Es gibt viele Geschichten von Baustellen, bei denen die Planung der Bauarbeiten schief ging. Der Schlüssel zu reibungslos ablaufenden Maßnahmen ist ein effektives Baustellenmanagement. Unternehmern und Eigentümern kann so viel Stress erspart werden und das Bauvorhaben kann zielgerichtet fertiggestellt werden. Wie in 5 Schritten bereits eine professionelle Verwaltung vom Bau aufgebaut wird, erfahren Sie in diesem Artikel.
Baustellenmanagement – Definition
Was genau ist eigentlich das Baustellenmanagement? Per Definition kümmert sich das Management der Baustellen um die Planung und Organisation, so dass alles ohne Einschränkungen und ohne zusätzliche Kosten zeitgemäß ausgeführt wird.
Aufgabe vom Baustellenmanagement ist also nicht nur die einzelne Planung, Ausführung und Kontrolle des Baus. Ein wesentlicher Bestandteil ist auch die Koordination der umliegenden Umgebung. Dazu gehören ebenfalls Fragen der Infrastruktur und der Verwaltung der Baustelle.
Wer ist beteiligt?
Am Baustellenmanagement sind so nicht nur die Kunden und die ausführenden Unternehmen beteiligt, sondern zu der Zielgruppe gehören noch viele weitere, die zum Beispiel durch den Lärm oder gesperrte Zufahren im Rahmen der Bauarbeiten betroffen sind.
Das Management muss sich also ebenfalls darum kümmern, dass nicht nur die Bauarbeiter/-innen bestmöglich koordiniert werden. Anwohner, Geschäfte und Unternehmen in den umliegenden Straßen sowie Behörden sind über die Maßnahmen der geplanten Gebäude zu kontaktieren oder auch ein entsprechenden Antrag zu stellen. Ihnen allen müssen die notwendigen Informationen der Baustellen durch die Bauleitung oder Mitarbeiter/-innen bereitgestellt werden.
Was ist das Ziel?
Das Ziel vom Management der Baustellen und der Baumaßnahmen ist also ein reibungsloser Ablauf. Um das wirklich sicherzustellen, müssen Informationen über den Bau verbreitet werden.
Die fristgerechte Fertigstellung der Baustelle wird mit der Möglichkeit einer effizienten Arbeitszeiterfassung unterstützt. TimeTrack kann Unternehmen beispielsweise damit unterstützen, jeden einzelnen Einsatz der Bauarbeiter/-innen zu tracken und ebenfalls intelligente Arbeitspläne zu erstellen.
Die 5 großen Aufgaben im Baustellenmanagement
Schon vor dem Start der eigentlichen Baumaßnahmen auf dem Bau, muss mit einer einwandfreien Baustellenverwaltung begonnen werden. So haben dann auch alle Kooperationspartner die notwendigen Informationen und einem erfolgreichen Projekt für die Kundinnen und Kunden von Ihrem Unternehmen steht nichts mehr im Weg.
1. Schritt – Planung vom Materialbedarf
Die Aufgaben beginnen also schon weit vor dem ersten Spatenstich auf den Baustellen. Die Unternehmen müssen für eine fristgerechte Fertigstellung vom Bau ohne versteckte Kosten den Materialbedarf richtig kalkulieren – was natürlich nicht immer ganz einfach ist.
Der Materialbedarf in Form von Flächen benötigter Dachziegel lässt sich zum Beispiel ganz einfach und ohne Probleme berechnen. Bei anderen Dingen ist das ganze Verfahren schon komplizierter und der Bedarf an Energie kann beispielsweise nur sehr komplex berechnet werden.
Die Beschaffenheit der verschiedenen Materialien muss mit bedacht werden und so zieht sich Beton beim Trocknen zusammen oder Schotter sackt mit der Zeit ab.
2. Schritt – Chaotischen Zuständen vorbeugen
Auf der Baustelle werden manche Materialien, Maschinen oder auch Mittel zur Entsorgung an einem bestimmten Tag benötigt, sonst bricht Chaos auf dem gesamten Bau aus. Der Einsatz verschiedener Mitarbeitenden wird sinnlos durch fehlende Arbeitsmittel oder Abhängigkeiten und das verschlingt Zeit und Kosten.
Chaos und Verzögerungen können auf einer Baustelle fast jegliche Form annehmen und es gibt wirklich sehr viele Herausforderungen auf Baustellen. Grundsätzlich gilt, dass das verantwortliche Unternehmen während der Baumaßnahmen Notfallpläne haben sollte und zum Beispiel im Fall von Baumängeln direkt Zugang zu diesen hat, um angemessen reagieren zu können.
3. Schritt – Ein zielgerichteter Baustellenplan
Um nie den Überblick über Ihren Baustellen zu verlieren, ist es quasi zwingend notwendig, einen gut durchdachten und detaillierten Baustellenplan zu entwickeln. Dieser muss nicht unbedingt als Papier vorliegen, sondern kann die ganzen Möglichkeiten der Digitalisierung ausschöpfen.
Fristen auf der Baustelle, Liefertermine oder die Einsatzplanung der eigenen Mitarbeitenden können direkt nachvollzogen werden. So wird die Koordination und die Organisation am Bau deutlich einfacher und auch weniger fehleranfällig.
Dank des Baustellenplans ist dann ein effektives Projektmanagement möglich. Mit TimeTrack können Sie nachvollziehen, wann der Projektfortschritt gut ist oder wann zum Beispiel die Zeit- oder Geldressourcen überschritten werden – und können dann direkt Maßnahmen einleiten, bevor schlimmeres geschieht.
4. Schritt – Umsichtige Koordination der Baustelle
Unfälle müssen unbedingt vermieden werden. Eine detaillierte und durchdachte Koordination der Baustellen ist der erste Schritt dahin. Beispielsweise kann ein Unternehmen durch die Reinigung der Baustelle viel Staub und Dreck vermeiden und so auch den Mitarbeitenden bessere Arbeitsbedingungen bieten – die teilweise sogar Unfälle vermeiden.
Natürlich müssen auch alle gesetzlichen Regelungen zwingend eingehalten werden, wie jene, die die Arbeitszeiten der Angestellten betreffen. Unkoordinierte Arbeitszeiten sind unangenehm für Mitarbeitende und Manager. Holen Sie sich auch gerne hier Hilfe und nutzen Sie die vielen Vorteile der Arbeitszeiterfassung von TimeTrack.
Arbeitszeiten mit TimeTrack erfassen.
5. Schritt – Professioneller Anfang und Ende
Baustellen müssen auch als diese erkennbar sein und so ist bei einer Baustelle auf den Bauzaun nicht zu verzichten. Das dient auch der Absicherung des gesamten Geländes und so kommen nur die Personen auf die Baustelle, die dort beteiligt sind. So können Sie von Beginn an Einbrechern oder auch Material-Dieben vorbeugen und die Sicherheit der Baustelle wahren.
Auch der Gerüstbau auf Ihren Baustellen darf nicht vernachlässigt werden, denn diese müssen wirklich sicher sein. Auf engen Grundstücken ist das nicht immer einfach und so muss dann in dem Fall auch von Beginn an die Kommunikation mit den Eigentümern benachbarter Grundstücke gesucht werden. So lassen sich sicherlich Lösungen finden, mit denen alle einverstanden sind.
