Altbacken oder altbewährt? Fest steht, dass das V-Modell ein Ansatz der Software Entwicklung aus den 1990er Jahren ist und noch heute sehr gut performen kann. Was es damit auf sich hat und wie Sie auch Ihre Projekte mit diesem Vorgehensmodell zum Erfolg bringen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Definition vom V-Modell
Der Projektmanagement-Ansatz vom V-Modell, auch Verifizierungsmodell oder Validierungsmodell genannt, ist ein lineares Vorgehensmodell mit festen Phasen, die drei festen Bestandteilen zugeordnet werden: Entwurf, Implementierung, Validierung.
Im Laufe seiner Historie wurde das Modell immer weiter entwickelt und angepasst. Das Vorgehen eignet sich hervorragend für IT-Projekte und die Software-Entwicklung und -prüfung.
Durch jede einzelne Testphase der Komponenten und des gesamten Systems wird sichergestellt, dass die gewünschte Funktionalität der Systemanforderungen gegeben ist. Einzelne Entwicklungsphasen werden durch Vorgehensweisen zur Qualitätssicherung begleitet.
Im Gegensatz zum Wasserfallmodell verlaufen die Phasen nicht als linearer Prozess, denn die Testphasen finden parallel zur allen anderen Phasen statt.
Das V-Modell ist eine Art Ergänzung des Wasserfall-Modells durch definierte Systemtests. Visuell können diese Gegebenheiten einer Kategorie als „V“ angeordnet werden. Das V-Modell XT ist die agile Variante.
Mehr über Projektvorgehensmodelle oder Projektmanagementmethoden können Sie in unserem Blog in dem Artikel über Vorgehensmodelle des Projektmanagements erfahren.
Anforderungen und Herausforderungen vom V-Modell
Das V-Modell besitzt wie jeder andere Ansatz viele Vorteile und Nachteile, welche auf das Projekt und die Verwendung in Ihrem Unternehmen abgestimmt werden sollten.
Vorteile
Zu den vielen Vorteilen zählt die Planbarkeit durch das starre Modell einer linearen und abgeschlossenen Testphase. Daher ist es gut für kleine Projekte mit klaren Anforderungen und einem Bedarf an guter Dokumentation.
Die frühen Phasen des Testens erkennen schnell unvollständige Spezifikation des gewünschten Produkts. Des Weiteren ist das V-Modell einfach verständlich und leicht anwendbar. Es ist einfach zu verwalten durch klare Ergebnisse und Kontrollverfahren, die ebenfalls eine hohe Produktqualität versprechen. Dafür sprechen ebenfalls minimierte Risiken und die Kostensenkung.
Definierte Begriffe und Verantwortlichkeiten führen zu einer optimierten Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Nachteile
Im Vergleich zu den Vorteilen vom V-Modell finden sich natürlich auch einige Nachteile. So ist das Modell nicht für die komplexe und objektorientierte Entwicklung von einem Software System geeignet, denn das Vorgehensmodell vereinfacht die Entwicklungsprozesse zu sehr.
Es ist ebenfalls nicht für lange oder iterative Projekte geeignet und es besteht die Schwierigkeit der Änderung von Konstruktion und Systemarchitektur, wenn die Überprüfungsphasen bereits gestartet sind.
Durch seine starre Struktur ist das V-Modell nicht geeignet bei sich ändernden Anforderungen, unter anderem weil es eine sehr ausführliche Dokumentation in allen Ebenen benötigt.
Weil der Fokus auf dem Projektmanagement eines Vorhabens liegt, ist es dennoch für agile Entwicklung geeignet. Um nicht den Überblick über alle aktuellen Prozesse und Kennzahlen zu verlieren, eignet sich die cloudbasierte Software von TimeTrack mit ihren Funktionen des Controllings und der Auswertung von Projektzeiten.
Konzept und Qualität
Die Entwicklungsphasen im V-Modell werden den Phasen zur Qualitätssicherung direkt gegenübergestellt. Dadurch sind die Konzipierung und die Entwicklungsphasen des Systementwurfs abhängig von den Maßnahmen der Qualitätssicherung.
In der Mitte des „V“ befindet sich die Implementierung, welche die beiden Bereiche abschließend verbindet.
Die korrekte Umsetzung vom V-Modell findet in Unit-Tests statt, welche die Ergebnisse parallel zur Entwicklung kontrollieren. Die Phase vom Systemtest prüft die Anforderungen in einer realen Testumgebung. Die Anforderungsanalyse und die Produktabnahme durch einen Akzeptanztest finden am Ende vom Projekt statt.
Das V-Modell und seine Entwicklung
Die Methode kennzeichnet sich also mit den Einzelheiten jeder verschiedenen Phase, die vor und während der Programmierung erfolgen.
V-Modell – Grafik
Die Entwicklungsphasen des V-Model
Die linke Seite des „V“ bildet die Erarbeitung des Vorhabens ab und umfasst mehrere Ebenen. Bei Änderungen in einer Ebene, müssen sich die folgenden auch anpassen.
Anforderungsdefinition
Zu Beginn steht die Anforderungsdefinition mit der Leitfrage „Was soll das Produkt können?„.
- Nutzen und Funktionalität von Software ermitteln: Notwendigkeiten, um Handlungsziel zu erreichen, gemäß „der Nutzer muss am System eingeben/auswählen/erkennen/unterscheiden/… können“
- Anforderungen sind unabhängig von der Methode vom V-Model
- Umfang von allen Stakeholdern festlegen
- Techniken und Tools festlegen
- Definition und Anforderungsdokument erstellen
Funktionaler Systementwurf
Wie eine Anforderung umgesetzt wird, soll der funktionale Systementwurf festlegen.
- Anforderungsdefinition gibt Einfluss auf Funktionalität der Software Systeme
- Schnittstellen mit Externem festlegen, wie Datenschnittstellen, Schnittstellen der Anwendung und mit anderen Versorgungsleistungen
- Festlegen von Funktionalität, Benutzeroberfläche, User-Storys, Workflow und Datenstrukturen
- Systemplan und Dokumentation erstellen
Architekturentwurf
Der Architekturentwurf gibt Auskunft darüber, wie das System in Komponenten unterteilt werden kann.
- Technische Umsetzung vom Software Entwurf, also von den Systemanforderungen
- Potenzielle technische Ansätze vorschlagen und darüber Entscheiden nach spezifischen und finanziellen Eigenschaften
- Spezifikationen festlegen, wie Datenbanktechnologien und Hosting von Clouds etc.
- Design und Dokumentation der Integrationstests beginnen
Komponentenentwurf
Wie die Funktionen und Komponenten umgesetzt werden, soll der Komponentenentwurf festlegen.
- Details einzelner Komponenten definieren
- Zusammenwirkung einzelner Komponenten beschreiben
- API Schnittstellenspezifikation ermöglicht Komponenten-Tests
Programmierung
Im Programming wird der Code geschrieben. Dies ist also die eigentliche Hauptphase.
- Komponenten Details bestehen aus dem Code, der notwendig für Funktionalität der Software ist
- Verwendung von Codierungssprachen und Frameworks aus der Anforderungsdefinition
Implementierung
Für die Implementierung bestehen keine festen Vorschriften. Die Verwendung von verschiedenen Methoden und Techniken sind im V-Modell möglich.
Validierungsphasen
Die Validierungsphasen sind auf der rechten Seite vom „V“ zu finden. Es handelt sich um die Testphasen und die Validierung in Bezug zu den Ebenen auf der linken Seite. Das V-Modell besitzt vier Tests.
1. Komponententest
Der Komponententest dient dazu, die kleinsten Komponenten eines funktionstüchtigen Softwaresystems anhand seiner Merkmale zu überprüfen.
- Tests der Module, Unit Tests oder Tests von Klassen
- Überprüfen, ob Output dem entspricht, was vom Input erwartet wird
- Isolieren der Komponenten um Schnittstellen zu verifizieren und Fehler zu lokalisieren
2. Integrationstests
Die Integrationstests verifizieren die korrekte Funktion.
- Mit Architekturentwurf verbunden
- Überprüfen der Zusammenarbeit von Komponentengruppen innerhalb der Software
- Entwicklung entlang von Spezifikationen, Systemarchitektur, Anwendungsfällen oder durch Workflow-Beschreibungen
3. Systemtests
Systemtests überprüfen die Funktionalität der gesamten Software und der Kommunikation mit externen Systemen.
- Im Systementwurf ausgeführt
- Entdecken von Kompatibilitätsproblemen
4. Akzeptanztests
Die Benutzerumgebung wird in den Akzeptanztests überprüft.
- Auf höchster Abstraktionsebene entsprechend der Definition von Anforderungen
- Stakeholder werden eingebunden
- Zumeist manuelle Tests
Das V-Modell in der Softwareentwicklung
IT Projekte besitzen einige Besonderheiten. In der Softwareentwicklung zum Beispiel sind die Vorhaben virtuell und bedürfen spezieller Arbeitsweisen in ihrer Implementierung, Hardware-Projekte haben andere Anforderungen.
Besondere Anforderungen bestehen durch die dynamische, schnelllebige IT Branche und ihre Vielfalt. Die Entscheidungsträger:innen müssen schnell und flexibel auf viele Veränderungen reagieren können. Ein zielorientierter Fokus für Entscheidungen ist notwendig.
Das V-Modell ist einer der historisch wichtigsten Ansätze für die Softwareentwicklung und immer noch sehr gut anwendbar für einfache Softwares mit einem Festpreis und genauen Forderungen des Kunden. Ist dies nicht der Fall, dominieren agile Methoden die Software Entwicklung
V-Modell versus agile Entwicklung
Agile Entwicklung und die Anforderungen durch Kunden können häufig zum Durchlaufen von „Mini-V’s“ führen, wenn also das klassische V-Modell einfach in kleine, kurze, iterative und inkrementelle Zyklen unterteilt wird. Dies hat jedoch einige Konsequenzen hat zur Folge:
- Erhöhter Verifikationsaufwand
- Unvollständige Verifikation
- Schlechte Zusammenarbeit
- Erhöhte Entwicklungsdauer und Kosten für die Software Entwicklung
Unterschiede vom V-Modell und agilen Methoden bestehen im Pensum, Anforderungserfassung, Prozess, Rollen, Projektverantwortung, Kommunikation, Ergebnisauswertung. Mehr über agiles Projektmanagement können Sie in unserem Blog erfahren.
Das V-Modell im Projektmanagement
Das V-Modell wird in den meisten Unternehmen für die Softwareentwicklung verwendet und in Zusammenarbeit mit Behörden ist es sogar verpflichtend zu nutzen.
