besonderen Situationen muss die verantwortliche Person sich Ihrer Aufgaben bewusst sein. Auch die Besonderheiten der verschiedenen beruflichen Einrichtungen müssen berücksichtigt werden. Die Dienstplangestaltung ist zurecht ein in der Planung intensiver Job. Mit dem ein oder anderen Tipp lässt sich der Dienstplan aber als intelligentes Instrument einsetzen.
Rechtliche Grundlagen
Gerade in Deutschland gibt es zum Thema Dienstplan für Mitarbeitende Vieles zu beachten.
Hier sind einige der Punkte, die Sie zum Thema Recht beachten müssen:
- Ihre Mitarbeiter:innen dürfen nicht länger als 8 bzw. branchenspezifisch 10 Stunden arbeiten.
- An Sonn- und Feiertagen kann nur in Ausnahmen gearbeitet werden (§ 9 ArbZG).
- Berechnen Sie die korrekten Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ein. Vergessen Sie nicht den Nachweis der Pausenzeiten.
- Wenn Sie erstmal einen Dienstplan aushängen oder verschicken, ist dieser in dem Sinne verbindlich, als dass Sie etwaige Änderungen rechtzeitig im Voraus ankündigen müssen. Aber keine Sorge: Der Dienstplan ist nicht grundsätzlich verbindlich. Mehr Informationen entnehmen Sie branchenspezifischen Regelungen.
Optimale Vorlaufzeit
Das Schlüssel zur entspannten Dienstplangestaltung ist: Genügend Zeit einplanen! Damit Dienstpläne nicht erst in letzter Minute zum Thema werden, lohnt es sich, eine Vorlaufszeit von etwa 2-4 Wochen einzuplanen. Die Jobart ist bei der Vorlaufszeit entscheidend. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen eher im professionellen Bereich, z.B. nicht nur halb-, sondern ganztags, können Sie die Schichten schon früher planen. Da ist ein Vorlauf von sogar 3-6 Monaten intelligent.
Unternehmen, welche auf Flexibilität setzen, legen eine Gruppe unter Mitarbeitenden auf Messenger-Diensten an, um Schichten tauschen zu können. Doch diese Option ist umständlich und führt einer Nachrichtenflut, welche als störend empfunden werden kann.
TimeTrack bietet hierfür die ideale Lösung: Den Schichtplan. Als Chef können Sie einfach und schnell Schichten planen. Mit nur einem Klick benachrichtigen Sie all die betroffenen Mitarbeiter über den neuen Dienstplan per Mail.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit für Änderungen, welche jederzeit vorgenommen werden können. Falls Ihren Mitarbeitenden eine Schicht nicht passt, so können sie Schichten tauschen, indem sie sich für eine neue Schicht bewerben.
6 Tipps zur Dienstplangestaltung
1. Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen berücksichtigen
Ihre Mitarbeiter:innen werden Ihnen danken, wenn Sie ihre Bedürfnisse, Grenzen, Verfügung oder auch ihre aktuelle berufliche und private zeitliche Lage (wie z.B. Kinder) kennen. Reden Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen vor der Dienstplangestaltung! Bei Bedarf können Sie auch Sprechstunden einrichten, in denen Ihre Mitarbeiter:innen die Dienstplanung mit Ihnen besprechen können. In TimeTrack können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Verfügbarkeiten selbstständig angeben, was Sprechstunden überfällig macht und es Ihnen erlaubt die daraus gewonnene Zeit anderweitig einzusetzen.
2. Urlaubstage im Blick behalten
Für die entspannte Dienstplanung ist besonders entscheidend, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen rechtzeitig über ihre Urlaubsgestaltung Gedanken machen – Regen Sie sie gerne dazu an! Gerade Weihnachtsferien variieren selten, was dazu führt, dass ein Urlaub in dieser Zeit früh festgelegt werden kann. TimeTrack macht Urlaubsplanung zu einem Kinderspiel! Urlaubsanträge manuell ausfüllen ist von gestern. Sparen Sie sich Zeit – Mit TimeTrack! Lesen Sie hier mehr dazu.
3. Arbeitsfreie Tage nicht vergessen
Kennen Sie alle Feiertage in Ihrem spezifischen Bundesland? Diese haben natürlich einen Einfluss auf die Dienstpläne und die Arbeitszeit. Auch wenn Ihr Dienstplanprogramm diese vielleicht automatisch einträgt – überprüfen Sie rechtzeitig, ob alle erfasst worden sind.
Aber wie sind Feiertage im Arbeitsvertrag geregelt? Manche Berufe müssen auch an Feiertagen ausgeführt werden. Informieren Sie Ihr Personal über die Feiertage (z.B. mit einer E-Mail zum Jahresanfang) und erläutern Sie, ob man an diesen Tagen Zuschläge bekommt oder keine Arbeit eintragen soll. Da die Anzahl der Feiertage von Jahr zu Jahr variiert, müssten Sie sich jedes Jahr aufs Neue damit auseinandersetzen.
TimeTrack berücksichtigt die Feiertage Ihres individuellen Bundeslandes. Fügen Sie den Feiertagsplan Ihres Bundeslandes zu Ihrem Benutzerprofil hinzu und machen Sie sich nie wieder Gedanken um arbeitsfreie Tage! Neue Feiertage, wie zum Beispiel Firmentage, können jederzeit hinzugefügt werden. Diese werden automatisch in dem Kalender jedes Mitarbeitenden vermerkt.
4. Arbeitsbereiche und Arbeitsstandorte richtig zuweisen
„Wer macht nochmal wo und was?“ – Merken Sie sich die bevorzugten Arbeitsstandorte und Aufgabenbereiche Ihrer Mitarbeiter:innen. Mit unserer App müssen Sie die Arbeitsbereiche und -standorte und die dazugehörigen Mitarbeiter:innen nur einmal definieren.
5. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle beachten
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verlangen nach unterschiedlichen Dienstplänen. Dreht sich Ihre Dienstplangestaltung vor allem um das Thema Teilzeit? Dann gilt es, wie bei anderen besonderen Vorgaben auch, alle Einzelheiten zu beachten.
Branchenspezifische Dienstpläne
Pflegebereich, Gastronomie, Kita oder Kindergarten? Je nach Einrichtung und Beruf gibt es unterschiedliche Anforderungen an unterschiedliche Dienstpläne. All diese Bereiche haben ihre eigenen Ausnahmen und Spezifikationen. Die Möglichkeit den Dienstplan an seine individuellen Wünsche anzupassen überzeugte schon hunderte von Kunden. Überzeugen Sie sich nun selbst!
6. Rahmendienstpläne gestalten
Meistens wiederholen sich die Dienste der Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Muster. Doch viele Arbeitgeber plagen sich damit, dieselben Dienste jede Woche neu eintragen zu müssen. Mit TimeTrack können Sie ganz einfach Wiederholungen anlegen und sich somit die unnötige Schreibarbeit ersparen! Legen Sie dafür einen Rahmendienstplan an, welcher sich dank der intelligenten TimeTrack Software automatisch wiederholt.
Effektivere Dienstpläne mit TimeTrack erstellen
Wenn Sie sich nach Lesen von diesem Artikel nun fragen, wie Sie diese Tipps optimal in ihrer aktiven Dienstplangestaltung anwenden, ist es lohnenswert, über einen digitalen Dienstplan wie der in der TimeTrack-App nachzudenken, denn:
All diese 6 Tipps implementiert der Dienstplan von TimeTrack automatisch für Sie!
Mit dem Dienstplan von TimeTrack können Sie unglaublich einfach die unterschiedlichsten Arbeitsbereiche für Ihre Standorte erstellen und genauestens definieren. Erstellen Sie zum Beispiel zugewiesene Farbmarkierungen oder individuelle Skills! So verlieren Sie nie den Überblick und können sorgfältig und strukturiert planen. Noch nie war die Dienstplangestaltung so leicht!
Ihre Mitarbeiter werden so nie den Überblick Ihrer Dienstpläne verlieren und haben somit einen frustfreien Umgang mit der Dienstplangestaltung, was wiederum für eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter führen wird.
Online Arbeitspläne erstellen: Langfristig schneller und zuverlässiger als per Hand
Dienstpläne online zu erstellen ist langfristig schneller und zuverlässiger als per Hand, da weniger Flüchtigkeitsfehler entstehen können. Der intelligente Algorithmus teilt jedem die bestmögliche Schicht zu, welche sich nach Bedarf auch schnell und unkompliziert tauschen lassen.
TimeTrack ist ein intelligentes Zeiterfassungssystem, das Ihre Mitarbeiter lieben werden.
Überzeugen Sie sich selbst und probieren Sie die kostenfreie 14-tägige Probeversion von TimeTrack!
Schon im Vorhinein zu wissen, welche Projektmanagement-Methode die Richtige ist, ist nicht immer einfach. Um Unsicherheiten vorzubeugen und die richtige Wahl zwischen agilen und klassischen Methoden zu wählen, können Sie als Projektleiter die Stacey-Matrix verwenden. Was sie aussagt und wie sie angewandt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Stacey Matrix – Welche Projektmanagement-Methode ist die Richtige?
