Der Rahmendienstplan ist ein sehr effektives Werkzeug in der Planung von Schichten. Gerade in der Pflege und in anderen Branchen mit Wechselschichten bietet er Sicherheit – für Arbeitgeber/-innen und Arbeitnehmer/-innen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was es damit auf sich hat und welche Vorteile der Rahmendienstplan für Sie und Ihr Unternehmen haben kann.
Rahmendienstplan Definition – Was ist das?
Grundsätzlich kann ein Rahmendienstplan so verstanden werden, dass die notwendigen Dienste spezifisch nach den verschiedenen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen geplant wurden und sich innerhalb regelmäßiger Abstände wiederholen.
Das bedeutet, dass für alle Angestellten, für die eine regelmäßige Schichtplanung möglich ist, ein Rahmendienstplan erstellt werden kann. In der Summe aller Mitarbeiter/-innen ergibt sich die Dienstplanerstellung nahezu automatisch.
Rahmendienstplan vs. Dienstplan
Der Rahmendienstplan bildet also mit den enthaltenen Informationen die Basis für die geplanten Arbeitszeiten im Dienstplan. In der Erstellung vom Dienstplan gibt der Rahmendienstplan der Einsatzplanung, also Struktur und Erleichterung.
Auch die automatische Dienstplanerstellung von TimeTrack kann dabei helfen, den Arbeitsaufwand von Arbeitskräften in der Personaleinsatzplanung auf ein Minimum zu reduzieren.
Rechtliche Aspekte
Natürlich muss ein Unternehmen bei der Einteilung vom Personalbedarf die rechtlichen Bestimmungen einhalten.
Das Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz dürfen sowohl in der Planung des Rahmendienstplans sowie zu keinem anderen Zeitpunkt von den Arbeitgeber/-innen nicht aus dem Auge verloren werden.
Um den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ausreichend Schutz zu bieten, sind die Arbeitsverträge und Arbeitszeiten des Rahmendienstplans verbindlich. Arbeitgeber/-innen müssen sich an diese unveränderlichen Schichten vom Rahmendienstplan halten.
Wie sieht ein Rahmendienstplan aus?
Rahmendienstpläne sind für viele Branchen von Notwendigkeit. Hierzu zählen insbesondere jeder Bereich, in dem eine Schichtplanung für die Arbeitnehmer/-innen wirklich unerlässlich ist.
Die Dienstplanung im Gesundheitswesen, Einzelhandel, Gastronomie und in der Logistik sind nur einige Beispiele für Bereiche, in denen die Anordnung von Diensten im Sinne des Rahmendienstplans vorteilhaft ist.
Ein guter Rahmendienstplan muss sich an vielen Dingen orientieren. Zum Beispiel müssen individuelle Arbeitszeitmodelle, Anforderungen und Bedürfnisse in der Praxis immer berücksichtigt werden. Eine Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern muss daher immer in Übersicht behalten werden.
Der Schichtplan und die Dienstpläne müssen mitarbeiterorientiert sein und dürfen sich ebenfalls nicht nur auf die Arbeitsleistung konzentrieren, sondern auch auf das Wohl der Angestellten.
So wäre es zum Beispiel eher nicht zu einem guten Zweck, immer die gleichen Mitarbeiter/-innen Frühschichten zuzuteilen, da diese ihre Kinder nicht mehr zur Kita bzw. Schule bringen könnten.
Vor- und Nachteile vom Rahmendienstplan
Die Einführung vom Rahmendienstplan für das Personal hat also nicht nur Einfluss auf die Dienstplanung insgesamt, sondern bringt noch zahlreiche andere Vorteile und einige Nachteile für ein Unternehmen mit.
Vorteile des Rahmendienstplans
Der Rahmendienstplan macht im Allgemeinen die Dienstplanung sehr viel einfacher. Da die Planung des Rahmendienstplans sowohl für die Mitarbeiter/-innen, zum Beispiel in der Pflege, und ebenfalls für die Arbeitgeber/-innen verbindlich ist, sind für eine exakte kurzfristige Gestaltung nur wenige Schichten neu zu planen.
So steht auch außer Frage, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Der Rahmendienstplan bietet auch Angebote der Sicherheit für eine regelmäßige Arbeitszeit.
Planbarkeit macht zufrieden – das gilt sowohl fürs Berufliche, als auch für die Freizeit Ihrer Mitarbeiter/-innen. Wenn Ihre Angestellten in wechselnden Schichten arbeiten, ist es teilweise entscheidend zu wissen, wie die Feiertage des gesamten Kalenderjahres geplant werden. Ein Rahmendiensplan kann also auch dabei helfen, die Work-Life-Balance entscheidend zu beeinflussen.
Nachteile beim Rahmendienstplan
Existiert ein Rahmendienstplan erst einmal, muss dieser bei individuellen Veränderungen einzelner Mitarbeiter/-innen im Unternehmen ebenso mit einzubeziehen. Ändert sich der Personalbedarf oder die Anzahl der Arbeitnehmer/-innen, müssen diese Informationen beim Erstellen der Planung beachtet werden.
Einen Rahmendienstplan erstellen
Um einen Rahmendienstplan mit zugehöriger Arbeitszeit passgenau erstellen zu können, sind für den Dienstplan einige Dinge zu beachten. Wenn diese eingehalten werden, steht einer optimalen Personaleinsatzplanung jedoch nichts mehr im Wege.
Zunächst müssen einzelne Schichten eingeteilt werden, um diese anschließend exakt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu übertragen. Die Besetzungsstärke gibt eine Übersicht darüber, wie viel Personal für eine einzelne Schicht benötigt wird.
Auch die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter/-innen darf nicht aus den Augen verloren werden, sowie die Pausen. Wenn diese einzelnen Informationen vorhanden sind, können Sie den Personalbedarf für die Schichten ermitteln. Auch ist es ratsam, den Bedarf für Schichtgruppen zu planen.
In Zeiten der Digitalisierung gibt es trotz des Einsatzes einer Software nie genügend Tipps zur Dienstplangestaltung. Ebenfalls, weil die Erstellung von einem Rahmendienstplan durch individuelle Arbeitszeitmodelle und Diskrepanzen zwischen Konzept und Realität nicht immer ganz einfach ist.
TimeTrack ist die Lösung
Es gibt viele Gründe dafür, es sein zu lassen, sowohl einen Schichtplan und ganz allgemein auch einen Dienstplan mit Excel zu erstellen.
Mittlerweile gibt es bessere Möglichkeiten, individuelle und anpassbare Planungen für die Mitarbeiter/-innen vorzunehmen. TimeTrack bietet nicht nur den Arbeitnehmer/-innen eine Übersicht über ihre einzelne Arbeitszeit. Arbeitsbereiche und Standorte können geplant und Qualifikationen verwaltet werden.
Das cloudbasierte Software-Tool macht es so einfach, Dienstpläne zu planen und für eine bestimmte Gruppe im Rahmendienstplan auch die Dienste zu tauschen. Zum Inhalt der App gehören Filterfunktionen, individuelle Arbeitszeitmodelle, Warnungen wie Arbeitszeitüberschreitungen der Mitarbeiter/-innen, Feiertage sowie geplante An- und Abwesenheiten.
Für alle Mitarbeiter/-innen ist der fertige Dienstplan schnell und digital einsehbar. Erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag mit einer automatischen Dienstplanung auf Knopfdruck.
Dienstplan – TimeTrack
Einfache und komplexe Rahmendienstplan Beispiele
Der Rahmendienstplan kann sich je nach Branche unterscheiden. Ein Teil der beeinflussenden Faktoren sind die Anzahl der notwendigen Schichten, die Anzahl der Mitarbeiter/-innen sowie die benötigte Qualifikation für die geplanten Vorhaben.
Einfache Rahmendienstpläne
Wird das Grundprinzip des Rahmendienstplans vereinfacht, lässt sich zusammenfassten, dass in einem einfachen Rahmendienstplan jede der Schichten die gleiche Zahl an Arbeitsstunden umfasst. Auch sind alle Schichten im Rahmen der Einfachheit mit der gleichen Anzahl von Mitarbeiter/-innen geplant.
Bei der Einteilung in Gruppen sind ebenfalls die Gruppen exakt gleich groß. Ein einfacher Dienstplan umfasst auch dann keine Planung im Fall von Krankheit und Urlaub der einzelnen Angestellten. Auch sind Standort, Skills und Tätigkeitsbereiche nicht weiter beachtet.
Schon jetzt ist sehr offensichtlich, dass das Beispiel vom einfachen Rahmendienstplan nicht der Realität entspricht.