Da das Modell ein Werkzeug zur Organisation, Durchführung von Entwicklung, Instandhaltung und Weiterentwicklung von Systemen ist, kann es auch vielfältig eingesetzt werden. Auch für elektronische und mechanische Systeme in der Forschung können an die jeweilige Branche angepasste Varianten verwendet werden.
Im Projektmanagement ist das V-Modell beispielsweise auch für die Vertragsgestaltung, die Arbeitsanleitung und als Kommunikationsbasis der Stakeholder geeignet.
Um im Management von Vorhaben nicht den Überblick zu verlieren, bieten sich unterstützende Software-Tools wie TimeTrack an. Optimieren Sie die Kommunikation in Ihren Teams durch Transparenz der Leistungen und Fortschritte. Mit einem beobachtbaren Verlauf der Projekte erkennen Sie Abweichungen sofort und können Maßnahmen einleiten. Grundlage um die Effizienz mit TimeTrack zu steigern, ist die digitale Stempeluhr zur Projektzeiterfassung, die eine detaillierte Projektplanung und ein effizientes Projektcontrolling ermöglicht.
Projektzeiterfassung mit TimeTrack
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Erweitertes Wasserfallmodell
Das V-Modell ist ein Entwicklungsprozessmodell und unterscheidet sich vom Wasserfallmodell, durch die Ergänzung um Testphasen gegenüber der Entwicklungsprozesse des Vorhabens.
Dennoch unterscheidet sich das Modell nicht grundlegend vom Wasserfallmodell, denn es ist von ihm abgeleitet und ein genereller Ansatz zur Softwareentwicklung.
Die Phasen der Entwicklungsmethoden sind grundlegend gleich und umfassen bei beiden eine Anforderungsdefinition, funktionaler Systementwurf, Architekturentwurf, Komponentenentwurf und die Programmierung.
Das Testen in jeder Phase hat zum Ziel, die Spezifikationen vom System sicherzustellen und während der konstruktiven Phasen werden schon zugehörige Tests spezifiziert. Das V-Modell führt so zu früher Kenntnis über die unvollständigen Spezifikation.
- Grundlegend ist das Wasserfallmodell für kleine lineare Projekte
- Das V-Modell ist für staatliche Vorhaben entwickelt
Das Wasserfallmodell schließt jeden einzelnen Schritt im Projektverlauf einzeln ab und beginnt anschießend erst neue Phasen.
Dies ist der prägende Unterschied zu agilen Methoden in der Planung, denn bei diesen ist der Übergang einzelner Teilabschnitte fließend und einzelne Schritte können sogar parallel stattfinden. Agile Methoden sind im Vergleich besser dazu geeignet, Änderungen vorzunehmen, denn auch das V-Modell nähert sich nicht Schrittweise der Lösung an und es ist nicht immer möglich, Änderungen des Systems im Projektverlauf vorzunehmen.
Das Vorgehensmodell im V-Modell: VDI 2206 vs. V Modell XT
Auch für das V-Modell gibt es eine Weiterentwicklung und Richtlinien.
VDI 2206
„VDI 2206“ ist Richtlinie vom Verein Deutscher Ingenieure. Damit wird das V-Modell auf die Erarbeitung mechatronischer und cyber-physischer Systeme übertragen.
Derzeit entstehen so viele Datenschnittstellen mit anderen Bauteilen eines Systems, wie noch nie. Neue Projekte werden zum Teil eines übergeordneten Netzwerks. Damit werden die Systemanforderungen heterogener, komplexer und interdisziplinärer. Die neue Ausgabe der Richtlinie aus 2021 betrifft die Entwicklung, Produktplanung, Marketing und Vertrieb.
V-Modell XT
Das V-Modell XT ist die Weiterentwicklung vom einfachen V-Modell, um damit auch agile Prinzipien in der Entwicklung von einem System wiedergeben zu können.
„XT“ steht für „Extreme Tailoring“ als die neue Möglichkeit der Anpassung des Modells auf Vorhaben und deren Anforderungen. Es ist flexibel an Projektgrößen und Rollen anpassbar durch das Auslassen von einzelnen für das Projekt unnötige Phasen, die verfügbare Ressourcen in Form von Zeit und Budget aufbrauchen.
Fazit
Auch noch heute ist das V-Modell für einfache Projekte mit definierten Anforderungen und Spezifikationen anwendbar. In seiner Weiterentwicklung kann es sich an die dynamische agile Arbeitswelt anpassen. Um mehr über die angesprochenen Themen zu erfahren und Tipps zu erhalten, lesen Sie gerne die vielen Artikel in unserem Blog.
Schon seit Jahrzehnten sind Dienstpläne fester Bestandteil unterschiedlichster Unternehmen. Streng genommen braucht es keine Schreibmaschinen oder einen Computer, um diese zu erstellen, aber trotzdem erleichtern diese Hilfsmittel die Arbeit um Einiges. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen den Dienstplan etwas näher bringen und Ihnen die Vorteile, die ein automatischer Dienstplan mit sich bringt, vorstellen.
Was ist ein Dienstplan?
Dienstpläne sind ein Instrument der Personaleinsatzplanung und helfen dabei die Einsatzzeiten zu planen und abzubilden. Während die Dienstplanung in früheren Zeiten noch mit Stift und Papier realisiert wurde, gibt es heutzutage viele praktische Tipps zur Dienstplangestaltung. Natürlich werden aber auch noch heute die Dienstpläne einiger Unternehmen per Hand und Stift angefertigt, um Mitarbeiter:innen über ihre Dienstzeiten zu informieren. Daraus resultieren aber leider schnell eine chaotische Zettelwirtschaft, verpasste Dienstplan Aushangfristen und gereizte Nerven, die regelmäßig zu einem Kollaps in den Betrieben sowie bei dem/der Dienstplaner:in höchstpersönlich führt.
Digitale Dienstplanung
Die digitale Dienstplanung verkürzt die ansonsten stundenlange Arbeit auf das Notwendigste! Ob es um eine Schichtplanung in der Produktion oder eine Dienstplanung im Gesundheitswesen geht; TimeTrack hat für jede Branche etwas parat.
Dienstplanung mit TimeTrack
Mit TimeTrack können Sie Mitarbeiter:innen schnell und einfach ihren Diensten zuweisen. In der Software haben Sie die Möglichkeit eigene Arbeitsbereiche für Ihre Standorte zu erstellen und zu definieren. Anschließend können Sie die einzelnen Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsbereichen und Standorten zuweisen. So ist immer klar, wer bei welchem Dienst eingesetzt werden kann und Sie behalten einen idealen Überblick. Zudem können Sie nach personalisierbaren Skills Ihrer Mitarbeitenden planen. Schichtplanung war noch nie so einfach!
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Transparenz
Sowohl die Transparenz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen wird mit TimeTracks Funktion Verfügbarkeiten zu erstellen erhöht. Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit ihre eigenen Verfügbarkeiten einzutragen, welche dann direkt bei der Schichtplanung beachtet werden. Sie können als Planer bzw. Planerin also direkt durch den Dienstplaner kommunizieren, wann sie einsatzbereit sind.
Außerdem können sie Notizen für den/die Schichtplaner:in hinterlassen, um den Grund für die kürzere Verfügbarkeit anzugeben. Dies vereinfacht den Kommunikationsprozess zwischen dem/der Mitarbeiter:in und dem Schichtplanenden. Um den Planungsprozess noch etwas zu beschleunigen, kann man sich auch für Schichten bewerben oder Schichten tauschen, wenn diese Option durch die Benutzerrechte vorab freigeschaltet wurde.
Weniger Schreibaufwand dank Schichtwiederholungen
Der Kalender bietet mehrere Funktionen, die Sie bei der Personaleinsatzplanung unterstützen. Im nächsten Schritt werden die Schichten angelegt. Dazu werden die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter:innen und die Dauer der Schicht benötigt. Zudem können Sie festlegen, ob, wann und wie oft die Dienste wiederholt werden sollen. Dadurch müssen Sie nicht jeden Tag denselben Plan eintragen.
Praktische Filter und zuverlässige Warnungen
Für einen besseren Überblick bei der Planung stehen Ihnen obendrein mehrere Gruppierungen zur Verfügung, die Sie mit der Filterfunktion ein- und ausschließen können. Das System hilft Ihnen auch, im Auge zu behalten, wie viele Arbeitsstunden der Mitarbeitenden diese Woche schon verplant sind. Wenn die Soll-Arbeitsstunden oder die maximale Arbeitszeit überschritten werden, erhalten Sie eine Warnung von TimeTrack.
TimeTrack achtet auch auf Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell, Feiertage oder Abwesenheiten und gibt Ihnen Bescheid, wenn ein/e Mitarbeiter:in nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist.
Nachdem der Dienstplan fertig gestellt wurde, kann er an jeden Benutzer per E-Mail versendet und auf der Webseite abgerufen werden oder direkt mit einem Klick in TimeTrack geöffnet werden.
Nachteile des digitalen Dienstplans
Auch wenn digitale Dienstpläne um Einiges leichter zu organisieren sind als jene, die mit Zettel und Stift verfasst werden, so haben sie dennoch ein paar Nachteile. Zu diesen zählt beispielsweise, dass nach wie vor der Großteil der Arbeit vom Planenden manuell erledigt werden muss. Denn Mitarbeiter:innen müssen ausgewählt und manuell ihren Schichten zugeteilt werden.
Auch Fairness spielt hier eine Rolle. Denn die Verantwortung, wer die unbeliebten Schichten zugeteilt bekommt und ob Vorlieben genehmigt werden, liegt in der Hand des Planenden. Auch wenn unfaire Behandlungen hier nicht die Intention waren, können dadurch schnell einmal Unstimmigkeiten an der Tagesordnung stehen, was wiederum das gesamte Team Nerven kostet. Der digitale Dienstplan dauert zwar kürzer als die manuelle Planung der Schichten für Mitarbeiter:innen, benötigt jedoch dennoch einige Zeit.
Definition automatischer Dienstplan – Was ist das?
Um die oben genannten Nachteile des digitalen Dienstplans zu umgehen, eignet sich daher die Nutzung eines automatischen Dienstplans. Ein automatischer Dienstplan ist nämlich noch einen Schritt weiter als die reine Digitalisierung von Dienstplänen und bietet eine völlig neue Art des Planens, welche auf einem höchst intelligenten Algorithmus basiert. Der automatische Dienstplan erlaubt es einen Dienstplan automatisch erstellen – mit nur einem Knopfdruck!
Personalisierbare Schichtplanung
Selbstverständlich können Sie einige Kriterien bereits im Vorhinein bestimmen, welche daraufhin automatisch berücksichtigt werden. Beispielsweise achtet TimeTrack darauf, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Zusätzlich dazu können Sie aber auch eine individuelle Konfiguration vorgeben.
