In der heutigen Zeit kommen immer mehr Herausforderungen in Reinigungsfirmen zu. Die Situation ist prekär, denn der Mangel an Personal oder die Herausforderung dieses einzuteilen wird in einer immer schneller sich bewegenden Welt bedeutend schwieriger. So ist es keine Überraschung, dass auch in der Reinigungsbranche die Anforderungen an Firmen und Mitarbeiter/-innen steigen.
Im folgenden Artikel werden die angesprochenen Themen diskutiert und analysiert. So sind Sie bestens informiert, was für Herausforderungen auf Sie zukommen, sowohl als Gebäudereiniger/-in sowie im Facility Management.
Digitalisierung und Einsatzplanung der Mitarbeiter
Eine der größten Herausforderungen in der Gebäudereinigung ist die Digitalisierung; besonders das Mithalten mit der „Industrie 4.0“. Viele Unternehmen sowie Kunden zielen darauf ab, die Prozesse bei der Gebäudereinigung zu verbessern. Es geht dabei stets darum, die Produktivität zu steigern und Kosten zu sparen.
So führen digitale Lösungen beim Erstellen eines Einsatzplans zu guten Resultaten, entscheidet man sich jedoch für die falsche Software kann sich das verwirrend beim Personal auswirken. Es muss also angestrebt werden, dass die Arbeitszeit effizienter eingeteilt wird, ohne kompliziert zu werden. Außerdem muss diese digitale Lösung zu einem logischen und machbaren Einsatz Ihrer Mitarbeiter/-innen führen und nicht etwas anstreben, dass nicht erreichbar ist.
Die richte Einteilung mit TimeTrack
Es kann in der Gebäudereinigung zum erhöhten Erfolg führen, wenn mit externen Softwares gearbeitet wird, um gewisse digitale Aspekte der Branche zu übernehmen, wie zum Beispiel die Dienstplanung.
Dienstplanung mit TimeTrack
TimeTrack ist eine Software, die es Ihnen und Ihren Mitarbeiter/-innen ermöglicht und vereinfacht, einen Dienstplan zu erstellen und zu verfolgen. Dies liegt daran, dass die Software die Einteilung automatisch nach Wünschen des Personals übernimmt und diese auch direkt und jederzeit auf die Software zugriff haben, um nachzuschauen, wo sie eingeteilt sind. TimeTrack arbeitet stets nach Ihren Wünschen, ohne diejenigen Ihres Personals zu vernachlässigen. Das führt automatisch zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich zu besseren Resultaten!
Dokumentation der Ausgaben einfach gemacht
Bei Reinigungsfirmen ist es schwierig, die Leistungen und entsprechenden Rechnungen den tatsächlichen Tätigkeiten zuzuteilen. In der Praxis führt das oft zu Unklarheiten, besonders wenn alles noch physisch, also mit gedruckten Dokumenten, geschieht.
Mit TimeTrack können Sie eine Rechnung direkt einem Einsatz zuteilen. So haben Sie stets vor sich, wobei wieviel eingenommen und ausgegeben wurde. Das erlaubt es Ihnen, die Gewinne Ihrer einzelnen Personaleinsätze bedeutend besser auszuwerten und dementsprechend schneller zu reagieren.
Die größten Herausforderungen in Reinigungsfirmen
Reinigungsfirmen haben häufig Schwierigkeiten dabei, eine transparente und einfache Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung zu erhalten. Im Folgenden werden die häufigsten Probleme erläutert.
Verifikation der Tätigkeiten
Eine der größten Herausforderungen für Reinigungsfirmen ist die korrekte und zeitgemäße Dokumentation der geleisteten Arbeit. Dies liegt daran, dass es auf Seiten der Kunden bzw. Kundinnen oft schwierig ist, Vorort die Verifikation der Tätigkeiten einzuholen.
Die Mitarbeiter/-innen können im besten Fall am Empfang des Gebäudes die Leistung unterschreiben lassen. Ob diese jedoch dann bei der verantwortlichen Person landet oder nicht, ist unklar. Außerdem ist das Ganze doch ziemlich aufwändig.
Transparente Arbeitszeiterfassung
Auf Seite der Mitarbeiter/-innen haben Sie ähnliche Herausforderungen. Es ist schwierig zu verifizieren, wo sich Mitarbeitende genau aufhalten. In Reinigungsfirmen ist es nicht einfach stets darüber informiert zu bleiben, in welchem Gebäude welcher Mitarbeitende zu welchem Zeitpunkt tätig ist.
Außerdem beruhen die Angaben Ihrer Mitarbeiter/-innen auf Vertrauen, denn Sie können nicht nachweisen, dass Ihr Personal tatsächlich die gemeldete Anzahl Stunden bei der Gebäudereinigung verbracht hat oder nicht.
Genauer Standort der Mitarbeiter
Schlussendlich ist es in der Reinigungsbranche herausfordernd, dass es keine leichte Möglichkeit für Mitarbeitende gibt, nachzuweisen, dass sie beim Gebäude des Kunden bzw. der Kundin angekommen sind.
Auch hier wurde lange mit Unterschriften gearbeitet, welche jedoch in keiner Art und Weise zeitgemäß sind. Es schleichen sich bei physischen Lösungen schlicht zu viele Fehler ein!
TimeTrack als Lösung für alle Herausforderungen in Reinigungsfirmen
Mit TimeTrack können Sie all diese Herausforderungen ganz leicht umgehen!
Dokumentation der Unterschriften
Mit der Software ist es möglich Unterschriften zu fotografieren und direkt einem Einsatz zuzuteilen. Die Kunden haben somit sofort digitalen Einblick und können verifizieren, dass Leistungen erbracht wurden.
Sie umgehen mit dieser Lösung also nicht nur eine Herausforderung Ihrer Firma, sondern ermöglichen auch Ihren Mitarbeitern/-innen bedeutend einfachere Abläufe. Das nennt man eine Win-Win-Situation!
GPS-Tracking für erhöhte Transparenz
Für Unterstützung beim Vertrauensaufbau zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern/-innen, haben Sie die Möglichkeit, in TimeTrack die GPS-Funktion zu aktivieren. Diese zeigt Ihnen, wie weit das Personal vom Reinigungsobjekt entfernt waren, als Sie sich eingestempelt haben. So können Sie nachweisen, dass tatsächlich die verrechnete Anzahl Stunden im Objekt geputzt wurde.
Mobile Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack
Einstempeln mittels QR-Code
Des weiteren können Sie die GPS-Funktion mit der QR-Code Option in der TimeTrack-Software kombinieren. Nun müssen Ihre Mitarbeiter/-innen sich weder ein- noch ausstempeln oder Unterschriften abholen.
TimeTrack macht es möglich, mit gebäudespezifischen QR-Codes zu arbeiten. Diese werden vom Personal zu Beginn und zu Ende der Arbeit gescannt und schon ist man ein- oder ausgestempelt. Die QR-Codes lassen sich ganz leicht mit dem GPS-Tracking kombinieren, so dass nicht zu früh ein- oder zu spät ausgestempelt werden kann!
Auszubildende und verknüpfte Herausforderungen
Eine andere zentrale Herausforderung der Gebäudereinigung und dessen Betriebe ist das Finden und Halten von Auszubildenden. Viele jungen Menschen wollen lieber einem Studium nachgehen und einen Weiße-Kragen-Beruf anstreben. Diese wären jedoch wohl besser im Handwerk aufgehoben.