Komplexe Rahmendienstpläne
Ein komplexer Dienstplan sollte mit professionellen Hilfsmitteln geplant werden, damit immer ausreichend viele Mitarbeiter/-innen mit den richtigen Kompetenzen zur passenden Zeit am benötigten Ort sind.
Hier ist es wirklich hilfreich, dass Sie sich bei einer hohen Mitarbeiteranzahl, verschiedenen Schichtlängen und Aufgabenbereichen ein Beratungsgespräch mit einem Profi sichern. Denn nur wer die komplexe Planung im Überblick behält, schafft es auch optimale Reservepläne zu erstellen.
Wenn die komplexe Konzeption automatisiert wird, kann das ebenfalls die Mitarbeitermotivation steigern. Vergessen Sie nicht, dass auch individuelle und kurzfristige Lösungen auf Seiten der Mitarbeiter/-innen notwendig sein können. Eine automatisierte Schichtplanung in Bezug zu den der rechtlichen Verbindlichkeiten vermeidet dann unnötigen Arbeitsaufwand.
Fazit
Der Rahmendienstplan ist eine Grundlage für die exakte Gestaltung von Diensten. Er kann helfen, im Vorhinein viel Planungschaos zu vermeiden und dadurch unnötige Fehlplanungen vermeiden.
Holen Sie sich gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch. Schließen Sie sich der digitalen Planung von Diensten an und überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen der TimeTrack Software.
Vielleicht haben Sie auf diesen Artikel geklickt, weil Sie selbst gerade Schwierigkeiten damit haben, sich zu motivieren. Haben Sie das Gefühl, dass die anderen Kollegen bzw. Kolleginnen ihre To-Do-Liste immer abhaken und ihre Ziele stets erreichen, nur Sie nicht?
In diesem Blog-Artikel möchten wir über die schlechten Angewohnheiten sprechen, die zum Abfall der Selbstmotivation führen, gleichzeitig aber auch Mut machen und erklären, wie man Selbstmotivation lernen kann.
Selbstmotivation Definition: Was ist eigentlich Motivation?
Die eigene Kraft aus sich zu schöpfen – Das ist intrinsische Motivation. Denn Motivation ist nicht gleich Motivation: Wenn Sie aus externen Faktoren Ihre Energie schöpfen, verfügen Sie schnell nicht mehr über die gewisse Stärke, die Sie sonst von sich kennen.
Extrinsische Motivation ist deutlich weniger effektiv als die eigene innere Stärke
Extrinsische Motivation, also zum Beispiel Lob von außen, kann bei der einen Person vielleicht erstmal funktionieren, verursacht aber auf Dauer dann doch Probleme. Ja- das ist eine schlechte Nachricht für alle, die sich schon einmal mit Kuchen belohnen, sobald Sie eine Überschrift formuliert haben. Aber auch diese Leute wissen ja: Es gibt Dinge, die nachhaltig länger motivieren als nur der Kuchen. Das ist eben die Selbstmotivation.
Fehlende Motivation ist normal – sie darf nur nicht zur Routine werden
Alle Menschen haben mal einen schlechten Tag oder eine schlechte Woche – und möchten Tage lieber im Bett verbringen, als neue Dinge zu lernen oder Ihre täglichen Tätigkeiten abzuarbeiten. Manchmal stehen Sie vor der Aufwandschätzung und merken, dass das, was auf Sie zu kommt, schwierig und anstrengend wird. Das demotiviert oft mehr, als für inneren Antrieb zu sorgen – doch nutzen Sie diese Kraft!
Bei einer Zeiterfassungssoftware wie zum Beispiel TimeTrack gibt es die Funktion einer Stempeluhr, die Sie beispielsweise insofern motiviert, als dass sie anzeigt, wie lange Sie noch arbeiten müssen. Aber jeder Mensch ist anders – werden Sie also kreativ und überlegen Sie, was sie motivieren könnte.
In 7 einfachen Schritten Selbstmotivation lernen
Wie also finden wir nun zur Selbstmotivation? Es ist auf jeden Fall wichtig, den eigenen Umgang mit der Motivation zu finden. Dennoch gibt es einige Tipps, die auf die ein oder andere Art auf jeden Fall uns allen helfen können.
Der wichtigste Inhalt dieser 7 Schritte ist es, durch das eigene Nachdenken zur Motivation zu finden. Das ist alles in allem leichter gesagt als getan. Aber wie es mit der Selbstmotivation eben so ist – lassen Sie sich nicht verunsichern und legen Sie los!
Schritt 1: Visualisieren Sie Ihre Ziele
Egal, um welche Fähigkeit es geht, und ob sie Ihre Ziele im Beruf oder nach dem Job-Alltag daheim umsetzen wollen: Ein Ziel wird erst ein Ziel, wenn Sie es auch visualisieren können. Denn um Ziele überhaupt erreichen zu wollen, müssen Sie Anreize schaffen, warum es sich lohnt. Das ist ein klassischer Faktor der Psychologie. Fragen Sie sich in Ruhe: Was würde ich von davon haben, dass ich dieses oder jenes Ziel erreiche? Was sind die jeweiligen Schritte und Aufgaben, die damit verbunden sind?
Wenn Sie es schaffen, eine Belohnung in dem Erreichen eines Ihrer Ziele zu erkennen, ist der größte Schritt in Richtung Selbstmotivation schon im ersten Punkt erreicht.
Schritt 2: Visualisieren Sie das worst-case-Szenario
Nachdem Sie Ihre Ziele visualisiert haben, fühlen Sie sich vielleicht zunächst etwas demotiviert. Das ist eine normale Wirkung – darum ist es hilfreich, sich eine ganz neue Frage zu stellen: Was wäre dann eigentlich das schlimmste Szenario, sollte ich meine Ziele gar nicht mehr erreichen?
Diese Imagination ist für viele eine der größten Motivatoren – denn auf der einen Seite beruhigt sie einen („Auch wenn ich es nicht schaffe, meine Ziele zu erreichen, wird alles halbwegs gut“), und auf der anderen Seite gibt sie natürlich auch Motivation, das Leben selbst in die Hand zu nehmen.
Schritt 3: Ändern Sie Ihre Haltung zu Rücktritten
Genau das gleiche Prinzip gilt auch für unseren dritten Schritt. Denn es ist ein wichtiger Schritt zu lernen, dass es menschlich ist, sich zu irren – Es kann sogar produktiv sein!
Machen Sie Ihre Schwächen nicht größer als sie sind, nehmen Sie sie aber in allen Bereichen ernst: Sie sind nur Problem, wenn sie zur Gewohnheit werden und Sie nicht aus Ihren Fehlern lernen. Oft sind eigene Fehlschläge der Grund für die eigene Entwicklung – sie sind Gründe, es beim nächsten Mal besser zu machen und stärken somit ganz klar die eigene Motivation.
Wie unsere Stärken sind auch unsere Schwächen Teil unserer Ressourcen. Sie weisen uns, sofern wir uns unsere Schwächen bewusst machen, den Weg zu produktiveren Methoden.
Schritt 4: Legen Sie Ziele fest
Gut – Sie haben Ihre Ziele visualisiert, doch in diesem Schritt bedeutet das erstmal, der eigenen Kreativität freien Lauf zu lassen. Erst jetzt, im weiteren Verlauf, geht es darum, von den visualisierten Zielen Einige auszuwählen und diese auch wirklich zu manifestieren. Das können Sie zum Beispiel schriftlich, oder indem sie Menschen bzw. Kunden und Kolleg/-innen in Ihrem Job-Umfeld davon erzählen, machen. Denn das sorgt für so etwas wie einen positiven Zwang.
Schritt 5: Belohnen Sie sich für erreichte Kleinziele
Einer der wichtigsten, aber gleichzeitig schönerweise auch schönsten Tipps ist Schritt 5: Belohnen Sie sich für jedes erreichte Ziel! An sich zu arbeiten und die eigene Motivation zu halten ist eine Kunst – und natürlich gleichzeitig auch ein biologisches Unterfangen, dass auch viel mit dem Serotoninhaushalt zu tun hat.
Umso schöner, dass die guten Neuigkeiten dann heißen: Nach erledigter Arbeit und dem eigenen (Teil)-Erfolg muss man sich auch belohnen. Die Suche nach der Belohnung verleiht Ihnen bestimmt den nötigen Antrieb, um die ein oder andere Tätigkeit noch schneller ausführen zu können.
