Auf unserem Blog haben wir Ihnen schon viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden vorgestellt. Die Methode, die wir Ihnen heute näher bringen möchten, nennt sich Time-Boxing. Wie Sie bei dieser Methode vorgehen, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt und was Time-Boxing überhaupt ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Was ist Time-Boxing?
Das sogenannte Timeboxing ist eine Methode, die im Zeitmanagement eingesetzt wird, um die Organisation der anstehenden Aufgaben zu erleichtern. Dazu wird für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste ein fester Zeitblock definiert, in dem bestimmte Aufträge erledigt werden. Jede dieser Boxen steht also für einen genauen Zeitabschnitt, an dessen Ende ein bestimmtes Aufgabenziel erreicht werden muss. Diese Technik stammt übrigens aus der Software-Entwicklung und war 1991 initialer Teil des Rapid Application Development (RAD) von James Martin.
Eine Timebox kann dabei mehrere Minuten, Stunden oder Tage umfassen – je nach Aufgabe. Das Ziel dieser Strategie ist es, die Produktivität innerhalb eines Unternehmens oder auch eines Teams zu erhöhen und die Abläufe zu optimieren. Im Voraus zu planen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung von Aufgaben benötigen, hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und den Arbeitsaufwand rund um Ihre eigentliche Arbeit zu reduzieren. Diese nimmt nämlich sonst bis zu 60% unserer tatsächlichen Aufgabe ein. Mit der Time-Box setzen Sie sich also das Ziel, eine spezifische Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen.
Arten von Time-Boxing
Beim Timeboxing gibt es zwei unterschiedliche Varianten, nämlich die „harte“ oder „weiche“ Timebox.
Harte Timebox als fixe Deadlines
Wenn wir von harten Timeboxen reden, dann bedeutet das, dass diese endet, wenn die Zeit abgelaufen ist. Hierbei ist es egal, ob Sie Ihre Aufgabe erledigt haben oder nicht. Diese Variante ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie zu Perfektionismus neigen und bestimmte Tätigkeiten wiederholt überarbeiten. Innerhalb eines Teams stellt sie die Erledigung sämtlicher anstehender Aufgaben sicher und während eines Meetings hilft die harte Timebox dabei, sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte besprochen werden.
Weiche Timebox als flexible Lösung
Eine weiche Timebox im Gegensatz bringt Flexibilität mit sich. Diese Timebox dient also lediglich als Rahmen, damit Sie im Blick haben, wann Sie die aktuelle Tätigkeit beenden und zur nächsten Aufgabe übergehen sollten. Weiche Timeboxen eignen sich für komplexere Arbeiten, bei denen Sie sich am Anfang noch nicht sicher sind, wie lange Sie dafür brauchen werden. Auch im Team können Sie mit weichen Boxen Ihren Kollegen mehr Flexibilität geben und trotzdem einen groben Plan vermitteln und eine Idee, wann die Aufgaben beendet sein sollten. In Besprechungen hilft diese Timeboxing Variante dabei, auf Kurs zu bleiben, ohne die Gespräche abzubrechen.
Wichtig zu wissen ist, dass Sie die beiden Varianten auch mischen können und für jede Timebox individuell entscheiden können, ob diese hart oder weich ist.
Wo wird Time-Boxing eingesetzt?
Generell gibt es zwei Einsatzmöglichkeiten für diese Zeitmanagement-Methode. Zum einen als Vorgehensweise in Teams und zum anderen als Methode zur Selbstorganisation. Im Team kommt diese Methode vor allem bei agilen Ansätzen wie Scrum zum Einsatz, um die Aufgabenplanung in der Gruppe zu steuern.
Im persönlichen Zeitmanagement hilft es ebenfalls dabei, Aufgaben zu planen und klare Zeitrahmen zu definieren. Hier lässt sich das Timeboxing mit dem Pomodoro-Prinzip vergleichen, denn auch hier gibt es feste Zeitblöcke und vorgeplante Pausen.
Time-Boxing im Projektmanagement
Typischerweise werden im traditionellen Projektmanagement alle durchzuführenden Arbeiten in Arbeitspaketen zusammengefasst und anschließend die dafür benötigte Zeit geschätzt. Wenn hier nun die Methode des Time-Boxing angewendet wird, dann wird der Zeitrahmen für die Arbeiten in Boxen zerlegt. Sollte der Zeitrahmen nicht eingehalten werden können, dann werden Inhalt und Umfang verändert. Mit dem Ende der Timebox wird auch der Vorgang beendet, selbst wenn die Arbeiten nicht vollständig abgeschlossen sind. Nicht durchgeführte Arbeiten werden gestrichen oder in andere Timeboxen verschoben.
Der Vorteil vom Time-Boxing innerhalb eines Projekts ist jener, dass es uns die Planung ermöglicht, auch wenn die Projektinhalte nicht genau spezifizierbar sind, das Umfeld des Projekts dynamisch ist und Änderungen im Inhalt und Umfang des Projekts erforderlich sind.
Der Unterschied zum klassischen Projektmanagement ist also, dass nicht die Abfolge von Vorgängen geplant wird, sondern die Abfolge von Arbeitsabschnitten. Bei der traditionellen Vorgehensweise können sich so die geplanten Zeiten für die Vorgänge verschieben, beim Timeboxing aber die geplanten Inhalte der Arbeitsabschnitte, beispielsweise indem man zu erledigende Dinge streicht oder die Qualität reduziert.
Time-Boxing im traditionellen Projektmanagement
Trotz seines agilen Ansatzes kann Timeboxing aber auch in nach traditionellen Methoden geleiteten Projekten verwendet werden. Dazu wird das Projekt nach wie vor mit Arbeitspaketen geplant und teilt diese anschließend in Timeboxen auf. Zudem kann man die traditionelle Planung und Time-Boxing in einer hybriden Planung kombinieren. Hierbei wird ein Teil der Aufgaben traditionell mit Arbeitspaketen und der anderen Teil mit Timeboxes geplant.
Um die Planung Ihrer Projekte generell zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das Projektmanagement-Tool TimeTrack. Hier können Sie digital mehrere Projekte anlegen und alle dazugehörigen Details wie Meilensteine, Ressourcen etc. speichern. Außerdem können Sie Ihr Team anlegen und diesem Zugriff auf all diese Daten gewähren. Das erleichtert die Navigation im Projektmanagement und hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, alle Projekte im Blick zu behalten.
Projektmanagement mit TimeTrack
Persönliches Zeitmanagement mit Time-Boxing
Dass die Technik des Time-Boxing dabei hilft, die zu erledigenden Arbeiten effizient durchzuführen, zeigt zum Beispiel auch die Arbeitsweise von Unternehmer Elon Musk. Dieser teilt seinen Arbeitstag nämlich in Timeboxen, schätzt die Zeit für die zu erledigenden Arbeiten und macht sich dann an die Umsetzung der Aufgaben.
Damit Sie nicht zu sehr unter Stress geraten und die Deadlines einhalten können, ist es ratsam kleine Puffer einzubauen, die sicher stellen, dass die Arbeiten tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Die Timeboxen werden dann wie gewohnt nacheinander abgearbeitet. Wichtig dabei ist aber, dass die gesetzten Zeitgrenzen eingehalten werden.
5 Schritte zum erfolgreichen Time-Boxing
Der erste Schritt, bevor Sie überhaupt eine Timebox erstellen können, ist es eine Aufgabe oder Arbeit zu identifizieren, die Sie erledigen müssen. Anschließend überlegen Sie, wieviel Zeit Sie für diese Aufgabe einkalkulieren sollten und finden in Ihrem Kalender einen Zeitraum, in dem Sie die Arbeit erledigen können.
Wie Sie bereits wissen, haben Sie zudem die Auswahl zwischen zwei Methoden des Time-Boxing. Wählen Sie also zwischen harten oder weichen Timeboxen und starten Sie diese anschließend. Von da an gilt es nur noch, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren und jegliche Ablenkungen zu vermeiden. Wenn Sie fertig mit der Timebox sind, genehmigen Sie sich eine Auszeit und wiederholen Sie diese Pausen nach jeder Ihrer Boxen.
- Aufgaben definieren
- Aufgabendauer angeben
- Zeitraum zur Erledigung der Aufgabe festlegen
- Weiche oder harte Timebox anwenden
- Aufgabe starten
- Ablenkungen vermeiden
- Nach Ende der Timebox eine Pause machen
Wie lang sollte eine Timebox sein?
Wie lange eine Timebox dauern soll, dafür gibt es keine bestimmte Regel. Vor allem Agile-Teams nutzen teilweise Timeboxen, die Wochen oder Monate ihrer Arbeit umfassen. Wichtig ist, dass, wenn Ihre Box effektiv sein soll, Sie ein Zeitfenster wählen, in dem Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Besonders hilfreich könnte dabei effektive Aufwandschätzung sein, mit welcher Sie das Ausmaß Ihrer Aufgaben nicht über- oder unterschätzen.
Natürlich können Sie Ihre Timeboxen auch für größere Arbeiten nutzen, sollte diese aber mehr als zwei oder drei Stunden in Anspruch nehmen, dann ist es hilfreich, verschiedene Unteraufgaben zu definieren. Vergessen Sie nicht, dass Time-Boxing keine Strategie ist, um Ihre Arbeit schneller zu erledigen, sondern eine effektive Methode, Arbeit sinnvoll aufzuteilen.
Vorteile vom Time-Boxing
Eindeutige Deadlines
Time-Boxing gibt einen bestimmten zeitlichen Rahmen vor und soll so dabei helfen, einen Schlussstrich zu ziehen. Das kann besonders für Perfektionisten von Vorteil sein, da es diese daran hindert, sich endlos in Details zu verlieren.
Klarer Fokus
Zu wissen, dass man nicht ewig Zeit für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung hat, kann dabei helfen, sich besser zu fokussieren und sich nur auf diese Aufgabe zu konzentrieren.
Erhöhte Produktivität
Wir alle leiden hin und wieder an Aufschieberitis und versuchen, bestimmte Aufgaben hinauszuzögern. Time-Boxing und der zeitliche Rahmen können aber unserer Selbstdisziplin helfen und dazu beitragen, die Produktivität zu steigern.
Motivationssteigerung
Wenn Sie eine Box erstellen, setzen Sie sich selbst ein Ziel, nämlich jenes eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines definierten Zeitraums zu erledigen. Selbst, wenn Sie es nicht immer schaffen, kann ein Ziel immer noch motivierend sein, gerade wenn Sie sich nicht auf diese Aufgabe freuen.
