Um in einer gewissen Branche erfolgreich agieren zu können ist es zwingend notwendig, dass Unternehmen einzelne Entscheidungen fällen, die zusammen zu einem Unternehmenserfolg führen. Dies ist nur möglich, wenn diese Entscheidungen durchdacht sind und einer gewissen Strategie folgen. In diesem Sinne kommt das Strategische Management ins Spiel: eine Strategie, nach der das Unternehmen agiert, um möglichst langfristig erfolgreich zu sein!
Strategisches Management ist also ein bewusstes und logisches Handeln betreffend Entscheidungen, die die Grundlagen des Unternehmens beeinflussen. Die Strategie und die Entscheidungen dienen dazu, gewisse Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Unternehmen zu sichern und die eigene Positionierung im Markt nicht zu verlieren. Dieser Bereich in einem Unternehmen ist übrigens für Manager/innen so wichtig, dass zu dem Thema schon etliche Bücher geschrieben wurden!
Strategisches Management Definition
Die genau Definition von strategischem Management ist etwas ausführlicher. Es ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre und beschäftigt sich mit der Entwicklung, der Planung und der Umsetzung inhaltlicher Ziele der Organisation. Als solche ist strategisches Management ein Ansatz, dessen Ziel es ist, ein Unternehmen für die Zukunft so zu positionieren, dass dieses langfristig bestehen oder sogar expandieren kann.
Strategisches Management dient der ganzheitlichen Verbesserung von unternehmensinternen Prozessen. So werden also die aktuelle Positionierung sowie die momentan verfügbaren Ressourcen im Markt analysiert und es wird entsprechend eine Schlussfolgerung getroffen.
Strategisches Management befasst sich stets mit den folgenden 5 Fragen:
- Welche Ziele wollen wir langfristig anstreben?
- In welchem Geschäftsfeld bzw. welchen Geschäftsfeldern wollen wir tätig sein?
- Mit welchen Maßnahmen wollen wir den Wettbewerb in den gewählten Geschäftsfeldern langfristigen bestreiten?
- Was sind unsere zentralen Fähigkeiten, mit denen wir im Wettbewerb auf Dauer bestehen können?
- Wie können wir unsere langfristigen Maßnahmen umsetzen?
Nach Beantwortung dieser Fragen kann die Unternehmensführung schlussendlich den Rahmen für das Unternehmen setzen und die Formulierung der Unternehmensziele angehen. Es ist sicher wertvoll, nachdem die Strategie mit den obigen Fragen festgelegt wurde, diese mit einem Tool verfolgen zu lassen. Dies ist sinnvoll, da eine Software mit modernster Technologie jederzeit aktuelle Zahlen zu Projekten liefert und die Projektsteuerung auch bedeutend einfacher gestaltet.
Projektverfolgung – TimeTrack
Die Projektsteuerung mit TimeTrack
Ein solches Tool ist TimeTrack, welches die relevanten Zahlen aller Arbeitsbereiche misst und dazu Auswertungen in wenigen Seiten an die Unternehmensführung liefert. So ist fällt die Kontrolle leicht und positive Anpassungen an der Strategie werden schnellstmöglich implementiert. Nur mit dem richtigen Know-How, gepaart mit aktuellen Auswertungen von Unternehmensprojekten, kann die korrekte Analyse der gewählten Strategie erfolgen und somit erkannt werden, ob alles nach Plan läuft oder nicht!
Die Aufgaben des strategischen Managements einfach erklärt
Um eine erfolgreiche Strategie für eine Unternehmen aufzustellen, werden an die Unternehmensführung zwei Anforderungen gestellt. Diese sind sowohl intern wie auch extern der Organisation gegenüber.
Externe Anforderungen an strategisches Management
Ein Unternehmen sollte in der Lage sein rasch auf Veränderungen zu reagieren. Dies setzt voraus, dass das Unternehmen dynamisch und kooperationsfähig ist sowie sich eine gewisse Marktnähe zu eigen gemacht hat. Außerdem darf ein Unternehmen nicht zu weit von seinen Kunden bzw. Kundinnen entfernt sein, denn sonst ist eine rasche Anpassung unmöglich.
Interne Anforderungen an strategisches Management
Strukturen innerhalb eines Unternehmens müssen so geschaffen werden, dass die Kreativität der Mitarbeiter/innen gefördert wird, sowie diese bereit sind, innerhalb ihrer Fähigkeiten innovativ zu agieren. Dies ist logisch, denn nur mit innovativen Mitarbeiter/innen kann ein Unternehmen auch dynamische Anpassungen vornehmen.
Die Aufgaben des strategischen Managements auf einen Blick
Strategisches Management beschäftigt sich mit der Aufgabe, wie der Bestand und Erfolg eines Unternehmens gesichert wird. Es ist also ein absolut wesentlicher Bestandteil der Unternehmensplanung und bildet dessen Rahmen, weshalb die Formulierung des strategischen Managements auf keinen Fall vernachlässigt werden darf.
Strategisches Management Prozess – Der Ablauf
Um eine erfolgreiche Strategie für eine Firma zu bauen, folgt das verantwortliche Management oft einem fixen Prozess. Dieser Prozess besteht aus drei Schritten und ist eine der beliebtesten Methoden um erfolgreiche Zielsetzungen in Organisationen einzuführen. Folgend werden die drei Schritte beschrieben.
Der Prozess des strategischen Managements ist übrigens auch Teil des Erfolgsmanagements, und somit Teil des Managementprozesses. Der Managementprozess ist eine Art, wie Manager/innen versuchen in einer Firma Einfluss auszuüben, damit diese Firma ihre Ziele erreicht. Zu den betroffenen Abläufen gehört die Unternehmensführung, das Projektmanagement, sowie das Risikomanagement. Wie Sie sehen, ist strategisches Management an jeglichen Ecken einer konkreten Strategie zu finden!
Schritt 1: Strategische Analyse
Als Erstes wird die strategische Analyse der jeweiligen Unternehmenssituation vorgenommen. Diese Analyse dient dem Sammeln von Informationen als Basis für den nächsten Schritt im Prozess. Während der strategischen Analyse wird also die Forschung der Marktsituation vorgenommen. Prognosen betreffend Marktentwicklung werden auch vorgenommen und ökonomische Abgrenzung für eine Organisation wird gesetzt.
Nachdem die Analyse beendet ist, sollte die Unternehmensumwelt als Ganzes verstanden werden. Die Branche, die Kunden bzw. Kundinnen, der Wettbewerb innerhalb der Branche; all dies ist nach der Analyse klar. Damit diese Inhalte zur Verfügung stehen, wird oft eine SWOT Analyse gemacht. Mit der SWOT Analyse ist die aktuelle Situation der Firma sofort ersichtlich und der zweite Schritt des Strategischen Managements kann erfolgen.
Schritt 2: Strategieformulierung
Als Nächstes gilt es, die eine Formulierung für die Strategie zu finden. Basierend auf der Schritt 1 werden alternative Strategien entwickelt, die dazu führen sollen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden, die Kosten möglichst tief gehalten werden, und die Firma langfristig bestehen kann. Aus den verschiedenen Strategien wird dann diejenige ausgewählt und verfolgt, welche die beste Erreichung der Unternehmensziele verspricht. Die Strategie der Firma ist nun gewählt.
Schritt 3: Strategieumsetzung
Die Implementierung der gewählten Strategie ist der wohl umständlichste Schritt im ganzen Prozess. Es gilt nämlich, diese mit Strukturen und gewissen System in einem Unternehmen zu platzieren, dass jegliche Mitarbeiter/innen sich damit identifizieren können und dieser folgen können. Strategisches Management ist schließlich auf jeder Ebene einer Firma zu finden.
Ein Ansatz des strategischen Managements ist also, die Planung so zu gestalten, dass die Unternehmenskultur Teil des gesamten Pakets wird. Nur so können Handlungen getätigt werden, die die positive Entwicklung einer Firma herbeiführen.
Auch zur Umsetzung der gewählten Strategie bzw. Strategien gehört die Kontrolle und deren Bewertung. Nur so kann erkannt werden, ob die Unternehmung auch vom implementierten Inhalt profitiert oder nicht. Die Kontrolle der Strategieumsetzung bezieht sich auf dessen Fortschritt, dessen Wirksamkeit, sowie dem ganzheitlichen Erfolg der Unternehmung.
Ändert sich die Umwelt einer Firma oder dessen Ziele, so muss auch die Inhalte vom strategischen Management angepasst werden. Zur Umwelt der Firma kann übrigens deren Eigentümer/innen, deren Ressourcen, deren Konkurrenten bzw. Konkurrentinnen, und Vieles mehr gehören! So ist klar, dass die Implementierung von strategischem Management ein kontinuierlicher Prozess ist.