Die Gebäudedienstleister müssen sich eine neue Initiative ausdenken, mit der sie Jugendliche anlockt. Ein Beispiel wäre, Berufsstartern verschiedene Karriereleitern zu zeigen und zu beweisen, dass es auch im Fachwerk gute Aufstiegsmöglichkeiten gibt.
Es reicht jedoch nicht aus, junge Menschen anzuwerben, diese müssen auch zutreffend betreut werden, damit sie in der Branche bleiben. Auszubildende sind nämlich immer zum lernen da und nicht als billige Arbeitskräfte oder als Lückenfüller.
Schlussendlich müssen Arbeitgeber die vielen Vorteile der Reinigungsbranche den Jugendlichen klar machen. So steht die Branche nämlich für sichere Arbeitsplätze und sehr vielfältige Möglichkeiten, sich zu Entwickeln und Weiterzubilden. Es besteht auch ein brancheneigener Mindestlohn, welcher deutlich über dem gesetzlichen Mindestlohn liegt.
Prägnanter Facharbeitermangel in Reinigungsfirmen
Wie in vielen Branchen in Deutschland ist auch in der Reinigung der Facharbeitermangel prägnant. Es ist schwierig, Angestellte zu finden, weil viele den Job schlicht nicht machen wollen. Wenn neues Personal angestellt ist, dann ist es oft genauso schwierig, dieses zu halten. Das liegt daran, dass die Vorstellungen der Tätigkeiten meist falsch sind.
Angestellte Personen denken, Gebäudereiniger/-in zu sein, sei einfach, doch dem ist nicht so. Die Aufgaben sind anstrengend und wenn jemand nicht schnell lernt, dann werden die Tage nur noch anstrengender.
Damit Fachleute auch in Zukunft in der Branche bleiben und die Gebäudereinigung besteht muss auch das Gefühl der Branche gegenüber geändert werden. So wird Angestellten oft vermittelt, dass sie eine niedere Arbeit erledigen. Besonders wenn während der Arbeitszeit geputzt wird, dann wird dies als störend empfunden, doch eine Alternative ist leider nicht erkennbar. Es liegt an uns allen, diese Einstellung gegenüber den Gebäudedienstleister zu verändern.
Fazit
Nun wissen Sie, was die größten Herausforderungen der Reinigungsfirmen sind. Die oben genannten Punkte sind zwingend anzupassen, wenn die Branche auch in Zukunft noch bestehen soll. Sollte es gelingen, jungen Menschen die Branche erneut spannend zu gestalten und einen Fokus auf die positiven Aspekte der Reinigungsbranche zu setzen, dann kann dies zweifelsohne gelingen!
Die funktionale Organisation ist eine Form der Aufbauorganisation. Das Hauptmerkmal dieser Organisation ist die Gliederung der Abteilungen nach der Spezialisierung der jeweiligen Mitarbeiter/-innen.
Funktionale Organisation Definition: Was ist das?
Die funktionale Organisation steht also charakteristisch für die Gliederung nach den Funktionen von jedem Service im Unternehmen. Maßgeblich sind dafür die anfallenden Aufgaben. Es ist die Aufgabe der Unternehmensleitung diese Gliederung vorzunehmen. Sie ist in der Praxis auch in der obersten leitenden Position.
Aufgrund der Unterteilung nach Funktionsbereichen wird die funktionale Organisation auch Verrichtungsorganisation genannt. Hauptaufgaben und Strukturen der einzelnen Unternehmensbereiche werden nach Spezialisierungen zusammengefasst. Daraus ergeben sich dann verschiedene Funktionsbereiche. Das sind Beschaffung, Produktion, Vertrieb sowie Forschung und Entwicklung.
Sind diese Kriterien eingehalten, können sie noch weiter in verschiedene Funktionsbereiche weiter gegliedert werden. So gehört zum Beispiel das Marketing in der funktionalen Organisation zum Vertrieb dazu.
Klassische Organisationsformen und ihre Ordnung
An diesem Punkt soll einmal Klarheit geschaffen werden, wo das Thema der funktionalen Organisation überhaupt zu verorten ist, denn so viele verschiedene Organisationsformen müssen auch gut geordnet werden.
1. Einlinienorganisation
Das Einliniensystem dient der Vereinheitlichung der Auftragserteilung. Jede/r Mitarbeiter/-in ist genau einer vorgesetzten Person untergeordnet. So sind die Zuständigkeiten klar definiert. Übergeordnete Instanzen führen zu einer einfachen Organisationsform. Die Funktionalorganisation ist eine Unterform des Einliniensystems.
Die Spartenorganisation, auch divisionale Organisation genannt, ist ebenfalls ein Einliniensystem. Sie ist gekennzeichnet dadurch, dass die Unternehmensleitung in der ersten Ebene sitzt und danach die Aufteilung in Sparten folgt. Das sind die einzelnen Divisionen des Unternehmens.
Die Organisationsstruktur ist also gekennzeichnet durch einzelne Einheiten in der Hierarchieebene mit einem eigenen Management. Mehr über die divisionale Organisation und ihrem Unterschied zur funktionalen Organisation folgt weiter unten.
2. Stablinienorganisation
Die Stablinienorganisation, wie der Name schon vermuten lässt, ergänzt die Strukturen von Unternehmen durch einzelne Stäbe mit Experten bzw. Spezialisten bestimmter Tätigkeiten. Sie verfügen meist über besser Informationen und so hat dieser Aufbau für das Unternehmen viele Vorteile.
3. Mehrlinienorganisation
Das Mehrliniensystem oder die Matrixorganisation wird so genannt, weil es dort verschiedene Instanzen gibt. Nach der Unternehmensführung existieren verschiedene Einheiten und eine Mehrfachunterstellung der Mitarbeiter.
Die Matrixorganisation bietet Vorteile, wie zum Beispiel kurze Kommunikationswege für Infos, aber auch Nachteile, wie schwierige Strukturen der Kompetenzbereiche.
Die Organigramme dieser Organisationen unterscheiden sich ebenfalls, wie die Angaben vermuten lassen. Es ist jeweils die zweite Ebene entscheidend.
Voraussetzungen für die funktionale Organisation
Voraussetzung ist die Bündelung der Kompetenzen – das bedeutet, dass einzelne Funktionsbereiche wirklich Expertise besitzen müssen. Das hat viele positive Effekte, wie zum Beispiel bessere Konditionen in der Beschaffung von Rohstoffen, mehr Know-How und effiziente Arbeit, aber auch Einsparungen durch den Aufbau von Expertennetzwerken in der Aufgabe der Verwaltung.
Aufgabenplanung von TimeTrack
Damit das möglich ist und immer ein direktes Hierarchieebene ersichtlich ist, ist der Einsatz von TimeTrack sinnvoll. Dort sind die Kompetenzen und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter/-innen in Echtzeit nachvollziehbar.
Das Organigramm der funktionalen Organisation
Stellt man die Angaben der funktionalen Organisation in Form von einem Organigramm dar, steht zu Beginn Unternehmensleitung.
Fachspezifische Abteilungen sind auf zweiter Ebene. Das sind die Funktionsbereiche vom Einkauf, der Herstellung der Produkte, Absatz sowie Forschung und Entwicklung. Die zweite Ebene des Organigramms ist entscheidend für die Bestimmung der Organisationsform.
Verrichtungsorientierte Funktionsbereiche werden auf der dritten Ebene des Organigramms weiter unterteilt. Das Marketing wäre dann auf dieser Ebene zu finden.
