Was ist ein Managementprozess? Inwiefern haben Führungsprozesse mit der Umwelt eines Unternehmens zu tun? Und welche Programme können bei der Optimierung der Prozesse helfen? All diese Fragen werden in dem folgenden Beitrag beantwortet.
Managementprozess Definition – Was ist das?
Ein Managementprozess ist ein Prozess, der durch eine/n Manager:in in einem Unternehmen oder einer Organisation beeinflusst sowie definiert wird. Die betroffenen Abläufe können sowohl die Unternehmensführung als auch das Projektmanagement und Risikomanagement betreffen. Deswegen wird ein Managementprozess ebenfalls als Führungsprozess bezeichnet. Man unterscheidet zwischen dem strategischen, klassischen und modernen Management, welche im Folgenden genauer erläutert werden.
Die 6 Phasen des strategischen Managementprozesses
Der Ablauf des strategischen Managementprozesses hat insgesamt sieben Phasen, welche den Fokus auf die Analyse, Planung, Realisation und Kontrolle der Führungsprozesse legen.
1. Analyse der Umwelt
Für die Entwicklung einer Managementstrategie ist die Bestimmung der Risiken in der Umwelt eines Unternehmens von hohem Stellenwert. Zur Bewertung dieser müssen für das Konzept ebenfalls die politischen, gesellschaftlichen und naheliegenden Veränderungen berücksichtigt werden.
2. Analyse des Unternehmens
Dieser Schritt dient der Beschreibung und Analyse der Stärken und Schwächen eines Unternehmens. Hierzu gehören ebenfalls die Teilbereiche der Partner und des Personals. Zu den Aufgaben dieser Planung gehört für das Unternehmen ebenfalls eine Marktanalyse der Konkurrenten.
3. Strategische Möglichkeiten
Die strategischen Optionen in der Planung der Prozesse vom Management dienen der Begriffserklärung aller Elemente der Geschäftsprozesse. Hier können Visionen besprochen und eine Strategie sowie Ziele des Managementprozesses entwickelt werden. Diese können der Personalführung mittels eines Soll-Ist-Vergleiches Aufgaben verdeutlichen.
4. Strategische Auswahl
Zu den Aufgaben der strategischen Wahl gehört zum Beispiel die Wahl der besten Prozess-Alternative aus der Sicht des Managements. Zur Wahl der Führungsprozesse gehört nicht nur das Abwägen von Stärken und Schwächen, sondern auch die Wahl der wirtschaftlichsten Möglichkeit. Weitere Faktoren spielen in der Auswahl große Rollen; dazu gehören ethische, gesellschaftliche und ökologische Ziele der Führung.
5. Realisation der Strategie
Die Realisation übersetzt die Führungsprozesse und deren Steuerung dann auch der Theorie in die Praxis. Vom strategischen Bereich geht es nun hin zum operativen Management, mit welchen die Funktionalität der Prozesse und Überlegungen getestet wird. Hierzu gehört unter anderem die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden, wobei Akzeptanzprojekte nicht immer leicht umzusetzen sind.
6. Strategische Kontrolle
Das Management ist ebenso für eine fortlaufende Kontrolle der Prozesse und ihrer Steuerung verantwortlich. Durch die Bewertung von den Prozessen mittels Tools wie TimeTrack kann sichergestellt werden, dass die Strategie eine zielgerichtete Umsetzung findet.
Prozessdefinition und Prozesslandkarte grafisch darstellen
Managementprozesse sind Prozesse, welche der Steuerung der Kernprozesse im Unternehmen dienen. In der Prozesslandkarte werden diese Prozesse in den Vordergrund gerückt. Das hat die Funktionen für das Management, eine Strukturierung komplexer Abläufe vorzunehmen. In der Regel können einzelne Elemente von Führungsprozessen so grafisch und übersichtlich dargestellt werden.
Hilfreiche Programme
Strategische Programme wie beispielsweise TimeTrack dienen der Übersicht bei der Umsetzung einer Strategie der Führungsprozesse. Sie erleichtern in der Regel ebenfalls das Controlling und dienen der Verwirklichung der Ziele des Managements.
TimeTrack ist ein Tool zur Projektzeiterfassung und bietet somit die Grundlagen für ein effizientes Controlling der Prozesse. Projektaufwände können verschiedenen Kunden, Projekten und Tätigkeiten zugeordnet werden, zum Beispiel mit der nutzerfreundlichen digitalen Stempeluhr. Je nach Vorhaben und Strategie kann ein grober oder genauer Plan mit zugeordneter Dauer sowie Budget entwickelt werden. In der Projektverfolgung kann die Führungskraft die Fortschritte mithilfe sachbezogener Soll-Ist-Vergleiche leichter nachvollziehen. Der Projektgewinn und eventuelle Budgetüberschreitungen gehen somit nicht aus dem Auge verloren.
Projektzeiterfassung mit TimeTrack
Klassischer Managementprozess: Konkrete Planung
Im klassischen Managementprozess geht alles von der Planung aus. Die anderen Teilbereiche des Managements dienen nur dazu, die Planung und die eigentlichen Prozesse dann auch wirklich umzusetzen.
- Planung: Ziele und Handlungsoptionen, wie beispielsweise beim Arbeitsplan Erstellen
- Organisation: Erstellung eines Handlungsgefüges von Strukturen und Prozessen
- Personaleinsatz: Besetzung mit Personal, deren Beurteilung und Entwicklung
- Führung: Veranlassung der Arbeitsausführung sowie Konfliktbereinigung durch Konfliktmanagement
- Kontrolle: Soll-Ist-Vergleich als Ausgangspunkt für die Neuplanung
Moderner Managementprozess: Flexible Planänderungen
Die Unsicherheit der Planung für das Management führt dazu, dass die Planung an Bedeutung verliert. Auf die Einflüsse aus der Umwelt sollte eher flexibel reagiert werden.
- Die Umwelt ist ungewiss und innerhalb eines Jahres für das Management kaum planbar. Das bedeutet, dass vermutlich von der ursprünglichen Planung abgewichen werden muss.
- Unternehmen sind flexible, aber begrenzt planbare Systeme, auch durch das Personal.
Das neue Verständnis führt dazu, dass ein Unternehmen als lernende Organisation verstanden wird. Kurze und planbare Prozesse mit einem Frühwarnsystem führen viel eher zum Erfolg.
Einfache Managementprozesse Beispiele
Je nach dem, worauf man beim Management mehr Wert legt, geraten unterschiedliche Faktoren in den Fokus. Wie so oft helfen Beispiele dazu, die Theorie besser zu verstehen. Hier werden zwei kurze Beispiele zu den Themen des Qualitätsmanagements und des Risikomanagements aufgeführt.
- Qualitätsmanagement: Mit der Verbesserung der Qualität einzelner Prozesse soll insgesamt der Standard der Arbeit sowie die der Produkte eines Unternehmens erhöht werden.
- Risikomanagement: Die Identifikation von Risiken sowie deren Analyse, Beurteilung und die anschließende Bewältigung dienen einem reibungslosen Ablauf. Wenn ein Unternehmen Risiken nicht ausreichend wahrnimmt, wirkt sich das negativ auf die betreffenden Prozesse und Bereiche aus.
Ein Managementprozess umfasst also immer den Ablauf von Tätigkeiten, um die Kernprozesse eines Unternehmens optimal zu steuern. Dazu gehören nicht nur die einzelnen Tätigkeiten und deren Strukturierung, sondern ebenfalls die optimale Rollenverteilung.
Die 4 größten Fehler im Management
Wenn wenig Kenntnisse über die Methoden der Planung der Führungsprozesse oder Kernprozesse eines Unternehmens vorhanden sind, kann es natürlich zu Fehlern des Managements kommen. Dennoch sollten Sie darauf achten, die folgenden Fehler zu meiden.
- Zu wenige Kenntnisse über die Geschäftsprozesse führen zu Fehlentscheidungen.
- Entscheidungen werden ohne strategische Zielsetzung getroffen.
- Verzerrungen und Auslassungen entstehen durch Sensibilität und mangelnde Kenntnisse.
- An Strategie vom Kernprozess wird festgehalten, wenn Handlungen und Faktenlage sich veränderten.
Fazit
Ein guter Managementprozess beschäftigt sich immer mit den Bestandteilen der Analyse, Planung, Realisation und Kontrolle. Wenn diese Schritte eingehalten werden und Sie diese nach den sieben Punkten bearbeiten, steht Ihrem Erfolg fast nichts mehr im Weg. Sie wissen nun auch über die klassischen Fehler im Management Bescheid und können diese bereits im Ansatz vermeiden.