Die Stacey-Matrix schafft ganz im Allgemeinen zunächst einen Überblick über die Komplexität eines Projekts. Der Projektleiter kann dann die passende Methode bzw. Vorgehensweise zur Realisierung vom Projektziel wählen.
Verschiedene Managementstrategien für Projekte sind zum Beispiel Wasserfall, Scrum, Kanban, Lean, Design Thinking. Die Stacey-Matrix ist eine Hilfe bei der Entscheidungsfindung. Hierfür bietet sie Orientierung bei der Frage, wann besser ein agiles Vorgehen und wann Lean- und Standardprozesse gewählt werden müssen. Auch wenn sie als Werkzeug eingesetzt wird, muss jedoch nicht immer eine eindeutige Antwort ablesbar sein.
Was ist die Matrix eigentlich?
Die Verwendung des Begriffs Matrix ist irreführend. Es geht eher nur um den ersten Quadranten im Koordinatensystem. In diesem werden die Achsen der Unsicherheit über die Anforderungen und der Unklarheit über den Lösungsansatz eines Projektziels zugeordnet.
Die Matrix kann also mit verschiedenen Fragestellungen verglichen werden.
- Was trägt zur Komplexität des Sachverhaltes bei?
- Wie trifft man Entscheidungen in unsicheren Situationen?
- Welche Strategie verwendet man bei einer Entscheidung in komplexen Situationen am besten?
Die Stacey-Matrix dient also nicht der Wahl der besten Vorgehensweise in Projektmanagement, sondern eher der Entscheidungsfindung in komplexen Situationen.
So kann der Charakter des Projekts von einfach im Schnittpunkt der Achsen über kompliziert, komplex und chaotisch eingeteilt werden. Diese Charakterisierungen können von der Methodik ergänzt werden. Ein traditioneller Weg im Schnittpunkt und agile Hilfsmittel, wenn Ziel und Vorgehensweise der Maßnahme unbekannt sind.
Die ursprüngliche Stacey Matrix
Die Matrix von Ralph Douglas Stacey, einem britischen Professor für Management, entwickelte die nach ihm benannte Methode zur Auswahl in komplexen Entscheidungssituationen.
Aufbau der ursprünglichen Stacey Matrix
Der Professor für Management Stacey entwarf die Matrix zunächst zur Unterstützung von Entscheidungen unter Unsicherheit und für eine Übersicht darüber, welche Projektmanagement Methoden daraus resultieren. Der Komplexitätsgrad von einem Unternehmen bestimmt sich in der Darstellung anhand von zwei Faktoren auf den Achsen des Graphen.
Vertikal/Level of Agreement
Was soll erreicht werden? Das ist die Leitfrage der Y-Achse. Die Ziele und Anforderungen können ebenfalls Geschäftsziele und Projektziele sein. Je nach Klarheit bzw. Unklarheit dieser Ziele sind sie im Schnittpunkt oder weiter weg zu verorten. Mit einem großen Abstand zum Koordinatenursprung herrscht auch Unklarheit der Beteiligten darüber, was das Ziel eigentlich ist.
Horizontal/Level of Certainty
Wie kann es erreicht werden? So sind die Ziele auf der X-Achse zu beurteilen. Der Grad der Unsicherheit steigt mit der Entfernung vom Schnittpunkt der Achsen. Gewissheit und Sicherheit darüber, wie das Problem in den Griff bekommen werden soll, führen zur Nähe des Ziels am Koordinatenursprung. Wenn die Einordnung weiter weg zu verorten ist, herrscht Unklarheit über die Methoden und das Vorgehen.
Fünf Bereiche:
Stacey beschreibt fünf Bereiche, die eine unterschiedliche Komplexität haben.
- Close to agreement, close to certainty: Es herrscht Übereinstimmung und Sicherheit über das Vorgehen und die Entscheidung wird schnell getroffen.
- Far from agreement, close to certainty: Das Ziel ist klar, die Methode und die Werkzeuge jedoch nicht, was zu einer Entscheidung durch Kompromisse führt.
- Close to agreement, far from certainty: Unter den Beteiligten herrscht Übereinstimmung trotz Unklarheiten über die Details von Ziel und Methode. Projekte können verfolgt werden, ohne die Entwicklung detaillierter Schritte im Vorhinein.
- The zone of complexity: Im umfassendsten Bereich der Matrix treffen sich geringe Sicherheit und Einigkeit der Beteiligten. Innovation und Kreativität helfen Projekten zum Erfolg.
- Anarchy – far from agreement, far from certainty: Unsicherheit und fehlende Übereinstimmung führen dazu, dass Projekte in diesem Bereich eher vermieden werden sollten.
Die „neue“ Stacey Matrix nach Cynefin
Die neue Version zur Wahl der Projektmanagement-Methode betrifft die Umdeutung der Matrix aus dem agilen Umfeld. Sie entstammt dem Cynefin-Framework und widmet sich nun zusätzlich zur Kompliziertheit eines Vorhabens ebenfalls der Beschreibung von Wechselwirkungen eines Systems und dessen Umfeldes.
Aufbau
Die Darstellung der neuen Version der Stacey-Matrix spannt sich ebenfalls an zwei Achsen auf, zwischen welchen die Cynefin-Domänen einfach, kompliziert, komplex und chaotisch eingeordnet werden. Der Einsatz agiler Methoden soll hier für jede Situation richtig eingeschätzt werden. Handlungsalternativen werden abgewogen.
Vertikal/Anforderungen:
Wie groß ist Unsicherheit über die Anforderungen? Gibt es Einigkeit über das Umzusetzende? Die Forderungen des Projekts oder Produkts können klar und deutlich oder unklar und divers sein.
Horizontal/Technologie oder Methode
Sind Technologien, Methoden oder Vorgehen bekannt? Wie sollen die Anforderungen umgesetzt werden? Die Lösung der Projektmanagement Methode kann klar und bekannt sein oder unbekannt und neu.
Vier Bereiche:
Die Einordnung nach dem Was und Wie von einem Unternehmen leitet zu Schlussfolgerungen, welche Methode vom größten Vorteil ist. Dies zeigt sich anhand von vier verschiedenen Bereichen.
- Einfach/simpel: Die Best Practices sind bekannt und anwendbar für klare Ziele. Der Weg und detaillierte Ergebnisse stehen bereits fest. Beispiel: Inbetriebnahme von Anlagen
- Kompliziert: Das Projekt ist nicht mehr simpel, aber vorhersehbar. Wenn sich Stakeholder nicht auf Ziel einigen, kann das Projekt sozial oder politisch kompliziert sein. Technisch kompliziert ist es, wenn Einigkeit über das Ziel bei unklarem Vorgehen herrscht. Agile Ansätze wie Kanban und Lean können hier helfen. Beispiel: Produkt mit neuer Technologie entwickeln
- Komplex: Es bestehen Risiken und starre Pläne sind selten umsetzbar, deswegen kann Scrum eingesetzt werden. Transparenz, Innovation, Kreativität und Prüfpunkte sind wichtig. Beispiel: AI-Applikationen implementieren
- Chaotisch: Diese Projekte sind herausfordernd durch ihre Unklarheit. Traditionelles Planen hilft nicht und es besteht große Gefahr zu scheitern. Eine Lösung ist es, Anforderungen klarer zu definieren und somit das Projekt in den komplexen Bereich zu verschieben, durch Design Thinking, Kanban, Scrum.
Stacey Matrix – Beispiele für Positionen
Die Stacey Matrix kann zur Beurteilung von Zielen und Projekten leicht in den Arbeitsalltag integriert werden. Hier finden Sie eine kurze Einordnung von zwei Systemen.
Chaotisch
Wenn viel Unklarheit besteht und die Beteiligten in den Anforderungen und der Vorgehensweise wenig miteinander übereinstimmen, dann kann das schnell zu chaotischen Zuständen führen. Schnelles Handeln und experimentelle Ansätze sind der Schlüssel zum Erfolg. Ein Toggle zwischen verschiedenen Methoden bietet Vorteile. Zögern und traditionelle Pläne können jedoch zu großen Nachteilen führen.
Einfach
Hier sind der Weg und die Schritte zur Projektverwirklichung klar. Es herrscht Einigkeit und die Umstände sind bekannt. Gewohnte Wege können weiterhin gegangen werden. Allerdings können auch hier die Augen für die zunehmende Komplexität der sich wandelnden Alltagswelt offen gehalten werden.
Wann können agile Methoden im Projektmanagement eingesetzt werden?
Die Frage nach dem Einsatz von agilen Methoden kann mit der Stacey-Matrix hervorragend beantwortet werden. Agile Projektmanagement-Methoden können in komplexen Systemen zum Einsatz kommen, also wenn die Anforderungen nicht geklärt sind und die Vorgehensweise nicht feststeht.
