Heute finden immer mehr agile Projektmanagement Methoden in zahlreichen Branchen ihren Einsatz. Warum sich jedoch manchmal klassisches Projektmanagement besser als agile Frameworks eignet und wie Sie die richtige Methode für Ihr Projekt finden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist Projektmanagement?
Per Definition umfasst das Projektmanagement die Konzeption, Durchführung, Steuerung, Kontrolle und Kommunikation von Aufgaben bzw. Projekten.
Ein Projekt ist eine zeitlich gebundene und risikohafte, komplexe Aufgabe, die oftmals auch von äußeren Faktoren abhängig ist. Unterschiedliche Projekte bedürfen also ebenso unterschiedlicher Methoden zu ihrer erfolgreichen Realisierung. Projektmanagement Methoden können in klassische, agile oder hybride Formen unterteilt werden. Klassisches Projektmanagement steht in diesem Artikel im Fokus, weiterführende Beiträge können Ihnen einen Überblick über agile und hybride Methoden für Ihr Projekt liefern.
Die Projektplanung ist vielschichtig und sollte zum Grundstein Ihres Vorhabens werden. Der Projektmanager macht mit dieser die Projektdurchführung für alle Beteiligten nachvollziehbar und transparent. Den Projekten werden Umfang und Ressourcen zugeordnet und ein Monitoring eingeführt.
Klassisches Projektmanagement – Was Sie wissen müssen
Der traditionelle Projektmanagement Ansatz orientiert sich an der detailliert geplanten und fixierten Erreichung eines definierten Endzustandes.
Die Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn man schon vorher das Ziel definiert hat und ohne risikohafte Veränderungen planen kann. Zum Beispiel ist diese Methode vorteilhaft, wenn das Projektziel bekannt ist.
Merkmale des traditionellen Projektmanagements sind abgegrenzte Phasen und schon zu Beginn detaillierte Anforderungen an das Projekt. Auch eine intensive Planungsphase mit wenig voraussehbaren Änderungen sind typisch für klassisches Projektmanagement.
Klassisches Projektmanagement unterteilt alle Beteiligten in:
- Projektleiter:innen
- Modulleiter:innen
- Projektmitarbeiter:innen
- Projekt Management Office
- Experten und Expertinnen
- Auftraggeber:innen
- Kunden und Kundinnen
Die Wasserfall-Methode
Die Wasserfall-Methode wird auch Kaskaden-Methode genannt, denn es gibt eine zwingende Abfolge von Sequenzen des Projektes. Diese wird linear nach jeweiligem Abschluss jeder Phase umgesetzt . Das Vorgehen nach dieser Art vom klassischen Projektmanagement wird durch den/ die Projektleiter:in sichergestellt. Die Arbeit muss strikt umgesetzt werden. Zu vergangenen Schritten zurückzukehren ist nahezu unmöglich und außerdem kostenintensiv.
- Planung: Anforderungen und Ziele formulieren
- Definition: Analyse der Bedürfnisse des Kunden
- Entwurf: Design nach gewünschten technischen Spezifikationen
- Implementierung: Produktentwicklung
- Testen: Validierung der Funktionen des Produkts
- Inbetriebnahme: Übergabe an den Kunden / die Kundin und Wartung des Produkts
Der V-Zyklus
Die Planungsphase nach dem V-Zyklus erfordert enorme Genauigkeit, da in der Sequenzabfolge auf eine absteigende Phase eine aufsteigende Phase folgt. Dieser Ansatz des Projektmanagements wird in zwei Phasen unterteilt.
Planungsphase
- Planung: Zielformulierung durch den/ die Auftraggeber:in
- Definition: Analyse der Kundenwünsche für das Pflichtenheft durch das Team
- Design: Formulierung des Produktdesigns
- Entwurf: detaillierter Entwurf vom Projektteam
- Implementierung: Produktentwicklung
Testphase
- Unit-Tests: Team testet einzelne Funktionen des Produkts
- Integrationstests: Team testet Gesamtfunktion des Produkts
- Systemtests: Team testet Funktion des Produkts in seinem Umfeld
- Abnahme: Prüfung durch den Kunden/ die Kundin
Klassisches Projektmanagement und dessen Ziele
Ziel dieser Methode ist es, Projekte mit hoher Sicherheit ohne plötzliche Veränderungen zu verwirklichen. Diese Vorgehensweise steht für Kontrolle und Steuerung durch den/ die Projektleiter:in.
Die Methode ist sowohl für Vorhaben mit festen Rahmenbedingungen und stabilen Umgebungen als auch für regulierte Projekte geeignet. Beispiele dafür wären Bereiche der Baubranche, der Anlagenbau, Pharmaunternehmen mit spezifischen und strengen Dokumentationsvorschriften oder die Erstellung einer Website.
Vorgehensweisen im klassischen Projektmanagement
Das Konzept ist die Basis für Umsetzung – Es ist linear und prognostizierend. Die Nutzung des Produkts steht erst am Ende des Gesamtergebnisses und ist mit wenig Interaktion mit dem Kunden/ der Kundin verbunden.
Im klassischen Projektmanagement gibt es klare Rollenaufteilungen und Verantwortlichkeiten.
- Auftraggeber:in und Kunde/ Kundin: Erteilen Aufträge und sitzen im Lenkungsausschuss
- Projektleiter:in: sind für Konzept, Steuerung, Dokumentation und Kommunikation (auch mit Stakeholdern) verantwortlich
- Team: arbeiten am Projekt und sind für das Zeitmanagement zuständig
Die Kommunikation findet stets über Statusberichte und Meetings statt. Kennzeichnend hierfür sind das Kickoff-Meeting oder Meetings während der Projektlaufzeit.
Cloudbasierte Softwares zum Projekt Controlling können den Projektleitern und Projektleiterinnen helfen die Projekte zu verfolgen und Zeiten auszuwerten. TimeTrack bietet einfache Funktionen zur Projektverfolgung, Projektauswertung und Projektabrechnung. Statusbericht werden Ihnen automatisch geliefert. Erstellen Sie Ihren individuellen Projektplan in TimeTrack und verfolgen Sie Ihre Ziele jederzeit und von überall!
Die Phasen des Projektmanagement
Ein Ausschuss kontrolliert die Ergebnisse der verschiedenen Phasen und versichert den Übergang in die folgende Phase. Der/ Die Projektleiter:in ist dennoch der/ die zentrale Ansprechpartner:in und sollte Zeitpuffer einplanen, um die lineare und sequenzielle der abgetrennten Phasen sicherzustellen.
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektumsetzung
- Projektsteuerung
- Projektabschluss
Das agile Projektmanagement
Per Definition ist methodisch flexibles, proaktives und antizipierendes Handeln in der Projektverwirklichung als agiles Projektmanagement zu verstehen.
Das sogenannte Agile Manifest charakterisiert die wichtigsten Faktoren zur Anwendung der flexiblen Prozesse.
- Interaktion ist wichtiger als Prozesse
- Funktionsfähige Produkte sind wichtiger als Dokumentation
- Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
- Flexibilität bei Veränderungen ist wichtiger als strikte Pläne
Die am meisten verbreiteten agilen Projektmanagement Methoden sind Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Startup Methode und Feature Driven Development.
Die Scrum-Methode
Hervorgehoben werden soll die Scrum-Methode, denn sie ist am weitesten verbreitet und eignet sich sehr gut bei fehlendem Wissen über die vollständige Vorgehensweise des Projekts. Die Projektdurchführung findet schrittweise als festgelegte Meetings für alle Beteiligten eines Projekts statt.
Charakteristisch ist Einteilung in Rollen und Phasen. Typische Rollen im Team sind Scrum Master, Product Owner und das Entwicklungsteam; die einzelnen Phasen werden als Sprints bezeichnet.
Hybride Ansätze im Management eines Projektes
Laut der Definition gilt eine Projektmanagement Methode als hybrid, wenn sie eine Mischform aus mindestens zwei Management Systemen ist. Diese Vorgehensmodelle vereinen die Vorteile von klassischen und agilen Methoden durch klare Strukturen in Verbindung mit agilen Vorgehensmodellen des Monitorings und der Meeting Planung.