Schritt 6: Manifestieren Sie Ihre Selbstmotivation
Jetzt werden die Tipps ein wenig psychologischer. Haben Sie schon einmal etwas von der Autosuggestion gehört? Vielleicht kennen Sie diese auch unter dem Sprachgebrauch „Manifestieren“. Es geht darum, quasi für die eigenen Lebensziele selbst „Marketing“ zu betreiben: Wiederholen Sie oft, wie wichtig Ihnen das Erreichen Ihrer Pläne ist und auf welche (Lebens)-Bereiche von Ihnen das einen positiven Einfluss hätte.
Manifestation und Autosuggestion unterstützen den Weg zur Selbstmotivation
Die Technik erleichtert oft das Arbeiten und steigert die Motivation dadurch, als dass man versteht, wie wichtig die einzelnen Aufgaben, die man erledigen muss, dafür sind, um Erfolg zu haben. Alles, was Sie denken und fühlen, hat einen Einfluss. Sorgen Sie also dafür, dass zwischen den ganzen Informationen, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen, auch immer wieder ein Flow durch Autosuggestion entstehen kann.
Tipp 7: Es ist die Einstellung, die zählt
Eigentlich ist dieser Gedanke in uns tief verankert, wir müssen ihn uns nur manchmal wieder hervorrufen: Es ist die innere Einstellung, die uns durch das Leben führt. Und das in allen Lebensbereichen – nicht nur in der Arbeit.
Effektives Zeitmanagement fördert die Selbstmotivation
Wie Sie sehen, ist fehlende Selbstmotivation ganz normal – und trotzdem können Sie etwas dagegen tun! Damit das Arbeiten noch leichter zu Hand geht, lohnt es sich mit einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack das eigene Zeitmanagement in die Hand zu nehmen, um Aufgabe für Aufgabe strukturierter zu werden.
Nehmen Sie sich der Sache beispielsweise an, indem sie mit TimeTrack kinderleicht Aufgaben delegieren können und den Zeitfresser Arbeitsplatz besser in den Griff bekommen.
Zeiterfassung mit TimeTrack
Fazit
Die eigene Motivation zu entwickeln ist ein Prozess aus dem Inneren heraus! Das ist zwar hart, bedeutet aber auch, dass Sie Ihre eigene Motivation schon immer in sich tragen – Sie müssen sie nur in sich finden. Vielleicht heißt das auch, dass Sie diese Motivation in einem anderen Beruf oder einer anderen Tätigkeit erst finden. Eine harte Aufgabe, aber eine die sich lohnt!
Die Motivation, um Ihr eigenes Zeitmanagement und damit auch Ihre Produktivität zu steigern, bekommen Sie vielleicht, indem Sie die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack ausprobieren.
Die strategische Planung ist erstellt, die Richtung vorgegeben, doch was kommt als Nächstes? Strategische Planung ist eine tolle Möglichkeit, die langfristige Strategie eines Unternehmens festzulegen. So umfasst die strategische Planung die Ideen für die nächsten Jahre, meist zwischen drei und fünf, was dem Unternehmen eine Rahmen liefert.
Die operative Planung liefert einer Firma jedoch als nächsten Schritt weitere Planungsdokumente, welche zum Triumph führen werden. Diese Art der Planung ist zentral, um die täglichen und wöchentlichen Geschehnisse zu organisieren. Die operative Planung liefert also die Vorgaben und Ziele für ein Unternehmen auf kurzer Basis, während die strategische Planung längere Planungshorizonte umfasst.
Definition der operativen Planung
Als zentrale Frage kann die operative Planung folgend beschrieben werden:
Welche täglichen Maßnahmen müssen getätigt werden, damit das Unternehmen konkret seine Vorgaben und Ziele erreichen kann?
Wie Sie sehen, beschreibt die operative Planungsebene diejenigen Themen, bei denen die strategische Planung in einen Navigationsplan umgebaut wird. Dieser beschreibt genauestens, welche Maßnahmen das Team ergreifen wird. Diese Maßnahmen können auf wöchentlicher Basis sein oder gar auf täglicher Ebene beschrieben werden. Per Definition beinhaltet ein operativer Plan die Aktivitäten und Meilensteine, die das Team oder die Abteilung jeweils erreichen muss, um die Umsetzung des strategischen Plans zu gewährleisten.
Für eine gelungene operative Planung muss die Verantwortung jedes Teams für die kommende Periode detailliert werden. Dies kann per Quartal, für das nächste halbe Jahr, oder auch für das gesamte Geschäftsjahr sein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Team unglaublich dynamisch voranschreitet und schnell arbeitet, dann sollte die Planungsebene seinerseits für einen kürzeren Horizont erstellt werden. Insbesondere wenn das Management und die Unternehmensführung kurzfristiger plant, dann ist dies eine zentrale Vorgabe. Im Gegensatz dazu, wenn die Planung generell langfristiger aufgebaut wird, dann sollte eine Jahresplanung angestrebt werden.
Operative Planung mit TimeTrack
Bei Planung auf operativer Ebene kommt besonders fürs Projektmanagement Einiges an Aufwand hinzu. So kann es von Vorteil sein, gewisse Aufgaben von einem Tool erledigen zu lassen, damit sich das Management auf Anderes konzentrieren kann. Ein solches Tool ist TimeTrack, welches besonders in der Projektplanung und im Controlling einem Unternehmen unter die Arme greift. Mit TimeTrack vereinfachen Sie das Projektcontrolling ungemein und sparen so wichtige Ressourcen!
TimeTrack – Projektverfolgung
Die Planung und das Projektmanagement mit TimeTrack
So kann mit TimeTrack ein Projekt ganz leicht auf operativer Grundlage geplant werden. Die Zuteilung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ein Projekt ist einfacher und übersichtlicher, da zugeteilte Projekte sowie Stunden auf einen Blick ersichtlich sind. Außerdem haben die jeweiligen Teammitglieder/-innen selbst auch Einsicht in das Tool, können Fortschritte eintragen, sowie Unstimmigkeiten mit Budget oder Planung anbringen. Die gesammelten Daten werden automatisch ausgewertet und können viel leichter analysiert werden. In kurz: TimeTrack hilft Ihnen das Meiste aus Ihrer operativen Planung herauszuholen!
Strategische Planung oder operative Planung?
Folgend werden die beiden Planungsebenen erneut thematisiert und die Unterschiede der beiden Teilplänen aufgezeigt. So beinhaltet ein strategischer Plan die langfristige Strategie für die kommenden drei bis fünf Jahre auf der Unternehmensebene. In der Organisation der Planung für das Erreichen der Unternehmensziele liegt die strategische Planung über der operativen Planung und ist somit Teil vom strategischen Management. Dies wird im Diagramm unter diesem Paragraph aufgezeigt. Trotzdem ist es nicht möglich, die Teilbereiche separat von einander aufzustellen. Diese sollte jederzeit miteinander harmonieren, um die Erreichung der Unternehmensziele zu garantieren.
Die Planung der operativen Ziele ist im Umfang kleiner als diejenige der strategischen Ziele. Die jeweilige Planung schaut auch nicht so weit in die Zukunft eines Unternehmens. Das Ziel der operativen Planung ist, die täglichen (bzw. wöchentlichen) Aktivitäten zu umschreiben, damit die Erreichung der strategischen Ziele garantiert sind.
Gegensätzlich zum strategischen Plan muss ein operativer Plan sich auch auf die konkrete Umsetzung konzentrieren. Welche täglichen (und wöchentlichen) Aufgaben muss ein Team durchführen, um im Sinne der strategischen Planung zu bleiben? Welche Key Performance Indikatoren (KPIs) müssen gemessen werden, damit erkannt wird, ob das Unternehmen noch im Plan ist oder nicht? Diese Punkte müssen in der operativen Planungsebene zwingend festgehalten werden. Wird dies nicht getan, dann besteht keine Möglichkeit fürs Controlling und die Geschäftsführung weiss nicht, ob die jeweiligen Strategien langfristig zu einem Gewinn führen werden oder nicht!
Die Aufgaben der operativen Planung
Wird keine operative Planung aufgestellt, dann können die Vorgaben der strategischen Planung nicht umgesetzt und somit die Unternehmensziele nicht erreicht werden. Obendrauf ist es wichtig, dass jede Abteilung innerhalb der Firma miteinander kommuniziert und koordiniert, damit die jeweiligen operativen Teilpläne nicht miteinander im Konflikt stehen. Es bedarf also genauester Planung, damit die Teilbereiche der Unternehmensplanung allesamt harmonieren.