Diese Probleme befinden sich durch den Komplexitätsgrad in ständiger Wandlung, weswegen eine starre Organisation nicht durchzusetzen ist. Iterative Handlungen wie bei Scrum können Ergebnisse nachvollziehbar machen und falsche Entwicklungen aufzeigen.
Stacey Matrix im Projektmanagement
Die Matrix kann ganz einfach angewendet werden und der Erklärung folgender Tätigkeiten helfen. Jede Methode von klassischen bis hin zu agilen Methoden hat ihre Rechtfertigung durch individuelle Vor- und Nachteile je nach der vorliegenden Situation. Führungskräfte im Projektmanagement müssen sich also auf ihr Know-How verlassen und die richtige Methode für ihr Projekt wählen.
Stacey Matrix und der Einsatz agiler Methoden
Die Matrix von Ralph Douglas Stacey hilft beim Schließen auf die richtige Methode. Im Laufe des Projekts kann bei groben Fehlern auch zu Toggle kommen, also zum Ändern der Methode in der Laufzeit. Die Erfahrung der Beteiligten, insbesondere des Projektleiters in den jeweiligen Themen spielt dennoch auch eine große Rolle.
Scrum und OKR
Diese sollten in komplexen Situationen eingesetzt werden, hervorgerufen durch die Wechselwirkungen der vielen Einflussfaktoren. Scrum hilft dabei, die Arbeit verschiedener Teams zu synchronisieren und OKR können einen versteckten Zusammenhang offenbaren.
Lean und Design Thinking
Bei Themen völlige Unklarheit und des Chaos ist diese Methode umso wichtiger. Je ungewisser die Entscheidungsfindung desto eher sollte man Prototypen bauen und diese erproben, dann kann auch zur Lean Startup Methode übergegangen werden.
Kanban
Kanban sollte man bei Chaos und in komplizierten Situationen verwenden. Ist das Ziel nicht so klar, sollten Prozesse optimal gesteuert werden, um abweichende Vorstellungen zu Kompromissen zu bringen und Fakten zu schaffen.
Kritik an der Stacey Matrix
Die Organisationstheorie ist kein „Allheilmittel“ und kann schnell fehlinterpretiert werden, wie derzeit auch Stacey selbst empfindet. Sie kann helfen, eine Situation zu visualisieren und eine grobe Richtung aufzeigen.
Es gilt dennoch nach Verstand und Erfahrung zu handeln, denn die Umwelt vom Unternehmen wird in den einzelnen Situationen nicht betrachtet. Auch müssen Verfahrensweisen nicht nach dem Kriterium der Komplexität ausgewählt werden.
Die Matrix, welche im engeren Sinne keine ist, wird oft mit der Vorteilhaftigkeit agiler Methoden beworben, welche nicht immer umsetzbar sind.
Tipps für Projektleiter
Projektleiter sollten sich auf ihre Erfahrung im Projektmanagement verlassen und situativ entscheiden sowie flexibel sein. Agiler Methoden ist nicht unbegründet, aber dennoch sind die Verfahrensweisen des Trends nicht immer anwendbar.
Agile und klassische Methoden können ebenfalls hybrid angewendet werden. Um ein Projekt zum Erfolg zu bringen, sind Kommunikation und Transparenz für alle Beteiligten zur Realisierung des Produktes von Vorteil.
Ziele finden: SMART-Formel
Wenn Sie die Matrix anwenden wollen und eine optimale Wahl der Methode des Vorhabens treffen möchten, sind klare Definitionen unverzichtbar.
Diese können durch die SMART-Formel formuliert werden. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar. Wie die Formel ihrem Projekt zu Erfolg verhelfen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wahl der Methode und Fehler vermeiden
Im Projektmanagement machen auch Projektleiter Fehler und fehlerfreies Arbeiten ist utopisch. Die Projektdurchführung hat immer ihre Herausforderungen, wie mangelhafte Kommunikation. Das Vertrauen aller Beteiligten kann Abhilfe schaffen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie sie Fehlerquellen in Zukunft vermeiden können.
Digitale Transformation und Stacey Matrix
Digitalisierung ist nicht unbedingt kompliziert, sondern auch komplex. Projekte verschieben sich also nicht nur auf der X-Achse, sondern auch auf der vertikalen Y-Achse. Des Weiteren muss bei den Stakeholdern des Unternehmens Aufklärung über die digitale Transformation und deren Zusammenhang betrieben werden. Bei einer hohen Übereinstimmung über das Ziel der digitalen Transformation lässt sich besser auf die Anforderung und deren Wirkung für das Unternehmen schließen.
Überblick behalten beim Projekte planen
Deadlines, Budgetüberschüsse, Projektberichte, Tätigkeiten, Ausgaben, Verantwortlichkeiten. Das alles sind Dinge, die ein Projektleiter immer wissen und parat haben muss. Der Projektplan ist der Grundstein für das Erreichen der Ziele. Lesen Sie hier, wenn Sie einen Leitfaden zum Erstellen der Projektplanung suchen.
TimeTrack ist ein optimales Tool, das Ihnen Hilfestellung bei der Planung bieten kann. TimeTrack kann Ihnen über den gesamten Projektverlauf hinweg ein zuverlässiges Monitoring bieten und Transparenz schaffen. Probieren Sie gerne unsere kostenlose 14-tätige Testversion.
Fazit
Die richtige Projektmanagement Methode zwischen traditionell, agil und hybrid zu wählen ist nicht einfach und die Matrix kann eine Richtung vorgeben. Es gehört jedoch viel mehr dazu, als ein Projekt in die Matrix einzuordnen. Hier gilt: Verlassen Sie sich auf Ihre Erfahrung und suchen Sie sich die optimalen Tools zur Hilfe. Viel Erfolg bei der Realisierung Ihrer Ziele!
Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, bei dem die Mittel so begrenzt waren, dass Sie sich entscheiden mussten, wo Sie investieren und wo nicht? Selbstverständlich haben Sie das! Jedes Projekt hat nämlich begrenzte Mittel, weshalb man sich überlegen muss in welchem Bereich man zusätzliche Ressourcen aufwenden möchten.
Ein Tool, welches Ihnen dabei hilft, ist das sogenannte Teufelsquadrat. Eventuell kennen Sie es auch unter dem Namen Magisches Viereck. Und um genau dieses Viereck geht es im heutigen Artikel!
Neben dem Viereck möchten wir Ihnen auch noch den Ursprung des Modells näher bringen; das war nämlich das Magisches Dreieck. Wir gehen im folgenden Artikel auf die Funktionen, Einsatzgebiete und Kriterien der beiden Modelle ein und stellen vor, wie sie in Kombination mit TimeTrack eingesetzt werden können.
Das Teufelsquadrat – Definition
Was ist das Teufelsquadrat? Erfunden wurde das Instrument von Harry Sneed, einem US-Amerikanischen Dozent für Software Engineering, und eingesetzt wird es im Projektmanagement. Obwohl das nicht sehr viel mit seiner Spezialisierung für Softwares zu tun hat, hat Harry Sneed sich etwas Tolles überlegt.
Mit dem Magischen Viereck können Sie ganz genau sehen, was mit einer Projektgröße (wie zum Beispiel Kosten) passiert, wenn Sie eine andere Größe verändern. So können Sie schnell und unkompliziert abschätzen, ob sich eine Anpassung lohnt und diese auch mit Ihren Kunden besprechen. Doch zuerst Näheres zum Teufelsquadrat.
Der Ursprung des Teufelsquadrates
Harry Sneed hat sich das Viereck nämlich nicht gänzlich ausgedacht, sondern hat als Inspiration das Magische Dreieck hergenommen, welches verbreitet in vielen Unternehmen gebraucht wird.
Das Magische Dreieck unterscheidet zwischen den Projektgrößen Zeit, Kosten und Leistung welche im Zusammenhang miteinander stehen. Wenn Sie also ein Projekt billiger machen wollen, dann büßen Sie bei den anderen beiden Größen entsprechend ein.
Harry Sneed hat nun den Begriff Leistung in Inhalt und Qualität geteilt, um etwas mehr Detail in die Magie zu zaubern! So können Unterschiede noch genauer untersucht werden.
Die Projektproduktivität
Wenn Sie nun das Teufelsquadrat aufzeichnen, dann haben Sie ursprünglich ein Quadrat vor sich, an dessen Ecken die vier Projektgrößen stehen. Die Fläche des Quadrats ist die nach Sneed benannte Projektproduktivität, welche nicht veränderbar ist.
Passen Sie nun eine der vier Größen an, ziehen also die Ecke Ihres Quadrates nach Innen oder Außen, so verändern sich auch die anderen Größen. Die Fläche Ihres Quadrates, welches sich nach Veränderung einem Rhombus gleicht, bleibt aber unverändert. Das Teufelsquadrat lässt also auf bildliche Weise darstellen, wie die Wünsche von Ihren Kunden sich auf das Projekt auswirken!