Funktionale Organisation: Vor- und Nachteile
Natürlich hat auch die funktionale Organisation positive und negative Eigenschaften, wie jede andere Form der Unternehmensstruktur. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten davon vor.
Vorteile
Zusammenfassend hat die Funktionalorganisation fünf große Vorteile:
- Einfache Kontrolle durch gute Abgrenzung der einzelnen Aufgaben voneinander
- Klare Definition einzelner Kompetenzen und individueller Verantwortungsbereiche
- Hohe Fachkompetenz der einzelnen Bereiche und Abteilungen durch Gliederung und Arbeitsteilung nach Spezialisierung
- Synergieffekte zwischen den einzelnen Bereichen der verschiedenen Funktionen
- Übertragen und nutzen der Lerneffekte der Herstellung von einem Produkt auf Vorgänge der Herstellung anderer Produkte
Nachteile
Zu den Vorteilen kommen ebenso einige negative Aspekte, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen.
- Aufwand und Koordinationschaos durch die Unternehmensleitung wächst mit Unternehmensgröße an
- Keine klare Unterscheidung einzelner Bereiche und deren Funktion bei zunehmender Größe
- Lange Informationswege und Kompetenzüberschreitungen bei undurchsichtiger Verwaltung
- Weniger Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen der Produkte und des Marktes
Divisionale und funktionale Organisation – Was ist besser?
Die divisionale Organisation und die Eigenschaften der funktionalen Organisation ähneln sich sehr. Das liegt daran, dass beides Einliniensysteme sind. Unterschieden werden sie nach der Unterteilung durch die Funktionen in der funktionalen Organisation. Dadurch ist sie fast das Gegenteil der divisionalen Organisation.
Die divisionale Organisation
Die Spartenorganisation bzw. divisionale Organisation fasst möglichst gleiche Objekte zusammen. Das bedeutet, dass zum Beispiel nach Regionen oder Produktion verschiedener Artikel unterteilt wird. Die einzelnen Divisionen haben dann auch ein eigenes Management. In der zweiten Hierarchieebene im Organigramm sind dann die Sparten, Geschäftsbereiche oder Divisionen angezeigt.
Technische & organisatorische Voraussetzungen
Die Organisation muss einwandfrei ablaufen, Projekte bestmöglich vorbereitet sein und einwandfrei im Management durchgeführt werden.
TimeTrack hat viele Vorteile und kann in jeder Organisationsform zum Partner werden. Für verschiedene Funktionsbereiche kann dann eine genaue online Projektzeiterfassung erfolgen.
Projektmanagement mit TimeTrack
Geplante Tätigkeiten, Aufgaben, Projektausgaben und Kosten machen den Projektfortschritt nachvollziehbar. Diese Dokumentation ist ausführlich und in Echtzeit nachvollziehbar gemacht. Das alles klappt durch die elektronische Zeiterfassung von TimeTrack.
Ebenfalls können Sie einzelne Tätigkeiten auswählen und Zeiteinträge der verschiedenen Mitarbeiter/-innen nachvollziehen. Alles ist mit einem zentralen Berechtigungssystem ausgestattet. So ermöglichen wir nicht nur eine lückenlose Projektzeiterfassung, sondern auch zukunftsorientiertes Arbeiten und eine steigende Produktivität!
Ein Beispiel für die funktionale Organisation
Beispiel für eine Funktionalorganisation ist ein mittelständischer Betrieb, wie „Schoko-Reisi“ in der Herstellung von Bio-Reisschokolade. Die Hierarchieebene beginnt bei dem Anzeigen der Geschäftsleitung Monika. Auf diese folgen in der zweiten Ebene die vier Mitarbeiter/-innen Hannes, Anne, Daniel und Lotta. Sie sind die jeweilige Führungsebene der Bereiche Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Forschung und Entwicklung im Produktprogramm.
- Hannes ist der direkte Vorgesetzte seines Kollegen in der Beschaffung aller notwendigen Mittel für das Bio-Produkt.
- Anne ist Leiterin der Produktion und die direkte Vorgesetzte von drei weiteren Feinkost-Experten in der Herstellung vom ihrem Produkt der Schokoladentafeln.
- Daniel ist Lebensmittel-Technologe und ist derzeitig alleine im Team der Forschung neuer Produkte. Sollte er jedoch Unterstützung erhalten, wäre auch er der erste Ansprechpartner.
- Lotta kümmert sich im Absatz nicht alleine um Buchhaltung, Marketing der Produkte und andere Aufgaben. Es gibt verschiedene Teams für jeden Service, für die sie die direkte Vorgesetzte ist.
Hannes, Anne, Daniel und Lotta sind für ihre Bereiche zuständig, aber direkt der Geschäftsleitung Monika unterstellt.
Welche Unternehmen sollten die funktionale Organisation nutzen?
Die funktionale Organisation eignet sich also am besten für mittelständische und kleinere Betriebe, bei denen Produktportfolio überschaubar ist. Außerdem haben sie eine stabile Umwelt.
Ihre hohe Spezialisierung und Expertise bietet dann die Möglichkeit für die funktionale Kompetenz verschiedener Inhalte der Unternehmensaufgaben bei Einsatz geringer Ressourcen in der Produktion.
Eignet sich die funktionale Organisation auch für Ihr Unternehmen?
Diese Form der Organisation eignet sich für kleine aber auch große Unternehmen, wie namenhafte große deutsche Automobilhersteller arbeiten mit der funktionalen Organisation.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Koordination der Aufgabenbereiche immer schwieriger wird, weil Aufgabenbereiche, auch die der Produktion, nicht mehr so gut voneinander abzugrenzen sind, dann werden Stabsstellen notwendig. Sie dienen der Koordination im Unternehmen und der Unterstützung der Entscheidungsfindung Ihrer Unternehmensleitung.
Aber auch andere Stäbe für weitere Arbeitsbereiche sind möglich. Dann kann auch auf die Matrixorganisation bzw. auf das Mehrliniensystem umgestiegen werden.
Zusammenfassung
Die funktionale Organisation bietet viele spannende Ansätze zur Strukturierung eines Unternehmens. Spezialisierung und ein hoher Grad an Expertise werden möglich – allerdings auch mit zunehmender Unternehmensgröße dann immer schwieriger umzusetzen in der Funktionalorganisation.
Mit dem Projektcontrolling von TimeTrack lassen sich Arbeitsprozesse und die erbrachte Leistung einfach und schnell dokumentieren, verfolgen und auswerten.
Modernisierung und individuelle Konzepte mit zukunftsorientierten Maßnahmen sind notwendig. Wie werden Unternehmensführer/-innen allen Anforderungen gerecht und schaffen eine übersichtliche Planung der Einsatzzeit und des Arbeitsortes aller Mitarbeitenden?
Technisches Facility Management Definition
Das sogenannte technische Gebäudemanagement ist eine Subkategorie des Facility Managements. Es umfasst die Instandhaltung und den Betrieb der gesamten technischen Infrastruktur von Immobilien.
Dabei handelt es sich nicht nur um die vielen verschiedenen Bereiche der Bewirtschaftung eines Gebäudes, sondern auch um den Bau und die Vorbereitung von Gebäuden. Umbau, Umnutzung und Bausanierung der Gebäude gehören ebenfalls zu den Services des Facility Managements.
