Agiles Arbeiten – das ist bestimmt ein zentraler Begriff der aktuellen Arbeitsphilosophen. Doch was bedeutet agiles Arbeiten? Wie kann es in einem Unternehmen eingeführt werden? Welche Vorteile bringt diese Arbeitsform? Was macht genau ein agiler Coach und was gehört zur Ausbildung zum Coach? All diese Themen hängen mit „agile working“ zusammen. Besonders die Ausbildung zu einem agilen Coach steht im Fokus dieses Artikels.
Ein agiler Coach ist eine Person, welche ein Unternehmen unterstützt, welches eine agiles Projektmanagement einführt und dann auch damit arbeitet. So können Coaches das Team in wichtigen Punkten unterstützen, damit die eigentliche Arbeitsweise auch erfolgreich durchgeführt werden kann. Der agile Coach kann als eine Art Vermittler/in gesehen werden, der/die im Hintergrund von Organisationen administrative Tätigkeiten übernimmt, damit das Team sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Agiler Coach Ausbildung und Aufgaben
Die Coach Ausbildung, um als agiler Coach tätig zu sein, verlangt viel und ist nicht einfach. Es bedarf einiger Qualitäten, um als agile Coach erfolgreich zu sein. So ist es zum Beispiel zwingend, dass ein agiler Coach die agilen Praktiken und Prinzipien kennt und diese mit Leidenschaft unterstützt. Des Weiteren sollte ein agile Coach die Hindernisse des agilen Arbeitens in Organisationen erkennen und diesen laufend entgegenwirken.
Ein agile Coach sollte mediativ, moderativ und coachend in Organisationen tätig sein und die zu betreuenden Teams gekonnt begleiten. Schlussendlich ist wichtig, dass agile Coaches die Unternehmensführung von den agilen Methoden überzeugen kann und auch mitreißen kann. Nur so wird die Transformation von traditionell zu agil auch erfolgreich verlaufen. All diese Zusammenhänge sollten nach der Coach Ausbildung verstanden und auch angewandt werden können.
Auf einen agile Coach kommen einen Haufen Aufgaben zu, die er/sie unterstützend zum Team meistern muss, damit das agile Arbeiten auch rund läuft. Die folgenden Paragraphen erläutern diese Aufgaben und zeigen auf, warum es so wichtig ist, dass ein agile Coach mit der passenden Ausbildung dem Unternehmen zur Seite steht. Nur so kann agiles Arbeiten auch gemeistert werden!
Aufgabe 1: Agiles Wissen verbreiten
Diese Tätigkeit ist besonders wichtig, wenn ein Team erstmals mit agilen Methoden arbeiten, bzw. die Transformation von traditionellen Organisationsformen zu einer agilen Organisation durchlaufen. Ein agiler Coach muss dafür sorgen, dass die Theorien und Inhalte der Agilität verstanden werden. Besonders während der Transformation, aber auch danach meist täglich, müssen Coaches die agilen Prozesse erklären und verbreiten. So ist allen Beteiligten des Teams bewusst, welche Vorteile die Methoden mit sich bringen und warum diese zum Erfolg führen.
Insbesondere die Führungskräfte müssen zu Beginn der agilen Arbeit von dessen Wert überzeugt werden. Jede Führungskraft sollte die Agilität im Unternehmen vorleben und die Mitarbeiter/innen in die richtige Richtung mitreißen. Durch rege Kommunikation der Führungskräfte und dem agile Coach kann letzterer schlussendlich das beste Tool wählen, um das Team zu unterstützen.
Aufgabe 2: Agile Tools wählen & dem Team erklären
Ein agiler Coach ist verantwortlich für die Einführung der agilen Tools, welche mit den neuen Arbeitsmethoden angewandt werden. Welches Tool am besten zu einem Team passt, ist ein Frage für den Teamcoach. Diese ist jedoch gar nicht so leicht zu beantworten. Es ist also sinnvoll, einen erfahrenen Leader bzw. Coach um seine/ihre Meinung zu bitten und mit diesen Empfehlungen und Einschätzungen eine Entscheidung zu treffen.
Agile Coaches können ihre Teams am besten einschätzen und somit auch einfach herausfinden, welches Tool am besten zu welcher Organisation passt. Die Einführung wird vom agilen Coach geleitet und zu den täglichen Aufgaben vom Coach gehört dann auch das Erklären des Tools. Bei einem Problem mit dem Tool muss der Coach jederzeit erreichbar sein um auszuhelfen.
TimeTrack als zusätzliche Unterstützung
Während mit „agilen Tools“ Dinge wie ein Kanban Projektmanagement Board oder ein Scrum Board gemeint sind, kann es auf jeden Fall nützlich (oder sogar notwendig) sein, weitere Tools zur Hilfe zu nehmen. Ein solches Tool ist TimeTrack, eine Zeiterfassung-Software, welche Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sowie Managern und Managerinnen, zur Seite steht.
Projektcontrolling – TimeTrack
Mit TimeTrack kann ein Projekt genauestens verfolgt werden, von gebrauchtem Budget bis hin zu benötigter Zeit pro Unteraufgabe. Dies erlaubt dem Management, sowie auch dem agilen Coach, bestens zu sehen, wie ein Projekt verläuft und an welchen Ecken und Enden noch Hindernisse sind. Diese können dann gemeinsam bewältigt werden. Obwohl die agilen Tools unabdingbar sind für agiles Schaffen, kann ein Tool wie TimeTrack mit dem Projektcontrolling schlicht noch genauere Informationen liefern und somit den Enderfolg steigern!
Aufgabe 3: Meetings für Retrospektiven planen & halten
Retrospektiven sind für agiles Werken absolut Pflicht! Es ist extrem wichtig, dass getätigte Arbeiten im Team diskutiert werden. Es geht dabei darum, den Teammitgliedern die Option zu geben, zusammen zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten herauszufinden. Diese werden dann in Zukunft implementiert, was das ganze Team noch besser macht. Diese Aufgabe ist so wichtig, denn nur Teams, die gemeinsam mit dem agile Coach reflektieren, können auch eine Entwicklung durchmachen und so besser werden.
Aufgabe 4: Hindernisse meistern
Obwohl diese Aussage extrem vage ist und „Hindernisse“ sehr viel bedeuten kann, ist diese Funktion doch absolut zentral fürs Coaching. Der agile Coach kümmert sich darum, dass Teams mit den agile Methoden zu Schlage kommen. So müssen die Rollen innerhalb des Teams klar sein, Teammitglieder müssen ungestört der Arbeit nachgehen können und mit der Zeit müssen die agilen Prozesse selbstständiger verlaufen. Als Beispiel für ein Hindernis ist ein Konflikt mit den Stakeholdern anzunehmen. Ein agiler Coach sollte nun als Berater/in zur Seite stehen und die Fragen sowie Bedenken der Stakeholder beantworten und mindern. Werden der agile Gedankengang von Stakeholdern verstanden, kann dem Team viel Kopfzerbrechen erspart werden. Unter Stakeholdern wird übrigens auch der „Product Owner“ verstanden.
Aufgabe 5: Kommunikation ermöglichen & konstant verbessern
Die Hauptaufgabe von einem agile Coach ist und bleibt die Kommunikation innerhalb der Teammitgliedern. Der Coach schafft es mithilfe der gelernten Skills in der „Agile Coach Ausbildung“ die Kommunikation zu erleichtern und ein Klima zu schaffen, in dem sich alle Teammitglieder wohl fühlen. Er/Sie steht auch als Kontakt vom Team gegenüber außen und fördert so Kommunikation. Dies geschieht mit den oben genannten Retrospektiven, kann jedoch auch mit anderen agilen Events erreicht werden. Eine transparente Kommunikation im Team ist für die agile Organisation zentral.
Agile Coach oder Scrum Master?
Die Rolle des Agile Coaches und des Scrum Masters ist ähnlich und deshalb gilt es noch, die Unterschiede dieser Ausbildungen zu erklären. Obwohl beide die Kommunikation in Teams und Organisationen managen und verbessern, kommt der Scrum Master nur bei einer Scrum Organisation zum Einsatz.
Als Gegensatz dazu kann ein Agile Coach als ein high-level Scrum Master gesehen werden. Ein agile Coach steht dem Management des Unternehmens zur Seite und so als Trainer oder Experte unterstützend wirkt. Grundsätzlich arbeitet ein Scrum Master natürlich auch mit dem Management zusammen und ein guter Scrum-Meister weiß natürlich auch mehr über Agilität als nur Scrum, jedoch ist die Rolle eines agile Coach doch noch komplexer als die des Scrum Masters.