Um ein Projektziel erfolgreich zu erreichen, gehört die Projektplanung zu den zentralen Voraussetzungen. Nur mit der korrekten Planung können Deadlines eingehalten, Ziele erreicht und Vorgänge erfolgreich abgeschlossen werden. So ist es selbstverständlich, dass die Abläufe des Projekts strukturiert sein wollen, damit das Projekt schlussendlich auch reibungslos über die Bühne geht!
Es ist also logisch, dass zum Projektmanagement nicht nur der Projektstrukturplan (PSP) gehört, der das gesamte Projekt organisiert. Der Projektablauf muss anschließend zum PSP aufgestellt werden, denn er definiert den Ablaufplan des gesamten Projektes. Anders als der PSP strukturiert der Projektablaufplan die zeitliche Abfolge verschiedener sogenannter Ablaufelemente.
Prozessablaufplan Definition: Was ist das?
Der Ablaufplan verschafft Managern und Mangerinnen den perfekten Überblick über alle anstehenden Termine und somit auch über das große Ganze.
Einer der Hauptbestandteile vom Projektablaufplan sind der Zeitpunkt und die Abfolge von Terminen. Als solches ergänzt der Ablaufplan den Projektstrukturplan, welcher zuerst aufgestellt wird. Sobald klar ist, welche Arbeiten getan werden müssen und diese in eine machbare Größe heruntergebrochen wurden, kommt der Projektablaufplan zum Zug.
Der Projektablaufplan definiert wie verschiedene Aufgaben zusammenhängen. Des weiteren zeigt ein Ablaufplan auf, wie lange eine gewisse Aufgabe dauert. Die Dauer wird bildlich dargestellt, sodass auf einen Blick klar ist, was wann ansteht.
Softwares als Unterstützung zum Ablaufplan
Wenn in einem Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig laufen und ein/e Mitarbeiter:in an mehreren Projekten mitwirkt, dann kann dies rasch zu einem Durcheinander führen. So kann es von Vorteil sein, mit einer Software zu arbeiten und eine klare Übersicht in den Managementprozess eines Projekts zu bringen.
TimeTrack revolutioniert die Projektplanung und hilft Managern bzw. Managerinnen dabei stets bestens informiert zu sein. Besonders hilfreich beim Erstellen eines Ablaufplans ist die Aufgabenplanung und Projektzeiterfassung von TimeTrack. Mit TimeTrack können Aufgaben geplant und mit der Projektzeit-Stempeluhr erfasst werden. Mitarbeiter:innen arbeiten somit effizient und transparent und können einfacher ihr Zeitmanagement verbessern. Dank der Transparenz der Software wird außerdem der Kommunikationsaufwand minimiert, wodurch man Zeit für Wichtigeres gewinnt.
Aufgabenplan – TimeTrack
In 3 Schritten den idealen Ablaufplan für Ihr Projekt erstellen
Für die korrekte Projektplanung des Ablaufes sind drei zentrale Punkte notwendig. Diese müssen alle drei vorhanden sein, damit der Projektablaufplan vollständig ist und als Tool gebraucht werden kann. Wenn die drei zentralen Punkte stehen, dann können nach Bedarf noch weitere Normen in den Ablaufplan eingefügt werden, dies ist jedoch nicht zwingend notwendig.
- Teilprojekte definieren: Für das funktionierende Projektmanagement ist es einerseits wichtig, dass alle Teilprojekte vom gesamten Projekt notiert wurden. Dies ist oft mit dem Projektstrukturplan schon erledigt.
- Aufgaben identifizieren: Als zweiter Schritt gilt es, die einzelnen Aufgaben, welche zu den Teilprojekten gehören, zu notieren.
- Zeitaufwand einschätzen: Schlussendlich, in einem dritten Schritt, wird geschätzt, wie lange die verschiedenen Vorgänge der Teilprojekte dauern. Dies kann in Form von Stunden, Tagen, oder Wochen getan werden.
Nachdem dies erledigt ist, steht der Ablaufplan von einem Projekt und die Meilensteine sind auch klar, welche im zweiten Schritt bestimmt wurden. Das Ziel vom Ablaufplan – nämlich die klare Übersicht der Ablaufelemente, der Termine, sowie des schlussendlichen Projektziels – ist dann erreicht worden.
3 Methoden, wie Sie den Ablaufplan gekonnt einsetzen
Selbstverständlich gibt es nicht nur eine Möglichkeit einen Ablaufplan darzustellen. An sich ist jede Darstellung, welche die Zusammenhänge und Dauer der Unteraufgaben aufzeigt, ein Ablaufplan. Logischerweise gibt es zahlreiche Vorlagen bzw. bewährte Vorgehensweisen zur Erstellung eines Projektablaufs. Eines der Synonyme des Projektablaufplans ist zum Beispiel das Gantt Chart, welches mit den fünf Vorgaben der DIN 69901 kompatibel ist. Zuvor möchten wir Ihnen jedoch den Projektablaufplan als Tabelle und Netz vorstellen.
Ablaufplan als Tabelle darstellen
Oft ist es der Fall, dass im Projektmanagement der Ablaufplan in Form einer Tabelle oder eines Netzes dargestellt ist. Obwohl diese Darstellungsform auf den ersten Blick simpel und leicht zu verstehen, wird dieser Plan bei komplizierteren Projekten schnell unübersichtlich. So geht Information verloren, Abhängigkeiten oder gewisse Vorgänge im Projekt werden vergessen und die Randbedingungen vom Unternehmen können nicht mehr eingehalten werden. Es bleibt zu sagen, dass eine Aufstellung als Tabelle zwar leicht zu machen, jedoch nicht immer zielführend ist.
Netzdarstellung zwecks Verständnis von Projektzusammenhängen
Obwohl bei einer solchen Aufstellung die Zusammenhänge der verschiedenen Teilprojekte bestens verstanden werden können, ist es oftmals der Fall, das kompliziertere Projekte schlussendlich zu unübersichtlich werden. Darum ist es logisch, dass auf eine bewährte Form des Ablaufplans zurückgegriffen werden muss.
Projektablaufplan als Gantt Chart visualisieren
Die bekannteste Form eines Projektablaufs ist der Gantt Chart. Eine solche Aufstellung zeigt die Dauer gewisser Aufgaben in Form von horizontalen Balken auf.
So könnte ein entsprechendes Projekt der Bau eines Hauses sein. Dann würde zu Projektbeginn die größeren Teilaufgaben aufgelistet und dann entsprechend in kleinere Aufgaben heruntergebrochen werden. Als Beispiel dazu: Eine größere Teilaufgabe könnte das Bereitstellen des Grundstücks sein, die Unteraufgaben wären dann entsprechend Bäume fällen, Boden ebnen, Fundament bauen, etc. In der Darstellung von Gantt wird dann pro Teilaufgabe (also Bäume fällen) noch der Zeitaufwand eingeschätzt und die verantwortliche Person zugeteilt. Da das Grundstück als Erstes bereit sein muss, ist dies die erste Auflistung im Ablaufplan und die folgenden Aufgaben sind in der Darstellung später aufgelistet.
Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel für einen solchen Ablaufplan, in dem die verschiedenen Balken die jeweilige detaillierte Dokumentation der Aufgaben darstellen. Klar ersichtlich ist, dass eine Aufgabe erst beginnen kann, nachdem die vorherige abgeschlossen wurde. Ein Gantt Diagramm zeigt die Zusammenhänge und Abhängigkeiten verschiedener Teilaufgaben auf.
TimeTrack – Ablaufplan als Gantt Chart
Praktische Tipps zum Projektstrukturplan
Bei der Aufstellung eines Ablaufplans können einige Fehler auftreten, besonders wenn die Aufgabe zum ersten Mal übernommen wird. Es gilt, wie bei so vielen Sachen, dass die Übung den Meister macht. Es ist jedoch von Vorteil, wenn gewisse Fehlerquellen schon zu Beginn angesprochen werden, damit diese so gut wie möglich vermieden werden können.
Zeitpuffer einplanen
Besonders viele Fehler bringt das mangelnde Einschätzungsvermögen der benötigten Zeit pro Aufgabe, da es schwierig zu erkennen ist, wie lange gewisse Teilprojekte benötigen. Rasch ist man im Verzug und die Einhaltung des Projektziels wird umso schwieriger. Darum sollten in jedem Ablaufplan Puffer eingebaut werden, welche bei Bedarf helfen, gesetzte Termine einzuhalten.
Mit dem magischen Dreieck arbeiten
Des weiteren sollte ein Ablaufplan immer unter Berücksichtigung vom Magischen Dreieck erstellt werden, welches die Eckpunkte „Leistung“, „Kosten“, und „Zeit“ miteinander balanciert. So können etwaige Verzögerungen frühzeitig bemerkt werden und es kann rasch reagiert werden.