Ist die Einführung der operativen Planung erfolgreich, dann zeigt diese automatische Engpässe und Planungsfehler im Unternehmen auf. So ist es beispielsweise möglich, dass die Produktionsplanung einen gewissen Output vorgibt, dieser jedoch mit der Personalplanung nicht übereinstimmt. Der Output kann nicht erreicht werden und schon befindet sich die Firma gewissermaßen in einem Engpass. Es ist also wichtig, dass mit der Top Down Planung gearbeitet wird und diese nach Fertigstellung genau überarbeitet wird. So umgehen Sie Planungsengpässe gleich zu Beginn.
Schlussendlich werden mit der operativen Planung Unstimmigkeiten in den Teilbereichen der Firma aufgedeckt und verbessert. Die Bereiche werden aufeinander abgestimmt, sei dies auf Grundlage von Finanzen oder Content, oder doch auf Grundlage der Personalplanung oder der Marketingplanung. Generell kann gesagt werden, dass innerhalb von verschiedenen Teilbereichen des Unternehmens eine Harmonie entstehen sollte.
Vorteile und Nachteile mit operativen Planung
Wie bei allen Maßnahmen die ein Unternehmen einführen kann um sich gewisse Vorteile im Markt zu erarbeiten, basiert auch die operative Planung auf guten und schlechten Punkten für die Erreichung von gewissen Unternehmenszielen. Folgend werden die Plus- und Minuspunkte aufgegriffen der operativen Planung erläutert.
Welche Vorteile bringt die operative Planung mit sich?
Primär ist, dass die operative Planung die Strategische Planung in konkrete Handlungen umsetzt. Dies ist Zentral, denn ohne das Zusammenspiel dieser Planungen können keine Firmenziele erreicht werden. Die operative Planung unterstützt also konkret die Erreichung der Unternehmensziele. Durch eine gute operative Planung werden die Teilpläne innerhalb einer Firma besser aufeinander abgestimmt und die verschiedenen Teilbereiche einer Firma koordinieren besser. Somit können Potenziale innerhalb eines Unternehmens komplett ausgeschöpft werden, Umsetzung und Organisation innerhalb mehreren Abteilungen in einer Firma verlaufen besser, und schlussendlich werden höhere Ergebnisse erzielt.
Wie bereits erwähnt, ist mit operativer Planung auch das Erkennen von Planungsfehlern, wie zum Beispiel Engpässe in der Produktionsplanung, leichter auszubessern. In kurz, mit einer guten operativen Planung werden die Ziele der Firma erreicht und das schlussendliche Ergebnis (also der Output eines Unternehmens) ist besser. Des Weiteren gilt, dass ein guter operativer Plan dazu führt, dass Sie vereinfacht einen Arbeitsplan erstellen können. Das ist logisch, denn mit dem operativen Plan definieren Sie, wer woran arbeitet, also ist sofort auch klar, wie viele Teammitglieder eingeteilt werden müssen!
Welche Nachteile bringt die operative Planung mit sich?
Selbstverständlich bringt eine operative Planung auch gewisse Nachteile mit sich. So ist klar, dass mit jeglicher zusätzlicher Planung, weiterer Aufwand auf Mitarbeiter/-innen zukommt, der bewältigt werden muss. Der regelmäßige Austausch der einzelnen Abteilungen sowie das Anpassen der Planung sind zwei Punkte, die zum Beispiel als Zusatzaufwand vom Team bearbeitet werden müssen. Obwohl die operative Planung der Firma unter dem Strich einen Gewinn bringt ist die zusätzliche Planung sowie das stetige Controlling etwas, das von der Unternehmensführung einberechnet werden sollte. Dazu gehört selbstverständlich das Überprüfen der Kosten auf Planungsebene, welche mit Vorgaben und Zielen abgestimmt werden muss.
5 Schritte der operativen Planung
Folgende Paragraphen zeigen Schritt-für-Schritt auf, wie Sie zu einer erfolgreichen operativen Planung gelangen. Folgen Sie diesen Schritten, dann steht Ihnen nichts mehr im Weg, um Zeit-Horizonte einzuhalten, Kunden bzw. Kundinnen zufrieden zu stellen und Ihre Budgetierung in der Produktionsplanung zu meistern!
Schritt 1: Mit der strategischen Planung beginnen
Bevor Sie die operative Planung beginnen, müssen Sie die strategische Planung fertig geplant haben. Nur wenn die langfristigen Ziele des Unternehmens klar sind, können die kurzfristigen Pläne eingebaut werden!
Schritt 2: Den Projektumfang eingrenzen
Damit die operative Planung erfolgreich erstellt werden kann, müssen Sie die Aufgaben auf ein Team, eine Abteilung oder einen Schwerpunktbereich eindämmen. Der Umfang vom Plan hängt also sehr von Ihrer Firma ab; besonders die Firmengröße ist dabei ein zentraler Punkt.
Schritt 3: Die Beteiligten identifizieren
Bevor Sie beginnen, den Plan zu erstellen, sollten Sie sich im klaren sein, wer an der operativen Planung beteiligt sein wird. So sollten jegliche Teammitglieder, die den Plan erstellen und damit arbeiten, logischerweise auch mit den jeweiligen Aufgabenbereichen vertraut sein. Involvieren Sie Ihre Teamleiter in die Planung und die entsprechenden Ziele!
Schritt 4: Den Plan erstellen
Damit die operative Planung Früchte trägt, sollten Sie diesen fünf Punkten folgen:
- Die Ziele des Teams festlegen.
- Die gewünschten Ergebnisse des Plans definieren.
- Die Qualitätsstandards festlegen.
- Die nötigen Ressourcen (Personal und Materialien) definieren.
- Festlegen, wie der Fortschritt dokumentiert wird.
Folgen Sie diesen Punkten, dann haben Sie den größten Aufwand bereits erledigt. Nun geht es an die Feinarbeit.
Schritt 5: Den Plan teilen und aktualisieren
Schlussendlich teilen Sie den Plan mit allen Beteiligten und passen Ihn auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks dazu an. Wichtig ist, dass Sie sich im Klaren sind, was Sie in der Planung verändern können (z.B. den Zeithorizont) und was nicht (z.B. Das Budget). Um den Projektfortschritt zu verfolgen, eignet es sich ein intelligentes Tool für das Projektmanagement einzuführen. TimeTrack erlaubt es Ihnen einen Projektplan aufzustellen und den mit den eingetragenen Projektzeiten aller Beteiligten zu verfolgen. So verlieren Sie nie den Überblick!
Fazit
Nun ist klar, was es mit einem operativen Plan alles auf sich hat, wie Sie diesen aufbauen und wie Sie ihn in einer Firma implementieren. Mit den nun gesammelten Informationen sollte es für Sie ein Kinderspiel sein von der strategischen Planung auf die operative Planung zu springen und Erfolge feiern zu können!
Wer das Framework von Scrum kennt, weiß auch, dass der Scrum Product Owner (oder auch einfach nur Product Owner bzw. PO genannt) innerhalb des Projektteams eine wichtige Rolle einnimmt – einerseits um das eigene Entwicklungsteam zu unterstützen, andererseits um sich als Produkteigentümer um die Wertsteigerung des Produkts und somit auch des Unternehmens kümmern zu können.
Product Owner: Kommunikator zwischen Team und Stakeholder
Die Verantwortlichkeiten und damit verbundenen Aufgaben sind sehr vielfältig, hängen von dem jeweiligen Entwicklungsteam, aber auch dem jeweiligen Markt, Kunden/Kundinnen bzw. Partnern ab. So unterschiedlich die Projekte auch sind – es gibt dennoch typische Verantwortlichkeiten, die sich deutlich abzeichnen. Mit einer Software wie TimeTrack lassen sich diese Verantwortlichkeiten gut in den Projektmanagement-Workflow integrieren.
Als Product Owner trägt man die Verantwortung seines Scrum Teams, man verwaltet die Kommunikation im Unternehmen, kümmert sich um Scrum Guide, Product Goals, Product Backlog Items und verteilt zusammen mit dem Scrum Master wichtige Aufgaben. Man sichert die Kommunikation zwischen Stakeholder, Unternehmen und den Entwicklern bzw. Entwicklerinnen beziehungsweise dem ganzen Team in der Entwicklung und behält den Wert des Produktes im Blick. Begriffe wie Scrum Guide sagen Ihnen noch nichts? Keine Sorge – Ihnen das näher zu bringen ist Aufgabe dieses Blogs.
Product Owner Definition – Was ist das?
Wie definiert sich überhaupt der Begriff des Product Owners? Typischerweise kennt man den Begriff in Zusammenhang mit dem Wort Scrum, oft spricht man von einem „Scrum Product Owner“. Das kommt daher, dass der Begriff durch das Scrum Framework geprägt wurde.
