Termin, Qualität und Kosten – das sind die drei Dimensionen vom Projektmanagement. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die Projektkosten in der Kostenplanung bestmöglich berechnen und was das für Auswirkungen auf den gesamten Projektverlauf hat.
Kostenplanung für Projekte
Die Kostenplanung wird ganz allgemein genutzt, um eine Abschätzung der zukünftigen Kosten für ein Projekt zu erstellen und deren Planung zu beginnen. Je nach dem Umfang eines Projektes, können die Projektgesamtkosten das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen, Produkte oder Dienstleistungen betreffen. Diese Schätzung oder Kostenkalkulation ist unter anderem bei der Angebotserstellung sehr sinnvoll. Sie ist einer der Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.
Inhalte und Begriffe von einem Kostenplan
Damit im Vorhinein einzelne Kosten der Arbeitspakete oder Vorgänge mit Genauigkeit und im Detail berechnet werden können, hat die Kostenschätzung verschiedene Grundlagen, die der Erstellung einer Schätzung helfen.
1. Planung der Ressourcen im Unternehmen
Die Planung der Ressourcen ist die Basis des Kostenplans. Einen Kostenplan ohne diesen Faktor zu erstellen ist nicht sinnvoll.
Damit der Überblick über die Gesamtkosten nicht verloren geht, sollte das Projektmanagement einen Projektstrukturplan erstellen. Die einzelnen Kosten verschiedener Arbeitspakete und Sachmittelkosten können dann summiert werden. Der Plan über das Projektbudget richtet sich nach diversen Kostenarten, die alle in die Rechnung mit einfließen.
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Kostenplanung mit TimeTrack
2. Kostenträger und Kostenstellen
Es ist keine Herausforderung, die beiden Begriffe der Kostenträger und Kostenstellen auseinander zu halten. Beantworten Sie ganz leicht zwei Fragen und schon wissen Sie genau, wie diese in der Kostenplanung zu trennen sind.
- Kostenträger: Für welches Produkt, für welche Dienstleistung und für welches Projekt sind die Kosten angefallen?
- Kostenstellen: Wo genau sind die Kosten im Unternehmen angefallen bzw. wo wurden die Güter verbraucht?
3. Interne und externe Kosten
Die Art des Wertverzehrs in der Durchführung von einem Projekt unterscheidet die Kostenplanung nach internen Kosten und externen Kosten. Diese Definition unterscheidet wie folgt:
- Interne Kosten: Sie entstehen, wenn die betriebsinterne Infrastruktur bei Projekten genutzt wird.
- Externe Kosten: Wenn Prozesse an Dritte weitergegeben werden und es zum Geldabfluss aus dem Unternehmen kommt, entstehen im Projektverlauf externe Kosten.
4. Variable und fixe Kosten
Die Kosten eines Projekts werden in der Kostenplanung in variable und fixe unterteilt. Sie können dabei sowohl intern als auch extern anfallen.
- Variabel: Sie richten sich je nach der Anzahl einer verbrauchten Einheit eines Projektes und summieren sich so in den Projektgesamtkosten. Dies kann zum Beispiel Sachmittel, Ressourcen und beauftragte Fremdleistungen von Dritten betreffen.
- Fix: Fixkosten fallen unabhängig von der Anzahl an Projekten an und können zum Beispiel Miete, Internetanschluss und Personalkosten betreffen.
5. Direkte und indirekte Kosten
In den Projektkosten sind direkte und indirekte Kosten von den variablen und fixen Kosten zu unterscheiden, was nicht immer sehr leicht ist.
- Direkte: Diese Kostentreiber entstehen im Projektverlauf durch veränderte Aufgaben und so notwendig höhere Personalkosten im Rahmen des Vorhabens. Werden mehr Arbeitsstunden und Mitarbeiter/-innen notwendig, steigen auch die Kosten.
- Indirekte: In das Ergebnis dieser Kostenplanung zählen indirekt genutzte Ressourcen mit hinein, wie zum Beispiel die von notwendigen Firmenwägen oder der Soft- und Hardware Infrastruktur.
Warum ist eine Kostenplanung vorteilhaft?
Wer eine wirtschaftliche Planung und Durchführung von Projekten im Unternehmen anstrebt, kommt um eine genaue Kostenplanung nicht herum. Die Abschätzung der Kosten und Kostenüberwachung einzelner Produkte und Projekte kann Ihnen als Entscheidungsgrundlage dienen.
Der Kostenplan spielt in der strategischen Unternehmensplanung also eine wichtige Rolle. Mittels der Soll-Ist-Vergleiche können Aufgaben und Projekte beurteilt werden und helfen der zukünftigen Budgetierung oder auch als Kostenbasisplan.
Ziele der Kostenplanung
Die Schätzung der Kosten eines Projektes im Kostenplan hat ein einziges Ziel, das mit zahlreichen positiven Effekten verbunden ist. Das Ziel ist es, die Kosten eines Projekts so zu berechnen, dass die tatsächlichen Werte des Projektbudgets nicht überschritten werden.
Die Kosten im Projekt
Die einzelnen Vorgänge eines Projekts lassen sich in verschiedene Kostenarten unterteilen. Das kann die Planung vereinfachen und bietet dem Projektmanagement einen besseren Blick zur Steuerung des Vorhabens.
1. Personalkosten
Die Basis der meisten Arbeiten im Unternehmen ist der Einsatz von Mitarbeiter/-innen. Werden Arbeitskräfte benötigt, dann fallen auch immer Personalkosten an. Arbeitspakete eines Projekts werden dann häufig auf Grundlage der anfallenden Arbeitsstunden vom Projekt berechnet. Je nach den einzelnen Verrechnungssätzen, sind die Personalkosten verschieden hoch.
2. Sachkosten
Sachmittelkosten fallen ebenfalls in den meisten Plänen an. Die Sachmittelkosten stehen unter der Beeinflussung der benötigten Arbeitsmittel, welche in einem Arbeitspaket notwendig sind, um es zielführend fertig zu stellen. Diese Kosten fließen im Angebote mit ein und umfassen Lizenzen, Logistik, Energie und andere Materialen.
3. Herstellungskosten
Die Herstellungskosten betrifft laut Plan genau die Auswahl an Kosten, welche bei der Herstellung bestimmter Produkte anfällt. Dazu gehören alle Kosten, die bei der Planung, Entwicklung, Fertigung und Inbetriebnahme des Produkts eines bestimmten Projekts anfallen.
4. Andere Kosten
In der Kostenplanung fallen noch andere Kosten für ein Projekt an. Marketing-Kosten dienen beispielsweise nicht der Herstellung eines Produkts, sind vom Projekt aber nicht zu trennen und spielen teilweise auch eine große Rolle. Daher sollten sie im Rahmen der Arbeitspakete mit aufgenommen werden.
Einen professionellen Kostenplan erstellen
Hier zeigen wir Ihnen, wie man eine professionelle Kostenplanung durchführt. So steht der genauen Planung von Ihrem Projekt durch das Projektmanagement nichts mehr entgegen.
Die Methode der Kostenplanung
Erstellen Sie die Kostenplanung auf Grundlage vom Projektstrukturplan, wird sie zu einem wichtigen Instrument der Projektsteuerung.
- Prüfung der Voraussetzungen
Damit die Kostenplanung erfolgreich ist, sollte der Projektplan bereits detailliert und nahezu fertig sein. Die Schätzung der verschiedenen Kosten kann dann je nach Arbeitspaket und nach den einzelnen Projektphasen erstellt werden. Damit alles weitere einen reibungslosen Verlauf nehmen kann, ist es wichtig, dass die Ressourcen geplant und eine Risikoanalyse durchgeführt wurde.
- Kostenarten festlegen
Für eine einwandfreie Projektsteuerung sollten die Kostenträger bereits definiert sein. Das bedeutet, dass es eine eindeutige Gliederung dafür gibt, wo die Projektkosten anfallen. Die verschiedenen Kostenträger können ebenfalls in Gruppen eingeteilt werden, was die Aufteilung der Kosten vereinfachen kann. Nachdem das geschehen ist, steht einer fehlerfreien Zuordnung zu den verschiedenen Kostenarten nichts mehr im Weg.
- Definition von Bezugsgrößen
Den Kostenträgern müssen vor der Erstellung von Angeboten einzelne Bezugsgrößen zugeordnet werden. Die Kosten vom Projekt können dann mit den Einheiten „Personalkosten pro Stunde“, „Betriebskosten pro Stunde“ und „Material je Einheit“ berechnet. Dadurch wird die Planung etwas abstrakter aber sehr viel einfacher, weil Schätzfehlern besser vorgebeugt wird.
- Exakte Sätze festlegen
Wenn den einzelnen Kostenarten in der Kostenplanung nun die Bezugsgrößen zugeordnet wurden, geht es darum, jede mit genauen Werten festzulegen. Daraus ergeben sich dann die Nutzungskosten einer Bezugsgröße für jede einzelne Kostenart im Projekt. Hierfür kann sich das Projektmanagement ganz leicht die Frage stellen, wie hoch die Kosten für eine Arbeitsstunde oder ein einzelnes fertiges Produkt sind.
- Kostenarten den Kostenträgern zuordnen
Anschließend müssen die Kosten für jedes Arbeitspaket berechnen werden und ebenfalls die Gemeinkosten bzw. die Projektpauschale.
- Reserven des Budgets
In der Erstellung eines Angebots oder eines Budgets sollten Sie immer Puffer mit einplanen. Diese dienen dann der Zielerreichung im Krisenfall. Mit einer guten Risikoanalyse sollten also auch immer Risikokosten eingeplant werden und auch Puffer, deren Basis ehemalige Erfahrungswerte sind.