Die Kombination aus traditionellen und agilen Projektmanagement Methoden ist quasi zum Synonym für hybride Projektmanagement Methoden geworden, denn sie ist für viele Unternehmen der attraktivste Weg und erzielt die meiste Aufmerksamkeit.
Hybrides Projektmanagement kann Brücken schlagen und das Beste aus zwei Methoden vereinen. Die Mischung beider Ansätze kann die Bemühungen von Ihrem Projektteam zum Erfolg führen. Agile Lösungen können in einzelnen Projekten und Abteilungen sehr sinnvoll sein. Flexiblere Kommunikation und mehr Rücksprachen können das klassische Projektmanagement entscheidend verändern und optimieren.
Leider ist die Prozesskoordination recht schwierig und die Vereinigung zweier Systeme herausfordernd. Der hybride Ansatz ist mit Mehraufwand in der Organisation verbunden. Besonders wichtig ist es hybride Management Ansätze überblicken zu können.
Projektmanagement Softwares können Sie hierbei unterstützen. Projektphasen, Rollenverteilungen, Projektstände, Arbeitsaktivitäten und noch viel mehr sind leichter nachvollziehbar. Unverbindlich können Sie die kostenlose Testversion von TimeTrack für 14 Tage ausprobieren und sich selbst überzeugen.
Agile vs. klassische Vorgehensweisen
Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement sind nahezu gegenteilig in ihrer Methodik. Standardisierung, Konzept und Vorgaben zur Zielerreichung stehen Flexibilität sowie die Änderungen der Ziele und Planung gegenüber.
Agile Methoden sind iterativ und haben während der Produkttests die Kundenzufriedenheit im Fokus. So können diese das Ergebnis so jederzeit an die Wünsche des Kunden anpassen.
Agile vs. traditionelle Methoden
Im direkten Vergleich der agilen und traditionellen Vorgehensweise ergeben sich Unterschiede in der Art des Managements, der Teamgröße, dem Vorgehen, der Konzeption, der Flexibilität, der Qualitätskontrolle und der Dokumentation sowie der Erfolgskontrolle.
Querschnitt: klassisches Projektmanagement
- Der Projektumfang ist bei variablem Aufwand festgelegt
- Die Anforderungen werden nur zu Beginn der Projektentwicklung erfasst
- Der Prozessablauf ist ein Wasserfall-Modell, ein linearer Prozess ohne Flexibilität
- Im Verlauf des Projekts sinkt der Einfluss von Stakeholdern
- Die gesamte Verantwortung liegt bei dem/der Projektmanager:in
- Umfassende Meetings und Dokumente sind Grundlage der Kommunikation
- Die Ergebnisse werden nur am Ende geliefert und bewertet
Querschnitt: agiles Projektmanagement
- Zeit und Aufwand sind festgelegt, der Umfang ist variabel
- Die Anforderungen werden kontinuierlich in der Projektlaufzeit erfasst
- Iterative Prozesse werden dauerhaft verbessert und angepasst
- Der Einfluss der Stakeholder im Projekt ist konstant
- Das Team organisiert sich selbst und trägt gemeinsam die Verantwortung
- Kurze und regelmäßige Dokumentationen werden kommuniziert
- Das Ergebnis wird im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet
Vorteile und Nachteile klassischer Ansätze
Pro und Kontra Argumente für klassisches Projektmanagement sind abhängig von den Projekten und muss situativ charakterisiert werden.
- weniger Spielraum für Eventualitäten
- geregelter Projektverlauf und Vorhersehbarkeit durch festen Plan
- vermeiden plötzlicher Budgetanpassungen
- klare Meilensteine, Projektphasen und Budgets
- wenig Spielraum bei Veränderungen der Wünsche und Anforderungen des Kunden
- Kunde kontrolliert Qualität erst zum Schluss
- ausführliche Dokumentation als Rahmenplan und Unterstützung von Projekten
- überschaubar durch lineare Sequenzen
- geringe Komplexität durch bekannte Meilensteine
- Kommunikation mit Kunden /Kundinnen und Auftraggebern / Auftraggeberinnen sehr gering
- gutes Monitoring
- hohe Planungssicherheit, effizient geplante und effektiv genutzte Ressourcen
- fehlender Überblick bei komplexen Vorhaben führt zu kostenintensiven Korrekturen, oftmals kein Rückschritt möglich
- wenig Flexibilität
- kein Feedback von Auftraggeber und Kunden in Projektdurchführung
- Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualität vom Projekt
Vorteile und Nachteile agiler Methoden
Die Vor- und Nachteile einer agilen Methode sind ebenfalls individuell und situativ abzuwägen, weswegen Merkmale aufgezählt werden, die in Anbetracht des Projekts Ihres Unternehmens zu beurteilen sind.
- Freiheit im Projektverlauf
- horizontale Zusammenarbeit
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- plötzliche Budgetanpassungen
- Planungsunsicherheit, adaptive Konzeption im Projektverlauf
- wenig klar formulierte Meilensteine und Anforderungen
- Anpassung an veränderte Kundenbedürfnisse
- Kunden / Kundinnen greifen häufig ein, was aber bei der Validierung der Projekte hilft
- wenig Dokumentation und regelmäßiges Kundenfeedback
- iterative und sequenzielle Vorgehensmodelle
- Erfolgskontrolle durch Kundenzufriedenheit
Wie wählt man die richtige Projektmanagement-Methode?
Keine Methode ist perfekt. Je nach Situation sollte die Wahl der Projektmanagement Methoden getroffen werden. Eine Planung mit Erfolg tritt vor allem dann ein, wenn Sie bei der Wahl Art und Zweck der Projekte sowie die Struktur von Ihrem Unternehmen beachten. Mitarbeiter:innen können zu Experten / Expertinnen werden und Erfahrungen in der Anwendung einer Methodik sammeln.
Ein Tipp: Die Stacey-Matrix zur Entscheidungsfindung
Welche Projektmanagement Methode die Umsetzung in Ihrem Unternehmen finden soll, können Sie mit der sogenannten Stacey-Matrix festlegen. Die Einordnung auf dieser Grafik kann Ihnen den entscheidenden Tipp zur Wahl der Methode geben und der Start für eine erfolgversprechende Projektplanung sein. Auf der Matrix können Aufgaben in einfach, kompliziert, komplex und chaotisch eingeordnet werden. Je nach Zuordnung können Sie zwischen klassischen, agilen und hybriden Methoden wählen.
Warum klassisches Projektmanagement?
Kaskaden-Modelle für das klassische Projektmanagement können vor allem dann gewinnbringend sein, wenn ein guter Überblick über zukünftige Entwicklungen besteht und alles im Voraus bis ins kleinste Detail geplant werden kann. Aufgaben unter potenziellen Risiken zu erfüllen, schreckt Sie nicht ab, auch wenn eine Validierung erst nach Beendung des Projekts stattfindet. Klassisches Management ist vom Vorteil, wenn für den Kunden eine enge Zusammenarbeit nicht infrage kommt und die iterative Validierung ansonsten nicht umsetzbar ist. Entscheidungen über Aufgaben werden oftmals schnell und in hierarchischer Ausprägung getroffen. Das alles sind Gründe des Projektmanagements, klassische Methoden zu wählen.
Andernfalls gibt es Gründe des Projektmanagements eher nach agilen Methoden wie Scrum vorzugehen. Zum Beispiel bei wahrscheinlichen Änderungen im Verlauf des Projektes, bei fehlende Dokumentation und fehlendem detaillierten Entwurf, einem hohen Maß an Teamarbeit und einer engen Zusammenarbeit mit dem Kunden / der Kundin.
Fazit
Für ein erfolgreiches Projekt ist nicht nur der Plan entscheidend, sondern auch der verantwortungsvolle Umgang mit Softwares und Werkzeugen. Auch kontinuierliche Prüfung des Produkts ist wichtig unabhängig von der Zusammenarbeit mit dem Kunden. Vertrauen Sie auf Ihre Erfahrungen und nutzen Sie die richtigen Tools, um in der Projektlaufzeit die wichtigen Kennziffern nicht aus dem Auge zu verlieren.