Nicht nur im Scrum-Framework ein beliebter Begriff
Längt hat sich der Begriff auch außerhalb des Scrum-Kontextes herumgesprochen, weshalb auch in Unternehmen, wo Scrum nicht verwendet wird, gerne Product Owner als Berufsbezeichnung verwendet wird. Die Nutzung des Begriffes ist hoch, weil der Bezug zum Produkt und dem dazugehörigen Entwicklungsprozess im Namen behaftet liegt.
Vielleicht kennen Sie auch die Begriffe Service Owner oder Project Owner. Diese ähneln dem Product Owner weitestgehend. Anders als der Scrum Master geht es bei den Projekten eines Product Owners für den PO darum, die Funktionalität und den Erfolg der Produkte stets im Überblick zu behalten und für die konstante Qualität und den Wert der Produkte zu sorgen, wie beispielsweise mit einer Produktionsplanung.
Projektmanagement – TimeTrack
„Product Goal“ und „Product Backlog“ im Überblick behalten
Product Owner (zu deutsch: Produkteigentümer) kümmert sich um die Überwachung des „Product Goal“. Darunter versteht man wofür das Produkt da ist und was man als Unternehmen mit dem Vertrieb des Produkts erreichen will. Der „Product Backlog“ ist eine Liste, in der steht, welche Eigenschaften das Produkt ausmachen sollen, ist auch Aufgabe des Product Owners.
Das Ziel und die Qualitätssicherung des jeweiligen Produktes wahren
So vielfältig die Rollen des Product Owner auch sind – häufig vertritt er/sie als Auftraggeber/-in eine nüchterne, fachliche Rolle und ist Ansprechperson für den Vertrieb als auch für das Entwicklungsteam. Als Product Owner kann man bestens die bisherige Qualität des angestrebten Produktes bewerten und es ist die Aufgabe eines bzw. einer PO, das jeweilige Qualitäts-Ziel zu wahren.
Was sind die wichtigsten Aufgaben von einem Product Owner?
1. Das „Product Goal“ formulieren und wahren
Jedes Produkt ist anderes und verfolgt unterschiedliche Ziele. Diese zu finden, zu formulieren und dann ständig dessen Realisierung abzusichern, ist eine der ersten und wichtigsten Verantwortlichkeiten des PO. Diese Rolle des Product Owners ist gerade am Anfang wichtig, damit alle Wünsche (z.B. des Kunden und des Entwicklungs-Unternehmens) berücksichtigt und auch in der Umsetzung implementiert werden können.
Als Product Owner eine Vision für alle Beteiligten entwickeln
Die Vision des Produktes gibt der Product Owner an die Entwickler/-innen, die IT und das Projektteam weiter. Die beteiligten Personen wissen dann, was das Produkt überhaupt leisten soll und was nicht. Das ist für die größere Vision von einem Projekt enorm wichtig – klare Zielsetzungen und Ausformulierungen bestimmter Produktwünsche (Beispiel: „Vor allem soll unser Getränk bezahlbar sein“ versus „vor allem soll unser Getränk nachhaltig sein“) hilft, dem Projektteam Ideen bezüglich der Product Journey zu geben.
2. Die „Product Backlog Items“ verwalten
Teil des wichtigen Managementprozesses von einem Scrum Product Owner ist es, das Product Backlog zu erstellen, zu verwalten und an das Projektteam (und auch die Stakeholder) weiterzutragen.
PRODUCT BACKLOG: Mehr als nur eine To-Do-Liste
Gerne wird das Product Backlog auch als eine To-Do-Liste bezeichnet. Auf eine Art ist der Product Backlog das auch. Denn hier wird projekt- und produktspezifisch festgehalten, was wichtig ist.
Andererseits darf die Liste keinenfalls als eine statische Liste verstanden werden. Vielmehr ist das Product Backlog dynamisch und verändert sich immer im Laufe eines Projektes (auch diese Veränderung ist eine Rolle des Product Owners). Denn das Product Backlog kann sich in Prioritäten einteilen lassen, damit die jeweiligen Projektteams auch nie den Kontakt zur genauen Priorisierung verlieren.
3. Anforderungen nach Priorität organisieren
Wie unter Punkt 2 von diesem Artikel beschrieben, gibt es das Product Backlog. Hier können wie gesagt Anforderungen nach Priorität geordnet werden. Diese Verwaltung der Prioritäten ist auch Teil der Rolle des Product Owners.
Jedes Produkt verlangt nach einer anderen Priorität
Auf der einen Seite entscheiden natürlich (falls gegeben) auch die Kunden/Kundinnen, die Partner/innen oder die Scrum Teams mit, was oberste Wichtigkeit hat. Je nachdem, was wichtig ist – zum Beispiel die schnelle Einführung des Produkts oder die intensive Produktentwicklung, bevor überhaupt an einen Launch gedacht wird.
Hier ist es Ziel vom Product Owner, dem Kunden bzw. der Kundin ein gutes Gefühl zu geben und souverän zwischen Abteilungen wie der IT oder dem Entwicklungsteam zu vermitteln. Das könnte man in Form von regelmäßigen Events wie z.B. Meetings erreichen.
4. Einzelne Phasen managen
Steht der Product Backlog fest und sind die Prioritäten gesetzt? Falls ja, dann geht es darum, die nun freigegebene Entwicklung des jeweiligen Produkts zu monitoren – also zu überwachen. In dieser Phase redet der Scrum Product Owner nicht nur intensiv mit dem Kunden/Kundinnen, er halt auch den Kontakt zu allen beteiligten Teams.
Regelmäßige Meetings, Events und Feedbacktalks sind extrem wichtig, um als Product Owner nicht den Gesamtüberblick zu verlieren. Als Product Owner muss man die Rolle des Monitorings ernst nehmen, um immer auch Verbesserungen an dem Prozess vornehmen zu können.
5. Endprodukt und Launch: Vision und Umsetzung
Zu einer Produktentwicklung gehört auch immer das Licht am Ende des Tunnels: Irgendwann steht wirklich das Produkt und es kann an einen Launch beziehungsweise Kampagnenlaunch gedacht werden. Die Umsetzung eines Launchs ist mindestens genauso wichtig wie die Produktvision.
Wie dieser Launch genau aussehen kann, ist auch Aufgabe vom Product Owner! Als Product Owner entscheidet man, welches Marketingteam das richtige sein könnte, wie aufwendig und teuer der Launch werden könnte und welche Anforderungen an die aktuelle Lage vom jeweiligen Markt überhaupt gestellt werden können. Hilfreich dafür ist es, sich wieder das einstige Product Goal vor Augen zu rufen. Viele Product Owner setzen auch auf Workshops (mit oder ohne Stakeholder).
Workflow-Tipps für Scrum Product Owner
Wenn Sie selbst Scrum Product Owner sind, wissen Sie vielleicht, wie wichtig es ist, einen einheitlichen Workflow zu wahren. Gibt es zu viele Apps und Systeme, sind die Entwicklungsteams bzw. Scrum Teams schnell unzufrieden – was sich wiederum auf Ihren Status als Product Owner auswirken würde.
Das muss nicht sein, wenn Sie sich für eine einheitliche App entscheiden, die beispielsweise Projektmanagement und Zeiterfassung unter einen Hut bringt.
Ob Scrum Master oder Product Owner – TimeTrack hilft
Egal ob Sie Scrum Master, Product Owner oder ein anderer Teambaustein des Scrum Frameworks sind – mit einer einheitlichen Software wie TimeTrack schaffen Sie alles! Geben Sie Ihrem Team ein Rahmenwerk, innerhalb dessen von der Zeiterfassung bis hin zum Projektmanagement alle Faktoren klar und einheitlich strukturiert ist!
Mit der TimeTrack WebApp können Sie, anders als der Name suggeriert, nicht nur die Zeiterfassung im Blick behalten. Sie können gezielt an ihrem Projektmanagement digital arbeiten. Gerade als Projektmanager ist das optimal, um auch an das Team Verantwortung übertragen zu können. Wer vom Team die Projektplanung und Projektverfolgung mitverwalten darf, können Sie entscheiden. Auch Entwicklungen in Bezug auf den aktuellen Mark bzw. Sprints (das ist gerade für das Scrum Sprint Package interessant) lassen sich hier eintragen.
Es lohnt sich als Product Owner immer, zwar die eigene Rolle als Product Owner zu wahren, aber gleichzeitig auch Aufgaben an das Team Ihres Unternehmens abgeben zu können.