Objektleiter im Technischen Facility Management
Facility Manager – so werden die Experten bzw. Expertinnen der Bereiche vom Gebäudemanagement genannt. Zu ihnen gehören Ingenieur/-innen, Techniker/-innen und Meister/-innen mit unterschiedlichsten Abschlüssen und diversem Know–How. Facility Manager kümmert sich um gesamte Lebensdauer der Immobilie, von der Vorbereitung bis zum Abriss vom Gebäude.
Arbeitsgeber/-innen müssen also ihre Mitarbeitenden übersichtlich einplanen und sie über ihre Arbeitszeit und den Einsatzort informieren. Die Planung von Mitarbeiter/-innen kann mit dem Terminplan von TimeTrack schnell und einfach erfolgen. Sind die Schichten zugeteilt, dann bietet der Terminplan die perfekte Lösung.
Terminplan von TimeTrack
Jederzeit und überall ist genau ersichtlich, wer sich wann und wo aufhalten muss. Somit schafft man sich nicht nur einen optimalen Überblick, sondern man kommt auch der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach.
Die Branchen des technischen Facility Managements
Das Gebäudemanagement ist also eine Verwaltung von Immobilien. Man könnte es daher auch Liegenschaftsverwaltung einer Immobilie anstatt Facility Management nennen. Die verschiedenen Branchen, die das Facility Management betreffen, reichen von der Planung bis zum Abriss. Es betrifft alles, was dafür sorgt, dass eine Immobilie optimal genutzt werden kann.
- Lichttechnik: Aufgabe von Lichtsystemen ist es durch die Erfahrung von Experten optimal beleuchtete Flächen und Räume zu schaffen.
- Sicherheitstechnik: Die Installation und Wartung von Fenster-Sicherungen, Brandmeldeanlagen und Einbruchsschutz fallen in den Bereich der Sicherheitstechnik.
- Sanitärtechnik: Bau, Wartung und Behebung von Fehlern der Bereiche von Anlagen für Wasser und Abwasser gehören zur Sanitärtechnik.
- Energie Management: Die technischen Anlagen zur Energienachfrage und des Energieangebots müssen optimal geplant und im Bau frei von Störungen installiert werden.
- Kommunikationstechnik: Telefon, Fax, Internet und noch viel mehr – das gehört alles zu dem Bereich der Technik, die den Datenaustausch betrifft. Die Kommunikationstechnik ist mit ihren Maschinen für Einrichtungen unverzichtbar.
- Umwelttechnik: Die Umwelttechnik befasst sich mit der Installation und Wartung von Systemen zum technischen Schutz der Umwelt und hat einen hohen Wert. Es gehört zum Beispiel die Entsorgung von Giftmüll dazu.
- Gebäudetechnik: Unter Gebäudetechnik bzw. Gebäudesystemtechnik wird zum Beispiel die Bedienung von Lichtanlagen, Klimaanlagen und Alarmanlagen verstanden.
Warum ist professionelles technisches Gebäudemanagement wichtig?
Das technische Gebäudemanagement soll reibungslose Abläufe garantieren und das gesamte „Ökosystem eines Gebäudes“ frei von Störungen halten. Die einzelnen Anlagen sind also regelmäßig zu überprüfen, um auch die Sicherheit der Anwesenden garantieren. Im Fall von Störungen sollten bereits Handlungsoptionen bekannt sein. Bestenfalls sind Fehler sogar frühzeitig zu erkennen und vermeiden.
Die Verantwortlichen müssen für einen Notfallservice sorgen, damit die Anlagen jederzeit richtig betrieben werden. Manches ist schwer umzusetzen, da zum Beispiel oft sehr viele Objekte betreut werden, aber nur wenige Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Sie müssen so oftmals täglich bis zu drei verschiedene Objekte anfahren, um die Instandhaltung zu garantieren.
Ein guter Zeitplan und ein hervorragender Dienstplan sind notwendig. Die automatische Dienstplanung von TimeTrack kann Sie dabei unterstützen. Sie bietet Vorteile der optimierten Arbeitszeit und Performance des gesamten Unternehmens.
Technisches Facility Management und seine Aufgaben
Zu dem technischen Gebäudemanagement gehören verschiedene Bereiche, welche den komplexen Sachverhalt möglich machen. Um welche es sich handelt, erfahren Sie im Folgenden.
Welche Aufgaben gehören zum Facility Management?
Die Aufgaben des Facility Managements sind also vielfältig und betreffen ebenso unterschiedliche Anlagen, die für den Betrieb von einem Gebäude unverzichtbar sind. Das operative Management kann in kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Facility Management und das Flächenmanagement unterschieden werden.
- Der kaufmännische Anspruch stellt Verwaltung, Controlling und Personaldienstleistungen sicher.
- Technische Experten befassen sich mit Instandhaltung, Sicherheitstechnik und Energie, wie zum Beispiel bei Lichtsystemen.
- Die Infrastruktur fällt der Betrieb des Gebäudes, der Parkraum und Abfallwirtschaft betrifft.
- Verwaltung, Nutzung und Optimierung von Flächen eines Gebäudes sind Aufgabe des Flächenmanagements.
Das strategische Gebäudemanagement beschäftigt sich mit verschiedensten Aspekten der Sicherheitstechnik, Kommunikationstechnik, Instandhaltung und Entwicklung in Hinsicht auf die strategische Planung von Einrichtungen.
Softwares im Facility Management
Wie in den meisten Bereichen, gibt es auch für Technik der Instandhaltung und andere Inhalte mittlerweile professionelle Softwares, die den Usern Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Es ist sinnvoll sie einzusetzen, denn so handelt man nicht nur zukunftsorientiert, sondern ebenfalls profitabel.
Flexible Terminplanung mit TimeTrack
Im technischen Gebäudemanagement kann TimeTrack eine große Hilfe sein. Beispielsweise kann der Terminplan in der Web-App dazu genutzt werden, einen Arbeitseintrag vorzunehmen und direkt Adresse sowie zusätzliche Details hinzuzufügen. So ist für jeweilige Mitarbeitende direkt ersichtlich, welche Aufgabe zu welcher Uhrzeit wichtig ist und erledigt werden muss.
So bleibt die Planung immer flexibel, denn jeder hat eine Übersicht über diesen Terminplan. Kurzfristige Änderungen sind jederzeit möglich und auch mit mobilen Endgeräten einzusehen. Notizen, wie klare Anweisungen für die anstehenden Aufgaben, ermöglichen genaues und übersichtliches Planen.
Zeiterfassung per Desktop, Tablet oder Smartphone
Stempelung per GPS Tracking
Mit TimeTrack ist auch die Nachverfolgung der Mitarbeitenden per GPS kein Problem. Mit der Zeiterfassung für Gebäudereiniger können einzelne Personen sich nicht mehr zu früh einstempeln. Die Manipulation der Arbeitszeiten ist vorgebeugt. Das spart dem Unternehmen dann bares Geld, denn der Überstundenausgleich wird sich sicherlich reduzieren.
Das GPS Tracking funktioniert über TimeTrack QR Codes, die für jedes Projekt, Gebäude oder Objekt erstellt werden. Mitarbeitende können sich dann über das Scannen des Codes als anwesend zeigen und die digitale Stempeluhr wird automatisch aktiviert.
Facility Management: Moderne technische Anlagen
Erneuerung und Digitalisierung machen vor nichts Halt. Deswegen ist es umso wichtiger, den technischen Neuerungen nachzugehen. Die Installation der technischen Innovationen kann dann durch das Computer Aided Facility Management geschehen. Das ist genau der digitale und vernetzte Prozess des Gebäudemanagements, der eine einheitliche und automatisierte Datenauswertung ermöglicht.