Mit der richtigen Projektbeschreibung schneller und effektiver Ziele erreichen
Eine Projektbeschreibung: Wer selber schon einmal eine erstellen musste, oder nun vor dieser Aufgabe steht, weiß, dass diese Forderung nicht so leicht ist, wie sie vermeintlicher Weise klingt. Wie kann man eigentlich ein Projekt beschreiben? Welche Elemente müssen unbedingt rein und was kann man getrost weglassen?
Bevor man mit einer Projektbeschreibung beginnt, lohnt es sich, näher hinzuschauen, was eine Projektbeschreibung und ihre Rahmenbedingungen überhaupt sind:
Definition einer Projektbeschreibung
Manche Projekttitel enthalten gleichzeitig auch ihre Beschreibung: Unter dem Projekt „Geschirrmaschine ausräumen“ kann sich sicher jede Person etwas vorstellen. Werden Projekte aber so komplex, dass man sie nicht in wenigen Worten zusammenfassen kann, muss man etwas weiter ausholen. Und da kommt natürlich die längere Beschreibung samt Anforderungen und Angaben ins Spiel.
Es lohnt sich beim Projektmanagement also auch immer Thema und Hinweise zur Durchführung als auch zur Relevanz im Titel und der Beschreibung genauestens zu vermerken. Gerade für die Position der Projektleiter:innen ist es wichtig, um Ergebnisse besser zu dokumentieren und so eine Basis für Ihr nächstes Projekt haben.
Beispielsweise können Sie mit einer Software wie TimeTrack Ihre Projekte einfach benennen, automatisch verfolgen und gleichzeitig ein Email- und Zettelchaos vermeiden, in dem Sie genau wissen, wo Sie welche Entwürfe finden.
Projektbeschreibungen dank positiver Formulierungen effektiv gestalten
Eine gute Projektbeschreibung ist der erste Schritt zum erfolgreichen Ergebnis, und damit diese auch übersichtlich bleibt, gibt es dank zahlreicher Erfahrungswerte viele bewährte Vorgaben zur Beschreibung und dem Inhalt. Die richtigen Punkte zu erwähnen ist keine Zauberei, wichtiger ist die Erfahrung.
Der Aufbau einer Projektbeschreibung: Leitfaden für die richtige Struktur
Strukturiert und übersichtlich Aufgaben und Ziele formulieren
Die wichtigsten Informationen sollten immer in der Projektbeschreibung rüberkommen. Für welchen Bereich der Firma ist das Projekt gedacht? Wie soll die Kommunikation ablaufen und was sind die Anforderungen? Vergessen Sie auch nicht, zwischen unterschiedlichen Projektarten zu unterscheiden, und Ihre Projektbeschreibung dahingehend anzupassen.
Wichtige Fragen, bevor Sie mit dem Schreiben anfangen:
Bevor Sie anfangen, ist es sinnvoll, sich einige Fragen zu diesen Kernbereichen zu stellen:
Unternehmensintern:
Was will Ihr Unternehmen mit diesem Projekt erreichen? Was wäre das Ziel dieses Projekts? Passt die Idee zu Ihrem Unternehmen? Was sind die Risiken?
Grad der Komplexität:
Für wen formulieren Sie die Projektbeschreibung? Wie ausführlich muss sie sein? Wie kompliziert können Sie die Kurzbeschreibung formulieren?
Ausgangssituation:
Was ist die Ausgangslage für Ihr Projekt? Was ist das Budget, was macht die Konkurrenz, welche Änderungen im Unternehmen müssen Sie vornehmen, um die Umsetzung optimal vorbereiten zu können? Welche Veränderungen in der internationalen Politik gibt es, die Sie im Auge behalten müssen – Die Corona-Pandemie ist nur ein Beispiel dafür, wie sich Weltgeschehnisse auf Projekte, ihre Planung und so auch ihre Beschreibung auswirken können.
Das gehört unbedingt in eine Projektbeschreibung
Setzen Sie mit Ihrer Projektbeschreibung die richtigen Akzente – wenn Sie eine klare Struktur als Ihre innere Vorlage verwenden, können Sie außerdem gewährleisten, dass sich Ihre Projektbeschreibung so ähneln, dass sich Ihr Team auch an Ihre Art zu schreiben und zu beschreiben, gewöhnen können. Das also sollte in einer Projektbeschreibung nicht fehlen:
Übersichtlicher Aufbau ist das Herzstück einer Projektbeschreibung
- Ein prägnanter Titel mit den wichtigsten Informationen des Projekts
- Eine Kurzbeschreibung am Anfang
- Geplantes Datum der Fertigstellung und geplante Bearbeitungszeit
- Wer macht mit? Nennen Sie die benötigten Teamposten
- Wer macht was?
- Was erwarten Sie sich von dem Projekt? Beschreiben Sie klar und deutlich das Ziel.
- Was ist der Mehrwert für das Team?
- Welche Risiken könnten entstehen?
- Wo/Wie/Was/Wer: An was wird wo und wie lange gearbeitet? Was sind die Vorgaben?
- Materialien: Was braucht es für Equipment, was gibt es bereits, was muss noch erworben werden?
Nicht nur Chancen, sondern auch Risiken formulieren:
Ihre Projektidee verfolgt doch sicher einen ganz bestimmten Wert und hat besondere Anforderungen und Ideale. Aber verfügen Sie auch über alle Ressourcen, um Ihr Projekt in die Tat umsetzen zu können? So schön es auch ist, immer nur von den positiven Vorteilen und Auswirkungen zu reden: Machen Sie es sich zum Ziel, auch potentielle Risiken und Konflikte zu formulieren. Von dieser Seite aus betrachtet versteht Ihr Team besser, was es für Elemente zu beachten gilt. Zum Beispiel beim Budget oder der Auswirkung in den Medien oder anderen wichtigen Institutionen. Wenn Sie dieses Handwerk beherrschen, fällt die Arbeit auch leichter.
Die Evaluation in der Beschreibung eines Projekts direkt mitdenken:
Es klingt erstmal abgedroschen, ist aber doch richtig: „Nach der Projektbeschreibung ist vor der Projektbeschreibung“. Denken Sie also auch beim Verfassen der Beschreibung direkt das Endergebnis und dessen Evaluation mit. Was muss alles in der Projektbeschreibung stehen, damit Sie am Ende sehen können, ob Ziele erreicht wurden und das Budget und andere wichtige Kernpfeiler eingehalten worden sind? Denken Sie an Ihre ursprüngliche Projektidee: Was wollen Sie als Auftraggeber damit erreichen? – All dies können Sie sehr einfach mit TimeTracks Projektplanung und Projektverfolgung definieren und planen.
Projektplanung und Projektverfolgung – TimeTrack
Beispiel für den Entwurf einer Projektbeschreibung
Die folgenden Stichpunkte geben an, wie in etwa ein Projekt beschrieben werden könnte:
- Projektname
- Beginn
- Geplantes Ende
- Projektleitung und Ansprechpartner:in (inklusive bevorzugter Kontaktmöglichkeit)
- Projektbeschreibung
- Ziel des Projekts
- Geplanter Projektverlauf
- Budget und benötigte Materialien/Ressourcen
- Chancen, Risiken und eventuelle Risikomaßnahmen
Diese Liste gilt selbstverständlich nur als grobe Richtlinie. Stecken Sie den wichtigen Bereich für Ihr individuelles Projekt fest und denken Sie an alles spezifisch relevanten Informationen. Sie als Auftraggeber sollten nichts bei der Struktur des Projekts vergessen.
Einen eigenen Entwurf erstellen oder lieber auf einen Download zurückgreifen?
Wenn bei Ihnen die Frage aufkommt, ob Sie lieber eine vorgefertigte Projektbeschreibung oder doch lieber einen eigenen Entwurf verwenden sollen, lohnt es sich, über einen Mittelweg nachzudenken.