Projektplan – TimeTrack
Fazit
Als Scrum Master und auch als Scrum Product Owner tragen Sie viel Verantwortung. Um bei der Entwicklung nicht auch noch die Sicht (auf daen Wert Ihres Produktes) zu verlieren, lohnt es sich, Aufgaben und Rollen strukturiert zu verteilen und jeder Person im Team auch Verantwortung zu geben. Sie sind als Product Owner quasi Entwickler/-in der Produktvision – und eine der wichtigsten Aufgaben ist es, den Überblick im Team nicht zu verlieren.
Vertrauen Sie daher auf eine einheitliche kompetente Software wie TimeTrack – die Sie im übrigen ganz unkompliziert 14 Tage kostenlos testen können.
Friss den Frosch! Obwohl die Eat The Frog Methode komisch klingt, ist sie heutzutage eine weitverbreitete Zeitmanagement Methode, um die Selbstorganisation zu verbessern und unangenehme Arbeiten zeitgemäß zu erledigen. In einem Satz, handelt es sich bei diesem Prinzip um eine Methode, bei der die Aufgabe, die am ekligsten erscheint und der man aus dem Weg gehen möchte, gleich als Erstes erledigt wird. So ist sie dahin und der restliche Tag erscheint viel leichter. Es handelt sich also, wie bei der ABC Analyse, um eine Zeitmanagement-Vorgehensweise, welche jedoch auch Zuhause angewandt werden kann.
So einfach wie das Frog Prinzip klingt, ist die Methode aber doch nicht. Es kann nämlich ziemlich abschreckend sein, gleich als allererstes ein abschreckendes Gespräch mit der/dem Chef/in zu führen. Prokrastination ist jedoch einer der größten Zeitfresser am Arbeitsplatz! Darum sich in Ruhe diesen Artikel durchlesen und die Kleinigkeiten dieses Produktivitätshack lernen. Danach verspeisen Sie den Frosch mit Vorliebe!
Was macht die Frog Methode aus?
Das Eat the Frog Prinzip wurde vom Erfolgscoach und Autor Brian Tracy entwickelt und hat mit eigentlichen Fröschen gar nicht so viel zu tun. Den Frosch essen steht nämlich ein für eine unangenehme Aufgabe, die die meisten Menschen abschrecken würde, denn einen wohl schleimiges Amphibium zu essen ist nicht sehr Appetitanregend! So wirken die Frösche als Metapher und müssen nicht tatsächlich gegessen werden.
Viele Leute schieben unangenehme Aufgaben vor sich her, erledigen vor allem das, worauf sie Lust haben und lassen den Rest links liegen. Es entsteht eine rechte Aufschieberitis, bei der von den To-Dos nur das nötigste erledigt wird. Durch Prokrastination entsteht zwingend Zeitdruck, was schlussendlich zu gestressten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führt.
Brian Tracy beschreibt in seinem Buch die Möglichkeit eine unangenehme Aufgabe gleich zu erledigen und nicht vor sich hinzuschieben. So hat die Prokrastination praktisch keine Chance, denn die folgenden Aufgaben werden entsprechend gerne erledigt, wenn der Frosch schon einmal gegessen ist! Durch die Methode kann die Motivation im Team hoch gehalten werden und Ziele werden im Selbstmanagement erreicht, da jede/r für sich entscheidet, was genau ein Frosch darstellt.
Ein Beispiel vom Eat the Frog Prinzip
Mark Twain sagte einmal: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“ Auf Deutsch übersetzt bedeutet dies: „Iss Morgens als Erstes einen Frosch und dir wird den ganzen Tag nichts Schlimmeres passieren.“ Selbstverständlich wollte Twain nicht, dass wir rausgehen und Frösche jagen, aber die Metapher ist nun klar.
Ein Beispiel für etwas unangenehmes könnte ein Gespräch mit der Chefin bzw. dem Chef sein. Viele Menschen sträuben sich vor solchen Gesprächen so sehr, dass sie diese ständig aufschieben. Aber früher oder später holt die Realität jede Person ein! Darum ein unangenehmes Meeting gleich morgens als Erstes abmachen. So haben Sie es hinter sich gebracht und können den Tag mit Dingen füllen, auf die Sie sich freuen.
TimeTrack als Hilfsmittel
Obwohl die Vorteile der Eat the Frog Methode gut klingen, kann sie dennoch abschreckend wirken. Darum ist es oft sinnvoll mit einer Software zu arbeiten, die die Umstellung auf Eat the Frog vereinfacht oder unterstützt. Eine solche Software ist TimeTrack, die Unternehmen dabei hilft, ihre Arbeitszeiterfassung zu revolutionieren.
Obwohl TimeTrack viele verschiedene Funktionen hat, ist eine der grundlegendsten wohl die Stempeluhr, die aufzeigt, wer, wann, wie lange und woran gearbeitet hat. Diese Funktion kann bei Eat the Frog insoweit aushelfen, dass gleich gesehen wird, wieviel Zeit für das unangenehmste des Tages aufgewandt wurde. In Zukunft hilft diese Information zur Erkennung weiterer Frösche und zur Motivation solche Methoden weiterhin anzuwenden. Dazu später im Artikel mehr.
Zeiterfassung – TimeTrack
Warum das „Eat that Frog“ Prinzip anwenden?
Wie bereits erwähnt kann mit der Eat the Frog Methode ein Job angenehmer gestaltet werden. In den folgenden Paragraphen thematisiert dieser Artikel die Vor- und Nachteile vom Frog Prinzip und deutet einige Tipps auf, welche angewandt werden können.
Eat the Frog Methode Vorteile
Wenn sich Ihre To Do Liste einfach nicht abarbeiten lässt, die Aufgaben vor der Sie sich sträuben häufen und diese eine lästige Deadline immer näher rückt, ist es endlich Zeit, Eat the Frog anzuwenden und den Frosch endlich zu vertilgen! Folgende Trümpfe lassen sich mit diesem Zeitmanagement ausspielen:
Mehr Zeit und Energie
Je länger man bei der Arbeit ist, desto müder wird man. Das klingt logisch, denn abends nach einem langen Tag denken ist das Gehirn müder als morgens. Warum also verschieben viele die anstrengendsten Aufgaben auf den Abend? Das entbehrt jeglicher Logik!
Es ist verständlich, das wir lieber jene Dinge erledigen, die uns Spaß machen. Aber diese Aufgaben wären wohl besser am Nachmittag und Abend angebracht, denn das sie uns erfreuen, werden wir auch zu müder Stunde noch Energie dafür aufbringen können.
Sie erkennen also, dass wenn Eat the Frog angewandt wird, dass die unerfreulichste Aufgabe schon vor dem ersten Kaffee durch sein kann! Gleichzeitig wird klar, dass Sie vielleicht morgens mehr Energie aufwenden, dafür aber der restliche Tag einfacher erscheint. Mit etwas Übung der Eat the Frog Methode werden Sie sehen, wieviel mehr Energie Sie den ganzen Tag haben!
Die Prioritäten zuerst erledigen
Oft sind jene Aufgaben, die von wichtigster Priorität sind, gleichzeitig auch die, die am meisten vor sich hin geschoben werden. Das ist logisch, denn meist sind solche Tätigkeiten anstrengend und verlangen viel Aufmerksamkeit. Niemand möchte sich auf diese stürzen und es wird prokrastiniert!
Mit Eat the Frog kann dies nicht passieren, denn die unangenehmsten Projekte werden gleich zu Beginn des Tages erledigt. Diese haben oft auch eine hohe Priorität, was dementsprechend dazu führt, dass das generelle Zeitmanagement nie mehr zu einem Problem wird. Nachdem die große Aufgabe erledigt ist, können in weiteren Schritten kleinere Arbeiten getätigt werden, was den Alltag der Mitarbeiter/innen automatisch angenehmer gestaltet.
Erfolge sind klar
Sie gehen einen Tag an und nehmen sich Großes vor. Während des Tages schieben Sie jedoch einige Dinge vor sich hin und Abends ist klar, dass vom Vorgehabten eher wenig erledigt wurde. Mit diesem negativen Gefühl wird der Tag beendet und am nächsten Morgen geht diese Spirale wieder von Vorne los.