Strategischer Managementprozess – TimeTrack
Strategische Management Tools zum sicheren Erfolg
Am erfolgreichsten werden Sie das geplante strategische Management umsetzen, wenn sie sich dazu ein Tool zur Hilfe nehmen. Der Grund dafür ist simpel: Das Tool verfolgt im Hintergrund die getätigte Arbeit und gleicht diese mit der Planung ab. Sie haben also jederzeit einen aktuellen Einblick in die Umsetzung Ihrer Projekte. Dadurch erfolgt die Auswertung der Projekte, sowie erneute Ausrichtung in die richtige Richtung, bedeutend einfacher.
Mit TimeTrack zu Ihren Zielen gelangen!
Es gibt natürlich zahlreiche Instrumente, mit denen Sie den Erfolg Ihres Managements weiter steigern können. Eines davon ist TimeTrack, welches Ihnen genau die Informationen liefert, die Sie benötigen, um handeln zu können!
So können Sie für ein gewünschtes Projekt eine Ziel setzen und das Projekt von TimeTrack verfolgen lassen. Die Software orientiert sich an der Zielsetzung und wertet dementsprechend auch Ausgaben und Arbeiten Ihres Teams aus. Besonders hilfreich ist hierbei das Projektcontrolling von TimeTrack. Zum Beispiel sehen Sie sofort, wieviel Budget für ein Projekt gebraucht wurde, wieviel noch übrig ist, und wie diese Zahlen mit dem ursprünglichen Ziel übereinstimmen. So können Sie dynamisch Anpassungen vornehmen und sind jederzeit Ihren Zielen voraus!
Schlusswort
Strategisches Management ist für jede Firma Pflicht, egal wie groß oder klein sie ist. Es setzt den Rahmen für das langfristige Bestehen innerhalb der Märkte und stellt gewisse Werkzeuge zur Verfügung, welche sonst kein Begriff wären. So kann die Implementierung der gewählten Strategie die Lösung gewisser Probleme erleichtern und ganzheitlich eine Führung in eine Firma bringen.
Planung, Bedarf, Material und Aufträge – was auf den ersten Blick klar und ersichtlich verbunden scheint, ist nicht immer direkt nachvollziehbar. Gerade das Gebiet der Vorbereitung und Kontrolle der Herstellung ist komplex und unübersichtlich.
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen optimalen Überblick über die Produktionsplanung bieten. Stellen Sie doch gerne gemeinsam mit uns Ihr bisheriges Fachwissen auf den Prüfstand. Viel Spaß beim Lesen!
Die Definition der Produktionsplanung und -steuerung
Die Produktionsplanung und Steuerung wird auch PPS genannt und ist ein Teil des Produktionsmanagements. Der Name dieses Bereichs ist bereits eine Vorwegnahme seines Inhalts. Genauer gesagt geht es um die erfolgreiche Umsetzung der Prozesse in der Produktionswirtschaft von einem Unternehmen.
Sie umfasst die Planung des Primärbedarfs sowie die Sekundärbedarfsplanung. Dazu gehört ein festgelegter Planungszeitraum mit bestimmten Angaben der Mengen verschiedener Materialien, die Losgrößenplanung, eine Termin und Kapazitätsplanung, die Auftragsfreigabe und die Ablaufplanung. Das Controlling und die Auftragsüberwachung sowie Datenerfassung sind ebenso wichtige Bestandteile der Produktionssteuerung.
Was ist Produktionsmanagement?
Das Produktionsmanagement setzt sich aus der Produktionsplanung, Produktionssteuerung und dem Produktionscontrolling zusammen. Diese Prozesse betreffen jeden Ablauf der Prozesse der Fertigung und der Montage.
Ziel ist die Reduktion der Kosten und des logistischen Gesamtaufwands für das gesamte Produktionssystem.
Der Produktionsplaner und seine Aufgaben
Ganz allgemein lässt sich also sagen, dass zu den Aufgaben eines Produktionsplaners nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Steuerung gehört. Das umfasst die Umwandlung der theoretischen Arbeitsvorbereitung in die praktischen Tätigkeiten und Bereiche von einem Produktionsunternehmen. Schon jetzt ist offensichtlich, dass die Projektsteuerung in der Fertigung nicht ganz einfach ist.
Was der Produktionsplaner alles wissen muss
Personen in dieser Position müssen über eine Menge Know-How verfügen, damit die Produkte nicht nur in ihrer Qualität, sondern auch in allen anderen Hinsichten der Produktion den Zielen vom Unternehmen entsprechen.
- Durch eine Planungssoftware kann der sich der Produktionsplaner Hilfe holen.TimeTrack kann die Lösung sein, um nicht nur die Planung der Produkte, sondern auch das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Verschiedenste Tätigkeiten eines Produktionsprozess sind in Echtzeit nachvollziehbar. Mitarbeiter:innen können in der Produktion so effizient eingesetzt werden.
- Einen großen Beitrag für alle Mitarbeiter:innen in der Produktionsplanung können ebenfalls Berater:innen erbringen. Sie unterstützen die Leistungsfähigkeit von einem Unternehmen durch optimierte Produktionsprozesse. Sie sind also für die Produktionsprozessplanung von großer Bedeutung.
- Probleme in der Produktionsplanung lassen sich nicht alleine durch eine Erhöhung der Kapazitäten lösen. Mit der Beschaffung von mehr Materialien, Werkzeugen und Mitarbeiter:innen, können dennoch Engpässe überbrückt werden und der Produktion kurzfristig helfen.
- Auf Modelle zu vertrauen ist gut. Wenn im Unternehmen bereits Daten über Produkte und Produktion vorhanden sind, kann die Steuerung der Fertigung besser interpretiert werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann man in der Produktionsplanung dann Optimierungen vornehmen.
Aufgabenplanung – TimeTrack
Die Basis der Produktionsplanung: Primärbedarfsplanung
Das Produktionsprogramm muss von dem/der Verantwortlichen der Produktionsplanung eines Unternehmens festgelegt werden. Hier ist eine Definition für Zeitraum und Menge vom gewünschten Produktportfolio zu finden.
Die Termin und Kapazitätsplanung in diesem Teil der Produktionsplanung beschäftigt sich mit dem Absatz sowie mit den Kundenaufträgen und erstellt dann Prognosen über die Nachfrage der Produkte. Aus der Absatzplanung muss anschließend eine Ressourcengrobplanung erstellt werden, welche der Produktionsplanung sowie Beschaffung als Orientierung dient.
Konkrete Spezifizierungen bei der Sekundärbedarfsplanung
Was in der Primärbedarfsplanung geplant ist, muss in der sekundären Planung in explizite Angaben der Mengen einzelner Güter übersetzt werden. Diese können entweder programmgesteuert, bedarfsgesteuert oder auch verbrauchsgesteuert disponiert werden.
Grundsätzlich ist hier also die Mengenplanung, Bedarfsplanung, Disposition und der Materialwirtschaft gemeint und somit betrifft dieses Teilgebiet der Produktionsplanung ebenso den Vertrieb vom Unternehmen.
Die Schritte der Produktionsplanung
Die optimale Produktionsplanung und Steuerung innerhalb von Unternehmen kann für viele Probleme die Lösung darstellen. Mitarbeiter:innen im Vertrieb müssen bei der Erstellung von einem Angebot sowie bei der Festlegung einzelner Termine für die Fertigungsplanung viele Informationen im Blick behalten.
Zu den zentralen Bereichen der Produktionsplanung gehören ebenso die Reihenfolgenplanung, der Maschinenbelegungsplan und auch die Feinterminierung jedes einzelnen Arbeitsgangs. Die Steuerung der Produktion hat für Unternehmen also einen extrem hohen Aufwand und kann viele Arbeitsplätze in Anspruch nehmen. Wenn sie jedoch von Beginn an in das Geschäftsprozessmanagement implementiert ist, gehört sie zu den grundlegenden Abläufen im Unternehmen.
Drei verschiedene Kennziffern sind von großer Bedeutung für die optimierte Fertigung von einem Produkt. Dazu gehören die Leerzeiten durch fehlende Aufträge, Wartezeiten während andere Werkzeuge und Maschinen in Nutzung sind, sowie die Zykluszeit des gesamten Herstellungsprozesses.
Schon jetzt ist offensichtlich, dass die Suche nach einer einfachen Lösung nicht schnell beendet ist. Zwar können die verschiedenen Aufgabenbereiche und Schritte in der Theorie der Produktionsplanung und Steuerung geteilt sein. In der Praxis der Produktion sind sie dennoch eng verwoben.
Produktionsplanung Methoden – TimeTrack
Strategische Vorgehensweise in der Produktionsplanung
Dieser Part der Produktionsplanung und Steuerung umfasst alle Betätigungen eines optimalen sowie optimierten Produktionsablaufs.
- Zu diesen Aufgaben gehört die Produktionsprogrammplanung. Hier werden grundlegend alle Informationen über ein Produkt und dessen Produktion definiert. Produktpalette, Varianten und Farben sind also festzulegen.
- Die Materialbedarfsplanung kümmert sich um die notwendigen Ressourcen und Dienstleistungen, welche die Fertigstellung benötigt.