- Gesamte Projektkalkulation
Um die Kostenplanung abzuschließen, können nun alle Kosten jeglicher Phasen im Projekt summiert werden. Hier lässt sich die Höhe der notwendigen Beträge dann sehr einfach visuell darstellen und schon ist schnelle ersichtlich, welche Projektphase am meisten Budget benötigt.
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Projektbudgets zielgerichtet planen
Damit ein Projektmanagement die Projektgesamtkosten sinnvoll planen kann, ist es also sehr wichtig das Projekt in kleinere Projektabschnitte zu unterteilen. Mit einem Projektstrukturplan, einer Ablauf– und Terminplanung und einer Ressourcenplanung können einzelne Arbeitspakete sinnvoll abgeschätzt werden. Zwei Dinge sind in der zielgerichteten Planung eines Projektbudgets sehr wichtig: Reserven bilden und die Cashflows im Überblick zu behalten.
Reserven bilden
Da ein Kostenplan immer nur eine Schätzung ist und im Projektverlauf dauerhaft Soll-Ist-Vergleiche stattfinden müssen, sollte in der Planung schon an Reserven gedacht werden. Kostenabweichungen sollten nicht direkt dazu führen müssen, dass ein gesamtes Projekt abgebrochen wird. Steigende Kosten kann also direkt mit durch Reserven vorgebeugt werden, denn es kann immer sein, dass es zu Projektänderungen kommt. Im Nachhinein müssen dann keine komplizierten Wege für ein Nachtragsbudget gefunden werden. Das ist einer der Wege zur Vermeidung von Fehlern im Projektmanagement.
Cashflows in Übersicht behalten
Das Budget eines Projekts steht nicht immer zu Beginn zur kompletten Verfügung. Das bedeutet, dass die Ausgaben und Einnahmen sehr gut geplant werden müssen, wenn es zu monatlichen Zahlungen oder zu Einzelzahlungen im Quartal kommt. Es ist also notwendig im Blick zu behalten, ob Kosten zu Beginn, am Ende oder proportional während des Projektverlaufs anfallen.
Die Projektkosten darstellen
Für die Visualisierung der Projektkosten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sinnvoll ist jedoch die Darstellung der Kosten je Monat. Auch die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Kosten Ihres Projekts sollte in Ihren Arbeitsalltag integriert werden, denn dort sind Abweichungen vom Plan direkt ersichtlich.
Zusammenfassung
Die Kostenplanung ist für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts sehr wichtig. Nur wenn die Schätzung der einzelnen Aufwände im Projektverlauf möglichst genau ist, kann das Ziel erreicht werden. Es ist sehr wichtig, dass Sie einen Überblick über die Grundbegriffe haben und dass die einzelnen Kostenarten gewissenhaft definiert werden.
Wenn der Kostenplan erstmal erstellt ist, gibt es digitale Möglichkeiten, alle Kosten in Echtzeit im Blick zu behalten. Das erleichtert nicht nur weitere Planungen, sondern macht den Projektverlauf und Planabweichungen direkt sichtbar.
Inhaltsverzeichnis
- BAG-Urteil: Die wichtigsten Fakten im Überblick
- BAG Arbeitszeiterfassung: Das Urteil des Höchstgerichts im Detail
- Auswirkungen des BAG Urteils auf Vertrauensarbeit
- BAG Urteil richtig umsetzen: Vorgaben zum Arbeitszeiterfassungssystem
- TimeTrack als optimale Lösung
In Deutschland besteht ab sofort eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Zeiterfassung wurde in Deutschland umgesetzt und betrifft sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht („BAG“) überholt nun mit seinem Grundsatzurteil den Gesetzgeber und stellt klar: Die gesamte Arbeitszeit muss ab sofort dokumentiert werden. Um dieser Pflicht nachzukommen, müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässiges und zugängliches System zur Zeiterfassung der Arbeitszeiten in ihrem Unternehmen einführen.
BAG-Urteil: Die wichtigsten Fakten im Überblick
- Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022: Die Pflicht zur umfassenden Arbeitszeiterfassung gilt bereits jetzt und für alle Unternehmen, ohne Ausnahmen.
- Die BAG-Entscheidung stützt sich auf das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019. Nach dem Stechuhr-Urteil müssen sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen.
- Der Gesetzgeber hat noch keine klaren Regelungen getroffen. Die Rechtsprechung hat den Gesetzgeber quasi „überholt“. Aus Expertensicht ist der Gesetzgeber durch das neue Urteil in Zugzwang geraten und muss schnell handeln.
- Das Urteil zur 1 ABR 22/21 wird sich massiv auf flexible Arbeitszeitmodelle wie Vertrauensarbeitszeit auswirken.
Hintergründe und Motive des BAG-Urteils
Die Zunahme von flexiblen Arbeitsmodellen und die vermehrte Digitalisierung haben dazu geführt, dass die traditionelle Zeiterfassung an Bedeutung verloren hat. Arbeitnehmer waren oft gezwungen, Überstunden zu leisten, ohne angemessen dafür entlohnt zu werden. Das BAG-Urteil soll diesem Missstand entgegenwirken und den Schutz der Arbeitnehmerrechte stärken. Es hat somit den Zweck, die bestehenden Gesetze und Verordnungen an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Es ist ein Schritt in Richtung einer gerechteren und transparenteren Arbeitswelt, in der die Arbeitszeiten fair erfasst und vergütet werden.
BAG Arbeitszeiterfassung: Das Urteil des Höchstgerichts im Detail
Anlass der Grundsatzentscheidung war ein Streit um die Kompetenzen eines Betriebsrats im Rahmen der Mitbestimmung.
Konkret wollte der Betriebsrat einer Klinik die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das Bundesarbeitsgericht wies die Klage des Bundesrats mit der Begründung ab, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht auf die Einführung eines Zeiterfassungssystems hat. Ein entsprechendes Mitbestimmungsrecht besteht nach Ansicht des Gerichts nur, wenn und soweit „die betriebliche Angelegenheit nicht schon gesetzlich geregelt ist“. Das Initiativrecht des Betriebsrats ist laut dem Gericht im konkreten Fall nicht gegeben, weil die Klinik gesetzlich ohnehin zu einer umfassenden Arbeitszeiterfassung verpflichtet ist.
Das Bundesarbeitsgericht stellte daher fest, dass in Deutschland eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten ab sofort und für alle Arbeitgeber besteht. Arbeitgeber/-innen müssen laut dem Urteil ein System einführen, mit dem gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten dokumentiert wird. Das BAG äußert sich aber nicht über die Form der Zeiterfassung, gibt aber vor, dass die benutzten Erfassungssysteme objektiv, verlässlich und zugänglich sein müssen.
Inken Gallner, Präsidentin des BAG, stützte sich im Urteil auf die EuGH-Judikatur und führte aus, dass – bei einer Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetz nach Maßgabe des EuGH – eine klare Pflicht zur umfassenden Zeiterfassung für alle Arbeitnehmer besteht. Nordrhein-Westfalens Arbeitsminister Karl-Josef Laumann fordert nun eine schnelle Umsetzung des BAG-Urteils. Laumann sagte zu dem Urteil, dass er nie verstanden hatte, wie bei Menschen, die nach Stundenlohn bezahlt werden, die Arbeitsstunden nicht vom Gesetz her aufgeschrieben werden müssen.
Auswirkungen des BAG Urteils auf Vertrauensarbeit
Die Einführung der Arbeitszeiterfassungspflicht hat jedoch Auswirkungen auf die Flexibilität und Freiheit, die mit der Vertrauensarbeitszeit verbunden sind. Das Vertrauen zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer wird möglicherweise durch die detaillierte Erfassung der Arbeitszeit und die verstärkte Kontrolle beeinträchtigt. Es besteht die Gefahr, dass Arbeitnehmer das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden und ihre Autonomie einzubüßen.
Ein weiterer Aspekt, der bei der Umsetzung des BAG-Urteils zu berücksichtigen ist, betrifft mobile Arbeit und Homeoffice. Im Zuge der COVID-19-Pandemie haben viele Unternehmen verstärkt auf diese Arbeitsmodelle gesetzt. Vertrauensarbeitszeit wurde dabei oft als Grundlage genutzt, um Arbeitnehmern die Freiheit zu geben, ihre Arbeit flexibel und eigenverantwortlich zu erledigen. Das Urteil stellt nun sicher, dass auch bei der mobilen Arbeit und im Homeoffice die Arbeitszeiten erfasst werden müssen.
Für Unternehmen, die bereits Vertrauensarbeitszeit praktizieren, bedeutet dies eine Anpassung ihrer Prozesse und Systeme.
Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht die gesamten Arbeitszeiten. Die aktuelle Zeiterfassungspflicht gilt für alle Betriebe, unabhängig wie groß, oder ob ein Betriebsrat existiert oder nicht. Eine Ausnahme von der Arbeitszeiterfassung wird es möglicherweise für leitende Arbeitskräfte in Führungspositionen geben, die ihre Arbeitszeit selbständig einteilen können und keinen arbeitsrechtlichen Schutz benötigen.
Auswirkungen auf den Arbeitnehmern
Die Pflicht zu den Arbeitszeiterfassungen bietet den Arbeitnehmern mehr Transparenz und Schutz in Unternehmen. Durch die systematische Erfassung der Arbeitszeiten können sie nachvollziehen, wie viel Zeit sie tatsächlich für ihre Arbeit aufwenden. Dies erleichtert die Durchsetzung von Überstundenausgleich, Mindestlohnansprüchen und die Einhaltung von Pausenzeiten. Arbeitnehmer haben zudem die Möglichkeit, ihr Arbeitspensum besser zu kontrollieren und eine gesündere Work-Life-Balance zu erreichen.