Gewisse Vorgaben sind sehr sinnvoll – entscheiden Sie sich in jedem Falle für eine einheitliche Version, die Sie nur bedingt abändern, damit sich Ihre Mitarbeiter:innen an Ihre Art und Weise der Projektbeschreibung gewöhnen können. Die Vorlage, die Sie oben finden, liefert in der Erfahrung gute Ergebnisse – sie enthält alles wichtige, ist aber auch knapp und übersichtlich genug, um nicht zu überladend und überfordernd zu wirken. Vergessen Sie nicht: Was ist das Thema, was ist die wichtige Frage zu Ausgangssituation? Zugang zum Verständnis dieser Tabelle sollte jede:r haben. Sie sollten den Anspruch haben, dass alle Personen die wichtigen Fragen und Antworten sofort verstehen können.
Finanzielle Vorteile einer guten Projektbeschreibung
Projektbeschreibungen sind wichtig, um den Aufgabenbereich des Projektes darzustellen, damit man anhand dessen die Projektzeiten erfassen und verfolgen kann. So kann man besser feststellen, für was man als Unternehmen Geld ausgibt. Wenn Sie das im Auge behalten, können Sie letztlich so auch Ihr Budget besser kalkulieren und genauer festlegen, was Sie beim nächsten Mal besser machen. Dafür ist es dann auch wichtig, alle Informationen zum Projekt zu dokumentieren – auch dafür gibt es wichtige Grundregeln.
Mit TimeTrack können Sie Ihre Projektzeiten einfach und schnell erfassen! Die Projektzeit-Stempeluhr kann auch ideal unterwegs auf der mobilen Version der TimeTrack App verwendet werden.
Projektzeit-Stempeluhr – TimeTrack
Fazit
Eine Projektbeschreibung funktioniert dann, wenn Sie übersichtlich strukturiert, klar formuliert und ausgeklügelt ist. Solange Sie nicht alle wichtigen Punkte vergessen, glänzt eine Projektbeschreibung auch durch die Schilderung von Chancen und Risiken. Und wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, lohnt sich natürlich auch eine gute Übersicht Ihrer unterschiedlichen Projekte. Dafür lohnen sich Zeiterfassungssysteme wie die TimeTrack-Software.
Sie sind neugierig geworden? Dann möchten wir Ihnen die Anwendung der kostenlose 14-tägigen Testversion ans Herz legen. Die App bringt viele Projektmanagement-Tools mit sich und wird Ihnen Ihre Arbeit garantiert erleichtern. Legen Sie jetzt damit los, eine gute Übersicht in Ihre Projekte zu bringen!
Bei all den zahlreichen Projektarten ist es schwierig den Überblick zu behalten. Anschließend an eine kurze Einführung zu agilen Projekten werden in diesem Beitrag Organisationsprojekte vorgestellt. Dieses kommt nämlich in allen Unternehmen, egal von welcher Größe, regelmäßig zum Einsatz.
Projektarten
Man unterscheidet zwischen verschiedenen Projektarten, welche auf Basis von unterschiedlichen Kriterien klassifiziert werden. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Projektarten, sowie die Möglichkeiten zu deren Bewältigung erläutert.
Unterschiedliche Vorgehensweisen
Bei der Vorgehensweise unterscheiden wir zwischen den Abläufen der Projekte, sprich der Projektorganisation. Der Aufbau von Projekten ist fundamental verschieden, was zur Folge hat, dass auch die Vorgehensweisen variieren. Was die Vorgehensweise angeht, unterscheidet man zwischen dem traditionellen Projekt und dem agilen Projekt.
Traditionelle Projekte
Bei einem traditionellen Projekt liegt die Planung im Vordergrund. Ein traditionelles Projekt erfolgt nach dem Wasserfall-Prinzip und wird von dem/der Projektleiter:in durch den Projektauftrag vorgegeben. Ein klassisches Beispiel für ein Projekt im Wasserfall-Prinzip ist ein Bauprojekt, das bei der Planung direkt in mehrere Phasen aufgeteilt wird, welche individuell bewältigt werden, aber ineinander übergehen.
Agile Projekte
Im Gegensatz zu traditionellen Projekten sehen agile Projekte keine detaillierte Projektplanung vor. Früher haben vor allem Softwareentwickler Projekte agil bewältigt, doch heutzutage wagen sich Unternehmen aller Art an agiles Projektmanagement. Die Aufgaben werden hierbei in kurze Phasen aufgeteilt, welche dann intensiv bearbeitet werden. Mit flachen Hierarchien im gesamten Team und enger Zusammenarbeit können starre Strukturen überwunden werden und oft sehr gute Resultate erzielt werden.
Projekte nach dem Projektgegenstand einteilen
Für die Einteilung nach dem Projektgegenstand ist es ausschlaggebend was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Man unterscheidet zwischen einem Organisationsprojekt, einem Forschungsprojekt, einem Investitionsprojekt und einem IT Projekt.
Organisationsprojekt
Hierbei geht es um die neue Strukturierung der Organisation eines Unternehmens. Damit ist der Wandel eines Prozesses gemeint. Somit wird zum Schluss der Fokus nicht auf einem spezifischen Produkt, sondern auf die Veränderung von einem Prozess liegen, dazu später mehr.
Forschungsprojekt
Bei einem Forschungsprojekt wird etwas Neues erschaffen. Vielleicht sind Ihnen Forschungsprojekte auch als F&E Projekte (Forschungs- und Entwicklungsprojekte) bekannt. Als Beispiel für Forschungsprojekte kann die Verwendung von neuen Materialien stehen, welche zur Veränderung von Produktbauteilen führen soll.
Investitionsprojekt
Unter Investitionsprojekten verstehen wir jene Projekte, die mit einer beachtlichen finanziellen Investition verbunden sind. Meistens wird nach der Umsetzung des Investitionsprojektes die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens gesteigert, da die Investition an sich einen Vorteil für das Unternehmen beinhaltet. Ein Beispiel für ein Investitionsprojekt ist der Kauf von neuen Druckern für das Büro, welche die Qualität der Dokumente und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen.
IT Projekt
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei IT Projekten um Aufgaben, welche mit der digitalen Welt verbunden sind. Da diese meist die oben erläuterten Projektarten kombinieren, werden sie beim Projektmanagement häufig auch als individuelle Projektart dargestellt.
Projekt nach Auftraggeber:in
Nicht alle Projekte werden intern in Auftrag gegeben. Wenn Ihr Unternehmen auch für externe Kunden und Kundinnen Aufgaben bewältigt, dann sprechen wir auch von einem externen Projekt. Wir unterscheiden also zwischen internen Projekten und externen Projekten. Selbstverständlich ist es Ihnen und dem Unternehmen überlassen, wie Sie solche Projekte bewältigen. Wichtig ist nur, dass Sie stets die Durchführung mit Kunden und Kundinnen absprechen, um zu den besten Ergebnissen zu gelangen.
Organisationsprojekte in mehr Detail
Nun haben wir uns einen Überblick über die verschiedenen Projektarten verschafft und können die eigentliche Frage dieses Artikels angehen: Das Konzept des Organisationsprojektes. Da diese Form von Vorhaben sehr komplex ist, schauen wir uns die verschiedenen Eigenschaften in mehr Detail an.
Das Ziel des Projektes
Die Ziele eines Organisationsprojektes können auf zwei grundlegende Prinzipien reduziert werden: Die Senkung der Kosten und die Steigerung der Leistung. Diese dürfen jedoch nie voneinander getrennt werden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die eingeführten Veränderungen zu einer negativen Entwicklung führen. Bei einer Re-Strukturierung kommt es immer zu Diskussionen innerhalb des Teams und so ist der Faktor „Mensch“ von absoluter Relevanz. Gehen Sie Organisationsprojekte mit Ihrem Team gemeinsam an, damit dieses auch von ihnen profitiert, und nach Implementierung noch effizienter und schneller auf Veränderungen im Markt reagiert.