- In der Produktionsauftragsplanung wird die Produktionsmethode festgelegt. Hier entscheidet sich, ob etwas auf Lager produziert wird, oder erst dann, wenn durch Kunden bzw. Kundinnen ein Auftrag erteilt wurde.
Operative Konzeption bei der Produktion
Als Gegenstück zur strategischen Produktionsplanung beschäftigt sich die operative Produktionsplanung und Steuerung mit der Umsetzung im Rahmen aller verfügbaren Ressourcen und Mittel.
- Die Losgröße der Bestellungen und die Kapazitäten der Maschinen bestimmen, welche Aufträge kombiniert werden können. Infolge dessen sind Liefertermine festzulegen und Schichten zu planen.
- Mit der expliziten Ablaufplanung wird über die Reihenfolge der Ausführung und Umsetzung verschiedener Bestellungen entschieden. Bestimmende Faktoren sind Lagerbestände sowie die Termintreue.
- Eine Intervention bzw. Umplanung kann in der Produktion schnell passieren. Wenn Maschinen Schaden nehmen, Materialien nicht geliefert wurden oder Aufträge mit Priorität reinkommen, findet eine Anpassung des Konzepts statt.
Das Push und Pull Prinzip
Kontrolle und Optimierung – Damit diese beiden zentralen Punkte der Produktionsplanung und Steuerung auch wirklich eine Umsetzung finden, gibt es die Push und Pull Prinzipien.
Einfach gesagt, sollen sie dazu verhelfen, die Komplexität der Vorbereitung herunterzubrechen und Informationen einfach darstellbar zu machen. Die Methoden können jedoch aus zwei verschiedenen Sichtweisen interpretiert werden.
Interpretation nach Strategischem Konzept
Der Produktionsplan legt fest, was wann produziert wird. Das ist die zentrale Sichtweise und der Hauptunterschied des Push-Prinzips in der strategischen Interpretation. Nachfragen und Kundenaufträge sind nicht maßgeblich.
Bei Einhaltung vom Pull Prinzip hingegen wird die Planung nach der Auftragslage gemacht und es wird quasi auf Abruf produziert. Dadurch entsteht ein hoher Aufwand in der Organisation, denn Produktion, Lieferung und Beschaffung müssen parallel ablaufen und aufeinander abgestimmt sein.
Interpretation nach operativem Konzept
Im Push-Prinzip ist im Umsatz der Umlaufbestand an Produkten nicht klar definiert und so gibt es theoretisch keine Begrenzung in der Produktion. Es ist sehr umstritten, ob dieser Ansatz in der Praxis auch wirklich überzeugen kann.
Hierzu steht die Pull-Planung erneut gegensätzlich. Die Anzahl an unfertigen Produkten, die sich im Umlauf befinden, wird künstlich limitiert. Das bedeutet, dass die Produktion erst dann beginnen kann, wenn zuvor genügend Kapazitäten verfügbar sind.
Produktionsplanung Methoden
Mit einer Produktstrukturanalyse kann der Bedarf der Fertigung berechnet werden. Grundlage hierfür sind deterministische Berechnungen unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Auftragslage.
Eine stochastische Ermittlung des Bedarfs wird hingegen durch Vorhersagen und Annahmen über erwartete Aufträge erstellt. Für diese Daten und Fakten sind Statistiken aus der Vergangenheit entscheidend.
Die eigenständige Herstellung und die Inanspruchnahme der Dienstleistungen von Dritten muss ebenfalls bedacht werden. Erst danach kann die Eigenfertigungssteuerung beginnen.
TimeTrack als Unterstützung zum Erfolg
Bei all diesen bestimmenden Faktoren den Überblick nicht zu verlieren, ist nicht einfach. TimeTrack als cloudbasierte Software für das Projektmanagement kann Ihnen einen entscheidenden Vorteil bieten.
Automatischer Dienstplan – TimeTrack
Sie können zum Beispiel automatisierte Dienstpläne für alle Mitarbeiter:innen erstellen – transparent und ohne großen Planungsaufwand. Die Vorbereitung übernimmt dabei ein intelligenter Algorithmus, der auf Personalisierungen durch Prioritäten achtet. Mit einer fehlerfreien Schichteinteilung können Sie so eine einwandfreie Produktionsplanung unterstützen. Testen Sie gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich von allen Vorteilen, die Ihnen unsere App bieten kann!
Voraussetzungen für die Umsetzung eines Produktionsplans
Das entscheidende Stichwort ist das Controlling. Kontrolle und Bewertung sowie Maßnahmen bei Abweichungen vom eigentlichen Plan sind die Aufgabe der Controller:innen. Sie behalten die logistischen Zielgrößen im Blick und wissen genau, wenn eine Krise eintritt. Der Ist-Zustand ist dauerhaft mit den geplanten Werten zu vergleichen. Somit ist diese Abteilung für eine erfolgreiche Umsetzung unverzichtbar.
Die Vorteile der Planung und Steuerung
Sicherlich haben Sie bereits herausgelesen, dass ein optimiertes PPS zahlreiche Vorteile hat und dazu beitragen kann, die Unternehmensziele nachhaltig umzusetzen. Hier finden Sie eine kleine Zusammenfassung über alle positiven Eigenschaften.
- Die Einhaltung von Terminen kann sicher gestellt werden.
- Produktionskapazitäten sind umfänglich ausgelastet.
- Sie können die Kosten reduzieren durch geringe Lagerungszeiten und Bestände im Lager.
- Sie können durch Überblick die Sicherheit und Mitarbeitermotivation am Arbeitsplatz erhöhen.
Fazit
Mit diesen Informationen verfügen Sie über alles, was Sie brauchen. Wie die Produktqualität, Unternehmensziele sowie Kapazitäten zusammengehören, ist kein Geheimnis mehr. Schichtpläne, stochastische Methoden und Prognosen können Ihnen dabei helfen, mit einer optimalen Planung alle Kosten so gering, wie möglich zu halten.
Holen Sie sich gerne Unterstützung dabei, über alle laufenden Prozesse den Überblick zu behalten und testen Sie TimeTrack!
Agiles Arbeiten ist immer mehr im Trend. Viele Unternehmen steigen nach und nach auf ein agiles Framework um, bieten ihren Teams Schulungen zum agilen Arbeiten an und bevorzugen eine flache Hierarchie. Eine Art dies zu tun ist Scrumban einzuführen, eine agile Methode, bei der das Beste aus zwei agilen Arbeitsweisen zusammenkommt.
Scrumban ist nämlich eine Zusammensetzung der agilen Arbeitweisen „Scrum“ und „Kanban“. Lesen Sie sich in Ruhe die Fakten über agiles Projektmanagement durch, um dann gleich selbst mit dem Aufbau von Scrum und Kanban in Ihrem Unternehmen durchstarten zu können.
Definition Scrumban – Die Entwicklung der Methode
Ursprünglich wurde Scrumban entwickelt, damit Teams von Arbeiten mit Scrum Framework zu Arbeiten mit Kanban wechseln können. Dafür wurden die besten und wichtigsten Punkte der beiden Methoden ausgewählt und zu einer Mischung zusammengeführt – Übrig bleibt Scrumban.
Bei Scrumban arbeitet ein Team gemeinsam an einem Projekt. Dieses Projekt ist unterteilt in kleinere Teilprojekte, welche am sogenannten Scrumban Board aufgeschrieben werden. Innerhalb des Teams besteht keine fixe Hierarchie; die Mitglieder:innen des Teams behalten ihre Funktionen und Positionen bei. Mit wöchentlichen bzw. täglichen Meetings wird der Workflow im Team geteilt und die „Work in Progress“ Aufgaben werden besprochen.
Die folgenden Paragraphen bieten einen kurzen Überblick über Scrum und Kanban und zeigen zugleich auf, welche Teile der beiden Prozesse in Scrumban vorkommen. Selbstverständlich können bei dieser Hybrid-Methode auch eine andere Strategie gefahren werden, bei der die verschiedenen Teile der Methoden individuell ausgewählt werden. Die Führungskräfte der Projekte entscheiden was im Team angewandt wird.
Was versteht man unter einer Scrum Arbeitsweise?
Scrum ist eine agile Arbeitsmethode, bei der ein Projekt in verschiedene Abschnitte aufgebrochen wird, welche Sprints genannt werden. Die Sprints sind normalerweise zwei Wochen lang. Alle zwei Wochen wird ein Sprint abgeschlossen. Das Team trifft sich für ein stehendes Meeting (Stand Up Meeting), bespricht die vergangenen Arbeitstage und plant die weiteren. Danach geht man wieder auseinander und arbeitet selbstständig am jeweiligen Sprint.
Mit dieser Arbeitsweise werden Hierarchien vermieden und die jeweiligen Teammitglieder:innen entscheiden selbst, wie eine Aufgabe zu lösen ist. Der Sprint Backlog zeigt jeweils an, welche Aufgaben in welchen Sprint gehören. Dieser wird im Sprint Planning aufgesetzt und ist von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit einsehbar.
