Ein Unternehmen aus dem Bankensektor suchte nach einer Lösung, um die Einsatzplanung zwischen Filial- und Callcenter-Mitarbeitenden zu optimieren. Ziel war es, Leerzeiten zu reduzieren und die Telefonieabdeckung zu verbessern. Mit TimeTrack gelang die bereichsübergreifende, automatische Dienstplanung unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Skills und Mindestarbeitszeiten.
The mid-sized financial institution operates several branches as well as a central call center. Previous processes meant that both areas worked largely independently of one another. While call center employees were regularly faced with high call volumes, branches often experienced idle times, for example during periods of low customer traffic. This uneven workload led to inefficient use of resources and increased planning effort.
The company therefore looked for an integrated solution to better connect branch and call center teams. The goal was to reduce idle times, improve customer accessibility, and establish automated, fair, and flexible workforce scheduling. Individual employee availability, qualifications, and areas of responsibility were to be taken into account in order to optimally manage staffing assignments and make operations more efficient.
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Mit TimeTrack kann das Unternehmen nun die Aufgabenplanung vollständig automatisieren und zugleich flexibel gestalten. Die Verfügbarkeiten aller Mitarbeitenden werden in den jeweiligen Standorten und Arbeitsbereichen hinterlegt, sodass das System bereichsübergreifend planen kann. Zudem werden die individuellen Skills und Qualifikationen der Mitarbeitenden abgebildet, wodurch nur geeignete Personen den jeweiligen Tätigkeiten zugewiesen werden.
Auch Mindestarbeitszeiten für bestimmte Aufgaben werden berücksichtigt, um eine stabile und verlässliche Einsatzstruktur sicherzustellen. So können Filialmitarbeitende beispielsweise Telefoniedienste übernehmen, wenn keine Kundentermine anstehen. Das Ergebnis: deutlich reduzierte Leerzeiten, eine stabile Erreichbarkeit für Kunden und eine faire, transparente Personaleinsatzplanung.