Effektive Planung
Timeboxing kann Ihnen helfen, besser nachzuvollziehen, wie Ihr Tag aussehen wird. Wenn Sie die Timeboxen in Ihrem Kalender markieren, sehen Sie sofort, wann welche Aufgaben erledigt werden. Mit den richtigen Tools wie beispielsweise TimeTrack können Sie sich den optimalen Überblick für eine reibungslose Arbeit schaffen und somit effizient arbeiten. Das erspart unnötiges Rätselraten und Sie können Ihren Arbeitstag mit einem klaren Überblick starten. Übersicht schaffend ist vor allem TimeTrack
Die Nachteile der Methode
Stockender Flow
Ein Nachteil des Time-Boxing ist es, dass es die Phasen des Flows unterbrechen kann. In diesem Fall ist es wichtig, die richtige Balance zu finden und zum Beispiel auf die weiche Variante umzusteigen.
Erhöhtes Fehleraufkommen aufgrund von Zeitstress
Die Methode eignet sich weniger für Aufgaben, bei denen die Qualität des Ergebnisses wichtiger als die aufgewandte Zeit ist. Ein Beispiel für so eine Aufgabe sind sicherheitsrelevante Tests. Diese sollten selbstverständlich so sorgfältig wie möglich durchgeführt werden.
Wenn Sie dazu neigen, Aufgaben überhastet zu beenden, nur um das Zeitziel einzuhalten, dann ist Time-Boxing vielleicht nicht für Sie geeignet.
7 Tipps um Time-Boxing in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren
Mithilfe dieser sieben Tipps, lässt sich das Konzept des Timeboxing ganz leicht in Ihrem Unternehmen integrieren und bietet Hilfe bei Ihren verschiedenen Aufgaben, die Themen Ihrer Besprechungen zu planen oder generell dabei, die Struktur in Ihrem aktuellen Projekt zu verbessern.
1. Setzen Sie Prioritäten
Sie werden wahrscheinlich immer wieder in Versuchung kommen, Ihre Timeboxen umzustellen, zu verschieben oder gar ganz zu löschen. Das sollten Sie natürlich vermeiden. Am besten stellen Sie sich Timeboxen als Besprechungstermine mit Ihnen selbst vor. So wie Sie kein Meeting mit einem Mitarbeiter in letzter Minute absagen würden, sollten Sie es auch nicht mit sich selbst tun und sich an die Vorgaben der Timeboxen halten.
2. Visualisieren Sie Ihre verfügbare Zeit
Am effektivsten ist Timeb-Bing, wenn Sie es als Zeitfenster in Ihren Kalender eintragen und sich einen Überblick verschaffen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung haben. Das hilft Ihnen, Ihren Zeitplan einzuhalten und Ihr Team weiß genau, zu welchen Zeiten Sie nicht verfügbar sind.
3. Setzen Sie sich einen Timer
Egal, ob Sie sich für die harten oder weichen Timeboxen entschieden haben: Setzen Sie sich einen Timer, damit Sie wissen, wann die Zeit Ihrer Box um ist. Vergessen Sie nicht: Wenn Sie eine Timebox erstellen, gilt es, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen. Ein Timer hilft Ihnen, diese Zeitvorgabe auch exakt einzuhalten.
Der Timer erspart Ihnen den regelmäßigen Blick auf die Uhr und so können Sie sich in Ihrer Arbeitszeit voll und ganz auf Ihr To-do konzentrieren.
Wenn Sie eine harte Box nutzen, gehen Sie zur nächsten Aufgabe über, wenn die Zeit um ist, auch wenn Sie Ihre Arbeit noch nicht abgeschlossen haben. Bei weichen Timeboxen sollten Sie den Timer als „Empfehlung“ verwenden, damit Sie am Ende Ihre Ziele erreichen.
4. Minimieren Sie Ablenkungen
Die Zeitblöcke sind effektiv, weil sie Ihnen helfen, sich auf die Erledigung vor Ihnen zu konzentrieren und einen Flow-Zustand zu erreichen. Allzu oft verlieren wir unsere Disziplin und lassen uns ablenken. Dadurch fehlt es uns an Produktivität und Effizienz. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Arbeit in Ihrer Timebox Ablenkungen unbedingt vermeiden.
Indem Sie Benachrichtigungen stumm schalten oder die „Bitte nicht stören“-Funktion am Mobiltelefon nutzen, können Sie sicherstellen, dass Sie bei Ihrer Arbeit nicht durch eine Nachricht oder E-Mail unterbrochen werden.
5. Machen Sie eine Pause zwischen Timeboxen
Timeboxing soll Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit bewusster und effektiver zu nutzen. Wie bei jeder Art von konzentrierter Arbeit sollten Sie auch bei Time-Boxing kurze Pausen zwischendurch machen, um Stress zu vermeiden und die Produktivität trotzdem aufrechtzuerhalten.
6. Halten Sie Ihre Arbeit in einem Arbeitsmanagement-Tool fest
Um eine Timebox zu erstellen, müssen Sie erst einmal wissen, woran Sie arbeiten. Ihre Aufgaben und die dazugehörigen Details können Sie dann beispielsweise in der Arbeitszeiterfassung festhalten. So sehen Sie und Ihr Team immer auf einen Blick, welche Aufgaben in Ihrem Projekt noch anstehen.
Am einfachsten ist es, wenn Sie auf eine App wie TimeTrack zurückgreifen. Mit nur einem Klick können Sie Ihre Arbeitszeiten auf der Stempeluhr tracken und Tätigkeiten zuweisen. Wenn Sie an verschiedenen Projekte arbeiten, können Sie durch übersichtliche und automatisch erstelle Berichte und Analysen ihre Projektzeiten einsehen. So sehen Sie schnell und einfach was Sie in Ihren Timeboxen erreicht haben.
Berichte und Analyse – TimeTrack
7. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen
Zwar sollten für effektives Time-Boxing die meisten Aufgaben in separaten Timeboxen stehen, dennoch können Sie ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenfassen. So bleiben Sie konzentriert bei der Sache, auch wenn Sie an unterschiedlichen Vorhaben arbeiten.
Fazit
Wir hoffen, mithilfe unseres Beitrags konnten Sie einen Einblick in die verschiedenen Timeboxen erhaschen und wissen nun, wie diese korrekt angewendet werden. Testen Sie TimeTrack und entdecken Sie, wie unser Projektmanagement-Tool Ihnen auch abseits der Boxen unter die Arme greifen und Ihren Zeitaufwand minimieren kann.
Die Earned Value Analyse gehört zu den Kernkompetenzen jedes Projektmanagers bzw. jeder Projektmangerin. Mit dieser Methode können Sie Fragen zur Projektlaufzeit und zum Budget präzise beantworten. Erfahren Sie in diesem Beitrag wie die Analyse funktioniert, was ihre Ziele sind und warum sie sich als Controlling Methode bewährt hat.
Projektmanagement Earned Value
Die Earned Value Analyse wird auch Earned Value Management oder Earned Value Analysis genannt und ist eine Methode im Projektcontrolling. Mit dieser Analyse lassen sich schnell und Ist- und Soll-Daten vergleichen und daraus können Kennzahlen entwickelt werden, durch welche Projektmanager:innen den Fortschritt im Projektverlauf, die Zeiteffizienz und den Fertigstellungsgrad schnell und einfach in der Praxis betonen können.
Fast jedes Projekt ist durch die drei Kennwerte von Aufwand, Zeit und Ergebnis gekennzeichnet. Die Earned Value Analyse bezieht das qualitative Ergebnis in den Soll-Ist-Vergleich mit ein und kann so zum Beispiel überschrittene Kosten besser beurteilen. Sie bietet die Möglichkeit zur Einhaltung von einem Stichtag, der Überwachung von Kosten und erstellt Prognosen über die Gesamtkosten Ihrer Projekte. Sie ist also ein Frühwarnsystem des Projektmanagements.
Ziele der Analyse
Mithilfe der Earned Value Analysis können Sie als Projektmanager:in also Prognosen darüber erstellen, wann das Projektende Ihres Vorhabens sein wird sowie die Kosten und den Aufwand von Ihren Projekten voraussagen. Kennzeichnend hierfür ist der Fertigstellungswert bzw. der namensgebende Earned Value als Verhältnis zwischen der geplanten Aufwände eines Projektplans und dem tatsächlichen Leistungsumfang.
Voraussetzungen
Der Ablauf Ihrer Projekte sowie der Aufwand und das Budget müssen vollständig geplant sein. Hier hilft die Strukturierung der Vorgänge und eine Einschätzung der Kosten. Um diesen Plan schreiben zu können, muss die Erfassung vom Ist Aufwand optimal sein. Hier kann Ihnen die Projektmanagement Software von TimeTrack helfen.
Projektverfolgung mit TimeTrack
Berechnung des Earned Value
Die Earned Value Analyse kann in agiler, klassischer und hybrider Planung angewendet werden. Um das zu gewährleisten, berechnen Sie den Fertigstellungswert entweder für die oberste Projektaktivität oder für untergeordnete Aktivitäten. Um das tun zu können, benötigen Sie als Berechnungsgrundlage den Planwert bzw. Planned Value und den Ist-Aufwand bzw. Actual Costs.
Der Earned Value sollte bestenfalls in Personaltagen / PT berechnet werden, um die Methode auch für den agilen und hybriden Projektfortschritt verwenden zu können.
Grundlegend gilt, dass der Earned Value berechnet wird, indem Sie den Planwert mit dem Fortschrittsgrad multiplizieren. Wenn Sie diese Kennzahlen in einem Diagramm darstellen, können Sie so erste Beurteilungen über den Status von Ihrem Projekt treffen.
Grundbegriffe
Wie schon gesehen, setzt sich der Earned Value aus verschiedenen Werten als Grundelemente zusammen. Im Folgenden werden die wichtigsten Begriffe zur Berechnung des Earned Value erläutert.
Planwert
Der Planwert wird ebenfalls Planned Value bzw. PV genannt und betrifft das Budget, das für ein Vorhaben eingeplant war. Mit dem PV als Plan Kosten können Sie also nachvollziehen, in welche Richtung sich die Arbeit und der Projektfortschritt Ihres Vorhabens bewegt.