Funktionen von Scrum im Scrumban
Einige der oben genannten Arbeitsschritte werden von Scrum in Scrumban übernommen. Dazu gehört, dass Prozessiterationen und Prozessoptimierung jeweils während den Sprint Review Meetings geplant werden, welche alle zwei Wochen stattfinden. Des weiteren werden, wie bei Scrum, die Sprints nach Komplexität und Nachfrage priorisiert.
Schlussendlich ist bei Scrumban die Hierarchie im Team sehr flüssig und die endgültige Entscheidungsgewalt liegt auch beim Team selbst. So können Endergebnisse klar abgesteckt werden und alle Teammitgliederinnen und Teammitglieder wissen, was es heißt, eine Aufgabe perfekt abzuschließen.
Was zeichnet eine Kanban Methode aus?
Kanban ist eine weitere agile Arbeitsweise, die Teams dabei hilft, die zu erledigenden Projekte auf der Grundlage der verfügbaren Kapazitäten der einzelnen Teammitgliederinnen und Teammitglieder zu koordinieren. Kanban, ursprünglich in Japan entwickelt, steht ganz einfach für kontinuierliche Verbesserung. Aufgaben werden auf dem Kanban Board notiert, welches somit in einer Art und Weise zum Projektstrukturplan wird.
Auf den Kanban Boards werden Aufgaben horizontal von Links nach Rechts verschoben und jegliche Mitarbeiter:innen können in alle Aufgaben einsehen. So kann auch jederzeit gesehen werden, welche Arbeiten wie erledigt wurden und wie man in Zukunft eine ähnliche Aufgabe noch besser erledigen könnte. Die Kanban Methode verlangt oft nach einer Software, denn sonst wird das Task Board mit der Zeit zu unübersichtlich. Mit der richtigen Software zum Projektmanagement kann man alle zu einem Projekt zugehörigen Informationen wie die investierte Projektzeit, die Projektabläufe, das Projektbudget und die Deadline übersichtlich darstellen.
Funktionen von Kanban im Scrumban
Von Kanban werden auch einige Spezifikationen in Scrumban übernommen. Dazu gehört insbesondere der klare Backlog mit Aufgaben, welche zu erledigen sind. Mitarbeiter:innen nehmen sich aus dem Backlog neue Aufgaben heraus, wenn sie mit einer vorherigen abgeschlossen haben. Des Weiteren wird bei Kanban die Anzahl Aufgaben, welche gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen, limitiert. Das hat zur Folge, dass das Team nie überarbeitet wird und sich voll und ganz auf aktuelle Aufgaben konzentrieren kann.
Das Wichtigste, das von Kanban in Scrumban enthalten ist, ist das Kanban Board. Jegliche zum Projekt gehörenden Aufgaben werden visuell auf dem Board als Karte dargestellt; dies kann jedoch auch digital erfolgen. Das Kanban Board gibt schlussendlich die Darstellung des gesamten Projektes, auch bei Scrumban!
Scrumban Board – Wie Sie damit am besten arbeiten
Das Scrum und Kanban Board zeigt an, an welche Aufgaben zur Zeit gearbeitet wird, welche noch anstehen und welche bereits abgeschlossen sind. Es ist eine der zentralen Anforderungen für eine erfolgreiche Arbeit mit Scrumban.
Die Teammitglieder:innen sind für den Erhalt der Boards verantwortlich, verschieben die Aufgaben darauf autonom und entscheiden auch, welche Items in Zukunft noch darauf ersichtlich sein sollen. Es erzählt also die Geschichte des Projekts, in den verschiedenen Columns (Spalten).
Unter diesem Paragraphen ist ein Beispiel eines Scrumban Boards zu sehen. Es ist darauf klar ersichtlich, wie ein Beitrag nach Bearbeitung von Links nach Rechts rutscht. Auch zu sehen ist der Backlog, in dem jegliche weiteren Aufgaben notiert sind.
TimeTrack – Scrumban Board
Die 4 einfachen Schritte der Scrumban Methode
Folgend wird die komplette Vorgehensweise der Arbeit mit Scrumban angeschaut, damit Sie bestens darauf vorbereitet sind, mit diesem Agile Framework zu arbeiten! Folgend Sie nur diesem Step-by-Step Prozess genauestens und Sie werden sehen, wie einfach es ist mit Scrum produktiv zu sein!
Schritt 1: Das Scrumban Board erstellen
Als Erstes muss das Framework für die Scrumban Praktiken erstellt werden. Das Scrumban Board ist wie im Kanban aufgebaut, das einen Product Backlog (zu erledigende Aufgaben) und einen Sprint Backlog (in Bearbeitung bzw. bereits fertige Aufgaben) besitzt. Die Schritte der Bearbeitung („Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) sind klar voneinander abgegrenzt und erlauben, dass Aufgaben klar klassifiziert werden.
Das Team bestimmt dann, welche Arbeit zuerst erledigt wird und welche zu einem späteren Zeitpunkt. Ist ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin fertig, wählt er oder sie eine neue Aufgabe aus dem Backlog und platziert diese auf dem Scrumban Board.
Schritt 2: Grenzen setzen für Tasks, die „in Bearbeitung“ sind
Das Board in Scrumban sollte nur eine gewisse Anzahl an Karten, also Aufgaben in Bearbeitung, enthalten. Dies erlaubt den Scrumban Teams fokussiert an ihren Tasks zu arbeiten. Als Begrenzung des Boards wird der Begriff „WIP Limits“ gebraucht, also Work in Progress Limits.
Die WIP Limits werden vom Scrum Team ausgewählt und können jederzeit angepasst werden. Wenn das Team also meint, dass sich zu viele Karten gleichzeitig auf dem Board befinden, dann kann es autonom entscheiden, keine weiteren mehr aus dem Backlog zu nehmen. Das funktioniert so gut, weil das Team selbst keine klare Führung hat, sondern sich selbst verwaltet.
Schritt 3: Im Team die Aufgaben priorisieren
Da es keine Hierarchie gibt, entscheidet auch das Team selbst, welche Aufgaben Priorität haben. Am einfachsten gelingt dies jedoch mit der Vorgabe, dass die für das Produkt wichtigste Arbeiten zuerst erledigt werden. Der Priorisierungsprozess verläuft auch kontinuierlich und die Priorität von Teilaufgaben kann stets angepasst werden.
Schritt 4: Tägliche Stand-Up Meetings sind Pflicht
Das Rahmenwerk von Scrum und Scrum Sprints besagt, dass sich das gesamte Team mindestens alle zwei Wochen trifft, um einen Sprint abzuschließen. Dies ist jedoch für Scrumban zu wenig und es ist normal, sich jeden Tag zu treffen. Weil die Arbeit extrem dynamisch verläuft und durch das fehlende, präsente Projektmanagement ist dies notwendig, damit alle Mitglieder:innen stets auf dem neusten Stand sind.
Täglich Meetings helfen auch bei der Priorisierung von Aufgaben und dem Wählen der neuen Aufgaben aus dem Product Backlog. Da es keinen festen Teamleiter gibt werden die täglichen Meetings abwechselnd von Teammitgliedern geleitet.
Die Vor- und Nachteile von Scrumban
Selbstverständlich gibt es bei Scrumban, wie bei allen anderen Praktiken und Frameworks für Arbeitsweisen, Vor- und Nachteile. Je nach Produkte, welche es zu überliefern gilt, überwiegen die positiven Aspekte dieser Agilen Methode, oder eben nicht. Folgend werden Plus- und Minuspunkte kurz verglichen.
Vorteile der Scrumban Methode
Scrumban kann helfen, Zeit zu sparen. Dies liegt daran, dass kein Projektleiter und kein Managementkomitee vorhanden ist, die Entscheidungen absegnen müssen. Das Team entscheidet alles und findet die richtige Lösung. Das spart Zeit und es wird keine doppelte Arbeit geleistet.
Scrumban ist ideal für langfristige und große Projekte. Da alles im Workflow jederzeit angepasst werden kann und das Team die gesamte Produktentwicklung steuert, ist Scrumban ideal um ein grosses Projekt anzugehen. Wenn sich die Anforderung der Kunden ändern sollte, kann das Team ganz dynamisch agieren und es entsteht kein Chaos!
Schlussendlich ist noch eindrücklich, dass die Teammitglieder:innen unabhängig sind. Sie entscheiden jeweils selbst, woran gearbeitet wird und wieviel Zeit worin investiert wird. So werden Ziele schlussendlich oft besser erreicht als bei traditionellem Arbeiten und die Kunden sind zufriedener.
Nachteile der Scrum und Kanban Methode
Der wichtigste Negativpunkt von Scrumban ist, dass die fehlenden Führungsstrukturen zu Problemen führen kann. Für gewisse Teams kann die Unabhängigkeit zu viel sein und die Arbeit ist schlussendlich verwirrend und desorganisiert. Nur mit der Arbeit mit Scrumban kann entschieden werden, ob ein abwesendes Projektmanagement in Frage kommt oder nicht.