Fazit
Bedienung, Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Instandhaltung von gebäudetechnischen Anlagen gehören zur alltäglichen Herausforderung des technischen Facility Managements. Mit der Weiterentwicklung des Betriebs und durch neue technische Konzepte muss auch eine Entwicklung des Unternehmens passieren.
Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten für sich und starten Sie jetzt mit einem zukunftsorientierten Gebäudemanagement, das mit einfachen Hausmeistertätigkeiten nun wirklich nichts mehr zu tun hat! Lassen Sie sich von der Digitalisierung und technischen Neuerungen unterstützen und machen Sie den ersten Schritt in Richtung Smart-Building! Testen Sie jetzt die 14-tägige Probeversion von TimeTrack und überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen.
Die meisten Arbeitsverträge enthalten Ausschlussfristen. Danach erlöschen die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wenn sie nicht innerhalb dieser Frist geltend gemacht werden. Was Arbeitgeber bei Regelung von Ausschlussfristen zu beachten haben, lesen Sie in diesem Artikel.
Ausschlussfrist Arbeitsvertrag Bedeutung: Was ist das?
Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag besagen, dass arbeitsvertragliche Ansprüche verfallen, d.h. erlöschen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden. Die Ausschlussfrist wird daher auch Verfallsfrist, aber auch Verwirkungsfrist oder Präklusionsfrist genannt. Die Ausschlussfrist beginnt mit der Fälligkeit des Anspruchs zu laufen.
Konkrete Durchsetzung vom Arbeitsrecht
Im Arbeitsrecht sind Ausschlussfristen beispielsweise bei der Geltendmachung von Gehaltsansprüchen oder Urlaubsabgeltung anwendbar. Es können aber grundsätzlich Ansprüche aller Art, die den Arbeitnehmern und Arbeitgebern aufgrund des Arbeitsverhältnisses entstehen, durch Ablauf der Verfallsfrist endgültig untergehen. Macht der/die Arbeitgeber/-in oder der/die Arbeitnehmer/-in den jeweiligen Anspruch innerhalb der Ausschlussfrist (meist 3-4 Monate) nicht geltend, so verfällt der jeweilige Anspruch. Er kann nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden.
Ausschlussfristen werden in Arbeitsverträgen, aber auch in Tarifverträgen (tarifliche Ausschlussfrist) und gelegentlich auch in Betriebsvereinbarungen oder auch in Sozialplänen vorgesehen.
Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag: Ende des Arbeitsverhältnisses
Sinn und Zweck solcher Ausschlussklauseln ist – aus Gründen der Rechtssicherheit bzw. Beweisgründen – klarzustellen, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nicht endlos bestehen. Insbesondere bei Beendigung des Dienstverhältnisses sind fällige Ansprüche möglichst zeitnah an das Beendigungsdatum geltend zu machen.
Gesetzeskonforme Zeiterfassung mit TimeTrack
Bei der Kündigung ist es stets von Vorteil, eine Dokumentation seiner Arbeitszeiten vorlegen zu können. Mit der Arbeitszeiterfassung von TimeTrack werden Stundenzettel automatisch erstellt. Die Digitalisierung der Arbeitszeiten mittels einer intuitiven Stempeluhr ermöglicht es Arbeitnehmern bzw. Arbeitnehmerinnen sich jeden Tag einfach einstempeln zu können.
Was unterscheidet eine Ausschlussfrist von einer Verjährungsvorschrift?
Ausschlussfristen sind nicht mit Verjährungsfristen zu verwechseln. Verjährung ist ein durch Zeitablauf eintretenden Verlust von Rechten. Verjährungsfristen sind gesetzlich geregelt. Die allgemeine Verjährungsfrist ist in § 195 BGB vorgesehen und beträgt drei Jahre.
Im Unterschied zu verfallenen Ansprüchen besteht ein verjährter Anspruch weiterhin, er kann aber nicht mehr gerichtlich geltend gemacht werden. Begleicht der Schuldner einen verjährten Anspruch, kann er daher nicht die Zurückzahlung fordern, weil der verjährte Anspruch trotz Verjährung immer noch besteht. Verfallene Ansprüche gehen hingegen nach Ablauf der Frist unter. Sollte der Schuldner einen verfallenen Anspruch beglichen haben, kann er das Geleistete zurückfordern, weil er eine Nichtschuld beglichen hat.
Ausschlussklauseln vs. Verjährungsfrist
Kommt es zu einem Gerichtsprozess, so muss sich der Beklagter nicht ausdrücklich auf die Ausschlussfrist berufen, weil die Ausschlussfrist vom Gericht „von Amts wegen“ zu beachten ist. Auf die Verjährung des eingeklagten Anspruchs muss sich der Beklagter im Prozess dagegen ausdrücklich berufen, da das Gericht die Verjährung sonst nicht berücksichtigen wird. Das Gericht berücksichtigt die Verjährung also nicht automatisch.
Außerdem sind Ausschlussfristen vertraglich zu regeln. Eine gesetzliche Regelung einer Ausschlussfrist gibt es in der Regel nicht. Ein Ausnahmefall, daher eine „gesetzliche Ausschlussfrist“, ist die Kündigungsschutzklage, die man gemäß § 4 Kündigungsschutzgesetz innerhalb von 3 Wochen erheben muss.
Beispiel: Ein Gehaltsanspruch, der im Jahr 2019 fällig wurde, verjährt nach der gesetzlichen Verjährungsfrist zum 31.12.2022. Durch eine vertragliche Verfallsklausel könnte diese Frist auf nur 4 Monate verkürzt werden.
Was ist bei einer Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag zu beachten?
In der Regel wird eine vertragliche Ausschlussfrist so formuliert, dass die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen bzw. erlöschen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich geltend gemacht werden.
Bei der Formulierung der Verfallsklausel sind folgende Regeln zu beachten, damit die Ausschlussfrist wirksam ist:
- Die Ausschlussfrist und ihre Rechtsfolgen müssen für einen durchschnittlichen Arbeitnehmer verständlich sein.
- Die Klausel muss transparent sein (wie lang ist die Frist und welcher Anspruch ist betroffen).
- Innerhalb des Arbeitsvertrages muss die Ausschlussfrist klar zu erkennen sein (nicht im Kleingedruckten o. ä.).
Außerdem ist zu beachten:
Die Ausschlussfrist muss für beide Parteien gelten, sowohl für den/die Arbeitgeber/-in als auch für den/die Arbeitnehmer/-in.
Die Frist ab Fälligkeit des Anspruchs muss mindestens drei Monate betragen. Eine vertragliche Ausschlussfrist von weniger als drei Monaten ist nach der aktuellen Judikatur unangemessen und daher unwirksam.
Es darf keine strengere Form als die Textform verlangt werden.
Für welche Ansprüche gelten Ausschlussfristen?
Ausschlussfristen in Arbeitsverträgen und Tarifverträgen gelten nicht nur für Ansprüche aus dem Arbeitsvertrag, sondern auch für gesetzliche Ansprüche. Es sind allerdings nicht alle Ansprüche von Ausschlussfristen erfasst.
Eine wichtige Ausnahme gilt für Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn. Ausschlussfristen sind auf den gesetzlichen Mindestlohn nicht anwendbar. Eine Klausel, die sich auch auf den Ausschluss von Mindestlohnansprüchen bezieht, könnte außerdem zur Unwirksamkeit der gesamten Ausschlussfrist führen.