Die Komplexität des Projektes
Organisationsprojekte sind sehr komplex. Dies liegt einerseits am oben erwähnten Faktor „Mensch“, denn Menschen empfinden Veränderungen in erster Linie oft als negativ. So muss ein Team neben den täglichen Arbeiten nun auch die Prozesse des Organisationsprojektes bewältigen, welche sich oft überschneiden. Es kann also von Vorteil sein, das Umfeld eines Organisationsprojektes genauestens zu analysieren, bevor in einem Prozess oder im Team Veränderungen vorgenommen werden. Erst wenn alle Informationen von einem Prozess zur Analyse bereitstehen, sollten Sie eine Umstrukturierung für diesen Prozess suchen und dann in Angriff nehmen.
Die verschiedenen Phasen von Organisationsprojekten
Da Projekte betreffend Organisationen ein sehr breites Spektrum an Prozessen beinhalten, gibt es keine Phasenaufteilung, welche als ideal angesehen wird. Selbstverständlich bedeutet dies nicht, dass solch ein Projekt nicht geplant werden muss. Es bedeutet lediglich, dass auf Veränderungen flexibel reagiert werden muss und die Arbeitspakete und Konzepte laufend angepasst werden müssen. Mit starren Phasen hingegen kommen Sie nicht zum Erfolg.
Es kann festgehalten werden, dass Sie zu Beginn des Projekts den „Ist-Zustand“ analysieren und kritisch hinterfragen sollten. Die Strukturen der Vorhaben können entweder individuell oder im Team besprochen werden. Danach entwickeln Sie die sogenannte „Soll-Konzeption“, welche die Zielsetzung des Projekts verfolgt. Wichtig ist, dass Sie alle Prozesse dokumentieren, damit eine Konkretisierung der Probleme und der endgültigen Lösung einfacher fallen.
Projektplanung und Projektverfolgung – TimeTrack
Mögliche Hilfsmittel
Wenn Sie und Ihr Team sich an ein Organisationsprojekt setzen, dann kann eine Roadmap, also ein Strategieplan, zu dem Erfolg beitragen. Sie sehen dann sofort, welche Ressourcen wo eingesetzt werden sollten. Dies wird Ihnen besonders helfen, wenn die zu bewältigenden Aufgaben mehr als ein Jahr beanspruchen oder mehrere Departements benötigen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass die Roadmap flexibel sein sollte und somit auch schnell angepasst werden kann!
TimeTrack als Hilfsmittel
TimeTrack kann Ihnen dabei helfen, die eingesetzten Ressourcen auf Produktivität und Wert zu messen. Sie sehen, bildlich dargestellt, wie und wo das Team vorankommt und somit auch wo Sie mehr investieren sollten. TimeTrack hilft Ihnen auch eine Übersicht über das eingesetzte Budget zu behalten. All dies ist in dem Feature Projektverfolgung schnell und einfach abrufbar. Probieren Sie es am besten selbst aus und holen Sie mehr aus Ihren Projekten!
Projektverfolgung – TimeTrack
Erfolgsfaktoren
Verschiedene Schritte und Ressourcen können den Erfolg eines Organisationsprojekts stark beeinflussen. Dazu gehört zum Beispiel das Engagement des Projektleiters bzw. des gesamten Teams. Außerdem muss die Vision und das Konzept eines solchen Projekts früh kommuniziert werden, um die Akzeptanz des Teams zu garantieren. Selbstverständlich kann die Re-Strukturierung eines Prozesses nicht funktionieren, wenn nicht genügend Budget vorhanden ist, oder die Ziele nicht realistisch gesetzt sind.
Für mögliche Misserfolg-Faktoren können wir festhalten, dass ein reiner Fokus auf Kostensenkung nicht zum Erfolg führen wird. Die gesamtheitliche Entwicklung der Qualität eines Vorhabens sollte im Vordergrund stehen, dazu gehört die Implementierung von passender Methodik und Einsetzung von Datenverarbeitungs-Experten. Fehlt Methodik oder die Vertrautheit mit Daten, so ist wird das Projektteam sehr wahrscheinlich scheitern. Generell gesagt, führt schlechtes Projektmanagement zu einem Misserfolg von jedem Projekt.
Beispiele für Organisationsprojekte
Wie bereits erwähnt gehört die Umstrukturierung von Prozessen zu den Organisationsprojekten. Als konkretes Beispiel können Sie firmenweite Integrationen von Prozessen nehmen, welche durch Schulungen an die Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gebracht werden. Diese Schulungen werden als Unternehmensentwicklung umgesetzt und führen zu Veränderungen in den Abläufen einer Organisation.
Abschließende Worte
Nun haben wir Ihnen die verschiedenen Projektarten vorgestellt, deren Abläufe erklärt, und eine Einführung in Organisationsprojekte gegeben. Egal ob Sie agil oder traditionell arbeiten, ob Sie primär interne oder externe Projekte bewältigen, oder an welcher Art von Projektauftrag Sie stehen: TimeTrack kann Ihnen helfen das Meiste aus Ihren Projekten zu holen. Erkundigen Sie sich, wie Sie TimeTrack am besten einsetzen und testen Sie unseren Service für zwei Wochen kostenlos!
Am Anfang eines Projekts steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe, die gelöst werden muss. Bevor Sie aber mit dem Projekt starten können, gilt es, die Entscheidungsträger:innen von der eigenen Projektidee zu überzeugen. Dafür muss ein passender Projektantrag erstellt werden, bei dem es allerdings viel zu beachten gibt. Was genau also in einem Projektantrag stehen sollte, möchten wir Ihnen im Folgenden verraten.
Warum benötigen Sie einen Projektantrag?
Projektgenehmigung
Jeder, der im Projektmanagement tätig ist, wird früher oder später mit Projektanträgen zu tun haben, schließlich sind diese der erste wichtige Schritt bei Projekten und eine wichtige Entscheidungsgrundlage für den/die Auftraggeber:in. Die Aufgabe von einem Projektantrag ist es also, die Entscheidungsträger:innen im Unternehmen von einer Projektidee zu überzeugen, um daraufhin das Projekt zu genehmigen und die Mittel dafür freizugeben.
Zielverfolgung
Da es im Unternehmen schnell mal zu einer Ressourcenknappheit kommt und mehrere Abteilungen und Teams um die vorhandenen Ressourcen buhlen, steht das Projektportfolio-Management hier vor der Herausforderung, diejenigen Anträge auszuwählen, die der Strategie und den Zielen des Unternehmens am besten dienen. Wenn Sie also eine innovative Idee umsetzen möchten, dann müssen Sie diese überzeugend vertreten. Die Argumentationsweise dafür ähnelt einem Pitch, mit dem ein/e Anbieter:in sich um einen Auftrag bewirbt.
Software-Lösungen
Wenn Ihr Projektantrag genehmigt ist, müssen Sie Ihr Projekt und dessen Zielsetzung verfolgen. Software-Lösungen machen das zu einem Kinderspiel. TimeTrack bietet Ihnen im Modul Projektzeiterfassung eine große Hilfe für Ihr Projektmanagement an. Sie können Ihr Projekt nicht nur verfolgen, sondern auch auswerten und abrechnen! Nutzen Sie TimeTracks Service und sparen Sie sich Zeit!
Ressourcenplanung
Bedenken Sie, dass auch Mitarbeiter:innen in die Ressourcenplanung fallen und es auch hier schnell einmal zu Engpässen oder notwendigen Überstunden kommen kann. Achten Sie also darauf, dass Sie geplante Überstunden rechtzeitig bekannt geben, damit Sie rechtlich abgesichert sind und es nicht zu kurzfristigen Änderungen kommt.
Die notwendigsten Informationen
Projektanträge kann unterschiedlich aussehen – Während einige nur wenige Worten umfassen, sind andere mehrere Seiten lang und sehr detailliert. Zu den grundsätzlichen Informationen, die in einem Projektantrag vorhanden sein sollten, zählen:
- Der Projektname
- Die Projektnummer
- Name des Projektleiters/der Projektleiterin
- Namen der Projektmitglieder
Anschließend folgt das Wichtigste, nämlich die ausführliche Beschreibung des Projektinhalts. Dieser wiederum gliedert sich in die Ausgangslage, die Projektziele und die Projektabgrenzung. Achten Sie darauf, sich bei der Beschreibung nur auf die wesentlichen Merkmale zu konzentrieren.