PV = geplanter Fertigstellungsgrad in % x Gesamtbudget
Der PV als Teil des Earned Value ist schnell berechnet, indem der geplante Fertigstellungsgrad in Prozent mit dem Gesamtbudget multipliziert wird.
Fertigstellungswert
Die Earned Value Analyse wird ebenfalls Fertigstellungswertmethode genannt, denn der Earned Value bzw. der EV ist der Fertigstellungswert.
EV = tatsächlicher Fertigstellungsgrad x Gesamtbudget
Auch der EV von Ihrem Projekt ist für den Überblick schnell und einfach zu berechnen. Hierzu multiplizieren Sie den tatsächlichen Fertigstellungsgrad mit dem Gesamtbudget von Ihrem Projekt.
Ist-Kosten
Die Actual Cost bzw. AC Ihrer Projekte sind die tatsächlichen Gesamtkosten die während der Arbeit an Ihren Projekten anfallen. Die Gesamtkosten sind die Summe aller bisherigen Ist Kosten, auch wenn Kostenabweichungen von Plan bestehen.
Falls Sie sich den Rechnungsaufwand sparen und Ihre Zeit anderweitig verbringen wollen, empfiehlt es sich TimeTrack als Unterstützung zu verwenden. Die innovative Software berechnet Ihnen die Soll- Ist-Daten automatisch mithilfe der realen Projektzeiten. Überzeugen Sie sich selbst!
Die Vorgehensweise der Earned Value Methode
Qualifizierung
Ein fester Plan für jeden Termin Ihrer Projekte und sicheres Fachwissen sowie Überblick über die Strukturplanung im Projektmanagement sind notwendig, um die Daten erstellen zu können. Auch wenn die mathematischen Anwendungen der Arbeitswertanalyse nicht sehr kompliziert sind, erfordert die Interpretation der Ergebnisse solide Erfahrungen im Projektcontrolling.
Notwendige Informationen
Um die Methode zum Earned Value mit Erfolg anzuwenden, benötigen Sie einen festgelegten Stichtag, eine strukturierte Kalkulation der Vorgänge von Ihren Projekten und die tatsächlichen Gesamtkosten, die bis zum Stichtag angefallen sind. Um den Projektfortschritt messen zu können, sind für ein PRINCE2 Projektmanagement eine Kalkulation nach Produkten voraussetzend und für ein agiles Projekt ist der umfassende Product Backlog unverzichtbar.
Hilfsmittel und Tools
Sie können für die Berechnungen im Earned Value Management Programme zur Tabellenkalkulation verwenden.
Darüber hinaus sind Projektmanagement Softwares wie die von TimeTrack eine echte Erleichterung. Das cloudbasierte Software-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, das Projektcontrolling und die Erfassung der Zeiten Ihres Projekts schnell und übersichtlich zu gestalten. Im Projektverlauf können Sie so Termin, Budget und Aufwand Ihrer Arbeit immer im Blick behalten. Falls doch Abweichungen vom Plan entstehen sollten, sind diese schnell ersichtlich und Sie können Handeln bevor die Dauer und die Gesamtkosten von Ihrer Arbeit zu hohe Kosten im Leistungsumfang verursachen und in eine Krise führen.
Des Weiteren hilft TimeTrack die Zeiteffizienz der Arbeit an einem Projekt zu erhöhen. Sie können mit der digitalen Stempeluhr genau nachvollziehen, wann welcher Aufwand anfiel und wie viele Kosten dadurch verursacht wurden. Wenn Sie diese Kennzahlen mit TimeTrack im Blick behalten, kann dem Erfolg Ihres Plans und der Earned Value Analyse nichts mehr im Weg stehen.
Multimodale Projektzeiterfassung – TimeTrack
Die Earned Value Analyse in 5 Schritten
Für ein erfolgreiches Earned Value Management benötigt es nur fünf Schritte. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Methode für Ihr Projekt in der Praxis wirklich anwenden können und einen Überblick über den Plan und Projektkosten erhalten.
1. Eingangsgrößen festlegen
Als Berechnungsgrundlage benötigen Sie die geplanten Kosten ihres Projekts sowie die Projektdauer z. B. in Monaten, die im Plan veranschlagt wurde. Jetzt können Sie jedem Monat mit Hilfe einer Tabelle eine Spalte zuordnen. Mit TimeTrack können Sie einfach das Projektziel angeben, welches automatisch verfolgt wird.
2. Erfassen der Planwerte und Ist-Kennzahlen
Den Zeilen können Sie jeweils einen anderen Wert festhalten, wie den Fertigstellungswert laut Plan, den Earned Value laut Plan, den Ist-Fertigstellungsgrad, den Ist-Earned Value sowie die Ist-Kosten.
- Fertigstellungswert laut Plan: Wert gibt an, zu wieviel das Projekt zum Zeitpunkt der Spalte abgeschlossen ist
- Earned Value laut Plan: Angabe, wie hoch der Wert des geplanten Fortschritts ist
- Ist-Fertigstellungsgrad: Wert vom tatsächlichen Projektfortschritt in Prozent
- Ist-Earned Value: Wert der erreichten Projektfortschritts
- Ist-Kosten: Wie hoch die bisherigen Kosten sind
3. Berechnung der Varianzen
Nun können Sie die Kosten- und Terminvarianzen mit dem Earned Value Management berechnen. Obwohl viele hierfür eine Tabelle verwenden und die Berechnungen selbst durchführen wollen, erweist es sich als zeiteffizienter innovative Softwares wie TimeTrack die Arbeit übernehmen zu lassen und somit Fehler zu vermeiden.
Kostenvarianz = Ist-Kosten – Earned Value
Terminvarianz = tatsächlicher Earned Value – geplanter Earned Value
Kosten-Performance-Index = tatsächlicher Earned Value / Ist-Kosten
(Ergebnis in Prozent)
Termin-Performance-Index = tatsächlicher Earned Value / geplanter Earned Value
(Ergebnis in Prozent)
4. Prognose zu den Gesamtkosten
Mit den Angaben aus dem vorherigen Schritt können Sie genaue Prognosen für die Gesamtkosten erstellen. Wenn zum Berichtszeitpunkt die Kosten bereits überschritten wurden, werden zum Beispiel höchstwahrscheinlich noch weitere Kosten anfallen. Wenn jedoch regelmäßige Ausgaben getätigt wurden, bleibt der Wert vom Kosten-Performance-Index sehr wahrscheinlich konstant und es wird auch weiterhin eher keine Überschreitung vom Budget geben.
5. Prognose zu Gesamtdauer
Die Gesamtdauerprognose kann Ihnen angeben, wie lange das Projekt voraussichtlich noch andauert.
Gesamtdauerprognose = geplante Projektdauer / Termin-Performance-Index
Der Fortschrittsgrad ist also entscheidend für die Berechnung des Earned Value und dieser unterscheidet sich je nach der Art der Analyse.
Earned Value Analyse für jede Projektart
Die klassische Earned Value Analyse richtet sich an Projekte des klassischen Projektmanagement. Der geplante Aufwand betrifft die gesamte Planung Ihres Projekts. Gleiches gilt für die Earned Value Analyse, die auf agiles Projektmanagement abgestimmt wurde. Hier ist der geplante Aufwand gleich den Kosten für die oberste Projektaktivität.
Die Kombination der ersten beiden Management Methoden ist das hybride Projektmanagement und ebenso werden auch bei der Earned Value Analyse die Werte kombiniert. Berechnen Sie sowohl den agilen Earned Value, als auch den klassischen. Anschließend summieren Sie die Ergebnisse.
Projektplanung und -verfolgung – TimeTrack
Die Earned Value Analyse – Beispiel zur grafischen Darstellung
Visuelle Darstellungen sind wie so oft leichter zu interpretieren als die Werte einer Tabelle. Die Earned Value Analyse kann in einem Liniendiagramm dargestellt werden und schon der Verlauf der Linien verrät Ihnen, in welche Richtung Ihr Vorhaben verläuft. In die Diagramme können Sie Ist-Kosten, Earned Value laut Plan, Ist-Earned Value, Kosten- und Terminvarianz sowie Kosten- und Termin-Performance-Index mit einbeziehen.
Wenn die Linien beispielsweise ohne Abweichungen verlaufen, dann bleiben die Werte konstant. Wenn jedoch zum Beispiel die Kosten rasant ansteigen, wird auch der Earned Value schnell absinken und unter dem Planwert liegen. Generell gilt also, je niedriger der Wert, umso schlechter verläuft Ihr Vorhaben.
Earned Value Analyse: Vorteile & Nachteile
Wie jede andere Methode, umfasst auch das Earned Value Management Vorteile und Nachteile.
Vorteile
- Durch die Berechnung in Zahlen ist die Analyse objektiv
- Die Rechnungen und die Interpretation der Daten sind nachvollziehbar
- Projekte werden vergleichbar durch die einzelnen Werte der Kosten und Termine
- Prognosen für Kosten und Termine sind hilfreich im Projektverlauf
Risiken
- Die gesamte Methode mit Berechnungen und Grafik haben einen hohen Aufwand
- Interpretation ist nicht leicht und das setzt Erfahrung voraus, sowohl für die Analyse an sich und im Projektmanagement insgesamt
- Anwendung ist nur möglich, wenn der Leistungsumfang klar definiert ist
Ergänzungen der Earned Value Methode
Viele Projektmanager:innen kombinieren die Earned Value Analyse mit anderen Methoden, um noch mehr von ihr zu profitieren.
- Die Meilensteinanalyse im Projektmanagement bietet den Vorteil, die Einhaltung von Terminen, Stichtagen und Deadlines zu überwachen.
- Ein Projektstrukturplan ist dazu da, alle Aufgaben eines Projekts festzuhalten und verhilft zu einer optimalen Übersicht vor und während Ihrer Arbeit.
- Mit dem Soll-Ist-Vergleich können Sie Ihre Projekte durch die stetige Auswertung vom Projektfortschritt nachhaltig verbessern.
Werkzeuge und Hilfsmittel
Nutzen Sie Softwares zum Projektcontrolling, um die Zeiteffizienz Ihrer Arbeit zu steigern. TimeTrack kann eine echte Hilfe sein, damit Sie im Verlauf von Ihrem Projekt die Ist-Kosten nicht aus den Augen verlieren.
Fazit
Die Earned Value Analyse ist eine zuverlässige Methode, um Prognosen über die Kosten und Termine Ihrer Projekte zu erstellen. Mithilfe der Analyse können Sie ebenfalls Projekte untereinander vergleichen und somit weitere Entscheidungen treffen. Es lohnt sich digitale Tools zu implementieren, um die richtige Kennziffer immer parat zu haben, damit auch noch Kapazitäten für andere Dinge frei bleiben.