Auch Urlaubsansprüche dürfen nicht mittels einer Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Etwas anderes gilt für Ansprüche auf Abgeltung nicht konsumieren Urlaubs. Deren Ausschluss darf vertraglich vereinbart werden.
Hier gibt es eine Übersicht von weiteren Ansprüchen, die mittels Ausschlussfrist nicht verfallen dürfen:
- Haftung für Vorsatz
- Schadenersatz für die Verletzung des Lebens, der Gesundheit oder des Körpers (Verjährungsfrist)
- Entfernung einer ungerechtfertigten Abmahnung aus der Personalakte
- Herausgabe von persönlichem Eigentum des Arbeitnehmers
- Herausgabe von Firmeneigentum
- Zahlung einer Karenzentschädigung im Falle eines Wettbewerbsverbotes
- Ansprüche aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
Durch arbeitsvertragliche Ausschlussfristen können außerdem tariflichen Ansprüche nicht verfallen.
Tarifliche Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag
Tarifliche Ausschlussfristen unterliegen keiner AGB-Kontrolle nach § 310 Absatz 4 Satz 3 BGB, sodass für diese andere Regel gelten als für arbeitsvertragliche Ausschlussfristen. So können die tarifliche Ausschlussfristen kürzer als die arbeitsvertragliche Ausschlussfristen ausfallen.
Ausschlussfristen in Tarifverträgen gelten außerdem nicht nur für Ansprüche, die durch Tarifverträge begründet werden, sondern auch für arbeitsvertragliche Ansprüche und gesetzliche Ansprüche wie Urlaubabgeltungsansprüche oder Ansprüchen aus den Betriebsvereinbarungen.
Ausschlussfristen in einer Betriebsvereinbarung
Die Ausschlussfristen in Betriebsvereinbarungen können sich nur auf Bestimmungen beziehen, die durch Betriebsvereinbarung geregelt sind. Außerdem gilt es zu beachten, dass eine Ausschlussfrist in der Betriebsvereinbarung nicht vereinbart werden darf, wenn schon der Tarifvertrag eine umfassende Ausschlussfrist zu den Ansprüchen enthält.
Ansprüche ordnungsgemäß geltend machen und Ausschlussfrist wahren
In vielen Klauseln ist die Schriftform für die Geltendmachung von Ansprüchen vorgesehen. Hier gilt ist es zwischen Verträgen zu unterscheiden, die vor und nach 1. Oktober 2016 abgeschlossen sind.
Ausschlussfristen dürfen für Verträge, die ab dem 01.Oktober 2016 abgeschlossen wurden, keine strenge Form als die Textform vorschreiben. Die Textform ist sowohl mit einem Brief als auch mit einer E-Mail bzw. Fax erfüllt. Sieht der Vertrag eine Schriftform anstatt einer Textform vor, wird die Klausel unwirksam, sodass bspw. der Arbeitnehmer dann seine Ansprüche innerhalb der langen Verjährungsfrist geltend machen kann.
Fristbeginn bei Ausschlussfristen
Die Ausschlussfrist beginnt grundsätzlich mit der Fälligkeit des Anspruchs, die sich wiederum nach den vertraglichen und gesetzlichen Regelungen richtet. Für den Arbeitgeber kann es sinnvoll sein, im Arbeitsvertrag zu regeln, dass die Frist spätestens mit Kenntnis des Anspruchs beginnt, wobei die ungefähre Bezifferung des Anspruchs grundsätzlich vorausgesetzt wird.
Mit TimeTrack lassen sich die Arbeitsprozesse um Einiges transparenter und übersichtlicher gestalten. Dies ermöglicht eine klare Kommunikation der beschlossenen Fristen und Ähnlichem.
Prioritätensetzung und Zeitmanagement gehen Hand in Hand; möchte man seine Zeit effizient nutzen, muss man die zu erledigenden Aufgaben priorisieren können.
Die 40-30-20-10 Regel hilft Unternehmen dabei den Arbeitsalltag optimal auszunutzen. Wie Sie diese Regel anwenden und worauf Sie besonders achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die 40-30-20-10 Regel: Definition
Doch wie funktioniert die 40-30-20-10-Regel genau?
Im Prinzip steck die Definition im Namen selbst. Kurz gesagt funktioniert es folgendermaßen:
- 40% Ihrer verfügbaren Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der höchsten Priorität
- 30% der Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der zweitwichtigsten Priorität
- 20% der Zeit geht an die Aufgabe mit der drittwichtigsten Priorität
- 10% Ihrer Zeit bleibt somit übrig für alle restlichen Aufgaben, die anfallen oder die Sie gerne noch zusätzlich erledigen würden.
Vielleicht, weil er nicht Teil Ihrer Prioritätenliste war – oder weil Sie es sich nicht zur Priorität gemacht haben, innerhalb Ihres Unternehmens für die Implementierung einer intelligenten Software wie zum Beispiel TimeTrack einzusetzen.
Eine Methode, die bei der Priorisierung helfen und somit im beruflichen Alltag zum Erfolg führen kann, ist die 40-30-20-10-Regel. Mit den richtigen Tipps zur Anwendung dieser Methode kann die Zeit, die Sie haben, im Blick behalten und somit ideal eingeteilt werden.
Eine Regel für das Zeitmanagement
Natürlich ist es somit auch Teil dieser Regel, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, welche Aufgaben Sie überhaupt erledigen müssen und welche dieser Aufgaben die höchste Priorität hat.
Das klingt erstmal wie ein Nachteil, kann aber eine tolle Chance dafür sein, die eigenen Gedanken auf den Punkt zu bringen und zu überlegen, was beim eigenen Job überhaupt Priorität hat und was Sie innerhalb Ihrer Jobzeit erledigen müssen.
Die Zeit, von der hier die Rede ist, ist die effektive Arbeitszeit, die Sie abseits von Terminen, Powerpoint-Präsentationen (oder jeder sonstigen Präsentation) und anderen Terminen innerhalb von Ihrem Unternehmen zur Verfügung haben.
Das zwingt Sie dazu zu überlegen, wie viel Zeit Sie eigentlich innerhalb eines Tages auf der Arbeit haben und wie sich die Länge und Dauer, die Sie für Ihre täglichen To Dos aufwenden, im Vergleich zu der Anzahl von allem anderen, was Sie zu erledigen haben, unterscheidet.
Viel Eigenverantwortung und eigene Freiheit in der Gestaltung
Die 40-30-20-10-Regel funktioniert nach einem Plan, der nach Eigenverantwortung verlangt und Sie dazu motiviert, über Ihre eigenen Präferenzen und Ihr eigenes Zeitmanagement nachzudenken.
In der Regel können Sie aber Ihr Zeitmanagement so in meist weniger als 20 Minuten spielerisch durch eigenes Nachdenken in den Griff bekommen und alles für den Tag vorbereiten.
Zeitmanagement mit TimeTrack
Die Vorteile der 40-30-20-10 Regel: Simpel Zeit einsparen
Die 40-30-20-10 Regel ermöglicht es sich für die wichtigsten Aufgaben genügend Zeit zu nehmen. Menschen wenden oft meist weniger Zeit für wichtige Aufgaben auf, weil sie mit zeitlichem Druck an diesen Prioritäten arbeiten oder sie bis zur Deadline aufschieben.