Softwares als Hilfestellung heranziehen
Ein professionelles Tool zur Projektzeiterfassung und Projektmanagement heranzuziehen, hat so seine Vorteile. Um besser analysieren zu können, wie lange Mitarbeiter:innen für eine bestimmte Aufgabe brauchen, lohnt es sich die Projektzeit zu tracken. Dank automatisch erstellter Berichte können die Projektzeiten schnell analysiert und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten entdeckt werden.
Berichte und Analysen – TimeTrack
Abschließende Worte
Es ist klar, dass ein guter Ablaufplan nicht von einem Tag auf den nächsten entsteht. Es braucht dazu Übung, einen guten Projektstrukturplan, klare Randbedingungen als auch die richtigen Tools. Nur so kann ein Projektablaufplan erfolgreich erstellt werden.
Mal wieder Zettelchaos auf dem Notizblock? Notizen sind eine großartige Möglichkeit, um bei Besprechungen, Konferenzen, Seminaren, einer Vorlesung oder Vorträgen die Übersicht zu behalten – gesetzt der Tatsache, dass Sie Ihre Schrift und Inhalte auf den Seiten überhaupt noch lesen können. Um das besser gewährleisten zu können, gibt es mehrere Methoden zur intelligenten Mitschrift, die ein tolles Ergebnis in der Nachbereitung erzielen können. Eine davon ist die von Walter Pauk etablierte „Cornell Methode“.
Mit der Cornell Methode Notizen strukturieren
Die Cornell-Methode ist eine der einfachsten und bekanntesten Methoden wenn es darum geht, Notizen zu strukturieren. Es gibt für sie eine fixe Vorlage für ihr simples Format. Nicht nur die ABC Analyse hilft Ihnen beim Zeitmanagement – falls Sie noch nichts von den Cornell-Notizen gehört haben, sollten Sie also unbedingt weiterlesen. Der Knackpunkt der Cornell-Notizen liegt darin, dass sie das generelle Mitschreiben mit dem gleichzeitigen Herausarbeiten der Kerngedanken des jeweiligen Vortrages/ der jeweiligen Besprechungen kombiniert. Lernen Sie also, Mitschriften neu und intelligenter zu denken – mit einem System, das den Inhalten eine besondere Rolle zuschreibt.
Cornell Notizen richtig anwenden: Ablauf und Tipps
Die Cornell-Methode hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Notizen zu strukturieren, indem sie Informationen bündelt und alles Wichtige auf den Punkt bringt. Auf einem Zettel klappt auch in Form der Felder. Folgendes ist wichtig:
- Oben: Die Überschrift
- Links: Der Bereich für Fragen (30% des Blattes)
- Rechts: Der große Bereich für Notizen (70% des Blattes)
- Unten: Die Zusammenfassung
1. Die Überschrift
Die sogenannte Kopfzeile ist für alle allgemeinen Informationen da, sowie für die Hinweise die Sie brauchen, um später schnell überfliegen zu können, von welchen Meetings oder Seminaren die jeweiligen Mitschriften waren. Auf dem oberen Abschnitt von Ihrem Notizzettel können Sie nicht nur das grundlegende Thema vermerken, sondern auch Informationen wie das Datum, den Namen des Referenten bzw. der Referentin oder die Seitenzahl haben hier ihren idealen Platz.
2. Der Fragen-Bereich
Während der rechte Teil zum Notieren der Themen des Vortrages/der Besprechungen da ist, ist die linke Spalte dafür da, Fragen aufzuschreiben. Diese Fragen können entweder im Vortrag oder der Vorlesung selber genannt werden, oder es können Fragen sein, die sich auf die besprochenen Inhalte beziehen – also Fragen, die man sich selber stellt oder noch genauer nachforschen möchte.
Beides – die Fragen-Spalte als auch der Hauptbereich für die Notizen – stehen in einem besonderen Wechselspiel. Fragen helfen erwiesenermaßen laut Studien der eigenen Erinnerung, sich besser im Gedächtnis die Inhalte einzuprägen. Daher ist die linke Spalte auch nicht zu unterschätzen!
3. Der Notizen-Bereich: Der zentrale Teil der Methode
Dennoch stellt natürlich der Notizen-Bereich den Hauptteil des Blattes da. Die linke Spalte sollte etwa im 30/70 Verhältnis zum Notizen-Bereich der Cornell Methode stehen. Die Notizen enthalten alles: Sie leben zwar auch davon, dass man sich kurz hält, doch nicht umsonst beanspruchen sie das größte Feld. Auf dem Blatt ist der Hauptteil der Seite dafür da, all die Dinge aufzuschreiben, die in der Vorlesung bzw. der Besprechung vorkommen. Sie sind quasi das „Passwort“ für die eigene Erinnerung: Was wurde wann gesagt? Hier werden die Informationen beim Notieren spielerisch gebündelt.
4. Die Zusammenfassung
Unten auf dem Blatt werden die Informationen so zusammengefasst, dass sie als optimale Vorlage für das spätere Lernen und Bündeln gelten. Auf dem unteren Teil der Seite steht nämlich die Zusammenfassung. Hier werden der besprochene Stoff und die wichtigen Themen in kompakten Punkte notiert, damit sie für die Nachbereitung möglichst optimal aufgefasst werden können. Durch die eigene Ausformulierung einer Zusammenfassung wird nicht nur das Gedächtnis auf eine intelligente Art und Weise trainiert: Es ist auch ein wichtiges Prinzip der Cornell Methode.
Cornell-Methode Beispiel
Da die Cornell Methode extrem vielfältig einsetzbar ist, ist es gar nicht so leicht zu verstehen, wie sich die Cornell Methode dann im Einzelnen ereignen kann. Die Informationen, die beim Notieren entstehen, können sehr vielfältig sein. Gerade bei Lernenden in Vorlesungen ist die Cornell Methode ein beliebtes Thema: Doch von Lernen und Lerntipps soll hier nur bedingt die Rede sein. Denn die Cornell Methode ist auch die optimale Vorlage für Meetings und sonstige Besprechungen.
Mit TimeTrack können Sie Ihre manuell erstellten Notizen fotografieren und einem Projekt zuweisen. Dasselbe gilt auch für andere Arten von Dokumenten. Somit haben Sie immer all die benötigten Dokumente und Informationen an einem Fleck und müssen keine Zeit damit verschwenden, sie zu suchen. Das fördert nicht nur die Transparenz in Unternehmen, sondern ist auch ideal für ein ordentliches Zeitmanagement.
TimeTrack – Projektmanagement
Für Besprechungen geeignet: Notizen à la Cornell
Sitzen Sie also zum Bespiel in einer Besprechung, dann ziehen Sie doch Linie für Linie die Teilbereiche der Cornell Methode auf die Seite Ihres Notizbuchs, hören Sie fleißig zu und schreiben Sie mit. Obwohl die Cornell Methode so simpel ist, zwingt sie Sie dennoch dazu, das besprochene Wissen zu bündeln und die Themen, die heute an der Tagesordnung sind, bestens zu überblicken. Wenn Sie mehrere Seiten zur Verfügung haben, können Sie auch mehrere Versuche starten: Auch wenn die Funktionen der Cornell Methode simpel angelegt sind, kann dennoch jede Person ihren eigenen Stil haben Notizen zu schreiben.
Vorteile der Cornell-Methode
Kompakte und praktische Anwendung
Stellen Sie sich vor, sie würden sich von einer Besprechung ein Foto oder Videos ansehen: Wie viel würde da hängen bleiben? Handgeschriebenes ist da weitaus effektiver: Durch das Mitschreiben lernen Sie, das Wissen zu sammeln und wie bei der Erstellung eines Artikels Alles übersichtlich zu strukturieren. Das Prinzip ist besonderes praktisch, weil immer und überall angewandt werden kann – Man benötigt nur ein Blatt Papier und einen Stift.
Einfache und verständliche Ausführung
Wahrscheinlich wird es nicht viele Versuche brauchen, bis Sie die Cornell Methode optimal beherrschen. Dadurch, dass die Methode schnell gelernt werden kann, kann sie auch schnell beigebracht werden. Wenn Sie mal an einer Besprechung nicht teilnehmen können, kann und jemand anderes für Sie eine Mitschrift erstellen soll. Verweisen Sie beispielsweise auf diesen Artikel – und in unter 5 Minuten wird das Prinzip verinnerlicht sein.
Dadurch, dass die Cornell Methode nur aus 4 Feldern besteht, lässt sie sich sehr einfach umsetzen. Es bedarf keine langen Einschulungen, weshalb es rentabel ist die Cornell Methode einzuführen.
Cornell-Methode in der Praxis
Als Walter Pauk die Cornell Methode erfand, hatte er sicher im Sinn, dass diese Art der Erstellung von Notizen das Leben vereinfachen und nicht komplizierter machen soll. Wie alle anderen Zeitmanagement Methoden soll auch die Cornell Methode Zeit sparen. Wenn Sie diese Notizenmethode in Ihrem Unternehmensalltag verwenden, sollte die Übertragung dieser Notizen auch so einfach wie möglich sein. Je nachdem, in was für einem unternehmerischen Kontext Sie eingebettet sind, ist das oft gar nicht so leicht.