Agile Coaching Tools – eine Übersicht
Obwohl die Übersicht über die agilen Tools schwierig zu definieren ist, kann das Coaching in einem zentralen Satz festgehalten werden. Dieser ist wie folgt:
Agiler Coach – TimeTrack
Von Englisch auf Deutsch übersetzt bedeutet dies, dass um „Sachen von großem Wert zu kreieren, müssen agile Coaches sich selbst und anderen dabei helfen, jeden Tag agiler zu werden.“ In kurz bedeutet dies, dass durch die Überzeugung anderer von den agilen Methoden Erfolg geschaffen wird. Beratung, Coaching, Ausbildung des Managements und des Teams, sowie jegliche weitere agilen Prinzipien sind die grundlegenden Tools des agilen Arbeitens!
Besonders hilfreich ist es, eine klare Übersicht über alle Tätigkeiten und Zeitaufwände aller Mitarbeitenden zu behalten. Dafür ist es ratsam, eine transparente, digitale und einfach zu bedienende Projektzeiterfassung einzuführen. TimeTrack ist Tausenden von Unternehmen genau dabei behilflich.
Fazit
Nach dem Lesen dieses Artikels haben Sie hoffentlich eine Übersicht über die Aufgaben des agilen Coaches gewonnen. Nun ist klar, was ein agile Coach alles können muss und was in der Welt des agile working eine Rolle spielt. Wir hoffen, dass Sie nun Ihre eigenen agile Teams aufbauen können und nach und nach in das agile Arbeiten eindringen können. Wichtig ist, dass Sie alles Schritt-für-Schritt angehen und nichts erzwingen. Nur so werden Sie in Punkt agiler Arbeit vorwärts kommen und auch die Prinzipien des agilen Arbeitens wirklich implementieren können!
Das Rahmenwerk Scrum ist in mehrere Verantwortlichkeiten unterteilt. Diese wurden bis 2020 auch noch „Rollen“ genannt. Als Scrum Master ist man, wie der Name bereits andeutet, verantwortlich dafür, dass alle Scrum Beteiligten des agilen Rahmenwerks die richtigen Informationen bekommen.
Man ist als Vermittler/in tätig und trägt Verantwortung für die optimale Umsetzung von allen wichtigen Framework-Tätigkeiten in einem Projekt bzw. im Projektmanagement (wie zum Beispiel beim Kanban Projektmanagement).
Das Scrum Vorgehensmodell: Wie funktioniert es?
Ein Begriff, der aus dem Rugby-Fachbereich kommt, steht nun für ein agiles Framework (ähnlich wie agiles Projektmanagement), das als Unterstützer für die Zusammenarbeit eines Teams agiert. „Scrum“ bezeichnet eigentlich das „Gedränge“ im Rugby. Scrum wird zwar hauptsächlich im Bereich der Softwareentwicklung gerne genutzt, ist aber mittlerweile an der Seite der meisten Teams.
Als Scrum Master professionell Scrum Teams zusammenhalten
Als Scrum Master ist es der eigene Anspruch, Teammitglieder zusammen zu halten und für ein überschaubares Werte-System bei der Arbeit da zu sein. Welche Hindernisse ein Team auch erfährt, als Scrum Master hält man alle zusammen und deckt den Teams den Rücken.
Je mehr man als Scrum Master tätig ist, desto mehr wächst man an dieser Aufgabe und versteht die Inhalte und Themen im Detail mehr und mehr. Ob im IT-Bereich oder nicht – als Scrum Master steht man für sein Scrum Team ein und gibt den täglichen To-Dos Struktur und verschafft dem Team den Überblick.
Fließt Ihnen die Zeit dahin? Haben Sie Probleme dabei einen Überblick über Ihre Tätigkeiten im Rahmen eines Projekts zu behalten? Hierfür ist eine effiziente Projektzeiterfassung die ideale Lösung. Mit nur wenigen Klicks kann ein personalisiertes Projekt samt Kunde bzw. Kundin und Tätigkeiten erstellt werden. Somit sind Sie als Scrum Master immer genauestens über die investierte Zeit Ihrer Teammitglieder informiert.
Projektzeiterfassung – TimeTrack
Was sind die 6 wichtigsten Scrum Master Aufgaben?
Als Scrum Master – gerne auch Scrum Guide genannt – gibt es viele typische Scrum Master Aufgaben, die zu der Rolle gehören wie Käse und Schokolade zur Schweiz. Die Bezeichnung Scrum Master hat es also in sich: Für die Zertifizierung und die damit einhergehenden heiß begehrten Zertifikate gibt es viele Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten, die vorab verinnerlicht und verstanden werden müssen.
In diesem Artikel möchten wir nun im Folgenden einige Verantwortlichkeiten vorstellen, die zu den Rollen von Scrum Mastern dazugehören.
1. Mentor/in sein
Wie wir bereits gelernt haben, wird Scrum immer noch sehr viel im IT-Bereich verwendet; viele der Teammitglieder sind dementsprechend Entwickler/innen. Das dient uns als gutes Beispiel für die Rolle eines Scrum Masters, wenn man als Mentor/in auftritt: Ein wichtiger Beitrag, den man im Scrum-System leistet, ist es, eigenes Wissen an das Scrum Team weiter zu geben. Die Vermittlung von Kompetenz für unterstehende Teams im Unternehmen, in dem man als Scrum Guide agiert, ist eine der wichtigsten Verantwortlichkeiten.
Doch Mentor/in zu sein heißt nicht nur, Wissen weiterzugeben, sondern die Menschen im Team auch zu beraten, bei Fragen zu unterstützen und darauf zu achten, dass sie an ihren Aufgaben wachsen und sich im Unternehmen, als Menschen und im Projektmanagement weiterentwickeln können.
2. Beibringen und unterrichten
Eine Firma implementiert nicht einfach „mal eben so Scrum“, ohne dass es nicht da auch viel Lernbedarf gibt. Als Scrum Master sind Sie also auch dafür verantwortlich, dass die Organisation von Scrum klar und deutlich im Unternehmen vermittelt wird und alle eine klare Vorstellung davon haben, was Scrum und die genauen Tasks eines Scrum Masters sind. Scrum Master sein ist eine Tätigkeit, in der Sie viele Aspekte aufzeigen, die es zu lernen gibt. Erstellen Sie sich anfangs am besten eine Liste, so können Sie bequem abhaken, was Sie Ihrem Scrum Team bereits gesagt und erklärt haben.
3. Coachen
Nicht alle Coaches sind Scrum Master – aber jeder Scrum Master ist Coach. Diese Faustregel soll bedeuten, dass man als Scrum Master auch dafür da ist, die eigene Aufmerksamkeit auf die Mitglieder im Team richten zu können und eine beratende Funktion auszustrahlen. Zuhören und Gesagtes in anderen Worten widerzuspiegeln kann Wunder für das persönliche Wachstum Ihres Scrum Teams wirken.
4. Bei Konflikten Mediator/in sein
Bei jeder noch so guten Organisation eines Scrum Masters: Zu Konflikten kann es immer kommen. Umso besser, dass man im Zuge der Ausbildungsschritte eines Scrum Masters lernt, wie man die Zusammenarbeit so gestaltet, dass möglichst wenig Konflikte entstehen, man aber im Zweifelsfalle so schnell wie ein/e Sportler/in im Zuge eines Sprints Geschwindigkeit aufnimmt. Setzen Sie sich für Ihre Arbeit als Scrum Master Regeln, die Sie auch Ihrem Scrum Team gemeinsam mit Zielen präsentieren. Diese Regeln können zwar keine Wunder wirken, aber doch für eine Verbesserung des Klimas in der Firma sorgen.
5. Facilitation
Facilitation bedeutet auf Englisch: Etwas fördern, erleichtern oder ermöglichen. Viele der anderen hier aufgeführten Tätigkeiten fallen auch darunter. Deshalb wird im deutschsprachigen Bereich Facilitation häufig vor allem als Moderation einer Gruppe verstanden.
Ein Moderator hilft der sich treffenden Gruppe dabei, ihre Ziele fokussiert zu erreichen. Dazu kennt ein Scrum Master viele verschiedene Formate für produktive Gruppenarbeit und kann diese teilweise auch spontan in einer Situation anwenden.
- Einladung: Welche Frage beantworten wir als Gruppe?
- Sprint Retrospektiv – “Wie arbeiten wir zusammen und was können wir im nächsten Sprint verbessern?”
- Dot-Voting – “Verteile bitte zwei Punkte an die Vorschläge, die wir als erstes angehen sollten.”
- Raumanordnung und verfügbares Material:
- Vorort Sprint Retrospektive: Whiteboard, Stickies und große Stifte in einem Raum ohne Tisch.
Rollenbeschreibung Scrum Master
Hier eine kleine Auswahl der zahlreichen Aufgabenbereiche. Das ist eine der schönsten Sachen als Scrum Guide: Es ist ein wirklich vielfältiger Aufgabenbereich, bunt gefächert.