Individuelle Konfiguration – Mit der automatischen Planung von TimeTrack
Konkret können Sie Prioritäten für bestimmte Kriterien wie zum Beispiel die Unterbesetzung von Schichten oder die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten setzen. Die Software berücksichtigt bei der automatischen Dienstplanung all Ihre Wünsche und versorgt Sie mit dem idealen Dienstplan!
Welche Vorteile hat der automatische Dienstplan?
Zusätzlich zu allen Vorteilen des digitalen Dienstplans, hat automatische Planung noch mehr zu bieten.
Arbeitszeit und Performance
Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter:innen ungeplante Überstunden machen. Diese Abweichungen können schnell einmal aus den Augen verloren werden und dann entstehen Unklarheiten, wie viel die Mitarbeitenden im laufenden Monat tatsächlich gearbeitet haben. Vermeiden Sie Überplanung im Dienstplan. Mit dem automatisierten Dienstplan wird das Ganze übersichtlicher, denn die Software holt sich die Daten direkt aus der integrierten Zeiterfassung. In Zukunft müssen Ihre Mitarbeiter also nicht mehr zu viel (oder auch zu wenig) arbeiten.
Gesicherte Objektivität
Auch wenn es ungewollt ist, ein Dienstplan ist immer durch den Menschen geprägt, der ihn schreibt. Dadurch kann es leider auch immer mal wieder zu einer unfairen Behandlung einzelner Mitarbeitenden führen, selbst wenn das nicht geplant ist. Ein automatischer Dienstplan hat hingegen keine subjektiven Beweggründe und wird daher alle Schichten objektiv und nach den vor eingestellten Regeln behandeln. Außerdem kann er darauf achten, dass ungeliebte Dienste nicht immer auf dieselbe Person fallen und das wird garantiert die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen erhöhen.
Zuverlässige Gedächtnisstütze
Zwar kann unser Gedächtnis schon sehr viel Leistung erbringen, dennoch können wir Menschen uns im Schnitt nur fünf Dinge gleichzeitig merken. Wie wir aber bereits wissen, gibt es wesentlich mehr Einflussfaktoren, die bei der Erstellung eines Dienstplans beachtet werden müssen. Umso angenehmer ist es also, einen automatisierten Dienstplan an seiner Seite zu haben, der alle wesentlichen Faktoren berücksichtigt und uns so tatkräftig unterstützt. Der Algorithmus achtet auf Urlaub, Verfügbarkeiten, rechtliche Ruhezeiten, maximale Tagesarbeitszeiten sowie maximale Arbeitstage pro Woche und reguliert Arbeitszeitkonti und Sollstunden.
Zeitersparnis und Fairness
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein automatischer Dienstplan eine Reihe von Vorteilen hat! Nicht nur profitieren Sie von einem höchst intelligenten Algorithmus, der Ihnen eine große Hilfe ist und Ihre Arbeit für Sie übernimmt, sondern Sie sparen sich auch viel Zeit! Auch für Ihre Mitarbeiter:innen hat der automatische Dienstplan einen Vorteil: Die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und der fairen Verteilung der Schichten.
Automatischer Dienstplan von TimeTrack
Wie funktioniert der automatische Dienstplan?
1. Schichten erstellen
Bevor die Software den Dienstplan für Sie erstellen kann, müssen Sie ihr sagen, was genau benötigt wird. Dafür können Sie definieren, wie viele Schichten Sie an welchen unterschiedlichen Zeitpunkten der Woche brauchen.
2. Automatische Zuweisung personalisieren
In den meisten Unternehmen wurden im Vorhinein mit den Angestellten verschiedene Arbeitsstunden oder auch Arbeitstage vereinbart. Deshalb ist es besonders wichtig, diese Angaben zu erfassen, damit das Programm nach Ihren Regeln planen kann. Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie vor der Nutzung des automatischen Dienstplans die Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter:innen festlegen.
Durch die Verfügbarkeiten TimeTracks haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, selbst zu markieren, an welchen Zeitpunkten im Dienstplan sie verfügbar sind und an welchen nicht. Anschließend wird der automatische Plan versuchen, so viele dieser Verfügbarkeiten wie möglich umzusetzen.
Danach können Sie von der automatischen Planung profitieren, bei der ein realistischer Dienstplan erstellt wird. Der Großteil der eingeteilten Personen wird während der Schichten auch wirklich arbeiten können und wollen. Dadurch senken Sie die Schichttauschanfragen oder -absagen und müssen später weniger Änderungen vornehmen.
3. Prioritäten setzen
Manchmal sind manche Kriterien wichtiger als andere. In der Konfiguration des automatischen Dienstplans können Sie personalisieren, welche Aspekte Sie unbedingt berücksichtigt haben wollen und welche eher nicht.
4. Planung per Knopfdruck
Nachdem die Software alle nötigen Informationen von Ihnen erhalten hat, wird ganz automatisch ein Dienstplan mit der optimalen Besetzung erstellt. Dazu werden tausende von möglichen Varianten analysiert, um am Ende die zu finden, die am ehesten Ihren individuellen Anforderungen entspricht und bei der die meisten Regeln und Wünsche eingehalten werden können. Selbstverständlich haben Sie aber auch die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter:innen selbst einzuteilen und die Software übernimmt die verbleibenden freien Schichten.
Für den Zeitraum, in dem diese Berechnung läuft, wird die Bearbeitung des Dienstplans gesperrt. Je nachdem wie komplex Ihr Dienstplan ist wird die Dauer der Bearbeitung unterschiedlich lange dauern. Hier handelt es sich jedoch nur um wenige Sekunden oder Minuten, was sich im Vergleich zur Planung mit digitalem Dienstplan oder per Hand dennoch als sehr zeiteffizient erweist.
Ob Sie Ihren Dienstplan automatisch oder manuell erstellt haben, ist an sich unwichtig, denn die Software stellt durchgehend sicher, dass die Regeln eingehalten werden. Nachdem also die letzten Anpassungen erfolgreich abgeschlossen sind, können Sie den Dienstplan für Ihre Angestellten freigeben.
Nachdem Sie Ihren Dienstplan automatisch erstellt lassen haben, können Sie die automatische Zuweisung bewerten. Hierbei können Sie uns Feedback zu dem Tool geben, damit wir es umso besser optimieren können!
Fazit
TimeTracks automatischer Dienstplan erlaubt Ihnen nicht nur die Planung per Knopfdruck, sondern erlaubt Ihnen auch praktische Vorlagen Ihrer individuellen Konfigurationen zu erstellen. Die Automatisierung des Prozesses erlaubt Ihnen die ideale Einplanung von Ihrem Personalbedarf – samt aller Rahmenbedingungen!
Sie kennen das Gefühl bestimmt: Abends nach der Arbeit kommen Sie nach Hause und sind total erschöpft und trotzdem meinen Sie, nicht richtig vorangekommen zu sein. Da sind Sie nicht alleine! Vielen geht das genau so. Es werden nämlich entweder zu viele Pausen genommen oder zu wenige. Und gleichzeitig stürzen Sie sich in die Arbeit und kommen trotzdem nicht vom Fleck. Keine Sorge, den in diesem Artikel finden Sie eine Lösung, die sich auszuprobieren lohnt: Das Pomodoro Prinzip! Bei dieser handelt es sich um eine Zeitmanagement Methode, von der bewiesen ist, dass besser gearbeitet wird. Sie teilen sich die Aufgaben nämlich in Intervalle ein und bewältigen diese mit geplanten Pausenzeiten dazwischen. So sind Sie weder zu erschöpft, noch haben Sie das Gefühl stehenzubleiben. Lesen Sie sich den Artikel durch und probieren Sie die Methode aus!
Was ist das Pomodoro Prinzip?
Wie funktioniert die Pomodoro Technik denn genau? Das Prinzip dieser Methode ist ganz leicht: Der Tag wird in Phasen hoch-konzentrierter Arbeit und bewusst-entspannten Pausen aufgeteilt. Während der Arbeitsphasen widmen Sie sich nur einer einzigen Aufgabe. So lassen Sie sich weniger ablenken und sind auch weniger durcheinander. Was erfolgt ist produktiveres Schaffen in der selben Zeit.
Erfunden wurde diese Methode von Francesco Cirillo, einem Italiener, der während dem Studium oft der Prokrastination verfiel. Damit Cirillo weniger trödelte und auch Mal vorankam, heckte er einen Plan aus. Er würde 25 Minuten konzentriert arbeiten und danach, egal wie weit er mit der Arbeit gekommen ist, eine 5 Minuten Pause einlegen. Um die verstrichene Zeit zu messen benutze er eine Küchenuhr, welche in Form einer Tomate war. Daher stammt auch der Name: Pomodoro bedeutet auf Italienisch Tomate!
Die Technik Schritt für Schritt
Nun geht es ans Eingemachte; die Pomodoro Technik in mehr Detail. Weiter unten im Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt Liste, mit der Sie dem Pomodoro Prinzip planen können. Zuerst jedoch eine generelle Einführung. Sie arbeiten in einem Pomodoro, so werden die halbstündigen Arbeitsabschnitte genannt, an einer einzigen Aufgabe. Diese Aufgabe wählen Sie zu beginn des Pomodoro’s aus und vertiefen sich in sie. Wenn der Wecker klingelt, dann machen Sie 5 Minuten Pause. Danach beginnen Sie wieder von vorne, also vertiefen Sie sich erneut in der Arbeit. Nach vier Zyklen machen Sie eine längere Pause von 30 Minuten. Die folgende Liste zeigt dies nochmal auf:
- Sich für eine Aufgabe entscheiden
- Den Wecker auf 25 Minuten einstellen
- Bis der Wecker klingelt hoch-konzentriert arbeiten
- 5 Minuten Pause einlegen
- Schritte 2, 3, und 4 wiederholen
- Nach 4 Durchläufen eine halbe Stunde Pause einlegen.
Ein Pomodoro dauert also 2 Stunden und 25 Minuten. Arbeiten Sie 8 Stunden am Tag, dann können Sie circa 3 Pomodoro’s absolvieren und haben auch noch Zeit für andere, kleinere Aufgaben zu Beginn und am Ende des Arbeitstages. Da Sie regelmäßig Pausen einlegen, sind Sie geistig immer frisch und bei der Sache. Es ist schließlich bewiesen, dass regelmäßiges Pausieren hilft, wenn Sie erfolgreicher Arbeiten wollen!