Die passende Software fürs Baustellenmanagement
Die Koordination am Bau muss nicht schwer sein – und so können Sie sich auch mit Softwares den Arbeitsalltag erleichtern. Nutzen Sie auch die effizienten Möglichkeiten und vereinfachen Sie jetzt die Prozesse im Bauwesen – dann arbeiten Sie auch zukunftsorientiert!
Die digitale Baustellenverwaltung nutzt heute schon die Vorteile der künstlichen Intelligenz und das ist gar nicht schwierig. TimeTrack’s cloudbasiertes Softwaretool bietet Ihnen zum Beispiel die Vorteile der Arbeitszeiterfassung. Mit diesem einfachen Weg der Informationsverarbeitung können Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit aufrecht erhalten und sich stark auf dem Markt positionieren.
Die Projektzeiterfassung bietet Ihnen einen Überblick über alle laufenden Projekte und Entwicklungen in Echtzeit. Projekte können dabei für einzelne Auftraggeber/-innen gebucht werden – mit Angabe der einzelnen Tätigkeiten und einem anpassbaren Stundensatz. So wissen Sie immer, welchen Stand der Bau grade hat und können per Mausklick Berichte für Ihre Kundinnen und Kunden erstellen.
Fazit
Das Baustellenmanagement ist wirklich umfangreich und es gibt viele Schnittstellen, die Sie im Unternehmen koordinieren müssen. Allerdings können Sie sich den Arbeitsalltag auch deutlich vereinfachen und alle Prozesse nachvollziehbar machen.
Nutzen Sie hierfür einfach die vielen Vorteile, die TimeTrack Ihnen bietet. Holen Sie sich gerne die 14-tägige Testversion unseres Tools zur Arbeitszeiterfassung und zum Projektmanagement – und überzeugen Sie sich selbst!
Das Personalportfolio wird als Instrument für die strategische Verwaltung und Kontrolle der Humanressourcen eingesetzt. Ursprünglich wurde die Portfoliomethode zur Bewertung von Wertpapierportfolios verwendet. Das Personalportfolio hilft den Controllern, die Personalstrategie zu entdecken, um z.B. Verbesserungen im Personalmanagement zu erreichen.
Das Hauptziel besteht jedoch darin, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken und seine Überlebensfähigkeit auf dem Markt zu sichern.
Das HR-Portfolio kann in Form einer Matrix dargestellt werden, z.B. als Mitarbeiterportfolio oder HR-Portfolio. Folgende Paragraphen beschreiben die Einsatzweise der Personal Portfolio Methode, ein typisches Beispiel, sowie die Vorteile der Methode.
Personal Portfolio Definition: Was ist das?
Qualifizierte Mitarbeiter/-innen sind eine notwendige Voraussetzung für den Erfolg aller Unternehmen in einem wettbewerbsorientierten Umfeld. Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten und andere Kompetenzen müssen auf die Aufgaben und Anforderungen der jeweiligen Position abgestimmt sein, damit die Arbeitsabläufe und die Erwartungen der Kunden bzw. Kundinnen erfüllt werden. Das Personal Portfolio ist also ein zentrales Mittel von Unternehmen, die Personalverwaltung zu organisieren.
Um ein Portfolio für die Personalplanung, -entwicklung oder -bindung zu entwerfen und als Personalportfolio im Diagramm darzustellen, müssen Sie die wichtigen Faktoren, Parameter und Einflussgrößen identifizieren oder definieren.
Diese können je nach Thema und Aufgabe der Personalplanung unterschiedliche Faktoren und Merkmale beinhalten. Hier kommt die Personal Portfolio Matrix ins Spiel, welche grafisch darstellt, was Sie für Ihre Mitarbeiter/-innen bestimmt haben.
Ein einfaches Personal Portfolio Beispiel
Eine bekannte Darstellung eines Personalportfolios ist das HR-Portfolio. Das HR-Portfolio ist ein Analyse- und Planungsinstrument, das dem Personalmanagement hilft strategische Personalentscheidungen zu treffen. Zum Beispiel, um Leistungsträger und die Personalentwicklung durch geeignete Maßnahmen zu fördern und eine optimale Zusammensetzung der Belegschaft zu erreichen.
Es visualisiert die Kompetenz- und Leistungsprofile der Mitarbeitenden anhand einer Vier-Felder-Matrix, sodass z.B. Entwicklungsdefizite rechtzeitig erkannt und behoben werden können. Die Portfoliotechnik identifiziert Stärken und Schwächen in der Personalstruktur und zeigt Chancen und Risiken auf. Die vertikale Achse stellt die Leistung des Mitarbeitenden dar, die horizontale Achse das Entwicklungs- bzw. Talentpotenzial.
Die Portfoliotechnik mit einer Software
Besonders in der Welt der Personalquantität und -qualität ist es wichtig mit der Zeit zu gehen und mit digitalen Lösungen zu arbeiten, um das Beste aus Ihrem Unternehmen zu holen.
Eine solche digitale Lösung ist TimeTrack, welche bei unzähligen administrativen Punkten Ihnen und Ihrem Personal unter die Arme greift.
So können Sie mit TimeTrack automatisch Dienste planen lassen, was das Personalcontrolling vereinfacht, aber auch die Personalentwicklung fördert. Mitarbeiterwünsche und Bewerbungen auf Schichten sind mit der intelligenten Software auch möglich. Mit TimeTrack haben Sie stets den besten Überblick der Personal-Herausforderungen und können auch besser reagieren!
TimeTrack Dienstplan für einen einfachen Personal Portfolio Überblick
Die Personal Portfolio Matrix
Die Matrix als Instrument zu brauchen, erlaubt Ihnen die Bewertung Ihrer Mitarbeiter/-innen innerhalb Ihres Unternehmens. Sie ermöglichen es Ihnen, bzw. dem/der Personalmanager/-in, einen Rahmen um eine solche Analyse zu setzen.
Diese Matrix unterstützt einen differenzierten Ansatz lässt Sie die besten Elemente, das hohe Potenzial und die schwachen Elemente identifizieren. Sie kann auch als Grundlage für Anstellungen bzw. im schlimmsten Fall Entlassungen dienen. Wie Sie sehen, können Sie mit dieser Matrix die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter/-innen unterstützt werden, und das in allen Geschäftseinheiten!
Die Personal Portfolio Matrix (oder auch HR Matrix) ist in vier Felder aufgeteilt, die Sie vielleicht an die Matrix der Boston Consulting Group erinnert. Es ist eine Variation der Portfoliotechnik, welche im Bereich der Mitarbeiter/-innen Anwendung findet. Die Matrix ist in vier Felder aufgeteilt, die die Kompetenzen vom Mitarbeiter/-in in den Vergleich stellen. Das Bild unter diesem Paragraph zeigt, wie eine solche Matrix aussieht und die folgenden Paragraphen erklären die Matrix in Detail.
@Sara, hier bitte das Bild einfügen. Die Kreise sollten alle dieselbe Farbe haben. Quadrat links oben heisst hie „Wildcard“
Hohe Performance – Hohe Potenziale
Die erste Gruppe besteht aus den „Stars„, die außergewöhnlich gute Leistungen erbringen. Sie verfügen über ein großes Entwicklungspotenzial, das durch Investitionen und geeignete Maßnahmen zur Qualifizierung und Personalentwicklung gefördert werden kann.
Stars sind oft Kandidaten für eine Fach- oder Führungslaufbahn und können dazu dienen, durch Nachwuchsförderung junge Menschen auf ihre künftige Laufbahn vorzubereiten. Mit der Karriere- und Laufbahnplanung kann ein konkreter Entwicklungsweg aufgezeigt werden.