Harry Sneed – Der Erfinder des Magischen Vierecks
Geboren in Gulfport, einer Stadt im Süden des Bundesstaates Mississippi, interessierte sich Harry Sneed schon früh für Wirtschaft und Informatik zugleich. Der Amerikaner absolvierte die High School in den Staaten und begab sich danach an die Universität von Maryland. Nach kurzem Aufenthalt in Vietnam zu Kriegszeiten, kehrte er nach Maryland zurück und erhielt den Master für Public Administration & Information Sciences. Seither arbeitet er als Dozent in verschiedenen Universitäten in Europa und Amerika. Unterrichtet hat der brillante Forscher zum Beispiel auch schon in Deutschland, zum Beispiel Regensburg, Passau oder Dresden.
Das Magische Viereck im Projektmanagement
Schauen wir uns nun das Magische Viereck im Projektmanagement etwas genauer an. Wie bereits erwähnt können Sie mit dem Magischen Viereck ein Projekt genauestens überschauen und die Einflüsse der Entscheidungen bildlich darstellen.
Stellen Sie sich einen Kunden vor, der ein Projekt von einer höheren Qualität als anfangs geplant wünscht. Dank des Magischen Vierecks können Sie die Auswirkung einer solchen Entscheidung direkt mit Ihren Kunden anschauen und diskutieren.
So werden Sie rasch anschaulich machen, dass eine enorm in die Höhe getriebene Qualität zu Kosten in anderen Aspekten führen wird. Das nahegelegenste Resultat sind stark steigende Kosten für das Projekt. Andererseits könnte es auch zu einer Verlängerung der Dauer des Projekts führen.
Unter dem Strich kann gesagt werden, dass Projektanpassungen zu einer Verlängerung der Projektdauer führen können.
Mit dem Magischen Viereck haben Sie jedoch die Option, Veränderungen im Projekt visuell mit Ihren Kunden zu besprechen. Ihr Projektmanager oder Sie können mit dem Modell die Parameter überschauen und so die Qualität des Projekts garantieren.
So sind alle auf dem gleichen Stand und die Kunden können viel besser entscheiden, ob Ihnen die Umsetzung der Vorlage gefällt oder nicht. Außerdem können Sie so auch einige typische Fehler im Projektmanagement beheben.
Das Magische Dreieck oder das Magische Viereck?
Weiter oben im Artikel haben wir bereits das Magische Dreieck erwähnt, welches von Sneed zum Magischen Viereck erweitert wurde.
Mit der Aufteilung der Projektgröße Leistung in Qualität und Inhalt können Sie bei der Anwendung des Magischen Vierecks das Projekt in mehr Detail aufbrechen.
Das Dreieck hingegen kann für Sie besser sein, wenn es schwierig einzuschätzen ist, wie sich Qualität und Inhalt unterscheiden. Andererseits ist es möglich, dass Leistung an sich etwas zu groß gegriffen ist.
Egal ob Sie Dreieck oder Viereck zur Analyse Ihrer Projekte benutzen, Sie werden mit beiden Modellen ähnliche Resultate erhalten.
Das Teufelsquadrat und TimeTrack im Zusammenspiel
TimeTrack eignet sich perfekt um nach der Projektplanung mit dem Teufelsquadrat zu arbeiten. So können Sie alle Aktivitäten, die im Rahmen vom Projekt durchgeführt werden, bestens messen und verfolgen.
Wir wollen als Beispiel die Kosten nehmen, die in Projekten anstehen. Gleich nach der Projektplanung wird klar, wie die Kosten aussehen und was das für die weiteren vier Dimensionen bedeutet. Möchten Sie nun das Budget anpassen, dann können Sie diese Veränderung und dessen Auswirkung mit TimeTrack messen und haben jederzeit den perfekten Überblick.
So machen Sie es Ihrem Projektleiter gleich zu Projektbeginn einfach und liefern das perfekte Hilfsmittel! Selbstverständlich gehen die Einsatzgebiete von TimeTrack weit über das Teufelsquadrat hinaus.
Fazit
Nun sind Sie im Klaren darüber, wie das Magische Viereck zum Einsatz kommt und wie Sie dieses mit TimeTrack am besten einsetzen. Das wird Ihnen helfen, die Risiken Ihrer Projekte in den Griff zu bekommen und diese zu umgehen.
Da Sie mit dem Teufelsquadrat die Faktoren der Projektgrößen und deren Dimension visuell sehen, erkennen Sie auch deren wechselseitige Abhängigkeit . Mit dem Gebrauch von TimeTrack gleich zu Projektstart, kombiniert mit dem Magischen Viereck, greifen Sie Ihrem Projektmanager unter die Arme und setzen sich an den besten Punkt für Erfolg!
Das neue Jahr steht bald vor der Tür! Bevor wir beginnen unsere Neujahrsvorsätze zu planen, sollten wir uns jedoch einige Momente nehmen und uns für das vergangene Jahr bedanken. 2021 war für TimeTrack nämlich ein Jahr voller Fortschritte und aufregender Erlebnisse: wir sind in ein neues Büro gezogen, unser Team ist reichlich gewachsen, wir haben 500 neue Kunden aus dem DACH Raum und wir haben viele neue große Funktionen bzw. Updates implementiert. In diesem Beitrag blicken wir auf die diesjährigen Errungenschaften von TimeTrack zurück, damit wir umso besser ins neue Jahr starten können.
Neuigkeiten im TimeTrack Team
Das TimeTrack Team ist in ein neues und größeres Büro gezogen! Seit April finden Sie uns im schönen 4. Bezirk, gleich in der Nähe vom Naschmarkt. Wir haben es uns über die letzten Monate in unserem Open Space Büro sehr gemütlich gemacht und genießen in der Mittagspause reichlich die tollen Restaurants, die es in der Umgebung gibt.
Das sind allerdings nicht die einzigen Neuigkeiten von diesem Jahr. Das TimeTrack Team durfte dieses Jahr 10 neue Teammitglieder willkommen heißen.
Fenja und Luisa, unsere kreativen Content Writerinnen, sind jetzt seit genau einem Jahr bei uns dabei und haben uns dabei unterstützt unseren Blog aufzubauen. Wir konnten uns im letzten Jahr auf die verschiedensten Themengebiete, wie Projektmanagement, Zeitmanagement und Unternehmensführung spezialisieren und freuen uns im nächsten Jahr damit weiterzumachen. Seit Herbst sind drei weitere Content Writer bei uns an Board: Lara, Sophia und Fabian, die wöchentlich an unserem Blog mitwirken werden.
Kilian, Customer Success & On-Boarding, ist seit Anfang des Jahres bei uns dabei und hat nicht nur unsere Sales Abteilung stark bereichert, sondern sorgt täglich für gute Stimmung im Büro. Wohl verdient, erhält Kilian den Award für Best Dressed am Arbeitsplatz.
Ahmed, Developer, hat im Sommer bei uns als Praktikant begonnen und ist jetzt seit einigen Monaten ein fester Bestandteil unseres Teams. Sein verstecktes Talent: DJ. Er macht jede Weihnachtsfeier zum Hit.
Ismail, Developer, ist seit Herbst in unserem IT Team dabei. Wenn er mal nicht programmiert, macht er die beste Pizza Wiens.
Leart, Front End Developer, ist ebenfalls im Herbst in unser Team dazu gekommen. Fun Fact: er hat eine Leidenschaft für Animes und Videospiele.
Katarina, im Büro auch als Katka bekannt, ist seit Herbst unsere Digital Marketing Spezialistin. Wenn sie gerade nicht an unserem SEO oder einer Marketing Kampagne arbeitet, berichtet sie von den Ergebnissen der aktuellen Skirennen.
Zu guter letzt kommen wir zu unserem neusten Teammitglied Sara, unsere neue Digital Marketing Assistentin. Sie kümmert sich ab sofort um den Blog und arbeitet ganz nah mit den Content Writern zusammen. Sie war zuvor in der Mode Branche tätig und hat vor kurzem die attraktiven Facetten von TimeTrack entdeckt, was sie dazu bewegt hat in die IT Branche zu wechseln.
Leider mussten wir uns dieses Jahr auch von einem Teammitglied verabschieden: Lisa, unsere stets gut gelaunte, ehemalige Digital Marketing Assistentin und Content Managerin, die jetzt über 1 Jahr ein fester Bestandteil des TimeTrack Teams war, ist für Ihr Studium nach Mexiko gezogen. Sie war eine große Bereicherung für das Marketing Team und wir wünschen ihr alles Gute für Ihren weiteren Karriereweg.
Neue TimeTrack Kunden
Wir freuen uns bekannt geben zu dürfen, dass wir 500 neue zufriedene Kunden aus dem DACH Raum haben. TimeTrack kommt in kleinen, mittleren und großen Unternehmen zum Einsatz und beweist sich täglich in den verschiedensten Branchen: Bauwirtschaft, Dienstleistungssektor, Architektur, Handwerk, Gebäudereinigung, Agenturen usw.