Klare Vorteile mit TimeTrack
Bevor die Technik noch genauer unter die Lupe genommen wird, ein Einschub vorneweg: Es kann sinnvoll sein, mit gewissen Tools zu arbeiten, um die Pomodoro Methode noch effizienter einzusetzen. So können Sie, wenn Sie mit TimeTrack arbeiten, die verschiedenen Aufgaben direkt in der App eintragen. Außerdem können Sie den Aufgaben auch Mitarbeiter:innen zuteilen. So ist für alle klar, woran gearbeitet wird, und aus diesen Aufgaben kann dann ein Pomodoro ausgewählt werden.
TimeTracks Terminplaner
Des Weiteren haben Sie mit TimeTrack die Möglichkeit, Terminplanungen in der App zu hinterlegen, welche wiederum für alle Mitarbieter:innen zur Einsicht frei sind. So ist allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Projektes verständlich, welche Aufgaben Priorität haben und wann die Termine zur Fertigstellung sind. Unter dem Strich erreichen Sie so eine noch höhere Produktivität und machen es auch Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einfacher, die Pomodoro Technik bewusst anzuwenden.
In 25-Minuten-Schritten zum Ziel
Jetzt ist Ihnen klar, wie die Pomodoro Technik ungefähr funktioniert und wie Sie sich behilflich sein können. Als Nächstes folgt eine Anleitung, welche in vier Schritten erklärt, wie das Pomodoro Prinzip aufzubauen ist, damit diese auch erfolgreich umgesetzt werden kann.
Die Aufgaben auflisten
Der erste Schritt wird sein, dass Sie eine Aufgabenliste erstellen, also alle zu erledigenden Aufgaben aufgeschrieben werden. Selbstverständlich müssen die Aufgaben priorisiert werden, also welche als erstes zu erledigen ist und bei welcher noch Zeit besteht. Eine Möglichkeit wie dies erfolgreich getan wird, ist dass Sie die ABC Analyse zur Hilfe nehmen. Selbstverständlich können Sie die Priorisierung auch nach eigenen Ideen gestalten, wichtig ist nur, dass klar ist, in welcher ungefähren Reihenfolge die Aufgaben zu bewältigen sind.
Den Zeitaufwand einschätzen
Der nächste Schritt ist, dass Sie einschätzen, was für ein Zeitaufwand pro Aufgabe auf Sie zukommt. Es ist ganz klar, dass Sie sich zu Beginn etwas verschätzen werden, das ist völlig normal. Je mehr Sie jedoch mit dem Pomodoro Prinzip arbeiten, desto besser werden Sie in Ihren Schätzungen.
Wichtig bei solchen Schätzungen ist, dass Sie die verschiedenen Aufgaben in 25 Minuten Intervalle aufbrechen. Ist eine Aufgabe länger, dann teilen Sie diese in mehrere Pomodoros auf. So halten Sie am Grundprinzip fest und können doch größere Arbeiten mit der Methode erledigen.
Das Zeitbudget ausrechnen
Haben Sie die Aufgaben aufgelistet, priorisiert, und die nötige Zeit pro Aufgabe aufgeschrieben, rechnen Sie das Zeit-Budget aus, das zur Verfügung steht. Dies geschieht am besten zu Tagesbeginn. Überlegen Sie sich, für wie viele Aufgaben Sie Zeit haben werden, wenn Sie diese in 25 Minuten Einheiten + 5 Minuten Einheiten aufbrechen. Noch erfolgreicher werden Sie, wenn Sie jedes Pomodoro in Ihren Kalender eintragen.
Auch hierbei kann Ihnen TimeTrack unter die Arme greifen. Tragen Sie jedes Pomodoro in Ihren Kalender ein und teilen Sie diesen gleich noch das jeweilige Projekt zu. Dann können Sie ganz leicht die verschiedenen Projekte verfolgen und diese bis auf ein einzelnes Pomodoro analysieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, noch bedeutend mehr Information pro Pomodoro zu hinterlegen, wie finanzielles Budget, Spesenausgaben, oder Material.
Die Aufgaben planen
Der letzte Schritt ist die Konsequenz der vorherigen drei: Die Planung ist abgeschlossen und die Arbeit kann beginnen! Teilen Sie jedem Pomodoro in Ihrem Kalender eine Aufgabe zu. Je mehr Sie mit der Technik arbeiten, desto gewiefter werden Sie, und desto schneller und genauer haben Sie die administrativen Schritte bewältigt. Genau so funktioniert die Pomodoro Technik!
Komplikationen der Pomodoro Lerntechnik
Wie bei jeder Arbeitsmethode können auch bei der Pomodoro Technik Probleme auftreten. Es ist wichtig, dass Sie im Bilde sind, was diese Komplikationen sind und wie Sie am besten mit diesen umgehen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind am Arbeitsplatz und beginnen mit einem Pomodoro. Nach 5 Minuten klingelt das Telefon, Sie müssen ran. Danach kommt Ihr Mitarbeiter:in und fragt etwas Wichtiges. Sie beantworten die Frage. Aus den 25 Minuten, die Sie sich vorgenommen haben, sind schnell eine Viertelstunde oder weniger geworden! Seien Sie nicht beunruhigt, es ist völlig normal, dass Sie zu Beginn der Technik Mühe haben, diese perfekt anzuwenden. Je mehr Sie jedoch damit arbeiten, desto schneller konzentrieren Sie sich nach einer Ablenkung wieder und desto erfolgreicher wird das Arbeiten.
Mit Ablenkungen rechnen
Wie bereits erwähnt gibt es tausende und abertausende Ablenkungen im Büro. Wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind, und wissen, wie damit umzugehen ist. Bei Ablenkungen wird zwischen zwei Gruppen unterschieden: interne und externe Ablenkungen.
Interne Ablenkungen sind solche, die von Ihnen aus kommen. Ein Geistesblitz zu einem anderen Projekt ist etwas internes, das jederzeit auftreten kann. Um zu umgehen, dass Sie völlig aus Ihrem Pomodoro rausfallen, lohnt es sich, einen solchen Geistesblitz zu notieren. Schauen Sie sich diesen nach Abschluss von einem Pomodoro an oder sogar erst, wenn Sie eine Aufgabe vollständig beendet haben.
Externe Ablenkungen sind jene, die von außen kommen, also, zum Beispiel, von Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Damit Sie nicht aus Ihrem Pomodoro-Flow herausfallen, lassen Sie die störende Person wissen, dass Sie beschäftig sind und planen Sie rasch einen Zeitpunkt, an dem Sie verfügbar sind. Im Normalfall kann jede Frage und Ablenkung Ihrer Kolleginnen und Kollegen bis zum nächsten Pomodoro warten, also nur 30 Minuten. Um so wenige externe Ablenkungen wie möglich zu umgehen, kann die folgende Liste helfen.
- Gehen Sie sich in einem geschlossenen Büro und markieren Sie an der Tür deutlich, dass Sie beschäftigt sind.
- Setzen Sie einen Telefon-Anrufbeantworter ein. Erhalten Sie viele E-Mails, dann können Sie für diese auch eine automatische Antwort einführen.
- Generell ist es sinnvoll, die Desktop-Benachrichtigungen für E-Mails während einem Pomodoro auszuschalten.
- Lassen Sie das Team wissen, dass Sie für 25 Minuten nicht zur Verfügung stehen.
Pausen bewusst nehmen
Damit die Pomodoro Technik auch erfolgreich funktioniert, müssen Sie nach 25 Minuten arbeiten eine Pause einlegen. Anfangs, wenn Sie neu sind und die Pomodoro Methode zum ersten Mal brauchen, kann es komisch sein, so viele Pausen zu nehmen. Einige werden denken, dass sie gerade erst angefangen haben zu arbeiten und so richtig im Flow sind. Nichtsdestotrotz sollten Sie der Versuchung widerstehen, eine Pause durchzuarbeiten.
Es ist von Vorteil, sich bewusst zu sein, dass regelmäßige Pausen wichtig sind, um das Gehirn frisch zu halten. Wenn der Pomodoro Timer klingelt, dann beenden Sie den Gedanken. Notieren Sie sich danach in wenigen Stichworten, wo Sie gerade stehen und was als Nächstes ansteht. Danach verlassen Sie am besten den Schreibtisch. Merken Sie, dass Sie in die Pause überzogen haben, dann holen Sie diese Minuten strikt nach! Sie werden sehen, dass das Ergebnis schon nach kurzer Zeit fühlbar und sichtbar ist.
Vorteile der Pomodoro Technik
Die Pomodoro Technik hat viele Vorteile gegenüber einer anderen Zeitmanagement Methode. So ist sie leicht einzusetzen, Sie brauchen nämlich nicht mehr als eine Eieruhr. Außerdem ist die Methode erholsam, denn durch die regelmäßigen Pausen sind Sie geistig wacher und besser bei der Sache. Setzen Sie die Pomodoro Technik ein, dann arbeiten Sie konzentrierter und, da Sie sich nur auf etwas konzentrieren, auch effizienter. Sie werden merken, dass Sie das Gefühl haben, weniger arbeiten zu müssen. Das Aufbrechen der Aufgaben in Intervalle à 25 Minuten Einheiten ist perfekt um überschaubar vorwärts zu kommen. Abschließend ist ein großer Vorteil der Pomodoro Technik, dass Sie die Methode mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren können. So holen Sie noch mehr aus Ihren Intervallen! Erfahren Sie mehr von den 12 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden!
Nachteile des Pomodoro Prinzips
Klar gibt es auch Kritik an der Pomodoro Technik. So sagen Skeptiker, dass die Methode zu unflexibel ist. Wenn Sie jedoch merken, dass Sie nach 25 Minuten noch gut bei der Sache sind, dann passen Sie die Abläufe am besten Ihren Bedürfnissen an. Arbeiten Sie 35 Minuten mti der Pomodoro Technik und legen Sie danach erst eine Pause ein. Wichtig ist, dass die Zeitmanagement Methode Ihnen passt und Sie dabei erfolgreicher arbeiten.
Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass es unmöglich ist, sich nur auf eine einzige Aufgabe zu fokussieren. Selbstverständlich ist es schwierig, einen ganzen Tag ohne Ablenkung zu arbeiten. Außerdem haben Sie wohl an praktisch jedem Tag Termine, die Ihnen quer in die Pomodoro Einheiten fallen würden. Planen Sie also die freie Zeit mit der Pomodoro Methode ein. So kommen Sie während der freien Arbeitszeit zu größerem Erfolg.
Tipps beim Arbeiten mit der Pomodoro Technik
Abschließend ist es wichtig zu sagen, dass obwohl die Pomodoro Methode mit sehr wenig Utensilien auskommt, es für viele von Vorteil sein kann, trotzdem etwas Hilfe zu holen. Francesco Cirillo schwört auf die Küchenuhr, deren Ticken und lautes Klingeln das Vorbeigehen der Zeit vor Augen führt. Bei der Aufgabenplanung und -auswertung ist jedoch eine digitale Lösung von klarem Vorteil und auch einer der wichtigsten Tipps der modernen Pomodoro Technik.