Auswirkungen des Urteils auf den Dienstgeber
Das BAG-Urteil stellt Dienstgeber vor neue Herausforderungen. Sie müssen geeignete Systeme und Prozesse in ihrem Unternehmen implementieren, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Dies kann eine Anpassung der bestehenden Arbeitszeitmodelle, die Einführung neuer Software oder die Schulung der Mitarbeiter erfordern. Sie sollten sich auch mit den rechtlichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung vertraut machen, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.
Vorteile für Arbeitgeber
Obwohl das Urteil anfangs als zusätzliche Belastung für Arbeitgeber erscheinen mag, bietet es auch Vorteile. Durch die systematische Erfassung der Arbeitszeit erhalten Arbeitgeber einen detaillierten Überblick über die Produktivität und Auslastung ihrer Mitarbeiter. Dies ermöglicht eine effektive Planung von Ressourcen und Arbeitsabläufen. Darüber hinaus kann die rechtssichere Erfassung der Arbeitsstunden helfen, Streitigkeiten und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
BAG Urteil richtig umsetzen: Vorgaben zum Arbeitszeiterfassungssystem
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein System einzuführen, das „objektiv, verlässlich und zugänglich“ ist und eine Dokumentation sämtlicher Arbeitsstunden ermöglicht. Das System soll also Anfangs- und Endzeit sowie Pausen genau abbilden. Wie das Arbeitszeiterfassungssystem zu gestalten ist, gibt das Bundesarbeitsgericht nicht vor und überlässt die Aufzeichnungsform dem Arbeitgeber.
Bis jetzt konnte die Arbeitszeit auch manuell erfasst werden, etwa mittels einer Excel-Tabelle oder etwa auch mittels einer digitalen Zeiterfassungssoftware. Eine manuelle Dokumentation der Arbeitszeit mit einer Excel-Tabelle kann allerdings leicht manipuliert werden und stellt kein verlässliches System zur Zeiterfassung dar.
TimeTrack als optimale Lösung zur Zeiterfassung in Unternehmen
Um den Anforderungen des BAG-Urteils gerecht zu werden, sollten Arbeitgeber für Ihren Unternehmen verschiedene Lösungsansätze in Betracht ziehen. Die Implementierung elektronischer Zeiterfassungssysteme, die sowohl für stationäre als auch für mobile Arbeitsplätze geeignet sind, kann eine effiziente Lösung sein. Insbesondere durch mobile Anwendungen oder cloudbasierte Dienste ist die Erfassung der Arbeitszeiten mit wenigen Klicks möglich. TimeTrack erlaubt es, jedes internetfähige Gerät als elektronisches Zeiterfassungsterminal zu nutzen. Der/die Arbeitnehmer kann seine Arbeitszeit von unterwegs via Smartphone oder am PC im Büro registrieren.
Ihre Daten sind sicher mit TimeTrack. Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack ist:
- Gesetzeskonform – Die Pausenregelungen sind konform mit dem Gesetz des Standorts Ihres Unternehmens und werden automatisch von der Arbeitszeit abgezogen.
- Transparent – Die automatisch berechnete Stundendifferenz der Soll- und Ist-Stunden wird automatisch angezeigt. Mitarbeiter und Vorgesetzter profitieren von maximaler Transparenz im Gegensatz zur Verwendung eines manipulierbaren Zeiterfassungssystems.
- Einfach zu bedienen – Mit nur einem Klick kann man die Stempeluhr starten. Nie wieder müssen Sie Ihre Arbeitszeiten auf Excel oder Papier dokumentieren.
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Integration mit anderen Unternehmenssystemen
Ein gutes Zeiterfassungssystem kann eng mit anderen HR- und Unternehmenssystemen integriert sein. Dies ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen dieser Art von Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Personalplanung und anderen relevanten Prozessen. Die Automatisierung und Integration verschiedener Systeme kann zu noch effizienterer und genauerer Zeiterfassung.
Arbeitszeiterfassung in verschiedenen Ländern: Ein Blick auf die Situation weltweit
In einigen europäischen Ländern gibt es bereits seit längerem eine Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitzeit. Zum Beispiel haben Spanien, Frankreich und Italien entsprechende Gesetze eingeführt, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsstunden erfasst werden.
Andere europäische Länder wie Großbritannien und die Niederlande haben weniger strikte Regelungen. Hier gibt es keine generelle Verpflichtung zur umfassenden Arbeitszeiterfassung. Stattdessen wird den Arbeitgebern oft eine gewisse Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung gewährt, solange die gesetzlichen Mindeststandards eingehalten werden.
Fazit
Insgesamt führt das BAG-Urteil zu einer wichtigen Veränderung in der Arbeitswelt und unterstreicht die Bedeutung einer korrekten Arbeitszeiterfassung. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmerrechte und schafft eine transparentere und fairere Arbeitsumgebung. Dienstgeber sollten sich jetzt aktiv mit den Anforderungen des Urteils auseinandersetzen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um den neuen Pflichten nachzukommen. Um über die wichtigsten Vorteilen der digitalen Zeiterfassung mehr zu erfahren, laden Sie unseres kostenlosen E-Book jetzt herunter.
Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen ist es von zentraler Wichtigkeit, die Kosten zu überwachen. Nur so kann das Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden, dann die Budgetierung ist bei allen Projekten zentral! Im Folgenden wird die Kostenüberwachung im Projektmanagement thematisiert, sodass Sie jederzeit das Budget unter Kontrolle haben!
Für viele ist klar, dass die Budgetierung zu den wichtigsten Punkten vom Projektcontrolling gehört. Die Kostenkontrolle, also das Thema dieses Artikels, bezeichnet die Überwachung von Projektausgaben, sowie die Abklärung möglicher finanzieller Risiken. Verantwortlich für diese Aufgabe ist im Normalfall das Projektmanagement und nicht der/die Projektleiter/-in. Letzterer Überschaut die Ausgaben während der Arbeitsphasen und steht dafür gerade, dass das Budget eingehalten wird. Mit erfolgreicher Planung können Sie die Risiken vermeiden und Ihrem Team Zeit und Geld sparen.
Die Budgetierung als Grundlage der Kostenüberwachung
Wenn Sie die Kosten Ihres Projektes nicht im Griff haben, kommt es ohne Zweifel zum Ende dieses Projektes! Passiert das, dann haben Sie viele Ausgaben wie Personalkosten und Materialien verschwendet. Erhöhen Sie das Budget des Projekts, dann können Sie dieses potenziell fertigstellen, haben aber höhere Ausgaben. Das führt was wiederum zu anderen finanziellen Schwierigkeiten. Schlussendlich stehen Sie größeren Verzögerungen, höheren Kosten, oder gar Gefährdung anderer Projekte gegenüber.
Die Realität bleibt das Wichtigste
Es ist darum wichtig schon bei der Planung des Projektes Lösungen für mögliche Probleme in Betracht zu ziehen. Die Antwort sollte selbstverständlich nicht sein, einfach das Budget massiv zu erhöhen, denn so binden Sie finanzielle Mittel, die nicht anderen Projekten zugeteilt werden können. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Projekte möglichst realistisch budgetieren, und hier kommt diese Planung ins Spiel. Also in Ruhe die Kostenüberwachung aufstellen und später davon profitieren!
Die Vorteile der Kostenüberwachung im Projektmanagement
Primär hilft die Kostenkontrolle, dass Sie bei Ihrem Projekt nicht das Budget sprengen. Schon dieser Grund alleine sollte ausreichen, dass alle seriösen Projektmanager/-innen eine Kostenplanung in Ihrem Unternehmen einführen. Die Kostenkontrolle ist die Grundlage dafür zu verstehen, wie finanziell effizient ein Projekt arbeitet und welche Abweichungen beim Budget auftreten.
Wenn die „Ist Kosten“ von Ihren Projekten stets innerhalb der Budgetierung bleiben, dann kann es trotzdem wertvoll sein, eine Kostenkontrolle einzuführen. Dies liegt daran, dass mit der Kostenplanung die Kosten eines Projektes gesenkt werden können. Schlussendlich, führt es dazu, dass Ihr Projekt noch effizienter sind und sich die Einnahmen automatisch steigern.
Projektcontrolling auf individueller Ebene
Haben Sie die Kostenkontrolle auf Projektebene eingeführt, können Sie ein Controlling der einzelnen Projekte vornehmen. So erhalten Sie einen Einblick in den Projektfortschritt, gekoppelt mit Projektziele und Projektkosten. Dies ermöglicht Ihnen, die Kosten einzelner Projekte zu verringern und somit den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.
Gesamtausgaben senken mit der Kostenkontrolle
Die Kostenplanung ermöglich Ihnen eine detaillierte Einsicht in die Gesamtausgaben eines Unternehmens. Sie tut dies, indem sie einen Einblick ermöglicht in den Bereich der Firma, in der die höchsten Kosten anfallen. Außerdem zeigt eine solche Kontrolle auch die verschiedenen Kostenarten auf, was eine Analyse dieser einfacher gestaltet.
Was sind die Nachteile bei der Kostenüberwachung?
In kurz: direkte Nachteile werden schwierig zu finden sein! Selbstverständlich müssen Sie zusätzlichen Aufwand aufbringen, um eine Kostenüberwachung aufzustellen. Jedoch kann diese Aufgabe oft auch von einem Projektmitarbeiter/-in gelöst werden und muss nur noch überarbeitet werden. So können Sie sich um die Durchführung kümmern und die Kostenschätzung erstmal liegen lassen.