Wertvolle Partnerschaften
Unsere Partner
TimeTrack hat dieses Jahr auch viele neue Partnerschaften geschlossen. Dazu gehören: easybill, lexoffice, sevDesk, quickbooks und DATEV. Diese Integrationen bieten den Vorteil, dass unsere Kunden ganz einfach Ihre Arbeitszeiten erfassen können und diese mit nur ein paar Klicks in eine unserer Partner-Software importieren, um Rechnungen zu erstellen oder Lohnabrechnungen durchzuführen. So sparen Sie und Ihre Buchhaltung sich unheimlich viel Zeit. Gemeinsam mit unseren Partnern, freuen wir uns Ihren täglichen Arbeitsalltag zu erleichtern. Erfahren Sie mehr über unsere Partnerschaften.
DATEV Export
Ein kurzer Überblick zu unserer jüngsten Partnerschaft: die DATEV Export Funktion wurde in vielen Bereichen von TimeTrack integriert: im Stundenzettel, Stundenbericht und Zuschlagsbericht. So können unsere Kunden Ihre Daten aus TimeTrack in eine DATEV Datei für Lohn- und Gehaltsabrechnungen exportieren.
2021: ein Jahr für Verbesserungen und neue Funktionen
In der Software gab es viele Veränderungen im Jahr 2021: in der TimeTrack Enterprise Web App gab mehr als 30 Updates! Wir haben die Wichtigsten für Sie zusammengefasst:
Anwesenheiten noch flexibler erfassen
Sie sind jetzt noch flexibler bei der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung! Anwesenheiten können seit diesem Jahr auch ganz einfach manuell eingetragen werden.
Abwesenheiten einfach planen
Mit nur ein paar Klicks können Mitarbeiter*innen jetzt ganz einfach ihre Abwesenheiten erstellen und zur Genehmigung beantragen. Sobald die Abwesenheit genehmigt wurde, wird diese automatisch in den Abwesenheitskalender aufgenommen. Zusätzlich wurde eine Übersicht über die Abwesenheitsanträge implementiert, damit sichtbar bleibt, welche Abwesenheiten als offen, genehmigt oder abgelehnt hinterlegt sind.
Gesamtübersicht wurde verbessert
Oft kann es schwierig sein den Überblick zu behalten. Nicht mit TimeTrack. Dieses Jahr wurde besonders Wert auf eine gute Übersicht gelegt.
- Eine Stundenübersicht wurde implementiert, damit Sie und Ihre Mitarbeiter*innen den Überblick über alle Arbeitsstunden behalten.
- In der neuen Urlaubsübersicht können Sie jetzt einsehen, wie viele Urlaubstage Sie und Ihr Team bereits verbraucht haben und wieviele noch offen sind.
- Auch die Abwesenheiten bleiben transparent: einfach im Abwesenheitsbericht nachschauen wer wann und warum abwesend war. TimeTrack generiert für jeden Mitarbeiter einen Abwesenheitsbericht. Sie können auch ganz einfach den Report als CSV exportieren.
Seitenmenü jetzt ein- und ausblenden
Wenn wir schon von verbesserter Übersicht sprechen: Sie können jetzt mit einem Klick das Seitenmenü ein- und ausblenden, um umgestört alle Funktionen zu verwenden.
Zeiterfassung mit QR Code
Seit diesem Jahr können Sie die Projekt-Stempeluhr auch durch das Einscannen eines QR-Codes starten. So können Sie noch flexibler Ihre Projektzeiten messen.
Neu in der Terminal App
Seit neuestem können Sie auch direkt in der Terminal App Abwesenheiten anfragen und auf die Stunden- bzw. Urlaubsübersicht zugreifen. So müssen Sie nicht immer zwischen Terminal App und Web App wechseln, sondern überblicken alles wichtige auf einem Gerät.
Passende Zuschläge für alle Mitarbeiter*innen erstellen
Sie können jetzt sämtliche für Ihr Unternehmen Zuschlagsregeln hinterlegen: Überstunden-, Nacht-, Sonntags– und Feiertagszuschläge. Diese können für die Lohnvorbereitung automatisch berechnet und Mitarbeitern zugewiesen werden. Einfach festlegen wie hoch der Zuschlag für jede zusätzliche Arbeitsstunde sein soll und TimeTrack berechnet den Rest für Sie. Sie bekommen auch Zugriff auf einen Zuschlagsbericht, welcher die Zuschläge von allen Mitarbeiter*innen ganz genau auflistet, damit Sie und die Buchhaltung den perfekten Überblick behalten. Dieser kann als CSV Datei exportiert werden und sogar nach DATEV übertragen werden, damit Sie dort alles abrechnen können.
TimeTrack – Zuschlagsmodelle
Genaue Arbeitszeiten festlegen
Mitarbeiter haben oft unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Jetzt können Sie genaue Arbeitszeiten für Mitarbeiter*innen festlegen.
Sperren
Mit der neuen Sperrfunktion können Sie verhindern, dass Mitarbeiter*innen Einträge im Nachhinein hinzufügen und bearbeiten. Damit wollen wir mehr Transparenz und Vertrauen in Ihrem Unternehmen schaffen.
Mit der Stundenzettel Sperre verhindern Sie die Bearbeitung der Arbeitszeiten nach Freigabe des Stundenzetteln. So stellen Sie sicher, dass alle Stundenzettel zeitgerecht und vor allem akkurat ausgefüllt sind. Die allgemeine Sperre legt fest, wie viele Tage im Nachhinein die Mitarbeiter einen Zeiteintrag hinzufügen oder abändern können. Der Admin kann jederzeit die Zeiten bearbeiten.
Vorlagen für Benutzerrechte anlegen
Es ist zeitaufwendig für alle Mitarbeiter*innen die Benutzerrechte einzeln einzutragen. Aus diesem Grund, können Sie jetzt Vorlagen für Benutzerrechte erstellen, die Sie nur mehr Mitarbeiter*innen zuweisen müssen. So sparen Sie sich Zeit bei der Einstellung des Benutzerprofils, und können sich den wichtigen Dingen widmen.
Wir ergänzen grundsätzlich laufend die Berechtigungen, damit Sie alle Funktionen, die wir anbieten, flexibel einstellen können und jenen Benutzern freischalten können, die sie in ihrem Arbeitsalltag benötigen.
Intelligente Planung – das wird unsere Zukunft
TimeTrack möchte sich weiterentwickeln und hat sich deshalb im Jahr 2021 nicht nur mit der laufenden Verbesserung der bestehenden Features auseinander gesetzt, sondern sich auch stark mit dem Thema Planung beschäftigt. Wir haben viele neue Module implementiert, damit unsere Kunden noch mehr Flexibilität in der Software haben. Was bedeutet das für Sie?
TimeTrack – Dienstplan
Der neue Dienstplan
Seit einigen Monaten ist unser neuer Schichtplan draußen. Legen Sie ganz einfach die Standorte Ihres Unternehmens, die verschiedenen Arbeitsbereiche und die Skills Ihrer Mitarbeiter*innen an und erstellen Sie einen akkuraten Dienstplan für alle Mitarbeiter*innen. Wir erleichtern Ihnen die Planung, indem Sie auch die genauen Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter*innen hinterlegen können, damit während der Erstellung des Dienstplans klar ist, wer für welche Schichten am besten verfügbar ist. Bei der Planung können auch Warnhinweise über Verfügbarkeiten erscheinen, Tauschanfragen zwischen Mitarbeiter*innen können getätigt werden, bzw. gibt es auch viele weitere Optionen für den Schichtplaner und die eingeteilten Mitarbeiter*innen, die die Planung übersichtlicher und flexibler gestaltet.
Der neue Terminplan
Sie können jetzt Termine für alle Mitarbeiter*innen anlegen und in einem Kalender überblicken. Es wurden auch neue Benutzerrechte hinzugefügt, damit Sie entscheiden können, wer Termine planen kann.
Ausblick auf das Jahr 2022
Wir arbeiten bereits auf Hochtouren, um Ihnen eine intelligente und automatische Planung zu ermöglichen. Im neuen Jahr werden Sie Ihre Dienstpläne und Terminpläne automatisch erstellen und Ressourcen verplanen können! Doch das ist nicht alles: wir planen viele weitere Updates für Sie. Wir kommunizieren laufend Neuigkeiten in unserer Roadmap und direkt in unserer Web App.
Neben vielen neuen Updates freuen wir uns vor allem darauf, Ihnen kommendes Quartal TimeTrack Pro für Android, unsere Freelancer Version, vorstellen zu dürfen.
Voller Elan und Motivation schreiten wir ins neue Jahr. Vielen Dank für die bisherige Unterstützung. Auf ein erfolgreiches 2022!
Ihr TimeTrack Team
Ein neues Werkzeug zum Setzen von Zielen? Ein OKR-Zyklus beinhaltet Framework, Denkansatz und Methode zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es vereinbart eher altbekannte Konzepte mit einer gemeinsamen Methode zur Umsetzung. Wie das funktionieren soll und wie dieses Herzstück der Vereinfachung auch Ihnen zum Erfolg verhilft, erfahren Sie in dieser Einführung.