Des Weiteren kann es sein, dass das Projektmanagement und die Kunden weniger Kontrollmöglichkeiten haben. Dies liegt daran, dass das Team jegliche Entscheidungen trifft und nicht an jeder Deadline neu besprochen wird. Nur wenn die Projektleitung dies versteht und sich darauf einlässt funktioniert die Scrumban Methode.
Hilfreiche Tools für eine erfolgreiche Scrumban Methode
Heutzutage wird die Idee des agilen Arbeitens oft mit einem digitalen Tool unterstützt. Dies liegt daran, dass die Prozesse so besser verlaufen und die Anforderungen genauer erreicht werden können, denn ein digitales Tool erlaubt vollständige Anpassungsmöglichkeiten besser als physische Tools. Somit raten wir Ihnen sich mithilfe einer Software unter die Arme greifen zu lassen.
Mit TimeTrack können Sie den gesamten Product Backlog digital darstellen lassen. Mitarbeiter:innen wählen, wie nach Framework geplant, die Aufgaben aus, die Sie als nächstes erledigen wollen und tragen sich auf der App dazu ein. Der Autor bzw. die Autorin des Produktes kann dann mithilfe von TimeTrack sehen, wie das Projekt verläuft. In der Projektverfolgung ist außerdem ersichtlich, wer woran arbeitet, wieviel Zeit und Budget wofür investiert wurde, und was als Nächstes ansteht.
Projektverfolgung TimeTrack
Fazit
Nun ist klar, was es mit Scrumban so auf sich hat und was zu dieser agilen Methode alles dazugehört. Der Prozess und die Ziele dieser Arbeitsweise sind nun erklärt und Sie können mit Ihrem Team loslegen. Behalten Sie jedoch im Kopf, dass der Übergang von traditionellem Arbeiten zu den Welten des Agile Frameworks anstrengend sein können!
Was wäre eine unternehmerisches Projekt ohne die richtige Form der Kommunikation? Kommunikation ist quasi eine der wichtigsten menschlichen Ressourcen – und will aber gelernt sein. Natürlich kommunizieren wir tagein tagaus sehr intuitiv, doch wenn Projekte und Inhalte komplexer werden, lohnt es sich, eine sogenannte Kommunikationsmatrix zu erstellen. Diese hilft für jeden Teil der Projektorganisation die richtigen Informationsbedürfnisse bereitzuhalten. Die Kommunikationsmatrix ist einer der Schlüssel zum Erfolg bei der Kommunikation im Team.
Kommunikationsmatrix Definition – Was ist das eigentlich?
Die Kommunikationsmatrix, auch Kommunikationsplan genannt, legt fest wie frequent innerhalb eines Projektes untereinander kommuniziert wird.
Eine Übersicht für alle Kommunikationskanäle
Diese Projektkommunikation ist natürlich vor allem bei Großprojekten zentral, da dort der Überblick nicht verloren gehen soll, wenn an gemeinsame Ziele gedacht wird. Der Informationsaustausch wird meist in Form einer Tabelle übersichtlich dargestellt, damit auch im Vorhinein schon klar ist, bei welchen Treffen und Meetings bestimmte Themen angesprochen und besprochen werden können.
Klar definierte Abläufe der Kommunikation
Ein typischer Plan definiert also nicht nur spezielle Treffen wie einen „Jour Fixe“, sondern hält auch fest, welche Personen an welchen Treffen teilnehmen. So lässt sich im Projektteam leicht feststellen, wann und wie die Themen auf der eigenen Projektebene an eine/n Projektleiter:in herangebracht werden müssen, damit diese Person dann die Informationsflüsse an den/die Führungsleiter:in oder Personen wie Unternehmensberater:innen weiterleiten kann.
Kommunikationsmatrix erstellen mit den „5 W-Fragen“
Kommunikationsprozesse haben einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts und können die Strukturen Ihres Projektmanagements nachhaltig zum besseren beeinflussen. Zur Unterstützung in allen Bereichen kommt also ein geregelter Informationsaustausch am einfachsten zum tragen.
In diesen 5 Schritten, von denen jeder als eines der Felder Ihrer Projektkommunikation verstanden werden kann, kann man also ausgehen, um die passende Matrix für ein Projekt anzulegen.
TimeTrack – 5 W-Fragen
1. Was? – Inhalte für die Meetings festlegen
Es kann noch so viel mit noch so vielen Leuten besprochen werden, wenn nicht feststeht, über was geredet wird. Legen Sie, bevor Sie irgendetwas anderes festlegen, die genauen Informationen fest, die besprochen werden sollen und müssen. Was macht im Rahmen Ihres Projekts Sinn? Wofür soll die Matrix da sein? Die wichtigsten Inhalte können Sie in einer Beschreibung festhalten.
2. Wie? – Beispiele für die Art der Meetings
- Kick-Off Meeting für den Projektbeginn
- Team-Meeting innerhalb der Projektgruppen
- Regelmäßige Projektberichte der Projektleiter:innen
- Zoom-Konferenzen für kurze Catch-Ups
- Jour Fixe für den Gesamtübersicht
- Kurze „Pizza-Meetings“: Wenn die Pizza aufgegessen ist, geht es weiter
- Zwischenbericht: Evaluation zur Halbzeit
- Controlling: Zu Beginn, Abschluss, und Ende
- Feedbackrunden, um die Zufriedenheit im Projektteam zu monitoren
3. Weshalb? – Motivation im Team fördern
Legen Sie fest, wofür Sie die ganze aufwendige Projektkommunikation betreiben! Definieren Sie schriftlich, warum der Kommunikationsplan für den Kommunikationsfluss von Vorteil ist! Bei einem Großprojekt verlieren viele schnell den Überblick und vergessen auch, den großen Sinn wiederzufinden.
Zur Unterstützung können Sie also durch Ihre Projektleiter:innen hindurch weitertragen lassen, wie wichtig die einzelnen kleinen Kommunikationsschritte sind.
- Regelmäßige Treffen schaffen Routine und man arbeitet somit effektiver
- Man weiß von Anfang an, auf welche Treffen man hinarbeiten kann
- Gemeinsam Projektergebnisse zu präsentieren hilft der Stärkung eines Gruppengefühls
- Ein klarer Ablauf hilft der Gesamtübersicht
- Man weiß genau, an wen man sich wenden muss: Weniger Verwirrung
4. Wer? – Genau wissen, wer was an wen kommuniziert
Ein großes Projekt bedarf für eine strukturierte Kommunikationsmatrix einer Art Verteiler-System, bei der klar ist, wer welche Informationen an wen weiterträgt. Für diesen Prozess ist wichtig, den einzelnen Unterprojekten Teamleiter:innen zuzuordnen, die Ihre Gruppen regelmäßig treffen und wichtige Neuigkeiten ihrer Gruppen an die jeweilige Führungsetage weiterleiten.
Die goldene Regel dieses „Ws“ lautet also: Wissen Sie immer, wer welche Informationen an wen weiterleitet!“
5. Wann? – Regelmäßigkeit und Transparenz
Ohne das richtige Timing lässt sich eine Information auch nicht intelligent kommunizieren! Selbstverständlich gilt es auch, gute Abstände für regelmäßige Meetings zu finden. Diese Abstände sind schwer zu pauschalisieren und unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Arbeit zu Arbeit. Fest steht aber, dass auch die Zeitabläufe Teil des Kommunikationsplans seinen müssen.
Alle 5 W’s berücksichtigen und in Diagrammen zusammenstellen:
Nachdem Sie alle diese 5 W’s berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, nun den tatsächlichen Kommunikationsplan zu erstellen. Dieser ist die zentrale Übersicht Ihrer Kommunikationsplanung und sollte allen jederzeit zur Verfügung stehen. Beachten Sie jedoch, dass dieser sich natürlich auch noch während des Projekts ändern kann und auch flexibel gestaltet bleiben sollte. Eine effektive Zeiterfassung äußert sich besonders hilfreich in Unternehmen, da ma somit den Überblick über die Soll- und Ist-Stunden behalten kann. Das erlaubt es Mitarbeiter:innen effizienter und ihren Wochenstunden entsprechend zu Terminen oder Schichten zuzuteilen.
Zeiterfassung – TimeTrack
In der Kommunikationsmatrix Stakeholder festlegen
So wichtig es ist, die Projektkommunikation für jedes einzelne Teammitglied festzulegen: Am wichtigsten ist es, die Stakeholder klar zu definieren.
Definition Stakeholder:
Stakeholder bedeutet auf Deutsch „Teilhaber:in„. So werden die Personen oder Gruppen bezeichnet, die besonderes Interesse an der Projektkommunikation haben, weil sie einer „Anspruchsgruppe“ angehören. Das heißt beispielsweise, dass sie Anteile besitzen oder Projektleiter:innen sind. Je nach Erfolg des Projektes gewinnen oder verlieren sie also zum Beispiel Geld, Partner, Ansehen oder Kunden.