Aufgaben zeitnah erledigen? Chaos auf dem Bürotisch vermeiden? Den Alltag gekonnt meistern? Antworten zu all diesen Fragen liefert die Selbstorganisation! Besser gesagt, nicht die Selbstorganisation liefert die Lösungen, sondern die Organisation des eigenen Alltags und die dadurch vermiedenen Fehler.
Damit dies bestens funktioniert und Sie sowie Ihre Mitarbeiter:innen erfolgreich durch den Tag kommen, helfen einige Tipps und Tricks. Im folgenden Artikel wird die Selbstorganisation thematisiert und gewisse Hinweise gegeben, damit auch Sie das Konzept perfekt verstehen.
Eine erfolgreiche Selbstorganisation ist ein zentraler Punkt um eine Deadline einzuhalten, Produktivität zu steigern, zufriedener zu arbeiten und Vieles mehr. Generell kann gesagt werden, dass fünf Schritte zum Erfolg führen. Diese fünf Schritte können gelernt werden, so dass Sie schon bald zählbare Ergebnisse erkennen können. Tauchen wir also ein in das Management der eigenen Zeit!
Definition Selbstorganisation
Worum handelt es sich denn genau bei der Selbstorganisation? Theoretisch gesehen ist diese Frage leicht beantwortet, denn es geht um die exakte Aussage hinter dem Wort: Die individuelle Organisation von Aufgaben, unterteilt in Arbeitszeit und Freizeit. Per Definition versteht man unter Selbstorganisation also effizientes Planen und darauf basiertes Handeln am Arbeitsplatz sowie im privaten Leben.
Der Begriff „Selbstorganisation“ stammt übrigens aus der Betriebswirtschaft, bei der das Gegenteil von Hierarchischer Organisation gemeint ist. Aufgaben werden also nicht „von oben nach unten“ delegiert, sondern die Zeiteinteilung und Vorgehensweise wird jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin frei überlassen. Die Logik dahinter ist, dass die Mitarbeiter:innen bestens wissen, was, wann, und wie erledigt werden muss und ein Unternehmen also Einiges an Ressourcen sparen kann, wenn diese Planung nicht hierarchisch statt findet.
Die Selbstorganisation täglich anwenden
Selbstverständlich ist der Begriff auch alltags anzuwenden. Egal welchen Beruf Sie ausüben, oder ob Sie die Theorie der Selbstorganisation im privaten Leben anbringen: Mit dem richtigen System kommen Sie zum Erfolg. Es ist jedoch ganz logisch, dass gewisse Systeme helfen, die Selbstorganisation in Praxis erfolgreicher umzusetzen. Diese Systeme können Unternehmen und Privatpersonen unterstützen und so die Gestaltung der Arbeit vereinfachen.
Termine planen mit TimeTrack
Zum erfolgreichen Selbstmanagement gehört also zweifelsohne das Organisieren und Unterteilen der eigenen (Arbeits)zeit. Damit die persönlichen Erwartungen von Ihnen erfüllt werden, ist es von Vorteil, wenn Sie ein Programm wie TimeTrack zur Unterstützung herbei nehmen und Termine mit der App planen. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Ordnung ins Chaos bringen.
So lässt Sie TimeTrack einen Termin, also eine konkrete Deadline, im Terminplaner eintragen. Ihre Mitarbeiter:innen können somit zu jeder Zeit die einzelnen Termine einsehen und sind bestens informiert. Mit TimeTrack können Sie sicher sein, dass Sie Termine einhalten und die Selbstorganisation in jeglicher Hinsicht funktioniert.
Terminplaner von TimeTrack
Die Methoden zur Selbstorganisation
Um besser zu organisieren, stehen Arbeitsweisen zur Verfügung, welche eine Menge Unterstützung im Bereich der Selbstorganisation bieten. Die Rede ist von den fünf Methoden der Organisation, welche Ihnen Struktur geben. Je länger Sie mit den 5 Schritten arbeiten, umso intuitiver erfolgen sie.
Haben Sie es eilig? Hier eine schnelle Übersicht aller 5 Schritte zur Selbstorganisation:
- Aufgaben aufschreiben
- Ablenkungen minimieren
- Eindeutige Prioritäten setzen
- Zeitplan einhalten
- Üben
Die Aufgaben aufschreiben
Obwohl sich das logisch anhört und Sie eventuell schon mit Listen arbeiten ist es zweifelsohne sinnvoll, wenn Sie Ihre Aufgaben aufschreiben. So haben Sie die Aufgaben jederzeit physisch vor sich, in Form einer To-Do-Liste. Egal ob im Alltag oder im Büro am Schreibtisch, eine To-Do-Liste hilft Ihnen etwas Ordnung zu finden.
Arbeiten Sie mit To-Do-Listen, dann gibt Ihnen dies auch etwas Führung. Besonders wenn Sie gerade erst beginnen Ihre Aufgaben selbst zu organisieren ist eine Liste absolut zentral um sich einen Überblick zu verschaffen und Ihre jetzige Arbeitssituation zu verstehen. Sobald Sie eine Liste vor sich haben, können Sie die Aufgaben mit mehr Motivation angehen und diese potentiell auch im Multitasking absolvieren.
Am Fokus arbeiten
Wenn Sie Selbstorganisation lernen, ist besonders zu Beginn schwierig, richtig fokussiert zu sein. Generell ist es ungemein wertvoll, wenn Menschen die Eigenschaft besitzen, sich konkret zu fokussieren und Probleme schnell und konzentriert zu lösen. Ablenkung ist und bleibt etwas völlig Normales im Leben und kann schon einmal dazu führen, dass Aufgaben nach hinten verschoben werden.
Um dies zu umgehen, können Sie unglaublich viele verschiedene Taktiken anwenden. Ob es reicht, wenn Sie sich im Büro einschließen oder das Mobiltelefon weglegen ist sehr individuell. Generelle Vorteile haben bestimmt die, die mit Arbeitstechniken arbeiten, wie zum Beispiel dem Pomodoro Prinzip.
Finden Sie also heraus, welches Zeitmanagement für Sie am besten funktioniert und wenden Sie diese Methode so gut wie es geht an. Sie werden rasch sehen, dass Sie Motivation finden für jede noch so unangenehme Aufgabe und auch besser konzentriert sind!
Klare Prioritäten setzen
Wenn Sie Ihre To do Liste vor sich haben, dann ist es an der Zeit passende Ziele zu setzen. So ist es oft nicht das wichtigste Projekt, welches zuerst erledigt werden sollte, sondern jenes, das als Nächstes fertig sein muss. Organisation innerhalb Ihrer eigenen Liste ist zentral, um Ordnung zu finden und erfolgreich Ihre Ziele zu erreichen. Probleme mit dem Zeitmanagement treten insbesondere dann auf, wenn Sie Ihre eigene Prioritäten nicht mehr einhalten können.
Selbstorganisation ist immer auch ein Lernen von sich selbst. Dies trifft insbesondere beim Setzen von Prioritäten zu, denn dies ist ganz klar die schwierigste Aufgabe, die es zu meistern gilt. Um Ihre Ziele zu erreichen, können Sie im privaten Leben üben und zum Beispiel im Haushalt klare Prioritäten setzen und diese dementsprechend abarbeiten. Sie handeln nach Ihrer eigenen Liste und haben einen Überblick über Ihren eigenen Alltag.
Es kann auch von Vorteil sein, wenn Sie Methoden zur Setzung von Prioritäten anwenden. Mit der 5S Methode schaffen Sie Ordnung und verbessern stetig Ihre Arbeitstechnik und steigern auch Ihren Wert bei der Arbeit. Sie werden sehen, dass mit der richtigen Zielsetzung auch das generelle Befinden der Selbstorganisation gesteigert wird!
Das Zeitmanagement einhalten
Hand in Hand mit den Prioritäten ist das Einhalten des Zeitmanagements. Es braucht Übung um das Zeitmanagement zu meistern, besonders dann, wenn nicht nur Sie sondern auch andere Personen an einem Projekt mitarbeiten. Konkrete Tipps hierzu sind schwierig zu geben, denn nur Sie selbst kennen Ihre Verhaltensweisen und können somit einschätzen, wie lange Sie für gewisse Projekte benötigen.
Verschaffen Sie sich stets einen ganzheitlichen Überblick Ihrer Projekte, analysieren Sie den Inhalt der einzelnen Aufgaben und planen Sie entsprechend Zeit und Aufwand ein. Je mehr Sie von Selbstorganisation lernen und je mehr Aufgaben Sie nach verfügbarer Zeit einteilen, desto erfolgreicher werden Sie sein im Zeitmanagement. Schlussendlich werden Sie selbst im Multitasking wissen, wie lange Sie wofür haben und alle Deadlines perfekt einhalten!
Üben, üben und noch mehr üben
Dieser Punkt ist selbsterklärend, dennoch ist es wichtig zu verstehen, dass nichts von alleine funktioniert. Je mehr Sie üben, desto besser erledigen Sie Ihre Aufgaben und desto besser verstehen Sie sich und Ihre Arbeitsweisen. Je mehr Sie von sich selbst verstehen, umso besser verstehen Sie die Selbstorganisation. Schlussendlich verbessern Sie Ihre Ergebnisse, erledigen mehr Aufgaben, und finden auch mehr Möglichkeiten Ihren Alltag zu organisieren. Also: Üben Sie die oben genannten Punkte und geben Sie nicht auf, dann kommen Sie zum Erfolg!
5 Schritte der Selbstorganisation
Vorteile bei der Selbstorganisation
Einige Vorteile einer erfolgreichen Selbstorganisation sind praktisch allen klar. Sie arbeiten erfolgreicher und halten sich an Deadlines. Schon diese zwei Punkte alleine sollten aufzeigen, dass Selbstorganisation zentral sein kann für ein Unternehmen und für einzelne Mitarbeiter:innen. Es gibt jedoch noch mehr Pluspunkte, die auftreten, wenn Sie Selbstorganisation lernen und diese beherrschen.
Zeitersparnis
Je besser Sie die Selbstorganisation beherrschen, desto schneller arbeiten Sie und desto mehr Aufgaben können Sie in derselben Zeit erledigen. Schlussendlich führt die Selbstorganisation dazu, dass Sie eine Aufgabe erledigt haben und direkt mehr Freizeit haben. Dies gilt nicht nur am Arbeitsplatz sondern auch im privaten Leben. Erfreuen Sie sich daran, dass Sie Zeit haben für die Dinge, die Sie schon immer machen wollten!