Beschreibung des Projektinhalts
Auch die Beschreibung des Projektinhalts lässt sich in verschiedene Punkte gliedern:
Die Ausgangslage: Anlass und Ist-Zustand
In dem ersten Schritt werden der Anlass und Grund angeführt, aus denen hervorgeht, warum das Projekt notwendig und sinnvoll ist. Das sind meist interne oder externe Entwicklungen, neue Herausforderungen oder Probleme.
Außerdem sollten Sie auch die Beschreibung des Ist-Zustands mit einbringen und genau auf die Relevanz des Projekts eingehen, da dies mitentscheidend dafür ist, welche Priorität der Antrag erhält.
Projektziel: Soll-Zustand und KPIs
Nachdem der Ist-Zustand ermittelt wurde, können Sie nun den Soll-Zustand beschreiben. Überlegen Sie sich dazu, was sich verändern soll, wenn das Projektziel erreicht ist und woran dies zu erkennen ist. Zur besseren Darstellung der Projektziele, können Sie auch relevante KPIs definieren und die zu erreichenden Zielwerte festlegen.
In einigen Fällen eignet sich zur Übersicht auch die Erstellung eines Anforderungskatalogs oder ein detailliertes Pflichten- und Lastenheft.
Projektnutzen
Im Mittelpunkt der Argumentation steht die Beschreibung des Projektnutzens für das Unternehmen. Zur anschaulichen Beschreibung und um den Nutzen greifbar zu machen, wird gerne die Beschreibung in Szenarien gewählt. Diese sollten bildhaft, griffig und maximal konkret sein.
Weiters gibt es sogenannte FAB-Statements (Feature – Advantage – Benefit), die den Nutzen strukturiert und nachvollziehbar auf den Punkt bringen sollen. Für den Nachweis, dass der Nutzen im Einklang mit den strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens steht, eignet sich die Nutzwertanalyse. Bei dieser werden Teilziele der Unternehmensstrategie zusammen mit Faktoren für die Gewichtung aufgelistet, für die anschließend Punkte vergeben werden, die wiederum die Priorität des Teilziels im Projekt bestimmen.
So ergibt sich ein schlüssiges Gesamtbild mit einem einfach vergleichbaren Zahlenwert. Voraussetzung dafür ist, dass eine klar formulierte Strategie mit Aussagen über Teilziele und Prioritäten vorliegt.
Handlungsoptionen
Für eine umfassende Einschätzung brauchen die Entscheidungsträger außerdem Informationen über Alternativen und weitere Handlungsoptionen. Dabei ist mindestens die „Do-nothing“-Option zu beschreiben. Sprich: Was passiert, wenn das Unternehmen beim Status quo bleibt?
Für diesen Abschnitt eignet sich eine vergleichbare Darstellung, wie bei der Beschreibung des Projektnutzens. Vergleichsszenarien, parallele Nutzenaussagen und Nutzwertanalysen schaffen eine transparente Basis, um die optimale Lösung zu wählen.
Projektumfeld
Da Projekte schnell einmal große Ausmaße einnehmen und demnach leicht ausufern können, ist es wichtig, dass Sie eine klare Projektabgrenzung vornehmen. Dadurch machen Sie fassbar, welche Unternehmensbereiche betroffen sind und einbezogen werden müssen.
Fragen Sie sich dazu, in welche Bereiche direkt eingegriffen wird und welche Einfluss auf das Projekt nehmen. Um die Umfeldabgrenzung grafisch darzustellen, eignet sich beispielsweise eine schematische Unternehmensskizze.
Risikoanalyse
Um mit Ihrem Projektantrag zu überzeugen, sollten Sie sich im Voraus mit den Chancen und Risiken des Projekts auseinandersetzen. Ein bewährtes Mittel ist hierfür die SWOT-Analyse, bei der die inneren Schwächen und Stärken, sowie externen Risiken und Chancen herausgefiltert werden.
Hilfreich ist es hierbei, wenn Sie die Angaben mit Quellen und fachkompetenten Analysen untermauern. Als Quelle eignet sich beispielsweise der Auszug relevanter Angaben aus den Marketing-Daten des Unternehmens.
Kosten und Kalkulation
Auch die Wirtschaftlichkeit des Projekts sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Zeigen Sie also auf, welche Kosten die Erreichung des Projektziels in den einzelnen Phasen und Schritten verursachen wird. Idealerweise lässt sich den Ausgaben auch ein geeigneter Gegenwert in Form von absehbaren Einnahmen oder einer Kostenreduktion gegenüberstellen.
Projektablauf
Als letzten Punkt sollte Ihr Projektantrag natürlich auch den Projektablauf beinhalten. Hier wird ein grober Zeitplan vorgegeben und die zu erreichenden Meilensteine. Für die Planung des Projektzeitplans eignet sich die Verwendung einer Projektmanagement WebApp, wie beispielsweise TimeTrack. Hier können Sie schnell und einfach ein Projekt anlegen und alle Meilensteine und deren geplanten Zeitpunkt der Erreichung festhalten. Außerdem können Sie in der App weitere Punkte des Projektantrags, wie beispielsweise die Projektmitarbeiter:innen oder eine Soll-Ist-Analyse dokumentieren. Der Vorteil ist, dass Sie TimeTrack auch während der Umsetzung des Projekts weiterhin verwenden können und dieses automatisch verfolgen lassen sowie stetig aktualisieren können.
Wie geht es danach weiter?
Vor dem Projektstart muss also der Inhalt und Projektumfang vom Auftraggeber genehmigt und freigegeben werden. Als Grundlage für die Projektfreigabe dient, wie bereits oben beschrieben, der Projektantrag, der bei einem ersten Kickoff-Meeting besprochen wird. In diesem werden zudem die wichtigsten Punkte des Projekts definiert. Wenn anschließend alle und vor allem die Auftraggeber:innen einverstanden sind, kann das Projekt freigegeben, abgelehnt oder eine Nachbesserung verlangt werden. Sobald alle einverstanden sind und es keine Verbesserungswünsche mehr gibt, wird das Projekt durch die Unterschriften aller Beteiligten freigegeben.
Sollte das Projekt abgelehnt worden sein oder ist eine Nachbesserung des Projektumfangs erforderlich, dann wird auch dies durch die Unterschriften bestätigt. In der Regel unterschreiben die Auftraggeber:innen und der/die Projektleiter:in.
Fazit
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag bei der Erstellung Ihres Projektantrags helfen konnten und Sie können in weiterer Folge Ihre Auftraggeber:innen überzeugen. Damit Sie sich diese Aufgabe noch ein wenig einfacher machen, testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack und entdecken Sie die vielen verschiedenen Funktionen, die TimeTrack mit sich bringt.
Im Falle einer langzeitigen Erkrankung bekommen Arbeitnehmer:innen Krankengeld von der Krankenkasse statt Gehalt von dem/der Arbeitgeber:in. In diesem Beitrag erklären wir unter anderem, wie hoch das Krankengeld ist und was zu beachten ist, um das Geld von der Krankenkasse zu bekommen.
Verpflichtungen der Arbeitgeber:innen
Wenn ein/e Arbeitnehmer:in erkrankt, ist der/die Arbeitgeber:in zur Fortzahlung des Entgelts verpflichtet. In der ersten sechs Wochen der Erkrankung erhalten die Arbeitnehmer:innen volles Entgelt von dem/der Arbeitgeber:in. Diese/r ist zur Entgeltsfortzahlung allerdings nur dann verpflichtet, wenn das Arbeitsverhältnis bereits mindestens vier Wochen besteht. Wenn die Erkrankung über 6 Wochen dauert, muss der/die Arbeitgeber:in kein Entgelt mehr zahlen.