Natürlich ist klar, dass die Möglichkeit die Projektkosten von einer bzw. einem Mitarbeiter/-in aufstellen zu lassen nur in Frage kommt, wenn Sie die entsprechenden Maßnahmen dazu getroffen haben. So benötigen Anfänger/-innen bei einer solchen Aufgabe häufig support, damit die Durchführung auch wunschgemäß klappt. Führen Sie zum Beispiel jedoch Seminare ein um das Kostencontrolling zu lehren, dann werden Sie rasch Schritte in die richtige Richtung unternehmen und mit dem Plan vorankommen.
Techniken zur Kostenüberwachung im Projektmanagement
In den folgenden Paragraphen werden die verschiedenen Techniken vorgestellt, mit denen Sie die Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Projekten vornehmen können. Diese kommen vor, während, und auch nach dem Projektumfang zum Einsatz. Sind Ihnen diese Techniken ein Begriff, dann steht Ihnen nichts mehr im Weg um Projektphasen mehr als nur erfolgreich abzuschließen.
Das Budget planen
Als erstes sollten Sie das Budget für Ihr Projekt aufstellen. Diese Kostenschätzung sollte möglichst detailliert vorgenommen werden, damit Sie die nötigen Ressourcen passend zuteilen können. Je detaillierter der Plan Ihres Projektes, desto geringer werden die Abweichungen zu einem späteren Zeitpunkt sein. So sind Sie sich sicher, dass besonders die Personalkosten entsprechend geschätzt sind. Diese sind nämlich sehr oft die größten Kosten in einem Projekt.
Außerdem sollten Sie bei der Planung Ihres Budgets einige wichtige Punkte einbeziehen. Berechnen Sie zu Beginn, wie viele Mitglieder/-innen Ihr Team benötigen wird. Schätzen Sie, welche Dauer das gesamte Vorhaben benötigen wird, bis es wirklich 100% fertig ist. Schreiben Sie sich dann noch auf, welches Material für das Projekt notwendig ist und berechnen Sie dessen Kosten.
Kostenüberwachung mit der TimeTrack Software
Lieber etwas mehr budgetieren
Wenn Sie diese drei Punkte ausrechnen, dann sollten Sie auf jeden Fall die Kosten künstlich in die Höhe schrauben und etwas mehr budgetieren. Es kann immer Mal vorkommen, dass unerwartete Risiken eintreffen und Sie den Rahmen Ihrer Planung durchbrechen werden. Schätzen Sie die Plankosten etwas höher ein als die tatsächlichen Projektkosten, dann haben Sie immer noch etwas Budget zur Seite, dass Sie bei anderen Projekten verwenden können.
Die Ausgaben überwachen
Als nächstes müssen Sie die tatsächlich anfallenden Projektkosten überwachen. Das sind diejenigen Kosten, die jetzt anfallen. Es ist am einfachsten, Korrekturen vorzunehmen, wenn Sie die Abweichungen in Echtzeit erkennen. Merken Sie erst nach Abschluss vom Projekt, dass Sie den Rahmen vom Budget gesprengt haben, dann ist das Geld bereits weg. Das wird unvermeidbare Folgen für die Zukunft der Firma haben. Sie können von diesen Informationen nur noch bei zukünftigen Projekten profitieren.
Zu den besten Steuerungsmaßnahmen der Kosten in einem Projekt gehört die Meilensteintrendanalyse. Zu dieser weiter unten im Artikel mehr. Vorneweg muss jedoch gesagt werden, dass die Festlegung von einem Meilenstein (bzw. mehreren solchen „Steinen“) während der Arbeit an Projekten Sinn macht, damit Sie den Überblick behalten. Bei jedem Meilenstein bewerten Sie Ihre Ausgaben und stellen sicher, dass das Projekt im Rahmen bleibt. Ein effektives Projektcontrolling ist hier von großer Hilfe. Stellen Sie eine Kostenüberschreitung fest, dann können Sie planen, wie Sie diese Kosten senken wollen, währen das Projekt noch am laufen ist.
Die Zeit managen
Einer der absolut wichtigsten Punkte der Kostenkontrolle ist das Zeitmanagement. Wie schon erwähnt gehören die Personalkosten in der Regel zu den höchsten Kosten in einem Unternehmen. Müssen Termine also nach hinten verschoben werden wegen schlechter Planung, dann erhöhen sich die gearbeiteten Stunden, und die gesamten Kosten sind auch bedeutend höher. Das Einhalten der geplanten Arbeitsstunden ist eine der besten Methoden, um die Kosten im Griff zu behalten.
Tomatenprinzip ohne Tomaten!
Am besten funktioniert dies, wenn Sie gezielt Strategien einsetzen, um die Produktivität zu erhöhen oder Ihrem Team zu helfen, Arbeiten pünktlich und kostenorientiert abzuschließen. Eine dieser Methoden ist das Pomodoro-Prinzip, bei der mit intensiven Arbeitsphasen und gezielten Pausenzeiten geplant wird. Dies steigert die Konzentration und somit auch das Endergebnis Ihrer Projekte.
Mit 80-20 zum Erfolg
Eine weitere Methode, die Sie anwenden können ist das Pareto-Prinzip. Bei dieser Floskel, die auch 80-20-Regel genannt wird, kommt es auf das richtige Anwenden Ihrer Zeit an um am Ende zum effizientesten Ergebnis zu kommen. So sollten Sie beim Aufwenden von 20% Ihrer Zeit, 80% Ihrer gewünschten Resultate erreichen. Um die restlichen 20% Ihrer Ziele zu erreichen müssen Sie jedoch weitere 80% Ihrer Zeit aufwenden. Somit ist es manchmal Sinnvoll, effizient und nicht absolut perfekt zu arbeiten.
Den Earned Value erfassen
Die 5 Schritte der Kostenüberwachung
Schlussendlich ist es sicherlich eine gute Idee, eine Analyse des Earned Value aufzustellen. Der Earned Value kann Ihnen dabei helfen, das finanzielle Ergebnis von einem Projekt vorherzusagen. Diese Methode bedarf zwar Einiges an Vorwissen, besonders in der Kostenrechnung, aber Sie kann dabei helfen, zu erkennen, wann bei Ihrem Projekt variable Kosten anfallen werden. So merken Sie rasch, wann es bei zukünftigen Projekten zu einer Erhöhung der Kosten kommt und Sie können den Plan entsprechend anpassen.
Die Earned Value ist die Arbeit in einem Projekt, die tatsächlich schon erledigt wurde. Um diesen Wert zu berechnen, und somit auch zu erkennen ob Sie noch im Zeitplan sind, müssen Sie den Prozentsatz der erledigten Arbeit mit dem Projektbudget multiplizieren. Die folgenden Schritte zeigen dies noch in etwas mehr Detail:
- Schritt 1: Bestimmen Sie, wie weit Sie mit dem Projekt fortgeschritten sind in einem Prozentsatz (z.B. 70%).
- Schritt 2: Bestimmen Sie dann, die budgetierten Kosten für die geplante Arbeit. Das ist das erlaubte Budget für das gesamte Projekt.
- Schritt 3: Nun bestimmen Sie den Earned Value, also die geplanten Kosten für die geleistete Arbeit. Hierbei sprechen wir von der Menge Arbeit, die bereits erledigt wurde.
- Schritt 4: Schlussendlich ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten, also die aktuellen Kosten. Das ist der Betrag, den Sie bereits für das Projekt ausgegeben haben.
- Schritt 5: Nun können Sie die Abweichung berechnen. Sie haben den Earned Value und die tatsächlichen Kosten. Ziehen Sie letzteres von ersteres ab, erhalten Sie die Kostenabweichung zum aktuellen Zeitpunkt im Projekt.
Zu Beginn mag diese Methode umständlich und kompliziert erscheinen, aber tatsächlich ermöglicht sie einen exzellenten Blick auf ein Projekt und eine tolle Analyse der Projektkosten.
Die Meilenstein-Trendanalyse kombiniert mit der Kostenkontrolle
Wie bereits erwähnt, kann es beim Projektcontrolling und der Kostenüberwachung sinnvoll sein, mit gewissen Tools zu arbeiten. Eines dieser Tools ist die Meilenstein-Trendanalyse, auch MTA genannt. Bei der MTA werden im Projekt regelmassige Meilensteine eingebaut, zu denen der Projektfortschritt und die Ausgaben überprüft werden. So kann sichergestellt werden, dass die Ressourcen plangemäss ausgegeben werden und die Termine wunschgerecht eingehalten werden.
Bei der Projektplanung werden direkt die Meilensteine und die Berichtszeitpunkte des Projekts bestimmt. Als Meilenstein könnte zum Beispiel der Abschluss eines Teilprojektes sein; ein Berichtszeitpunkt ist das entsprechende Datum. Werden diese Punkte zusammengenommen, können Sie zu regelmäßigen Zeitpunkten das Projekt überprüfen und können frühzeitig reagieren!
TimeTrack als Unterstützung der Methoden
Es ist sicherlich eine gute Idee sich bei solch wichtigen Angelegenheiten wie das Projektcontrolling von einer Software unterstützen zu lassen, die gewisse Arbeiten übernimmt und dem gesamten Team unter die Arme greift. Eine solche Software ist TimeTrack, welche besonders bei der Projektverfolgung eine unglaubliche Hilfe anbietet.
So können Sie zum Beispiel die Meilensteine und Berichtszeitpunkte in der Software eintragen. Ihre Mitarbeiter/-innen können dann Ihre Ausgaben und erledigten Arbeiten in der Software eintragen. Danach können Sie zu jeder Zeit in die Software einsehen und haben in Echtzeit die Daten, die Sie auch tatsächlich interessieren, nämlich alles, dass mit Kostenüberwachung, Projektmanagement-Kosten, und generellem Projektcontrolling zu tun hat!