TimeTrack hilft Ihnen dabei, die Aufgaben besser aufzulisten, einzuteilen, im Team aufzuteilen, und später wieder abzurufen. Besonders bei der generellen Zeitmessung der verschiedenen Pomodoro Einheiten können Ihnen die Tools von TimeTrack bewusst unter die Arme greifen. Wenn Sie einen übersichtlichen Projektplan aufstellen, dann haben Sie die Hälfte der Pomodoro Technik bereits erstellt. Außerdem können Sie TimeTrack nicht nur für eine Pomodoro Einheit benutzen, sondern profitieren auch noch von den zahlreichen weiteren Funktionen der App.
Fazit
Jetzt ist Ihnen bewusst, was für Vorteile der Pomodoro Technik auf Sie warten. Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und überprüfen Sie, ob Sie das Pomodoro Prinzip auch einmal ausprobieren wollen. Haben Sie die anfängliche Herausforderung von Planung und Umgehen der Ablenkungen gemeistert, werden Sie ohne Zweifel gleich auf die Suche nach einer Küchenuhr in Form einer Tomate gehen. Sie werden sehen, schon bald sind Sie Vollzeit in 25 Minuten Intervallen unterwegs. So wird das Arbeiten direkt zum Plausch!
Vorgehensmodelle Projektmanagement – in Anzahl und Variation sind die verschiedenen Frameworks und Methoden im Projektmanagement sehr divers und der Überblick über alles kann schnell verloren gehen. Dieser Blog-Beitrag soll Ihnen insbesondere im IT Projektmanagement die Unterschiede und Spezifika von verschiedenen Vorgehensmodellen aufzeigen und die Wahl der Modelle erleichtern.
Was sind Vorgehensmodelle im Projektmanagement?
Die Vorgehensmodelle des Projektmanagements sind Methoden und Frameworks für einen strukturierten und standardisierten Ablauf während der gesamtem Projektlaufzeit eines Vorhabens zum Beispiel durch methodisch gesteuerte Phasen und Prozesse des Projekts.
- Eine festgelegte Projektart ist die Voraussetzung für optimale Anwendung der gewünschten Methodik
- Spezifisch für das Unternehmen festgelegte Vorgehensmodelle im Projektmanagement als zentrale Bestandteile des Projektmanagements
Mit Projektvorgehensmodellen sind also Projektmanagement Methoden und Systeme gemeint, auch die des IT Projektmanagement.
Der Einsatz von Tools wie TimeTrack kann Arbeitgeber:innen im Projektmanagement Überblick verschaffen mittels top-down Auswertungen und Soll-Ist-Vergleichen von Zeit und Budget des gesamten Projekts sowie einzelner Tätigkeiten. Krisen und Entwicklungen, die nicht nach Plan verlaufen sind so sehr leicht zu erkennen.
1. Das sequentielle Vorgehensmodell
Ein sequentielles bzw. klassisches Vorgehensmodell verläuft linear. Dieser Ansatz grenzt im klassischen Projektmanagement Phasen ab. Hier sollte es schon zu Beginn detaillierte Anforderungen an das Projekt geben. Eine intensive Planungsphase ist notwendig und soll zu wenig voraussehbaren Änderungen führen. Charakteristisch sind also detailliert geplante und definierte Projektverläufe in diesem Vorgehensmodell.
Wasserfallmodell
Ein Beispiel ist die „Wasserfall Methode“ mit einem Entwicklungsprozess einzeln aufeinander folgender Phasen jeweils nach Abschluss der Vorhergehenden. Sie bauen aufeinander auf und werden bei Abschluss dokumentiert, um alle Entwicklungen nachvollziehbar zu machen.
- einfach und leicht verständlich
- ohne Schulungen realisierbar
- strukturiert bei geringem Aufwand durch Management
- hohe Risiken durch unvorhersehbare Ergebnisse
- Fehler erst am Ende der Testphase erkennbar
- hoher Aufwand und hohe Kosten
V-Modell
Das Vorgehensmodell im Projektmanagement ist sehr ähnlich zum Wasserfall Modell, da alle Anforderungen zu Beginn des Projekts klar definiert und nicht mehr zu ändern sind. Das V-Modell ist ein lineares Vorgehensmodell mit sequentieller Durchführung aller Aktivitäten und Aufgabenstellungen. Jede Phase besitzt feste Tests im Gestaltungsprozess des Produkts für eine hohe Qualität und Effizienz.
- geringe Projektrisiken
- hoher Zeit- und Kostenaufwand
- Feste Tests in den Validierungsphasen
- Generisch und allgemein
- Eher für größere Projekte geeignet
CPM
Die „Critical Path Methode“ bzw. die „Methode des kritischen Pfades“ basiert darauf, dass Prozesse in der Produktion erst dann beginnen können, wenn andere Aktivitäten beendet sind. Unter der Priorisierung von Ressourcen wird Steuerung des Vorhabens in diesem Vorgehensmodell danach ausgelegt.
- Überblick über gesamten Projektablauf notwendig
- Minimierte Laufzeit mittels der Projektmanagement Methoden
- Verzögerungen früh erkennbar und Konsequenzen evaluierbar
- Ungewisse Zeitplanung
CCPM
Das „Critical Chain Projektmanagement“ ist die Weiterentwicklung von CPM. Der Fokus liegt auf benötigten Ressourcen und deren Verfügbarkeit. Diese ist im kritischen Pfad vom Projektmanagement festgelegt und mit Zeitpuffern für Projektfristen versehen.
- Zeitpuffer schnell aufgebraucht durch individuell andere Bewertungen der Priorität
- Ressourcenknappheit als Normalfall
- Projekte werden sinnvoll je nach verfügbaren Ressourcen umgesetzt
- Priorisierung der Projekte und ihrer Themen ist zwingend notwendig
2. Inkrementelles Vorgehensmodell
Diese Vorgehensmodelle sind hybride Mischungen aus linear und iteartiv. Der Entwicklungsprozess ist in Iterationen eingeteilt in denen jeweils neue Inkremente des Produkts entwickelt sowie ausgeliefert werden. Bereits beendete Inkremente bleiben unverändert.
RUP
Das Vorgehensmodell „Rational Unified Process“ ist eine Kombination aus linearen und iterativen Methoden. Den Prozessen von den Projekten können 4 Phasen zugeordnet werden. Konzept (1), Entwurf (2), Implementierung (3) und Übergabe (4) können, bis auf die einmalige erste Phase, beliebig oft wiederholt werden, parallel zur Analyse der Anforderungen, Implementierung und Testung.
- stabile und flexible Lösungen
- nicht so schnell, wie rein agile Vorgehensmodelle bei der Lösung von Aufgaben
- frühes Erkennen von Risiken
- erhöhter Aufwand der Arbeit durch komplexes Projektmanagement
3. Iteratives Vorgehen
Agile Methoden arbeiten mit einzelnen Phasen mit mehreren Iterationen, in denen das Produkt immer wieder an das Thema und die Kundenwünschen angepasst und erweitert wird. Auf Basis des Feedbacks werden die Anforderungen und das Ziel in jeder Phase angepasst. Agil steht für ständige Verbesserung, denn vollständige Spezifika müssen nicht direkt zu beginn bekannt sein und für Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden.
Scrum
„Scrum“ ist das beliebteste Framework im agilen Management durch seine simple Umsetzung und einfache Problemlösung. Es ist losgelöst von komplizierten Entwicklungszyklen und starren Vorgaben der Zeitpläne. Der Scrum Master hat die Hauptaufgabe, alle Schwierigkeiten für einen erfolgreichen Projektverlauf zu beseitigen. Die Arbeit am Thema findet in Sprints und Dailys für eine schnelle Entwicklung und Testung statt.
- besonders für kleine Teams geeignet
- schnell durch wenige Vorschriften und Selbstorganisation
- geringer Dokumentationsaufwand
- keine Handlungsempfehlungen
- potentiell nicht mit Unternehmensstrukturen vereinbar
- erfordert viel Kommunikation und Abstimmung in der Organisation aller Beteiligten
Kanban
Das Framework von „Kanban“ im Projektmanagement bezieht sich in seinen Standards auf die Arbeitskapazitäten der Gruppen. In der Praxis werden mit diesem Modell mehr Kriterien erfüllt, um im Projektverlauf einen kontinuierlichen Arbeitsbeitrag zu erbringen. Hierfür helfen viele Visualisierungen jeder Aufgabe vom Projekt, um diese dann individuell in jede einzelne Phase verschieben zu können.
- schnell ersichtlich, wo Fortschritte und wo Probleme sind
- auf zahlreiche Projekte und im IT Projektmanagement anwendbar
- strukturiertes Arbeiten nach Kapazitäten
- eher für kleine Projekte, denn Unübersichtlichkeit ist möglich
- ungeeignet für Dokumentation
XP
Das „Extreme Programming“ ist eine agile Methode des IT Projektmanagements zur Verbesserung der Softwarequalität in Sprints und Iterationen in Abstimmung mit den Stakeholdern.
- einfache Softwarestruktur
- Orientierung an Anforderungen der Kundinnen und Kunden
- schnelle Änderungen innerhalb der Sprints
- für große IT Projekte
- schnelle Programmierung und teilweise Weglassen der Tests
Spiralmodell
Der Fokus des Spiralmodells liegt auf der Bewertung von Risiken des Projektteams durch Spezialisten in jeder Iteration. Vier Phasen sollen im Prozess ermöglichen eine detaillierte Planung (1), Risikoanalyse (2), Entwicklung des Produkts (3) und kritischen Bewertung des ausgelieferten Inkrements (4) zu ermöglichen. Dies kann beliebig oft wiederholt werden und bei jeder Iteration werden Anforderungen und Ziele angepasst.
- Lange Dauer: eine Iteration mit je 4 Phasen dauert ca. 6 Monate
- Minimierung möglicher Risiken
- Flexibel und mögliche Integration anderer Vorgehensmodelle
- hoher Managementaufwand
- Vorgehensmodell eher für große Projekte geeignet
- Projekte mit unklaren Anforderungen an die Aufgabe des Teams
4. Change Management Vorgehensmodelle
Change Management Methoden können verwendet werden, wenn die Vorhaben Fachbereiche übergreifen und zu großen Veränderungen führen.
XPM
Das „Extreme Projektmanagement“ steht konträr zum klassischen Modell der Wasserfallmodell. Projektplan, Budget und Ergebnisse werden in jeder Phase auf neue Anforderungen angepasst.