Zahlungen seitens der Krankenkassa
Ist der/die Arbeitgeber:in nicht mehr zur Entgeltsfortzahlung verpflichtet, hat der/die Mitarbeiter:in Anspruch auf Krankengeld. Das Krankengeld zahlt die Krankenkasse aus. Um das Krankengeld zu bekommen, muss der/die Arbeitnehmer:in in der Krankenversicherung pflichtversichert sein. Mitversicherte innerhalb der Familie, Studenten, Praktikanten, Selbstständige und Freiberufler haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Krankengeld, außer sie haben eine Zusatzversicherung.
Voraussetzungen für den Erhalt des Krankengelds
Der/Die Arbeitnehmer:in muss sich an bestimmte Fristen und Vorgaben halten, um Krankengeld von der Krankenkasse zu erhalten:
- Umgehende Krankschreibung: Der/Die Erkrankte soll umgehend einen Arzt aufsuchen, welcher die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers feststellt. Der Arzttermin kann auch während der Arbeitszeit stattfinden. Die Arbeitsunfähigkeit wird vom Arzt in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz auch Krankschreibung genannt – bestätigt. Die Krankschreibung enthält neben den persönlichen Angaben über den/die Arbeitnehmer:in auch die voraussichtliche Dauer der Erkrankung bzw. das Datum, wann der/die Arbeitnehmer:in den Arzt wieder aufsuchen soll. Stellt der Arzt im Verlauf einer Krankheit Folgebescheinigungen aus, müssen diese nahtlos aneinander anschließen. Das bedeutet in der Praxis: Wer bis Mittwoch krankgeschrieben ist, braucht ab Donnerstag eine neue Folgebescheinigung.
- Rechtzeitige Meldung bei der Krankenkasse: Um Krankengeld zu erhalten, muss die Krankschreibung zudem innerhalb von einer Woche nach Beginn der festgestellten Arbeitsunfähigkeit bei der jeweiligen Krankenkasse eingegangen sein. Wird diese Frist versäumt, ruht der Anspruch auf das Krankengeld, bis die Bescheinigung der Kasse vorliegt. Arbeitnehmer:innen sollten außerdem darauf achten, dass sie ihre Krankschreibungen lückenlos der Krankenkasse vorlegen. Für die Zeit des Versäumnisses besteht kein Anspruch auf das Krankengeld, wenn der/die Arbeitnehmer:in aus eigenem Verschulden die Krankschreibung der Krankenkasse nicht übermittelt hat.
Ab wann und wie lange zahlt die Krankenkassa?
Arbeitnehmer:innen haben erst ab dem Tag, an dem der Arzt ihre Arbeitsunfähigkeit feststellt, Anspruch auf das Krankengeld. Wer im Krankenhaus oder in einer Vorsorge- oder Reha-Einrichtung behandelt wird, kann ab dem Beginn des Aufenthaltes Krankengeld beanspruchen. In den ersten 6 Wochen ruht allerdings der Anspruch auf das Krankengeld, weil der/die Arbeitgeber:in zur Entgeltsfortzahlung verpflichtet ist.
Nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltsfortzahlung erhalten Arbeitnehmer:innen maximal 72 Wochen lang Krankengeld von der Krankenkassa – die Krankheit muss in diesem Fall dieselbe sein wie zu Beginn.
Dabei ist egal, ob Arbeitnehmer:innen mehrmals wegen derselben Krankheit im Krankenstand sind oder lange Zeit am Stück – für dieselbe Erkrankung gibt es insgesamt maximal 78 Wochen Krankengeld – innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren. Die Zeit verlängert sich nicht, wenn innerhalb der ersten Arbeitsunfähigkeit eine weitere Krankheit hinzutritt. Erst wenn eine weitere Krankheit frühestens am Tag nach dem Ende der ersten Erkrankung auftritt, hat der Arbeitnehmer einen neuen Anspruch auf Krankengeld.
Wie hoch ist das Krankengeld?
Das Krankengeld beträgt grundsätzlich 70 Prozent des Brutto-Arbeitsentgelts, aber maximal 90 Prozent des Netto-Arbeitsentgelts. Der Anspruch auf Krankengeld erhöht sich dann, wenn der Arbeitnehmer in den letzten zwölf Monaten vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit Urlaubs- oder Weihnachtsgeld bekommen hat. Allerdings gibt es Krankengeld nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich angepasst wird.
Vom Krankengeld zieht die Krankenkasse Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitslosen-, Pflege- und Rentenversicherung ab, aber keine Beiträge für die Krankenversicherung. Die Beiträge für die Krankenversicherung müssen also während des Krankengeldbezugs nicht bezahlt werden.
Um das Krankengeld berechnen zu können, muss die Krankenkasse das regelmäßig erzielte Einkommen des Arbeitnehmers ermitteln. Der Arbeitgeber ist dabei verpflichtet, der Krankenkasse die Einkünfte des Arbeitnehmers mitzuteilen.
Das Krankengeld ist außerdem steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt. Das Krankengeld wird daher zum versteuernden Einkommen hinzugerechnet, um den für den/die Arbeitnehmer:in anwendbaren Steuersatz zu ermitteln. Der höher ermittelte Steuersatz wird auf das zu versteuernde Einkommen angewandt. So vermeidet der Fiskus, dass Versicherte, die Krankengeld bezogen haben, weniger Steuer zahlen als Versicherte, die kein Krankengeld bekommen haben.
Muss das Krankengeld bei der Krankenkasse beantragt werden?
Arbeitnehmer:innen müssen das Krankengeld bei der Krankenkasse nicht beantragen. Bei länger andauernder Krankheit kann es sinnvoll sein, sich bei der Krankenkasse zu melden und auf diesen Umstand hinzuweisen. Denn die Krankenkasse braucht oft Zeit, um Informationen über das Einkommen des Arbeitnehmers einzuholen und die Höhe des Krankengeldes zu berechnen.
Anspruch auf Kinderkrankengeld
Krankversicherte Eltern können Kinderkrankengeld beantragen, wenn ihre mitversicherten Kinder erkranken. Der/Die Arbeitnehmer:in kann das Kinderkrankengeld unter folgenden Voraussetzungen beantragen:
- Das Kind ist unter 12 Jahre alt (diese Altersgrenze gilt nicht, wenn das Kind behindert ist).
- Im Haushalt lebt keine andere Person, die sich um das Kind kümmern kann.
- Der Arzt hält eine Betreuung des Kindes für erforderlich und stellt eine entsprechende Bestätigung aus – oder das Kind muss zu Hause betreut werden, weil Kita oder Schule wegen Corona schließen. In letzterem Fall muss die Erziehungseinrichtung eine Bescheinigung ausstellen, dass diese ganz oder teilweise geschlossen ist oder einzelne Klassen oder Gruppen nicht unterrichtet oder betreut werden können.
Wer bekommt kein Krankengeld?
Minijobber haben keinen Anspruch auf Krankengeld, weil sie aufgrund ihrer geringfügigen Beschäftigung nicht pflichtversichert sind und daher keine Beiträge in die Krankenkasse einzahlen. Die Krankenkasse ist aus diesem Grund auch nicht verpflichtet, Minijobbern Krankengeld zu zahlen.
Keinen Anspruch auf Krankengeld haben außerdem mitversicherte Familienangehörige, Studierende, Rentner:innen, Bezieher:innen von Arbeitslosengeld und Praktikanten ohne Zusatzversicherung.
Wer zahlt, wenn das Krankengeld ausläuft?
Nach 78 Wochen endet in jedem Fall der Krankengeldbezug. Wer darüber hinaus arbeitsunfähig ist, hat grundsätzlich einen Anspruch auf die Erwerbsminderungsrente. Ein Antrag auf Erwerbsminderungsrente sollte gestellt werden, wenn der Betroffene seinen Job aufgrund der Erkrankung nicht mehr ausüben kann.
Krankenstand digital verfolgen – mit TimeTrack
Mit TimeTrack können Sie jede Abwesenheit vom Arbeitsplatz digital verfolgen. In TimeTrack kann der Krankenstand als Abwesenheitstyp angelegt werden. Dabei wird der Krankenstand automatisch als eine Abwesenheit mit Stundenabbau erfasst. TimeTrack erleichtert Ihnen so bürokratische Prozesse rund um Arbeitszeit und Abwesenheiten vom Arbeitsplatz.