Diese Stakeholder müssen Sie kennen, weil diese quasi die Kommunikationsplanung immer im Überblick behalten müssen und alle Kommunikationswege zu ihnen führen sollten. Jede wichtige Information, die von Kleinteams an ihre Projektleiter herangetragen wurde, muss also den Weg zu den Stakeholdern finden.
Die besten Tipps zur Kommunikationsplanung im Projekt
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt- und Unternehmensmanagement ist die Kommunikation bzw. die Kommunikationsmatrix. Nur wenn jeder im Projekt und/oder Unternehmen zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Informationen erhält, kann effektiv und effizient gearbeitet werden.
Selbstverständlich kennen Sie die wichtigsten Kommunikationswege, zum Beispiel:
- E-Mail (Gerne auch mit je einer unterschiedlichen E-Mail-Adresse je nach Anliegen)
- Telefonkonferenz (Telco | Zoom | Skype-Meeting etc.)
- Statusmeeting in Persona
- Get-together during work hours
- After-work Party zum lockeren Kennenlernen und Besprechen
- Kick-Off-Workshops
- Feedbackgespräche
- Projektstatus- und Projektabschlussbericht
- Chats: z.B. Slack
- Ticketsystem
- Briefe, Zettel, Moodboards, Pinnwände: Der Schriftweg
- Flurfunk und 4- bis 8-Augen-Gespräche: Schnelle Catch-Ups
Der Kommunikationsplan muss vor Projektbeginn feststehen
Ein Kommunikationsplan bzw. eine Kommunikationsmatrix ist der Rahmen eines Projekts. Damit die Kommunikation innerhalb von einem Projekt sich in Form von Inhalten logisch aufbaut und nicht zu unübersichtlich wird, muss das Kommunizieren gelernt sein.
Wenn Sie im Unternehmen nicht über Experten bzw. Expertinnen für die Erstellung von so einem Kommunikationsplan verfügen, lohnt sich die Überlegung, bei bestimmten Projekten jemanden dafür einzustellen, der für die Erstellung von einem Kommunikationsplan verantwortlich ist.
Ein Kommunikationsmatrix Beispiel
Angenommen, alles läuft perfekt: Das Projektmanagement wurde logisch von den jeweiligen Projektleiterinnen und Projektleitern erstellt, jede noch so kleine Information steht in logischen Schritten aufgebaut dem Team, dem Projektleiter und je nach Bedarf sogar den Kunden zur Verfügung: Dann ist es nur noch Zeit, den Informationsfluss und Informationsaustausch übersichtlich zu gestalten.
Wenig Kommunikationswege = bessere Übersicht
Die Kommunikation geht am einfachsten von statten, wenn Projekt für Projekt das Projektmanagement übersichtlich und einheitlich bleibt – Auf ein Mehrliniensystem sollte man eher verzichten.
Das geht beispielsweise mit TimeTrack. Mit dieser Zeiterfassungssoftware können Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter:innen überblicken und so einen reibungslosen Informationsfluss für Ihr Team und zwischen Ihren Stakeholdern gewährleisten.
Mit der Zeiterfassung von TimeTrack können fördern Sie die Transparenz in Ihrem Unternehmen und reduzieren gleichzeitig unnötige Kommunikation. Anstatt jede/n Mitarbeiter:in über seine/ihre Fortschritte auszufragen, reicht ein Blick in die Software und alles ist klar.
Kommunikationsplanung und Kommunikationsfluss an einem Ort
Kommunikation an einem Ort ist eine der hilfreichsten Maßnahmen, um Informationen im Unternehmen übersichtlich an Ihr Team zu übermitteln. Bei TimeTrack können Sie verschiedene Abläufe auf einmal regeln, zum Beispiel:
- Projektzeiterfassung
- Projektcontrolling
- Terminplanung
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Projekt- und Aufgabenplaner
Alle diese Faktoren sind zentrale Beziehungen zum Thema Kommunikationsmatrix und können Informationen so bündeln, dass Sie übersichtlich an die jeweiligen Projektleiter herangetragen werden können.
Fazit
Das Potential einer gelungenen Kommunikationsmatrix können Sie noch dadurch vergrößern, indem Sie mit der kostenlosen 14-tägigen Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack ausprobieren, wie eine einheitliche Kommunikationsplattform Ihnen ideal bei Ihren Projekten helfen kann.
Wie kann man sein volles Potential von Beginn an nutzen? Das Geschäftsprozessmanagement ist die Lösung für all diejenigen, die sich diese Frage immer wieder stellen. Gute Prozesse kommen nicht ohne klare Definitionen, Rollen und und hilfreiche Tools aus. Tauchen Sie gerne mit uns in das Thema ein und lernen Sie mehr über die verschiedenen Phasen, Methoden und die Vorteile im GPM.
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Per Definition ist das Geschäftsprozessmanagement die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Umsetzung von Prozessen in einem Unternehmen. Überbegriff für das Geschäftsprozessmanagement ist der Managementprozess.
Das sogenannte Business Process Management (BPM) beschäftigt sich also mit der Organisation der Geschäftsprozesse. Somit umfasst es nicht nur die kontinuierliche Verbesserung der Qualität von Prozessen, sondern ebenfalls die erfolgreiche Implementierung in jeder betroffenen Abteilung. Geschäftsprozessmanagement beeinflusst also durch die strategische Ausrichtung auf die Unternehmensziele ebenfalls die Unternehmenskultur.
Die Phasen im Prozessmanagement
Geschäftsprozesse sind fortlaufende Abläufe und bedürfen einer dauerhaften Weiterentwicklung und Optimierung sowie Steuerung. Business Process Management / BPM dient in einem Unternehmen der dauerhaft sichergestellten Effizienz aller Aktivitäten.
Die Phasen des Prozessmanagements können als Lebenszyklus verstanden werden mit einem kontinuierlichen Ablauf von Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Besonders hilfreich ist hier der DMAIC Zyklus, welcher eine effektive Projektdurchführung ermöglicht.
Die 3 besten Methoden im Prozessmanagement
Für die Gestaltung von den Geschäftsprozessen eines Unternehmens gibt es verschiedene Methoden, die von Nutzen sind. Neben strategischem Management sind die populärsten Methoden das Total-Quality-Management, Lean Management und Kaizen.
1. Total-Quality-Management
Qualität für den Kunden bzw. die Kundin ist der wichtigste aller Prozesse und führt das Unternehmen zum Erfolg. Das ist die Grundidee hinter dem umfassenden Qualitätsmanagement bzw. Total-Quality-Management.
Wichtig ist, dass diese nicht als Gegenstück zur Quantität steht. Vielmehr soll es ein eigener, nicht endender Geschäftsprozess und nicht erreichbares Ziel sein, das Potenzial zur Verbesserung für die Kunden hat.
2. Lean Management
Lean Management ist eine weitere Methode und umfasst einige Prinzipien, welche die Effizienz für die Unternehmensführung und das Geschäftsprozessmanagement gewährleisten soll. Überflüssige Inhalte für diese Prozesse und Geschäftsabläufe werden in allen Bereichen des Unternehmens beseitigt.
Das dient nicht nur der Übersicht und dem Unterschied von wichtig und trivial, denn auch in der Praxis kann so eine Prozessoptimierung stattfinden, welche zu einer erheblichen Verbesserung von Aufgaben führt.
3. Kaizen
Konsequente Optimierung und fortlaufendes Management von Innovationen – das sind die Grundlagen der japanischen Technik Kaizen. Es ist ein fester Bestandteil der langfristig orientierten Wettbewerbsstrategie von nahezu jedem erfolgreichen Unternehmen und kann auch Ihnen entscheidende Vorteile bieten.
Gute Ergebnisse sollen durch gute Prozesse erreicht werden, welche Grundprobleme bereits im Ansatz vermeiden und Maßnahmen zur Korrektur gar nicht erst notwendig machen. Wenn die gegenwärtige Situation bekannt ist, können Verbesserungen durch Teamarbeit und Integrationen aller Mitarbeitenden erreicht werden.
Prozessmanager: Welche Aufgaben müssen sie erledigen?
Automatisierung und Digitalisierung sind heutzutage die Lösung für jedes Problem, ebenso im Geschäftsprozessmanagement bzw. auf Englisch Business Process Management (BPM). Das Workflow-Management soll der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung Aufschwung verleihen und so die Unternehmensziele erreichen.
Strategisches und operatives Prozessmanagement
Grundlegend können die Aufgaben für Prozessmanager:innen in zwei verschiedene Bereiche unterteilt werden.
- Operatives Prozessmanagement: Die Ansätze des operativen Prozessmanagements dienen der Analyse sowie der Erkenntnisse über die verschiedenen Prozesse im Tagesgeschäft von einem Unternehmen. Analysieren, Modellieren und Optimieren eines kurzfristigen Prozess soll die Lösung von Problemen sein.
- Strategisches Prozessmanagement: Das strategische Prozessmanagement beschäftigt sich mit jedem langfristigen Prozess im Unternehmen. Die Definition und Kontrolle von Maßnahmen sind hier die Hauptaufgaben des Geschäftsprozessmanagements.