Jedes Unternehmen hat selbstverständlich eine andere Umgangsart mit ihren Projekten, aber ein Kernbestandteil vom Projektmanagement ist es, den Überblick nicht zu verlieren. Das geht am besten, indem man ein einheitliches Projektmanagementsystem verwendet – das minimiert den Aufwand für Ihre Projekmanager:innen sehr stark.
Notizen reibungslos in den Workflow implementieren
Besser ist es, wenn Sie ein einheitliches und praktisches System im Unternehmen etabliert haben. Dafür eignet sich nicht nur die 5S Methode, die Ordnung in Arbeitsprozesse bringt, sondern zum Beispiel auch ein Programm, das möglichst viele Arbeitsbereiche auf einmal abdeckt.
Falls Sie manchmal keine langwierigen Notizen schreiben, sondern kurze Informationen wie die Deadline für ein Projekt sicher notieren wollen, können Sie das über TimeTrack machen. Wenn sich solche Notizen häufig wiederholen, wie beispielsweise der Rechnungsstatus eines Projekts, können Sie in TimeTrack einen Textbaustein anlegen. Diese Textbausteine dienen dazu, sich wiederholende Notizen abzuspeichern und sie mit einem Kürzel zu versehen. So werden Notizen jedem Projekt gut zugeordnet: Damit Sie Ihre Notizen immer wieder finden.
Notizen mit TimeTrack hinterlegen
Fazit
Die Cornell-Notizen haben zum Ziel Zeit zu sparen und Effizienz zu fördern. Manchmal kann es sich jedoch schwierig gestalten einen Zeitfresser am Arbeitsplatz zu minimieren. Eine Software wie TimeTrack ist für die reibungslose Implementierung von Notizen zu Ihren Projekten unabdingbar.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Projektsteuerung?
- Wer steuert ein Projekt?
- Die wichtigsten Aufgaben in der Projektsteuerung
- Projektsteuerung Beispiel: Projektleitung im Bau
- Die Kosten in der Projektsteuerung
Tatsächliche Termine, Kosten und Ergebnisse eines Projekts im Blick zu behalten und diese Ist-Werte möglichst nahe an den Planwerten zu halten, ist die Hauptaufgabe eines Projektmanagers bzw. einer Projektmanagerin. Eine gute Projektsteuerung kann Sie also zielgerichtet zum Erfolg bringen, egal ob im Bauwesen, in der Architektur oder allgemein im Marketing.
Was ist eine Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe in der Durchführung eines Projekts. Traditionell umfasst sie die Planung, Steuerung und Überwachung der Projektziele durch den/die Projektmanager:in. Durch Projektmanagement Methoden, wie zum Beispiel PRINCE2 kamen noch weitere Aufgabenbereiche und Formalisierungen hinzu. Somit gibt es nicht nur eine Definition für die Projektsteuerung, sondern mehrere.
- DIN 69901: Das Prozessmodell definiert die Steuerung im Projektablauf als Phase im Projektmanagement, der andere Prozesse zugeordnet werden.
- PRINCE2: Die Steuerung in der Projektdurchführung ist ein einzelner Prozess aller Tätigkeiten und Aufgaben des Projektmanagers.
- PMBOK: Die Steuerung und Organisation von einem Projekt wird in elf einzelne Prozesse der Projektarbeit im Projektcontrolling unterteilt sowie acht Prozesse im Executing.
- Bauwesen: In der Immobilienbranche ist die Projektsteuerung synonym zum Projektmanagement als Steuerung von Projekten mit mehreren beteiligten Bereichen.
Festgehalten kann also werden, dass die Projektsteuerung immer der grundlegende Vergleich von allen Soll-Werten und den Ist-Werten eines Vorhabens ist. Diese sind allerdings noch fachkundig festzulegen und zu koordinieren, um das Projektziel auch wirklich zu erreichen.
Wer steuert ein Projekt?
Die Steuerung eines Projekts betrifft also die genaue Planung von Maßnahmen eines Vorhabens durch den Projektsteuerer. Die Projektleitung und somit auch die Steuerung übernehmen in der Regel Projektmanager:innen. Die Aufgaben des Projektsteuerers umfassen dabei alle Funktionen, um in Hinblick des Projektziels Budget, Kosten, Personaleinsatz und Termine im Überblick zur haben.
Projektsteuerung und Projektleitung
Zwischen Projektsteuerung und Projektleitung gibt es Unterschiede. So trägt die Projektleitung die Verantwortung der Umsetzung der Projektziele z. B. in der Objektplanung. Daher hat sie Entscheidungsbefugnisse und leistet ihren Beitrag in der Steuerung der Maßnahmen.
Die Projektsteuerung soll die verschiedenen Prozesse vom Beginn der Projekte mit der Initialisierung bis hin zum Abschluss in Einklang bringen und so durch fortlaufende Kontrolle und Organisation eine reibungslose Projektdurchführung gewährleisten.
Tools der Projektsteuerung
Die Projektüberwachung und das Projektcontrolling kann mit der Größe eines Vorhabens auch ungeahnte Komplexität annehmen. Um sich die Projektarbeit zu erleichtern, kann auch für die Projektsteuerung eine Projektmanagement Software eingesetzt werden. Diese Tools erleichtern das Steuern im Projektablauf und das Erstellen von einem Plan.
TimeTrack als Tool zur Projektleitung
Die cloudbasierte Software von TimeTrack kann Ihnen dabei helfen das Wichtigste und alle Werte, auf die es wirklich ankommt, im Überblick zu behalten. So können Sie den Plan, Kosten, Ist-Werte und den Projektablauf einfach verfolgen und somit die Effizienz steigern. Das wird durch die Projektzeiterfassung per digitaler Stempeluhr gewährleistet. Es ist ebenfalls möglich, einen detaillierten Projektplan mit festgelegter Dauer sowie Budget zu erstellen. In der Projektverfolgung behalten Sie alle Fortschritte von den Werten des Projektziels im Überblick.
TimeTrack – Module der Projektzeiterfassung
Die wichtigsten Aufgaben in der Projektsteuerung
Zu den Aufgaben eines Projektleiters bzw. einer Projektleiterin gehört nicht nur das Steuern, sondern auch die Umsetzung des Projektziels.
Was macht der/die Projektleiter:in?
Um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, muss diese/r Folgendes beachten:
- Abstimmung der Planung von Projekten mit allen Beteiligten
- Starten und Abschließen von Arbeitspaketen z. B. im Bau
- Teamführung im Projektmanagement
- Kosten und Finanzierungen
- Überwachung und Dokumentation eines Projekts
- Gegenmaßnahmen erarbeiten, wenn z. B. die Planung nicht eingehalten wird.
- Koordination aller Tätigkeiten und zur Verfügung stehender Ressourcen
- Qualitätssicherung
- Verträge und Versicherungen
So hängen Projektplan und Projektsteuerung zusammen
Zu den Aufgaben des Projektmanagements gehört also auf die Planung der Projekte in der Projektmanagementphase. Im Projektplan muss unter anderem die Zeit aller am Beteiligten festgehalten werden. Die Projektzeiterfassung kann mit einer Projektmanagement Software den entscheidenden Gesamtüberblick gewährleisten und vor allem die Richtung im Blick behalten, welche das Projekt annimmt.
Der/die Projektleiter:in weiß so ebenfalls, welche Aufgabe am Projekt gerade in Arbeit ist und wo einzelne Mitarbeiter:innen derzeit beschäftigt sind. Ein guter Projektplan kann so sehr viel Zeit und Aufwand sparen und erleichtert die Projektsteuerung.
Die Bedeutung von klar definierten Schnittstellen
Die Abgrenzung von Aufgaben der Verantwortlichen ist nicht einfach, weshalb es einfach zu Schnittstellenproblemen kommen kann. Beispielsweise müssen Architekten und Architektinnen ihre Planung mit anderen Bereichen und die verschiedenen Termine aufeinander abstimmen sowie die Dokumentation im Projektmanagement von einem Objekt gewährleisten. Klare Positionen und Aufgabenbereiche zu definieren und eine transparente Kommunikation beizubehalten tragen dazu bei, Missverständnisse und Informationsmangel vorzubeugen.
Soll-Ist-Vergleiche in der Projektsteuerung
Zur Projektsteuerung gehört es, die tatsächlichen Vorgänge immer in den Toleranzen der Planung von einem Projekt anzupassen. Zu den Aufgaben des Projektleiters bzw. der Projektleiterin gehört also die optisch ansprechende Berichterstellung. Dieses Tracking vergleicht fortlaufend die angestrebten Werte in der Projektplanung mit den tatsächlichen Begebenheiten im Projektverlauf.