- Als Scrum Master die Organisation im Überblick behalten und allen Beteiligten diesen Überblick gekonnt vermitteln
- Den Produkt Owner beim Backlog Support leisten
- Meetings moderieren, leiten und für ein angenehmes Arbeitsklima sorgen
- Sich an den Leitfaden halten und diesen gekonnt vermitteln
- Entwickler/innen konkret im Team bei der Organisation der einzelnen Rollen helfen
- Beratung zur Erlangung diverser Zertifikate erteilen
- Alle Menschen in Ihren firmeneigenen Rollen verwalten und eine verantwortliche Rolle als Master übernehmen
- Das Scrum Team mit der Trägerorganisation in Verbindung bringen
Wie wird man Scrum Master?
Wer Scrum Master werden will, sollte als erstes die Website von Scrum aufsuchen. Hier sind alle aktuellsten Informationen zur aktuellen Zertifizierung zu finden, die es braucht.
Die Zertifizierung zum Scrum Master
Derzeit gibt es zwei aufeinander aufbauende Zertifikate gibt, nämlich „Professional Scrum Master Level 1“ (PSM I) und den „Professional Scrum Master Level 2“ (PSM II).
Via der hauseigenen Webseite von Scrum können diese Zertifizierungen auch direkt erworben werden, damit Sie die Tätigkeit als Scrum Master dann auch offiziell ausführen können. Alles was man für die Organisation zum Erwerben eines Scrum Master Trainings braucht, kann man dann auf der Webseite finden oder via E-Mail in Erfahrung bringen. Wenn Sie direkt mit der „PSM I“ Zertifizierung anfangen wollen, hilft es, sich mit den darin behandelten Themen vorher auseinander zu setzen.
Ihnen sind Fachbegriffe wie „Daily Scrum“, „Product Backlog“, „Facilitator“, „Toggle“ und „Servant Leader“ schon bekannt? Dann sind Sie vielleicht schon ein alter Hase und können die PSM I-Zertifizierung in kürzester Zeit hinter sich bringen, um direkt das PSM II Level zu absolvieren.
Praktische Tipps zur Implementierung von Scrum
Wenn Sie im Unternehmen Scrum verwenden, spielt Scrum eine sehr wichtige Rolle in ihrem firmeneigenen Projektmanagement. Ihre Teams sind im täglichen Umgang mit Scrum vertraut. Es ist für alle Beteiligten das Leichteste, wenn Scrum auch Teil des Online-Workflows ist. Nicht nur auf der Arbeit sollte über Scrum geredet werden, sondern auch in Firmensoftwares wie dem hauseigene Zeiterfassungssystem.
Ob Scrum Master oder Product Owner – TimeTrack hilft
Als Scrum Guide tragen Sie auch die Verantwortung dafür, dass Ihre Teams von Anfang bis Ende des Projekts den Überblick behalten. Einhaltung von Meetings und Verplanung jedes Mitarbeiters bzw. jeder Mitarbeiterin sollen stets gewährleistet werden. Sie sind gewissermaßen der Facilitator, wie der Coach im Rugby. Diese Aufgaben können Sie gut auf TimeTrack überblicken.
Mit dem richtigen Projektcontrolling können die Projektziele im direkten Vergleich zu dem restlichen Projetkbudget überblickt werden. Dadurch werden Projektmanager/innen frühzeitig auf Projekthürden aufmerksam und können somit direkt einschreiten.
Projektcontrolling – TimeTrack
Fazit
Als Scrum Master tragen Sie auch die Verantwortung dafür, dass Ihr Team das ganze Projektmanagement über den Überblick behält, sich an jedes Meeting erinnert und keine Person vergessen wird. Sie sind gewissermaßen der Facilitator, wie der Coach im Rugby. Um sich das Leben einfacher zu gestalten, ist es ratsam eine Software wie TimeTrack zur Hilfe zu nehmen.
Ob Sie Scrum Master sind oder nicht – auf TimeTrack einen Blick zu werfen lohnt sich immer. Hier behalten Sie den Überblick zwischen Meetings, Teams, ToDos und den verschiedenen Rollen im Projektmanagement.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist das Pareto-Prinzip?
- Beispiele zur 80-20-Regel
- Die Chancen und Risiken vom Pareto-Effekt
- Die 6 Tipps zur Umsetzung vom Pareto Prinzip im Zeitmanagement
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als das 80/20-Prinzip, ist ein Konzept, das in vielen Bereichen des Lebens und der Wirtschaft Anwendung findet. Es besagt, dass etwa 80 Prozent der Ergebnisse durch etwa 20 Prozent der Anstrengungen erzielt werden. Dieses Prinzip wurde von Vilfredo Pareto, einem italienischen Ökonomen, entwickelt und hat sich seitdem zu einem wichtigen Werkzeug im Bereich der Produktivität entwickelt.
Ein bewährter Tipp für die Anwendung des Pareto-Prinzips besteht darin, regelmäßig eine Bestandsaufnahme Ihrer Aktivitäten oder Projekte durchzuführen. Identifizieren Sie diejenigen 20 Prozent der Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben, und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen und Anstrengungen darauf. Priorisieren Sie diese Aktivitäten und setzen Sie klare Ziele, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Zeit und Energie herausholen.
Was ist das Pareto-Prinzip?
Grundlegend sagt das Pareto-Prinzip erst einmal aus, dass überall in der Welt Ungleichheiten bestehen, die unseren Alltag bestimmen. Wenn man diese Methode auf das Thema des Zeitmanagements überträgt, besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Inputs bzw. der aufgewandten Zeit erreicht werden.
Wenn man Aufgaben also mit einem guten Zeitmanagement erledigt, wird der Aufwand bei gleichem Ergebnis sehr stark reduziert. Man erhält also „mehr für weniger“, anstatt wie oft falsch angenommen, immer nur „mehr für mehr“.
Allgemein gesagt bedeutet das, dass alles Zeitverschwendung ist, wenn es nicht maßgeblich an der Betätigung auf dem Weg zum gewünschten Ziel beteiligt ist.
Der Erfinder des Pareto-Prinzips: Vilfredo Pareto
Das Pareto-Prinzip wurde von dem gleichnamigen Ökonomen Vilfredo Pareto im Zuge einer Untersuchung der Vermögensverteilung der italienischen Bevölkerung entwickelt.
Bei dieser Analyse stellte Pareto fest, dass ungefähr 20 Prozent der italienischen Familien ungefähr 80 Prozent vom Landesvermögen besaßen. Daher wird das Pareto-Prinzip auch 80-20-Regel genannt.
Aus der Wahrscheinlichkeitsrechnung des Wissenschaftlers wurde eine Methode, die nun statistisch gestützt nahezu alle Gebiete des Lebens durchzieht. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, Unwichtiges von Wichtigem zu trennen und so erfolgsversprechende Prioritäten zu setzen
Beispiele zur 80-20-Regel
Wie jetzt schon sehr deutlich wurde, entgeht nahezu nichts dem Pareto-Prinzip. Es scheint fast schon ein Gesetz unserer Wahrnehmung zu sein. Weitere Bereiche, die der Effekt betrifft, sind:
- In Lagerhäusern beanspruchen sehr häufig nur 20 Prozent der gesamten Produkte circa 80 Prozent des Platzes.
- 80 Prozent vom jährlichen Umsatz können beispielsweise von nur 20 Prozent der Kunden erwirtschaftet werden.
- Im Internet sind fast 80 Prozent des Surfverhaltens der aktiven User nur 20 Prozent aller existierenden Webseiten zuzuordnen.
Pareto-Prinzip Beispiele: Pareto im Privatleben
Mit dem Pareto-Prinzip lassen sich sowohl berufliche als auch private Ziele schnell erreichen. Bei diesem Denkansatz hilft es sich vor Augen zu rufen, dass es nicht immer sinnvoll ist, nur eine einzige Absicht zu 100 Prozent zu verfolgen und dabei alles andere aus den Augen zu verlieren.
Besser kann es also sein, den Schritt zu gehen, viele Ziele zu 80 Prozent zu erreichen, anstatt alle private Faktoren im Alltag auf nur ein einziges Vorhaben auszurichten.
Ein weiteres Beispiel: Pareto-Prinzip im Beruf
Das Pareto-Prinzip steht also stellvertretend für eine fehlende Balance zwischen den Aufwendungen und dem Ertrag der vielen Aufgaben im Unternehmen.
Eine effektive Arbeitszeiterfassung ermöglicht das Auswerten der investierten Zeit, wodurch nicht nur die Effizienz, sondern auch Transparenz im Unternehmen erhöht wird.
Intelligente Softwares wie TimeTrack erledigen aufwändige Arbeitsprozesse von selbst. Aus den erfassten Arbeitszeiten werden automatisch Berichte erstellt, aus welchen wertvolle Informationen herausgehen.
Die Chancen und Risiken vom Pareto-Effekt
Unter seinen Funktionen der Effizienz wird das Pareto-Prinzip in Betrieben vor allem dazu angewendet, mit einem funktionalen Zeitmanagement die anfallenden Kosten zu reduzieren. Obwohl das einige Vorteile mit sich bringt, gibt es selbstverständlich auch Nachteile.