OKR – Was ist das?
Ziele werden definiert, in regelmäßigen Abständen gemessen und überarbeitet. So simpel und clever vereinfachen OKR die Organisation von schwierigen Prozessen zur Zielsetzung sowie deren Reviews. OKR sind also ein flexibles Framework zur Zieldefinition, eine Planungsmethode und ein Werkzeug zur strategischen Ausrichtung.
Die Methode sagt, was erreicht werden soll und wie es quantifiziert wird. Sie soll unternehmensweit eingesetzt werden, aber auch in Abteilungen, Teams oder auch fürs Selbstmanagement.
Schon hier zeigt sich, dass ein OKR sowohl eine Zielsetzungsmethode, aber auch eine Strategieumsetzungsmethode und Managementmethode ist.
Definition
OKR klingt wie eine magische Formel, dabei ist es gar nicht kompliziert, was es damit auf sich hat. Die Methode bezieht sich dabei auf Objectives & Key Results. Objectives sind die Ziele, die man erreichen will und Key Results sind messbare Kennzahlen. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Zusammenspiel von Zielen und der Messung von Schlüsselergebnissen zum Erfolg führt.
Objectives
Zielbeschreibungen sind elementar für einen OKR. Sie kennzeichnen sich durch kurze, präzise Formulierungen und motivierende sowie inspirierende Beschreibungen des wünschenswerten Zustandes. Die Objectives werden zu einer spannenden Herausforderung.
„Wir werden Vorreiter im Bereich der Produktion nachhaltiger Süßwaren.“
Key Results
Key Results sind Kennzahlen, die angeben, wie gut die Zielerreichung vorankommt. Sie beschreiben den Zielzustand aus mehreren Perspektiven heraus. Einem qualitativen Objective können mehrere quantifizierbare Key Results zugeordnet werden.
- Wert-basierte Key Results können Richtung und Freiraum für Angebote und Aufgaben aufzeigen.
- Milestone-basierte Key Results geben konkrete Aufgaben vor und lassen wenig Freiraum.
„Wir generieren über unsere Social Media Kanäle täglich über 300 neue Follower.“
„Es wird ein neues Produkt zur Erreichung der Zielgruppe entwickelt.“
Initiatives
Initiatives spielen keine Hauptrolle im Rahmen eines OKRs, dennoch sind sie wichtig. Sie stellen nämlich die Frage, wie das Ziel der Key Results bzw. der Unternehmensziele erreicht werden können. Sie sind konkrete Formulierung einzelner Maßnahmen, Aufgabe und Projekte.
Zusammenfassung
OKR sollen ein komplexes und fachübergreifendes Ziel in kleine Teilaufgaben zu zerlegen. Dies gelingt umso besser, desto einfacher die Erfolge überprüft werden können. Eine Überprüfung anhand von Quantitäten hat enorme Vorteile der Einfachheit und erlaubt durch gutes Zeitmanagement weiteren wichtigen Tätigkeiten Aufmerksamkeit zu schenken und das Leitbild zu verfolgen. Eine Definition von Objectives & Key Results ist unabdingbar.
Warum ist es wichtig?
Insbesondere für Führungskräfte ist die Methode wichtig, denn sie hilft einem Unternehmen oder einem Team wesentliche Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet auch die Kooperationsbereitschaft der Mitarbeiter untereinander, da zu jeder Zeit für alle Beteiligten die Objectives bekannt sind.
Transparenz kann enorm effektiv sein und zu hoher Effizienz führen. Das Wissen um herausfordernde Ziele können Mitarbeiter ebenso motivieren.
Woher kommen OKRs?
Die OKR Methode wird schon seit über 50 Jahren in einigen großen Unternehmen angewandt, wie zum Beispiel bei Intel vom Mitbegründer Andy Grove. Im Jahr 1999 führte auch Google den OKR-Ansatz ein, was zum erheblichen Erfolg des Unternehmens beitrug.
Eigentlich ist es keine neue Methode, eher eine Rekombination verschiedener Zielsetzungsmethoden und Managementmethoden. Mit der Verlagerung des Fokus von der Zielerreichung auf die Zieldefinition, strategische Maßnahmen und die Einbindung der Mitarbeiter vereint der Ansatz viele bereits bestehenden Arbeitsweisen.
Welche Voraussetzungen gibt es?
Die Wirkmächtigkeit eines OKRs misst sich an einem klaren Zielbild. Dieses Ziel kann als Mission/Vision bezeichnet werden. Die Mission ist die fortschreitende Aufgabe der Rechtfertigung der Existenz einer Organisation oder eines Produktes.
Anschließend daran ist die Vision eine Art Zukunftsbild. OKR müssen sich daran orientieren, was zu tun ist, um der Vision treu zu bleiben.
OKR Methode und Formel
Die diversen Arten von Zielen verlangen nach unterschiedlichen Rhythmen für OKR.
- Strategischer Rhythmus: Er betrifft ein langfristiges Ziel, welches das gesamte Unternehmen betrifft. Meistes werden die OKR per annum definiert.
- Taktischer Rhythmus: Dieser Rhythmus betrifft die OKR für Teams oder Projektgruppen und werden zumeist quartalsweise festgelegt. Ein Check-In kann nach der Hälfte der Frist erfolgen.
- Regelmäßige Check-Ins: Sie stellen den Fortschritt sicher und können in gleichmäßigen Abständen und zusätzlich bei Bedarf stattfinden.
I will (Objective) as measured by (Key Result).
Echte Objectives definieren sich über die Messbarkeit, ansonsten wären sie nur ein Wunsch. Diese Formel geht auf John Doerr zurück, welcher bei Intel und Google arbeitete.
OKR Zyklus
Was haben OKR nun mit einem Zyklus zu tun? Ein OKR ist das Bindeglied zwischen den Vorstellungen bzw. Visionen eines Unternehmens und dessen tatsächlichen Handlungen. Diese strategischen Ziele werden jährlich festgesetzt, taktische Zielvorstellungen quartalsweise und anschließend in OKR übersetzt, um ein Key Result mithilfe der Initiatives zu erreichen.
Aufbau
Ein regelmäßiger OKR Zyklus ist also jährlich aufgebaut und in Quartale gegliedert. In den einzelnen Monaten sind verschiedene Anhaltspunkte zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Einzelne Steps des OKR Zyklus‘
Der OKR Zyklus eines Unternehmens hat verschiedene Steps. Die Entwicklung der OKRs für das Folgejahr beginnt im 4. Quartal des Vorjahres. Auch in den einzelnen Quartalen müssen OKR festgelegt werden. Alle Prozesse können iterativ wiederholt werden, was zu einem OKR Zyklus führt.
Planen
Das OKR Planning beginnt einige Zeit vor Jahresende. Um mit der Planung beginnen zu können, ist ein Überblick der relevanten Abläufe unverzichtbar. Nur vor diesem Hintergrund können herausfordernde und realistische Ziele vom Leitbild gefunden werden. Auch die Angaben des Arbeitsaufwands und der Budgets sind zu beachten. Hier kann TimeTrack ein optimales Tool sein, um Wissen darüber zu erlangen.
Wöchentliche OKR
Fortschritte prüfen und Maßnahmen einleiten, das ist der Hintergrund der Weekly Check-Ins und Meetings. Federführende Fragen hierfür sind für fast alle Organisationen:
- Was wurde geschafft?
- Wie weit ist das Ziel noch entfernt?
- Wurden bereits Ergebnisse erreicht?
- Wie sicher ist es, die Ziele zu erreichen?
- Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?
OKR Review
Die OKR Reviews findet zum Ende des Quartals statt, also wenn einzelne OKR beendet und die Zielvereinbarungen erreicht wurden. Gespräche und Datenauswertungen können einen Überblick für die Workshops verschaffen und Erkenntnisse für das gewünschte System liefern.
Folgende Fragen sind wichtig:
- Lief das Quartal gut oder schlecht?
- Wurden Ziele erreicht?
- Waren die Objectives zu hoch/zu niedrig gesteckt?
- Welche Ergebnisse resultieren aus der bisherigen Arbeit?
- Wo kann es Verbesserungen geben?
- Gibt es Feedback der Kunden?
Trotz gesprengter Budgets oder nicht eingehaltener Deadlines eine positive Fehlerkultur aufzubauen ist nicht leicht. Agile Methoden des Projektmanagements wie das Design Thinking bauen auf einer positiven Fehlerkultur. Es gilt also, aus Fehlern zu lernen, denn Fehler können eine Chance sein.
Enorme Wichtigkeit von Retrospektiven
Check-Ins und Reviews sind dazu da, den Fortschritt zu kontrollieren und eventuelle Prozesse zu korrigieren. Strukturiert ablaufende Bewertungen der Handlungen im Betrieb sind unverzichtbar. Herausforderungen müssen angesprochen, praktische Erkenntnisse kommuniziert und Reaktionen herbeigeführt werden. Sie sind das Bindeglied zur praktischen Implementierung des OKRs und die Basis zum Erfolg.