Mobiles und stationäres Projektmanagement mit TimeTrack
Fazit
Mit diesem Artikel ist hoffentlich die Basis der Kostenkontrolle nun ein Leichtes für Sie. Sie verstehen die Wichtigkeit des Projektcontrolling und haben einen Überblick der möglichen Maßnahmen die bestehen, um diesen Prozess umzusetzen.
Die quantitative Personalplanung ist von großer Bedeutung für ein Unternehmen. In diesem Artikel können Sie mehr darüber erfahren, wie Sie damit Kosten einsparen können und was eigentlich alles dazu gehört.
Was ist quantitative Personalplanung?
Grundsätzlich beschäftigt sich die quantitative Personalplanung mit der Anzahl der benötigten Angestellten von einem Unternehmen.
Diese Planung vom benötigten Personal setzt sich also mit der Frage auseinander, wie viele Mitarbeiter/-innen in bestimmten Zeiträumen benötigt werden, um die Unternehmensziele nachhaltig zu verfolgen.
Die Personalentwicklung kann sowohl einen positiven Wert, als auch einen negativen Wert haben. Letzteres würde dazu führen, dass sich der Personalbestand verringern sollte. Ein positiver Wert gibt hingegen an, dass die Unternehmensziele mit der Prognose eines erhöhten Personalbedarfs besser erreicht werden.
Schon jetzt wird deutlich, dass der qualitative Personalbedarfsplan sich mit der aktuellen Situation eines Unternehmens sowie mit der Zukunft vom Betrieb auseinandersetzt. In der Bedarfsplanung jeder Planungsperiode werden ebenfalls Voraussagen über Zugänge und Abgänge des Personals getroffen. Diese statistischen Annahmen können die Grundlage der Ermittlung des Personalbedarfs sein.
Methoden zur Planung des Personalbedarfs
Die Personalbedarfsplanung setzt sich mit dem zukünftigen Bedarf an Mitarbeiter/-innen für das Unternehmen auseinander. Der zukünftige Bedarf von Arbeitnehmer/-innen wird dabei immer an den kurz-, mittel- oder auch langfristigen Zielen von einem Betrieb ausgerichtet.
Eine richtige und optimierte Planung soll also sicherstellen, dass immer die passende Mitarbeiteranzahl vorhanden ist. Darüber hinaus hat sie zum Ziel, die Qualifikationen unter den Angestellten richtig zu verteilen.
Nur wenn der Personalbedarf gut geplant ist und alle Stellen bestmöglich besetzt sind, können alle zur Verfügung stehenden Ressourcen vom Unternehmen nicht nur geplant, sondern auch genutzt werden.
Position, Zeit und Ort, Beförderung und Versetzung von Arbeitnehmer/-innen werden in der Personaleinsatzplanung detailliert behandelt.
Quantitative Personalplanung vs. qualitative Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung setzt sich also aus der Planung vom qualitativen Personalbedarfs und dem quantitativen Personalbedarf auseinander. Während es in der quantitativen Personalplanung um die Anzahl von Mitarbeitern geht, hat die qualitative Personalbestandsplanung andere Funktionen.
Qualifikationen, Zeitraum und Einsatzort müssen in der Personalwirtschaft ebenso bedacht werden. Zu den Voraussetzungen hierfür zählt unter anderem ein optimaler Dienstplan. Denn nur wer den Überblick über Qualifikation, Fähigkeiten und Arbeitszeit besitzt, kann auch die Unternehmensziele erfolgreich umsetzen.
TimeTrack ist dabei eine große Hilfe. Mit der automatischen Planung ist die Planung der Arbeitszeit für die Mitarbeitenden nahezu von alleine fertig. So kann mehr Zeit für andere Ihrer Kernaufgaben verwendet werden.
Automatische Planung mit TimeTrack
Die wichtigsten Aufgaben in der quantitativen Personalplanung
Grundsätzlich gehören die fünf Aufgaben der Ermittlung der Planungsperiode, die Festlegung von Unternehmenszielen, die Berechnung vom Bedarf an Mitarbeiter/-innen mit zugehöriger Maßnahmenfestlegung des Unternehmens sowie die Prüfung der Maßnahmen zu den Kerngebieten der Personalbedarfsplanung.
Im Fall der quantitativen Ermittlung vom Bedarf an Personal eines Unternehmens durch die Personalführung gibt es folgende Inhalte, die der Personalbedarfsermittlung dienen:
- Interne und externe Beschaffung von Personal
- Planung vom Einsatz der einzelnen Mitarbeiter/-innen
- Entwicklung und Weiterbildung der Qualifikationen im Personalbestand
- Abbau der Arbeitskräfte aufgrund der Ziele vom Unternehmen
- Planung der Kosten aller Mitarbeiter/-innen durch die Personalabteilung
Die Bedeutung der numerischen Grundlage
Die Aufgabe der quantitativen Personalbedarfsermittlung ist also die numerische Grundlage für weiteres Vorgehen zu schaffen. Mit der Basis der zahlenmäßigen Größe in der Planung, kann die qualitative Personalplanung ihre Aufgaben sehr fundiert erledigen. Beide sind also eng miteinander verbunden und bilden zu einem Teil gegenseitig ihre Grundlagen.
Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Gebiet der Personalbedarfsplanung, dass die Personalbedarfsermittlung auch nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter/-innen festlegt, sondern Stellen auch numerische Inhalte zuordnet. Hierzu gehört die Aufteilung vom Personalbestand in Vollzeit, Teilzeit und Aushilfen.
Die verschiedenen Hilfsmittel der quantitativen Personalplanung
Damit die Anzahl der Arbeitskräfte also optimal eingeplant werden kann, ist nicht nur nach Qualifikationen vorzugehen. Lösungen gibt es für die quantitative Personalbedarfsermittlung viele, sodass eine zielgerichtete Personalbestandsplanung möglich wird.
Hier möchten wir Ihnen einige Hilfsmittel für die Organisation vom Personal im Unternehmen vorstellen, die dabei helfen können, eine Anzahl von Mitarbeiter/-innen der jeweiligen Planungsperiode festzulegen. Dazu gehören folgende Beispiele:
- Die Menge verkaufter Güter und Dienstleistungen innerhalb bestimmter zukünftiger Planungen
- Geplante Produktionszahlen für kurzfristige und längere Zeithorizonte
- Die verschiedenen Fertigungsstufen bzw. die Fertigungstiefe bis hin zum Endprodukt vom Unternehmen
- Aufbauorganisation und Projektorganigramm mit dem Ziel der Übersicht über jede Abteilung
- Die Schichtplanung von einem Team und aller anderen Mitarbeiter/-innen – hier kann der Schichtplan von TimeTrack eine große Unterstützung für Unternehmen verschiedenster Branchen sein.
- Bedarfsprognosen zur Erreichung aller Ziele im Unternehmen
- Stellenbesetzungspläne für die gesamte Belegschaft
- Verfahren, die Schwachstellen der Themen der Zusammenarbeit von Mensch bzw. der Arbeitskräfte und den Betriebsmitteln aufdecken
- Numerische Tabellen jeder Abteilung, die Zugänge und Abgänge beinhalten
- Personalstatistiken mit dem Inhalt der Altersstruktur, der Fluktuation im Personalbestand und Statistiken zum Thema der Fehlzeiten sowie Abwesenheiten der Mitarbeiter/-innen
Was muss bei der quantitativen Personalplanung beachtet werden?
Die Personalbedarfsermittlung setzt sich also mit der numerischen Planung aller Stellen im Unternehmen auseinander. Damit die Methoden zielführend eingesetzt werden, muss in verschiedene Personalbedarfe unterschieden werden.
Die Anzahl der Mitarbeiter/-innen im Unternehmen muss zum Beispiel primär in den Bruttobedarf und den Nettobedarf unterschieden werden. Erst wenn mit dieser Kennzahlenmethode explizite Werte feststehen, kann weiter geplant werden.
1. Bruttopersonalbedarf
Im Beispiel vom Bruttopersonalbedarf geht es grundlegend um die bereits im Unternehmen vorhandenen Soll-Bedarfe der Mitarbeiter/-innen. Es soll konkret festgelegt werden, wie viel Arbeitsleistung für die einzelnen Bereiche im Unternehmen wirklich notwendig ist.
Hilfreich bei dieser Aufgabe sind Planungstools und Erfahrungswerte, die den an den Zielen des Unternehmens orientierten Schätzungen dienen. Um den Bruttopersonalbedarf richtig berechnen zu können sind einige andere Kennzahlen notwendig.
Einsatzbedarf
Ein wichtiger Bestandteil vom Bruttopersonalbedarf ist der Einsatzbedarf. Hierfür sollte bestmöglich beantwortet werden, wie viele Mitarbeiter/-innen das Unternehmen wirklich benötigt, um die geplanten Aufträge und auch den Unternehmenszielen gerecht zu werden.
Reservebedarf
Der Reservebedarf wird in der Personalbedarfsplanung bedacht, um dem Unternehmen auch gewisse Sicherheiten zu bieten, wenn Ausnahmesituationen eintreten. Flexible Reaktionen sind sehr wichtig, wenn zum Beispiel ein hoher Grad an Fehlzeiten durch Krankheit, Weiterbildung und anderes eintritt. Kann der Bestand diesen ausgleichen, ist agiles Arbeiten dennoch möglich.