Sie können sich gezielt auf neue Tätigkeiten vorbereiten und lernen die wichtigsten Bereiche des Unternehmens und ihre Gesprächspartner (Vorgesetzte, Kollegen usw.) kennen.
Tiefe Performance – Hohe Potenziale
Die nächste Gruppe ist die „Wildcard„-Gruppe, d. h. Arbeitnehmer/-innen, deren Leistungen schwach sind, die aber ein hohes Entwicklungspotenzial haben. Der Begriff „Wildcard“ stammt aus dem Sportbereich: Mit einer Wildcard können Athleten an Turnieren teilnehmen, auch wenn die Qualifikationsregeln nicht erfüllt sind.
Das Ziel der Teilnahme ist die Förderung vielversprechender und potenzieller Athleten. In der Matrix von Boston Consulting Group wird auch von „Fragezeichen“ gesprochen.
Auf den/die Arbeitnehmer/-in übertragen bedeutet dies, dass die Förderung hilfreich sein kann, um vorhandenes Potenzial zu entwickeln, z. B. durch Qualifizierungsmaßnahmen oder Anreize zur Stärkung der Motivation und Leistungsbereitschaft.
Eine Beförderung kann dabei helfen, aus Spaßvögeln Arbeitstiere oder Stars zu machen. Wir sprechen also von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, die ein geringes Potenzial haben, aber mit einer entsprechenden Beförderung bessere Leistungen erzielen könnten.
Hohe Leistung – Tiefes Entwicklungspotenzial
Sogenannte „Arbeitstiere“ erbringen gute Leistungen, aber ihr Wachstumspotenzial ist recht gering, beispielsweise weil ihre Arbeitsplätze bereits perfekt zu ihren Fähigkeiten passen.
In diesem Fall zielen die Maßnahmen der Personalentwicklung vor allem darauf ab, die Voraussetzungen für eine weiterhin effektive Arbeit zu schaffen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter/-innen ihre Aufgaben weiterhin mit guten Ergebnissen erfüllen können.
Tiefe Leistung – Tiefes Entwicklungspotenzial
Zur sogenannten Gruppe der „Probleme“ gehören insbesondere diejenigen, die wenig Leistung erbringen und wenig Entwicklungsmöglichkeiten haben. Sie sind nicht sehr arbeitswillig und verfügen nicht über die für die Arbeit erforderlichen Fähigkeiten.
In diesen Fällen wird der/die Arbeitnehmer/-in häufig entlassen oder mit relativ einfachen Aufgaben betraut. Manchmal können diese Mitarbeiter/-innen auch gezielt geschult werden, um sie in der Matrix zu verschieben.
Das Personal Portfolio erstellen
Planen Sie die Anstellung, Entwicklung, Bindung und organisatorische Entwicklung des Personals langfristig sowie für den aktuellen Bedarf! Zu diesem Zweck können Sie alle Mitarbeiter/-innen oder ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern bewerten und in ein Personalportfolio aufnehmen. Sie können die obige Vorlage als Ausgangspunkt verwenden, aber auch die Matrix an Ihre eigenen Themen und beeinflussende Faktoren anpassen.
Prüfen Sie jedoch unbedingt die folgenden vier Punkte:
- Auf welche Mitarbeiter/-innen können Sie auf keinen Fall verzichten?
- Welche Personen sind leicht ersetzbar und welche nur sehr schwierig?
- Welche individuellen Kompetenzen haben Ihre Mitarbeiter?
- Wie wollen Sie Ihre besten Mitarbeiter/-innen behalten bzw. neue solche dazu gewinnen?
Ein Personal Portfolio zu erstellen ist keinesfalls einfach, deshalb lohnt es sich umso mehr, ein Hilfsmittel zur Hand zu nehmen! Mit dem intelligenten TimeTrack Dienstplan können Sie die Skills und Leistungen Ihrer Mitarbeiter/-innen optimal überblicken und diese dementsprechend zu Aufgaben oder Schichten zuzuteilen.
TimeTrack Projektverfolgung
Fazit
Die Portfoliotechnologie wird bei der strategischen Personalüberwachung und -verwaltung eingesetzt, um Entscheidungen über Personalstrategien zu unterstützen. Die Analyse mit Portfolios erlaubt, den Personaleinsatz zu optimieren oder die Personalstruktur zu verbessern.
Die Technik zeigt Risiken, Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten auf, mit dem Hauptziel, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken und seine Überlebensfähigkeit auf dem Markt zu sichern.
Um das Personal Portfolio einfacher zu erstellen und überblicken, ist es lohnenswert eine digitale Software zur Hilfe zu nehmen.
Inhaltsverzeichnis
- Cynefin Framework: Definition
- 5 Domänen mit unterschiedlichen Best Practices
- Die 5 Felder des Cynefin Frameworks
- Das Cynefin Framework in der Praxis: Best Practices und Beispiele
Im Umgang mit der heutigen Komplexität und Unsicherheit stoßen herkömmliche Entscheidungsmodelle an ihre Grenzen. Wir benötigen neue Ansätze, um komplexe Probleme zu bewältigen. Die Cynefin-Matrix ist eine best practice, um ein komplexes System, sowie Ursache-Wirkungs Zusammenhänge zu verstehen und einen fundierten Lösungsweg zu finden.
Das Modell unterteilt Probleme in fünf Domänen und hilft uns, effektive Handlungsstrategien zu entwickeln. In diesem Artikel werden wir das Cynefin-Framework genauer untersuchen und verstehen, wie es uns dabei unterstützt, komplexe Probleme erfolgreich anzugehen. Dazu werden wir die Ursache und Wirkung vom Modell genauer unter die Lupe nehmen.
Das Cynefin Rahmenwerk in ganz Kurz
Das Cynefin-Framework kategorisiert bestimmte Systeme nach den Stichpunkten „einfach“, „kompliziert“, „komplex“, „chaotisch“ und „verwirrt“. Für alle diese Kategorien wird ein anderes Vorgehensmuster vorgeschlagen, das perfekt darauf abgestimmt ist, um das jeweilige System zu steuern. Ursache und Wirkung werden dabei mit den besten Strategien auf das entsprechende Projekt und die entsprechende Situation abgestimmt und so Lösungen gefunden.
Nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in unserem menschlichen Alltag und Zusammenleben sind unsere Vorgehenvoller Differenzen und einer Verwicklung mit starken Wechselwirkungen und Herausforderungen.
Cynefin Framework: Definition
Das Cynefin Framework will bei der Einordnung helfen und komplizierte Systeme durch die Fünfteilung als ein Modell darstellen. Es ist vor allem für Führungskräfte hilfreich, die aktiv auf der Suche nach Lösungsstrategien sind.
Komplexität kann dabei auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden:
- Die Komplexität von Sachverhalten
- Die Komplexität von Systemen
- Die Komplexität von Aufgaben
Ursache und Wirkung in der Cynefin-Matrix
Im Cynefin-Framework spielt das Verständnis von Ursache und Wirkung eine zentrale Rolle. Eine der grundlegenden Ideen des Systems besteht darin, zu erkennen, dass Ursache-Wirkungs-Beziehungen in verschiedenen Situationen unterschiedlich sein können. In der Domäne des Einfachen gibt es klare und offensichtliche Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge. Es gibt bewährte Vorgehensweisen und „Good Practice“, die angewendet werden können, um vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.