- einfacher Umgang mit geänderten Anforderungen an das Unternehmen und in der Projektumgebung
- kurzweilige Projekte
ECM
Die „Ereignisketten Methode“ bzw. „Event Chain Methodology“ ist ein Vorgehensmodell, dessen Grundlage es ist, potentielle Risiken außerhalb des Umfangs vom Projekt zu betrachten. Das bedeutet, ein Risikomanagement muss bestehen, um einem unerwarteten Trend im Projektverlauf entgegenzuwirken.
- Standards in den Abläufen möglich
- rein formale Strukturen
- keine Berücksichtigung der Umgebung vom Projekt
- potentielle Risiken wirken sich stark auf Zeit und Budget aus
5. Prozessbasierte Vorgehensmodelle im Projektmanagement
Thema der prozessbasierten Vorgehensmodelle im Projektmanagement ist zum Beispiel, die Vorhaben als Sammlung von Prozessen verstehen.
Lean
„Lean“ steht für die Optimierung der Ressourcen, um verschwenderisches Verhalten zu vermeiden. Der Prozess von Tätigkeiten wird detailliert analysiert und charakterisiert. Mit den geringsten Ressourcen und Aufwand soll das bestmögliche Produkt erstellt werden.
- Engpässe und Verzögerungen vermeiden
- Input-Output Optimierung
Six Sigma
„Six Sigma“ ist ein Framework verschiedener Werkzeuge und orientiert sich in seinen Methoden und Projektplänen an statistischen Modellen und somit soll die Qualität gesteigert und Fehler fast zu 100% vermieden werden.
- alle Aspekte von Prozessen berücksichtigt
- Verbesserungsvorschläge bevor Fehler geschehen
- datengesteuert und weniger flexibel
- durch eventuell eingeschränkte Kreativität und Innovation nicht für jede Projektart geeignet
Lean Six Sigma
„Lean Six Sigma“ ist die Kombination von Lean und Six Sigma. Das Vorgehensmodell im Projektmanagement beschäftigt sich also mit Fragen der Vermeidung von Verschwendung und von Fehlern. Seine Themen führen zu Effizienz und Qualität der Unternehmensprozesse, indem Probleme genau beschrieben, eine Problemlösung identifiziert und Verbesserungen nachhaltig gestaltet werden.
- Optimierung der Effizienz von Zeit und Budget
- Orientierung an Anforderungen der Kundinnen und Kunden
Prozessbasiertes Projektmanagement
Bei dieser Methodik werden Ziele der Projekte und IT Projekte auf eine Reihe von Zielen vom Unternehmen abgestimmt. Inhalt der Methode ist also, dass jedes Projekt einen Beitrag zu den Unternehmenszielen erbringt.
- Strategische Ziele und Aufgaben
- Optimierung und Effizienz auf allen Ebenen vom Unternehmen
- Eventuell eingeschränkte Kreativität bei Ausführung vom Vorgehensmodell im Projektmanagement
6. Andere Vorgehensmodelle im Projektmanagement
Neben den vorherigen Vorgehensmodellen bestehen noch zahlreiche andere.
Prince2
Das Akronym steht für „Projects in Controlled Environments„, also für Projekte in kontrollierten Umgebungen. Es basiert auf Transparenz, Kontrolle und Kommunikation. Grundlage dafür sind überschaubare Phasen und verschiedene Teilsequenzen. Das Prince 2 Projektmanagement Modell besteht aus sieben Grundprinzipien, sieben Themen und sieben Prozessen.
- Projekte mit flexiblen Rahmenbedingungen und unterschiedlicher Komplexität
- Toleranzgrenzen für Spielraum
- Planabweichungen sind schnell ersichtlich
- Fehlermanagement und Lektionen
- Nutzen immer nachvollziehbar
PRiSM
„PRiSM“ als Vorgehensmodell steht für „Projects integrating Sustainable Methods„. Es trägt also die Bedeutung der Projekte im Sinne nachhaltiger Methoden. Dies hat nicht nur die Bedeutung der Aufgabenerfüllung von Projekten, sondern die Themen sollen durch viele ökologischer und nachhaltiger Richtlinien ausgeführt werden.
- Umweltfreundliches Vorgehensmodell
- Themen und Beitrag des Projekts orientieren sich an ökologischen und sozialen Auswirkungen
- Effizienz steht eventuell Nachhaltigkeit gegenüber
Benefits Realization
Dieses Vorgehensmodell beschäftigt sich mit dem Thema der Nutzenrealisierung in Projekten. Im Vordergrund steht der Mehrwert des Produkts für die Stakeholder.
- Dauerhafte Abstimmung vom Produkt auf Kundenwünsche
- Keine Orientierung anhand von Zeit und Budget
7. PMBOK Framework
Das „PMBOK“ Vorgehensmodell ist keine offizielle Methode des Projektmanagements, eher ein Prozessrahmenwerk. Das „Project Management Body of Knowledge“ definiert sich durch die Ordnung, die Projekte und IT Projekte erhalten. Eine Einteilung in fünf Prozessgruppen wird häufig angewendet. Hierzu gehören Initiierung (1), Planung (2), Ausführung (3), Überwachung (4) und Abschluss (5).
- Betriebliche und produktspezifische Elemente fehlen
- Keine Methode
- Prozesse können auch in jeder Phase eines Projekts vorkommen
Vorgehensmodelle des IT Projektmanagements
Das IT Projekt ist strategisch oder organisatorisch und betrifft die IT Infrastruktur der Hardware einer Firma oder Softwares mit zusätzlichen Aus-und Weiterbildungen von Kundinnen und Kunden. IT Projekte finden in nahezu allen Unternehmen statt, denn sie versprechen häufig eine Wachstum des Unternehmens. Hier finden Sie eine kleine Zusammenfassung von praktikablen Vorgehensmodellen.
- Extreme Programming: geeignet für Software Engineering
- V-Modell: geeignet, wenn Störungen und veränderte Termine nicht möglich sind – Medizinbereich oder Infrastruktur
- Wasserfallmodell: Projekte mit festen und klar definierten Anforderungen z.B. der Website Entwicklung mit vorhersehbarer Planung und Budget (für staatliche Projekte mit ständiger Notwendigkeit von Überwachung der Prozesse)
- Scrum: geeignet für Software Engineering
- Rational Unified Process: große und risikobehaftete Lösungen der Softwareentwicklung mit einer Use-Case-Entwicklung und hochwertige Softwares
- Spiralmodell: große und komplexe Projekte mit anspruchsvollen Anforderungen wie für die Forschung und Entwicklung
- Inkrementielles Vorgehensmodell: Systeme sind schlechter strukturiert, also eher für kleine Systeme oder kritische Software für komplexe Projekte wie Webdienste von Fluggesellschaften
Klassisch vs. agil im IT Projektmanagement
Die Digitalisierung und zugehörige Softwares verlangen oft agile Methoden. Die technologische Ausstattung ist mit klassischen Projektmanagement Methoden zu meistern. Agile Arbeitsweisen der Softwareentwicklung stehen klassischen Methoden der Hardware Themen gegenüber. Für IT Projekte und ihre Umsetzung gibt es oft keinen planmäßigen Ablauf, Tests und Feedback sind die Grundlagen der stetigen Verbesserung der Produkte.
TimeTrack – die perfekte Software zum Projektmanagement
Eine digitale Projektakte, Berichte und Benutzer Reports über die häufigsten Tätigkeiten sind nur der Anfang. Die digitale Projektstempeluhr optimiert die Zeiterfassung und ein digitales Dokumentenmanagement führt zu einem allseitigen Überblick. Die Arbeitsprozesse und Projekte werden transparent und einzelne Tätigkeiten nachvollziehbar. TimeTrack bietet ebenfalls die Möglichkeit der Signalisierung bei der Überschreitung von verfügbaren Ressourcen, unter anderem indem Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten erfasst werden. Holen Sie sich unsere 14-tägige und unverbindliche Testversion und überzeugen Sie sich selbst.
Zusammenfassung
Es gibt zahlreiche Vorgehensmodelle im Projektmanagement und alle besitzen ihre Vorteile und Nachteile. Informieren Sie sich bereits vor dem Projektstart über hilfreiche Tools und jede einzelne Methodik.
Bei der Meilensteintrendanalyse, auch MTA genannt, geht es um die Überwachung von Projekten, um bei Verzögerungen im Projektverlauf frühzeitig eingreifen zu können. So erkennen Sie schnell, wie sich ein Projektverlauf abzeichnet, haben einen allgemeinen Überblick über getätigte Aufgaben und wirken Terminverzögerungen rasch entgegen, um für den Projekterfolg zu sorgen. Bei der MTA geht es also um Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.
In diesem Artikel wird die Meilensteintrendanalyse thematisiert. Zuerst erfolgt eine kurze Definition des Begriffs, danach wird aufgezeigt, wie der Aufbau einer MTA aussieht. Schlussendlich erklärt dieser Artikel auch noch, wie Ihnen TimeTrack zur Seite stehen kann und eine Meilensteintrendanalyse vereinfacht. So haben Sie als Projektmanager den Projektablauf bestens in der Übersicht und sind Terminen für Projekte stets voraus.
Was ist eine Meilensteintrendanalyse?
Eine Meilensteintrendanalyse ist ein Tool des Projektcontrolling. Um eine Meilensteintrendanalyse erfolgreich einzusetzen, müssen gewisse Schritte befolgt werden. Wichtig ist primär, dass bei einer MTA das Projekt in sogenannte Meilensteine unterteilt wird, welche bei korrekter Projektbeschreibung idealerweise schon definiert sind. Diese dienen zur Überprüfung vom Projektfortschritt. Ein Meilenstein gibt einen Termin an, bei dem ein gewisser Schritt im Projekt erreicht sein sollte. Bei Team-Meetings setzt man sich mit den Meilensteinterminen auseinander und alle involvierten Mitarbeiter:innen erkennen, ob das Projekt im Verzug ist oder nicht. Werden Verzögerungen erkannt, dann müssen neue Termine zu den entsprechenden Meilensteinen definiert werden.
Status eines Meilensteins
Projektleiter:innen und Projektmitarbeiter:innen besprechen also den Trend, der sich aus den Meilensteinen abzeichnet. Die Projektbeteiligten analysieren also die Meilensteine auf Basis verschiedener Fragen. Diese könnten, zum Beispiel, wie folgt lauten:
- Welche Aufgaben sind erledigt?
- Gab es Komplikationen seit dem letzten Treffen? Wenn ja, welche?
- Konnten die Komplikationen seit dem letzten Treffen gelöst worden?