Für solche Fälle bewährte sich ein ausreichendes Kontingent an „Springern“ mit den dazugehörigen Fähigkeiten und Know-how der betriebseigenen Mitarbeiter/-innen.
Zusatzbedarf
In der Personalbedarfsplanung ist der Zusatzbedarf dafür da, saisonale Schwankungen aufzugreifen und abzufangen. So können bestimmte Bedarfe an Mitarbeiter/-innen zum Beispiel in der Weihnachtszeit im Einzelhandel direkt in den Kennzahlen mitbedacht werden. So sind Personalengpässe nicht vorprogrammiert und können im Ansatz vermieden werden.
2. Nettopersonalbedarf
Um den wirklichen Personalbedarf festlegen zu können, muss der Bruttopersonalbedarf mit allen Mitarbeiter/-innen im Unternehmen abgeglichen werden, unabhängig derer Qualifikationen. Der Nettopersonalbedarf beschäftigt sich also, anders als der Bruttopersonalbedarf, nicht mit der allgemein benötigten Anzahl von Mitarbeiter/-innen, sondern setzt einen genauen Wert fest, wie viel Personal wirklich noch benötigt wird, um die Vorhaben des Unternehmens zu verwirklichen.
Neubedarf
Ein Neubedarf tritt in der Personalbedarfsplanung genau dann ein, wenn kurzfristig, mittelfristig oder langfristig der Bruttopersonalbedarf an Mitarbeiter/-innen verschiedenster Qualifikationen erhöht werden soll.
Ersatzbedarf
Besteht im Unternehmen ein Minderbedarf an Mitarbeiter/-innen, sind Stellen frei geworden. Dieser Zustand kann planmäßig sein, wenn zum Beispiel Mitarbeiter/-innen in den Ruhestand gehen. Auch bei ungeplanten Änderungen durch Kündigungen oder anderes, kann Ersatzbedarf aufkommen und muss im Personalbedarf bedacht werden. Veränderungen im Personalbestand bedürfen also immer einer angemessenen Reaktion der Personalbestandsplanung, um Fluktuationen ergebnisorientiert entgegenzutreten.
Freistellungsbedarf
Nach dem Aufbau eines Personalbestands kann ebenfalls der Fall eintreten, dass zu viel Personal vorhanden ist. Wenn dies geschieht, liegt ein Personalüberhang vor und die Anzahl der Mitarbeiter/-innen ist höher als der des Bruttopersonalbedarfs.
Hilfreiche Tools
Die digitale Dienstplanung ist schon lange eine Selbstverständlichkeit für Unternehmen, die zukunftsorientiert arbeiten.
Digitale Dienstplanung mit TimeTrack
Mit TimeTrack verlieren Sie die Anzahl all Ihrer Mitarbeiter/innen nicht mehr aus den Augen. Sie können Arbeitsbereiche definieren und Standorten zuzuteilen. Auch individuelle Arbeitszeitmodelle können hinterlegt werden. So ist immer genau ersichtlich, welche Mitarbeiter/-innen sich wo befinden und wie hoch der Arbeitsaufwand ist.
Doch TimeTrack geht noch weiter als die reine digitale Dienstplanung es tut. Mit der automatischen Dienstplanerstellung können Sie einen gesamten Dienstplan erstellen und benötigen dafür nur einen Knopfdruck. Testen Sie gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst davon, dass jetzt genau der richtige Zeitpunkt ist, sich den Arbeitsalltag zu erleichtern!
Die größten Vorteile der quantitativen Personalplanung
Die quantitative Personalplanung bietet viele Vorteile. Einer davon ist, dass die positive Entwicklung vom Personal weiter voran getrieben wird, da sie gemeinsam mit der qualitativen Personalplanung Ressourcen und Fortbildungen besser planen kann.
Des Weiteren ist es möglich, die Personalkosten durch eine Personalbedarfsplanung zu reduzieren. Mitarbeiter/-innen neu einzustellen wird langfristig geplant und daher kommt es nur zu Neueinstellungen, wenn das Unternehmen Sie auch wirklich benötigt.
Bezieht man die Ziele eines Betriebs mit ein, stimmt natürlich auch, dass eine optimale Personalplanung auch zu einer gesicherten Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt führt.
Hat die quantitative Personalplanung auch Nachteile?
Natürlich hat alles, was Vorteile besitzt, auch Nachteile. Bei der quantitativen Personalplanung lässt sich dazu sagen, dass ein optimaler Plan zwar vorteilhaft ist, aber nicht gegen jegliche Risiken immun machen kann.
Auch ist nicht garantiert, dass die Maßnahmen, die sich an den geplanten Werten der Anzahl aller Mitarbeiter/-innen im Unternehmen orientieren, vollständig richtig sind und dadurch die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Sicher ist aber, dass Erfahrung hier sehr bedeutsam ist und dabei helfen kann, die konkreten Zahlen festzulegen und zu interpretieren.
Zusammenfassung
Die Personalbestandsplanung und Personalbedarfsermittlung hat für ein Unternehmen eine große Bedeutung. Nur wer seine Mitarbeiter/-innen und Ressourcen optimal plant und auch weitergehend fördert, der kann auch sicherstellen, dass die Produkte einwandfrei hergestellt werden.
Behalten Sie den Überblick über alle zeitlichen und produktiven Geschehnisse innerhalb Ihrer Belegschaft. So können Sie Veränderungen zeitnah gegenübertreten. TimeTrack steht dabei zuverlässig an Ihrer Seite und hilft Ihnen bei der Personalplanung und bei der Projektplanung.
Selbstverständlich ist der Projektabschluss wichtig – doch viele denken bei der Projektabwicklung oft nur an die Abrechnung, das Archivieren bestimmter Dokumente oder die Tatsache, dass Projektmanager/-innen nun für neue Aufgaben und Projekte innerhalb eines Unternehmens bereit sind.
Doch es ist wichtig nie zu vergessen, dass die Projektabwicklung für das unternehmensinterne Projektmanagement noch viel mehr Potential beinhaltet, sofern man für die Projektabwicklung ordentlich Zeit einplant.
Projektabwicklung Definition
Was genau ist die Projektabwicklung eigentlich? Damit es zu einer Abwicklung kommen kann, muss das Projekt auf irgendeine Art und Weise als beendet erklärt werden. Es kann auch öfters vorkommen, dass Sie ein größeres Projekt in kleinere Teile einteilen und auch für die einzelnen Projektunterschritte eine Abwicklung betreiben.
Ein Projekt in jeder Hinsicht abschließen
Im Grunde bietet die Projektabwicklung die Grundlage für die kommende Projektplanung in Ihrem Unternehmen. Durch eine Nachkalkulation und eine Nachbesprechung kann viel über die Zusammenarbeit im Team gelernt werden und alle Mitarbeiter/innen können über die verschiedenen Ergebnisse, die Entwicklung des Projekts und den Umgang mit den Anforderungen und Projektaufgaben berichten.
Der Ablauf kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren – es gibt viele verschiedene Formen der Organisationen. Dennoch sind manche Aufgaben immer Bestandteil vom grundsätzlichen Rahmen der Projektabwicklung. Mehr dazu finden Sie weiter unten in der Checkliste.
Der Projektabwicklung genügend Zeit und Relevanz einräumen
Plant man genug Zeit für die Projektabwicklung ein, kann man die Projektergebnisse wirklich durchdringen und somit auch aus ihnen für die kommende Projektsteuerung lernen. Die Kosten und Ressourcen einer Projektabwicklung lohnen sich oft gravierend schnell.
Richtige Entscheidungen und Fehler im Projekt nachvollziehen
So intensiv Sie das Projekt auch geplant haben – das Leben ist bekanntlich voller Überraschungen. Oft kommt es innerhalb eines Projektes also anders als man denkt, und die Realisierung sieht anders aus als in der Planung.
Verlieren Sie nicht den Überblick in diesem Prozess – sondern lernen Sie aus der Komplexität und Ihren Zielsetzungen und der daraus gefolgten Umsetzung.
Auf eine einheitliche Software für das Projektmanagement setzen
Gerade wenn Sie bereits während des Projektes die gleiche Firmensoftware verwenden wie die, die sie für die Abrechnung und Abwicklung eines Projektes brauchen, kann der Projektfortschritt und die Leistung vom Projektteam deutlich leichter abgelesen werden. Für die Projektauswertung sowie für die Projektplanung und Zeiterfassung eignet sich beispielsweise TimeTrack.
Die Relevanz der Projektabwicklung für Ihr Projektmanagement
Vielleicht haben Sie sich auch schon gefragt, was die Projektabwicklung denn so wichtig macht: Immerhin muss es oft nach einem Projekt schnell gehen, oft denken die Projektmanager/innen direkt an die nächste Projektplanung und dessen Realisierung.
Aber für die Planung des nächsten Projektes ist es großartig, aus der Projektabwicklung möglichst viel mitzunehmen und so das Projekt besser einschätzen zu können.
Alle Aspekte und Anforderungen von Ihren Projekten im Blick behalten
Das betrifft jeden Bestandteil, zum Beispiel die bessere Schätzung der Projektdauer, die Steuerung, die rechtlichen und inhaltlichen Bedingungen, das genaue Planen der relevanten Termine, die Planung in Bezug auf Größe und Zusammensetzung von einem Team, die Wahl der richtigen Projektleiter/in und die optimale Schätzung der Projektkosten.
Genau hinschauen und für das nächste Projekt lernen
Projektmanagement profitiert gerade durch die Learnings des vorhergehenden Projektmanagements.