Die Selbstorganisation gekoppelt mit einem zeitsparenden und einfach zu bedienendem Tool wie TimeTrack führt zum ultimativen Erfolg im Zeitmanagement. Die Software erlaubt es Ihnen Ihre Arbeitszeiten mit einer praktischen Stempeluhr aufzuzeichnen und die dazugehörigen Tätigkeiten zuzuweisen. Somit wissen Sie immer, worin Sie Ihre Arbeitszeit gesteckt haben und können Ihre Arbeitsweise analysieren und verbessern.
Stress ist etwas aus der Vergangenheit
Selbstorganisation, wie der Begriff schon sagt, organisiert das Individuum. Wenn Sie all Ihre Aufgaben unter Kontrolle haben, diese also frühzeitig erledigen können und erfolgreich abschließen, dann kommen Sie auch nie mehr in eine stressige Situation. Wenn Sie ohne Selbstorganisation arbeiten, also im schlimmsten Fall einfach so drauf los, entstehen jederzeit Konfliktpunkte.
Durch fehlende Organisation werden Sie zweifelsohne in Stress verfallen, denn Sie haben keinen Überblick Ihrer Aufgaben. Im Gegenteil dazu bringt Ihnen die Selbstorganisation einen roten Faden am Arbeitsplatz, sodass Sie definitiv keine langen Tage im Büro mehr verbringen müssen!
Die Selbstorganisation für Teams
Sprechen wir von Selbstorganisation im Team, dann ist die Rede vom Arbeiten ohne klare Führungsperson. Die zu erledigenden Aufgaben werden im Team besprochen, die Zeit gemeinsam eingeteilt, und die Arbeitsweisen frei gewählt, ohne dass dies von einem Chef oder einer Chefin vorgegeben wird.
Obwohl dies anfangs chaotisch wirkt, ist es sehr gut möglich, dass Teams so effizienter arbeiten und zu größerem Erfolg kommen. Dafür gibt es einige Gründe. Einerseits fällt das kontrollieren der Arbeit durch die Führungsperson weg und es wird darauf vertraut, dass Mitarbeiter:in sauber arbeiten. So wird einen Haufen Zeit gespart! Andererseits wissen Mitarbeiter:innen oft besser bescheid welche Aufgabe ansteht und wie diese gut erledigt wird, so dass die relevanten Personen auch die korrekten Entscheidungen treffen. Eine Win-Win Situation!
Kostensparende Teamarbeit
Für ein Unternehmen, welches Teams selbst organisiert arbeiten lässt, bieten sich einige Vorteile. Nicht nur können Kosten gespart werden weil keine Führungsperson angestellt werden muss, sondern es fallen auch Einiges an anderen Ausgaben weg, da das Team von alleine zu einem besseren Resultat kommt als ohne Selbstorganisation. Des Weiteren führt diese Arbeitsweise zu einem stärkeren Zusammenhalt im Team, was schlussendlich zu besseren Resultaten führt und zu weniger Mitarbeiterwechsel. Das Unternehmen profitiert also praktisch in allen Belangen.
Weitere Tipps und Tricks
Obwohl ein aufgeräumter Schreibtisch nicht direkt zum Erfolg führt, wenn Sie mit der Selbstorganisation arbeiten, kann es doch von Vorteil sein, wenn Sie kein Durcheinander am Arbeitsplatz haben. So können Sie viel besser denken, denn es ist wissenschaftlich bewiesen, dass ein aufgeräumter Schreibtisch zu aufgeräumten Gedanken führt.
Ein weiterer Hinweis für erfolgreiches Arbeiten ist es, Pausen bewusst zu planen und während diesen Pausen etwas Bewegung einzuführen. Egal ob dies ein kurzer Spaziergang draußen ist oder Sie eine längere Mittagspause einführen, während der Sie aktiv Sport betreiben: Bewegung hilft dem Hirn! Planen Sie also Ihren Tag entsprechend um gewisse Bewegungspausen herum.
Fazit
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben wissen Sie, wie Sie erfolgreich sich selbst organisieren. Selbstverständlich gibt es noch andere Tipps, sowie andere Methoden von Organisationen, die Ihnen helfen können zu einem positiven Resultat zu kommen. Es ist nun jedoch klar, dass gewisse Planung am Arbeitsplatz absolut notwendig ist. Fügen Sie die Selbstorganisation in Ihren Tag ein und schauen Sie, was Ihnen hilft Stress zu vermeiden und Deadlines einzuhalten.
Arbeiten Sie schon länger mit dem Konzept der Selbstorganisation, dann ist es an der Zeit, dass Sie die verfügbare Zeit analysieren und diese vollständig ausnützen. Machen Sie sich auf die Suche nach Orten in Ihrer Organisation, die Zeit beanspruchen und machen Sie es sich zum Ziel Zeitfresser am Arbeitsplatz frühzeitig zu erkennen und diese zu bekämpfen. Außerdem sollten Sie diese Punkte mit Ihrem Team besprechen, damit alle im Bilde sind wie Zeit gespart werden können. Dies ist schlussendlich das konkrete Ziel des organisierten Arbeitens!
Schätzmethoden sind die Grundlage einer jeden Aufwandsschätzung eines Projektes. Sie dienen nicht nur als Navigation, bevor das Projektmanagement wirklich greifen kann, sie sind auch ein Verfahren, das die Geschwindigkeit eines Projekt-Teams deutlich erhöhen kann – und sich somit auch positiv auf das Ergebnis und den Erfolg auswirkt.
Definition Aufwandschätzung: Was ist das eigentlich?
Mit der Aufwandsschätzung im professionellen Arbeitsalltag ist ein bisschen wie mit dem Schätzen in Ihrer Freizeit: Sie fragen sich vor allem, wie lange etwas dauern wird – und wie aufwändig es wird. Wenn Sie etwas transportieren wollen, schätzen Sie auch, ob Sie es alleine tragen können, Hilfe von anderen Personen brauchen oder ob Sie in jedem Falle das Auto brauchen. Diese Form der Abschätzung ist bei großen Schätzverfahren in Unternehmen natürlich deutlich komplexer und übersteigt den Aufwand der privaten Schätzung. Die Aufwandschätzung ist eine anerkannte Methode und sogar Teil der DIN-69901-5 Normung – im dritten Kapitel werden dort die häufigsten Formen der Aufwandschätzung genannt und normiert festgelegt.
Ablauf der Aufwandschätzung
Genaue Arbeitsschritte gibt es generell bei der Aufwandsschätzung im Unternehmen nicht. Aufwandschätzungen basieren nach wie vor auf den Erfahrungen der schätzenden Personen und den zeitlichen als auch professionellen Ressourcen. Dennoch lässt sich sagen, dass eine Aufwandsschätzung darin besteht, wichtige Faktoren wie die Kosten, die Ressourcen, den Aufwand, die Zeit und die Kapazitäten einmal hypothetisch durchzugehen und dann abzuwägen, ob die erste Schätzung stimmig ist.
Oft werden Aufwandschätzungen von mehreren Personen durchgeführt, um einen besseren Schätzwert zu erhalten. Das ist ein quantitativer Ansatz der Aufwandschätzung. Bei der Expertenschätzung kommt ein qualitativer Ansatz zum Tragen. Hier wird darauf geachtet, dass die Grundlage für den Überblick eine langjährige Erfahrung mit dem zu schätzenden Projektthema besteht.
4 Methoden der Aufwandsschätzung einfach erklärt
Bei der Aufwandschätzung unterscheidet man zwischen vier verschiedenen Methoden, welche im Folgenden genauer erläutert werden.
1. Der Bottom-Up-Ansatz: Von Fein zu Grob
Wie der Name schon sagt, erfolgt bei dieser Methode die Aufwandschätzung von Fein zu Grob. Unterteilen Sie Ihr zu schätzendes Projekt in mehrere kleine Arbeitsschritte. Überlegen Sie dann, wie lange jeweils diese einzelnen Schritte dauern würden. Inkludieren Sie dafür auch z.B. Personalkosten, die Größe vom Team, den geplanten Einsatz und die Rolle der einzelnen Arbeitsunterprojekte.
Nachdem Sie alle einzelnen kleinen Arbeitsschritte geschätzt haben, können Sie diese zusammenrechnen (sei es die Zeit oder die Kosten), und dadurch den Gesamtüberblick ermitteln. Das nennt man dann die Bottom-Up-Methode.
2. Der Top-Down-Ansatz: Von Grob zu Fein
Bei dieser Methode verhält es sich genau andersrum. Hier geht es darum, für die Schätzung den Gesamtumfang zu schätzen, um diesen dann im nächsten Schritt in die kleinen Arbeitsschritte unterteilen zu können. Egal ob Sie einen Crashkurs für die effektive Projektplanung benötigen oder Sie bereits Schätzprofi sind: Dieser Ansatz ist bei den meisten Projekten ideal.
Der Top-Down-Ansatz eignet sich zum Beispiel, wenn Sie bereits wissen, wie lange Sie für dieses Projekt maximal brauchen dürfen. Dann können Sie erst den Gesamtumfang schätzen, um in späteren Schritten die kleinen Arbeitsschritte, die zum Gesamtabschluss führen, mit den richtigen Ressourcen (genügend Team-Mitglieder oder genügend Material) auszustatten.
3. Die Experten- bzw. Expertinnenschätzung
Aufwände kann man meist nur dann ansatzweise genau schätzen, wenn man sich bereits gut in der Thematik auskennt. Sollten Sie selbst also nicht der Experte bzw. die Expertin sein, ist es ratsam, sich auf die Experten- bzw. Expertinnenschätzung zu berufen und Profis zu fragen.
Je nach Professionalität und Wahl der Arbeitspakete fallen für diese Art der Schätzung auch Kosten an. Natürlich besteht auch hier immer noch das Risiko, mit den Schätzungen nicht richtig zu liegen, allerdings ist es eine der bewährtesten Schätzmethoden.
Gerade bei Entwicklungsprojekten ist es spannend, bereits mit ihren Projekten erfolgreiche Menschen zu fragen. Welche Aufwände haben sich gelohnt, welches Problem war hinderlich, welche Informationen benötigen Sie zur Projektbewältigung?