Im Gegensatz dazu ist die Domäne des Komplizierten durch eine komplexere Beziehung zwischen Ursache und Wirkung gekennzeichnet. Es erfordert Expertenwissen oder eine gründliche Analyse, um diese Beziehungen zu verstehen und geeignete Lösungen zu entwickeln. Es gibt oft mehrere mögliche Lösungsansätze, die bewertet werden müssen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
In der Domäne des Komplexen hingegen ist die Ursache-Wirkungs-Beziehung nicht offensichtlich oder vorhersehbar. Die Komplexität wird durch ein Wechselspiel von Ursachen und emergenten Effekten bestimmt. Hier ist es wichtig, durch Experimente und iterative Vorgehensweisen Muster zu erkennen und schrittweise Lösungen zu entwickeln.
Im Cynefin-System wird die Betrachtung von Ursache und Wirkung in den verschiedenen Domänen genutzt, um angemessene Vorgehensweisen zu identifizieren und Entscheidungen zu treffen. Es verdeutlicht, dass es keinen universellen Ansatz gibt, der für alle Situationen gilt, und ermutigt dazu, den Kontext zu berücksichtigen und den jeweiligen Problembereich richtig einzuschätzen.
5 Domänen mit unterschiedlichen Best Practices
Das Cynefin Framework ist ein Konzept, das die Komplexität von Situationen und Prozessen beschreibt. Es wurde von Dave Snowden entwickelt und basiert auf den Theorien von Norbert Wiener, Ludwig von Bertalanffy und Warren Weaver. Das Cynefin Framework gliedert Situationen in fünf Domänen ein:
- Die Domäne der Klarheit ist für Situationen geeignet, in denen Regeln und Prinzipien gelten und die Ursachen von Ereignissen bekannt sind. In dieser Domäne können Probleme gelöst werden, indem die Regeln angewendet werden.
- Die Domäne der Ordnung ist für Situationen geeignet, in denen Probleme gelöst werden können, indem die Ursachen von Ereignissen identifiziert und beseitigt werden.
- Die Domäne des Chaos ist für Situationen geeignet, in denen Probleme gelöst werden können, indem die Ursachen von Ereignissen ermittelt und kontrolliert werden.
- Die Domäne des Geschäfts ist für Situationen geeignet, in denen Probleme gelöst werden können, indem die Bedürfnisse der Kunden berücksichtigt werden.
- Die Domäne der Komplexität ist für Situationen geeignet, in denen Probleme gelöst werden können, indem die Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Faktoren berücksichtigt werden.
Das Cynefin Framework mit einer digitalen Software verbessern
Es lohnt sich, diese komplexen Systeme auf ihre Ursache und Wirkung im Näheren genauer zu betrachten, um die Entscheidungsfindung zwischen den einzelnen Kategorien und Systemen mit ihren Problemen besser zu verstehen. Das Modell der Cynefin Matrix ist eine der Systeme, die in ihrem sogenannten „sense-making“ auf einer zentralen Ebene funktioniert.
Die digitale Projektzeiterfassungssoftware TimeTrack kann ganz einfach in den Cynefin Framework implementiert werden. Mit der einfachen Projektauswertung und dem transparenten Projektcontrolling können Sie alle Leistungen Ihrer Mitarbeitenden überblicken und so ein erfolgreiches Projektmanagement garantieren.
Die 5 Felder des Cynefin Frameworks
Das Cynefin Framework ist ein Entscheidungs-Unterstützungsinstrument, welches Organisationen und Individuen dabei helfen soll, komplexe Situationen besser zu verstehen.
Simple
Das erste Feld des Cynefin Frameworks ist „simple“. In diesem Bereich gelten klare Regeln und einfache Prinzipien. Die Entscheidungen in diesem Bereich sollten auf Basis von Fakten und Daten getroffen werden. Komplexere Situationen sollten gemieden werden, da hier die Regeln nicht so klar sind und es leicht zu Fehlern kommen kann.
Complicated
Das zweite Feld des Cynefin Frameworks ist „complicated“. In diesem Bereich gelten komplizierte Regeln und Prinzipien. Die Situationen in diesem Bereich sind schwierig zu verstehen und es ist oft schwer, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Die Komplexität der Situationen in diesem Bereich nimmt zu, je weiter man sich von den Regeln entfernt. Es empfiehlt sich daher das Muster, gewisse Domänen wie „Sense, Analyze, Respond“ zu verwenden, um Aufgaben innerhalb von den Systemen leichter zu gestalten.
Complex
Das dritte Feld des Cynefin Frameworks ist „complex“. In diesem Bereich gelten komplexe Regeln und Prinzipien. Also sind die Situationen in diesem Bereich oft unvorhersehbar.
Denken Sie bei den Ursache-Wirkungs-Beziehungen hier also auch kreativ: Verwenden Sie all Ihr Wissen und machen Sie es sich zur Aufgabe, nur die beste Ihrer Entscheidungen zu verwenden. Kurz gesagt reden wir hier von „Probe, Sense, Respond“.
Chaotic
Das chaotische Feld ist das am wenigsten strukturierte Feld im Cynefin Framework. Es ist unvorhersehbar und es gibt keine klaren Regeln oder Richtlinien. Die Aktionen in diesem Feld sind spontan und ungeplant.
Die Personen, die in diesem Feld arbeiten, müssen sehr flexibel sein und sich schnell an neue Situationen anpassen können. Daher gilt hier zur Einordnung der Aufgaben anders als bei den anderen Systemen: „Act, Sense, Respond“.
Disorder
In der fünften Kategorie des Cynefin Frameworks befindet sich „disorder“. Hier handelt es sich um einen Zustand, in dem es keine klaren Regeln oder Strukturen gibt. Die Situation ist chaotisch und unübersichtlich. Es ist schwer, in diesem Bereich Entscheidungen zu treffen, da es keine klaren Richtlinien gibt. Die Menschen in diesem Bereich müssen sich auf ihre Intuition verlassen, um zu entscheiden, was zu tun ist.
Das Cynefin Framework als Visualisierung von Komplexität
In Situationen mit hoher Komplexität und Unsicherheit (Unsicherheit) ist es besonders wichtig, die Situation genau zu analysieren und entsprechend zu handeln. Die Vorhersagen sind hier teilweise unsicher, daher müssen die Handlungen an die jeweilige Situation angepasst werden. In der Anwendung ist das Framework also unheimlich flexibel.
So hat Dave Snowden es ja auch gewollt: Er wollte komplizierte Systeme in einem Modell, quasi in einem eigenen System, einordnen und die Fehler, die bei Projekten passieren können, durch praktische Lösungen minimieren.
Doch wie man das Cynefin Framework richtig anwendet, ist schwer zu sagen. Alle „Leaders“ haben eine andere Übersetzung für die Definitionen von David Snowden und können von Projektmanagement zu Projektmanagement sehr unterschiedlich ausfallen.
Das Cynefin Framework in der Praxis: Best Practices und Beispiele
Damit Sie Ihr Projektmanagement bestens einordnen, lohnt es sich immer, mit komplizierten Begriffen wie dem Critical Chain Management und dem Strategischen Management umgehen zu können.
Cynefin digital in einer Software implementieren
Dafür lohnt es sich, entsprechende Systeme in Ihr digitales Projektmanagementsystem zu implementieren.