- Was braucht es noch, um den entsprechenden Meilenstein zu erreichen?
- Gibt es zeitliche Verzögerungen beim entsprechenden Meilenstein?
Selbstverständlich sind dies nur einige Beispiele, welche bezüglich der Meilensteine gefragt werden können. Es ist leicht zu erkennen, dass eine solche Besprechung viel Zeit beanspruchen kann und auch sehr aufwändig ist, wenn diese manuell durchgeführt wird. Darum kann es definitiv von Vorteil sein, ein Tool zur Unterstützung heranzunehmen, welches bei der Meilensteintrendanalyse unter die Arme greift.
Wenn Sie TimeTrack als solches Tool benutzen, dann kann die App Ihnen oder den entsprechenden Projektleitern und Projektleiterinnen Unterstützung geben. So können Sie die verschiedenen Ziele in TimeTrack hinterlegen. Die App verfolgt die eingetragenen Meilensteine, hinterlegt Ausgaben und Zeitaufwand, und lässt Sie diese Daten leicht abrufen und vergleichen. Es ist also ein ideales Tool, um mit der Meilensteintrendanalyse zu arbeiten!
TimeTrack – Projektverfolgung
Aufbau der Meilensteintrendanalyse
Eine Meilensteintrendanalyse wird stets mit den selben Schritten aufgesetzt. Folgend eine Schritt-für-Schritt Anleitung, welche beim Aufsetzen der MTA zur Seite steht. Folgen Sie den Angaben und den einzelnen Schritten, dann gehen Sie Schwierigkeiten gleich zu Beginn des Projekts aus dem Weg. So kann der Projektstart nur reibungslos verlaufen!
Die MTA in einem Diagramm
Eine Meilensteintrendanalyse ist immer in einem Diagramm organisiert. Dieses Diagramm zeigt den Projektfortschritt mit einer Trendlinie auf. Pro Meilenstein wird eine eigene Trendlinie gezeichnet. Damit das grafisch auch Sinn macht, müssen auf den Achsen der Skala Daten eingetragen werden, welche in Relation zueinander stehen. Diese Relation kann erklärt werden mit „Zeitpunkt des fertigen Meilensteins“ und „Zeitpunkt wann der Meilenstein besprochen wird.“ Erklären wir aber zuerst, was auf den Achsen tatsächlich zu finden ist.
Die X-Achse
Die horizontale Achse des Diagramms zeigt die Berichtszeitpunkte. An diesen Daten werden die Meilensteine besprochen. Auf der Achse sind also Kalenderdaten zu finden, die gegen Rechts grösser werden, also später im Verlauf des Projekts. An den Berichtszeitpunkten wird schließlich definiert, ob ein Meilenstein im Verzug ist oder schon früher als gedacht fertig wird.
Die Y-Achse
Die senkrechte Achse in der Analyse zeigt die einzelnen Meilensteine auf. Auf dieser Achse sind auch Kalenderdaten zu finden, welche jedoch nicht Berichtszeitpunkte angibt, sondern das Datum, an dem ein Meilenstein fertig ist. Das nächste Datum auf der Achse liegt darunter, die darauffolgenden Daten darüber. Der Meilenstein, welcher zuerst fertiggestellt wird, ist also unten in der MTA zu finden.
Das vollständige Diagramm
Bringen wir die X-Achse und die Y-Achse zusammen. Ganz links im Diagramm sind die Meilensteine zu finden, schön übereinander aufgereiht. An den Berichtszeitpunkten wird geschaut, ob ein Meilenstein im Verzug ist, im Voraus, oder genau wie geplant. Je nach Meilenstein wird ein neuer Punkt auf dem Diagramm gezeichnet, welcher so gesehen weiter oben, unten, oder auf gleicher Höhe des vorherigen Punkts ist. Da die vertikale Achse (Y-Achse) den zeitlichen Verlauf der Meilensteine aufzeigt, kann auf einen Blick gesehen werden, wie sich die Projektbausteine entwickeln. Außerdem ist auch auf einen Blick erkennbar, wie das Projekt fortschreitet.
Ablauf einer Meilensteintrendanalyse
Die nächsten Paragraphen erklären, wie Sie eine MTA angehen. Diese Schritte sind allgemein anerkannt als „Best Practice,“ wenn es um den Einsatz einer Meilensteintrendanalyse geht. Holen Sie sich das Know-How der Schritte hier und gehen Sie den Plan einer MTA bewusst an!
Die Meilensteine definieren
Primär müssen die Meilensteine definiert werden. Ein solcher könnte zum Beispiel der Abschluss eines Teilprojekts stehen. Generell gesehen müssen Meilensteine klein genug sein, damit sie nicht das Projekt nur unterteilen sondern tatsächliche Schritte im Projekt darstellen.
Die Berichtszeitpunkte definieren
Als Nächstes wird definiert, wann ein Berichtszeitpunkt stattfinden soll, also wann das Projektteam zusammenkommt und den Fortschritt des Projekts analysiert. Wie oft dies getan wird, ist Ihnen freigestellt; es sollte jedoch nicht weniger oft als einmal im Monat sein.
Inventur der Meilensteine und der Berichtszeitpunkte
Im nächsten Schritt wird besprochen, wann geplant ist, dass die Meilensteine fertiggestellt sind. Dies wird in einem konkreten Datum aufgezeigt. Nun können die Trendlinien der einzelnen Meilensteine mit einem Anfangspunkt im Diagramm eingetragen werden.
Interpretation und Steuerung
Wurden die drei obigen Schritte erledigt, kann das Projekt beginnen. Jetzt geht es an die Navigation im Projekt und das Besprechen vom Projektverlauf an den Berichtszeitpunkten mit dem jeweiligen Projektteam. Die Meilensteine werden analysiert, die Termintreue wird besprochen und je nachdem angepasst. Dazu werden Linien gezeichnet, welche den Projektverlauf verfolgen. Schlussendlich können Projektleiter und Projektleiterinnen so bestens Anpassungen vornehmen.
Beispiel einer Meilensteintrendanalyse
Damit die Erklärungen von diesem Artikel logischer zu verstehen sind, ist das folgende Bild ein Beispiel einer Meilensteintrendanalyse. Die Meilensteine sind hier nicht benannt und dienen auch nur als visuelle Unterstützung, trotzdem kann das Bild als Vorlage Ihrer eigenen MTA dienen.
TimeTrack – Meilensteintrendanalyse
TimeTrack als Hilfsmittel
Oben wurde bereits erwähnt, dass TimeTrack als große Unterstützung der Meilensteintrendanalyse dienen kann. Die App hilft einem/einer Projektleiter:in die Arbeit zwischen den Terminen besser zu analysieren. Da Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Kosten und Aufwand in TimeTrack eintragen, kann an einem Berichtszeitpunkt erkannt werden, zu welchem Zeitpunkt ein Meilenstein in Verzug geraten ist. So können Terminverschiebungen besser geregelt und in Zukunft gar komplett umgangen werden. Generell ist TimeTrack sowohl eine Hilfe bei der aktuellen Projekten, wie auch bei der Prognose von zukünftigen Projekten. Bei der Arbeit mit TimeTrack profitieren Sie über eine bessere Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte.
Ergänzend zum oben genannten ist TimeTrack ein tolles Tool, wenn Sie sich an eine Meilensteintrendanalyse wagen, denn Sie können die einzelnen Meilensteine direkt in der Software definieren. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die jeweiligen Meilensteintermine einzutragen und den Fortschritt automatisch verfolgen zu lassen. Die Überwachung der Meilensteintermine fällt Ihnen somit einfacher, das Projektmanagement ist leichter, Terminverschiebungen werden früher erkannt und geplant und die grundsätzliche Leistung im Projekt steigert sich.
Meilensteine definieren – Mit TimeTracks Projektplanung!
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Meilensteintrendanalyse ein Tool zum Projektmanagement ist, um den Trend eines Projekts zu erkennen und somit Termintreue einzuhalten. Bei korrekter Verwendung mit Softwares hilft die MTA, den ganzheitlichen Erfolg eines Projektes zu steigern.
Das Role Model Canvas dient Führungskräften zum Vorbeugen von Unsicherheiten. Mit einer Rollenklärung und der Beantwortung von Fragen wie „Ist das mein Zuständigkeitsbereich“ und „War das nicht immer deine Aufgabe?“ ist die Methodik eine Basis zur Sicherheit von Entscheidungen für jedes einzelne Mitglied des Projektteams. Das Role Model Canvas ist also die perfekte Methode, um Rollenkonflikte zu vermeiden.
Die Basis der Canvas Methode
Grundlage für das Role Model Canvas ist das Business Model Canvas aus dem Bereich der Graphis Faciliation Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs. Diese Canvas Methodik besitzt viele Vorteile und einige davon sind:
- Schemata als Tools zur Visualisierung von Inhalten, welche die Gruppe gemeinsam erarbeitet
- Werkzeug ist kein reines Formular, eher eine Leinwand zur Erarbeitung von Lösungen eines Problems des Projektteams
- Kommunikation fördert Fokus des Teams, Ideen und Sichtweisen
Funktionen des Role Model Canvas
Das Rollen Canvas ist sinnvoll, um Rollen im Team zu definieren und hilft, die Verantwortlichkeit zu strukturieren. Es ist ein Werkzeug zum visualisierten Einstieg in Fragestellungen.
Von Christian Botta entwickelt, dient das Role Model Canvas der Visualisierung von Rollen und deren Eigenschaften, Zielen, Verantwortung für Entscheidungen. Dies kann alles gemeinsam in Workshops oder von der Führungskraft allein festgelegt werden und bietet folgenden Rahmen:
- Zu Beginn klare Definition einzelner Beschreibungen von Rollen aller Beteiligten
- Informationen und Überblick über die Rollen aller Beteiligten und Stakeholder
- Überprüfung von Rollen während gesamter Projektlaufzeit
Das Rollen Canvas von Christian Botta hängt mit agiler Führung zusammen, die gegenteilig zum klassischen Projektmanagement steht. Agiles Projektmanagement ist ein flexibles, proaktives und antizipierendes Handeln und wird durch das Agile Manifest folgend charakterisiert:
- Interaktion ist wichtiger als Prozesse
- Funktionsfähige Produkte sind wichtiger als Dokumentation
- Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
- Flexibilität bei Veränderungen ist wichtiger als strikte Pläne
Ergebnisse
Die Ergebnisse des Tools von Christian Botta sind klare Definitionen für die bearbeiteten Rollen und der Entscheidungsbefugnisse und Verantwortungsbereiche.