Erhöhte Effizienz
Diese Zeitmanagement Methode zwingt einen dazu, sich mit den Aufgaben auseinander zu setzen, einen Überblick zu schaffen und auf den Tag vorzubereiten. Dadurch, dass man seinen Arbeitstag plant, erhöht man seine Effizienz.
Zeitmanagement kann nicht nur dabei helfen, Ihre wichtigste Aufgabe effektiver und genauer zu erledigen, sondern auch sie zu strukturieren.
Man lernt außerdem mit Zeitdruck zu umgehen und stressfrei zu arbeiten, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Die Nachteile der 40-30-20-10-Regel kennen und beheben
Doch die Methode hat auch Ihre Nachteile, so wie die meisten Regeln. Wenn Sie viele Aufgaben in Ihre Planung integrieren müssen, gibt es schlichtweg bessere Methoden, mit der Sie Ihre eigene Produktivität innerhalb Ihres Jobs besser steigern können.
Die 40-30-20-10 Methode ist primär bei Aufgaben, die dieselbe Priorität haben, nicht flexibel. In solchen Fällen sollte man zu anderen Methoden, wie die 72 Stunden Regel oder die Pomodoro Technik greifen. Es gibt immerhin diesen Berg von Angeboten unterschiedlicher Methoden und Prinzipien, bei denen man schnell den Überblick verlieren kann. An dieser Stelle von unserem Artikel wollen wir also nochmal die Informationen zu diesen zwei Methodik-Angeboten zusammenfassen und erläutern.
72 Stunden Regel
Die 72 Stunden Regel besagt, dass man alles, was man sich vorgenommen hat, auch in den nächsten 72 Stunden erledigen sollte. Menschen bringen sonst oft nicht ihre Projekte und somit Ziele zu Ende. Selbst erschaffene Termine wie diese sind fester Bestandteil der eigenen Produktivität und können als Mittel zur Selbstmotivation eingesetzt werden.
Pomodoro Technik
Die Pomodoro Technik hingegen ist eine der bekannteren Methoden. Sie funktioniert kurz zusammengefasst wie folgt:
- Nehmen Sie sich etwas Zeit und formulieren Sie die Aufgabe schriftlich
- Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten
- Machen Sie sich an die Arbeit
- Nach 25 Minuten, wenn der Timer klingelt, machen Sie eine 5-Minuten Pause und machen dann wieder weiter mit der Aufgabe
- Nach 4×25 Minuten der Pomodoro Technik machen Sie eine längere Pause von etwa 15-20 Minuten
Des Weiteren berücksichtigt die 40-30-20-10 Regel kaum Deadlines und fragt nicht nach der konkreten Zielsetzung, sondern trägt lediglich zur Zielsetzung bei.
Auch die Priorisierung erfolgt ausschließlich durch einen selber und auch nur in der Spanne eines Zeitraums, die man selber festlegt.
40-30-20-10-Regel anwenden und Arbeitsprozesse durch Online-Tools optimieren
Doch wie sieht die 40-30-20-10-Regel in der Praxisanwendung aus? Auch wenn Sie sich für Ihre wichtigsten Aufgaben die nötige Zeit nehmen – Zeit sparen können Sie immer noch.
Das geht am Besten, wenn Sie Ihre Informationen und Unternehmensprozesse digital speichern, beispielsweise mit einer intelligenten Software wie TimeTrack.
Hier können Sie unter anderem Stundenzettel kinderleicht digital erstellen. Mit diesen Stundenzetteln, erstellt aus Arbeitszeiten, können Mitarbeiter ganz einfach ihre Arbeitszeiten überblicken und verwalten.
Außerdem können die Ist- und Soll-Stunden angezeigt werden, damit der Überblick über die Überstunden und Fehlzeiten nicht verloren geht. Auch Pausen können angezeigt werden. So stellen Sie sicher, dass sie richtig eingehalten werden.
TimeTrack Stundenzettel
Mit TimeTrack schnelle Erfolge erzielen
Damit Sie zwischen Ihren Präsentationen, vielen internen Fragen nichts vergessen und Sie sich nicht ausschließlich auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen, kann die Timing App TimeTrack dabei helfen, dass zum Beispiel der PDF Stundenzettel aus Projektzeiten erstellt wird.
Daraus folgt, dass alle projektbasierten Zeiteinträge im Stundenzettel des Mitarbeiters angezeigt werden. Und so ersparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern können alles online verwalten.
Wenn Sie diesen Workflow nun auch noch mit der 40-30-20-10-Regel kombinieren, sorgt das für einen intelligenten Lifestyle im Arbeitsleben, und Sie können sich wieder der wichtigen Präsentation, dem Text für den Chef oder Ihren Präsentationen von Folie zu Folie so widmen, dass jede Folie den idealen Text anzeigt und die Ausgaben nicht mehr zum Problem werden.
Fazit
Auch wenn die 40-30-20-10-Regel ihre Nachteile hat – geben Sie dem ganzen vielleicht eine Chance und lassen Sie sich überraschen, wie sehr Ihnen die Regel dabei hilft, über das eigene Zeitmanagement aktiv nachzudenken.
Testen Sie gerne unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und lassen Sie sich von der App dabei helfen, Ihre Ziele wie das effektivere Zeitmanagement intelligent digital zu implementieren.
Bei der Stakeholderanalyse geht es darum herauszufinden, wer Interesse an dem erfolgreichen Verlauf des Projekts hat. Da diese Interessensgruppen in Beziehung dazu stehen, haben sie auch einen Einfluss auf das Projekt.
Als Stakeholder kommen verschiedene Personen und Gruppen in Frage. Stakeholder können sowohl von innerhalb sowie auch außerhalb eines Unternehmens kommen. Zu den Stakeholdern gehören unter anderem Kundinnen und Kunden, Mitarbeiter/-innen, Organisationen, Institutionen, juristische Personen und mehr.
Die Stakeholder sind all diejenigen Personen, die gewisse Meinungen zum Projekt haben und die von diesem Beeinflusst werden und müssen als solches auf eine Art in das Projekt einbezogen werden.
Um einen Überblick über alle Stakeholder zu behalten und deren Interessen sowie Einfluss auf das Projekt einzuschätzen, ist es ratsam eine Stakeholderanalyse durchzuführen.
Stakeholderanalyse Definition: Was ist das?
Die Stakeholderanalyse unterstützt Sie dabei, diejenigen Interessenträger zu identifizieren sowie diese Gruppen zu werten.
Bewertung der Gruppen
Sie legen fest, wie wichtig die einzelnen Gruppierungen für den Projekterfolg sind. Nach einer effizienten Bewertung der Stakeholder ist Ihnen klar, wer alles zu den eigentlichen Stakeholdern gehört. Diese kategorisieren Sie nach Einfluss und Interesse zum Projekt. Anhand dieser Bewertung können Sie die Entscheidung fällen, wie sehr Sie einzelne Gruppen ins Projekt einbeziehen wollen.
Ziel der Stakeholderanalyse
Das Ziel der Stakeholderanalyse ist es, eine Stakeholder Matrix aufzustellen. Mit dieser lässt sich auf einen Blick erkennen, welches die wichtigsten Stakeholder sind und welche für das Projekt weniger zentral sind. Es gibt Ihnen die Möglichkeit einen Rahmen auf den Aufwand gegenüber der jeweiligen Stakeholder Gruppen zu setzen. Außerdem fungiert es als eine Art Leitfaden für die Durchführung des Projektes. Für ein erfolgreiches Stakeholdermanagement ist eine Stakeholderanalyse Pflicht!