Um den Blick in Beziehung auf Ihre Erfahrungen und die Ursache-Wirkung-Beziehung zu stärken, lohnt es sich nach Erfahrung, das Wissensmanagement des Cynefin Frameworks in eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack einfließen zu lassen.
Fazit
Auch wenn das Cynefin Framework erstmal kompliziert erscheint – eigentlich will es genau dabei helfen, schneller und einfacher Lösungen für Ihr Projekt zu finden. Wörter wie „Sense, Categorize, Respond“ oder Lebensraum sind für komplexe Systeme eigentlich bereits gut und einfach heruntergebrochen.
Testen Sie doch einfach unverbindlich unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und lassen Sie sich von der App dabei helfen, Ihre Ziele wie die Integration des Cynefin Frameworks digital zu implementieren.
Entscheidungen zu treffen ist ohne Zweifel einer der größten Zeitfresser am Arbeitsplatz! Mit der 10 10 10 Methode können Sie die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen abwägen.
Dann sind Sie mit den Auswirkungen auch zufriedener, denn Sie wissen, dass Sie die Konsequenzen abgewägt haben.
Eine andere Perspektive mit der 10 10 10 Methode
Doch was ist die 10 10 10 Methode genau? Und warum hilft diese, eine passende und auch zufriedenstellende Lösung zu finden? Die 10 10 10 Methode hilft nämlich nicht nur beim Fällen der Entscheidung, sondern erhöht auch die Zufriedenheit danach. Doch erstmal Schritt für Schritt: Woher kommt denn die 10 10 10 Methode?
10 10 10 Methode Definition: Was ist das?
Erfunden wurde dieses Prinzip von der US-amerikanischen Autorin und Wirtschaftsjournalistin Suzy Welch. Sie hat diese Methode entwickelt und in ihrem Buch „10-10-10: A Life Transforming Idea“ veröffentlicht. Das System, welches auch Zeitreise-Methode genannt wird, analysiert Entscheidungen basierend auf der Zukunft.
Bei diesem System bzw. dieser Entscheidungshilfe geht es darum, die zukünftigen Konsequenzen für den Job oder das Leben abzuwägen. Sind diese Konsequenzen tragbar, dann müssen Sie sich keine Sorgen machen. Wenn Sie merken, dass eine Entscheidung mehr Auswirkungen haben wird, als Sie es sich wünschen, dann müssen Sie re-evaluieren.
Aufbau der 10 10 10 Methode
Obwohl dies dazu führen kann, dass Sie Entscheidungen langsamer treffen oder öfter revidieren, hilft diese Methode, wie die 5S Methode, die Arbeitsprozesse zu verbessern. Im Grundsatz sieht dieses System folgendermaßen aus.
10 Minuten der Entscheidung
Was passiert in zehn Minuten, nachdem die Entscheidung getroffen wurde? Die nächsten 10 Minuten sind absolut überschaubar und es wird leicht sein für Sie, die Konsequenzen einzuschätzen. Oft können Sie anhand Ihrer initialen Gefühlen erkennen, wie Sie zu dieser Option stehen.
10 Monate der Entscheidung
Mittelfristig sollten Sie sich überlegen, wo Sie in 10 Monaten stehen wollen. Sind Sie auf dem Weg zu Ihrem Ziel, wenn Sie mit der gewählten Option fortfahren? Überlegen Sie sich also ob diese Entscheidung Sie überhaupt dorthin führen kann.
10 Jahre der Entscheidung
Nun geht es ans Eingemachte: Stellen Sie sicher, dass Sie die getroffene Entscheidung zu Ihrem 10-Jahres Ziel führt. Wo möchten Sie in 10 Jahren stehen? Was möchten Sie bis dahin erreicht haben? Bringt Sie die getroffene Entscheidung dorthin, oder sollten Sie sich nach Alternativen umschauen? Das Wichtigste hierbei ist, dass Sie Ihre Entscheidung nicht bereuen.
Die 10 10 10 Methode mit TimeTrack
Mit TimeTrack können Sie jederzeit in Stundenzettel einsehen und können diese besser verwalten. Der Stundenzettel kann als PDF, CSV oder Excel exportiert werden und somit für weitere Zwecke, wie die Lohnabrechnung, verwendet werden.
Zeiterfassung mit TimeTrack
Jetzt verstehen Sie, wie diese Methode funktioniert und wie sie anzuwenden ist. Darum können Sie auch erkennen, dass es Sinn macht, mit einer solchen Vorgehensweise zu arbeiten, um die Auswirkungen einzuschätzen.
Obwohl dies mit konventionellen Methoden möglich ist, macht es definitiv Sinn, mit Softwares oder anderen Hilfsmitteln zu arbeiten, um sich unterstützen zu lassen.
Emotionsmanagement mit der 10 10 10 Methode
Die 10 10 10 Methode hilft Ihnen, die Emotionen von Ihren Entscheidungen zu trennen. Normalerweise ist alles, was im Jetzt entschieden wird, mit heftigen Emotionen verbunden. Diese kommen auf, da eine Entscheidung oft sofort zu Konsequenzen führt, was in Ihnen oder anderen tangierten Personen zu Zufriedenheit, Wut, oder Nervosität auslöst.
Beantworten Sie Fragen oder Unklarheiten mit dem Blick auf mehr als nur das Jetzt, werden Sie merken, dass die aufkommenden Emotionen gar nicht so schlimm sind. Vieles wird in der Zukunft nicht mehr relevant sein. Die meisten Konsequenzen sind wohl nach einigen Tagen nicht mehr von Bedeutung und schon gar nicht mehr in 10 Monaten.
Die Diskrepanz der Gewichtung, zwischen kurzfristigen Emotionen gegenüber langfristigen Emotionen, führt dazu, dass sich viele Leute für ‚was entscheiden, was sie sonst nicht getan hätten.
Mit der Methode werden Sie solche Entscheidungen weniger fällen, sondern gehen Fragen rationaler an. Das führt auch dazu, dass jegliche bekannten Informationen berücksichtigt werden, denn Sie durchdenken eine Frage von mehr Seiten. So ist oft das endgültige Resultat, auch nach 10 Jahren, besser!
Die 10 10 10 Methode außerhalb vom Unternehmen
Um eine gute Work Life Balance hinzukriegen ist das Anwenden von gewissen Methoden oft sehr wertvoll. So kann es Sinn machen, eine Entscheidung mit der 10 10 10 Methode zu treffen, die ausserhalb vom Berufsleben ist.
Klar ist der primäre Anwendungsort bei der Arbeit. Jedoch können auch andere Fragen mit dieser Methode beantwortet werden – Ohne, dass Sie aus dem Bauch heraus eine Wahl fällen.
10 10 10 Methode Beispiel
Stellen Sie sich vor, Sie überlegen sich, ein Auto zu kaufen. Die Tragweite dieser Entscheidung ist wohl nicht entscheidend für Ihre Existenz, und doch benötigt ein Auto ein gewisses Budget. Jedoch ermöglicht Ihnen ein PKW auch gewisse Optionen, die ohne nicht möglich gewesen wären.
Die Konsequenzen, ob Sie nun ein eigenes Fahrzeug kaufen oder nicht, müssen definitiv abgewogen werden. Genau hier können Sie die 10 10 10 Methode einsetzen, den Wert einer Entscheidung über einer anderen abwägen und sich dann entscheiden!