Hier sind die einzelnen Teams und deren Zusammenarbeit gefragt. Strategien können besprochen und Wissen umgesetzt werden. Auf Mitarbeiterebene sind auch ein effizientes Zeitmanagement und ein optimaler Workflow durch das Management zu beachten.
Tipps zum Zeitmanagement
Wie bereits erwähnt, sind ein erfolgreiches Zeitmanagement, gute Mitarbeiterführung und dementsprechend auch optimierte Meetings gewinnbringend für die Strategieumsetzung von OKR.
Es gibt verschiedene Methoden, um Informationen über das Zeitmanagement zu erhalten und es zu unterstützen. Eine von ihnen ist die ABC-Analyse, ein Verfahren zur Analyse, welches komplexen Sachverhalten zu einer vereinfachten Struktur verhelfen soll. Die Analyse soll das Verhältnis zwischen Arbeitsaufwand und Ertrag aufzeigen.
Zeitdiebe am Arbeitsplatz sind ebenfalls zu beachten. Typische Zeitfresser sind zum Beispiel das Smartphone, E-Mails, Multitasking und Perfektionismus. Wie am Arbeitsplatz damit umgegangen werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Beispiel für typische jährliche OKR
Einige Wochen vor dem Jahreswechsel, idealerweise im November, beginnt für die Unternehmensleitung ein Brainstorming bezüglich des OKRs. Es sollten bestenfalls gleich die OKR für das 1. Quartal festgelegt werden.
Kurz vor Beginn des neuen Jahres sollten die OKR im kleinsten Detail ausgearbeitet und an alle Beteiligten der verschiedensten Unternehmensebenen kommuniziert sein.
Zum neuen Jahr entwickeln die einzelnen Abteilungen und Teams aus den OKR Zielen des gesamten Unternehmens ihre eigenen OKR. Um den Jahreswechsel gibt es OKR vom Unternehmen, Abteilungen und den Teams.
OKR, die innerhalb vom Unternehmen umgesetzt werden sollen, werden ca. eine Woche nach Neujahr vereinbart und kommuniziert.
Während der Arbeit an der Erreichung von den Zielen sind im OKR Zyklus die Fortschritte zu beobachten. Dies kann durch Check-Ins in wöchentlichen Zeitabständen geschehen, um Überblick zu behalten.
Ungefähr 3 Wochen vor dem Ende eines Quartals sind die OKR für die folgenden 3 Monate festzulegen. Hier kommen die Unternehmensleitung und das obere Management erneut für ein Brainstorming zusammen, um die OKR Ziele für das gesamte Jahr zu erreichen. Die weiteren OKR müssen ebenfalls an die Mitarbeiter kommuniziert werden.
Etwa 7 Tage vor Quartalsende muss es Reviews der beteiligten Mitarbeiter zur Reflexion von Zielen, Ergebnissen und Verbesserungen geben.
Zum Quartalsende legen die einzelnen Abteilungen die OKR für die folgenden 3 Monate fest, anschließend auch die Teams.
Bei einer Wiederholung dieses Prozess entsteht der gewünschte Zyklus und ein regelmäßiger Rhythmus mit Wirkung der Zielerreichung entsteht.
Sind OKR für alle Unternehmen gleich?
Es gibt keine festen Deadlines und Termine. Ein OKR Zyklus ist ebenso individuell wie das Leitbild einer Organisation. Unternehmen können die OKR ideal auf sich abstimmen und im Prozess anpassen. Strategische Zyklen können sechs Monate andauern, anstatt von zwölf und wöchentliche Check-Ins können auch alle zwei Wochen stattfinden.
Fest steht jedoch, dass bei kürzeren Zyklen die OKR auch detaillierter definiert werden müssen, um den Prozess dahinter effizient gestalten zu können.
Zusammenspiel von agilen Methoden und OKR
Eine klar definierte Strategie und deren regelmäßige Reviews können die Grundlage eines agilen Zielsystems sein. Das OKR Framework kann bei Fokus, Transparenz und Agilität weiterhelfen. Zu den Zielen des OKR Zyklus gehören die kontinuierlichen Retrospektiven, welche mehr Flexibilität erzeugen. Langjährige Planung muss nicht immer starr und einschränkend sein.
Eine Verknüpfung der Systeme von Scrum, Design Thinking und Kanban kann herausfordernd sein, jedoch durch klare Zieldefinitionen im Prozess der Key Results unterstützt werden.
Implementierung von OKR
Der Start eines jeden Projekts bedarf einen gut ausgearbeiteten Prozess. Hier gilt es einige fundamentale Fragen zu beachten. Sie bilden die Basis dafür mittels OKR das gewünschte Leitbild des Unternehmens zielführend zu verfolgen, um das Framework erfolgreich einzuführen.
- Warum wird die Methode der OKRs angewandt? OKR können bei der Selbstorganisation oder auch bei angestrebtem Unternehmenswachstum angewendet werden.
- Wie soll das individuelle System der OKRs im Unternehmen angewendet werden? Diese Frage betrifft die einzelnen Steps des OKR Zyklus‘, das Management, die Mitarbeiter sowie die strategischen Organisationen.
- Wer begleitet den Prozess der Implementierung? Die Verantwortung trägt der sogenannte OKR Coach oder auch ein gesamtes Team.
- Wie genau soll der OKR Zyklus gestaltet sein? Hier sind Fragen zur Regelmäßigkeit der Check-Ins und Reviews zu klären.
- Gibt es einzelne Schritte zur Implementierung? Die Planung muss auch im kleinsten Detail beendet werden. OKR lassen sich zu Beginn auch in einzelnen Teams starten und auf alles ausweiten.
Tipps für den Start
Projekte lassen sich schnell mit der Formulierung guter Ziele erreichen. Was das im Detail bedeuten, können Sie in diesem Artikel lesen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die SMART-Regel als Ansatz zur Zielsetzung ein optimales Hilfsmittel ist. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar. Die Erfüllung dieser fünf Kriterien sind bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung für die Organisation der OKR Methode.
TimeTrack als Tool erleichtert Workflow
Mit TimeTracks Projektverfolgung erreichen Sie einen verbesserten, effizienten Workflow, behalten einen Überblick und können so die Prozesse, Ziele und Angaben zum Budget optimieren.
Testen Sie gerne unsere 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich von den Vorteilen, welche das Tool für die Strategieumsetzung oder Einführung vom OKR Framework Ihrer Organisation zu bieten hat.
Timetrack – Projektverfolgung
Vorteile und Nutzen
Der zunehmende Wandel hin zur digitalen Welt, Transformationen und andere Veränderungen stellen uns als Individuen und ebenfalls Firmen vor große Herausforderungen. Jeder ist davon betroffen.
Einzelnen Mitarbeitern und gesamten Teams wird es ermöglicht, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren. Ressourcen können effizient eingesetzt werden, da alle das gemeinsame Ziel kennen.
Die OKR werden auch nicht von oben vorgegeben, sondern gemeinsam auch in einzelnen Abteilungen ausgearbeitet. Das fördert Engagement und Motivation. Ergebnisse können schnell eingesehen und eventuelle Korrekturen vorgenommen werden.
New Work Ansatz
Der New Work Ansatz beschreibt unausweichliche Prinzipien der Zusammenarbeit, welche Grundlagen für ein Fortbestehen sind. Hierzu zählen Flexibilität und Agilität im Gegensatz zu starrer Planung, Erkenntnisse aus aktuellen Daten, die Ausrichtung auf schnelles Erfüllen von Kundenbedürfnissen und eine effiziente Kommunikation.
Fazit
Ein klar definierter Mix aus bottom-up und top-down Verfahren helfen Ihrer Organisation. Ein individueller Zyklus mit klarem Ablauf und regelmäßigen Workshops erzielen eine enorme Wirkung als Framework für Organisationen. Erkenntnisse, Informationen und einwandfreie Kommunikation von Objectives und Key Results unterstützen das alles. Probieren Sie einfach unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und sehen Sie selbst die zahlreichen Vorteile.
Projektarten: Projekt ist nicht gleich Projekt
Es gibt natürlich mehrere Arten und Weisen, Projektarten zu kategorisieren. Mit der richtigen Routine Projekte zu erkennen, ist Charakter einer erfahrenen Person. Diese kann zum Beispiel Prozesse anhand ihres Ausmaßes und ihrem Einsatz und der Größe von diesem Einsatz erkennen. Außerdem wissen Profis mit Einführung der Aufgabenstellung, eine Unterscheidung von Projekt zu Projekt zu treffen.
Ab wann kann man überhaupt von einem Projekt reden?
Ab wann kann man überhaupt von ein Projekten reden? Zeitliche Begrenzung ist ja nicht zwingend ein Faktor. Viele Menschen haben lebenslange Projekte, oder nehmen an Projekten teil, die sie sogar selbst überdauern. Eine Tätigkeit bzw. Handlung ist oft schwer zu definieren. Ein Projekt beschreibt sich als größere Unternehmung, die auf dem Vorhaben basiert.