TimeTrack erlaubt mit den automatischen Soll-Ist-Vergleichen Projektmanager:innen immer einen klaren Überblick zu behalten und auf dem neuesten Stand zu sein. Außerdem wird die Zeiterfassung für Architekten um Einiges erleichtert.
Projektsteuerung Beispiel: Projektleitung im Bau
In der Baubranche ist es üblich, ab der Planung einer gewissen Größenordnung auch Projektmanager:innen zu beauftragen, neben den Architekten bzw. Architektinnen und Fachplanern bzw. Fachplanerinnen.
Die Projektsteuerung kann also an Externe delegiert werden, wenn sowohl Architekten, als auch Bauherrn nicht genügen Expertise besitzen. Dazu gehören ebenfalls technisches, wirtschaftliches und rechtliches Know-How über das Projektmanagement in der Baubranche.
Aufgaben der Projektsteuerung im Bau
Die Projektsteuerung in der Immobilienbranche umfasst also viele Aufgaben, die vor allem der reibungslosen Fertigstellung eines Vorhabens umfassen. Hierzu gehören demnach folgende:
- Klare Definition einzelner Aufgaben des Projekts
- Erstellung des gesamten Projekts und ebenfalls dessen Koordination
- Klären der Frage, wer am Projekt beteiligt ist und welche Funktionen diejenigen erfüllen
- Einsatzplanung der fachlich Beteiligten
- Erstellen von Terminplänen, welche die Koordination und Kontrolle der Organisation und Zahlung vom Projekt und der am Vorhaben Beteiligten umfasst
- Genaue Koordinierung der in das Projekt einbezogenen Personen und die Kontrolle dessen sowie die Erstellung der Arbeitsplanung
- Vorbereitung und Betreuung von Personen und Gewerken, die in die Planung mit einbezogen werden müssen
- Fortlaufende Ergänzung und Aktualisierung der Pläne und Ziele sowie die Klärung von Krisen und Konflikten im Projektmanagement
- Kommunikation mit den Auftraggebern bzw. Auftraggeberinnen und Information dessen über die Abwicklung vom Projekt sowie die Entscheidungsklärung mit dem Bauherrn
- Betreuung und Koordination von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren durch öffentliche Einrichtungen
Rechtliches und Versicherungen
Natürlich muss alles rechtlich abgesichert werden, falls Aufgaben nicht richtig verlaufen oder ein ausschlaggebender Termin der Projekte nicht eingehalten wird. Der Projektsteuerer bzw. die Projektsteuerin muss sich also um den Versicherungsschutz eines Projekts wie beispielsweise eines Bauvorhabens kümmern, um die Verantwortlichen für alle Eventualitäten und Konsequenzen abzusichern.
Um sich bei Streitigkeiten und Verzögerungen fachkundig abzusichern, sollte bestenfalls eine Baukombi-Versicherung abgeschlossen werden. Sie umfasst viele Leistungen, welche man auf die Kosten für den Bauherr, Projektsteuerer, Planer und Handwerker umlagern kann.
Ein Projektsteuerer bzw. eine Projektsteuerin selbst sollte eine eigene Berufshaftpflichtversicherung haben, um sich bei Vermögensschäden, aber auch bei Vorfällen, die Personen und Sachgegenstände betreffen, abzusichern.
AHO & HOAI in der Projektsteuerung
Wenn man sich weiterführend mit der Projektsteuerung in der Immobilienbranche beschäftigt, werden einem öfter die beiden Akronyme AHO und HOAI begegnen. Die Bedeutungen sind zunächst nicht ganz klar, deswegen möchten wir sie hier kurz erklären.
HOAI – „Honorarordnung für Architekten und Ingenieure“
Dieser Begriff der Projektsteuerung ist dazu da gewesen, die verschiedenen Tätigkeiten im Projektverlauf klar zu definieren und eine Abgrenzung zu schaffen.
AHO – „Ausschuss der Verbände für Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung“
Dieser Ausschuss wollte nach der noch immer verwirrenden HOAI eine klare Definition für das Berufsbild schaffen. Nach dieser ist die Aufgabe in der Projektsteuerung die Unterstützung des Auftraggebers, sein Projekt bis zur Zielerreichung zu koordinieren.
Zu den Handlungsbereichen der noch heute aktuellen AHO gehört die Organisation, Koordination, Information und Dokumentation. Darüber hinaus sollten Projektsteuernde immer die Quantitäten und Qualitäten der Arbeit sowie die Finanzierung und Kosten im Blick behalten. Hierfür müssen Termine, Logistik und Kapazitäten in Einklang gebracht sowie Versicherungen und Verträge fachkundig abgeschlossen werden.
Die Kosten in der Projektsteuerung
Das Kostencontrolling ist für den/die Projektmanager:in elementar. Die Kosten im Überblick zu behalten, ist Kennzeichen eines erfolgreichen Projektmanagements.
Um die Kosten nicht unnötig hoch werden zu lassen, müssen Sie auch den Zeitaufwand im Blick behalten. TimeTrack kann die Lösung sein und die Kosten der Aufgaben im der Projektsteuerung minimieren. Mit der digitalen Projektzeiterfassung, Berichten und Analysen schaffen Sie es, den Projektplan zu verfolgen und die Termine im Blick zu behalten. Mit einem minimierten Kommunikationsaufwand können Sie so die maximale Effizienz für Ihre/n Projektsteuerer:in und Ihr Projekt erreichen.
TimeTrack – Berichte und Analysen
Fazit
Die Projektsteuerung veranlasst, kontrolliert und gewährleistet. Sie ist ein wichtiger Bestandteil in der erfolgreichen Durchführung von Projekten und maßgeblich für die Erreichung der Ziele in komplexen Bauvorhaben.
Digitale Tools können dabei helfen, alle Prozesse in der Projektsteuerung im Überblick zu behalten und sowohl finanzielle Ressourcen einzusparen, als auch Fehlentwicklungen im Verlauf eines Projekts schnell zu offenbaren. Mit einer digitalen Projektzeitplanung haben Sie als Projektmanager:in immer das Wichtigste im Blick – jederzeit und überall. Überzeugen Sie sich gerne selbst von den vielen Vorteilen der cloudbasierten Projektmanagement Software TimeTrack.
Reibungslose Abläufe sind überall wichtig. In der Baubranche bestehen aber häufig noch viele weitere Abhängigkeiten, die durch Verzögerungen in einer der einzelnen Bauphasen immer wieder große Herausforderungen mit sich bringen können. Was es mit dem Bauzeitenplan auf sich hat und wie Sie einen Plan zu Ihrem Bauvorhaben erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein Bauablaufplan?
Alles in einem sind Bauzeitenpläne genauso wie ein Ablaufplan dazu da, die einzelnen Schritte eines Bauvorhabens bis zur Baufertigstellung in einzelnen Projektphasen klarzustellen.
Diese Pläne halten also Termine für die Bauzeiten fest und geben einem Bauprojekt so einen zeitlichen Rahmen. Werden die Tätigkeiten in der Bauausführung plangemäß durch die einzelnen Gewerke eingehalten, wird ein Bauprojekt mit den vorgegebenen zeitlichen und finanziellen Ressourcen fertigstellt.
Die Grundlage für den Bauzeitenplan liefert der Rahmenterminplan im Bauwesen. Dieser hält lediglich den Start eines Vorhabens und dessen Ende fest sowie die einzelnen Bauphasen. Der Bauzeitenplan ist deutlich detaillierter und erstellt eine genaue Terminplanung für alle Tätigkeiten mit beteiligten Gewerken und Mitarbeiter:innen am Bau.
Bauzeitenplan im Bauvertrag
Der Bauzeitenplan ist auch ein wichtiger Bestandteil im Vertrag, zum Beispiel mit den Architekten eines Projekts. Rechtlich verpflichtend muss es ihn allerdings nicht geben und so gibt es auch keine Konsequenzen, falls der Bauzeitplan für ein Haus nicht vorhanden oder unvollständig ist.
Dennoch kann der Bauzeitenplan im Bauvertrag einem Architekten bzw. einer Architektin und dem Bauherren als gegenseitige rechtliche Absicherung von bindenden Daten dienen. So können die verschiedenen Gewerke, wenn ein Produkt nicht pünktlich fertig wurde, auch zu rechtlich Konsequenzen führen.
Ob rechtlich verpflichtend oder als Zusatz nachdem der Bauvertrag abgeschlossen wurde, das Ziel ist immer das gleiche. Der Ablauf eines Bauprojektes soll immer ohne enorme zeitliche Verzögerungen geschehen und so auch beiden Parteien eine gewisse Sicherheit sowie Handlungsspielraum bieten.