Mit dem Eat the Frog Prinzip verhindern Sie einen solchen Fall und gehen auch Ablenkungen gekonnt aus dem Weg. Der Grund dafür ist einfach: Selbst wenn Sie an einem Tag nur einen Frosch essen und sonst prokrastinieren, haben Sie abends doch immerhin diesen einen Frosch gegessen! Und weil bei Eat the Frog das Mühsamste zuerst kommt, können Sie auch sicher sein, dass Sie das Allerwichtigste erledigt haben. So haben Sie definitiv ein zumindest teilweise erfülltes Gefühl. Außerdem werden Sie merken, dass wenn der Frosch einmal gegessen ist, die weitere Arbeit viel weniger schwer fällt!
Die Zufriedenheit steigt
Diese drei Punkte führen automatisch dazu, dass im Alltag und bei der Arbeit die Zufriedenheit steigt. Das liegt daran, dass der Gedanke den Frosch verspeisen zu müssen nicht ständig im Hintergrund lauert. Sie haben ihn ja bereits Morgens als allererstes gegessen, was dazu führt, dass Ihre Denkweise während des Tages positiv ist!
Es geht in die richtige Richtung
Wenn Sie Eat the Frog anwenden, dann wirkt sich das auf Ihre Gesundheit und Ihre Motivation während des ganzen Tages aus. Das liegt daran, dass Sie sich darauf einstellen, mit der schwierigsten Aufgabe den Tag zu beginnen. Diese Erkenntnis wirkt sich auf das Zeitmanagement des ganzen Tages aus, denn Ihr Gehirn ist von der ersten Minute an voll und ganz auf die Arbeit eingestellt. Mit dem Eat the Frog Prinzip erledigen sich auch die folgenden Aufgaben fast wie von alleine!
Tipps für die Eat the Frog Methode
So einfach und verständlich wie das mit Eat the Frog alles klingt ist es aber doch nicht. Es kann unglaublich schwierig sein sich aufzuraffen und gleich morgens einen Frosch zu essen! Darum beinhaltet jeder folgende Paragraph einen kleinen Tipp, der Ihnen auf dem Weg zum Glück etwas aushelfen kann.
1. Den Frosch erkennen
Seien Sie ehrlich und realistisch mit sich selbst und gestehen Sie sich ein, was tatsächlich der Frosch des Tages ist und was nur eine weitere Aufgabe in Ihrem Alltag. Der Frosch ist die Aufgabe, die für Sie am unangenehmsten ist. Es kann vorkommen, dass Sie mehrere schwierige Projekte haben, aber etwas sticht immer heraus. Haben Sie anfangs mühe diese Aufgabe zu erkennen, dann sollten Sie sich fragen, was Sie am liebsten erst morgen erledigen würden. Diese Aufgabe wird schlussendlich mit Eat the Frog aus dem Weg geräumt.
2. Die Aufgabe aufteilen
Natürlich geht es bei Eat the Frog nicht darum, dass Sie sich an einem großen Frosch verschlucken, sondern nur darum, dass Aufgaben komplett erledigt werden. Es kann vorkommen, dass ein großes Projekt mehrere Stunden oder gar den ganzen Morgen beansprucht. Teilen Sie hierfür diese Arbeiten in mehrere Schritte auf und erledigen Sie diese nach und nach. Wichtig ist lediglich, dass Sie nicht aufhören, bevor Sie mit dem Frosch abgeschlossen haben!
Sie können eine solche Vorgehensweise auch noch mit weiteren Prinzipien kombinieren, um noch mehr Produktivität aus sich selbst herauszuholen. Besonders das Pomodoro Prinzip könnte bei größeren Projekten in Kombination mit Eat the Frog angewandt werden. So bewältigen Sie Unangenehmes zuerst und sind während Ihrer Konzentrationsphasen so produktiv wie möglich. Eine Win-Win-Situation.
3. Das Erledigte dokumentieren
Nach dem Buch von Autor Brian Tracy ist es wichtig, dass Sie aufschreiben, wie Sie vorangekommen sind und dokumentieren, was Sie erledigt haben. So beweisen Sie sich selbst, aber auch anderen, dass Sie das Unangenehme tatsächlich geschafft haben. Das Eat the Frog Prinzip hilft Ihnen also als Motivator für kommende Frösche und hilft Ihnen, die Disziplin hoch zuhalten.
4. Tools zur Unterstützung heranziehen
Ein letzter Tipp für den Umstieg auf die Froschmethode ist das Arbeiten mit einer externen Software, die unterstützend zu den anderen Tipps fungiert. TimeTrack hilft Ihnen beim Dokumentieren der erledigten Aufgaben, da die Software im Hintergrund alles dokumentiert und vorbereitet um analysiert zu werden. Die Arbeitszeiterfassung wird von TimeTrack selbst erledigt und Sie können die gesammelten Daten auswerten und verstehen, wie sich ein gewisser Frosch in einem Projekt entwickelt. So werden alle Fragen die Sie während der Umstellung aufs Froschprinzip schnell und umfassend beantwortet.
Mobile Zeiterfassung – TimeTrack
Fazit
Sie sehen, dass ungemein viele Positiven auf Sie zukommen, wenn Sie mit dem Eat the Frog Prinzip arbeiten. Das Zeitmanagement fällt Ihnen merklich leichter und Sie haben generell mehr Energie während des Tages. Als ab auf Froschjagd!
Wie legen Führungskräfte fest, welchen Bedarf sie aktuell und in Zukunft an Mitarbeiter/-innen haben? Das Personalmanagement ist ein sehr breit gefächertes Gebiet und hier möchten wir Ihnen zeigen, was ein qualitativer Personalbedarf auf sich hat und wie man diesen ermittelt. Tauchen Sie mit uns ab in die Welt der Fähigkeiten, Qualität und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter/-innen und erfahren Sie, wie Sie Ihren Betrieb mit gezielten Maßnahmen optimieren.
Qualitativer Personalbedarf – Definition
Die qualitative Personalbedarfsplanung bezieht sich auf die Qualifikationen der Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens, welche innerhalb eines bestimmten Zeitraums für einen Einsatzort gebraucht werden.
Der qualitative Personalbedarf wird festgelegt aus den Aufgaben der Mitarbeiter/-innen und leitet daraus ab, welche Fähigkeiten man im Personal benötigt und welche Inhalte mehr Aufmerksamkeit bekommen müssen.
Damit immer genügend Mitarbeiter/-innen mit dem richtigen Know-how vor Ort sind, hilft eine intelligente automatische Planung, wie von TimeTrack. Damit können alle wichtigen Details beachtet und der Plan ohne großen Zeitaufwand erstellt werden.
Die Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung beschäftigt sich also mit allen Aufgaben und Methoden rund um den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern. Das soll einen langfristigen Beitrag dazu leisten, die Unternehmensziele zu erreichen.
Die qualitative Personalplanung kann als ein ‚Spiel‘ betrachtet werden, bei dem die erforderlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter durch eine Analyse der Aufgaben und Anforderungen im Unternehmen abgeleitet werden.
Zu den verschiedenen Bereichen des Personalmanagements zählten ebenfalls die Methoden der Personalbedarfsplanung. Personalbeschaffung bzw. Recruiting, Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung und Personalfreisetzung gehören ebenfalls dazu.
Eine gute Personalbedarfsplanung ist also sowohl operativ mit einem kurzfristigen Planungshorizont, als auch strategisch mit einer langfristig orientierten Planung.
TimeTrack – Dienstplan
Warum ist die qualitative Personalbedarfsplanung wichtig?
Mit Ausnahme weniger Einzelfälle gilt also, dass die Qualität der Mitarbeiter durch ihre Qualifikationen vor deren Quantität geht.
Wenn der Personalbedarfs optimal ausgerichtet wurde, können so die anfallenden Aufgaben im Unternehmen stets durch die Arbeitskräfte der passenden Stellen, die über die richtigen Kenntnisse verfügen, ausgeführt werden.
Die Kernaspekte der qualitativen Personalbedarfsplanung
Wir möchten Ihnen hier einmal zusammenfassen, worum es bei der Planung vom Personalbedarf wirklich geht und hoffen dabei, alle Fragen zu beantworten.
Ermittlung der Aufgaben und Kompetenzen
Es ist unbedingt notwendig, die Aufgabenfelder festzulegen. Ohne diese kann der Personalbedarf in den Stellenanzeigen nicht nach gewünschten Qualitäten bzw. Qualifikationen suchen.
Die Kompetenzen der Mitarbeiter stehen in der Personalbedarfsermittlung im Vordergrund und so muss die Personalführung die fachliche Eignung der benötigten Mitarbeiter ausreichend überprüfen.
Auf der Suche nach neuem Personal werden neue Stellen nicht nur anhand der Hard-Skills besetzt. Das Recruiting richtet seine Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten immer mehr anhand ihrer Soft-Skills aus.