Die Voraussetzungen für die Methode
Um die 10 10 10 Methode effektiv einzusetzen, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen. Das liegt daran, dass diese Technik nicht magisch zu einer Lösung führt, sondern genau so gut funktioniert, wie Sie Investment reingeben. Keine Sorge, es braucht nur 4 Voraussetzungen, damit Sie diese Technik anwenden können:
- Nehmen Sie sich genügend Zeit, wenn Sie Entscheidungen treffen. Nur so können Sie die Konsequenzen auch korrekt abwägen!
- Reflektieren Sie nach Ihren Entscheidungen und nochmals nachdem Sie erkennen können, was die tatsächlich Folgen sind!
- Erarbeiten Sie Möglichkeiten, um zu genaueren Abwägungen zu kommen!
- Seien Sie ehrlich mit sich selbst und mit Ihren Schätzungen!
Folgen Sie diesen vier zentralen Informationen, dann haben Sie die beste Vorbereitung getroffen, um Ihre Erwartungen zu (über)treffen.
Vorteile der 10 10 10 Methode
Selbstverständlich führt diese Methode nicht immer zu perfekten langfristigen Entscheidungen. Die 10 10 10 Methode hilft, wenn Sie den Voraussetzungen folgen, kann sie jedoch auch nicht zu Ihren Zielen bringen. Wenn Sie aber die Strategie befolgen, können Sie auf verschiedene Weisen Ihre Arbeitsprozesse verbessern.
Leichte Umsetzung
Sie benötigen weder Hilfsmittel, große Voraussetzungen, Hilfe von Außen, oder eine komplizierte Technik. Diese Methode können Sie jederzeit einsetzen und innerhalb kurzer Zeit durchführen. Setzen Sie lediglich Ihre Prioritäten entsprechend und schätzen Sie diese realistisch ein und schon sind Sie auf dem Weg, Ihre Ziele zu erreichen. Besonders praktisch ist auch die ABC Methode.
Gezielte Abwägung
Mit der 10 10 10 Methode können Sie gezielt Optionen vergleichen, da Sie für jede Option die entsprechenden Auswirkungen kennen. Da Sie sich systematisch für eine Option über eine Andere entscheiden, werden Sie zu besseren Resultaten kommen, ebenso wie mit den Erfolgsfaktoren für Ihr Projektmanagement.
Aktive Entscheidungen
Einer der wohl größten Vorteile ist, dass Sie sich nicht mehr vor Entscheidungen scheuen müssen. Viele Menschen haben Angst, eine schwerwiegende Entscheidung zu treffen, denn das Resultat ist unklar. Diese Ungewissheit wird Ihnen nicht 100% genommen, jedoch werden Sie merken, dass Sie mit den Resultaten zufriedener sind.
Entscheidungen lassen sich umso einfacher treffen, wenn man auf alle relevanten Daten und Zeiteinträge Zugriff hat. Wieviel Zeit wurde in eine Aufgabe investiert? Lohnt sich dementsprechend eine Ausweitung dieser Arbeit?
Zeitmanagement einfach gemacht – Mit TimeTrack!
Mit der Zeiterfassung von TimeTrack können Sie Ihren Erfolg garantieren. Die gesetzeskonforme, mobile und transparente Zeiterfassung schafft klaren Überblick über die erbrachten Leistungen. Schaffen Sie sich eine gute Basis für Ihre Entscheidungsfindung!
Individuell anpassbar
Schlussendlich ist ein Vorteil dieser Vorgehensweise, dass sie sich individuell anpassen lässt. Merken Sie, dass 10 Monate oder 10 Jahre keine logischen Zeiträume sind für eine passende Bewertung, können Sie sich für andere Intervalle entscheiden.
Eine Möglichkeit ist, 10 Tage, 1o Wochen, und 10 Monate zu nehmen. Eine andere Option ist 5 Tage, 8 Wochen, 11 Jahre. Obwohl diese doch etwas unlogisch ist, haben Sie die Möglichkeit dazu.
Wichtig ist nur, dass Sie kurzfristige, mittelfristige, und langfristige Zeiträume nehmen, die Sie entsprechend einkalkulieren.
Fazit
Nun geht es ans Eingemachte: das konkrete Fällen von Entscheidungen! Mit dieser Vorgehensweise haben Sie ein Werkzeug in der Hand, um zu Ihrem Wunschresultat zu kommen. Und das nicht nur in den ersten paar Minuten, sondern auch in 10 Jahren könnten Sie zurückschauen und zufrieden sein mit den Ergebnissen.
Treffen Sie ab sofort gezielte Entscheidungen und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit TimeTrack!
Die Arbeit auf dem Bau ist nicht einfach und die Organisation der Baustellenlogistik noch weniger. Es gibt viele Herausforderungen auf Baustellen, die alle Beteiligten jeden Tag zu meistern haben. Doch mit wenigen Maßnahmen können die Arbeiter/-innen eines Bauunternehmens einen leichteren Arbeitsalltag haben. Was die Arbeit auf einer Baustelle einfacher macht, können Sie hier erfahren.
Zeit und Ort als Herausforderung auf Baustellen
Auf Baustellen geht die Sicherheit aller Mitarbeiter/-innen des Unternehmens natürlich vor und so bleibt viel Verantwortung für die allgemeinen Tätigkeiten bei Bauleiter/-innen hängen.
Terminplanung auf Baustellen
Die Logistik der einzelnen Mitarbeiter/-innen im Unternehmen in der Baubranche kann bereits selbst zur Herausforderung werden. Die Planung der Aufgaben benötigt wirklich viel Präzision, damit es nicht zu einem Stopp kommt, Materialien nicht verfügbar sind oder die Ziele nicht erreicht werden.
Manchmal müssen die einzelnen Arbeiter/-innen sogar an einem Tag die Baustellen verschiedener Auftraggeber anfahren und dort am Projekt weiterarbeiten. Den Zeitplan im Überblick zu behalten und vor allem eine zufriedenstellende Koordination der Terminplanung ist nicht einfach.
Verzögerungen auf der Baustelle durch den Auftragnehmer
Die Baustellenlogistik bedarf wirklich einer guten Zusammenarbeit und benötigt die Kontrolle vom Soll- und Ist-Zustand aller anfallenden Arbeiten und Anforderungen.
Die Projektzeiterfassung ist ein zentrales Problem des Baus, denn eine akkurate Schätzung aller Arbeitszeiten von den Mitarbeitenden ist nur in einigen Fällen einfach. So wissen oft sowohl die Arbeiter/-innen und Teamleiter/-innen selbst nicht genau, wie viel Zeit ein Projekt wirklich benötigt wird. Transparente Schätzungen für Materialien und Kunden bzw. Kundinnen sind also ein weiteres Beispiel für Probleme auf Baustellen.
Fehlende Erfassung des Einsatzortes durch die Mitarbeiter/-innen
Unternehmer/-innen schicken ihre Mitarbeitenden auch auf Montage und bei diesen Möglichkeiten ist die Erfassung vom Einsatzort natürlich enorm wichtig – auch wegen der Risiken im Fall von Unfällen und durch fehlende Transparenz.
Auftragnehmer/-innen machen leider im Bereich der Arbeiten auf Dienstreisen oft die Erfahrung, dass sich einige Arbeiter/-innen nicht erst am Platz der Baustelle einstempeln, sondern bereits im Hotel oder auf der Anfahrt.