Inhalte eines Bauzeitenplans
Es gibt einige Informationen und Daten, die im Bauzeitplan unbedingt enthalten sein müssen. Diese betreffen ebenfalls nicht nur den Auftraggeber:innen eines Projekts, sondern auch immer den Auftragnehmer:innen des Bauvorhabens.
Damit der reibungslose Bauablauf gewährleistet werden kann, müssen diese Informationen klar und zugänglich festgehalten sein.
- Einzelne Gewerke müssen mit ihren genauen Aufgaben und Arbeitsschritten angegeben werden.
- Den verschiedenen Phasen sind Beginn und Ende genau zuzuschreiben, um einen verbindlichen Zeitrahmen festzulegen.
- Diverses Personal muss genau geplant werden. Hierzu gehören Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Einsatzorte.
- Faktoren, die nicht beeinflusst werden könne, sind ebenso im Bauzeitenplan festzuhalten. Das kann zum Beispiel an Jahreszeiten liegen oder die Trocknungspause sein.
- Die Ausgaben müssen immer mit aufgeführt sein, um einen Überblick über alle Kosten zu behalten.
- Halten Sie auch fest, welches Material eingesetzt wurde und welche Werkzeuge benötigt wurden, um den Auftraggeber:innen Auskunft geben zu können.
- Bedenken Sie rechtliche Prüfungen und andere verbindliche Besichtigungen, welche für den Verlauf auf der Baustelle maßgeblich sind.
Der Ratgeber zum Bauzeitenplan
Nachdem Sie nun wissen, welche Arbeiten und Inhalte Bauzeitenpläne eines Bauvorhabens zum Ziel haben, kann Ihr Architekt bzw. Ihre Architektin nun mit dem Terminplan als Tabellenkalkulation beginnen.
Zur Vorlage dienen dabei alle Informationen über verfügbare Mittel und Werkzeuge, die verschiedenen Schritte der Arbeiten und zugehörige Daten sowie die verbindlichen Fristen. Um für eine Baustelle und andere Projekte einen optimalen Bauablaufplan zu erstellen, gibt es vier grundlegende Schritte.
1. Projektstrukturplan
PSP – Projektstrukturplan. Er bieten die Grundlage für den Bauzeitenplan von einem Haus und anderen Bauvorhaben. Vor Baubeginn werden dort alle relevanten Aufgaben und Zwischenschritte bis ins kleinste Detail aufgeführt. Dies dient nicht dazu, den Baufortschritt nachvollziehen zu können, sondern verfügbare Mittel und das Werkzeug im Überblick zu behalten, wie im Critical Chain Management.
Wenn der PSP eines Bauprojekts fertig ist, sollte auch der Zeitraum des gesamten Bauablaufs bekannt sein.
2. Arbeitspakete
Wenn alle Arbeiten und Schritte bekannt sind und festgehalten wurden, müssen diese nach den Wünschen vom Auftraggeber:innen und abhängig vom Fertigstellungstermin der Baustelle gegliedert werden. Einzelne Zwischenschritte des PSP sind gemäß des Bauzeitenplans detailliert zu beschreiben und einzelne Aufgaben als Vorlage für die Bauarbeiten festzuhalten.
Um ein Bauprojekt optimal einschätzen zu können, sollten Sie hier die einzelnen Zeiten für die Bauabschnitte schätzen und festhalten. Wichtig ist, dass auch hier bei Fehlentscheidungen das Fehlermanagement richtig angewandt wird.
3. Abhängigkeiten und Ressourcen
Die Definition von Abhängigkeiten bezieht nicht nur Jahreszeiten und Bauabschnitte mit ein, sondern bedenkt die Korrelation aller Aufgaben der Beteiligten im Bauzeitenplan. Bevor ein Team der Gewerke mit den Arbeiten beginnen kann, sollte in der Planung sichergestellt sein, dass bereits alle abhängigen Maßnahmen durchgeführt sind.
4. Einen Bauzeitenplan erstellen
Die Erstellung eines Bauablaufplans ist für alle Bauvorhaben individuell und situativ. Die vorherigen Schritte sind mit ihren Informationen die Grundlage für den Bauzeitplan. Stellen Sie also sicher, dass die vorhersehbaren Schritte im Bauablauf geplant sind, bestmöglich genaue Zeiträume festgelegt wurden und die Abhängigkeiten im Plan ebenfalls bedacht sind. Besonders hilfreich ist hier der Deming Kreis, welcher eine effektive Projektplanung garantiert. Nun kann mit der Ablaufplanung losgelegt werden.
Darstellung des Plans
Um über alle Arbeiten im Bau den Überblick zu behalten, können Sie die Tätigkeiten im Bauablauf in einem Balkendiagramm darstellen. Für komplexe Vorhaben im Bau eignet sich mittlerweile ein Balkenplan des Gantt-Diagramms besser, da dort auch voneinander abhängige Arbeitsschritte besser ersichtlich sind.
Gibt es eine Bauzeitenplan Software?
Um dem Bauzeitenplan also optimal zu erstellen, wird oft MS Project genutzt. Das ist ein Tool zur Erstellung von einem Terminplan, das jedoch schnell an Ihre Grenzen stößt.
Bei der Verwendung einer Projektmanagement-Software entfallen Herausforderungen, wie verschiedene Dateiversionen oder Unklarheiten durch fehlendes Delegieren von Aufgaben. Termine, Aufgaben und Fristen können bei TimeTrack den einzelnen Gewerken und Mitarbeiter:innen zugeteilt und Kommentare sowie Anhänge hinterlegt werden. So können Sie nicht nur die verschiedenen Fristen im Bauzeitenplan übersichtlich festhalten, sondern auch einzelne Dienste direkt und mit klaren Zielvorgaben planen. Wenn Termine nicht eingehalten wurden, existiert eine optische Visualisierung, ähnlich eines Frühwarnsystems des Bauzeitenplans. Mit der digitalen Stempeluhr wird auch die Abrechnung und die Zeiterfassung für Architekten leichter fallen. Alles ist cloudbasiert und auch durch die Mitarbeiter:innen auf den Baustellen mobil nutzbar.
Projektzeiterfassung – TimeTrack
Versuchen Sie gerne die unverbindliche Testversion der TimeTrack Projektmanagement Software, denn digitale Lösungen bieten Ihnen in der Erstellung eines Bauzeitplans viel Flexibilität und helfen Ihnen damit zu einer fristgerechten Fertigstellung Ihrer Bauprojekte.
Tipps zur Terminplanung im Bauablauf
Aktualisierung und Fortschreibung ist sehr wichtig, denn ein Terminplan muss gepflegt werden.
Fachingenieure einbeziehen
Um alle Fristen bereits im Vorhinein optimal festlegen zu können, sollten auf jeden Fall die betreffenden Fachingenieure mit einbezogen werden. Das hilft durch Erfahrung und Know-how, die Zeiträume bestmöglich einzuschätzen. Diese können ebenfalls dabei unterstützen, eine Detail- und Werkplanung zu erstellen und den Bauzeitenplan in der Reihenfolge der einzelnen Beteiligten aufzustellen.
Angebote vergleichen
Wie in jedem anderen Bereich lohnt es sich natürlich auch im Baugewerbe Angebote einzuholen und einen Preisvergleich durchzuführen. Halten Sie bestenfalls mit den Auftragnehmern einzelner Tätigkeiten direkt alles Wesentliche in Vertragsverhandlungen fest, um gegenseitige Sicherheit zu gewährleisten.
Zeitpuffer richtig einplanen
Planungsunklarheiten führen oft dazu, übermäßig zeitliche Puffer in der Planung zu berücksichtigen. Seien Sie wachsam, denn auch hier kann man Fehler machen. Bei zu viel Zeitpuffern besteht die Gefahr, dass auf der Baustelle Stillstand herrscht und dadurch größere Kosten entstehen. Verlassen Sie sich wenn möglich auf Erfahrung und Expertise, um dies zu vermeiden.
Das alleine ist bereits ziemlich viel. Diese Termine werden nun noch von den anderen Aufträgen der Beteiligten ergänzt, welche die Unsicherheit in der Planung einer Bauzeit ergänzen. Darüber hinaus können einzelne Mitarbeiter auch Urlaub einreichen und es können Krankheitsfälle auftreten.
Warum ist der Bauzeitenplan so wichtig?
Ob Bauzeitenplan, Bauablaufplan oder Bauzeitenplanung, für einen gelungenen Kundenservice durch Architekten, und Bauleiter ist dieser rechtlich und praktisch von Nutzen. Als Terminplan ist er dazu da, die einzelnen Gewerke zu koordinieren, den Baufortschritt zu überwachen, eventuell Projektmanagement Lösungen einzuleiten und den Fertigstellungstermin einzuhalten.
Auch dient der Bauzeitenplan der Bauleitung zur internen Koordination von Ressourcen, Werkzeug und Mitarbeiter:innen, was ebenfalls zu einer erhöhten Kosteneffizienz führen kann.