Bei all diesen Entscheidungen darf die Personalbeschaffung auch zukünftige Entwicklungen nicht aus den Augen verlieren, denn morgen können Qualifikationen bei Personen gefragt sein, die man heute noch nicht offensichtlich benötigt.
Qualitativer Personalbedarf: Wer ist für die Analyse verantwortlich?
Führungspersonen und Geschäftsführer/-innen sind dafür zuständig, den Anforderungen im Unternehmen zu meistern. Hierzu gehört es auch, die Personalressourcen zu verwalten und auf Veränderungen zu reagieren.
Wer das vollständige Potential seines Unternehmens ausschöpfen will, muss sich einen guten Überblick über den Personalbestand verschaffen.
Die Aufgaben der Personalbedarfsermittlung
Es ist nicht einfach, diesem Feld der Personalbedarfsplanung eine gewisse Größe oder Struktur zuzuordnen. Um diese Themen dennoch optimal planen zu können und eine Entwicklung des Personals möglich zu machen, können Sie verschiedenen Schritten folgen.
1. Ist Zustand identifizieren
Damit Sie zur Planung Ihres Personals genau wissen, welche Arbeitnehmer/-innen benötigt oder gefördert werden, müssen Sie das bestehende Personal im Betrieb analysieren. Ohne die Ausgangssituation zu kennen, sind zielführende Maßnahmen nicht identifizierbar.
Um den Einsatzbedarf also exakt planen zu können, braucht es eine Ermittlung der Qualifikationen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter/-innen. Hierbei ist es dienlich zu überlegen, welche Skills bei den Anforderungen Ihres Unternehmens die Produktivität am meisten steigern. Orientieren Sie sich also an folgenden Fragen:
- Welche Fähigkeiten tragen am meisten zum Erfolg bei?
- Fehlen gewissen Soft Skills im Team? Wenn ja, welche?
- Welche Stellen im Unternehmen haben Bedarf, ausgebaut zu werden?
2. Förderungsmöglichkeiten herausfinden
Um dem Personalbedarf gerecht zu werden, sollte immer bei der Förderung der bestehenden Mitarbeiter/-innen begonnen werden. Wenn die Personalbedarfsermittlung abgeschlossen ist, sind Weiterbildungen und Schulungen für das Personal zu organisieren. Damit das alles im Blick behalten wird, fragen Sie sich am besten:
- Wie kann man die Qualität vom Know-how des Teams steigern?
- Kann der Bedarf durch internes Personal abgedeckt werden oder muss jemand neu eingestellt werden?
3. Den Planungshorizont festlegen
Wie bei allen Aufgaben der Planung, ist auch in der Personalbedarfsplanung ein Zeitraum festzulegen, welchen die Maßnahmen abdecken sollen. Nur so können Sie erkennen, ob Ihre Ziele durch das Personal erreicht werden. Sie sollten also bestenfalls folgende Frage beantworten:
- Wie sieht der Planungshorizont der Personalbeschaffung aus?
4. Kompetenzzentren aufbauen
Schaffen Sie Kompetenzzentren! Um in der Personalbedarfsplanung der Mitarbeiter/-innen von Ihrem Unternehmen nicht den Überblick zu verlieren, hilft es, bestimmte Bereiche zu Kompetenzzentren zu bündeln. Das erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern hat auch noch einen anderen Grund.
Die Kernkompetenzen im Unternehmen können so besser geplant und auf verschiedene Stellen verteilt werden. Eine Weiterbildung sollten zum Beispiel immer mehrere Mitarbeiter/-innen einer Abteilung führen, falls es einmal zu Krankheitsfällen kommt.
- Welche Anzahl an Mitarbeiter/-innen benötigt welche Schulung?
- Welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen, werden die gleichen Kompetenzen anvertraut?
5. Welche Fähigkeiten sind nicht mehr notwendig?
Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von einem Unternehmen wird immer geraten, eine To-Do und eine Not-To-Do-Liste zu führen. So ähnlich verhält es sich auch mit den Anforderungen an das Personal, denn es ist auch von hohem Wert zu wissen, welche Kenntnisse nicht mehr notwendig sind.
- Welche Fähigkeiten werden nicht mehr gebraucht?
- Was wird in neuen Stellenausschreibungen beim Recruiting gar nicht mehr gesucht?
Qualitativer Personalbedarf vs. qualitative Personalplanung
Schon längst wurde klar, die Personalbedarfsplanung und Personalbedarfsermittlung in einem Unternehmen bedarf nicht nur der Qualifikationen im Job, sondern es muss auch eine genaue Anzahl der Mitarbeiter/-innen bestimmt werden.
Maßnahmen der qualitativen Personalbedarfsplanung
Weiterbildung, Neueinstellung, Versetzung – das sind die drei grundlegenden Methoden für die qualitative Personalbedarfsplanung. Weiterbildungen und Schulungen innerhalb vom Personalbestand sollten immer die erste Wahl sein, um die Kosten möglichst gering zu halten. Wenn das nicht möglich ist, können bestmöglich qualifizierte Fachkräfte eingestellt werden. Auch kann man hoch qualifiziertes Personal innerhalb vom Unternehmen versetzen, um die Anforderungen von Stellen im Betrieb zu erfüllen.
Eine optimale Personaleinsatzplanung kann Sie und Ihr Unternehmen zum Ziel führen. TimeTrack als cloudbasiertes Softwaretool unterstützt Ihre Arbeits- und Dienstpläne ohne großen zeitlichen Aufwand.
Was passiert in der quantitativen Personalplanung?
Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg von einem Unternehmen. Die Ermittlung vom quantitativen Personalbedarf kann kurzfristig und langfristig orientiert sein und anhand dessen unterscheidet sich der Brutto-Personalbedarf sowie der Netto-Personalbedarf.
Auf den zweiten Blick ergeben sich in der quantitativen Planung vom Personalbedarf im Unternehmen verschiedene Arten. Der Wert bzw. die Anzahl neue Mitarbeiter und richtige Personal muss unterschieden werden in:
- Einsatzbedarf
- Zusatzbedarf
- Reservebedarf
- Ersatzbedarf
- Neubedarf
Qualitativer Personalbedarf Ermittlung
Der qualitativen Personalplanung genaue Werte und Skalierungen zuzuordnen ist nicht einfach. Grundsätzlich kann jedoch gesagt sein, dass in den meisten Fällen subjektive Einflüsse nicht ausbleiben, wenn Eignungs- und Anforderungsprofile erstellt werden. Es existieren also immer Probleme bei der Quantifizierung.
Hilfreiche Tools zur Unterstützung
Die Arbeitszeiterfassung per Stempeluhr kann Ihnen dabei helfen, den Personalbedarf zu ermitteln. Lassen Sie sich übersichtliche Berichte erstellen und erkennen Sie direkt, welche Mitarbeiter/-innen Unterstützung, durch einen optimierten Personalbedarf, benötigen. Dies ist umso einfacher, wenn schnell ersichtlich ist, wann und wo Mitarbeiter/-innen auch welchen Kompetenzzentren arbeiten.
Eine transparente Planung auf Knopfdruck durch unseren intelligenten Algorithmus‘ kann dabei helfen, den Personalbestand optimal in fehlerfreie Schichten einzuteilen. So haben Sie jederzeit Mitarbeiter/-innen mit den richtigen Qualifikationen im Einsatz.
Gibt es eine Berechnung zum qualitativen Personalbedarfsplanung?
Geeignete Merkmale können mit einer Skalierung versehen und anschließend mit abgestimmten Verfahren gemessen werden. Nach der Ermittlung der Werte, kann ein Vergleich der verschiedenen Profile aller Angestellten stattfinden.
Zur Hilfe können Sie hier ebenfalls Tests, Beurteilungen und Interviews nehmen. Auch Assessment-Center können einen positiven Beitrag leisten.
Zusammenfassung
Das Gebiet der qualitativen Personalbedarfsplanung ist sehr komplex und innerhalb des Personalmanagements auch nicht immer klar abzugrenzen. Wenn Sie jedoch einmal damit beginnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter/-innen zu analysieren, können Sie mit gezielten Maßnahmen die Produktivität Ihres Unternehmens optimieren.
Wenn Sie diesen Artikel der Maßnahmen und Eigenschaften sowie die Abgrenzung zur quantitativen Bedarfsplanung in Ihrem Arbeitsalltag als Führungskraft berücksichtigen, fällt Ihnen die Personalbeschaffung und Personaleinsatzplanung garantiert leichter. Lassen Sie sich doch gerne von den Vorteilen TimeTracks überzeugen und erhalten Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.