Denn wir lernen glücklicherweise als Menschen aus Fehlern und können gelungene Methoden und Strategien beibehalten, sofern sie uns bei der Steuerung und dem Ablauf von unserem Projekt geholfen haben. Gerade das ganze Team – und nicht nur die Projektleiter/in – kann Informationen bezüglich der Team-Atmosphäre und der aufgewandten Ressourcen im einem Abschlussgespräch bündeln. Ein positives Fehlermanagement ist hier von großer Hilfe.
Verständnis für die Personalbesetzung des Teams
So lernen Ihre Mitarbeiter/innen von sich gegenseitig im Team und lernen, welche Aufgaben und Methoden wirklich wichtig waren, und was man sich auch hätte sparen können. Die damit verbundenen eingesparten Kosten wirken sich selbstverständlich positiv auf die kommenden Arbeiten und Tätigkeiten im Unternehmen aus.
Die Checkliste zur Projektabwicklung: 5 Schritte
Die Projektabwicklung besteht aus vielen einzelnen Abschnitten. Wir haben für Sie eine kleine „Navigation“ bzw. Übersicht erstellt, die Ihnen dabei weiterhilft, die Projektabwicklung Schritt für Schritt zu meistern.
- Schritt 1 – Der formale Projektabschluss: Formal werden zuerst die Rechnungen überprüft, die Berichte abgeheftet und gewissermaßen die Basics erledigt.
- Schritt 2 – Die Projektdokumentation: Hier wird auch noch nicht interpretiert, sondern nur dokumentiert. Halten Sie alle Informationen zum Projekt beisammen, damit Sie bei der späteren Überwachung und Auswertung jede Seite beisammen haben.
- Schritt 3 – Der wertende Abschlussbericht: Bevor Sie gemeinsam mit dem Projektmanagement einen langen Bericht (er besteht immer aus mehreren Seiten) erstellen, müssen Sie den Fokus auch auf die Erfahrung von Ihrem Team setzen. Interviewen Sie alle wichtigen Leute, die an dem Projekt bzw. Vorhaben beteiligt waren.
- Schritt 4 – Die Abschlusspräsentation: Einer der wichtigsten Termine für Ihr Unternehmen und gegebenenfalls Ihre Investor/innen ist die Abschlusspräsentation eines Projektes! Hier geht es konkret um die Auswertung der jeweiligen Arbeiten. Der Blick wird darauf gerichtet, ob das konkrete Ziel erreicht wurde, alle Aufgaben erfüllt werden konnten und welche Methoden man im nächsten Projekt anders umsetzen würde.
- Schritt 5 – Die Abschlussfeier: Klingt erstmal nicht wichtig, aber es ist zentral für das ideale Learning eines Projektes, dass auch im legeren Rahmen über ein Projekt gesprochen werden kann. Die Lösung dafür ist eine Firmenfeier, die das harte Arbeiten belohnt und zum Austauschen von Feedback anregt.
Digitale Projektabwicklung mit einer einheitlichen Software
Die Lösung, um firmenintern Ressourcen zu sparen und Projekte einheitlich mit einer Software abzuwickeln, ist eine Software wie TimeTrack, die Ihren gesamten Projekten die nötigen Rahmenbedingungen bietet, um die Navigation durch Projekte so einfach wie möglich zu gestalten.
In der App können Sie nicht nur kinderleicht ein Projekt anlegen und Ihre Arbeitszeiten drauf buchen, sondern Sie können direkt im Anschluss die Projektverfolgung starten, um den Soll-Ist-Zustand Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Außerdem können Sie direkt wie TimeTrack einen ausführlichen Abschlussbericht erstellen.
Übersichtliche Berichte eines jeden Projektes
TimeTrack hilft Ihnen bei Projektabrechnung: Denn hier können Sie professionelle Rechnungen nicht nur auf der Webseite, sondern sogar via App auf Ihrem Smartphone erstellen und an schnellstens an Ihre Kunden versenden.
Darüber hinaus verfügen Sie mit TimeTrack über 50 Einstellungen, um die Rechnung anzupassen und die passende Vorlage für zu erstellen: Sei es Logo, Layout oder Farbe – Sie bestimmen alles!
Im Weiteren sind das Ihre Vorteile der Projektabrechnung bei TimeTrack:
- Projektaufwand schnellstmöglich abrechnen
- Einfaches Abrechnen von Projektausgaben sowie Spesen
- Währungsrechner für Ihre Projektausgaben
- Rechnungslayout einfach und vielfältig anpassen
Fazit
TimeTrack unterstützt Sie maximal bei der Projektabrechnung, die ein wichtiger Bestandteil der Abwicklung von Projekten ist.
Als einheitliche Software agiert TimeTrack als der alleinige Standort Ihrer Projektmappen und verfügt über eine große Anzahl an tollen Features, die zu einer reibungslosen Abwicklung beitragen!
Etwas Neues zu kochen ist stets aufregend. Wenn Sie es angehen, ein neues Rezept auszuprobieren, dann lesen Sie dieses ganz genau durch, vergewissern sich, dass Sie alles zuhause haben, und beginnen dann erst, mit dem Schälen, Schneiden und eigentlichen Kochen. Genau gleich ist das bei Firmen! So sollten Unternehmen planen können, nein sogar planen müssen, damit angegangene Projekte auch erfolgreich abgeschlossen werden. Die Kapazitätsplanung ist also so etwas Ähnliches wie ein Kochrezept.
Sie schaut an, welche Kapazitäten ein Unternehmen hat und was mit diesen Kapazitäten umgesetzt werden kann. Vorhandene Arbeitskraft, also Anzahl Mitarbeiter/-innen, die Auslastung der Maschinen, sowie die Lieferkette wird analysiert. Auf Basis dieser Analyse wird schlussendlich die Kapazitätsplanung aufgestellt, welche Lösungen für Projekte gefunden werden können.
Die Kapazitätsplanung im Projektmanagement: Wie geht das?
Genaue Leser/-innen merken, dass es bei der Kapazitätsplanung vor allem um das Eine geht: Das Zusammenspiel der drei wichtigsten Größen im Projektmanagement. So kann von der Kapazitätsplanung eine direkte Linie zum Magischen Dreieck im Projektmanagement gezogen werden, welches die Richtgrößen des Managements unter eine Rechnung bringt.
Beim magischen Dreieck, dargestellt in der Grafik unter diesem Paragraph, werden die folgenden Komponenten aufeinander abgeglichen:
- Kosten
- Qualität
- Zeit
Diese drei Komponenten müssen erfolgreich und balanciert aufeinander abgestimmt sein, dann sind die Grundlagen für eine erfolgreiche Firma gesetzt. Ähnlich verhält es sich bei der Kapazitätsplanung beim Projektmanagement. Hier heißen die Komponenten Arbeitskraft, vorhandene Maschinen, und Lieferkette. Diese drei Punkte müssen aufeinander abgestimmt sein, sonst kommt es innerhalb des Unternehmens zu administrativen Schwierigkeiten.
Definition „Kapazitätsplanung“
So definiert sich die Kapazitätsplanung, oder in kurz auch Kapa-Planung genannt, folgendermaßen: Die optimale Auslastung aller vorhandenen Ressourcen auf den benötigten Kapazitätsbedarf. Die langfristige Planung der Mitarbeiter/-innen darf dabei nicht vernachlässigt werden; ein kurzfristiger Blick ist beim Kapazitätsplan nicht zielführend.
Es geht darum, das verfügbare Personal mit dem Personalbedarf abzustimmen, um möglich flexibel und kostenoptimiert auftreten zu können. Die Mitarbeiter/-innen müssen bei größtmöglicher Auslastung sichergestellt sein, besonders langfristig, damit es nicht zu einer Überbelastung dieser kommt!
Die Unterschiede zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung
Obwohl Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung oft im gleichen Sinn verwendet werden, gibt es bei den beiden Begriffen doch Unterschiede. Es sind zwei verschiedene Strategien zur Projektplanung. Die Kapazitätsplanung fokussiert auf dem Angebot und der Nachfrage der benötigten Ressourcen. Die Idee ist, dass Projektleiter so vorhersagen können, wann die Nachfrage erhöht wird, und entsprechend auf eine Veränderung reagieren können.
Die Ressourcenplanung schaut sich primär die Ressourcen an, die bereits in der Firma vorhanden sind. Auch wird analysiert, wie diese Ressourcen optimal verteilt werden können, um das Meiste aus einem Projekt herauszuholen.
Die Ressourcen-Kapazitätsplanung ist wiederum eine Kombination der beiden Strategien: Der zukünftige Bedarf an Ressourcen wird berechnet und die zukünftige Planung wird so vereinfacht.
Die Kapazitätsplanung für Mitarbeiter/-innen
Im Alltag wird mit der Kapazitätsplanung dafür gesorgt, dass die Auslastung der Mitarbeiter/-innen möglichst balanciert ist. So wird automatisch die Produktivität sowie die Motivation der Mitarbeiter/-innen erhöht. Korrekt ausgelastete Teammitglieder sind zufrieden. Sind sie nicht korrekt ausgelastet, dann werden sie unzufrieden und gelangweilt. Obendrauf hat ein Unternehmen bei fehlender Auslastung unnötige Kosten zu tragen, ohne dass dabei ein Ertrag herausspringt.
Das andere Extrem sind überforderte Mitarbeiter/-innen. Diesem wird mit der Kapazitätsplanung für Mitarbeiter/-innen auch entgegengewirkt. So schützen Unternehmen die Gesundheit der Teams und stellen sicher, dass jegliche Aufgaben pünktlich und mit passender Qualität fertiggestellt werden. Gleichzeitig werden die Teamkapazitäten geschont und die Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter/-innen wird erhöht.