Wann sind die Fristen aus dem Bauzeitenplan verbindlich?
Zu den Aufgaben im Bauzeitenplan gehört nicht nur die Erstellung von Terminen, sondern ebenfalls den Überblick über alle Aufgaben nicht zu verlieren und die Zwischenschritte des Bauablaufs auch in der Praxis für den Auftraggeber:innen einzuhalten.
Leider ist die Gewährleistung der Termine bei Bauprojekten oft von äußeren Umständen abhängig und kann in der Planung eines Hauses oder Bauprojektes nur schwer optimal kalkuliert werden.
Kontrollfristen und Vertragsfristen
Grundsätzlich gibt es für die Kontrolle eines Bauprojektes zwei verschiedene Arten von Fristen der Zwischenschritte. Sie werden in Folgende unterschieden:
- Kontrollfristen: Nahezu alle Fristen im Bauzeitplan dienen wirklich nur der Planung und für Informationen der verschiedenen Gewerke am Bau. So sind diese Termine im Bauablauf gegenüber dem Auftraggeber:innen nicht einzuhalten und dienen der Kontrolle eines Bauprojekts durch den/die Bauleiter:in oder Architekten bzw. Architektin.
- Vertragsfristen: Diese Fristen sind verbindlich und sind mit einer Pflicht des Bauzeitenplans einzuhalten. Im Allgemeinen gibt es hier nur zwei Vertragsfristen der Bauarbeiten und das sind der Baubeginn und der Fertigstellungstermin.
Gefahren bei Terminverzögerungen
Wird der Bauzeitplan geschrieben, so können einige Gefahren und Herausforderungen lauern, welche nicht nur Kräfte zehren, sondern auch enorme Kosten verursachen können.
- Die Arbeit am Bau war nicht vollständig oder fehlerhaft und es muss zu Ausbesserungsmaßnahmen kommen.
- Die Unentschlossenheit der Auftraggeber:innen führt zu veränderten Entwürfen und die Planung der notwendigen Ressourcen wird dadurch unbeständig.
- Rückfragen führen immer zu einem höheren Zeitaufwand. Das kann bereits vorkommen, wenn Entwürfe lückenhaft oder nicht detailliert genug sind.
- Die Fortschrittskontrolle im laufenden Bauzeitenplan kann Sicherheit gewährleisten und fehlt sie, sind Abweichungen nicht schnell erkenntlich.
- Nicht jedes benötigte Material ist immer lieferbar. Informieren Sie sich bestmöglich im Vorhinein, um die Lieferzeiten schon in die Planung mit einbeziehen zu können.
- Behörden können ebenfalls in der zeitlichen Planung zu Herausforderungen führen.
- Die Partner am Bau können ausfallen durch Insolvenz oder Mitarbeitermangel, was zu Verzögerungen am Bau führen kann.
Für all diese negativen Punkte gibt es die Möglichkeit, ihnen mit der laufenden Kontrolle im fortwährenden Bauzeitenplan vorzubeugen. Die in einen Bauzeitplan investierte Zeit lohnt sich. Erstellen Sie digitale und anpassbare Pläne mit TimeTrack, um dank der Projektzeiterfassung Ihrer Mitarbeiter:innen immer zu wissen, welche Leistung erbracht wurde. Durch effiziente Planung könnwn für alle Seiten Mehrkosten vermeiden und durch Kontrolle ebenfalls Handlungsspielraum geboten werden.
Fazit
Hier haben Sie einen ersten Überblick über alle essentiellen Schritte in der Digitalisierung eines Bauprojektes und Bauablaufplans erhalten.
Mit einem detailliert gestaltetem Bauzeitenplan können Sie nicht nur sich und Ihrer Betriebsfamilie Sicherheit gewährleisten, denn Sie erleichtern ebenfalls die Kommunikation mit Ihren Kunden. Durch festgelegte Zeiträume können Kosten vermieden und Risiken vorgebeugt werden.
Das Critical Chain Management ist eine Methode, die eingesetzt wird, um Ressourcen besser zu verwalten und Projekte effizient durchzuführen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Projekt in nur 4 Schritten erfolgreich durchführen können. Und wenn Sie möchten, erfahren Sie auch noch mehr über die Bestandteile, die Auswirkungen auf Ihr Team und über die Unterschiede zum kritischen Pfad.
Critical Chain Management- Was ist das eigentlich?
Die Planungs- und Projektmanagementmethode wurde von Eliyahu Goldratt für das Monitoring der wichtigsten Ressourcen und deren Verbrauch entwickelt. Daher liegt der Fokus auch auf der Priorisierung von Aufgaben innerhalb eines Projekts. Anhand der entstehenden Kette von Aufgaben werden dann Puffer für Ihr Projekt geplant. Es ist also ein Tool zur sorgfältigen Überwachung von Ressourcen und hilft beim effizienten Zeitmanagement.
Es gibt zwei wesentliche Charakteristika für die das Critical-Chain-Projektmanagement:
- Die Ressourcenplanung erfolgt mittels Arbeitspaketen, welche den Mitarbeitenden helfen sollen, Multitasking zu vermeiden.
- Schätzungen für die Planung werden immer mit Zeitreserven für Meilensteine und das Gesamtprojekt gemacht.
Der Ursprung – Theory of Constraints
Die Theory of Constraints (TOC) gehört ebenfalls zu den Methoden von Eliyahu Goldratt und hilft dazu, Engpässe durch limitierende Faktoren zu erkennen und den Projektabschluss dadurch zu gewährleisten. Kernpunkt ist, dass jedes Projekt eine Schwachstelle besitzt, die das schwächste Kettenglied unterbrechen und das gesamte Projekt in Gefahr bringen kann.
Zu den Themen dieser Engpasstheorie gehören, den Engpass zu finden, ihn auszunutzen und das Projekt daran auszurichten, um diesen zu beheben. Anschließend können diese Schritte wieder von vorne beginnen.
Einsatzbereiche des Critical Chain Managments
Das Critical-Chain-Projektmanagement dient dem Multiprojektmanagement und der parallelen Arbeit an mehreren Themen. Der Punkt ihres Einsatzes ist es also, den Herausforderungen im Multitasking bei mehreren Aufgaben und Arbeitspaketen von Projekten gerecht zu werden.
Ziel dieses Verfahrens ist, vorhandene Ressourcen durch einzelne Arbeitspakete optimal zur Verfügung zu stellen. Das Critical-Chain-Projektmanagement hat die Funktionen, Sicherheiten zu bieten und Spielraum zu eröffnen.
3 Regeln des Critical Chain Managements
Grundlegend folgt das Critical-Chain-Projektmanagement im Allgemeinen drei Regeln.
1. Pipelining – Staffelung der Projekte
Projekte müssen gestaffelt werden, da Multitasking nicht erfolgen soll, denn es erfordert zu viel Zeit und Konzentration der Mitarbeitenden. Einzelne Ressourcen bzw. Mitarbeiter:innen sollen immer nur mit voller Konzentration an einzelnen Aufgaben arbeiten, um die Durchlaufzeiten zu verringern. Die Reihenfolge verschiedener Vorhaben und Veranstaltungen wird dann anhand der zur Verfügung stehenden Ressourcen geplant.
2. Buffering – Sicherheiten bündeln
Einzelne Mitarbeiter:innen müssen keinen Zeitpuffer einplanen. Verfrühungen und Verspätungen im Verlauf Ihrer Projekte sollen sich zum Ende hin ausgleichen und so kann dann zur Not der Sicherheitspuffer greifen. Dieser Puffer steht also allen gleichermaßen zur Verfügung und die wirklich benötigten Zeiten der Arbeitspakete werden nicht durch individuelle Planung verzerrt.
3. Buffer Management – Priorisierung
Hierbei hilft es, sich an diese Regel zu halten: Jenes Projekt hat Vorrang, welches zu viel Zeitpuffer bei einem geringen Beitrag für das gesamte Projekt auf der kritischen Kette bringen würde. Diesem Projekt sind dann mehr Ressourcen zuzuteilen.
Critical Chain Management mithilfe eines Management Tools
Ein digitales Tool kann Vereinfachung in der Planung und Fokus für das gesamte Team gewährleisten. Die Einführung solcher Maßnahmen dient dann der Gesamtheit der Vorgänge ihres Projektes.
Digitales Zeitmanagement bringt viel Übersicht bei wenig Aufwand. Die Webapp von TimeTrack vereint viele Vorteile einer mobilen Zeiterfassung. Manuelle Zeiteinträge oder per Stempeluhr lassen direkt erkennen, wann, wo und an welcher Aufgabe gearbeitet wurde. Hier kann genau definiert werden, welcher Zeitraum und welche/r Kunde bzw. Kundin und Mitarbeiter:in gemeint ist. Das bedeutet minimalen Aufwand für automatische Projektverfolgung, auch weil digitale Zeiterfassung als Pflicht in vielen Branchen nicht mehr weit weg ist. Übersichtliche und genaue Auswertungen können Sie dann gefiltert nach vielen Optionen erstellen, um aussagekräftige Projektberichte zu erhalten.