4. Die Analogiemethode
Bei der Analogiemethode werden, wie der Name bereits andeutet, Analogien (also Bezüge) zu eigenen Erfahrungen hergestellt und für neue Schätzungen angewendet.
Das kann gut funktionieren, wenn sich das neu geplante Projekt mit den eigenen bereits gemachten Erfahrungen deckt und nicht zu viele neue Informationen benötigt werden. Oft wird gesagt, dass sich diese Methode vor allem für kleinere Projekte oder Arbeitspakete eignet, da größere Projekte oft so komplex sind, dass sie sich seltener ähneln.
Häufige Fehler bei der Aufwandsschätzung
Schätzen Sie, was schwerer ist: Ein Kilo Federn oder ein Kilo Steine?
Bestimmt kennen Sie diesen Satz, doch metaphorisch gesprochen passt er gut dafür, um aufzuzeigen, was typische Fehler bei der Aufwandsschätzung sein können.
Starke Differenzierung
Ein Fehler ist es nämlich gerne zu stark zu differenzieren und zu denken, dass die meisten Phänomene ganz unterschiedlich ablaufen. Natürlich stimmt das – jedes Projekt ist verschieden! – doch die Schätzung ist immer eine ähnliche.
Mangelnder Informationsfluss
Gehen Sie sicher, dass sich die befragten Personen nicht nur im Fachgebiet, sondern auch mit der Projektplanung auskennen.
Falscher Zeitpunkt
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Schätzung auch aktuelle Weltgeschehnisse wie die Corona-Pandemie? Denken Sie auch daran, inflationsbereinigte Zahlen zu verwenden.
Mangelndes Know-How
Sie haben eine/n falsche/n Projektmanager:in und nicht das richtige (Schätz-)Team. Hat die Person genug Erfahrung in den Personentagen? Erfüllt das Team die Anforderungen, gibt es genügend Erfahrungen aus der Praxis? Haben Sie zum Beispiel ein Softwareprojekt, dann sollte auch Ihr Team bereits Erfahrungen in der Softwareentwicklung gesammelt haben.
Ungenaue Schätzung
Selbstverständlich ist Schätzen eine Gratwanderung. Zum Teil werden die Details zu genau genommen, oder das Schätzverfahren (Bottom Up, Delphi-Methode usw.) ist nicht das Richtige.
Nachteile der Aufwandschätzung
Lassen Sie sich nicht beirren: Selbstverständlich ist eine Aufwandschätzung wahnsinnig sinnvoll und praktisch. Doch mit den Schätzverfahren ist es wie mit allen gängigen Hilfsmethoden des Projektmanagements – es gibt auch Nachteile. Der größte Nachteil ist der, dass Sie mit Schätzungen deutlich daneben liegen können, und es manchmal besser ist, Projekten auch einen Versuch zu geben, bevor Sie zur falschen Schätzmethode greifen.
Vorteile der Aufwandsschätzung
Doch die Vorteile überwiegen – gesetzt, wie in jedem Fall – dass die Schätzung richtig angewandt wurde. Jede Projekte sind unterschiedlich – haben Sie beispielsweise ein Problem bei einem Ihrer IT-Projekte, wird die Schätzung eben ganz anders ausfallen.
Die Aufwandschätzung in Unternehmensabläufe integrieren
Die Aufwandsschätzung wird gerade erst dadurch relevant, wenn man die eben betriebenen Schätzverfahren in die anderen Projektabläufe integriert. Aufwandsschätzungen können erst ihre wichtigen Beiträge zum erfolgreichen Projektabschluss leisten, wenn sie in allen beteiligten Verfahren eingreifen können.
Um dieses Verfahren reibungslos zu gewährleisten, lohnt es sich, die Aufwandschätzung in die wichtigsten Projektmanagementsysteme Ihres Unternehmens einzuarbeiten.
Übersichtliches Zeitmanagement
Jedes Unternehmen hat selbstverständlich eine andere Umgangsart mit ihren Projekten, aber ein Kernbestandteil vom Projektmanagement ist es, den Überblick nicht zu verlieren. Das geht am besten, in dem man ein einheitliches Projektmanagementsystem verwendet, und nicht auf zu viele verschiedene Programme zurückgreift – das würde den Aufwand für Ihre Projekmanager:innen nur erhöhen, ohne dass das Projektmanagement davon großartig profitieren würde.
Individuelle Schätzungen
Aufwandschätzungen erfolgen am besten mit vergangenen Erfahrungen. Setzen Sie sich mit ihren vergangenen Projektabläufen auseinander, damit Sie künftige besser abschätzen können! Softwares mit Funktionen wie der Zeiterfassung erlauben es Unternehmen ihre Arbeits- und Projektzeiten zu tracken und anschließend in übersichtlichen Berichten und Projektverfolgungen zu analysieren. Somit wissen Sie mit nur einem Blick wo wieviel Zeit investiert wurde und ob das Projektziel erreicht wurde.
Für die reibungslose Integration mehrerer Aufwandschätzungen bietet sich eine multiintegrative Zeiterfassungssoftware wie beispielsweise TimeTrack an. Hier können Sie unkompliziert mehrere Projekte anlegen und sogar dank Projektplan den Gesamtüberblick nie aus den Augen verlieren.
Arbeits- und Projektzeiterfassung mit TimeTrack
Fazit
Schätzungen können auf jeden Fall enorm hilfreich sein, aber das auch nur, wenn die Schätzungen richtig angewandt werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihr/e Projektmanager:in und Ihr Team die für jedes Projekt individuell am besten geeignete Schätzmethode wählen, und so können in der Praxis der Reihe nach alle Schritte der Planung optimal florieren.
Das Potential gelungener Aufwandsschätzungen kommt erst dann richtig zu tragen, wenn Sie Ihre Schätzungen auch in Softwares wie TimeTrack integrieren. Sie würden gerne genauer ausprobieren, wie das funktioniert? Überzeugen Sie sich selbst!
Um Projekte erfolgreich zu beenden, muss jemand die Führung übernehmen und dem Team Handlungsempfehlungen vermitteln. Damit die erwählte Führungskraft aber auch das Team zu den gewünschten Ergebnissen führen kann, benötigt sie nicht nur Selbstsicherheit, sondern auch einen zu ihr passenden Führungsansatz. Die verschiedenen Ansätze und Führungsstile möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen. Außerdem gehen wir auf die Vor- und Nachteile dieser Ansätze an und zeigen Ihnen, wie unsere TimeTrack App Ihr Projektmanagement nicht nur für die Führungskräfte, sondern auch auf der anderen Seite für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erleichtern kann.
Was bedeutet Führung und was sind Führungsansätze?
Der Begriff Führung bezeichnet laut Definition einen Interaktionsprozess, in dem eine Person absichtlich sozial auf andere Personen einwirkt. Dies dient der Erfüllung von Aufgaben, vor allem im Arbeitskontext. Führung kann allerdings langfristig nur dann wirksam sein, wenn sowohl die Bedürfnisse der Führungskräfte als auch die der Geführten, also die Mitarbeiter:innen miteinbezogen werden. Besonders die Nutzung transparenter Softwares erweist sich hierbei als sehr hilfreich. Mit der Zeiterfassungssoftware TimeTrack können Unternehmen die Arbeits- und Projektzeiten ihrer Mitarbeiter:innen schnell überblicken und einfach verwalten. Neben vielen anderen Möglichkeiten, können Mitarbeiter:innen beim Projektcontrolling auf den Projektstatus und bisher erbrachte Leistungen einsehen und somit immer bestens informiert sein.
Zuvor muss man sich jedoch über die unterschiedlichen Arten von Führungsansätzen bestens informieren. Diese resultieren aus der Führungsforschung und bilden die Grundlage für die Erarbeitung und Lehre von Führungsstilen und Führungsverhalten. Eingesetzt werden diese beispielsweise bei der Personalführung in einem Unternehmen oder der Umsetzung eines Projekts. Zudem eignen sich je nach Situation und Anforderungen meist auch andere Führungsarten.
Überblick der verschiedenen Führungsansätze
Die verschiedenen theoretischen Ansätze zum Thema Führung unterscheiden sich vor allem darin, welche Einflussfaktoren sie für den Führungserfolg verantwortlich machen. Prinzipiell kann man zwischen drei großen Arten von Personalführungsansätzen unterschieden.
Klassische Führungsansätze
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Eigenschaftstheoretischer Führungsansatz
Der eigenschaftstheoretische Ansatz basiert auf der Great-Man-Theorie von Thomas Carlyle aus dem Jahr 1888 und geht davon aus, dass Führungserfolg auf bestimmten stabilen und individuellen Persönlichkeitsmerkmalen basiert. Führungspersönlichkeiten sind demnach als solche geboren und deren Fähigkeiten sind nicht erlernbar. Ziel des Ansatzes ist es also, diese individuellen Persönlichkeitsmerkmale und ihre Bedeutung für die Eigenschaften von Führungskräften zu identifizieren.
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Verhaltenswissenschaftlicher Führungsansatz
Der verhaltenswissenschaftliche Ansatz konzentriert sich auf das Verhalten von Führungspersonen in Interaktion mit ihren Mitarbeitenden. Der Führungsstil ist in dieser Theorie ein relativ stabiles Verhaltensmuster.
1939 hat Kurt Lewin auf dieser theoretischen Grundlage drei Führungsstile definiert, die heute als die bekanntesten gelten:
- Autoritärer Führungsstil
- Demokratischer Führungsstil
- Laissez-Faire Führungsstil
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Situationstheoretischer Führungsansatz
Der Situationsansatz geht davon aus, dass die Arten der Führung von den damit verbundenen Führungssituationen abhängig ist. Drei bekannte Ansätze dieser Art sind:
- Das Reifegradmodell von Hersey und Blanchard (1977)
- Der Kontingenzansatz von Fiedler (1967)
- Der entscheidungstheoretischen Ansatz von Vroom und Yetton (1973)
Interaktionistische Führungsansätze
Die interaktionistischen Ansätze bauen auf der Interaktion zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden auf und gehen davon aus, dass die Führenden mit jedem Mitarbeitenden eine separate Austauschbeziehung entwickeln. Diese jeweiligen Beziehungen zwischen diesen Menschen wirken sich wiederum positiv auf die Arbeitszufriedenheit des Mitarbeitenden aus.
Die bekanntesten Ansätze in diesem Bereich sind die transaktionale Führung und die transformationale Führung.