Vorteile
- Schnelle und attraktive Visualisierung mit geringem organisatorischem und materiellem Aufwand
- Intuitiv mit kaum Erklärungsbedarf
- Strikte Verteilung der Rollen
- Geringer Organisationsaufwand
- Rollen ausführlich definiert mit Interaktionen, Nicht-Verantwortlichkeiten und Bedarf für Unterstützung
- Verständnis für bewusste Rollenwahrnehmung
- Starke Bindung des Teams an Rollen und hoher Austausch im Team
- Übersichtlichkeit durch definierte Interaktionen und Abhängigkeiten mit verbesserter Kommunikation
Risiken
- Felder bedürfen Anpassung an spezifisches Team und die Umgebung
- Rollendefinitionen benötigen viel Vorbereitungszeit und Hilfe von Experten
- Notwendigkeit erfahrener Moderation in großen Gruppen
- Befüllen der Rollenfelder und Diskussion benötigt striktes Zeitmanagement
- Rollen sind lediglich sichtbar und Team trägt Verantwortlichkeit für deren Umsetzung
Voraussetzungen
Um das Modell erfolgreich umzusetzen, müssen die Projektteams nahezu fertig zusammengestellt und die Aufgabe sollte klar definiert sein. Alle Teilnehmer:innen sollten offen für das Thema sein und ernst bei dem Befüllen der Rollenfelder.
Hilfsmittel zum Role Model Canvas
Zu den Hilfsmitteln des Modells gehören neben Kenntnissen zum Beispiel das Vorbereiten von Plakaten, die es als Vorlagen für das Rollen Canvas zum Download gibt. Auch zahlreiche Haftnotizen in verschiedensten Farben sowie Stifte für alle Teilnehmenden des Workshops sind notwendig. Geeignete Räumlichkeiten verfügen über genügend Fläche an den Wänden und Sitzplätze. Für einen erfolgreichen Beitrag braucht es ein positives Arbeitsklima und eine ruhige Umgebung für konstruktive Ergebnisse.
Auch ein Projektmanagement Office kann bei der Umsetzung von Projekten hilfreich sein. Drei der wichtigsten und wertvollsten Vorzüge eines PMO sind:
- Standardisierung der Projekt
- Problemerkennung
- Schnelle Entscheidungsfällung
TimeTrack als cloudbasiertes Tool zum Projektmanagement bietet weitere Vorteile der Projektdokumentation, Projektplanung, Projektdurchführung und des Projektcontrollings. Auch einzelne Tätigkeiten und Projektabschnitte können mit finanziellen und zeitlichen Aufwänden gekennzeichnet werden.
Die TimeTrack Software ist für Projektleiter mit einer Reihe von Funktionen eine große Unterstützung. Lesen sie gerne in dem Blog der Webseite von unserem Unternehmen weiter, was zu den Tätigkeiten eines Projektleiters gehört.
Die Bereiche der Canvas Methode
Das Rollen Canvas hat 8 Felder zur Definition und für Überblick über Rollen mit dem Ziel, eindeutige Rollendefinition zu gewährleisten. Hilfreich können das Delegation Poker und ein daraus entstehendes Delegation Board sein. Um die Rollen auszufüllen sind Workshops geeignet und in verschiedenen Feldern sind die Vorlagen per Download sowie die anderen Hilfsmittel bereitzustellen. Zum Ausfüllen helfen die Kenntnisse im Folgenden. So ist das Feld im Kopfbereich der Vorlage zum Role Model Canvas für Namen vom Projekt und der Rollen.
Delegation Poker und Delegation Board
Das Delegation Poker ist ein einfaches und effektives Werkzeug mit äußerst guten Ergebnissen, um verschiedene Sichtweisen und Perspektiven für ein spielerisches Aufdecken von Konfliktthemen zu erlangen. Der Zugriff zu dieser Methodik führt zu Transparenz, Verantwortung und Selbstständigkeit für alle Bereiche des Projekts.
Delegation Board ergibt sich aus Ergebnissen des Pokers und hilft dabei, Einzelfälle zu evaluieren. Das Board sollte also für alle ersichtlich sein und hilft im Arbeitsalltag.
1. Verantwortet und entscheidet
Die Spalte „Verantwortet und Entscheidet“ ist ganz links. Wichtige Fragestellungen, die zu beantworten sind, sind zum Beispiel:
- Für was trägt diese Rolle Verantwortungen?
- Was gehört zu den Entscheidungen dieser Rolle?
Es ist für die Auflistung aller Punkte, die der Rolle zugeordnet werden können und für jedes Thema, für das die Rolle selbstständige Entscheidungen trifft.
2. Nein
Das Feld „Nein“ ist oben auf der Role Model Canvas Visualisierung neben „Verantwortet und entscheidet“.
- Was ist nicht der Aufgabenbereich?
- Wofür besteht keine Verantwortlichkeit?
- Was kann nicht entschieden werden?
Es dient der Abgrenzung gegenüber anderen Rollen und ist klar für jede einzelne Rolle zu definieren. Es ist für alle Themen, die nicht in den Aufgabenbereich der Rolle gehören.
3. Ziele und Mission
In der Mitte des Boards zur Visualisierung der Role Model Canvas ist das Feld der Ziele, welches gleichzeitig das Feld für die Mission ist.
- Was ist das Ziel der Rolle?
- Welche Mission hat diese Rolle?
Ziele, Mission und Nutzen der Rolle sind zu verdeutlichen. Wenn keine Ziele gefunden werden, dann ist Rolle wahrscheinlich in den Situationen des Projekts nicht notwendig.
4. Tools
Das Feld der Werkzeuge befindet sich zwischen „Ziele und Mission“ und „primäre Aufgaben“ auf der rechten Seite vom Poster.
- Welche Tools nutzt die Rolle primär?
- Ohne welche Werkzeuge kann die Arbeit nicht vollzogen werden?
- Welche Tools sind für die Tätigkeiten der Rolle kritisch
Die von den Mitarbeiter :innen in dieser Rolle verwendeten und gepflegten Tools der Rolle, egal ob analog oder digital sind festzuhalten. Hauptsächlich geht es um Software oder Gegenstände mit regelmäßiger Verwendung im Arbeitsalltag und auch kritische Tools mit seltener Anwendung. Grundsätzlich sind es also Werkzeuge die Rolle einsetzen soll und kann.
5. Primäre Aufgaben
Rechts in der Visualisierung sind die „primären Aufgaben“.
- Was sind die wichtigsten Aufgaben dieser Rolle?
- Was sind die wichtigsten Tätigkeitsfelder?
Es geht um einen Einblick in die Hauptaufgaben, von denen ungefähr 3 der wichtigsten Kernaufgaben auszuwählen sind.
6. Unterstützung
Links unten auf der Vorlage ist das Feld für „Unterstützung.
- Wer unterstützt diese Rolle?
- Wem hilft diese Rolle, damit andere ihre Arbeit erledigen können?
Das Team soll die Abhängigkeiten der Rolle festhalten, also unterstützende, beratende oder zuarbeitende Funktionen. Visualisieren Sie diese mit unterschiedlichen Farben bei der Beantwortung der Fragen „Braucht die Rolle Hilfe?“ oder „Unterstützt sie andere Rollen?“.
7. Informationstransfer
Das Feld zum „Informationstransfer“ ist rechts unten neben „Unterstützung“ auf dem Role Model Canvas Poster.
- Wie erhält diese Rolle Informationen?
- Wem gibt diese Rolle Informationen weiter?
- Mit welchen anderen Rollen tauscht diese Rolle Informationen aus?
- Welche Meetings sind für diese Rolle sinnvoll?
Es gilt hier die Informationen und deren Weitergabe zu analysieren, also den Informationstransfer darzustellen.
8. Hinweise
Das Feld der „Hinweise“ zur Rolle ist ein Platzhalter unter „Nein“.
Unklarheiten und andere Themen können hier zum Beispiel festgehalten und eventuell später diskutiert werden. Auch eine Reihe von weiteren wichtigen Informationen in Bezug auf die Rolle haben dort Platz.
Eine saubere Durchführung der Canvas Methode
Das Rollen Canvas ist flexibel anwendbar und kein strikt abzuarbeitendes Formular, um Zuständigkeitsbereiche zu klären. Workshops können nach folgendem Schema zu m Beispiel von einem Scrum Master durchgeführt werden.
- Vorbereiten vom Setting
- Methode vorstellen
- Rollen Canvas befüllen
- Ergebnispräsentation und Evaluation
- Dokumentation und Umsetzung
Eventuelle Ergänzungen der Canvas Methode
Ergänzend kann ein Stakeholdermanagement eingeführt werden, um deren Ziele und Interessen zu berücksichtigen und um mit bekannten Maßnahmen Krisen zu vermeiden.
Eine Kraftfeldanalyse kann treibende und bremsende Einflüsse in der Umwelt des Projekts definieren und visualisieren sowie Aktionsplan entwickeln.
Die Umfeldanalyse dient dazu, Unterstützung und andere Einflussfaktoren in Umfeld vom Projekt zu analysieren und eine systematische Steuerung des Projekts zu gewährleisten.
Role Model Canvas vs. RACI Matrix
Die RACI-Matrix dient ebenso der Stellenbeschreibung und ist formell in Excel dargestellt. Ihre Grundlage ist also ein Tabellenverarbeitungstool für die Abbildung von Verantwortlichkeiten.
Vorteile vom Role Model Canvas sind attraktive und printbare Visualisierungen, deren Überblick auch bei einer hoher Zahl von Rollen nicht verloren geht. Das Rollen Canvas besitzt also ein deutlich leistungsstärkeres Vorgehen bei der Definition der Rollen sowie betreffenden Themen über deren ausschlaggebenden Nebeninformationen.
Digitale Tools und die Canvas Methode
Die Durchführung des Rollen Canvas erfordert Kenntnisse über die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter:innen zu Beginn des Projekts. Welche Tätigkeiten in mit unterschiedlichen finanziellen und zeitlichen Aufwänden verbunden sind, können sie in der Web-App von TimeTrack ganz einfach auf einer Webseite oder am Smartphone nachvollziehen. Im Verlauf ihrer Projekte können dort Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten mit der digitalen Stempeluhr gebucht werden. Anschließend können Sie Berichte nach verschiedenen Optionen gefiltert darstellen und somit ihre Projektdokumentation, Projektdurchführung und ein Projektcontrolling sicherstellen. Auch für die Projektplanung ist das vom Vorteil.
Fazit
Verschaffen Sie sich durch das Role Model Canvas einen Vorteil in der Projektdurchführung und überzeugen Sie nicht nur sich, sondern auch alle Ihre Mitarbeiter:innen von den zahlreichen Vorteilen von TimeTrack. Probieren Sie gerne unsere unverbindliche 14-tägige Testversion.