Vorteile des Pareto-Prinzips
Zu den Vorteilen der 80-20-Regel gehört zunächst, dass man lernt Prioritäten richtig zu setzen. Wenn Aufgaben effizienter geplant werden, kann nahezu jede/r Unternehmer/in etwas optimieren. Das bedeutet, dass zum Beispiel 20 Prozent der Produkte alleine schon 80 Prozent des gesamten Umsatzes produzieren. Wenn man diese dann noch optimiert und mithilfe weiterer Informationen besser vermarktet, kann das eine enorme Wirkung haben.
Außerdem ist das Pareto-Prinzip dafür bekannt, Strukturen aufzubauen. Bei einzelnen Schritten in allen Prozessen wissen die einzelnen Abteilungen Bescheid und Dinge können leichter von der Hand gehen. Wenn Aufgaben und Ziele klar definiert sind, können durch Kraft und Fokus also bessere Strukturen für das Unternehmen geschaffen werden.
Die Zeitmanagement-Methode soll dabei helfen, Kosten zu sparen. Wenn 80 Prozent der Zeit in Dinge investiert werden, die nicht viel zum Umsatz beitragen, kann der Ertrag bei einer Optimierung enorm sein. Es hilft also, seine Ressourcen besser zu planen und Margen zu maximieren.
Nachteile des Pareto-Prinzips
Die 80-20-Regel ist abhängig von den einzelnen Bereichen. Das bedeutet, dass bei ihrem Einsatz in der Gesundheitsbranche Probleme auftreten würden, die sehr starke Konsequenzen mit sich ziehen. Allerdings ist eines der Beispiele, bei dem wirklich starke Ergebnisse erzielt werden können, die Buchhaltung.
Wenn die Priorisierung nicht sorgfältig durchdacht wird, können auch hieraus mögliche Probleme resultieren. Es ist nicht empfehlenswert, für sämtliche Aspekte und Aufgaben im Arbeitsalltag lediglich 20 Prozent der Zeit einzuplanen. Daher ist es ratsam, einen erneuten Blick auf die tatsächlichen Inhalte einzelner Vorhaben zu werfen, bevor solch eine Entscheidung getroffen wird.
Aufwand und Ertrag sind nicht dasselbe. Die benötigte Zeit ist nicht mit einem geldlichen Wert zu summieren. Die richtige Priorisierung im Einsatz vom Pareto Prinzip muss also gut überlegt sein.
Die 6 Tipps zur Umsetzung vom Pareto Prinzip im Zeitmanagement
Um die 80-20-Regel bei all diesen Faktoren optimal im Betrieb einsetzen zu können, haben wir Ihnen hier die sechs wichtigsten Tipps zusammengefasst. Die Wirkung der Methode kommt natürlich auf die Anwendung an. Banken verwenden das Prinzip anders als ein Ingenieur, Soziologe, oder ein/e Ökonom/-in. Deswegen ist es wichtig, die Paretoregel immer in Beziehung zu den einzelnen Fällen zu setzen. Alles andere würde sich sonst im Rahmen des Gesamtaufwandes nicht lohnen.
In diesem Abschnitt von unserem Artikel erklären wir also Regel für Regel insgesamt 6 Tipps, die das Ergebnis der 80-20-Regel verbessern und somit durch weniger Aufwand zum Erfolg führen können:
1. Prioritäten setzen
Sie sollten zunächst einmal die wichtigsten Aufgaben priorisieren und genau die Dinge identifizieren, welche Sie an die gewünschten Ergebnisse bringen.
Auf der Suche kann es helfen, ein optimales Vorgehensmodell des Projektmanagements zu integrieren, das die Vorhaben in einzelne Arbeitspakete gliedert und eine Übersicht über alle Abhängigkeiten bietet. Wenn das geschafft ist, ist es umso leichter herauszufinden, welche Aufgabe maßgeblich am Projekterfolg beteiligt ist.
2. Aufgaben nacheinander erledigen
Eine Arbeitskraft hat nur eine bestimmte Kapazität, über die Sie verfügt. Wenn also zu viele Aufgaben anfallen, ist es immer notwendig, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.
Das hat nichts damit zu tun, faul zu sein, sondern qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Denn Konzentration und Fokus sind immer mehr Wert, als unreine Arbeit mit eventuell anfallenden Korrekturen. Falls diese dann doch einmal anfallen, ist es vorteilhaft, ein Fehlermanagement zu integrieren, damit aus Vergangenem gelernt werden kann.
3. Aufgaben delegieren
Delegieren statt selber machen – Das gilt für alle, die viel Verantwortung tragen und den Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen in ihrem Team die Aufgaben verantwortungsbewusst übertragen können.
Viele Angestellte haben z. B. durch ein Studium hervorragende Kenntnisse. Wenn Sie von diesen Unterstützung bei manchen Vorhaben erhalten, können Sie hervorragende Ergebnisse erreichen. Wichtig ist, dass beim Aufgaben delegieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sehr klar und deutlich unterschieden wird:
- Eilige und wichtige Tätigkeiten
- Eilige und eher unwichtige Betätigungen
- Wichtige Tätigkeiten ohne großen Zeitdruck
- Eher unwichtige Betätigungen ohne Zeitdruck
4. Routinetätigkeiten nicht aus dem Auge verlieren
Das Pareto-Prinzip besagt nicht, dass wirklich nur noch an Aufgaben gearbeitet werden soll, die maßgeblich am Erfolg beteiligt sind. Routineaufgaben nehmen oft viel Zeit weg, aber ohne Sie ist es meist nicht möglich, das Vorhaben letztendlich zielgerichtet abzuschließen.
Denn genau, wie man mit nur 20 Prozent vom Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erreichen kann, ist es genauso richtig, dass man circa 80 Prozent der Zeit damit verbringt, nur 20 Prozent der Ziele zu verwirklichen.
5. Fokus behalten
Fokus ist wie bei nahezu Allem der Schlüssel zum Ziel. Es ist also notwendig, sich immer auf die Ziele zu konzentrieren und dabei notwendige Priorisierungen vorzunehmen.
Bei einem richtigen Einsatz dieser Regel ist es also möglich, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das muss sich als roter Faden in Ihrem Arbeitsalltag integrieren.
6. Tools und Hilfsmittel
Damit man genau weiß, welche Beiträge wie viel Zeit beanspruchen, sind digitale Tools zum Zeitmanagement hilfreich. TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen das Arbeitsleben um Einiges erleichtert.
Eine Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzeskonform, sondern fördert die Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Mit der Stempeluhr von TimeTrack kann die Arbeitszeit einfach getrackt werden, wodurch man immer weiß in welche Tätigkeit wie viel Zeit geflossen ist.
Die Implementierung von modernen Tools zum Zeitmanagement können eine sehr große Hilfe sein und auch bei den Kunden einen guten Eindruck hinterlassen. Denn nur wer weiß, welche Arbeitszeiten zum Projektfortschritt beitragen, kann anhaltende Produktivität und kostensparendes Arbeiten in seinem Unternehmen ermöglichen.
TimeTrack eignet sich vor allem, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.
Fazit
Smartes und effizientes Arbeiten – so könnte das Pareto-Prinzip ganz kurz und knapp zusammengefasst werden. Für diese Regel sind allerdings noch viel mehr Dinge wichtig, als nur die reine Effizienz beim Erledigen von Tätigkeiten.
Familie, Privatleben und Freizeit – Sie alle werden durch Überstunden beeinträchtigt. Um Antworten auf die Fragen zu finden, was erlaubt ist und was nicht, dient dieser Beitrag. Hier finden sich alle Fakten rund um das Thema geplante Überstunden im Dienstplan und noch dazu Informationen über Rechtliches und praktische Tools zur Hilfe in der Planung.
Wie kommt es zu Überplanung im Dienstplan?
Überstunden fallen genau dann an, wenn die Arbeitnehmer/-innen im Unternehmen länger arbeiten müssen, als es im Regelfall geplant war. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der regelmäßigen Arbeitszeiten, welche im Arbeitsvertrag festgehalten sind, Überstunden entstehen.
Sind Überstunden erlaubt?
Grundsätzlich sind Überstunden im Rahmen vom Arbeitsrecht erlaubt. Sie dienen den Arbeitgeber/-innen bzw. den Unternehmen, alle Prozesse zufriedenstellend und zielführend fertigzustellen. Auch für die Arbeitnehmer/-innen können Überstunden gewisse Vorteile haben.
Regelungen und Ausnahmen bei Überplanung
Damit Sie zunächst einmal einen Überblick über die rechtliche Seite der Arbeitsbedingungen bekommen, finden Sie hier die wichtigsten Normen zum Dienstplan erstellen zusammengefasst.