Wirtschaftliche Herausforderungen auf Baustellen
Die folgenden wirtschaftlichen Probleme ergeben sich natürlich auch aus den vorherigen Herausforderungen auf Baustellen. Ein Unternehmen in der Baubranche muss wie jedes andere auch am Besten performen und darf das wirtschaftliche Thema nicht aus den Augen verlieren.
Kosten und Budgets
Die Planung der einzelnen Angestellten steht und fällt mit ihrer Verfügbarkeit. Wenn die einzelnen Arbeitszeiten jedoch nicht jeden Tag getrackt werden, sondern alles manuell in Nachhinein erfasst wird, entstehen oft Fehler und das kann auch Konsequenzen für den Gesundheitsschutz haben.
Arbeiten an einer Baustelle optimal zu erfassen ist nicht nur verpflichtend, sondern kann auch zu finanziellen Problemen für die Unternehmen führen. Wenn falsche Informationen in Stundenzettel eingetragen werden, dann müssen Arbeitgeber/-innen das erst einmal nachweisen und das ist auf einer Baustelle wirklich sehr schwer.
Lösungen für Herausforderungen auf Baustellen
Erhöhen Sie jetzt die Sicherheit für Ihre Angestellten und Ihr Unternehmen! Lösungen wie TimeTrack sind ideal für die Probleme auf einer Baustelle. Machen Sie sich und Ihren Angestellten mit diesen Tipps den Arbeitsalltag einfacher!
Zeiterfassung mit TimeTrack
1. Eine digitale Projektzeiterfassung bietet Chancen
Anstatt grober Schätzungen der Projektzeit gibt es die Möglichkeit einer digitalen Projektzeiterfassung. Der Vorteil daran ist nicht nur der Überblick über den Projektfortschritt in Echtzeit.
Genauso unverzichtbar ist auch die Erfassung von Stundensätzen, die direkt verschiedenen Kunden bzw. Kundinnen zugeordnet werden können. So werden Auswertungen und Reports für die Auftraggeber/-innen kinderleicht. Sie sind nicht nur in einem Knopfdruck erstellt, sondern alles im Überblick kann der Report direkt den Bauherren übergeben werden.
Sie wollen wissen, woran grade dieser eine, unverzichtbare Angestellte arbeitet? Auch das ist unproblematisch, denn individuelle Mitarbeiterauswertungen sind ebenfalls bereits Alltag. So können Sie genau einsehen, welche Aufgaben Hand in Hand gehen und wer grade überlastet ist oder noch Kapazitäten hat.
2. GPS Tracking für mehr Überblick und Sicherheit
Arbeitgeber/-innen müssen verstehen, warum GPS Tracking so wertvoll für Sie ist. Wenn Sie nicht wollen, dass sich Angestellten zu früh einstempeln oder den Arbeitsort der einzelnen Angestellten direkt nachvollziehen möchten, dann ist das GPS Tracking wirklich notwendig.
Anwesenheiten unterwegs erfassen muss kein Problem darstellen. Eher bietet es die Chance in Echtzeit nachvollziehen zu können, wie die aktuellen Arbeitszeiten aussehen und welche Tätigkeiten bei den Angestellten grade im Fokus stehen. Sie können direkt alles aus dem Büro mit verfolgen, auch wenn Sie nicht direkt Vorort sind.
3. Kosten vom Unternehmen im Überblick behalten
Zuschläge, Stundenzettel und Ausgaben: Vieles kann im Nachhinein an die Auftraggeber/-innen weiterberechnet werden. Dafür sind allerdings auch jegliche Ausgaben ordentlich zu erfassen und dokumentieren. Das ist in der Hektik auf dem Bau natürlich nicht immer einfach.
Auch das kann sich ein Unternehmen mittlerweile ganz einfach machen. Ausgaben können schnell digital erfasst und direkt den betreffenden Kunden bzw. Kundinnen zugeordnet werden. Anschließend wird ein Foto der Rechnung hinzugefügt und die Dokumentation ist bereits vollständig.
Bei Nachtarbeit und Gefahrenzuschlägen war während der Abrechnungen in der Vergangenheit auch oft viel Rechnerei notwendig. Es gibt Tools, die Ihnen die Arbeit abnehmen und zum Beispiel Zuschläge nach bestimmten Regeln ganz automatisch berechnen.
4. TimeTrack als hilfreiches Software-Tool
TimeTrack kann das alles für Sie vereinen! Mit der digitalen Zeiterfassung können sich beispielsweise die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens per Tablet im Baucontainer einstempeln und schon ist eine akkurate Erfassung der Arbeitszeit auch auf dem Bau möglich.
Mit der Projektzeiterfassung können Sie den Fortschritt einer einzelnen Baustelle einfach und schnell verfolgen, ohne großen Aufwand. So können Sie oder die Bauleiter/-innen direkt nachvollziehen, wie viel Zeit in bestimmte Tätigkeiten und Projekte geflossen ist. Das beste daran ist – Zeit und Budget sind mit angegeben und so sind schnelle Berichte über den Soll- und Ist-Stand auf Ihrer Baustelle in Echtzeit verfügbar.
Überzeugen Sie sich gerne selbst von den vielen Vorteilen unserer Web-App und probieren Sie die unverbindliche zweiwöchige Testversion aus!
Mobile Zeiterfassung mit TimeTrack
Fazit
Auf einer Baustelle gibt es wirklich viele Herausforderungen auf Baustellen für die einzelnen Angestellten, die Teamleiter/-innen und ein Bauunternehmen ganz allgemein. Allerdings gibt es auch Mittel und Tools, die dabei helfen, sie aus dem Weg zu schaffen. So bleibt dann mehr Zeit für die Kernaufgaben, die wirklich zählen – und ihr Projekt zum Erfolg führen!
Das Gebäudemanagement ist viel facettenreicher als die meisten denken würden. Es geht nicht nur um Reinigung und Parkraumbewirtschaftung.
Hinter dem Gebäudemanagement verstecken sich auch spannende Tätigkeiten der Planung und Innovation, die alle ein gemeinsames großes Ziel haben. Was das ist und wo der Unterschied zum Facility Management wirklich liegt, erfahren Sie in diesem Artikel!
Das Gebäudemanagement als Verwaltung
Gebäudemanagement und Facility Management sind nicht so leicht voneinander zu trennen. Aus diesem Grund definieren wir an dieser Stelle erst einmal klar und deutlich, was Gebäudemanagement ist.
Gebäudemanagement Definition – Was ist das?
Das Gebäudemanagement hat die Aufgaben der Bewirtschaftung von Gebäuden und Anlagen. Es betrifft also nicht nur Immobilien an sich, sondern auch die technischen Bereiche wie Maschinen, Anlagen und Infrastruktur.
Deswegen gehören zu den verschiedenen Aufgaben vom Gebäudemanagement die einzelnen Themenfelder der Technik, Infrastruktur, Verwaltung und Flächenmanagement.
Methoden und Softwares innerhalb des Gebäudemanagements
Damit eine Immobilie wirklich gut verwaltet wird, müssen die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen entsprechende Qualifikationen und Kompetenzen mit sich bringen.
Grundlegend ist allerdings eine betriebswirtschaftliche Expertise unverzichtbar. Denn nur, wenn diese vorhanden ist, kann im Gebäudemanagement eine optimale Arbeitsorganisation und Projektplanung stattfinden.