Berichte und Analysen – TimeTrack
Die 3 Elemente einer Critical Chain
Es gibt drei Bestandteile, aus denen sich die Critical Chain zusammensetzt: dem kritischen Pfad, der Zuführerkette und dem Ressourcen-Puffer.
Der kritische Pfad – Critical Chain
Der kritischer Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die voneinander abhängig sind. Nur bei rechtzeitigem Erledigen dieser kann auch das Projekt beendet werden.
Er umfasst alle Aufgaben, die absolut unverzichtbar sind und legt die Reihenfolge fest, in welcher sie erledigt werden müssen. Die Abhängigkeitsstufen können verschieden sein, aber die Aufgaben des kritischen Pfades sind zentral.
Die Zuführerkette – Feeding Chain
Alle Aufgaben, die keine Auswirkung auf den kritischen Pfad haben, gehören zur Zuführerkette. Sie ist also untergeordnet und verläuft parallel zum kritischen Pfad und muss auch gleichzeitig stattfinden, denn Sie hat immer Auswirkungen auf eine der zentralen Aufgaben vom Projekt.
Der Ressourcenpuffer
Mit dem Puffer stellen Sie den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte sicher. Er bietet also Sicherheit für den Ressourcenverbrauch der kritischen Kette und gibt dem Gesamtprojekt Spielraum bei unvorhersehbaren Ereignissen.
- Projektpuffer geben Ihnen zusätzliche Zeit zwischen letzter Aufgabe und dem Projektende, falls das Team noch einige Aufgaben zu erledigen hat.
- Der Zuführpuffer bietet zusätzlich eingeplante Zeit, falls es in der nicht-kritischen Zuführerkette zu Verzögerungen kommt, die sich dann auf den Verlauf der kritischen Kette auswirken könnten.
- Ressourcenpuffer betreffen nicht den Zeitplan, sondern die tatsächlich benötigten Ressourcen und Maßnahmen, die von Beginn an mit eingeplant wurden, um den zusätzlichen Bedarf der kritischen Kette abdecken zu können.
Mit den richtigen Tools lassen sich die 3 Elemente der Critical Chain sehr einfach umsetzen. Besonders hilfreich ist hierbei die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Aus den getrackten Zeiten lassen sich automatisch Berichte und Analysen erstellen, wodurch man die geleistete Arbeit viel besser analysieren kann.
Erfolgreiches Critical-Chain-Projektmanagement in 4 Schritten
Diese Anleitung in vier Schritten zum Critical Chain Management soll Ihnen den perfekten Einstieg ins Thema bieten und Ihnen Termintreue gewährleisten.
1. Kritischen Pfad identifizieren
Der kritische Pfad entscheidet über den folgenden Verlauf vom Gesamtprojekt und daher sind die einzelnen Aufgaben zu bestimmen. Seine Grundlagen dienen nicht nur der Navigation sondern dem Erfolg vom Projekt.
2. Ressourcen planen
Welche Ressource wird benötigt und wieviel davon? Die Ressourcen können Projektlaufzeiten betreffen, die Anzahl der Mitarbeiter:innen im Team, Expertise, Material und Tools. Für die optimale Anwendung des Critical-Chain-Projektmanagements müssen Sie abschätzen, wieviel benötigt wird. Hier hilft zu planen, wer an der Critical Chain arbeiten muss und wieviel Zeit notwendig sein wird. Damit wird schnell klar, ob für Ihr Konzept überhaupt genügend Ressourcen verfügbar sind. Sie als Projektleiter müssen die Projektplanung noch vor Beginn machen und können dann durch die Arbeitspakete Sicherheit bieten zur Vermeidung von Risiken.
3. Puffer planen
Wieviel Zeit und welches Maß an Ressourcen sind für die Puffer notwendig? Die Puffer sind Schätzungen Ihres Projekts und sollen dafür sorgen, dass ausreichend Material und Arbeitskraft für die anfallenden Arbeitspakete zur Verfügung steht und dass Engpässe vermieden werden.
4. Fokus behalten
Multitasking und das Multiprojektmanagement stellen auch die erfahrensten Führungskräfte und Unternehmer vor Herausforderungen – Fokus ist der Schlüssel zum Erfolg. Termintreue können Sie mit den Inhalten und Arbeitspaketen gewährleisten, wenn sie einzelnen Projektmitgliedern nicht zu viele Aufgaben überlassen. Diese Reduktion setzt Prioritäten und dadurch können gewohnte Qualität und Geschwindigkeit bis zum Projektabschluss beibehalten werden.
Critical Chain Methode vs. Critical Path Methode
Diese beiden Ansätze zum Management von Projekten ähneln sich sehr, aber unterscheiden sich dennoch:
- Die Critical-Path-Methode beschäftigt sich mit der längsten Abfolge von Aufgaben, die für ein Projekt notwendig bzw. unerlässlich sind. Andere Aufgaben werden nicht im kritischen Pfad hervorgehoben.
- Die Critical-Chain-Methode betrachtet die verfügbaren Ressourcen innerhalb der Abhängigkeiten vom Projekt und bedenkt im Gegensatz zum Pfad dabei auch die unbekannten Variablen als Ressourcen-Puffer.
Der kritische Pfad ist immer der längste Pfad in einem Projektplan und wenn es bei seinen Arbeitspaketen zu Verzögerungen kommt, wirken sich diese auf die gesamte Projektlaufzeit aus.
Ganz allgemein ist die kritische Kette das gleiche wie der kritische Pfad, sie unterscheiden sich im Punkt des Einbeziehens der benötigten Ressourcen.
Vorteile und Nachteile der Critical Chain Methode
Wie jede andere Methode hat natürlich auch das Critical-Chain-Projektmanagement Vor- und Nachteile für Ihr Projekt.
Vorteile
- Es wird das Unternehmen in den Fokus vom Projekt gestellt, was der Koordination aller Vorhaben dient.
- Die Ressourcenknappheit ist keine Ausnahmesituation und im Gegensatz zur allgemeinen Annahme betrachtet das Critical-Chain-Projektmanagement diese Vorgänge als Normalität.
- Die strategische Planung von Ressourcen für das gesamte Unternehmen verlagert die Herausforderung vom einzelnen Mitarbeiter:innen auf alle im Unternehmen.
- Die Konzentration soll auf die Themen eines Projekts gelenkt werden, damit man nicht wie bei anderen Methoden den Fokus verliert.
- Das Critical Chain Management reduziert daher Projekte auf eine sinnvolle Zahl und gewährleistet bestmögliche Zeitpläne.
Nachteile
- Die Critical-Chain-Methode bedarf ein etabliertes Projektmanagement.
- Mitarbeiter:innen müssen die Schwächen der Ressourcenplanung in der Critical-Chain-Methode abfangen und so auch bei Über- und Unterschreitungen helfen.
- Die Methode muss außerdem von Vorgesetzten unterstützt werden sowohl bei Fehleinschätzungen, als auch beim Verhindern vom Multitasking für die Mitarbeiter:innen.
Projektplanung mit der Critical-Chain-Methode
Die Critical-Chain-Methode für Ihre Projekte zu verwenden, bedeutet, dass für die einzelnen Vorgänge keine Zeitpuffer mehr eingeplant werden. Um im Gesamtprojekt dann Leerläufe zu vermeiden, sollten Sie dann Vorankündigungen für die Beendung der Arbeitspakete nutzen, damit sich Ihre Mitarbeiter:innen gegenseitig informieren. Für einen reibungslosen Ablauf ist es von zwingender Notwendigkeit, eine Erstrangigkeit aller Aufgaben zu erstellen und die erbrachten Leistungen stetig zu verfolgen, denn nur so wird Effektivität gewährleistet. Mit einem effektiven Ablaufplan und der Projektplanung von TimeTrack können Sie einfach Ihre Ziele und Budgets angeben, wodurch automatisch Soll-Ist-Vergleiche erstellt werden. Behalten Sie den Überblick – mit TimeTrack!
Projektplanung mit TimeTrack
Zusammenfassung
Die Critical Chain Methode dient also ganz allgemein der Erhöhung der Termintreue bei reduzierten Projektlaufzeiten. Eine minimale Dauer in der Durchführung von Projekten im Critical-Chain-Projektmanagement bring viele Vorteile aber auch viele Herausforderungen mit sich. Planen Sie Pufferzeit mit ein und behalten Sie alle Vorgänge im Blick – mit TimeTrack haben Sie die Unterstützung, nach der Sie suchen!