Viele mussten sich in der Schulzeit schon mit dem Programm auseinandersetzen und auch im Arbeitsleben bleibt es einem selten erspart: Die Rede ist von Excel. Viele Unternehmen nutzen Excel für die Erstellung Ihrer Dienstpläne und zur Zeiterfassung. Warum das nicht immer der beste Weg ist und welche Alternative Sie haben, verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Was kann Excel Ihnen bieten?
Standardmäßig werden Dienstpläne nach wie vor meist mit Excel erstellt. Das liegt vor allem daran, dass die Software in fast allen Firmen zur Grundausstattung gehört. Mit Excel lassen sich die Listen für jede/n Mitarbeiter:in freischalten, sodass diese Ihre Dienstzeiten oder Abwesenheiten eigenständig eingeben können. Mit Hilfe von Formeln können anschließend die Überschüsse oder Minusstunden errechnet werden. Stundenzettel lassen sich mit einer Excel-Vorlage also einfach erstellen, allerdings hat das Programm auch seine Grenzen, weshalb Sie bei größeren Planungen lieber auf andere Programme zurückgreifen sollten.
Wir sagen nicht, dass Zeiterfassung mit Excel nicht funktionieren kann, aber Sie sollten zuvor die Pro- und Contras abwägen und sich mit den Alternativen auseinandersetzen.
Warum nicht Excel?
Zeitaufwand
Das Erstellen einer Excel-Vorlage benötigt nicht nur Erfahrung mit dem Programm, sondern auch sehr viel Zeit. Zwar ist Excel fast kostenlos, wenn man jedoch die Kosten für den Aufwand der Erstellung und Instandhaltung der Vorlage mit einberechnet, so können die tatsächlichen Kosten schnell erheblich steigen.
Fehleranfälligkeit
Der wahrscheinlich größte Nachteil von Arbeitszeiterfassungen mit Excel ist die hohe Fehleranfälligkeit. Schnell kann aus Versehen eine Formel, ein Verweis oder eine Zahl gelöscht oder verändert werden. Der damit verbundene Verlust oder die Beschädigung von Daten kann zu erheblichen Schäden und Problemen führen, ganz abgesehen von der verlorenen Zeit.
Aber auch die manuelle Übertragung von Stundenzetteln in Excel-Listen birgt Risiken, schließlich ist nicht jede Handschrift so gut zu lesen, weshalb es zu Übertragungsfehlern kommen kann.
Fehlende Praxisnähe
Excel wurde nicht zur Zeiterfassung oder Schichtplanung entwickelt, daher fehlen dem Programm einige Funktionen, die von großem Nutzen wären. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert, denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die auch tatsächlich gearbeitet wurden. Mit dieser Funktion kann Excel allerdings nicht dienen. Ein weiteres Problem ist, dass oft nicht in einem Excel Dienstplan dokumentiert wird, wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern. Dadurch kann auch die Lohnbuchhaltung Informationen und Änderungen im Nachhinein schwer nachvollziehen.
Komplexität
Excel bietet zwar viele verschiedene Möglichkeiten, jedoch sind diese nicht immer ganz einfach zu nutzen. Ein Datumsformat anzupassen, schafft wahrscheinlich sogar ein Excel-Neuling, aber das Programm ist zudem mit komplizierten Formeln, Pivot-Tabellen und Verknüpfungen ausgestattet. Auch Abkürzungen im Dienstplan führen zu viel Verwirrung. Um bei diesen Funktionen durchzublicken, benötigt es meist langjährige Excel-Erfahrung, die vor allem in kleinen Unternehmen oft nicht vorhanden ist.
Intransparenz
Egal ob die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt in eine persönliche Excel-Tabelle eintragen oder einen Stundenzettel verwenden, den ein Dritter dann in eine Excel-Vorlage überträgt, die Zeiterfassung mit Excel gilt trotzdem als intransparent und risikoreich. Das wiederum kann zu Misstrauen und Vorwürfen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen. Schließlich kann im Nachhinein niemand prüfen, ob die korrekten Zeiten aufgeschrieben wurden oder hier und da mal eine Pause dazwischen geschoben wurde.
Keine Zeiterfassung, sondern Zeitdokumentation
Genauer betrachtet können wir bei Excel gar nicht von Zeiterfassung reden, da es eher nur eine Zeitdokumentation ist. In den meisten Einsatzfällen, in denen Excel eine Rolle in der Zeiterfassung spielt, wird die Arbeitszeit nämlich im Vorfeld erfasst, wie mit einem Stundenzettel. Dies birgt jedoch die oben beschriebenen Probleme der Fehleranfälligkeit durch Übertragungsfehler oder Intransparenz.
Cloud-Lösungen statt Excel
Statt alles manuell bei Excel einzutragen, sollten Sie lieber auf eine Cloud-Lösung wie TimeTrack zurückgreifen. Das erspart Ihnen viel Arbeit und natürlich auch Zeit. Lesen Sie mehr zur optimalen Dienstplangestaltung!
Die automatisierte Dienstplanung bei TimeTrack hat zahlreiche Vorteile und vor allem führt sie auch zu deutlich weniger Fehlern in der Personalabteilung. Sollte nämlich ein Planungsirrtum auftreten, werden Sie von der App umgehend darauf hingewiesen. Sie berücksichtigt sowohl Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, sowie Feiertage oder Abwesenheiten (z.B. Urlaub oder Krankenstand).
Personalisierbarkeit
Um die Planung zu vereinfachen, können Sie verschiedenste Informationen festhalten, die Ihnen später als Filteroptionen dienen. Dazu zählen die Arbeitsbereiche, Spezialisierungen und Ausbildungen der Mitarbeiter, als auch von Ihnen vordefinierte Tags.
Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Angestellten ihre eigenen Verfügbarkeiten eintragen und verändern. So kann mit Hilfe der App einfach und schnell kommuniziert werden. Weiter bietet die Funktion „Verfügbarkeit“ die Möglichkeit, sich für Schichten zu bewerben, Schichten zu tauschen oder jemandem Schichten abzunehmen, vorausgesetzt diese Option wurde vorab freigeschaltet. Sie müssen sich nicht darüber sorgen, dass Ihre Mitarbeiter jetzt alles allein in die Hand nehmen, denn der Schichtplanende behält nach wie vor die volle Kontrolle über die Schichteneinteilung.
Übersichtliche Schichteinteilung
Wie bereits erwähnt ist die Planung in der TimeTrackApp schnell und einfach. Beim Anlegen einer neuen Schicht können der Arbeitsbereich, für den Sie die Schicht planen wollen, und weitere Filteroptionen ausgewählt werden. Dann muss nur noch die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter festgelegt werden. Außerdem werden Dauer sowie der Tag der Schicht, die Länge und die Pausen hinzugefügt.
Damit Sie dieselben Schichten nicht jeden Tag oder jede Woche neu eintragen müssen, können Sie diese in einem von Ihnen gewünschten Intervall wiederholen und dieser Wiederholung auch einfach ein Ende setzen.
Erleichterte Kommunikation
Innerhalb des Dienstplanes haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Notizen und Anmerkungen zu Ihren Schichten zu hinterlassen, was dabei hilft, die Kommunikation zu erleichtern, da diese nicht auf verschiedenen Plattformen stattfinden muss. Damit alle Mitarbeiter rechtzeitig über Ihre Schichten informiert werden, können Sie die Dienstpläne aber einfach per Mail rausschicken. Sollten Schichten im Nachhinein geändert werden, werden natürlich auch nur die betroffenen Benutzer benachrichtigt.
Fazit
Wir hoffen, wir konnten Ihnen die Vorteile eines Online-Dienstplanes etwas näher bringen. Wenn Sie sich selbst von den zahlreichen Möglichkeiten überzeugen möchten, dann testen Sie doch gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp. Diese hilft Ihnen nämlich nicht nur bei der Dienstplanung, sondern kann Ihnen auch die Projektplanung und Verfolgung erleichtern.