Mit gutem Stakeholder Management steigert man die Kundenzufriedenheit enorm, da sich Kunden bzw. Kundinnen mehr ins Projekt einbezogen werden. Eine transparente Projektzeiterfassung ermöglicht einen objektiven und transparenten Überblick der erbrachten Projektleistungen und den derzeitigen Projektfortschritt.
Stakeholder Matrix
Eine solche visuelle Darstellung wird in der Fachsprache Stakeholder Map genannt und ist in vier Quadranten aufgeteilt. Auf den Achsen werden jeweils das Interesse und der Einfluss auf ein Projekt gemeint. Je näher die Stakeholder beim Nullpunkt im Graf sind, desto weniger wichtig sind diese für das Gelingen des Projektes. Je weiter oben und rechts die Stakeholder im Graf sind, desto zentraler sind diese für das Gelingen des Projektes. Die folgende Abbildung zeigt die Grundlage einer visuellen Stakeholderanalyse, die nur noch ausgefüllt werden muss.
Die 5 Schritte der Stakeholderanalyse
Um eine Stakeholderanalyse holistisch aufzustellen, empfiehlt es sich, den folgenden fünf Schritten zu folgen. Diese werden heutzutage als die Standardabfolge für eine Stakeholderanalyse angesehen.
Selbstverständlich können Sie in Ihrem Unternehmen auch andere Art einführen, um diese Analyse aufzustellen, wenn Sie z. B. genau wissen, wie welche interne Stakeholder zu einem Projekt stehen und jegliche externe Stakeholder ignorieren können.
Schritt 1: Persönliche Informationen überblicken
Schreiben Sie alle Menschen (ob natürliche oder juristische Personen) auf, die Einfluss auf die zu erledigenden Projekte haben. Notieren Sie die jeweiligen Kontaktdaten und am besten auch gleich, wann diese Personen zu kontaktieren sind. Geographische Standorte können auch dokumentiert werden.
Schritt 2: Interessen zum Projekterfolg erkunden
Notieren Sie das jeweiligen Interesse pro Stakeholder zum Projekterfolg. Erfassen Sie den gegenseitigen Einfluss der Stakeholder und des Unternehmens. Außerdem sollten Sie die Haltung und die Motivation der verschiedenen Stakeholder notieren.
Schritt 3: Den Kontext notieren
Schreiben Sie nun zu jedem Stakeholder auf, welche Wissensgebiete diese zum Projekt beitragen und mit welchen kontextuellen Erfahrungen diese Gruppen in das Projekt hereingehen. Vorhandenes Fachwissen sollte an dieser Stelle auch aufgeschrieben werden.
Schritt 4: Die endgültige Ermittlung
Nun kommt der wichtigste Schritt der Analyse: Bewerten Sie die Stakeholder und priorisieren Sie diese. Nehmen Sie sich für diesen Schritt am meisten Zeit und arbeiten Sie genau, denn das wird Ihnen später viel Zeit sparen. Dieser Schritt ist übrigens der Wichtigste, da diese Priorisierung das eigentliche Ziel der Stakeholderanalyse ist.
Schritt 5: Schauen Sie voraus
Im letzten Schritt müssen Sie die Dynamik der Stakeholderanalyse im Kopf behalten.
Das Interesse der Stakeholder fluktuiert und verändert sich, was schlussendlich zu Veränderungen im eigentlichen Projekt führen kann.
Wenn Sie jede einzelne Version der Stakeholderanalyse aufbewahren, können Sie jeweils zurückschauen und erkennen, welche Veränderungen der Stakeholder zu welchen Anpassungen im Projekt geführt hat.
Außerdem hilft dies auch bei der Implementierung von erhaltenem Feedback, da Sie auf gewisse Wünsche oder Forderungen der Stakeholder reagieren können.
Die Vorteile der Stakeholderanalyse im Projektmanagement
Sich mit dem Projektplan und den Projektbeteiligten auseinander zu setzen bringt auch im Projektmanagement einige Vorteile.
- Bei der Miteinbeziehung der internen und externen Stakeholder wird der Budgetplan bedeutend genauer.
- Kennen Sie Ihre Stakeholder perfekt, dann kann das Ihnen helfen, Projekt-Unterstützer zu finden und Projekte effizienter durchzuführen.
- Ihr Projekt ist von außen besser sichtbar, was besonders Projektbeteiligten in Managementpositionen eine zentrale Rolle spielt
- Sie erkennen frühzeitig, welche Kosten in Zukunft auf Sie zukommen.
- Die Kommunikation nach innen und außen verläuft besser.
- Die richtigen Informationen und Kommunikationen gehen an die richtigen Personen.
Stakeholderanalyse mit TimeTrack
Mit den komplexen Projekten und Stakeholdern in der heutigen globalen Welt kann es oft von Vorteil sein, sich bei der Stakeholderanalyse etwas unter die Arme greifen zu lassen. So ist es logisch, dass viele Firmen mit Softwares oder Tools arbeiten, die eine Unterstützung zur Analyse liefern.
Projektzeiterfassung mit TimeTrack
TimeTrack unterstützt Unternehmen bei dem Überblicken unterschiedlicher personen- und projektbezogener Informationen.
- Mit dem Stundenzettel können Mitarbeiter/-innen und Arbeitgeber/-innen Ihre Über- und Minusstunden überblicken.
- Mit der Projektzeiterfassung können erbrachte Leistungen für das Projekt eingetragen werden. Die Projektauswertung erstellt daraufhin automatisch einen Bericht, der im Nachhinein personalisiert werden kann.
- Abwesenheiten werden in dem Abwesenheitskalender eingetragen, wodurch man mehr Transparenz in das Unternehmen schafft.
Beispiele einer erfolgreichen Stakeholderanalyse
Der zentrale Punkt der Stakeholderanalyse ist die Kategorisierung der verschiedenen Stakeholder. So müssen Sie nach abgeschlossener Analyse erkennen können, welche die wichtigen Stakeholder sind und welche die weniger wichtigen Stakeholder sind. Beurteilen Sie dafür die Stakeholder nach folgenden Punkten:
- Wie groß ist der Einfluss, den ein Stakeholder auf das Projekt hat?
- Wie groß ist das Interesse von Stakeholdern am Projekterfolg?
- Welche Reaktionen können Sie von den verschiedenen Stakeholdern gegenüber ihrem Projekt erwarten?
- Wie mächtig sind die jeweiligen Stakeholder? Hierbei ist es wichtig zu quanitifizieren, ob ein Stakeholder einen direkten Einfluss auf ein Projekt hat oder nur einen indirekten Einfluss.
Für eine erfolgreiche Stakeholderanalyse sollten Sie die verschiedenen Gruppen in drei Fraktionen unterteilen. Unterschieden wird zwischen niedrigem, mittlerem und hohem Einfluss. Generell sollten Sie diese Abstufungen so objektiv wie möglich gestalten, darum wird nur in drei Gruppen aufgeteilt. Es versteht sich von alleine, dass die Stakeholder, die einen hohen Einfluss auf ein Projekt ausüben, besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Fazit
Die Erwartungen der einzelnen Stakeholder sollten mit dem Rahmen des Projekts übereinstimmen, damit es schlussendlich nicht zu Unzufriedenheiten kommt. Sorgen Sie also für Klarheit Ihrer Stakeholder mit einer Stakeholderanalyse und erfreuen Sie sich daran, dass die Projektbeteiligten stets zufrieden sind!