Die Kapazitätsplanung mit TimeTrack
Besonders bei größeren Unternehmen oder solchen mit mehreren Projekten, die gleichzeitig laufen, ist die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter/-innen nicht immer einfach. Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen gibt es gewisse Details, die es zu beachten gilt. Es kann einige Vorteile bringen, sich von einer Software unterstützen zu lassen, die die Planung und die Auswertung der Projekte teils übernimmt. Genau hier kommt TimeTrack ins Spiel!
Mit TimeTrack haben Sie die Möglichkeit, die Dienstplanung automatisch erstellen zu lassen. So können Sie die verschiedenen Projekte in der Software eintragen, sowie die notwendige Zahl der Mitarbeiter/-innen angeben. TimeTrack stellt Ihnen einen Dienstplan auf und informiert die Teammitglieder/-innen gleich von selbst. Diese sehen in der Software, wann sie an welchem Projekt arbeiten und für wie lange.
Das Team hat mit TimeTrack auch noch die Kapazität, die abgeschlossenen Tasks in die Software einzutragen. Dazu können sie das verwendete Budget angeben, zusätzliche Ausgaben eintragen, und den Fortschritt festhalten. TimeTrack wertet diese Daten in dem Projektcontrolling aus und präsentiert das tatsächliche Projekt gegenüber dem geplanten Projekt. Mit dieser Auskunft kann das Projektmanagement schlussendlich die notwendigen Anpassungen vornehmen, um zum eigentlichen Ziel des Projektes kommen.
Die Methoden der Kapazitätsplanung
Um die strategische Kapazitätsplanung erfolgreich zu gestalten, haben Unternehmen drei verschiedenen Methoden, auf die sie zurückgreifen können. Die folgenden Paragraphen beschreiben diese drei Möglichkeiten, damit Sie in Zukunft auf die für Sie beste Option zurückgreifen können.
Lead-Kapazitätsplanung
Unter einer Lead-Kapazitätsplanung, oder auch Lead-Strategie, versteht man die Erhöhung der Produktionskapazität zu einem Maß, wo das rechtzeitige Reagieren auf eine Zunahme der Nachfrage noch möglich ist. Diese Zunahme der Nachfrage ist in den meisten Fällen vorhergesehen, also kann die Lead-Strategie auch gut geplant werden. Ein Beispiel für die Lead-Kapazitätsplanung ist, wenn während den Feiertagen Saisonarbeitskräfte eingestellt werden. Unternehmen wissen, dass während dieser Zeit ein Anstieg an Kunden bzw. Kundinnen erwartet werden kann, also wird die Kapazität für diese Tage erhöht.
Lag-Strategieplanung
Die Lag-Kapazitätsplanung ist die Erhöhung der Produktionskapazität, weil in Echtzeit eine erhöhte Nachfrage bemerkt wird. Das beste Beispiel für diese Strategie ist in der Gastronomie, wenn zum Beispiel basierend auf Reservationen die Mitarbeiteranzahl erhöht wird. Kapazitäten werden so kurzfristig und für einen Tag gesteigert, und auch dem Bedarf angepasst.
Match-Strategieplanung
Die Match-Strategieplanung ist eine Kombination aus den beiden vorherigen Strategien. Die Kapazität wird langsam erhöht, bis die Ressourcen-Nutzung erreicht ist, die vom Unternehmen gewünscht ist. Wir nehmen hierfür wieder das Beispiel der Gastronomie und des Restaurants: Zuerst wird das Team entsprechend den Reservierungen eingeteilt. Kommt dann unerwarteter Weise eine große Gruppe vorbei und möchte einen Tisch, dann werden ambulant noch mehr Ressourcen, also Mitarbeiter/-innen, für den Abend eingestellt. Diese bleiben so lange, bis das Restaurant kein Bedürfnis mehr für sie hat, danach wird die Kapazität wieder gedrosselt.
Die Kapazitätsplanung in der Produktion
Vor allem im Maschinen- und im Anlagebau spielt die Kapazitätsplanung in der Produktion eine massive Rolle. Kurzfristige Anpassungen oder Änderungen in der Fertigung erfordern eine viel dynamischere Planung als in anderen Industrien. Dies liegt daran, dass eine solche Anpassung oft mit größerem Aufwand verbunden ist. Besonders die Schichtplanung in der Produktion ist zentral für ein Gelingen der Projekte. Für eine termingetreue Produktion muss die Planung sowohl realistisch sein und alle tatsächlich vorhandenen Ressourcen berücksichtigen und ausschöpfen.
Das Verfahren zum Erfolg: Kapazitätsplanung mit diesen Schritten
Die Kapa-Planung ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Trotzdem gibt es einige Schritte, die für die strategische Kapazitätsplanung zum allgemeinen Know-How gehören. Wenn Sie Ihre eigene Planung aufstellen, dann folgen Sie am besten dieser Grundlage, um alle Punkte in der Planung abzudecken.
1. Die Nachfrage einschätzen
Wenn klar ist, dass ein neues Projekt auf Sie zukommt, dann sollten Sie bereits frühzeitig abschätzen, was dieses Projekt alles benötigt. So können Sie sich eine Vorstellung davon bilden, welche Ressourcen benötigt werden, um das neue Projekt erfolgreich abzuschließen. Die verfügbaren Ressourcen werden dann mit den benötigten abgeglichen. So haben Sie eine Einschätzung, welche Engpässe auf Sie zukommen. Diese können schlussendlich überwunden werden.
2. Den Kapazitätsbedarf planen
Haben Sie die Nachfrage eingeschätzt, dann sollten Sie als nächstes den Ressourcenbedarf planen. Versuchen Sie eine genormte Maßeinheit zu verwenden, wie zum Beispiel „benötigte Arbeitsstunden“, oder eine Output-Maßeinheit, wie zum Beispiel „servierte Menüs“. Generell ist die benötigte Stundenanzahl eine gute Maßeinheit, denn anhand dieser haben Sie einen einheitlichen Überblick der benötigten Kapazitäten.
3. Die aktuelle Kapazität ermitteln
Um eine Überlastung der Teamkapazitäten vorzubeugen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team neue Projekte auch erledigen kann, bevor Sie diesem ein solches zuteilen. Überprüfen Sie die Stunden, die die jeweiligen Mitarbeiter/-innen bereits arbeiten und gleichen Sie diese mit den Stunden ab, die neu dazukommen würden. So haben Sie jederzeit eine Übersicht der Kapazitätsbedarfe in der Firma.
4. Anpassungen vornehmen
Messen Sie nun basierend auf Punkt 2 und Punkt 3, welche Anpassungen Sie vornehmen müssen. Die Kapazitäten sowie Ihre derzeitigen Ressourcen ist Ihnen nun ein Begriff, also gilt es, diese aufeinander abzugleichen. Der Kapazitätsabgleich klärt auf, wie effizient der Kapazitätsplan ursprünglich war und wie effizient die Ressourcenverteilung ist.
5. Kapazität und Nachfrage abgleichen
Schritt 5 ist die tatsächliche Angleichung der vorher gemessenen Richtgrößen. Wenn Ihr Team zur Zeit über keine Kapazitäten mehr verfügt, dann können Sie auch keine zusätzlichen Projekte annehmen. Möchten Sie dies trotzdem, dann sollten Sie kurzfristig mehr Teammitglieder anstellen, um diese Projekte zeitgemäß abzuschließen. Haben Sie mehr Ressourcen zur Verfügung, also Sie zur Zeit benötigen, dann können Sie weitere Projekte annehmen, um die verfügbaren Ressourcen optimal auszulasten.
Vorteile mit der Kapazitätsplanung
Damit Sie im Klaren sind, welche Projekte welche Ressourcen benötigen, wie Ihre Kapazität aussieht und wie Sie für die Zukunft planen sollten, ist es unabdingbar, dass Sie eine Kapazitätsplanung aufstellen. Von den folgenden Vorteilen können Sie profitieren, wenn Sie eine erfolgreiche Planung aufstellen.
Informierte Entscheidungen im Personalmanagement treffen
Ein klares Verstehen Ihres Teams und dessen Kapazitäten trägt dazu bei, dass Sie klare und korrekte Entscheidungen treffen. So hilft das Verständnis der Möglichkeiten des Teams dabei, dass Sie ein Burnout Ihrer Mitarbeiter/-innen verhindern. Effektive Planung der Kapazitäten führt dazu, dass Sie die im Team vorhandenen Skills den Projekten abgleichen und so wissen, wann Sie zusätzliche Verfügbarkeiten haben. Mit einem guten Kapazitätsplan haben Sie die Qualifikationen Ihrer Teams im Fokus, können gezielt Grenzen ziehen betreffend Kapazität und Überkapazität, und stehen so kurz- und langfristig gut da!
Kosten in der Produktion reduzieren
Mit einem guten Kapazitätsplan reduzieren Sie automatisch Ihre Kosten. Das rühmt daher, dass Sie nie mehr Ressourcen bezahlen, als Sie tatsächlich benötigen. Stellen Sie sich vor, dass ein Team mit 10 Mitgliedern an Projekt A arbeitet. Wenn dieses Projekt von 8 Teammitgliedern erledigt werden kann, dann haben Sie 2 Personen zur Verfügung, die mit Projekt B starten können. So schöpfen Sie jederzeit aus dem vollen und profitieren von Ihrem Ressourcenmanagement.
Fazit
So, nun wissen Sie alles zum Thema Kapazitätsplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsabgleich, und zu diesen Themen alle Details! Wenn Sie die Auswahl treffen, welche Methode der Planung Sie anwenden wollen, können Sie sich auf diesen Artikel berufen und informiert die richtige Entscheidung treffen. Viel Spaß bei der Planung!