- Zunächst darf außer in Ausnahmen eine maximale Arbeitszeit von 10 Stunden am Tag für die Arbeit in Betrieben nicht überschritten werden. Gleichzeitig darf die maximale Arbeitszeit eines Arbeitnehmers 48 Stunden in der Woche nicht übersteigen, falls schon, dann spricht man Mehrarbeit.
- Die Obergrenze für die Forderungen des Arbeitgebers kann sich auf sechs Monate bzw. 24 Wochen gerechnet verändern. Die Beschäftigten können dann 60 Stunden in der Woche und 10 Stunden am Tag arbeiten, wenn laut Arbeitsgericht die durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag nicht überschritten wird. Dem Personal muss bei diesem Arbeitsalltag also ein Freizeitausgleich ermöglicht werden.
- Wenn die Existenz des Betriebs auf dem Spiel steht, ist auch der Einsatz von Überstunden gerechtfertigt. Angestellten können diese dann zugemutet werden, wenn Notsituationen, wie in Fällen von Brand und Unwetter eintreten.
- Wenn jemand in einer Führungsposition arbeitet, ist er vom Schutz durch das Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Dies betrifft Kollegen bzw. Kolleginnen und Arbeitgeber/-innen, die über Kündigungen bzw. Entlassungen und Neueinstellungen selbstständige Entscheidungen treffen können. Geregelt wird dieser Grundsatz über die Arbeitsleistung in § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz.
- Das alles gilt weiterhin für Tarifverträge und die Betriebsvereinbarung von einem Unternehmen, wenn dort nichts anderes geregelt wurde.
Es kann sich schwierig gestalten über all diese Regelungen und gleichzeitig auch die Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung ihrer Wünsche zu fördern. Deshalb erweist es sich als besonders vorteilhaft eine intelligente Software als Stütze zu haben. Mit dem Dienstplan von TimeTrack werden Sie auf die größten Fehler Ihres Dienstplans aufmerksam gemacht und können Ihre Mitarbeitenden sogar nach ihren Verfügbarkeiten einplanen.
FAQ – Überstunden im Dienstplan
Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu Überstunden im Überblick, um Überplanung im Dienstplan zu vermeiden.
TimeTrack – Überplanung im Dienstplan
1. Wie viele Überstunden dürfen Angestellte machen?
Es gibt für Arbeitskräfte mit einem Arbeitsvertrag in Vollzeit eine maximale Höchstzahl der Überstunden in jedem Betrieb. Diese darf eine durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden am Tag nicht überschreiten, wenn diese Zahl auf sechs Monate berechnet wird.
Für Teilzeitkräfte ist die Antwort grundlegend anders, denn die Dienste einer Teilzeitkraft sind im Arbeitsvertrag ebenfalls nach exakten Stunden geregelt. Im Sinne der Arbeitslast von Teilzeitkräften ist es, Rücksicht zu nehmen, dass es nicht zu mehr Arbeit kommt, als notwendig ist.
Allerdings sind auch dann Ausnahmen im Recht gegeben, wenn es zu Notsituationen kommt. Auch wenn im Arbeitsvertrag andere tarifliche Bestimmungen oder Vereinbarungen mit den Betrieben getroffen wurden, ist Mehrarbeit für Teilzeitkräfte erlaubt.
2. Können die Arbeitsstunden auf dem Stundenkonto verfallen?
Grundsätzlich gilt für die Themen der Gültigkeit von Überstunden, dass diese durch die Arbeitgeber/-innen genauso verfallen können, wie beim Urlaub auch. Um jedoch eine genaue Antwort auf diese Frage zum Verfallen zu finden, ist der jeweilige Arbeitsvertrag entscheidend sowie die tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen. Verschiedene Bestimmungen gelten allerdings für jeden Beruf:
- Die Frist, nach der Überstunden für die Angestellten verfallen, darf minimal drei Monate lang sein.
- Beginnend für eine Frist ist nicht die Erstellung, sondern das Ende eines Kalenderjahres.
- Werden Kolleginnen und Kollegen beim „Abbummeln“ bzw. beim Freizeitausgleich krank, verfallen die Überstunden dennoch.
- Wenn es keine expliziten Antworten zu den Themen der Frist im Arbeitsvertrag gibt, verfallen Überstunden nach spätestens drei Jahren.
3. Dürfen Überstunden im Dienstplan als Arbeitszeit geplant werden?
Ein Projekt muss zeitnah und fristgerecht fertig werden – Die Antwort darauf sind mehr Stunden und eine höhere Arbeitszeit im Beruf. Oft fallen bei diesem Thema die Überstunden im Arbeitsalltag noch am selben Tag an. Mitarbeiter bleiben länger ohne Rücksicht auf das Privatleben und Schichten werden überzogen, auch wenn der Betriebsrat bereits ein Auge darauf hat.
Die Rechtsprechung sieht jedoch etwas anderes vor: Überstunden müssen vier Tage im Voraus angekündigt werden, wie es ein Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt Oder festhält. Arbeitsstunden sind jedoch nicht immer so weit im Voraus genau festzulegen und so ist die Schichtplanung für zum Beispiel eine Altenpflegerin nicht immer ganz einfach.
Wichtig ist, dass die Freizeit immer mehr Wert hat als die Pflicht zur Arbeit. Allerdings ist auch hier wieder auf Notsituationen zu verweisen und leitende Mitarbeiter/-innen sind vom Inhalt dieser Rechtsprechung ausgenommen.
4. Sollte man Überstunden lieber auszahlen oder abbauen?
Für jeden Job gilt zunächst, dass der Chef bzw. die Chefin im Normalfall dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter/-innen die Überstunden auszuzahlen. In welcher Art die Überstunden durch eine Zahlung beglichen werden müssen, steht jedoch nicht fest.
Die einzelnen Richtlinien, zu wie viel Prozent die Überstunden an die Mitarbeiter/-innen bezahlt werden müssen, ist tariflich geregelt oder im Arbeitsvertrag festgehalten. Im Grunde genommen gilt allerdings erst einmal: Selbst wenn es keine Regelung gibt, müssen Arbeitgeber/-innen die Arbeitnehmer/-innen entlohnen.
Ähnlich verhält es sich mit der gängigen Variante, die Überstunden der Arbeitszeit abzubummeln. Der Freizeitausgleich ist nicht einheitlich für alle Stellen im Recht festgehalten. Auch können die Arbeitgeber/-innen darüber entscheiden, wann dieser Ausgleich zur Arbeit stattfinden darf.
Wichtig ist auch zu wissen, dass ein Ausgleich für Überstunden bei Kündigungen jeglicher Art erfolgen muss. Des Weiteren ist die Frage nach der Besteuerung von Ausgleichszahlungen damit zu beantworten, dass Überstunden immer noch unter den normalen Lohn fallen und so durch die Kolleginnen und Kollegen normal zu versteuern sind.
5. Haben Arbeitnehmer/-innen einen Anspruch auf einen Ausgleich?
Wenn Überstunden einmal geplant sind und der Arbeitgeber die Mehrarbeit am Projekt allerdings doch nicht benötigt, dürfen Mitarbeitenden nicht einfach die Arbeitsstunden wieder gekürzt werden. Ist es jedoch so, dass Arbeitgeber/innen für die fehlende Mehrarbeit nicht die Schuld tragen, kann die Arbeitszeit doch erneut gekürzt werden.
Die Gründe für Mehrarbeit im Betrieb
Überstunden im Dienstplan haben also mehrere Gründe. Fällt ein/e Kollege/-in aus, ist die notwendige Arbeit auf alle Mitarbeiter/-innen aus diesem Aufgabengebiet zu verteilen.
Wenn es einen Notfall gibt, sind Arbeitnehmer/-innen auch dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten. Dieser Fall tritt ein, wenn Überschwemmungen oder Brände die Existenz des Unternehmens bedrohen.
Ein intelligenter Dienstplan, wie der von TimeTrack, kann die Antwort auf alle Fragen rund um die Überplanung sein und sie tatkräftig unterstützen – egal ob Schichtarbeit, unabhängig vom Beruf und Ort des Einsatzes.
TimeTrack – Dienstplan
Folgen von Überplanung
Eins steht fest: Wer zu viele Überstunden macht und sie durch den Dienstplan vorgeschrieben sind, der hat ein höheres Risiko für ein stressbedingtes Burnout.
Stress ist außerdem nicht gut für das Betriebsklima und so kann durch fehlenden Arbeitsschutz die Arbeitszufriedenheit sinken.
Praktische Tipps zur Vermeidung von Überplanung
Arbeitgeber/-innen sollten also bestenfalls zahlreiche Überstunden vermeiden, denn diese sind ein sehr starker Kündigungsgrund für gute Mitarbeiter/-innen.
Der Arbeitsplan und insbesondere der Dienstplan sind das Herzstück einer guten Projektplanung. Wenn Arbeitszeiten optimal auf die benötigten Arbeitskräfte und ebenfalls auf die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeitenden abgestimmt wird, steht dem Ziel eines Projekts eigentlich nichts mehr im Weg. Eine automatische Personaleinsatzplanung kann also der Schlüssel zum Erfolg sein.