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Transaktionale Führung
Diese Form der Führung beruht auf dem Austausch von Arbeitsleistung gegen Belohnung. Die Mitarbeitenden werden also mit der Befriedigung materieller Bedürfnisse motiviert. Der Nachteil dieses Führungsstils ist, dass die Motivation nur kurzfristig anhält und durch die Führungskraft häufig wiederholt werden muss.
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Transformationale Führung
Diese Führungsform beruht auf einer dauerhaften Transformation von Werten und Einstellungen der Mitarbeitenden durch die Führungskraft. Dadurch werden diese motiviert und die Zufriedenheit und Arbeitsleistung verbessert.
Shared Leadership Führungsansatz
Shared Leadership gehört zu den neueren Ansätzen der Führungslehre und ist ein großer Gegensatz zu den klassischen, bekannten Führungsstilen. Diese Führungsform versucht nämlich, Probleme oder Herausforderungen in der Gruppe bzw. im Team zu lösen. Besonders wichtig hierbei ist die Transparenz im Unternehmen. Der Vorteil hierbei ist, dass jede/r Beteiligte die optimale Menge an Informationen und Fachwissen beisteuern kann, um bei der Lösungssuche zu helfen.
Die Zusammenarbeit erfolgt bei Shared Leadership als demokratischer Prozess mit einem gemeinsamen Ziel aller Gruppenmitglieder. Hier arbeiten alle zusammen, um den Arbeitsprozess und die Zielerreichung zu fördern.
Der Erfolg der Arbeit kann allerdings nur erzielt werden, wenn alle Mitarbeitenden zusammen arbeiten, da sie voneinander abhängig sind, um ihre Ziele zu erreichen. Damit ist jeder aktiv am Führungsprozess beteiligt.
Auch bei diesem Führungsansatz kommen Ihnen TimeTrack und die Digitalisierung wieder zugute. Wie bereits erwähnt, können Sie in der App sämtliche Informationen und Daten der Projektzeiterfassung Ihrem Projekt zuweisen. Das wiederum bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Ihrem Team und den anderen Führungskräften einfach und unkompliziert die neusten Ergebnisse und Fortschritte zu kommunizieren und alle auf dem neusten Stand zu halten. Außerdem können Sie als Führungsperson jede:r weiteren Mitarbeiter und Mitarbeiterin eine Rolle zuteilen, damit diese wissen, welche Anforderungen sie zu erfüllen haben und die Frage geklärt ist, wer für welche Inhalte und welches Thema zuständig ist.
Vor- und Nachteile von Führungsansätzen
Zuerst müssen wir uns bewusst sein, dass ein Führungsansatz als Richtschnur dient und ein schablonenhaftes Verhaltensmuster vorgibt, unter welchen Bedingungen Führung funktioniert.
Die überwiegende Kritik daran ist, dass der Prozess der Führung dabei vernachlässigt wird und die individuellen Persönlichkeiten nicht genügend mit einbezogen werden. Sie bleiben eben einfach nur Theorien, sprich eine vereinfachte Darstellung der Realität und sind daher in der Komplexität des unternehmerischen Alltages und je nach Situation nur schwer und nie vollumfänglich umsetzbar.
Führungsansätze können Menschen Handlungsempfehlungen liefern und Verhaltensweisen für eine bestimmte Situation empfehlen. In der Praxis kommt es allerdings vielmehr zu einer Mischung verschiedener Führungsstile, die maßgebend durch die Persönlichkeiten der Führungskraft, durch Umwelteinflüsse und durch situative Einflüsse (Kompetenzen, Stimmungen, Launen) geprägt werden. Zudem spielen Aspekte wie Erfahrung, Resilienz und die verschiedenartig ausgeprägten Kompetenzen der Führungskraft in den Führungsansatz mit hinein.
Im Gegensatz zu den klassischen Ansätzen haben die modernen Ansätze der Führungsforschung den Vorteil, dass die oben genannten Aspekte bereits beachtet wurden und somit eine bessere Erklärung für Führungsverhalten liefern.
Führung im Projektmanagement
Eine der wichtigsten Rollen im Projektmanagement sind Projektleiter:innen bzw. Projektmanager:innen, denn sie übernehmen die Rolle der Führungskraft. Zu ihren Aufgaben als Leader zählt das Anleiten von Mitarbeitenden, um das geplante Projektziel zu erreichen und das Team zum Erfolg zu führen. Diese Aufgabe erfordert spezielle persönliche Qualifikationen und Führungskompetenzen, um auch zur Motivation der Projektgruppen beizutragen, damit es nicht zu Konflikten und dadurch zu Einbußen in der Produktivität kommt. Welche Richtung die Führungskraft bei ihrem Ansatz einschlägt, bleibt ihr selbst überlassen, wichtig ist, dass diese die gewünschten Ergebnisse erzielt.
Um das Projekt noch übersichtlicher leiten zu können, eignet sich die Verwendung der Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Hier können Sie direkt in der App ein Projekt anlegen und sämtliche Informationen wie Budget, Materialien, Meilensteine und weitere Ressourcen einplanen und mit dem Projektcontrolling verfolgen. Zudem können alle an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter:innen ebenfalls auf diese Informationen zugreifen, sofern dies gewünscht ist und sie ihren individuellen Aufgaben zugeteilt werden. Durch die Speicherung der Daten in der App wird die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtert, wodurch alle Beteiligten stets auf dem neusten Stand sind. Dadurch kann vorzeitig auf Probleme oder Unstimmigkeiten reagiert werden.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag einen Einblick in die verschiedenen Führungsansätze geben konnten. Um Ihr Projektmanagement zu erleichtern, testen Sie gerne kostenlos unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack. Die App bietet Ihnen noch viele weitere Tools wie Zeiterfassung, Hilfe bei der Mitarbeiterplanung und Dienstplanerstellung, etc. Testen Sie sich gerne durch all die Möglichkeiten, die TimeTrack Ihnen bietet!
Aufgaben delegieren zu können ist heute kein nettes Extra Ihrer Führungskräfte mehr, sondern gehört aus Erfahrung zu den Fähigkeiten, die notwendig sind, um die Ziele Ihrer Unternehmensentwicklung zu erreichen. Was richtig delegieren wirklich heißt und was es mit der Verantwortung Ihrer Mitarbeiter:innen auf sich hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Delegieren Definition
Delegation von Aufgaben bedeutet die Übertragung von Vorhaben, Verantwortung und Kompetenzen an andere. Die zentrale Bedeutung des Delegierens an Mitarbeiter:innen ist es, Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Das bedeutet, zusammen auf ein Ziel hinzuarbeiten, am besten an einem Strang zu ziehen und den Erfolg zu teilen.
Die Aufgabenübertragung einer Führungskraft an ihre Mitarbeiter:innen hat viele Vorteile. Hierzu gehören Effizienz und Effektivität sowie langfristig mehr Zeit für andere Tätigkeiten zur Verfügung zu haben. Wenn sie Ihren Mitarbeiter:innen vertrauen, übernehmen diese Eigenverantwortung und so fördern Sie die Mitarbeitermotivation in Ihrem Unternehmen.
Was heißt richtig delegieren?
Das Delegieren von Aufgaben ist also eine unverzichtbare Kernkompetenz für jede Führungskraft, doch oft gibt es noch Luft nach oben und Potenziale zur Verbesserung, um Ihren Mitarbeiter:innen den bestmöglichen Spielraum für eigenständige Entscheidungen zu bieten.
Es gibt vier Stufen zum richtigen Delegieren für Führungskräfte, um den Mitarbeiter:innen das Ziel klar vor Augen zu führen und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Eine Führungskraft sollte sich beim Delegieren immer sicher sein, auf welcher Stufe Sie die Verantwortung einer Aufgabe an die Mitarbeiter:innen übertragen wollen.
Stufe 1: Direktiv
Lassen Sie die Mitarbeiter:innen Eigenverantwortung übernehmen und mit anderen Lösungen auf Sie zukommen. Erfolgreich direktiv Tätigkeiten zu delegieren kann beispielsweise so ausschauen: „Dieses Ziel wollen wir erreichen, überlegen Sie sich den Weg dorthin und ich entscheide dann wie wir handeln.“
Stufe 2: Konsultativ
Lassen Sie die Mitarbeiter:innen Vorschläge machen und diskutieren Sie anschließend gemeinsam, welcher Weg für die Aufgabe der richtige ist.
Stufe 3: Delegativ
Führungskräfte lassen auf dieser Stufe Mitarbeiter:innen selber entscheiden, welche Vorgehensweise für die Aufgabe richtig ist und Sie informieren ihren Vorgesetzten über ihre Entscheidungen.
Stufe 4: Autonom
Auf dieser Stufe delegieren Sie eine Aufgabe vollständig. In der Regel übernehmen dann Mitarbeiter:innen die Verantwortung und kommen nur im Fall einer Krise auf Ihre Führungskraft zurück.
Das Delegieren von einer Aufgabe bedeutet also Führung durch Vertrauen, wie beispielsweise durch eine offene Feedback-Kultur.
Voraussetzungen zum Delegieren
Eine Voraussetzung des Delegierens ist, die Mitarbeiter:innen wirklich zu verstehen und Ihnen nicht nur langweilige Aufgaben bei hohen Kompetenzen zu übertragen. Ein/e Unternehmer:in muss also eine Aufgabe richtig delegieren, damit sie bei den beteiligten Personen die Motivation im Team aufrecht erhalten.
Herausfordern anstatt überfordern – Arbeiten sollten Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bieten, Erfahrungen zu sammeln und zum Beispiel ihre Fähigkeiten auszubauen. Das steigert die Arbeitszufriedenheit.
Mitarbeiterzufriedenheit trotz Delegation
Arbeitszufriedenheit ist die positive Einstellung, mit welcher Arbeitnehmer:innen ihrer Arbeit und den Aufgaben gegenübertritt. Entscheidend für dieses persönliche Urteil sind Erwartungshaltungen und Erfahrungen. So führt die Enttäuschung von hohen Forderungen eines/einer Arbeitgebers bzw. Arbeitsgeberin dazu, dass Ihre Mitarbeiter:innen unzufrieden sind.
Tipps für delegierbare Aufgaben
Dieser Leitfaden anhand von den W-Fragen „Was? Wer? Warum? Wie? Womit? Wann?“ bietet Ihnen eine genaue Vorgehensweise zur Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter:innen.