Projektmanagement mit TimeTrack
Darüber hinaus ist es natürlich zukunftsorientiert, geeignete Softwares für die einzelnen Dienstleistungen im Gebäudemanagement auszuwählen. TimeTracks cloudbasiertes Software–Tool kann zum Beispiel dabei helfen, die internen Leistungsempfänger verschiedener Kosten direkt festzuhalten. Mit der digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zuordnung von Kostenstellen kinderleicht und die Buchhaltung wird deutlich entlastet.
Die häufigsten Aufgaben des Gebäudemanagements
Schon jetzt wird deutlich, dass das Gebäudemanagement viele verschiedene Bereiche mit komplexen Aufgaben umfasst. Diese bringen natürlich auch verschiedene Hindernisse mit.
Planung von Aufgaben im Gebäudemanagement
Das Gebäudemanagement wird in vier verschiedene Bereiche unterteilt. Zusammengefasst kümmern sie sich um die Aufgaben vom technisches Gebäudemanagement, vom infrastrukturellen Gebäudemanagement, vom kaufmännisches Gebäudemanagement und vom Flächenmanagement.
1. Flächenmanagement
Das Flächenmanagement kann als Basis der folgenden drei Bereiche des Gebäudemanagements verstanden werden. Es kümmert sich um die Nutzung und die Verwertung von den verschiedenen vorhandenen Flächen der jeweiligen Immobilie.
Ziel vom Flächenmanagement ist es, die verschiedenen Anforderungen der betreffenden Organisation durch das Management zu sichern. Dazu zählen nicht nur die individuellen Wünsche der Eigentümer/-innen, sondern auch immer die Themen der langfristig nachhaltigen Bewirtschaftung und Optimierung der Immobilie durch das Management mit:
- Planung der Nutzung von Gebäuden und Flächen
- Standortplanung
- Flächenprüfung für spezielle Nutzungszwecke
2. Technisches Management
Der technische Part des Gebäudemanagements beschäftigt sich mit dem Betreiben und Bewirtschaften der verschiedenen Anlagen einer Immobilie. Dazu gehören Dienstleistungen, wie das Energie- und Umweltmanagement.
Die Themen des technischen Gebäudemanagements können allerdings auch die Modernisierung, Instandsetzung, Sanierung und Umbau der Flächen einer Immobilie sein. Hier finden Sie eine detaillierte Aufzählung:
- Anlagen der Informations- und Kommunikationstechnik
- Brandschutzeinrichtungen
- Aufzüge und andere Transporteinrichtungen
- Sanitärtechnik mit Frischwasser und Abwasser
- Technische Anlagen für Strom, Kälte, Wärme oder Luftaustausch
3. Infrastrukturelles Management
Wie der Name bereits vermuten lässt, gehört zu den Aufgaben vom infrastrukturellen Management die verbesserte Nutzung von den Gebäuden.
Verschiedene Aufgaben können unter anderem die Reinigung, Pflege, Sicherheitsdienste, Winterdienste, Gärtnerei-Services und Hausmeistertätigkeiten umfassen. Dieser Bereich gehört mit seinen Aufgaben zur Nutzung einer Immobilie also zum Tagesgeschäft. Dazu gehört des Weiteren:
- Catering und Kantinge
- Verwaltung der Parkräume
- Umzüge innerhalb der Flächen
- Schlüsselsysteme und Schließanlagen
- Gebäude- und Straßenreinigung
- Themen der Abfallentsorgung
4. Kaufmännische Gebäudeverwaltung
Das kaufmännische Management umfasst die entsprechenden kaufmännischen Aufgaben vom Gebäudemanagement aller anderen Bereiche.
Zusammengefasst gehört zu den Aufgaben vom kaufmännischen Gebäudemanagement die Planung von Kosten, Controlling, Buchhaltung und das Management von Verträgen, welche die einzelnen Themen der Immobilie betreffen. Außerdem gibt es noch weitere Aufgaben in diesem Bereich vom Gebäudemanagement:
- Budgetplanung und Investitionsplanung
- Themen der Kostenüberwachung
- Versicherungsabschluss und Verwaltung von diesen
- Beauftragung externer Dienstleistungen
- Neubeschaffung von Flächen und Anlagen
Die häufigsten Probleme des Gebäudemanagements
Nachdem Sie die vielen Themen des Gebäudemanagements kennen, überrascht es Sie wahrscheinlich nicht zu wissen, dass es auch Probleme im Gebäudemanagement gibt.
Eines dieser Probleme sind die häufig chaotisch organisierten Unterschriften von externen Dienstleistern als Bestätigung der Arbeit. Das können zum Beispiel Reinigungsfirmen sein, auf deren Hilfe das Gebäudemanagement angewiesen ist.
In der Regel erfolgt diese Unterschrift immer noch in Papierform – also mit einer umständlichen Form der Dokumentation. TimeTrack ermöglicht bereits das GPS –Tracking der Mitarbeiter/-innen und Einstempeln per QR–Code. Diese Dokumentation dient dem Arbeitgeber.
Allerdings besteht die Möglichkeit, die Unterschriften auf den Formularen direkt zu fotografieren, digitalisieren und zu ordnen. So werden die Abrechnungen bestimmter Objekte für das Management kinderleicht.
Mobile Zeiterfassung mit TimeTrack
Die Ziele des Gebäudemanagements
Das Ziel vom Management ist natürlich die Wirtschaftlichkeit und nachhaltige Nutzung von einer Immobilie durch ein perfektioniertes Management. Damit diese Themen wirklich funktionieren, gehört die Werterhaltung von einem Gebäude ebenso dazu. Wird das alles eingehalten, dann erzeugt das Gebäudemanagement Rentabilität.
Auch heute können Arbeitgeber/-innen sich den Arbeitsalltag im Gebäudemanagement bereits erleichtern. Das Dokumentieren von Ausgaben war zum Beispiel noch die so einfach!
Statt Rechnungen zu erfassen und die einzelnen Themen umständlich Projekten zuzuordnen, können Sie bereits heute mit TimeTrack die Rechnungen fotografieren und in der App für die passenden Aufgaben und Themen hochladen. So entsteht nicht nur weniger Papierkram – die Rechnung geht sogar direkt an die Buchhaltung und kann damit weiterarbeiten, ohne dass das Gebäudemanagement unnötige Mehrarbeit hat.
Facility Management vs. Gebäudereinigung – Unterschied
Der Unterschied zwischen dem professionellen Gebäudemanagement und dem Facility Management ist gar nicht zu einfach, da sich die Themen und Aufgaben sehr gleichen. Hier möchten wir Ihnen ein bisschen Klarheit bringen.
Auch das Facility Management beschäftigt sich mit der Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien. Grundlegend kann zwischen drei verschiedenen Aufgaben unterschieden werden:
- Strategisches Facility Management meint die Planung und Erbauung von Immobilien je nach den vorgesehenen Zwecken.
- Operatives Facility Management ist synonym zum Gebäudemanagement und kümmert sich um die Aufgaben der Endnutzung einer Immobilie.
- Die holistische Gebäudeverwaltung kümmert sich um die verantwortlichen Personen und Support-Prozesse.
Fazit
Das Gebäudeverwaltung umfasst also wirklich viele verschiedene Themen und Aufgaben, die alle ihre Herausforderungen mit sich bringen.
Egal ob operatives Facility Management oder Gebäudemanagement – es gibt bereits Softwares und Lösungen, die einem den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.
Probieren Sie es doch einfach aus und überzeugen Sie sich selbst von den vielen verschiedenen Vorteilen, die Ihnen TimeTrack für das Gebäudemanagement bieten kann.