Der automatische Dienstplan
Ein automatischer Dienstplan ist die innovative Antwort auf das Papierchaos vergangener Zeiten. Die digitale Dienstplanung kann Sie dabei unterstützen, nur die notwendige Zeit in die Schichtplanung von Produktion oder Gesundheitswesen zu investieren. Gleichzeitig werden zufrieden stellende Dienstpläne entwickelt, die demotivierenden Überstunden vorbeugen.
TimeTrack – Automatischer Dienstplan
Tools zur Unterstützung
All das kann TimeTrack! Wir unterstützen Sie mit unserem cloudbasierten Software-Tool dabei, auf Knopfdruck eine transparente Planung zu erstellen. Dabei hilft unser intelligenter Algorithmus, der zu wesentlich weniger Planungsaufwand führt und eine fehlerfreie Schichteinteilung erstellen kann.
Sollstunden und genehmigte Abwesenheiten können als zeitsparende Vorlage verwendet werden und Ihnen so den Arbeitsalltag erleichtern. Der ideale Dienstplan hat also nicht nur Vorteile für Ihre Mitarbeiter/-innen, sondern auch für Sie und die investierte Zeit.
Persönliche Präferenzen werden durch Priorisierungen ebenfalls berücksichtigt und so entsteht mit TimeTrack bis zu 70 % weniger Kommunikationsaufwand. Jeder Mitarbeiter/-in kann direkt einsehen, wann und wo die Schicht stattfinden soll. Digitale Dienstplanung war gestern – heute werden bedürfnisorientierte Dienstpläne auf Knopfdruck ganz automatisch für Sie erstellt.
Fazit
Überstunden sind teilweise notwendig und helfen den Betrieben dabei, kontinuierliche Leistungen zu erbringen. Dabei sollte allerdings niemals das Wohl der Mitarbeiter/-innen aus dem Auge verloren werden. Der Grad zwischen dem, was erlaubt ist und jenem, was gängige Praxis ist, ist schmal. Informieren Sie sich also genau darüber, ob Überstunden in der jeweiligen Situation erlaubt sind oder nicht.
Wenn es jedoch zum Krankheitsfall kommen sollte und die Mitarbeitenden mit Mehrarbeit einverstanden sind, hilft die automatische Dienstplanung von TimeTrack dabei, die Bedürfnisse aller dennoch bestmöglich zu berücksichtigen.
Die Arbeitsweise eines Unternehmens wirkt sich deutlich auf Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen aus. Darum ist es sinnvoll sich über verschiedenen Arten des Arbeitens zu informieren und potentiell auch neue Arbeitsweisen ausprobieren. Eine dieser Weisen ist agiles Arbeiten; ein Schlagwort, das bestimmt alle schon einmal gehört haben.
Beim agilen Arbeiten werden die Arbeitsprozesse so aufgestellt, dass die Effizienz im Vordergrund steht. Dem Projektteam wird viel Entscheidungsgewalt anvertraut, was dazu führt, dass relevante Entscheidungen von Personen gefällt werden, welche sehr nah am eigentlichen Geschehen sitzen. Diese Veränderung der Führung im Projekt kann sich kombiniert mit agilem Arbeiten positiv auf das Unternehmen ausüben. Bei traditionell organisierten Unternehmen wird hingegen oft eine negative Wirkung betrachtet.
Agiles Arbeiten Definition
Primär ist es wichtig zu wissen, was Agilität überhaupt bedeutet – vor allem in Verbindung zu gewissen Arbeitsmethoden. Der Begriff stammt aus der Softwareentwicklung um die Jahrtausendwende. Zu dieser Zeit merkten viele Entwickler/-innen, dass das Status Quo der üblichen Projektplanung und Projektentwicklung einen markanten Fehler hat.
Damals wurden Projekte so geplant, dass während der Entwicklungsphase keine Feedback-Diskussionen eingeplant waren. Dies hatte zur Folge, dass es oft späte Überraschungen gab, weil beispielsweise Missverständnisse oder sonstige Fehler in der Kommunikation aufgetreten sind. Die Illusion des perfekten Projektplans musste verändert werden – Hier kommt das agile Arbeiten ins Spiel.
Wie sieht agiles Arbeiten aus?
Agiles Arbeiten optimiert die Weise, wie Teams gemeinsam Projekte angehen. Diese Einsicht kommt von den oben genannten Softwareentwicklern, welche Projekte nicht mehr als gradlinige Prozesse ansahen, sondern als Kreislauf. Ein Projekt wurde in die 4 Phasen „Planung“, „Umsetzung“, „Überprüfung“ und „Anpassung“ unterteilt. Agiles Projektmanagement ist also ein Kreislauf, welcher stetige Verbesserung als Ziel hat.
Diese Umsetzung führt dazu, dass es bedeutend öfter zur Überprüfung kommt, was schlussendlich sicher stellt, dass das fertige Produkt auch der eigentlichen Planung entspricht. Außerdem verbessert diese Arbeitsweise auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter/innen im Team.
Wenn Organisationen eine Transformation in Richtung agiles Arbeiten verfolgen, dann können sie sich dabei einen grundlegenden Wettbewerbsvorteil erspielen. Es wurde beobachtet, dass eine Firma, die agile Methoden einsetzt, die Wünsche der Kunden bzw. Kundinnen besser erfüllt. Dies kommt daher, dass sie auf die Anforderungen der Kunden besser eingehen können und diese auch in Praxis verfolgen können.
Weiter kann mit agilen Teams die Zufriedenheit im Team deutlich gesteigert werden. Dadurch, dass sich die Mitarbeitenden selbst organisieren, sind sie oft entspannter und motivierter. Zudem können Unternehmen davon profitieren, dass durch die direkte Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld mehr Transparenz herrscht. Schlussendlich wurde noch festgestellt, dass die agilen Teams stetig besser wurden, da sie sich gegenseitig verbesserten.
Agile Grundlagen: Die Basis agilen Arbeitens
Es ist also ersichtlich, dass agiles Arbeiten einem Team einige Vorteile erbringen kann. Doch was bedarf es in einem Unternehmen, dass eine solche Veränderung in Frage kommt und die Methoden zum Erfolg führen?
Befindet sich ein Unternehmen in einem komplexen Umfeld, wenn es ein Produkt entwickelt, dann kann das agile Arbeiten sinnvoll sein. Von einem komplexen Umfeld spricht man, wenn äußere und innere Einflüsse sich auf die Arbeiten auswirken. Äußere Einflüsse sind zum Beispiel Gesetze oder die Marktsituation; innere Einflüsse hingegen sind beispielsweise das eigentliche Produkt, welches es zu entwickeln gilt oder die dafür benötigten Techniken.
Agil unterwegs mit TimeTrack
Mit agilen Methoden können können im Team negative Einflüsse minimiert werden. Durch enge Zusammenarbeit und der Möglichkeit, Veränderungen einzuführen, ist das Team der Schlüssel zum Erfolg zur Agilität. Mit den richtigen Tricks kann man das Projektteam gekonnt unterstützen.
Die Zusammenarbeit mit einer intelligenten Software zum Projektcontrolling ist sehr gewinnbringend. Mit TimeTrack kann man das Projekt in Echtzeit verfolgen, samt aller untergeordneten Tätigkeiten. So haben Teammitglieder die Möglichkeit, Werte des Projektes in die Software einzutragen. Diese wertet die Projektzeiten aus und stellt eine übersichtliche Aufstellung des Projektfortschritts dar. Besonders für Unternehmen, welche von traditionellen Arbeitsweisen auf agiles Arbeiten wechselt, kann eine Software die Transformation vereinfachen.
Projektverfolgung – TimeTrack
Agiles Vorgehen in Praxis: Was Sie beachten müssen
Wenn Sie agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen möchten, dann sollten Sie einigen Voraussetzungen bewusst sein. Sobald Sie jedoch die Grundlage der Agilität verstehen, wird es eine leicht zu meisternde Aufgabe. Diese vier Punkte sollten Sie sich vor der Implementierung bewusst sein:
- Die Anfangssituation verstehen und das Ziel für das agile Arbeiten festlegen
- Die Strategie in Abschnitte unterteilen (diese heißen beim agilen Arbeiten „Sprints“)
- Teams aufbauen, welche aus allen Disziplinen stammen (Marketing, IT, Sales, etc.)
- Agiles Arbeiten klar definieren und danach umsetzen
Agiles Arbeiten in 4 Schritten einführen
Die folgenden Paragraphen zeigen Schritt-für-Schritt auf, wie Sie die Agilität in Ihr Unternehmen bringen. Diese Prinzipien sind selbstverständlich nur „Best Practice“ und dürfen auch angepasst werden. Wenn Sie jedoch die Anforderungen an die agilen Methoden Ihres Unternehmens verstehen, dann steht Ihnen nicht mehr im Weg zum agilen Erfolg!