Warum lohnt es sich, Projekte zu klassifizieren?
Je besser ich einen Überblick über unterschiedliche Projektarten und ihre Funktionen habe, umso einfacher kann ich sagen, welche Vorkehrungen ich für ein Projekt wirklich treffen muss, um den Erfolgsfaktor multiplizieren zu können. Ein besserer Überblick sorgt für Klarheit und Struktur.
Eine Projektart ist nicht wie die andere – ihr Charakter bestimmt maßgeblich die unterschiedlichen Eigenschaften.
Wer weiß, wie sich Projektarten unterscheiden, kann mehr Projekte effektiv parallel meistern und kann somit schneller und gewinnoptimierter arbeiten.
Die Y-Achse: Projekte nach Komplexität ordnen
Wer kennt es nicht aus dem eigenen Arbeits- als auch Lebensalltag? Es gibt Aufgaben, die sind schwieriger – also komplexer – auszuführen als andere. Für die schwierigeren brauche ich natürlich ganz andere Maßnahmen: Ich muss sie beispielsweise besser planen und visualisieren und mich dabei auch mehr konzentrieren.
Es erscheint daher sinnvoll, Projekte vor der Durchführung immer auf ihren Komplexitätsgrad zu prüfen.
Die X-Achse: Projekte nach Innovation ordnen
Außerdem richten unterschiedliche Projekte einen unterschiedlichen Fokus auf ihren Innovationsgrad – manche Projekte sind zwar notwendig, greifen aber nicht entscheidend in den Lebensalltag ein. Ein typisches Beispiel, um den Innovationsgrad anschaulicher zu machen, ist das Putzen: Es ist zwar notwendig, alle Flächen zu säubern, sie werden dadurch aber nicht anders. Wenn ich aber meine komplette Wohnung umräume und sogar das Wohn- und Schlafzimmer vertausche, so ist der durchgeführte Innovationsgrad dementsprechend deutlich höher.
Die Y- und die X-Achse ergeben in Zusammenarbeit folgendes Diagramm zur besseren Klassifizierung:
Quelle: TimeTrack
Übersicht: Das sind die 4 grundsätzlichen Projektarten
Unten links: Standardprojekte (auch: „Routineprojekte“)
Standardprojekte – auch gerne Routineprojekte genannt – sind per Definition in sich geschlossene Tätigkeiten. Diese werden im Unternehmen regelmäßig ausgeführt. Ihre Abgeschlossenheit kann schnell und einfach erkannt und klassifiziert werden. Die Auswirkungen sind nur bedingt gravierend für das Unternehmen – die Aufgaben sind zwar notwendig, haben aber keinen revolutionären Charakter. Typischerweise sind das Abschlussberichte (oder sogenannte review workshops), die vielleicht als Wegbereiter für komplexere, neue und veränderte Projekte sind, das selber als solche aber nicht bieten können.
Kundenaufträge, die bereits in ähnlicher Art öfters ausgeführt worden sind und bei dem das interne Team bereits eine gewisse Routine an den Tag legen können, sind ebenfalls Beispiele.
Oben links: Akzeptanzprojekte (auch: „sozial-politische Projekte“)
Sie sind zwar genauso geschlossen wie Standardprojekte, ihre soziale Komplexität ist aber deutlich höher: Akzeptanzprojekte, auch als soziale, politische oder Change Projekte bekannt, zeichnen sich durch ihre Auswirkungen aus.
Ob das Projekt auch akzeptiert wird, ist anfangs nicht immer klar: Somit geht es hier also um Themen, die große Veränderungen mit sich bringen. Projektgegenstand ist das Anstoßen alter Strukturen, um diese Strukturen grundlegend zu verändern und einen Wandel zu erzeugen. Ein Beispiel könnten Gender-Quoten, die Einführung einer Vier-Tage-Woche, eine Home-Office-Pflicht zu Corona-Zeiten oder der Umstieg auf ein komplett vegetarisches Catering sein. Eine soziale bzw. politische Komponente spielt hier immer eine Rolle. Jedoch nicht ohne Risiken: Die Change Maßnahmen, die angestrebt werden, sind in ihrem Vorgehen und ihrer Ausrichtung komplex, was dabei aber herauskommen soll, ist genau vorgegeben. Die Aufgabenstellung ist also deutlich in sich geschlossen.
Unten rechts: Potentialprojekte (auch: „Change-Projekte“)
Nicht so sozial-politisch interagierend wie Akzeptanzprojekte, die in ihrer Aufgabenstellung aber mindestens genauso offen sind, sind sogenannte Potentialprojekte. Sie können mit einem recht geringen Arbeitsumfang punkten, sind aber oft Katalysatoren für neue Chancen und Herausforderungen für ein Unternehmen. Also: Ihr Potential ist, wie der Name schon andeutet, groß! Es gibt für ihre derart offen formulierten Aufgabenstellungen zwar viele verschiedene Lösungswege, wenn aber die richtigen Methoden angewandt werden, haben die Projekttypen das Potential mit sehr wenig Aufwand (und Ressourcen) einen großen Beitrag zur Unternehmensgestaltung beizutragen.
Oben rechts: Pionierprojekte (auch: „Pilotprojekte“)
Die Kriterien für Pionierprojekte oder auch sogenannte Pilotprojekte stecken bereits im Namen: Pioniere gelten als Menschen, die sich vor große Herausforderungen stellen und so neue Territorien erkunden, bestreiten und letztlich auch meistern. Das ist der Grund, warum man diese Projekte so nennt.
Natürlich sind solche Projekte risikoreich, dafür sind die auch ertragreich. Bei ihnen geht es oft um die grundlegende Aktualisierung bestehender Werte und Systeme.
Weitere typische Projektarten
Andererseits kann man Projekte natürlich nach ihrer Projektart sortieren, um die Definition präziser formulieren zu können:
Organisationsprojekte
Werden bestehende Strukturen umgeräumt und neu aufgesetzt, so spricht man von einem Organisationsprojekt.
Investitionsprojekte
Wenn man Einiges investieren muss, um das Projekt zu starten und das Investment vorerst über dem (zunächst) erwarteten Output liegt, geht es um ein Investitionsprojekt.
Forschung- und Entwicklungsprojekte
Entwicklungsprojekte möchten die Weiterentwicklung einer Gruppierung, beispielsweise eines Landes (oft spricht man auch von sog. „Entwicklungsländern“) oder einer sozialen Gemeinschaft, fördern, und definieren sich somit durch ihr fortschrittsfokussiertes Projektziel.
Infrastrukturprojekte
Viele Projekte arbeiten mit den Materialien, die einem Unternehmen bereits zur Verfügung stehen. Wenn es darum geht, Ressourcen und Möglichkeiten an sich auszubauen, spricht man von einem Infrastrukturprojekt: Sei es der Tunnelbau oder lediglich die Anschaffung neuer Arbeitsmaterialien.
Zwischen verschiedenen Projekten den Überblick behalten
Ein gutes Tool, um zwischen verschiedenen Projekten auch wirklich den Überblick zu behalten, sind sogenannte Projektzeiterfassungs-Softwares. Doch nicht alle bieten einen gleich guten Überblick:
Mit TimeTrack lassen sich mehrere Projekte auf einmal anzeigen – das heißt, die Projekterfolge und Projektfortschritte können übersichtlich auf einen Blick miteinander verglichen werden . Dank der Soll-/ Ist-Vergleiche sehen Sie bestens, welche Projekte effizient und welche eher ineffizient bearbeitet worden sind. Außerdem verfolgen Sie laufend den Projektgewinn, sodass Sie im Auge behalten, ob zeiteffizient gearbeitet wird oder ob es zu einer Budgetüberschreitung kommen könnte. Auch eine Risikoanalyse lässt sich damit bestens durchführen.
Das richtige Projektmanagement verlangt viele Skills und es gibt viele Fehler, die dabei lieber vermieden werden sollten.
TimeTrack – Projektverfolgung
Projekte mithilfe der richtigen Planung erfolgreich abschließen
Ob ein Projekt erfolgreich war, zeigt sich erst nach einem ordentlichen und effektiven Projektabschluss. Danach gilt es noch die richtigen Projektmanagement Methoden anzuwenden. Das Controlling eines Projekts liefert die Grundlagen für die optimalen Klassifikationsmöglichkeiten, Möglichkeiten und Verbesserungen für Ihren nächsten Auftrag oder Ihr nächstes Projekt. Das geht am Besten mit der richtigen Organisation – und das auch ohne einer vehementen Ausdehnung Ihrer Kosten.
Projektmanagement beflügelt positive Veränderungen und Change Prozesse
Zahlreiche Projektmanager und viele Größen aus der Unternehmensberatung und dem Top Management Bereich setzen bereits auf unser Tool. Überzeugen Sie sich doch jetzt selbst mit der 14-tägigen kostenlosen Probeversion der TimeTrack App und behalten Sie so mehrere wichtige Projekte zeitgleich effektiv in der Pipeline.