1. Was für eine Aufgabe delegieren?
Sie sollten von Beginn an genau festlegen, welche Tätigkeiten sie an Ihre Mitarbeiter:innen abgeben wollen. Erfahrungen zeigen, dass es die Produktivität erhöht, sich wiederholende Aufgaben und Routineaufgaben Mitarbeiter:innen zu überlassen.
2. Wer ist am besten für die Aufgabe geeignet?
Führungskompetenz bedeutet auch einzusehen, dass andere teilweise über mehr Informationen sowie Erfahrungen verfügen. Es ist kein Problem, diesen Personen Verantwortung zu übertragen und Aufgaben an sie zu delegieren.
3. Warum die Aufgabe genau diesem/dieser Mitarbeiter:in anvertrauen?
Überlegen sie genau, warum genau jene/r Mitarbeiter:in Kompetenz besitzt und Verantwortung übernehmen kann. Suchen Sie die Person mit dem höchsten Potenzial aus, um Fehlern von Grund auf vorzubeugen und die besten Ergebnisse zu erzielen.
4. Wie gemeinsam vorgehen?
Definieren Sie die Befugnisse und Vorgaben der Mitarbeiter:innen, damit dieser in seinem Beitrag auch Freiräume nutzen kann, um den richtigen Weg zu finden. Um bei allen Schritten Überblick zu behalten und Unsicherheit vorzubeugen, sollten durch den Delegierenden auch Zwischengespräche festgelegt werden. Besonders die Nutzung von innovativen Softwares ermöglicht es Unternehmen Ihren Mitarbeiter:innen den idealen Überblick über alle zu erledigenden Tasks zu schaffen.
5. Womit die Aufgabe umsetzen?
Um das Thema optimal bearbeiten zu können, müssen Ihre Mitarbeiter:innen Zugriff auf Hilfsmittel und Unterlagen sowie Unterstützung für Ihre Arbeit erhalten. Legen Sie alles am Besten direkt im Vorhinein fest.
6. Wann ist die Deadline?
Richtig delegieren heißt auch, Deadlines festzulegen. Mit Ihrer Führung sollten Sie anderen also alle nötigen Informationen bereitstellen für Zwischengespräche und den Termin für das Ende eines Projekts.
Aufgabenverteilung im Team
Jetzt wissen Sie, was es heißt richtig zu delegieren. Im Folgenden können Sie erfahren, wie man diese Grundlagen umsetzt.
Tricks beim Delegieren von Aufgaben
Es ist nicht leicht, direkt Aufgaben zu delegieren, wenn man es nicht gewöhnt ist. Wenn Sie diese wenigen Tipps beachten, dann können Sie diese Fähigkeit schnell lernen.
- Erwartungshaltung klar kommunizieren
- Interessierte Mitarbeiter:innen sind oft motivierter – Fördern Sie Interessen
- Es macht wenig Sinn an überlastete Mitarbeiter:innen zu delegieren
- Ehrlichkeit und Kommunikation sind der Schlüssel
- Mitarbeiter:innen Autonomie auch wirklich zutrauen
Welche Aufgaben können delegiert werden?
Natürlich können Sie zahlreiche Vorhaben an Ihre Mitarbeiter:innen weiterleiten, dennoch sollten Sie von den verschiedenen Arten einmal gehört haben.
Einfache Aufgaben
Mitarbeiter:innen können Sie unterstützen, indem Sie eine einfache Aufgabe übernehmen, wie zum Beispiel Terminerinnerungen und das Schreiben kurzer Emails. Obwohl das Thema eigentlich nicht sehr aufwendig ist, wenn sich die Zahl dieser Aufgaben summiert, sind sie sehr zeitaufwendig.
Aufgaben ohne viele Vorkenntnisse
Das Delegieren von Routineaufgaben an Ihre Mitarbeiter:innen ist sehr wichtig, wenn diese im Unternehmen nicht sowieso bereits automatisiert ablaufen.
Aufgaben mit Lernhorizont
Richtig delegieren heißt auch, den Mitarbeiter:innen Lernpotenzial aufzuzeigen und Sie zu fördern. Wenn Sie Unterstützungsbedarf haben, können Sie sicherlich auch Mitarbeiter:innen finden, die Lust auf neue Kenntnisse haben.
Aufgaben, für die andere mehr Know-How besitzen
Es macht Sinn, dass auch Führungskräfte Ihre Schwächen kennen und eine Aufgabe, die andere besser erledigen an diese Mitarbeiter:in delegieren. Richtig delegieren bedeutet, die Fähigkeiten der anderen anzuerkennen.
Zeitintensive Aufgaben
Wenn etwas viel Zeit in Anspruch nimmt, die Sie besser in Ihre Kernaufgaben investieren sollten, hilft Ihnen ebenfalls die Delegation einer Aufgabe.
Aufgaben, die interessant sind
Nutzen Sie das Potenzial einer interessanten Aufgabe. Wenn Sie diese delegieren, können Sie aufseiten Ihrer Mitarbeiter:innen den Spaß an der Arbeit und die Motivation langfristig erhöhen.
Aufgaben, die für Sie nicht mehr interessant sind
Es ist ganz normal, dass man irgendwann selbst den Spaß an einer bestimmten Aufgabe verliert. Nutzen Sie auch hier die Delegation, denn wenn die eigenen Aufgaben nicht mehr motivieren, ist die Gefahr, Fehler zu machen auch größer.
Routineaufgaben
Eine Führungskraft kann eine Aufgabe, die im stetigen Rhythmus wiederkehrt, sorglos delegieren. Durch die ständige Wiederholung tritt ein Lerneffekt ein und sie können von Ihren Mitarbeiter:innen nach der Delegation schnell erlernt werden.
Aufgaben mit dynamischen Vorschriften
Wenn sich die Vorschriften für eine Aufgabe ständig ändern, sollten Sie diese bestenfalls an Ihre Mitarbeiter:innen delegieren. Diese Aufgaben sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch oft spezifisch und können von einer qualifizierten Person fokussiert werden.
Aufgaben außerhalb des Verantwortungsbereichs
Diese Aufgaben können zwar Spaß machen und Abwechslung bringen, allerdings nehmen Sie auch Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben ein. Delegieren Sie diese am besten an die zugehörige Person. Hier kann es Ihnen auch helfen, eine Not-To-do-Liste zu führen.
Wenn Sie alle diese Arten von Aufgaben berücksichtigen, sollten Sie sich genügend Zeit für Ihre Management Tätigkeiten einräumen können.
Aufgaben an Mitarbeiter:innen delegieren
Richtig delegieren ist ein Führungsinstrument und erfordert wie alles andere auch Vorbereitung und etwas Know-How. Planen Sie deshalb auch etwas Zeit zur Delegation ein, um sich an der Kompetenz Ihrer Mitarbeiter:innen zu orientieren, damit auch eine Identifikation der Person mit Ihren Aufgaben stattfindet. So können Sie für Ihr Team auch Spaß an der Arbeit als Beitrag Ihrer Führungsaufgaben ermöglichen.
Die Delegation von Aufgaben dient auch der Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Effizienzsteigerung bedeutet, seine Kräfte genau zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle optimal einzusetzen und ohne große Ablenkungen und Krisen zu einem klar definierten Ziel zu kommen.
Sobald Sie ein Projekt an Ihre Angestellten delegiert haben, muss ein Monitoring erstellt werden, damit Sie nicht den Überblick über alle parallel laufenden Vorhaben verlieren. Wichtig ist auch hier den Mitarbeiter:innen Vertrauen und Transparenz zu demonstrieren und die routinemäßige Kontrolle nicht wie Misstrauen aussehen zu lassen. Achten Sie immer auf klare Vorgaben und ebenfalls darauf, Ihre Mitarbeiter:innen aus eigener Verantwortung heraus arbeiten zu lassen ohne unnötiges Einmischen.
Checkliste
Diese Checkliste kann Ihnen bei der Delegation von Aufgaben an Ihre Mitarbeiter:innen helfen.
- Welche Aufgaben haben alles in allem Priorität?
- Was sind eigentlich die Aufgaben für Sie als Führungskraft?
- Welche Aufgaben können eigentlich an eine andere Person delegiert werden?
- Was sind zum Beispiel die nächsten Ziele für das Unternehmen?
- Auf welche Risiken können Sie sich vorbereiten?
Delegation heißt also Vorbereitung und Nachbereitung. Eine Führungskraft sollte sich beim Delegieren an Ihre Mitarbeiter:innen auch immer Zeit zur Reflexion ihrer Arbeit nehmen, wenn etwas gut oder schlecht lief.
TimeTrack zur Delegation von Aufgaben
Es gibt viele Tools, die Ihnen dazu verhelfen, den Überblick über die Geschehnisse und Vorgänge in Ihrem Team zu verschaffen. TimeTrack als cloudbasierte Software ermöglicht Ihnen effizientes Arbeiten durch das Tracken Ihrer Arbeitszeiten. Mit dem Projektcontrolling von TimeTrack können Sie einen verbesserten und effizienten Workflow erreichen, ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Wenn Sie die Prozesse, Ziele und das Budget eines Projekts dauerhaft optimieren wollen, bietet unser Tool die perfekte Lösung für Sie. Die Software bietet Ihnen darüber hinaus ebenfalls die Möglichkeit für die zur Aufgabenplanung verschiedener Projekte Ihres Teams und bietet sogar Applikationen für das Controlling und den Abschluss eines Vorhabens.
Projekt-Stempeluhr zum Aufzeichnen von Projektzeiten
Ebenfalls bietet sich der Einsatz der digitalen Stempeluhr an, um genau zu wissen, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben benötigt. Mit der Projektzeiterfassung am Desktop oder auf mobilen Endgeräten ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Freiheiten im Arbeitsalltag und sich selbst den besten Überblick. TimeTrack kann per Mausklick Zeitaufwände starten und stoppen sowie Arbeitszeiten und Pausenzeiten festlegen. So wird das Delegieren von Aufgaben gemeinsam mit Effizienzsteigerung und Zeitersparnis zum Erfolgsfaktor Ihrer Arbeit im Unternehmen.
Multimodale Zeiterfassung – TimeTrack
Fazit
Das Delegieren Ihrer Vorhaben an Kollegen und Ihr Team benötigt Planung. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, denn auch das können Sie lernen. Nutzen Sie die Vorteile der Entlastung, der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen, der Motivation und des Commitments sowie der steigenden Qualität Ihrer Projekte. Vertrauen in Ihre Angestellten ist auch hier der Schlüssel zum Erfolg.