TimeTrack – Agiles Arbeiten
1. Schritt: Klarheit schaffen
Werden Sie sich klar darüber, was Sie mit dem agilen Arbeiten genau erreichen wollen. Danach sollten Sie sich informieren, welche agile Methode Sie am ehesten zu Ihrem Ziel führt. In der Arbeitswelt neigen Organisationen dazu, Prozessen anderer Unternehmen blind zu folgen. Zuvor sollte jedoch die Umsetzung der aktuellen Situation und dem Ziel angepasst werden.
Nehmen Sie sich Zeit mit den Prinzipien der Agilität. Vergleichen Sie die verschiedenen agilen Arbeitsweisen und wählen Sie jene aus, die am Besten zu Ihrer Situation passt. So sind die Unterschiede zwischen Scrum und Kanban Projektmanagement groß und Ihre Erfolgschancen somit auch. Es kann auch sinnvoll sein Klarheit mit dem Team zu schaffen, die Anpassungsfähigkeit des Teams zu überprüfen und das Verständnis der Mitarbeitenden herauszufühlen.
2. Schritt: Sprints einführen
Wenn Sie ein Projekt agil angehen, dann legen Sie zu Beginn das gewünschte Ergebnis fest und definieren einen klaren Zeitplan. Diesen Zeitplan unterteilen Sie zusammen mit Ihrem Team in verschiedene Abschnitte, sogenannte Sprints.
Die kleineren Häppchen werden danach abgearbeitet. Nach jedem Sprint wird Feedback ausgetauscht. Durch regen Austausch von Informationen innerhalb des Teams wird Klarheit im Projekt geschaffen und die Mitarbeiter/innen halten sich gegenseitig zur Verantwortung.
3. Schritt: Multidisziplinäre Teams aufbauen
Damit agiles Arbeiten auch erfolgreich funktioniert, müssen sich die Teams selbst organisieren können. Die Selbstorganisation bei der Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung ist zentral für den Erfolg. Sie schafft nämlich Autonomie, ermöglich das Experimentieren in gewissen Aspekten und schafft die Fähigkeit, aus Fehlern zu lernen und sich besser anzupassen. Auch wird die generelle Anpassungsfähigkeit im Unternehmen gesteigert.
Damit die Selbstorganisation auch erfolgreich klappt, sollte die Mitarbeiter/innen im Team möglichst aus verschiedenen Disziplinen stammen. Man spricht von multidisziplinären Teams. So hat das Team die Fähigkeit Vorteile und Nachteile der Prozesse früh zu erkennen und zu besprechen, was schlussendlich zu höherem Erfolg führt.
4. Schritt: Agile Arbeitsmethoden definieren
Damit die richtige Arbeitsmethode für ein Unternehmen ausgewählt werden kann, sollte sich die Unternehmensführung ausgiebig informieren. Es lohnt sich die Methoden zu untersuchen. Es kann auch sinnvoll sein für verschiedene Teams im Unternehmen unterschiedliche Methoden auszuwählen. Kanban, zum Beispiel, ist besonders passend für wiederholende, prozessorientierte Aufgaben.
Auch ist es wichtig, dass die Führungskräfte die Agilität vorleben und sich diese langsam von oben nach unten ausbreiten kann. Führungskräfte, die voll und ganz hinter dem agilen Arbeiten sehen, können dessen Werte besser an die Mitarbeitenden weitergeben.
Manager/innen können sich via Blog oder Video über agiles Arbeiten informieren und somit auch von dessen Werten erneut überzeugen. Somit kann agiles Arbeiten bedeutend leichter im Unternehmen implementiert werden.
Die Vorteile der Agilität
Für Unternehmen, die eine Version der agilen Arbeitsweisen implementieren, können einige Vorteile herausspringen. Selbstverständlich ist die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zentral für die Implementierung, jedoch nach anfänglichen Schwierigkeiten können Betriebe oftmals stark profitieren.
Wird agiles Arbeiten eingeführt, dann erfolgen Projektstarts oft schneller als sonst, da sich die Mitarbeitenden schon im Klaren sind, wie alles anzugehen ist und wer welche Aufgaben übernimmt. Außerdem sind die Arbeitsabläufe sehr effektiv. Durch häufiges Feedback werden Fehler schneller erkannt und ausgebessert.
Unternehmen können weiter noch davon profitieren, dass durch die Sprintplanung und den Meetings nach den Sprints praktisch jederzeit ein direkter Einfluss auf den Verlauf eines Projektes genommen werden kann. Dies führt zu einer höheren Flexibilität gegenüber Kunden oder einem Partner. Schlussendlich sind durch Agilität die Ergebnisse schneller erreicht und auch effektiver auf Kundenbedürfnisse zugeschnitten.
So geht agiles Arbeiten: Die richtige agile Arbeitsweise
Oft fehlt einer Firma, die den Schritt Richtung agiles Arbeiten machen möchte, ein agiles Zielbild. Dieses Zielbild sollte als Ideal-Zustand gesehen werden und als etwas, dass das gesamte Unternehmen erreichen möchte. Generell gehört dazu, dass Prozesse den Kunden bzw. die Kundin angepasst werden und das Unternehmen nah am Kunden bzw. an der Kundin agiert.
Eine Top-Down Organisation sollte im agilen Arbeiten vehement vermieden werden. Die folgenden Prinzipien der Agilität zeigen nochmal auf, worauf beim agilen Arbeiten geachtet werden muss.
Die Unternehmenskultur nicht unterschätzen
Zentral für den Erfolg bei der Arbeit mit agilen Teams ist, dass die Unternehmenskultur bewusst eingesetzt wird, um zum Erfolg zu kommen. So basieret die Arbeit auf Vertrauen, denn das Team organisiert sich selbst und fällt auch alleine Entscheidungen. Wichtig ist, dass Scheitern im Team akzeptiert wird, also ein Kultur des Scheiterns implementiert wird. Nur so können sich die Mitarbeiter/innen entfalten und die kontinuierliche Verbesserung kann erreicht werden.
Was ist die Rolle der Führung?
Anhand von Studien ist klar, dass viele Mitarbeitenden keine delegierenden und befehlenden Manager/innen wollen, sondern eine transformative Führungskraft, die eine Vorbildfunktion einnimmt. Führungskräfte bei der agilen Arbeit sollen als Mentoren bzw. Mentorinnen fungieren, die die selbstständig-arbeitenden Mitarbeiter/innen unterstützen, fördern und coachen. Eine agile Führung ist also Pflicht beim agilen Arbeiten.
Um Mitarbeiter/innen führen zu können, ist es notwendig sich über deren Arbeitsweisen und Tätigkeiten zu informieren. Besonders hilfreich hierfür ist eine effektive Projektzeiterfassung. Somit können Manager/innen immer einsehen, wer wieviel Zeit in welche Tätigkeit investiert hat und nachfolgend darauf schließen, ob es sich gelohnt hat oder nicht.
Projektzeiterfassung – TimeTrack
Iterative Prozesse anstatt lange Planung
Eine langfristige Planung ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Obwohl eine gewisse Planung oft sinnvoll ist, müssen Unternehmen im Kern flexibel sein und sich jederzeit anpassen können. Schnelle Märkte und eine sich stets verändernde Kundenanforderung haben zur Bedeutung, dass auch die Unternehmen Entscheidungen schneller fällen und aktiv auf Veränderungen zugehen müssen.
Wann kommt agiles Arbeiten erfolgreich zum Einsatz?
Wird die Arbeit agil erledigt, dann ist ein Unternehmen am erfolgreichsten, wenn es die Inhalte dieser Arbeitsweise genau versteht. Agile Transformation kann nicht von heute auf morgen eingeführt werden, denn alle Mitarbeitenden müssen den Begriff tatsächlich verstehen und dann gemeinsam am selben Strang Richtung Erfolg ziehen.
Egal welche Version der agilen Arbeit gewählt wird, alle betroffenen Personen sich dessen Bedeutung klar sein. Schon nur eine Person, die die Arbeiten nicht gemäß Vorgaben erledigt kann dazu führen, dass Ressourcen verschwendet werden oder die Feedback-Diskussionen nicht funktionieren.
Fazit
In Zukunft werden Sie immer öfter agile auftretende Unternehmen erkennen können und auch neue Prozesse, welche diese entsprechen anwenden. Als Schlusswort gilt es noch zu sagen, dass die Implementierung von agilen Teams schrittweise erfolgen sollte. So kann erkannt werden, ob die richtige Methode gewählt wurde.