Prozessmanagement einfach gemacht – Mit innovativen Softwares
BPM erfolgreich umzusetzen ist nicht einfach – Mit digitalen Tools können die Verantwortlichen im Geschäftsprozessmanagement jedoch einfach auf jede wichtige Information zurückgreifen.
TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, welche die Zeiterfassung und Projektzeiterfassung immer und überall möglich macht. Abläufe sind somit direkt nachvollziehbar und eine klare Übersicht ist immer zur Hand. Dank Berichten und
Analysen ist die Bereitstellung der Geschäftsprozesse für z. B. Kundinnen und Kunden schnell und einfach gemacht. TimeTrack macht Arbeitsaufwände aller Projekte transparent und nachvollziehbar. Projektplanung und Abrechnungen können schnell per App erledigt werden.
Berichte und Analysen – TimeTrack
Die 7 Rollen im Prozessmanagement
Um alle Informationen bestens in die Geschäftsprozesse integrieren zu können, bedarf es einer Definition der verschiedenen Rollen im Prozessmanagement von einem Unternehmen. Das hat den Nutzen, mit dieser Methode in wirklich allen Bereichen die Notwendigen Daten bereitzustellen, was eine zielorientierte Leistungsausführung sicherstellt.
Zu den Rollen gehören folgende:
- Prozessmanager:innen: Diese Person ist stellvertretend für die Prozesse und deren gesamtes Management verantwortlich.
- Prozessverantwortliche: Sie übernimmt im Geschäftsprozessmanagement von einem Unternehmen einen einzelnen Prozess und soll dessen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
- Berater:in des Prozessmanagements: Als Fachperson ist er/sie die Unterstützung für die Führungspersonen im Geschäftsprozessmanagement.
- Prozessmanagement-Coach: Ein Coach unterstützt die Ausführung und den Ablauf aller Prozesse eines Prozessmanagers bzw. einer Prozessmanagerin.
- Prozessbeteiligte: Die Einbindung aller in einen Prozess involvierten Personen soll Inhalte und Informationen bereitstellen.
- Prozesscontroller:in: Daten und Kennzahlen werden von Controller:innen interpretiert, um die Unternehmensziele besser zu erreichen.
- Prozessauditor:in: Diese Person ist der/die Partner:in nahezu jedes Prozessmanagements, denn er/sie stellt die problemlose, zielorientierte und effiziente Arbeit sicher.
Die 5 größten Vorteile eines guten Prozessmanagements
Die Geschäftsziele schnell und effizient zu erreichen ist der Wunsch nahezu jedes Unternehmens – Dank dem BPM sind Unternehmen einen Schritt näher dran. Mit einer erfolgreichen Arbeitsverwaltung finden Informationen eine schnellere Kommunikationsbasis und ungestörte Abläufe können stattfinden.
Zu den verschiedenen Vorteilen des Business Process Management gehören die Kosteneffizienz, die Geschäftsagilität, die regelkonformen Gesetze der Methode sowie die eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Anwenderorientierung.
Kosteneffizienz
Wenn die Maximierung der Kosteneffizienz erreicht werden kann, erhält ein Unternehmen einen entscheidenden Vorteil auf dem Markt. Budgets wurden in der Vergangenheit durch zahlreiche Umwelteinflüsse aus Politik und Gesellschaft bereits zunehmend gekürzt. So müssen heute die verfügbaren Mittel optimal eingesetzt werden, um ein Unternehmenswachstum zu gewährleisten.
Hierzu gehört die einfache Aufgabenplanung, eine Übersicht über Zeitpläne und das Budget diverser Vorhaben, was nicht immer ganz leicht ist. Mit der richtigen Zeiterfassung können allerlei Daten gesammelt und anschließend analysiert werden. Auch hier kann TimeTrack helfen automatisch Informationen bereitstellen, wie beispielsweise mit der Projektverfolgung, bei der die erfassten Projektzeiten visuell übersichtlich dargestellt werden.
Aus Projektzeiten Projektverfolgung aktivieren – TimeTrack
Agilität der Prozesse
Bewegliche Prozesse sind heute kein Trend mehr, sondern der Alltag in dem meisten Betrieben. Diese Arbeitsweise bietet in einer Welt voller schneller und komplexer Veränderungen Flexibilität. Der Vorteil dieser flexiblen Arbeitsweise ist, das sie leichter anpassbar sind und Organisationen aus bestimmten Situationen lernen können. Die Erkenntnisse daraus können sich dann direkt in den Prozessen spiegeln.
Wenn die Prozesse schnell und einfach als Workflow verwaltet sind, sind sie dynamisch an Veränderungen anpassbar und können so auch an jeglichen Bedarf sowie Budget angepasst werden.
Gesetze und Vorschriften
Ob regelkonform gearbeitet wird, ist sicher festzustellen, indem ohne großen Aufwand Berichte erstellt werden. Diese ermöglichen bereits beim ersten Blick eine Übersicht über alle relevanten Fakten. So können Sie auch alle Gesetzmäßigkeiten mit einem flexiblen Arbeitssystem einhalten.
Mitarbeiterzufriedenheit
Zur Mitarbeiterzufriedenheit gehört nicht nur eine Umgebung, in der sich die Angestellten wohlfühlen, sondern auch einfache und zielorientierte Abläufe aller Tätigkeiten.
Wenn die Geschäftsprozesse gut entwickelt und ebenso dokumentiert werden, können diese eine Hilfestellung für alle Mitglieder eines Teams sein sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Das geschieht, indem alle ihre zugewiesenen Rollen und Aufgaben haben und keine Arbeit umsonst gemacht wird.
Anwenderorientierung
Geschäftsprozesse können anwenderorientiert sein. Das bedeutet, dass sie die Nutzer einwandfrei mit den notwendigen Werkzeugen und Tools verbindet und einer problemlosen ablaufenden Arbeit nichts mehr im Wege steht.
Die verwendeten digitalen Systeme sollten bestenfalls spezifisch anpassbar sein und den Mitarbeitenden in Echtzeit alle notwendigen Informationen und Fakten bereitstellen. Auch sollten Zugänge und Berechtigungen unkompliziert vergeben sowie wieder zurückzunehmen sein. All diese Vorteile kann TimeTrack für Sie vereinen. Überzeugen Sie sich gerne selbst davon!
Zusammenfassung
Das Geschäftsprozessmanagement dient also der strategischen Ausrichtung aller Handlungen von einem Betrieb. Das schließt die Ziele und die Kultur eines Unternehmens mit ein. Zu den expliziten Maßnahmen gehören die Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von den Geschäftsprozessen durch Prozessmanager:innen. Es gibt noch einige andere Rollen im Geschäftsprozessmanagement, die unbedingt definiert werden sollten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Für eine schnelle und unkomplizierte Arbeitsweise können sich die Beteiligten Hilfe holen und sich den Alltag mit digitalen Tools erleichtern. TimeTrack ist eines davon, und kann die vielen Vorteile eines guten GPM nur noch verstärken.
Vor jedem Projekt und zu jeglicher Projektorganisation ist ausgiebige Planung nötig, damit die Aufgabe im Sinne des Auftraggebers fertiggestellt wird. Während am Projekt gearbeitet wird, ist wiederum konkrete und einheitliche Kommunikation notwendig, um die korrekten Entscheidungen während der Arbeit zu treffen. Der Lenkungsausschuss fällt in die Schnittstelle zwischen Planung und Kommunikation. Was ein Lenkungsausschuss konkret ist, welche Funktionen er hat und wie er Ihrem Projektmanagement weiterhelfen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Definition zur Lenkungsausschusssitzung
Der Lenkungsausschuss die höchste Entscheidungsinstanz eines Projekts. Es handelt sich dabei um ein Gremium, welches die Projektorganisation und die Unternehmensführung verbindet. So begleitet er das Projektmanagement während allen Projektphasen, unterstützt die Projektleiter und hilft, Projektziele zu erreichen. Es ist eine Unterart der Führungsinstrumente eines Projektes. Dabei arbeiten der Projektlenkungsausschuss und das Gremium, die beiden Instanzen des Lenkungsausschusses, eng zusammen.
Der Projektlenkungsausschuss
Wird der Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt geplant, dann ist das Gremium in erster Linie da, um die Interessen aller Projektbeteiligten zu vertreten. So wird meist auch der/die Auftraggeber:in des Projektes als Vorsitzende/r des Lenkungsausschusses eingesetzt. Der/Die Auftraggeber:in fällt schlussendlich auch die anstehenden Entscheidungen, während die weiteren Mitglieder des Lenkungsausschusses nur beratenden Funktionen haben. Nun könnte man denken, dass der Lenkungsausschuss Teil der Projekt Management Office, also des PMO, ist. Dies ist jedoch nicht der Fall. Es ist ein alleinstehendes Gremium, welches für ein einzelnes Projekt bzw. ein Projektportfolio einberufen wird und ist somit nicht dem PMO untergeordnet.
Das Gremium zum Projektportfolio
Ist der Lenkungsausschuss hingegen dem gesamten Projektportfolios überstehend, hat das Entscheidungsgremium einen anderen Aufbau. Die verantwortlichen Personen der Unternehmensführung bilden den Lenkungsausschuss und fällen Entscheidungen für das Unternehmensportfolio anhand der Unternehmensstrategie.
Funktionen des Lenkungsausschusses
Der Lenkungsausschuss hat viele Funktionen, die vor, während, und nach dem Projekt anstehen. Die genaue Rolle des Lenkungsausschusses ist nicht im Vorhinein definiert, sondern wird je nach Unternehmen und Projekten entschieden.
- Eine solche Funktion ist zum Beispiel die Einflussname auf das Budget und die Ressourcen des Projektes bzw. des gesamten Portfolios. Außerdem muss der Lenkungsausschuss eventuelle Konfliktlösungen finden, sollten Budget und Ressourcen nicht übereinstimmen.
- Des Weiteren entscheidet ein Lenkungsausschuss über die strategische Ausrichtung von Projekten und Projektzielen und legt den Umfang der jeweiligen Projekte fest.
- Der Lenkungsausschuss genehmig Projektpläne oder lehnt diese ab.
- Er wählt die Projektleiter:innen aus und stellt diesen weitere Experten bzw. Expertinnen zur Seite, um das Projekt umzusetzen.
- Außerdem priorisiert der Lenkungsausschuss die Projektergebnisse, überwacht die Projektplanung und die Projektumsetzung, identifiziert die Risiken, die während dem Projekt anstehen und überwacht diese genauestens.
- Schlussendlich wird die Qualität des Projekts vom Lenkungsausschuss überprüft. Dazu gehört auch die endgültige Auswertung der Projektergebnisse.
Häufig kann es sich schwierig gestalten, über all diese Punkte eines Projektes den Überblick zu behalten, weshalb viele auf die Unterstützung durch Projektmanagement Softwares wie beispielsweise TimeTrack umsteigen. Mit TimeTrack können anhand der selbst getrackten Projektzeiten automatisch Berichte und Analysen der Projektzeiten erstellt werden, wodurch man die geleistete Arbeit in wenigen Sekunden einsehen kann. Wurde in eine Aufgabe zu viel Zeit investiert? Oder bedarf eine andere etwas mehr Zuwendung? All das kann mittels der Berichte von TimeTrack schnell und einfach überblickt werden.
TimeTrack – Berichte und Analysen
Der Steuerungskreis genauer erklärt
Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen hat ein Lenkungsausschuss im Wesentlichen vier Aufgaben, ganz egal ob es sich um ein Projektlenkungsausschuss handelt oder um ein Steuerungsgremium für das gesamte Portfolio. Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu priorisieren, Änderungen zu genehmigen und Projektleiter:innen zu unterstützen sind die zentralen Aufgaben, welche die Führungskräfte des Gremiums während der Laufzeit der Projekte ausführen müssen.
1. Entscheidungen gekonnt treffen
Die wohl wichtigste Aufgabe des Lenkungsausschusses ist das Treffen von Entscheidungen. Es ist dabei auch noch die häufigste Aufgabe, die ein Lenkungskreis auszuführen hat. Wenn Entscheidungen anstehen, wird der Lenkungskreis einberufen. Dies kann in regelmäßigen Abständen sein, zu kritischen Projektsituationen oder zu Meilenstein-Terminen – besonders hilfreich könnte hier die Meilensteintrendanalyse sein .
Bei den zu fällenden Entscheidungen kann es sich um das Projekt betreffende oder auch um projektübergreifende Inhalte handeln. So entscheidet der Lenkungsausschuss einerseits die Absegnung des Projekts, wie auch dessen Abbruch.
2. Aufgaben effektiv priorisieren
Der Lenkungskreis muss die anstehenden Aufgaben priorisieren und somit auch über die Abfolge der zu erledigenden Aufgaben entscheiden. Der Lenkungskreis entscheidet also auch darüber, welche Teile des Projekts zuerst erledigt und welche bei Engpässen nach hinten verschoben werden. Diese Entscheidungen müssen selbstverständlich mit dem/der Auftraggeber:in abgesprochen werden, da diese/r als führende Person im Lenkungskreis sitzt.
3. Änderungen genehmigen (oder auch nicht)
Während eines Projekts kann es stets zu Änderungen und Anpassungen kommen. Ist beispielsweise das Budget für eine gewisses Unterprojekt aufgebraucht, dann müssen Alternativen gefunden werden. Diese Alternativen werden vom Lenkungsausschuss genehmigt oder abgelehnt.
Obwohl kleinere Änderungen von dem/der Projektleiter:in abgesegnet werden können, ist bei größeren Entscheidungen stets der Lenkungskreis gefragt. Besonders bei Anpassungen bei den Zielgrößen des Projekts muss der Lenkungsausschuss entscheiden, da dies schwerwiegende Auswirkungen auf das gesamte Projektmanagement und Portfolio haben kann!
4. Die beratende Funktion einnehmen
Schlussendlich hat der Lenkungsausschuss eine unterstützende Rolle in einem Projekt. Das Gremium steht Projektleiter:innen und somit dem gesamten Projektmanagement zur Seite. So hilft der Lenkungskreis das Projekt in die richtige Richtung zu steuern.
Da die Personen im Lenkungsausschuss oft ein reales Interesse haben, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, erfolgt diese Aufgabe meist sehr gut. Wie bereits erwähnt ist der/die Auftraggeber:in meist Teil des Lenkungsausschusses, aber auch Personen aus der Unternehmensführung können einen Sitz im Lenkungskreis haben.
Das Steering Committee im Projektmanagement
Obwohl Lenkungsausschuss bzw. Lenkungskreis das geläufigste Wort sind, um das Gremium zwischen Projektauftraggeber:in und Unternehmen zu benennen, gibt es noch weitere Begriffe. So wird auch der Begriff „Steering Committee“ gebraucht, welcher von Englisch auf Deutsch übersetzt „Steuerungskomitee“ bedeutet. Lesen Sie also von einem Steering Committee im Projektmanagement, dann ist die Rede von einem Lenkungsausschuss, der dem Projektmanagement zur Seite steht und die oben genannten Funktionen zu erledigen hat! Im Projekt-Organigramm ist das Steering Committee zw. der Lenkungsausschuss übrigens weit oben angebracht, unten auf dem Bild gut zu erkennen.
TimeTrack – Projektorganigramm
Wie der Lenkungsausschuss das Projekt zum Erfolg bringt
Wird ein Lenkungsausschuss für ein spezifisches Projekt gebildet, dann hat das Gremium die oben genannten Verantwortungen und Aufgaben während der Projektlaufzeit zu tragen. Auch mit dem perfekten Know-How und einem eingespielten Team ist es jedoch möglich, dass bei komplexen Projekten der Überblick verloren geht.
Dies ist jedoch verständlich, denn wer schon einmal in einem Projekt mitgearbeitet hat, der weiß, dass praktisch immer etwas nicht nach Plan geht und Anpassungen gefunden werden müssen. Es ist deswegen von Vorteil, wenn mit Programmen gearbeitet wird, die nicht nur den Lenkungsausschuss unterstützen, sondern auch das Projektmanagement, die Projektleiter:innen, sowie jegliche Mitarbeiter:innen.
Außerdem gilt es noch zu sagen, dass ein Lenkungsausschuss nur dann relevant ist, wenn ein Projekt eine gewisse Größe erreicht hat. Bei kleineren Projekten ist die Bildung des Lenkungskreises noch nicht notwendig. Besonders bei unübersichtlichen Aufgaben ist es jedoch sicherlich von Vorteil, mit einem Lenkungsausschuss zu arbeiten.
Projektmanagement mit der korrekten Software
Eine solche Software ist TimeTrack, welche parallel zu Projekten sowie dem Unternehmensalltag jeglichen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen unter die Arme greift. So kann mit TimeTrack das Projektmanagement bedeutend leichter gestaltet werden, denn die Software übernimmt viele mühsame Aufgaben.
Mit TimeTrack fällt das Arbeiten an Projekten leichter, da der Überblick dank des Projektcontrollings niemals verloren geht. Das Beste dabei ist, dass der Lenkungsausschuss jederzeit Einblick in die Software hat und somit stets die aktuellsten Zahlen zur Verfügung hat, um die nächsten Schritte für die anstehenden Projekte festzulegen.
TimeTrack – Projektverfolgung
Fazit
In diesem Artikel wurde der Lenkungsausschuss definiert und erklärt, sodass Sie in Zukunft bestens über dessen Vorteile Bescheid wissen. Selbstverständlich ist dies nur die halbe Miete, denn wie ein Lenkungskreis am besten eingesetzt wird und was es benötigt, damit dieser seine Führungsposition erfolgreich einnehmen kann, merken Sie am ehesten in der Praxis.