Es ist eine Kunst, nur mit dem Nötigsten auszukommen. Klarheit und Einfachheit als Lebensstil kann auch das Einliniensystem in Ihr Unternehmen bringen. Wofür das sinnvoll ist und welche Vorteile Vorgesetzte davon haben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Einliniensystem Definition
Das Einliniensystem dient Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen zur Vereinheitlichung der Auftragserteilung. Diese Einheit der Auftragserteilung wird durch vertikale Kommunikationswege erreicht. In der Praxis des Unternehmens bedeutet das, dass jeder Mitarbeitende den Weisungen genau eines Vorgesetzten untergeordnet ist. Durch diese übergeordneten Instanzen wird das Einliniensystem auch Instanzenweg genannt.
Welche Merkmale hat das Einliniensystem?
Einliniensysteme dienen der Organisationseinheit eines Unternehmens. Der Berichtsweg von Informationen ist genau festgelegt. Durch das Prinzip der Einheit wird in der Einlinienorganisation eine einfache Struktur zum Aufgaben delegieren in der Auftragserteilung geschaffen.
Einzelne Stellen erhalten durch die Unternehmensführung auf diese Weise genaue Kompetenzen und klare Dienstwege.
Für die Verantwortlichen und Vorgesetzten ist es immer ratsam, sich hilfreiche Werkzeuge und Tools zu besorgen, die den Arbeitsalltag erleichtern. TimeTrack bringt für das Projektcontrolling klare Vorteile mit sich. Mit TimeTrack ist klar ersichtlich, welche Projektbeteiligten welche Tätigkeiten verrichtet haben und wie weit das Projektbudget aufgebraucht wurde.
Projektplanung und -verfolgung mit TimeTrack
Organigramm des Einliniensystems
Einliniensysteme verfügen über die Möglichkeit, die Kommunikationswege der Organisationsform genau zu definieren. Anweisungen können so in jeden Bereich entlang der Linie an die verantwortlichen Mitarbeiter/innen eines Vorhabens erteilt werden.
Informationswege und Entscheidungen kann man so in Form des Organigramms exakt nachvollziehen. In der Praxis macht das Einliniensystem so die Inhalte verschiedener Aufgaben im Unternehmen nachvollziehbar.
Einliniensystem vs. Mehrliniensystem: Die größten Unterschiede
Das Einliniensystem schafft also Klarheit im Unternehmen durch das Prinzip der Einheit. Es gibt jedoch Liniensysteme verschiedener Formen. Um das beste System für Ihr Unternehmen zu finden, sollten ebenfalls die Inhalte vom Mehrliniensystem in Betrachtung gezogen werden.
Das Mehrliniensystem ist ein erweitertes Modell der Einliniensysteme. Diese Form der Organisation strukturiert ein Unternehmen entlang von mehreren Linien. Das bedeutet, das ein/e Vorgesetzte/r mehrere Mitarbeitende unter sich haben kann. Jeder Angestellte kann wiederum aber auch mehrere Vorgesetzte haben. Das nennt man die Mehrfachunterstellung des Mehrliniensystems.
Mehrliniensysteme können jedoch schnell sehr komplex werden, denn die einzelnen Fachbereiche im Unternehmen überschneiden sich und einzelne Mitarbeiter/innen erhalten ihre Arbeitsanweisungen von verschiedenen Instanzen.
Vorteile des Einliniensystems gegenüber dem Mehrliniensystem
Die Aufbauorganisation im Einliniensystem ist also deutlich simpler als die Aufbauorganisation im Mehrliniensystem. Es schenkt eine bessere Übersicht, die viele Kommunikationswege erleichtert, da sie klar definiert werden können. Auch wird Kompetenzüberschreitungen direkt vorbeugt, weil ein/e direkte/r Vorgesetzte/r auch immer der/die verantwortliche Ansprechpartner/in für die Mitarbeitenden ist.
Was sind Liniensysteme?
Jedes Einliniensystem ist ein Liniensystem, aber nicht umgekehrt. Es gibt drei verschiedene Formen der Liniensysteme. Die Aufbauorganisation kann dann dem Einliniensystem, Stabliniensystem und Mehrliniensystem entsprechen.
Die Definition aller hat es gemeinsam, die Inhalte aller Verantwortungsbereiche und Kompetenzen eines Unternehmens strukturieren zu wollen.
Exkurs: Das Stabliniensystem
Ein Stabliniensystem oder eine Stablinienorganisation sind dann zu finden, wenn das Einliniensystem um Stabstellen erweitert wurde. Innerhalb dieser Stabstellen existiert ebenfalls eine Hierarchie. Stabstellen sind notwendig durch ihr spezielles Know-How und die Expertise verschiedener Fachbereiche, die für die Unternehmensführung unverzichtbar sind.
Wenn Unternehmen immer größer und komplexer wird, sollte es also eher Stäbe einrichten, welche Hilfestellungen bei neuen Herausforderungen bieten. Diese erweitern dann einfach das Einliniensystem mit spezialisierten Abteilungen bei gleicher Struktur.
Organisationsformen im Einliniensystem
Grundlegend kann man sagen, dass funktionale und divisionale Organisationsformen von Unternehmen die meist genannten Beispiele des Einliniensystems sind.
Funktionale Organisationsform
Das Beispiel der funktionalen Organisationsform legt den Fokus auf die Funktionsbereiche im Unternehmen. Dieses Prinzip legt die Strukturen anhand der einzelnen Arbeitsbereiche, wie Produktion, Vertrieb und Einkauf fest.
Divisionale Organisationsform
Spartenorganisation – dabei handelt es sich um den Aufbau eines Unternehmens orientiert nach dessen streng hierarchischen Sparten bzw. Divisionen. Diese können beispielsweise nach Vertriebsregionen unterteilt sein mit diversen Anforderungen an Einkauf, Produktion sowie den Vertrieb.
Hilfreiche Tools für alle Fälle
TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen die Projektverfolgung deutlich erleichtert. Sie können die Projektdauer und das Budget Ihres Vorhabens zielgenau festlegen und überwachen. Auch die detaillierte Projektplanung ist die Grundlage eines guten Projektcontrollings. Probieren Sie gerne unsere unverbindliche Testversion und überzeugen Sie sich selbst von der projektbasierten Zeiterfassung, den übersichtlichen Soll-Ist-Vergleichen sowie von den Projektberichten.
Ein Beispiel zum Einliniensystem
Betriebe sollten diese Form der Organisation dann wählen, wenn sie ein mittelständisches Unternehmen mit überschaubarem Produktportfolio sowie stabiler Unternehmensumwelt und die Kommunikationswege übersichtlich sind.
Einliniensystem Vor- und Nachteile
Auf den ersten Blick sind viele Vorteile der Organisationsform der Einliniensysteme im Vordergrund. Die Einheit der Auftragserteilung kann jedoch auch Nachteile für den Vorgesetzten und die Mitarbeiter/innen mit sich bringen.
Pros und Cons des Einliniensystems – TimeTrack
Vorteile
Das Einliniensystem bietet viele Vorteile zur einfachen Strukturierung und ist gerade für neu gegründete Unternehmen sehr attraktiv durch die Eindeutigkeit der diversen Abläufe. Da Kompetenzüberschreitungen nahezu von Beginn an aus dem Weg gegangen wird, ist es auch für bürokratische Organisationen und Ämter Erfolg versprechend. Zusammengefasst sind die Pros also folgende:
- Übersichtliche Kommunikationswege
- Eindeutige Richtung von Informationen
- Klare Definition der Verantwortung verschiedener Stellen
- Wenig Kompetenzüberschreitungen von Mitarbeiter/innen
Nachteile
Natürlich hat das Einliniensystem auch Nachteile. Die Informationswege gehen über verschiedene Ebenen hinweg und dadurch werden eigentlich kurze Prozesse viel zu lang. Die Zusammenarbeit wird also nicht nur erleichtert, sondern auch erschwert, wenn die Mitarbeiter/innen nicht flexibel reagieren können. Daher lassen sich die Nachteile vom Einliniensystem wie folgt resümieren:
- Zeitverlust durch lange Kommunikationswege
- Teilweise unnötige Zwischeninstanzen
- Wenig flexibel
- Überlastung von Vorgesetzten
- Unternehmensführung erschwert Zusammenarbeit in der Praxis
Wann sollte eine andere Form der Organisation gewählt werden?
Bei vielen Regionen, Produkten und Verantwortungsbereichen sollte sich also nach Alternativen umgesehen werden. Auch wenn sich immer mehr Hierarchieebenen abbilden, ist es vorteilhaft, eine andere Struktur bzw. ein anderes Prinzip für die Aufgaben und Kompetenzverteilung im Unternehmen zu wählen.
Zusammenfassung
Für diese Form der Aufbauorganisation ist also kennzeichnend, dass man immer einen direkten Vorgesetzten hat und dadurch Kompetenzen sowie Verantwortungen klar geregelt sind.
Mit den vielen Vorteilen gehen natürlich auch Nachteile einher. Um in den teilweise langen Kommunikations- und Informationswegen den Überblick nicht zu verlieren, kann man den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern und Tools zur Hilfe einrichten.